MANUAL DE ELABORAÃÃO DE DOCUMENTOS

POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS
AJUDÂNCIA-GERAL
SEPARATA
DO
BGPM
Nº 89
BELO HORIZONTE, 21 DE NOVEMBRO DE 2019.
Para conhecimento da Polícia Militar de Minas

Gerais e devida execução, publica-se o
seguinte:
( - Separata do BGPM Nº 89, de 21 de novembro de 2019 - )
MANUAL
DE ELABORAÇÃO
E GESTÃO DE DOCUMENTOS
INSTITUCIONAIS DA PMMG
Belo Horizonte - MG
2019
RESOLUÇÃO Nº 4.843 DE 01 DE OUTUBRO DE 2019
Aprova o Manual de Elaboração e Gestão de Documentos

Institucionais da Polícia Militar de Minas Gerais.
O CORONEL PM COMANDANTE- GERAL DA POLÍCIA MILITAR DO ESTADO DE

MINAS GERAIS, no uso da competência que lhe confere o inciso III do § 1º, do art. 93, da
Constituição do Estado de Minas Gerais, de 21 de setembro de 1989, c/c com o art. 28 da
Lei Delegada n° 174, de 26 de janeiro de 2007, e em conformidade com o art. 6º, incisos VI
e XI do R-100 aprovado pelo Decreto n° 18.445, de 15 de abril de 1977, e
CONSIDERANDO a conclusão dos trabalhos da Comissão nº 34/2016 - EMPM, que elaborou

o referido manual conjuntamente com a Assessoria de Desenvolvimento Organizacional –
ADO ,
RESOLVE:
Art. 1° - Aprovar o Manual de Elaboração e Gestão de Documentos Institucionais da Polícia

Militar de Minas Gerais.
Art. 2° - Fica revogada a Resolução nº 3.317, de 16 de setembro de 1996.
Art. 3° - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Belo Horizonte, 01 de outubro de 2019.
GIOVANNE GOMES DA SILVA, CORONEL PM

COMANDANTE GERAL
Direitos exclusivos da Polícia Militar de Minas Gerais (PMMG).

Reprodução condicionada à autorização expressa do Comandante-Geral da PMMG.
Circulação restrita.
1ª edição– 2019
MINAS GERAIS. Polícia Militar. Comando-Geral.

M663m Manual de Elaboração e Gestão de Documentos Institucionais
da PMMG / Belo Horizonte:
Assessoria de Desenvolvimento Organizacional, 2019.
Disponível apenas em versão on-line na Intranet PM.
142 p.: il.
1. Aspectos gerais para a qualidade da produção de

documentos na PMMG. 2. Documentos na PMMG.
3. Aspectos gerais da Gestão Documental.
I. Título.
CDD 651.7402
CDU 659.2
Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca da Academia de Polícia Militar.
ADMINISTRAÇÃO
Comando-Geral da Polícia Militar
Quartel do Comando-Geral da PMMG
Cidade Administrativa Tancredo Neves, Edifício Minas,
Rodovia Papa João Paulo II, nº 4143 – 6º Andar, Bairro Serra Verde
Belo Horizonte – MG – Brasil - CEP 31.630-900
GOVERNADOR DO ESTADO
Romeu Zema Neto
COMANDANTE-GERAL DA PMMG
Cel PM Giovanne Gomes da Silva
CHEFE DO GABINETE MILTAR

E COORDENADOR ESTADUAL DE DEFESA CIVIL
Cel PM Rodrigo Sousa Rodrigues
CHEFE DO ESTADO MAIOR DA PMMG

Cel PM Marcelo Fernandes
ASSESSOR DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

Ten Cel PM Miller França Michalick
REDAÇÃO
Cap PM QOR Denise dos Santos Gonçalves
Cap PM QOR Vânia Chiarelli Pinto
Cap PM João Paulo Fiúza da Silva
1º Ten PM Gislayne Helena Marques
COLABORADORES
Ten Cel PM Darley Wilson Dias
Cap PM QOR Vânia Chiarelli Pinto
Cap PM Hebert Bruno de Paula Santana
Cb PM Gesiel Gonçalves Silva Júnior
REVISÃO
Cap PM Ricardo Luiz Amorim Gontijo Foureaux
1º Ten PM QOS Flávia Mariana Soares Figueiredo
1º Ten PM Marcos Gonçalves Farias
1º Ten PM Gabriela Fernandes Capanema
3º Sgt PM Danielle Sueli Ventura
PROJETO GRÁFICO E EDITORAÇÃO

2º Sgt PM Aurélio Rodrigues de Lima
COMISSÃO 34/2016-EMPM
Cel PM QOR Sérgio Henrique Soares Fernandes
Cel PM QOR Alexander Daniel Pereira
1º Ten PM Gislayne Helena Marques
1º Ten PM QOS Flávia Mariana Soares Figueiredo
1º Ten PM Marcos Gonçalves Farias
2º Sgt PM Aurélio Rodrigues de Lima
Membros Convidados
Cel PM QOR Jaqueline Rocha
Cap PM QOR Denise dos Santos Gonçalves
SUMÁRIO
1 APRESENTAÇÃO .................................................................................... 10
2 ASPECTOS GERAIS PARA A QUALIDADE DA PRODUÇÃO DE

DOCUMENTOS NA PMMG ..................................................................... 11
2.1 Aspectos teóricos ..................................................................................... 11
2.1.1 Comunicação humana, gêneros textuais e padronização ................ 11
2.1.2 Delineamento do contexto de produção ........................................... 12
2.1.3 Esferas de atividade e comunidades discursivas ............................. 12
2.1.4 Como utilizar este Manual ................................................................ 14
2.2 Características da Redação Oficial ........................................................... 15
2.2.1 Impessoalidade ............................................................................... 15
2.2.2 Correção .......................................................................................... 16
2.2.3 Concisão .......................................................................................... 16
2.2.4 Padronização ................................................................................... 17
2.2.5 Clareza ............................................................................................ 19
2.2.6 Formalidade ..................................................................................... 19
2.3 Aspectos pontuais para a formalidade, para a correção e para a
padronização dos documentos .................................................................. 20
2.3.1 Pronomes de tratamento .................................................................. 20
2.3.2 Algumas observações sobre o uso dos pronomes de tratamento e
referência a cargos e funções ................................................................... 22
2.3.3 Identificação do signatário ............................................................... 23
2.3.4 Designações genéricas e específicas de Comandantes de Unidades. 25
2.3.5 Vocativo ........................................................................................... 25
2.3.6 Notas relativas à característica da correção .................................... 26
2.3.7 Abreviaturas, siglas e símbolos ........................................................ 29
2.3.8 Alguns casos para o emprego de maiúsculas e minúsculas ............. 32
2.3.9 A pontuação aberta nos modelos de estrutura .................................. 33
2.3.10 A questão do suporte dos documentos e a formalidade ................. 33
2.3.11 A estruturação dos textos ................................................................ 34
2.3.12 A numeração de tópicos dos textos ................................................ 34
2.3.13 Controle da produção e do trâmite de documentos ........................ 36
3 DOCUMENTOS DA PMMG ...................................................................... 37

3.1 Ata ............................................................................................................ 37
3.1.1 Conceito e finalidade ....................................................................... 37
3.1.2 Forma .............................................................................................. 37
3.1.3 Outras peculiaridades ...................................................................... 39
3.1.4 Elaboração de atas via IntranetPM ................................................... 41
3.2 Atestado ................................................................................................... 44
3.2.2. Forma ............................................................................................. 44
3.2.3 Outras peculiaridades ..................................................................... 45
3.3 Certidão .................................................................................................... 47

3.3.2 Forma .............................................................................................. 47
3.3.3 Outras peculiaridades ...................................................................... 49
3.4 Diretriz ...................................................................................................... 51
3.4.1 Conceito e finalidade ........................................................................ 51
3.4.2 Forma .............................................................................................. 51
3.4.3 Outras peculiaridades ....................................................................... 54
3.5 Estudo de Caso ........................................................................................ 55
3.5.2 Forma .............................................................................................. 56
3.6 Estudo de Situação ................................................................................... 61
3.6.2 Forma .............................................................................................. 61
3.7 Instrução ................................................................................................... 66
3.7.2 Forma .............................................................................................. 66
3.7.3 Elementos pós-textuais .................................................................... 67
3.8 Memorando .............................................................................................. 69
3.8.2 Forma .............................................................................................. 69
3.9 Mensagens eletrônicas ............................................................................. 73
3.9.2 Forma .............................................................................................. 73
3.10 Ofício ........................................................................................................ 78
3.10.1 Conceito e finalidade ...................................................................... 78
3.10.2 Forma ............................................................................................ 78
3.10.3 Outras peculiaridades .................................................................... 82
3.11 Plano ........................................................................................................ 84
3.11.2 Forma ............................................................................................ 84
3.11.3 Outras peculiaridades .................................................................... 91
3.12 Ordem de Serviço ..................................................................................... 92
3.12.2 Forma ............................................................................................ 92
3.13 Relatório ................................................................................................... 95
3.13.2 Forma ............................................................................................ 95
3.14 Requerimento ........................................................................................... 100
3.14.1 Conceito e finalidade....................................................................... 100
3.14.2 Forma ............................................................................................ 100
4 ASPECTOS GERAIS DA GESTÃO DOCUMENTAL ................................ 103

4.1 Arquivo ..................................................................................................... 104
4.1.1 Definição .......................................................................................... 104
4.2 Documento de Arquivo .............................................................................. 104
4.2.1 Definição .......................................................................................... 104
4.3 Finalidade dos Arquivos ............................................................................ 106
4.4 Características dos documentos arquivísticos .......................................... 106
4.5 Princípios Arquivísticos ............................................................................. 107
4.6 Classificação de Documentos de Arquivo .................................................. 108
4.6.1 Quanto à entidade produtora ............................................................ 108
4.6.2 Quanto ao gênero ............................................................................. 108
4.6.3 Quanto à espécie ............................................................................. 109
4.6.4 Quanto ao tipo ou tipologia documental ............................................ 110
4.6.5 Quanto à natureza do assunto .......................................................... 110
4.6.5 Quanto ao valor ................................................................................ 111
4.6.6 Quanto ao formato ............................................................................ 111
4.6.7 Quanto à forma ................................................................................ 111
4.6.8 Quanto à técnica de registro ............................................................. 112
4.7 Ciclo Vital dos Documentos ....................................................................... 112
4.8 Teoria das Três Idades .............................................................................. 112
4.9 Gestão de Documentos ............................................................................ 114
4.9.1 Conceito .......................................................................................... 114
4.9.2 Objetivos .......................................................................................... 114
4.9.3 Fases da gestão de documentos ...................................................... 114
4.10 Instrumentos de Gestão Documental ........................................................ 116
4.10.1 Plano de Classificação de Documentos de Arquivo ...................... 116
4.10.2 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo 116
REFERÊNCIAS ....................................................................................... 117

Apêndice A – Lista de abreviaturas usuais no âmbito da PMMG .............. 124
Apêndice B – Modelo referencial para elaboração de Ata ......................... 126
Apêndice C – Modelo referencial para elaboração de Atestado ................ 127
Apêndice D – Modelo referencial para elaboração de Certidão ................ 128
Apêndice E – Modelo referencial para elaboração de Estudo de Caso .... 129
Apêndice F – Modelo referencial para elaboração de Estudo de Situação. 130
Apêndice G – Modelo referencial para elaboração de Instrução ............... 131
Apêndice H – Modelo referencial para elaboração de Memorando ........... 132
Apêndice I – Modelo referencial para elaboração de Ofício ...................... 133
Apêndice I-A – Modelo referencial para elaboração de Ofício para
Assinatura Eletrônica via IntranetPM ......................................................... 134
Apêndice I-B – Modelo referencial para elaboração de Ofício contendo
informações sobre grau de sigilo ou similar ............................................... 135
Apêndice J – Modelo referencial para elaboração de Ordem de Serviço .. 136
Apêndice K – Modelo referencial para elaboração de Plano ...................... 137
Apêndice L - Modelo referencial para elaboração de Relatório .................. 138
Apêndice M - Modelo referencial para elaboração de Requerimento ........ 139
1 APRESENTAÇÃO
A linguagem, em suas diversas modalidades – verbal, não verbal, oral ou

escrita – é o recurso por meio do qual os seres humanos interagem nas
situações próprias das relações particulares, sociais, profissionais, acadê-
micas, religiosas, etc. No ambiente profissional, recorte que nos interessa
neste Manual, a linguagem está presente no desenvolvimento do trabalho,
na formalização das atividades realizadas e na constituição de registros que
perenizam e certificam a ação do homem. Nenhuma atividade profissional
prescinde do emprego da linguagem como elemento mediador entre o que
se pretende realizar e a efetivação dessa intenção.
As formas de utilizar a linguagem não são estanques, mas atualizam-se em
razão do surgimento de novas necessidades comunicativas, da disponibili-
zação de novas tecnologias e da renovação da concepção sobre o próprio
uso da língua nas diversas situações formais e informais.
Ao mesmo tempo, modifica-se o entendimento sobre como se dá o desen-
volvimento das competências do profissional para produzir textos próprios
da sua atividade laboral. A redação técnica, a título de exemplo, que inclui
a Redação Oficial, deixa de ser assimilada por meio de modelos de escrita,
prática que originava textos artificiais, inadequados, incompletos, e requer
que o profissional contemporâneo desenvolva escrita autônoma dos textos
próprios do seu trabalho.
O presente Manual é uma resposta institucional à renovação da escrita ofi-
cial e da escrita profissional da PMMG. Ele atende à demanda por apoiar
os profissionais da Instituição na apropriação dos textos que necessitam
produzir no exercício das funções que lhe são atribuídas.
A produção do Manual foi orientada pelos parâmetros atuais próprios da
escrita oficial, delimitadora dos aspectos mais gerais que diferenciam essa
modalidade de produção textual daquelas produzidas em outros ambientes,
tais como a acadêmica, a forense, a comercial e a literária. A breve expo-
sição dos aspectos teóricos que fundamentaram a elaboração do Manual
tem o objetivo de esclarecer os parâmetros que orientaram a seleção dos
documentos e a apresentação de suas peculiaridades.
A proposta de hospedar o Manual na Intranet PM, favorecendo a sua circula-
ção em meio digital, atende ao objetivo de permitir o acesso ao maior núme-
ro de usuários da PMMG. Além disso, visa a assegurar a constante atualiza-
ção decorrente do surgimento de novos documentos, da reformulação dos
existentes ou da modernização de aspectos e conceitos que tenham efeitos
nas formas de utilização da linguagem na Instituição.
10 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS

2 ASPECTOS GERAIS PARA A QUALIDADE DA

PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS NA PMMG
Muitas pessoas que dominam magnificamente uma língua sentem amiúde

total impotência em alguns campos da comunicação precisamente porque
não dominam na prática as formas de gênero de dadas esferas. “(...) Quanto
melhor dominamos os gêneros tanto mais livremente os empregamos,
tanto mais plena e nitidamente descobrimos neles a nossa individualidade
(onde isso é possível e necessário), refletimos de modo mais flexível e sutil
a situação singular da comunicação; em suma: realizamos de modo mais
acabado o nosso livre projeto de discurso” (BAKHTIN, 2011, p. 284-285).
2.1 Aspectos teóricos
2.1.1 Comunicação humana, gêneros textuais e padronização
A necessidade natural humana de se comunicar demanda o emprego da

linguagem em suas diversas modalidades – especificamente, para os fins
de interesse deste Manual, a linguagem verbal. A comunicação verbal
responde a princípios de adequação aos diversos contextos, responsáveis
pela delimitação das características dos enunciados, ou seja, o que deve ser
dito e como deve ser dito. Em outras palavras, a aptidão para a linguagem,
apesar de inerente ao homem, demanda o aprendizado, visto que está
associada a fatores de ordem cultural (FIORIN, 2013), portanto, relacionada
ao vínculo com práticas sociais específicas.
Os textos que se materializam nos acontecimentos comunicativos

recorrentes são denominados gêneros textuais (MARCUSCHI, 2008). Os
gêneros textuais respondem à necessidade de agir verbalmente em eventos
de interação – e, geralmente, um único gênero textual atende a uma dada
demanda comunicativa. Para cumprir seu papel comunicativo, portanto, o
gênero textual deve se amoldar a padrões que o tornem reconhecível, pelos
envolvidos na comunicação, como instrumento adequado no contexto em
que é empregado.
Considerando a diversidade das interações humanas, é impossível relacionar

a quantidade de gêneros textuais e muito menos pretender dominar o uso
e a produção de todos eles. É possível, por outro lado, delimitar os gêneros
textuais em uso nas esferas de atividade.
A padronização dos gêneros textuais corresponde aos aspectos temático,

de estilo e de construção composicional que lhes são próprios (BAKHTIN,
2011). Essa padronização pode ser mais ou menos flexível em razão dos
objetivos mais gerais da comunicação. Tratando do aspecto estilístico, Fiorin
MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 11

(2008) diferencia os textos com função estética, como os poéticos, dos

textos com função utilitária, cuja função é informar, documentar, explicar,
convencer, etc. Enquanto estes são regulados por padrões mais rigorosos
de estilo, aqueles propiciam liberdade criativa ao enunciador.
Dessa forma, e como ressaltou Bakhtin (2011), nos gêneros textuais

próprios de alguns campos, o elemento criativo e a liberdade de estilo são
inadequados pois contrariam sua natureza sumamente padronizada. É o
caso dos gêneros textuais produzidos no ambiente profissional da PMMG
tratados neste Manual. Estes se enquadram na categoria de enunciados
utilitários, caracterizados pelos aspectos técnicos e objetivos decorrentes de
sua caracterização como gêneros textuais da Redação Oficial.
2.1.2 Delineamento do contexto de produção
O ser humano transita em situações diversas de interação, cada uma delas

caracterizada por demandar uso específico da linguagem. O contexto,
definido como “o conjunto dos parâmetros que podem exercer uma influência
sobre a forma como um texto é organizado” (BRONCKART, 2003, p. 93),
orienta as escolhas possíveis para a produção de qualquer texto, seja ele
oral ou escrito.
O contexto de produção, que compreende o lugar, o momento, os papéis do

enunciador e do receptor, a instituição social em que o texto se realiza e os
objetivos pretendidos, exerce influência na seleção do texto a ser utilizado
como instrumento de comunicação e, via de consequência, das características
esperadas desse mesmo texto. Isso explica o fato de um mesmo enunciador
comunicar-se de maneiras distintas em seu ambiente familiar, no ambiente
acadêmico, no lugar de trabalho, etc. Explica, ainda, os motivos pelos quais,
para agir adequadamente em seu ambiente profissional, o ser humano
necessita desenvolver habilidades para comunicar-se efetivamente nessa
esfera de atuação.
Essas competências estão diretamente relacionadas à capacidade de

perceber como a linguagem se configura em textos próprios de cada ambiente
de atuação humana e de dominar a maneira apropriada de produzi-los.
2.1.3 Esferas de atividade e comunidades discursivas
Posicionando-se em situações diversas de interação, o ser humano

mobiliza os recursos da língua de maneira a agir nos diversos contextos.
Essas diversas situações enquadram-se no que se define por esferas da
atividade (BAKHTIN, 2011), as quais correspondem a conjuntos de funções
de naturezas diversas, tais como a científica, a publicitária, a oficial, a social,

etc. As esferas correspondem aos domínios que, segundo Marcuschi (2008),

indicam instâncias discursivas que delimitam determinados tipos de textos
que dão origem a formas específicas de comunicação, tais como o discurso
jurídico, o jornalístico, o religioso, etc.
Os domínios discursivos, assim, “constituem práticas discursivas dentro

das quais podemos identificar um conjunto de gêneros textuais que, às
vezes, lhe são próprios (em certos casos exclusivos) com práticas ou
rotinas comunicativas institucionalizadas” (MARCUSCHI, 2005, p. 24).
Isso converge para o entendimento de que, inserido em um dado domínio
discursivo, o ser humano necessita apropriar-se das formas específicas de
comunicação e que, movimentando-se para outro domínio, deve ser capaz
de ajustar sua forma de se comunicar.
Se a concepção dos domínios discursivos permite a delineação mais ampla

das áreas da atividade humana, a noção das comunidades discursivas pode
permitir conceituar mais especificamente os contextos em que ocorre a
comunicação. O termo comunidades discursivas foi cunhado por Swales
(1990; 2009) e corresponde a grupos de pessoas que possuem objetivos
comuns e que utilizam a linguagem de forma peculiar para atingir esses
objetivos.
Em linhas gerais, a caracterização de uma comunidade discursiva, nos

termos propostos por Swales (1990; 2009), compreende o reconhecimento
de que: a) ela possui objetivos comuns, reconhecidos e aceitos por seus
membros; b) dispõe de mecanismos que favorecem a comunicação entre
seus membros, tais como ambientes físicos destinados a reuniões e recursos
tecnológicos que viabilizam a interação entre os integrantes; c) utilizam
tais mecanismos como recursos para manter os membros informados,
para canalizar a inovação, para manter crenças e valores e para ampliar
o espaço profissional; d) possuem e utilizam um repertório de gêneros
textuais, reconhecidos e definidos pelos membros como instrumentos de
comunicação e atingimentos dos objetivos; e) adquirem, utilizam e buscam
léxico peculiar, que pode assumir significado específico na comunidade,
assim como terminologia especializada, abreviaturas e siglas próprias; f)
possuem estruturas hierárquicas explícitas (ou implícitas, de acordo com o
caso) que orientam os processos de admissão e progresso dos membros.
Na comunidade discursiva PMMG, os membros se utilizam de determinados

gêneros textuais para alcançar os objetivos institucionais e o fazem com a
utilização dos recursos disponíveis e com o emprego das convenções que,
por vezes, diferenciam-se dos usos próprios de outras comunidades. Os gê-
neros textuais utilizados pela PMMG são institucionalizados na medida em
que são legitimados por ela, responsável por defini-los e especificar suas
formas de utilização. Apresentam padrões de forma e de conteúdo concebi-
dos para legitimar a ação comunicativa dos membros individuais e permitir a
representação institucional por meio das ações de linguagem.

2.1.4 Como utilizar este Manual
No seio das comunidades discursivas mais formais e complexas, é comum

a utilização de manuais que especificam padrões para o uso da linguagem
e caracterizam os gêneros textuais utilizados pelos membros. É o caso dos
manuais de normalização de textos científicos – na esfera acadêmica – e
dos manuais de redação dos órgãos de imprensa – na esfera jornalística.
Tais obras, muito embora possuam em comum com a Redação Oficial o
emprego da linguagem na sua modalidade culta, não se aplicam diretamen-
te a este contexto de comunicação, uma vez que destinadas a ambientes
distintos.
Na esfera da Administração Pública, os manuais de redação dos órgãos go-

vernamentais cumprem a função de delimitar os documentos empregados
para a execução de seus serviços e especificar os aspectos mais gerais e
específicos esperados desses mesmos textos. Os aspectos específicos so-
mente podem ser considerados à luz do documento que se pretende produ-
zir, o que demanda a exposição mais detalhada que será feita mais adiante
neste Manual.
De forma coerente com os atuais norteadores do desenvolvimento de com-

petência para a produção de textos, mormente os de natureza profissional
técnica, o Manual não pretende apresentar modelos de escrita. Espera-se
que o profissional da comunidade discursiva PMMG seja capaz de desen-
volver redação própria, resultado da assimilação dos princípios que orien-
tam a escrita profissional na esfera da Administração Pública e, mais parti-
cularmente, da Instituição à qual pertence.
O termo modelo de escrita – ou modelo de conteúdo – reporta ao conteúdo

de textos previamente escritos para situações específicas que, mesmo se-
melhantes às que demandam nova redação, não podem se aplicar a elas
como molde. Os formulários instituídos para facilitar a produção e a circula-
ção dos textos mais recorrentes, assim como os padrões estéticos apresen-
tados neste Manual, constituem modelos de forma – ou modelos de estrutu-
ra – cujo emprego facilita o desenvolvimento das atividades profissionais e
não acarreta prejuízo à qualidade dos documentos.
Este Manual deve ser utilizado para orientar a produção dos gêneros textuais
elaborados na PMMG. Ao profissional da PMMG encarregado da produção
de documentos institucionais, apresenta-se uma seleção dos documentos
produzidos de forma mais recorrente, o delineamento de suas peculiarida-
des de objetivo, forma, conteúdo, bem como a caracterização dos destina-
tários e do emissor – assim entendido aquele que se responsabiliza pela
assinatura do texto.
A gramática normativa, instrumento ao qual deve recorrer para solucionar

dúvidas a respeito do emprego da norma culta, e as normas institucionais,
que orientam quanto ao emprego mais prático dos textos nas atividades
operacionais e administrativas, são aliados do policial militar encarregado
da produção de documentos institucionais.

Por outro lado, o presente Manual esclarece aspectos da padronização

dos textos que, como está destacado e especificado ainda no presente
capítulo, são usos pontuais da linguagem próprios da Redação Oficial e da
comunidade discursiva PMMG e devem ser empregados na produção dos
documentos institucionais, aplicando-se aos objetivos comunicativos e aos
padrões estilísticos de cada texto.
Doravante, o termo documento será utilizado alternativamente para

referenciar os gêneros textuais abordados neste Manual.
Os termos gênero textual e tipo textual, assim como os demais apresentados

neste capítulo têm seu emprego fundamentado na literatura que trata
especificamente da produção textual. O capítulo 4 deste Manual deve
ser consultado e observado nos casos em que for necessário conhecer e
empregar termos técnicos referentes à arquivologia.
2.2 Características da Redação Oficial
Redação Oficial é a forma pela qual os órgãos da Administração Pública

se comunicam entre si, com os administrados ou com empresas privadas.
Engloba, portanto, todo o rol de documentos empregados na comunicação
externa e interna de um determinado órgão público.
A Redação Oficial está situada entre outras escritas de natureza técnica,

entendida como “toda composição que deixe em segundo plano o
feitio artístico da frase, preocupando-se com a eficácia e a exatidão da
comunicação” (GARCIA, 2006, p. 394). Tratando-se de comunicação técnica,
a Redação Oficial se sustenta por parâmetros que a tornam reconhecida
perante os diversos destinatários. Atualmente, a Redação Oficial é orientada
pelas seguintes características: impessoalidade, correção, concisão,
padronização, formalidade e clareza (MINAS GERAIS, 2012).
2.2.1 Impessoalidade
Impessoal é o texto isento das impressões particulares de quem o redige.

Ainda que o gênero textual requeira opiniões do redator, é necessário
que elas sejam livres do sentimento pessoal. Devem, portanto, ser
fundamentadas em fatos, análises e observações decorrentes da função de
quem se responsabiliza pelo documento.
Na Redação Oficial, não há lugar para sentimento pessoal ou manifestações

desvinculadas de fundamentação e de motivação demonstrável por fatos,
muito menos incoerentes com a situação em que o texto é produzido. Fra-

ses, advérbios, adjetivos e outros recursos que indiquem apreciação sobre

pessoas, coisas ou fatos, desvinculada do objetivo específico do documento
produzido ou da função atribuída ao redator, indicam também desrespeito à
característica da impessoalidade.
Nessa esfera, a escrita em terceira pessoa não é marca necessária de

impessoalidade. A escrita em primeira pessoa – do singular ou do plural – é
própria de determinados documentos, tais como o ofício e o relatório, enquanto
a escrita em terceira pessoa caracteriza outros, como o requerimento.
2.2.2 Correção
Nos textos da Redação Oficial, emprega-se a variante culta da linguagem.

Isso equivale a dizer que o redator deve se atentar para as regras da
gramática formal e empregar o vocabulário comum à maior parte dos
usuários do idioma.
A definição dessa variante como própria da escrita oficial se deve ao fato

de que ela está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas
regionais e dos modismos vocabulares. Por essa razão, permite que se
atinja a pretendida compreensão pelos cidadãos.
2.2.3 Concisão
O texto conciso é aquele que encerra a mensagem com a menor quantidade

de palavras, que elimina tudo o que é dispensável, assim como as introduções
e conclusões vazias. Devem-se evitar, dentre outros: clichês; chavões;
repetições supérfluas; redundâncias e pleonasmos viciosos.
É preciso cuidar, no entanto, para não confundir economia de palavras com

economia de ideias, ou seja, não se deve eliminar passagens substanciais
do texto com o objetivo de reduzi-lo em extensão.
2.2.3.1 Clichês e chavões
Clichês e chavões são expressões vazias de sentido e em nada contribuem

para a informatividade dos textos oficiais.
O clichê é o lugar-comum, uma ideia óbvia, uma generalidade banalizada

em razão do seu uso repetitivo ou incompleta para o documento que se pro-
duz. Por esse motivo, não leva informação útil para o destinatário. Quando
substitui informação relevante, tem efeitos prejudiciais na clareza.

O chavão é uma expressão linguística estereotipada, geralmente decorrente

do entendimento equivocado do que seria o estilo próprio do documento.
Certas expressões que no passado caracterizaram os documentos oficiais
são consideradas chavões sob a ótica da Redação Oficial moderna. Alguns
exemplos são:
- Venho por meio desta...
- Esta serve para...
- Com o prazer da visita...
- Sem mais para o momento...
- ... para as providências cabíveis...
- Na oportunidade, renovo protestos de elevada estima e consideração.
2.2.4 Padronização
A padronização se observa por dois aspectos:
a) pelo conteúdo, definido pela seleção de informações, pelo

vocabulário e pelo conjunto de recursos linguísticos e fraseológicos
que configuram o estilo próprio do documento a ser produzido;
b) pela forma, ou seja, pela apresentação estética do documento,

o emprego das fontes, da paragrafação, dos espaçamentos, a
disposição dos elementos que configuram a estrutura de cada
documento, etc.
2.2.4.1 No aspecto forma, a diagramação dos documentos institucionais

obedecerá aos seguintes padrões:
a) papel A4 (29,7 cm x 21 cm);
b) logomarca padronizada com base de 30mm;
c) parágrafo moderno, sem recuo, justificado, com espaçamentos

anterior e posterior de 6 pt;
d) espaçamento entrelinhas: 1,5;
e) margens superior e esquerda 3 cm; inferior e direita, 2 cm. Impor-

tante ressaltar que quando da elaboração de documentos a serem
assinados no Assinador da Intranet PM, a margem inferior deverá
contar com 6 cm
f) fonte Arial, tamanho 11, cor preta.

2.2.4.2 A padronização poderá ser modificada quando regulada por norma

expressa que oriente a apresentação estética de documentos específicos,
notadamente os que, em razão das suas especificidades de forma e de
suporte, demandarem essa medida. É o caso dos documentos mais extensos
cuja circulação também ocorre no formato impresso, com encadernação,
compondo volumes e coletâneas.
2.2.4.3 A logomarca tem a função de representar a instituição nos documentos

cujas estruturas contemplem esse elemento. Para que essa representação
seja legítima, é vedado alterar ou distorcer a forma padronizada da
logomarca. Os responsáveis pela produção de documentos na PMMG
devem providenciar a logomarca padrão para utilizá-la nos documentos
oficiais.
14mm
30mm
A logomarca pode ser apresentada de forma reduzida, desde que observada

a proporção de suas formas. Para os documentos produzidos no papel
tamanho A4, a logomarca será reduzida proporcionalmente à base de 30mm.
2.2.4.4 Os recursos gráficos que visam a destacar os caracteres do texto

(negrito, itálico, caixa alta, etc.) devem ser empregados com parcimônia. Seu
uso desvinculado de justificativa na forma própria do gênero compromete a
qualidade do texto.
2.2.4.5 A formatação de fontes exclusivamente em caixa alta, sem respaldo

explícito na padronização de forma do documento, deve ser evitada. A escrita
em caixa alta representa fala agressiva, deselegante, portanto inadequada
para a escrita oficial.
2.2.4.6 Aspas e itálico
Para fins de padronização, empregam-se aspas nas eventuais citações

diretas curtas inseridas nos documentos.
À exceção dos casos em que é necessário reproduzir fala de terceiros, o
que se faz com a citação direta, as aspas não são empregadas, na Redação
Oficial, nos termos e expressões em seu sentido figurado, vulgar ou coloquial.
O grifo em itálico é empregado para:
a) destacar expressões ou conceitos a serem evidenciados;
b) sinalizar expressões estrangeiras;
c) anunciar títulos de obras tais como livros, revistas, artigos e outros
semelhantes.

2.2.4.7 O excesso de negrito e a formatação em cores nos textos impressos,

quando não correspondem à padronização de forma ou à necessidade de
destacar elementos do texto, implicam gastos desnecessários dos recursos
empregados na impressão.
Nos modelos de forma apresentados neste Manual, em consonância com

os padrões atuais que visam à economia de recursos, o uso do negrito foi
reduzido na formatação de determinados elementos dos textos, tais como a
identificação dos documentos, a indicação de local e data e a identificação
do signatário.
2.2.5 Clareza
Claro é o texto que permite imediato entendimento pelo leitor. Um documento

oficial que deixa dúvidas, seja em passagens pontuais ou em todo o conjunto
da mensagem, não atinge seu objetivo e pode causar prejuízos para a
Administração ou para os administrados.
Para obter a clareza, é indispensável evitar, dentre outros: as ambiguidades;

a quebra da ordem lógica das frases; o excesso de entrecruzamentos de
aspectos, fatos ou opiniões em um mesmo período; o uso de adjetivos
que confiram imprecisão; as expressões feitas que não permitam o exato
entendimento da situação, as contradições.
2.2.6 Formalidade
Diz respeito à cerimônia, à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao

assunto do qual cuida a comunicação, à seleção cuidadosa de palavras.
Inclui, também, os cuidados que visam à utilização adequada dos pronomes
de tratamento, que são atribuídos em razão da função exercida pelos
destinatários dos documentos oficiais.
Um texto formal, contudo, não é um texto rebuscado, com palavras obsoletas

e que causam dificuldades de leitura.
A formalidade não deve ser confundida com a forma, aspecto a ser observado
sob as lentes da característica da padronização.

2.3 Aspectos pontuais para a formalidade, para a correção e

para a padronização dos documentos
Não é pretensão deste Manual sintetizar aspectos referentes ao emprego da

variante culta da língua portuguesa que podem ser solucionados em simples
consulta à gramática normativa. Optou-se, porém, por salientar aspectos
pontuais que, em razão da frequência com que são empregados nos
documentos institucionais, parecem suscitar dúvidas a alguns redatores.
Ao mesmo tempo, nesta seção, apresentam-se aspectos que reportam à

padronização que têm efeito na configuração da identidade de forma e de
conteúdo dos documentos.
2.3.1 Pronomes de tratamento
Entre os pronomes pessoais incluem-se os pronomes de tratamento,

empregados na menção ao destinatário dos documentos oficiais como
recurso para manter a formalidade da comunicação. Os pronomes de
tratamento são especificados em razão da função ocupada pela pessoa à
qual se refere.
Importante mencionar, neste contexto, a edição do Decreto Federal nº

9.758, de 11 de abril de 2019, que determinou a utilização apenas do
pronome “Senhor” para referência a qualquer autoridade no âmbito do Poder
Executivo Federal. Muito embora a citada norma não alcançar os demais
entes federativos, torna-se importante conhecê-la na medida em que o seu
art. 1º prescreve o mesmo uso para as correspondências destinadas às
autoridades e servidores públicos federais.
Para a utilização dos pronomes de tratamento nos documentos oficiais,

observam-se as especificações apresentadas a seguir (Quadro 1):

Quadro 1 – Emprego de pronomes de tratamento nas comunicações oficiais.
Pronome Esfera Destinatários

Presidente e Vice-Presidente da República;
Ministros de Estado; Chefe da Casa Civil da
Presidência da República; Chefe do Gabinete
de Segurança Institucional; Chefe da Secretaria-
Geral da Presidência da República; Advogado-
Geral da União; Chefe da Corregedoria-Geral
Poder Executivo da União; Governadores e Vice-Governadores
dos Estados e do Distrito Federal; Oficiais-
Generais das Forças Armadas; Embaixadores;
Vossa Excelência Secretários-Executivos de Ministérios e demais
(V. Ex.ª) ocupantes de cargos de natureza especial;
Secretários de Estado dos Governos Estaduais
e Prefeitos Municipais.
Deputados Federais e Senadores; Ministros
do Tribunal de Contas da União; Deputados
Poder Legislativo Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais
de Contas Estaduais e Presidentes das Câmaras
Legislativas Municipais.
Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de
Poder Judiciário
Tribunais; Juízes e Auditores da Justiça Militar.
Vossa Senhoria Administração Empregado para as demais autoridades e para
(V. S.ª) Pública em geral particulares.
Vossa Magnificência Administração
Reitores de Universidades.
(V. Mag.ª) Pública em geral
Vossa Santidade
Papa da Igreja Católica Apostólica Romana.
(V.S.)
Vossa Eminência
(V. Em.) ou
Vossa Eminência Cardeais.
Reverendíssima
(V. Em. Revma.)
Vossa Excelência Comunicações
Reverendíssima com autoridades Arcebispos e bispos.
(V. Ex.ª Rev.ª) religiosas
Vossa
Reverendíssima
(V. Revm.ª) ou
MonSenhores, cônegos e superiores religiosos.
Vossa Senhoria
Reverendíssima
(V. S.ª Rev.ª)
Vossa Reverência Sacerdotes, padres, clérigos e demais religiosos.
Fonte: Adaptado de MINAS GERAIS, 2012, p. 20-22.

2.3.1.1 Forma de emprego
a) Inserido na frase, o pronome Senhor somente é abreviado quando

seguido do cargo ou do nome da pessoa à qual se refere:
- Os Senhores são bem-vindos a esta Unidade.
- O Sr. General já se encontra no recinto.
b) No uso do vocativo em ofícios, o pronome Senhor não é abreviado.
- Senhor Diretor,
c) Nas correspondências endereçadas aos Chefes de Poder, os

pronomes de tratamento são apresentados por extenso. Nos demais
casos, emprega-se a forma abreviada.
d) Quando a correspondência é endereçada ao Presidente da

República, não devem ser utilizados os possessivos seu, sua, nem os
pronomes lhe e o.
- Remetemos a Vossa Excelência... (e não Remeto-lhe).
No contexto de escrita militar, cuja formalidade é determinada por

procedimentos peculiares, convém adotar a mesma regra no que se refere a
evitar o uso dos possessivos seu, sua, e dos pronomes lhe e o, especialmente
quando o documento é endereçado a destinatários de hierarquia superior.
2.3.1.2 Na PMMG, recebem tratamento V. Ex.ª as seguintes autoridades,

por serem seus cargos equivalentes aos de Secretário de Estado:
- Coronel PM Comandante-Geral.
- Coronel PM Chefe do Gabinete Militar do Governador.
2.3.2 Algumas observações sobre o uso dos pronomes de tratamento e

referência a cargos e funções
2.3.2.1 As formas Ilustríssimo, Digníssimo e Mui Digno foram abolidas da

redação oficial moderna. O tratamento V. S.ª confere a adequada formalidade.
2.3.2.2 Doutor não é forma de tratamento, mas título acadêmico. Não deve
ser utilizado indiscriminadamente.

2.3.2.3 Na PMMG, as denominações dos postos e graduações não variam

quando se referirem a policiais do sexo masculino ou feminino. O mesmo
ocorre com os termos genéricos indicativos das funções policiais militares.
Para as policiais femininas, a designação do gênero é feita com a flexão do
artigo (FIG. 1):
Figura 1 – Formas exemplificativas de referência aos cargos da PMMG

conforme o gênero do titular.
Masculino Feminino
• O Cabo • A Cabo
• O Capitão • A Capitão
• O Chefe • A Chefe
• O Comandante • A Comandante
Fonte: Elaborado pelos autores.
2.3.3 Identificação do signatário
2.3.3.1 Os documentos oficiais devem expor o nome do signatário, abaixo

do local de assinatura. Não se utiliza linha entre o nome e assinatura do
emissor do documento.
Exemplo:
BELTRANO DA SILVA, TEN CEL
Comandante do 100º BPM
2.3.3.2 Função: a função é dispensada quando a escrita do documento não

decorrer do exercício da atribuição funcional.
Exemplo:
(Espaço para assinatura)
2.3.3.3 Os carimbos utilizados para a identificação do servidor da PMMG,

nos documentos em que não é possível digitar esse elemento, devem
acompanhar os mesmos padrões acima apresentados.

2.3.3.4 Nos documentos que exigirem outras informações sobre o servidor,

estas figurarão na identificação, junto a sua assinatura. São exemplos
desses casos, o número do registro funcional de classe e a especialidade,
nos documentos expedidos por profissionais da área médica.
2.3.3.5 A assinatura manual é dispensável nos documentos produzidos em

meios eletrônicos que permitam a identificação do emissor em razão do
acesso a sistemas informatizados para a produção textual.
2.3.3.6 O signatário é o responsável pelo conteúdo do documento. Quem

o assina é o servidor que possua competência legal para fazê-lo. Se o
signatário emitir o documento que trata de assunto da competência de
outro servidor, deve adotar recursos para registrar as circunstâncias que
determinaram essa ação:
a) Respondendo pelo...: quando o militar não assume o cargo ou a

função, mas responde por ele, eventualmente, durante o afastamento
episódico e por curto lapso de tempo do titular do cargo. Por exemplo,
quando da dispensa do serviço (comum, nojo, gala ou recompensa)
ou da realização de serviço fora da Unidade. Há, ainda, a situação
em que o militar responde pelo expediente da Unidade, pelo que
se deve entender o simples encaminhamento de documentos, para
que se evite a paralisação dos serviços administrativos, mas sem
recomendar ou implementar a sua solução ou providências outras;
Exemplo:
BELTRANO DA SILVA, MAJ PM
Respondendo pelo Comando do 100º BPM
b) No impedimento: é a situação do militar em exercício momentâneo

de cargo ou função, atribuído a outro militar, devido à impossibilidade
eventual (moléstia, execução de trabalho urgente, etc.), ou legal
(incompetência, suspeição ou afastamento) deste, visando ao
encaminhamento de expedientes ou de solução de problemas
emergentes;
Exemplo:
No impedimento:
CICRANO DA SILVA, MAJ PM
SubComandante do 100º BPM

c) Por delegação: não significa assunção de cargo, encargo ou

função, mas que o militar recebeu poderes (competência), atribuídos
a outro, para a prática de determinados atos, mencionados no próprio
ato de delegação. A delegação não é automática, só ocorrendo
mediante ato da autoridade delegante ou em decorrência de lei.
Exemplo:
Por delegação:
CICRANO DA SILVA, MAJ PM
SubComandante do 100º BPM
2.3.3.7 Quando os documentos oficiais tiverem mais de uma página, o fecho

e a assinatura nunca devem permanecer isolados na última. Ao menos o
parágrafo que precede o texto deve ser transferido para a última página, a
fim de evitar equívocos ou prejuízo à estética do documento.
Sendo o documento oficial composto de mais de uma página, é conveniente

que o remetente assine a última, no espaço apropriado, e rubrique as páginas
anteriores, geralmente na margem direita. Esse procedimento é obrigatório
em documentos que exigem maior rigor no controle da autenticidade, tais
como os de natureza disciplinar.
2.3.4 Designações genéricas e específicas de Comandantes de Unidades
Comandante é a designação genérica dada ao militar mais graduado ou

mais antigo, de cada Unidade, abrangendo, assim, seu Comandante, Diretor,
Chefe ou outras denominações específicas que tenha ou venha a ter.
Nos vocativos dos documentos produzidos na PMMG, empregam-se as

denominações específicas das autoridades destinatárias.
2.3.5 Vocativo
O elemento vocativo se apresenta de formas diversas nos documentos

oficiais. Em nenhum documento endereçado a autoridade pública insere-
se seu nome civil no vocativo. Quando o destinatário for particular, utiliza-
se o vocativo Prezado Senhor ou Prezada Senhora e, alternativamente,
seu nome civil, precedido do pronome Senhor – ou Senhora, por extenso,
conforme ilustrado na (FIG. 02).

Figura 2 - Exemplos de uso do vocativo em comunicações oficiais.

Elaborado pelos autores, 2019.
Vocativo sem uso do Vocativo com uso do

nome civil nome civil
•Prezado Senhor • Prezada Senhora

Usuário Maria José da Silva
• Prezado Senhor • Prezado Senhor

Beneficiário José Maria Soares
2.3.6 Notas relativas à característica da correção
2.3.6.1 Att. e Rtt.
Os fechos Atenciosamente e Respeitosamente não são representados por

abreviações do tipo Att. e Rtt. O emprego dessas reduções contraria as
características da correção.
Nos documentos cuja estrutura contemple tais formas, os registros deve ser
exclusivamente por extenso, seguidos de vírgulas.
2.3.6.2 A palavra anexo, adjetivo, concorda em gênero e número com o

substantivo a que se refere. A expressão em anexo não encontra respaldo
na gramática normativa.
2.3.6.3 A palavra mesmo não é pronome pessoal, mas sim advérbio. Não
deve substituir substantivos e pronomes em frases do tipo:
Exemplos de emprego incorreto do advérbio mesmo:

- O militar mencionado afirmou que o mesmo descumpriu as
normas da Unidade.
- O policial esclareceu que deu voz de prisão ao autor e cientificou
o mesmo sobre seus direitos.
Empregos tais como os exemplificados acima representam, ainda, estilo

descuidado, pois demonstram pouca preocupação em selecionar vocabulário
adequado para a situação de escrita.

2.3.6.4 Hífen e travessão
Semelhantes em sua apresentação, o hífen e o travessão são recursos

distintos e possuem usos específicos no texto.
O hífen (-) é empregado para unir elementos de palavras compostas e

pronomes ao verbo.
O travessão (–) assinala palavras e expressões intercaladas.
2.3.6.5 Parênteses e travessão
Na redação dos documentos da PMMG, padroniza-se o emprego de

parênteses para destacar indicações acessórias. Siglas e abreviações
pospostas aos correspondentes termos por extenso são apresentadas entre
parênteses.
Para isolar, em um contexto, palavras e frases, usa-se preferencialmente

o travessão, em eventual substituição da vírgula. Nesse caso, de acordo
com a gramática normativa, emprega-se o travessão duplo, exceto quando
o segundo coincidir com sinais de pausa conclusiva. Quando o segundo
travessão coincidir com a vírgula, ambos devem ser empregados.
Exemplos:
A filosofia de Polícia Comunitária – crescente no Brasil desde
o início dos anos 1990 – é de fundamental importância para o
fortalecimento da imagem das Polícias Militares.
O Cel Fulano – Comandante-Geral da PMMG à época – elogiou a
participação de todos na implementação do projeto.
2.3.6.6 Grafia de números
Em regra, todos os números são grafados em algarismos e não se emprega

o zero antes das unidades. Nos documentos digitados e impressos,
geralmente não se emprega os algarismos seguidos da forma por extenso
entre parênteses. A exceção se faz nos documentos cujos padrões de forma
determinam a grafia por extenso – casos que dispensam a apresentação
dos algarismos.
Exemplos:
Foram registrados 1.000 homicídios em Minas Gerais nos últimos
12 meses.
O pelotão tem o efetivo total de vinte e nove militares, incluindo o
Comandante.

2.3.6.7 Remissão externa a texto legal ou institucional
No corpo do texto, para fazer a remissão a normas externas, sejam do

ordenamento jurídico em geral ou de atos institucionais, é necessário
apresentar não apenas o número do dispositivo legal aplicado, mas
também a explicitação do conteúdo da norma, a fim de possibilitar ao leitor
compreender o conteúdo do texto mencionado sem necessitar consultá-lo.
Na primeira menção, indica-se o número da norma, seguido da data, sem

abreviação do mês e do ano (Lei nº 14.310, de 19 de junho de 2002). Nas
menções posteriores, indica-se apenas o número e o ano da norma (Lei
14.310, de 2002, ou Lei 14.310/02).
Quanto à apresentação da sequência dos tópicos da norma, adota-se

uma das seguintes estruturas, sempre que não houver padronização que
imponha a seleção de uma delas exclusivamente:
Exemplos:
- Lei 14.310/02, art. 66, § 1º, inciso IV … (do tópico maior para o
menor)
- ... inciso IV do § 1º do art. 66 da Lei 14.310/02 (do tópico menor
para o maior).
2.3.6.8 Citação de normas nos campos de destaque
Nos documentos em cuja estrutura há destaque para Referências e Anexos,

a menção a outros documentos deve conter seu tipo, número, ano, controle
e data de expedição.
Exemplos:
Anexo: Of. 140/2017-EMPM, de 10 de abril de 2017.
2.3.6.9 Rasuras
As rasuras, as marcas de apagamento e a aplicação de corretivos

comprometem a clareza e a autenticidade dos documentos. Nos documentos
manuscritos, inclusive os livros destinados a controles diversos, em que não
é possível substituir o texto incorreto, a correção deve ocorrer por meio de
partículas retificadoras tais como “em tempo” e “digo”, conforme a situação.

2.3.7 Abreviaturas, siglas e símbolos
As abreviaturas, as siglas e os símbolos cumprem o objetivo de agilizar

e otimizar a utilização dos recursos envolvidos na produção textual e são
marcas da comunicação moderna, adequadas no contexto da escrita oficial.
O emprego das abreviaturas, das siglas e dos símbolos, porém, não deve
comprometer o entendimento da mensagem, nem salientar desacordo com
os padrões definidos pelo contexto de produção. A gramática normativa é
eficiente em descrever critérios mais gerais para a composição e o uso das
abreviaturas, dos símbolos e das siglas, mas o conhecimento de convenções
definidas para emprego na correspondência oficial em geral, e da PMMG
em específico, determina a qualidade no emprego desses recursos.
2.3.7.1 Designação de unidades de tempo
Os símbolos representativos de horas se abreviam com h; minutos se

abreviam com min (ambos sem s e sem ponto).
Nos documentos oficiais não se abreviam as palavras horas, minutos e

segundos quando se tratarem de números inteiros.
Exemplos:
A chamada foi realizada às 19h30min.
A chamada foi realizada às 19 horas e 30 minutos.
A chamada foi realizada às 19 horas.
A chamada será realizada daqui a 30 minutos.
Na redação interna da PMMG, admite-se o padrão militar de abreviação

(grupo data-hora e suas variações). Não se trata de abreviação prevista na
gramática normativa, portanto, segue padrões de apresentação instituídos
pelas organizações militares brasileiras.
Exemplos:
Grupo data-hora completo: 011400Mar19 – Sex.
Grupo data-hora sem o dia da semana: 011400Mar19.
Somente data: 01Mar19 – Seg ou somente 01Mar19.
No grupo data-hora e nas suas variações, as iniciais dos meses e dos dias
da semana foram padronizadas com o emprego de iniciais maiúsculas e
representação pelas três letras iniciais, incluindo-se o mês de maio.
Nas demais situações, distintas do grupo data-hora, a grafia dos meses e

dos dias da semana no interior das frases é feita em letras minúsculas.

2.3.7.2 Abreviaturas de postos e graduações
Os postos e graduações das forças militares do Brasil são abreviados como

se apresenta a seguir:
Quadro 2 – Abreviaturas dos postos e graduações das forças militares do Brasil.
Oficiais Praças Especiais e Praças
Força Posto Abreviatura Graduação Abreviatura

Almirante Alte Guarda-Marinha GM
Almirante-de-Esquadra Alte Esq ou AE Suboficial SO
Vice-Almirante V Alte ou VA 1º Sargento 1º SG
Contra-Almirante C Alte ou CA 2º Sargento 2º SG
Capitão-de-Mar-e-Guerra CMG 3º Sargento 3º SG
Marinha
Capitão-de-Fragata CF Cabo CB
Capitão-de-Corveta CC Soldado (CFN) SD
Capitão-Tenente CT Marinheiro MN
1º Tenente 1º Ten ou 1T - -
2º Tenente 2º Ten ou 2T - -
Marechal Mar Aspirante-a-Oficial Asp
General-de-Exército Gen Ex Subtenente S Ten
General-de-Divisão Gen Div 1º Sargento 1º Sgt
General-de-Brigada Gen Bda 2º Sargento 2º Sgt
Coronel Cel 3º Sargento 3º Sgt
Exército
Tenente-Coronel Ten Cel ou TC Cabo Cb
Major Maj Soldado Sd
Capitão Cap - -
1º Tenente 1º Ten - -
Marechal-do-Ar Mar Ar Aspirante Asp
Tenente-Brigadeiro-do-Ar Ten Brig Ar Suboficial SO
Major-Brigadeiro Maj Brig 1º Sargento 1S
Brigadeiro Brig 2º Sargento 2S
Coronel Cel 3º Sargento 3S
Força Aérea
Tenente-Coronel Ten Cel Cabo Cb
Major Maj Soldado 1ª Classe S1
Capitão Cap - -
Coronel Cel Aspirante-a-Oficial Asp a Of
Tenente-Coronel Ten Cel Cadete Cad
Major Maj Aluno Al
Capitão Cap Subtenente Subten
PMMG
1º Tenente 1º Ten 1º Sargento 1º Sgt
2º Tenente 2º Ten 2º Sargento 2º Sgt
CBMMG 3º Sargento 3º Sgt
Cabo Cb
Soldado de 1ª Classe Sd 1ª Cl
Soldado de 2ª Classe Sd 2ª Cl
Fonte: BRASIL, 2008; Elaborado pelos autores em relação à PMMG e ao CBMMG.

Em razão da recorrência com que as formas reduzidas dos postos e

graduações militares são empregadas nos documentos da PMMG, a omissão
do ponto abreviativo desses vocábulos é adotada como procedimento para
evitar equívocos na leitura das frases em razão da sua semelhança com o
ponto final.
2.3.7.3 Quando inserida de forma completa no texto, a identificação

funcional do servidor militar da PMMG será feita no formato nº PM + posto
ou graduação + nome completo.
Exemplo:
nº 310.126-5, Sd 1ª Cl PM João Guimarães Rosa
A sigla PM, inserida na apresentação acima, indica a corporação Polícia

Militar, distinguindo o servidor daqueles lotados em outras instituições
militares.
2.3.7.4 Sempre que for necessário destacar o quadro ao qual pertence

o servidor militar, a sigla indicativa correspondente será inserida na sua
identificação após a sigla PM.
Exemplo:
- nº 310.126-5, Sd PM QPE João Guimarães Rosa
- nº 420.120-3, 2º Ten PM QOC Fernando Pessoa
- nº 270.300-2, Cel PM QOS Mário de Miranda Quintana
2.3.7.5 As abreviaturas da palavra número devem corresponder aos

seguintes critérios:
a) a forma nº é empregada:
− para a classificação e o controle dos documentos

administrativos de tipos diversos:
Exemplo:
Resolução nº ...
Comunicação Disciplinar nº ...
Ofício nº ...
− para anteceder o registro da identificação funcional do

servidor:
Exemplo:
- nº 712.765-3, 1º Sgt PM Afonso Henriques de Lima Barreto.

b) a forma n. é empregada para distinguir volumes e edições de

documentos e publicações mencionadas no texto:
Exemplo:
Revista O Alferes, vol. 26, n. 68...
c) a formatação em caixa alta das formas reduzidas nº e n. somente

dever ocorrer quando, em razão do padrão definido para a formatação
do documento, toda a denominação do elemento ou a passagem do
texto for grafada em letras maiúsculas:
Exemplo:
RESOLUÇÃO Nº ...
REVISTA O ALFERES, VOL. 26, N. 68...
2.3.8 Alguns casos para o emprego de maiúsculas e minúsculas
Os casos apresentados neste tópico especificam usos a serem observados

na produção dos documentos da PMMG. Os casos mais gerais para emprego
de iniciais maiúsculas e minúsculas devem ser orientados pela consulta à
gramática normativa.
2.3.8.1 Devem ser grafados com inicial maiúscula
a) As denominações dos postos e graduações da PMMG em suas

formas por extenso ou abreviadas:
Exemplo:
Por extenso - Coronel, Capitão, Soldado, etc.
Abreviado - Maj, Sgt, Cb, etc.
b) Os termos genéricos que remetam a designações referentes ao

servidor em exercício de atividades na PMMG:
Exemplo:
Oficial, Praça, Militar, etc.
O emprego das iniciais maiúsculas nos vocábulos tratados neste tópico

visa a distinguir as denominações referentes ao servidor militar das formas
semelhantes atribuídas aos substantivos comuns fora do contexto da PMMG:
a praça Sete de Setembro, o documento oficial, o armamento militar, etc.

c) Os nomes que remetam a designações de cargos, títulos e

autoridades religiosas, da PMMG ou fora dela, em sentido genérico
ou não:
Exemplo:
Governador do Estado, Comandante-Geral, Deputado, Diretor,
Arcebispo, Reitor, Almoxarife, Comandante, etc.
d) Os nomes das Unidades da PMMG, dos demais órgãos públicos

e dos estabelecimentos particulares e de seus órgãos técnicos,
divisões e departamentos:
Exemplo:
Tribunal de Justiça, Academia de Polícia Militar, Instituto Médico Legal,
Escola de Formação e Aperfeiçoamento de Sargentos, etc.
2.3.9 A pontuação aberta nos modelos de estrutura
A pontuação aberta - ausência de ponto final em alguns dos elementos

estruturais dos documentos - é recurso próprio da redação técnica.
Nos documentos da PMMG, essa estratégia é empregada nos itens de
alguns cabeçalhos, na apresentação da numeração dos documentos, na
identificação do signatário e em certos vocativos.
Nos modelos de estrutura apresentados neste Manual, a pontuação dos

elementos constituintes está devidamente representada para permitir a
visualização pelos redatores.
Não se admite a pontuação aberta no corpo dos textos dos documentos

oficiais.
2.3.10 A questão do suporte dos documentos e a formalidade
Para fins de produção textual, suporte é o termo empregado para indicar “o

locus físico ou virtual com formato específico que serve de base ou ambiente
de fixação [...] do texto” (Marcuschi, 2008). Não é o suporte, mas a esfera
de produção e circulação do documento que determina a formalidade ou o
estilo da escrita.
Dessa forma, as mensagens eletrônicas e os demais documentos que

circulam em meio eletrônico devem atender aos padrões de formalidade
próprios do ambiente institucional.

A decisão sobre encaminhar determinada comunicação via mensagem

eletrônica decorre, a princípio, da avaliação sobre a adequação desse
meio, o que abrange considerar: se os destinatários têm acesso ao sistema
utilizado; se inexiste outro canal considerado como meio exclusivo para
estabelecer a interação; se o trâmite posterior do texto não será inviabilizado
em razão do suporte incialmente empregado, etc.
Produzidos no meio eletrônico institucional, os documentos são legitimados

pelas modalidades de assinatura eletrônicas pertinentes a cada caso,
conforme procedimentos previstos, para cada situação, em normas
reguladoras.
2.3.11 A estruturação dos textos
A estrutura das frases, dos períodos e dos parágrafos dos textos decorre,
a princípio, do objetivo mais geral da comunicação e dos padrões estéticos
convencionados para o documento. A qualidade da comunicação está
relacionada, portanto, à identificação inicial da tipologia predominante no
texto - narração, descrição, dissertação, argumentação, injunção, etc. - e à
seleção das estratégias decorrentes dessa identificação.
Documentos produzidos em formulários convencionados, em meio impresso

ou virtual, apresentam campos tabulares para destacar informações
descritivas e narrativas. Tais informações devem ser consideradas por
ocasião da produção das passagens que demandem a escrita contínua.
Documentos cujas estruturas contemplem partes tabuladas e contínuas
devem, como os de estrutura homogênea, ser considerados em sua
integridade para fins de inserção ou busca de informações.
2.3.12 A numeração de tópicos dos textos
Alguns documentos possuem a estrutura organizada em tópicos numerados,

ou seções, aspecto que facilita a elaboração, a leitura e a eventual remissão.
A numeração de parágrafos, muito embora não constitua a forma estrutural

de todos os documentos, pode ser aplicada quando esse procedimento
for necessário para facilitar o entendimento e a remissão das partes dos
textos mais longos. Documentos tais como os ofícios, os relatórios e alguns
memorandos podem receber a numeração sequencial dos seus parágrafos,
conforme exemplo a seguir.

Exemplo:
Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto, texto, texto,texto, texto, texto, texto, texto, texto.
2. Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto.
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto.
Nos documentos cuja padronização de forma prever a estruturação de

tópicos ou seções, a numeração deve indicar a subordinação e a relação
entre as informações expostas, o que se faz com o emprego da numeração
progressiva, até o nível quaternário:
Exemplo:
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,texto, texto, texto, texto, texto.
1.1. Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto.
1.1.1. Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto, texto.
1.1.1.1. Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto.
Nos casos em que for necessário numerar itens do nível quaternário, isso
será feito pelo emprego das alíneas e das subalíneas, sequencialmente:
Exemplo:
[...]
1.1.1.1 Unidades Envolvidas
a) da APM:
- EFO;
- EFAS;
- EFSd.
Os textos que sucedem as alíneas e as subalíneas serão encerrados com

ponto e vírgula, à exceção dos últimos itens, que recebem ponto final.

2.3.13 Controle da produção e do trâmite de documentos
2.3.13.1 Visando a facilitar o controle pelo órgão expedidor e pelo receptor,

assim como o trâmite e a resposta do documento, é conveniente tratar de
apenas um assunto em cada texto.
2.3.13.2 Quando o documento possuir mais de uma página, recomenda-se

numerá-lo, a partir da segunda página, no canto inferior direito. Nesse caso,
é possível repetir, junto à numeração das páginas, o número e o controle do
documento, quando existentes.
2.3.13.3 Para fins de controle da produção, podem ser aplicadas, no rodapé

da página, alinhadas à esquerda, as iniciais do redator e do digitador,
conforme for o caso. Isso é feito com a mesma fonte do texto, reduzida.
Exemplo:
- caso em que existe apenas o redator ou o digitador:
FMSF/digitadora
- caso em que existem o redator e o digitador:
LHPG/redator – FMSF/digitadora
2.3.13.4 Além da inserção da numeração dos textos produzidos, adota-se o

sistema de protocolo, que registra a saída e a entrada do documento, com
suas informações básicas - destinatário, síntese do assunto, etc. -, assim
como quaisquer informações que permitam rastrear o seu trâmite.
2.3.13.5 O registro da entrega dos documentos será feito por meio de

recibos apostos pelos responsáveis pela coleta de malotes, por protocolos
dos serviços de despacho de documentos e, no caso da entrega em mãos,
da aposição do recibo do funcionário responsável pelo recebimento em livro
de protocolo próprio, controlado pelo setor emissor.
2.3.13.6 Na PMMG, o servidor responsável pelo recebimento de quaisquer

documentos deve identificar-se claramente nos recibos que emitir. Isto pode
ser feito pela aposição do nome legível ou pelo número funcional, sempre
acompanhados da assinatura e do posto ou da graduação. O servidor civil
adotará os mesmos procedimentos, substituindo a indicação do posto ou
graduação pela sua função.

3 DOCUMENTOS DA PMMG
Os documentos apresentados neste Manual serão expostos em ordem

alfabética, portanto, sem nenhuma classificação que remeta a categorias
tais como nível de expedição ou função. A relação apresentada não esgota
o rol de documentos em uso na PMMG.
3.1 Ata
3.1.1 Conceito e finalidade
Ata é o documento destinado ao registro de fatos e deliberações transcorridos

em um encontro, uma reunião, uma assembleia ou uma convenção. Pode se
prestar para o registro de eventos rotineiros (ou ordinários) ou esporádicos
(extraordinários) de uma empresa, de um órgão público, de uma escola, de
uma associação, de um condomínio, etc. Pode assumir valor administrativo,
histórico ou jurídico, o que justifica os cuidados próprios para assegurar a
clareza e a fidelidade, assim como para evitar alterações posteriores.
O tempo verbal predominante, no registro das discussões e das deliberações,

é o pretérito perfeito do indicativo (abriu, leu, posicionou-se, decidiram, etc.).
A redação da Ata é responsabilidade de um membro designado como

Secretário, de forma efetiva ou para a função eventual em uma reunião,
conforme o caso.
3.1.2 Forma
Embora a Ata tradicional, manuscrita, fosse redigida em bloco – sem

parágrafos no corpo do texto, também denominada ata discursiva –, mais
modernamente, com o uso dos processadores de texto, é possível organizá-
la em parágrafos e em tópicos, denominada ata moderna ou esquemática.
A preocupação em elaborar a Ata manuscrita no formato em bloco decorre da

necessidade de evitar alterações posteriores, por acréscimo. Essa mesma
preocupação demanda a eliminação dos espaços em branco que sugiram a
possibilidade de adulteração do registro.
Ainda que produzida com o uso de processadores de texto, a Ata pode

assumir o formato em bloco, decisão que decorre dos padrões a serem
adotados pela equipe que se reúne, geralmente com a orientação do
Presidente e do Secretário.

Abreviações não são comuns em Atas, manuscritas ou digitadas. Privilegia-

se a forma por extenso de palavras e números, eliminando-se, assim,
abreviações, números arábicos, etc., inclusive para registros de valores e
datas. Nos casos em que a inserção das formas abreviadas for indispensável,
devem vir precedidas das formas por extenso.
3.1.2.1 Título
Centralizado, em caixa alta, com a indicação geral do contexto em que se

dá a reunião. Tratando-se de evento rotineiro, apresenta-se a sequência
numérica do evento em números ordinais. Não há ponto após o título.
Exemplos:
ATA DA TERCEIRA REUNIÃO DA COMISSÃO 34/2016-EMPM
ATA DA REUNIÃO DOS PROFESSORES DO CFSD/2017-EFSD
3.1.2.2 Texto
O texto da Ata apresenta três grupos de informações: dados introdutórios,

ordem do dia e fecho padrão.
Os dados introdutórios registram: o dia, o mês, ano e a hora em que se inicia

o evento; o local em que o evento ocorre; o presidente, ou outra função do
responsável pelo evento, mencionando o seu nome completo; o secretário,
pessoa encarregada do registro da Ata, mencionada pelo nome completo; a
menção às pessoas presentes, indicadas pelos nomes completos.
Tratando-se de evento com grande número de pessoas, podem-se adotar,

avaliada a conveniência, os seguintes recursos:
a) mencionar que serão listados por ocasião da assinatura:

“...presentes os professores designados e os contratados, conforme
assinaturas que se seguem...”;
b) mencioná-los de maneira mais geral:

“...presentes os professores designados e os contratados....”
A ordem do dia contempla: a pauta da reunião; a verificação do quórum
exigido para o evento se for o caso; os assuntos tratados, as deliberações
e os demais procedimentos. Pode incluir, quando necessárias, a leitura e a
aprovação de uma Ata anterior.
A declaração de voto, embora não seja informação indispensável, pode

ser incluída a pedido do interessado e mediante aprovação do presidente,
especialmente nos casos em que a natureza das deliberações sugerirem a
necessidade de registrá-la.

O fecho padrão é a fórmula na qual se inserem informações sobre o horário

de encerramento, assim como dizeres próprios do gênero, como nos
exemplos que se seguem:
Exemplos:
Nada mais havendo a tratar, deu o Presidente por encerrada a reunião, às

treze horas da mesma data, e eu, 3º Sgt PM Manuel Antônio Álvares de
Azevedo, Secretário, lavrei a presente ata que, depois de lida e julgada
conforme, será assinada por todos os presentes.
Nada mais sendo tratado, o Presidente encerrou a assembleia, às quinze

horas da mesma data, determinando-me a lavratura desta ata que, lida e
aprovada pelos presentes, será assinada por todos.
A reunião foi encerrada às nove horas. Para constar, eu, 3º Sgt PM Manuel
Antônio Álvares de Azevedo, Secretário, lavrei a presente ata, que será
lida e assinada, após julgada conforme.
3.1.2.3 Assinaturas
Após o texto, incluem-se a identificação e as assinaturas dos presentes.

Tratando-se de evento com grande quantidade de pessoas, é possível
que parte delas assine a Ata, operando como representantes dos demais.
Essa circunstância deve ser registrada na Ata e ser do conhecimento dos
presentes. Presidente e Secretário sempre assinam a Ata.
Assina primeiro o Presidente da sessão e, por último, o Secretário. As

assinaturas são dispostas de maneira tal que se impeça a inclusão posterior
de signatários que não participaram da sessão.
3.1.3 Outras peculiaridades
Uma das importantes preocupações referentes à Ata é de que ela seja

registrada de maneira que nada possa ser acrescentado ou modificado
sem o devido conhecimento de todos os participantes e sem que isso esteja
devidamente assinalado no documento. Para tal, devem ser adotados os
seguintes cuidados:
a) nas atas manuscritas, anular todos os espaços em branco;
b) também nas atas manuscritas, adotar expressões retificadoras

quando o Secretário percebe incorreções no texto;
c) se o engano for percebido durante a redação do texto, utiliza-se a

expressão “digo”: “...no dia sete de maio, digo, no dia seis de maio
de dois mil e dezessete...”;

d) se o engano for percebido após o encerramento do texto, utiliza-se a

expressão “em tempo”, cuidando-se de sinalizar onde está localizada
a incorreção: “Em tempo: na quinta linha, onde se lê “drogaria”, leia-
se “padaria”;
e) as abreviações, quando estritamente necessárias, serão precedidas

da denominação por extenso: “... a documentação sobre o
licenciamento será encaminhada para o Conselho Comunitário de
Segurança Pública (CONSEP)...”;
f) os números são redigidos por extenso, ainda que precedidos do
registro em algarismos arábicos:
Exemplos:
- Aos cinco dias do mês de maio do ano de dois mil e doze...
- [...] ficou decidido que o valor mensal da contribuição para formatura
será de R$ 50,00 (cinquenta reais) [...]
- [...] todos deverão chegar com quinze minutos de antecedência para a
palestra [...]
g) possuindo a Ata mais de uma folha, todos os que assinaram o

documento rubricam as demais páginas.
As Atas digitadas podem ser coladas nos livros, o que proporciona maior
segurança, ou, ainda, arquivadas em pastas próprias. Ainda que digitada ou
elaborada no formato esquemático, a Ata não prescinde de mecanismos de
controle, tal como: o registro dos termos de abertura e de encerramento
dos livros ou pastas de controle das Atas, assinados pela maior autoridade
envolvida nos eventos rotineiros; a numeração sequencial das folhas das
Atas arquivadas na pasta, assim como das páginas do livro, conforme o caso.
Algumas situações requerem o selo do cartório onde a Ata foi registrada, o
carimbo do órgão ou setor responsável ou outros mecanismos de controle.
É facultativa a numeração das linhas da Ata, o que pode facilitar a remissão
a partes internas. Nesse caso, numera-se desde a primeira linha do texto até
a última de identificação das pessoas que assinam a Ata.
A Ata deve conter, de forma clara e fidedigna, os assuntos tratados na
reunião, o que não equivale a dizer que devem ser registradas todas as falas
das pessoas – não se trata de transcrição das falas dos presentes. A fim
de assegurar que o documento atinja todos os seus objetivos, sem conter
informações desnecessárias, o Secretário deve cuidar de:
a) preparar-se para a sessão, informando-se previamente sobre os
motivos que a determinaram e identificando quais pontos devem ser
alvo de registro;

b) utilizar linguagem clara e concisa;
c) buscar a fidelidade à fala das pessoas, sem limitar-se a transcrever

o que é dito por elas;
d) adequar os registros à variante culta da língua, exceto quando o

discurso direto for essencial;
e) detalhar processos, ordens, atribuições e outros cujo resgate deva

ser feito por meio da posterior leitura da ata;
f) selecionar o que, de fato, importa para o resgate futuro das informações

– em regra, registram-se as decisões, não os debates. Em alguns
casos, pode ser necessário registrar posicionamentos contrários ou
favoráveis à determinada decisão ou mesmo a sustentação legal das
decisões. Trata-se, portanto, de selecionar as informações principais
das secundárias.
A Ata pode ser redigida durante a sessão, de maneira que seja assinada tão
logo ela se encerre, ou, ainda, a posteriori, o que requer a coleta posterior
de assinaturas – procedimento facilitado no caso dos eventos rotineiros, já
que haverá nova situação em que todos estão presentes.
No caso das sessões rotineiras, registra-se no texto a realização da leitura,

da aprovação e a assinatura da Ata anterior. A conveniência da adoção da
coleta a posteriori das assinaturas deve ser avaliada, especialmente nos
casos em que as decisões tomadas no evento gerarem responsabilidades
que requeiram cumprimento imediato.
As deliberações de uma sessão não podem ser modificadas com a alteração

da Ata. Havendo deliberações que contrariem ou complementem o que foi
tratado em um evento, deve-se convocar nova sessão para outra discussão,
com registro da Ata correspondente, respeitadas as normas existentes para
cada situação – há casos em que se deve respeitar número de presentes,
a presença de determinados membros, o prazo entre um evento e outro, a
formalidade da convocação, etc.
3.1.4 Elaboração de atas via IntranetPM
O Painel Administrativo da Intranet PM fornece rotina para convocação de

reuniões e registro da respectiva ata, para tanto, basta o usuário clicar em
“Mensagens” na página principal da Intranet PM e depois clicar em Reuniões
(FIG.3):

Figura 3 - Acesso à funcionalidade de Reuniões da IntranetPM.
Fonte: IntranetPM, 2019.
Após acessar o ambiente, o usuário deverá incluir uma Reunião ou, caso
já tenha uma reunião registrada no sistema, acessará as informações da
reunião e ambiente para elaboração da respectiva ata escolhendo entre
as opções “Que fui convocado” e “Que eu marquei”, do lado esquerdo do
menu. Importante ressaltar que as reuniões ficam vinculadas à caixa de
mensagens individual ou administrativa que as tenha criado ou que tenham
recebido as convocações. O usuário poderá também exibir as reuniões por
status (realizadas, canceladas, agendadas etc.) (FIG. 04):
Figura 4 - Ambiente para registro de reuniões na IntranetPM.

Depois de inserir os dados básicos da reunião, deve-se inserir os

participantes, as pautas, os respectivos responsáveis e o tempo estimado
para exposição de cada assunto. A ata será redigida conforme as pautas
definidas pelo usuário.
A ata poderá ser redigida durante ou após a reunião. Importante ressaltar
que o sistema salva automaticamente as informações inseridas nos campos
próprios da ata, para tanto, basta o usuário clicar no botão , situado do
lado direito de cada caixa contendo a “Descrição das Pautas” (FIG. 05).
Figura 5 - Ambiente para registro de atas de reuniões na IntranetPM.
O sistema também fornece rotina para cadastramento de deliberações

e encaminhamentos decorrentes da reunião, com funcionalidade para
encaminhamento de mensagem via Painel Administrativo aos responsáveis
(FIG. 6). Cada encaminhamento poderá ser atribuído como tarefa para um
ou mais militares ou ainda para uma caixa administrativa.
Figura 6 - Ambiente para registro de deliberações em reuniões

na IntranetPM.

3.2 Atestado
É o documento por meio do qual o signatário, autoridade do serviço público,

afirma objetivamente algo que tenha conhecimento sobre alguém, fato ou
situação.
3.2.2. Forma
3.2.2.1 Timbre ou logomarca
Geralmente centralizado ou alinhado à esquerda da página, seguido do

nome por extenso do órgão expedidor.
UNIDADE DE DIREÇÃO INTERMEDIÁRIA

UNIDADE DE EXECUÇÃO
3.2.2.2 Título
Iniciado pela palavra Atestado, em caixa alta, em negrito, tamanho 12,

centralizado na página em relação às margens do documento.
3.2.2.3 Texto
Nos casos mais simples, os Atestados são estruturados em apenas um

parágrafo. A conveniência de organizar o texto em mais parágrafos decorre
da própria complexidade do fato a ser tratado. Todas as palavras do texto
são expressas por extenso.
O Atestado é escrito em primeira pessoa e apresenta, em regra, as seguintes

partes:
a) verbo atestar, com formatação diversa do restante do texto – caixa

alta ou negrito;
b) registro claro e suficientemente detalhado do fato ou situação a ser

atestada.

3.2.2.4 Local, data e assinatura
O atestado deve ser encerrado informando a cidade, dia, mês e ano por
extenso em que ocorreu a emissão do documento, seguidos da identidade
(nome, posto ou graduação e função) e assinatura da autoridade signatária.
Belo Horizonte, 20 de março de 2135.
NOME DO SIGNATÁRIO, POSTO OU GRADUAÇÃO

Função do Signatário
3.2.3. Outras peculiaridades
Diferente do que ocorre com a Certidão, no Atestado não são citadas fontes
documentais de onde foram extraídas as informações. Para a emissão do
Atestado, não é necessária a existência de registro formal das informações.
O Atestado está sempre vinculado à função ocupada pelo expedidor, sempre

autoridade do serviço público ou responsável por serviços delegados pela
Administração Pública, tais como cartórios, escolas e autarquias.
Por questão de segurança, sugere-se registrar, no texto do Atestado – e de

documentos similares, tais como a Certidão –, os motivos que determinaram
a expedição do documento.
Exemplo de motivações para emissão de Atestados:

- ... a pedido do interessado...
- ... para fins de comprovação junto à Universidade do Estado de Minas
Gerais...
O Atestado, a Certidão e a Declaração têm em comum o fato de serem

expedidos por pessoa qualificada para afirmar algo a respeito de alguém ou
alguma coisa. O contexto mais específico de cada situação – a delimitação
de quem afirma, do assunto afirmado, da pessoa ou coisa sobre o qual se
afirma – é determinante para a definição do gênero textual a ser produzido.
Em regra, a esfera de produção – se da Administração Pública ou do

contexto particular – deve ser o primeiro orientador da distinção entre os
três documentos, conforme está demonstrado no quadro que se segue:

Quadro 3 - Diferenças entre Atestado, Certidão e Declaração.
Diferenciação Certidão Atestado Declaração
Redação particular ou
Quanto à esfera Redação oficial Redação oficial
empresarial
Quanto à fonte de Conhecimento do
Documentos Conhecimento do signatário
informações signatário, documento
Quanto ao signatário Autoridade pública Autoridade pública Particular
Quanto à constância Geralmente transitórios,
Permanentes Variável
dos fatos passíveis de modificação
Atestado de bons
Certidão de Inteiro Teor antecedentes
Declaração de vínculo
empregatício em empresa
Certidão de Nascimento Atestado de lotação de
Exemplos
servidor público
Declaração de extravio de
Extrato de Registros
documentos ou cheques
Funcionais Atestado de capacidade
técnica
Fonte: Elaborado pelos autores com dados de Martins e Zilberknop (2010), Medeiros
(2010, Zanotto (2009), Gold (2010), Kaspary (2004).
A Declaração não tem vínculo com função pública ocupada pelo signatário.
Por esse motivo, quando a afirmação decorrer dessa função, deve-se emitir
o Atestado ou a Certidão, de acordo com o caso.
Apesar da clara distinção da esfera de produção, alguns documentos que

circulam na administração pública receberam a denominação Declaração,
com indicação da finalidade específica, mesmo quando demandam emissor
ocupante de cargo público. Diante de necessidade que requeira a produção
de documento já denominado Declaração em norma existente, sugere-se
manter o nome instituído a fim de evitar embates com outros órgãos da
Administração.
Na PMMG, no entanto, a criação e a produção de documentos cuja função

seja afirmar fatos sobre pessoas, fatos ou situações serão precedidas da
análise sobre a correta denominação, Atestado ou Certidão, conforme
especificado neste Manual, ou, ainda, outro gênero cuja produção seja
coerente com o contexto.

3.3 Certidão
A Certidão é o documento que contém informações objetivas extraídas de

fonte original – banco de dados, documentos, etc. – com o objetivo de provar
a existência de ato ou assentamento que esteja em poder do expedidor.
É expedida, e às vezes mandada expedir, por autoridade que possua
competência para tal, a pedido do próprio interessado, mediante solicitação
ou requisição de autoridade administrativa ou judicial ou, ainda, em razão
de ato de ofício.
Neste tópico, tratamos da Certidão em sua função, forma e peculiaridades

mais gerais. Outros gêneros textuais, desdobramentos da Certidão, podem
assumir forma e peculiaridades outras, contudo, não alteram a função original
desse gênero. É o caso da Certidão de Tempo de Serviço, da Certidão de
Inteiro Teor, da Certidão de Nascimento, etc.
3.3.2 Forma
3.3.2.1 Logomarca, timbre e título do documento
Logomarca geralmente centralizada ou justificada à esquerda da página,

seguida do nome por extenso do órgão expedidor e do título do documento
em caixa alta e negrito.

CERTIDÃO
3.3.2.2 Texto
Nos casos mais simples, as Certidões são estruturadas em apenas um

parágrafo. A conveniência de organizar o texto em mais parágrafos ou
mesmo em escrita tabular, decorre da própria complexidade do fato a ser
afirmado ou de convenções estabelecidas para Certidões específicas. Todas
as palavras do texto são expressas por extenso.

Deve ser escrita em terceira pessoa, a Certidão apresenta, em regra, as

seguintes partes:
a) indicação da função do signatário – pode conter, também, o seu

nome civil;
b) verbo certificar, com formatação diversa do restante do texto – caixa

alta ou negrito;
c) menção o documento, ato, registro ou qualquer outra fonte da qual

se extraem as informações; pode-se registrar o motivo da demanda
– o que foi requerido;
d) transcrição ou citação do que foi encontrado ou, se for o caso, registro

de que nada foi encontrado.
3.3.3.3. Fecho
Expressão em que o signatário declara que é verdadeiro o que consta da

Certidão.
Exemplos de fecho de certidão:

- O referido é verdade e dou fé.
Ou
- Por ser verdade, firma a presente Certidão.
3.3.3.4 Local, data e assinatura
Cidade, dia, mês e ano por extenso:
- Belo Horizonte, dois de março de dois mil e dezoito.
Em alguns casos, cita-se o órgão em que a Certidão é produzida:
- Comando de Policiamento da Capital em Belo Horizonte, aos dois de março

de dois mil e dezoito.
O documento é encerrado com a assinatura seguidos da identificação

(nome, posto ou graduação e função) e assinatura da autoridade signatária.
Belo Horizonte, aos vinte de março de dois mil trinta e cinco.

A Certidão está sempre vinculada à função ocupada pelo expedidor, sempre

autoridade do serviço público ou responsável por serviços delegados pela
Administração Pública, tais como cartórios, escolas e autarquias.
A Certidão pode ser numerada, para fins de controle, a critério do órgão

expedidor. Nesse caso, o número pode constar do título do documento.
Em alguns casos em que a Certidão se presta a atender procedimentos

rotineiros previstos em normas legais ou administrativas, é possível que a
produção desse documento esteja prevista em norma.
A Certidão Negativa registra que não há nenhuma informação sobre o fato

ou sobre a pessoa nas fontes consultadas. Nesse caso, acrescenta-se ao
título a palavra negativa.
A Certidão verbum ad verbum contém a transcrição integral dos registros

encontrados na fonte consultada. Nesse caso, pode receber o nome de
traslado.
A Certidão em breve relatório transcreve apenas os pontos demandados

para a produção do documento. Essa circunstância deve ser registrada na
Certidão.
Na Certidão de Inteiro Teor, espécie de Certidão verbum ad verbum, são

reproduzidos, integralmente, o texto do ato, assentamento ou registro de
onde se extraem as informações.
Quando a Certidão tem o objetivo de exprimir registros observados em

publicações sequencialmente publicadas, a inexistência de fatos em
determinado período deve ser destacada para não sugerir omissão de
informações.
Exemplo:
Ano 2009: Janeiro a março: sem registros;
Por questão de segurança do órgão expedidor e do signatário, sugere-se

registrar, no texto da Certidão – e de documentos similares, como o Atestado
–, os motivos que determinaram a expedição do documento:
Exemplo:
- ... a pedido do interessado...

- ... para fins de comprovação junto à Universidade do Estado de Minas
Gerais...

Quanto ao prazo para expedição da Certidão, a Lei 9051, de 18 de maio de

1995, estabelece:
Art. 1º As certidões para a defesa de direitos e

esclarecimentos de situações, requeridas aos órgãos da
administração centralizada ou autárquica, às empresas
públicas, às sociedades de economia mista e às fundações
públicas da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos
Municípios, deverão ser expedidas no prazo improrrogável
de quinze dias, contado do registro do pedido no órgão
expedidor.
Art. 2º Nos requerimentos que objetivam a obtenção das

certidões a que se refere esta lei, deverão os interessados
fazer constar esclarecimentos relativos aos fins e razões
do pedido. (BRASIL, 1995).
O Atestado, a Certidão e a Declaração têm em comum o fato de serem

expedidos por pessoa qualificada para afirmar algo a respeito de alguém ou
alguma coisa. O contexto mais específico de cada situação – a delimitação
de quem afirma, do assunto afirmado, da pessoa ou coisa sobre o qual se
afirma – é determinante para a definição do documento a ser produzido.
Veja quadro expositivo e esclarecimentos complementares em Atestado.

3.4 Diretriz
Documento que apresenta o conjunto de preceitos e de orientações

específicas baixadas pelo Comandante-Geral, como desdobramento de
suas políticas. A Diretriz direciona a atividade de planejamento nos níveis
estratégico, tático e operacional para atingimento dos objetivos e das metas
estabelecidos, podendo abranger aspectos tanto administrativos quanto
finalísticos.
As diretrizes serão publicadas em BGPM e poderão, avaliada a conveniência,

em seu formato impresso, receber encadernação. Nesse caso, a padronização
do formato e da apresentação visual atenderá ao que for especificado para
a categoria na qual se inserir o volume.
3.4.2 Forma
A estruturação da Diretriz permite a inserção de elementos essenciais e

opcionais, categorizados em razão de sua natureza pré-textual, textual e
pós-textual. A ordem de apresentação dos elementos deve seguir a forma
como se apresenta a seguir.
São elementos pré-textuais:

- capa (essencial);
- folha de rosto;
- epígrafe;
- relação de autoridades (essencial);
- relação da equipe ou comissão responsável pela elaboração do documento
(essencial);
- ficha catalográfica;
- apresentação;
- lista de abreviaturas e siglas;
- sumário (essencial).
São elementos textuais:

- texto (essencial);
São elementos pós-textuais:

- referências (essencial);
- glossário;
- anexo(s);
- quarta capa.

3.4.2.1 Capa
A arte da capa atenderá aos padrões que visem à identificação com outras
Diretrizes com as quais guarde relações de afinidade, tais como a natureza
da atividade regulada. Poderá conter ilustrações e gráficos que reportem ao
conteúdo tratado.
São elementos essenciais da capa: a logomarca da PMMG; a numeração

sequencial e o controle da Diretriz, a síntese do assunto tratado; a cidade
e o ano de emissão. A segunda edição, assim como as que a sucederem,
devem ser assinaladas na capa, seguidas da inscrição revisada, atualizada
ou ampliada, conforme for o caso.
3.4.2.2 Folha de rosto

A folha de rosto, elemento opcional, apresenta os elementos essenciais
próprios da capa, sem as ilustrações e as cores.
3.4.2.3 Epígrafe
A epígrafe, elemento opcional, pode conter a citação direta de pensamento
relacionado ao assunto tratado na diretriz, com a indicação do autor. Pode
conter a citação da identidade organizacional da PMMG.
3.4.2.4 Relação de autoridades e equipe responsável pela elaboração da

Diretriz
A relação de autoridades em atuação e dos órgãos em atividade por ocasião
da divulgação da Diretriz, assim como a do pessoal envolvido na elaboração
do documento, podem ser apresentadas em páginas distintas ou em uma
mesma página.
3.4.2.5 Ficha catalográfica

A ficha catalográfica, elemento opcional, deve ser elaborada por profissional
especializado da Academia de Polícia Militar. Sempre que possível, deve
compor a estrutura da Diretriz.
Pode figurar em página isolada ou juntamente com a relação de autoridades

e da equipe responsável pela elaboração.
3.4.2.6 Apresentação
A apresentação contém as palavras iniciais a respeito do conteúdo da
Diretriz, de sua importância para o desenvolvimento das atividades com as
quais se relaciona, das concepções mais gerais que orientaram a elaboração
do documento, dentre outras.

Deve ser um texto breve de, no máximo, duas páginas, e pode ser assinado
pela mesma autoridade que assina a Diretriz, pela comissão responsável
pela elaboração ou por seu presidente ou, ainda, por autoridade cujo notório
conhecimento abone o conteúdo da diretriz.
Não deve ser confundida com a introdução da Diretriz, parte inicial do texto.
Não deve, portanto, conter a síntese dos tópicos nos quais se estrutura o
documento.
Pode ser encerrada com o registro do local, da data e com o nome do

responsável pela apresentação.
3.4.2.7 Lista de abreviaturas e siglas

A lista de abreviaturas e siglas, elemento opcional, facilita o resgate dos
termos utilizados nos documentos mais extensos, especialmente quando
empregadas com frequência. Se apresentada na Diretriz, deve conter todas
as abreviaturas e siglas empregadas no documento, em ordem alfabética,
seguidas de sua apresentação por extenso. As siglas e abreviações utilizadas
devem seguir aos padrões em uso na PMMG.
3.4.2.8 Sumário
O sumário especifica o conteúdo, apresentando-o em seus tópicos principais
e respectivas subdivisões, na sequência em que são apresentados no
documento. Deve apresentar todos os tópicos do documento, inclusive os
pós-textuais, à exceção da quarta capa.
3.4.2.9 Texto
O texto recebe estruturação coerente com os propósitos da Diretriz.
Geralmente iniciado com a introdução, ou com a contextualização, parte
na qual se apresentam, de forma objetiva, informações preliminares para
o entendimento da obra e a síntese dos assuntos tratados nos tópicos
seguintes. Não há inserção da logomarca no início do texto.
O desenvolvimento do texto pode apresentar tópicos tais como: finalidade;

objetivos; conceitos, pressupostos e definições; fundamentos ou princípios
que orientaram a elaboração da Diretriz; percurso histórico; panorama
político; econômico ou social; aspectos legais e normativos; metodologia
empregada; dados estatísticos, dentre outros, coerentes com o conjunto
de preceitos e de orientações apresentados na Diretriz, estes expostos de
forma objetiva e clara, em quantos itens forem necessários.
Podem ser acrescentadas ilustrações tais como gráficos, fotografias,

infográficos, quadros, tabelas, dentre outras, para facilitar a compreensão
do assunto a ser tratado. Sempre que a abordagem estiver sustentada em
fontes diversas, estas devem ser sinalizadas no texto para fins de remissão
às referências da Diretriz. O texto se encerra com as considerações finais ou
com as recomendações finais.

3.4.2.10 Referências
Listagem das obras, em suportes diversos, utilizadas para a elaboração da
Diretriz. Deve ser organizada no sistema alfabético de entrada, conforme
normas em vigor da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).
3.4.2.11 Glossário
Elemento opcional que apresenta a relação de termos pouco conhecidos.
Podem ser incluídos os sentidos dos termos de natureza técnica, assim
como o sentido adotado para termos aos quais a polissemia possa dificultar
a compreensão.
3.4.2.12 Anexos
Elemento opcional que apresenta informações e documentos
complementares ou textos esclarecedores. Havendo dois ou mais anexos,
estes serão identificados por letra maiúscula sequenciais, ao que se segue
o travessão e o respectivo título. A letra indicativa do anexo não é grafada
entre aspas.
Exemplo:
Anexo A – Relatório de Supervisão Acadêmica
Anexo B – Modelo de ofício do Manual de Redação Oficial da Presidência
da República
Sempre que houver, deve ser citada a fonte dos textos e dos documentos
incluídos nos anexos ou apêndices. Nos documentos oficiais, diferente
do que ocorre com a redação acadêmica, não se diferenciam anexos de
apêndices.
3.4.2.13. Quarta capa

Elemento opcional, figura necessariamente nas Diretrizes impressas
para encadernação. Inclui a logomarca da PMMG na margem inferior,
centralizada. Pode incluir a logomarca do Estado de Minas Gerais. Nesse
caso, ambas são posicionadas no mesmo nível, próximas à margem inferior,
posicionando-se a logomarca da PMMG à esquerda da que representa o
Governo Estadual.

A Diretriz será reeditada nos casos em que for necessário modificá-la parcial
ou totalmente. Excetuam-se aos casos previstos neste item as modificações
curtas e as temporárias, o que se fará com a publicação em BGPM. Nesses
casos, a versão atualizada da Diretriz disponibilizada para consulta deve
preservar a parte substituída, grifada com tachado duplo, seguida da nova
redação. As Diretrizes e suas alterações serão publicadas em Separatas de
BGPM.
A estrutura da Diretriz, com seus elementos opcionais e essenciais,
apresenta-se como demonstrado no esquema.

3.5 Estudo de Caso
Documento pelo qual se estuda determinado fato ou situação, com o objetivo

de buscar erros e acertos e, por conseguinte, extrair do caso em estudo os
ensinamentos necessários à assessoria e a atuações posteriores.
O evento objeto do Estudo de Caso caracteriza-se por sua natureza emergente
e singular que não permite, a princípio, o desenvolvimento de análises sob
os parâmetros adotados em casos anteriores. Demanda, nesse sentido, o
conhecimento aprofundado do fenômeno e dos fatores intervenientes para
permitir sua adequada compreensão.
A particularidade do caso pode decorrer tanto da amplitude dos resultados
de uma falha quanto da conclusão de uma ação complexamente exitosa
– as boas práticas. O Estudo de Caso pode resultar em providências de
natureza normativa, operacional, formativa, etc. com vista à prevenção ou à
replicação de resultados semelhantes ao observado. Possui vínculo direto
com a memória institucional e se configura como um dos mecanismos de
gestão do conhecimento.
São propriedades do evento tratado no Estudo de Caso:
Figura 7 - Propriedades do evento tratado no Estudo de Caso.
Recente Singular
Altamente
Relevante
Complexo
Caso para
Estudo
Fonte: Adaptado de MINAS GERAIS (1987)
Em razão de seu detalhamento, o produto final deve apresentar informações

pormenorizadas que não poderiam ser plenamente obtidas pela leitura dos
documentos produzidos imediatamente após o evento, tais como boletins de
ocorrência ou relatórios.
Documentos que registrem informações que possam contribuir para o

entendimento do caso, produzidos antes ou após o evento, devem ser
consultados pelo redator do Estudo de Caso. Esses documentos constituem
fontes do estudo, assim como entrevistas realizadas pelo redator, fotografias,
mapas, quadros, notícias, etc.

Predomina no Estudo de Caso a tipologia textual narrativa. Os fatos são

apresentados de forma objetiva e em ordem cronológica de sua ocorrência.
O foco da narrativa é a ocorrência principal, mas os detalhes do entorno físico
e temporal, externo e interno, anterior ou posterior, devem ser considerados
como dados a serem inseridos com vistas a compreensão da dinâmica dos
fatos e para o desenvolvimento do cenário completo.
Eventualmente, o redator pode destacar a fonte de informações pontuais da

narrativa, assim como pode reproduzir excertos de falas em discurso direto.
Prevalece, porém, a narrativa contínua na voz do relator. As entrevistas não
devem ser reduzidas a termo.
O responsável pela produção do Estudo de Caso será designado formalmente

por meio de ato da autoridade competente, assim entendida aquela que tem
responsabilidade sobre o espaço territorial ou sobre a área técnica, até o
nível de Unidade. O ato de designação conterá prazo para a apresentação
do Estudo de Caso.
3.5.2 Forma
O Estudo de Caso apresenta-se na estrutura mais geral, conforme exposição

a seguir.
3.5.2.1 Identificação da unidade emissora
Logomarca padronizada, centralizada na página, seguida da identificação

da Unidade de Direção Geral ou Intermediária e da Unidade responsável
pela elaboração do documento, estas por extenso e em caixa alta. O
espaçamento entre as linhas das denominações das Unidades é um.

3.5.2.2 Numeração e assunto
Devem estar centralizados, o segundo uma linha abaixo do primeiro. A

numeração sequencial do Estudo de Caso será fornecida pela Seção
responsável pelo controle na Unidade a que pertence à autoridade que
determinou a elaboração do estudo. O assunto sintetiza o evento estudado.


Estudo de Caso nº 30/2017-18º BPM

ASSUNTO
3.5.2.3 Texto, organizado em tópicos numerados progressivamente
A disposição das informações, apresentada a seguir, contém seções

primárias, introdução, contextualização - localização temporal e espacial
- antecedentes, narrativa do caso, análise e conclusão. À exceção das
subdivisões da introdução, as demais são facultativas e ajustáveis à situação
concreta analisada. Podem ser modificadas, excluídas ou substituídas sob
a avaliação do redator, responsável por avaliar a natureza das informações
necessárias ao entendimento do caso.
A inclusão de outras subseções deve atender à real necessidade de elucidar

os acontecimentos. É dispensável a exposição de dados que não convergirão
para esse objetivo, a exemplo da apresentação de informações históricas ou
conjunturais que não serão retomadas no Estudo de Caso.
Introdução
Síntese do caso
Em breve parágrafo narrativo, o redator apresenta a síntese do evento.
Fontes acessadas para a reconstituição do caso

Exposição das fontes consultadas para a obtenção das informações que
subsidiam a narrativa do caso, a exemplo de entrevistas, observações,
documentos internos ou externos, notícias, sites, redes sociais, etc. Exceto
quando indispensáveis, as fontes não serão anexadas. As entrevistas não
devem ser reduzidas a termo.
Contextualização
O objetivo da contextualização é apresentar informações físicas, espaciais e
de conjuntura que permitam localizar o evento e entender fatores que possam
ter influenciado na forma como se desencadeou. Inclui, necessariamente, a
localização temporal e a espacial e os antecedentes, estes selecionados de
acordo com a natureza do caso.
Localização temporal e espacial

Data e hora do evento principal
Local
Endereço
Unidade de Área – ou especializada – responsável

Antecedentes
Levantamento de documentos, informações, condições e situações que
contribuam para a compreensão da emergência do fato, da previsibilidade
ou da imprevisibilidade dos resultados, do planejamento prévio institucional
em relação a eventos correlatos. Tais informações permitirão que o redator
do Estudo de Caso desenvolva a análise do ocorrido.
Podem ser adicionadas ilustrações tais como fotografias, gráficos, mapas,

quadros, recortes de notícias, etc., desde que relevantes para a elucidação
do caso.
Documentos internos anteriores

Listar os documentos institucionais que abordem assuntos correlatos ou
que tratem de aspecto aplicável ao caso. Sintetizar a parte relevante para o
Estudo de Caso.
Informações prévias
Considerar as variadas fontes, inclusive informações provenientes da mídia
e de relatos verbais, fontes oficiais, estudos técnicos, etc. que tratavam,
alertavam, orientavam ou sinalizavam a possibilidade de ocorrência do fato
ou dos seus resultados.
Condições do entorno
Considerar aspectos tais como o clima, a geografia, os aspectos políticos e
os sociais, etc.
Situação da Unidade da PMMG responsável pelo caso

Considerar: as condições das instalações; os recursos humanos e os
logísticos disponíveis; os recursos humanos e os logísticos indisponíveis;
os eventuais conflitos internos; as alterações conhecidas; as providências
adotadas ou as sugeridas diante dessas alterações, etc.
Narrativa do caso
É ponto central do Estudo de Caso. A narrativa, sempre em ordem
cronológica, deve permitir entender os movimentos das pessoas envolvidas
e as consequências dos seus atos. Deve propiciar o entendimento sobre a
inter-relação entre os fatores e seus efeitos nos resultados.
Pode ser estruturada em etapas que destaquem os eventos críticos do

acontecimento, evitando o movimento circular de retomar partes da narrativa
para contar fatos novos. Sempre que necessário, pode ser complementada
com a descrição de pessoas, ambientes ou objetos relacionados ao fato.
Encerra-se com a conclusão do acontecido e com a apresentação das
medidas adotadas logo após.
Pode incluir, a título de complementação, informações sobre acontecimentos

que se sucederam como desdobramento do fato, tais como a exposição na
mídia, a repercussão junto aos públicos interno e externo, a instauração de
procedimentos apuratórios e o estabelecimento de normas sobre o assunto.
Não são, em regra, dados a serem considerados na análise do caso.

Análise
Explicitação dos aspectos a serem discutidos
Preliminarmente, o redator elencará os tópicos que serão discutidos
de maneira pormenorizada. Devem reportar aos problemas a serem
solucionados como resultado do Estudo de Caso.
Deve considerar as causas e as implicações, o papel dos atores diretos e
indiretos, os efeitos do caso na situação atual, a identificação de modificações
significativas após o fato, etc.
Na sequência, considerando cada tópico elencado, estabelecerá
relações entre os acontecimentos, o contido nos documentos normativos,
doutrinários, informativos, etc., os conhecimentos anteriores ao caso, os
fatores supervenientes, etc.
A análise não visa ao julgamento das ações das pessoas envolvidas,
portanto não devem privilegiar a apreciação quanto a esse aspecto. A ênfase
da análise deve estar, dentre outros, em aspectos que joguem luz sobre:
- a identificação de resultados inesperados e suas possíveis causas;
- a confirmação da relevância de resultados complexos em nível institucional;
- a demonstração da existência de lacunas nas normas institucionais que
regulem procedimentos em eventos similares;
- a constatação de divergências entre normas institucionais aplicáveis a
situações semelhantes;
- a verificação da adequação, conformidade ou completude das normas
internas que tratam de eventos similares, ainda que não percebidos por
ocasião da ocorrência dos fatos ou da análise preliminar à elaboração do
Estudo de Caso.
Conclusão
Breve apreciação sobre a relação entre as circunstâncias, as ações dos
envolvidos e os resultados. Indicação de medidas a serem adotadas.
Deve expor, sinteticamente, o ponto de vista do relator sobre o que deve ser
evitado, replicado, alterado, normatizado, atualizado ou padronizado, dentre
outros, em razão do que se pode aprender com o caso estudado.
A conclusão deve ser coerente com o que ficou demonstrado nos tópicos
anteriores.
3.5.2.4 Local, data e assinatura do signatário
O fecho do Estudo de Caso, aos moldes de outros documentos oficiais

da PMMG, deverá informar o local e data de elaboração, seguidos da
identificação e assinatura do responsável.
O posicionamento do fecho deve ser alinhado com os demais parágrafos do

texto, contendo o nome da cidade – por extenso –, o numeral referente ao
dia do mês, o mês por extenso e o numeral indicativo do ano. Na grafia do
ano, não se utiliza ponto nem espaço após o milhar; utiliza-se, no entanto,
o ponto final após a estrutura.

A identificação do signatário, podendo haver mais de um, deverá conter o

seu nome completo, seguido do posto ou graduação e da respectiva função
todos centralizados na página.

O termo estudo de caso remete, também, ao método científico adotado

no desenvolvimento de pesquisas na esfera acadêmica, configurado nos
formatos dos gêneros próprios dessa esfera, tais como artigos, monografias,
dissertações e teses.
A denominação do documento tratado nesta seção assemelha-se ao método

de ensino denominado caso em estudo – ou caso para estudos –, empregado
para estimular a aprendizagem por meio da análise de eventos corporativos,
propiciando a aplicação de conceitos estudados e a aproximação com
situações próprias do ambiente de trabalho.
Muito embora haja semelhanças nos objetivos mais gerais e na predominância

da narrativa para contar os casos, o Estudo de Caso, documento institucional
da PMMG tratado nesta seção, não se comunica plenamente – seja em
objetivos específicos, forma ou conteúdo – com o estudo de caso acadêmico
ou com o caso em estudo didático.
Em razão da necessidade de identificar as pessoas envolvidas nos fatos, e

diante do propósito de não expô-las a julgamentos individuais, o Estudo de
Caso deve tramitar, prioritariamente, no âmbito do grupo destinado a sua
análise, o que inclui, o responsável pela produção e os responsáveis pela
avaliação posterior do caso. A utilização do mesmo evento para fins didático
ou de divulgação científica deve ocorrer por meio da elaboração do gênero
textual pertinente, precedida dos trâmites institucionais requeridos em cada
caso.
O Estudo de Caso não se confunde, ainda, com outros documentos

ou processos cuja natureza seja apurar responsabilidades de natureza
administrativa ou disciplinar, para fins de punição ou de recompensa.
Por ocasião da produção, o problema objeto do Estudo de Caso não mais

permite intervenção, uma vez que já chegou a um desfecho.

3.6 Estudo de Situação
Documento por meio do qual se apresenta proposta para solução de

problema instalado ou iminente, sustentada na exposição e na análise da
conjuntura, das necessidades e das alternativas disponíveis.
A complexidade do problema e o seu relativo ineditismo determinam a

elaboração do Estudo de Situação como instrumento para assessorar o
Comando com vistas à tomada de decisão. Nesse documento, o encarregado
aborda o problema de forma completa, clara e organizada, apresentando
informações coordenadas e lógicas com o seu necessário detalhamento.
Tendo em vista que “a finalidade do Estudo de Situação é selecionar a melhor
linha de ação [estratégia]” (BRASIL, 2003), a formulação dessas linhas é
ponto central do documento.
Problemas relacionados às seguintes situações são exemplos que

demandam a elaboração do Estudo de Situação: proposição de alteração na
articulação operacional ou administrativa de Unidades; análise da viabilidade
de modificar a estrutura organizacional da PMMG; e possibilidade de
modificação de conceito, inclusão ou supressão no seu portfólio de serviços.
O Estudo de Situação pode ser elaborado em qualquer nível de comando,

mediante delegação da autoridade responsável pelo espaço territorial ou
pela área técnica à qual o problema se relaciona. Pode ser encaminhado a
uma autoridade superior àquela que determinou a elaboração, via cadeia de
comando, avaliada a competência para decidir sobre o caso.
3.6.2 Forma
O Estudo de Situação se configura pelo delineamento do problema a ser

solucionado, pela demonstração detalhada do cenário onde se verifica
ou onde se espera o desencadeamento do problema, assim como pelo
levantamento e pela análise das linhas de ação aplicáveis, culminando na
indicação da medida mais viável.
Para tal, os tópicos centrais do documento – missão, cenário, estratégias,

comparação das estratégias, conclusão e proposta – devem estar presentes
no documento. As subdivisões desses tópicos podem variar em razão da
existência de aspectos a serem detalhados a fim de permitir o encadeamento
de ideias e a demonstração do vínculo entre a solução do problema e a
proposta final.
O documento não possui capa nem outros elementos pré ou pós-textuais

diversos dos apresentados nesta seção.

3.6.2.1 Identificação da unidade responsável pela elaboração

da Unidade de Direção Intermediária e da Unidade, estas por extenso e em
caixa alta. O espaçamento entre as linhas das denominações da Unidade
de Direção Intermediária e a da Unidade é 1. Não há abaixo da indicação da
Unidade, outras especificações da seção ou da fração subordinada onde o
Estudo de Situação foi elaborado.

3.6.2.2 Cabeçalho contendo descrição do documento
Numeração e assunto, centralizados, o segundo uma linha abaixo do

primeiro. A numeração sequencial do Estudo de Situação será fornecida pela
Seção responsável pelo controle na Unidade a que pertence à autoridade
que determinou a elaboração do estudo. O assunto sintetiza o problema ou
a proposta mais geral do Estudo de Situação.

Estudo de Caso nº 30/2017-18º BPM

ASSUNTO
3.6.2.3 O campo Referência destaca documentos anteriores que guardem

relação com o assunto tratado do Estudo de Situação. Deve ser a menção
a documentos acessíveis à autoridade delegante. Se houver ato formal de
delegação para a elaboração do documento, pode ser mencionada nesse
campo.
3.6.2.4 O campo Anexo destaca documentos que serão juntados ao Estudo

de Situação. São documentos dos quais a autoridade delegante não dispõe,
geralmente porque foram elaborados ou coletados pelo encarregado.
Somente devem ser anexados documentos relevantes para a tomada de
decisão.

3.6.2.5 Estrutura do corpo do texto
O corpo do texto do documento deverá observar a estrutura básica do

modelo a seguir, adaptada ao contexto específico da sua elaboração.
Missão
Iniciado por verbo no infinitivo (estudar, examinar, avaliar, analisar, etc.),
apresenta sinteticamente o problema estudado e o objetivo do documento.
Cenário
O cenário consiste no delineamento de futuros possíveis e deve ser construído
por meio de variáveis. As variáveis devem ser coerentes com o objetivo do
estudo, visando a delinear o quadro geral a ser analisado. Deve se evitar o
levantamento de variáveis que não guardem conexão com o problema ou
com as estratégias a serem formuladas. Para obter os dados que permitirão
tratar a situação, o encarregado deve recorrer a inúmeras fontes, tais como
estatísticas, documentos normativos internos, legislação externa, notícias,
entrevistas com especialistas, visitas in loco, etc. O cenário é constituído
pelo diagnóstico (comportamento passado e presente das variáveis) e pelo
prognóstico (possibilidades de futuro das variáveis).
Diagnóstico
Especificação dos aspectos contextuais do problema e do seu entorno.
Pode ser dividido em tópicos destinados à apresentação estruturada de
informações que contribuam para o conhecimento do fato, tais como:
a) a localidade – endereço, distância entre as cidades vizinhas, vias
de acesso, população, aspectos geográficos, economia, vocação
econômica, tensões políticas e sociais, dados sobre a criminalidade,
etc.;
b) a Unidade da PMMG: efetivo, instalações, recursos logísticos,
relacionamento com outros órgãos públicos, dificuldades encontradas,
etc.;
c) as normas que regulem o empenho operacional ou a atividade
administrativa referentes às estratégias a serem apresentadas.
Este tópico se constitui da abordagem detalhada das circunstâncias que se
relacionam objetivamente ao problema, apresentando suas origens, e sua
retrospectiva histórica. Pode retratar a dificuldade da Unidade para lidar com
o crescimento da demanda, a previsão da realização de evento de grande
porte, a evolução de conflitos sociais e políticos, as consequências dessa
situação, etc.
Pode incluir detalhamentos sobre a capacidade da Unidade para se ajustar
às modificações, a necessidade do envolvimento de outros setores da
PMMG e de órgãos externos, as expectativas de resultados decorrentes da
modificação do quadro atual, etc.
Ilustrações tais como fotografias, mapas, gráficos, croquis, etc. podem ser
acrescentados para facilitar a visualização sobre os aspectos relevantes.
Não devem ser acrescentadas ilustrações meramente decorativas.

Prognóstico
Trata-se das possibilidades de comportamento futuro das variáveis
analisadas para a solução do problema. O prognóstico evidencia a evolução
e as expectativas quanto à situação no curto e no médio prazo. Geralmente
são analisados dois grupos de variáveis, ou seja, as do microambiente
(organizações, entidades, etc.) e as do macroambiente (política, economia,
tecnologia, legislação, etc.).
Realça a evidência de evolução das variáveis que determinarão a proposição
das estratégias. O prognóstico propicia, portanto, uma espécie de conexão
lógica entre a situação atual e os possíveis cenários futuros.
Estratégias
Representam medidas possíveis para solução do problema. Em regra,
apresentam-se três estratégias criteriosamente selecionadas. Esse número
poderá ser, eventualmente, ampliado em razão da existência de outras
possibilidades.
A inclusão das diversas estratégias não é mera formalidade, mas processo
necessário para assessorar a tomada de decisão. Deve resultar do
trabalho cuidadoso do encarregado para identificar soluções possíveis
e suas implicações. A apresentação de elevado número de estratégias
ou, ao contrário, a apresentação de apenas uma não propicia o esperado
assessoramento.
A apresentação das estratégias será objetiva, sintética e clara, iniciada por
verbos no infinitivo – instalar, alterar, modificar, suprimir, etc. Todas as linhas
de ação devem ser plausíveis de aplicação sob os critérios da exequibilidade,
da adequabilidade e da aceitabilidade, assim como devem ser coerentes com
a modificação do quadro instalado.
Comparação das Estratégias

Cada uma das estratégias será discutida em seus pormenores, de forma
equilibrada e imparcial, destacando-se as vantagens e as desvantagens
decorrentes de sua implementação. O encarregado do estudo deve tratar com
o mesmo rigor e com o mesmo grau de detalhamento as diversas estratégias,
evitando que qualquer delas se apresente de forma inconsistente em razão
da insuficiência pela qual foi analisada.
Conclusão
A conclusão deve ser o resultado dessa comparação. Portanto, deve representar
os motivos pelos quais a seleção de uma delas parece ser a decisão mais
acertada em face da situação apresentada.
Em regra, as vantagens da estratégia considerada mais adequada prevalecem
sobre as suas desvantagens. Não se trata, porém, de contabilizar as
desvantagens e as vantagens, mas de analisá-las em função de qualidades,
tais como a dificuldade para superar desvantagens, o efeito das vantagens, etc.
Proposta
A proposta é consequência lógica da comparação das estratégias e, em
razão disso, apresenta-se de forma objetiva e sintética. Iniciada com o verbo
na primeira pessoa do indicativo aponta a adoção de uma das linhas:
- Proponho a adoção da Estratégia nº 1.
- Propomos a adoção da Estratégia nº 2

O fecho do Estudo de Situação, aos moldes de outros documentos oficiais

da PMMG, deverá informar o local e data de elaboração, seguidos da

ano, não se utiliza ponto nem espaço após o milhar; utiliza-se, no entanto, o
ponto final após a estrutura.


Devido ao caráter pormenorizado do Estudo de Situação, não deve ser ela-

borado quando o problema e as decorrentes proposições puderem ser tra-
tados ou instruídos por meio de documentos mais sintéticos, tais como o
Ofício ou o Relatório.
Tendo em vista a função assessória do Estudo de Situação, não deve ser

confundido com documentos que visem à preparação e à implementação de
procedimentos ou à definição de atribuições, tais como o Plano ou a Ordem
de Serviço.
Por ocasião da produção, o problema objeto do Estudo de Situação é passí-

vel de intervenção, uma vez que ainda não chegou a um desfecho.

3.7 Instrução
Contém ordem escrita e geral a respeito do modo e da forma de execução

de determinadas atividades com o escopo de orientar os subordinados no
desempenho das atribuições que lhes são concernentes e assegurar a uni-
dade de ação.
Pode ser baixada por quaisquer autoridades em função de comando, dire-

ção ou chefia de unidade orgânica, observando o grau de atribuição que
lhe compete. Especifica detalhadamente as atribuições das pessoas e dos
setores envolvidos.
A Instrução é controlada por números sequenciais crescentes, inseridos

pela Unidade expedidora e identificada pelo assunto nela tratado.
3.7.2 Forma
As Instruções baixadas pelo nível estratégico, em razão do seu alcance, são

estruturadas com elementos pré-textuais semelhantes aos da Diretriz. Nos
níveis tático e operacional, geralmente, tais elementos são dispensados.
3.7.2.1 Epígrafe (ou título)
O texto da Instrução se inicia com a identificação do documento, o que se

faz com a indicação do tipo, da numeração e da Unidade expedidora, em
caixa alta, em negrito, centralizada.
Exemplo:
INSTRUÇÃO Nº 3.03.12/2016-CG
3.7.2.2 Ementa
Posiciona-se duas linhas abaixo da epígrafe, com recuo de 6 cm da margem

esquerda, justificado, em itálico. Apresenta a síntese do assunto a ser regu-
lado na Instrução.
Regula os procedimentos para o

desenvolvimento do Programa de
Educação Ambiental pela Polícia Militar de
Minas Gerais.

3.7.2.3 Texto
Inicia-se duas linhas abaixo da Ementa. É organizado em tópicos numera-

dos sequencialmente, identificados no formato de títulos e subtítulos.
São tópicos iniciais do texto: a Introdução e os Objetivos – gerais e especí-

ficos.
No desenvolvimento do texto mantém-se a estruturação em tópicos selecio-

nados de acordo com a necessidade de esclarecer a motivação da Instrução,
situar os destinatários em relação a aspectos técnicos, legais, normativos ou
doutrinários e especificar, objetivamente, as atribuições dos envolvidos.
Os tópicos que indicam as atribuições e as responsabilidades podem ser or-

ganizados por princípios que permitam identificar a natureza das atividades
ou os setores responsáveis pelas atribuições, dentre outros.
O texto se conclui com as prescrições diversas – ou com as considerações

finais – apresentadas no encerramento da Instrução.
O fecho da Instrução, aos moldes de outros documentos oficiais da PMMG,

deverá informar o local e data de elaboração, seguidos da identificação e
assinatura do responsável.

ano, não se utiliza ponto nem espaço após o milhar; utiliza-se, no entanto, o
ponto final após a estrutura.


3.7.3 Elementos pós-textuais

Em páginas distintas, podem ser acrescentados elementos tais como:
- referências – listagem das obras, em suportes diversos, utilizadas para

a elaboração da instrução. Deve ser organizado no sistema alfabético de
entrada;

- anexo(s) – elemento opcional, apresenta informações e documentos com-

plementares ou textos esclarecedores. Havendo mais de um anexo, são
identificados por letra maiúscula sequenciais, ao que se segue o travessão
e o respectivo título. A letra indicativa do anexo não é grafada entre aspas.
Exemplo:
Anexo A – Relatório de Supervisão Acadêmica
Anexo B – Tabela de honorários
Sempre que houver, deve ser citada a fonte dos textos e dos documentos
listados no(s) anexo(s).
Nos documentos oficiais, diferente do que ocorre com a redação acadêmica,

não se diferenciam anexos de apêndices.
As Instruções Conjuntas que regulam assuntos do interesse de áreas

distintas são assinadas pelas autoridades responsáveis pelas Unidades
envolvidas.

3.8 Memorando
Forma simplificada de ordenamento através do qual são transmitidas ordens

ou advertências, dentro do sistema hierárquico. O Memorando é um gênero
de comunicação interna. Portanto, circula no órgão público e não tem como
destinatários outros órgãos, empresas particulares ou pessoas físicas.
Na PMMG, o Memorando é utilizado como expediente para que as autorida-

des em função de Comando, até o nível de Unidade, transmitam ordens e
advertências dentro do respectivo sistema hierárquico.
Apesar de ser uma comunicação interna, não deve prescindir da formalida-

de própria da Redação Oficial. Não se justificam, portanto, as orientações
no sentido de que se aceitam, nesse gênero, palavras informais ou fechos
diferentes dos padronizados para a escrita oficial. As orientações quanto à
eliminação da burocracia e do preciosismo exagerados valem para todos os
gêneros da Redação Oficial.
3.8.2 Forma
3.8.2.1 Logomarca e identificação da Unidade expedidora

caixa alta. O espaçamento entre as linhas das denominações da Unidade de
Direção Geral, Intermediária e a da Unidade é um.

3.8.2.2 Numeração e controle
Elemento alinhado à esquerda da página. Contém a palavra Memorando por

extenso, seguida do número do documento e do ano de expedição. A abre-
viação do setor que expede o documento e outros registros servem para
controlar o documento.

Exemplo:
- Memorando 70/2017 - AE2
- Memorando 3.01.34/2019 - GCG
3.8.2.3 Local e data
Alinhados à direita da primeira página. Contém o nome da cidade – por ex-

tenso –, o numeral referente ao dia do mês, o mês por extenso e o numeral
indicativo do ano. Na grafia do ano, não se utiliza ponto nem espaço após o
milhar; utiliza-se, no entanto, o ponto final após a estrutura.
Exemplo:
- Belo Horizonte, 1º de junho de 2017.
- Montes Claros, 25 de maio de 2019.
3.8.2.4 Cabeçalho
A estrutura do cabeçalho deverá observar ao disposto no padrão a seguir,

informando o destinatário, o assunto, a referência e o anexo, se houver.

Memorando 70/2017 – PM2/EMPM
Belo Horizonte, 25 de maio de 2017.
Ao: (Tratamento, Sr., se for o caso) + Posto ou graduação + função do

destinatário
Assunto: Especificação do assunto
Referência: Se houver
Anexo: Se houver
O campo “Do”, presente em documentos de estrutura semelhante à do Me-

morando, não se apresenta neste documento. O vocativo, apresentado no
campo “Ao”, pode indicar um destinatário individual ou um conjunto de des-
tinatários.

3.8.2.5 Texto
O texto do Memorando é estruturado em partes que permitam identificar:
a) a motivação da escrita, também entendida como a contextualiza-

ção do assunto a ser tratado;
b) a recomendação ou determinação expressa e detalhada, explici-

tada de forma tal que permita ao destinatário reconhecer os pro-
cedimentos a serem cumpridos, assim como o prazo e as demais
ações esperadas.
Havendo mais de um destinatário, ou quando o Memorando elencar uma

série de disposições, pode ser estruturado em tópicos organizados com a
numeração progressiva. O texto é redigido em primeira pessoa do singular
(recomendo, determino...).
3.8.2.6 Identificação e assinatura do signatário
Não há fecho após o texto, sendo o documento encerrado com a identificação

e assinatura do signatário.

Observa-se, pela análise de casos práticos e pelo referencial teórico

disponível, que os órgãos públicos adotam duas funções distintas, mas não
concomitantes, para o Memorando:
a) Memorando com função de transmitir ordem: nesse caso, o con-

teúdo é sempre relacionado a determinações do remetente ao(s)
destinatário(s). O destinatário do Memorando, portanto, ocupa
função subordinada à do emissor. Diante da natureza desse uso,
é comum que o texto contemple prazos para cumprimento da de-
terminação. Nesses casos, são comuns os verbos que tenham
caráter de ordem (determinar, ordenar). Todavia, os integrantes
da organização têm o entendimento de que, qualquer que seja
o verbo empregado, as prescrições do Memorando devem ser
cumpridas. O reconhecimento de que a instituição emprega o
Memorando como instrumento de transmissão de ordens e deter-
minações é suficiente para solucionar dúvidas quanto ao sentido
polissêmico de verbos como recomendar, dever, orientar, pres-
crever, estabelecer, etc. Este é o uso atribuído ao Memorando na
PMMG;

b) Memorando com função de agilizar as comunicações: nesse

caso, o Memorando tem o objetivo de transmitir informações mais
simples e rotineiras relacionadas ao serviço e, por isso, geral-
mente pouco extensas. Remetente e destinatário podem ou não
ocupar o mesmo grau hierárquico na instituição. Originalmente,
esse tipo de Memorando era redigido de forma manuscrita, com
a utilização de impressos. Na administração atual, no entanto,
que conta com as facilidades dos recursos de informática, é mais
comum que o gênero seja digitado. Modernamente, esse tipo de
uso tem sido substituído pelas correspondências eletrônicas, a
exemplo do e-mail institucional. Não se trata do memorando em
uso na PMMG.
Há também variações no que diz respeito à natureza ou abrangência do

memorando. Neste caso, tem-se o Memorando Circular e o Memorando
Técnico.
Memorando Circular é o de mesmo conteúdo – e mesmo número de con-

trole – endereçado a diversos destinatários, que devem ser indicados de
forma específica. Com a mesma estrutura e finalidade do Memorando de
destinação única, difere por expor a listagem de todos os destinatários. Des-
sa forma, todos ficam cientes dos setores e chefias envolvidos no trato do
assunto.
Memorando Técnico difere-se por apresentar prescrições e regulações refe-

rentes a assuntos regulados pelas Unidades que detém autoridade técnica.
Nos dois casos, como se trata de documento oficial, não se dispensam os

mecanismos de controle, tais como numeração e registros em protocolos.

3.9 Mensagens eletrônicas
As mensagens eletrônicas abordadas nesta seção reportam ao e-mail

(eletronic mail – correio eletrônico) e ao sistema eletrônico institucional de
mensagens disponibilizado na Intranet PM denominado Painel Administrativo
(P.A.). Toda a correspondência encaminhada via sistema eletrônico
institucional possui cunho oficial.
Por meio dos recursos e-mail e P.A. é possível produzir variados enunciados
da esfera da administração pública e encaminhá-los a caixas postais indi-
viduais e administrativas. Não é a natureza do suporte – e-mail ou P.A. –,
porém, que determina o gênero textual – ou o documento a ser produzido.
Essa determinação depende dos propósitos da comunicação. Dessa forma,
e-mail e P.A. podem ser o suporte de ações variadas, tais como a solicitação,
o convite, o relatório, etc.
Nesta seção, aborda-se prioritariamente a forma das mensagens eletrônicas

institucionais. Na Seção 2 deste Manual, discussões sobre o suporte dos
textos acrescentam considerações aplicáveis à produção das mensagens
eletrônicas.
Para fins das atividades arquivísticas, os termos sistema eletrônico e suporte

devem ser considerados à luz do emprego técnico próprio da área, conforme
especificado na Seção 4 deste Manual.
3.9.2 Forma
Estudos descritivos do e-mail categorizam duas partes principais da sua for-

ma, as quais podem ser estendidas para a análise das mensagens eletrô-
nica no Painel Administrativo (P.A): os elementos paratextuais e o texto. Os
elementos paratextuais reportam aos campos referentes:
a) à indicação do emissor;
b) à inserção do endereço eletrônico do destinatário – ou à automáti-

ca inclusão da caixa postal do P.A.;
c) ao registro da data e da hora em que a mensagem é enviada;
d) à síntese do assunto a ser tratado;
e) ao aviso de anexos.

Também são elementos paratextuais, inseridos pelo redator na janela

principal:
a) o vocativo;
b) o fecho;
c) a identificação do signatário;
d) no caso exclusivo do e-mail, a indicação de outras formas para
contato do destinatário externo com o signatário, tais como o nome
da Unidade à qual pertence, o endereço físico, o telefone, etc.,
figuram após a identificação do signatário, à semelhança do rodapé
do ofício externo.
No campo destinado à inserção do endereço eletrônico do destinatário

principal também é possível indicar outros que recebem cópia da mensagem
– por meio do recurso cópia ou do recurso cópia oculta. Considerando os
objetivos mais comuns da escrita oficial, é conveniente evitar o recurso da
cópia oculta, assegurando a todos que recebem a mensagem conhecer os
demais que têm acesso a ela.
No caso do e-mail, quando houver número excessivo de destinatários e,

para evitar que a extensa lista de e-mails ocupe espaço excessivo, o recur-
so cópia oculta pode solucionar o problema. Se for esse o caso, a menção
genérica ao grupo de destinatários, no corpo do texto, conferirá a clareza
desejada.
A seleção dos destinatários deve ser precedida de criteriosa análise sobre

a necessidade de receber a mensagem. O recurso da cópia não deve ser
utilizado para envolver, desnecessariamente, destinatários diversos na co-
municação.
A indicação do assunto deve propiciar sua imediata identificação pelo des-

tinatário, captando sua atenção antes mesmo que ele abra a mensagem.
A adequada indicação do assunto permite que o destinatário decida, por
exemplo, sobre a conveniência de acessá-lo prioritariamente.
Figura 8 - Demonstração de preenchimento do campo “Assunto” para envio

de mensagem eletrônica no Painel Administrativo (P.A.).

Da mesma forma, para manter a indicação do assunto a ser tratado, é

conveniente acrescentar o tópico adicional tratado na resposta que utiliza
como origem a primeira mensagem.
Figura 9 - Demonstração de preenchimento do campo “Assunto” para envio

de mensagem eletrônica no Painel Administrativo (P.A.) em mensagem de
resposta ou encaminhamento.
O campo assunto deve ser modificado quando, retornando a mensagem ao

remetente, o objetivo seja tratar de assunto diverso do inicial.
O campo destinado ao aviso de anexos deve ser utilizado de forma pruden-

te, evitando-se enviar arquivos desnecessários, incorretos ou equivocados.
A menção, no texto, aos arquivos anexados facilita ao destinatário analisar
e tratar os anexos.
Na janela principal do e-mail ou do P.A., o redator insere o vocativo, o fe-

cho, o texto, sua identificação e, apenas no caso do e-mail, facultativamente,
seus dados de contato.
Em regra, o vocativo se apresenta nos moldes do ofício externo, iniciado

pelo tratamento Senhor – por extenso –, com a designação do cargo do
destinatário, ambos com iniciais maiúsculas. É encerrado com vírgula.
Exemplo:
- Senhor Major Comandante da 1ª Cia PM Ind,
- Senhor Coronel Comandante da 11ª RPM,
Tratando-se de signatário e destinatário de servidores do mesmo nível hie-

rárquico, ou quando o destinatário é de hierarquia inferior à do signatário,
elimina-se o tratamento Senhor:

Exemplo:
- Major Comandante da 1ª Cia PM Ind,
- Coronel Comandante da 11ª RPM,
O Comandante-Geral da PMMG e o Chefe do Gabinete Militar do Gover-

nador são coronéis cujas funções, equivalentes à de Secretário de Estado,
correspondem ao tratamento “Vossa Excelência”, conforme visto no Capítu-
lo 2. Por isso, também nas mensagens eletrônicas endereçadas a essas au-
toridades, esse tratamento deve constar do corpo do texto. Não há alteração
no vocativo das mensagens eletrônicas.
O vocativo pode sofrer variações quando o e-mail ou o P.A. forem utilizados

como suporte de comunicações próprias da comunicação organizacional,
com função social, expedidas por signatário cujas atribuições na PMMG per-
mitam tal utilização. Nesse caso, pode-se apresentar iniciado por adjetivo,
em formatos tais como:
Exemplo:
- Prezados policiais militares,
- Caros companheiros,
O texto, que se segue ao vocativo, deve ser organizado em parágrafos no

padrão moderno. Texto e elementos paratextuais que o antecedem e suce-
dem devem ser separados por linha em branco.
As mensagens eletrônicas devem ser breves. Tratando-se de mensagens

extensas, aconselha-se avaliar a conveniência de adotar outro suporte para
a comunicação – empregando o documento impresso adequado – ou mes-
mo de anexar um documento que complemente as informações do e-mail
ou do P.A.
O fecho assume, em regra, os mesmos padrões do ofício, de acordo com

a existência, ou não, de relação hierárquica entre emissor e destinatário.
Alinha-se com os demais parágrafos. É grafado totalmente por extenso e
seguido de vírgula.
Exemplo:
- Atenciosamente,
- Respeitosamente,
A identificação do signatário contempla seu nome completo, seguido do

posto ou graduação, e, uma linha abaixo, da sua função – se essa última
informação for coerente com a situação de produção da mensagem. Alinha-
se com os parágrafos do texto.

E-mail e mensagem P.A. disponibilizam recursos para que o usuário verifi-

que se a remessa foi bem-sucedida, geralmente pelo depósito da mensa-
gem na caixa de saída e, no caso do P.A., da geração do protocolo de envio.
Nos casos em que a verificação do recebimento seja relevante, o emissor

pode, no caso do e-mail, utilizar-se do recurso de confirmação automática
do recebimento. Inexistente tal recurso, o signatário pode solicitar, no corpo
do texto, que o destinatário acuse o recebimento.
Tratando-se do P.A., o sistema permite verificar se o destinatário recebeu a

mensagem. Portanto, devem ser eliminadas as solicitações de mera acusa-
ção de recebimento e similares.
As abreviações próprias dos ambientes informais de comunicação da inter-

net (vc, pq, qdo, etc.) são inadequadas para a escrita oficial, portanto, não
devem figurar nas mensagens eletrônicas profissionais.
Para responder a uma mensagem eletrônica encaminhada a destinatários

diversos, é conveniente avaliar se todos eles devem receber a réplica. Se
a resposta interessa apenas ao emissor da mensagem original, os demais
não devem receber cópias.
Figura 10 - Demonstração de estrutura adequada para elaboração de

mensagem eletrônica no Painel Administrativo (P.A.).

3.10 Ofício
Ofício é o gênero escrito da Redação Oficial utilizado para correspondência

escrita entre as autoridades titulares de órgãos públicos. Por extensão de
atribuições, o Ofício é também utilizados por clubes, escolas, associações e
entidades eclesiásticas.
O Ofício é empregado na comunicação externa, ou seja, o destinatário não
pertence ao órgão ou Unidade onde o documento foi produzido, ainda que
pertença à mesma instituição ou esfera de governo. Pode ser endereçado a
outros órgãos públicos ou a pessoas físicas e jurídicas.
Os assuntos tratados no Ofício são variados, uma vez que o documento se
presta a tratar de temas diversos, da competência do órgão emissor: pode
ser utilizado para informar, solicitar providências ou informações, fazer con-
vites, formalizar a remessa de documentos ou objetos, etc.
Em razão das funções comunicativas atribuídas ao documento, na PMMG
em regra o detentor da atribuição para assinar Ofícios é o Comandante de
Unidade. O Ofício não cumpre a função de formalizar comunicações no in-
terior da Unidade.
3.10.2 Forma
Na PMMG há muito se adota a praxe de se observar dois padrões de ofício,

sendo um de tramitação interna e outro de tramitação externa. O padrão
interno deveria ser empregado nas comunicações destinadas a outras Uni-
dades da própria PMMG, independentemente da localização física ou do
grau hierárquico do destinatário. O padrão externo deveria ser utilizado nas
comunicações a destinatários que não pertenciam à PMMG.
Neste Manual, seguindo os padrões utilizados pelo Manual de Redação Ofi-
cial da Secretaria de Estado de Governo de Minas Gerais e pelo Manual
de Redação Oficial da Presidência Pública será adotado um único padrão
de ofício, que se prestará às comunicações internas ou externas à PMMG,
devendo observar a estrutura descrita a seguir.
3.10.2.1 Identificação do emissor, numeração e data

A identificação da Unidade emissora segue o padrão dos demais documentos
da PMMG, ou seja, apresenta logomarca padronizada, centralizada na
página, seguida da identificação da Unidade de Direção Intermediária e da
Unidade, estas por extenso e em caixa alta. O espaçamento entre as linhas
das denominações da Unidade de Direção Intermediária e a da Unidade é
um.

A numeração de controle fica alinhada à esquerda da página. Contém a

palavra Ofício seguida do número do documento e do ano de expedição.
A abreviação do setor que expede o documento e outros registros servem
para controlar o documento.
Logo depois, deve ser acrescentados o local e a data de emissão do docu-

mento, alinhados à direita da primeira página. Contém o nome da cidade
– por extenso –, o numeral referente ao dia do mês, o mês por extenso e o
numeral indicativo do ano. Na grafia do ano não se utiliza ponto nem espaço
após o milhar; utiliza-se, no entanto, o ponto final após a estrutura.
Ofício nº 70.1.2/2017 – PM2/EMPM
3.10.2.2 Endereçamento
O endereçamento é a parte do documento que informa quem receberá o

documento. Deverá estar alinhado à margem esquerda. Nele deverão
constar os seguintes elementos:
a) Tratamento Senhor, na forma adequada para a função exercida pelo

destinatário;
b) cargo: cargo do destinatário do expediente;
c) endereço: endereço postal de quem receberá o expediente, dividido

em duas linhas:
- primeira linha: informação de localidade ou logradouro do destinatário

ou, no caso de ofício ao mesmo órgão, informação do setor;
- segunda linha: CEP e cidade ou unidade da federação, separados por

espaço simples. Nos Ofícios destinados às Unidades da PMMG, não é
necessário informar o CEP e endereço completo.


Ao Senhor; À Sua Excelência;

[Posto/Graduação/Nome]
Função
Órgão ou Unidade
Endereço
3.10.2.3 Assunto
Conforme BRASIL (2018), o assunto deve informar ao destinatário do que

se trata o documento, de forma sucinta.
Pode ser acompanhado de Referências e Anexos, caso seja necessário. As

Referências dizem respeito a algum documento de origem que facilite ao
destinatário compreender o contexto do assunto tratado no Ofício. Quanto
aos anexos, devem referenciar o título ou descrição de documentos que por
ventura estejam apensados ao Ofício.
Deve observar a seguinte apresentação gráfica:
a) título: a palavra Assunto deve anteceder a frase que define o conteú-

do do documento, seguida de dois-pontos;
b) descrição do assunto: a frase que descreve o conteúdo do documen-

to deve ser escrita com inicial maiúscula, não se deve utilizar verbos
e sugere-se utilizar de quatro a cinco palavras;
c) destaque: o título Assunto, bem como as Referências e Anexos de-

vem ser destacados em negrito;
d) pontuação: coloca-se ponto-final depois do assunto;
e) alinhamento: à margem esquerda da página.


Ao Senhor
Função
Órgão ou Unidade
Endereço
Assunto: Solicita transferência de recursos de transferência voluntária do

OGU.
Referência: (se houver)
Anexo: (se houver)
3.10.2.4 Vocativo e Texto
O corpo do texto é antecedido pelo vocativo, seguido por vírgula e composto

pelo tratamento Senhor (por extenso) e pela designação específica do cargo
destinatário, ambos com iniciais maiúsculas.
Exemplo:
- Senhor Delegado,
- Senhor Comandante,
Não se utilizam, no vocativo do Ofício, o adjetivo prezado nem as formas

superlativas Excelentíssimo, Meritíssimo e similares.
O texto em si deverá ser digitado a dois toques na tecla Enter após o

vocativo. O texto deverá expor o assunto e estar organizado em parágrafos,
representando o início, a continuação e o fecho.
O texto pode ser redigido em primeira pessoa do singular (Esclareço que...)

ou do plural (Esclarecemos que...), à escolha do signatário.
A partir de considerações sobre o destinatário e sobre os objetivos do

documento, o redator deve cuidar de inserir informações que visem a
assegurar o perfeito entendimento do texto, atentando para a Clareza e para
as demais Características da Redação Oficial.

3.10.2.5 Fecho, identificação do signatário e assinatura
Para o fecho emprega-se Atenciosamente, ou Respeitosamente, sob os

mesmos critérios dos demais documentos oficiais da PMMG, ou seja, ob-
servando-se a hierarquia entre as autoridades.
A identificação do signatário segue os mesmos padrões dos demais docu-

mentos oficiais da PMMG, devendo informar o nome, posto ou graduação e
função, conforme ilustrado a seguir.

3.10.2.6 Rodapé
Apresenta informações para contato com órgão expedidor do documento

– endereço, e-mail, site, etc. –, e é formatado com fonte Arial tamanho 10,
centralizado e com espaçamento um entre linhas. Os dados do rodapé são
separados do corpo do texto por uma linha contínua.

[Endereço] – [Telefone] – [E-mail de contato]
O Ofício Circular é expedido a vários destinatários, mantendo o mesmo

número de controle, a mesma data e o mesmo texto. Nesses casos, no
vocativo, é possível adotar termos mais genéricos, tais como Senhores
fornecedores e Senhores Diretores, a título de exemplo.
O mesmo pode ocorrer no endereçamento, muito embora os recursos da

informática permitam personalizar esses campos. De qualquer maneira, no
controle do documento, adota-se a inscrição Of. Circ. junto à numeração.
São abreviações próprias do Ofício:
a) C/C: trata-se de aviso de cópias. Indica que outros destinatários

receberão cópia do Ofício. Geralmente, o aviso de cópias aparece
após o fecho, antes da assinatura, alinhado com os parágrafos do
texto;

b) A/C: significa Aos Cuidados de. Utilizada no envelope, no endere-

çamento do ofício, após a indicação do destinatário. Esclarece que
o documento deve ser entregue à pessoa ou ao setor indicado, ge-
ralmente porque essa pessoa ou setor está envolvido no trâmite ou
na solução da demanda;
c) AT.: chamada linha de atenção – Posicionada no endereçamento,

após a indicação do destinatário. Esclarece que o documento deve
ser entregue à pessoa ou ao setor indicado, geralmente porque
essa pessoa ou setor está envolvido no trâmite ou na solução da
demanda;
d) Iniciais do digitador: de uso facultativo, apresenta-se em caixa alta,

após barra oblíqua. É empregada para fins de controle interno.
Outros gêneros textuais que também recebem a denominação ofício pos-

suem especificações de conteúdo, emissor e destinatário diversos do tra-
tado neste tópico. É o caso do ofício padrão, por meio do qual o Secretário
remete pastas funcionais, e do ofício de remessa, por meio do qual o encar-
regado de procedimento disciplinar retorna os autos à autoridade delegante.
Muito embora alguns aspectos da forma desses documentos se comuni-

quem com os do Ofício, esses textos peculiares não devem ser confundidos
com o documento tratado nesta seção.

3.11 Plano
Expedido pelos Comandantes nos diversos níveis, é o documento que tra-

duz a estratégia a ser adotada para cumprir determinada missão institucio-
nal de natureza administrativa ou operacional. Contém a exposição metódi-
ca e sistematizada do conjunto das medidas e dos procedimentos a serem
executados com vistas ao atingimento de um objetivo claramente definido.
A diversidade das atividades a cargo da PMMG propiciará a elaboração de

planos tais como: Plano de Ação de Comando, Plano de Ação Corretiva,
Plano Tático, Plano Operacional, Plano de Ação, Plano de Treinamento e
outros.
O Plano deve ser suficientemente detalhado e completo a fim de permitir o

perfeito entendimento do contexto, das demandas existentes, das maneiras
pelas quais as ações serão executadas, das atribuições dos setores e das
pessoas envolvidas, dos recursos disponíveis, dos limites da atuação, do
espaço territorial onde as ações serão desenvolvidas, dos prazos final e
intermediários, dentre outros. Ao mesmo tempo, deve ser conciso e simples
o suficiente com vistas a evitar a inserção de informações que não importem
à demanda, eliminar a reprodução de textos extraídos de fontes facilmente
acessíveis ou de conceitos, as ideias circulares, etc.
3.11.2 Forma
A estrutura apresentada nesta seção corresponde aos padrões para elabo-

ração do Plano. A apresentação dos elementos mais gerais – logomarca,
identificação da Unidade, numeração e assunto, local e data e assinatura –
é aplicável aos Planos que tratam de demandas específicas.
Os tópicos primários – introdução, objetivos, análise ambiental, cenários,

estratégias de operacionalização, atribuições específicas e contatos – são,
em regra, mantidos nos planos em geral, assim como os tópicos secundá-
rios, avaliada sua adequação às demandas específicas. Tópicos, secundá-
rios e terciários podem ser alterados, incluídos ou suprimidos em razão das
peculiaridades da missão.
Tratando-se de documentos extensos em sua quantidade de páginas, suge-

re-se a inserção de Sumário como elemento pré-textual.

3.11.2.1 Identificação da unidade responsável pelo plano
Seguindo o padrão dos demais documentos oficiais da PMMG, deve conter

a logomarca padronizada, centralizada na página, seguida da identificação
Direção Intermediária e a da Unidade é um. Não há abaixo da indicação da
Plano foi elaborado. Essa indicação, se necessária, comporá o controle do
documento – após a numeração ou a identificação geral, quando não houver
numeração.

UNIDADE DE EXECUÇÃO OPERACIONAL
Centralizados, o segundo uma linha abaixo do primeiro. A numeração se-

quencial do Plano será fornecida pela Seção responsável pelo controle na
Unidade que expede o documento. O assunto deverá ser inscrito em caixa
alta, negrito, e sintetiza a missão mais geral a ser cumprida.

Plano nº 10/2017-18º BPM

ASSUNTO
Se for necessário identificar a seção ou a fração onde o documento foi pro-

duzido, o registro será feito no controle, junto à numeração.
Quando não houver outros Planos da mesma natureza, o Plano não recebe
numeração. Nesses casos, a indicação da missão pode ser inserida no título
do documento, eliminando-se o campo “assunto”.
Exemplo:
Plano de Policiamento da Expocafé/2017
Plano de Emprego do Batalhão Copa na Copa América 2019

3.11.2.3 Distribuição
O campo Distribuição especifica as Unidades ou os setores aos quais às

cópias do Plano se destina.
Exemplo:
- Distribuição: 1º BPM, 5º BPM e 16º BPM
- Distribuição: 1ª, 3ª, 5ª e 6ª Cias PM
3.11.2.4 Referências e anexos
O campo Referência destaca documentos anteriores que guardem relação

com o assunto tratado no Plano. Pode incluir normas institucionais aplicá-
veis ao caso. O campo Anexo destaca documentos que serão juntados ao
Plano.
3.11.2.5 Estrutura do Texto
a) Introdução
Introdução aos aspectos gerais do Plano e do evento por ele
detalhado.
b) Objetivos
Introduzido por verbos no modo infinitivo, tais como executar, pro-
mover, evitar, realizar, desenvolver, suspender, etc., indica, de forma
sintética, a tarefa a ser executada e as condições por meio das quais
isso será feito. Formulada em um único período, não indicará quem,
quando nem como será executada.
Exemplo:
- Executar o policiamento ostensivo na partida entre o Clube Atlético
Mineiro e o Cruzeiro Esporte Clube, no estádio Governador Magalhães
Pinto – Mineirão – em Belo Horizonte.
- Desenvolver operações de trânsito rodoviário nas vias rurais estaduais e
federais de acesso às 1ª, 2ª e 3ª RPM, sob responsabilidade do BPMRV,
por ocasião da paralização geral dos trabalhadores.
- Promover, nas escolas localizadas na área da Unidade, ações com vis-
tas à conscientização sobre os efeitos e as consequências do uso de
drogas na infância e na adolescência.
Pode ser estruturado em subtópicos que destaquem a natureza geral e

específica dos objetivos. Nesse caso, o objetivo geral se apresenta como
nos exemplos acima. Os objetivos específicos serão apresentados em itens,
coerentes com os desdobramentos do objetivo geral.

c) Análise ambiental
Organizada em tópicos que objetivam à indicação do quadro que de-
mandou a elaboração do Plano, categoriza informações que situam
a Unidade envolvida, responsabilidades, os recursos disponíveis, as
dificuldades e as hipóteses que orientaram a elaboração do Plano.
Orienta os executores, os quais, em regra, não estiveram envolvidos
nas análises e nos levantamentos que resultaram na elaboração do
Plano.
A análise ambiental interna indica dados tais como a localização, a

estruturação mais geral da Unidade, outras peculiaridades, assim
como sintetiza a missão a ser abordada no Plano. Permite o contato
inicial dos executores com o problema a ser solucionado.
Já a análise ambiental externa reporta a todos os fatores, adminis-

trativos, geográficos, climáticos, econômicos, políticos, legais, etc.,
institucionais ou não, que tenham influenciado nas prescrições ex-
postas no Plano ou que possam influenciar no atingimento dos obje-
tivos propostos.
Os recursos necessários são os mobilizados com vistas ao cumpri-

mento da missão ou os que, indisponíveis, possam dificultar a execu-
ção da tarefa. A descrição dos meios disponíveis com vistas à execu-
ção da missão deve detalhar a natureza dos recursos, a quantidade e
outras especificidades, incluindo a proveniência e o período de tem-
po em que permanecerão alocados. A exposição dos meios indispo-
níveis deve salientar a destinação, os motivos que impediram seu
empenho na missão e o período de tempo em que permanecerão na
situação de indisponibilidade.
A análise ambiental visa a demonstrar o quadro no qual a missão

será desenvolvida. Demonstra que a definição das estratégias con-
siderou a análise dos ambientes externo e interno. A sequência do
Plano, portanto, deve ser coerente com os dados apresentados nos
tópicos em questão.
d) Cenários
Os cenários constituem hipóteses de futuros, levantadas como re-
sultado dos estudos prévios que subsidiaram a elaboração do Plano.
Eles devem indicar potenciais situações que representem a ruptura,
em graus variados e crescentes de complexidade, e que, via de con-
sequência, determinem a seleção das estratégias adequadas para
restabelecer o estado de normalidade ou cumprir a missão.
Sugere-se que os cenários sejam restritos ao limite de até sete e

nunca inferior a três possibilidades. Estas devem ser expostas em
nível gradativo de alterações às quais se condicionará o emprego
dos recursos disponíveis. Podem incluir fatores de ordens as mais
diversas, tais como:

• o comparecimento de público acima do comportado pelo lo-

cal onde se realiza o evento;
• a presença de grupos que se caracterizem pela manifestação

violenta;
• o surgimento de conflitos violentos entre pessoas ou grupos

de orientações opostas;
• a identificação de condições que representem risco para a

atuação da tropa;
• a previsão da ocorrência de fenômenos climáticos que

possam dificultar a execução das atribuições;
• a interrupção, em razão de causas diversas, do fornecimento

de energia elétrica, do fornecimento de água ou a pane nos
sistemas de comunicação, etc.
Na exposição do Cenário, deve ser evitada a inclusão das informações

com efeito meramente ilustrativo, das que não encontrem respaldo
nos estudos precedentes e das que não tenham implicação direta na
definição dos Objetivos ou nas especificações referentes as Estratégias de
operacionalização.
e) Estratégias de operacionalização
A Metodologia de execução deve abranger ao conceito da operação

e a descrição das atividades a serem desenvolvidas. Conceito repor-
ta à concepção, ao pensamento que norteou o planejamento e que
deve orientar o emprego dos meios disponíveis. Expõe a vontade
tática do Comandante e deve permitir o entendimento de quando,
onde e como a missão será executada.
O Conceito da Operação guarda relação direta com os cenários

apresentados anteriormente. Dessa forma, para cada cenário apre-
sentado, deve ser prevista uma ação tática a ser desenvolvida, apre-
sentada com o verbo no futuro do presente do modo indicativo –
será, corresponderá, ocorrerá, etc.
Como princípio do planejamento para emprego dos recursos,

deve-se buscar a seleção de possibilidades que aliem o menor esfor-
ço ao maior rendimento. Dessa forma, a exposição do Conceito da
Operação pode demonstrar sua orientação pela ênfase no espaço
a ser ocupado, no tempo para ocupação, nos próprios esforços da
operação ou pela combinação de duas ou mais alternativas.

Exemplo:
a. Ênfase no espaço a ser ocupado
3.1 Metodologia de execução
Para cada cenário a ser considerada, o estádio Governador Magalhães Pinto será
dividido em setores, subsetores e postos de policiamento...
b. Ênfase no tempo para ocupação:
A operação será desenvolvida em quarto fases
3.1.1 Antes da abertura dos portões, a partir de 211400Mai17-Dom...
3.1.2 A partir da abertura dos portões, em 211600Mai17-Dom...
3.1.3 Durante a partida, de 211600Mai17-Dom a 211800Mai17-Dom...
3.1.4 Após o encerramento da partida...
c. Ênfase nos próprios esforços da operação:
3.1 Metodologia de Execução
Ocorrerá o escalonamento de três esforços de recobrimento da malha protetora,

mediante a concretização de cenários previstos neste Plano.
3.1.1
3.1.2 ...
d. Combinação de alternativas:
Nesse último caso, o tópico será estruturado em itens nos quais serão indicados
os escalões subordinados responsáveis por executar as atividades expressas no
conceito da operação. A seleção dos escalões envolvidos não deve privilegiar a
quantidade, mas considerar também a qualidade na realização da tarefa. Os tópicos
que estruturam os parágrafos devem referir-se aos escalões, não às pessoas.
Dentre os Recursos necessários, não serão incluídas as Seções do Estado-Maior,

uma vez que estas se posicionam na assessoria, não na linha de execução. Exceto
quando for essencial para a compreensão do tópico, deve-se evitar descrever o
efetivo e os materiais de forma pormenorizada, pois esse detalhamento será feito
no tópico destinado aos Recursos logísticos.
Os Recursos Necessários serão estruturados em dois tópicos: humanos e logísticos.

Cada um desses tópicos, por sua vez, subdivide-se de acordo com as circunstâncias
da tarefa.
O tópico Recursos Humanos geralmente apresenta, em subtópicos distintos:
• Efetivo: descrito de forma pormenorizada, de acordo com o escalão a ser

empregado;

• Normas Administrativas: pode incluir o fardamento, o armamento e os

equipamentos, assim como outras prescrições que reportem ao emprego
do efetivo; e
• Diversos: Outros itens podem ser acrescentados em razão da exigência
das circunstâncias, tais como os destinados a previsões referentes à
disciplina, dentre outras.
O tópico Recursos Logísticos contempla, em regra, os seguintes subtópicos:
• Suprimento: detalham-se as prescrições sobre os suprimentos destinados

às atividades. A descrição pode ser substituída pela remissão a norma
específica que trate do assunto, quando houver;
• Manutenção: especificam-se as responsabilidades pela manutenção ou
indica-se a norma específica que trata do assunto, se houver;
• Transporte: detalham-se os recursos orgânicos e não orgânicos disponíveis
para emprego;
• Evacuação e hospitalização: esclarece as circunstâncias em que a tropa
será retirada do terreno, assim como os locais e as condições em que a
tropa receberá atendimento hospitalar; pode prever atendimento hospitalar
assistencial para civis;
• Serviços diversos: outras especificações não enquadradas nos itens
anteriores.
O tópico monitoramento e avaliação visa a estabelecer como isso será realizado

nas atividades, definindo processos, instrumentos e responsabilidades. Visa a
garantir que a execução das atividades ocorra conforme planejado, permitindo,
por meio da função controle, corrigir desvios ou inconformidades em tempo hábil e
definir, ainda, como ocorrerá a avaliação do Plano, ao final da execução de todas
as atividades, visando a retroalimentar o ciclo de planejamento, contribuindo assim
para a melhoria contínua.
Já o tópico Atribuições Específicas visa a descrever as missões, competências

e prazos de cada ator envolvido na execução, monitoramento e avaliação das
atividades
Comunicação Organizacional conterá a exposição referente ao desenvolvimento das

atividades específicas, visando ao atendimento ao público interno e o relacionamento
com o público externo. Pode ser subdividido em tópicos para destacar as condições
em que os serviços serão prestados, a postura esperada dos policiais, a previsão
de prestação de informações à imprensa e ao público em geral, dentre outras. Pode
ser descrita por meio de remissão a norma que trate do assunto.
e. Contatos
O tópico Contatos reporta ao estabelecimento de relações formais entre as

autoridades ou os setores envolvidos. Inclui ainda a especificação dos diversos
meios disponíveis para as interações, sejam elas via rede-rádio, telefones fixos e
móveis, sistemas de mensagens, etc., as quais podem ser listadas nos anexos.

A finalização do Plano, aos moldes de outros documentos oficiais da PMMG,

deverá informar o local e data de elaboração, seguidos da identificação e
assinatura do responsável.
Os elementos devem ser alinhados com os demais parágrafos do texto, con-

tendo o nome da cidade – por extenso –, o numeral referente ao dia do mês,
o mês por extenso e o numeral indicativo do ano. Na grafia do ano, não se
utiliza ponto nem espaço após o milhar; utiliza-se, no entanto, o ponto final
após a estrutura.
A identificação do signatário deverá conter o seu nome completo, seguido do

posto ou graduação e da respectiva função todos centralizados na página.

A formulação do Plano é subsidiada por documentos que o antecedem, tais

como o Estudo de Caso, o Estudo de Situação e o Relatório, os quais prop-
ciam a análise do cenário.
A menção de normas que regulam a atuação e o emprego de recursos tra-

tados no tópico Recursos necessários não deve ser vaga, sob o risco de
comprometer a clareza em relação aos comportamentos esperados. Dessa
forma, expressões do tipo “Conforme normas em vigor” devem ser elimina-
das e substituídas pela remissão das normas específicas, com a exposição
do seu tipo, seu número, ano e demais informações apresentadas no item 2
deste Manual.

3.12 Ordem de Serviço
Documento baixado pelos Comandantes, nos níveis tático e operacional,

para regular ou recomendar a execução de atividades operacionais ou ad-
ministrativas. Aplica-se a atividades específicas, delimitadas em tempo e
espaço de ocorrência. Sua elaboração decorre da concretização de um dos
cenários previstos no Plano.
3.12.2 Forma
3.12.2.1 Identificação da unidade responsável

Plano foi elaborado. Essa indicação, se necessária, comporá o controle do
documento – após a numeração ou a identificação geral, quando não houver
numeração.

Centralizados, o segundo uma linha abaixo do primeiro. A numeração se-

quencial da Ordem de Serviço será fornecida pela Seção responsável pelo
controle na Unidade que expede o documento. O assunto deverá ser inscrito
em caixa alta, negrito, e sintetiza a missão mais geral a ser cumprida.


Ordem de Serviço nº 10/2017-18º BPM

ASSUNTO
Se for necessário identificar a seção ou a fração onde o documento foi pro-

duzido, o registro será feito no controle, junto à numeração.
3.12.2.3 Distribuição
O campo Distribuição especifica as Unidades ou os setores aos quais às

cópias da Ordem de Serviço se destina.
Exemplo:
- Distribuição: 1º BPM, 5º BPM e 16º BPM
- Distribuição: 1ª, 3ª, 5ª e 6ª Cias PM
3.12.2.4 Referências e anexos
O campo Referência destaca documentos anteriores que guardem

relação com o assunto tratado na Ordem de Serviço. Pode incluir normas
institucionais aplicáveis ao caso. O campo Anexo destaca documentos que
serão juntados à Ordem de Serviço.
3.12.2.5 Estrutura do texto
a) Evento: operação, policiamento, solenidade, etc.;
b) Objetivo: missão da Polícia Militar no evento;
c) Cenário: breve análise do ambiente:
• Diagnóstico (fatos importantes ocorridos no último evento similar

que merecem ser relatados. Dados estatísticos, etc.),
• Prognóstico (expectativa para o evento com previsão de público,
atrações, dificuldades, principais demandas, etc.);
d) Estratégias de operacionalização (conceito da operação, descrição
de como será o emprego da Polícia Militar);

e) Atribuições específicas (competência de cada ator ou Unidade, en-

volvidos);
f) Recursos necessários (citar os recursos humanos e logísticos ne-

cessários, bem como a origem deles)
A finalização da Ordem de Serviço, aos moldes de outros documentos ofi-

ciais da PMMG, deverá informar o local e data de elaboração, seguidos da
Os elementos devem ser alinhados com os demais parágrafos do texto, con-

tendo o nome da cidade – por extenso –, o numeral referente ao dia do mês,
o mês por extenso e o numeral indicativo do ano. Na grafia do ano, não se
utiliza ponto nem espaço após o milhar; utiliza-se, no entanto, o ponto final
após a estrutura.
A identificação do signatário deverá conter o seu nome completo, seguido do

posto ou graduação e da respectiva função todos centralizados na página.

3.13 Relatório
Relatório é o documento produzido para expor fatos passados que sejam

do interesse do serviço. Conforme os objetivos, podem ser analíticos ou
informativos. Pode ser usado para tratar de visitas, inspeções, acidentes,
pesquisas, estágios, vistorias, assim como para demonstrar a situação con-
tábil ou financeira de determinado setor, dentre outras. Podem ser classifi-
cados, segundo o ambiente de atividade, em técnicos, administrativos ou
científicos.
A elaboração do Relatório pode decorrer de atividade rotineira, que supõe a

elaboração periódica desse documento, ou de demanda específica. Assim,
classifica-se, quanto à frequência, em periódico e eventual.
Quanto ao enunciador, pode ser individual ou coletivo, caso menos comum.

No segundo caso, todos os responsáveis assinam o documento.
Os Relatórios periódicos têm, geralmente, sua estrutura padronizada pela

instituição, de maneira a assegurar que todos os documentos produzidos
sobre uma mesma rotina contenham as mesmas informações, apresenta-
das na mesma ordem, em espécie de formulário ou modelo padrão, este
denominado relatório-roteiro.
3.13.2 Forma
Neste Manual, aborda-se o Relatório eventual, elaborado em um modelo ge-

ral, o que não impede, caso seja necessário, que em situações mais especí-
ficas ou rotineiras, sejam utilizadas outras estruturas estéticas. Destaca-se,
contudo, que os aspectos que se referem ao estilo e à composição textual
serão comuns a quaisquer formatos.
3.13.2.1 Identificação da unidade responsável

Relatório foi elaborado. Essa indicação, se necessária, comporá o controle
do documento – após a numeração ou a identificação geral, quando não
houver numeração.


3.13.2.2 Local e data
Alinhados à direita da primeira página. Contém o nome da cidade – por ex-

tenso –, o numeral referente ao dia do mês, o mês por extenso e o numeral
indicativo do ano. Na grafia do ano, não se utiliza ponto nem espaço após o
milhar; utiliza-se, no entanto, o ponto final após a estrutura.
Exemplo:
- Belo Horizonte, 1º de junho de 2017.

- Montes Claros, 25 de maio de 2019.
3.13.2.3 Cabeçalho
A estrutura do cabeçalho deverá observar ao disposto no padrão a seguir,

informando o tipo de documento em caixa alta e negrito, o remetente, o des-
tinatário, o assunto, a referência e o anexo, se houver.

RELATÓRIO
Do: Posto ou graduação e função do signatário

Ao: (Tratamento, Sr., se for o caso) + Posto ou graduação + função do
destinatário
Anexo: Se houver

O campo “Do”, além de identificar o signatário, indica a circunstância em

que ele produziu o Relatório. Por esse motivo, o campo pode receber duas
formas distintas de preenchimento.
Quando o fato a ser relatado tem vínculo direto com função ou encargo atri-
buído ao relator, o preenchimento destaca essa condição:
Exemplo:
- Do: 3º Sgt PM Monitor da Turma 12/CFS-2017
- Do: Ten Cel Comandante do 98º BPM
No caso acima, não há registro do nome civil dos signatários. Os relatores

produzem o documento porque decorre de suas atribuições como Monitor
da turma ou Comandante do 98º BPM, respectivamente.
Quando o fato não tem vínculo direto com função ou encargo atribuído ao
relator, o preenchimento indica seus dados de qualificação:
Exemplo:
- Do: 555.676-0, 3º Sgt PM Érico Lopes Veríssimo
Nesse caso, são situações que demandam narrar fato envolvendo o ser-
vidor fora de seu horário de serviço ou mesmo registrar assuntos que não
decorrem de uma função específica, tais como o envolvimento em ocorrên-
cia por ocasião de folga ou para dar ciência ou o acesso a informações que,
por interferirem na segurança pública, sejam do interesse da administração
policial.
3.13.2.4 Texto
A função de apresentar fatos passados, que podem ter efeito em ativida-

des realizadas ou ainda em execução, nos planos e projetos da instituição,
determina a predominância do tipo textual narrativo nesse documento. A
necessidade de apresentar informações detalhadas pode requerer o desen-
volvimento, também, de texto descritivo, nas ocasiões em que é necessário
apresentar características de pessoas, objetos, ambientes, etc.
Ainda em razão dos objetivos mais específicos e da função exercida pelo re-
dator, pode conter sugestões e pareceres para ações futuras, conformadas
nos tipos textuais argumentativo ou dissertativo.
O texto contempla a abordagem inicial ao assunto, de maneira sintética,

com o objetivo de permitir que o destinatário conheça as informações
preliminares sobre o fato que motivou sua escrita. O objetivo é situar o leitor
em relação ao que será abordado no documento.

Em situações específicas, pode ser adequado fazer referência à disposição

legal ou à ordem superior que determinou a apresentação do Relatório, se
for esse o caso; a data da determinação; a referência à autoridade que de-
terminou. A conveniência e a necessidade de incluir tais informações devem
ser avaliadas para cada situação, uma vez que nem sempre há uma ordem
específica que demanda a escrita do documento.
A seleção do verbo que se emprega no texto contribui para imprimir marcas

do gênero. Assim, o verbo relatar se impõe como um dos marcadores do
estilo do Relatório, em detrimento de verbos como informar e comunicar,
por exemplo, que encaminham o desenvolvimento discursivo em direção a
outros gêneros.
O relator deve preocupar-se em evitar a repetição e, para tanto, procurar

agrupar as informações que se completam, tais como as que se referem à
data e ao local, as que se referem à qualificação das pessoas envolvidas,
etc. A clareza será favorecida pela apresentação dos fatos em ordem cro-
nológica.
A quantidade de parágrafos depende das informações e dos dados a serem

desenvolvidos.
O relator deve registrar os fatos de que tenha conhecimento direto ou por

meio de fontes confiáveis. Nos casos em que for relevante mencionar in-
formações não confirmadas, a natureza e o grau de confiabilidade da fonte
devem ser esclarecidos.
Quando se fizer necessário, o Relatório poderá ser acompanhado de tabe-

las, gráficos, fotografias e outros elementos que possam contribuir para o
esclarecimento dos fatos e sua melhor compreensão por parte da autorida-
de a quem se destina o documento. Esses dados podem ser inseridos no
corpo do Relatório ou, se muito extensos, juntados a ele em forma de anexo.
O relator deve tecer considerações sobre as informações mais importantes
dos elementos ilustrativos, de maneira a facilitar a análise que será feita pelo
destinatário.
Em alguns Relatórios é possível, ou até mesmo esperado, que o relator

apresente uma apreciação do assunto, com informações e esclarecimentos
que garantam a sua completa compreensão. A análise deve ser objetiva –
resultado da clareza e da concisão – e imparcial. Essa apreciação pode se
apresentar destacada em tópico denominado análise. Como consequência,
o relator emitirá um parecer, coerente com o que foi apresentado na
análise, espaço em que pode, se conveniente, apresentar sugestões ou
recomendações, dependendo da função que desempenha. O Relatório não
deve conter apreciações de natureza subjetiva sobre fatos desconhecidos,
pouco conhecidos, nem mesmo comentários.

3.13.2.5 Fecho, identificação do signatário e assinatura
Para o fecho emprega-se Atenciosamente, ou Respeitosamente, sob os

mesmos critérios dos demais documentos oficiais da PMMG, ou seja, ob-
servando-se a hierarquia entre as autoridades.
A identificação do signatário segue os mesmos padrões dos demais docu-

mentos oficiais da PMMG, devendo informar o nome, posto ou graduação e
função, conforme ilustrado a seguir.
Atenciosamente ou Respeitosamente,

3.13.2.6 Rodapé
Apresenta informações para contato com órgão expedidor do documento

– endereço, e-mail, site, etc. –, e é formatado com fonte Arial tamanho 10,
centralizado e com espaçamento um entre linhas. Os dados do rodapé são
separados do corpo do texto por uma linha contínua.
O redator do Relatório pode ser de hierarquia superior, igual ou inferior à do

destinatário, dependendo dos objetivos do documento.
Podem fazer parte do Relatório gráficos, tabelas, figuras, fotografias ou ou-

tros elementos que contribuam para o melhor entendimento do assunto tra-
tado. Esses elementos podem ser incluídos no corpo do texto ou, quando
muito extensos, em forma de anexos.
Um Relatório não é um gênero que se presta apenas a uma ocasião. Trata-

-se de um documento que, geralmente, depois de lido - e até mesmo ar-
quivado- pode ser consultado novamente, para fins de comparação com a
evolução do fato tratado, bem como juntado a outros expedientes adminis-
trativos. Isso justifica o rigor nos aspectos informacionais, o detalhamento e
a clareza do documento.
Não sendo o Relatório estruturado em partes ou capítulos, seus parágrafos

podem ser numerados, a partir do segundo. Não se numera o fecho.

3.14 Requerimento
Requerimento é o gênero por meio do qual se solicita algo a uma autoridade

do serviço público responsável por solucionar a demanda. O Requerimento
é, portanto, destinado a órgãos públicos, exceção feitas às escolas particu-
lares que, por uma espécie de delegação, exercem atividades próprias da
esfera pública.
O signatário do Requerimento, no entanto, pode ser servidor público ou

qualquer pessoa física ou jurídica que tenha interesse em assunto tratado
pela Administração Pública.
O Requerimento é considerado um dos mais formais documentos da Re-

dação Oficial, caracterizado pelo rigor estilístico e de instrução por parte do
emissor, pela sustentação em norma que fundamenta a produção textual,
pelo controle de prazo para elaboração e, eventualmente, para trâmite, as-
sim como por demandar resposta motivada e publicada por parte do desti-
natário.
É a formalidade própria do Requerimento o aspecto que funcionalmente o

difere do documento denominado Solicitação, em uso corrente na PMMG.
3.14.2 Forma
3.14.2.1 Vocativo
Tratamento Senhor, seguido da função da autoridade destinatária.

Apresenta-se alinhado à esquerda, em caixa alta, totalmente por extenso
– à exceção da sigla PM. A identificação da autoridade destinatária do
requerimento cumpre a função de cabeçalho do documento. Não há forma
de saudação após o vocativo.
SENHOR CORONEL PM DIRETOR DE RECURSOS HUMANOS DA

POLÍCIA MILITAR
Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto, texto, texto [...]

Após o vocativo e o próximo elemento – preâmbulo – insere-se de 2 espa-

ços duplos, destinados ao despacho inicial da autoridade destinatária.
3.14.2.2 Preâmbulo
Nome do requerente, todo ele em caixa alta, e sua qualificação: nacionalida-

de, estado civil, idade, filiação, naturalidade, residência, etc.
Os dados de qualificação do requerente devem ser selecionados de acordo

com a finalidade e a destinação do documento. O militar da PMMG, ao pro-
duzir um requerimento interno, na maioria das vezes, deverá constar ape-
nas o nº PM, posto ou graduação, nome completo, Unidade e fração em que
está lotado.
3.14.2.3 Texto
Apresentado na sequência do preâmbulo, antecedido da expressão vem,

respeitosamente. É o espaço no qual o requerente indica, de forma explícita,
a norma que fundamenta a produção do requerimento.
O texto, escrito totalmente em terceira pessoa, deve ser claro e conter to-
das as informações que esclareçam o contexto em que se dá o pedido. De
acordo com a motivação da escrita, devem ser juntados documentos que se
relacionem à demanda.
O Requerimento pode demandar a elaboração de texto meramente expo-

sitivo, quando suficiente para tratar do assunto, ou exigir a formulação de
texto argumentativo, quando o objetivo da escrita for coerente com essa
estratégia.
O pedido objeto da demanda deve ser claro e coerente com as demais infor-
mações constantes do texto.
3.14.2.4 Fecho
Fórmula que encerra o documento. Alinha-se com os demais parágrafos.

A forma é a apresentada a seguir, ou seja, em duas linhas, separadas por
vírgula.
Exemplo:
Nestes termos,
Pede deferimento.

A finalização do Requerimento, aos moldes de outros documentos oficiais

da PMMG, deverá informar o local e data de elaboração, seguidos da iden-
tificação e assinatura do responsável.
O posicionamento dos elementos deve ser alinhado com os demais pará-

grafos do texto, contendo o nome da cidade – por extenso –, o numeral
referente ao dia do mês, o mês por extenso e o numeral indicativo do ano.
Na grafia do ano, não se utiliza ponto nem espaço após o milhar; utiliza-se,
no entanto, o ponto final após a estrutura.


Nos casos em que a produção do documento não decorre de uma função

específica, essa informação não é inserida abaixo da identificação. O termo
requerente não indica função, portanto, não deve ocupar o lugar destinado
a esse dado.
Documentos citados ou juntados ao Requerimento devem ser mencionados

no corpo do texto, já que esse gênero não possui campos de destaque para
referências e anexos.
O Requerimento sempre atende a uma norma anterior que determina o en-

caminhamento da demanda por meio desse documento. Trata-se da norma
que fundamenta a produção do requerimento, a qual deve ser consultada
em busca de informações sobre como o documento deve ser instruído e
sobre os prazos referentes à apresentação e ao trâmite.

4 ASPECTOS GERAIS DA GESTÃO DOCUMENTAL
Entre os benefícios da implantação da Gestão de Documentos na Adminis-

tração Pública Estadual, destacamos a simplificação e racionalização dos
procedimentos de gestão de documentos, a agilidade no acesso às informa-
ções e na tomada de decisões, maior qualidade e produtividade ao serviço
público, bem como o planejamento, o controle e a transparência nas ações
do governo. (SÃO PAULO, 2005).
Na antiguidade a comunicação era feita por meio de gestos, evoluindo para

a forma oral. Atualmente, vivemos a realidade do documento virtual. Assim,
pode-se dizer que a informação registrada deu origem ao documento e a
tantos outros meios que necessitam ser acondicionados e preservados de
forma correta.
De acordo com Rondinelli (2011), foi nos Estados Unidos, a partir do final da
década de 1940, com a denominação de records managemet ou gestão de
documentos, que se originaram a preocupação e a sistematização da gestão
dos documentos, tão logo estes fossem criados, tendo em vista o grande
volume de documentos produzidos a partir da Segunda Guerra Mundial.
A arquivística (arquivologia) estuda as funções do arquivo e trabalha com

documentos, ou seja, com a informação registrada, independentemente dos
suportes e do seu fluxo. A informação pode ser encontrada em diversas for-
mas, entre elas: escrita, desenhos, símbolos, gestos, sons e imagens, etc.
O registro da informação sempre foi importante – seja para exercer o poder,

para reconhecer direitos ou para preservar a memória da instituição cor-
relata. A principal fonte de informação da Administração Pública está nos
documentos.
Nesse contexto, a importância de se implantar a gestão documental está

em garantir a preservação e o acesso às informações contidas nos docu-
mentos. O gerenciamento da informação garante sua recuperação de forma
rápida, segura e econômica, bem como a otimização dos recursos humanos
e materiais.
Os arquivos institucionais possuem alto potencial informativo e, de acordo

com a necessidade, podem permitir a consulta às informações registradas
nos documentos e também o acesso à informação contextual, ou seja, às
informações obtidas do conjunto de documentos que registram uma ativida-
de ou uma transação.
Dessa forma, pode-se dizer que os documentos arquivísticos, além de pos-

sibilitarem a eficiência e a transparência da ação da Administração Pública,
propiciam a transparência relativa aos seus atos. Assim, garantem e provam
os direitos e deveres da sociedade e dos Poderes Públicos. Isso em razão
sua importância para a política de segurança do Estado e da sociedade,
possibilitando o desenvolvimento científico e o cultural.

4.1 Arquivo
4.1.1 Definição
O Conselho Internacional de Arquivos apud Cruz (2013), em seu Dictionary

of archival terminology, define arquivos como:
a) Conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, formas,

ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas
físicas ou jurídicas, e por serviços ou organismos públicos ou
privados, no desempenho de suas atividades, conservados por
seus criadores ou seus sucessores para seu próprio uso, sendo
transferido à instituição arquivística competente em razão de seu
valor arquivístico (CIA, 1988, p. 22, apud CRUZ. 2013, p.9);
b) Instituição responsável pela aquisição, preservação e disseminação
dos arquivos;
c) Edifício, ou parte de um edifício, no qual os arquivos são preservados
e disponibilizados para consulta; também chamado de depósito de
arquivos. (CIA, 1988, p. 22, apud CRUZ. 2013, p.9).
Denota-se, ainda, que o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

(2005) define arquivo em quatro acepções:
a) Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade

coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de
suas atividades, independentemente da natureza do suporte;
b) Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o
processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos;
c) Instalações onde funcionam arquivos;
d) Móvel destinado à guarda de documentos. (BRASIL. Arquivo
Nacional, 2005, p.27).
4.2 Documento de Arquivo
4.2.1 Definição
O Conselho Internacional de Arquivos apud Cruz (2013) define documento de

arquivo como a “informação registrada, independente da forma ou suporte,
criada, recebida e mantida por uma agência, instituição, organização ou
pessoa na consecução de suas obrigações legais ou de negócios”. (CRUZ,
2013, p.12).

Já, segundo Duranti (2005), documento de arquivo é “todo documento

produzido por pessoa física ou jurídica no curso de uma atividade prática
como instrumento e subproduto dessa atividade”. (DURANTI, 2005, p. 7).
Para a Câmara Técnica de Documentos Digitais do Conselho Nacional de

Arquivos – (CONARQ), documento arquivístico é “um documento produzido
e/ou recebido e mantido por pessoal física ou jurídica, no decorrer das
suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade”.
(CONARQ, 2011, p. 77).
Para Cruz (2013), o documento de arquivo possui quatro características:

“(a) produção ou recepção por uma organização; (b) provas de transações
passadas; (c) organicidade; (d) originalidade”. (CRUZ, 2013, p. 12). A primeira
característica se refere às razões pelas quais o documento foi produzido. A
segunda diz respeito aos motivos pelos quais deve ser preservado. A terceira
característica envolve a relação que os documentos arquivísticos apresentam
entre si e com a entidade produtora, de forma natural, em decorrência das
funções e das atividades desenvolvidas pelo órgão produtor. Duranti (1994
apud CRUZ, 2013) subdividiu esta característica em duas particularidades:
O interrelacionamento, que diz respeito às relações

estabelecidas entre os documentos no andamento das
transações que lhes deram origem, e a naturalidade, que
se relaciona à forma como os documentos são acumulados
no desenvolvimento das atividades administrativas.
(DURANTI, 1994, p.52 apud CRUZ, 2013, p.13).
Em outras palavras, para realizar a sua missão, as pessoas físicas ou jurídicas

produzem documentos, e a relação entre elas reflete de forma natural as
ações realizadas, bem como seu fluxo. É esse inter-relacionamento que dá
sentido ao conjunto formado.
Rodrigues (2006) disseca de forma ainda mais detalhada essa característica,
assim como a importância de sua manutenção por ocasião da organização
dos documentos, e afirma que a organicidade de um arquivo é realizada
por meio da acumulação dos documentos. Expõe, ainda, que as próprias
atividades desempenhadas acabam por impor alguma ordem aos
documentos gerados, o que sempre resulta em alguma organicidade. No
entanto, quando essa acumulação é realizada tendo como base um Plano
de Classificação , espelhando o fluxo correspondente ao desenvolvimento
das ações, “de modo que as inter-relações existentes entre as funções,
atividades, tarefas reflitam-se nos documentos” (RODRIGUES, 2006,
p.109), o arquivo refletirá, em seu conjunto, a missão realizada pelo órgão.
A quarta característica significa que o documento arquivístico é único e que
não há exemplares que possam substituí-lo em caso de perda ou destruição,
diferente do que acontece com as bibliotecas e coleções. Isso faz com que
a necessidade de um tratamento adequado, visando sua preservação pelo

tempo que se fizer necessário, seja ainda mais premente. Denota-se que o
documento de arquivo possui características conceituais e tem o contexto
de criação como premissa.
Não se podem trabalhar os documentos de arquivo sem antes entender seu
contexto de produção. É necessário, antes de qualquer coisa, entender a
instituição que o gerou, o que envolve o estudo detalhado do contexto de
criação e de desenvolvimento dessa instituição, da legislação que regula-
menta suas atividades, a análise e o mapeamento das tarefas desempenha-
das para o cumprimento de sua função, assim como o fluxo de processos e
transações.
Além disso, é importante avaliar os riscos aos quais essa instituição esta-
rá exposta em caso de não localização de informações ou de eliminações
equivocadas de documentos para que se possa definir com segurança uma
política e um plano de gestão de documentos.
Somente assim, após conhecer efetivamente o organismo produtor é que
se podem trabalhar os documentos. É o contexto que explica o documento
e não o contrário.
4.3 Finalidade dos Arquivos
O arquivo tem como finalidade principal servir como fonte de consulta à

administração, pois se constitui de documentos produzidos ou recebidos no
desenvolvimento da missão institucional, além de tornar acessível e dispo-
nível a informação contida no acervo documental.
Em um segundo momento, após cumprir os objetivos primeiros pelos quais

os documentos foram produzidos, apresentando posterior valor secundário
– ou seja, embora não estejam mais vigentes, apresentem valor informativo
ou probatório –, servirão como fonte de apoio à pesquisa e à informação.
4.4 Características dos documentos arquivísticos
Conforme Rodrigues (2006), a literatura arquivística apresenta cinco

características próprias dos documentos de arquivo. São elas:
a) Naturalidade ou Cumulatividade: os documentos são produzidos e

acumulados naturalmente, conforme o curso das atividades do seu
produtor. Eles não são coletados artificialmente, mas de modo natu-
ral, em função dos seus objetivos práticos;

b) Organicidade ou Inter-relacionamento: os documentos são o re-

flexo das suas atividades e contribuem para o desempenho de um
determinado fim ou objetivo, ou seja, os documentos estabelecem
relações entre si e com as atividades que os geraram em seu con-
texto de produção;
c) Imparcialidade: os documentos arquivísticos são produzidos no

curso normal das atividades, visando a atender determinado fim, di-
retamente vinculado à atividade que os gerou;
d) Autenticidade: os documentos arquivísticos são criados, mantidos

e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem
ser comprovados a partir de rotinas estabelecidas. A autenticidade
está vinculada à custódia contínua da criação, à manutenção e à
guarda do documento;
e) Unicidade: cada documento arquivístico é único em sua função e no

conjunto documental com o qual está relacionado. Ainda que exis-
tam várias cópias de um documento, se cada uma delas apresenta
uma finalidade, elas são únicas.
Alguns traços definidores do documento de arquivo são apresentados por

Heredia Herrera (1991) apud Rondinelli (2011): Contexto de produção, que
se refere às razões para a criação do documento, ou seja, aos motivos da
sua gênese, e Multiplicidade de conteúdo – o conteúdo de um documento
arquivístico tem um potencial informacional indeterminado, ou seja, que
pode extrapolar a finalidade para o qual foi criado.
4.5 Princípios Arquivísticos
A organização dos documentos arquivísticos se norteia em dois princípios

fundamentais da Arquivologia:
a) Princípio da Proveniência: também denominado princípio de res-

peito aos fundos. De acordo com esse princípio, os documentos de
arquivo devem ser organizados respeitando-se a origem do arqui-
vo (documentos), ou seja, ao se organizar um arquivo não se deve
misturá-lo com os arquivos de outras entidades produtoras;
b) Princípio da Ordem Original: diz respeito à organização do docu-

mento pela entidade produtora; imprescindível para a manutenção
dos documentos; dentro do contexto de sua criação, no qual estes
devem ser organizados respeitando uma ordem cronológica.

Relativamente a este princípio, Rodrigues (2006) cita que a ordem original

seria aquela em que os documentos estariam agrupados em conformidade
com o fluxo das ações que os produziram ou receberam e, ainda, que:
[...] se o documento é a corporificação de ações que ocor-

rem em um fluxo temporal, a ordem original, ou melhor,
a ordem dos documentos em correspondência com o flu-
xo das ações torna-se indispensável para a compreensão
dessas ações e, consequentemente, para a compreensão
do significado do documento. (RODRIGUES, 2006, p.106).
Assim, qualquer outra forma de organização dos documentos que não res-
peite a ordem natural decorrente do fluxo das ações que lhes deram origem
retira-os da ordem original, prejudicando a compreensão de seu significado
dentro do conjunto.
4.6 Classificação de Documentos de Arquivo
Os documentos de arquivo, conforme Rodrigues (2012), podem ser

classificados quanto à entidade produtora, ao gênero, à espécie, ao tipo ou
tipologia documental, ao valor, à natureza do assunto, ao formato, à forma
e à técnica de registro.
4.6.1 Quanto à entidade produtora
a) Públicos – são emitidos por autoridade pública ou mediante

procuração de autoridade pública;
b) Privados – são emitidos por um particular ou por autoridade pública

fora de suas funções, atribuições ou competência.
4.6.2 Quanto ao gênero
O gênero de um documento é determinado considerando aspectos relativos

ao suporte ou à forma como as informações foram registradas.
De acordo com Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o

gênero documental “é a reunião de espécies documentais que se asseme-
lham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o forma-
to, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação
técnica para acesso”. (BRASIL. Arquivo Nacional, 2005, p. 99).

Os gêneros documentais podem ser:
a) Textuais: são documentos nos quais a informação se apresenta em

formato de texto (documentos escritos) como ofícios, memorandos,
relatórios, certidões, atas, atestados, etc.;
b) Filmográficos: são documentos que contém exclusivamente
imagens em movimento; não há presença de som;
c) Audiovisuais: a linguagem básica do documento é a associação do
som e das imagens em movimento;
d) Cartográficos: documentos que apresentam, de forma reduzida,
imagens que representam áreas maiores, como os mapas e as
plantas;
e) Iconográficos: são documentos que apresentam como informação
imagens estáticas, como fotografias, negativos, diapositivos (slides),
desenhos e gravuras, por exemplo;
f) Micrográficos: documentos resultantes do processo de micro-
filmagem. Podem se apresentar em formato de microfilme ou de
microficha;
g) Informáticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte
eletrônico;
h) Sonoros: documentos cuja informação esteja registrada em forma
de som, como DVD, CD, MP3, etc.
4.6.3 Quanto à espécie
Belloto (2004) apud Rodrigues (2012) define espécie documental como “a

configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações nele contidas”. (BELLOTO, 2004, apud RODRI-
GUES, 2012, p. 44).
Para Rodrigues (2012), quanto à espécie, os documentos podem ser:
• Atos normativos: tem a finalidade de dispor e deliberar sobre

matérias especificas. Ex.: decretos, leis, portarias, regulamen-
tos, regimentos, ordens de serviço etc.
• Atos enunciativos: são opinativos e esclarecem assuntos. Ex:
relatórios, laudos, pareceres, despachos etc.
• Atos de assentamentos: são aqueles concebidos por registros
sobre fatos ou ocorrências. Ex.: atas, termos etc.
• Atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos,
decisões. Ex.: atestados, certidões etc.
• Atos de ajuste: são aqueles representados por acordos, pactos.
Ex: contratos, convênios etc.

• Atos de correspondências: tem como objetivo a execução dos

atos normativos. Ex.: memorandos, avisos, notificações, ofícios,
notas, exposição de motivos, circulares, editais, mensagens etc.
(RODRIGUES, 2012, p. 44).
4.6.4 Quanto ao tipo ou tipologia documental
Belloto (2004) apud Rodrigues (2012) define tipo documental como “a

configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade
que a gerou”. (BELLOTO, 2004, apud RODRIGUES, 2012, p. 44).
Para Rodrigues (2012), o tipo documental se refere à atividade para a qual o

documento foi criado. No quadro abaixo, demonstra como exemplos:
Quadro 4 - Espécies e tipologias de documentos.
Espécie Tipologia
Edital edital de concurso; edital de licitação
Contrato contrato de locação; contrato de compra e venda
Citação carta rogatória; carta precatória
Alvará alvará de soltura; alvará de construção
Petição petição de embargos declaratórios; petição de recurso ordinário
Relatório relatório de compras; relatório de preços
Processo Processo de desocupação; processo de execução final
Certidão certidão de casamento; certidão de nascimento
Fonte: RODRIGUES, 2012, p. 44.
4.6.5 Quanto ao valor
a) Primário: atribuído aos documentos em função das razões de sua

criação e do interesse que possam ter para a entidade produtora,
levando-se em conta sua atividade para fins administrativos, legais
e fiscais.
• Administrativos: testemunham a política e os procedimentos

adotados pelo órgão no desempenho de suas funções.
• Fiscais: referem-se às operações financeiras e à comprovação

de receitas e despesas fiscais do órgão produtor.
• Legais ou jurídicos: envolvem proteção de direitos, tanto para o

governo quanto para terceiros.

b) Secundário (também conhecido como valor permanente): valor

atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter
para a entidade produtora e para outros usuários, tendo em vista
sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram ori-
ginalmente produzidos, em razão de apresentarem informações re-
levantes para pesquisa, seja ela histórica, científica, cultural, dentre
outras. Os documentos que adquirirem ou apresentarem valor se-
cundário não podem ser eliminados, devendo ser preservados de
forma definitiva. Dividem-se em:
• Informativos: independentemente do valor probatório, contém

informações essenciais sobre matérias com que a organização
lida, para fins de estudo ou de pesquisa.
• Probatórios: dizem respeito ao valor de prova.
4.6.6 Quanto à natureza do assunto
a) Ostensivo: significa que o acesso ao conteúdo do documento é

livre, ou seja, o seu conhecimento não tem nenhuma restrição e a
sua divulgação não prejudica nenhuma pessoa ou instituição;
b) Sigiloso: significa que o acesso ao conteúdo do documento é res-

trito, pois a sua divulgação pode causar prejuízos a uma pessoa ou
instituição ou violar a intimidade da vida privada, da honra ou da
imagem de alguém.
4.6.7 Quanto ao formato
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) formato

é “o conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de
registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento” (BRA-
SIL. Arquivo Nacional, 2005, p. 94), ou seja, é a configuração física em que
se apresenta o suporte – material no qual são registradas as informações.
São exemplos, a folha, o livro, o caderno, o folder, o mapa, o cartaz, etc.
4.6.8 Quanto à forma
Para Rodrigues (2012), forma “diz respeito ao estágio de preparação e de

transmissão de documentos” (RODRIGUES, 2012, p. 46). Neste sentido,
podem ser:

a) Original único – se existir apenas um exemplar;
b) Originais múltiplos – se um mesmo documento for produzido em mul-

tiplicidade e enviado para diversos destinatários com vistas a cumprir
diferentes propósitos. É exemplo o e-mail corporativo enviado para
as caixas de mensagem de todos os funcionários de uma instituição;
c) Cópia – reprodução, digital ou analógica de um documento para fins

de preservação ou de uso do conteúdo informacional;
d) Via – cada via é um documento único destinado a atender às ne-

cessidades das partes que, por motivos legais e administrativos,
precisaram documentar uma atividade cujo interesse pelo registro
é mútuo;
e) Minuta – versão preliminar do documento sujeita a aprovação e a

validação por meio de assinatura da autoridade competente;
f) Rascunho – esboço que serve de base para a elaboração final de

um documento.
4.6.9 Quanto à técnica de registro
A técnica de registro, para Rodrigues (2012), diz respeito àquela empregada

no registro das informações. São exemplos, a datilografia, a escrita, a im-
pressão, a gravação, etc.
4.7 Ciclo Vital dos Documentos
São os estágios, fases ou ciclos pelos quais os documentos passam, desde

a sua criação até a eliminação ou guarda permanente, sendo que cada um
dos estágios requer procedimentos específicos relativos ao tratamento da
documentação, de acordo com a sua utilização por parte dos usuários.
4.8 Teoria das Três Idades
A Teoria das Três Idades nasce no contexto aproximado da Segunda Guerra

Mundial, quando se buscam soluções para a chamada explosão documental
propiciada, dentre outros fatores, pelo desenvolvimento tecnológico e pela
maior complexidade da estrutura governamental.

Dessa forma, diante da impossibilidade de se preservar e de tratar toda a

massa documental acumulada, essa abordagem foi desenvolvida, primei-
ramente, tendo como base os valores administrativos e de testemunho dos
documentos. Posteriormente percebeu-se a necessidade de se criar um pe-
ríodo intermediário relativo aos documentos cuja vigência já estava no fim,
mas que ainda necessitavam ser preservados pela administração antes de
sua eliminação ou do seu recolhimento para guarda permanente.
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) é “a teo-
ria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, inter-
mediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas en-
tidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário”.
(BRASIL. Arquivo Nacional, 2005, p.160).
Segundo a abordagem, os documentos passam por três fases de arquiva-
mento. São elas:
a) Fase Corrente ou Primeira Idade: corresponde à fase na qual
os documentos são frequentemente consultados e se encontram
sob o uso exclusivo da fonte geradora, cumprindo as finalidades
que motivaram a sua criação. Por esse motivo, necessitam estar
próximos de quem os produziu ou recebeu;
b) Fase Intermediária ou Segunda Idade – fase na qual os documentos
são de uso eventual da administração que os produziu. São
transferidos para um local de menor custo, geralmente em
depósitos de armazenagem temporária, permanecendo ali até o
cumprimento de prazos prescricionais (legais) e precaucionais
(discricionários) para sua eliminação ou para o seu recolhimento
com vistas à guarda permanente;
c) Fase Permanente ou Terceira Idade – fase em que os documentos
já cumpriram as finalidades de sua criação, mas devem ser
guardados em virtude do seu valor probatório e informativo, para
o Estado e para o cidadão.
Verifica-se, porém, que muitos autores passaram a utilizar, preferencialmente,

o termo potencial de uso no lugar de frequência de uso para suas definições.
Isso se deve ao fato de que, embora não sejam frequentemente consultados,
alguns documentos apresentam um potencial de uso muito grande, podendo
ser requisitados a qualquer momento, o que faz com que haja necessidade
de que estejam próximos à administração e à disposição desta – são os
arquivos correntes.
À medida que esse potencial de uso diminui, uma vez que os documentos
estão no final de sua vigência, eles podem permanecer arquivados em outros
locais que não os setores de trabalho, porém à disposição da administração,
sendo apresentados quando necessário (arquivos intermediários), o que
facilita a gestão daqueles documentos que ainda estão em plena vigência,
possibilitando economia de espaço.

4.9 Gestão de Documentos
4.9.1 Conceito
AA Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que instituiu a política na-

cional de arquivos públicos e privados, conceitua a gestão de documentos
como “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda per-
manente” (BRASIL, 1991).
4.9.2 Objetivos
Dentre os vários objetivos da gestão de documentos de arquivo, pode-se

citar:
a) garantir o registro adequado das informações e o uso de materiais

apropriados;
b) prevenir a criação de documentos não essenciais e reduzir o volume

documental;
c) intensificar o uso e o valor dos documentos;
d) assegurar de forma eficiente a produção, a administração, a manu-

tenção e a destinação de documentos;
e) garantir que a informação documental esteja disponível quando e

onde seja necessária;
f) assegurar a correta eliminação de documentos de acordo com a le-

gislação vigente;
g) contribuir para o acesso e para a preservação dos documentos de

guarda permanente;
h) possibilitar melhor organização e arquivamento dos documentos.
4.9.3 Fases da gestão de documentos
Rhoads (1989) apud Cruz (2013) divide a gestão de documentos em três

fases – produção, utilização e destinação. Conforme Cruz (2013), podemos
dizer sobre essas fases:

a) Produção: inicia-se com a produção do documento de arquivo, oca-

sião em que são definidas normas para a sua criação, que vão desde
o material utilizado – suporte –, o tamanho, o formato e a espécie
documental, até a definição das formas de registro da informação,
incluindo a elaboração padronizada de tipo ou séries documentais.
Objetiva a economia, a racionalização de recursos e a preservação
dos documentos. Para isso deve-se levar em consideração o perío-
do de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como verificar
se os documentos têm previsão de eliminação ou se devem ser pre-
servados de forma permanente.
b) Utilização: ligada basicamente às formas de recuperação da infor-

mação arquivística. Objetiva maior rapidez ao disponibilizar docu-
mentos e informações. Nessa fase são selecionados os materiais, os
equipamentos e o local de armazenamento dos documentos, tendo
em vista suas características e necessidades diferenciadas de pre-
servação.
Bernardes (2008, p. 9), detalha que essa fase inclui estu-

dos e decisões sobre padronização de fluxo documental
(workflow) e salienta a necessidade de elaboração de um
Plano de Classificação que tenha como fundamento as
funções e as atividades executadas. Ressalta que tudo
isso envolve, ainda,
[..] todas as atividades de protocolo (recebimento,

classificação, registro, distribuição, tramitação e
expedição), todas as atividades de Arquivo (organização
e arquivamento, reprodução, acesso à documentação e
recuperação de informações) e a gestão de sistemas de
protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou informatizados.
(BERNARDES. São Paulo. 2008, p.9).
c) Destinação: uma das fases mais críticas da gestão de documentos.

Nessa fase serão definidos quais documentos devem ser preserva-
dos de forma permanente, tendo em vista seu valor informativo e
probatório, e quais documentos devem ser eliminados, bem como o
tempo em que eles devem ser retidos tendo em vista seus valores
primários – razões administrativas, legais ou fiscais.
Faz-se necessário lembrar que a avaliação dos documentos exige um traba-

lho multidisciplinar com a participação de pessoas ligadas às diversas áreas
profissionais, bem como de servidores que tenham profundo conhecimento
das atividades que deram origem ao acervo a ser avaliado. Para tanto, são
constituídas as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, res-
ponsáveis pela realização do processo.

4.10 Instrumentos de Gestão Documental
Para a realização da gestão documental arquivística é necessária a utilização

de dois instrumentos – Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de
Documentos de Arquivo.
4.10.1 Plano de Classificação de Documentos de Arquivo
É o instrumento de gestão elaborado a partir da análise e da identificação

dos conteúdos dos documentos produzidos pela instituição. Nele serão
relacionadas as funções, as atividades e as transações que dão origem aos
processos e aos dossiês de documentos.
4.10.1.1 Elaboração e Aplicação do Plano de Classificação
A classificação é a ordenação intelectual e física, baseada em uma propos-

ta de hierarquização das informações. Essa hierarquização é estabelecida
nos planos de classificação e nas normas gerais de procedimentos. A clas-
sificação dos documentos é um procedimento arquivístico que possibilita
os corretos arquivamento, uso e recuperação do documento. O Plano de
Classificação consiste em um planejamento esquemático, capaz de orientar
a distribuição dos documentos arquivísticos de forma lógica, coordenada e
hierárquica.
Como um órgão da Administração Pública, a Polícia Militar de Minas Gerais

necessita classificar e agrupar seus documentos, de acordo com o critério
funcional, ou seja, pelas funções e atividades desempenhadas.
4.10.2 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) a

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo é o ins-
trumento utilizado na avaliação do conteúdo informacional dos documentos
e determina os prazos de guarda e a sua destinação final, atendendo às
necessidades de cada instituição e preservando a memória governamental.
Trata-se do “Instrumento de destinação, aprovado por autoridade compe-
tente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e
reprodução de documentos”. (BRASIL. Arquivo Nacional, 2005, p. 159).
A Tabela Temporalidade, como instrumento de gestão arquivística, determi-

na o período de guarda dos conjuntos documentais denominados processos
e dossiês e não se aplica a somente um único tipo de documento.

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Apêndice A – Lista de abreviaturas usuais no âmbito da PMMG
Abreviatura Correspondência
ADO - Assessoria de Desenvolvimento Organizacional
APM - Academia de Polícia Militar
ATSIDS - Assessoria Técnica do Sistema Integrado de Defesa Social
BGPM - Boletim Geral da Polícia Militar
BOPE - Batalhão de Operações Especiais
BPChq - Batalhão de Polícia de Choque
BPGd - Batalhão de Polícia de Guardas
BPM - Batalhão de Polícia Militar
BPM Mamb - Batalhão de Polícia Militar de Meio Ambiente
BRAvE - Base Regional de Aviação do Estado
BSC - Base de Segurança Comunitária
Btl ROTAM - Batalhão de Rondas Táticas Metropolitana
Btl RPAer - Batalhão de Radiopatrulhamento Aéreo
CAD - Controle de Atendimento e Despacho
CG - Comando-Geral
Cia - Companhia
Cia PM Ind - Companhia de Polícia Militar Independente
Cia PM Ind PCães - Companhia de Polícia Militar Independente de Policiamento com Cães
Cia PM MAmb - Companhia de Polícia Militar de Meio Ambiente
CICOp - Centro Integrado de Comunicações Operacionais
CINDS - Centro Integrado de Informações de Defesa Social
ComAvE - Comando e Aviação do Estado
CP - Código Penal
CPCia - Coordenador de Policiamento da Companhia
CPE - Comando de Policiamento Especializado
CPMamb - Comando de Policiamento de Meio Ambiente
CPP - Código de Processo Penal
CPRv - Comando de Policiamento Rodoviário
CPU - Coordenador de Policiamento da Unidade
DAL - Diretoria de Apoio Logístico
DAOp - Diretoria de Apoio Operacional
DDU - Disque Denúncia Unificado
DInt - Diretoria de Inteligência
DEER - Departamento de Edificações e Estradas de Rodagem
DGEOp - Diretriz Geral para Emprego Operacional
DInt - Diretoria de Inteligência
DTS - Diretoria de Tecnologia de Sistemas
EAD - Ensino à Distância
EPI - Equipamento de Proteção Individual
ES - Espírito Santo
GCG - Gabinete do Comando-Geral
GDO - Gestão do Desempenho Operacional
GEPAM - Grupo Especial de Policiamento Ambiental
GEPAR - Grupo Especial de Policiamento em Área de Risco
GEPMOR - Grupo Especial para Prevenção Motorizada Ostensiva Rápida
GEPTur - Grupo Especial para Policiamento Turístico
GER - Grupo Especializado em Recobrimento
GPS - Global Positioning System
GTA - Guia de Trânsito Animal
HT - Hand-Talk
IBGE - Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística
ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços
IMA - Instituto Mineiro de Agropecuária
IPVA - Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores

Abreviatura Correspondência
ISP - Inteligência de Segurança Pública
JCC - Jovens Construindo a Cidadania
Km - Quilômetro
MG - Minas Gerais
PA Painel Administrativo
PCMG - Polícia Civil de Minas Gerais
PDF - Portable Document Format
Pel PM - Pelotão de Polícia Militar
PIB - Produto Interno Bruto
PM - Polícia/Policial Militar
PM1 - Assessoria Estratégica de Pessoal
PM2 - Assessoria Estratégica de Inteligência
PM3 - Assessoria Estratégica de Emprego Operacional
PM4 - Assessoria Estratégica de Logística e Tecnologia
PM5 - Assessoria Estratégica de Comunicação
PM6 - Assessoria Estratégica de Planejamento e Gestão Orçamentária
PMDI - Plano Mineiro de Desenvolvimento Integrado
PMMG - Polícia Militar de Minas Gerais
PMPE - Polícia Militar de Pernambuco
POP - Procedimento Operacional Padrão
POTur - Policiamento Ostensivo Turístico
PPVD - Patrulha de Prevenção à Violência Doméstica
PRODEMGE - Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais
PROERD - Programa Educacional de Resistência às Drogas
PROGEA - Programa de Educação Ambiental
PRv - Policiamento Rodoviário
PSTur - Policiamento Sazonal Turístico
PTV - Permissão de Trânsito Vegetal
RAT - Relatório de Atividade
RCAT - Regimento de Cavalaria Alferes Tiradentes
REDEOp - Relatório Diário de Emprego de Efetivo Operacional
REDS - Registro de Eventos de Defesa Social
RFID - Radio Frequency Identification
RMBH - Região Metropolitana de Belo Horizonte
ROTAM - Rondas Táticas Metropolitanas
RPM - Região de Polícia Militar
SARA - Scanning, Analysis, Response and Assessment
SEFAZ - Secretaria de Estado de Fazenda
SEPLAG - Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão
SETOP - Secretaria de Estado de Transportes e Obras Públicas
SETUR - Secretaria de Estado de Turismo
SIGOp - Sistema de Gestão Operacional
SIPOM - Sistema de Inteligência da Polícia Militar
SISNAMA - Sistema Nacional do Meio Ambiente
SOF - Sala de Operações da Fração
SOU - Sala de Operações da Unidade
SP - São Paulo
SPOT - Segurança Preventiva Orientada ao Turismo
TB - Terabyte
TCO - Termo Circunstanciado de Ocorrência
TM - Tático Móvel
TPB - Treinamento Policial Básico
UDI - Unidade de Direção Intermediária
UEOp - Unidade de Execução Operacional
VP - Viatura Policial

Apêndice B – Modelo referencial para elaboração de Ata
3 cm

ATA DE REUNIÃO
Convocante: andjldaomdma
Data: 00/00/0000
Hora de início: 00h00min
Hora de término: 00h00min
Local: diajdájdladjaod
Participantes: mnsmnslasjlslaljslj
Pauta: nkkajdojpadpajpda
Iniciados os trabalhos, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto, texto, texto. Nada mais havendo a tratar, o senhor Tenente-
Coronel Comandante da Escola de Formação de Soldados deu por encerrada
a reunião e determinou-me a lavratura desta ata que, depois de lida e achada
conforme, foi assinada por todos os presentes.
3 cm 2 cm
NOME COMPLETO, POSTO OU GRADUAÇÃO1
Presidente
NOME COMPLETO, POSTO OU GRADUAÇÃO

Função
NOME COMPLETO, POSTO OU GRADUAÇÃO2

Secretário
1 Caso a ata possua mais de uma página, as assinaturas serão apostas na última folha, contudo,
todos os participantes deverão rubricar todas as demais folhas.
2 Convém reiterar que as assinaturas nunca devem ficar isoladas na última página. No caso da
ata, havendo longa relação de participantes, a relação deve, ao menos, iniciar-se com o final do texto.
2 cm

Apêndice C – Modelo referencial para elaboração de Atestado
3 cm
UNIDADE RESPONSÁVEL
ATESTADO
WALTER FERREIRA, CAP PM, CHEFE

DA P1, NO USO DE SUAS ATRIBUI-
ÇÕES E NA FORMA DA LEI ATESTA
PARA FINS DE _________ (INFORMAR
A FINALIDADE CONFORME DEMANDA
DO SOLICITANTE)
Que QUALIFICAÇÃO DO SOLICITANTE texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, tex-
to, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, , texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto.
3 cm 2 cm

2 cm

Apêndice D – Modelo referencial para elaboração de Certidão
3 cm
UNIDADE RESPONSÁVEL
CERTIDÃO
O Primeiro Tenente PM Secretário de En-

sino da Escola de Formação e Aperfei-
çoamento de Sargentos, no uso de suas
atribuições e na forma da lei, CERTIFICA:
A pedido da parte interessada, e para fins de comprovação junto à Universidade do

Estado Ade Minas Gerais, que, conforme Ata de Resultado Final do Curso Superior
de Tecnologia em Segurança Pública: Ênfase em Policiamento Ostensivo, realizado
no período de dois de janeiro de dois mil e dezessete a quinze de dezembro de dois
mil e dezessete, o texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto.
3 cm 2 cm
Por ser verdade, firma a presente Certidão.
Belo Horizonte, primeiro de março de dois mil e dezoito.
2 cm

Apêndice E – Modelo referencial para elaboração de Estudo de Caso
3 cm
UNIDADE DE DIREÇÃO GERAL OU INTERMEDIÁRIA

Estudo de Caso nº ________/_______
ASSUNTO
1 Introdução
1.1 Síntese do caso
1.2 Fontes acessadas para a reconstituição do caso
2 Contextualização
2.1 Localização temporal e espacial
2.1.1 Data e hora do evento principal
2.1.2 Local
2.1.3 Endereço
2.1.4 Unidade de Área – ou especializada – responsável
3 cm 2 cm
2.2 Antecedentes
2.2.1 Documentos internos anteriores
2.2.2 Informações prévias
2.2.3 Condições do entorno
2.2.4 Situação da Unidade da PMMG responsável pelo caso
3 Narrativa do caso
4 Análise
5 Conclusão
Local, ___ de _____________ de ________.
[Endereço] – [Telefone] – [E-mail de contato] 2 cm

Apêndice F – Modelo referencial para elaboração de Estudo de Situação
3 cm

Estudo de Situação nº ________/_______
ASSUNTO
Referência:
Anexo:
1. Missão
2. Cenário
2.1 Diagnóstico
2.2 Prognóstico
3. Estratégias
3.1 Estratégias nº 1
3.2 Estratégia nº 2
4. Comparação das Estratégias

3 cm 2 cm
4.1.1 Vantagens
4.1.2 Desvantagens
4.2.1 Vantagens
4.2.2 Desvantagens
4.3.1 Vantagens
4.3.2 Desvantagens
5. Conclusão
6. Proposta
Local, ___ de _____________ de ________.

Apêndice G – Modelo referencial para elaboração de Instrução
3 cm
Regula os procedimentos para o

desenvolvimento do Programa de Educação
Ambiental pela Polícia Militar de Minas Gerais
1 Introdução
2 Objetivos
2.1 Geral
2.3 Específicos
3 Título 1
4 Título
5 Título
.
.
.
3 cm . 2 cm
12 Prescrições diversas (ou Considerações finais)
Local, ___ de _____________ de ________.

Referências
Anexos
1 A quantidade e numeração de títulos dependerá da complexidade e extensão do documento,

conforme a distribuição dos subtemas da instrução.
2 cm

Apêndice H – Modelo referencial para elaboração de Memorando
3 cm

4 cm
UNIDADE DE EXECUÇÃO OU DE APOIO
Memorando nº xxxx/2019 – Unidade Emissora
Local, data por extenso.
Ao(s): (Tratamento, Sr., se for o caso) + Posto ou graduação + função do destinatário

Anexo: Se houver
Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto.
Considerandas
2 Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto.
3 Diante do exposto, DETERMINO (ou RECOMENDO):
3.1 Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
Recomendações texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto.
3.2 Texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto.
3 cm 2 cm

[Endereço] – [Telefone] – [E-mail de contato] (A aposição de rodapé é opcional) 2 cm

Apêndice I – Modelo referencial para elaboração de Ofício
3 cm
5 cm UNIDADE DE DIREÇÃO GERAL OU INTERMEDIÁRIA

Ofício nº xxxx/2019 – Unidade Emissora
Ao Senhor
Função
Órgão ou Unidade
Endereço
3 cm 2 cm
Assunto: xxxxxxxxxxxxx
Anexo: (se houver)
Senhor Comandante, Diretor, Presidente, etc.,
texto, texto, texto, texto,texto, texto, texto, texto, texto, texto.

2 cm

Apêndice I-A – Modelo referencial para elaboração de Ofício para

Assinatura Eletrônica via IntranetPM
3 cm

5 cm
Ao Senhor
Função
Órgão ou Unidade
Endereço
3 cm 2 cm
Anexo: (se houver)

6 cm

Apêndice I-B – Modelo referencial para elaboração de Ofício contendo

informações sobre grau de sigilo ou similar
RESERVADO 3 cm

5 cm
Ao Senhor
Função
Órgão ou Unidade
Endereço
3 cm 2 cm
Anexo: (se houver)

4 cm
RESERVADO

Apêndice J – Modelo referencial para elaboração de Ordem de Serviço
3 cm

Ordem de Serviço nº ________/2019
ASSUNTO
Distribuição:
Referência:
Anexo:
1. Evento
2. Objetivo
3. Cenário
3.1 Diagnóstico
3.2 Prognóstico
3 cm 4. Estratégias de operacionalização 2 cm
5. Atribuições específicas
6. Recursos necessários
Belo Horizonte, ____ de _________ de ______.
[Endereço] – [Telefone] – [E-mail de contato] (A aposição de rodapé é opcional) 2 cm

Apêndice K – Modelo referencial para elaboração de Plano
3 cm

Plano nº ____/______ - 100º BPM
ASSUNTO
Distribuição:
Referência:
Anexo:
1 Introdução
2 Objetivos
2.1 Geral
2.2 Específicos
3 Análise ambiental
3.1 Interno
3.2 Externo
3 cm 4. Cenários 2 cm
4.1
4.2
5 Estratégias de operacionalização
5.2 Recursos necessários
5.2.1 Recursos humanos
5.2.2 Recursos logísticos
5.3 Monitoramento e avaliação
6 Atribuições específicas
6.1 Comunicação Organizacional
7 Contatos
Belo Horizonte, ____ de _________ de ______.


Apêndice L - Modelo referencial para elaboração de Relatório
3 cm
4 cm UNIDADE DE DIREÇÃO GERAL OU INTERMEDIÁRIA

UNIDADE DE EXECUÇÃO OPERACIONAL OU DE APOIO
RELATÓRIO nº ____/________ (numeração opcional)
Do: Posto ou graduação e função do signatário

Ao: (Tratamento, Sr., se for o caso) + Posto ou graduação + função do destinatário
Anexo: Se houver
1. Dos fatos: (divisão em tópicos é opcional)1

3 cm 2. Análise 2 cm
2.1. Aspectos positivos
texto, texto.
2.2. Aspectos negativos

texto, texto.
3. Conclusões, considerações e sugestões

texto, texto.

1 O presente modelo trata da estrutura de um relatório analítico, devendo ser observada sua
pertinência ao uso no caso concreto. A divisão em tópicos pode ser dispensada se não for pertinente,
devendo o corpo do texto seguir os parâmetros de um ofício.
2 cm

Apêndice M - Modelo referencial para elaboração de Requerimento
3 cm
SENHOR CORONEL PM DIRETOR DE RECURSOS HUMANOS
5 a 8 espaços duplos
O Nº 456.654-3, CB PM AFONSO HENRIQUES DE LIMA BARRETO, lotado no

1º BPM, 2ª Cia PM, vem, respeitosamente, nos termos do inciso X do artigo Y da
Lei...., ....., texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto,
texto, texto, texto, texto.
texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto, texto.
texto.
3 cm 2 cm
Nestes termos,
Pede deferimento.
Belo Horizonte, _____ de ____________ de ________.
Assinatura, posto ou graduação

NOME COMPLETO, POSTO OU GRADUAÇAO
Função do signatário (se aplicável)
2 cm

GIOVANNE GOMES DA SILVA, CORONEL PM

COMANDANTE-GERAL
CONFERE COM O ORIGINAL:
ADRIANA VALERIANO DE SOUZA, TEN CEL PM

AJUDANTE-GERAL

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POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS

BELO HORIZONTE, 21 DE NOVEMBRO DE 2019.

Para conhecimento da Polícia Militar de Minas

RESOLUÇÃO Nº 4.843 DE 01 DE OUTUBRO DE 2019

Aprova o Manual de Elaboração e Gestão de Documentos

O CORONEL PM COMANDANTE- GERAL DA POLÍCIA MILITAR DO ESTADO DE

CONSIDERANDO a conclusão dos trabalhos da Comissão nº 34/2016 - EMPM, que elaborou

Art. 1° - Aprovar o Manual de Elaboração e Gestão de Documentos Institucionais da Polícia

Art. 2° - Fica revogada a Resolução nº 3.317, de 16 de setembro de 1996.

Art. 3° - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Belo Horizonte, 01 de outubro de 2019.

GIOVANNE GOMES DA SILVA, CORONEL PM

Direitos exclusivos da Polícia Militar de Minas Gerais (PMMG).

MINAS GERAIS. Polícia Militar. Comando-Geral.

1. Aspectos gerais para a qualidade da produção de

Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca da Academia de Polícia Militar.

CHEFE DO GABINETE MILTAR

CHEFE DO ESTADO MAIOR DA PMMG

ASSESSOR DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL

PROJETO GRÁFICO E EDITORAÇÃO

2 ASPECTOS GERAIS PARA A QUALIDADE DA PRODUÇÃO DE

3 DOCUMENTOS DA PMMG ...................................................................... 37

3.3 Certidão .................................................................................................... 47

4 ASPECTOS GERAIS DA GESTÃO DOCUMENTAL ................................ 103

REFERÊNCIAS ....................................................................................... 117

A linguagem, em suas diversas modalidades – verbal, não verbal, oral ou

10 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS

2 ASPECTOS GERAIS PARA A QUALIDADE DA

Muitas pessoas que dominam magnificamente uma língua sentem amiúde

2.1 Aspectos teóricos

2.1.1 Comunicação humana, gêneros textuais e padronização

A necessidade natural humana de se comunicar demanda o emprego da

Os textos que se materializam nos acontecimentos comunicativos

Considerando a diversidade das interações humanas, é impossível relacionar

A padronização dos gêneros textuais corresponde aos aspectos temático,

MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 11

(2008) diferencia os textos com função estética, como os poéticos, dos

Dessa forma, e como ressaltou Bakhtin (2011), nos gêneros textuais

2.1.2 Delineamento do contexto de produção

O ser humano transita em situações diversas de interação, cada uma delas

O contexto de produção, que compreende o lugar, o momento, os papéis do

Essas competências estão diretamente relacionadas à capacidade de

2.1.3 Esferas de atividade e comunidades discursivas

Posicionando-se em situações diversas de interação, o ser humano

12 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS

etc. As esferas correspondem aos domínios que, segundo Marcuschi (2008),

Os domínios discursivos, assim, “constituem práticas discursivas dentro

Se a concepção dos domínios discursivos permite a delineação mais ampla

Em linhas gerais, a caracterização de uma comunidade discursiva, nos

Na comunidade discursiva PMMG, os membros se utilizam de determinados

MANUAL DE ELABORAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS DA PMMG 13

2.1.4 Como utilizar este Manual

No seio das comunidades discursivas mais formais e complexas, é comum

Na esfera da Administração Pública, os manuais de redação dos órgãos go-

De forma coerente com os atuais norteadores do desenvolvimento de com-

O termo modelo de escrita – ou modelo de conteúdo – reporta ao conteúdo

A gramática normativa, instrumento ao qual deve recorrer para solucionar

14 POLÍCIA MILITAR DE MINAS GERAIS

Por outro lado, o presente Manual esclarece aspectos da padronização

Doravante, o termo documento será utilizado alternativamente para

Os termos gênero textual e tipo textual, assim como os demais apresentados

2.2 Características da Redação Oficial

Redação Oficial é a forma pela qual os órgãos da Administração Pública

A Redação Oficial está situada entre outras escritas de natureza técnica,

MANUAL DE ELABORAÃÃO DE DOCUMENTOS

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