Módulo 1: Conceitos básicos

CERIMONIAL

Muito se confunde cerimonial com protocolo, apesar das duas coisas andarem juntas e serem
distintas.

Cerimonial, conforme o Aurélio, é o conjunto de formalidades de atos e festas públicas, ou seja,

são as diretrizes preestabelecidas que precisam ser conhecidas e observadas em eventos oficiais
ou especiais, visando indicar como os participantes devem se comportar no convívio social e
formal. Confunde-se cerimonial ainda com etiqueta.

ETIQUETA

É o conjunto de regras e boas maneiras que resultam no comportamento das pessoas, define o
comportamento das pessoas em seus relevantes cargos, o respeito que devem ter uns para com
os outros, atos, falas e pronunciamentos, ética e meios de conviver com o próximo. Segundo o
Aurélio, etiqueta é o conjunto de cerimônias usam na corte ou na casa de um chefe de Estado;
forma cerimoniosa de trato entre particulares; Regras, norma, estilo.

CERIMONIAL E PROTOCOLO

São regras utilizadas para organização de um evento, substituem a dúvida, descartam

possibilidades de constrangimentos, evitam críticas negativas e tranquilizam os organizadores e
o anfitrião.

Sem o cerimonial o protocolo não teria porque existir, e sem o protocolo é quase que impossível
organizar uma cerimônia.

No decorrer desse e do próximo módulo, compreenderemos melhor os conceitos de cada uma

dessas palavras, suas funções e objetivos.

CERIMONIALISTA

É a pessoa responsável por conduzir uma solenidade e consequentemente é o responsável pelo

cumprimento das normas de protocolo.

Cabe ao cerimonialista cumprir todas as regras e normas referentes a cerimônia, antes, durante e
após o evento.

Cerimonialista, é diferente de mestre de cerimônia.

MESTRE DE CERIMÔNIA

A participação do mestre de cerimônia é imprescindível, ele é responsável pela locução da

solenidade oficial.
 Deve possuir boa aparência, boa dicção e postura, impostação de voz, vestir terno e gravata
discretos, de acordo com o evento.

O mestre de cerimônia fica postado na tribuna para leitura do roteiro da solenidade, por isso é
importante que ele tenha conhecimentos do roteiro antecipadamente e que seja discreto na
apresentação.

IMPORTÂNCIA DO CERIMONIAL PARA OS SERES HUMANOS

Se avaliarmos as eras passadas, podemos compreender que na verdade o cerimonial pode ser
visto como a maneira que o homem tem para conviver, permite que haja respeito recíproco dos
“espaços” psicoemocionais e sócio culturais, entre aqueles que convivem.

Esse convívio ao longo dos anos, gerou alguns aspectos importantes se tratando de cerimonial,
tais como:

CARTÕES

Os cartões são utilizados para iniciar um convívio com estranhos. A utilização de cartões faz
com que as pessoas abram portas para uma melhor comunicação futura.

CUMPRIMENTOS

Depende da cultura de cada pessoa, mas são utilizados desde os primórdios, para apresentar
respeito e educação para com o próximo.

MANEIRAS PARA NEGOCIAR

A evolução do convívio. O ser humano aprendeu que não é necessário aceitar todas as coisas
que lhe são impostas e que quando algo não está bom para um dos lados, pode-se conversar,
apresentando ideias e opiniões, até que se chegue a um consenso, onde as partes envolvidas
estejam ambas satisfeitas.

HOSPITALIDADE

Algumas pessoas recebem visitas, como crédito a hospitalidade, outras já apresentam outros
meios de ser hospitaleiro. A hospitalidade também faz parte do convívio humano e transmite o
calor, o carinho, a atenção, o aconchego, a amizade, meios de representar a importância de
determinada pessoa. 1 Pedro 4
…8Antes de tudo, exercei profundo amor fraternal uns para com os outros, porquanto o amor cobre uma multidão de
pecados. 9Sede hospitaleiros uns para com os outros, sem vos queixar. 10Servi uns aos outros de acordo com o dom
que cada um recebeu, como bons administradores da multiforme graça de Deus. …

PONTUALIDADE

Com o tempo os seres humanos passaram a verificar que algumas regras deveriam ser impostas,
para que a sociedade caminhasse ainda melhor, sem que existissem falhas ou brechas para
discussões. A pontualidade é um desses itens, que obriga a presença de determinada pessoa em
um determinado horário, cumprindo assim com os compromissos e respeitando o próximo.

PRESENTES
Uma forma de demonstrar carinho por alguém do nosso meio de convívio. Presenteamos
pessoas para dizer o quanto elas são especiais, com intuito de agradar, de torna-las felizes e
consequentemente de aproximá-las.

CONDUTAS

Fazer aquilo que acreditamos ser correto, para beneficiar a si mesmo e ao próximo.

Se analisarmos todos esses fatores, veremos que desde o princípio o ser humano vem
trabalhando com cerimônias e protocolos, de uma forma ou de outra, dentro do seu próprio
convívio.

As cerimônias que vivenciamos hoje em dia, são uma forma de convívio humano, destacando
algumas particularidades, como por exemplo casamentos, formaturas, congressos,debutantes
etc.

Módulo 2: Quando organizar solenidades

Uma solenidade deve ser organizada sempre que o tipo de evento exigir, como por
exemplo, em situações que se fizerem presentes autoridades públicas como ministros,
governadores, cônsules, deputados, vereadores e outros, sendo a ocasião organizada por
uma entidade pública ou privada, faz-se necessária à aplicação do Decreto 70.274 que
normatiza a posição hierárquica dos envolvidos. Também nas cerimônias mistas, onde as
autoridades de organizações públicas são mescladas com autoridades de organizações
privadas.

São considerados eventos formais:

• Posses,
• Inaugurações,

• Formaturas,

• Aberturas e encerramentos de congressos,

• Aberturas e encerramento de seminários,

• Aberturas e encerramento de jornadas,

• Outros semelhantes,

• Ato de descerrar placas,

• Inauguração de retratos ou bustos,

• Todo evento que tenha uma autoridade como convidada.

CERIMONIAL E PROTOCOLO FORAM CRIADOS PARA DETERMINAR

PROCEDIMENTOS E EVITAR EMBARAÇOS

Os chineses foram os primeiros a iniciar participação em rituais e cerimoniais no século XII

a.C. Os egípcios frequentavam cerimoniais com base na religião. Religião e tradição geram
e fazem parte de atos cerimoniais no mundo todo. As cerimônias que podemos citar aqui,
que com certeza todos já frequentaram, em diferentes situações e aspectos são casamentos,
debutantes, formaturas, abertura de eventos, e congressos. Os casamentos são um exemplo
de cerimonial, cada religião tem um roteiro a ser seguido, um costume, um jeito diferente de
proceder com o evento.

Módulo 3: Casamento
CASAMENTO NA IGREJA

O casamento na igreja é uma cerimônia denominada enlace matrimonial.

É realizada quando um casal que se diz apaixonado resolve unir-se em matrimonio, ou seja,
casar-se.

O casamento na Igreja envolve culturas e regras religiosas.

Na Igreja católica por exemplo, o casamento é considerado um dos sete sacramentos, é uma
cerimônia com certa profundidade espiritual e rica em simbologias. Rituais, leituras e
músicas, variam de acordo com a Igreja e a preferência do casal.

Esse evento é composto por vários momentos comuns, como por exemplo, a solenidade das
promessas, benção das alianças, troca de alianças, união das mãos, oração para o casal.
A igreja é enfeitada na maioria das vezes com flores, tapetes coloridos, em especial
vermelhos, e outros motivos de decoração escolhidos pelos noivos.

Essa tradição visa garantir que o maior detalhe da cerimônia, são as promessas
pronunciadas entre o casal, devem ser de coração e alma e são a essência da cerimônia
religiosa.

Cortejo do casamento na igreja

A entrada do cortejo na igreja tem as seguintes possibilidades:

Modelo 1

a) Os convidados se instalam na igreja.

b) Os padrinhos são os primeiros a entrarem na igreja, sendo um casal de padrinhos da

noiva, seguidos de um do noivo, e assim sucessivamente.

c) Depois entram o noivo com a mãe, seguidos pelo pai do noivo e a mãe da noiva.

d) No altar, os padrinhos do noivo ocupam o lado direito e os da noiva o lado esquerdo. As

mulheres se posicionam ao lado esquerdo dos homens.

e) Entram em seguida, as damas e pajens, meninas à esquerda dos meninos.

f) E por último entra a noiva com seu pai.

g) A noiva é a única a entrar pelo lado direito.

Na falta de pai, a noiva entra sozinha ou acompanhada de um ente querido.

O noivo deve encontrar a noiva quando ela estiver próxima do altar, cumprimenta o
acompanhante da noiva e pede a mão dela.

Após, o casal se dirige para o altar e o pai deve ir até onde a mãe da noiva se encontra.

Modelo 2

O cortejo é formado fora da igreja.

A noiva ao lado direito de seu pai, entra primeiro na igreja, acompanhada das damas de
honra e em seguida entra o noivo com sua mãe ao lado esquerdo, o pai do noivo e a mãe da
noiva, e depois os padrinhos.

Modelo 3

Os noivos entram juntos na igreja, seguidos dos seus respectivos pais e padrinhos.

Esse modelo foge um pouco do protocolo, mas é comum em cerimônias de grandes centros.
Quando a cerimônia terminar, os noivos cumprimentam os padrinhos, se reúnem em frente
ao altar, e abrem o cortejo de saída, passando pelo corredor central, seguidos pelas damas e
pajens, os pais, os padrinhos ou então podem sair primeiro os pais, os padrinhos, as damas e
pajens e por último os noivos

Quando falamos em casamento, por exemplo, logo nos lembramos das características
daqueles que estamos acostumados a prestigiar, mas sabemos que venha o que vier,
aconteça o que acontecer, a essência da cerimônia será a mesma.

Se você conseguiu visualizar isso, com certeza compreendeu a importância dos cerimoniais
em geral.

Módulo 4 Objetivo do cerimonial

Já vimos que o cerimonial é um conjunto de normas estabelecidas para ordenar de maneira
correta o desenvolvimento de atos solenes ou comemorações públicas formais.

Seu objetivo é organizar o evento através de procedimentos disciplinares, hierárquicos,

ordem, elegância, respeito, simplicidade, bom gosto e bom senso, características essas que
devem ser seguidas pelos profissionais de cerimonial durante toda a realização da
cerimônia.

FUNÇÕES DO CERIMONIAL

A função mais importante do cerimonial, refere-se a disciplina das precedências, mas

existem outras funções, como:

COMISSÃO DE CERIMONIAL

A comissão é obrigatória para a realização de um evento.

Diz respeito a indicação de pessoas para coordenarem, supervisionarem e controlarem a

execução de atividades, como por exemplo, correspondências em geral, recebimento de
credenciais, recepção, programação do evento, folhetos, troféus, placas, adesivos,
certificados, materiais publicitários, brindes e outros.

LEVANTAMENTO DE NECESSIDADES

A garantia do sucesso do evento se dá através da preocupação da comissão de cerimonial

com atividades importantes, tais como:
• Verificação das condições físicas do estabelecimento onde o evento será realizado;

• Organização da lista com os nomes das pessoas que irão compor ou participar do evento;

• Emissão dos convites ;

• Acompanhamento das respostas ou folloew-up;

• Previsão do número de participantes;

• Preparação do cadastro de cada um dos inscritos;(caso haja inscrição)

• Acompanhamento na preparação dos convites, textos, programas, cartazes, folders e o

devido encaminhamento à gráfica;

• Organização das atividades sociais;

• Contratação de serviços terceirizados como fotografia, transporte(caso seja necessário),

recepcionistas, Office-boys, filmagens, montagens e instalações, iluminação, buffet,
decoração e outros.

• Levantamento de necessidade de equipamentos como projetores, som, computadores,

multimídia e outros;

• Divulgação anterior ao evento;

• Divulgação durante o evento;

• Coordenação do recebimento de inscrições;(caso haja inscrições)

• Recepção dos convidados especiais;

• Treinamento de pessoal temporário que irá atuar durante o evento.

DURANTE E APÓS O EVENTO

As principais atividades da comissão de cerimônia são:

• Zelar pela manutenção dos horários fixados anteriormente;

• Manter contato com autoridades presentes no evento;

• Cuidar das autoridades, conferencistas e também dos convidados especiais.

• Atender a imprensa;(caso seja necessário)

• Confeccionar folders e encaminhá-los aos participantes e datashow;

• Preparar relatório final, incluindo a prestação de contas;

• Encaminhar relatório final para aprovação aos coordenadores do evento;

• Cobrir todas as etapas da organização e execução das solenidades oficiais da igreja.

Módulo 5 Cerimonialista, apresentador de

eventos e mestre de cerimônias
Já estudamos anteriormente sobre o mestre de cerimônias, que não deve ser confundido com a
chefe de cerimonial.(o mestre de cerimônias é responsável pela locução da solenidade oficial.)

Em congressos setorial jovem, ele é responsável pelas apresentações e louvores

congregacionais; já no congresso de irmãs e infantil (depin) muda a liturgia conforme a
demanda das coordenadoras setoriais.

O mestre de cerimônias é imprescindível quando o evento é; ou precisa ser oficial.

O chefe de cerimonial é o coordenador de eventos, responsável pelo planejamento, pela

coordenação e pela organização do evento.

Também é responsável pelo protocolo de implantação com as precedências e tratamento

seguindo a legislação especifica e planejando a solenidade.

O anfitrião é o coordenador setorial, e não pode fazer o papel de apresentador do evento.

O mestre de cerimônias ou o apresentador do evento é quem deve comandar a cena, seguindo

um roteiro pré-estabelecido pelo cerimonial, que produzirá o roteiro início e de encerramento,
anunciando as fases do evento.

O apresentador ou mestre, deve estar ciente de tudo que irá acontecer, responsável em submeter
aos coordenadores o texto com a relação de autoridades e convidados que devem ser
anunciados, por sua ordem de precedência ou hierarquia.

O apresentador deve ser experiente, qualificado, preparado e orientado para seguir um roteiro
pré-estabelecido. Deve se apresentar com traje de acordo com as exigências do evento,
geralmente terno e gravata discretos.

um pequeno deslize, pois geralmente essa pessoa, passa a ser apresentadora e até mesmo
animadora, devido não terem completo conhecimento das formalidades e protocolos do
cerimonial .

Apesar desse pequeno deslize não comprometer o evento, deve-se tomar cuidado para que a
cerimônia seja bem conduzida.

O PORQUÊ DAS CERIMÔNIAS

As cerimônias, como nós já vimos anteriormente, são importantes por diferentes situações.

Mas porque realizar cerimônias? Porque elas:

• Geram maneiras de reconhecer com dignidade e seriedade,e o desenvolvimento dos

indivíduos e do evento.

• Geram modos formais de abertura e término de congressos, reuniões e atividades.

• Envolvem todos os membros de uma determinada situação e permitem que tomem a

direção, tanto quanto possível.

OS ELEMENTOS DAS CERIMÔNIAS

Sabemos que as cerimônias são eventos que chamam a atenção dos participantes, mas
mesmo assim, é imprescindível que sejam eficazes.

Para isso as cerimônias devem seguir algumas dicas básicas:

• Simplicidade: cerimônias muito complicadas tendem a gerar erros e os erros costumam

ser notados com rapidez pelos participantes do evento. Para evitar falhas e
constrangimentos, o ideal é que a cerimônia seja simples.

• Dignidade: a dignidade é algo que deve parte de todos os membros da cerimônia, por
mais simples e objetiva que a cerimônia venha a ser deve ser tratada com respeito e
seriedade.

• Brevidade: ninguém gosta de ficar horas e mais horas ouvindo alguém relatar isso, falar
daquilo, chamar fulano, beltrano, ciclano, etc. Para que o evento não perca o sentido, a
cerimônia dever ser breve e objetiva

DICAS UTEIS PARA CERIMONIALISTAS

• Procure realizar e manter uma cerimônia simples, breve e digna.

• Busque ser o inspirador, em vez do dramático.

• Ensaie as partes da cerimônia.

• Caso tenha dificuldades e decorar as falas, providencie cartões ou papéis impressos,

pequenos e que proporcionem rápida e clara leitura do conteúdo.

• Siga a cerimônia sem pressa, mas não exagere, cerimônias demoradas acabam sendo
ridicularizadas.

• Faça uma lista dos materiais e preparativos para não se esquecer de nada.

TIPOS DE CERIMONIAL

Podemos considerar dois grupos ou tipos de cerimônias:

Apresentação Especial

• Cerimônia de inscrição ao evento

• Cerimônia de honra ao pastor ou congregação(aniversário)

• Casamento

• Cerimônia de 15 anos

• Cerimônia do dia da bíblia

• E Outras datas especiais da congregação

Programa Regular

• Cerimônia de abertura

• Cerimônia de encerramento

PERFIL Do CERIMONIAL

Fazem parte do perfil dos cerimonialistas, quatro características importantes e

imprescindíveis:

• Conhecimento: O cerimonialista deve ter amplo conhecimento em inovações, estar

constantemente estudando, se aperfeiçoando, pesquisando e se atualizando sobre os
assuntos ligados a solenidades, além disso, deve acompanhar os acontecimentos históricos,
da nossa igreja.

• Discrição: É o auto controle, certeza de competência, compromisso ético e cumplicidade.

Não deve se expor nas solenidades e transmitir tranquilidade.

• Pontualidade: O cerimonialista deve ser sempre pontual e obedecer a horários pré-

fixados para o início das cerimônias.

• Apresentação pessoal: Traje, andar, gestos, tom de voz, colocação das palavras,
vestuários e outros detalhes do cerimonialista são analisados, copiados e julgados.

Por isso todo cuidado é pouco; devem ser realistas, verdadeiros, com ótima capacidade de
comunicação e de resolução de problemas. Devem ser discretos e ao mesmo tempo chamar
atenção para a solenidade.
Módulo 6: Ordem de precedência
DO LUGAR A HONRA

O lugar a honra é aquele que se situa à direita da pessoa de maior hierarquia o local onde se
realiza um evento.

Muitas vezes o convidado de honra tem hierarquia superior ao seu anfitrião e dar-se-á a ele
o centro. Isto significa que, cabe ao anfitrião ficar sempre a esquerda do convidado de
honra.

Em um automóvel, o lugar de honra é a direita, no assento do fundo. O último lugar é o

centro.

No ônibus, a autoridade de maior hierarquia ocupa o primeiro assento da fileira um, ao lado
direito.
Considera-se a direita de um dispositivo o lado de quem está participando do mesmo. Desta
forma, a direita em uma mesa, é a de quem está sentado participando da mesma e não de
quem assiste da plateia.

DA REPRESENTAÇÃO

Os representantes das autoridades não têm a mesma precedência das autoridades que
representam, exceto

Quando o Pastor Presidente da ADPB estiver presente, não poderá comparecer

representante.

Em jantares e almoços, nenhum convidado poderá se fazer representar.

Módulo 7: Checklist
Instrumento de controle e planejamento, o checklist é importante para que nada saia errado
ou seja esquecido. Seu conteúdo deve conter o que será necessário para a realização do
evento, desde o início até o seu término.

Abaixo segue um exemplo simples de checklist:

CHECKLIST DE CERIMONIAL

Material Necessário

( ) Banner

( ) Som

( ) Bandeiras

( ) Hinos
( ) Faixas

( ) Flores

( ) Pano Inaugural

( ) Toalhas de Mesa

( ) Palco

( ) Fotógrafo

( ) Divulgação Imprensa

( ) Mestre de Cerimônia

( ) Cerimonial

( ) Cartazes

( ) Convites

( ) Briefing do Evento(é o conjunto dessas informações e instruções)

( ) Mesa de Apoio

( ) Coffee Break

( ) Atividades Artísticas e Cultural

( ) Placa (Obra – Inaugural)

( ) Carro de Som

E ETC.
Módulo 8: Como organizar um
A tradição é um momento de muitas alegrias e significado

O batizado é sempre marcado por muita comemoração, é o momento em que a criança é

apresentada à sociedade e começa a integrar a comunidade religiosa. A escolha dos
padrinhos tem um significado muito importante, pois eles substituirão os pais se em algum
momento eles faltarem, por isso eles devem ser pessoas muito próximas à família. A
maioria das igrejas batiza aos finais de semana, apenas procure evitar finais de semana que
emendem com feriados, pois muitas pessoas viajam nestes momentos. Os convites devem
ser entregues com no mínimo 20 dias de antecedência. Existem muitos modelos com textos
sobre o tema, e há quem prefira usar uma foto da criança para ilustrar.

Se o batizado acontecer pela manhã, você pode oferecer um buffet café da manhã para os
convidados. A decoração deve ser leve, com toalhas claras e flores. As mais indicadas para
a ocasião são rosas brancas, lírios ou copo de leite.

Se você optar por fazer uma festa maior, como um almoço para toda família e amigos, deve
contratar um buffet completo que inclua garçons e louça completa.

É tradição vestir o bebê de branco no batizado, alguns bordados ou babados dão charme
para a roupinha. Também é importante que a roupa seja confortável, pois a criança vai ficar
durante bastante tempo com ela.
Outra tradição é os pais e os padrinhos presentearem o bebê com uma joia. Uma
pulseirinha, anel ou brincos. Para os convidados os pais podem distribuir lembrancinhas no
final da festa.

Depois das dicas de como organizar um batizado, não esqueça de eternizar este momento
único. Abuse das fotografias e filmagens!

CERIMONIAL E PROTOCOLO O cerimonial é um conjunto de formalidades específicas de um

evento, dispostas numa ordem sequencial, que envolve a ordem de precedência (protocolo). O
protocolo é parte importante do cerimonial e constitui-se do conjunto de normas para
conduzir o evento; das regras da diplomacia, tais como a ordem geral de precedência e a
formação da mesa de honra. O protocolo define questões como a ordem de chamada das
pessoas que compõem a solenidade (quem deverá ser chamado primeiro), a disposição dessas
no evento (quem deverá ficar ao lado de quem) e a sequência dos pronunciamentos (quando
cada um irá se pronunciar). 1 ROTEIRO DE PROTOCOLO Para a elaboração do protocolo, são
necessárias informações como nome do evento, objetivos, públicoalvo, apoiadores,
patrocinadores, etc. Também é necessário estabelecer o momento de cantar o Hino Nacional, a
apresentação de abertura e de encerramento, o horário de intervalo, bem como todas as
normas a serem seguidas durante a realização do evento. Autoridades presentes que não irão
compor a mesa devem ter sua presença mencionada. A mesa das autoridades deve ser
identificada com o nome e o cargo de cada um, para que, no momento em que forem
chamados, todos saibam onde deverão assentar-se. Junto ao nome das autoridades, devem ser
disponibilizados o protocolo, a programação do evento e caneta. O ministrante da palestra de
abertura pode ser convidado para a composição da mesa. Nesse caso, deve ser chamado por
último. Após as falas, as autoridades são convidadas a tomar seus lugares reservados na
plateia. Permanecem à mesa apenas o palestrante e a pessoa que fará a sua apresentação,
podendo ser o mestre de cerimônia ou uma das autoridades (coordenador/organizador),
conforme determinado pela comissão organizadora. Para proceder à apresentação, é
necessário ter em mãos o currículo do palestrante. É necessário comunicar com antecedência,
em relação à data do evento, as autoridades que deverão realizar seus pronunciamentos. Não
há necessidade de todos os integrantes da mesa fazerem uso da palavra. Além disso, as falas
devem ser rápidas, podendo-se estipular tempo mínimo e máximo para cada pronunciamento.
As páginas do protocolo devem ser enumeradas e não devem ser grampeadas. A disposição
das bandeiras também deve receber atenção do mestre de cerimônia ou do cerimonialista. 1.1
DISPOSIÇÃO DAS BANDEIRAS Deve-se avaliar a posição das bandeiras posicionando-se no lugar
onde serão dispostas e olhando-se para a plateia. As bandeiras deverão estar situadas à direita
da mesa de honra (de quem olha do palco para a plateia/ da mesa para o auditório), sem a
presença de obstáculos e com a panóplia na mesma altura do palco. A Bandeira Nacional
ocupa lugar de honra, sendo colocada no centro, ou à direita do ponto central quando alinhada
com outras bandeiras. Número ímpar de bandeiras: a Bandeira Nacional ao centro, a do Estado
à direita, do Município ou da Instituição à esquerda (de quem olha do palco para a plateia/ da
mesa para o auditório). Com número par de bandeiras: a Bandeira Nacional ao centro direito, a
do Estado na posição centro esquerda, a do Município na extrema direita e a da Instituição na
extrema esquerda (de quem olha do palco para a plateia/ da mesa para o auditório). Segue
exemplo. Número ímpar: Estado País Município Número par: Município País Estado Outro 1.2
ORDEM DE COMPOSIÇÃO DA MESA DAS AUTORIDADES Mesa com número ímpar de
componentes deve obedecer a seguinte ordem: a pessoa com cargo mais importante deve ficar
no centro da mesa, a segunda mais importante à direita da mais importante, a terceira mais
importante à esquerda da mais importante, e nessa mesma ordem devem transcorrer a
chamada e a identificação na mesa, tanto para número ímpar quanto para número par de
componentes. Mesa com número par de componentes deve obedecer a seguinte ordem:
nenhum membro fica no centro, imagina-se um centro, e a primeira pessoa mais importante
fica à direita do centro imaginário, a segunda à esquerda do centro imaginário, a terceira à
direita da primeira mais importante, a quarta à esquerda da segunda mais importante, e assim
sucessivamente. 1.3 ORDEM DE CHAMADA PARA COMPOSIÇÃO DA MESA E PARA
PRONUNCIAMENTOS A ordem de chamada para composição da mesa das autoridades deve
iniciar pela autoridade de maior hierarquia e seguir até a de menor hierarquia. Para fazer os
pronunciamentos, a ordem é inversa à de composição da mesa das autoridades. O primeiro
pronunciamento é da autoridade de menor hierarquia e o último é da autoridade de maior
hierarquia. As autoridades que não compõem a mesa de honra devem ser mencionadas após a
composição.
 Regra de ouro para a organização de equipes em eventos: dividir
para conquistar
A organização de equipes em eventos é fundamental para garantir uma boa
divisão e execução das tarefas.

Porém, conseguir fazer com que as pessoas trabalhem em equipe é um

verdadeiro desafio.

Sabendo deste problema, montamos esse post com a regra de ouro para
organização de equipes em eventos científicos: dividir para conquistar!

É preciso ter o máximo de controle possível das pessoas que trabalharão em

seu evento. E, para obter esse controle, é preciso dividir as pessoas em equipes
menores, com funções e responsabilidades específicas.

Assim, com as partes trabalhando em sintonia, o evento flui da melhor

maneira.

Trouxemos as equipes essenciais e abordamos suas principais

responsabilidades para que a organização do trabalho funcione da melhor
forma.

Coordenação e organização
A função desta equipe é uma das principais, e, por isso, é essencial que o
integre este time.
A tarefa desta equipe é planejar todo o evento. Seus workshops, submissões e
exposições de trabalhos, palestras e qualquer atividade que ele ofereça.

Além disso, é preciso coordenar e monitorar o trabalho das outras equipes. O

principal objetivo dessa equipe é fazer com que o evento ocorra conforme o
planejado.

Comitê técnico-científico e cultural

É tarefa deste grupo definir o conteúdo dos materiais que serão distribuídos,
como cartilhas, apostilas, compêndios, etc. Esta equipe trabalha diretamente
com as tarefas que a equipe de coordenação e organização planejou.

É responsabilidade dela desenvolver o cronograma completo e detalhado do

evento.

Ela também deve entrar em contato com os palestrantes, coordenar as

apresentações de trabalhos e demais atividades.

Equipe de credenciamento e atendimento a participantes

A principal responsabilidade desta equipe é ser a porta de entrada dos
participantes no evento. Logo, ela também funciona como um ponto de apoio
para as inscrições.

É necessário que esta equipe realize o credenciamento, monitore a frequência

de participantes e distribua os materiais necessários.

Equipe de atendimento e apoio a palestrantes

O trabalho desta equipe começa quando os palestrantes aceitam participar do
evento.

É função deste grupo resolver o translado e a hospedagem desses palestrantes,

monitorando a chegada e a saída deles no evento.

Também é preciso passar informações sobre o evento e seu cronograma para

os palestrantes.

É essencial que esta equipe dê total suporte para eles enquanto estiverem
ministrando suas atividades, ou seja, cheque microfone, projetor, luzes,
providencie água, etc.

Equipe cerimonial
Esta equipe tem a importante tarefa de conduzir todo o evento. É ela que
elabora o roteiro cerimonial e faz a locução dele pelo microfone.
Também é dever dela recepcionar autoridades e profissionais importantes
diretamente.

Os dois principais momentos para essa equipe são a cerimônia de abertura e a

de encerramento.

É importante que esses momentos sejam preparados com muita atenção, pois
um é o primeiro contato do participante com o evento e o outro, o último.

Equipe de comunicação e divulgação

A divulgação de um evento é muito importante e precisa ser feita com muita
cautela.

Diferente de grandes empresas, os congressos não conseguem participantes por

meio da propaganda em massa.

Por isso, esta equipe é tão importante.

É responsabilidade dela desenvolver todo o planejamento de mídia que será

utilizado e produzir todas as peças de divulgação.

Isso inclui layouts para canais digitais, como email marketing, redes sociais etc
e para canais impressos, como revistas, jornais, etc.

Essa equipe também precisa estar em constante contato com a imprensa para
que o congresso tenha a visibilidade necessária.

Ao fim do evento, é preciso realizar o clipping eletrônico e impresso para se ter

registro do que a mídia divulgou sobre ele.

Gostaria de falar com um especialista em eventos?

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Consentimento

Aceito receber a comunicação institucional, as novidades da Even3 via e-mail e anúncios

publicitários.

Todos os dados e informações sobre você são tratados com confidencialidade e somente os usaremos
para entrar em contato (via telefone ou e-mail) para o fornecimento da consultoria.

Receber atendimento personalizado

Equipe de tecnologia da informação
Essa equipe é responsável por todo auxílio tecnológico que o evento demanda.
Isso engloba o acompanhamento da instalação de equipamentos eletrônicos,
como telões, cabos de rede, roteadores, computadores, etc.

Além disso, é função da equipe de tecnologia da informação desenvolver

softwares e demais tecnologias.

Equipe de produção
Esta equipe tem o dever de concretizar o que foi planejado da melhor maneira.
Isso inclui a decoração, iluminação, translado, alimentação, etc.

É preciso que ela recolha notas fiscais dos fornecedores e repasse-as para
equipe de contabilidade para que o pagamento seja efetuado.

Equipe comercial e contabilidade

É a equipe que toma conta de todo o financeiro que envolve o evento.

Ela deve ter controle dos custos, fazer cotações e gerenciar contratos com
fornecedores.

Monitoramento do fluxo de caixa, pagamento de inscrições e gerenciar

patrocínios e doações são outras das responsabilidades deste grupo.

Equipe de serviços gerais e manutenção

Esta equipe tem um dever bem amplo. É trabalho dela instalar o cabeamento
elétrico assim como o de telefone e iluminação.

É preciso que ela cheque se o espaço está devidamente higienizado e faça a

manutenção dessa higiene.

A limpeza e manutenção de salões, salas de apoio, auditórios e banheiros

durante o evento é uma tarefa importante deste grupo.

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Equipe de segurança
Essa equipe tem a responsabilidade de prover segurança para todos os
participantes do evento.

Eles monitoram a entrada e saída das pessoas, evitando que possíveis ameaças
arrisquem o bem-estar do público.

Além disso, fazem rondas dentro do evento para identificar qualquer possível
movimento fora da linha.

Equipe de estacionamento
Esta equipe deve coordenar o fluxo de veículos do evento.

Eles controlam a chegada, a saída e o pagamento do estacionamento. Também

é dever deste grupo indicar para autoridades e outros profissionais onde ficam
suas vagas reservadas.

Saber como dividir sua equipe é essencial

É preciso ter em mente que todo o evento funciona como um grande
organismo vivo.

Para que ele ocorra da melhor forma, é preciso que cada equipe saiba
exatamente qual é a sua função e qual é o papel dela dentro do fluxo do evento.

Presumir que os funcionários já conheçam a rotina de trabalho não é uma boa

ideia.

Mesmo já tendo experiência, é preciso deixar claro para cada um como será o
trabalho, o que o compõe e qual o seu objetivo.

Não estamos falando de job descriptions, que são descrições do trabalho em

formato de manuais extensos e tediosos.

Estamos falando de explicar diretamente aos funcionário quais as suas funções,

certificando-se de que ele entendeu e deixando claro o quão importante ele é
para a realização do evento.

Lembre-se: a pressa é definitivamente inimiga da perfeição.

Um problema muito comum é a falta de tempo dos organizadores. Muitas
vezes, devido à correria, eles acabam não deixando essas informações claras
aos membros das equipes.

Explicações rápidas acabam resultando em atividades mal executadas.

Apesar de parecer um processo trabalhoso, essa etapa poupa muito trabalho

mais tarde.

Tenha um cuidado diferenciado ao planejar a organização de equipes em

eventos. Inspirar e orientar as pessoas que irão trabalhar no seu evento é
importante e faz uma grande diferença no resultado final.