Manual de Procedimentos

RECEPÇÃO
CHECK-IN

CMNet Soluções em Informática e Agência de Viagens e Turismo Ltda.

Consultoria de Processos de Sistemas
 RECEPÇÃO
CHECK-IN

SUMÁRIO
Fluxo de Processos ................................................................... 79
Alocação de UH / Pré Checkin ................................................... 80
Checkin ................................................................................... 82
Mesclagem de Fichas ............................................................... 85
Ficha de Hóspede .................................................................... 86

CMNet Soluções em Informática e Agência de Viagens e Turismo Ltda.

Consultoria de Processos de Sistemas
FLUXO DE PROCESSOS

INÍCIO

Verificar checkins
previstos do dia
seguinte

Alocação de UH
Pré Check-in

Efetuar Checkin

Hóspede
Valor diária
Sobrenome/Nome
Data Out
Solicitar cobertura Preencher Cidade / Idioma
Verificar os itens
de despesas

Corrigir valor de
diária com base Diária correta?
na obs. da reserva

Não Sim

Mensagem de
Sim Duplicidade de
Processo Fichas?
Mesclagem

Não

Preencher ficha
do hóspede no
sistema

FIM

CMNet Soluções em Informática e Agência de Viagens e Turismo Ltda.

Consultoria de Processos de Sistemas
Alocação de UH / Pré Checkin

Para consultar os checkins previstos, acesse a opção “Consulta Geral de Reservas”, selecione o Status
“Confirmada” e preencha o dia da chegada como a data do dia (caso for pela manhã) ou a data do dia seguin-
te (caso for na noite anterior) e clique em “Buscar”.

No tela de resultado da busca, o sistema irá listar todas as reservas com pre-
visão de checkin para a data selecionada na tela de filtro e será exibido uma
guia “Pré Bloqueio” no topo da página para que o usuário faça a alocação das
UHs.

Na tela de Pré Bloqueio, selecione a UH para cada reserva utilizando as opções de bloqueio na parte direita da
tela (Andar / Ala / Bloco) e clique em “Sugerir”.

Fique de Olho

A sugestão do sistema é baseada na ordem de prioridade definida no cadastro da UH, acessando em

“Cadastros - UH - UH”.

A alocação das UHs também pode ser feita pela Consulta Geral de Reser-
vas, selecionando a reserva e clicando no botão “Alterar” e, reserva por
reserva, definir a UH no campo correspodente na tela da reserva.

CMNet Soluções em Informática e Agência de Viagens e Turismo Ltda.

Consultoria de Processos de Sistemas
Após efetuar a alocação de UHs, deve-se efetuar a gravação das chaves de todos os hóspedes de grupo, para
imprimir agilidade ao processo de checkin.

As chaves dos hóspedes individuais devem ser gravadas no momento do checkin e pelo sistema.

Para gravar a chave dos hóspedes de grupo, altere a reserva de cada um deles e clique “OK”. Na
tela que será exibida a seguir, clique na opção “Chave” e aguarde a solicitação para inserir a
chave na gravadora.

Para o Pré Checkin, efetue a impressão das FNRHs de todos os hóspedes para que o checkin seja agilizado.
Quando o hóspede for habitué ou repeater, a ficha já será impressa com todos os dados contidos no banco de
dados do sistema bastando o hóspede assinar a mesma no momento do checkin.

Quando o hóspede não é habitué ou repeater, a ficha sairá impressa apenas com o sobrenome e nome con-
forme estiver na reserva. Nesse caso, o hóspede deverá completar a ficha com todas as informações disponí-
veis no modelo de ficha adotado pelo hotel.

Para a impressão das FNRHs, acesse a opção “Recepção - Ficha de Hóspede - Imprimir por Data”, no módulo
VHF.

Preencha a data do checkin e clique em “Procurar”.

O sistema irá exibir na parte inferior da tela, todos os hóspedes com data de checkin igual à do filtro selecio-
nado.

Para imprimir a FNRH de todos os hóspedes, clique “OK”. Caso queira imprimir a FNRH de um hóspede especí-
fico, selecione-o e clique “OK”.

Todos os campos na parte superior da tela, são utilizados para a busca de hóspede, caso seja necessário loca-
lizar a ficha de um hóspede específico.

Para concluir o Pré Checkin, separe os formulários e os Envelopes das chaves ou o Cartão de Identificação (de
acordo com as regras aplicadas pelo hotel).

CMNet Soluções em Informática e Agência de Viagens e Turismo Ltda.

Consultoria de Processos de Sistemas
Checkin

Para efetuar o checkin de um hóspede, acesse a opção “Consulta Geral de Reservas”.

Na tela de filtro, utilize os campos “Sobrenome”, “Nome”, “Qualquer parte do nome” ou o número da reserva
para buscar o hóspede. O campo “Status” deixe em branco.

Dica

O sistema é capaz de buscar hóspede apenas com as primeiras letras do sobrenome, nome ou qualquer
parte do nome, não sendo necessário digitar esses campos integralmente para a localização do hóspede.

Selecione o hóspede e clique no botão “Checkin” na parte direita da tela.

Ao clicar nesse botão, o sistema irá exibir a tela de checkin.

Teoricamente, o recepcionista deverá apenas preencher os campos “Cidade” e “Idioma”, pois o setor de reser-
vas não preenche esses campos por não ter essa informação no momento da reserva.

Para preencher o campo “Cidade”, clique no botão direito do campo.

Na tela de filtro, digite as primeiras letras da cidade e clique em “Buscar”. Selecione

a cidade do hóspede e clique “OK”

CMNet Soluções em Informática e Agência de Viagens e Turismo Ltda.

Consultoria de Processos de Sistemas
Para preencher o campo “Idioma”, selecione o idioma do hóspede no campo correspondente.

O idioma selecionado nesse campo será utilizado para a integração com o PABX e/ou correio de voz do hotel
casos os equipamentos possuam integração com sistema e os recursos denominados “facilidades hoteleiras”

Características da tela de checkin

Na parte superior da tela é exibido a data de chegada e hora que já é preenchida automaticamente pelo siste-
ma no momento do checkin.

Os campos Data de partida e hora, quantidade de adultos, tipo de UH e número de UH são preenchidos pelo
sistema, trazendo as informações diretamente da reserva.

Caso seja necessário, o número da UH pode ser alterada pelo recepcionista.

Na parte central da tela, o sistema exibe todas as UHs do tipo selecionado acima. As cores apresentadas são
os status da governança definido em “Cadastros - Governança - Status da Governança”.

Dica

O sistema pode bloquear checkin em UH Suja. Para isso, verifique os direitos do grupo de usuários em
“Sistema - Grupos”.

Os títulos dessa tela central são:

UH -Número da UH
Conec 1 - UH conectante 1
Tipo - Tipo da UH conectante 1
Conec 2 - UH conectante 2
Tipo - Tipo da UH conectante 2
Status - Código dos status da governança
C - Quantidade de cama de casal
S - Quantidade de cama de solteiro
A - Quantidade de cama adicional que a UH comporta
Local - Código da localização da UH
Atributo - Código dos atributos da UH

Na parte esquerda da tela serão exibidos os nomes dos hóspedes.

O círculo colorido no lado esquerdo do nome do hóspede é referente aos dados da parte inferior da tela. Os
dados exibidos são referentes ao hóspede com o círculo verde. Caso queira visualizar os dados do outro hós-
pede, clique no círculo vermelho que automaticamente se tornará verde e os dados abaixo serão alterados
(caso for diferente).

CMNet Soluções em Informática e Agência de Viagens e Turismo Ltda.

Consultoria de Processos de Sistemas
Em caso de um dos hóspedes efetuar o checkin e outro hóspede ainda não che-
gou, clique em cima do nome/sobrenome do hóspede que ainda não compare-
ceu. O círculo ficará desabilitado, definindo assim apenas o checkin do hóspede
que está com o círculo colorido.

No exemplo ao lado, somente a KAMILA SOLTMAN fará o checkin.

Fique de Olho

Quando o outro hóspede chegar ao hotel para fazer o checkin, utilize a tela de Consulta Geral de
Reservas para efetuar esse procedimento normalmente. NÃO efetue uma entrada de hóspede!

Na guia “Mais Informações”, o usuário poderá verificar o direcionamento de des-

pesas, requerimentos, entre outros.

Para finalizar, clique no botão “Checkin”.

Ao clicar nesse botão, o sistema exibe a tela de confirmação do checkin.

Confirme o valor da diária que aparece nessa tela com a observação da reserva.

Caso esteja errada, consulte o setor de reservas ou altere o valor da diária com base na documentação da
reservas.

Nessa mesma tela, utilize o botão “Chave” para gravar a chave do hóspede.

Após aparecer a mensagem “Chave Gravada com Sucesso”, clique em “Sair” para sair da tela do checkin.

Verifique se na observação da reserva há o sinal @@. Esse sinal indicada possível duplicidade de ficha de hós-
pede e é inserido pelo setor de reservas quando não se consegue identificar se o hóspede que está efetuando
a reserva é o mesmo que consta na base de dados.

Caso o sinal exista, efetue a “Mesclagem de Fichas” explicado na página seguinte.

CMNet Soluções em Informática e Agência de Viagens e Turismo Ltda.

Consultoria de Processos de Sistemas
Mesclagem de Fichas

Esta opção permite que você unifique fichas de hóspedes que estão em duplicidade.

Ao fazer uma reserva, quando você digitar um nome e sobrenome que já existam no histórico de hóspedes, o
sistema mostrará os hóspedes do histórico, para que você possa aproveitar os dados existentes e não gerar
duplicidades neste histórico.

Se o usuário não tiver certeza que o hóspede atual (cuja reserva está sendo digitada) é o mesmo do histórico
(que foi mostrado na tela) ele não confirmará o uso dos dados registrados e irá inserir na observação da re-
serva o sinal @@, indicando a possível duplicidade de fichas.

Isto fará com que o sistema fique com dois históricos no cadastro.

No momento do checkin, o recepcionista terá a FNRH preenchida e com isso terá todas as informações neces-
sárias para saber se o hóspede da reserva é o mesmo que se encontra na base de dados.
Caso seja o mesmo, será necessário efetuar a mesclagem das fichas.

Para efetuar a mesclagem, acesse a opção “Recepção - Ficha de Hóspede - Mesclar Ficha” no módulo VHF.

Na tela de Mesclagem, a parte direita é a ficha “Destino”, ou seja, que permanecerá na base de dados do sis-
tema. Clique em “Procurar” para selecionar a ficha que permanecerá no sistema. Utilize os filtros de sobreno-
me e nome e clique em “Buscar”. Selecione a ficha correta e clique OK.

Ao selecionar o hóspede “Destino”, o botão “Procurar” na parte esquerda da tela irá habilitar.

Repita o mesmo procedimento selecionando a(s) ficha(s) que serão deletadas do sistema. Nessa parte da tela,
podemos selecionar uma ou mais fichas para que todas elas se unam numa mesma ficha (selecionada anteri-
ormente como “Destino”).

Após selecionar as fichas “Destino” e “Origem”, clique em “Mesclar” para que as fichas se
unam.

CMNet Soluções em Informática e Agência de Viagens e Turismo Ltda.

Consultoria de Processos de Sistemas
Ficha de Hópede

Após efetuar um checkin é de suma importância preencher a ficha dos hóspedes com base na FNRH.

Esse preenchimento é fundamental para a correta integração do sistema CM com o sistema de relacionamento
com os hóspedes (CRM).

Além disso, a ficha de hóspede é base para emissão de mala direta dos setores de marketing, comercial, etc.

Portanto, o correto preenchimento da ficha do hóspede no sistema é fundamental para que as funcionalidades
de outros setores estejam disponíveis com informações coerentes e sejam utilizadas de uma maneira fácil e

Para preencher a ficha de hóspede, acesse em “Recepção - Ficha de Hóspede - Ficha de Hóspede Simplifica-
da” no módulo VHF.

Clique em “Procurar” para buscar a ficha do hóspede que será preenchida. Na tela de filtro, utilize os campos
sobrenome/nome para facilitar a busca. Selecione o hóspede e clique OK.

Clique em “Alterar” para preencher a ficha.

Preencha todos os dados com base na FNRH preenchida pelo hóspede. Utilize a tecla <TAB> para pular de um
campo para outro.

Atenção!

Todas as fichas devem ter os campos EMAIL e DOCUMENTO preenchidos. Esses campos são a base
para a integração do sistema CM para o CRM. Digite o email corretamente, pois toda mala direta emi-
tida pelo sistema é baseada nesse campo.

Após o preenchimento da ficha, clique em “OK” para salvar as alterações.

CMNet Soluções em Informática e Agência de Viagens e Turismo Ltda.

Consultoria de Processos de Sistemas