Requisitos de Sistemas – Melhorias - BRD

001 - Dados Gerais da Solicitação No da Solicitação:

Data solicitação: Revisão: 00 Solicitante: Luciana Santos.
Novembro/2023
Responsável pela especificação: Luciana Santos
Módulos/sistemas envolvidos:
SAP.

002 – Visão do problema pelo Usuário – Situação Atual

Usuários/setores e atividades afetados pelo problema/Melhoria:
Processo: Módulo DMS e PAM.

Classificação do impacto:
Não consegue realizar sua atividade. Poderia ser melhor realizado mesmo de forma parcial.
Consegue realizar de forma parcial. Realiza totalmente mas com dificuldades.

Qual é a Melhoria?

De acordo com a solicitação da área são necessários os pontos de melhoria abaixo:

1 – Alteração da matriz de aprovação DMS, atualmente a matriz é nominal por usuário, é necessário
alterar para que seja possível cadastrar um grupo por nível

2 – No relatório de documento PAM, será implementada uma melhoria para que sejam gerados gráficos,
que contenham a mesma informação que os relatórios reportados abaixo:

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3 – Hoje ao fazer o treinamento de um documento DMS, quando envolve mais de uma unidade, é preciso
aguardar todos treinarem para poder imputar no sistema. É preciso que seja criada uma sistemática de
modo que criaremos um cadastro para que seja possível identificar os documentos que tem essa
necessidade e será incluída uma nova validação para que seja informada a unidade que está realizando o
input dos dados de treinamento, quando a última unidade obrigatória fizer a inserção dos dados de
treinamento, aí então o documento será alterado o status de ET para VI.

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003 - Descrição do Processo Operacional do Usuário – Como o usuário faz

ID: Nome: Luciana dos Santos
Atores:
Atualmente como workaround os processos são feitos da seguinte forma:

1 – Alteração da matriz nominal, solicitação para que TI reinicie o fluxo e refazer todas as aprovações
2 – Geração de gráficos via Excel
3 – É realizado um controle de treinamento prévio por e-mail e só quando todos são finalizados é inserido
no sistema a informação completa.

004 – Plano de Contorno – Existe Possibilidade de fazer de outra maneira?

ID: Nome: Luciana Santos
Atores:
Descrição:
Sim, porém é manual, sujeita a erros e mais trabalhoso.

005 – Benefícios Esperados – O que esperar como Benefício desta melhoria para
Negócio?
ID: Nome: Luciana Santos
Atores:
Descrição:
Automatizar a geração de gráficos;
Evitar erros em processos sujeitos a interação de usuário;
Mais flexibilidade nas aprovações mesmo com usuários de férias;
Simplificar o processo;
Agilidade.

006 – Levantamento das Necessidades

Como o usuário quer que funcione?

1 – Teremos um novo cadastro de grupos, usuários por grupo e esse grupo será atribuído a cada nível de
aprovação. Ao gerar uma nova aprovação, ela irá ao mesmo tempo para todos os aprovadores daquele
grupo e o primeiro que aprovar ficará gravado como aprovador posteriormente no log de aprovação do
documento. Funcionamento semelhante a aprovação de RC.

2 – Ao rodar o relatório de documentos PAM, será habilitado um botão e ao clicar nele, será possível
visualizar os gráficos gerados na tela do SAP. Esses gráficos irão se basear nas informações previamente
selecionadas no relatório anteriormente.

3 – Será criada uma nova tela onde iremos configurar quais áreas precisam preencher o formulário de
treinamento. Ao clicar no botão de treinar dentro do documento DMS, será questionada para qual unidade
se deseja realizar o treinamento (somente para os documentos cadastrados previamente com essa
funcionalidade). Ao fazer isso, segue-se o processo normal, porém, ao confirmar o popup de treinamento, o
documento só ficará como vigente (VI) após todas as unidades necessárias terem preenchido. Em caso de

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terem ainda unidades pendentes, o documento continuará como ET. Também será possível visualizar qual
unidade fez o preenchimento do treinamento de qual usuário.

007 – Fluxo de Processo

Desenhar Fluxo operacional caso necessário para entendimento?

008 – Esforço estimado (Campo Preenchido por T.I)

Inserir número de horas de esforço por atividade, para composição de custos e Cronograma.

009 – Cronograma (Campo Preenchido por T.I)

Inserção de cronograma Proposto

Declaram estar de acordo com os dados descritos acima,

Usuário Solicitante Analista TI

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Gerente Área de Negócio Data aprovação

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