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32 Ideias para administrar o seu tempo

Especialistas e executivos ensinam como organizar sua agenda, aumentar a produtividade e melhorar sua qualidade de vida
Gabriel Penna (undefined) 21/07/2010
Crdito: Raul Junior / Istockphoto / Sxc.hu

Se voc sente que no tem tempo para fazer metade das coisas que gostaria, saiba que no est sozinho. O filsofo francs Gilles Lipovetsky afirma que as exigncias do mundo atual, como agilidade nas decises e resultados no curto prazo, fizeram desse Alexandre Hohagen, 37 anos, presidente do Google para a America Latina sentimento quase uma regra no Ocidente. "As pessoas, em nmero crescente, reclamam de estar sobrecarregadas e de correr contra o tempo. A poca hipermoderna contempornea da sensao de que o tempo se rarefaz", escreve o autor no livro Os Tempos Hipermodernos (Editora Barcarolla). Mas j que no d para espichar o dia, que tal pensarmos como aproveit-lo melhor? Foi com esse propsito que dedicamos horas de apurao, leitura e entrevistas para transformar o relgio num parceiro para voc. Ultimamente, ns, brasileiros, jogamos fora dois teros do dia com atividades inteis e urgentes. A Trade do Tempo, de So Paulo, especializada no assunto, fez a descoberta aps ouvir 15 324 pessoas entre 2005 e 2007. Por isso, sobra to pouco espao na agenda para o que realmente importante. Como voc ver nesta reportagem, separar o que urgente do importante alivia a presso do tempo. Veja a seguir 32 ideias que podem ser aplicadas a partir de agora, pois sabemos que o seu tempo precioso.

CLAREZA DE PRIORIDADES

Para Alexandre Hohagen, de 37 anos, presidente do Google para a Amrica Latina, a diviso racional do tempo fundamental. A clareza de prioridades e a cultura da empresa permitem que ele tenha uma agenda flexvel e fique quatro horas por dia com as trs filhas. No trabalho, Alexandre tem apenas trs reunies fixas semanais e sua agenda fica aberta na intranet para quem quiser marcar uma conversa. Ele divide seu tempo assim:

Casa-trabalho: 30 min Chega ao escritrio: 13h30 Reunies: 5 horas E-mails: 5 horas Horas de sono: 6 horas Tempo livre: 4 horas 1 Avalie o tempo gasto nas tarefas
Anote o tempo gasto em cada uma de suas atividades principais. As informaes sero valiosas para tornar a prxima programao mais precisa e eficaz. "Essa uma habilidade que diferencia os gerentes mais experientes", escreve a consultora americana Melissa Raff oni. "Uma pessoa gasta at 28 minutos do dia procurando dados que no sabe onde anotou", afirma Paulo Kretly, presidente da FranklinCovey Brasil. No fim do ms, isso pode significar um dia inteiro perdido. Hoje, com aparelhinhos modernos cada vez mais versteis, no h desculpa para voc no ter as informaes centralizadas.

2 Centralize as informaes

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3 Planeje em apenas 10 minutos

Voc no precisa mais do que 10 minutinhos para planejar as tarefas do dia. Ao fazer isso, entrar para o pequeno time de executivos que possuem esse hbito: apenas 17%, segundo pesquisa feita pela FranklinCovey no fim do ano passado.

"Minha agenda de trabalho est no sistema. O funcionrio que quiser marcar uma reunio pode entrar, ver horrios disponveis e me enviar um convite. De qualquer forma, tenho algumas reunies fixas, que cumpro religiosamente toda semana. bom para me exercitar e criar uma cultura entre os subordinados", diz Alexandre Hohagen, do Google. "Apesar de trabalhar de 13 a 14 horas por dia, procuro sempre reservar espao para o que importante para mim, como as minhas filhas. Deixei de fazer ginstica para ficar mais tempo com elas. Tambm reservo tempo para dar uma palestra por semana", afirma Alexandre Hohagen, presidente do Google para a Amrica Latina.

4 Tenha horrios LIVRES

5 Faa escolhas

6 Participe de teleconferncias

Antes de viajar a negcios, verifique se mesmo necessrio estar pessoalmente no encontro ou se uma teleconferncia resolveria a questo. Tambm certifique-se de que voc a pessoa mais indicada para participar da reunio ou se pode enviar outra pessoa.

7 Respeite seu ritmo

"Funciono melhor de manh, por isso planejo a minha rotina de acordo com o meu ritmo. Chego ao trabalho s 7h30, porque sei que a partir das 16h comeo a perder embalo. At as 17h, j estou voltando para casa. Ficar horas no trabalho no significa que voc est produzindo mais", afirma Carlos Ienne, presidente da Fedex no Brasil.

8 Cuidado com o fuso horrio

Se voc trabalha numa multinacional ou lida com clientes no exterior, tem de levar em conta o fuso horrio. Informe-se da diferena de horas entre os pases antes de enviar e-mails e agendar teleconferncias. Para marcar uma viagem internacional, a antecedncia tem de ser equivalente durao dela.

Mais de 60% das 1 045 pessoas que responderam a uma pesquisa da consultoria Trade do Tempo acham que as reunies de que participam so malconduzidas. O principal problema apontado por elas a falta de foco. Uma reunio toma rumos indesejados por falta de clareza tanto do chefe quanto da equipe. Para evitar desvios, defina previamente a pauta por escrito e os resultados esperados. Revise cada item no incio da reunio. No final, faa um resumo de toda a conversa e delegue as tarefas que forem necessrias. Se os resultados desejados estiverem claramente definidos e houver uma lista de assuntos e questes a serem abordados, no h por que uma reunio durar mais do que 30 minutos. Reunies ou teleconferncias precisam ter agenda clara e hora para comear e acabar.

9 Ajuste o foco antes

10 Meia hora suficiente

Ao escrever um e-mail, seja o mais conciso e direto possvel. Segundo o consultor americano Mike Song, que conversou com 8 000 funcionrios de grandes corporaes em todo o mundo, a maioria das pessoas no l as mensagens, simplesmente "escaneia", ou seja, d uma olhada rpida para ver qual o assunto. Para facilitar esse tipo de leitura, evite paredes de palavras. Divida o texto e faa ele caber numa nica pgina. Comece pelo objetivo da mensagem e depois contextualize. No assunto, coloque informaes que deixem claro o contedo do e-mail. "Como uma manchete de jornal", afirma Mike Song.

11 D o RECADO

12 Convoque poucas pessoas

Nada de amontoar 20 pessoas numa sala para ouvir o que voc tem a dizer. "Para ser produtiva e permitir a participao de todos, a

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reunio deve ter de oito a 12 participantes", sugere Paulo Kretly, da FranklinCovey. Se a equipe for maior, uma alternativa fragment-la.

13 Pare de reclamar do trnsito

Antes de comprar um imvel, procure saber onde est a maior parte das empresas em que gostaria de trabalhar. Ao fazer esse exerccio, voc vai descobrir que pode morar muito mais perto de onde trabalha. Em cidades como So Paulo, esse fator a diferena entre gastar 15 minutos ou quatro horas no percurso casa-escritrio. O brasileiro gasta trs horas por dia administrando o correio eletrnico, segundo Christian Barbosa, diretor da Trade do Tempo. "Esse tempo pode ser reduzido pela metade", diz. Controle a sua curiosidade e estipule horrios para se dedicar ao correio eletrnico. Desligar os alertas sonoros e visuais de recebimento pode ajudar. Lembrese que, se houver uma urgncia, o telefone vai tocar. Crie um nmero limitado de pastas e tenha cuidado ao dar nome a elas, para que os assuntos no se confundam.

14 Coloque ordem na casa

Em muitas reunies, d para voc mandar um representante no seu lugar. Assim, voc pode se concentrar naquelas que so importantes de verdade. Se voc tem muitas reunies com clientes, repasse a pauta do encontro no dia anterior com um colega de equipe e pea a ele que v no seu lugar. Em uma prxima ocasio voc retribui a gentileza. "No consulte e-mails logo que chegar ao trabalho nem antes de dormir. O primeiro desvia voc das prioridades, o outro apenas causa insnia A mensagem pode esperar at dez horas depois que tiver completado pelo menos uma de suas tarefas crticas do dia", diz o escritor Timothy Ferris. Reunies em cima da hora no devem acontecer, salvo em situaes de emergncia. "Raramente as reunies so para 'ontem'", afirma Christian Barbosa, diretor da Trade do Tempo. Alm disso, a chance de o encontro se mostrar improdutivo e roubar um tempo precioso grande, uma vez que as pessoas no puderam se preparar. Convoque com, no mnimo, um dia de antecedncia. Quer conter a enxurrada de mensagens na sua caixa de entrada? Comece a enviar menos e-mails e reduza o nmero de destinatrios. Segundo Mike Song, um profissional recebe trs respostas para cada cinco mensagens que envia. Ou seja, quem abusa de recursos como "Responder a todos", "Cc" e listas de distribuio sofre as consequncias. Antes de enviar, reflita sobre a relevncia da mensagem para o destinatrio. Se no quiser resposta, deixe isso claro no texto.

15 Mande um representante

16 - Consulte em HORAS determinadas

17 Evite reunio surpresa

18 Receba menos enviando menos

19 Mensagem com hierarquia

Ao gerenciar a caixa de entrada, use o bom senso e avalie os e-mails que exigem mais ateno. Para distinguir quais so importantes clientes, pares, subordinados diretos e chefe , aplique cores diferentes aos remetentes. Outra ferramenta permite identificar de cara se a mensagem foi enviada s para voc ou para vrias pessoas. "A alguns e-mails internos nem respondo. Muitas vezes, a prpria pessoa se vira e resolve", diz Carlos Ienne, da Fedex. Muitas vezes, para conseguir dar conta do mais importante, preciso deixar que algumas pequenas coisas ruins aconteam, como ter de retornar uma ligao mais tarde para se desculpar, pagar uma pequena multa ou mesmo perder um cliente destemperado. Segundo Timothy Ferris, o caminho nem sempre acumular mais tarefas, mas definir as poucas coisas que realmente podem mudar sua vida e seu negcio. Delegue trabalho e tambm autoridade Ao delegar, concentre-se nos resultados, e no no processo. Esteja aberto a sugestes, j que as pessoas resolvem os mesmos problemas de formas diferentes. Avise o que voc espera, o prazo e delegue tambm autoridade. Quem tenta fazer algo e descobre que no dispe de poder suficiente fica frustado e torna-se ineficiente

20 Exercite o desapego

21 Delegue trabalho e tambm autoridade

22 Saiba dizer "No""

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Oito em cada dez pessoas dizem perder tempo com atividades inteis por no ter dito "no". Por

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isso, aprenda a faz-lo quando necessrio. Avalie se a demanda imediata, marque a conversa para mais tarde ou delegue. Seja disponvel, mas crie suas protees. "Quando tiver de se concentrar, desligue telefone, e-mail e MSN", diz Christian Barbosa.

Organize-se para ler e aprender Use o senso crtico para avaliar o que deve ler. Pessoas perdem tempo com informaes interessantes, mas no importantes para seu trabalho e desenvolvimento. Tente reservar um perodo do dia para leituras, de preferncia um horrio em que esteja bem acordado, com nvel de compreenso alto. Se voc dedicar a um livro 30 minutos por dia e conseguir ler 20 pginas, sero 600 pginas no fi m do ms. Mantendo o ritmo por um ano, ter lido 24 livros de 300 pginas.

23 Organize-se para ler e aprender

Para alguns executivos, existem muitos motivos para comprar um desses aparelhinhos que combinam celular e computador de mo e permitem acessar e-mails de qualquer lugar. Reduzir a superlotao da caixa de mensagens um deles. Para outros profissionais, um blackberry pode roubar o escasso tempo livre que tm. Esse risco existe, tanto que nos Estados Unidos o produto foi apelidado de "crackberry", por viciar seus usurios. Elabore uma agenda realista, o que significa definir compromissos e tambm deixar espaos para mudanas de ltima hora. Alguns horrios em aberto vo ajud-lo a dar conta do recado. J uma agenda rgida, com compromissos consecutivos, dificilmente ser cumprida e causar frustrao. Lembre-se que pressa e vontade de resolver tudo levam voc a subestimar a durao das tarefas.

24 Compre um blackberry... ou no

25 Conte sempre com o imprevisvel

26 Concentre-se em mais valia

Para lidar com o acmulo de tarefas e funes, preciso ser eficaz. "O eficiente faz as coisas de maneira correta, o eficaz faz aquilo que agrega mais valor", afirma o headhunter Ricardo Rocco, da Russell Reynolds. A melhor maneira de fazer isso escolher e negociar bem quais tarefas voc sabe executar e que so estratgicas de verdade para o negcio. Quem faz isso tem foco nos resultados e usa sua capacidade para trazer maior retorno.

27 Seja estratgico

Se voc sente que est perdendo tempo no trabalho em atividades menos importantes, e isso acaba com o restinho de horas livres que voc teria para um projeto pessoal, planeje-se melhor.

28 Faa o IMPORTANTE

Pesquisa da Trade mostra que o brasileiro dedica apenas 30% do tempo s tarefas importantes. Reflita: concluir o relatrio que o chefe pediu para "ontem" ou ir reunio no colgio dos filhos? Se souber o que realmente importante, fica mais fcil decidir.

O que voc quer fazer com seu tempo? Essa pergunta o ponto de partida para quem deseja se planejar melhor. Tenha clareza dos objetivos antes de comear a redistribuir as horas entre projetos profi ssionais e pessoais. Defina suas prioridades e avalie se voc est usando seu tempo para persegui-las. A consultora Melissa Raffoni define esse processo como alavancagem de tempo. "Quem pondera de maneira crtica como gast-lo est alavancando seu tempo."

29 Valorize seu tempo

Planejamento e disciplina fazem bem sade. No importa se voc sedentrio, est um pouco acima do peso ou fumante. Se comear a correr cinco dias por semana por cerca de uma hora e meia, em seis meses estar pronto para disputar a So Silvestre. "Correr 30 minutos, trs vezes por semana, pode reduzir em 60% o risco de infarto", diz o mdico do esporte Paulo Zogayb.

30 Cuide da sade

Enumere os papis que voc desempenha na vida: pai, filha, marido, executiva, cidado. No adianta fazer um planejamento para a vida pessoal e outro para a profissional, afinal, voc um s. Liste as atividades relativas a cada papel e a parcela de tempo que quer dedicar a cada uma delas. Lembre-se que inevitvel priorizar alguns papis em detrimento de outros em alguns momentos. "Quem muito abraa pouco aperta", diz Paulo Kretly, da FranklinCovey.

31 Assuma-se como protagonista

32 Desconsidere certos telefonemas

"No atenda nmeros no reconhecidos. Surpreenda os outros, mas no seja surpreendido. Isso resulta em interrupes indesejadas e em situaes precrias de negociao. Deixe a ligao cair no correio de voz e acesse depois. Se for preciso, contrate um servio de gerenciamento de mensagens", diz Timothy em seu blog.

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Enviar (17) comentrio(s) Claudia - Muito boa a matria, mas relamente difcil coloca-l em prtica!!! - 16/06/2011 15:32:06 Jos Carlos Crotti - bom estar atualizado !!!!!! - 08/06/2011 17:09:25 Marcos Paulo da Silva - Para analise - 23/05/2011 22:07:37 Veja todos os comentrios

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