NORMALIZAÇÃO e Docs Administ

NORMALIZAÇÃO
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
NORMALIZAÇÃO
IMAGEM DE QUALIDADE
Existe hoje a preocupação de privilegiar a

imagem e a qualidade dos serviços públicos.
NORMALIZAÇÃO
Nesse sentido muitos esforços tem vindo a ser
feitos, sem que até à data se tenha dedicada
especial atenção à imagem transmitida através
dos documentos emanados pelos serviços.

NORMALIZAÇÃO
Contudo, a apresentação dos documentos, em
termos gráficos, de homogeneidade de critérios
(tipo e tamanho de letra, dimensões das
margens, espaços entre linhas, etc.) tem no
receptor um impacto, que se pretende que seja
positivo.
NORMALIZAÇÃO
A apresentação deve ser apelativa para
que o receptor se sinta interessado e
tenha interesse em ler o documento.

NORMALIZAÇÃO
A normalização prevê que todos os

documentos obedeçam a um determinado
padrão, o que traz benefícios não só em
termos de imagem mas também ao nível
dos custos.
NORMALIZAÇÃO
Existe um organismo internacional, a ISO

(International Standardization Organization)
criada em 1946 como uma confederação
internacional de órgãos nacionais de
normalização.
A ISO é constituída por uma rede global de
institutos nacionais de cerca de 160 Países.
NORMALIZAÇÃO
Seguindo as vantagens da normalização,

comprovada por muitos governos e empresas,
toda a correspondência deve ser elaborada em
impresso concebido para o fim a que se destina
e com regras de apresentação definidas.
NORMALIZAÇÃO
Dada a importância que tem, para a imagem das

instituições, a documentação emanada para o
exterior, a maioria dos países membros da ISO
tem normas sobre elaboração de
correspondência.
NORMALIZAÇÃO
Os países membros através dos organismos

nacionais, habitualmente designados por “Instituto
de Qualidade” fazem normas de âmbito nacional.
Em Angola existe na tutela do Ministério da Indústria o

IANORQ – Instituto Angolano de Normalização e
Qualidade, responsável pela elaboração de normas de
âmbito nacional.
.
NORMALIZAÇÃO
O QUE É UMA NORMA?

Uma norma é um documento estabelecido por
consenso e aprovado por um organismo
reconhecido, que fornece regras, linhas
directrizes ou características, para actividades
ou seus resultados, garantindo um nível de
ordem óptimo num dado contexto.
NORMALIZAÇÃO
As normas são elaboradas pelas CT (Comissões

Técnicas) que são constituídas por peritos da
área temática da respectiva Comissão Técnica,
que têm como missão a elaboração de uma
determinada norma.
NORMALIZAÇÃO
Mas as normas podem ser internacionais,

nacionais ou particulares.
Assim, nada impede que um governo ou uma

empresa faça as suas próprias normas , que
podem ser de âmbito nacional ou particular.
O importante é atingir os objectivos.

NORMALIZAÇÃO
Os objectivos da normalização são:
 Permitir compatibilidade de sistemas

 Facilitar a interpermutabilidade do sistema
 Melhorar a qualidade dos serviços
 Permitir a cooperação
 Limitar a diversidade de critérios
NORMALIZAÇÃO
Assim, diz-se que quando para um determinado

problema, comum a uma pluralidade de
sujeitos, se estabelece uma única solução, esse
problema se encontra normalizado.
NORMALIZAÇÃO
Vamos ver o que sucede com o desenho e

as cores da Insígnia Nacional e dos
logótipos das instituições
INSIGNIA NACIONAL
A Insígnia da República de Angola é formada

por uma secção de uma roda dentada e por
uma ramagem de milho, café e algodão,
representando respectivamente os
trabalhadores e a produção industrial, os
camponeses e a produção agrícola.
INSIGNIA NACIONAL
Na base do conjunto, existe um livro aberto,
símbolo da educação e cultura e o sol nascente,
significando o novo País. Ao centro está colocada
uma catana e uma enxada, simbolizando o
trabalho e o início da luta armada. Ao cimo figura
a estrela, símbolo de solidariedade internacional e
do progresso. Na parte inferior do emblema está
colocada uma faixa dourada com a inscrição
“República de ANGOLA”.
NORMALIZAÇÃO
Insígnia Nacional e Logótipos

Insígnia nacional

Logótipos

NORMALIZAÇÃO
Um aspecto importante na imagem dos

documentos timbrados está
relacionado com o desenho, as
dimensões e cores da insígnia nacional
do país e/ou o logótipo quando
impresso a cores.
NORMALIZAÇÃO
Ao utilizar impressoras cujos tinteiros

ou toners se encontrem em fim de
vida, é usual encontrar documentos
oficiais com a Insígnia e os logótipos
incorrectamente coloridos e/ou
mesmos irreconhecíveis.

NORMALIZAÇÃO
NORMALIZAÇÃO
Para colmatar este problema,

garantindo que a Insígnia nacional
(ou logótipos) não seja impressa
em cores ou tonalidades diferentes
das originais, duas soluções
podem ser adoptadas:
NORMALIZAÇÃO
Utilizar papel impresso em gráficas quando

a Insígnia Nacional ou os logótipos são
coloridos. Naturalmente que esta solução
tem o custo acrescido da impressão feita
numa tipografia, mas garante que não há
alteração de cor.
Ou imprimir a P&B.
TEMPLATES
No entanto, como referimos,

embora não existam normas
nacionais, elas podem ser criadas
se a opção for implementar
novos modelos (templates) para
todo o sector público.
NORMALIZAÇÃO
O QUE SÃO OS
Templates
TEMPLATES
07/02/2021 www.euroexpert.pt 31
COMO PODEM FUNCIONAR OS TEMPLATES
Ver como funciona um template

NORMALIZAÇÃO
Os modelos (templates), são hoje muito

utilizados, pois facilitam a aplicação destas
medidas. O template não é mais do que um
modelo criado informaticamente e que se
encontra disponível nos computadores dos
utilizadores.
NORMALIZAÇÃO
As novas tecnologias permitem conceber

modelos de documentos normalizados,
inalteráveis pelos seus utilizadores e com
regras perfeitamente definidas, quer a nível
de tipo e tamanho de letra, quer a nível de
espaços entre linhas e ainda a zonas
previamente definidas para escrita.
NORMALIZAÇÃO
Utilizando os templates, no que

concerne às cores poderemos
escolher uma, das duas seguintes
opções:
NORMALIZAÇÃO
1. O papel timbrado dos organismos públicos

é impresso em gráfica e colocado na
impressora sempre que for necessário
imprimir. Nesta situação o template
existente respeita os espaços necessários à
parte impressa do documento e o texto só
ocupa os espaços concebidos para o efeito.
NORMALIZAÇÃO
2. O template é concebido com o timbre

em formato monocromático (P&B)
sendo impresso a preto e branco
evitando assim os indesejáveis desvios
de cores. Esta solução apresenta ainda a
vantagem da redução dos custos de
impressão.
NORMALIZAÇÃO
A importância do destinatário e do próprio

documento é que devem definir o critério
da utilização da opção 1. ou da opção 2.
NORMALIZAÇÃO
Mas a normalização define outros

aspectos para além do timbre e das
cores.
NORMALIZAÇÃO
Nos exemplos que se seguem, o

cabeçalho, as referências, o assunto,
o início do texto, os locais destinados
à apresentação de cumprimentos, à
categoria do dirigente e ao nome são
previamente definidos.
NORMALIZAÇÃO
O tipo de letra, tamanho, espaço

entre linhas e zonas a Bold
ficam também definidas e sem
possibilidade de alteração por
parte do utilizador.
NORMALIZAÇÃO
TIMBRES
Exemplo:
REPÚBLICA DE ANGOLA – “arial” 10

ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO – “arial” 11
Junto ao timbre ou em rodapé terá que figurar a

morada, números de telefones, fax e e-mail do
ministério ou organismo.
NORMALIZAÇÃO
Naturalmente, que as propostas que se

seguem não passam de meros exemplos
que servirão de ponto de partida para os
modelos definitivos.
NORMALIZAÇÃO
De acordo com as vantagens atrás

referidas sobre a implementação da
normalização, reconhecidas pelos países
membros da ISO, pelo custo/benefício
obtido e ainda pela imagem de
qualidade que hoje é prioridade dos
governos, sugere-se que:
NORMALIZAÇÃO
Seja feito um levantamento de todos

os modelos de documentos utilizados,
junto de todos os ministérios e
organismos da função pública;
Se defina para cada tipo de
documento qual o modelo a adoptar;
NORMALIZAÇÃO
Se criem templates para cada

modelo que permitam a
homogeneidade de imagem que
os organismos públicos devem
transmitir;
NORMALIZAÇÃO
Para casos não contemplados, devem

existir normas de formatação que o
utilizador tem que seguir.
FORMATAÇÃO DE DOCUMENTOS
NORMALIZAÇÃO
Que
 periodicamente seja analisada a
funcionalidade deste sistema e, se
necessário, propor alterações, que
após aprovação terão que ser feitas a

nível informático.
NORMALIZAÇÃO
Dada a especificidade de alguns

serviços públicos, outros
documentos existirão, para além
dos mais usuais, terão que ser
criados ou se existem terão que
ser normalizados.
NORMALIZAÇÃO
E essa é uma tarefa prioritária , pois sem

conhecer os documentos existentes em
uso nos organismos públicos não é
possível criar a totalidade dos templates,
ou seja, normalizar efectivamente todos os
modelos.
NORMALIZAÇÃO
Daí que, a colaboração de todos é
imprescindível para a realização
desta tarefa.
NORMALIZAÇÃO
Mas aqui coloca-se a questão:

NORMALIZAÇÃO
É suficiente criar (templates), modelos de

documentos administrativos para colocar
nos servidores/computadores?

UNIFORMIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
UNIFORMIZAÇÃO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
OU
Será preferível, simultaneamente com os templates,

criar um pequeno manual explicativo de algumas
das normas que vão ser adoptadas e até das
normas administrativas em geral?

Tendo em mente as alterações que este novo

sistema pode provocar e sabendo-se que a
resistência à mudança é uma realidade , a
criação do referido Manual teria a vantagem
de elucidar os novos e relembrar os antigos
funcionários de alguns procedimentos do
seu quotidiano.
Os documentos administrativos e
as normas para a sua
classificação e elaboração
Os documentos podem classificar-se como:

 Ultra secreto;
 Secreto;
 Confidencial;
 Reservado;
 Particular;
 Pessoal;
 Urgente;
 Muito urgente;
 Normal.
Correspondência externa
É toda a aquela que é produzida na instituição e se destina a

outras entidades, empresas ou cidadãos. Sendo os
documento mais utilizados para este efeito os seguinte:
 Ofícios;
 Carta/convite;
 Convites formais;
 Circulares externas;
 Relatórios;
Correspondência interna
É toda a aquela que é produzida na instituição e se destina aos vários órgãos/sectores
dessa mesma instituição. São exemplos, deste tipo de correspondência e mais
comuns os que a seguir se indicam:
 Ordens de serviço;
 Circulares internas;
 Notas Informativas;
 Memorandos;
 Informação/Proposta;
 Relatórios internos;
 Despachos;
 Actas.
Evolução da escrita
Também a forma de escrever evoluiu nas

últimas décadas e algumas fórmulas
usadas durante anos caíram em desuso.
Na Administração Pública os exemplos
mais relevantes e que urge alterar são:
 A abolição, nalguns casos, do vocativo “Exmo.

Senhor ou Exmos. Senhores”, pois esta é uma
forma usada desde sempre essencialmente na
correspondência comercial;
 A abolição da apresentação de cumprimentos no

início do texto;
 A abolição da repetição do nome da entidade no

fim do texto, seguida da data.
Hoje as formas mais usadas internacionalmente

são as seguintes:
1. O vocativo (Exmo. (s). Senhor (es) usado no

início do texto passou a ser pouco utilizado
na correspondência oficial, privilegiando-se o
vocativo manuscrito pela entidade que assina
o documento.
Esta frase de abertura pode ser mais ou menos

formal dependendo do relacionamento
existente com o destinatário. Naturalmente,
que se for julgado pertinente utilizar a
expressão “Exmo. Senhor” escrita no
computador, nada impede de o fazer, mas
caiu em desuso na correspondência do
Estado.
O vocativo pode ser manuscrito pelo redactor, podendo usar as

seguintes expressões:
 Excelência,
 Excelentíssimo Senhor Dr. ………,
 Exmo. Senhor,
 Caro Colega,
 Estimado Professor,
 Camarada,
 Etc.
2. A apresentação de cumprimentos faz-se

no fim do texto, podendo ser definida
para toda a administração uma única
fórmula e quando a situação o justificar, o
dirigente que assina o documento escreve
algumas palavras à mão.
Por exemplo:
Se a decisão de estabelecer uma única fórmula fosse – Com os

melhores cumprimentos,
O dirigente poderia acrescentar algo escrito à mão, como a

seguir se indica:
Com os melhores cumprimentos, apresento os meus

agradecimentos
Com os melhores cumprimentos, pessoais
Com os melhores cumprimentos, de amizade
Mas, outras fórmulas poderão ser adoptadas, como por exemplo:
 Com os nossos melhores cumprimentos, subscrevemo-nos,
 Apresentamos os nossos respeitosos cumprimentos,

 Apresentando os nossos sinceros cumprimentos,
subscrevemo-nos,
 Apresentamos as nossas cordiais saudações e
subscrevemo-nos,
3. Também a repetição do nome da entidade, em

letra maiúscula, seguida da data no final do
texto, foi completamente abolida, pois o
organismo já está identificado no cabeçalho da
folha e a data do documento deve aparecer na
linha destinada às referências, a seguir ao
número do documento.
Exemplo:
V/Ref. Data: N/Ref. Data:

Regras a observar na elaboração do ofício.

O ofício é o documento utilizado para comunicar
com o exterior e é composto pelos seguintes
elementos.
Cabeçalho ou timbre (ex. Insígnia da República de

Angola – Designação Instituição
Endereçamento – Destinatário (nome, cargo,

instituição e morada)
Regras a observar na elaboração do ofício.
Número do registo de saída (antecedido ou não

da sigla do sector)
Data – colocada no computador ou com datador
Vocativo (Excelência) ou outro, dependendo da situação.
Assunto Resumo do conteúdo do texto
Corpo do ofício ou texto – Explanação e

desenvolvimento da ideia que se pretende transmitir.
Despedida
Cargo/função
Assinatura
Nome
Canto inferior esquerdo:
Indicação das iniciais de quem minutou e/ou digitou AV/RT ou AV/rt

e
ANEXOS
CORPO DO OFÍCIO
O ofício deve ser estruturado tendo em atenção a
importância que a apresentação, a exactidão,
a concisão e a clareza do texto têm junto do
destinatário.
Uma carta ambígua, vaga, demasiado longa,
repetitiva ou confusa fará quem a recebe
perder o interesse pela sua leitura.
Boa apresentação: demonstra existir método,

ordem e organização.
Exactidão/Objectividade: Ter o cuidado de

utilizar uma terminologia destinada “àquele”
receptor específico – palavras de difícil
compreensão, pouco claras ou ambíguas, não
atingirão o objectivo desejado. Definir
claramente o objectivo da carta é a principal
função do redactor.
Concisão: A concisão na escrita, qualquer que

seja a complexidade do tema a tratar, tem que
ser uma regra a não esquecer. Para nos
fazermos compreender não necessitamos de
elaborar documentos muito extensos. A
concisão privilegia exactamente o contrário,
parágrafos curtos, claros e inequívocos. A
utilização de frases curtas torna o texto mais
perceptível e permite compreender melhor o
seu conteúdo.
A clareza: A clareza demonstra que houve uma

organização prévia das ideias a transmitir. O
vocabulário utilizado deve ser formal, embora
simples e actual. Vocabulário muito técnico e
específico, só deverá ser utilizado se o receptor
for conhecedor dessa terminologia. Caso seja
imprescindível utilizar tal terminologia para um
receptor comum, deve haver o cuidado de
descodificar as palavras que possam ser de
difícil compreensão.
Vejamos mais em pormenor a
estrutura do ofício
Cabeçalho
Insígnia da República
Nome do Ministério
Designação do serviço
Designação da Unidade Orgânica

Endereçamento
Exmo. Senhor
Eng.º António C. Mendes (Nome)
Director Nacional de ---- (Cargo)
Ministério de ---- (Entidade)
Morada
Exmo. Senhor
Dr. José Malaquias (Nome)

Director de Gabinete de (Cargo)
Sua Excelência o Ministro ----
Morada
Referências
V/Ref. Data:N/Ref. Data:

Assunto
O assunto é o resumo do conteúdo do texto.

Todos os ofícios devem conter o assunto,
informação também facilitadora no tratamento
dos documentos, quer a nível de registo, quer a
nível de classificação para arquivo.
Vocativo
Frase que antecede o texto
Exemplo:
Caro Dr. Eduardo Silva,

Corpo do ofício ou texto

Explanação e desenvolvimento da ideia que se pretende transmitir.
O uso dos pronomes é importante na redacção, pois há que se

decidir pelo uso da primeira ou segunda pessoa do singular ou
plural.
Exemplos:
Aguardamos que V.Exa. nos informe ……

Aguardo que V.Exa. me informe …..
Aguardamos que V.Exas. nos informem ……
Despedida
Fórmula de cortesia
Exemplo:
Sem outro assunto de momento, apresentamos os

nossos respeitosos cumprimentos,
Cargo/função
Exemplo:
O Director-Geral,
Assinatura
António Neto
“Na ausência de _______________________”
O Adjunto
_______________________ (nome)

“No impedimento de ___________________”
O Chefe de Departamento
____________________________
(nome)
Uso de siglas e abreviaturas
As siglas são reduções de locuções compostas por

substantivos próprios, consideram-se como
“abreviaturas” e não se colocam pontos finais
entre as letras que as compõem.
As siglas podem ser formadas pelas letras iniciais
maiúsculas das palavras que formam um nome
de uma organização, empresa, etc. ou pelas
sílabas iniciais das palavras que formam o nome.
Uso de siglas e abreviaturas

Exemplo:
 OPEP – Organização dos Países
Exportadores de Petróleo
 EU – União Europeia
 INADEC – Instituto Nacional de Defesa do
Consumidor
 PIR – Policia de Intervenção Rápida
Abreviaturas
Actualmente algumas abreviaturas passaram a

escrever-se de forma diferente, ou seja, aboliu-
se o “ ª e º” colocados acima da linha.
Exemplo V.Exª. Passando a utilizar-se os
exemplos abaixo:
 V.Exa.
 V.Exas.
 Exmo. Senhor
 Exma. Senhora
 Digmo.
 Dr.
 Dra.
 Eng.
 Arqt.
 Lda.
ASSINATURA DE EMAIL

BANDEIRA NACIONAL
Naturalmente que a bandeira Nacional da

República de Angola tem as cores e o desenho
definidos.
Vamos acreditar que neste caso não há alterações.
Mas, há seguramente uma situação que ocorre e
que está profundamente errada e que consiste na
falta de cuidado na colocação da bandeira.
BANDEIRA NACIONAL
Nem sempre é colocada na posição correcta,

ou seja, com a roda dentada do lado direito.
Se estivermos atentos vamos verificar que
existem bandeiras hasteadas exactamente ao
contrário, ou seja com a roda dentada do
lado esquerdo.
CARTÕES DE VISITA
Também os cartões de visita profissionais devem

seguir um determinado padrão.
Pensar em padronizar os cartões de visita de toda a
função pública pode ser uma tarefa demasiado
ambiciosa, mas normalizar os cartões em cada
instituição já nos parece perfeitamente exequível.
O cartão de visita profissional deve ser sóbrio.
REPÚBLICA DE ANGOLA
ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Direcção Geral
Maria Teresa Neto Martins

Directora-Geral
Estrada do Fotungo – Luanda - Angola

Tel: 0000000 – e-mail: dg@enad.com
NORMAS PROTOCOLARES
Um pouco fora deste âmbito, mas muito pertinente,

são as normas protocolares a seguir na
organização de actividades, eventos e até no
quotidiano das instituições.
Mais uma vez é a imagem de qualidade dos
serviços que está em jogo. As normas de
protocolo começam no “saber receber” e vão
naturalmente até às situações muito protocolares.
REGISTO DE CORRESPONDÊNCIA
O REGISTO E CONTROLO DE CORRESPONDÊNCIA
O registo de correspondência recebida e

expedida tem também uma importância vital
nas instituições, uma vez que é através
destes registos que se localizam
documentos.
Existem hoje vários programas informáticos
(mais ou menos sofisticados) concebidos
para este fim.
Mas, a criação de uma base de dados

ou a utilização de uma folha de excel
com filtros, serve igualmente o fim
em vista com um custo reduzido e na
maioria dos casos pode até ser
concebida pelo serviço de informática
da instituição.
Vejamos então como estamos a realizar este

trabalho e de que ferramentas podemos
dispor para registar de forma rápida e
eficiente a correspondência entrada e saída
nas nossas instituições:
 Registo em livro (ainda muito usado, mas

pouco funcional);
 Numerar e datar (através de carimbo ou
datador automático) o documento recebido,
fotocopiar a primeira página e criar um
copiador geral onde desde o dia 2 de Janeiro
de cada ano se arquivam por ordem
numérica as referidas cópias.
 Utilizar um equipamento de microfilmagem

(já pouco usado), após numerar e datar, mas
que funciona bem e permite ocupar um
espaço diminuto de arquivo;
 A digitalização (hoje muito utilizada). Mas
que também como para a microfilmagem
exige que o documento seja previamente
numerado e datado.
Para numerar e datar correspondência existe

já equipamento que permite efectuar esta
tarefa de uma forma rápida
REGISTO DE CORRESPONDÊNCIA
FOLHA DE EXCEL
A IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO
O ARQUIVO
Também o arquivo tem uma importância

fundamental nas instituições e embora esteja um
pouco fora deste âmbito gostaria de salientar
alguns pontos que considero importantes:
ORGANIZAÇÃO E TÉCNICAS
DE ARQUIVO
QUE FAZER?
DIAGNÓSTICO E ANÁLISE DE NECESSIDADES
 Caracterização do Organismo
 Caracterização do Sistema de Arquivo
 Identificação de Recursos
 Definição de um Programa de Intervenção
ENQUADRAMENTO DO ARQUIVO NAS ORGANIZAÇÕES
Ambiente Interno
• Caracterização do Organismo
•Estruturas Orgânicas (organogramas)
•Legislação e Regulamento
•Identificação dos Recursos
•Cultura Organizacional
RELAÇÃO ORGANIZAÇÃO/ARQUIVO
Estrutura Orgânico-Funcional
Orgãos Funções
Documentos / Informação
Arquivo
Estrutura Arquivística
O CONTROLO DA CORRESPONDÊNCIA
- Correspondência com o Exterior
- Circulação Interna
- Formas de Registo
. O Livro de Registo
. O Copiador
. As Bases de Dados
. A Digitalização
O ARQUIVO
As Idades dos Documentos

•Correntes
•Intermédios
•Definitivos ou Históricos
A IMPLANTAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOS
. Arquivo Centralizado
. Arquivo Descentralizado
. Arquivo Misto
A IMPLANTAÇÃO FÍSICA DOS ARQUIVOS
A Centralização ou a Descentralização do Arquivo

deve ser decidida em função de:
. Características do Serviço
. Material a Arquivar
. Frequência e Urgência das Consultas
. Espaços Disponíveis
Recursos Humanos
Tarefas do Pessoal de Arquivo
. Ordenação dos Documentos

. Conservação da Documentação em bom
estado e devidamente arrumada
. Resposta rápida aos pedidos de consulta
. Manutenção da organização do Arquivo
. Cumprimento das regras de funcionamento
estabelecidas
Recursos Humanos
Qualidade do Arquivista
. Espírito Metódico e Ordenado

. Boa Capacidade de Concentração
. Bom Poder de Análise e de Síntese
. Calma e Bom Senso
. Alto Grau de Responsabilidade
. Discrição e Sigilo
Recursos Humanos
PACIÊNCIA é a grande qualidade a exigir de um

arquivista, a par de muito método, bom senso, a
máxima discrição, muita serenidade, impassibilidade,
bom humor e total domínio dos nervos.
De memória, a necessária para não esquecer de que
deve desenvolver ao máximo aquelas outras qualidades.
CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL
Plano de Classificação
Princípios Gerais
Classificação
Tipo
Alfabética
Numérica
Auxiliares
Alfa-Numérica
Cronológica
Geográfica
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Características
Claro Simplicidade
Rigoroso Generalidade
•Preciso
Flexibilidade
Elasticidade
AVALIAÇÃO SELECÇÃO
•Eliminação de Documentos
Auto de Eliminação
- Formalidades
. Data
. Nome do Organismo
. Local
. Processo de Eliminação
. Diploma que autoriza a Eliminação
. Assinatura dos Responsáveis pelo
Arquivo e pelo Organismo
. Relação dos Documentos Eliminados
O ARQUIVO E AS NOVAS TECNOLOGIAS
•O Microfilme

•O Microfilme – Sua importância
- Vantagens e Campo de Aplicação

- Legislação
- Enquadramentos
- Suportes de Conservação
•A Digitalização – Sua importância
- Vantagens dos Suportes Digitais

- Digitalização de Documentos
Originais/Microfilmados
- Digitalização e acesso à Informação

NORMALIZAÇÃO e Docs Administ

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

NORMALIZAÇÃO e Docs Administ

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

NORMALIZAÇÃO

Existe hoje a preocupação de privilegiar a

Nesse sentido muitos esforços tem vindo a ser

feitos, sem que até à data se tenha dedicada

especial atenção à imagem transmitida através

dos documentos emanados pelos serviços.

Contudo, a apresentação dos documentos, em

termos gráficos, de homogeneidade de critérios

(tipo e tamanho de letra, dimensões das

margens, espaços entre linhas, etc.) tem no

receptor um impacto, que se pretende que seja

A apresentação deve ser apelativa para

que o receptor se sinta interessado e

tenha interesse em ler o documento.

A normalização prevê que todos os

Existe um organismo internacional, a ISO

Seguindo as vantagens da normalização,

Dada a importância que tem, para a imagem das

Os países membros através dos organismos

Em Angola existe na tutela do Ministério da Indústria o

O QUE É UMA NORMA?

As normas são elaboradas pelas CT (Comissões

Mas as normas podem ser internacionais,

Assim, nada impede que um governo ou uma

O importante é atingir os objectivos.

Os objectivos da normalização são:

 Permitir compatibilidade de sistemas

Assim, diz-se que quando para um determinado

Vamos ver o que sucede com o desenho e

A Insígnia da República de Angola é formada

Insígnia Nacional e Logótipos

Um aspecto importante na imagem dos

Ao utilizar impressoras cujos tinteiros

Para colmatar este problema,

Utilizar papel impresso em gráficas quando

No entanto, como referimos,

Ver como funciona um template

Os modelos (templates), são hoje muito

As novas tecnologias permitem conceber

Utilizando os templates, no que

1. O papel timbrado dos organismos públicos

2. O template é concebido com o timbre

A importância do destinatário e do próprio

Mas a normalização define outros

Nos exemplos que se seguem, o

O tipo de letra, tamanho, espaço

REPÚBLICA DE ANGOLA – “arial” 10

Junto ao timbre ou em rodapé terá que figurar a

Naturalmente, que as propostas que se

De acordo com as vantagens atrás

Seja feito um levantamento de todos

Se criem templates para cada

Para casos não contemplados, devem

Dada a especificidade de alguns

E essa é uma tarefa prioritária , pois sem

Daí que, a colaboração de todos é

imprescindível para a realização

Mas aqui coloca-se a questão:

É suficiente criar (templates), modelos de

Será preferível, simultaneamente com os templates,

Tendo em mente as alterações que este novo

Os documentos podem classificar-se como:

É toda a aquela que é produzida na instituição e se destina a

Também a forma de escrever evoluiu nas