0755 - Processador de Texto - Funcionalidades Avançadas

PTA
Utilizar Modelos
O Word disponibiliza uma vasta variedade de modelos; incluindo cartas, folhas de rosto de
FAX, guias, panfletos, calendários e vários documentos empresariais. Pode criar documentos
extraordinariamente bons num curto espaço de tempo utilizando modelos.
O que são "Modelos"?

Os modelos são padrões para criar documentos. Uma vez que os modelos disponibilizam
definições pré-configuradas, tais como texto, linhas de régua, definições de formatação e
esquemas de página, permitem criar documentos de forma mais rápida do que começar a
partir de uma folha em branco.
(Exemplos de modelos)
Como o Word tem muitos modelos, vamos tentar procurar um modelo que satisfaça as suas
necessidades antes de começar a trabalhar a partir de uma página vazia.
Utilizar modelos
Existem modelos pré-instalados no Word e pode transferir mais a partir do Web site Office
Online.
Neste exemplo, vamos tentar procurar um modelo a partir do Web site Office Online.
2
Página
1. Clique em Ficheiro e, em seguida, clique em Novo.

2. Clique na categoria pretendida (que correspondem a tipos, tais como Orçamentos,
Calendários e Faxes) a partir do modelo do Office.com.
É apresentada uma lista de modelos.
Podem ser apresentadas mais subcategorias dependendo da categoria selecionada. Neste

caso, clique na subcategoria apropriada.
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Página
3. Clique num modelo para visualizar uma pré-visualização no lado direito.
SUGESTÃO: COMO PROCEDER SE PRETENDER REGRESSAR AO ECRÃ

ANTERIOR E PROCURAR NOVAMENTE?
Pode regressar ao ecrã anterior ou regressar ao primeiro ecrã e procurar modelos novamente
utilizando os seguintes botões na parte superior do ecrã.
Clique em (Anterior) para regressar ao ecrã anterior.

Clique em (Avançar) para avançar para o ecrã seguinte.
Clique em para regressar ao primeiro ecrã de
seleção de categoria.
4
Página
Depois de encontrar o modelo pretendido, transfira-o e abra-o.

4. Clique no modelo que pretende utilizar e, em seguida, clique em Transferir.
Neste exemplo, vamos selecionar um convite com espaço para uma fotografia, a partir da
categoria de guias.
É apresentado um novo documento com o modelo aplicado.
Em seguida, o documento pode ser concluído inserindo o texto e as ilustrações necessários.
SUGESTÃO: COMO UTILIZAR MODELOS PRÉ-INSTALADOS?
PODE ABRIR OS MODELOS PRÉ-INSTALADOS EM MODELOS DE EXEMPLO.
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Página
Introduzir e substituir textos
Vamos experimentar introduzir texto num documento criado utilizando um modelo.
Introduzir e substituir textos

Num documento criado com um modelo, são colocados exemplos de texto nos locais onde é
possível introduzir texto.
É possível substituir e eliminar este exemplo de texto para criar o seu próprio documento.
Os métodos de introdução de texto podem ser amplamente divididos em dois tipos.
 Introduza (substitua) as informações necessárias nas áreas de texto

predeterminadas
Clique na área de texto para apresentar a área de texto da seguinte forma.
A formatação já está definida nas áreas de texto.
 Substituir o texto de exemplo introduzido na forma ou na caixa de texto
Se clicar na área de texto, é apresentado um cursor e as alças de redimensionamento da forma

(quadrados e círculos azuis em torno da margem).
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Pode substituir o texto mantendo a formatação através da seleção de um intervalo de texto e,

Página
em seguida, introduzindo novo texto através do teclado

Vamos experimentar introduzir texto num convite criado utilizando um modelo.
1. Clique no texto “Introduzir o cabeçalho do evento”.
A área de texto e o cursor são apresentados.
2. Clique no conteúdo apresentado na parte superior esquerda da área de texto.
É selecionado todo o texto na área de texto.
3. Introduza “Festa de Aniversário” sem alterar o intervalo selecionado.
O texto é substituído.
4. Vamos experimentar introduzir o seguinte texto na segunda linha e nas linhas

subsequentes utilizando o mesmo método.
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Página
SUGESTÃO: É POSSÍVEL ALTERAR A COR DO TEXTO E DO TIPO DE LETRA?
Pode alterar o tamanho e a formatação do texto num modelo, tal como o faria para texto
normal.
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Página
Inserir uma fotografia e uma ilustração
É possível substituir as fotografias e ilustrações predefinidas num modelo.
Pode inserir facilmente uma fotografia selecionando um modelo “com espaço para uma
fotografia”.
Inserir uma fotografia e uma ilustração

Existe um exemplo de fotografia no convite criado a partir de um modelo.
Podemos substituir esta fotografia por outra que tenha carregado no computador.
1. Clique na fotografia para selecioná-la.
2. Clique no apresentado no canto superior esquerdo da fotografia.
É apresentada a caixa de diálogo Inserir Imagem.
3. Especifique a localização onde é guardada a fotografia, clique na fotografia e, em seguida,

clique em Inserir.
Neste exemplo, selecionaremos a fotografia "festa" na pasta Imagem na pasta Bibliotecas.
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Página
A fotografia é substituída.
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Página
SUGESTÃO: POSSO ALTERAR AS ILUSTRAÇÕES?
Também pode substituir as ilustrações do modelo tal como o faz para as fotografias.
O procedimento para substituir as ilustrações é o seguinte.
1. Clique numa ilustração para a selecionar.
2. Nas Ferramentas de Imagem, clique em Alterar Imagem em Ajustar.
3. Quando a caixa de diálogo Inserir Imagem for apresentada, poderá substituir a

ilustração executando o passo 3 anterior.
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Página
Guardar o documento criado
Vamos guardar o documento criado a partir de um modelo.
Guardar o documento criado
SUGESTÃO: PRETENDO GUARDAR O DOCUMENTO CRIADO COMO UM

MODELO
É útil guardar um documento como um modelo, por exemplo, se a for reutilizar.
O procedimento para guardar um documento como um modelo é o seguinte.
1. Clique em Ficheiro e, em seguida, clique em Guardar como.
2. Na caixa de diálogo Guardar como , defina Guardar com o tipo como Modelo do
Word.
A localização para guardar é alterada automaticamente para Modelos na pasta Microsoft

Word.
3. Introduza o nome do modelo e, em seguida, clique em Guardar.

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Página
O modelo guardado pode ser selecionado em Os Meus Modelos.
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Página
Página 14
Utilizar a impressão em série para criar e imprimir cartas e
outros documentos
Utilize a impressão em série quando quiser criar um conjunto de documentos, tal como uma
carta de formulário que é enviada a muitos clientes. Cada documento tem o mesmo tipo de
informação, no entanto, parte do conteúdo é exclusivo. Por exemplo, em cartas para clientes,
pode personalizar cada carta para se dirigir a cada cliente pelo nome. As informações
exclusivas de cada carta provêm de entradas numa origem de dados.
O processo de impressão em série pressupõe os seguintes passos globais:
1. Configurar o documento principal. O documento principal contém o texto e gráficos

que são iguais para cada versão do documento intercalado, por exemplo, o endereço
do remetente numa carta de formulário.
2. Ligar o documento a uma origem de dados. Uma origem de dados é um ficheiro que
contém as informações a serem intercaladas num documento. Por exemplo, os nomes
e os endereços dos destinatários de uma carta.
3. Limitar a lista de destinatários ou itens. O Microsoft Word gera uma cópia do

documento principal para cada destinatário ou item no seu ficheiro de dados. Se
pretender gerar cópias para apenas determinados itens no ficheiro de dados, pode
escolher os itens (ou registos) a incluir.
4. Adicionar marcadores de posição, os denominados campos de impressão em série, ao

documento. Ao efetuar a impressão em série, os campos de impressão em série são
preenchidos com informações do ficheiro de dados.
5. Pré-visualizar e concluir a intercalação. Pode pré-visualizar cada cópia do documento

antes de imprimir todo o conjunto.
Para executar uma impressão em série, são utilizados os comandos no separador Mailings.
IMPORTANTE Se pretende utilizar campos de contacto personalizados na lista de Contactos no Microsoft Outlook
ou utilizar uma pasta Contactos de Pastas Públicas, tem de iniciar o processo de impressão em série no Outlook..
Configurar o documento principal
1. Inicie o Word.
Abre, por predefinição, um documento em branco. Deixe-o aberto. Se o fechar, os comandos
do passo seguinte não estarão disponíveis.
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2. No separador Mailings, no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em Iniciar Impressão

em Série.
Página
3. Clique em Cartas.
Também é possível utilizar a impressão em série para criar:
 Um catálogo ou diretório O mesmo género de informações, tais como nome e

descrição, é mostrado para cada item, mas o nome e a descrição de cada item são
exclusivos. Clique em Diretório para criar este tipo de documento.
 Um conjunto de envelopes O endereço de remetente é o mesmo para todos os

envelopes, mas o endereço de destino é exclusivo para cada um. Para mais
informações.
 Um conjunto de etiquetas de correio Cada etiqueta mostra o nome e o endereço

de uma pessoa, mas o nome e endereço de cada etiqueta é exclusivo. Para mais
informações.
 Um conjunto de mensagens de correio eletrónico O conteúdo básico é o mesmo

em todas em mensagens, mas cada mensagem é enviada para um destinatário
individual e contém informações específicas desse destinatário, como, por exemplo,
o nome ou outros dados. Para mais informações.
Retomar uma impressão em série

Se tiver de parar de trabalhar numa impressão em série, pode guardar o documento principal
e retomar a impressão em série mais tarde. O Microsoft Office Word retém as informações da
origem de dados e dos campos.
1. Quando estiver pronto para continuar a impressão em série, abra o documento.

O Word apresenta uma mensagem que pede a confirmação caso pretenda abrir o documento,
o que irá executar um comando SQL.
2. Como este documento está ligado a uma origem de dados e pretende obter os dados,
clique em Sim. Se estiver a abrir um documento que não se tenha apercebido que estava
ligado a uma origem de dados, pode clicar em Não para impedir o acesso potencialmente
malicioso a dados.
É apresentado o texto do documento, juntamente com todos os campos inseridos.
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3. Clique no separador Mailings e retome o trabalho.

Página
Ligar o documento a uma origem de dados
Para intercalar informações no documento principal, tem de ligar o documento a uma origem
ou ficheiro de dados. Se ainda não tiver um ficheiro de dados, pode criá-lo durante o processo
de impressão em série.
IMPORTANTE Se utilizar uma lista existente, certifique-se de que contém a informação que tenciona utilizar, incluindo
todos as colunas e linhas. Pode efetuar determinadas alterações durante a intercalação, mas não pode abrir a origem de
dados em separado durante a intercalação. Caso a origem dos dados se encontre preparada antes de a ligar, o processo
de intercalação será mais simples.
Escolher um ficheiro de dados
1. No separador Mailings, no grupo Iniciar a Impressão em Série, clique em Selecionar

Destinatários.
2. Efetue um dos seguintes procedimentos:
 Utilizar Contactos do Outlook Se pretender utilizar a lista Contactos no Microsoft

Outlook, clique em Selecionar Contactos do Outlook.
 Utilizar um ficheiro de origem de dados existente Se tiver uma folha de cálculo

do Microsoft Excel, uma base de dados do Microsoft Access ou outro tipo de
ficheiro de dados, clique em Utilizar a Lista Existente e, em seguida, localize o
ficheiro na caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados.
Para o Excel, pode selecionar os dados de uma folha de cálculo ou de um intervalo

com nome no livro. Para o Access, pode selecionar dados de uma tabela ou de uma
consulta que esteja definida na base de dados.
Para outro tipo de ficheiro de dados, selecione o ficheiro na caixa de diálogo

Selecionar origem de dados. Se o ficheiro não se encontrar listado, selecione o tipo
de ficheiro adequado ou selecione Todos os Ficheiros na caixa Ficheiros do tipo.
Numa impressão em série, pode utilizar os seguintes tipos de ficheiros de dados:
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Página
 Ficheiros de programas de base de dados baseados em ficheiros de camada única
para os quais foi instalado um fornecedor OLE DB ou um controlador ODBC (alguns
destes controladores estão incluídos no Microsoft Office 2010).
 Um ficheiro HTML com uma única tabela. A primeira linha da tabela deve conter os
nomes das colunas e as restantes linhas devem incluir os dados.
 Um documento do Microsoft Word. O documento deve conter uma única tabela. A
primeira linha da tabela tem de conter os cabeçalhos e as outras linhas têm de
conter os registos que pretende intercalar.
 Qualquer ficheiro de texto que contenha campos de dados separados (ou
delimitados) por carateres de tabulação ou vírgulas e registos de dados separados
por marcas de parágrafo.
 Criar um novo ficheiro de dados no Word Se ainda não tiver um ficheiro de
dados, clique em Escrever Nova Lista e, em seguida, pode utilizar o formulário que
se abre para criar a lista. A lista é guardada como um ficheiro de base de dados
(.mdb) que pode reutilizar.
Ativar a propriedade Mostrar esta pasta como um Livro de Endereços de

correio eletrónico
1. No Microsoft Outlook, clique em Contactos.
2. Clique o botão direito do rato na pasta Contactos que contém as informações que
pretende utilizar para uma impressão em série e, em seguida, clique em
Propriedades no menu de atalho.
3. No separador Livro de Endereços do Outlook, certifique-se de que a caixa de

verificação Mostrar esta pasta como um Livro de Endereços de correio eletrónico
está selecionada e, em seguida, clique em OK.
Alterar o perfil de utilizador do Outlook
Um perfil de utilizador do Outlook é um grupo de contas e livros de endereços de correio

eletrónico. Normalmente, só necessita de um perfil, mas, se partilhar o computador com
outras pessoas ou utilizar livros de endereços diferentes para fins diferentes, pode
configurar mais do que um perfil. Se, ao iniciar a impressão em série, estiver a utilizar um
perfil que não inclui a pasta Contactos que pretende utilizar, essa pasta não estará
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disponível.
Página
Para mudar para um perfil de utilizador diferente, reinicie o Outlook. Quando lhe for pedido
um perfil, escolha um perfil que inclui a pasta Contactos que pretende utilizar na impressão
em série.
Se não lhe for pedido um perfil e souber que tem mais do que um, pode configurar o
Outlook para pedi-lo. Para fazê-lo:
1. Saia do Outlook.
2. No Painel de Controlo, clique em Contas de Utilizadores e, em seguida, clique em
Correio.
3. Clique em Mostrar Perfis.
4. Para lhe ser pedido que selecione um perfil sempre que inicia o Outlook, clique em
Escolher perfil a utilizar e, em seguida, clique em OK.
Recebo mensagens de erro sobre tabelas e clientes de correio
Se tentar ligar à pasta Contactos durante uma impressão em série no Word e o Outlook
não estiver configurado como o programa de correio eletrónico predefinido no Windows
Internet Explorer, receberá uma mensagem de erro que diz:
"Não existe nenhum cliente de correio predefinido ou o cliente de correio atual não
consegue processar o pedido de mensagem. Execute o Microsoft Office Outlook e defina-o
como cliente de correio predefinido."
Para evitar receber esta mensagem durante uma impressão em série, efetue o seguinte
procedimento:
1. Clique no separador Ficheiro.

2. Clique em Opções.
3. Em Opções de arranque, selecione Tornar o Outlook o programa predefinido
para Correio Eletrónico, Contactos e Calendário e, em seguida, clique OK.
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Inicie o Word de novo, abra o documento de impressão em série e ligue-se à pasta

Contactos do Outlook.
Página
Não consigo ligar-me a uma pasta Contactos do Outlook em
Pastas Públicas
Se iniciar uma impressão em série no Word e tentar ligar-se à pasta Contactos do Outlook
em Pastas Públicas, obtém uma mensagem de erro que diz:
"Não é possível concluir a operação devido a falhas de caixa de diálogo ou de motor de

base de dados. Tente de novo mais tarde."
Se tentar de novo mais tarde, obtém a mesma mensagem de erro.
Para utilizar uma pasta Contactos de Pastas Públicas como o ficheiro de dados para a
impressão em série, tem de iniciar a impressão em série a partir do Outlook.
Sugestões para formatação de dados em Excel
Se o ficheiro de dados se tratar de um folha de cálculo do Excel que inclui percentagens,

valores de moedas ou códigos postais, pode preservar a formatação numérica dos dados
utilizando o Intercâmbio Dinâmico de Dados para se ligar à folha de dados do Excel a partir
do Word. Por exemplo, pode certificar-se de que um código postal de cinco dígitos como
07865 do ficheiro de dados não é apresentado como o número 7865 (sem o zero à
esquerda).
Antes de se ligar à folha de cálculo, efetue o seguinte procedimento no Word:

3. Clique em Avançadas.
4. Desloque-se até à secção Geral e selecione a caixa de verificação Confirmar a
conversão do formato de ficheiro ao abrir.
5. Clique em OK.
6. Com o documento principal da impressão em série aberto, no grupo Iniciar a
Impressão em Série no separador Mailings, clique em Selecionar Destinatários e,
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em seguida, clique em Utilizar Lista Existente.

Página
7. Localize a folha de cálculo do Excel em Selecionar Origem de Dados e, em
seguida, faça duplo clique na mesma.
8. Na caixa de diálogo Confirmar Origem de Dados, clique em Folhas de Cálculo do
MS Excel via DDE (*.xls) e, em seguida, clique em OK. Se não vir a opção Folhas
de Cálculo do MS Excel via DDE (*.xls), selecione a caixa de verificação Mostrar
tudo.
9. Na caixa de diálogo Microsoft Excel, para o Nome ou intervalo de células,
selecione o intervalo de células ou a folha de cálculo que contém as informações
que pretende intercalar e, em seguida, clique em OK.
NOTA Para impedir a apresentação do pedido de confirmação sempre que abrir um ficheiro de
dados, pode desmarcar a caixa de verificação Confirmar conversão ao abrir depois de se ter ligado
à folha de cálculo.
Escrever uma nova lista
1. Na caixa de diálogo Nova lista de endereços, introduza as informações do primeiro

endereço ou registo que pretende incluir na impressão em série.
Se pretender adicionar ou remover colunas, clique em Personalizar Colunas e, em seguida,

efetue as alterações pretendidas.
2. Depois de introduzir todas as informações do seu primeiro registo, clique em Nova

Entrada e, em seguida, introduza as informações para o registo seguinte. Continue
até ter introduzido as informações de todos os registos que pretende incluir.
3. Depois de concluída a nova lista, clique em OK.
4. Na caixa de diálogo Guardar lista de endereços, escreva um nome para a nova
lista e, em seguida, clique em Guardar.
Limitar a lista de destinatários ou itens

Quando se liga a um determinado ficheiro de dados, pode pretender não intercalar
informações de todos os registos (ou linhas) desse ficheiro de dados no documento
principal.
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Se planear utilizar toda a lista, pode avançar para o passo seguinte.

Página
Para diminuir a lista de destinatários ou utilizar um subconjunto dos itens incluídos no

ficheiro de dados, efetue o seguinte procedimento:
1. No separador Mailings, no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em Editar a
Lista de Destinatários.
2. Na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, efetue um dos seguintes

procedimentos:
 Selecionar registos individuais Este método é bastante útil se a lista for

curta. Selecione as caixas de verificação junto aos destinatários que
pretende incluir e desmarque as caixas de verificação junto aos
destinatários que pretende excluir.
Se souber que pretende incluir apenas alguns registos na impressão em

série, pode desmarcar a caixa de verificação na linha de cabeçalho e, em
seguida, selecionar os registos pretendidos. De forma análoga, se pretender
incluir a maioria da lista, selecione a caixa de verificação na linha de
cabeçalho e, em seguida, desmarque as caixas de verificação que não
pretende incluir.
 Ordenar registos Clique no cabeçalho da coluna do item pelo qual

pretende ordenar. A lista é ordenada por ordem alfabética ascendente (de A
a Z). Clique novamente no cabeçalho da coluna para ordenar a lista por
ordem alfabética descendente (Z a A).
Se pretender uma ordenação mais complexa, clique em Ordenar em

Limitar lista de destinatários e escolha as preferências de ordenação no
separador Ordenar Registos da caixa de diálogo Filtrar e Ordenar. Por
exemplo, pode utilizar este tipo de ordenação se pretender que os
endereços dos destinatários sejam ordenados alfabeticamente pelo último
nome em cada código postal e os códigos postais listados por ordem
numérica.
 Filtrar registos Este método é útil se a lista contiver registos que não
pretende ver ou incluir na impressão em série. Depois de filtrar a lista, pode
selecionar ou desmarcar as caixas de verificação para incluir ou excluir
registos.
Para filtrar os registos, efetue o seguinte procedimento:

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1. Em Limitar lista de destinatários, clique em Filtrar.

Página
2. No separador Filtrar Registos da caixa de diálogo Filtrar e Ordenar, escolha os
critérios que pretende utilizar para o filtro.
Por exemplo, para gerar cartas apenas para os endereços que listam a Austrália como o
país/região, pode clicar em País na lista Campo, clicar em Igual a na lista Comparar com e, em
seguida, escrever ou selecionar Austrália na lista Comparar com.
3. Para limitar o filtro ainda mais, clique em E ou Ou e selecione mais critérios.
Por exemplo, para gerar cartas apenas para empresas em Munique, filtre os registos cujo
campo Localidade contém Munique e cujo campo Nome da Empresa não esteja em branco. Se
utilizar um filtro Ou em vez de um filtro E, a impressão em série inclui todos os endereços de
Munique, bem como todos os endereços que incluem um nome de empresa,
independentemente da localidade.
 Adicionar destinatários Para adicionar destinatários à lista, efetue o seguinte

procedimento:
1. Em Origem de dados, clique no nome do seu ficheiro de dados.

2. Clique em Editar.
3. Na caixa de diálogo Editar Origem de Dados, clique em Nova Entrada
e, em seguida, introduza as informações do destinatário.
SUGESTÃO Consoante o tipo de origem de dados utilizado, alguns processos podem não estar
disponíveis. Se possível, certifique-se de que o ficheiro de dados está completo antes de o ligar ao
documento principal.
NOTA Se tiver instalado um programa de validação de endereços, pode clicar em Validar endereços na caixa de
diálogo Destinatários da Impressão em Série para validar os endereços dos destinatários.
Adicionar marcadores de posição, os

denominados campos de impressão em série, ao
documento
Depois de ligar o documento principal a um ficheiro de dados, está pronto para escrever o
texto do documento e adicionar os marcadores de posição que indicam o local onde serão
apresentadas as informações exclusivas em cada cópia do documento.
Se estiver familiarizado com o modo de funcionamento da impressão em série, pode avançar para
mapeamento e intercalação.
23
Acerca dos campos de impressão em série

Página
Os marcadores de posição, tais como o endereço e a saudação, são denominados campos
de impressão em série. No Word, os campos correspondem aos cabeçalhos de coluna no
ficheiro de dados selecionado.
As colunas de um ficheiro de dados representam categorias de informações. Os campos

que adicionar ao documento principal serão os marcadores de posição para estas
categorias.
As linhas de um ficheiro de dados representam registos de informações. O Word gera
uma cópia do documento principal para cada registo quando efetua uma impressão em
série.
Ao colocar um campo no documento principal, indica que pretende que seja apresentada
nessa localização uma determinada categoria de informações, tal como o nome ou
endereço.
24
NOTA Quando insere um campo de impressão em série no documento principal, o nome do documento é
Página
sempre incluído entre divisas (« »). As divisas não são mostradas nos documentos intercalados. Apenas o
ajudam a distinguir os campos no documento principal do texto normal.
O que acontece ao intercalar
Ao intercalar, as informações da primeira linha do ficheiro de dados substituem os campos

no documento principal para criar o primeiro documento intercalado. As informações da
segunda linha substituem os campos para criar o segundo documento intercalado e assim
sucessivamente.
Trabalhar com campos: Exemplos
Pode adicionar qualquer cabeçalho de coluna do ficheiro de dados ao documento principal

como um campo. Esta funcionalidade proporciona-lhe flexibilidade na estruturação de
cartas de formulário e outros documentos intercalados.
Por exemplo, suponha que está a criar uma carta para notificar empresas locais de que
foram selecionadas para serem incluídas no guia anual da cidade. Se o ficheiro de dados
contiver uma coluna Empresa com o nome de cada empresa que pretende contactar, pode
inserir o campo «Empresa», em vez de escrever o nome de cada empresa individual.
Pode combinar os campos e separá-los com marcas de pontuação. Por exemplo, para criar
um endereço, pode configurar campos no documento principal como estes:
«Nome Próprio» «Apelido»
«Rua do Endereço»
«Localidade», «Distrito» «Código Postal»
Para elementos utilizados com frequência, tais como blocos de endereços e linhas de
25
saudação, o Word fornece campos compostos que agrupam um número de campos. Por
exemplo:
Página
 O campo Bloco de Endereços é uma combinação de vários campos, incluindo o
nome próprio, o apelido, a rua do endereço e o código postal.
 O campo Linha de Saudação pode incluir um ou mais campos de nome, consoante

a saudação escolhida.
Pode personalizar o conteúdo em cada um desses campos compostos. Por exemplo, pode
selecionar no endereço um formato de nome formal (Sr. Justino Ribeiro); na saudação,
pode pretender utilizar "Para" em vez de "Caro".
Mapear campos de impressão em série para o ficheiro de dados
Para se certificar de que o Word pode localizar a coluna no ficheiro de dados que
corresponde a cada elemento de endereço ou saudação, pode mapear os ficheiros de
impressão em série no Word para as colunas no ficheiro de dados.
Para mapear os campos, clique em Atribuir Campos no grupo Escrever e Inserir Campos do
separador Mailings.
Abre-se a caixa de diálogo Atribuir Campos.

26
Página
Os elementos de um endereço e saudação são listados à esquerda. Os cabeçalhos de
coluna do ficheiro de dados são listados à direita.
O Word procura a coluna que corresponde a cada elemento. Na ilustração, o Word faz
corresponder a coluna Título do ficheiro de dados à coluna Título. Mas não conseguiu a
correspondência com outros elementos. Por exemplo, neste ficheiro de dados, o Word não
conseguiu correspondência para Segundo Nome.
Na lista à direita, pode selecionar a coluna do ficheiro de dados que corresponde ao elemento à
esquerda. O facto de o Identificador Exclusivo não apresentar correspondências é normal. O
documento da impressão em série não necessita de utilizar todos os campos. Se adicionar um
campo que não contenha dados do ficheiro de dados, será apresentado no documento
intercalado como um marcador de posição vazio — normalmente uma linha em branco ou um
campo oculto.
Escrever o conteúdo e adicionar os marcadores de posição ou

campos
1. No documento principal, introduza qualquer conteúdo que pretenda que seja

apresentado em cada cópia do documento. Para adicionar uma imagem, como, por
exemplo, um logótipo, clique em Imagem no grupo Ilustrações no separador
Base.
2. Clique no local onde pretende inserir o campo.
3. Utilize o grupo Escrever e Inserir Campos no separador Mailings.
4. Adicione uma das seguintes opções:

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Bloco de endereços com nome, endereço e outras informações

Página
1. Clique em Bloco de endereços.
2. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereços, selecione os elementos do
endereço que pretende incluir e os formatos que pretender e, em seguida, clique
em OK.
3. Se for apresentada a caixa de diálogo Atribuir Campos, o Word poderá não ter
conseguido localizar algumas das informações necessárias para o bloco de
endereços. Clique na seta junto a (sem correspondente) e, em seguida, selecione o
campo a partir da origem de dados que corresponde ao campo necessário para a
impressão em série.
Linha de saudação
1. Clique em Linha de saudação.

2. Selecione o formato da linha de saudação, que inclui a saudação, o formato do
nome e a pontuação seguinte.
3. Selecione o texto que deverá ser apresentado nos casos em que o Microsoft Word
não conseguir interpretar o nome do destinatário, por exemplo, quando a origem
de dados não contiver o nome próprio nem o apelido de um destinatário, mas
apenas o nome de uma empresa.
4. Clique em OK.
5. Se for apresentada a caixa de diálogo Atribuir Campos, o Word poderá não ter
conseguido localizar algumas das informações necessárias para a linha de
saudação. Clique na seta junto a (sem correspondente) e, em seguida, selecione o
campo a partir da origem de dados que corresponde ao campo necessário para a
Campos individuais
1. No separador Mailings, no grupo Escrever e Inserir Campos, clique em Inserir

Campos de Impressão em Série.
2. Na caixa de diálogo Inserir Campo de Impressão em Série, efetue um dos
seguintes procedimentos:
 Para selecionar os campos de endereço que corresponderão
automaticamente a campos na origem de dados, mesmo que os campos da
origem de dados não tenham o mesmo nome que os campos do utilizador,
clique em Campos de Endereço.
 Para selecionar os campos que obtêm sempre os dados diretamente de
uma coluna do ficheiro de dados, clique em Campos da Base de Dados.
3. Na caixa Campos, clique no campo que pretende.
4. Clique em Inserir e, em seguida, em Fechar.
5. Se for apresentada a caixa de diálogo Atribuir Campos, o Microsoft Word pode
28
não ter conseguido localizar algumas das informações necessárias para inserir o
Página
campo. Clique na seta junto a (não correspondente) e, em seguida, selecione o

campo da origem de dados que corresponde ao campo necessário para a
Campos personalizados de contactos do Outlook
A única forma de incluir campos de contacto personalizados no documento principal é

iniciar a impressão em série a partir do Outlook. Primeiro, configure uma vista dos
contactos com os campos que pretende utilizar na impressão em série. Em seguida, inicie a
impressão em série. Depois de escolher as definições pretendidas, o Word irá abrir-se
automaticamente e pode concluir a intercalação.A única forma de incluir campos de
contacto personalizados no documento principal é iniciar a impressão em série a partir do
Outlook. Primeiro, configure uma vista dos contactos com os campos que pretende utilizar
na impressão em série. Em seguida, inicie a impressão em série. Depois de escolher as
definições pretendidas, o Word irá abrir-se automaticamente e pode concluir a
intercalação.
Configurar uma vista dos contactos que inclui campos

personalizados
1. Em Contactos do Outlook, no separador Ver, clique em Alterar Vista e, em

seguida, clique em Lista.
2. Clique com o botão direito do rato no cabeçalho de coluna e, em seguida, clique
em Seletor de Campos no menu de atalho.
3. Na lista pendente na parte superior da caixa de diálogo Seletor de Campos,
selecione Campos definidos pelo utilizador na pasta.
4. Arraste o campo que pretende adicionar da caixa de diálogo para os cabeçalhos de
coluna. Uma pequena seta vermelha ajuda-o a colocar o campo na localização
pretendida.
5. Depois de ter adicionado todos os campos personalizados à vista, feche a caixa de

diálogo Seletor de Campos.
6. Para remover um campo que não pretende incluir na impressão em série, clique no
29
nome do mesmo na vista Lista e arraste-o para fora do cabeçalho de coluna.

Página
Executar impressão em série a partir do Outlook
1. Em Contactos do Outlook, selecione contactos individuais premindo SHIFT e clicando

para selecionar um intervalo ou premindo CTRL e clicando para selecionar indivíduos.
Se pretender incluir todos os contactos atualmente visíveis na vista, não clique em
quaisquer contactos.
2. No separador Base, clique em Impressão em Série.
3. Se selecionou contactos individuais a incluir na impressão em série, clique em Apenas

os contactos selecionados. Se pretender incluir todos os contactos atualmente visíveis
na vista, clique em Todos os contactos na vista atual.
4. Se configurou a vista Lista de modo a apresentar exatamente os campos que pretende

utilizar na impressão em série, clique em Campos de contactos na vista atual. De
outro modo, clique em Todos os campos de contacto para tornar os campos de
contacto disponíveis na impressão em série.
5. Se pretender gerar um novo documento principal para a impressão em série, clique em

Novo documento. De outro modo, clique em Documento existente e clique em
Procurar para localizar o documento a utilizar como o documento principal.
6. Se pretender guardar os contactos e os campos selecionados, de modo a serem

reutilizados, selecione a caixa de verificação Ficheiro permanente e, em seguida, clique
em Procurar para guardar o ficheiro. Os dados são guardados num documento do
Word como dados separados por vírgulas.
7. Selecione as opções de impressão em série pretendidas:
 Cartas de Formulário Preparar um lote de cartas para correio em massa.

 Etiquetas de Correio Configurar etiquetas de endereço para correio em massa.
 Envelopes Configurar envelopes para correio em massa.
 Catálogo Criar um único documento que contém um catálogo ou lista de
endereços.
 Novo Documento Gerar documentos intercalados, que possa editar
individualmente no Word.
 Impressora Enviar documentos intercalados diretamente para a impressora
predefinida.
 Correio Eletrónico Gerar documentos intercalados concebidos para serem
mensagens de correio eletrónico. Quando estiver pronto para concluir a
intercalação no Word, no separador Mailings do grupo Concluir, clique em
Concluir e Intercalar e, em seguida, clique em Enviar Mensagens de Correio
Eletrónico. A linha Assunto é preenchida com o texto escrito na caixa de diálogo
30
Contactos para a Impressão em Série no Outlook.

Página
8. Clique em OK. Quando o documento se abre no Word, no separador Mailings, no

grupo Escrever e Inserir Campos, clique na seta junto de Inserir Campo de
Impressão em Série e, em seguida, clique nos campos que pretende adicionar ao
documento.
NOTAS
 Não pode escrever caracteres de campo de impressão em série («« »»)

manualmente ou utilizar o comando Símbolo no menu Inserir. Tem de utilizar a
 Se os campos de impressão em série aparecerem entre chavetas, como, por
exemplo, { MERGEFIELD Localidade}, significa que o Microsoft Word está a
apresentar códigos de campo em vez de resultados do campo. Este facto não afeta
a impressão em série, mas, se pretender apresentar os resultados, clique com o
botão direito do rato no código de campo e, em seguida, clique em Alternar
Códigos de Campo no menu de atalho.
Formatar os dados intercalados
Os programas de base de dados e de folha de cálculo, tais como o Microsoft Access e o

Microsoft Excel, armazenam as informações escritas nas células como dados não
processados. A formatação que aplicar no Access ou Excel, tal como tipos de letra e cores,
não é armazenada com os dados não processados. Quando intercalar informações de um
ficheiro de dados num documento do Word, está a intercalar dados não processados sem a
formatação aplicada.
Adicionar formatação
1. Selecione o campo de impressão em série. Certifique-se de que a seleção inclui as

divisas (« ») que circundam o campo.
2. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, aplique a formatação pretendida.
Como alternativa, clique no iniciador de caixa de diálogo Tipo de Letra para obter
mais opções.
Pré-visualizar, concluir a intercalação e imprimir

os documentos
Depois de adicionar campos ao documento principal, está pronto a pré-visualizar os
resultados da impressão em série. Quando estiver satisfeito com a pré-visualização, pode
concluir a intercalação.
31
Página
Pré-visualizar a impressão em série
Pode pré-visualizar os documentos intercalados e efetuar alterações antes de concluir a

intercalação.
Para pré-visualizar, execute uma das seguintes opções no grupo Pré-visualizar Resultados do
separador Mailings:
 Clique em Pré-visualizar Resultados.

 Percorra cada documento intercalado utilizando os botões Registo Seguinte e
Registo Anterior no grupo Pré-visualizar Resultados.
 Pré-visualize um documento específico clicando em Localizar Destinatário.
NOTA Clique em Editar a Lista de Destinatários no grupo Iniciar a Impressão em Série no separador Mailings para
abrir a caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, onde pode filtrar a lista ou limpar os destinatários se vir
registos que não pretenda incluir.
Concluir a intercalação
Pode imprimir os documentos intercalados ou modificá-los individualmente. Pode imprimir

ou alterar tudo ou apenas um subconjunto dos documentos.
Se pretender imprimir um subconjunto dos documentos, pode especificar o conjunto através de

um intervalo de números de registo. Se pretender imprimir as páginas em vez de especificar
números de registo, siga as instruções na secção Alterar cópias individuais do documento.
Imprimir os documentos intercalados
1. No separador Mailings, no grupo Concluir, clique em Concluir e Intercalar e, em

32
seguida, clique em Imprimir Documentos.

Página
2. Escolha se pretende imprimir o conjunto inteiro de documentos, apenas a cópia
que está atualmente visível ou um subconjunto do conjunto, que pode especificar
pelo número do registo.
Alterar cópias individuais do documento
1. No separador Mailings, no grupo Concluir, clique em Concluir e Intercalar e, em

seguida, Editar Documentos Individuais.
2. Escolha se pretende editar o conjunto inteiro de documentos, apenas a cópia

atualmente visível ou um subconjunto do conjunto, que pode especificar pelo
número de registo. O Word compila as cópias que pretende editar num único
ficheiro, com uma quebra de página entre cada cópia do documento.
Terminada a edição do novo ficheiro de documentos, pode imprimir os documentos clicando no separador
Ficheiro, depois em Imprimir e, em seguida, no botão Imprimir.
Guardar o documento principal
Não se esqueça de que os documentos intercalados que guarda são autónomos em relação
ao documento principal. É uma boa ideia guardar o documento principal se planear utilizá-
lo noutra impressão em série.
Quando guarda o documento principal, também guarda a respetiva ligação ao ficheiro de

dados. A próxima vez que abrir o documento principal, é-lhe pedido que escolha se
pretende que as informações do ficheiro de dados sejam novamente intercaladas no
documento principal.
 Se clicar em Sim, o documento abre-se com as informações do primeiro registo

intercaladas.
 Se clicar em Não, a ligação entre o documento principal e o ficheiro de dados é
33
interrompida. O documento principal torna-se num documento padrão do Word.

Página
Os campos são substituídos pelas informações exclusivas do primeiro registo.

Criar e imprimir envelopes para correio em massa
Quando pretender utilizar envelopes para enviar correio em massa para a lista de
endereços, pode utilizar uma impressão em série para criar um lote de envelopes. Cada
envelope contém um endereço da lista.
1. Configurar o envelope. O esquema dos envelopes é configurado uma vez, para

todos os envelopes na impressão em série. Numa impressão em série, o documento
que utiliza nesta operação é denominado o documento principal. No documento
principal de envelopes, também pode configurar qualquer conteúdo repetido em
cada etiqueta, tais como um endereço de remetente, um logótipo de empresa ou
texto automático.
2. Ligar os envelopes à lista de endereços. A lista de endereços é a origem de dados

que o Microsoft Office Word utiliza na impressão em série. É um ficheiro que
contém os endereços a serem impressos nos envelopes.
3. Limitar a lista de destinatários. O Word gera um envelope para cada endereço da

lista de correio. Se pretender gerar envelopes para apenas determinados endereços
na lista de correio, pode escolher os endereços ou registos a incluir.
4. Adicionar marcadores de posição, os denominados campos de impressão em série,

aos envelopes. Ao efetuar a impressão em série, os campos de impressão em série
são preenchidos com informações da lista de endereços.
5. Pré-visualizar e concluir a impressão em série. Pode pré-visualizar cada envelope

SUGESTÃO Também pode efetuar uma impressão em série utilizando o painel de tarefas Impressão em
Série, que o orienta passo a passo através do processo. Para utilizar o painel de tarefas, no grupo Iniciar a
Impressão em Série do separador Mailings, clique em Iniciar a Impressão em Série e, em seguida,
clique em Assistente de Impressão em Série Passo a Passo. No Passo 1 do processo, em Selecione o
tipo de documento, clique em Envelopes.
34
Página
Configurar o envelope
Se pretender incluir um endereço de remetente nos envelopes, pode configurá-lo antes de
começar a trabalhar no documento principal de envelopes. Também é uma boa ideia
imprimir alguns envelopes de teste para verificar se as opções de impressão estão
corretamente configuradas para a impressora.
Configurar um endereço de remetente
1. Inicie o Word.
2. Clique no Botão do Microsoft Office e, em seguida, clique em Opções do

Word.
3. Clique em Avançadas.
4. Desloque-se para baixo e, em Geral, escreva o endereço do remetente na caixa
Morada de correio postal. O Word armazena o endereço de modo a que possa
utilizá-lo sempre que pretender inserir o endereço de remetente num documento.
5. Clique em OK.
Verificar as opções de impressão
Antes de tentar executar um lote de envelopes de forma incorreta através da impressora,

pode verificar se as opções da impressora estão corretamente configuradas.
1. No separador Mailings, no grupo Criar, clique em Envelopes.

35
Página
2. Clique em Opções e, em seguida, clique no separador Opções de Envelope.
3. Na caixa Tamanho do envelope, clique na opção que corresponde ao tamanho
dos envelopes. Se nenhuma das opções corresponder ao tamanho de envelope,
desloque-se para a parte inferior da lista, clique em Tamanho personalizado e, em
seguida, escreva as dimensões do envelope nas caixas Largura e Altura.
4. Clique no separador Opções de Impressão. O controlador de impressora envia as
informações para o Word sobre a forma como o envelope deve ser colocado na
impressora. Estas informações são apresentadas no separador Opções de
Impressão da caixa de diálogo Opções de Envelope.
O método de alimentação determina a posição do envelope (direita, centro, esquerda) e

se a margem alimentada na impressora é mais larga ou mais estreita.
O envelope pode estar com a frente para cima ou para baixo. A frente é o lado no qual o
endereço é impresso.
Se o envelope for alimentado primeiro pela margem mais estreita, é necessário rodá-lo
para impedir que o texto seja apresentado de cabeça para baixo no envelope.
O envelope da ilustração seguinte está posicionado para a direita, com a frente para baixo,
a aba na parte superior e a margem mais estreita a ser alimentada na impressora, de
acordo com as definições da caixa de diálogo mostrada acima. 36
5. Coloque o envelope conforme é indicado na caixa de diálogo.

Página
6. Clique em OK.
7. Escreva algum texto de texto na caixa Destinatário e, em seguida, clique em
Imprimir para imprimir o envelope.
8. Verifique se o envelope foi impresso corretamente.
9. Se o envelope não tiver sido impresso corretamente, efetue um dos seguintes
procedimentos:
 Consulte as informações da impressora, se estiverem disponíveis, para
saber como deve colocar envelopes na impressora.
 Atualize o controlador de impressora.
 Volte ao separador Opções de Impressão na caixa de diálogo Opções
de Envelope e efetue os ajustes necessários às opções de impressão.
Imprima o envelope de novo. Repita este processo até chegar a uma
configuração de opções de impressão que produza os resultados
pretendidos.
10. Quando imprimir o envelope de teste corretamente, anote as definições do
separador Opções de Impressão na caixa de diálogo Opções de Envelope de
modo a poder replicá-las posteriormente, durante a impressão em série.
Trabalhar no documento principal de envelopes
1. Inicie o Word.
Abre, por predefinição, um documento em branco. Deixe-o aberto. Se o fechar, os

comandos do passo seguinte não estarão disponíveis.
2. No separador Endereçamento, no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em

Iniciar Impressão em Série.
3. Clique em Envelopes.
4. Na caixa de diálogo Opções de Envelope, clique no separador Opções de
Envelopes e, em seguida, na caixa Tamanho do envelope, clique na opção que
corresponde ao tamanho dos envelopes.
Se nenhuma das opções corresponder ao tamanho de envelope, desloque-se para a

parte inferior da lista, clique em Tamanho personalizado e, em seguida, escreva as
dimensões do envelope nas caixas Largura e Altura.
37
Página
5. Efetue os ajustes de formatação pretendidos nas secções Destinatário e
Remetente. Pode ver o resultado das definições de esquema na secção Pré-
visualizar da caixa de diálogo.
6. Se a verificação das definições de impressão revelar que necessita de efetuar ajustes
às definições, clique no separador Opções de Impressão e efetue os ajustes
necessários.
7. Quando concluir, clique em OK.
O Word cria um documento onde a página é dimensionada de acordo com as

dimensões de envelope especificadas. Se tiver um endereço de remetente
configurado no Word, o endereço de remetente é apresentado numa moldura na
página. Outra moldura vazia irá conter o endereço de entrega. Para ver os limites da
moldura, clique no corpo do envelope onde prevê que o endereço do destinatário
seja apresentado.
Se necessitar de parar de trabalhar numa impressão em série, pode guardar o documento

principal de envelopes e retomar a impressão em série mais tarde. O Word retém as
informações de origem de dados e de campo. Se estiver a utilizar o painel de tarefas
Impressão em Série, quando retomar a impressão em série o Word regressa ao local no
painel de tarefas em que tinha ficado.
1. Quando estiver pronto para continuar a impressão em série, abra o documento. O

Word apresenta uma mensagem que pede a confirmação caso pretenda abrir o
documento, o que irá executar um comando SQL.
2. Como este documento está ligado a uma origem de dados e pretende obter os
dados, clique em Sim. Se estiver a abrir um documento que não se apercebeu que
estava ligado a uma origem de dados, pode clicar em Não para impedir o acesso
potencialmente malicioso a dados. O texto do documento é apresentado
juntamente com todos os campos inseridos.
Ligar os envelopes à lista de endereços

Para intercalar informações nos envelopes, tem de ligar os envelopes à lista de endereços,
também conhecida por uma origem ou ficheiro de dados. Se ainda não tiver um ficheiro de
dados, pode criá-lo durante o processo de impressão em série.

38

Página
Selecionar Destinatários.
 Se pretender utilizar a lista Contactos no Microsoft Office Outlook, clique em
Selecionar Contactos do Outlook.
 Se tiver uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel, uma base de dados do
Microsoft Office Access ou outro tipo de ficheiro de dados, clique em Utilizar
Lista Existente e, em seguida, localize o ficheiro na caixa de diálogo Selecionar
Origem de Dados.
Para o Office Excel, pode selecionar dados a partir de qualquer folha de cálculo ou intervalo
com nome dentro de um livro. Para o Office Access, pode selecionar dados de qualquer
tabela ou consulta (consulta: meio de localizar todos os registos armazenados numa
origem de dados que cumpram um conjunto de critérios designados. As consultas podem
conter operadores, aspas, caracteres universais e parênteses para ajudar a definir a
pesquisa.) que esteja definida na base de dados. Para outro tipo de ficheiro de dados,
selecione o ficheiro na caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados. Se o ficheiro não
estiver listado, selecione o tipo de ficheiro apropriado ou selecione Todos os Ficheiros na
caixa Ficheiros do tipo. Numa impressão em série, pode utilizar os seguintes tipos de
ficheiros de dados:
 Ficheiros de programas de base de dados baseados em ficheiros e de camada

única, para os quais foi instalado um fornecedor OLE DB ou um controlador ODBC
(alguns dos quais estão incluídos no Microsoft Office system de 2007).
 Um ficheiro HTML com uma única tabela. A primeira linha da tabela deve conter os
nomes das colunas e as restantes linhas devem incluir os dados.
 Livros de endereços eletrónicos:
 Livro de Endereços do Microsoft Office Outlook
 Lista de Contactos do Microsoft Schedule+ 7.0
 Quaisquer listas de endereços semelhantes criadas com um sistema de
mensagens compatível com a MAPI, tal como o Microsoft Office Outlook.
 Um documento do Microsoft Office Word. O documento deve conter uma tabela
única. A primeira linha da tabela tem de conter os cabeçalhos e as outras linhas têm
de conter os registos que pretende intercalar. Também pode utilizar uma origem de
cabeçalhos como uma origem de dados.
 Qualquer ficheiro de texto que tenha campos de dados separados (ou delimitados)
por caracteres de tabulação ou vírgulas e registos de dados separados por marcas
de parágrafo.
 Se ainda não tiver um ficheiro de dados, clique em Escrever uma nova lista e, em
39
seguida, pode utilizar o formulário que se abre para criar a lista. A lista é guardada
como um ficheiro de base de dados (.mdb) que pode reutilizar.
Página
NOTA Se tiver instalado o Microsoft Office system de 2007 (em vez de instalar o Office Word 2007
isoladamente), também pode utilizar o Microsoft Query para construir uma consulta e obter os dados
pretendidos a partir de uma origem de dados externa.
Limitar a lista de destinatários

informações de todos os registos desse ficheiro de dados nos envelopes.


Editar Lista de Destinatários.
2. Na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, efetue um dos seguintes

procedimentos:
 Selecionar registos individuais Este método é bastante útil se a lista for curta.
Selecione as caixas de verificação junto aos destinatários que pretende incluir e
desmarque as caixas de verificação junto aos destinatários que pretende excluir.
Se souber que pretende incluir apenas alguns registos na impressão em série, pode
desmarcar a caixa de verificação na linha de cabeçalho e, em seguida, selecionar os registos
pretendidos. De forma análoga, se pretender incluir a maioria da lista, selecione a caixa de
verificação na linha de cabeçalho e, em seguida, desmarque as caixas de verificação que
não pretende incluir.
 Ordenar registos Clique no cabeçalho da coluna do item pelo qual pretende

ordenar. A lista é ordenada por ordem alfabética ascendente (de A a Z). Clique
novamente no cabeçalho da coluna para ordenar a lista por ordem alfabética
descendente (Z a A).
Se pretender uma ordenação mais complexa, clique em Ordenar em Limitar lista de

destinatários e escolha as preferências de ordenação no separador Ordenar Registos da
caixa de diálogo Filtrar e Ordenar. Por exemplo, pode utilizar este tipo de ordenação se
40
pretender que os endereços dos destinatários sejam ordenados alfabeticamente pelo

último nome em cada código postal e os códigos postais listados por ordem numérica.
Página
 Filtrar registos Este método é útil se a lista contiver registos que não pretende ver
ou incluir na impressão em série. Depois de filtrar a lista, pode selecionar ou
desmarcar as caixas de verificação para incluir ou excluir registos.

critérios que pretende utilizar para o filtro. Por exemplo, para gerar envelopes
apenas para os endereços que listam a Austrália como o país/região, pode clicar em
País na lista Campo, Igual a na lista Comparação e Austrália na lista Comparar.
3. Para limitar ainda mais, clique E ou Ou e, em seguida, escolha mais critérios. Por
exemplo, para gerar envelopes para empresas em Munique, deve filtrar os registos
cujo campo Localidade contém Munique e cujo campo Nome da Empresa não
esteja em branco. Se utilizar um filtro Ou em vez de um filtro E, a impressão em
série inclui todos os endereços de Munique, bem como todos os endereços que
incluem um nome de empresa, independentemente da localidade.
NOTA Se tiver instalado um programa de validação de endereços, pode clicar em Validar endereços na
caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série para validar os endereços dos destinatários.

denominados campos de impressão em série, aos
envelopes.
Depois de ligar os envelopes à lista de endereços, está pronto para adicionar os
marcadores de posição que indicam o local onde serão apresentados os endereços em
cada envelope. Também pode adicionar conteúdo que pretenda repetido em cada etiqueta,
tal como uma imagem ou o seu endereço de remetente.
Os marcadores de posição para os endereços, são denominados campos de impressão em

série. No Word, os campos correspondem aos cabeçalhos de coluna no ficheiro de dados
escolhido.
41
Página
que adicionar aos envelopes serão os marcadores de posição para estas categorias.
As linhas de um ficheiro de dados representam registos de informações. O Word gera um
envelope para cada registo quando efetua uma impressão em série.
Ao colocar um campo no envelope inicial que configurou (documento principal de

envelopes), indica que pretende que seja apresentada nessa localização uma determinada
categoria de informações, tal como o nome ou endereço.
NOTA Quando insere um campo de impressão em série no documento principal de envelopes, o nome do
documento é sempre incluído entre divisas (« »). As divisas não são mostradas nos envelopes finais.
Apenas o ajudam a distinguir os campos no documento principal de envelopes do texto normal.

para criar o primeiro envelope. As informações da segunda linha substituem os campos
para criar o segundo envelope e assim sucessivamente.
42
Página
Pode adicionar qualquer cabeçalho de coluna do ficheiro de dados ao envelope como um

campo. Esta funcionalidade proporciona-lhe flexibilidade ao estruturar envelopes. Por
exemplo, suponha que a lista de correio se destina a subscritores do boletim eletrónico e o
ficheiro de dados inclui uma coluna, denominada DataExpiração, para armazenar a data de
expiração de cada subscrição. Se colocar um campo «DataExpiração» no documento
principal de envelopes antes de executar a impressão em série, os subscritores verão a data
de expiração no respetivo envelope.
um endereço, pode configurar campos no documento principal de envelopes como estes:
exemplo, o campo Bloco de Endereços é uma combinação de vários campos, incluindo o
43
Página
Mapear os campos de impressão em série para o ficheiro de dados
corresponde a cada elemento de endereço, pode mapear os ficheiros de impressão em
série no Word para as colunas no ficheiro de dados.
Para mapear os campos, clique em Atribuir Campos no grupo Escrever e Inserir Campos
no separador Mailings.
Os elementos de um endereço são listados à esquerda. Os cabeçalhos de coluna do ficheiro

de dados são listados à direita.
corresponder a coluna Apelido à coluna Último Nome. Mas não conseguiu a
conseguiu correspondência para Nome Próprio.
Na lista à direita, pode selecionar a coluna do ficheiro de dados que corresponde ao

44
elemento à esquerda. Na ilustração, a coluna Nome corresponde agora à coluna Nome

Próprio. O facto de Título, Identificador Exclusivo e Outros Nomes/Apelidos não
Página
apresentarem correspondências é normal. O envelope de impressão em série não necessita

de utilizar todos os campos. Se adicionar um campo que não contém dados ao ficheiro de
dados, será apresentado no documento intercalado como um marcador de posição vazio
— normalmente uma linha em branco ou um campo oculto.
Escrever o conteúdo e adicionar os campos
Pode adicionar texto automático e imagens ao envelope inicial que é configurado (o

documento principal de envelopes). Estes elementos são apresentados em todos os
envelopes da impressão em série. Por exemplo, pode incluir o logótipo da sua empresa ou
o seu endereço de remetente, se ainda não tiver configurado um endereço de remetente
reutilizável no Word.
Adicionar o conteúdo
1. Posicione o cursor no local onde pretende inserir o conteúdo.

2. Para adicionar um endereço de remetente se ainda não tiver configurado um no
Word, clique na área de endereço do remetente no envelope. É apresentado um
limite de moldura. Escreva o endereço do remetente na moldura.
3. Para adicionar uma imagem, clique no endereço do remetente ou na área do
destinatário no envelope ou faça duplo clique fora das áreas de endereço. Em
seguida, no separador Inserir, no grupo Ilustrações, clique em Imagem. Localize a
imagem e faça duplo clique na mesma. Se necessitar de redimensionar a imagem,
selecione-a e prima continuamente SHIFT enquanto arrasta a alça de
redimensionamento do canto. Ao arrastar a alça de redimensionamento do canto
mantém a proporção entre altura e largura. Para posicionar a imagem, clique com o
botão direito do rato na mesma, aponte para Moldagem do Texto no menu de
atalho e, em seguida, clique em qualquer das opções de moldagem exceto Em
Linha com o Texto.
Adicionar os campos
45
Página
1. No envelope inicial que configurou (o documento principal de envelopes), clique na

área do destinatário.
É apresentado um limite de moldura.
2. No grupo Escrever e Inserir Campos no separador Mailings.
Bloco de Endereços com nome, endereço e outras informações
Campos individuais
Campos personalizados de contactos do Office Outlook
NOTAS

manualmente ou utilizar o comando Símbolo no menu Inserir. Tem de utilizar a
exemplo, { MERGEFIELD Localidade}, significa que o Word está a apresentar
códigos de campo em vez de resultados do campo. Este facto não afeta a
impressão em série, mas, se pretender apresentar os resultados, clique com o botão
direito do rato no código de campo e, em seguida, clique em Alternar Códigos de
Campo no menu de atalho.
Os programas de bases de dados e folha de cálculo, tais como o Microsoft Office Access e
o Microsoft Office Excel, armazenam as informações escritas nas células como dados não
não é armazenada com os dados não processados. Quando intercala informações de um
Para formatar os dados no documento, selecione o campo de impressão em série e

formate-o, tal como formataria qualquer texto. Certifique-se de que a seleção inclui as
46
Página
Pré-visualizar e concluir a intercalação
Depois de adicionar os campos ao envelope inicial que configurou (documento principal de
envelopes), está pronto a pré-visualizar os resultados da impressão em série. Quando
estiver satisfeito com a pré-visualização, pode concluir a intercalação.
Pré-visualizar a intercalação
Pode pré-visualizar os envelopes e efetuar alterações antes de concluir a intercalação.
Para pré-visualizar, execute uma das seguintes opções no grupo Pré-visualizar Resultados
do separador Mailings:

 Percorra cada envelope clicando nos botões Registo Seguinte e Registo Anterior
no grupo Pré-visualizar Resultados.
NOTA Clique em Editar a Lista de Destinatários no grupo Iniciar a Impressão em Série no separador
Mailings para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, onde pode filtrar a lista ou
limpar os destinatários se vir registos que não pretenda incluir.
Concluir a intercalação
Pode imprimir os envelopes ou modificá-los individualmente. Pode imprimir ou alterar tudo

ou apenas um subconjunto dos envelopes.
Imprimir os envelopes
1. No separador Endereçamento, no grupo Concluir, clique em Concluir e Intercalar

e, em seguida, clique em Imprimir Documentos.
47
Página
2. Escolha se pretende imprimir o conjunto inteiro de envelopes, apenas o envelope
que está atualmente visível ou um subconjunto do conjunto, que pode especificar
pelo número do registo.
Alterar envelopes individuais

e, em seguida, clique em Editar Documentos Individuais.
2. Escolha se pretenda editar o conjunto inteiro de envelopes, apenas o envelope

número de registo. O Word guarda as cópias que pretende editar num único
ficheiro, com uma quebra de página entre cada envelope.
Guardar o documento principal de envelopes
Não se esqueça de que os envelopes que guarda são autónomos em relação ao envelope
inicial que configurou (o documento principal de envelopes). É uma boa ideia guardar o
documento principal de envelopes se planear utilizá-lo noutra impressão em série.
Quando guarda o documento principal de envelopes, também guarda a respetiva ligação

ao ficheiro de dados. A próxima vez que abrir o documento principal de envelopes, é-lhe
pedido que escolha se pretende que as informações do ficheiro de dados sejam novamente
intercaladas no documento principal de envelopes.

intercaladas.
 Se clicar em Não, a ligação entre o documento principal de envelopes e o ficheiro
de dados é interrompida. O documento principal de envelopes torna-se num
documento padrão do Word. Os campos são substituídos pelas informações
exclusivas do primeiro registo
48
Página
Criar e imprimir etiquetas para correio em massa
Quando pretender utilizar etiquetas de endereço para enviar correio em massa para a lista
de endereços, pode utilizar uma impressão em série para criar uma folha de etiquetas de
endereços. Cada etiqueta contém um endereço da lista.
1. Configurar as etiquetas. O esquema das etiquetas é configurado uma vez, para

todas as etiquetas na impressão em série. Numa impressão em série, o documento
que utiliza nesta operação é denominado o documento principal. No documento
principal de etiquetas, também pode configurar qualquer conteúdo repetido em
cada etiqueta, tais como um logótipo de empresa ou endereço de remetente em
etiquetas de expedição.
2. Ligar as etiquetas à lista de endereços. A lista de endereços é a origem de dados
que o Microsoft Office Word utiliza na impressão em série. É um ficheiro que
contém os endereços a serem impressos nas etiquetas.
3. Limitar a lista dos destinatários. O Word gera uma etiqueta para cada endereço da
lista de correio. Se pretender gerar etiquetas para apenas determinados endereços
na lista de correio, pode escolher os endereços ou registos a incluir.
4. Adicionar marcadores de posição, os denominados campos de impressão em série,
às etiquetas. Ao efetuar a impressão em série, os campos de impressão em série
são preenchidos com informações da lista de endereços.
5. Pré-visualizar e concluir a impressão em série. Pode pré-visualizar cada etiqueta
Impressão em Série do separador Mailings, clique em Iniciar a Impressão em Série e, em seguida,
tipo de documento, clique em Etiquetas.
49
Página
Configurar as etiquetas
O mais provável é que já ter um pacote de folhas de etiquetas de um dos respetivos
fornecedores, tal como a Avery, AOne ou Formtec. Cada folha tem um determinado
tamanho e contém um determinado número de etiquetas com dimensões específicas.
Para configurar o documento principal de etiquetas, necessita de fazer corresponder as

dimensões do documento às dimensões das etiquetas nas folhas que tem disponíveis.
1. Inicie o Word.
Abre, por predefinição, um documento em branco. Deixe-o aberto. Se o fechar, os


3. Clique em Etiquetas.
4. Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta, tem várias opções a selecionar.
50
Página
O tipo de impressora que está a utilizar para imprimir etiquetas
O fornecedor que produziu as folhas de etiqueta
O número que corresponde ao número de produto listado no pacote das folhas de
etiqueta
O número de produto das folhas de etiqueta não corresponde a qualquer das opções da caixa de diálogo
Opções de Etiqueta
5. Depois de selecionar as opções de etiqueta pretendidas, clique em OK.
O Word cria um documento que contém a folha de etiquetas e utiliza uma tabela
para esquematizá-las. Se não vir as linhas a separar as etiquetas, clique no separador
Esquema em Ferramentas de Tabela e, em seguida, no grupo Tabela, clique em Ver
Linhas de Grelha.

principal de etiquetas e retomar a impressão em série mais tarde. O Word retém as
informações de origem de dados e de campo. Se estiver a utilizar o painel de tarefas
Impressão em Série, quando retomar a impressão em série o Word regressa ao local no
painel de tarefas em que tinha ficado.
O Word apresenta uma mensagem que pede a confirmação caso pretenda abrir o
documento, o que irá executar um comando SQL.
51
Página
dados, clique em Sim. Se estiver a abrir um documento que não se tenha

apercebido que estava ligado a uma origem de dados, pode clicar em Não para
impedir o acesso potencialmente malicioso a dados.
É apresentado o texto do documento, juntamente com todos os campos inseridos.
Ligar as etiquetas à lista de endereços

Para intercalar informações nas etiquetas, tem de ligar as etiquetas à lista de endereços,
também conhecida por uma origem ou ficheiro de dados. Se ainda não tiver um ficheiro de
dados, pode criá-lo durante o processo de impressão em série.


 Se pretender utilizar a lista Contactos no Microsoft Office Outlook,
clique em Seleccionar Contactos do Outlook.
 Se tiver uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel, uma base de
dados do Microsoft Office Access ou outro tipo de ficheiro de dados,
clique em Utilizar Lista Existente e, em seguida, localize o ficheiro na
caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados.
Para o Office Excel, pode selecionar dados a partir de qualquer folha de cálculo ou intervalo
com nome dentro de um livro. Para o Office Access, pode selecionar dados de qualquer
tabela ou consulta (consulta: meio de localizar todos os registos armazenados numa
origem de dados que cumpram um conjunto de critérios designados. As consultas podem
conter operadores, aspas, caracteres universais e parênteses para ajudar a definir a
pesquisa.) que esteja definida na base de dados. Para outro tipo de ficheiro de dados,
selecione o ficheiro na caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados. Se o ficheiro não
estiver listado, selecione o tipo de ficheiro apropriado ou selecione Todos os Ficheiros na
caixa Ficheiros do tipo. Numa impressão em série, pode utilizar os seguintes tipos de
52
ficheiros de dados:
Página
 Ficheiros de programas de base de dados baseados em ficheiros e de camada
única, para os quais foi instalado um fornecedor OLE DB ou um controlador
ODBC (alguns dos quais estão incluídos no Microsoft Office system de 2007).
 Um ficheiro HTML com uma única tabela. A primeira linha da tabela deve conter
os nomes das colunas e as restantes linhas devem incluir os dados.
 Livro de Endereços do Microsoft Office Outlook
 Quaisquer listas de endereços semelhantes criadas com um sistema
de mensagens compatível com a MAPI, tal como o Microsoft Office
Outlook.
 Um documento do Microsoft Office Word. O documento deve conter uma
tabela única. A primeira linha da tabela tem de conter os cabeçalhos e as outras
linhas têm de conter os registos que pretende intercalar. Também pode utilizar
uma origem de cabeçalhos (origem de cabeçalhos: documento que contém a
linha de cabeçalho (ou registo de cabeçalho) a ser utilizada com a origem de
dados especificada num documento principal de uma impressão em série.)
como uma origem de dados.
 Qualquer ficheiro de texto que tenha campos de dados separados (ou
delimitados) por caracteres de tabulação ou vírgulas e registos de dados
separados por marcas de parágrafo.
 Se ainda não tiver um ficheiro de dados, clique em Escrever uma nova lista e,
em seguida, pode utilizar o formulário que se abre para criar a lista. A lista é
guardada como um ficheiro de base de dados (.mdb) que pode reutilizar.
NOTA Se tiver instalado o Microsoft Office system de 2007 (em vez de instalar o Office Word 2007
isoladamente), também pode utilizar o Microsoft Query para construir uma consulta e obter os dados
pretendidos a partir de uma origem de dados externa.
Limitar a lista de destinatários

informações de todos os registos (linhas) desse ficheiro de dados nas etiquetas.


53
Página
2. Na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, efetue um dos
 Selecionar registos individuais Este método é bastante útil se a lista
for curta. Selecione as caixas de verificação junto aos destinatários que
pretende incluir e desmarque as caixas de verificação junto aos
destinatários que pretende excluir.
desmarcar a caixa de verificação na linha de cabeçalho e, em seguida, selecionar os registos
pretendidos. De forma análoga, se pretender incluir a maioria da lista, selecione a caixa de
verificação na linha de cabeçalho e, em seguida, desmarque as caixas de verificação que
não pretende incluir.
 Ordenar registos Clique no cabeçalho da coluna do item pelo qual

pretende ordenar. A lista é ordenada por ordem alfabética ascendente
(de A a Z). Clique novamente no cabeçalho da coluna para ordenar a
lista por ordem alfabética descendente (Z a A).

caixa de diálogo Filtrar e Ordenar. Por exemplo, pode utilizar este tipo de ordenação se
pretender que os endereços dos destinatários sejam ordenados alfabeticamente pelo
último nome em cada código postal e os códigos postais listados por ordem numérica.
 Filtrar registos Este método é útil se a lista contiver registos que não
pretende ver ou incluir na impressão em série. Depois de filtrar a lista,
pode selecionar ou desmarcar as caixas de verificação para incluir ou
excluir registos.

Por exemplo, para gerar etiquetas apenas para os endereços que listam a Austrália como o
54
país/região, pode clicar em País na lista Campo, Igual a na lista Comparação e Austrália na
lista Comparar.
Página
3. Para limitar ainda mais, clique E ou Ou e, em seguida, escolha mais critérios.
Por exemplo, para gerar etiquetas para empresas em Munique, deve filtrar os registos cujo
campo Localidade contém Munique e cujo campo Nome da Empresa não esteja em branco.
Se utilizar um filtro Ou em vez de um filtro E, a impressão em série inclui todos os
endereços de Munique, bem como todos os endereços que incluem um nome de empresa,
independentemente da localidade.
caixa de diálogo Destinatários de Impressão em Série para validar os endereços dos destinatários.

denominados campos de impressão em série, às
etiquetas
Depois de ligar as etiquetas à lista de endereços, está pronto para adicionar os marcadores
de posição que indicam o local onde serão apresentados os endereços em cada etiqueta.
Também pode escrever texto que pretenda repetido em cada etiqueta, tal como um
logótipo de empresa ou o seu endereço de remetente.
Os marcadores de posição para os endereços, são denominados campos de impressão em

série. No Word, os campos correspondem aos cabeçalhos de coluna no ficheiro de dados
escolhido.

que adicionar às etiquetas serão os marcadores de posição para estas categorias.
As linhas de um ficheiro de dados representam registos de informações. O Word gera
uma etiqueta para cada registo quando efetua uma impressão em série.
55
Página
Ao colocar um campo na etiqueta inicial que configurou (o documento principal de
etiquetas), indica que pretende que seja apresentada nessa localização uma determinada
categoria de informações, tal como o nome ou endereço.
NOTA Quando insere um campo de impressão em série no documento principal de etiquetas, o nome do
documento é sempre incluído entre divisas (« »). As divisas não são mostradas nas etiquetas finais. Apenas
o ajudam a distinguir os campos no documento principal de etiquetas do texto normal.

para criar a primeira etiqueta. As informações da segunda linha substituem os campos para
criar a segunda etiqueta e assim sucessivamente.
Pode adicionar qualquer cabeçalho de coluna do ficheiro de dados à etiqueta como um

campo. Deste modo, dispõe de flexibilidade quando estrutura etiquetas.
Por exemplo, suponha que a lista de correio se destina a subscritores do boletim eletrónico
e o ficheiro de dados inclui uma coluna, denominada DataExpiração, para armazenar a data
de expiração de cada subscrição. Se colocar um campo «DataExpiração» no documento
principal de etiquetas antes de executar a impressão em série, os subscritores verão a data
de expiração na respetiva etiqueta de endereço.
56
Página
um endereço, pode configurar campos no documento principal de etiquetas como estes:

exemplo, o campo Bloco de Endereços é uma combinação de vários campos, incluindo o
Atribuir os campos de impressão em série ao ficheiro de dados
corresponde a cada elemento de endereço, pode atribuir os ficheiros de impressão em
série no Word às colunas no ficheiro de dados.
Para atribuir os campos, clique em Atribuir Campos no grupo Escrever e Inserir Campos,
no separador Mailings.

57
Página
Os elementos de um endereço são listados à esquerda. Os cabeçalhos de coluna do ficheiro
de dados são listados à direita.

Próprio. O facto de Título, Identificador Exclusivo e Outros Nomes/Apelidos não
apresentarem correspondências é normal. A etiqueta de impressão em série não necessita
de utilizar todos os campos. Se adicionar um campo que não contém dados ao ficheiro de
Escrever o conteúdo e adicionar os campos
1. Na etiqueta inicial que configurou (o documento principal de etiquetas), clique no

58
local onde pretende inserir o campo.

Página

Bloco de Endereços com nome, endereço e outras informações
Campos individuais
Campos personalizados de contactos do Office Outlook
1. Quando concluir a configuração da primeira etiqueta da forma pretendida, no grupo

Escrever e Inserir Campos, clique em Atualizar Etiquetas.
O conteúdo da primeira etiqueta é replicado para todas as outras etiquetas.
NOTAS

manualmente ou utilizar o comando Símbolo no menu Inserir. Tem de
utilizar a impressão em série.
 Se os campos de impressão em série aparecerem entre chavetas, como,
por exemplo, { MERGEFIELD Localidade}, significa que o Word está a
apresentar códigos de campo em vez de resultados do campo. Este
facto não afeta a impressão em série, mas, se pretender apresentar os
resultados, clique com o botão direito do rato no código de campo e,
em seguida, clique em Alternar Códigos de Campo no menu de atalho.
Os programas de bases de dados e folha de cálculo, tais como o Microsoft Office Access e
o Microsoft Office Excel, armazenam as informações escritas nas células como dados não
não é armazenada com os dados não processados. Quando intercala informações de um
Para formatar os dados no documento, selecione o campo de impressão em série e

formate-o, tal como formataria qualquer texto. Certifique-se de que a seleção inclui as
59
Página
Pré-visualizar e concluir a impressão em série
Depois de adicionar os campos à etiqueta inicial que configurou (documento principal de
etiquetas), está pronto a pré-visualizar os resultados da impressão em série. Quando estiver
satisfeito com a pré-visualização, pode concluir a intercalação.
Pode pré-visualizar as etiquetas e efetuar alterações antes de concluir a intercalação.

 Percorra cada etiqueta clicando nos botões Registo Seguinte e Registo Anterior
no grupo Pré-visualizar Resultados no separador Mailings.
NOTA O Word utiliza uma tabela para esquematizar uma folha de etiquetas na página. À medida que
percorre as páginas de etiquetas, o registo ativo é apresentado na primeira célula da tabela, sendo os
registos seguintes apresentados nas células subsequentes. O método de apresentação pode dar-lhe a
impressão de que o Word irá gerar uma folha de etiquetas para cada registo no ficheiro de dados, mas
não é o caso.
Concluir a impressão em série
Pode imprimir as etiquetas ou modificá-las individualmente. Pode imprimir ou alterar tudo

ou apenas um subconjunto das etiquetas.
60
Página
Imprimir as etiquetas

e, em seguida, clique em Imprimir Documentos.
2. Escolha se pretende imprimir o conjunto inteiro de etiquetas, apenas a etiqueta que

está atualmente visível ou um subconjunto do conjunto, que pode especificar pelo
número do registo.
Alterar etiquetas individuais

e, em seguida, clique em Editar Documentos Individuais.
2. Escolha se pretenda editar o conjunto inteiro de etiquetas, apenas a etiqueta

número de registo. O Word guarda as etiquetas que pretende editar num único
ficheiro.
Guardar o documento principal de etiquetas
Não se esqueça de que as etiquetas intercaladas que guarda são autónomas em relação à
etiqueta inicial que configurou (o documento principal de etiquetas). É uma boa ideia
guardar o documento principal de etiquetas se planear utilizá-lo noutra impressão em série.
Quando guarda o documento principal de etiquetas, também guarda a respetiva ligação ao

ficheiro de dados. A próxima vez que abrir o documento principal de etiquetas, é-lhe
pedido que escolha se pretende que as informações do ficheiro de dados sejam novamente
intercaladas no documento principal de etiquetas.

61
intercaladas.
 Se clicar em Não, a ligação entre o documento principal de etiquetas e o ficheiro de
Página
dados é interrompida. O documento principal de etiquetas torna-se num

documento padrão do Word. Os campos são substituídos pelas informações
exclusivas do primeiro registo.
Utilizar a impressão em série para enviar mensagens de correio

eletrónico personalizadas para a lista de endereços de correio
eletrónico
Quando pretende enviar mensagens de correio eletrónico personalizadas para destinatários

da lista de endereços, pode utilizar a impressão em série para criar as mensagens de
correio eletrónico. Todas as mensagens têm o mesmo tipo de informações, embora o
conteúdo seja exclusivo. Por exemplo, em mensagens de correio eletrónico para clientes,
cada mensagem pode ser personalizada para se dirigir a cada cliente pelo nome. As
informações exclusivas de cada mensagem provêm de entradas num ficheiro de dados.
Além disso, com a impressão em série, cada mensagem de correio eletrónico é individual e
é enviada para um único destinatário. É diferente de enviar uma mensagem de correio
eletrónico para um grupo de destinatários ou destinatários ocultos na linha bcc (com cópia
oculta) da mensagem.
NOTAS
 É necessário ter instalado um programa de correio eletrónico compatível com MAPI.

As capacidades de MAPI (Messaging Application Program Interface) para Outlook
permitem ao Microsoft Office Word e ao Microsoft Office Outlook partilharem
informações quando as mensagens de correio eletrónico de impressão em série são
enviadas.
 Tem de utilizar as mesmas versões do Outlook e do Word. Se estiver a utilizar o
Microsoft Office Word 2007, tem de utilizar também o Microsoft Office Outlook
2007.
 Não é possível adicionar destinatários à linha Cc (Com cópia). A impressão em série
não permite designar destinatários adicionais. Cada destinatário recebe uma cópia
da mensagem sendo indicado na linha Para da mensagem.
1. Configurar a mensagem de correio eletrónico. O documento principal contém o

texto e os gráficos comuns a todas as mensagens de correio eletrónico. Por
exemplo, o logótipo da empresa ou o corpo da mensagem.
2. Ligar o documento da mensagem de correio eletrónico à lista de endereços. A lista

de endereços é a origem de dados que o Word utiliza na impressão em série. É um
ficheiro que contém os endereços de correio eletrónico para os quais as mensagens
62
serão enviadas.
Página
3. Limitar a lista de destinatários ou itens. O Word gera uma mensagem para cada
endereço de correio eletrónico da lista de endereços. Se pretender gerar
mensagens para apenas determinados endereços de correio eletrónico na lista de
endereços, pode escolher os endereços ou registos a incluir.
4. Adicionar marcadores de posição, denominados campos de impressão em série, ao

documento da mensagem de correio eletrónico. Ao efetuar a impressão em série,
os campos de impressão em série são preenchidos com informações da lista de
endereços.
5. Pré-visualizar e concluir a impressão em série. Pode pré-visualizar cada mensagem

antes de enviar todo o conjunto.
Impressão em Série, no separador Mailings, clique em Iniciar a Impressão em Série e, em seguida,
tipo de documento, clique em Mensagens de correio eletrónico.
Configurar o documento principal da mensagem

de correio eletrónico
1. Inicie o Word.
Por predefinição, é aberto um documento em branco. Mantenha-o aberto. Se o fechar, os

63

Página

3. Clique em Mensagens de Correio Eletrónico.

principal da mensagem de correio eletrónico e retomar a impressão em série mais tarde. O
Word retém as informações da origem de dados e do campo. Se estiver a utilizar o painel
de tarefas Impressão em Série, quando retomar a impressão em série o Word regressa ao
local no painel de tarefas em que ficou.
O Word apresenta uma mensagem que pede para confirmar se pretende abrir o
documento, o que executará um comando SQL.
dados, clique em Sim. Se estiver a abrir um documento que não se apercebeu que
estava ligado a uma origem de dados, pode clicar em Não para impedir o acesso
potencialmente malicioso aos dados.
É apresentado o texto do documento, juntamente com todos os campos que inseriu.
Ligar o documento da mensagem de correio

eletrónico à lista de endereços
Para intercalar informações no documento principal da mensagem de correio eletrónico,
tem de ligar o documento à lista de endereços, também conhecida por uma origem ou
ficheiro de dados. Se ainda não tiver um ficheiro de dados, pode criá-lo durante o processo
de impressão em série.
NOTA Certifique-se de que o ficheiro de dados contém uma coluna para o endereço de correio eletrónico.
Irá necessitar dessa coluna mais tarde no processo.

64
Página
 Se pretender utilizar a lista Contactos no Outlook, clique em Selecionar
Contactos do Outlook.
 Se tiver uma folha de cálculo do Microsoft Office Excel, uma base de dados
do Microsoft Office Access ou outro tipo de ficheiro de dados, clique em
Utilizar uma Lista Existente e, em seguida, localize o ficheiro na caixa de
diálogo Selecionar Origem de Dados.
Para o Excel, pode selecionar dados a partir de qualquer folha de cálculo ou intervalo
dentro de um livro. Para o Access, pode selecionar dados de qualquer tabela ou consulta
(consulta: meio de localizar todos os registos armazenados numa origem de dados que
cumpram um conjunto de critérios designados. As consultas podem conter operadores,
aspas, caracteres universais e parênteses para ajudar a definir a pesquisa.) que esteja
definida na base de dados. Para outro tipo de ficheiro de dados, selecione o ficheiro na
caixa de diálogo Selecionar Origem de Dados. Se o ficheiro não estiver listado, selecione o
tipo de ficheiro apropriado ou selecione Todos os Ficheiros na lista Ficheiros do tipo. Numa
impressão em série, pode utilizar os seguintes tipos de ficheiro de dados:
 Ficheiros de programas de base de dados baseados em ficheiros, de

camada única, para os quais foi instalado um fornecedor OLE DB ou
um controlador ODBC (alguns destes controladores estão incluídos no
Microsoft Office).
 Um ficheiro HTML com uma única tabela. A primeira linha da tabela
deve conter os nomes das colunas e as restantes linhas devem incluir
os dados.
 Livro de Endereços do Microsoft Outlook
 Quaisquer listas de endereços semelhantes criadas com um
sistema de mensagens compatível com MAPI, como, por
exemplo, o Outlook.
 Um documento. O documento deve conter uma única tabela. A
primeira linha da tabela tem de conter os cabeçalhos e as outras
linhas têm de conter os registos que pretende intercalar. Também
pode utilizar uma origem de cabeçalhos como uma origem de dados.
65
 Qualquer ficheiro de texto que tenha campos de dados separados (ou

delimitados) por caracteres de tabulação ou vírgulas e registos de
Página
dados separados por marcas de parágrafo.

 Se ainda não tiver um ficheiro de dados, clique em Escrever uma
nova lista e, em seguida, utilize o formulário que é aberto para criar a
lista. A lista é guardada como um ficheiro de base de dados (.mdb)
que pode reutilizar.
NOTA Se tiver instalado o Microsoft Office system de 2007 (em vez de instalar o Word isoladamente),
também pode utilizar o Microsoft Query para construir uma consulta e obter os dados pretendidos a partir
de uma origem de dados externa.
Limitar a lista de destinatários ou itens

Quando liga a um determinado ficheiro de dados, pode não pretender intercalar as
informações de todos os registos nesse ficheiro de dados no documento principal da
mensagem de correio eletrónico. Se o ficheiro de dados incluir registos sem endereços de
correio eletrónico, omita-os na impressão do correio eletrónico. Caso contrário, o Word não
conseguirá concluir o processo de impressão em série.
Para restringir a lista de destinatários ou utilizar um subconjunto dos itens incluídos no


2. Na caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série, efetue um dos

 Selecionar registos individuais Este método é bastante útil se a lista for
pequena. Selecione as caixas de verificação junto aos destinatários que
pretende incluir e desmarque as caixas de verificação junto aos destinatários
que pretende excluir.
desmarcar a caixa de verificação na linha de cabeçalho e, em seguida, selecionar apenas os
registos pretendidos. Da mesma forma, se pretender incluir a maior parte lista, selecione a
caixa de verificação na linha de cabeçalho e, em seguida, desmarque as caixas de
verificação que não pretende incluir.
66
 Ordenar registos Clique no cabeçalho da coluna do item pelo qual pretende

ordenar. A lista é ordenada por ordem alfabética ascendente (de A a Z). Clique
Página
novamente no cabeçalho da coluna para ordenar a lista por ordem alfabética
descendente (Z a A).

caixa de diálogo Filtrar e Ordenar.
 Filtrar registos Este método é útil se a lista incluir registos que não pretende
ver nem incluir na impressão em série. Depois de filtrar a lista, pode utilizar as
caixas de verificação para incluir e excluir registos.

Por exemplo, para gerar envelopes mensagens de correio eletrónico para os endereços que
listam a Austrália como o país/região, pode clicar em País na lista Campo, Igual a na lista
Comparação e Austrália na lista Comparar.
3. Para limitar ainda mais, clique em E ou Ou e, em seguida, escolha mais critérios.
Por exemplo, para gerar mensagens de correio eletrónico apenas para empresas em
Munique, deve filtrar os registos cujo campo Localidade contém Munique e cujo campo
Nome da Empresa não esteja em branco. Se utilizar um filtro Ou em vez de E, a impressão
em série inclui todos os endereços de Munique, bem como todos os endereços que
incluem um nome de empresa, independentemente da localidade.
caixa de diálogo Destinatários da Impressão em Série para validar os endereços dos destinatários.
Adicionar marcadores de posição, denominados

campos de impressão em série, ao documento da
mensagem de correio eletrónico
Depois de ligar o documento principal da mensagem de correio eletrónico à lista de
endereços, está pronto para escrever o texto da mensagem e adicionar marcadores de
posição que indicam se as informações exclusivas aparecem em todas as mensagens.
67
Os marcadores de posição, tais como o endereço e a saudação, são denominados campos

de "impressão em série". No Word, os campos correspondem aos cabeçalhos de coluna no
Página
ficheiro de dados que selecionou.

As colunas num ficheiro de dados representam categorias de informações. Os campos
que adicionar ao documento principal da mensagem de correio eletrónico serão os
marcadores de posição para estas categorias.
As linhas num ficheiro de dados representam registos de informações. O Word gera uma
mensagem de correio eletrónico para cada registo quando efetua uma impressão em série.
Ao colocar um campo no documento principal da mensagem de correio eletrónico, indica

que pretende que seja apresentada nessa localização uma determinada categoria de
informações, como o nome ou endereço.
NOTA Quando insere um campo de impressão em série no documento principal da mensagem de correio
eletrónico, o nome do documento é sempre colocado entre divisas (« »). As divisas não são mostradas nas
mensagens de correio eletrónico finais. Apenas o ajudam a distinguir os campos do documento principal
68
da mensagem de correio eletrónico do texto normal.

Página

no documento principal da mensagem de correio eletrónico para criar a primeira
mensagem de correio eletrónico. As informações da segunda linha substituem os campos
para criar a segunda mensagem de correio eletrónico e assim sucessivamente.
Pode adicionar qualquer cabeçalho de coluna do ficheiro de dados ao documento principal

da mensagem de correio eletrónico como um campo. Desta forma, terá a flexibilidade
necessária para criar mensagens de correio eletrónico. Por exemplo:
 Suponha que está a enviar correio eletrónico para notificar empresas locais de
que foram selecionadas para serem incluídas no guia anual da cidade. Se o
ficheiro de dados contiver uma coluna Empresa com o nome de cada empresa
que pretende contactar, pode inserir o campo Empresa em vez de escrever o
nome de cada empresa individual.
 Imagine que envia trimestralmente mensagens eletrónicas aos clientes
alertando-os para novos produtos e negócios especiais. Para personalizar essas
mensagens para os melhores clientes, pode adicionar uma coluna Nota Pessoal
ao ficheiro de dados, onde pode escrever notas, como, por exemplo, "Sra. D.
Manuela, este novo instrumento é exatamente o que anda à procura". Ao
colocar um campo Nota Pessoal no documento principal, pode incluir essas
notas no fim de determinadas mensagens.
um endereço, pode configurar os campos no documento principal da mensagem de correio
69
eletrónico da seguinte forma:

Página

exemplo:
 O campo Bloco de Endereços é uma combinação de vários campos, incluindo o

nome próprio, o apelido, a rua, a localidade e o código postal.
 O campo Linha de Saudação pode incluir um ou mais campos de nome, consoante

a saudação escolhida.
Pode personalizar o conteúdo de cada um desses campos compostos. Por exemplo, pode
selecionar no endereço um formato de nome formal (Sr. Justino Ribeiro). Na saudação,
pode pretender utilizar "Para" em vez de "Exmo. Sr.".
Atribuir campos de impressão em série ao ficheiro de dados
Para se certificar de que o Word consegue localizar a coluna no ficheiro de dados que
corresponde a cada elemento de endereço ou saudação, poderá ser necessário atribuir os
ficheiros de impressão em série no Word às colunas no ficheiro de dados.
Para atribuir os campos, clique em Atribuir Campos no grupo Escrever e Inserir Campos
do separador Mailings.
70

Página
Os elementos de um endereço e saudação são listados à esquerda. Os cabeçalhos de
coluna do ficheiro de dados são listados à direita.

Próprio. Os campos Título, Identificador Exclusivo e Outros Nomes/Apelidos não têm
correspondência. A mensagem de correio eletrónico de impressão em série não necessita
de utilizar todos os campos. Se adicionar um campo que não contém dados do ficheiro de
Escrever conteúdo e adicionar campos
1. No documento principal da mensagem de correio eletrónico, clique no local em

71
que pretende inserir o campo.

Página

Linha de saudação
Campos individuais
Campos personalizados de contactos do Outlook
NOTAS

manualmente nem utilizar o comando Símbolo no menu Inserir. Tem de executar a
exemplo, { MERGEFIELD Localidade}, significa que o Word está a apresentar
códigos de campo em vez de resultados de campo. Este facto não afeta a
impressão em série, mas, se pretender apresentar os resultados, clique com o botão
direito do rato no código de campo e, em seguida, clique em Alternar Códigos de
Campo no menu de atalho.
Formatar dados intercalados
Os programas de bases de dados e folha de cálculo, tais como o Access e o Excel,

armazenam as informações escritas nas células como dados não processados. A formatação
que aplicar no Access ou Excel, como os tipos de letra e cores, não é armazenada com os
dados não processados. Quando intercala informações de um ficheiro de dados num
documento do Word, está a intercalar dados não processados sem a formatação aplicada.
Para formatar os dados no documento, selecione o campo de impressão em série e, em

seguida, formate-o, tal como formataria qualquer texto. Certifique-se de que a seleção
inclui as divisas (« ») que envolvem o campo.
Pré-visualizar e concluir a intercalação

Depois de adicionar campos ao documento principal da mensagem de correio eletrónico,
está pronto para pré-visualizar os resultados da impressão em série. Quando estiver
72
satisfeito com a pré-visualização, pode concluir a impressão em série.

Página
Pode pré-visualizar as mensagens de correio eletrónico e efetuar alterações antes de

concluir a impressão em série.

 Percorra todas as mensagens de correio eletrónico utilizando os botões Registo
Seguinte e Registo Anterior no grupo Pré-visualizar Resultados.
Concluir a impressão em série
Se pretender reutilizar o documento principal da mensagem de correio eletrónico, pode

guardá-lo antes de enviar as mensagens de correio eletrónico finais.
Guardar o documento principal da mensagem de correio eletrónico
Não se esqueça de que as mensagens de correio eletrónico que envia são independentes
do documento principal da mensagem de correio eletrónico. É aconselhável guardar o
documento principal da mensagem de correio eletrónico se pretender utilizá-lo noutra
Quando guarda o documento principal da mensagem de correio eletrónico, também

guarda a respetiva ligação ao ficheiro de dados. A próxima vez que abrir o documento
principal da mensagem de correio eletrónico, é-lhe pedido que escolha se pretende que as
73
informações do ficheiro de dados sejam novamente intercaladas no documento principal

Página
da mensagem de correio eletrónico.

 Se clicar em Sim, o documento é aberto com as informações do primeiro registo
intercaladas.
 Se clicar em Não, a ligação entre o documento principal da mensagem de correio
eletrónico e o ficheiro de dados é interrompida. O documento principal da
mensagem de correio eletrónico torna-se num documento padrão do Word. Os
campos são substituídos pelas informações exclusivas do primeiro registo.
Enviar as mensagens de correio eletrónico
1. No separador Endereçamento, clique em Concluir e Intercalar e, em seguida,

clique em Enviar Mensagens de Correio Eletrónico.
2. Na caixa Para, selecione o nome do campo que armazena os endereços de correio

eletrónico dos destinatários.
3. Na caixa Assunto, escreva um assunto para a mensagem.
4. Na caixa Formato de correio, clique em HTML ou Texto simples para enviar o
documento como corpo da mensagem de correio eletrónico ou clique em Anexo
para enviar o documento como um anexo.
NOTA Se enviar o documento como uma mensagem de correio eletrónico de texto simples, esta
não incluirá qualquer formatação de texto ou gráficos
74
Página
Criar formulários para os utilizadores preencherem ou
imprimirem no Word
É possível criar um formulário em Microsoft Word, partindo de um modelo e adicionando

controlos de conteúdo, incluindo caixas de verificação, caixas de texto, selecionadores de
data e listas pendentes. Há quem utilize o Word para preencher o formulário no respetivo
computador. Num cenário mais avançado, quaisquer controlos de conteúdo que adicione a
um formulário podem ser ligados a dados.
É também possível criar um formulário partindo de um modelo. Muitos modelos de

formulários estão disponíveis no Web site Office.com.
NOTA É possível imprimir um formulário criado utilizando os controlos de conteúdo, mas as caixas em
torno dos controlos de conteúdo não serão impressas.
Passo 1: Apresentar o separador Programador

3. Clique em Personalizar Friso.
4. Em Personalizar o Friso, clique em Separadores Principais.
5. Na lista, selecione a caixa de verificação Programador e, em seguida, clique em OK.
75
Página
Passo 2: Abrir um modelo ou um documento em
que o formulário será baseado
Para poupar tempo, pode começar com um modelo de formulário ou pode começar com
um modelo em branco e criar o seu próprio formulário do nada.
Começar com um modelo de formulário

2. Clique em Novo.
3. Em Modelos Office.com, clique em Formulários.
4. Clique na pasta que corresponde ao tipo de formulário que pretende criar.
5. Clique no modelo de formulário que pretende utilizar e, em seguida, clique em
Transferir.
6. Clique novamente no separador Ficheiro e, em seguida, clique em Guardar Como.
7. Na caixa de diálogo Guardar Como, introduza um nome para o novo modelo ou
documento e, em seguida, clique em Guardar.
Comece com um modelo em branco

2. Clique em Novo.
3. Em Modelos Disponíveis, clique em Os meus modelos.
4. Em Criar Novo, clique em Modelo e, em seguida, clique em OK.
5. Clique novamente no separador Ficheiro e, em seguida, clique em Guardar Como.
6. Na caixa de diálogo Guardar Como, introduza um nome de ficheiro para o novo
modelo e, em seguida, clique em Guardar.
Passo 3: Adicionar conteúdo ao formulário

No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Modo de Estruturação e, em
seguida, introduza os controlos que pretende.
76
Inserir um controlo de texto onde os utilizadores podem

introduzir texto
Página
Num controlo de conteúdo RTF, os utilizadores podem formatar texto como negrito ou
itálico, podendo também escrever vários parágrafos. Se pretender limitar o que os
utilizadores adicionam, insira o controlo de conteúdo de texto simples.
1. Clique onde pretende inserir o controlo.

2. No separador Programador, no grupo Controlos, clique Controlo de Conteúdo
RTF ou no Controlo de Conteúdo de Texto Simples .
Inserir um controlo de imagem
Para os modelos, é utilizado frequentemente um controlo de imagem, mas é também

possível adicionar um controlo de imagem a um formulário.

2. No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Controlo de Imagem.
Inserir um controlo do bloco modular
Pode utilizar controlos do bloco modular se pretender que as pessoas escolham um bloco
de texto específico. Por exemplo, os controlos do bloco modular são úteis no caso de estar
a configurar um modelo de contrato e necessitar de adicionar texto automático,
dependendo dos requisitos específicos do contrato. Pode criar controlos de conteúdo RTF
para cada versão do texto automático e, em seguida, pode utilizar um controlo do bloco
modular como contentor dos controlos de conteúdo RTF.
Pode igualmente utilizar um controlo do bloco modular num formulário.

2. No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Controlo de
Conteúdo do Bloco Modular.
77
Página
Inserir uma caixa de combinação ou uma lista
Numa caixa de combinação, os utilizadores podem selecionar a partir de uma lista de

opções que fornece ou podem introduzir as suas próprias informações. Numa lista
pendente, os utilizadores podem apenas selecionar a partir de uma lista de opções.
1. No separador Programador, no grupo Controlos, clique no Controlo de

Conteúdo de Caixas de Combinação ou no Controlo de Conteúdo de Listas
Pendentes .
2. Selecione o controlo de conteúdo e, em seguida, no separador Programador, no
grupo Controlos, clique em Propriedades.
3. Para criar uma lista de escolhas, clique em Adicionar, em Propriedades de Caixas

de Combinação ou Propriedades de Listas Pendentes.
4. Escreva uma escolha na caixa Nome a apresentar, como Sim, Não ou Talvez.
Repita este passo até que todas as escolhas estejam na lista pendente.
5. Preencha quaisquer outras propriedades que pretenda.
NOTA Se marcar a caixa de verificação Não é possível editar conteúdos, os utilizadores não
poderão clicar numa escolha.
Inserir um selecionador de data
1. Clique onde pretende inserir o controlo do selecionador de data.

2. No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Controlo de
Conteúdo do Selecionador de Data.
Inserir uma caixa de verificação

78
1. Clique onde pretende inserir um controlo de caixa de verificação.

Página
2. No separador Programador, no grupo Controlos, clique no Controlo de
Conteúdo da Caixa de Verificação.
Passo 4: Definir ou alterar propriedades para

controlos de conteúdo
Cada controlo de conteúdo possui propriedades que pode definir ou alterar. Por exemplo,
o controlo Selecionador de Data oferece opções para o formato em que pretende
apresentar a data.
1. Clique no controlo de conteúdo que pretende alterar.

2. Clique no separador Programador e, em seguida, no grupo Controlos, clique em
Propriedades e altere as propriedades pretendidas.
Passo 5: Adicionar texto informativo ao

formulário
Texto informativo pode melhorar o uso do formulário que criar e distribuir. Pode alterar o
texto informativo predefinido nos controlos de conteúdo.
Para personalizar o texto informativo predefinido para os utilizadores do formulário, efetue

o seguinte procedimento:
1. No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Modo de

Estruturação.
2. Clique no controlo de conteúdo em que pretende rever o texto informativo do

marcador de posição.
79
3. Edite o texto do marcador de posição e formate-o da maneira pretendida.

Página
4. No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Modo de
Estruturação para desativar a funcionalidade de estruturação e guardar o texto
informativo.
NOTA Não selecione a caixa de verificação Não é possível editar conteúdos se pretender que os
utilizadores do formulário substituam o texto informativo pelo seu próprio texto.
Passo 6: Adicionar proteção a um formulário

SUGESTÃO Se pretender, pode testar o formulário antes de o distribuir. Abra o formulário, preencha-o
como se fosse um utilizador e, em seguida, guarde uma cópia numa localização pretendida.
1. Abra o formulário a que pretende adicionar proteção.

2. No separador Base, no grupo Editar, clique em Selecionar e, em seguida, clique
em Selecionar Tudo ou prima CTRL+T.
3. No separador Programador, no grupo Controlos, clique em Grupo e, em seguida,

clique novamente em Grupo.
80
Página
Macros
O que é uma macro, quem cria macros e qual é o

risco de segurança?
As macros automatizam as tarefas utilizadas frequentemente para poupar o tempo
despendido a utilizar o teclado e o rato. Muitas foram criadas com o Visual Basic for
Applications (VBA) e são escritas por programadores de software. No entanto, algumas
macros podem representar um risco de segurança potencial. Uma pessoa com intenções
maliciosas, também conhecida como hacker, pode introduzir uma macro destrutiva num
ficheiro que poderá propagar um vírus no seu computador ou na rede da sua organização.
Tudo sobre as definições das macros

 Desativar todas as macros sem notificação As macros e os alertas de segurança
sobre macros são desativados.
 Desativar todas as macros com notificação As macros são desativadas, mas são
apresentados alertas de segurança se estiverem presentes macros. Active as macros
caso a caso.
 Desativar todas as macros exceto macros com assinatura digital As macros são
desativadas, mas são apresentados alertas de segurança se estiverem presentes
macros. No entanto, se a macro estiver assinada digitalmente por um fabricante
fidedigno, a macro é executada se tiver considerado esse fabricante como
fidedigno. Se não tiver considerado esse fabricante como fidedigno, é notificado
para ativar a macro assinada e considerar o fabricante como fidedigno.
 Ativar todas as macros (não recomendado, podem ser executados códigos
potencialmente perigosos) Todas as macros são executadas. Esta definição torna
o computador vulnerável a código potencialmente malicioso.
 Acesso fidedigno ao modelo de objeto do projeto VBA Não permitir ou permitir
acesso programático ao modelo de objetos do Visual Basic for Applications (VBA) a
partir de um cliente de automatização. Esta opção de segurança destina-se ao
código escrito para automatizar um programa do Office e manipular o ambiente
VBA e o modelo de objetos. Trata-se de uma definição por utilizador e por
aplicação e nega o acesso por predefinição, dificultando aos programas não
autorizados a criação de código prejudicial de replicação automática. Para os
clientes de automatização acederem ao modelo de objetos VBA, o utilizador que
está a executar o código tem de conceder acesso. Para ativar o acesso, selecione a
caixa de verificação.
NOTA O Microsoft Publisher e Access não têm qualquer opção Acesso fidedigno ao modelo de objeto
do projeto VBA.
81
Página
Ativar macros quando a Barra de Mensagens é
apresentada
Quando abre um ficheiro que tem macros, a Barra de Mensagens amarela é apresentada
com um ícone de escudo e o botão Ativar Conteúdo. Se souber que as macros provêm de
uma fonte fidedigna, utilize as instruções seguintes:
 Na Barra de Mensagens, clique em Ativar Conteúdo.

O ficheiro é apresentado e é um documento fidedigno.
A imagem seguinte é um exemplo da Barra de Mensagens quando existem macros no

ficheiro.
Ativar macros na vista Backstage

Outro método de ativar macros num ficheiro é através da vista Microsoft Office Backstage,
a vista que aparece ao clicar no separador Ficheiro, quando a Barra de Mensagens amarela
é apresentada.

2. Na área Aviso de Segurança, clique em Ativar Conteúdo.
3. Em Ativar Todo o Conteúdo, clique em Ativar sempre o conteúdo ativo deste
documento.
O ficheiro torna-se num documento fidedigno.
A imagem seguinte é um exemplo de Ativar sempre o conteúdo ativo deste documento e

Opções Avançadas.
82
A imagem seguinte é um exemplo maior das opções de Ativar Conteúdo.

Página
Ativar macros uma vez quando o Aviso de
Segurança é apresentado
Utilize as instruções seguintes para ativar macros enquanto o ficheiro está aberto. Se fechar
o ficheiro e o reabrir posteriormente, os avisos serão novamente apresentados.

2. Na área Aviso de Segurança, clique em Ativar Conteúdo.
3. Selecione Opções Avançadas.
4. Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office, clique em Ativar
conteúdo para esta sessão para cada macro.
5. Clique em OK.
A seguinte imagem é um exemplo da caixa de diálogo Opções de Segurança para uma

macro.
83
Página
Alterar definições de macros no Centro de
Fidedignidade
As definições das macros estão localizadas no Centro de Fidedignidade. Contudo, se
trabalhar numa organização, o administrador de sistema poderá ter alterado as
predefinições para impedir que terceiros alterem as definições.
IMPORTANTE Ao alterar as definições de macros no Centro de Fidedignidade, estas são alteradas apenas
no programa do Office atualmente utilizado. As definições de macros não são alteradas para todos os
programas do Office.

3. Clique em Centro de Fidedignidade e, em seguida clique em Definições do
Centro de Fidedignidade.
4. No Centro de Fidedignidade, clique em Definições das Macros.
5. Selecione o que pretende.
6. Clique em OK.
A imagem seguinte ilustra a área Definições das Macros do Centro de Fidedignidade.
84
Página
Criar ou executar macros
Para poupar tempo nas tarefas que faz mais vezes, agrupe os passos numa macro. Primeiro,
tem de gravar a macro. Depois, para executá-la, basta clicar num botão na Barra de
Ferramentas de Acesso Rápido ou premir uma combinação de teclas. Depende da forma
com a configurar.
Comecemos pela configuração do botão.
1. Clique em Ver > Macros > Gravar Macro.
2. Escreva um nome para a macro
3. Para utilizar esta macro nos documentos que vier a criar, certifique-se de que a caixa
Guardar macro em diz Todos os Documentos (Normal.dotm).
85
Página
4. Para executar a macro quando clicar num botão, clique em Botão.
5. Clique na macro nova (o nome deverá ser semelhante a Normal.MacrosNovas.<nome da

sua macro>) e clique em Adicionar.
6. Clique em Modificar.
7. Escolha uma imagem para o botão, escreva o nome que pretende e faça duplo clique em
86
OK.
Página
8. Agora é altura de gravar os passos. Clique nos comandos ou prima as teclas relativas a cada
passo da tarefa. O Word grava os cliques e batimentos de teclas.
NOTA Utilize o teclado para selecionar texto enquanto está a gravar a macro, porque as macros
não gravam seleções feitas com o rato.
9. Para parar de gravar, clique em Ver > Macros > Parar de Gravar.
10. O botão da macro aparece na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.
Para executar a macro, clique no botão.

87
Página
Criar uma macro com um atalho de teclado
1. Clique em Ver > Macros > Gravar Macro.
2. Escreva um nome para a macro.
3. Para utilizar esta macro nos documentos que vier a criar, certifique-se de que a caixa
Guardar macro em diz Todos os Documentos (Normal.dotm).
4. Para executar a macro quando prime um atalho de teclado, clique em Teclado.

88
Página
5. Escreva uma combinação de teclas na caixa Premir tecla de atalho nova.

6. Verifique se a combinação já foi atribuída a outro item. Se sim, experimente outra
combinação.
7. Para utilizar este atalho de teclado nos documentos que vier a criar, certifique-se de que a
caixa Guardar alterações em diz Normal.dotm.
8. Clique em Atribuir.
9. Agora é altura de gravar os passos. Clique nos comandos ou prima as teclas relativas a cada
passo da tarefa. O Word grava os cliques e batimentos de teclas.
NOTA Utilize o teclado para selecionar o texto enquanto está a gravar a macro, porque as macros
não gravam seleções feitas com o rato.
10. Para parar de gravar, clique em Ver > Macros > Parar de Gravar.
Para executar a macro, prima as teclas do atalho de teclado.
Executar uma macro

Clique no botão ou prima o atalho de teclado; em alternativa, pode executá-la a partir da
lista Macros.
1. Clique em Ver > Macros > Ver Macros.
2. Na lista em Nome da macro, clique na que pretende executar.

3. Clique em Executar.
89
Página
Disponibilizar uma macro em todos os
documentos
Para disponibilizar uma macro de um documento em todos os documentos novos,
adicione-a ao modelo Normal.dotm.
1. Abra o documento que contém a macro.

2. Clique em Ver > Macros > Ver Macros.
3. Clique em Organizador.
4. Clique na macro que pretende adicionar ao modelo Normal.dotm e clique em Copiar.
Adicionar um botão Macro ao friso

1. Clique em Ficheiro > Opções > Personalizar Friso.
2. Em Escolher comandos de, clique em Macros.
3. Clique na macro que pretende.
4. Em Personalizar o friso, clique no separador e no grupo personalizado no qual
pretende adicionar a macro.
90
Se não tiver um grupo personalizado, clique em Novo Grupo. Em seguida, clique em Mudar o
Página
nome e escreva um nome para o grupo.

5. Clique em Adicionar.
6. Clique em Mudar o Nome para escolher uma imagem para a macro e escreva o
nome que pretende.
7. Faça duplo clique em OK.
Criar uma macro utilizando o VBA

1. No separador Programador, no grupo Código, clique em Visual Basic.
2. Se for necessário, no Visual Basic Editor, no menu Insert, clique em Module.
NOTA Os módulos são criados automaticamente para todas as folhas no livro.
3. Na janela de código do módulo, escreva ou copie o código da macro que pretende

utilizar.
4. Para executar a macro a partir da janela do módulo, prima F5.
5. No editor do Visual Basic, no menu Ficheiro, clique em Fechar e Regressar ao
Microsoft Word quando acabar de escrever a macro.
91
Página

0755 - Processador de Texto - Funcionalidades Avançadas

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PTA

O que são "Modelos"?

1. Clique em Ficheiro e, em seguida, clique em Novo.

É apresentada uma lista de modelos.

Podem ser apresentadas mais subcategorias dependendo da categoria selecionada. Neste

SUGESTÃO: COMO PROCEDER SE PRETENDER REGRESSAR AO ECRÃ

Clique em (Anterior) para regressar ao ecrã anterior.

Depois de encontrar o modelo pretendido, transfira-o e abra-o.

É apresentado um novo documento com o modelo aplicado.

Em seguida, o documento pode ser concluído inserindo o texto e as ilustrações necessários.

SUGESTÃO: COMO UTILIZAR MODELOS PRÉ-INSTALADOS?

PODE ABRIR OS MODELOS PRÉ-INSTALADOS EM MODELOS DE EXEMPLO.

Vamos experimentar introduzir texto num documento criado utilizando um modelo.

Introduzir e substituir textos

Os métodos de introdução de texto podem ser amplamente divididos em dois tipos.

 Introduza (substitua) as informações necessárias nas áreas de texto

Clique na área de texto para apresentar a área de texto da seguinte forma.

A formatação já está definida nas áreas de texto.

 Substituir o texto de exemplo introduzido na forma ou na caixa de texto

Se clicar na área de texto, é apresentado um cursor e as alças de redimensionamento da forma

Pode substituir o texto mantendo a formatação através da seleção de um intervalo de texto e,

em seguida, introduzindo novo texto através do teclado

1. Clique no texto “Introduzir o cabeçalho do evento”.

A área de texto e o cursor são apresentados.

2. Clique no conteúdo apresentado na parte superior esquerda da área de texto.

É selecionado todo o texto na área de texto.

3. Introduza “Festa de Aniversário” sem alterar o intervalo selecionado.

4. Vamos experimentar introduzir o seguinte texto na segunda linha e nas linhas

É possível substituir as fotografias e ilustrações predefinidas num modelo.

Inserir uma fotografia e uma ilustração

1. Clique na fotografia para selecioná-la.

2. Clique no apresentado no canto superior esquerdo da fotografia.

É apresentada a caixa de diálogo Inserir Imagem.

3. Especifique a localização onde é guardada a fotografia, clique na fotografia e, em seguida,

O procedimento para substituir as ilustrações é o seguinte.

1. Clique numa ilustração para a selecionar.

2. Nas Ferramentas de Imagem, clique em Alterar Imagem em Ajustar.

3. Quando a caixa de diálogo Inserir Imagem for apresentada, poderá substituir a

Vamos guardar o documento criado a partir de um modelo.

Guardar o documento criado

SUGESTÃO: PRETENDO GUARDAR O DOCUMENTO CRIADO COMO UM

É útil guardar um documento como um modelo, por exemplo, se a for reutilizar.

O procedimento para guardar um documento como um modelo é o seguinte.

1. Clique em Ficheiro e, em seguida, clique em Guardar como.

A localização para guardar é alterada automaticamente para Modelos na pasta Microsoft

3. Introduza o nome do modelo e, em seguida, clique em Guardar.

O processo de impressão em série pressupõe os seguintes passos globais:

1. Configurar o documento principal. O documento principal contém o texto e gráficos

3. Limitar a lista de destinatários ou itens. O Microsoft Word gera uma cópia do

4. Adicionar marcadores de posição, os denominados campos de impressão em série, ao

5. Pré-visualizar e concluir a intercalação. Pode pré-visualizar cada cópia do documento

Configurar o documento principal

2. No separador Mailings, no grupo Iniciar Impressão em Série, clique em Iniciar Impressão

 Um catálogo ou diretório O mesmo género de informações, tais como nome e

 Um conjunto de envelopes O endereço de remetente é o mesmo para todos os

 Um conjunto de etiquetas de correio Cada etiqueta mostra o nome e o endereço

 Um conjunto de mensagens de correio eletrónico O conteúdo básico é o mesmo

Retomar uma impressão em série

1. Quando estiver pronto para continuar a impressão em série, abra o documento.

3. Clique no separador Mailings e retome o trabalho.

Escolher um ficheiro de dados

1. No separador Mailings, no grupo Iniciar a Impressão em Série, clique em Selecionar

2. Efetue um dos seguintes procedimentos:

 Utilizar Contactos do Outlook Se pretender utilizar a lista Contactos no Microsoft