Planejamento e Controle de Projetos

PLANEJAMENTO E CONTROLE DE PROJETOS
Acadmicos: Camilla Cintra Leandro Bolzan Rebecca Ulisses
Viso Geral
1. Definies bsicas
O que projeto? Enquadramento nas instituies Plano, projeto, subprojeto e programa Ciclo de Vida de Projeto Gesto e Gerenciamento de Projetos
2. Processo de Planejamento 3. Metodologia PMI

Integrao Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunicao Riscos Aquisies
4. Estatsticas sobre Projetos no Brasil 5. Demostrao de ferramentas de gerenciamento de projetos
O que um projeto?
"Um esforo temporrio empreendido para criar um produto ou servio ou resultado exclusivo." (PMBok, 2004 PMI)
" Processo nico, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para incio e trmino, empreendido para alcane de um objetivo conforme requisitos especficos, incluindo limitaes de tempo, custo e recursos." (NBR 10.006)
Projeto nas Instituies
Ambiente
Estratgia
Organizao
Objetivos Estratgicos
Plano Estratgico
Plano Operacional
Viso/Misso
Projetos
Operaes (Processos)
PROJETO SUBPROJETO
PLANO
PROGRAMA

Um programa um grupo de projetos gerenciados de forma coordenada, visando obter benefcios difceis de PROJETO serem alcanados PLANO quando SUBPROJETO gerenciados isoladamente. Podem envolver um srie de empreendimentos cclicos ou repetitivos.
PROGRAMA

o documento que contempla todas as informaes referentes ao planejamento e controle PROJETO do projeto. SUBPROJETO
PLANO
PROGRAMA

Temporrio: Tem incio e fim bem definidos; No tem limitao temporal. Exclusivo: Criam entregas exclusivas; PROJETO A presenaPLANO elementos de SUBPROJETO repetitivos no muda a unicidade fundamental do esforo global. Elaborao Progressiva: A determinao das caractersticas do produto ou servio do projeto vo sendo determinadas pouco a PROGRAMA pouco. Significa desenvolver em etapas (Iniciao, Planejamento, Execuo, Controle e Encerramento)
Ciclo de vida de projeto
Nvel de atividade
Processos de execuo
Processos de planejamento Processos de Iniciao Processos de controle Processos de encerramento
Incio da fase ou projeto
Tempo
Final da fase ou projeto
O que gesto de projetos?
GESTO = GERENCIAMENTO?
"Gerenciamento de Projetos a aplicao de conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas para que o projeto atinja seus requisitos". (PMBOK, 2004 PMI)
Perfil do Gerente de Projetos

Caractersticas desejveis dos profissional responsvel por gerenciar o projeto: Proativo motivador das pessoas no projeto o responsvel direto pelo projeto sucesso ou fracasso um articulador, no um executor (no precisa ter, necessriamente, um alto nvel tcnico) Seu nvel de autoridade depende diretamente da estrutura organizacional
Projeto bem sucedido :

Custo: realizado dentro do oramento
Tempo: realizado dentro do cronograma planejado Escopo: realizado com o mnimo de alteraes Qualidade: cumprir todos os requisitos com qualidade desejada e aceito sem restries.
Por que os projeto falham?

Aspectos que fogem ao controle da organizao: Estrutura organizacional: mudanas no previstas na estrutura da organizao ou dos gestores da mesma. Ambiente externo: alto grau de incertezas no cenrio externos. Tecnologia: mudana na base tecnolgica. Cenrio poltico-econmico desfavorvel.

Aspectos gerenciveis pela equipe do projeto: Objetivos mal planejado ou no compreendidos. Cronograma apertados ou mal estruturados. Estimativas de oramento fracas abaixo do real. Sistema de controle mal planejado. No existncia de um comando claro para o projeto. Base de dados para planejamento do projeto. Expectativas dos clientes sem monitoramento. Desenvolvimento inadequado da equipe do projetos.

Necessidade de uma viso integrada do gerenciamento de projetos
COMIT GESTOR
Metodologia
ZOPP Ziel Orientierte Projekt Planung (Planejamento de Projetos Orientado a Objetivos) ALEMANHA Adaptao do Logical Framework Approach (Quadro Lgico) Utilizado pelo MPOG/Brasil Enfoque no planejamento participativo RBM Results Based Management (Gesto de Projetos com Base em Resultados) CANAD Utilizado pela USAID, ONU, UKDID, OECD PMI Project Management Institute (Instituto de Gerenciamento de Projeto) EUA DoD (Departamento de Defesa Americano) Padro mundial, desde 1969, atualmente com 60.000 Literatura atualizada (PMBOK) Certificao de profissionais
reas do conhecimento PMI
Processo de planejamento (PMI Modificado)

Tempo Escopo Escopo Tempo
Planej. do Escopo
Detalha Escopo
Definio Atividades
Custo
Sequncia Atividades
Tempo
Tempo
Desen. Cronograma
Planej. dos Recursos

Custo
Est. Durao Atividades

Custo Integrao
Custo
Estimativa Custos
Oramento Custos
Desen Plano Projeto
Planej. Geren. Risco

Qualidade
Planej. da Qualidade
Comunicao Plan. Comunicaes
RH Plan. Organizacional Riscos
RH
Aquisies
Aquisies
Montagem Equipes
Riscos
Plan. Aquisies
Riscos
Preparao Aquisies
Riscos
Identif. Riscos
Anlise Quali. Riscos
Plan. Resp. e Riscos

Planej. do Escopo
Detalha Escopo
Definio Atividades
Custo
Sequncia Atividades
Tempo
Tempo
Desen. Cronograma

Custo

Custo Integrao
Custo
Estimativa Custos
Oramento Custos
Desen Plano Projeto
Planejamento do Escopo: desenvolver uma declarao escrita do escopo, como base para futuras decises no projeto. Detalhamento do Escopo: subdividir os principais subprodutos do projeto em componentes menores e mais manuseveis. Definio das Atividades: indentificar as atividades especficas que devem ser realizadas para produzir os diversos subprodutos do projeto.

Planej. do Escopo
Detalha Escopo
Definio Atividades
Custo
Sequncia Atividades
Tempo
Tempo
Desen. Cronograma

Custo

Custo Integrao
Custo
Estimativa Custos
Oramento Custos
Desen Plano Projeto
Sequenciamento das Atividades: identificar e documentar as dependncias entre as atividades. Estimativa da Durao das Atividades: identificar e documentar as dependncias entre as atividades. Desenvolvimento do Cronograma: criar o cronograma do projeto a partir da anlise da seqncia das atividades, suas duraes e as necessidades de recursos

Planej. do Escopo
Detalha Escopo
Definio Atividades
Custo
Sequncia Atividades
Tempo
Tempo
Desen. Cronograma

Custo

Custo Integrao
Custo
Estimativa Custos
Oramento Custos
Desen Plano Projeto
Planejamento da Gerncia de Riscos: Decidir como abordar e planejar a gerncia de risco no projeto. Planejamento de Recursos: determinar que recursos devem ser utilizados, e em que quantidades, para a realizao das atividades do projeto. Estimativa dos Custos: desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos que so necessrios para completar as atividades do projeto.

Planej. do Escopo
Detalha Escopo
Definio Atividades
Custo
Sequncia Atividades
Tempo
Tempo
Desen. Cronograma

Custo

Custo Integrao
Custo
Estimativa Custos
Oramento Custos
Desen Plano Projeto
Oramento dos Custos: alocar a estimativa dos custos globais aos pacotes individuais de trabalho. Desenvolvimento do Plano de Projeto: agregar os resultados dos outros processos de planejamento construindo um documento coerente e consistente.

Planej. do Escopo
Detalha Escopo
Definio Atividades
Custo
Sequncia Atividades
Tempo
Tempo
Desen. Cronograma
Planejamento da Qualidade: identificar os padresCusto qualidade relevantes de Integrao Oramento Desen Plano para o projeto e determinar como satisfaz-los. Custo Custos Estimativa Planejamento Organizacional: identificar, documentar, e atribuirProjeto papis, Custos responsabilidades e relaes hierrquicas no projeto. Custo Planej. Montagem da Equipe: conseguir que os recursos humanos necessrios sejam Geren. Risco designados e alocados ao projeto.
Qualidade
RH
Aquisies
Aquisies
Montagem Equipes
Riscos
Plan. Aquisies
Riscos
Preparao Aquisies
Riscos
Identif. Riscos

Planej. do Escopo
Detalha Escopo
Definio Atividades
Custo
Sequncia Atividades
Tempo
Tempo
Desen. Cronograma
Planejamento das Comunicaes: determinar as Custo necessidades das partes Integrao Desen qual envolvidas quanto informao e comunicao Oramento necessita dePlano quem Custo Custos Projeto Estimativa informao, quanto necessita e como a informao ser fornecida. Custos Identificao dos Custo Riscos: determinar os riscos provveis do projeto e Planej. documentar as caractersticas de cada um.
Geren. Risco
Qualidade RH Plan. Organizacional Riscos RH Aquisies Aquisies
Montagem Equipes
Riscos
Plan. Aquisies
Riscos
Preparao Aquisies
Riscos
Identif. Riscos

Planej. do Escopo
Detalha Escopo
Definio Atividades
Custo
Sequncia Atividades
Tempo
Tempo
Desen. Cronograma
Anlise Qualitativa dos Riscos: analisar qualitativamente os riscos e condies Custo Integrao Desen Plano para priorizar seus efeitos nos objetivos do projeto. Oramento Custo Custos Projeto Estimativa Anlise Quantitativa dos Riscos: mensurar a probabilidade e impacto dos riscos Custos e estimar suas implicaes nos objetivos do projeto. Custo Planej. Plan. Respostas a Riscos: desenvolver procedimentos e tcnicas para aumentar Geren. Risco as oportunidades e reduzir as ameaas de riscos para os objetivos do projeto.
Qualidade
RH
Aquisies
Aquisies
Montagem Equipes
Riscos
Plan. Aquisies
Riscos
Preparao Aquisies
Riscos
Identif. Riscos
Gerenciamento da Integrao
A rea do conhecimento do Gerenciamento da Integrao de Projetos inclui os processos e atividades necessrias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vrios processos e atividades de gerenciamento de projetos. Integrao inclui caractersticas de unificao, consolidao, articulao e aes integrativas que so cruciais para a concluso do projeto, atingindo com sucesso os anceios dos clientes e outros stakeholders.
Termo de Abertura (Project Charter) Autoriza formalmente o incio do projeto ou fase do projeto. Declarao Preliminar do Escopo (Preliminary Project Scope Statement) Fornece uma narrao mais elaborada sobre o escopo do projeto. Plano Gerenciamento do Projeto (Project Management Plan) Documenta as aes necessrias para definir, preparar, integrate e coordenar todas os planos subsidirios. Direo e Gerenciamento da Execuo do Projeto (Direct and Manage Project Execution) Execuo do trabalho definido no Plano de Gerenciamento do Projeto para alcanar os requisitos definidos na Declarao do Escopo.
Controle e Monitoramento do Projeto (Monitor and Control Project Work) Monitora e controla os processos usados para iniciar, planejar, executar e fechar o projeto, fins de alcanar os objetivos de performance propostos no Plano de Gerenciamento do Projeto. Controle Integrado de Mudanas (Integrated Change Control) Reviso de todas as requisies de mudanas, aprovando, controlando alteraes nas entregas e processos organizacionais. Fechamento do Projeto (Close Project) Finaliza todas as atividades dos Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos, formalizando o fechamento do projeto ou de uma fase do projeto.
Gerenciamento do Escopo
O Gerenciamento do Escopo inclui os processos requiridos para assegurar que o projeto inclui todas os trabalhos necessrios (e somente o necessrio) para completar o projeto com sucesso. O Gerenciamento do Escopo primariamente concebido definindo e controlando o que est e o que no est incluso no projeto. Escopo pode se refirir a: Escopo do produto: caractersticas e funes que definem o produto, servio ou resultado. Escopo do projeto: trabalho necessrio para completar a entrega do produto, servio ou resultado com as especificaes de caractersticas e funes requiridas.
Planejamento do Escopo (Scope Planning) Criao do Plano de Gereciamento do Escopo do Projeto, documento que especifica como o escopo do projeto ser definido, verificado, controlado e como a Estrutura Analtica do Projeto (EAP) ser criada e definida. Definio do Escopo (Scope Definition) Desenvolvimento e detalhamento da Declarao de Escopo do Projeto como base para futuras decises do projeto. Estrutura Analtica do Projeto EAP (Work Breakdown Structure - WBS) Subdiviso das entregas maiores do projeto e estas em componentes menores e mais administrveis.
Verificao do Escopo (Scope Verification) Formalizao dos critrios de aceitabilidade das entregas completas do projeto. Controle do Escopo (Scope Control) Modo de controle de mudanas no escopo do projeto.
Gerenciamento do Tempo
O Gerenciamento do Tempo inclui processos necessrios para completar a tempo o projeto. A rea do conhecimento inclui: Definio das Atividades (Activity Definition) Indentificao das atividades especficas na agenda, que necessitam ser realizadas para realizar as diversas entregas. Sequenciamento das Atividades (Activity Sequencing) Identificao e documentao das predecessoras ao longo da atividades agendadas. Estimativa dos Recursos das Atividade (Activity Resource Estimating) Estimativa do tipo e quantidade de recursos por atividade
Gerenciamento do Tempo
Estimativa da Durao das Atividades (Activity Duration Estimating) Estimativa do nmero de perodos de trabalho que so necessrios para realizar cada atividade. Desenvolvimento do Cronograma (Schedule Development) Analisar a seqncia das atividades, durao, recursos necessrios e restries de agenda para formalizar o cronograma. Controle do Cronograma (Schedule Control) Controle de alteraes no cronograma
Gerenciamento do Custo
O Gerenciamento do Tempo inclui processos que envolvam o planejamento, estimativas, oramentos e controle de custos para que o projeto seja concludo dentro do oramento aprovado. So processos da rea do conhecimento: Estimativa dos Custos (Cost Estimating) Desenvolvimento de uma estimativa dos custos de recursos necessrios para completar as atividades. Oramentao de Custos (Cost Budgeting) Agregar os custos individuais estimados das atividades ou pacotes para estabelecer a Linha Base de Custos (Cost Baseline). Controle de Custos (Cost Control) Controle dos fatores que criam variaes nos custos e de alteraes no oramento aprovado para o projeto.
Gerenciamento da Qualidade
O Gerenciamento da Qualidade inclui todas as atividades de performance organizacional que determinam as polticas de qualidade, objetivos e responsabilidades para que o projeto satisfaa as necessidades propostas. So processos da rea do conhecimento: Planejamento da Qualidade (Quality Planning) Identifica que padres de qualidade so relevantes para o projeto e determina como satisfaz-los. Seguro da Qualidade da Performance (Perform Quality Assurance) Aplica ao plano, atividades sistemticas de qualidade que assegurem que o projeto emprega todos os processos necessrios para atingir os requisitos. Controle da Qualidade da Performance (Perform Quality Control) Monitora resultados especficos do projeto que determinam a concluso com padres de qualidades relevantes e identifica alternativas para eliminar causas de performances insatisfatrias.
Gerenciamento dos Recursos Humanos

O Gerenciamento dos Recursos Humanos inclui processos que organizam e gerenciam equipes de projetos. A rea do conhecimento inclui: Planejamento de Recursos Humanos (Human Resources Planning) Identifica e documenta papeis, responsabilidades e canais para reportao, assim como cria uma equipe para gerenciamento dos planos. Negociao da Equipe de Projetos (Acquire Project Team) Obteno dos recursos humanos necessrios para desenvolvimento do projeto. Desenvolvimento da Equipe de Projetos (Develop Project Team) Melhoramento de competncias e interao com os membros do time. Gerncia da Equipe de Projetos (Manage Project Team) Levantamento da performance da equipe, fornecimento de feedbacks, resoluo de problemas, coordenao de mudanas para melhoria da performance da equipe.
Gerenciamento das Comunicaes

O Gerenciamento das Comunicaes a rea do conhecimento que emprega processos para assegurar a execuo a tempo e de forma apropriada, coletando, distribuindo, guardando, reutilizando e atualizando a disposio final das informaes do projeto. Planejamento das Comunicaes (Communication Planning) Determina as necessidades de informaes e comunicaes dos stakeholders. Distribuio das Informaes (Information Distribution) Disponibiliza em tempo apropriado a informao necessria pelos stakeholders. Informe de Performance (Performance Reporting) Coleta e distribui informaes sobre performance. Inclui informe de situao, mensurao de processos e previses. Gesto de Interessados (Manage Stakeholders) Gerencia as comunicaes para satisfazer os requisitos e resolver problemas com os stakeholders.
Gerenciamento dos Riscos

O Gerenciamento dos Riscos inclui processos para identificao, anlise, respostas, monitoramento e controle de riscos ao projeto. A rea do conhecimento inclui: Planejamento do Gerenciamento de Riscos (Risk Management Planning) Decide como abordar, planejar e executar as atividades de gerenciamento de riscos. identificao de Riscos (Risk Identification) Determinao de quais riscos afetam o projeto e documentao de suas caractersticas. Anlise Qualitativa dos Riscos (Qualitative Risk Analysis) Prioriza riscos para subsequente anlise ou ao por combinao das probabilidades e impacto.
Gerenciamento dos Riscos

Anlise Quantitativa dos Riscos (Qualitative Risk Analysis) Analisar numericamento os efeitos dos riscos identificados sobre todo os objetivos do projeto. Planejamento de Respostas aos Riscos (Risk Response Planning) Desenvolvimento de opes e aes para captar oportunidades e reduzir ameaas ao projeto. Controle e Monitoramento de Riscos (Risk Monitoring and Control) Busca de riscos identificados, monitoramento de resduos de riscos, identificao de novos riscos, execuo do plano de respostas riscos e avaliao de efeitos atravs do projeto.
Gerenciamento das Aquisies

O Gerenciamento das Aquisies inclui processos para aquisio de produtos, servios ou resultados externos a equipe de projeto. A rea do conhecimento inclui: Planejar Aquisies (Plan Purchases and Acquisitions) Determinar o que ser adquirido, como e quando. Planejar Contrataes (Plan Contracting) Documentar requisitos dos produtos, servios e resultados e identificar potenciais fornecedores. Respostas a Pedidos de Fornecedores (Request Seller Response) Obteno de informaes, cotaes, lances, ofertas e propostas.
Gerenciamento das Aquisies

Selecionar Fornecedores (Select Sellers) Revisar ofertas, escolher entre potenciais fornecedores e negociar um contrato escrito com cada fornecedor. Contract Administration (Contract Administration) Gerenciar o contrato e a relao entre comprador e fornecedor, revisando e documentando como o fornecedor est atuando para atingir os requisitos de performance de modo a providenciar a base para futuras relaes. Finalizao do Contrato (Contract Closure) Completando o contrato, incluindo item porventura abertos, finalizar a execuo de contratos aplicveis ao projeto.
Estatstica sobre Projetos no Brasil

Distribuio das Empresas por Estado
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35%
RJ 32% 27% 10%

7% 7% 4% 4% 3% 3% 2% 2% 1% 1% SP RS MG DF BA GO
PE
ES SC MT CE

Participao por Faturamento
Acima de R$ 1 bilho
32%
26%
5%
22% 15%
Entre R$ 500 milhes e R$ 1 bilho Entre R$ 100 milhes e R$ 500 milhes
Entre R$ 10 milhes e R$ 100 milhes

Abaixo de R$ 10 milhes

Oramento de Projetos
18% 38%
19% 25%
Acima de R$ 10 milhes Entre R$ 1 milho e R$ 10 milhes Entre R$ 100 mil e R$ 1 milho Abaixo de R$ 100 mil

Comportamento em Relao a Atividade de Planejamento
12% 0%
36%
Sempre planejamos Na maioria das vezes planejamos
52%
Raramente planejamos
Nunca planejamos

Comportamento em Relao a Atividade de Controle
14% 1%
37%
Sempre controlamos Na maioria das vezes controlamos
48%
Raramente controlamos Nunca controlamos

Distribuio quanto a Estrutura Organizacional
12% 37%
Projetizada Matriz Forte
42% 9%
Matriz Fraca
Departamentizada

Benefcios Obtidos com o Gerenciamento de Projetos
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 76% 72%
% 5% 19% 33%
43% 40% 39%
56%
61%
66%
Disponibilidade de informao para a tomada de deciso Melhoria da qualidade nos resultados dos projetos Aumento da satisfao do cliente Minimizar os riscos em projetos
Maior integrao entre as reas

Otimizao na utilizao de recursos humanos Reduo nos prazos de entrega Aumento da produtividade Reduo nos custos relacionados a projetos Melhor retorno sobre o investimento No estamos obtendo benefcios claros

Aspectos Considerados da Metodologia PMI
0% 20% 40% 60% 80% 100%
89% 89%
Prazo Escopo Custo Comunicao Qualidade Recursos Humanos Riscos Integrao Aquisies
76%
67%
64% 63% 63%
61%
45%

Salrio Mdio dos Profissionais que atuam com Gerenciamento de Projetos
8% 10%
4% 5% 5%
8%
Abaixo de R$ 3.000
10% 19%
Entre R$ 3.000 e R$ 4.000 Entre R$ 4.000 e R$ 5.000 Entre R$ 5.000 e R$ 6.000
Entre R$ 6.000 e R$ 7.000

Entre R$ 7.000 e R$ 8.000 Entre R$ 8.000 e R$ 9.000 Entre R$ 9.000 e R$ 10.000 Entre R$ 10.000 e R$ 12.000 Acima de R$ 12.000
17%
14%

Software de Gerenciamento de Projetos mais Utilizados
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
72%
30% 18% % 10% 8% 8% 5% 2% 2% 20%
MS-Project (Stand Alone) MS-Project (EPM, integrado) SAP PS WBS Chart Pro MS Excel Software desenvolvido internamente Projectbuilder Primavera Systems IBM RPM Outros
Demonstrao de Ferramentas de GP
PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Microsoft Project 2007

Microsoft Visio 2007
MindJet MindManager Pro 6

PERT Chart Expert OpenProj Insight Tree WBS Chart Pro

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