Formas de Representar a

Estrutura Organizacional

Prof. Lúcia Rota Borges

2012

Continuação....
 FORMAS DE REPRESENTAR A
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Representação Literal: através de documentos legislativos

que irão direcionar o funcionamento adequado das ações

Representação Gráfica: através de gráficos

Representação Literal
Documentos Legislativos – direcionam o funcionamento da entidade

ESTATUTO - Finalidade - Responsabilidades

- Política - Meios econômicos
REGULAMENTO - Diretrizes básicas da organização
REGIMENTO - Conjunto de normas (interno)

FORMA DE DOCUMENTOS QUE EXPRESSAM ORGANIZAÇÃO

Tanto os regulamentos, como os regimentos devem ser

baseados em uma situação jurídica anteriormente
criada pelo Estatuto.
 ESTATUTO
 Estatuto - Lei orgânica ou regulamento de um Estado, associação, ou de
qualquer corpo coletivo em geral (Dicionário: Michaelis)

 Espécie de contrato social, portanto é um instrumento legal que contém um

conjunto de normas gerais de funcionamento de um órgão, de uma empresa,
de uma sociedade ou de uma associação;

 Contém informações sobre:

- Finalidade da entidade: a que se destina a empresa

- Política administrativa: quais as diretrizes

- Responsabilidade do órgão normativo perante os atos praticados;

- Meios econômicos e financeiros para que os objetivos do órgão

sejam alcançados: definir de onde partirão os recursos financeiros

 Toda a empresa ao ser registrada necessita de um estatuto – documento

mais abrangente para demonstrar uma estrutura.
ESTATUTO DOS FUNCIONÁRIOS PÚBLICOS DO MUNICÍPIO DE PELOTAS
LEI N° 3008, DE 19 DE DEZEMBRO DE 1986

Dispõe sobre o regime jurídico dos funcionários públicos do município de Pelotas e dá outras
providências.
O PREFEITO MUNICIPAL DE PELOTAS, Estado do Rio Grande do Sul.
Faço saber que a Câmara Municipal decretou e eu sanciono e promulgo a seguinte Lei:

Capítulo I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Esta lei institui o regime jurídico dos funcionários públicos do Município de Pelotas.
Parágrafo único. As disposições desta lei estendem-se aos funcionários vinculados ao magistério,
naquilo que lhes for aplicável.
Art. 2º Para efeito deste Estatuto :
I - funcionário é a pessoa legalmente investida em cargo público, de provimento efetivo ou em
comissão;
II - cargo é o conjunto de deveres, atribuições e responsabilidade cometido ao funcionário, criado
por lei, com denominação própria, número certo e vencimento específico;
Capítulo II
DO PROVIMENTO E DA VACÂNCIA
Seção I
Disposições Gerais
Art. 5º Os cargos públicos podem ser providos por :
I - nomeação;
II - promoção;
III - acesso;
 REGULAMENTO
 Documento normativo genérico elaborado a partir do Estatuto e que
contém as diretrizes básicas da organização;
 Por ser genérico, não detalha no texto as funções de cada órgão;
 Distribuído em capítulos:
- Da constituição ou sede;
- Do patrimônio
- Da manutenção
Não pode ser conflitante
- Da organização ou da estrutura com o estatuto
- Da competência
- Do pessoal
- Da clientela
- Das disposições gerais ou finais
- Das disposições transitórias ou temporárias
 REGIMENTO

 Conjunto de normas próprias e limitadas a cada órgão da

estrutura elaborado a partir do regulamento;
 Contém um maior detalhamento das atribuições de cada
órgão que compõe a entidade;
 Assim como o regulamento, se apresenta sob a forma de
capítulos;
 Documento utilizado em UAN – conjunto de normas que
especificam o que ocorre dentro do restaurante.
 Restaurante Escola – UFPel = regimento - regulamento
 REGIMENTO
Capítulos que compõem o Regimento:

• Do Objeto ou Finalidade – transcrito na íntegra do capítulo da

Competência do Regulamento.

• Da Posição – o nível hierárquico do órgão é definido no

Regulamento, no capítulo da organização.

• Da Composição ou Da Estrutura – composição das unidades

que compõem o órgão para o qual o regimento está sendo
elaborado.

• Da Competência – define o que compete a cada unidade.

• Do Pessoal – define os cargos e funções integrantes do órgão,

estabelecendo as atribuições e suas responsabilidades.
REGIMENTO – Como elaborar?

Redação dos textos

- Clara, precisa, direta e correta quanto à lingüística.
- Evitar:
- iniciar frases pelos complementos;
- frases muito longas ou redigidas em ordem inversa;
- uso inadequado de conjunções.

Antes de elaborar o regimento

da UAN, é preciso consultar o
regulamento da empresa em
que a unidade está inserida
 Modelo de regimento interno de uma UAN hospitalar

CAPÍTULO I
DO OBJETIVO
Art. 1° - O Serviço de Nutrição tem por finalidade:
I - Planejar, confeccionar e distribuir dietas, normais e terapêuticas;
II - Desenvolver programas de educação e nutrição;
III - Participar no planejamento e execução de programas de pesquisa;
IV - Colaborar na formação de profissionais da área da saúde;
V - Implementar e avaliar as ações empreendidas.

CAPÍTULO II
DA POSIÇÃO
Art. 2 °
O Serviço de Nutrição é uma dependência da Divisão de Serviços técnicos,
estando o seu chefe diretamente subordinado ao Diretor de Divisão.
 CAPÍTULO III
COMPOSIÇÃO
Art. 3 ° - O Serviço de Nutrição constitui-se de:
I - Seção de Abastecimento e Produção
a) Setor de Armazenamento
b) Setor de confecção
II – Seção de Clínica
CAPÍTULO IV
DA COMPETÊNCIA
Art. 4° - A Seção de Abastecimento e Produção compete:
I - Planejar, controlar e confeccionar as dietas da clientela;
II - Receber, organizar e controlar o material do serviço;
III - Oferecer oportunidades de estágios;
IV - Viabilizar estudos e pesquisas na área de alimentação e nutrição;
V – Manter os níveis adequados de sanidade;
VI - Orçar e apurar custos parciais;
VII – Encaminhar relatórios mensais à chefia do serviço
 CAPÍTULO IV
DA COMPETÊNCIA
Art. 5° - Ao Setor de Armazenamento compete:
I - Receber, conferir e armazenar o material entregue a Unidade;
II - Controlar a movimentação de gêneros alimentícios e demais materiais;
III - Informar à Seção de Abastecimento e Produção a quantidade e
qualidade dos gêneros alimentícios disponíveis;
IV - Entregar ao Setor de Produção o material requisitado.

Art. 6° - Ao Setor de Produção compete:

I - Receber, conferir e distribuir o material requisitado;
II - Confeccionar as refeições planejadas;
 CAPÍTULO V
DO PESSOAL
Art. 8° - O pessoal do Serviço de Nutrição distribui-se pelos seguintes cargos
ou funções:
I - Chefe do Serviço;
II - Chefe da Seção de Abastecimento e Produção;
III - Chefe da Seção de Clínica;
IV - Encarregado dos Setores;
V - Secretária;
VI - Cozinheiro;
VII - Copeiro;
VIII- Servente.
Art. 9 ° - A Chefia do Serviço e das Seções será exercida por portadores de
diploma de Nutricionista, conferido por escola oficial, reconhecida.
Parágrafo único – Será exigido que o Chefe tenha experiência de um ano e
certificado de curso de Administração Hospitalar.
Art. 10° - À Chefia do Serviço compete:
I - Planejar e avaliar periodicamente as atividades;
II - Dirigir o Serviço, coordenando suas atividades e executando os atos
necessários à sua eficiência;
III - Apreciar as propostas apresentadas pelas seções;
IV - Realizar reuniões periódicas com o pessoal sob seu comando;
V - Representar o Serviço, quando solicitado pelo seu superior hierárquico;
VI - Cumprir e fazer cumprir o regulamento do hospital, bem como este
regimento.

CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 18° - Os casos omissos serão resolvidos pela Chefia do Serviço em
consonância com as determinações superiores.
Art. 20° - Este Regimento entrará em vigor na data de sua aprovação pelo
órgão competente.
NORMAS ADMINISTRATIVAS

• São ordens de serviço e orientações que norteiam as

atividades e procedimentos de caráter administrativo.
• Exemplo:
• Não é permitido trabalhar sem estar devidamente
uniformizado.
• Não é permitido iniciar as atividades sem registrar o
cartão ponto.
• Não é permitido realizar refeições no interior da cozinha.
ROTINAS
Descrição das ações que compõem uma atividade, na
seqüência em que devem ser desenvolvidas.
 Envolve mais de um agente;
 Sua inexistência gera desorganização, comprometendo o funcionamento
do serviço;
 As rotinas escritas evitam improvisações, pois é possível definir com
antecedência os agentes envolvidos na operação;
 As rotinas são peculiares em cada local;
 Descrevem a composição de cada tarefa = Recebimento e estocagem
 Composta basicamente das seguintes informações:
- Agente executor da ação
- Procedimento a ser desenvolvido
- Notas e observações de avisos
ROTINAS
 AÇÃO = numerada – a cada número deve corresponder uma única ação;

Isso facilita a identificação de uma ação mal feita.

 AGENTE EXECUTOR = pessoa que desenvolve determinada ação dentro

da ROTINA;

Identificação através do cargo ou qualificação profissional – sendo

de responsabilidade da chefia da Unidade Administrativa

 PROCEDIMENTO = descrição deve ser concisa e clara, sem sentido dúbio;

No caso de explicações, lembretes ou avisos, colocar na coluna

de observações
ROTINAS
NATUREZA DA OPERAÇÃO
COMPRA DE GÊNEROS
ALIMENTÍCIOS NO CEASA
UNIDADE DE ADMINISTRAÇÃO
Seção de Nutrição
ROTINA N° 001

N° DA AÇÃO AGENTE DESCRIÇÃO DO PROCEDIMENTO NOTAS

01 Nutricionista Preenche o pedido interno de Preenchimento
suprimento deve ser feito em
duas vias
02 Nutricionista Envia a 1ª via do pedido ao setor de
compras
03 Motorista Dirige-se ao CEASA. Compra
conforme o pedido
04 Motorista Entrega ao despenseiro a
mercadoria
05 Despenseiro Recebe a mercadoria, confere e
entrega as notas ao nutricionista
06 Nutricionista Assina as notas fiscais e as envia à
ROTINAS
NATUREZA DA OPERAÇÃO UNIDADE DE ADMINISTRAÇÃO
Seção de Nutrição
PREPARO DAS REFEIÇÕES ROTINA N° 002

N° DA AÇÃO AGENTE DESCRIÇÃO DO PROCEDIMENTO NOTAS

01 Cozinheira Consulta o cardápio do dia
02 Cozinheira Verifica os gêneros que deverão ser utilizados
03 Cozinheira Verifica a quantidade de refeições que deverão
ser preparadas
04 Cozinheira Providencia o preparo dos ingredientes para
depois serem cozidos
05 Ajudante de Prepara os gêneros para depois serem cozidos
cozinha
06 Cozinheira Verifica se os ingredientes estão preparados
07 Cozinheira Efetua o preparo dos pratos principais
08 Nutricionista Verifica a preparação das refeições
09 Cozinheira Após o término da preparação distribuí as
ROTINAS
NATUREZA DA OPERAÇÃO UNIDADE DE ADMINISTRAÇÃO
Seção de Nutrição
HIGIENIZAÇÃO DE PANELAS E ROTINA N° 003
UTENSÍLIOS NA COZINHA

N° DA AGENTE DESCRIÇÃO DO NOTAS

AÇÃO PROCEDIMENTO
01 Ajudante de cozinha Verifica todas as panelas e cubas
que estiverem sobre o fogão e pela
cozinha
02 Ajudante de cozinha Desocupa-as Deposita o lixo
no depósito
próprio para isto
03 Ajudante de cozinha Coloca água em todas as panelas
e cubas, deixando-as no setor de
lavagem de panelas
04 Ajudante de cozinha Lava as panelas e cubas
05 Ajudante de cozinha Lava os demais utensílios da
cozinha
ROTEIROS
Determinação das ações que cada funcionário deve
executar em determinado período, com especificação
do tempo destinado a cada tarefa.

 Envolve somente um agente – Ex: roteiro da copeira

 Podem ser:
- Diários - Mensais
- Semanais - Semestrais ou anuais
 ROTEIRO - COPEIRA

7:00 horas - apresenta-se ao serviço devidamente uniformizado.

7:00 - 7:30 horas - confere o material que será de sua responsabilidade.

7:30 - 8:00 horas - prepara e distribui o desjejum dos pacientes.

8:00 - 9:00 horas - recolhe, limpa e guarda os utensílios utilizados.

9:00 - 11:00 horas - prepara a distribuição das bandejas do almoço para os

pacientes
11:00 - 12:30 horas - recebe os carrinhos térmicos e serve a alimentação aos
pacientes
12:30 - 13:30 horas - fecha a copa. Intervalo para o almoço

13:30 - 15:00 horas - recolhe, confere, limpa e guarda os utensílios utilizados, e

15:00 horas - passa o plantão para a substituta, troca de roupa, bate o

cartão e se retira do hospital
 Em síntese = Rotinas x Roteiro

ROTINAS Ações que realizam uma atividade

ROTEIROS Descrição das atribuições individuais

Roteiro copeiro
Roteiro servente
Rotina
de
Relembrando... produção
Rotina – mais de 1 agente
Roteiro – apenas 1 agente
Roteiro cozinheiro
• É todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos,
funções, atividades, objetivos, instruções e orientações que
devem ser obedecidas e cumpridas pelos funcionários da
empresa, bem como a forma como estas serão executadas,
quer seja individualmente ou em conjunto.
• O objetivo do uso de manual em uma organização, é obter
um conjunto de informações descritas de forma sistematizada,
criteriosa e segmentada, que facilita o funcionamento da
organização.
I- Introdução;
II- Organograma da UAN;
III- Planta física;
IV- Regimento interno;
V- Normas;
VI- Rotinas;
VII- Roteiros;
VIII- Descrição, funcionamento e manuseio de
equipamentos;
IX- Pessoal: qualificação, horário de trabalho,
distribuição por setor;
XI- Impressos
Representação Gráfica

ORGANOGRAMA

Representação gráfica de órgãos e relações

de autoridade entre elas existentes

É a forma de representar graficamente a

Estrutura da Organização

MOSTRA QUEM É QUEM NA ESTRUTURA

 Através do gráfico podemos visualizar...

• Estruturas gerais ou parciais da organização

• Relações de autoridade
• Situação hierárquica dos:
setores
a rras
departamentos B
o res
Se t
áreas s sico
Clá
 ORGANOGRAMA DE BARRAS
• Órgãos componentes da estrutura são configurados através de
longos retângulos horizontais;
• Inicia-se na esquerda e prolonga-se para a direita;
• Quanto maior a importância do órgão, mais avança para a
direita;
Supervisor
Chefe de refeitório
BARRAS Chefe de lanchonete
Chefe de serviço de diretoria
Auxiliares
 ORGANOGRAMA DE SETORES
• Apresenta-se na forma de círculo concêntrico;
• Quanto mais o órgão está localizado próximo a periferia do
círculo, menor seu poder de autoridade;
• Organograma difícil de ser traçado ou compreendido, além de
impedir a representação dos diversos tipos de autoridade e dos
órgãos auxiliares.

SETORES

SETORES
 ORGANOGRAMA CLÁSSICO
• Tipo mais eficiente e mais utilizado, pois permite a codificação
dos cargos;
• Permite representar estruturas complexas e que apresentam
grande número de órgãos e diferentes funções;
• Unidades estruturais = retângulos
• Subordinações = linhas
 REGRAS PARA A ELABORAÇÃO DE UM ORGANOGRAMA
a) Deve ser apresentado dentro de um quadro, e este deve ficar
centralizado no papel, de modo que as margens sejam iguais.
b) Na parte superior externa do organograma, deve constar:
- Título em letras maiúsculas
- Nome da entidade ou unidade
- Data
c) Na parte inferior externa do organograma, deve constar:
- A fonte de informação
d) As unidades estruturais deverão ser apresentadas em retângulos, e as
subordinações por linha reta cheia (contínua)
e) Para a construção do organograma, deve-se identificar:
- Entidade proprietária
- Órgãos deliberativos (1º nível)
- Órgãos executivos ou operacionais (cumprir o que foi determinado)
f) Relação de autoridade = LINHA DE MANDO
- Representada por uma linha cheia ( )
- Partirá da parte média inferior do retângulo em que está a autoridade e
recairá na parte média superior, do retângulo onde está o órgão
subordinado.

g) Relação de assessoria:
- Órgão assessor: apresentado dentro do retângulo, e será unido à
entidade assessorada por uma linha tracejada (-------), partindo da parte
média dos dois retângulos.
- Sem vínculo com a instituição

Órgão assessor
h) Relação assistente:
- Auxilia no desempenho das atividades, mas não toma decisões
- Secretariado
i) Relação de Mando Especializado: representada por linhas oblíquas. Não
são muito observadas em organogramas devido esse tipo de relação
representar uma relação anormal de autoridade, deslocando a legítima.
j) Relação de chefe adjunto: quando os dois tem a mesma responsabilidade,
sem separar funções para cada um.
- Representados em retângulos de mesma dimensão, divididos por uma
linha horizontal, sendo que o diretor posiciona-se acima, e o vice logo
abaixo.

CHEFE
CHEFE ADJUNTO

Os dois tem o mesmo poder

 FUNCIONOGRAMA

Gráfico que retrata as funções, de forma

estática, respeitando a estrutura delineada
pelo organograma

Posiciona e descreve as atividades dos

diversos órgãos

Instrumento vantajoso para se identificar a existência de atividades

duplicadas, negligenciadas, ou até mesmo mal distribuídas.
- Mostra de forma escrita as funções dos colaboradores
Mezomo, 2002; Teixeira, 2004
Exemplo de Funcionograma
Divisão de Nutrição

SEÇÃO DE SEÇÃO DE SEÇÃO DE

ABASTECIMENTO PRODUÇÃO DIETOTERAPIA

Elabora previsão de material Programa cardápios Avalia o estado nutricional do

Recebe e inspeciona o material
Armazena e controla o material
Distribui o material requisitado
Solicita consertos e reparos
Requisita material paciente
Prepara toda a alimentação Participa da prescrição
Distribui refeições dietética
Controla o custo parcial das Estabelece as preparações
refeições relativas à dieta dos pacientes
Programa treinamento em serviço Controla a distribuição das
dietas
FLUXOGRAMA

Gráfico que representa com racionalidade, lógica, clareza

e síntese, as rotinas e procedimentos de setores
 Cozinha = encontro de fluxos

• Fluxos desenham o espaço físico

• Mercadorias
• Pessoas
• Produção
• Distribuição
• Resíduos
OBJETIVOS:
FLUXOGRAMA
 Evidenciar a seqüência de um trabalho;
 Possibilitar boa utilização dos recursos materiais e humanos;
 Fluxo de alimentos: deve haver a preocupação de que sejam o
mais curto possível;
 Fluxo “marcha em frente” - desde a recepção,
armazenamento e preparação até à distribuição, a circulação de
produtos é estudada de modo a evitar cruzamento de limpos com
sujos;
 O alimento pode ser contaminado de diferentes formas e todo
o cuidado é pouco, afinal, estamos trabalhando com a saúde das
pessoas.
 TIPOS DE FLUXOGRAMA
FLUXOGRAMA VERTICAL

 Destina-se à representação de rotina simples, com um limite aproximado

de 30 passos;

 Folha de análise, folha de simplificação do trabalho ou diagrama de

processo;

 Formado por 4 colunas verticais

1° número de passos que compõem a rotina;

2° símbolos convencionais (operação, transporte, espera, controle, arquivo);

3° cargos ou funções;

4°passos ou fases da rotina

 Os símbolos utilizados expressam uma ação empreendida;
 Não há uma padronização universalmente aceita;
 As ciências que abordam organização estabeleceram
algumas convenções para representar as ações

Operação – qualquer operação que represente progresso

Transporte – deslocamento do objeto envolvido

Controle – cada vez que se confronta os resultados em relação ao plano

Espera - Demora ou atraso – interrupção do fluxo

Depósito ou arquivo – algo guardado em caráter temporário

 FLUXOGRAMA DE SETAS HORIZONTAL OU VERTICAL

 Usado para estudar detalhes de uma rotina, que exige a

participação de diversas unidades de trabalho

VEGETAIS PACIENTES

RECEBIMENTO PRÉ-PREPARO PREPARO DISTRIBUIÇÃO

FUNCIONÁRIOS
CARNES
ESTOCAGEM
OUTROS EXEMPLOS

RESTAURANTE POPULAR
 CRONOGRAMA

 É útil para controlar o tempo gasto em determinadas funções ou tarefas;

 Tem a finalidade de representar graficamente a previsão de execução de

um determinado trabalho (projeto, programa, rotinas, etc.);

 Indica prazos (datas ou períodos) em que diversas fases são realizadas;

 É representado empregando barras horizontais para simbolizar o período

ou o tempo destinado a cada fase do trabalho, e o tamanho da barra será
proporcional às datas de início e término de cada fase;

 A melhor maneira para controlar a execução dos processos que se quer

estudar, é comparando a realização das tarefas com a previsão de
realização das mesma.
 CRONOGRAMA DE ATIVIDADES DA UAN NO ANO DE 2012
ATIVIDADE MESES

J F M A M J J A S O N D

Treinamento de copeiros

Treinamento de cozinheiros

Reciclagem geral

Relatório semestral da U.A.N.

Projeto de reforma da U.A.N.

Previsão de orçamento

Relatório anual
 FLUXOLOCALGRAMA
 Destina-se a mostrar a seqüência de uma rotina dentro de um espaço físico
 As rotinas são apresentadas em uma planta baixa, exatamente como elas
se desenvolvem;
 Útil para identificar cruzamentos incorretos de atividades que prejudicam o
fluxo de trabalho em uma UAN;
 Acoplamento de dois gráficos = “layout” + fluxograma