TREINAMENTO - ESCRITÓRIO

2012
TREINAMENTO DO DEPARTAMENTO DE ESCRITÓRIO

SUMÁRIO
CRTC 3

CADASTRAMENTO 3

CONFERIR 3

FRETE 3

CIDADE DE ORIGEM 3

COLETOR/ENTREGADOR 4

EMITIR CTRCS 4

CONFERIR CTRCS EMITIDOS 4

ORGANIZAR VIAS FISCAIS (AZUL E LARANJA) 4

CONFERENCIA DE CTRCS JÁ ENTREGUES 4

LOCALIZAR CTRCS COM PRAZO DE ENTREGAS EXPIRADOS 5

CAIXA 5

CONFERIR PAGAMENTO DE BOLETOS 5

COBRANÇA 5

SISTEMA NOVO 5

CAFÉ 6

CADASTRAR AS ENTREGAS DE SÃO PAULO E REDESPACHOS 6

EMITIR RELATORIO DE CONFERENCIA DIARIO 6

FATURAMENTO 6

RELATÓRIO FISCAL 6

PAGAMENTOS 6

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CRTC
CADASTRAR CRTCS

ANTES DE CADASTRAR O CTRC TEMOS QUE PRESTAR ATENÇÃO EM ALGUNS DETALHES SIMPLES, MAS MUITO
IMPORTANTES.

CONFERIR:

 NOME DO REMETENTE - ENDEREÇO DO REMETENTE - CNPJ DO REMETENE

 NOME DO DESTINATARIO - ENDEREÇO DO DESTINATARIO - CIDADE DO DESTINATARIO

É NECESSÁRIO VERIFICAR QUAIS SÃO AS INFORMAÇÕES ANTES DE CADASTRAR O CRTC, NO CASO DE ALGUMA
DIVERGENCIA NESTES CAMPOS.

PRESTAR ATENÇÃO SE NA NOTA FISCAL NÃO TEM NENHUM LOCAL DE ENTREGA (PRINCIPALMENTE QUANDO SE TRATAR DE
CLIENTES NOVOS E CONSTRUTORAS)

 VERICIAR O TOMADOR DO SERVIÇO (RESPONSAVEL POR PAGAR O FRETE)

PAGO PELO REMETENTE (TOMADOR: REMTENTE)

 A APAGAR PELO DESTINATÁRIO (TOMADOR: DESTINATARIO)

O FRETE PODE SER PAGO SOMENTE ATÉ SÃO PAULO (CAPITAL), NESTE CASO O FRETE SERÁ A PAGAR PELO
DESTINATARIO, MESMO SE NA NOTA ESTIVER COMO FRETE PAGO. QUANDO O FRETE É PAGO ATÉ SÃO PAULO SIGNIFICA QUE O
REMETENTE PAGOU PARA A PRIMEIRA TRANSPORTADORA O FRETE, PARA ELA COLETAR NO ENDEREÇO DELE E ENTREGAR AQUI
NA SHIRA TRANSPORTES, ENTÃO O DESTINATÁRIO FICA RESPONSÁVEL PELO FRETE DA SHIRA TRANSPORTES ATÉ O DESTINO.

EXEMPLO:

MERCADORIA COM ORGIEM EM MINAS GERALS COM DESTINO A JUNDIAÍ / SP, ESTE FRETE VEM PAGO NA NOTA,
ENTÃO QUER DIZER QUE O FRETE É PAGO DE MINAS GERIAS ATÉ A SHIRA TRANSPORTES, DE SÃO PAULO ATÉ JUNDIAI O FRETE É
POR CONTA DO DESTINO.

CONFERENCIA DE DADOS SOBRE A MERCADORIA

CONFERIR A QUANTIDADE DE VOLUMES, PESO, NÚMERO DA NOTA FISCAL, E VALOR DA MERCADORIA, SEMPRE
VERIFICANDO SE EXISTE MAIS DE UMA NOTA DO MESMO REMETENTE PARA O MESMO DESTINATARIO, SEMPRE FOLHEAR
TODAS AS VIAS PARA VERIFICAR SE EXISTE ALGUM RECADO NA NOTA, OU SE EXISTE ALGUMA CARTA DE CORREÇÃO.

FRETE:

PRESTAR AS DEVIDAS ATENÇÕES PARA A ÁREA MAIS IMPORTANTE DO CTRC, ONDE TRAZ A RECEITA PARA NOSSA
EMPRESA.

CIDADE DE ORIGEM:

COLOCAR A CIDADE DO REMETENTE, CASO NAO TENHA A CIDADE NA LISTA, COLOCAR A CIDADE DE SÃO PAULO.

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EMITIR CRTS

IMPRESSÃO DO CRTC

NO MOMENTO DA IMPRESSÃO DO CTRC, A ATENÇÃO TEM QUE SER REDOBRADA PARA NÃO CADASTRAR O NÚMERO
DO CRTC ERRADO E SALVAR UMA SÉRIE DE CTRC ERRADOS.

TEMOS A POSSIBILIDADE E IMPRIMIR UM ÚNICO CTRC NO CAMPO IMPRIMIR CONHECIMENTO INDIVIDUALMENTE.

E A POSSIBILIDADE DE REEMPRIMIR O CTRC, NO CAMPO REEMPRIMIR CONHECIMENTOS.

CONFERIR CRTCS EMITIDOS

APÓS TODOS OS CTRCS IMPRIMIDOS, TEMOS QUE CONFERIR TODOS OS CAMPOS DO CTRC, PARA QUE NENHUM CTRC
SAIA DO DEPÓSITO COM ALGUM ERRO NO VOLUME OU NOME DO CLIENTE POR EXEMPLO.

COLOCAR EM ORDEM AS VIAS LARANJAS E AZUIS

DEIXAR AS VIAS LARANJAS E AZUIS EM ORDEM NUMÉRICA CRESCENTE E SEPARADA POR DATA.

CONFERÊNCIA DE CTRCS JÁ ENTREGUES

SEMPRE QUE FOR CONFERIR AS VIAS, VERIFICAR QUANTAS VIAS CONSTAM NO CTRC.

CONSTAM 2 VIAS: SEPARAR A VIA VERDE DA VIA MANGENTA

AS VIAS VERDES TEM QUE FICAR EM ORDEM NUMÉRICA CRESCENTE E SEREM ARQUIVADAS, ESTAS VIAS SÃO OS
COMPROVANTES DE NOSSAS ENTREGAS, SE ALGUM CLIENTE VIER NO FUTURO INFORMAR QUE NÃO RECEBEU SUA
MERCADORIA, SERÁ POR ESTAS VIAS QUE CONSEGUIREMOS PROVAR QUE A MERCADORIA FOI ENTREGUE.

AS VIAS MANGENTAS (ROSAS), TÊM QUE SER COLOCADAS EM ORDEM ALFABÉTICA TODOS OS DIAS, PARA QUE NO FIM
DA QUINZENA POSSAMOS REALIZAR O FATURAMENTO DA EMPRESA.

A 1º ORDEM É ALFABÉTICA, COM CADA CLIENTE

A 2º ORDEM É POR DATA, COM CADA CLIENTE

A 3º ORDEM É POR NÚMERO DE CTRC

A ORDEM ALFABÉTICA TEM QUE SER RESPEITADA POR QUEM ESTA PAGANDO O FRETE, E NÃO SOMENTE POR ORDEM
DO DESTINÁTARIO.

EXEMPLO:

REMETENTE: VESPOR - DESTINATÁRIO: A. PRANDINI, ESTE FRETE É PAGO PELA VESPOR, ENTÃO A VIA MANGENTA IRÁ
FICAR NA LEDTRA V DE VESPOR E NÃO NA LETRA A DE A. PRANDINI, POIS QUEM ESTÁ PAGANDO O FRETE É A VESPOR.

QUANDO O FRETE É PAGO PELO REMETENTE, A 1º VIA (A VIA PRETA) TEM QUE VOLTAR PARA O REMETENTE JUNTO
COM O BOLETO, NESTE CASO, A VIA PRETA E A VIA MAGENTA IRÃO FICAR JUNTAS NO MOMENTO DA CONFERÊNCIA, E CASO O
FRETE SEJA PAGO E A 1ª VIA NAO ESTEJA EM NOSSO ESCRITÓRIO, TEREMOS QUE PROVIDENCIAR UMA CÓPIA AUTENTICADA DA
VIA MANGENTA.

SE CONSTAR SOMENTE A VIA VERDE: SIGNIFICA QUE ESTE FRETE FOI PAGO À VISTA NO ATO DA ENTREGA (CASO SEJA
UM CLIENTE QUE NÃO PAGA FRETES À VISTA NORMALMENTE, VERIFICAR COM O MOTORISTA SE ESTE FRETE FOI PAGO À VISTA
OU SE O MOTORISTA ESQUECEU A OUTRA VIA DO CTRC NO CLIENTE).

OS FRETES À VISTA TEM QUE SER LANÇADOS NO SISTEMA PARA QUE NÃO SEJA GERADO BOLETOS PARA ESTES
CLIENTES NOS DIAS DE FATURAMENTO. E OS MESMOS TÊM QUE SER LANÇADOS NO CAIXA DIÁRIO, POIS COM A ENTRADA DE
DINHEIRO OU CHEQUE À VISTA, FAZ COM QUE O CAIXA DA EMPRESA RECEBA UM VALOR.

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 LOCALIZAR CTRCS COM PRAZO DE ENTREGAS EXPIRADOS

NOSSAS ENTREGAS TEM QUE SER REALIZADAS EM 1 DIA. SE O CTRC FOI IMPRESSO HOJE, A ENTREGA TEM QUE SER
REALIZADA NO PRÓXIMO DIA ÚTIL, NO MÁXIMO EM 2 DIAS PARA ENTREGAS ESPECIAIS. NO CASO DE CONFERIR O RELATÓRIO
DIÁRIO E VEIRIFICAR QUE TEM ENTREGA COM DOIS DIAS DE ATRAZO, A MESMA TEM QUE SER ENCONTRADA, VERIFICAR O QUE
ESTA ACONTECENDO (SE O MOTORISTA NAO ACEITOU OU SE ESTA PARADA NO DEPOSITO, ETC), PARA QUE POSSA SOLUCIONAR
O PROBLEMA E A QUALIDADE DA EMPRESA SER MANTIDA.

CAIXA
É EXPESSAMENTE NECESSÁRIO LANÇAR CADA MOVIMENTO DE DINHEIRO OU CHEQUE DO CAIXA, SENDO ENTRADA OU
SAIDA.

TEM QUE PREENCHER CADA CAMPO DA LINHA DO CAIXA, PARA QUE A ORDEM SEJA MANTIDA. CADA CHEQUE TEM
QUE SER LANÇADO NA ENTRADA DE CHEQUES, E PREENCHER TODOS OS CAMPOS CORRETAMENTE.

TODOS OS DIAS NO FIM DO EXPEDIENTE, CONTAR O DINHEIRO DO CAIXA E CONFERIR PARA VER SE OS VALORES ESTÃO
CORRETOS, TAMBÉM DEVE-SE TER A MESMA ATENÇÃO COM OS CHEQUES.

CONFERIR PAGAMENTO DE BOLETOS

IMPRIMIR NO SITE DO HSBC O RELATÓRIO DE PAGAMENTOS DIARIAMENTE, E CONFERIR OS BOLETOS QUE JA FORAM
PAGOS. APÓS VERIFICAR TODOS OS BOLETOS QUE JÁ FORAM PAGOS, ENTRAR NO BOLETO PRÓ E DAR BAIXA NOS BOLETOS
PAGOS. ASSIM QUE FOR DADA BAIXA NO BOLETO PRÓ DOS BOLETOS, USAR A DESFRAGMENTADORA DE PAPEL PARA ELIMINAR
TODOS OS CANHOTOS DOS BOLETOS.

COBRANÇA
A COBRANÇA DOS TÍTULOS DEVEM SER INICIADAS A PARTIR DE 5 DIAS CORRIDOS APÓS O VENCIMENTO DO TÍTULO
VENCIDO, TUDO QUE FOR COMBINADO COM A PESSOA QUE RECEBEU A COBRANÇA (TENTATIVAS DE CONTATO E RECADOS),
DEVEM SER ANOTADOS NO BOLETO PRÓ, NO CAMPO OBSERVAÇÕES, PARA QUE POSSAMOS TER UM CONTROLE COMPLETO DE
CADA SITUAÇÃO.

CONTROLAR TODOS OS BOLETOS: CLIENTES QUE NÃO TRABALHAM COM MUITA FREQUENCIA (PEDEM FRETES DE UMA
A DUAS VEZES POR QUINZENA) NÃO PODERÃO RECEBER MERCADOIAS PARA FATURAMENTO DE FRETE, NO CASO DE 1 BOLETO
EM ATRAZO, OS FRETES POSTERIORES SÓ PODERÃO SER À VISTA, ATÉ QUE A SITUAÇÃO DO ATRAZO SEJA REGULARIZADA.

PARA CLIENTES QUE TRABALHAM COM MAIS FREQUENCIA, A MESMA REGRA SERÁ UTILIZADA A PARTIR DE 2 BOLETOS.

SISTEMA NOVO
UTILIZAR O SISTEMA NOVO PELO MENOS 15 MINUTOS POR DIA, PARA QUE AS DÚVIDAS POSSAM SER SANADAS, E
PARA QUE SUAS OPINIÕES CONTRIBUAM COM O DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA.

CAFÉ
FAZER SEU HORÁRIO DE CAFÉ A PARTIR DAS 17:00HS.

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 CADASTRAR AS ENTREGAS DE SÃO PAULO E
REDESPACHOS
CADASTRAR DIARIAMENTE NA PLANILHA DE ENTREGAS EM SÃO PAULO, AS ENTREGAS DE SÃO PAULO E REDESPACHOS,
CADA UMA COM OS RADIOS DE SEUS ENTREGADORES.

EMITIR RELATÓRIO DE CONFERENCIA DIÁRIO

APÓS A SAÍDA DE CADA CARRO PARA JUNDIAÍ, É EXPESSAMENTE NESSESSÁRIO A IMPRESSÃO DO RELATÓRIO DIÁRIO DE
CONFERÊNCIA, ENTREGAR PARA O PESSOAL DA ÁREA DE ATENDIMENTO TELEFÔNICO, PARA O CASO DE ALGUM CLIENTE LIGAR
QUESTIONANDO SOBRE ALGUMA ENTREGA OU COLETA.

FATURAMENTO
NO PRIMEIRO DIA ÚTIL DE CADA QUINZENA (DIA 1 E 16, OU SE ESTES DIAS CAIREM NO FIM DE SEMANA, O PRIMEIRO
DIA ÚTIL APÓS ELES) REALIZAR O FATURAMENTO.

RELATORIO FISCAL
TODO ÚLTIMO DIA DO MÊS, IMPRMIR O RELATORIO FISCAL (É A OPÇÃO 3 NA OPÇÃO DE RELATÓRIOS) PERGUNTAR
QUAL É A SENHA.

PAGAMENTOS
CONFERIR OS RELATÓRIOS DOS FUNCIONÁRIOS TODA QUINZENA, LEMBRANDO QUE, OS PAGAMENTOS SÃO NOS DIAS
5 E 20 DE CADA MÊS, QUANDO ESTES DIAS CAIREM NO FIM DE SEMANA OU FERIADO, O PAGAMENTO SERÁ TRANFERIDO PARA
O DIA ANTES DA SEMANA. POR EXEMPLO: SE O DIA 20 CAIR NO SABADO OU DOMINGO, O PAGAMENTO SERÁ NA SEXTA-FEIRA.

REGRAS PARA PAGAMENTO:

O MOTORISTA TERCEIRIZADO ANOTA CADA COLETA OU ENTREGA REALIZADA. O MESMO PODE ANOTAR MAIS DE UMA
VEZ A CADA 1OO KILOS DE PESO A MAIS NA NOTA. EXEMPLO: 1 NOTA DE ATÉ 100 KGS - ELE ANOTA 1 VEZ, UMA NOTA COM ATÉ
200 KGS ELE ANOTA 2 VEZES - UMA NOTA COM ATÉ 300 KGS ELE ANOTA 3 VEZES, E ASSIM POR DIANTE.