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Conceitos Fundamentais de Arquivologia
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especificas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Lei 8.159/1991

08- (2008/ Cespe FUNDAC-PB) Um arquivo tem como funo principal tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental. 09- (2008/ Cespe SECAD-TO) A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da histria. Distino entre Arquivo e Biblioteca
Objetivo Formas de ingresso dos documentos na instituio Quantidade de exemplares de cada documento Forma de acumulao de documentos Arquivo Funcional Produo Recebimento nico exemplar Orgnica Biblioteca Cultural Compra Doao Permuta Numerosos exemplares Coleo

Acervo o conjunto de documentos de um arquivo. 01 (2010/ANEEL/CESPE) O arquivo de um rgo o conjunto de documentos recebidos ou expedidos por esse rgo no exerccio de suas atividades. Esse conjunto de documentos pode ser formado por qualquer espcie documental. 02-(2010/Cespe MPU) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ao de pessoas jurdicas ou fsicas. 03 - (simulado2011) Arquivo conjunto de documentos que foram produzidos, recebidos ou comprados por uma instituio pblica ou privada, no decorrer de sua existncia 04- (simulado2011) Os documentos de Arquivo possuem a capacidade de servir como prova de transaes realizadas 05- (simulado2011) O arquivo tem como funo organizar e deixar disponvel as informaes contidas no acervo arquivstico. 06- (simulado2011) Todo documento de arquivo j nasce histrico, mas com o decorrer do tempo passa a servir a administrao. 07 (simulado2011) Considerando os conceitos fundamentais da Arquivologia indique a alternativa correta: (A) O arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por fsica ou jurdica, podendo ser uma instituio pblica ou privada, com exceo instituies no governamentais (B) O arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por fsica ou jurdica, podendo ser uma instituio pblica ou privada, com exceo instituies sem fins lucrativos. (C) O arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por fsica ou jurdica, no decorrer de sua existncia, independente do suporte, natureza, espcie ou tipologia documental. (D) O documento eletrnico no considerado documento de arquivo. (E) Os documentos acumulados por uma instituio ou pessoa no serve como prova de transaes ou direitos. Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo Funo do arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando disponveis as informaes mantidas sob sua guarda. Finalidade do arquivo: 1) Servir a administrao 2) Servir a base para a histria

10- (2010/ Cespe - MPU) Em regra, a incluso de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes mltiplas. 11- (2008/ Cespe MPE/RR) Uma coleo de manuscritos histricos reunidos por uma pessoa pode ser considerada arquivo. 12- (simulado2011)A incluso de documentos em um arquivo ocorre por produo e recebimento. 13 Assinale a alternativa incorreta: (A) Em regra, a incluso de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes mltiplas. (B) Uma coleo de manuscritos histricos reunidos por uma pessoa no pode ser considerada arquivo. (C) O arquivo produzido com objetivos funcionais. (D) Manuscritos histricos comprados por um colecionador no so considerados arquivo. (E) Em relao a quantidade, o documento de arquivo nico. Classificao dos Arquivos
Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o(a): Entidade Mantenedora: (Pblico ou Privado) Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado) Estgio de Evoluo: (Corrente, Intermedirio e Permanente) Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central)

Quanto s Entidades Mantenedoras Arquivos pblicos: So aqueles mantidos por instituies pblicas. Arquivos privados: So aqueles mantidos por instituies privadas. Podem ser: institucionais, comerciais ou pessoais. Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito

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federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Lei 8.159/1991

24 -(simulado2011) O ciclo documental constitudo por trs fases: corrente e intermedirio e permanente. Extenso de sua atuao: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais 25- (2008/ Cespe DFTRANS) A unidade de arquivo destinada a receber documentos do arquivo corrente de diversas unidades vinculadas mesma instituio classificada como arquivo setorial. 26- (2007/ Cespe ANVISA) Os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. 27- (2005/ Cespe PRG-DF) Na elaborao de um plano de arquivo, uma questo que deve ser considerada se refere centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo. No arquivo centralizado, tem-se a reunio dos documentos sob guarda em apenas um local. Classificao dos Documentos
Gnero Espcie / Tipologia Documental Forma Formato Natureza do Assunto

14- Os arquivos podem ser classificado, segundo as entidades criadoras e mantenedoras em pblico ou privado. 15-(simulado2011)As entidades criadoras e mantenedoras de arquivos, os arquivos classificam-se em pblicos, institucionais, comerciais e pessoais. Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados
Arquivos especiais: So aqueles que guardam documentos que merecem tratamento diferenciado em sua guarda e conservao, em virtude de sua forma fsica. Arquivos especializados: So aqueles que guardam documentos de assuntos/ reas especificas.

16- (2008/ Cespe TJDFT) Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais. 17- (2006/ Cespe TJPA) Em arquivos denominados especiais, so mantidos sob guarda documentos que resultam da experincia humana em um campo especifico do saber. 18-(simulado2011) Denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais. 19-(simulado2011) Denomina-se arquivo especializado, aquele que tem sob sua guarda documentos que resultam da experincia humana em um campo especfico do conhecimento humano. 20 (simulado2011) Em relao classificao segundo a natureza da entidade produtora, os arquivos classificam-se em: (A) Corrente e privado (B) Intermedirio e pblico (C) Pblico e privado (D) Permanente e privado (E) No-Governamentais
Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente

Gnero
Textuais: Documentos escritos. Iconogrficos: Documentos com imagens estticas. Exemplos: fotografias, desenhos, negativos, diapositivos, gravuras. Cartogrfico: Mapas e plantas. Microgrficos: Microfilmes. Sonoros: Documentos cuja informao esteja em forma de som. Filmogrficos: Filmagens, vdeos. Informticos/ Digitais: Documentos em meio digital.

21- (2008/ Cespe SECAD-TO) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes. 22- (2005/ Cespe TRE-TO) Atualmente, com a evoluo da arquivstica, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes. 23- (2005/ Cespe TER/PA) O ciclo documental constitudo por somente duas fases bsicas: os arquivos correntes e os arquivos intermedirios.

28- (2008/ Cespe DFTRANS) Ofcios impressos, plantas de quadras residenciais e fotografias de pistas de circulao de veculos so classificados, quanto ao gnero, como documentos textuais, cartogrficos e filmogrficos, respectivamente. 29- (2008/ Cespe MPE/RR) As fotografias em um arquivo so classificadas, quanto ao gnero, em documentos iconogrficos. 30- (2008/ Cespe SECAD-TO) Papel, microfilme e papel fotogrfico so gneros documentais. 31- (simulado2011)Atas, memorandos e fotografias so documentos do gnero iconogrfico. 32- (simulado2011)Os documentos podem ser classificados de acordo com suas caractersticas. So gneros documentais: (A) Textuais, repertrio e filmogrficos. (B) Escritos, finalsticos e sonoros. (C) Sonoros, informticos e repertrios. (D) Textuais, iconogrficos e filmogrficos. (E) Filmogrfico, sonoro e correntes
Espcie/Tipologia documental Espcie: Aspecto formal dos documentos. Exemplos: oficio, memorando, ata relatrio, contrato. Tipo (Tipologia): Configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a criou. Exemplo: contrato de locao, declarao de imposto de renda e projeto de construo de edifcio.

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33- (2008/ Cespe Pref. Vila Velha/ES) Ofcios, cartas, telegramas, avisos e memorandos so espcies de documentos. 34- (2008/ Cespe FUB Arquivista) A tipologia documental e o gnero documental so sinnimos 35- (2008/ Cespe FUB Arquivista) Alvar, ata, auto, regulamento, solicitao e passaporte so exemplos de tipologias documentais.
Natureza do assunto Ostensivo ou Sigiloso Sigilosos: Documentos de acesso restrito, que requerem medidas especiais quanto sua guarda e divulgao. Ostensivo: Documentos sem restrio de acesso. - Localizao: * Prprios setores (arquivos setoriais); ou * Prximo aos setores (arquivo central/geral) Art. 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam de consultas freqentes. Lei 8.159/1991 2 Idade (Intermediria) Arquivo de 2 Idade ou Intermedirio - Documentos pouco consultados; - Permite que os setores ganhem espao; - Atende s consultas dos setores; - O acesso restrito ao setor que encaminhou o documento ou a setor autorizado por este; - No h necessidade de estar prximo aos setores; - Os documentos da 2 idade aguardam sua destinao final: eliminao ou guarda permanente; -Tambm pode ser chamado de limbo ou purgatrio. Art. 8 - 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Lei 8.159/1991 3 Idade (Permanente) Arquivo de 3 Idade ou Permanente - Documentos que perderam o valor administrativo e so guardados pelo valor histrico; - Jamais sero eliminados; - So acessveis ao pblico em geral. Documentos permanentes: - Documentos que mostram a origem da instituio; - Documentos que mostram a evoluo da instituio ao longo do tempo; - Documentos que evidenciam o funcionamento da instituio ao longo do tempo. Art. 8 - 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. Lei 8.159/1991 Valor do Documento Primrio e Secundrio 1 idade 2 idade 3 idade C I P Corrente Intermedirio Permanente Valor Primrio Valor Secundrio

36- (2008/ Cespe MPE/RR) Documentos ostensivos so aqueles que, alem de exigirem um alto grau de segurana, apresentam teor ou caractersticas que s devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. 37- (2008/ Cespe TST) Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. 38- (simulado2011) Os documentos sigilosos devem ser de conhecimento ostensivo, e requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custodia e divulgao. 39 (simulado2011) Os documentos podem ser classificados quanto a natureza do assunto em ostensivo e sigiloso. Assinale a alternativa correta. (A) Os documentos sigilosos devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custodia e divulgao. Para sua tramitao dever ser observado a utilizao de envelopes duplos e no envelope externo dever ser indicado o grau de sigilo. (B) Documentos sigilosos so aqueles que, alem de exigirem um alto grau de segurana, apresentam teor ou caractersticas que s devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. (C) Documentos denominados ostensivos os documentos que requerem cuidados extremos da unidade de arquivo na sua guarda e na sua divulgao. (D) Os documentos ostensivos podem ser do tipo reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto. (E) Desclassificao o ato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento.
Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades 1 idade 2 idade 3 idade C I P Corrente Intermedirio Permanente

1 Idade (Corrente)
Arquivo de 1 Idade ou Corrente - a fase em que os documentos so criados; - Documentos mais novos; - Documentos mais utilizados; - Documentos em curso (tramitam bastante);

Valor Primrio: - Documentos que servem s atividades da instituio; - Todo documento nasce com esse valor e depois o perde; - um valor temporrio. Valor Secundrio: - Documentos que preservam a memria da instituio; - Nem todo documento apresentar esse valor; - um valor definitivo.

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40- (2010/DPU/CESPE) Os documentos classificados na fase corrente devero ser transferidos na totalidade aos arquivos centrais. 41- (2010/DPU/CESPE) Os documentos mantidos no arquivo corrente possuem valor primrio. 42- (2010/DPU/CESPE) Os documentos destitudos de valor secundrio devem ser empacotados e transferidos ao arquivo central. O conceito de ciclo vital dos documentos uma analogia da vida de um organismo biolgico que nasce, vive e morre. Acerca dos arquivos corrente, intermedirio e permanente, julgue os itens a seguir. 43-(2010/ANEEL/CESPE) Os documentos, aps cumprirem o prazo determinado para sua permanncia no arquivo corrente, so recolhidos ao arquivo especializado. 44-(2010/ANEEL/CESPE) Uma das principais funes do arquivo intermedirio armazenar temporariamente os documentos que no so mais movimentados. 45-(2010/ANEEL/CESPE) O arquivo corrente formado por documentos que esto em trmite, mas que no so consultados frequentemente porque aguardam sua destinao final. 46- (simulado2011) Os documentos financeiros classificados na fase corrente devero ser recolhidos ao arquivo intermedirio aps 5 anos. 47 (simulado2011) O valor primrio e secundrio caracterstico nos documentos de arquivo permanente. 48 (simulado2011) A teoria das 3 idades corresponde ao ciclo vital dos documentos e tem relao direta com o valor primrio e secundrio do documento. Com base nessa informao e no conhecimento arquivistico, marque a alternativa correta: (A) Os documentos classificados na fase corrente, uma vez cessado seu valor primrio dever ser recolhido ao arquivo intermedirio. (B) Os documentos mantidos no arquivo corrente possuem valor primrio e secundrio. (C) Os documentos de arquivo permanente, uma vez cessado seu valor primrio devero ser transferidos ao arquivo intermedirio. (D) A passagem de documentos da fase corrente para intermediria denominada recolhimento (E) A passagem de documentos da fase corrente para intermediria denominada transferncia.
Prazo de Guarda dos Documentos Destinao Final e Tabela de Temporalidade de documentos Prazo de Guarda e Destinao dos Documentos O prazo de guarda varia de documento para documento e estar expresso na tabela de temporalidade da instituio.

Tabela de Temporalidade de Documentos

Cdigo 002 Assunto Planos trabalho 022.11 024.1 024.2 Cursos internos Folha Escala Frias de de 5 anos 7 anos 95 anos pagamento Eliminao 5 anos Guarda Permanente Eliminao Microfilm. e Prazo de Guarda Corrente 5 anos projetos de Intermedirios 9 anos Destinao final Guarda Permanente Observao

- Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediria. - Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediarias e permanente. - Transferncia: Envio de documentos da fase corrente para a fase intermediaria. -Recolhimento: Envio de documentos da fase corrente ou intermediria para a fase permanente.

49 (2010/Cespe-MPU) A destinao final dos documentos deve ser a eliminao, a guarda temporria no arquivo intermedirio, a guarda permanente ou a eliminao por amostragem. 50 (2010/Cespe-MPU) O processo de avaliao de um documento tem como resultado a elaborao da tabela de temporalidade do documento. 51 (2010/Cespe-MPU) Os prazos de guarda dos documentos nos arquivos do tipo corrente e intermedirio devem ser definidos com base na legislao pertinente e nas necessidades administrativas. 52 (simulado2011) A Tabela de Temporalidade de Documentos um instrumento de Gesto Documental, resultante do processo de avaliao. Organizao do Arquivo Etapas: 4 Levantamento dos dados Anlise dos dados coletados Planejamento Implantao e acompanhamento 53- (2010/DPU/CESPE) A unidade de acondicionamento predominante nos arquivos correntes so as caixas-arquivo. 54 -(2010/DPU/CESPE) aconselhvel o uso de arquivos e estantes de ao para o armazenamento dos documentos. 55- (2010/DPU/CESPE) A metragem linear dos documentos a medida adotada para o planejamento dos recursos humanos e materiais dos arquivos. 56 (simulado2011) A organizao de arquivos ocorre em 4 etapas: levantamento de dados, anlise de dados, planejamento e implantao. Gesto de Documentos 3 FASES bsicas:
PRODUO - UTILIZAO - DESTINAO

Aplicao da tabela de temporalidade

- Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediria. - Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediarias e permanente. - Transferncia: Envio de documentos da fase corrente para a fase intermediaria. -Recolhimento: Envio de documentos da fase corrente ou intermediria para a fase permanente.

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Produo P roduo 3 FASES Utilizao U tilizao T ramitao (protocolo) A rquivamento CORRENTE e INTERMEDIRIO Destinao A valiao

CORRENTE

CORRENTE e INTERMEDIRIO

57- (2010/DPU/CESPE) O arquivamento intermedirio dos documentos propicia economia de espao fsico e dos recursos humanos e materiais 58 (2010/ANVISA/CESPE) Gesto arquivstica de documentos ou gesto documental : (a) So os procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, ao uso e destinao dos documentos, no obstante o seu formato. (b) Trata da fixao de prazo de guarda e da aplicao da tabela de temporalidade. (c) Trata do controle de informaes e de documentos arquivsticos, independentemente do suporte que tenha sido recebido e armazenado no formato digital ou eletrnico. (d) Trata do controle de documentos de carter informativo, administrativo e probatrio. (e) o gerenciamento de documentos no formato eletrnico atravs de sistema computacional. 59 (2010/ANEEL/CESPE) A fase da gesto de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria denominada fase de utilizao de documentos. 60 (simulado2011)A Gesto arquivstica de documentos, tambm denominada gesto documental pode ser caracterizada pela seguinte definio: (A) a fixao de prazo de guarda e da aplicao da tabela de temporalidade (B) controle de informaes e de documentos arquivsticos, independentemente do suporte que tenha sido recebido e armazenado no formato digital ou eletrnico. (C) o controle de documentos de carter informativo, administrativo e probatrio. (D) o gerenciamento de documentos no formato eletronico (E) Gesto documental o nome que se d ao conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao e uso, avaliao e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 61 (simulado2011) O conjunto de procedimentos e operaes tcnicas a sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediaria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente denominado (A) Gesto por contedo (B) Gesto do conhecimento e informao (C) Gesto de documentos (D) Gesto processual (E) Gesto fsica documental
Mtodo de Arquivamento : Alfabetico

Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. 63- (2008/ Cespe MPE/AM Adaptada) Segundo as regras de alfabetao utilizadas no mtodo de arquivamento alfabtico, os sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hfen no se separam. 64-(simulado2011) Na organizao por nome de pessoas fsicas, dever ser considerado o ltimo sobrenome, depois o prenome. 65 -(simulado2011) A seqncia alfabtica a seguir est de acordo com as regras de alfabetao. Barros, Professor Marcus Afonso Camargo, Claudio Ferreira Jnior, Mrio Lacerda Monte Negro, Sandra Silva 66-(simulado2011) Os documentos de arquivo so organizados por utilizando-se mtodos de arquivamento. No Brasil o mtodo comumente utilizado o Bsico que se divide em Alfabtico, Geogrfico, Numrico e Ideogrfico. Para utilizar o alfabtico necessrio conhecer as regras de alfabetao. Com base nesse conhecimento assinale a alternativa incorreta: (A) Segundo as regras de alfabetao utilizadas no mtodo de arquivamento alfabtico, os sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hfen no se separam. (B) O arquivamento de fichas por nome de pessoas, quando aparecem sobrenomes iguais, deve prevalecer a ordem alfabtica do prenome. (C) A seqncia de nomes a seguir atende s regras de alfabetao: Arajo, Jos Alberto de Castro, Diogo de Farias Ferreira, Maria Aparecida Lima, Paulo Oliveira, Benedito Martins de (D) Na organizao por nomes de origem hispnica, deve-se considerar o ltimo sobrenome, que da famlia do pai.
Mtodo Numrico: Simples, Cronolgico, Digito-terminal

OBS: Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e Digito-Terminal

Nmeros a serem organizados 34.758 254.786 915.698 7.666 477.998 Mtodo Numrico Simples 7.666 34.758 254.786 477.998 915.698 Organizados em ordem crescente Mtodo Numrico Digito-Terminal 03-47-58 00-76-66 25-47-86 91-56-98 47-79-98 Ordenao feita a partir dos dois ltimos dgitos Organizados em ordem crescente

62- (2008/ Cespe MPE/RR) Na ordenao alfabtica de pastas de um arquivo por nomes de pessoas fsicas consideram-se o ultimo sobrenome e depois o prenome.

67- (2007/ FCC TRF 2 reg.) Uma instituio adota o mtodo dgito-terminal para classificar os pronturios de seus servidores:

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1) 001.299- Elias Manoel da Silva 2) 032.699- Luciene Carrijo 3) 129.129- T.R. Schellenberg 4) 159.544- Lucas Neiva Silva 5) 305.218- Wagner Crispim 6) 306.818- Walter Mello 7) 288.029- Paola Carucci 8) 246.344- Michel Duchein A adequada ordenao de tais pronturios : (A) 1, 2, 3, 4, 8, 5, 6, 7. (B) 5, 6, 7, 3, 8, 4, 1, 2. (C) 5, 6, 2, 1, 4, 8, 7, 3. (D) 7, 2, 6, 8, 4, 1, 5, 3. (E) 7, 2, 6, 8, 4, 5, 1, 3. 68- (2005/ Cespe PRG-DF) Simples e dgito-terminal so mtodos numricos de arquivamento. 69- (2004/ Cespe SGA/DF) O mtodo de arquivamento numrico pode ser dividido em numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal.
Mtodo Geogrfico

70- (2008/ Cespe MPE/RR) O mtodo geogrfico de arquivamento de documentos o mtodo indicado quando o elemento a ser considerado em um documento a procedncia. 71- (2008/ Cespe DFTRANS) No arquivamento de documentos cujo principal elemento seja a procedncia, correta a seguinte ordenao. MINAS GERAIS: Belo Horizonte/ Ouro Preto/ Uberlndia. PARAN: Curitiba/ Londrina/ Paranagu. Mtodo Ideogrfico Assunto: Alfabtico ou Numrico 72- (2008/ Cespe DFTRANS) Considere que uma unidade de arquivo apresente a seguinte organizao do seu acervo. PESSOAL CEILNDIA: de Abrao at Fagundes/ de Gonalves at Lima/ de Miranda at Oliveira. GAMA: de Abreu at Ferreira/ de Garcia at Maciel. VECULOS MATERIAL PERMANENTE Com base nessa organizao, correto afirmar que o mtodo principal de arquivamento utilizado foi o mtodo por assunto, tendo sido empregados, como mtodos secundrios, o geogrfico e o alfabtico.
Protocolo O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaes: Recebimento Registro Autuao Classificao Expedio/Distribuio Controle/Movimentao (tramitao)

75 - (simulado2011) O Protocolo setor encarregado pelo recebimento, registro, distribuio e movimentao de documentos em curso, alm da abertura de processos e expedio de documentos. 76 (simulado2011) O Protocolo realiza operaes e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar, garantir a imediata localizao e recuperao do documento e informao. Assinale a alternativa certa: (A) Protocolo a denominao do processo pelo qual um arquivo corrente encaminhado ao almoxarifado para sua armazenagem definitiva. (B) Os documentos de arquivo protocolados devem ser arquivados permanentemente nos setores de protocolo. (C) A autuao, a tramitao e a expedio de documentos particulares so atividades de protocolo. (D) Alm do setor de protocolo, todas as demais unidades de um rgo pblico tm responsabilidade pela expedio de documentos. (E) Nos rgos pblicos, o protocolo responsvel pelo registro, pela expedio dos documentos e pela abertura de processos. 76- (2009/Cespe ME) Desmembramento o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio legal, devolvido ao rgo de origem a fim de que sejam corrigidas ou sanadas as falhas apontadas. 77-(2009/Cespe ME) Correspondncia toda espcie de comunicao escrita que circula nos rgos ou entidades, exceo dos processos. Quanto sua natureza, a correspondncia classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida. 78-(2009/Cespe ME) A autuao ou formao do processo deve ser realizada, obrigatoriamente, por meio de um documento original. 79-(2009/Cespe ME) Um processo em um ministrio pode ser encerrado, por exemplo, pelo cumprimento dos compromissos arbitrados ou quando seu desenvolvimento foi interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada. 80-(2009/Cespe MI) O recebimento, o registro, a movimentao e a expedio de documentos so atividades de responsabilidade do setor de protocolo. 81- (2009/Cespe MI) A autuao o termo que caracteriza a abertura do processo. 82 - (2009/Cespe MI) O controle da tramitao dos processos pelos setores de trabalho responsveis pela conduo dos assuntos tratados nos processos de responsabilidade do setor de protocolo e dos prprios setores de trabalho por onde tramitam os processos. 83- (2009/Cespe MI) O ato pelo qual um processo devolvido para cumprir as formalidades indispensveis conhecido como distribuio. 84- (2009/Cespe MI) Por meio da operao conhecida como juntada por anexao, possvel unir provisoriamente um ou mais processos a um processo mais antigo para o estudo e a uniformizao de tratamento em matrias semelhantes.
Procedimentos Administrativos

73- (2010/ANEEL/CESPE) A correspondncia ostensiva distribuda por esse rgo sem que os profissionais que atuam no setor de protocolo tenham Conhecimento de seu teor. 74- (2010/ANEEL/CESPE) de responsabilidade do setor de protocolo o envio de todos os documentos para o arquivo corrente, a fim de que sejam devidamente classificados.

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85- (2009/Cespe MI) O desentranhamento de peas de um processo pode ocorrer quando houver interesse da administrao ou a pedido do interessado. 86- (2009/Cespe MI) As folhas do processo que tramita pelos setores que decidiro sobre a matria nele tratada devem ser numeradas em ordem crescente. 87- (2009/Cespe MI) A correspondncia recebida que tiver carter ostensivo ofcio ou carta no deve ser aberta pelo protocolo. Deve-se registrar, apenas, a espcie do documento e o rgo emissor para, em seguida, encaminhlo imediatamente ao seu destinatrio. 88- (2009/Cespe MI) A correspondncia particular no deve ser expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do rgo. 89 (simulado2011) procedimentos administrativo refere-se ao conjunto de procedimentos aplicados ao manuseio de documentos nas administraes pblicas, em especial a adotadas em relao aos processos. Em geral esto dentro de manuais elaborados pelas instituies pblicas. Esses manuais seguem regramentos estabelecidos na instruo normativa n 5 pelo Ministrio de Planejamento e Gesto. Com base nesse conhecimento e nos procedimentos adotados nos processos e nas correspondncias, assinale a alternativa correta: (A) O setor de protocolo dever abrir as correspondncias oficiais mesmo que sejam confidenciais ou reservadas. (B) As correspondncias particulares recebidas por um rgo pblico devem ser registradas no protocolo e enviadas aos seus destinatrios. (C)Todos os documentos produzidos ou recebidos pelo rgo pblico devem ser registrados pelo protocolo, ainda que sejam particulares ou sigilosos. (D)Correspondncia que tenha caracterstica de oficial, na qual o envelope registra um dos graus de sigilo confidencial ou reservado - , o encaminhamento dar-se- diretamente ao destinatrio, aps seu registro. (E) Correspondncia oficial encaminhada para um destinatrio que no mais ocupa o cargo, ela dever ser recebida, registrada e encaminhada ao atual ocupante do cargo 90 (simulado2011) Assinale a altenativa certa: (A) Na desapensao feita a a retirada de folhas de um processo. Nesse caso, as peas dos autos tero nova numerao de folhas. (B) Na autuao a numerao inicial feita pelo protocolo ou por unidade protocolizadora, mas a numerao de documentos includos posteriormente devero ser numeradas e rubricadas pelo responsvel pela incluso. (C) O Desmembramento o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender as formalidades indispensveis ou de cumprir alguma disposio lega, devolvido ao rgo de origem a fim de que sejam corrigidas ou sanadas falhas apontadas. (D) A deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido apreciao conhecida como despacho. vedado o despacho no prprio documento, sendo obrigatrio a utilizao do folha de despacho. (E) A autuao ou formao do processo deve ser realizada, obrigatoriamente, por meio de um documento original. Microfilmagem e Automao de Arquivos 91 - (CESPE/ABIN/2010) Os originais de documentos pblicos permanentes, uma vez digitalizados ou microfilmados, podero ser eliminados, mediante autorizao da direo do rgo. 92- (2010/AGU/CESPE) O microfilme de substituio aquele que serve preservao das informaes contidas em documentos que so eliminados, tendo em vista a racionalizao e o aproveitamento de espao. 93- (2010/AGU/CESPE) O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do documento em suporte papel, podendo, at, ser apresentado em juzo. 94- (2010/AGU/CESPE) Acerca da microfilmagem de documentos correto afirmar que: (a) O uso da microfilmagem garante a dispensa de reconhecimento de assinatura ou autenticao dos documentos, produzindo nestes os mesmos efeitos legais que o original. (b) permitida a eliminao de documentos em fase de tramitao e estudo, depois de efetivada a microfilmagem. (c) Deve ser feita em equipamentos que garantam reproduo fidedigna das informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma. (d) Dever ser feita em equipamento que permita a reproduo similar do documento. (e) exigida a microfilmagem de tipos documentais como estatutos e contratos sociais, aps o registro do documento. 95 O documento eletrnico no possui caractersticas suficientes para ser considerado documento de arquivo. 96 Documento eletrnico a denominao que se d uma digitalizao de documento original em suporte de papel. Aps essa digitalizao, o original poder ser eliminado, ainda que seja documento permanente. 97 - (simulado2011) Os documentos pblicos permanentes, uma vez digitalizados ou microfilmados, podero ser eliminados, mediante autorizao da direo do rgo. Pois tanto a microfilmagem de substituio quanto a digitalizao podem substituir o documento original. Conservao e Restaurao Fatores Fsicos
Principais fatores fsicos prejudiciais conservao dos documentos: umidade alta, ar seco, temperatura inadequada, exposio luz natural ou artificial - O arquivo deve ter controle de umidade e temperatura de acordo com os documentos mantidos sob a sua guarda (aproximadamente 21 e 55%); - gua e fogo no devem entrar no ambiente de arquivo; - A limpeza deve ser feita com pano mido/ aspirador.

98- (2006/ Cespe ANA) Fontes de iluminao, como o sol, lmpadas fluorescentes e incandescentes, emitem radiaes que agem de maneira agressiva sobre os documentos, especialmente papeis, fotografias, couros, pergaminhos e tintas 99 (simulado2011) Durante a escolha de um local para servir como depsito de arquivo, deve-se escolher ambiente que receba luz direta do sol, pois a luz artificial prejudicial preservao de documentos. 100 (simulado2011) Marque a alternativa certa:

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(A) Devido a evoluo tecnolgica aplicada na produo de papeis somada as modernas tcnicas de preservao documental, a temperatura no considerada um agente de deteriorao de documentos de arquivo em suporte de papel. (B) O uso de luvas de algodo no recomendvel para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo arquivstico. (C) Os pisos das salas de arquivo devem ser lavadas com gua e sabo, visando manter limpo ambiente. (D) Ao manusear os negativos e as fotografias, no recomendvel que o profissional use luvas de algodo. (E) O Homem um agente biolgico de deteriorao
Fatores qumicos Principais fatores qumicos prejudiciais conservao dos documentos: poeira, sujeira, fumaa, colas, fitas adesivas, objetos metlicos, alimentos.

101- (2008/ Cespe INSS) Na higienizao dos documentos, alm de remover a poeira, devem ser retirados objetos metlicos, como grampos, clipes e prendedores metlicos.
Fatores biolgicos Principais fatores biolgicos prejudiciais conservao dos documentos: insetos, microorganismos, ratos, homem. Cuidados a serem observados ao se manusear os documentos: - Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algodo; - Anotaes nos documentos devem ser feitas a lpis.

que foram produzidos, no obstante gnero, tipo, suporte ou forma. Esta afirmativa caracteriza um dos princpios abaixo. Assinale-o. (a) Organicidade (b) Unicidade (c) Indivisibilidade (d) Cumulatividade (e) Integridade Gabarito 105 - (CESPE/ABIN/2010) De acordo com o princpio da provenincia, ou de respeito aos fundos, os documentos acumulados por diferentes pessoas jurdicas devem ser mantidos separados, pois no podem ser misturados. 106 - (CESPE/ABIN/2010) De acordo com o princpio da ordem original, todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido a sua forma original. 107 (simulado2011) Os princpios arquivisticos constituem o marco principal que diferencia a arquivstica das outras cincia documentarias. Indique a alternativa eu no apresenta um princpio arquivistico. (a) Provenincia: Respeito a ordem original. Os Arquivos de um fundo no devem se misturar a outro fundo. Os Arquivos so organizados obedecendo competncia e s atividades da instituio que os acumulou. (b) Organicidade: qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funes e as atividades da instituio. (c) Repertrio: O documento de arquivo, dentro do contexto em que foi criado, NICO. (d) Indivisibilidade/Integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, multilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida. (e) Comulatividade: O Arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica.

102- (2004/ Cespe STM) O uso de luvas de algodo recomendvel para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo arquivstico.
Arquivos Permanentes Princpios e atividades Princpio da Provenincia: Provenincia = Respect des fond = Repeito a ordem original. Os Arquivos de um fundo no devem se misturar a outro fundo. Os Arquivos so organizados obedecendo competncia e s atividades da instituio que os acumulou. Princpio da Organicidade : qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funes e as atividades da instituio. Princpio da Unicidade: O documento de arquivo, dentro do contexto em que foi criado, NICO. Princpio da Indivisibilidade / Integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, multilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida. Princpio da Comulatividade: O Arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica.

103- (2010/ANEEL/CESPE) Ao se aplicar o princpio de respeito aos fundos em um conjunto documental de uma organizao pblica ou privada, so identificados os documentos destinados guarda permanente ou eliminao. 104 - (2010/ANVISA/CESPE) Para seguir as diretrizes da arquivologia, os arquivos devem ser organizados em submisso competncia e s atividades de sua devem manter seu carter nico, em funo do contexto em

instituio mantenedora. Assim, os documentos ________________________________________________________________________________