Tutorial Portal Prestador

OFICINA

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 Sumário

1 -Primeiro Acesso......................................................................................................................... 3
2 -Tela de acesso ao Portal............................................................................................................ 4
3 -Consultar Processo .................................................................................................................... 5
4 – Inclusão das datas ................................................................................................................... 6
5- Informações de Faturamento ................................................................................................... 7
6 - Alteração dos dados bancários. ............................................................................................. 12
7 -Faturamento Solicitado ........................................................................................................... 14
8 -Fale com a Marina ................................................................................................................... 15
9 -Extrato Pagamento ................................................................................................................. 18
10 -Dados Cadastrais ................................................................................................................... 18
11- Manutenção de usuários ...................................................................................................... 19
12 - Consultar Orçamento ........................................................................................................... 19
13 - Retorno de Vistoria .............................................................................................................. 20

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1 - Primeiro Acesso

Após o cadastro, a Oficina receberá um e-mail “Primeiro Acesso” com o link de acesso, usuário e senha temporária.
A senha temporária deverá ser trocada pelo usuário no próprio Portal em “Esqueceu sua senha e/ou Manutenção
de Usuário”

Prezado Parceiro,

Acesse nosso Portal de Oficinas, cumpra os 5 passos e acelere o seu pagamento

Passo 1: Informe a data de início de reparos.

Passo 2: Informe a data de conclusão dos reparos e entrega do veículo.

Passo 3: Emita a Nota Fiscal com base nos dados fornecidos no Portal e anexe o PDF ou XML.

Passo 4: Insira 2 (duas) fotos do veículo devidamente reparado, parte dianteira e traseira, no ângulo de 45º graus.

Abaixo está o link para acesso ao Portal

URL: http://portalparceiros.tokiomarine.com.br/ ou http://portalparceiros.tokiomarine.com.br/#login

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2 - Tela de acesso ao Portal

Para acessar o nosso Portal, basta inserir o login e a senha enviados pelo e-mail de “Primeiro Acesso”.
Por padronização o login sempre será o número do CNPJ que está cadastrado na Tokio Marine, o qual deve
corresponder exatamente ao CNPJ da vistoria de sinistro.

Ao digitar o nº do CNPJ utilize somente os numerais, desprezando o zero (0) inicial, quando houver.

2.1 - Caso tenha esquecido sua senha, é simples! Basta clicar em “Esqueceu sua senha?”

Para a redefinição da senha, o sistema disponibilizará a tela abaixo, na qual deverá inserir o login, ou seja, o CNPJ
sem o dígito e o endereço de e-mail que está cadastrado na Tokio Marine. Feito isso, receberá a nova senha para
acessar o Portal.

Informamos que a senha enviada em seu e-mail, tem prazo de 24hs para a criação. Passado esse período, o link
expirará.

Se ao tentar redefinir a senha, o Portal apresentar a mensagem de “usuário não cadastrado”, se certifique se a
numeração do seu CNPJ inicia com 0 (zero), e tente logar com ou sem ele.

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3 - Consultar Processo

Após a realização do login, você visualizará a página inicial de acesso ao Portal. Para acessar as abas de pesquisa,
selecione o ícone Oficina .

3.1 - Para localizar os processos de sinistros que estão em andamento, clique na aba “Consultar Processos”.
Nesse momento será disponibilizado algumas formas de buscas, que pode ser pela placa do veículo, período,
número do sinistro ou até mesmo pelo status do processo.

Feito isso, será exibido no Portal todos os processos que estão em andamento na sua Oficina.
Para ver o detalhe de cada um, basta ir em “Clique Aqui”.

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 4 – Inclusão das datas

Após a realização da vistoria inicial e da liberação dos reparos, para que a Tokio Marine realize o acompanhamento
da reparação do veículo é obrigatório que a oficina insira as datas abaixo:

o Data de previsão de início de reparos.

o Data de início de reparos.
o Data previsão de conclusão de reparos.
o Data de conclusão de reparos.

Regras para o preenchimento:

o Os campos não poderão ser preenchidos com datas retroativas (anteriores) à data de preenchimento.
o A partir do preenchimento da “data de início de reparos”, o sistema irá sugerir uma “data de previsão de
conclusão de reparos”. Esta data poderá ser alterada até 3 (três) dias antes da data sugerida, para uma data
anterior ou posterior a data sugerida pelo sistema.
o Assim que a “data de previsão de conclusão de reparos” for preenchida, a oficina terá direito a 1 (uma)
reprogramação apenas, porém esta reprogramação só poderá ser realizada até 3 (três) dias antes da 1ª
(primeira) “data de previsão de conclusão de reparos” informada pela oficina.

Para preenchimento das 4 (quatro) datas, a oficina deve obedecer o seguinte procedimento:

o Data Previsão Início dos Reparos: O preenchimento deste campo só pode ocorrer mediante a informação de
previsão de chegada das peças e da Oficina ter agendado esta data com o cliente;
o Data Início dos Reparos: Esta data só deve ser informada quando as principais peças para início de conserto
tiverem chegado à oficina. A partir dela o sistema da Tokio Marine irá sugerir uma data de previsão de
conclusão de reparos;
o Data Previsão Conclusão dos Reparos: Esta data deve ser preenchida até 3 (três) dias antes da data sugerida
pela Tokio Marine. Após esta data o sistema não permitirá mais o preenchimento. Será permitida apenas uma
reprogramação, porém deve ser reprogramado em até 3 (três) que antecede a 1ª (primeira) data informada
pela oficina. Após esta data o sistema não permitirá mais o preenchimento;
o Data Conclusão dos Reparos: A data informada nesse campo, deve ser menor ou igual a “data de
previsão de conclusão de reparos”.

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Atenção:

Apenas a própria oficina pode inserir ou alterar as datas de previsão de início dos reparos do veículo e de início dos
reparos, como também a previsão de conclusão dos reparos e de conclusão dos reparos, lembrando que para
inclusão ou alteração, se faz necessário obedecer às regras citadas acima.

Somente após a conclusão dos reparos e preenchimento das 4 (quatro) datas, será habilitado no Portal a etapa de
faturamento para inclusão das Notas fiscais.

Obs.: Toda e qualquer alteração nas datas é monitorada pela Tokio Marine Seguradora.

Não esqueça de tirar 2 (duas) fotos nítidas do veículo reparado e em ângulos opostos (45º), de modo que a placa
esteja visível, exigência essa para a aprovação do pagamento.

5 - Informações de Faturamento

Após preenchimento da data de entrega do veículo, o sistema permitirá realizar a solicitação do pagamento.
Ao clicar em “Informações de Faturamento”, visualizará os valores aprovados e os dados da Tokio Marine para a
emissão da sua nota fiscal.

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5.1 - Na sequência, poderá executar a solicitação do faturamento, anexando a nota fiscal em PDF ORIGINAL e o
XML ORIGINAL disponibilizados pelo site emissor, como também as 2 (duas) fotos do veículo consertado.

Por questão tributária, o Portal está preparado para receber apenas 1 (uma) nota fiscal de serviços e 1 (uma) de
peças, portanto procure emitir uma única nota de peças. Caso não seja possível, sugerimos fazer o upload
separadamente, enviando-as uma a uma no Portal, só que sempre após o recebimento de cada uma das notas.

Para que a solicitação seja realizada com sucesso, todos os campos em branco da tela “Faturar Nota Fiscal” devem
estar preenchidos.
O número do CNPJ e endereço da Tokio Marine necessários para a emissão da sua nota fiscal, lhes serão
disponibilizados a partir do momento que selecionar o “tipo de nota para efetuar o pagamento”.

Atenção: O sistema da Tokio Marine está parametrizado de acordo com a legislação de cada
município. Assim, havendo Sucursal da Tokio Marine em seu Município, a nota fiscal deverá ser
emitida para esta Sucursal. Caso contrário, a nota fiscal deverá ser emitida para a Tokio Marine
da Matriz (São Paulo/SP).

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5.2 - Ao inserir as notas fiscais, existindo mais de uma nota, ou seja 1 (uma) nota de serviços e 1(uma) nota de
peças, deverá primeiramente concluir a inserção da nota de serviços, retornar à tela para então inserir a nota de
peças, ou seja, preencherá a mesma tela 2 (duas) vezes.

Se porventura, após a inserção da nota de serviços, não apresentar a tela para preenchimento da nota de peças,
orientamos aguardar o processamento por alguns minutos.

Orientações:

o A critério da Oficina, o valor da franquia do Segurado, poderá ser deduzida tanto da nota de serviços, como da
nota de peças;
o É de responsabilidade da Oficina destacar a alíquota do ISS na nota fiscal de serviços. Na ausência desta
informação o tomador reterá a alíquota de 5% obedecendo a legislação de cada Município;
o Emitindo nota fiscal de serviços e de peças para o mesmo sinistro, deve inserir as duas no mesmo momento no
Portal, mas isso somente após conserto e veículo entregue ao cliente;
o A nota fiscal conjugada pode ser enviada no Portal de uma única vez, pois nesse padrão de nota há campo
específico para ambos os valores;
o Uma vez nota fiscal inserida no Portal e pagamento já realizado a nota fiscal não pode ser cancelada;
o Enviar a nota fiscal no Portal preferencialmente dentro do mês de emissão, evitando com isso multas e juros
por parte da Prefeitura, reservando a Tokio Marine o direito de ver ressarcido esses valores;
o Procure enviar a nota fiscal com mínimo de 5 dias antes de virar o mês, pois mitiga o risco das multas.

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5.3 - Alíquota

No Portal foi atribuído um novo campo relacionado ao valor da alíquota e para que possa ocorrer a retenção de ISS
de forma correta é necessário que o valor informado na nota esteja de acordo com a informação do Portal.

A Alíquota deve ser preenchida de acordo com a faixa permitida para inclusão que está entre 2% até 5%.

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Para as Oficinas que constam como NÃO optantes pelo SIMPLES, o Portal irá apresentar a mensagem
abaixo, no qual não é exigido o preenchimento.

Atenção

o Caso o Portal não permita a inclusão do valor da alíquota e a oficina seja optante pelo simples nacional,
solicitamos que abra um Fale com a Marina no assunto “Dados de Faturamento” e informe sobre a tentativa
de realizar o preenchimento do campo e o Portal não está permitindo. Feito isso será realizada a verificação
e dado retorno no e-mail cadastrado;
o Caso a oficina seja optante pelo SIMEI o campo de alíquota deverá ser preenchido mas isso não implicará
no valor total faturado, pois não terá recolhimento de imposto (ISS).

5.4 - Em “arquivos de nota fiscal (PDF e XML)”, esta é a tela que utilizará para a inserção das notas fiscais,
Em “fotos do veículo”, esta é a tela que utilizará para a inserção das duas fotos do veículo reparado.

Lembrando:

o O envio da nota se dará em arquivo PDF e o XML, aquele gerado diretamente no órgão emissor;
o Os arquivos não poderão ultrapassar o tamanho de 2 (dois) MB;
o Devido a tributação o sistema não aceita mais de 1 (uma) nota de serviços;
o O sistema não aceita mais de 1 (uma) nota de peças. Com isso sugerimos fazer o upload separadamente,
ou seja, envie uma das notas, e após o recebimento dela, envie as demais, repetindo essa ação quantas
vezes forem necessárias.

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5.5 - Para as “Notas de Talão” e “Avulsas”

Com o surgimento da nota fiscal eletrônica (NF-e), parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital, o
fim da nota fiscal manual (talão) será uma questão de tempo. Para se adequar é importante estarem atentos ao
que determina a legislação da sua região.

Por conta disso, o envio do XLM com o respectivo PDF se tornou obrigatório no Portal.

Caso ainda opere com um desses tipos de arquivos o envio à Tokio Marine se dará somente por meio da Caixa
Postal 87.

Essa nota será submetida à avaliação da Contabilidade que orientará sobre a aceitação ou recusa desse do arquivo.

O prazo de análise é de 15 dias após a recepção da nota em nosso sistema.

Obs.: Para evitar extravio, quando do envio da nota fiscal, não deixe de mencionar no corpo dela ou na folha de
rosto (carta, o nº do sinistro e placa do veículo.

Atenção: O endereço acima é somente para o envio de nota fiscal de talão e avulsa. Quando não, NF-e
somente de despesa de sinistro de Indenização Integral.

Importante:
Ainda referente a nota fiscal de serviços talão, após pagamento no Portal, não esqueça de enviar a via original à
Caixa Postal 87, acompanhada do protocolo que lhe é disponibilizado na etapa de “faturamento aprovado”, pois
necessário mantê-la a disposição da Prefeitura para fins de fiscalização.
Caso essa orientação não seja seguida e a Tokio Marine autuada, a multa será repassada a Oficina.

Novidade!!

6 - Alteração dos dados bancários.

A partir de agora você poderá realizar a atualização dos dados bancários diretamente no Portal, lembrando que a
conta corrente deve estar em nome de pessoa jurídica, mas vinculada ao CNPJ da vistoria.

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Caso não possua conta PJ (pessoa jurídica), para fins de manutenção da parceria será necessário que providencie,
evitando assim, bloqueio do seu cadastro.
Do contrário não deixe de comunicar esse fato ao Regulador, no momento da vistoria.

Importante saber:

o Havendo outras contas cadastradas prevalecerá os dados da conta corrente alterada;

o Contas inativas poderão ser reativadas sem necessidade de cadastrá-las novamente;
o A alteração realizada será atualizada em até 24 horas;
o Caso possua faturamento anterior, os dados bancários não serão atualizados nestes movimentos;
o Será possível a alteração dos dados bancários mesmo quando você não possuir processos em fase
faturamento pendente.

Para realizar a atualização dos dados bancários, clicar na aba “Dados Cadastrais”.
Levar o cursor até a parte superior da página, ir à opção demarcada “inserir dados bancários”, no qual poderá
cadastrar a conta. Se os dados anteriores constarem inativos, também conseguirá reativá-lo.

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7 - Faturamento Solicitado
Após concluir o passo a passo e a nota fiscal enviada à Tokio Marine com sucesso, o processo ficará com o status

de “faturamento solicitado”, sendo disponibilizado um nº protocolo para acompanhamento.

7.1 - Como o prazo para a programação do pagamento é de até 3 dias úteis, não percebendo o credito em sua conta
corrente, verifique no Portal se por ventura o faturamento não foi recusado.
A recusa se dará na mesma tela, e o processo ficará com o status de “Faturamento Recusado”. Para saber o motivo,
clique no detalhe da tela.
A recusa estará descrita no quadro “Recados para Oficina”.
A Oficina deverá realizar os ajustes conforme orientado, enviando a(s) nota(s) pela opção de “Disponível para
Faturamento” novamente.
Havendo discordância sobre a recusa, ou se não identificar o motivo dela, ou notar que o crédito do pagamento
não foi realizado no prazo, etc., orientamos acessar o Fale com a Marina, assunto “Pagamento”, descrevendo sua
dúvida de forma clara e objetiva.

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Importante:

o Não é aceito Carta de Correção;

o Havendo recusa por faturamento incorreto, a nota fiscal deve ser CANCELADA, preferencialmente dentro do
mês de emissão dela.
o Uma vez nota fiscal enviada a Tokio Marine, em hipótese alguma ela pode ser cancelada junto a Prefeitura. Se
por ventura isso ocorreu e nota já paga, não há mais qualquer ação por parte da Tokio Marine, devendo buscar
orientação junto ao seu Contador sobre como proceder perante a Prefeitura da sua região.
o A Tokio Marine não realiza pagamentos em conta corrente de Pessoa Física. A conta tem de estar vinculada ao
CNPJ cujo a vistoria foi realizada.
o Para Oficinas optantes pelo SIMEI, será necessário fornecer o nº do CPF, RG, data de nascimento, nº do PIS, NIS
ou NIT em atendimento ao E-Social. Se no momento da programação do pagamento, identificarmos a falta de
um desses dados, a nota fiscal será recusada e enviado e-mail solicitando tais informações para a atualização
do seu cadastro.

Atenção para os motivos mais comuns de recusas /devolução das notas no Portal, ocasionados

pelas próprias Oficinas

o Divergência de informações inseridas no portal x informações apresentadas no XML;

o Ausência de dados bancários no cadastro, lembrando que agora conseguem cadastrar ou alterar os dados da
conta corrente, diretamente no Portal;
o Envio de nota e fotos de outro veículo;
o Informa o nº do RPS (Recibo Provisório de serviços) e não o nº da nota fiscal;
o Nota fiscal faturada com os dados (valor, nº da nota, CNPJ etc.) diferentes das informações apontadas no Portal;

8 - Fale com a Marina

O Fale com a Marina é um dos canais de comunicação entre você e a Tokio Marine, no qual através de um chat ela
poderá sanar suas dúvidas. A Marina será sua assistente virtual eletrônica que fica disponível a você por 24hs.

Ela conhece praticamente todos os assuntos relacionados sinistros, como a franquia, pagamentos, fornecimento
de peças, liberação de reparos, dúvidas de navegação do Portal etc. Mas, se ainda assim, houver necessidade de
interação com o time de sinistros, sua solicitação poderá será direcionada ao Setor responsável.

Ainda, caso a Marina não encontre para o seu questionamento uma resposta de pronto, ela lhes direcionará à uma
tela para abertura de um Fale com Analista. Nesse momento basta selecionar o assunto conforme sua necessidade.
Antes disso, solicitamos que esgote todas as formas de consultas diretamente no Portal, evitando encaminhar
chamados desnecessariamente.

Dicas:

o Classifique sua solicitação no “Assunto” correto, pois contribuirá por agilizar a resposta. Do contrário sua
solicitação poderá ser recusada ou redirecionada a outra área;
o Textos curtos, claros, objetivos também otimizam a resposta/evitam recusa da solicitação por não
entendimento;
o Não abra mais de 1(um) Fale com Analista. Se o assunto for o mesmo, aguarde o prazo de até 24h.

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8.1 - Detalhamento por assunto:

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Liberação de Reparos: Tratado pelo Setor de Análise
Quando a Oficina ainda não recebeu a autorização para o conserto do veículo, seja no ato da vistoria ou por e-mail,
ou ainda quando já de posse da autorização, o farol do Portal, estiver com status de “Aguardando liberação de
reparos”.

Franquia: Tratado pelo Setor de Análise

Quando houver dúvidas relacionadas a franquia, como isenção, desconto, divergência do valor do Portal x
orçamento etc.

Peças Fornecidas pela CIA: Tratado pelo Setor de Fornecimento de Peças

Quando constatado atraso na entrega das peças, se a peça entregue chegou danificada ou estiver incorreta,
pagamento da Oficina em atraso por tratativa relacionadas ao Fornecimento das Peças.

Divergência de Valores: Tratado pelo Setor de Controle de Qualidade de Regulação

Deve ser aberto quando houver divergência entre os valores liberados no Portal x orçamento.
Caso Oficina discorde do valor regulado, deve utilizar opção “Retorno” para nova vistoria e realinhamento com o
regulador.

Vistoria: Tratado pelo Setor de Regulação

o Vistoria não realizada.

o Solicitação de cancelamento de vistoria agendada incorretamente.
o Solicitação de conclusão de vistoria em aberto.
o Dúvidas sobre o Lote de Vistoria.

Revistoria: Tratado pelo Setor de Controle de Qualidade de Regulação

o Quando identificar que o Portal está bloqueado, apresentando a crítica “Em Revistoria – Faturamento
Bloqueado”, e ela já tenha sido realizada. Do contrário, deve aguardar a realização e transmissão dela, que,
após superada essa etapa, o processo voltará ao status de “Disponível para Faturamento”
o Revistoria em andamento, a Oficina deve aguardar a conclusão.
o Caso desconheça o fato da necessidade de realização da Revistoria, indagar o Setor Responsável.

Dados de Faturamento da Tokio Marine: Tratado pela Equipe de Pagamentos

o Os dados de faturamento da Tokio Marine estão informados no Portal. Vide 5.1 e 5.2. Somente abra o Fale
com a Marina, se persistir dúvidas.
o Quando houver necessidade de alteração em dado cadastral da Oficina.

Dúvidas de utilização de Portal: Tratado pela Equipe de Pagamentos

o Quando persistir dúvidas sobre o manuseio da ferramenta utilize o CHAT FALE COM A MARINA, e isso após
terem sido esgotadas as orientações constantes desse Tutorial.

Pagamento: Tratado pela Equipe de Pagamentos

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 o Quando notar que o Portal não está com status de “faturamento aprovado” dentro do prazo de 3 dias úteis
do envio da nota.
o Quando constar o status de faturamento aprovado, e não identificar o crédito. Acesse o fale com a Marina
e ela direcionará ao nosso time.
o Quando passados até 20 dias úteis do envio da nota à Caixa Postal, notar no extrato, a não programação
do pagamento.

Atenção

o Em se tratando de Oficinas Referenciadas, não encaminhar fale com o Analista a respeito do Lote de
Vistoria. Acione o Regulador responsável.
o Havendo vistoria agendada (Pendente), somente encaminhar o Fale com Analista se ultrapassado o prazo
de 48h.

MOTIVOS MAIS COMUNS DE NÃO LOCALIZAÇÃO DO PROCESSO NO PORTAL

Motivo Ação

Se porventura tenha sido autorizado

O Processo de sinistro era de Perda Parcial, se pelo regulador o serviço de
tornando posteriormente uma Indenização desmontagem/ montagem do motor
integral. do veículo sinistrado, encaminhar a
nota fiscal somente via Caixa Postal 87.

Para reabertura/reativação do
processo, contatar 0300 105 50 55. e
Processos Encerrados/Liquidados
solicitar ao atendente para que ele seja
reativado.

CNPJ da nota fiscal não confere com o CNPJ da Contatar 0300 105 50 55 e solicitar a
Oficina que consta do orçamento possibilidade de troca do CNPJ.

9 - Extrato Pagamento

Fornece os valores dos sinistros quitados a partir do cadastro da Oficina na Tokio Marine.

Caso o intervalo da pesquisa exceda a 60 dias, a Oficina deve selecionar outro período.

10 - Dados Cadastrais
o Avalie as informações do campo “Dados Cadastrais”.

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 o Qualquer alteração deve ser solicitada através do chat “Fale com a Marina”.
o É de total responsabilidade da Oficina manter seus dados atualizados, como e-mail, número de telefone,
endereço e conta corrente.

11- Manutenção de usuários

Neste campo você poderá criar usuário para funcionários que terão permissão para o acesso ao Portal (o cadastro
é realizado por meio do CPF e um e-mail nunca utilizado para acesso ao Portal, ao invés de compartilhar a senha
entre eles.
O acesso principal da oficina também é disponibilizado neste campo para visualização, sendo o CNPJ da oficina e
seu e-mail principal. Esses dados não são editáveis, para alteração deverá entrar em contato via Fale com a Marina.

12 - Consultar Orçamento
o Oficina poderá visualizar a versão Inicial até a última versão do orçamento.

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 o Para isso, basta clicar no botão indicado na imagem abaixo.

13 - Retorno de Vistoria

Necessitando agendar uma vistoria complementar, após localizar o processo no Portal, clicar em “Retorno de
Vistoria” e automaticamente um pedido de vistoria será disparado ao Regulador.

Obs.: Ideal que todo complemento ocorra antes da entrega do veículo e antes do faturamento das notas fiscais.

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