Protocolo e Cerimonia

Curso de Protocolo e Cerimnia
Compenditur Dep. Recursos Didcticos
Titulo: Manual de Protocolo e Cerimnia Autores: Departamento de Recursos Didcticos Da Compenditur Desenho Grfico: Redipapel Reproduo: Redipapel Deposito Legal: Em Tramitao
ndice
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Princpios Bsicos do Protocolo O Cerimonial Organizao de um Servio Cerimonial e Protocolar Formas de Tratamento e Endereamento Estdios de um Evento Colocao de Mesas O Jantar Normas de Etiqueta Descrio de Smbolos Nacionais O Obsquio 5 13 21 27 35 57 67 79 87 91
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Mdulo 1
1.1. Princpios Bsicos do Protocolo

O cerimonial e protocolo so to antigos como o Homem, em consequncia do longo processo de convivncia humana. Na realidade o
protocolo uma arte entendida como virtude, que tem tudo haver com o cultivo pessoal.
Se observarmos as diferentes pocas da histria, o protocolo est enraizado nos povos, como por exemplo o Persa durante o reinado de Drio I (536 a.C. a 530 a.C.). A sua corte regia-se por uma severa e bem organizada etiqueta cerimonial. O acto de ter audincia com o rei antecedia-se por uma complicada e exaustiva srie de cerimnias e, mesmo o privilgio que os prncipes gozavam de se poderem apresentar perante o rei sem aviso prvio foi abolido.
Pela mesma altura na Grcia, Roma e Oriente estas mesmas regras eram aplicadas, testemunhando a antiguidade da actividade protocolar. As Ordens so outro testemunho da cerimnia protocolar, como a Ordem da Cavalaria, que se tratava de uma instituio religiosa criada para proteger locais sagrados e ajudara a reconquistar o territrio peninsular aos muulmanos. A solene cerimnia de armar um cavaleiro era composta por vrios actos cerimoniais. Normalmente estas cerimnias tinham lugar em igrejas, catedrais, castelos ou inclusive no prprio campo de batalha, como acontecia durante as Cruzadas.
No existem dvidas de que a histria do protocolo est intimamente ligada dos povos, inclusive as tribos aplicavam nas suas relaes uma srie de normas e costumes para facilitar as relaes e a diplomacia.
O acto protocolar um produto da inteligncia aliada tradio e ao saber.
1.2. O Protocolo
Palavra derivada do latim Protocolum, um valioso legado constitudo por um rico tesouro cultural, histrico e tradicional que nos chega atravs dos sculos e que deve ser adaptado realidade. No dicionrio portugus encontramos a seguinte definio: Trata-se de uma regra cerimonial diplomtica ou palatina estabelecida por decreto ou por costume..
Afinal, o que vem a ser o protocolo?
O protocolo uma disciplina que com realismo, tcnica e arte determina as estruturas ou formas sobre as quais se realiza uma actividade humana. a arte de fazer as coisas de uma forma perfeita e natural.
H regras protocolares em todos os pases do mundo mas no possvel estabelecer uma regra protocolar uniforme, em virtude dos diversificados padres culturais e costumeiros. A liberdade protocolar pequena e no pode, em hiptese alguma permitir deslizes. Pode ser classificado em dois tipos: pblico e privado.
Pblico quando se refere a actividades do estado ou pessoa que

possui um cargo pblico e que o exerce legalmente
Privado quando se refere a actividades de uma pessoa, instituio,

sindicato, partido poltico, etc.
No protocolo, como conjunto de regras cerimoniais determinante o uso constante de palavras e dilogos adequados, regras e formas de tratamento, trajes cerimoniais, normas de conduta e um profundo conhecimento em organizao de Eventos.
1.3. Complementos do Protocolo

Podemos considerar complementos de protocolo todos os conceitos que se refiram conduta social e que sejam demonstrativos de uma sociedade madura, em que tanto os homens quanto as mulheres demonstrem ser pessoas de trato refinado, devendo ser tratados com respeito e considerao.
Na saudao podemos observar com maior profundidade o grau cultural de uma pessoa, as suas boas maneiras e comportamentos, que acabam por mostrar os seus costumes e cortesias na vida social.
1.3.1. Saudao
No um costume moderno. J os povos antigos o usavam no s como demonstrao de respeito, como tambm de satisfao e alegria atravs da expresso facial.
um acto que pode ser considerado como uma forma de comunicao entre duas pessoas. Quando sincero, para alm de ser um gesto comunicativo, um sinal de amizade e cortesia. Contrariamente, quando irnico e pouco sincero, tomado como um verdadeiro acto de desagrado pela pessoa que o recebe.
Desde h muitos anos que a saudao est grandemente enraizada nas populaes rurais. Em qualquer vila, aldeia ou aglomerado rural, no raro sermos indiferenciadamente cumprimentados pelos habitantes com um Bom dia! ou Boa tarde!.
As formas de saudao variam consoante o meio em que estamos e as pessoas a quem nos dirigimos. Por exemplo, como cumprimenta um amigo ou conhecido? Fazemos-lhe uma inclinao da cabea e no caso de usar-mos chapu, tocamos a aba ou levantamo-lo brevemente uns centmetros.
Por outro lado, se estivermos num crculo social recreativo, devemos cumprimentar primeiro os anfitries e em seguida as senhoras e os cavalheiros.
A saudao pode ter um carcter oficial ou particular. No primeiro caso j est regulada pelo protocolo mas, na segunda situao a particular, deve terse presente que por motivo de cortesia, a saudao sempre da pessoa mais nova para a mais velha, da categoria inferior superior, primeiro o cavalheiro e depois a senhora.
As formas de saudao diferem de pas para pas.
Se para os ocidentais consiste numa inclinao de cabea, levantar o chapu ou apertar as mos, para povos como os rabes a saudao feita com trs beijos nas faces, os russos do um beijo na boca e os orientais fazem uma cerimoniosa inclinao do corpo. No Japo o aperto de mo rejeitado por considerarem esse contacto anti-higinico.
1.3.2. A Apresentao
A apresentao est intimamente ligada saudao, que no se resume apenas a conhecer os respectivos nomes, tambm um meio de comunicao que possibilita o comeo de uma relao social. Duas pessoas, aps terem sido apresentadas e conhecerem os respectivos nomes podem sustentar uma conversa. Sem a apresentao, provavelmente teriam que se remeter ao silncio e a uma posio incmoda perante outras pessoas que estariam em amena conversa, pois a saudao e a apresentao so dois factores importantes para estabelecer uma via de comunicao entre as pessoas. A apresentao determinante para o julgamento favorvel ou desfavorvel que faam de ns, ou ns faamos dos outros. aqui que se causa a primeira impresso. H pois, que ter certos cuidados na forma como falamos e nos comportamos.
1.3.3. Os Ttulos
A questo de fazer as apresentaes dos convidados mediante os seus ttulos, depende em grande medida do grau de formalidade do Evento. Contudo, na dvida, utilize-os. As famlias nobres e personalidades com altos cargos orgulham-se dos seus ttulos, e a sua omisso pode ser tomada como uma grave falta de protocolo e respeito.
1.3.4. A Delicadeza e Comportamento numa Conversa
So aspectos da conduta social-protocolar que enriquecem o factor cultural e tico de uma pessoa ao sustentar uma conversa, seja num acto oficial ou numa amena cavaqueira.
O princpio da tica e da conversa saber ouvir e intervir no momento oportuno para no transmitir a ideia que estamos ausentes, passando assim a sensao de uma pessoa que possui um elevado nvel cultural e cortesia social e protocolar.
1.3.5. A Linguagem e Estilo Consideram-se compatveis com todas as normas de comportamento e costumes diplomticos, e existem para colmatar a necessidade de
entendimento e expresso de cortesia, seja com pessoa ou instituies.
Estas formas de cortesia foram-se transformando e transmitindo-se atravs dos tempos em demonstraes de respeito mtuo e considerao entre as pessoas.
1.3.6. Ao Subir ou Descer Escadas de cortesia protocolar que se a escada for demasiado estreita, subam primeiro os cavalheiros seguidos pelas senhoras, e estas, passaro para a frente ao chegar ao cimo das escadas, que dem acesso a um salo, para que sejam elas a entrar primeiro.
Ao descer so as senhoras que precedem os cavalheiros, regra vigente desde que se estabeleceu a moda dos vestidos curtos para actos oficiais. Se a escada for suficientemente larga podem descer lado a lado.
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1.4.
Algumas Normas do Protocolo
1. O lugar de honra de uma autoridade ou personalidade ser sempre direita do anfitrio. 2. A todo o Acto ou Cerimnia deve-se assistir pontualmente. Uma vez comeado o acto, ningum deve subir ao presidium, a menos que seja indicado pela mxima autoridade. 3. Nos Eventos ou Actos em que participem senhoras com hierarquia, devem ser colocadas pela sua hierarquia. As esposas de autoridades que no tenham hierarquia, devem ser colocadas na fila de honra (linha protocolar), no auditrio e seguindo a ordem dos seus esposos. 4. Ao organizar-se um presidium, este deve ser estruturado segundo o critrio da mxima representatividade para evitar excesso. Nunca deve ultrapassar as onze pessoas, sendo o ideal entre sete e cinco pessoas. 5. As situaes protocolares no previstas, assim como o trato a dar s personalidades e autoridades que assistam, sero resolvidos pelo chefe de protocolo ou o pessoal responsvel pelo Acto, na forma que considerem adequada s exigncias do caso. 6. Perante a dvida, deve-se fazer sempre uso do trato superior, nunca inferior. 7. Se a pessoa que apresentamos possui um alto cargo, o normal dizermos primeiro o cargo e depois o nome. 8. Em sociedade, primeiro apresenta-se o cavalheiro para que este apresente a sua esposa.
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1.5. Protocolo e Relaes Pblicas

Formam um eficaz motor de informao e comunicao entre si. Em protocolo imprescindvel o uso da cincia das relaes pblicas, tanto num contexto receptivo como transmissor. Esta cincia exerce na organizao de qualquer acto oficial, ou cerimnia, uma funo muito importante ao levar a cabo uma actividade informativa e divulgadora do desenvolvimento de um acontecimento.
As relaes e imagem pblica do grupo organizador so componentes fundamentais para o sucesso de um projecto. A poltica de relaes pblicas combina eficazmente todas as questes relevantes como a propaganda, a imagem, a logomarca, a relao com os mdia e os principais factores de relacionamento e atendimento a clientes.
Torna-se muito fcil a qualquer convidado de um acto oficial ou cerimnia aceder a qualquer tipo de informao sobre o mesmo, atravs da disciplinada operao de relaes pblicas.
Para alm desta vertente existem outras igualmente importantes, como por exemplo, receber as autoridades convidadas e apresent-las, criando desta forma o dilogo e estabelecendo relaes sociais, que em alguns casos no existiriam.
Estas duas cincias (protocolo e relaes pblicas) complementam-se e tornam-se num todo unitrio. Para isto contribuem o tipo de organismo e a sua situao em cada momento, assim como os conhecimentos e iniciativas dos profissionais que integram este servio. Por este motivo, existem j hoje em dia em muitas entidades e organismos, um servio de Protocolo, Cerimonial e Relaes Pblicas.
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Mdulo 2
2.1. O Cerimonial
uma arte que confere solenidade a uma determinada actividade ou acto estabelecido pelo protocolo. Palavra derivada do latim Cerimonialis, tem o seu esplendor durante os cem anos da segunda metade do sc.XVII e primeira do sc.XVIII, com a exaltao e consolidao da monarquia absoluta.
Tambm as cerimnias se modificam no tempo conforme o regulamento estatal, os usos e costumes actuais, conservando as tradies e formas que se foram perdendo. O cerimonial pode ser classificado de trs formas:
Cerimonial de Estado Cerimonial Diplomtico ou Externo Cerimonial de Chancelaria ou Interno
2.1.1. Cerimonial de Estado Efectua-se com Chefes de Estado, Presidentes de Governo, Monarcas, Papa ou Organismos Internacionais. Ocorrem por diversos motivos, entre os quais as comunicaes oficiais de qualquer ndole, subidas ao trono, eleies presidenciais, posses, nomeaes de diplomatas, ou ainda durante visitas oficiais, distines e condecoraes.
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2.1.2. Cerimonial Diplomtico ou Externo Acontece para estabelecer as precedncias entre os agentes
intervenientes e as suas classes, bem como a sua qualidade. Para alm de ser utilizado na colocao de ordem nos actos e cerimnias diplomticas como assinaturas de tratados e convenes, tambm estrutura recepes como apresentaes de cartas credenciais e assistncia a colegas em actos organizados pelo governo que os recebe, ou no contacto com altos dignitrios locais. Objectiva a conduta das autoridades nacionais nas suas relaes com o corpo diplomtico, e as relaes dos membros do corpo diplomtico entre si.
2.1.3. Cerimonial de Chancelaria ou Interno Mais conhecido como protocolo, abrange um enorme leque de variadas etiquetas e cerimnias. Regula todas as formalidades, notas e tratados que constituam correspondncia oficial. Levado a cabo nas honras reais, como por exemplo os ttulos, as precedncias entre Estados e Chefes de Estado, correspondncias, coroaes ou tomadas de posse e visitas de Estado ou Oficiais. Visa fundamentalmente o sistema de vida interna dos Ministrios de Relaes Exteriores.
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2.2. A Precedncia
Hoje, uma das principais preocupaes das normas de Protocolo e Cerimonial so as precedncias. Precedncia, nada mais que o reconhecimento da primazia hierrquica.
Existem vrios critrios para definir a precedncia. Os mais utilizados so funes, cargos, sexo, idade e ordem alfabtica. A precedncia uma das fases mais importantes do protocolo, que determina uma ordem entre as pessoas que realizam ou participam numa actividade de acordo com primazia, nvel ou relevncia dentro de uma estrutura qualquer, para obter a mxima eficincia.
As precedncias originaram no passado, vrios problemas na assinatura de pactos ou convenes. Por este motivo, foi assinado no congresso de Viena, no ano de 1885 um acordo em que se estabeleceu que, em documentos e tratados entre vrias potncias, a sorte decidir entre os ministros qual a ordem a seguir nas assinaturas. Os princpios gerais de precedncia ditam que, um convidado que no tenha uma certa primazia na hierarquia, no deve situar-se frente de outro que pelo cargo que ocupa, tenha maior preeminncia. A precedncia uma honra ou privilgio outorgado s pessoas que detenham cargos dentro da Sociedade-Estado, e como honra que , a autoridade que a recebe deve tambm saber cumprir e respeitar as suas normas.
2.2.1. Precedncia no Sector Privado em Actos Pblicos ou Privados
Organismos como empresas, associaes ou corporaes, que pela sua importncia social e econmica, realizam frequentemente actos pblicos nas suas prprias instalaes ou fora destas, aos quais so normalmente
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convidados a assistir, no s pessoas de outras empresas afins, como tambm autoridades oficiais.
Nota: Em caso de a entidade organizar um acto ao qual apenas assistiro a sua direco e funcionrios, a prpria estrutura hierrquica determinar a precedncia de acordo com os cargos ocupados.
Quando a entidade organizadora convida membros directivos ou representantes de outras entidades, o aconselhvel , no ceder a presidncia mas, ceder em detrimento dos directivos ou representantes os lugares equivalentes, ou seja:
Exemplo: - O Vice-Presidente da entidade organizadora cede o seu lugar ao Vice-Presidente da entidade convidada. - O Director cede o seu lugar ao Director visitante.
Se a entidade convidar autoridades oficiais, o assunto torna-se mais complexo uma vez que no existe nada determinado em relao ao respeito nestas situaes. Contudo deve recorrer-se a usos e consideraes da vida oficial no que respeita a autoridades com hierarquia, assinaladas na lista de ordenamento protocolar.
Exemplo: - Uma empresa que tenha uma relao de dependncia ou tutelagem com o estado, o Presidente da entidade organizadora cederia a sua precedncia ao Ministro da qual depende a entidade. - Se um Ministro da Justia convida um General da Repblica, deveria ceder a sua precedncia ao General, contudo o critrio depende exclusivamente da elegncia e cortesia do anfitrio.
Em modo de concluso, podemos dizer que no existem normas de protocolo escritas para o sector privado. no entanto recomendvel aplicar sempre que possvel, as normas, usos e costumes do Estado, tendo em conta 16
a hierarquia, a antiguidade, ttulos e distines acadmicas, profissionais e culturais dos convidados.
2.2.3. Precedncia na Ocupao de Veculos
No que se refere a veculos oficiais, deve ter-se bem presente que acedem a este em primeiro lugar as autoridades com maior hierarquia para ocupar o assento traseiro da direita, no sentido da marcha do veiculo, fazendo a continuao de ocupao pelo lado esquerdo a autoridade de menor hierarquia ou a pessoa que o acompanha.
Ao descer procede da mesma forma, descendo primeiro a autoridade de menor hierarquia ou pessoa que acompanha a de maior hierarquia. Se esta situao se passar numa marina, ao embarcar para se dirigirem para um acto oficial, procede-se de forma inversa, ou seja, entra primeiro a autoridade de menor hierarquia e seguidamente a de maior. Na hora de desembarcar, a autoridade de menor hierarquia sair primeiro, uma vez que a embarcao atraca a estibordo, ou seja, do seu lado direito.
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2.2.4. Precedncia Quando se Caminha
Quando se acompanha a caminhar uma personalidade com hierarquia, esta deve ir do lado direito do seu acompanhante.
Se forem dois acompanhantes, a personalidade deve ir no meio de ambos, tendo sua direita o acompanhante de maior hierarquia, e sua esquerda o que se lhe segue na hierarquia.
2.2.5. Precedncia de Chefes de Estado
As precedncias sofreram vrias alteraes ao longo do tempo e estas alteraes foram sendo assimiladas por todos os pases, factor que uma vez extinto (1806) o Sacro Imprio Romano-Germano que tinha a preeminncia sobre todos os outros estados (e por estes acatada), foi o ponto de partida para levar a cabo uma reconhecimento da igualdade de hierarquias e prelao entre todos os soberanos. Princpio este, que se foi fortalecendo at ser reconhecido hoje pela Comunidade Internacional. Se por qualquer circunstncia se celebra um acontecimento de grande importncia no qual vo estar presentes vrios Chefes de Estado, ainda que sejam escassas as oportunidades de isto acontecer, O Ministrio dos Assuntos Internos, o Departamento de Protocolo do Estado, ou os dois em conjunto fixam a prelao.
O Congresso de Viena deu o ltimo contributo para estabelecer um estatuto geral da precedncia dos Estados, ou seja, tomou como base a notificao oficial de chegada. Tambm se pode utilizar o sistema alternado, por cargo, por antiguidade ou qualquer outra circunstncia adequvel.
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Com este sistema, caem por terra as precedncias de Chefes de Estado com maiores extenses territoriais, desigualdade social e potencial blico, que j pertencem ao passado.
2.3. A Etiqueta
A etiqueta e a cortesia surgem como complemento da trilogia protocolocerimonial-precedncia. A etiqueta remonta a tempos antigos da Grcia e Roma, e denota-se a sua presena marcada especialmente em sociedades maioritariamente aristocrticas. Na Idade Mdia floresceu especialmente nos pases absolutistas como a Frana, a ustria ou a Espanha.
Muitos crem que ter surgido no simples acto de estreitar as mos, como smbolo de paz e amizade. Em sentido lato podemos dizer que a etiqueta se observa em todas a classes de actos e cerimnias pblicas, assim como em todas as manifestaes de vida social e varia conforme as tradies, usos e costumes dos diferentes Estados. Existe ainda um outro tipo de etiqueta corts que, culturalmente devemos conhecer: a cortesia aos monarcas em exlio. Apesar destas entidades terem abdicado ou terem sido destronados, o que implica a perda total de direitos entre os quais o tratamento, por tradio (e em alguns casos por tratado) devem continuar a receber a cortesia por direito prprio.
Igualmente dispensa-se esta cortesia a presidentes no exlio quando, por imperativo de concluir o mandato, cessam o cargo. Neste caso mantm o carcter vitalcio de tratamento e figuram na Ordem Geral de Precedncias de Autoridades do Estado, com relevncia nos actos, em que pela sua condio, so convidados.
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Mdulo 3
3.1. Organizao de um Servio Cerimonial e Protocolar

Um departamento de Servio de Protocolo deve estar de acordo com a categoria da entidade autnoma ou local em questo. fundamental hoje em dia que as entidades ou organismos, tenham as suas caractersticas protocolares, e estejam sempre ao nvel dos frequentes actos oficiais, tanto de carcter geral como especial, de recepes e relaes pblicas.
Para uma entidade local com uma populao compreendida entre os oitenta e os duzentos mil habitantes ser indicado o seguinte organigrama:
Chefe do Servio de Protocolo
Relaes Publicas
Secretaria
Administrativos Ajudantes de Protocolo Auxiliares
As regras cerimoniais e de protocolo devem ser aplicadas por um profissional denominado Director ou Chefe de Protocolo, sobre o qual recai a responsabilidade de uma eficiente organizao e eficaz prestao deste
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servio. Este, deve estar rodeado por uma equipa de profissionais capacitados, idneos e preparados para cuidarem com esmero da boa imagem da instituio ou entidade a que servem.
3.2. O Director de Protocolo

A Actuao do Director de Protocolo e da sua equipa fundamental para o sucesso e brilho do evento. Este deve ser literalmente uma pessoa simptica decorrente de um sadio entusiasmo e natural desembarao, ser sbrio em todos os seus actos e palavras, enrgico e delicado, ateno pronta e rpida e uma dico clara, regular e um domnio da linguagem verbal.
3.2.1. Obrigaes
Os deveres do Director de Protocolo, a exemplo do que acontece em outros pases, partem de costumes que se foram firmando ao longo do tempo.
Supervisionar a redaco e expedio de todos os convites. Chegar ao local do evento com bastante antecedncia. Informar-se acerca do encaminhamento da refeio a ser servida. Verificar lugares, decorao, mesas, som, etc. Colaborar com o anfitrio que dirigira o evento atendendo s disposies do
cerimonial oficial. Providenciar com a ajuda do seu staff a recepo dos convidados. Pr-se minuciosamente a par de todo o programa do evento, de modo a poder
intervir com total desembarao em caso de ter que prestar imediata e eficiente colaborao.
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Indicar ao anfitrio que est tudo em ordem para se dar incio ao evento. Cuidar do conforto e segurana dos convidados, provendo o evento de todos
os meios necessrios a esse fim.
Acima
Gerncia de financiadores e parceiros importantes
Exteriormente
Gerncia do atendimento ao cliente
Monitoria e controlo de recursos, pessoal e sistemas
Depois
Director de Protocolo
Antes
Realinhamento de alvos e recursos
Avaliao do prprio desempenho
Gerncia da equipa
Interiormente
Internamente
O Director de Protocolo o obreiro annimo e discreto, que d ao evento o ar de elegncia e organizao necessrios, e que est sempre atento ao que acontece sua volta. Obter resultados atravs das pessoas uma habilidade que no se aprende na sala de aula. (J. Paul Getty)
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3.3. A tradio, o Uso e o Costume

Os usos e costumes de um local ou regio esto implcitos na nas suas tradies. Podemos ver como a tradio influencia profundamente qualquer acto ou cerimnia na sua essncia, pautando-se pela actualidade mas buscando sempre linhas e condutas que ao longo dos anos se foram aplicando.
Muitos so os actos e cerimnias que se realizam hoje em dia com cunho oficial, que tiverem a sua origem nas tradies transmitidas de gerao para gerao atravs das distintas pocas histricas.
lcito ento dizer, que no ter em conta estes factores quando se organiza um acto oficial ou uma cerimnia incorrer num grave erro.
3.4. Classificao de Actos e Normas de Carcter Geral
Os actos podem ser classificados em:

Actos de Carcter Geral so aqueles que so organizados pelas autoridades mais altas como um Rei, um Presidente, um Governo, a Assembleia da Repblica ou Organismos locais por ocasio de comemoraes ou acontecimentos nacionais ou locais.
Actos de Carcter Especial so organizados por determinadas Instituies, Organismos ou Autoridades para comemorao de
acontecimentos prprios do mbito especfico das suas respectivas actividades.
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Tanto os actos de carcter geral como os de carcter especial podem ser, segundo o seu mbito, nacionais, regionais ou locais.
O mais usual o acto de mbito local, em funo da autoridade que o organiza e das caractersticas tradicionais inerentes ao acto. Este pode ainda tornar-se um acto extraordinrio se ao mesmo comparecerem, especialmente convidadas, autoridades nacionais, regionais ou locais. Tanto a autoridade que organiza o acto como as que se deslocam ao mesmo, so as que definitivamente marcam o acto segundo a sua hierarquia, competncia e jurisdio no mbito territorial, que como j indicamos atrs pode ser nacional, regional ou local.
Existem tambm os Actos de Carcter Privado que so organizados por entidades privadas sem qualquer tipo de ligao politica, que adoptam uma certa ordem protocolar para o melhor decurso do acto, e aos quais assistem tanto autoridades civis como militares entre destacadas personalidades das artes, das cincias, da economia ou da cultura.
3.6. Normas de Carcter Geral

Mediante o variadssimo leque de opes em termos de cerimnias pblicas, existem algumas normas, que por cortesia categoria, regem as precedncias de autoridades e altas personalidades em actos oficiais.
Quando duas autoridades assistem ao mesmo acto, a de hierarquia mais
elevada fica direita 1 2
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Se forem trs autoridades, a de maior hierarquia ocupar a posio central,
qual se seguira a da direita e a terceira esquerda
Quando so quatro, a autoridade de maior hierarquia ocupar, das duas
posies centrais a posio da direita, colocando-se a quarta esquerda da terceira
3.7. Formao de uma Corporao em Cortejo ou Procisso

Em muitas cidades o mtodo adoptado, passa por colocar na frente do cortejo as bandeiras em mos de personalidades locais, e o braso ou smbolo da cidade transportado por uma autoridade, tambm ela local. esquerda desta vai o Vice-Presidente da Cmara, ou em caso deste no existir, ser o vereador principal. Os restantes vereadores formam duas filas paralelas que circundam o Presidente da Cmara, e atrs destes vo trs ou quatro membros pertencentes ao pessoal camarrio, seguidos de uma escolta de polcias municipais com traje de gala.
Normalmente, o braso ou smbolo da cidade, segundo os costumes, transportado pelo membro mais novo das autoridades locais, ainda que em muitas situaes este escolhido entre as prprias autoridades locais ou entre os distintos grupos polticos que integram a localidade.
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Mdulo 4
4.1. Formas de Tratamento e Endereamento

Em toda a pratica protocolar necessrio conhecer o tratamento que corresponde a cada autoridade por cargo ou categoria, seja esta uma personalidade do Governo, de Corpos Consultivos ou de Personalidades em possesso de altas condecoraes ou honras. Este tratamento ttulo de cortesia e respeito para com a pessoa a quem nos dirigimos, pelo cargo ou condecorao que possui. Seria uma incorreco grave no usar o tratamento que lhes corresponde. A Polidez entendida como o ajustamento da expresso s normas de educao e cortesia, e manifesta-se no emprego de frmulas de cortesia, como por exemplo:
Tenho a honra de encaminhar e no simplesmente, Encaminho Tomo a liberdade de sugerir em vez de simplesmente, Sugiro
A Polidez tambm utilizada com o cuidado de evitar frases agressivas ou speras (at uma carta de cobrana pode ter um tom amenizado, fazendo meno a um esquecimento por parte do cliente).
No que diz respeito s formas de tratamento e endereamento, h que ter em ateno dois aspectos importantes: a rea de actuao da autoridade e a posio hierrquica do cargo que ocupa.
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4.2. Diplomacia Regras de Tratamento

No se podem esquecer as formas especiais de tratamento, at porque algumas so previstas pela lei e outras assentam no meio social, e o seu esquecimento demonstra ignorncia e educao deficiente. Nos quadros seguintes apresentamos os cargos e respectivas frmulas de tratamento.
4.2.1. Autoridades Militares
Cargo ou Funo
P/Extenso
Abrev. Sing.
V. Ex. ou V. Exa.
Abrev. Plu.
V. Ex.s ou V. Exas.
Vocativo
Endereamento
Ao Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Ao Senhor Nome Cargo Endereo
Oficiais Generais (at Coronis)
Vossa Excelncia
Excelentssimo Senhor
Outras Patentes
Vossa Senhoria
V. S. Ou V. Sa.
V. S.s Ou V. Sas.
Senhor + Patente
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4.2.2. Autoridades Monrquicas
Cargo ou Funo
P/Extenso
Abrev. Sing.
Abrev. Plu.
Vocativo
Serenssimo + Titulo Serenssimo + Titulo
Endereamento
A Sua Alteza Real Nome Cargo Endereo A Sua Alteza Real Nome Cargo Endereo A Sua Majestade Nome Cargo Endereo A Sua Alteza Real Nome Cargo Endereo A sua Majestade Nome Cargo Endereo
Arquiduques
Vossa Alteza
V. A.
VV. AA.
Duques
Vossa Alteza
V. A.
VV. AA.
Imperadores
Vossa Majestade
V. M.
VV. MM.
Majestade
Prncipes
Vossa Alteza
V. A.
VV. AA.
Serenssimo + Titulo
Reis
Vossa Majestade
V. M.
VV. MM.
Majestade
4.2.3. Autoridades Civis
Cargo ou Funo
Chefe da Casa Civil e da Casa Militar Cnsules Deputados Embaixadores Governadores Ministros de Estado Prefeitos Presidentes da Republica Secretario de Estado Senadores Vices-Presidentes da Republica
P/Extenso
Abrev. Sing.
Abrev. Plu.
Vocativo
Endereamento
Vossa Excelncia
V. Ex. ou V. Exa.
V. Ex. ou V. Exa.
Excelentssimo Senhor + Cargo
Ao Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo
Demais autoridades contempladas com tratamento especifico
no Vossa Senhoria
V. S. ou V. Sa.
V. S.s Ou V. Sas.
Senhor + Cargo
Ao Senhor Nome Cargo Endereo
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4.2.4. Autoridades Universitrias
Cargo ou Funo
P/Extenso
Abrev. Sing.
V. Mag., V. Maga. ou V. Exa., V. Ex.
Abrev. Plu.
V. Mag.s, V. Magas. ou V. Ex.s, V. Exas.
Vocativo
Endereamento
Ao Magnifico Reitor ou Ao Excelentssimo Senhor Reitor Nome Cargo Endereo Ao Excelentssimo Senhor Vice-Reitor Nome Cargo Endereo Ao Senhor Nome Cargo Endereo
Reitores
Vossa Magnificncia Vossa Excelncia
Magnifico Reitor ou Excelentssimo Senhor Reitor
Vice-Reitores
Meritssimo Juiz ou Vossa Excelncia
M. Juiz ou V. Ex., V. Exas. V. S. Ou V. Sa.
V. Ex.s
Meritssimo Senhor Juiz ou Excelentssimo Senhor Juiz
Assessores Pr-Reitores Directores Coordenadores Departamento
Vossa Senhoria de
V. S.s Ou V. Sas.
Senhor + Cargo
4.2.5. Autoridades Judiciarias
Cargo ou Funo
Auditores Curadores Defensores Pblicos Desembargadores Membros de Tribunais Presidentes de Tribunais Procuradores Promotores
P/Extenso
Abrev. Sing.
Abrev. Plu.
Vocativo
Endereamento
Vossa Excelncia
V. Ex. ou V. Exa.
V. Ex.s ou V. Exas.
Excelentssimo Senhor + Cargo
Ao Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo
Juzes de Direito
Meritssimo Juiz ou Vossa Excelncia
M. Juiz ou V. Ex., V. Exas.
V. Ex.s
Meritssimo Senhor Juiz ou Excelentssimo Senhor Juiz
Ao Meritssimo Senhor Juiz Ao Excelentssimo Senhor Juiz Nome Cargo Endereo
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4.2.6. Autoridades Eclesisticas
Cargo ou Funo
Papa
P/Extenso
Vossa Santidade Vossa Eminncia Ou Vossa Eminncia Reverendssima Vossa Excelncia Reverendssima
Abrev. Sing.
V. S.
Abrev. Plu.
________
Vocativo
Santssimo Padre Eminentssimo Reverendssimo ou Eminentssimo Senhor Cardeal
Endereamento
A Sua Santidade O Papa A Sua Eminncia Reverendssima Nome Cargo Endereo
Cardeais
V. Em., V. Ema. ou V. Em. Rev.m
V. Em.s, V.Emas ou V. Ems. Rev. ms. V. Emas. Revmas. V. Ex.s Rev.ms ou V. Exas. Revmas.
V. Ex. Rev.m ou V. Exa. Revma.
Arcebispos
Excelentssimo Reverendssimo
A Sua Excelncia Reverendssima Nome Cargo Endereo A Sua Excelncia Reverendssima Nome Cargo Endereo Ao Reverendssimo Monsenhor Nome Cargo Endereo Ao Reverendssimo Cnego Nome Cargo Endereo Ao Reverendssimo Frade Nome Cargo Endereo A Reverendssima Irm Nome Cargo Endereo Ao Reverendssimo Padre ou Ao Reverendo Padre Nome Cargo Endereo
Bispos
Vossa Excelncia Reverendssima
V. Rev.m ou V. Revma.
V. Rev.ms ou V. Revmas.
Excelentssimo Reverendssimo
Monsenhores
Vossa Reverendssima
Reverendssimo Monsenhor
Cnegos
Vossa Reverendssima
Reverendssimo Cnego
Frades
Vossa Reverendssima
Reverendssimo Frade
Freiras
Vossa Reverendssima
Reverendssima Irm
Sacerdote em Geral
Vossa Reverendssima
Reverendo Padre
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4.3. Emprego de Vossa (Excelncia, Senhoria, etc.) Sua (Excelncia, Senhoria, etc.)
Vossa (Excelncia, Senhoria, etc.), um tratamento directo. Usa-se quando nos dirigimos pessoa com quem estamos a falar, ou a quem dirigimos a correspondncia, (equivale a voc).
Exemplo: Na expectativa do pronto atendimento que acaba de ser solicitado, apresento a Vossa Senhoria as nossas sinceras saudaes.
Sua (Excelncia, Senhoria, etc.), usa-se em relao pessoa de quem se est a falar, (equivale a ele).
Exemplo: Na abertura do seminrio, Sua Excelncia o Senhor Reitor da PUCRS falou sobre o Plano Estratgico.
4.4. Lingustica das Formas de Tratamento

4.4.1. A Abreviatura
A forma por extenso demonstra maior respeito, maior deferncia, sendo um rigor obrigatrio em correspondncia ao Presidente da Repblica. No entanto, qualquer forma de tratamento pode ser abreviada independentemente do cargo ocupado pelo destinatrio.
Vossa Magnificncia. desta forma cerimoniosa, empolada, difcil de escrever e pronunciar e em desuso que os manuais de redaco mais antigos ensinam a tratar os reitores de universidades.
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Hoje em dia j no existe uma distncia to grande entre a pessoa do reitor e o corpo docente e discente. A frmula Vossa Excelncia (V. Exa.) perfeitamente aceite, bem como a invocao pode ser simplesmente Senhor Reitor, Excelentssimo Senhor Reitor.
4.5. Concordncia de Gnero

Nas formas de tratamento faz-se a concordncia com o sexo das pessoas a quem nos referimos:
Exemplo: Vossa Senhoria est a ser convidado (cavalheiro) a assistir ao III

Seminrio da FALE.
Vossa Excelncia ser informada (senhora) a respeito das concluses do III Seminrio da FALE.
4.6. Concordncia de Pessoa

Embora tenham Vossa na expresso, as formas de tratamento exigem verbos e pronomes referentes a elas na terceira pessoa:
Exemplo: Vossa Excelncia solicitou Vossa Senhoria informou Temos a satisfao de convidar Vossa Senhoria e a sua equipa para... Na oportunidade, teremos a honra de ouvi-los
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4.7. A Pessoa do Emissor

O emissor da mensagem quando se referir a si mesmo, pode utilizar a primeira pessoa do singular ou do plural (singular ou plural de modstia). No pode no entanto, utilizar ambas as expresses durante o texto.
Exemplo: Tenho a honra de comunicar a Vossa Excelncia... ou
Temos a honra de comunicar a Vossa Excelncia Cabe-me ainda esclarecer a Vossa Excelncia ou
Cabe-nos ainda esclarecer a Vossa Excelncia
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Mdulo 5
5.1. O Evento
O Evento algo que acontece e no somente existe. Este, um ponto muito importante, pois algum deve fazer com que acontea. Os Eventos, sejam eles grandes ou pequenos, s podem ser bem sucedidos se tiverem um indivduo com a ajuda de um grupo que faam com que acontea da melhor forma. A lista de variedade de Eventos longa, e importante reconhecer esta diversidade, pois os Eventos devem ser tratados com particularidades e cada um tem as suas caractersticas e necessidades prprias.
A organizao do Evento deve, desde o primeiro instante da aco, tomar conscincia de que para os participantes o Evento muito importante, pode ser a sua maior oportunidade. Para o espectador, pode significar a emoo de uma vida. Se bem organizado, o Evento pode ser uma grande emoo. J ao contrrio, com certeza uma experincia desagradvel para todos os intervenientes. Cada Evento nico, e fundamental reconhecer as suas
caractersticas singulares. Para isso, o organizador tem que identificar com preciso a natureza das suas tarefas e trabalho especifico a ser feito.
Mas nem tudo so diferenas. As questes prticas gerais de organizao e os princpios bsicos so sempre os mesmos. O facto que existem mais semelhanas gerais do que diferenas individuais. As necessidades tcnicas e especficas podem ser diferentes, mas existiro muitas demandas universais, tais como o financiamento, as instalaes, os transportes, o marketing e o pessoal. Todos estes problemas tero que ser solucionados, e as hipteses de resoluo aplicam-se a todos os Eventos.
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5.2.
A Complexidade de um Evento
A organizao de um Evento deve ser avaliada segundo os factores que
directa ou indirectamente afectaro esse mesmo Evento, quer sejam logsticos ou humanos. Desde a sua abrangncia, seja esta local ou internacional; ao seu padro, que pode ser simples ou complexo; passando pelo nmero de participantes e espectadores; pelo financiamento do Evento e pela cobertura do mesmo por parte dos mdia, todas estas situaes afectaro o Evento de diversas formas. fundamental a certeza da garantia de recursos desde o primeiro momento de nascimento de um Evento, pois a eminncia de um desastre real se as demandas onerosas forem subestimadas.
Faa as perguntas certas. Se no obtiver respostas o melhor no comear:

Porqu o Evento? Qual a natureza do Evento? O que deve ser organizado? Quando ter lugar? Onde ter lugar? Como ser desenvolvido o Evento? Quais os custos? Quem organizar o Evento?
Existem outras questes ligadas ao interesse dos mdia, s tcnicas publicitrias e ao financiamento, que indubitavelmente exigiro uma longa reflexo sobre estas perguntas. O Estudo de Viabilidade do Evento um exame aos itens necessrios. fundamental que este seja considerado no incio da organizao do Evento. O fracasso do planeamento o planeamento para o fracasso. (Annimo)
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5.4. O Planeamento
A identificao de metas e objectivos, estabelecendo o mtodo de obteno, fazem parte de um bom planeamento. Se para acontecer um Evento, ele ser resultado de uma aco de cuidadoso planeamento.
O Planeamento rege-se pela regra dos quatro P`s:

Preciso Promoo Performance Perfeio
A amplitude do planeamento varia consideravelmente, de acordo com a complexidade e importncia da ocasio.
O processo de planeamento de Eventos:
Ambiente Externo
Demanda de clientes
Oramento de Marketing
Proposta
Estudo de Viabilidade
Metas e Objectivos
Necessidades de Implementao
Ambiente Interno
Plano Corporativo Parcerias
Disponibilidade de recursos
Pratica Futura
Monitoria E Avaliao
Plano de Implementao
Durante e aps o Evento
Equipa de Logstica
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5.3. Eventos e a Imagem Corporativa

No enorme aglomerado de instituies oficiais ou no, que prestam servios e desenvolvem um pas, quase todas levam a cabo eventos para oferecerem a oportunidade de aprender, actualizar-se, fazer intercmbio de conhecimentos ou estreitar as relaes pessoais e inter-institucionais, e partilhar experincias e opinies em campos to variados. Dependendo da tcnica, do mtodo de divulgao, da sua natureza, do propsito e da sua durao, os eventos podem ser designados de congressos, recepes, inauguraes, graduaes, entregas de distines, juramentos entre outros. A produtividade, a formalidade, o respeito pelo protocolo, a etiqueta, a eficincia e efectividade da organizao, determinam a qualidade de um Evento.
Imagem
Corporativa
segundo
especialistas
na
matria
da
comunicao corporativa, trata-se de uma entidade como ser propriamente dito, que em conjunto com o trabalho organizacional forma a personalidade da instituio.
Neste sentido podemos compreender a Logomarca como canal de transmisso de valores, filosofia e cultura organizacional. Esta formada por dois elementos, a identidade grfica e a identidade ambiental.
Em conjunto devem:
Reflectir o Evento Comunicar o tema Ser atraente e chamar a teno Criar uma imagem do Evento Transmitir mensagens importantes Ser colorida (de preferncia)
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Na primeira, o nome e o logtipo funcionam como um complemento do reconhecimento da organizao. Na segunda, o mobilirio, a tecnologia e a prpria ergonomia das instalaes, so os elementos constituintes. Por fim, inclui tambm uma identidade sonora que se refere publicidade.
5.5.
Os Objectivos SMART de um Evento

Todos os objectivos devem ser estabelecidos, acordados e
compreendidos por todos os envolvidos, para que se possam objectivar compromissos com a concretizao desses alvos. Os objectivos SMART (em ingls) ajudam-nos a determinar e a coordenar esforos nesse propsito:
Spcific Especficos do Evento em questo Measurable Mensurveis em termos estatsticos Agreed ou Achievable Acordados ou Alcanveis a todos os
envolvidos
Realistic ou Relevant Realistas ou Relevantes em relao aos
recursos disponveis
Timed bem programados em termos Temporais ajustados ao
cronograma do Evento
Alm disto, os objectivos devem ser simples e claros, para evitar confuses e incompreenses ou a transmisso de mensagens incorrectas.
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5.6. O Marketing num Evento

O termo Marketing um dos mais usados e menos compreendidos em situaes de organizao e gerncia. Todo o projecto deve ser dominado pelo desejo de oferecer um Evento no s a convidados e participantes, mas tambm a patrocinadores, mdia, VIP`s, equipa, anunciantes e pblico. Qualquer operao de marketing deve desenvolver uma anlise situacional no sentido de saber como o Evento se ir adequar. Esta anlise baseada nos mtodos SWOT:
Strengths - Pontos Fortes internos da organizao Weaknesses os Pontos Fracos internos da organizao Opportunities as Oportunidades externas que possam surgir Threats as Ameaas externas enfrentadas pela organizao
Para que o marketing funcione num Evento, o alvo tem que ser muito claro. Qualquer que seja o grupo, deve estar bem identificado como Pblicoalvo.
A Propaganda sendo bem direccionada e financeiramente vivel, tambm pode fazer a diferena entre o sucesso e o fracasso. A eficcia da propaganda de um valor inestimvel.
A Publicidade e a relao com os Mdia, deve desenvolver uma campanha bem planeada, paralela propaganda. Preferencialmente, esta campanha deve acontecer por um perodo de alguns meses, atingindo o pico um pouco antes do Evento. O contacto com os mdia deve ser estabelecido desde o primeiro momento, e no tenha receio desse contacto, lembre-se:
Eles precisam de si, tanto quanto voc precisa deles.

Voc conhece mais os pormenores tcnicos do seu Evento do que eles. Demonstre confiana durante uma entrevista, quanto mais relaxado estiver,
melhor ser o seu desempenho.
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5.7. Comisses Bsicas em Eventos

Aps este estudo sobre os aspectos essenciais, que fundamentam uma organizao e mostram em linhas gerais como est estruturada uma organizao, considera-se necessrio saber como se desenrola este processo num evento e quais as suas implicaes. A organizao rene esforos e cria a estrutura adequada no sentido dos objectivos. Isto significa, identificar um conjunto de funes a
desempenhar, atribuies de responsabilidades a uma ou a um conjunto de pessoas, delegar poderes, definir nveis de coordenao e interrelacionamento para que, a efectividade e produtividade de todo o processo seja um sucesso. Toda a estrutura da organizao de um evento gira em torno de quatro comisses de trabalho: Logstica, Relaes Pblicas e Protocolo, Finanas e Cultural, e estas por sua vez prestam contas Comisso Organizadora ou Comisso Principal.
5.7.1. A Comisso Organizadora
Normalmente constituda pelo anfitrio e os respectivos patrocinadores ou parceiros organizativos, em ltima estncia o rgo supremo do Evento, o qual garante ao mesmo todos os recursos disponveis.
5.7.2. A Comisso de Logstica
Encarrega-se de todas aquelas actividades inerentes ao apoio de bastidores que tornam possvel o evento. Estas actividades so: o transporte, as comidas, o alojamento, servios de secretaria, apoio tcnico-acadmico, apoio tcnico-audiovisual e apoio de servios em geral.
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de realar que estas subdivises da mesma comisso derivam da especificidade do evento, mas no implica que para se efectuarem seja necessrio duplicar os recursos ou utilizar grupos diferentes de pessoas. Esta diviso de subcomisses e tarefas depende do nmero de participantes que iro ser recebidos e a quantidade de recursos humanos e econmicos disponveis para o evento. Por ser evidente o tipo de actividades desenvolvidas pelas
subcomisses de transporte, alimentao, alojamento e secretaria, no incluiremos mais detalhes. Considera-se, no entanto, primordial explicar algumas definies sobre as subcomisses de apoio tcnico-acadmico, tcnico-audiovisual e de servios em geral.
5.7.2. a) Subcomisso de Apoio Tcnico-Acadmico
Cria-se quando o evento do tipo Conferencia, Seminrio, Congresso, Simpsio ou qualquer outro da mesma ndole.
Entre as vrias responsabilidades damos especial ateno elaborao das normas de apresentao do trabalho no evento, reviso de toda a temtica a desenvolver, determinar a metodologia de trabalho de cada um dos participantes, recapitular, ordenar a reproduo e distribuir os materiais. Por fim, coordenar a elaborao de uma memria sobre todos os trabalhos apresentados no Evento, entre outras.
5.7.2. b) Subcomisso de Apoio Tcnico-Audiovisual
Concentra-se em coordenar tudo o que est relacionado com o som, gravaes, filmagens, fotografias e equipamentos necessrios para a apresentao dos trabalhos como retroprojectores, ecrs e vdeos, entre outros. 42
5.7.2. c) Subcomisso de Apoio de Servios em Geral.
Encarrega-se de controlar e supervisionar toda a iluminao, telefones, ventilao e electricidade do local onde se realiza o evento. A sua sinalizao, a vigilncia e segurana, bem como o
aprovisionamento de todo o tipo de materiais necessrios ao Evento, servio de reproduo e assistncia informtica.
5.7.3. A Comisso de Relaes Pblicas e Protocolo
Basicamente, atende todas as actividades de promoo e divulgao do Evento. Desde as relaes inter-institucionais, realizao de recepes e actividades sociais e todo o cerimonial do Evento, de acordo com as normas protocolares, que permitam projectar adequadamente a imagem da instituio organizadora.
5.7.4. A Comisso de Finanas
Centra todos os seus esforos na elaborao e execuo das actividades administrativas e financeiras do Evento. Em algumas situaes, a actividade financeira da responsabilidade do Director Geral. Contudo se o Evento envolve uma gesto de gastos elevados e diversos, recomendvel a nomeao de um coordenador adjunto especialmente para esta funo.
5.7.5. A Comisso Cultural
encarregada de elaborar todo o programa Cultural, Recreativo, Turstico e de Exibio acordado para o Evento. Seja qual for a actividade (Congresso, Seminrio, Condecorao, Encontro Desportivo), as instituies tendem a agrupar os programas culturais
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segundo as prprias riquezas culturais da instituio, da regio ou mesmo do pas, para uma maior valorizao da identidade cultural.
bom lembrar que qualquer que seja o Evento, deve ter sempre, durante o decorrer do mesmo, a presena de um mdico ou na menor das hipteses, uma Unidade de Primeiros Socorros, bem como uma ambulncia, para prestar auxlio em caso de emergncia. Este recurso funde-se na Subcomisso de Apoio de Servios em Geral, como uma unidade de apoio ao Evento.
Esta uma estrutura organizacional bsica:
Comisso Organizadora
Comisso de Logstica
Comisso de Relaes Pblicas e Protocolo
Comisso de Finanas
Comisso Cultural
Subcomisso de Apoio Tcnico-Acadmico
Subcomisso de Apoio Tcnico-Audiovisual
Subcomisso de Apoio de Servios em Geral
Unidade de Primeiros Socorros
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No entanto, existem estruturas organizativas complexas, necessrias para grandes Eventos, como a apresentada na figura seguinte:
Comisso Principal
Comisso de Finanas
Comisso Executiva
Transporte
Comunicaes
Hospedagem
Tcnica
Convidados
Mdia
Local
Local
Espectadores
Promoo
Convidados
Protocolo
Participantes
Propaganda
Participantes
Emergncias
5.9. Estdios de um Evento

Qualquer actividade depende do seu anfitrio, das pessoas envolvidas e das circunstncias. Pode-se dizer que um Evento atinge os seus propsitos quando se determina, a onde ir e porqu. Os factores principais para o xito de um Evento so dois: a Instituio Patrocinadora (Anfitrio) e o Coordenador do Evento (Director).
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A Instituio Patrocinadora responsvel por oferecer o Evento, e o reconhecimento deste no meio a que pertence, depende quase sempre da assistncia de um maior ou menor nmero de participantes, bem como o peso poltico da instituio.
A Coordenao nestas alturas considerada uma profisso cuja principal tarefa planificar, administrar, orientar os processos em grupo, preparar originais, etc. Na realidade, a direco de um Evento supe o conhecimento especializado de vrias tcnicas e processos que devem combinar-se adequadamente para garantir o xito. Ao ter a ideia prvia do Evento, temos a possibilidade de determinar alguns processos, como por exemplo:
5.9.1. Investigao
Permite instituio estabelecer objectivos e definir a meta ou fim que persegue, atravs da investigao de todos os factores positivos e negativos, passados e presentes, internos ou externos que afectaro a execuo do Evento. Esta anlise (antecedentes, presente e futuro) fundamental para o sucesso de qualquer projecto.
5.9.2. Pr-Evento
Inicia-se quando temos o anteprojecto. Quando temos a ideia aprovada comea-se com o projecto, j com os custos determinados, nos quais se devem incluir as variaes esperadas. Em caso de Eventos mais onerosos conveniente fazer um seguro contra falhas, cancelamentos ou adiamentos, mesmo sendo este relativamente
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dispendioso. Deve-se tambm providenciar um seguro de responsabilidade civil e um seguro limitado para acidentes pessoais.
5.9.3 Contingncias
O oramento deve conter um montante oramental para custos imprevistos. Dependendo do porte do projecto deve ser resguardada uma percentagem de 5% a 10% da despesa total para emergncias, que inevitavelmente surgiro. Devem existir sempre planos de contingncia para que a equipa possa agir com a atitude adequada. a chamada Lei de Murphy: Se fizer um planeamento para enfrentar possveis problemas, possvel que mesmo assim os desastres aconteam. Se no fizer um planeamento, com certeza os desastres acontecero. Em todo o tipo de incidentes deve prevalecer o sentido de cortesia. Ou voc parte da soluo ou parte do problema. (Elridge Cleaver)
5.9.4. Processos a realizar dias antes do evento:
1. Alojamento 2. Transporte (areo ou terrestre) 3. Local do evento 4. Acto inaugural do evento 5. Desenvolvimento do evento 6. Logstica 7. Contedo das mesas
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5.9.5. Evento
Quando as fases anteriores esto tratadas tempo de comear a preparar o Evento. Para um bom desenvolvimento das actividades, aconselhvel dividir o trabalho por grupos e designar um responsvel para as tarefas de cada actividade. Grande parte do trabalho de um Evento realizado em ambiente de grupo, e um Evento de qualidade depende de uma boa dinmica de grupo. Em termos gerais, toda a preparao do Evento surge da existncia de uma meta compartilhada e objectivos comuns. Todos devem trabalhar permanentemente para preservar essa unio de propsitos.
Incidentes:
Procure acertar sempre, mas se cometer algum erro no se preocupe, percebido o erro, corrija-o rapidamente e com naturalidade. A regra de ouro nunca parar o servio e manter a calma. Como diz Kipling: se conseguir manter o bom senso mesmo quando todos ao seu redor j o perderam, e ainda o culpam por isso. Muitas vezes pode julgar-se uma pessoa pela sua reaco a uma crise inesperada. A capacidade para lidar com este tipo de situao a habilidade fundamental para pessoas que trabalham directamente ligadas organizao de Eventos.
5.9.6. Ps-Evento
Para concluir o Evento devera levar-se a cabo uma srie de trabalhos que encerraro o Evento, tais como:
Controlar o estado das equipas e instalaes antes da sua devoluo.

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Recolher os objectos perdidos que possam ser reclamados. Recolher os documentos ou brochuras que sobraram. Enviar cartas de agradecimento. Editar discursos, pontos de discusso, informe final, acta final e outros. Preparar lista definitiva de participantes com dados institucionais e pessoais. Completar as notas para o arquivo e consultas posteriores.
O fecho financeiro das actividades de qualquer instituio deve ser cuidadoso e minucioso, uma vez que supem uma apresentao no informe do evento. No sector pblico e voluntrio as grande s perdas podem ser desastrosas. Os sistemas de controlo efectivo devem:
ser totalmente compreensveis

seguir as estruturas organizacionais risca identificar rapidamente os desvios permanecer flexveis orientar a aco correctiva ser econmico
Se o Evento for privado, o controlo de todas as transaces financeiras o aspecto mais importante da gerncia, uma vez que o lucro essencial. Todas as dvidas devem ser saldadas para que se possa estabelecer o custo total do evento.
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5.9.7. Avaliao
fundamental que qualquer Evento, seja pequeno ou grande, tenha um processo de avaliao criterioso, que ser desenvolvido durante (formativo) a sua realizao e no final (somativo). Durante, normalmente chamado de controlo mas na verdade uma avaliao permanente dos erros e acertos, para que o desembolso financeiro e a aco estejam bem direccionados e em dia. A avaliao final deve ser sempre levada a cabo. O grau de formalidade varia de acordo com o Evento: pode ir de um simples questionrio at pesquisas de mercado encomendadas a profissionais; de uma discusso entre colegas at uma longa srie de sesses de equipa. Embora os processos de avaliao possam variar o princpio sempre o mesmo: a avaliao final vital e deve ser realizada.
Avaliar um vento tem uma dupla finalidade:

Melhorar a qualidade dos eventos Subministrar dados que permitam uma melhor preparao e administrao de futuros eventos.
Acima de tudo, um Evento deve ser avaliado em relao aos objectivos SMART que lhe foram designados. Estes foram escolhidos para serem especficos, mensurveis e com tempo determinado, para que essa avaliao seja possvel. Se isto no for possvel, ento os objectivos esto errados, ou mal formulados.
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5.10. Organizao de Eventos

Os Departamentos de Protocolo centralizam todas as actividades relacionadas com o processo de organizao de eventos. Preparam visitas
guiadas e do suporte administrativo e pessoal, bem como assessoriam todo o tipo de informaes relacionadas com a organizao do acto (acolhimento de autoridades, decreto de precedncias, ordem de discursos, ordem de acesso aos locais, cortejo, etc.).
5.10. a) Denominao do Acto
fundamental conhecer a denominao dos actos, os assistentes, dias de celebrao, horrio, pblico-alvo, etc. para poder informar correctamente todas as pessoas envolvidas no acto.
5.10. b) Marcao de Data e Hora
Com antecedncia suficiente para fazer todos os preparativos, que dependendo da relevncia do acto ser de 3 meses. As salas devem ser reservadas tanto para o dia da celebrao como para o dia anterior, e assim poder preparar as salas e os servios tcnicos necessrios.
5.10. c) Petio por Escrito
Deve ser feita a quem corresponda a sede onde vai ter lugar o acto (Presidente, Reitor, Decano, Director de Centro ou de Gesto de Espaos). Esta petio faz-se tambm s secretarias das Instituies, empresas ou ao Responsvel de Planificao e Assuntos Econmicos.
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5.10. d) Edio de Brochuras, Convites, Cartazes, etc.
Gabinete de Desenho
Pode ser necessrio realizar material de promoo e divulgao do acto. Neste caso, a maior parte das vezes preciso contactar o Gabinete responsvel pela divulgao da Instituio ou do Organismo Oficial que realizaro o desenho dos cartazes, folhetos, convites, etc. Este servio tem que ser requisitado com muita antecedncia. O cliente deve fornecer os modelos indicando o tema, o ttulo, as datas, o local, quem vo ser os conferencistas, etc., com toda a preciso. Tambm este servio deve ser disponibilizado o tempo devido.
5.10. e) Envio de Convites
Os convites devem ser enviados com, no mnimo, 3 semanas de antecedncia, para que se possam processar as confirmaes se necessrio. Dever constar no convite a data limite de confirmao e os nmeros (telefone e fax) ou meios de comunicao (e-mail) para o fazer. A forma mais prtica de se prever quantos convidados vo estar presentes em determinado evento, a impresso nos convites do termo RSVP que significa Rspondez Sil Vous Plait (Responda Por Favor). Este requisito deve mesmo ter uma resposta, porque a omisso significa que o convidado declina o convite e no estar presente.
5.10. f) Parte de Manuteno
Solicita-se ao Gabinete de Planificao e Projectos todo o material necessrio para o desenvolvimento do acto, como: megafonia, atril para palestras, mesas presidenciais (indicando o n de pessoas que devero ocupa-la, toalhas de mesa, musica, projectores, bandeiras, equipamentos multimdia, etc.). 52
5.10. g) Colaboraes
Se for necessria a colaborao no acto de auxiliares de servios, deve-se contactar com a devida antecedncia, o servio de pessoal para a sua designao.
5.10. h) Presena de Autoridades
Passos para solicitar a sua presena num acto:
1. Convite para o acto
Entregar o convite pessoalmente ou s suas secretarias com duas semanas de antecedncia.
Anexar o programa completo do acto, com datas, horrios e autoridades que vo assistir.
Se o convite for entregue pessoalmente, imprescindvel informar a sua secretaria, para que conte na sua agenda.
2. Dia do Acto
Um quarto de hora antes do incio do acto, os organizadores de maior hierarquia iro buscar as autoridades para acompanha-las at sala onde se vai celebrar o acto.
A pessoa encarregue da apresentao do acto devera ter na mesa presidencial um guio do desenvolvimento do acto, e dos momentos em que dever intervir, com as palavras que dever dizer.
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5.10. i) Gabinete de Comunicao
Dar conhecimento ao Gabinete de Comunicao, pelo menos com uma semana de antecedncia, o acto que se vai celebrar, a sua durao e se requer a presena de jornalistas e meios de comunicao.
5.10. j) Servio de Jardinagem
Deve-se comunicar ao servio de jardinagem o acto que se vai celebrar, a fim de preparar as flores e plantas para as reas a utilizar.
5.10. k) Contratao de Menus
Se h uma refeio aps a realizao do acto, h que realizar a reserva com pelo menos uma semana de antecedncia, indicando o nmero de comensais. A disposio das mesas, o tipo de servio e o protocolo, deve ser atempadamente tratado.
5.10. l) Assistncia de grupos Folclricos ou Musicais
necessrio contactar os fornecedores destes servios e organizar onde, quando e por quanto tempo devem actuar.
5.4. m) Contratao do Servio de Imagem
Captao fotogrfica em filme de momentos do evento. A empresa responsvel por este servio deve ser informada, pormenorizadamente sobre o programa do acto que se vai realizar (chegada de autoridades, horrios, etc.), e qual o objectivo e inteno da recolha. 54
5.4. n) Vesturio
Em actos oficiais h que informar todos os convidados sobre o tipo de vesturio a levar (cerimonia, acadmica, etc.). Devemos tambm informar se necessrio levar fato de gala a um eventual jantar.
5.4. o) Outros Servios

No hall e nas salas devem existir arranjos florais. Nas mesas devemos dispor de copos e garrafas de gua. Devem figurar cartazes vista, na entrada da sala e na mesa de conferncia, com os nomes dos conferencistas. Os actos podem ser gravados (imagem e udio ou s udio).
5.8. O Sucesso de um Evento

Um bom Evento constitudo por alguns elementos comuns e importantes:
Uma viso ntida e um objectivo definido para o esforo de todos. Objectivos SMART claros, com os quais todos se comprometam. Uma estrutura organizacional adequada e flexvel, capaz de
desenvolver tarefas especficas, mas mantendo sempre uma unidade geral de propsitos. Uma equipa comprometida e disposta a ir alm. Um coordenador com capacidade, autoridade e personalidade. Planeamento preciso e detalhado, desenvolvido e documentado num cronograma adequado. Um esforo coordenado de equipa, funcionando dentro dos limites oramentais e dentro dos recursos disponveis. Linhas de comunicao eficientes.
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Uma boa imagem pblica. Uma divulgao e apresentao eficazes, alm de planos de contingncia includos no plano geral. Um compromisso total com o apoio ao cliente. Sistemas permanentes de controlo e monitorizao. Uma atmosfera de unidade, trabalho, humor e entusiasmo. Uma boa avaliao posterior ao Evento.
No existem respostas mgicas, mas a informao contida neste manual em conjunto com uma boa dose de sorte e capacidade de avaliao, so fundamentais para um bom desempenho.
56
Mdulo 6
6.1. Colocao de Mesas

Antes da preparao e colocao das mesas h que ter em ateno a sua disposio no salo. Existem vrias formas aceites pelo protocolo, dependendo a sua escolha do tipo de evento a que vai ocorrer. Esta actividade deve ser cuidada com grande esmero, devido ao seu carcter protocolar. Dever-se-o ter em conta o tipo de autoridades oficiais ou no que estaro presentes bem como os seus cnjuges, quais as caractersticas do jantar e o acontecimento que o motivou. O formato das mesas tambm relevante, e existem diversas configuraes, desde as mesas redondas s ovais, passando pelas quadradas ou rectangulares at s hexagonais, tudo volta a depender do evento a que se destinam e do espao disponvel no salo.
6.2. Reunio de Delegaes Estrangeiras

Neste tipo de evento colocam-se alguns problemas protocolares, quando os protagonistas so representantes de pases onde existam divergncias de carcter poltico, ideolgico, ou conflito blico.
Delegao do Iraque
Delegao do Iro
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Neste caso, damos como exemplo o Iro e Iraque, em que ambas as delegaes entrariam ao mesmo tempo no salo atravs de portas laterais, que trespassariam vez e sempre no mesmo sentido, para ocuparem os seus lugares numa longa mesa rectangular.
A presidncia desta mesa caberia ao Secretrio-geral das Naes Unidas, em conjunto com dois outros membros da sua equipa, e todas as intervenes seriam feitas atravs deste membro da ONU.
Existem conferencias, pactos ou reunies, entre chefes de governo que adoptam as mesas redondas com a inteno de no conceder lugares preferenciais a nenhum dos participantes, e assim estejam todos ao mesmo nvel de discusso nos assuntos tratados.
6.3. Reunio de Trabalho de Associao / Grande Empresa

Quando organizamos um seminrio ou reunio de carcter no oficial, as mesas podem-se distribuir de diversas maneiras, a fim de facilitar o trabalho dos assistentes.
Associao / Membros Empresa Presidncia Associados / Membros Empresa
Pode haver um local destacado para a presidncia num lateral da mesa ou mesmo no centro da mesma.
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O resto dos assistentes distribuem-se por hierarquia ou como considerarem adequado.
A opo de escolha do lugar por parte da Presidncia ou do anfitrio da reunio uma norma de protocolo a respeitar sempre.
6.4. Mesas com Presidncia

Adaptando sempre as mesas s condies do salo, a mesa presidencial uma outra opo de colocao, em que as mesas dos comensais ficam separadas da mesa da presidncia.
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13
19 27 35 43 51 59 67 75 83
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15 23 31 39 47 55 63 71 79
17
18 26 34 42 50 58 66 74 82
16
22 30 38 46 54 62 70 78 86
20
29 37 45 53 61 69 77 85
25 33 41 49 57 65 73 81
24 32 40 48 56 64 72 80
28 36 44 52 60 68 76 84
59
Normalmente, afixado um plano de mesa com a reproduo exacta das mesmas, e a indicao da mesa e lugar correspondente a cada comensal, circundando o nmero que lhe corresponde. Esta colocao feita a partir da mesa central direita da presidncia, seguindo sempre a ordem de precedncia at ao ltimo lugar na mesa nmero quatro, que a da esquerda da presidncia, isto de acordo com as normas de protocolo. A composio das mesas pode ser muito variada, podemos jogar com as dimenses, caractersticas fsicas do salo e o nmero de comensais.
O objectivo final deve ser a procura de harmonia no conjunto das mesas e nas formas destas.
6.5. Mesas num Banquete Imperial

Nos banquetes podem-se usar mesas de diversas configuraes. Se uma mesa das denominadas Imperial, onde podem existir duas Presidncias, anfitrio e homenageado, o lugar do segundo estar situado face entrada da sala ou das janelas. Por segurana, pode-se optar por uma situao mais adequada.
25 21 17 13 9 5 3 x 1 7 11 15 19 23 27
28 24 20 16 12 8 2 x 4 6 10 14 18 22 26
60
Nesta classe de mesas, uma vez estabelecidos os lugares de Presidncia (anfitrio e homenageado), o resto assinalar-se- alternadamente direita e esquerda de ambas as presidncias, tendo sempre em conta a hierarquia dos comensais, situando o primeiro direita do homenageado, o segundo direita do anfitrio assim sucessivamente, procurando sempre que as esquinas no sejam ocupadas por senhoras. Estas, sendo casadas, assumem a hierarquia e precedncia dos seus maridos. Contudo, em caso de a senhora desempenhar um cargo oficial, o seu marido no ter direito a assumir a precedncia da esposa, ficando esta com a hierarquia que lhe corresponda por razes protocolares. Os lugares so sempre alternados com senhoras e cavalheiros, partindo-se do principio que as presidncias ficam ladeadas em ambos os lados por duas senhoras, uma direita e outra esquerda, tanto para o anfitrio como para o homenageado. Em caso de as presidncias serem ocupadas pelo homenageado e a anfitri ou vice-versa, em ambos os lados da senhora colocam-se dois cavalheiros, um direita e outro esquerda, e ao cavalheiro sucede conforme referido no pargrafo anterior.
Enumerados os lugares em pares e mpares e reproduzidos num plano da mesa que entregue a cada comensal, observa-se que a colocao feita em aspas (como indica a figura), para que membros de um casal no coincidam juntos.
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Legenda:
Cavalheiro 5 Senhora 6
A Mltipla presidncia a soluo encontrada para ocasies em que diversas pessoas, conforme credencial protocolar, devem ocupar o lugar de nmero um, ou devem presidi-la por especial deferncia. Nestas
circunstncias, adopta-se o mtodo da dupla presidncia:

A Autoridade no lugar nmero um.
O anfitrio no lugar nmero dois.
A anfitri, mesa, estar esquerda da Autoridade.
A esposa da Autoridade ao lado do anfitrio.
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6.6. Mesas em U e em Pente

Existem outro tipo de mesas que podem ser em forma de U ou em Pente, conforme se indica nas figuras abaixo, que se usam com bastante frequncia por considerar que toda a linha frontal da mesa de situao preferencial.
Mesa em U 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10
11 13 17 21 25 15 19 23 27 16 20 24 28
12 14 18 22 26
Em mesas com estas caractersticas deve-se seguir o sistema alternativo de colocao.
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A mesa em Pente considerada uma das mais prticas, porque se evitam complicaes desnecessrias de localizao, dada a susceptibilidade de algum comensal.
Mesa em Peite 13 15 17 25 33 41 49 23 31 39 47 55 19 27 35 43 51 21 29 37 45 53 22 30 38 46 54 20 28 36 44 52 24 32 40 48 56 11 9 7 5 3 1 x 2 4 6 8 10 12 14 16 18 26 34 42 50
Se a presidncia for de cavalheiro e dama, por exemplo Presidente da Repblica e Primeira-Dama, ocupariam os dois postos centrais da presidncia, e direita e esquerda procurar-se-ia colocar um nmero par de lugares para que esta (presidncia) ficasse centrada mesa.
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6.7. Outras Configuraes

Esta disposio em forma de Espiga comporta, no mnimo, dez mesas rectangulares do mesmo tamanho.
Presidncia Mesa n1 Mesa n2
9 8 6 4 5 7
A primeira mesa colocada ao centro do salo e pertence presidncia do evento. Esta ser ladeada por duas outras mesas onde ficaro os comensais de maior hierarquia, colocados pelas suas precedncias,
nomeadamente na mesa nmero um decrescendo a hierarquia conforme os lugares mais afastados da mesa com presidncia, e igualmente para a mesa nmero dois. As restantes mesas so colocadas de forma oblqua, de forma a deixar um corredor central de acesso mesa com presidncia, em que os comensais sero dispostos com identificao de lugares, atravs de cartes de reserva, onde consta o nome e cargo, e figura o nmero afixado no plano de mesa.
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A configurao em ncleos dispersos composta por mesas redondas, e comporta vrias mesas de tamanho mdio dispostas de forma ordenada por todo o salo, com uma mesa tambm ela redonda mas maior do que as anteriores, para a presidncia do evento.
9 3 7 Pres. 1 2 5
11
10
12
Um plano de mesa com o nmero correspondente de lugar entregue a cada comensal, para uma melhor localizao da mesma. Tambm est a ser bastante utilizada pela sua comodidade, (especialmente em grandes jantares), a colocao de um painel alfabetizado dos comensais, indicando o nmero da mesa que cada um vai ocupar.
O chefe de protocolo deve preocupar-se sempre com o servio dos seus empregados de mesa, para que estes realizem com eficcia e simpatia, o seu desempenho.
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Mdulo 7
7.1. O Jantar
Esta actividade formal da vida oficial e social deve ser levada a cabo com grande esmero, no s pelas caractersticas protocolares como pelas autoridades que normalmente a presidem ou so convidadas.
7.2. Entrada e sada dos convidados

O anfitrio deve fazer as apresentaes necessrias antes de os convidados passarem para a sala de jantar. Ate h pouco tempo, as senhoras eram apresentadas pelo nome do marido, isto no entanto tem sofrido alteraes. Contudo, se a senhora ocupar algum cargo ou funo de destaque, ser apresentada pelo prprio nome, declarando-se o ttulo. O anfitrio no deve esquecer que: ex no significa nada. Deve apresentar os convidados pelos cargos actuais.
Nos jantares informais quando se anuncia que a mesa est servida, a anfitri conduz todas as senhoras para a sala de jantar e assim que terminar, a vez do anfitrio conduzir os cavalheiros procurando que o faam pela ordem de precedncia mas sem forar as situaes.
Terminado jantar, os anfitries do o sinal de levantar-se e saem primeiro as senhoras precedidas pela anfitri, seguidas pelo anfitrio que cede a passagem aos seus convidados.
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A sobremesa servida numa outra sala onde se poder entrar em amena conversa e se servem os cafs, os licores, as frutas, agua, etc. a altura ideal para se fumar um cigarro.
Se a sobremesa se prolongar muito pode-se oferecer rum, whisky ou outro tipo de bebidas alcolicas, simples, com gelo ou gua. Em caso de se oferecerem cocktails, este o momento indicado.
7.3. O Servio de Mesa

A configurao de um servio de mesa, apesar de na maior parte das vezes parecer simples, de enorme importncia pois a mesa a grande protagonista desta classe de actos, e por isso deve ser considerada objecto de ateno.
A Mesa deve ter um tratamento especial, para que a sua preparao esteja em consonncia com a categoria e hierarquia da autoridade ou homenageados convidados.
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Esta a composio de uma mesa bsica para uma refeio protocolar.
Licor gua Champanhe

V. Tinto 5 V. Branco
Legenda
1. Colher de Sopa 2. Talheres de Peixe 3. Talheres para carne ou outro prato mdio 4. Talheres para qualquer outro prato 5. Talheres para a sobremesa 6. Guardanapo 7. Prato principal
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7.4. A montagem da Mesa

O ajuste das mesas simples, mas no pode deslizar para o descuido e negligncia, porque a elegncia no somente regra protocolar, uma questo de educao. A montagem da mesa deve ser feita pelos menos duas horas antes, para que a toalha se ajuste mesma. Tanto esta como os guardanapos devem estar impecavelmente engomados.
Para colocar os talheres deve conhecer-se previamente o menu. Estes so colocados de ambos os lados do prato principal, os garfos esquerda, excepto o garfo das entradas que fica direita ( o primeiro a ser utilizado), com as colheres e as facas. Os talheres de sobremesa numa refeio informal podem colocar-se em frente ao prato principal. O Sous-plat um prato maior colocado entre o prato principal e a toalha, que se torna muito elegante.
Os copos colocam-se direita, tendo como ponto de partida a faca para os assados, e esta deve ficar em linha recta com o copo da gua, logo seguido direita pelo copo de vinho tinto e branco. Se estiver previsto um brinde, o copo do champanhe coloca-se atrs do copo da gua.
O Guardanapo fica do lado esquerdo do prato principal, entre este e os garfos.
O carto de marcao de lugar na mesa coloca-se em frente ao prato principal e a lista do menu na parte superior esquerda deste.
Os candelabros usam-se para banquetes nocturnos e devem estar acesos antes de os convidados se sentarem mesa.
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Os centros de mesa devem ser pequenos e baixos para permitir a conversao os convidados, e podem ser arranjados com frutos ou flores naturais, estas ultimas convm que tenham p curto e ptalas com perfume forte.
7.5. Como servir

Num jantar de gala recomendvel que os empregados de mesa sejam homens. Os empregados que servem a comida, devem transportar as travessas sobre a mo esquerda aberta e com um guardanapo dobrado por baixo para evitar o calor, e a mo direita sobre a parte inferior das costas, com a palma virada para cima. A comida serve-se sempre pela esquerda e os pratos usados retiram-se pela direita ao mesmo tempo que se colocam novos pela esquerda, devendo o empregado permanecer nas costas do convidado. O prato fundo da sopa e a taa de consome com o seu pires retiram-se sem ser feita a troca imediata.
As saladas, sendo servidas a acompanhar o prato principal, utilizam-se uns pratos especiais em forma de meia-lua para dispor a mesma. Se for servida separadamente do prato principal, devem existir pratos mdios, que se colocam desde do incio na mesa.
Apesar de pouco comum, alguns anfitries preferem no servir saladas em jantares de cerimnia, j que o vinagre utilizado para as temperar prejudica a apreciao de um bom vinho. Os vinhos e gua servem-se pela direita e s se verte o liquido em duas teras partes do copo.
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7.6. Ordem seguida para servir

Tradicionalmente serve-se em primeiro lugar a senhora que se encontra ao lado direito do anfitrio, seguindo imediatamente para a esquerda deste e assim sucessivamente na direco dos ponteiros do relgio. Isto faz com que o anfitrio seja o segundo a ser servido.
Se o jantar for numeroso e existem dois empregados a servir, o primeiro vai efectuar o servio desde o incio (paragrafo anterior), at ao comensal direita da anfitri.
O segundo empregado comea na anfitri, continuando pelos restantes comensais na direco dos ponteiros do relgio, at chegar ao comensal que est situada ao lado do ponto inicial do servio do primeiro empregado.
Como se demonstra na figura seguinte:
A1
A2
Legenda
A1. Anfitrio A2. Anfitri
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B. C. D.
Senhora direita do anfitrio Comensal direita da anfitri Comensal ao lado do ponto inicial do servio Primeiro empregado Segundo empregado
A ordem de servir efectuada em dois servios: um servio desde B a C e o outro servio desde A2 a D.
7.7. Ordem dos Pratos

Os pratos so servidos no jantar conforme ordem expressa. Contudo, raramente os pratos so todos servidos na mesma ocasio.
A sopa ou outro do gnero o primeiro prato.

O peixe normalmente servido antes do prato principal (raras vezes acontece o contrrio). Carnes e verduras so servidos como prato principal. As saladas servem-se como prato parte ou a acompanhar o prato principal, e raras vezes se prescinde do seu acompanhamento num jantar. Doces e todos os seus derivados. Aperitivos, muito raramente. Gelados, tambm muito raramente.
Os queijos esto a ser, nos ltimos tempos, acertadamente includos nos menus de jantares com convidados. E por fim as frutas como sobremesa.
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7.8. Limpeza da Mesa

indispensvel que num jantar formal ou cerimonial, se retirem da mesa todos os pratos, copos e talheres usados, o sal e a pimenta, antes de servir os doces ou queijos.
7.9. O Menu de Vinhos e Licores

A combinao de menus, vinhos e licores so elementos
importantssimos para o xito de qualquer jantar. Os anfitries devem dispensar a mxima ateno organizao dos menus.
Sobre o aspecto dos menus torna-se muito difcil fazer recomendaes, uma vez que os alimentos e pratos diferem de pas para pas. O mesmo acontece com os vinhos e licores. O que se recomenda ter em conta so os costumes e gostos alimentares dos convidados e escolher alimentos frescos e de boa qualidade, supervisionando sempre a sua preparao e confeco.
Quando se compram os vinhos deve-se ter especial ateno sua qualidade, e ao servi-los recordar que cada variedade acompanha determinado prato e deve estar temperatura recomendada, no copo recomendado.
Vinhos Brancos
Servem-se frios (no mais do que 24horas no frigorfico). Acompanham peixes,
crustceos, ostras, etc. Os espumantes podem acompanhar as sobremesas.
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Vinhos Tintos
Servem-se temperatura ambiente. Acompanham assados, certas aves, caa,
queijos, etc.
Vinhos Ros
Servem-se frescos, mas no to frios como os brancos. Acompanham certos
tipos de mariscos, aperitivos e alguns queijos. Pode ser servido como vinho principal em jantares informais.
Champanhe
Existem variadssimos tipos e a bebida ideal para um brinde. Podem servir-se
bem frios, como bebida principal em jantares de gala.
Licores
So servidos aps o jantar como digestivos e da sua enorme variedade,
sugerimos alguns dos mais conhecidos: cognac, Marie Brizard, anis, cointreau, triple Sec, os cremes cubanos de vrias frutas, cacau, caf, etc.
7.9.1. Como servi-los
Vinho Branco copo que estreita ligeiramente para cima. mais pequeno do que o copo de vinho tinto e normalmente o p mais alto.
Vinho Tinto este copo alto e estreita ligeiramente para cima. Tem maior capacidade do que o copo de vinho branco e menor do que o copo da gua.
Vinho do Porto ou Moscatel trata-se de um copo pequeno de p alto. Tambm pode ser usado em vinhos similares.
Cerveja o clssico copo alto de vidro, copos largos de vidro ou cermica e canecas rsticas.
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Bebidas Alcolicas so servidas com gua num copo alto.
Cocktails o tipo de copo difere consoante a quantidade a servir. Para cocktails antes da refeio podem usar-se o copo de xerez ou champanhe. Recomenda-se o uso de palhinhas.
Licores Doces copo de p elegante e airoso. Servem-se com gelo e tambm podem ser servidas em copos de xerez.
Aguardente ou outra bebida forte copo muito pequeno (Shot).
Champanhe copo alto e estreito, tipo flauta ou aberto, quase plano.
Rum, Whisky e outras bebidas do gnero servem-se com gelo em copo mdio e bastante largo.
7.9.2. Abertura de uma Garrafa de Vinho
Trata-se de um processo delicado que realizado em frente ao cliente. Existem vrias formas de abrir uma garrafa de vinho e cada uma obedece s caractersticas do vinho que vai ser servido. importante lembrar que a escolha do mtodo adequado e a forma correcta de abertura vo potenciar o sabor, o cheiro, a textura e qualidade do vinho.
O vinho no deve receber movimentos bruscos, correndo o risco de ficar turvo ou espumar em demasia.
A garrafa deve estar assente numa mesa auxiliar (nos restaurantes de luxo existe o Gueridom, que um carro com rodas).
Antes de abrir a garrafa deve ser mostrada ao cliente para que este comprove que se trata do vinho eleito, denominao, ano, marca, etc.
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Passos:
Coloca-se a garrafa sobre o gueridom ou mesa de apoio em posio vertical. Corta-se a cpsula por baixo da protuberncia do gargalo, movendo o saca-rolhas ou navalha e no a garrafa. Introduz-se o saca-rolhas, segundo o mesmo princpio. Retira-se a rolha trabalhando com uma s mo, enquanto que a outra segura a garrafa, que fica colocada entre o gargalo e o corpo da garrafa. O escano deve cheirar o vinho para comprovar que o vinho esta em boas condies. A funo da rolha isolar o vinho do ar exterior, se isto no acontecer o vinho estraga-se. Para finalizar, limpa-se o gargalo da garrafa de possveis resduos com um pano branco. A rolha deve ser conservada num pequeno prato, junto ao resto dos utenslios.
Quando o vinho j est servido no copo, com um movimento cuidadoso, eleva-se a garrafa, fazendo-a girar sobre si mesma. Com um pano que se leva na mo esquerda, limpa-se o gargalo para que no suje a toalha.
Uma vez servidos todos os comensais, deposita-se a garrafa no gueridom ou mesa auxiliar. Os brancos, rosados ou espumosos depositam-se no balde de gelo. Deve-se ter ateno que vinhos de garrafas diferentes no devem ser servidos no mesmo copo. Cada garrafa precisa de um novo copo.
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Para retirar da mesa uma garrafa vazia deve obter-se o consentimento a pessoa que fez a degustao.
A mo esquerda permanece oculta atrs das costas, segurando um pano branco ou guardanapo.
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Mdulo 8
8.1. Normas de Etiqueta

As normas de etiqueta devem ser seguidas sobre as suas diversas formas, as quais so impostas em funo do significado do acto. bom que se saiba utilizar a etiqueta quando ela necessria e sem exageros, para assistir ou organizar actos nos quais a natureza exija o protocolo.
8.1.1. O Comportamento Mesa
Tanto pelo costume como pelo uso deve ser refinado, como dizia Scrates: Comamos para viver e no vivamos para comer!.
Depreende-se ento que assistir a um jantar oficial ou no, implica certas regras de conduta social e protocolar que determinam comportamentos.
Devemos saber estar e comportar a uma mesa, pois durante um jantar cria-se um clima de dilogo, amizade e compreenso humana que deve existir entre as pessoas que se sentam a uma mesa para cumprir uma cortesia protocolar.
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8.2. Pontualidade
Chegar tarde a qualquer actividade uma falta de protocolo, mas a um jantar ainda mais grave, j que os transtornos causados aos anfitries so grandes. Deve-se ser sempre pontual, chegar hora marcada no convite, nunca chegar antes e permissvel um atraso de 10 minutos. Passado este tempo deve-se pedir desculpas ao anfitrio e explicar o porque do atraso.
8.3. O Vesturio
A etiqueta tambm a frmula pela qual se rege e determina o vesturio que se deve observar nos actos de carcter geral que se organizem, assim como aos que assistam membros do Governo da Nao, Autarquias ou Instituies.
O vesturio masculino para ocasies especiais caracteriza-se por uma variedade de fatos, utilizados normalmente em protocolo e cerimnia. A etiqueta nos homens bastante rgida e permite poucas variaes em termos de cores e tecidos.
As principais vestimentas: Chaqu Smoking Fraque Spencer (Fraque colonial) Uniforme de Gala
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8.3.1. Chaqu
O chaqu aceita a gala e a meia gala utilizada durante o dia (abrange todos os actos que se realizem num espao de tempo compreendido entre as nove da manha e a sete da tarde). A sua origem remonta s cortes britnicas do sec.XIX., onde era utilizado como indumentaria para montar a cavalo. O mais cerimonioso de cor preta, ainda que o cinza esteja a torna-se habitual e no admite condecoraes ou outros elementos do gnero, excepo de um boto na casa.
utilizado nos actos que celebram a Semana Santa, na 5 Feira Santa usar-se- gravata cinzenta e luvas brancas. Na 6 Feira Santa e Sbado levarse- gravata e luvas pretas. Actualmente muito usado em casamentos mas, importante diferenciar a cor do chaqu do noivo e dos acompanhantes deste.
Compem-se das seguintes peas:
Camisa branca rgida, bem passada a ferro, de gola normal sem botes. Pulso duplo para botes de gala. O tecido mais frequente o fio ou popelina.
Gravata cinza, preferencialmente de seda e no tipo Windsor. Pode ir adornada de um alfinete de gravata com uma prola na cabea.
Colete cinza, com uma fila de botes de corte clssico. Em cerimnias fnebres pode ser de cor preta, em casamentos, branco de seda ou piquet.
Calas cinzas ou pretas, com raias verticais e corte clssico. O tecido pode ser um cheviot.
Meias finas de cor preta, de fio ou seda.
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Sapatos pretos, lisos e de pele, preferivelmente sem atacadores. Devem ser mate ou com pouco brilho.
Fato tipo levita, com faldes separados na sua parte dianteira e lapelas clssicas. Pode ser preto ou cinza escuro.
Chapu Ainda que no frequente, deve ser de copa, preto ou cinza, em pelo ou seda brilhante.
Luvas clssicas, de pele e de cor cinzenta. Actualmente utilizam-se pouco.
8.3.2. Smoking
Vestimenta de tarde, confeccionada de tecido preto muito fino, lapelas de seda preta e botes cobertos de seda. O conceito de smoking de inspirao americana. Durante sculos, a ideia de vestir o traje preto aps o por do sol tem inspirado fenmenos de modo.
A ideia de vestir o preto como traje nocturno foi inspirada pelo escritor britnico Edward Bulwer-Lytton. Os homens tinham por habito vestir trajes de cor clara como os tradicionais fraques. S em 1800, o Dinner Jacket Preto, recurso do smoking, se tornou um traje bem visto pela sociedade da poca.
O smoking pode considerar-se de meia etiqueta, usa-se principalmente em recepes, festas de sociedade, jantares, casamentos, etc. um traje de tarde e deve usar-se a partir das 19 horas. No admite condecoraes, mas pode-se levar um boto na casa do boto do lado esquerdo.
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Fato de cor preta, azul-escuro, bordeaux ou branco, varia segundo o local e a poca do
ano, mas o mais utilizado o preto. Pode ser recto ou cruzado, com lapelas redondas de grande abertura, em seda brilhante. Se o fato for cruzado no se deve vestir barra, s um boto superior. O fato branco s se veste na primavera e vero e normalmente em espaos abertos.
Camisa branca ou de cor marfim muito clara. Gola baixa (de borboleta) e pulso duplo para
levar botes.
Borboleta preta de seda, mas pode tambm ser azul ou bordeaux, em funo do fato que
se usa.
Barra em seda a jogo com a borboleta. Se levar barra no pode utilizar colete.
Meias finas, de seda ou fio e pretas.
Sapatos pretos, com atacadores e charol.
Colete de seda e do mesmo tecido que o smoking.
Luvas brancas, cor de marfim ou cinza, em pele.
8.3.3. Fraque
um vesturio de grande gala, utiliza-se em casos de mxima etiqueta (ex: entrega dos Prmios Nobel). O seu uso normalmente restrito a actos acadmicos e jantares de grande gala, como por exemplo, as presididas por Reis e Presidentes da Repblica.
Confeccionado do mesmo tecido que o smoking, leva as mesmas lapelas que este.
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Usa-se com casaco ou capa preta, normalmente de noite e em locais fechados. Pode levar-se em banquetes de honra ou de gala, em grandes festas, casamentos, recepes oficiais, cerimoniais, etc. Admite toda a classe de condecoraes.
Fato de cor preta ou azul e tecido granito. Na frente chega ate cintura e tem duas fraldas, separadas entre elas, que chegam ate altura dos joelhos. As lapelas so de seda e sem brilhos, preferivelmente mates.
Camisa branca com o peito rgido, gola subida (de borboleta) e pulso duplo, preferencialmente de fio. Os botes podem ser de prolas ou pequenos brilhantes.
Colete ajustado, cruzado ou recto com botes. A cor preta aconselhada para actos acadmicos e religiosos. Nos restantes, o branco por regra geral. O tecido de piquet ou moar de seda.
Borboleta branca e feita mo, em tecido de piquet.
Calas pretas, de corte clssico e lisas. Confeccionada do mesmo tecido que o fraque, com uma fita de 2 cms., em seda.
Meias pretas, de fio ou seda.
Sapatos pretos de corte clssico, preferencialmente com atacadores e de brilho, tipo charol.
Chapu de copa, preto e de seda mate.
Luvas de cor cinzenta clara, brancos ou de cor marfim.
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Observaes: a gravata preta pode tambm ser usada em actos religiosos ou acadmicos, e a branca em recepes e jantares de gala.
8.3.4. Uniforme de Gala
Vesturio que comummente utilizado por membros de entidades e corpos militares. Admite todas as classes de condecoraes, e cada uma das peas est devidamente regulamentada. Em certas ocasies, pode substituir-se pelo fraque.
8.3.5. Spencer (Traje Colonial)
Tendo sido criado pelo Lorde Spencer em Inglaterra no sculo XVIII, o spencer era um casaquinho masculino curto, que ia at cintura, de corte recto, e tinha abotoamento simples ou duplo. No incio do sculo XIX, foi adaptado s senhoras, como um casaquinho curto que terminava logo abaixo do busto, usado ao ar livre, ou como um casaquinho para a noite, usado dentro de casa, sobre um vestido. Era decotado, podendo ter mangas ou no. No final do sculo XIX, o spencer evoluiu para uma pea sem mangas, de l ou flanela, geralmente usada como agasalho sobre um casaco. Hoje em dia o spencer composto por um casaco curto de abotoamento simples ou duplo, e mangas compridas, camisa branca de gola alta de pontas viradas, e gravata ou borboleta preta. No admite condecoraes.
85
86
Mdulo 9
9.1. Descrio de Smbolos Nacionais

Portugal
A capital do pas Lisboa, a lngua falada o portugus e o catolicismo a religio maioritria praticada. A unidade monetria at 2001 foi o escudo (PTE) porem, a partir de Janeiro de 2002, a moeda oficial passou a ser o euro, que circulou conjuntamente com o escudo at substitui-lo definitivamente em 28/02/2002.
O Estado democrtico pluralista, com um Presidente da Republica, um Primeiro-ministro e uma Assembleia de 230 Deputados.
Portugal Estado Membro da Unio Europeia desde 1986, faz parte da OSCE (Organizao para a Segurana e Cooperao na Europa) e da NATO (Organizao do Tratado Atlntico Norte), entre outras organizaes internacionais. Os smbolos do pas so: a Bandeira Nacional, o Hino Nacional e o Chefe de Estado.
Artigo 11 da Constituio da Repblica Portuguesa
1. A Bandeira Portuguesa, smbolo da soberania da Repblica, da independncia, unidade e integridade de Portugal, adoptada pela Repblica instaurada pela Revoluo de 5 de Outubro de 1910.
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2. O Hino Nacional a Portuguesa. Nos eventos em que estes smbolos estejam presentes, deve ser concedida uma ateno especial panplia onde a Bandeira Nacional ocupa o centro, destacada e bem vista. Poder ser ladeada, direita pela Bandeira das Naes Unidas, e esquerda pela Bandeira da Autoridade visitante.
Algumas regras a ter com uma Bandeira Nacional:
Hasteando-se vrias bandeiras, a Bandeira de Portugal ser a primeira a
chegar ao topo e a ultima a descer.
A Bandeira Nacional pode ser hasteada a qualquer hora do dia ou da noite.
Durante a noite deve estar sempre bem iluminada.
No dia 10 de Junho, Dia de Portugal, de Cames e das Comunidades
Portuguesas, a Bandeira Nacional hasteada solenemente ao meio-dia. Uma vez hasteada no permitido toca-la para distend-la ou destaca-la.
9.2. Interpretao de Hinos

Na legislao estabelecida pelo protocolo no se encontra nenhuma referncia ao direito de preferncia na interpretao do hino nacional. Em Portugal temos apenas um hino e quando se d a circunstncia de um acto de carcter geral, este que interpretado.
Contudo, em pases com Governos Autnomos, o acto geral implica a interpretao de mais que um hino, o governo que programa ao fim de cada acto a interpretao do mesmo, mas encerrando sempre com o hino nacional, coincidindo com o parecer do Departamento de Protocolo do Estado.
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Em situaes especiais consulta-se sempre este departamento. O Hino Nacional pode ser tocado no incio de eventos de importncia especial, de carcter cvico. Existem no entanto algumas regras a observar no que respeita aos Hinos Nacionais:
proibida a execuo do Hino Nacional com arranjos vocais ou instrumentais,
que no os oficiais.
O Hino Nacional deve ser cantado em unssono.
O Hino Nacional deve ser ouvido de p, em atitude de respeito, em silncio (se
no for cantado), estando os civis do sexo masculino sem chapus ou similares e os militares em contingncia.
As mos podem ser mantidas respeitosamente em qualquer posio.
Se existir a execuo de um Hino estrangeiro, o Hino Nacional deve ser
executado depois, em sinal de respeito e homenagem para com o outro pas.
O Hino Nacional pode ser aplaudido no final da execuo, no existe qualquer
vedao legal, tica ou moral.
Em disposto pelo Departamento de Protocolo, existem directrizes para unificar critrios sobre a interpretao de hinos.
1. Nos actos oficiais de carcter geral que se celebrem em territrio portugus, com a presena de do Presidente da Republica, Deputados da Assembleia da Republica, Tribunal Constitucional ou o Conselho Geral do Poder Judicial, interpreta-se sempre o hino nacional.
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2. Para os actos oficiais de carcter militar reger o imposto no Regulamento de Honras vigente.
3. Nas visitas de Chefes de Estado, interpretam-se o hino do pas visitante e o hino nacional portugus, tanto no recebimento como na despedida, sendo sempre primeiro o hino nacional.
4. A interpretao de um hino nacional estrangeiro ira sempre acompanhada da interpretao do hino nacional portugus. 5. Nos actos de carcter internacional que sejam celebrados em territrio portugus, tendo este sido nomeado sede do acto, por deciso da organizao internacional correspondente, ser sempre interpretado o hino nacional, na ordem estabelecida no terceiro ponto.
Com estas directrizes sobre critrios que devem aplicar-se na interpretao de hinos, o Departamento de Protocolo do Estado estabelece a igualdade de interpretao de hino, levando em muitos casos ao reconhecimento qualitativo dos servios de Protocolo Cerimonial e Relaes Pblicas por parte dos dirigentes polticos.
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Mdulo 10
10.1. O Obsquio
Faz parte da conduta protocolar, quando se recebe uma distinta personalidade, entregar um obsquio como smbolo de respeito e bom grado pela presena da personalidade, seja esta de carcter pessoal ou institucional, segundo a ocasio.
Encontrar o obsquio apropriado a cada personalidade pode ser considerada uma verdadeira arte. H que possuir um apurado bom gosto e deve-se conhecer de antemo o convidado e saber se haver lugar a intercmbio de obsquios, atravs dos respectivos departamentos de protocolo.
O valor do obsquio deve em tudo estar de acordo com a personalidade e ter em conta que vrias destas personalidades no so dadas a receber objectos de valor elevado. Para conhecer estes detalhes o departamento de protocolo da entidade anfitri deve entrar em contacto com o respectivo departamento de protocolo da autoridade visitante a fim de saber quais os seus gostos e preferncias.
Um obsquio de grande valor pode ser recebido com enorme agrado mas, tambm pode ser considerado como mostra de pomposidade e total desconhecimento da arte de obsequiar.
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Tudo depende da personalidade do obsequiado. A ideia de um obsquio, na maior parte das vezes, muito mais importante do que o prprio obsquio.
Um obsquio deve acima de tudo conseguir expressar apreo sem que sejam necessrias palavras.
Nos obsquios com carcter social tambm se deve ter em conta a frequncia com que so oferecidos, porque pode dar-se o caso de uma das partes no poder corresponder da mesma forma.
O acto de obsequiar uma demonstrao de cortesia protocolar, mesmo em ocasies, como acontece no aspecto oficial, se faam obsquios a pessoas que s vezes no so muito simpticas. Contudo, essa cortesia, devido ao cargo ou representao institucional, obriga-nos a efectua-la, e pode at em alguns casos amenizar a antipatia que possa existir.
10.2. As Flores
As flores so um galanteio da cortesia protocolar, igual ao obsquio e faz-se a senhoras ou meninas, por motivos da prpria onomstica ou outros acontecimentos, bem como por motivos de visitas a uma cidade por parte de uma personalidade que v acompanhada pela esposa ou filha.
Na primeira hiptese, as flores so enviadas senhora directamente da florista, acompanhada por um carto esclarecedor do motivo da oferta.
No segundo caso, os ramos de flores devem ser pequenos e entregues pessoalmente esposa ou filha da personalidade, e pode fazer-se onde vai ter 92
lugar a recepo ou no local de encontro, seja o aeroporto, a estao de caminhos-de-ferro ou qualquer outro ponto estabelecido de antemo.
Por fim, deve salientar-se que as flores possuem a sua prpria linguagem, apesar de hoje em dia se dar muito mais valor cortesia do que ao significado da linguagem das flores.
93
94
Este manual foi realizado pela Compenditur para os formandos do Curso de Protocolo e Cerimnia, em Braga a 29 de Junho de 2004.
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