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Aprenda a ser uma Secretria de sucesso

Profissional e Ministerial
Faa a Diferena....

SECRETRIA ESTATUTRIA
e
SECRETRIA MODERNA
NDICE GERAL




Pg. 02...........................
Pg. 04 ...........................
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Pg. 18 20....................
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Pg. 22.....................
Pg. 23 ...........................
Pg. 24............................
Pg. 25...........................
Pg. 26............................
Pg. 27 e 28.....................
Pg. 29 ...........................
Pg. 30 ...........................
Pg. 31 33....................
Pg. 34 35.....................
Pg. 36 38....................
Pg. 39 ...........................
Pg. 40 41.....................
Pg. 42 46....................
Pg. 47 49 ..........................
Pg. 50..............................
Pg. 51 e 52..............................







ndice Geral
Origem da Profisso
Declogo da Secretria
Cdigo de tica
Elegncia e Comportamento
O que ser Secretrio de Igreja
Deveres e Responsabilidades
Um Secretrio Responsvel precisa:...
A Liderana da Igreja ( Convocaes)
Pronomes de Tratamento
Erros e Vcio de Linguagem
Vida Profissional / tica
Organize-se
Como Organizar Arquivos
Como Organizar Reunies
Atas
Ofcios
Requerimentos
Resumir Texto
Telegramas
Como Melhorar sua Redao
Como Administrar seu Tempo
Eventos Empresariais
Teste sua Motivao
Como Lidar e Administrar seu Lder
O que Qualidade Total ?
A importncia do Atendimento Telefnico
Dicas de Currculo
Cartas Diversas
Como Confeccionar Atas
Dicas para o Sucesso
10 Erros de Portugus
Como Ser Eficiente

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ORIGEM DA PROFISSO
DE SECRETRIA

A profisso de secretria no tem a sua origem muito conhecida. Diz-se por a que a
primeira secretria foi Eva! Outros afirmam que a primeira secretria assessorou Napole-
o Bonaparte, sendo demitida por presses da Josefina! Conta-se ainda que a primeira
secretria assessorou a Rainha Vitria, trabalhando com luvas e chapu! Atravs de pes-
quisas histricas, percebemos que o "antepassado" da secretria foi o Escriba profis-
sional de atuao destacada em toda a Idade Antiga, junto aos povos que desenvolve-
ram a escrita e o comrcio. Lendo a descrio do trabalho do escriba, observamos que
existe bastante semelhana com o trabalho da secretria, resguardando, obviamente, as
caractersticas de cada poca: "O escriba oriental o homem que domina a escrita, clas-
sifica os arquivos, redige as ordens, aquele que capaz de receb-las por escrito e, que,
por conseguinte, naturalmente encarregado da sua execuo". Na obra "A fascinante
histria do livro", de Jos Teixeira de Oliveira, encontramos interessante citao, tambm
sobre os escribas. Citao est que poder, at, explicar algumas das posturas das se-
cretrias em nossos dias: "De incio, dediquemos algumas palavras aos escribas, pre-
ceptores da humanidade, segundo a expresso de Claude Abastado. Na Grcia antiga,
eles constituam espcie de confraria de letrados, privilegiada: uma casta hereditria, po-
rm, sem o carter sacerdotal a que outras civilizaes guindaram os seus confrades.
Com o advento da democracia, que proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler
e escrever instrumentos de liberdade intelectual, de igualdade social e econmica, de
progresso e de controle cvicos seu prestgio sofreu restrio, ou melhor, adquiriu no-
vas roupagens. Parte metamorfoseou-se em eruditos, filsofos, professores, sbios, es-
critores. Parte (constituda, principalmente, de prisioneiros de guerra) permaneceu na
condio de escravos, a servio de senhores capazes de aproveitar as suas aptides
mentais. Daqui saam os secretrios, os copistas e leitores (e por que no?) os colabora-
dores intelectuais das obras assinadas pelos amos. Cefisofo, escravo de Eurpedes,
passou Histria, pelas mos de Aristfanes, como tendo participado da redao das
peas do terceiro dos grandes trgicos. Perversidade do autor da Assemblia das mulhe-
res? Na esfera da burocracia, o escriba compartilhou das prerrogativas e das penrias
que seguem os passos dos funcionrios pblicos em geral. Havia os secretrios dos tri-
bunais e conselhos com poderes e regalias iguais aos dos mais altos magistrados da ci-
dade. No extremo oposto vegetavam os humildes de todas as administraes: forros ou
escravos, modestos cidados que tinham necessidade de ganhar a vida. Sua reputao
no era das melhores". Ao deparar-me com um "antepassado escravo", pergunto-me se
muitas secretrias, que mantm uma postura de submisso, no estariam ainda sofrendo
as conseqncias daquele antigo estado? Ou, se os gerentes que insistem em tratar as
suas secretrias como serventes, sem qualquer tipo de participao e iniciativa, tambm
no estariam preservando a antiga postura dos senhores da Grcia e Roma antigas? U-
ma curiosidade, agora, quanto ao desempenho dos escribas, mais tarde chamados de
secretrios, no Baixo Imprio Romano: muitos deles eram taqugrafos! No Baixo Imprio
Romano a estenografia vulgarizou-se, assumindo importante papel nos escritrios da
administrao pblica. A prpria palavra secretria tem origem no Latim, onde en-
contramos, a princpio, as palavras: secretarium / secretum, que significa: lugar
retirado, conselho privado, e secreta, particular, segredo, mistrio. Acredita-se que,
com o passar do tempo, a grafia e o significado de tais palavras tenham sofrido altera-
es, surgindo os dois gneros.
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Declogo da Secretria
Texto de Liana Natalense


1. Promova mudanas com sabedoria.Aceite e participe das contnuas
mudanas dos paradigmas da empresa e da prpria profisso.

2. Desafie a criatividade.Desenvolva a sua criatividade, aplicando-a con-
tinuamente.

3. Desenvolva a melhoria contnua.Adote a prtica da melhoria contnua
como filosofia de vida e de trabalho.

4. Gerencie informaes.Mantenha-se informada, transmita as informa-
es aos seus clientes, parceiros e fornecedores. Faa da informao a
sua estratgia para o sucesso.

5. Personalize a assessoria.Personalize a assessoria aos seus clientes,
diferenciando-os. Encante-os.

6. Comunique-se.Promova a comunicao na sua empresa e viva a gran-
de aventura de interagir com outras pessoas.

7. Desenvolva a sua tecnologia.Esteja em permanente estado de desen-
volvimento tecnolgico.

8. Orquestre os times.Aja como o maestro da orquestra, no que se refere
aos times dos quais participa.

9. Seja o modelo.Seja o modelo e no o imitador.

10. Orgulhe-se de sua profisso. Agradea sempre a oportunidade que
a vida deu para que voc atue nesta profisso estimulante e vencedora.
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Cdigo de tica
do Profissional de Secretariado
Publicado no Dirio Oficial da Unio de 7 de julho de 1989.)


Esse Cdigo de tica um dos instrumentos bsicos para o direcionamento correto da nossa atuao como profissionais. Se
voc ainda no o conhece, invista cinco minutos na sua leitura. Se voc j o conhece, aproveite para rel-lo. Deixe-o mo, divul-
gue-o entre as colegas de profisso, mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aos executivos.
Faa uma reflexo e veja como - individualmente ou em grupo - o Cdigo pode ser melhor conhecido e, principalmente, colocado em
prtica. Sempre que fizer sua auto-avaliao profissional, tenha o Cdigo de tica como parmetro.

Captulo I
Dos Princpios Fundamentais

Art.1. - Considera-se Secretrio ou Secretria, com direito ao exerccio da profisso, a pessoa legalmente credenciada nos termos da
lei em vigor.
Art.2. - O presente Cdigo de tica Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exerc-
cio de sua profisso, regulando-lhes as relaes com a prpria categoria, com os poderes pblicos e com a sociedade.
Art.3. - Cabe ao profissional zelar pelo prestgio e responsabilidade de sua profisso, tratando-a sempre como um dos bens mais
nobres, contribuindo, atravs do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais.

Captulo II
Dos Direitos
Art.4. - Constituem-se direitos dos Secretrios e Secretrias: a) garantir e defender as atribuies estabelecidas na Lei de Regula-
mentao; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades pblicas ou no, que visem defender os
direitos da categoria; d) defender a integridade moral e social da profisso, denunciando s entidades da categoria qualquer tipo de
aluso desmoralizadora; e) receber remunerao equiparada dos profissionais de seu nvel de escolaridade; f) ter acesso a cursos
de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatvel com a
legislao trabalhista em vigor.
Captulo III
Dos Deveres Fundamentais
Art.5. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretrias e Secretrios: a) considerar a profisso como um fim para a realizao
profissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da tica; c) respeitar sua profisso
e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeioamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comu-
nicao com o pblico; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decises, sabendo colocar e expressar suas ativida-
des; f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profisso e dos avanos tecnolgicos, que podero facilitar o
desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da profisso; h) combater o exerccio ilegal da profisso; i) colaborar com as
instituies que ministram cursos especficos, oferecendo-lhes subsdios e orientaes.
.Captulo II
Dos Direitos
Art.4. - Constituem-se direitos dos Secretrios e Secretrias: a) garantir e defender as atribuies estabelecidas na Lei de Regulamenta-
o; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades pblicas ou no, que visem defender os direitos da
categoria; d) defender a integridade moral e social da profisso, denunciando s entidades da categoria qualquer tipo de aluso desmorali-
zadora; e) receber remunerao equiparada dos profissionais de seu nvel de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a
outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatvel com a legislao trabalhista
em vigor.

Captulo III
Dos Deveres Fundamentais
Art.5. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretrias e Secretrios: a) considerar a profisso como um fim para a realizao pro-
fissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da tica; c) respeitar sua profisso e exercer
suas atividades, sempre procurando aperfeioamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicao com o
pblico; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decises, sabendo colocar e expressar suas atividades; f) procurar infor-
mar-se de todos os assuntos a respeito de sua profisso e dos avanos tecnolgicos, que podero facilitar o desempenho de suas ativida-
des; g) lutar pelo progresso da profisso; h) combater o exerccio ilegal da profisso; i) colaborar com as instituies que ministram cursos
especficos, oferecendo-lhes subsdios e orientaes.
Captulo IV
Do Sigilo Profissional
Art.6. - A Secretria e o Secretrio, no exerccio de sua profisso, deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe so
confiados.
Art.7. - vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria.

Captulo V
Das Relaes entre Profissionais Secretrios
Art.8. - Compete s Secretrias e Secretrios: a) manter entre si a solidariedade e o intercmbio, como forma de fortalecimento da cate-
goria; b) estabelecer e manter um clima profissional corts, no ambiente de trabalho, no alimentando discrdia e desentendimento profis-
sionais; c) respeitar a capacidade e as limitaes individuais, sem preconceito de cor, religio, cunho poltico ou posio social; d) estabe-
lecer um clima de respeito hierarquia com liderana e competncia.
Art.9. - vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posio e influncias obtidas no exerccio de sua funo, para conseguir qual-
quer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais; b) prejudicar deliberadamente a reputao profissio-
nal de outro secretrio; c) ser, em funo de seu esprito de solidariedade, conivente com erro, contraveno penal ou infrao a este
Cdigo de tica.
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Captulo VI
Das Relaes com a Empresa




Art.10. - Compete ao Profissional, no pleno exerccio de suas atividades: a) identificar-se com a filosofia em-
presarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantao de mudanas administrativas e polticas;
b) agir como elemento facilitador das relaes interpessoais na sua rea de atuao; c) atuar como figura-
chave no fluxo de informaes desenvolvendo e mantendo de forma dinmica e contnua os sistemas de co-
municao.
Art.11. - vedado aos Profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores
pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relao aos demais; b) prejudicar deliberada-
mente outros profissionais, no ambiente de trabalho.

Captulo VII
Das Relaes com as Entidades da Categoria
Art.12. - A Secretria e o Secretrio devem participar ativamente de suas entidades representativas, colabo-
rando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais.
Art.13. - Acatar as resolues aprovadas pelas entidades de classe.
Art.14. - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, no se utilizar dessa
posio em proveito prprio.
Art.15. - Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade
profissional.
Art.16. - As Secretrias e Secretrios devero cumprir suas obrigaes, tais como mensalidades e taxas,
legalmente estabelecidas, junto s entidades de classes a que pertencem.

Captulo VIII
Da Obedincia, Aplicao e Vigncia do Cdigo de tica
Art.17. - Cumprir e fazer cumprir este Cdigo dever de todo Secretrio.
Art.18. - Cabe aos Secretrios docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos princpios e
normas contidas neste Cdigo.
Art.19. - As infraes deste Cdigo de tica Profissional acarretaro penalidades, desde a advertncia cas-
sao do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, atravs da Federao Nacio-
nal das Secretrias e Secretrios.
Art.20. - Constituem infraes: a) transgredir preceitos deste Cdigo; b) exercer a profisso sem que esteja
devidamente habilitado nos termos da legislao especfica; c) utilizar o nome da Categoria Profissional das
Secretrias e/ou Secretrios para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nvel Estadual e
da Federao Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nvel Nacional
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Elegncia no comportamento -




Hoje, a maioria das pessoas que tem acesso informao sabe que "peruce"
usar uma blusa de paets s 14h e que deselegante comparecer a um casa-
mento sem gravata.
Dizem Costanza Pascolato, Glria Kalil, Fernando Barros e Cludia Matarazzo,
alguns dos jornalistas especializados que nos ajudam a no cometer gafes na
hora de se vestir ou de se portar mesa.
Mas, existe uma coisa difcil de ser ensinada e que, talvez por isso, esteja cada
vez mais rara: a elegncia do comportamento.
um dom que vai muito alm do uso correto dos talheres e que abrange bem
mais do que dizer um simples obrigado diante de uma gentileza.
a elegncia que nos acompanha da primeira hora da manh at a hora de
dormir e que se manifesta nas situaes mais prosaicas, quando no h festa
alguma, nem fotgrafos por perto. uma elegncia desobrigada.
possvel detect-la nas pessoas que elogiam mais do que criticam, nas pes-
soas que escutam mais do que falam. E, quando falam, passam longe da fofo-
ca, das pequenas maldades ampliadas no boca a boca.
possvel detect-la nas pessoas que no usam um tom superior de voz ao se
dirigir a empregadas domsticas, garons ou frentistas, nas pessoas que evi-
tam assuntos constrangedores porque no sentem prazer em humilhar os ou-
tros. possvel detect-la em pessoas pontuais.
Elegante quem demonstra interesse por assuntos que desconhece, quem
presenteia fora das datas festivas, quem cumpre o que promete e, ao receber
uma ligao, no recomenda secretria que pergunte antes quem est falan-
do e s depois manda dizer se est ou no.
Oferecer flores sempre elegante.
elegante no ficar espaoso demais.
elegante no mudar seu estilo apenas para se adaptar ao de outro.
muito elegante no falar de dinheiro em bate-papos informais.
elegante retribuir carinho e solidariedade. Sobrenome, jias e nariz empinado
no substituem a elegncia do gesto.
No h livro que ensine algum a ter uma viso generosa do mundo, a estar
nele de uma forma no arrogante.
Pode-se tentar capturar esta delicadeza natural atravs da observao, mas
tentar imit-la improdutivo.
A sada desenvolver em si mesmo a arte de conviver, que independe de sta-
tus social: s pedir licena para o nosso lado brucutu, que acha que "com a-
migo no tem que ter estas frescuras".
Se os amigos no merecem uma certa cordialidade, os inimigos que no iro
desfrut-la.

O Secretrio da igreja tem um dos importantes cargos da igreja, de cuja administra-
o apropriada muito depende o eficiente funcionamento da igreja. Assim como todos
os outros oficiais da igreja, o secretrio eleito pelo perodo de um ou dois anos, se-
gundo for determinado pela igreja local; mas, devido a importantes funes especiali-
zadas de seu cargo, convm escolher algum que possa ser reeleito para repetidos pe-
rodos de servio, a fim de que haja continuidade no sistema de registros e envio de
relatrios.
A grandeza desta atividade sentida em todo o seu esplendor quando o secretrio,
alm de cuidar dos pertences da secretaria, o maior responsvel pelo programa de
conservao daquilo que o mais precioso para a igreja - seus membros, almas por
quem Jesus derramou o Seu prprio sangue. Ao secretrio cabe conhecer a to-
dos e dar o "grito de alerta" quando descobrir que alguns deles no esto partilhando
do convvio da Igreja.
QUALIFICAES PARA O SECRETRIO DE IGREJA
1. Aptido moral;
2. Aptido religiosa;
3. Amor ao trabalho e salvao de almas;
4. Esprito de equipe e unidade;
5. Respeito obra de Deus, aos ministros, aos oficiais de igreja e a todos os membros;
6. Boa Caligrafia;
7. Organizao;
SUAS FUNES CONSISTEM EM:
1. Registrar
2. Informar
3. Administrar
4. Conservar
SUAS RESPONSABILIDADES BSICAS CONSISTEM EM:
1. Manter em dia os registros de membros;
2. Providenciar as transferncias;
3. Cuidar das atas da Igreja;




O QUE SER SECRETRIO
DE IGREJA
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DEVERES E RESPONSABILIDADES



Abaixo uma relao das responsabilidades que esto ligadas diretamente ao
secretrio da Igreja.
1. Conhecer e saber manusear o Estatuto Social e Regimento Interno (R.I.) da igre-
ja.
2. Buscar todas as informaes necessrias ao desempenho de suas funes junto
ao pastor e a secretaria anterior da Igreja ou de outras igrejas co-irms.
3. Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos a Igreja(conforme estatu-
dos) .
4. Registrar o recebimento de membros na Igreja: pelo batismo, profisso de f ou
por carta de transferncia.
5. Registrar excluses (desligamento) de membros da Igreja: por carta de transfe-
rncia, por falecimento, por apostasia e por desaparecimento, por abandono as pr-
ticas morais e ticas a luz da Palavra de Deus. (tudo de acordo com o Estatudo)
6. Manter correspondncias com secretrios de outras Igrejas co-irms a fim de que
solicitem a carta de transferncia de membros que ora assistem naquela Igreja.
7. Coordenar o programa de Conservao de forma harmnica, visando todos os
setores da Igreja. (Pequenos Grupos).
8. Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com os cadastros dos
Pequenos Grupos (PGs}, verificando quanto das pessoas batizadas ainda no esto
registradas nos mesmos e vice-versa.
9. Zelar pelo atendimento, por parte da Igreja aos membros desconhecidos, mem-
bros fracos na f, apticos, ausentes, fornecendo comisso (Pastores) da Igreja
uma relao completa com a situao dos membros.
10. Manter correspondncia com os membros ausentes, informando-lhes sobre as
atividades da Igreja.
11. Fazer o GER (Grupo Especial de Reviso) duas vezes ao ano.
12. Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja, conferindo com o re-
gistro das Atas periodicamente.
13. Corresponder-se freqentemente com a secretaria da Associao
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UM SECRETRIO RESPONSVEL
PRECISA:


1.Manter sigilo dos dados, relatrios e atas.
2. Conhecer todos pelo nome, inclusive onde moram.
3. Recepcionar os membros para conhec-los melhor.
4. Apresentar os membros novos aos oficiais, ajudar a se ambientarem na Igreja.
5. Ser organizado: arquivo, pastas, dados completos.
6. Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar.
7. Ser pontual: reunies, cultos, eventos, casamentos, etc.
8. No jogar nada da Secretaria fora: Atas, boletins, fichas.(verificar com o pastor).
Lista dos membros sempre revisadas:

1. O secretrio deve zelar para que os registros sejam precisos.
2. Corrigir nomes errados e incompletos.
3. Mulheres casadas, podem mudar o sobrenome. (hoje em dia o homem tambm)
4. Dados gerais da ficha.
5. Revisar semestralmente a lista de membros, comparando com as entradas e sadas em atas.
6. Pedir ajuda de irmos que conheam os membros. (diconos e lderes)
7. Identificar aqueles que no freqentam e providenciar para que sejam visitados.
8. Descobrir aqueles que mudaram de residncia.
9. Avisar aos Pastores e Diconos sobre os membros que esto faltando e podem estar esfri-
ando na f e que precisam ser visitados com urgncia.
10. Pessoas recm chegadas, verificar se desejam solicitar a carta de transferncia da Igreja
de origem. (Membrar-se)
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A LIDERANA DA IGREJA



1. Convocar e comunicar com bastante antecedncia aos membros da Lideran-
a da Igreja, informando a data, local e hora da prxima reunio.
2. Colher com o pastor da Igreja e os responsveis dos departamentos, os itens
que devero compor a agenda a ser discutida na comisso.
3. Elaborar em conjunto com o pastor , a agenda a ser discutida reuni. Esta pr-
via pode ser feita algumas horas antes da reunio ou no dia anterior.
4. Preparar ento a agenda propriamente dita e fornecer uma cpia para cada
membro da liderana.
5. Cabe ao secretrio informar ao presidente se h quorum suficiente para o in-
cio da reunio.
6. Aps a liderana da Igreja discutir, avaliar e estudar seus projetos e reco-
mend-los igreja a fim de que sejam votados ou no. A igreja tem o poder l-
timo de decidir sobre os seus negcios.
7. Elaborar um completo relatrio da reunio, contando o seguinte:
Tipo de reunio
Local, ms, dia e hora da reunio.
Nome dos participantes.
Quem presidiu.
Quem orou no incio e no final da reunio.
8. S aps a votao pela igreja, elaborar a Ata Oficial, constando especifica-
mente cada voto.
9. Enviar comunicados s pessoas atingidas por decises na Liderana da Igre-
ja, e se necessrio, fixar no quadro de anncios tudo o que seja de interesse ge-
ral da congregao. (isso muito importante no caso de pessoas que sofrero
desligamentos ou algum tipo de advertncia.
10. Verificar que os votos tomados sejam cumpridos.

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PRONOMES DE TRATAMENTOS
FORMA DE
TRATAMENTO
ABREVIATURAS USADO PARA

Vossa Senhoria

V.S.
a.
Pessoas graduadas, Aspirante a oficial, Capito,
Chefe de seo, Coronel, Diretor (empresa publi-
ca), Funcionrio de alta categoria, Major, Tenente,
Doutor, Professor

Vossa
Excelncia

V.Ex
a.

Almirante, Brigadeiro, Deputado, Embaixador, Go-
vernador do Estado, Juiz, Marechal, Ministro, Pre-
sidente e Vice Presidente da Republica, Prefeito
Municipal, Poder Judicirio, Poder Legislativo, Se-
cretrio do Estado
Vossa Reverendssima
V.Rev.
Ma.

Reitor de Seminrio, Padre (geral da ordem) , Di-
cono, Bispado , Madre

Vossa Santidade
Sua Santidade
No Abreviado em am-
bos os casos
Papa

Eminncia


E.
ma


Cardeais
Vossa
Magnificncia

V. Mag.
a.


Reitor de Universidade

Vossa
Meritssima

No abreviado

Juiz

Senhor/ Senhora

Sr. / Sr.
a.

Pode ser substitudo por titulo profissional Ex: Dou-
tor, Professor, Pastor, , etc...
OBS: No confundir pronome de tratamento com o titulo da pessoa.
Para correspondncia dirigidas ao Presidente da Republica, Reis, Imperadores, Governado-
res, Prefeitos, Deputados, Ministros, Autoridades Eclesisticas, No deve se usar abreviaturas.
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ERROS E VCIOS DE LINGUAGEM

Texto extrado do Jornal da Livraria Cultura Agosto/98
Nunca diga: Que seje feliz...De formas que...Eles tinham menas possibilidades...Para mim
fazer...Lembre-se: o subjuntivo de ser seja, locues como de forma que no tm "s"; menos
palavra invarivel, e mim no pode ser sujeito o certo para eu fazer. Erros como estes,
que chegam a doer no ouvido e denotam sofrvel conhecimento da lngua portuguesa, tm o-
corrido com freqncia, lamenta o jornalista Eduardo Martins, autor do Manual de Redao e
Estilo de O Estado de So Paulo e apresentador do programa De Palavra em Palavra da R-
dio Eldorado.
Segundo ele, crescente o nmero de pessoas que desconhecem as regras gramaticais. Mui-
ta gente est perdendo a noo de concordncia verbal e nominal, dizendo coisas como: Os
Estados Unidos ...; a gente fomos...; o meu culos...; ele deu o parabns... O uso da crase,
ento, tornou-se um problema. comum ver: andava p...; comeou falar...; quando nunca
se coloca crase antes de palavra masculina e de verbo. A questo da regncia verbal saber
qual a preposio que deve ser usada com determinado verbo tambm gera dvidas cons-
tantes. Obedecer o chefe ou obedecer ao chefe? Agradar o povo ou agradar ao povo? Assistir
o jogo ou assistir ao jogo? Essas deficincias so agravadas pela falta de leitura, na opinio
do jornalista. Mesmo que no se conheam as normas da lngua, a leitura permite assimilar
estruturas gramaticais e a grafia correta das palavras, ensinando inclusive a diferenciar voc-
bulos com o mesmo som calda (de doce) e cauda (de animal) etc.
Eduardo Martins chama a ateno ainda para os erros cometidos na conjugao de verbos
irregulares, como intervir, por exemplo. Intervir vem do verbo vir ele veio, ele interveio, eles
vieram, eles intervieram, e no ele interviu ou eles interviram; como ouvir: se o governo no
repor os nveis...; quando o certo se repuser, pois repor vem do verbo por; fulano reteu, em
vez de reteve, e assim por diante. "Errar na grafia de palavras como desconcertante, exceo
ou disciplina, at se justifica", diz, "mas erros primrios de conjugao ou dizer fulano de me-
nor, acredito de que...so falhas graves."
Batalhando h mais de 35 anos em defesa do idioma, o jornalista considera, entretanto, que
preciso aceitar a evoluo da linguagem e conviver com ela. Ele afirma que a tendncia de
simplificao irreversvel e beneficia a comunicao entre as pessoas. O uso de a gente a
gente acha, a gente considera, em vez de ns achamos, ns consideramos, que alguns criti-
cam, tornou-se comum no apenas na conversao coloquial, mas em textos literrios, alm
de estar registrado nos dicionrios.
Todo idioma sofre alteraes ao longo do tempo. Martins ressalta que o Portugus do comeo
do sculo era muito diferente do atual. Milhares de vocbulos desapareceram, outros muda-
ram de sentido e um grande nmero foi acrescido pela tecnologia terceirizar, deletar, aces-
sar... Alm disso, diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expres-
so mais popular. Na conjugao verbal, a segunda pessoa em especial o vs pratica-
mente foi abolida, por ser considerada um tanto pernstica.
"Muitas pessoas tm receio de usar uma linguagem empolada e parecer pretensiosas", anali-
sa. "Outras, ao contrrio, querem mostrar erudio ou status e acabam adotando termos e ex-
presses absolutamente dispensveis, o que uma bobagem, pois falar melhor no falar
difcil. Dizem parabenizar, por exemplo, quando poderiam dizer cumprimentar, felicitar, saudar.
Recorrem a substitutos inadequados para suprir uma certa deficincia de vocabulrio, como:
implantei uma fbrica (voc no implanta, mas constri uma fbrica), estoque de desemprega-
dos (imagino milhares de desempregados empilhados numa prateleira), deu entrada junto ao
tribunal (o certo no tribunal) ou ainda a mal formada expresso a nvel de reunio a nvel
de diretoria, a nvel internacional (por que no dizer reunio de diretoria ou reunio internacio-
nal?)".
Apesar de constatar tantos equvocos, Eduardo Martins comenta que existe hoje uma preocu-
pao em falar e escrever melhor. At porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas
empresas. Aquela imagem de que tudo no Brasil uma baguna, ento falar bem ou mal no
tem importncia, est mudando. O sucesso dos programas de rdio e televiso voltados ao
conhecimento do Portugus e a participao crescente dos jornais, com colunas especficas
15

VIDA PROFISSIONAL / TICA



Dicas
1.Faa diariamente uma lista das coisas a fazer, para no perder tempo a tentar lembrar-
se o que ainda tem para fazer ou o que prioritrio nesse dia.
2.Evite fazer duas ou trs coisas ao mesmo tempo. Vai perder tempo a alternar as vrias
tarefas e a retom-las onde tinha parado.
3.Seja realista ao estabelecer deadline, para si e tambm para os seus colaboradores.
Um deadline, supostamente, deve estimular no stressar.
4.Simplifique a sua vida. Talvez no seja necessrio ler o jornal todos os dias de uma
ponta outra ou participar em todas as reunies do departamento de marketing.
5.Tenha a coragem de tirar umas frias e de descontrair.
6.Introduza tempo para pensar, para desenvolver novos projetos ou para organizar as su-
as idias.
7.Se no quer prolongar uma conversa desnecessariamente, no faa perguntas abertas.
8.Convm fazer as coisas que no gosta de fazer quando estiver bem disposto. Evite faz
-las quando estiver cansado.
9.Tente chegar a horas s reunies.
10.D a si mesmo mais algum tempo delegando algumas tarefas noutras pessoas.
11.No tem que ler tudo de uma ponta outra. Aprenda a ler na diagonal.

Dicas especficas para o seu ambiente de trabalho
Pode ter uma relao excelente com os colegas, mas s vezes no quer mesmo
ser incomodado. Uma porta fechada pode fazer maravilhas nessas ocasies. Se
trabalhar num espao aberto, pode fazer entender de forma no verbal que est
ocupado, no se dirigindo ao seu colega ou evitando, por exemplo, contacto vi-
sual. Claro que, se no conseguir, pode simplesmente diz-lo.

1.Ateno com os 'post-it' (autocolantes). Perdem-se com facilidade e s o fazem perder
tempo a tentar descobrir novamente o que era que no podia esquecer ou a quem devia
telefonar sem falta.
2.Aponte os seus encontros imediatamente na sua agenda. Mencione a hora exata, a mo-
rada e o n. de telefone. Habitue-se a ter sempre a sua agenda consigo.
3.Coloque em cima da secretria somente as coisas com as quais est trabalhando na-
quela altura. Papis de reunies que j foram feitas ou dossis que s no prximo ms
vo ser reativados devem ficar no armrio ou na gaveta.
4.Uma secretria desarrumada reflete um carter no estruturado. Talvez no para si pes-
soalmente mas sim para as pessoas estranhas que no o conhecem ou com as quais
vai reunir mais tarde.
5.Tentem arrumar as coisas todos os dias. Assim evita que os papeis inteis se amonto-
em.
6.Evite juntar demasiado correio. Veja diariamente os documentos que do entrada e ar-
rume-os conforme a urgncia ou deite-os fora quando j no precisa deles.
7.No guarde os documentos de qualquer maneira, mas use um sistema de arquivo para
depois poder encontr-los facilmente.
8.Tenha coragem para colocar o telefone fora do descanso.
9.Um documento que hoje intil, provavelmente vai continuar intil amanh. Ouse deitar
fora algumas coisas em vez de arquiv-las desnecessariamente. .
16
Organize-se!




Voc tem a sensao que lhe falta sempre tempo?
Est convicto que tem sempre coisas de mais para fazer?
No consegue concentrar-se na melhoria da sua vida e do seu trabalho?
No consegue ter o trabalho em dia?
Se respondeu que sim maioria destas questes, ento chegou a hora de dizer basta!


Saiba como processar o seu trabalho de maneira diferente e multiplicar a sua produtividade pesso-
al. A organizao um suporte fundamental para o seu desenvolvimento profissional. A maioria
das pessoas foi formada para desempenhar a sua profisso, mas so poucas as que sabem traba-
lhar de modo eficiente e eficaz.
Quer organizar melhor o seu modo de trabalhar e viver? Saiba como seguindo algumas das nos-
sas sugestes.


Faa agora

No deixe para amanh o que pode fazer hoje. Se fizer tudo, o que tiver para fazer, naquele preci-
so momento, vai ver que consegue ganhar mais tempo para fazer outras coisas. No acumule coi-
sas. Coloque os atrasos em dia. Os trabalhos atrasados criam o seu prprio trabalho extra. Elimin
-los reduz a sua carga de trabalho em muito. Reserve todos os dias um tempo para despachar um
deles.
Seja organizado

No seja desorganizado, Olhe para a sua secretria e decida o que guardar e o que deitar fora.
Voc pode utilizar o computador para armazenar documentos e papeis que lhe sejam teis.
Saiba gerir o seu tempo

No perca muito tempo com assuntos de pouca importncia. Como se costuma dizer "tempo di-
nheiro", por isso despenda apenas tempo para assuntos de alguma importncia.
Faa planos

O planejamento serve para voc saber quais so as suas atividades para o dia-a-dia e a longo pra-
zo. Para se organizar mais facilmente, divida-o em trs categorias:

Plano dirio: Todas as manhs dedique algum tempo ao planejamento das suas atividades.
Divida o trabalho da semana em partes que possam ser executadas em cada dia. Acompanhe o
progresso do plano ao longo do dia;

Plano semanal: Uma vez por semana examine todas as suas fontes de trabalho, a sua agenda,
as tarefas pendentes. Reserve tempo para trabalhos inesperados que surjam;

Plano mensal: O plano mensal composto pelos eventos mais importantes do ms seguinte e
d-lhe uma viso geral que tornar o planejamento semanal mais eficiente;

Se voc planear bem os seus compromissos, vai ver que consegue um tempinho livre para si e
assim poder aproveit-lo da maneira que pretender.

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Certifique-se que deixa tudo funcional

A manuteno faz parte do ciclo do trabalho. Sempre que concluir uma tarefa coloque as
coisas de novo no seu devido lugar. Quando utilizar uma coisa, certifique-se que esta fica
apta para outros utilizadores. Por exemplo, se uma foto-copiadora ficar sem papel en-
quanto estiver a tirar cpias, abastea a mquina com papel suficiente para si e para os
que viro a seguir. Se o seu grampeador estiver vazio, coloque grampos imediatamente.
No deixe para mais tarde, aquilo que pode fazer de imediato.

Organizao algo que pode ser aprendido. A parte mais difcil quebrar velhos hbitos
adquiridos durante toda a vida. A chave para uma melhor organizao comear por pe-
quenos passos e pouco a pouco sentir-se recompensado pela melhoria que ir notar e
continuar, motivado.

Se implementar estas idias, ir ver-se livre do caos e sentir-se capaz de controlar a sua
vida. Uma vez que tiver comeado, continue. Tornar-se organizado o primeiro passo,
seguido de persistncia. Por isso, comece hoje!

COMO ORGANIZAR ARQUIVOS

Nem tudo informtica. O escritrio sem papel uma utopia. Portanto, seja craque no
assunto "Arquivamento", tanto para a execuo do trabalho quanto para a orientao de
sua eventual assessora/equipe. Periodicamente voc obter nesta pasta do nosso site
algumas dicas valiosas para uma boa prestao de servios nesta rea.
Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do
trabalho:

1) Padronizao: Este um item vital para garantir produtividade e qualidade. Separe
cada assunto por cores. Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas. Garanta que
haja ttulos claros e procure manter um padro inclusive nos tipos de letras usadas. Rotu-
le pastas, gavetas e armrios com etiquetas de boa qualidade.

2) Planejamento: Separe toda a papelada e documentao previamente. Se for necess-
rio um tempo antes do arquivamento. Deixe tudo separado por clipes com indicaes cla-
ras do local destinado para arquivo.

3) Regularidade: No deixe acumular a papelada. Mantendo um sistema de arquivo di-
rio voc e seus e colegas vo se sentir melhor. O acmulo de papis sem arquivo aumen-
ta o risco de perdas e conturba o ambiente.

4) Pastas: D preferncia s pastas tipo caixa. mais fcil a identificao e o posiciona-
mento. Faa uso tambm das pastas suspensas. Aplique subttulos, dividindo em ses-
ses, por assunto.

5) Tamanhos: Evite sobrecarregar pastas de forma a que elas mal possam ser arquiva-
das. Procure manter pastas de at 3 cm de espessura na quantidade de papis.

6) Atualizao: Descubra um sistema de atualizao, de tal forma que voc possa perio-
dicamente fazer uma "limpeza" e no sobrecarregar o arquivo. Veja se h papis cujo
contedo est no computador e, portanto, dependendo do caso, ele desnecessrio.

18


Esquea-se das
crticas que existem a respeito das reunies. muito comum se comentar: "Reunies so
uma perda de tempo!". "Ah, meu Deus, l vem outra reunio...". Como profissional moder-
na e atualizada, voc precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil, como apontam
estudos de Neurolingstica, formada por pessoas mais "auditivas". Ou seja, neste pas,
gostamos de falar e de ouvir. Por isso se l to pouco.

As crticas s reunies tem sua origem na vasta literatura norte-americana que chega a
ironizar e desprezar as reunies. Eles so mais visuais e se fiam mais na comunicao
escrita - isto quer dizer, nas leituras em geral. Aqui, em terras tupiniquins, comum voc
cobrar uma pessoa por causa de sua ausncia em um encontro (mesmo depois de avisos
por e-mails e/ou cartas) e ela responder: "U, ningum falou mais nada!".

Portanto, aqui neste espao iremos dar a voc alguns elementos bsicos sobre a organi-
zao e participao em reunies. Utilize o roteiro como uma espcie de check list
suplementar.

1) Definio de hora e lugar: Cabe a voc ter a certeza de que tudo vai se encaixar. Cer-
tifique-se de que a carga horria no ultrapasse outros compromissos do lder. Tente en-
contrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reunio. Por e-
xemplo: se o assunto em pauta for "explosivo" ou polmico, procure - se possvel - destinar
um local mais
aprazvel, algo que ajude a "desarmar os espritos".

2) Comunicao Interna: Faa uma parceria produtiva com o pessoal responsvel pela
Comunicao Interna. Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informa-
dos pelo Correio Eletrnico, por Circular, Memorando, etc. Quando for de extrema impor-
tncia, confirme - ou tenha a certeza de que algum o fez - as presenas por escrito.

3) Papis e lpis/canetas: No deixe que ningum d a desculpa que no anotou alguma
coisa porque "se esqueceu" dos instrumentos bsicos para isso. Preste ateno quanti-
dade e qualidade, de acordo com o nmero de pessoas e
o tipo de reunio. Distribua tudo previamente no local. No deixe faltar, se forem necess-
rios, pastas, folhas avulsas, canetas, TV, vdeo, quadro negro, etc..

4) Disposio Geral: Ao lder dever ser reservado um lugar de onde possa ser observa-
do por todos, sem distino. Coloque, estrategicamente, um objeto de uso do mesmo no
local mesa. Combine com ele se h necessidade de uma distribuio estratgica de lu-
gares. De repente, ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa... De
preferncia, tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de for-
ma separada. Porque a tendncia de pessoas que convivem no dia a dia conversarem
paralelamente.

5) Protocolo: Em determinadas reunies, necessrio se observar detalhes protocolares.
Por exemplo: os lugares bem ao lado do lder tm de ser ocupados por cargos de maior
importncia, ou de importncia capital para o evento em si.

6) Bebidas: Nada alm de gua (gelada e sem gelo), caf e ch.

7) Fumo: Crescem na cultura empresarial/organizacional as restries aos fumantes. Mas
o lder quem determina se naquela reunio pode-se ou no fumar. De preferncia, isso
deve ser avisado na comunicao interna Ou depender da poltica da empresa a respeito.
COMO ORGANIZAR REUNIES
19
COMO ORGANIZAR REUNIES (cont.)

8) Saber ouvir: Quando voc estiver participando de uma reunio de cuja ata no respon-
svel, sua tentao ser falar, fazer perguntas ou intervir, no sentido de se fazer observar e
sentir. Mas fique atenta ao fato de que se sai bem numa reunio aquela pessoa que sabe
ouvir. Preste ateno a cada palavra e em sua entonao. Muitos perdem o melhor do en-
contro pois enquanto
o outro est falando, ele esto pensando em como se sobressair.

9) Interrupes: Obtenha do lder uma combinao sobre a oportunidade ou no das inter-
rupes ocasionadas por fatores externos. Ligaes urgentes, chamados de servio, etc..
Tudo dever ser comunicado aps a reunio? esperada alguma ligao urgente? Quem
poder sair da sala para atender emergncias? Etc..

10) Lista de presena: Geralmente, o lder gosta de saber quem faltou e porque. Prepare
tudo antes e garante que todos os presentes puderam assinar a lista.

11) Crach: Garanta que todos esto com seus respectivos crachs de identificao. O lder
vai querer se dirigir a cada um pelo nome e, obviamente, pode no se lembrar de todos, prin-
cipalmente em reunies em que novos contratados esto presentes.

12) Ata: Geralmente de sua responsabilidade. Seja minuciosa. Data, hora e local. Assunto.
Ordem do Dia. Quem falou o que. Que temas ficaram pendentes. O essencial e as conclu-
ses. Sempre que possvel, faa o lder ler e assinar.


Apresentao visual da redao
1.1 .Deve-se preencher corretamente todos os itens do cabealho com letra legvel.
1.2.Centralizar o ttulo na primeira linha, sem aspas e sem grifo. O ttulo pode apresentar in-
terrogao desde que o texto responda pergunta.
1.3. Pular uma linha entre o titulo e o texto, para ento iniciar a redao.
1.4. Fazer pargrafos distando mais ou menos trs centmetros da margem e mant-los ali-
nhados.
1.5. No ultrapassar as margens (direita e esquerda) e tambm no deixar de atingi-las.
1.6. Evitar rasuras e borres. Caso o aluno erre, ele dever anular o erro com um trao ape-
nas. .
1.7. Apresentar letra legvel, tanto de frma quanto cursiva.
1.8. Distinguir bem as maisculas das minsculas.
1.9. Evitar exceder o nmero de linhas pautadas ou pedidas como limites mximos e mni-
mos. Ficar aproximadamente entre cinco linhas aqum ou alm dos limites.
1.10. Escrever apenas com caneta preta ou azul. O rascunho ou o esboo das idias podem
ser feitos a lpis e rasurados. O texto no ser corrigido em caso de utilizao de lpis
ou caneta vermelha, verde etc. na redao definitiva.
OBSERVAES:
Nmeros
A) Idade - deve-se escrever por extenso at o n. 10. Do n. 11 em diante devem-se usar
algarismos;
B) Datas, horas e distncias sempre em algarismos: 10h30min, 12h, 10m, 16m30cm, 10km
(m, h, km, I, g, kg).
Palavras Estrangeiras
As que estiverem incorporadas aos hbitos lingsticos devem vir sem aspas: marketing,
merchandising, software, dark, punk, status, offlce-boy, hippie, show etc.

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Resumo de como organizar reunies

Faa sempre um check-list (relao das providncias): para que a reuni-
o de seu executivo seja perfeita.

Pauta da Reunio: Verifique com seu executivo qual ser o assunto, quem
sero os participantes, o local, a data, o horrio em que a reunio ser reali-
zada.

Envie a comunicao: a todos os participantes, por escrito, por e-mail, por
telefone, e pea sua confirmao de presena.

Atenta aos Materiais: Veja sempre a necessidade de seu executivo usar re-
latrios, graficos, copias de documentos, etc. Providencie tudo com antece-
dncia.

Prepare a sala de Reunio: tudo deve estar no seu devido lugar, verifique a
limpeza da sala, se esta bem arejada, as mesas, cadeiras, blocos para anota-
es, canetas, lpis, transparncias, gua, caf, copos, aperitivos, cinzeiros,
etc.

Em caso de Seminrios: onde as pessoas no se conhecem e haver refei-
es servidas, providencie a demarcao dos locais onde cada um deva sen-
tar-se com identificao.

Outros equipamentos: Projetores de slides, retro projetores, vdeo, telo,
microfone, laptop, etc...

Verifique a infra-estrutura do local: se h tomadas suficiente, mesas auxili-
ares, existencia de cortinas para escurecer o ambiente e projetar o filme etc.

Convoque o pessoal de apoio: recepcionistas, tcnicos, garons, etc.

Faa uma Vistoria geral: aps a reunio para providenciar a devoluo dos
itens e equipamentos utilizados.

Arquive : todos os documentos utilizados na reunio .
Atas

um documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrncias , delibera-
es, resolues e decises de reunies ou assemblias.
Deve ser redigida de tal maneira que no seja possvel qualquer modificao posterior.
Para evitar isso deve ser escrita:
- sem pargrafos ou alneas (ocupando todo o espao da pgina);
-sem abreviaturas de palavras ou expresses;
- nmeros escritos por extenso;
- sem rasuras nem emendas;
- sem uso de corretivo
- com verbo no tempo pretrito perfeito do indicativo;
- com verbo de elocuo para registrar as diferentes opinies.
Se o relator cometer um erro, deve empregar a partcula retificativa digo, como neste e-
xemplo: Aos vinte dias do ms de maro, digo, de abril, de mil novecentos e noventa e
seis...
Quando se constatar erro ou omisso depois de lavrada ata, usa-se em tempo: Em tem-
po: Onde se l maro, leia-se abril.

Modelo de ata
Data, horrio, local e objetivos
Aos quatorze dias do ms de outubro de mil novecentos e noventa e seis, com incio s
vinte horas, no salo de festas da Escola Estadual Duque de Caxias, sita na Avenida To-
cantins, nmero duzentos e doze, Porto alegre, realizou-se uma reunio de todos os alu-
nos da oitava srie da escola, com o objetivo de preparar as festividades de concluso do
primeiro grau.
O presidente e a secretria da reunio, as pessoas presentes
A reunio foi presidida pelo lder da oitava srie A, Jos Lus Lousada, tendo como secre-
tria a lder da oitava srie B, Andria Passos. Contou com a participao de oitenta e dois
alunos, dos professores conselheiros das trs turmas e da vice-diretora, Fabola Barreto.
Relato da reunio propriamente dita.
Inicialmente, Jos Lus Lousado solicitou vice-diretora que comunicasse as providncias
administrativas e o andamento legal referente ao trmino do primeiro grau. Foi esclarecido
que os alunos de oitava srie encerrariam o ano e fariam as recuperaes juntamente com
os demais alunos da escola, e que a direo pensava oferecer um coquetel no encerra-
mento do ano letivo para alunos e professores da oitava srie, ocasio em que os alunos
receberiam o histrico escolar. A data para isso deveria ser escolhida nesta reunio. Aps
ouvir variadas sugestes e opinies, o presidente da reunio solicitou que fossem votados
dois itens: a escolha da data e se a entrega dos histricos escolares teria a presena dos
pais, com homenagem a alguns professores. Alguns alunos inscreveram-se para defender
diferentes pontos de vista sobre a convenincia ou no de se realizar uma reunio formal
no encerramento do primeiro grau. Aps debatidas as idias apresentadas, Jos Lus Lou-
sado encaminhou a votao, que obteve o seguinte resultado: cerimnia formal para entre-
ga dos histricos escolares e posterior coquetel: cinqenta e sete votos favorveis e vinte
e cinco contra; entrega informal com coquetel; vinte e cinco votos favorveis e cinqenta e
sete contra. Em seguida, apreciadas as datas sugeridas, foi escolhido por unanimidade, o
dia quinze dezembro para a realizao do evento, com incio s vinte horas.
Enceramento
Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata, que vai assinada por mim, Andria
Passos, secretria, pelo presidente da reunio, pela vice-diretora e pelos professores e alu-
nos presentes.
21
22
Ofcio

quase que exclusivamente utilizado no servio pblico, na comunicao entre chefias e
com o pblico externo. Na empresa privada s utilizado quando dirigido ao servio pbli-
co. Seu contedo formal, sem os exageros do passado, quando se utilizavam mais li-
nhas para a introduo e para o fecho do que propriamente para o contedo. Como, geral-
mente, dirigido a autoridade, necessrio observar o tratamento que cada cargo exige.
O ofcio est para a empresa pblica como a carta comercial e o memorando esto para a
empresa privada. , portanto, um instrumento de Relaes Pblicas, como a carta comer-
cial.
Beltro afirma que as entidades civis, comerciais e religiosas no expedem ofcio. Parece-
nos que ele est considerando a possibilidade dessas instituies terem que se dirigir ao
servio pblico; pois, se isso ocorrer, necessariamente tero que elaborar uma correspon-
dncia chamada ofcio.
Para Enas de Barros, embora ofcio, em geral, seja quase sempre exclusivo da corres-
pondncia emitida pelos rgos pblicos estatais (ministrios, departamentos, servios,
autarquias, prefeituras), muitas empresas privadas se tm valido desse documento, princi-
palmente em suas relaes com aqueles rgos, subordinando-se, tambm, forma esta-
belecida oficialmente para tal espcie de correspondncia.
Para o prof. Raphael Pugliese, ofcio a correspondncia de carter oficial, equivalente
carta. dirigido por um funcionrio a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como
por uma repartio a uma pessoa ou instituio particular, ou , ainda, por instituio parti-
cular ou pessoa a uma repartio pblica.
O Manual de Redao, da Presidncia da Repblica, recentemente elaborado, apresenta
o ofcio com algumas inovaes. Esse novo modelo para ser aplicado em todo o servio
pblico federal brasileiro, poder todavia servir de parmetro para a empresa privada. Se-
gundo esse manual, as formas vocativas foram modificadas, assim ficando:
Para os chefes de Poder usa-se Excelentssimo Senhor, seguido do respectivo cargo, por
exemplo:
- Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica.
- Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional.
- Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
As demais autoridades sero tratadas pelo vocativo Senhor, seguido do respectivo cargo,
como:
- Senhor Senador.
- Senhor Juiz.
- Senhor Ministro.
- Senhor Governador.
No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades trata das por
Vossa Excelncia ter a seguinte forma:
- Excelentssimo Senhor
Fulano de Tal
Ministro da Justia
70.064 - Braslia/DF
- Excelentssimo Senhor
Fulano de Tal
Senador Federal
70.160 - Braslia/DF
- Excelentssimo Senhor
Fulano de Tal
Juiz de Direito da 10 Vara Civil
Rua X, n 14
01010 - So Paulo/SP
22

Outra alterao que eliminou parte do formalismo do ofcio foi a excluso do uso do tratamento DD.
( dignssimo) e M.D. (mui dignssimo) s autoridades, curiosamente sob a alegao de que a dignidade
pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao.
Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares, sendo o vocativo adequa-
do: Senhor (cargo).
O endereamento a ser colocado no final do texto do ofcio ser assim:
Para chefes do poder e demais autoridades:
Excelentssimo Senhor
Fulano de Tal
Presidente do Congresso Nacional
Braslia/DF
Excelentssimo Senhor
Fulano de Tal
Secretrio Geral da Presidncia
Braslia/DF
Para aquelas autoridades cuja forma de tratamento empregada apenas Vossa Senhoria, elimina-se o
Ilustrssimo Senhor, ficando:
Ao Senhor
Fulano de Tal
Cargo
Guararapes/SP
Em vez de:
Ilmo. Sr.
Fulano de Tal
Cargo
So Paulo/SP
necessrio sempre observar as formas de tratamento que cada cargo requer, c como a forma vocati-
va. Exemplos peculiares so as utilizadas para juzes, reitores, bispos. A empresa privada que procura
formas de tornar sempre mais gil sua correspondncia j adotou o sistema bloco-compacto para a est-
tica tambm do ofcio, que comprovadamente reduz o tempo da sua elaborao.
So pblicos dessa comunicao dirigida escrita o interno, externo e misto para a empresa pblica. Para
a empresa privada, somente o pblico externo atingido com este tipo de comunicao.
Modelo
Indstria Gimenes S/A.
Vitria - Serra - Curitiba - Videira - Presidente Prudente

Vitria, 17 de novembro de 1996.
Of. n 15/96

Senhor Prefeito


Dentro da programao de comemorao do aniversrio de nossa empresa, estaremos inaugurando, no
prximo dia 7 de junho, s 17h, a Creche Criana Sadia, localizada na rua Emlio Rios, 245; reivindica-
o antiga de nossos funcionrios, que agora concretizada.
Gostaramos de contar com a presena de V.Ex para descerrar a placa e falar aos participantes sobre a
importncia da criao de creches nas empresas, pois sabemos que essa , tambm, uma das priorida-
des de seu governo.

Atenciosamente

Diretoria Geral
(assinatura)
Excelentssimo Senhor
Paulo Soares Martins Dias
Prefeito Municipal de Campinas
Proposta de redao
Redija ofcio dirigido ao Prefeito de sua cidade, convidando-o para inaugurao das novas dependncias
de sua escola..
Continuao Oficio...
23

Requerimento

um documento no qual o interessado, depois de se identificar e se qualificar, faz sua so-
licitao autoridade competente. S usado ao se dirigir ao servio pblico.
Possui caractersticas prprias, como: aps o vocativo, deixam-se aproximadamente dez
linhas ou espaos e o corpo, espao destinado ao despacho da autoridade competente,
finalizando com pedido de deferimento solicitao, data, aps exposio." (Cleuza G.
Gimenes Cesca, in Comunicao Dirigida na Empresa.)
H tericos, como Teobaldo de Andrade, que defendem a dispensa do pedido de deferi-
mento, argumentam que ningum faz uma solicitao para pedir indeferimento: "Nestes
termos, pede deferimento" ou "N. termos, p. deferimento" ou "N.T./P.D./ ou "N.T./A.D."
O requerimento um instrumento do cidado, nele se faz a solicitao de um direito que a
pessoa, grupo de pessoas ou empresa considera t-lo. No h necessidade de ser datilo-
grafado, pode ser manuscrito.
O famoso abaixo-assinado, muito usado pelo povo e por organismos populares, um re-
querimento de carter coletivo. Como nele vo muitas assinaturas, o espaamento entre
as partes do requerimento pode ser menor. Mas, cuidado! No assine nada em branco,
exija que o texto do abaixo assinado esteja expresso na folha em que voc for colocar sua
assinatura.
Antigamente ele era feito em papel almao (com ou sem pauta), sua redao era uma ini-
ciativa do requerente, por isso o cidado semi-letrado pagava uma taxa a um escritrio pa-
ra redigi-lo. Hoje, com o programa de desburocratizao, as reparties fornecem modelos
e at formulrios a serem preenchidos.
Modelo 1:
Exmo. Sr. Secretrio de Esportes da Prefeitura Municipal de Campinas.
(10 espaos)
Indstria ABC, localizada na rua Accia n. 500, Bairro So Joo, nesta cidade, inscrita no
CGC 48.784.943/0001-08 e Inscrio Estadual n. 244.152.262, vem requerer a V.Exa. a
cesso do Centro Esportivo do Jardim Santo Antnio para a realizao do 1 Campeonato
Esportivo Interno de seus funcionrios, nos dias 16 e 17 de maro prximo, das 8 s 18
horas, em virtude de no possuir espao fsico adequado.
(3 espaos)
Nestes termos,
pede deferimento.*
(3 espaos)
Campinas, 13 de fevereiro de 2000.
(3 espaos)
Assinatura
* "Nestes termos, pede deferimento" pode ser eliminado.
Modelo 2
Exmo. Sr. Prefeito Municipal de Araatuba
(10 espaos)
Ns, abaixo-assinados, moradores do Conjunto Habitacional Hilda Mandarino, vimos re-
querer de V.Exa. o asfaltamento das ruas do conjunto habitacional com urgncia, pois em
dias secos a poeira invade as casas, prejudicando a sade das pessoas, e em dias chuvo-
sos, suas vias pblicas ficam intransitveis, at para os nibus da TUA.
(2 espaos)
Nestes termos,
pedimos deferimento.*
Araatuba, 7 de maro de 2000
(2 espaos)
Assinatura:
Endereo:
Assinatura:
Endereo: (sucessivamente)
24




Continuao Pgina anterior


* "Nestes termos, pedimos deferimento" pode ser eliminado.
Proposta de redao
Faa um requerimento dirigido ao prefeito de sua cidade solicitando reviso em seu
carn de IPTU, pois voc no concorda com os critrios estabelecidos.








Resumir Texto

Ler no apenas passar os olhos no texto.
preciso saber tirar dele o que mais importante, facilitando o trabalho da memria.
Saber resumir as idias expressas em um texto no difcil. Resumir um texto repro-
duzir com poucas palavras aquilo que o autor disse.
Para se realizar um bom resumo, so necessrias algumas recomendaes:

1. Ler todo o texto para descobrir do que se trata.
2. Reler uma ou mais vezes, sublinhando frases ou palavras importantes. Isto ajuda a
identificar.
3. Distinguir os exemplos ou detalhes das idias principais.
4. Observar as palavras que fazem a ligao entre as diferentes idias do texto, tambm
chamadas de conectivos: "por causa de", "assim sendo", "alm do mais", "pois", "em
decorrncia de", "por outro lado", "da mesma forma".
5. Fazer o resumo de cada pargrafo, porque cada um encerra uma idia diferente.
6. Ler os pargrafos resumidos e observar se h uma estrutura coerente, isto , se to-
das as partes esto bem encadeadas e se formam um todo.
7. Num resumo, no se devem comentar as idias do autor. Deve-se registrar apenas o
que ele escreveu, sem usar expresses como "segundo o autor", "o autor afirmou que".
8. O tamanho do resumo pode variar conforme o tipo de assunto abordado. recomen-
dvel que nunca ultrapasse vinte por cento da extenso do texto original.
9. Nos resumos de livros, no devem aparecer dilogos, descries detalhadas, cenas
ou personagens secundrias. Somente as personagens, os ambientes e as aes mais
importantes devem ser registrados.


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Telegrama


O "Manual de Redao" da Presidncia da Repblica, que um norteador da cor-
respondncia oficial no Brasil, publicado na poca de Itamar Franco, define como
telegrama toda comunicao oficial expedida por meio de telegrafia, telex. As a-
gncias dos Correios possuem impressos prprios para telegrama.
Acredito que o telegrama seja um instrumento de comunicao em extino diante
da democratizao da telefonia, pois o telgrafo e o telex esto ficando obsoletos.
Atualmente os Correios atendem seus clientes de telegramas por telefone; e ainda
mais, programam a emisso dos telegramas a seus clientes.
Exemplo: aniversrio de um amigo ou parente na prxima sexta-feira. mais chi-
que e cmodo passar um telegrama. Pega-se o telefone, liga-se hoje (tera-feira)
agncia central dos Correios, dita-se o texto e pede-se ao funcionrio que a entre-
ga deve ser feita na sexta-feira de manh. Assim, no se corre o risco de esquecer
a data do aniversrio da pessoa querida.
Se o cliente quiser, recebe em casa a cpia do telegrama remetido (ou a ser reme-
tido). A nica coisa amarga deste procedimento receber o custo do telegrama na
conta mensal do telefone.
No to simples redigir um telegrama, porque sua linguagem possui caractersti-
cas prprias. A omisso das palavras desnecessrias (adjuntos adnominais e ad-
verbiais) no tem apenas a finalidade de reduzir seu custo, tambm uma questo
de competncia.
Jos Roberto Whitaker Penteado, em seu livro "Relaes Pblicas nas Empresas
Modernas", afirma que o telegrama um veculo emocional, sempre provoca um
choque em quem o recebe.
Odacir Beltro sugere abreviaes e neologismos na linguagem telegrfica, como:
ATEH (para at), IMPAGO (no pago), VOSSENHORIA (para Vossa Senhoria) AV-
BRASIL (para Av. Brasil), GAMALIMA (para Gama Lima), LAN (para l), SDS (para
saudaes).
Alm disso recomenda usar COMPRARA e no HAVIA COMPRADO; fazer uso
de endereo telegrfico (em caso de empresa), suprimir ou reduzir expresses de
cortesias, evitar rasuras, no dividir palavras em fim de linha, escrever em letras
maisculas, deixando dois espaos entre cada palavra, suprimir hfen
(ESCREVANOS no lugar de ESCREVA-NOS), dispensar acentos grficos, omitir
palavras desnecessrias, colocar nmeros em algarismos arbicos (15000 ou
QUINZE MIL), escrever datas de forma contnua (120396).
"Existem, tambm, outras formas convencionais em pontuao, tais como: VG -
vrgula; PT - ponto final; PTVG - ponto e vrgula; BIPT - dois pontos; INT - interro-
gao; EXC - exclamao; ABRASPAS - abrir aspas; FECHASPAS - fechar as-
pas". (Comunicao Dirigida Escrita na Empresa, Cleuza G. Gimenes Cesca, Sum-
mus Editorial)




26

Como melhorar sua redao

1. Pense no que voc quer dizer e diga da forma mais simples. Procure ser direto
na construo das sentenas.
2. Corte palavras sempre que possvel. Use a voz ativa, evite a passiva.
3. Evite termos estrangeiros e jarges.
4. Evite o uso excessivo de advrbios.
5. Seja cauteloso ao utilizar as conjunes "como", "entretanto", "no entanto" e
"porm". Quase sempre so dispensveis.
6. Tente fazer com que os dilogos escritos (em caso de narrao) paream uma
conversa.
Uso do gerndio empobrece o texto. Exemplo: Entendendo dessa maneira, o pro-
blema vai-se pondo numa perspectiva melhor, ficando mais claro...
7. Adjetivos que no informam so dispensveis. Por exemplo: luxuosa manso.
Toda manso luxuosa.
8. Evite o uso excessivo do "que". Essa armadilha produz perodos longos. Prefira
frases curtas. Exemplo: O fato de que o homem que seja inteligente tenha que en-
tender os erros dos outros e perdo-los no parece que seja certo.
9. Evite clichs (lugares comuns) e frases feitas. Exemplos: subir os degraus da
glria, "fazer das tripas corao", "encerrar com chave de ouro", silncio mortal",
"calorosos aplausos", "mais alta estima".
10. Verbo "fazer", no sentido de tempo, no usado no plural. errado escrever:
"Fazem alguns anos que no leio um livro". O certo Faz alguns anos
que no leio um livro.
11. Cuidado com redundncias. errado escrever, por exemplo: "H cinco anos
atrs". Corte o "h" ou dispense o "atrs". O certo H cinco anos...
12. S com a leitura intensiva se aprende a usar vrgulas corretamente. As regras
sobre o assunto so insuficientes.
13. Leia os bons autores e faa como eles: trate a vrgula com bons modos.
14. Nas citaes, use aspas , coloque a vrgula e um verbo seguido do nome de
quem disse ou escreveu aquilo. Exemplo: O que escrito sem esforo geral-
mente lido sem prazer., disse Samuel Johnson.
15. Leia muito, leia sempre, leia o que lhe parea agradvel.
Escreva dirios, cartas, e-mails, crnicas, poesias, redaes, qualquer texto. S
escrevendo, se aprende a escrever.
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VIDA PROFISSIONAL /
COMO ADMINISTRAO DO TEMPO


Assinale abaixo qual das situaes em que gastamos nosso tempo deveriam nos absorver
mais:

1) Coisas IMPORTANTES e URGENTES ao mesmo tempo;

2) Aquelas que so IMPORTANTES mas no tm URGNCIA;

3) As que so URGENTES mas no possuem muita IMPORTNCIA;

4) Coisas que no so URGENTES nem muito menos IMPORTANTES.

Voc escolheu a situao nmero um?

claro que a maioria vai responder que devemos nos preocupar com as coisas urgentes e
importantes. Entretanto, o ideal na ADMINISTRAO DO TEMPO nos fixarmos cada
vez mais no item 2. As situaes em que nos debruamos sobre fatos e acontecimentos
importantssimos mas que no apresentam urgncia para soluo ou providncias.

No livro Os 7 Hbitos das Pessoas Muito Eficazes, o autor Stephen Covey nos aconselha
a priorizar coisas importantes e no-urgentes. E quanto mais nos ativermos ao item 2, me-
nos precisaremos ficar no item 1.

Explicando: o primeiro item se refere quilo que quase todos ns estamos fazendo atual-
mente. Ou seja, "matando um leo por dia". A presso da competitividade faz com nossos
lderes planejem cada vez menos e busquem sadas cada vez mais de emergncia. Nisso,
a secretria vai ficando estressada de tantas responsabilidades urgentes e importantes.

Se todos pudermos parar e planejar com calma, cada vez haver menos "incndios para
serem apagados", que do que trata o item um. Ento, a primeira coisa a fazer preparar
uma lista diria do que importante e do que urgente.

Depois, basta priorizar - na mente e no corao - aqueles fatos, providncias, iniciativas -
que se mostram muito mais importantes do que urgentes. Enquanto voc extingue um
"foco de incndio" aqui e outro acol, vai planejando um futuro cada vez mais calmo.

Tem de ser assim na sua funo profissional, na carreira, na vida afetiva, no lazer, enfim,
em tudo.



28


COMO ORGANIZAR DIA-A-DIA

Duas dicas para voc:
>> PONTUALIDADE
>> FICANDO MAIS INTELIGENTE

PONTUALIDADE

Quando esteve no Brasil, em 1985, o "Papa" da Qualidade Total no Japo, Kaoru Ishika-
wa, comeou sua palestra religiosamente s 8h, embora nem metade dos 300 empres-
rios e executivos inscritos estivesse na sala de conferncias. E iniciou sua fala assim:

"O primeiro item da Qualidade Total a pontualidade. Todo o segredo da qualidade - no
seu mais profundo significado - est na forma como o processo se inicia. Aquilo que come-
a de forma errada s tende a produzir mais erros ao longo do caminho. Vocs, no Brasil,
precisam aprender a ser mais pontuais. Pontualidade nos encontros, no atendimento ao
cliente e na vida particular. E manter essa preocupao no incio, no meio e no fim".
Assim, mesmo que o seu lder seja total e completamente desorganizado em termos de
horrios ( e a maioria dos empresrios e altos executivos assim, at por fora do exces-
so de compromissos) mantenha os seus princpios. Seja fiel pontualidade. Crie o hbito
da pontualidade mesmo que a faam esperar constantemente. E tente educar seu lder
nessa direo. Utopia? Talvez, mas persevere, pois seu lder vai, no mnimo, perceber seu
esforo.


FICANDO MAIS INTELIGENTE

A Secretria Moderna tem que melhorar todos os dias. Como profissional e como mulher.
No necessariamente nessa ordem. Mas como? A resposta incrementar seu equipamen-
to. No, no estamos falando do computador ou das mquinas que a cercam. Mas do seu
"equipamento interno". Seu hardware e seus softwares pessoais. Estamos falando do c-
rebro humano. Essa misteriosa caixa em formato de noz, que pesa pouco mais de um qui-
lo mas que consome mais da metade do oxignio presente em nosso corpo.
Estudos avanados em nvel mundial apontam que h meios de melhorar o uso do crebro
e, assim, nos tornarmos mais produtivos e felizes.
Aqui vo algumas dicas iniciais:
1) Leia mais: Est provado que o aumento do vocabulrio ajuda no aumento do raciocnio.
E ler amplia a capacidade de concentrao. Eleva o nvel de conhecimento. O resto voc
j sabe. Comprometa-se a aumentar a quantidade e qualidade de suas leituras.
2) Viaje: Locais e pessoas diferentes foram voc a raciocinar por novos caminhos.
3) Desafios: Procure enfrentar desafios em nvel intelectual. Faa exerccios de matemti-
ca se aquilo de que voc menos gosta so nmeros. E vice-versa.
4) Idiomas: Mais at do que lhe ajudar na conquista de espao no mercado de trabalho,
estudar outros idiomas ajuda o crebro a criar mais sinapses (a ligao entre os neur-
nios). Mas voltaremos depois a esse assunto.
5) Palavras cruzadas: Aumenta a capacidade de sntese e o raciocnio lgico. Alm disso,
um delicioso passatempo que vicia saudavelmente.
6) gua: disso que se alimenta o crebro. Dois litros por dia, no mnimo.
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Eventos empresariais "Conveno Empresarial"

A secretria moderna cuida de tudo para sua empresa funcionar adequadamente.
Ter contatos para facilitar seu dia-a-dia o fator primordial para realizar suas ativi-
dades. Pensando nisto que a partir de agora estaremos divulgando passo a pas-
so as melhores dicas para que sua festa/evento tenha todo o sucesso almejado.

Passo 1 - Ter em sua agenda uma data especial para o acontecimento do evento.
Procure normalmente escolher a data em dia neutro para que os convidados pos-
sam todos participar na sua totalidade.

Passo 2 - Ao comear relacionar a lista de convidados, necessrio ter em mos
dois tipos de lista, primeiro a lista de convidados especiais e a lista de convidados
participantes do evento. importante dar um tratamento especial aos convidados
especiais pois eles tem que estar em lugares especiais no evento.

Passo 3 - Selecionar os colaboradores (equipe de apoio) essa equipe que ir tra-
balhar na definio e idealizao de todo o evento. As idias devem ser discutidas
e submetidas a todos os integrantes do projeto. A equipe de apoio dever ser divi-
da em equipes responsveis por cada uma das etapas e tempo de realizao. No
se esquea de ter planejar o tempo necessrio de cada uma das etapas, pois ela
o fator principal para o sucesso do seu evento.
Exemplo da agenda do dia:
das 8h s 9h30 - Caf da manh - Local tal....
das 9h40 s 10h30 - Palestra ou atividade tal... local tal....
das 10h40 s 12h - Atividades tal... Local tal....
das 12h s 13h30 - Almoo.. Local tal.... importante definir o card-
pio
Observao: Nunca esquea de divulgar:
Ator principal de cada palestra;
Local para realizao do evento, caf, almoo e janta, etc..

Passo 4 - Selecionar os fornecedores de infra-estrutura (Fotgrafos, Jornalistas,
Transporte, Alimentao, Iluminao, Conjunto musical, palestrantes, equipes de
atividades, etc.), todo esse pessoal deve ser consultado antecipadamente, bem co-
mo dever se ter a cotao de preos para realizao de seus servios.



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Teste de Motivao
TESTE SUA AUTOESTIMA E SUA AUTO-CONFIANA
Marque ao lado de cada questo uma das letras - "A" , "B" ou "C" - procurando a alter-
nativa que melhor representa aquilo que voc pensa sinceramente:
A) Sempre B) s vezes C) Nunca


1) Acredito que as pessoas gostam e valorizam apenas quem tem uma
ou algumas destas qualidades: bonito(a), rico(a), elegante ou divertido
(a).

2) Eu tenho um sentimento de que no mereo ser amado(a) e respeita-
do(a).

3) Tenho muito medo de ser rejeitado(a) pelos meus amigos.

4) Para mim, o sucesso o mais importante para eu ser aceito(a). No
basta que eu tente fazer o melhor que posso.

5) Quando estou em reunies sociais, tenho algo interessante para di-
zer.

6) Se algum demonstra sincero interesse por mim, esforo-me para
provar que mereo esse apreo, caso contrrio esse interesse pode de-
saparecer.

7) No estou seguro(a) de que o trabalho que fiz bom, at algum me
dizer.

8) A maioria das pessoas com as quais me encontro ou me relaciono
socialmente parece ser melhor do que eu.

9) Tenho um forte sentimento de insignificncia pessoal e isso me depri-
me.

10) Posso me definir com aquele que os norte-americanos chamam de
"looser", isto , um(a) perdedor(a).

- - - - - - - - - - - - - -
GABARITO DE RESPOSTAS

"A" = 0 ponto
"B" = 1 ponto
"C" = 2 pontos

TABULAO E RESULTADOS

ACIMA DE 18 PONTOS = Se voc respondeu com sinceridade, autenticidade e vontade real de fazer uma auto-avaliao, parabns. Voc certa-
mente tem um elevado conceito de si mesmo(a). Sua auto-estima altssima e, portanto, deve estar desenvolvendo atividades das quais gosta,
sente prazer na vida e dificilmente est deprimido(a). A tendncia a de que consiga bons resultados no trabalho - na maior parte das vezes. Ape-
nas tome cuidado para no cair no oposto - o "pecado capital" da soberba.

DE 14 A 17 PONTOS= Voc tem um bom nvel de auto-estima. uma pessoa que tem confiana nas prprias decises, sabe discernir o momento
de agir, e est apto(a) a se aproveitar bem das oportunidades.

DE 11 a 13 PONTOS= Voc desfruta de uma auto-estima "mdia". Isto , provavelmente j trabalhou bem em nvel psicolgico as barreiras que lhe
impuseram no inconsciente desde a infncia. Mas ainda ter que trabalhar mais. Voc se encontra no meio caminho entre a pessoa que tem um
forte sentimento de importncia na vida e aquela que no v qualquer valor em si mesma.

DE 10 PONTOS PARA BAIXO= H uma expresso at um tanto chula, utilizada popularmente, que reflete um pouco do que voc pensa a seu
respeito na maior parte do tempo: "Estou me sentindo o verme das fezes do cavalo do bandido"... Voc deve ser daqueles(as) que vivem deprimidos
(as), isolando-se dos demais, reclamando de si mesmo. Essa insegurana precisa ser
tratada. Dificilmente voc progredir numa grande organizao, pois este tipo de empresa necessita de lderes. E um dos pr-requisitos bsicos
para isso a auto-confiana. Acredite mais em si mesmo(a). Se procurou responder a esse teste j sinal de que est sinceramente preocupado(a)
em melhorar.
V em frente.


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ADMINISTRAO
COMO LIDERAR .
COMO ADMINISTRAR SEU LDER

Foi-se o tempo em que a secretria era apenas uma "carregadora do piano" do chefe. Ela hoje tem
que conhecer, discutir e aprofundar o conceito de LDER.
Para ajudar seu lder a deixar de ser - ou cada vez ser menos - um chefe "jurssico".

E tambm para assumir sua postura de lder, j que a Secretria Moderna, hoje, muitas vezes
responsvel por muitas das pessoas que cuidam dos servios internos da organizao.

Voc, secretria uma LDER MODERNA? Seu "superior hierrquico pode ser enquadrado na ca-
tegoria de um LDER MODERNO?

Para ajud-la a responder essas questes, aplicamos aqui um TESTE. Nesta semana voc ter as
primeiras 10 questes. Nas semanas seguintes, publicaremos no site o resto do teste e o gabarito
com totalizao de pontos. Alm disso, vamos discutir tambm cada um dos aspectos. Boa sorte!
EM RELAO EQUIPE QUE TRABALHA ATUALMENTE SOB MINHA RESPONSABI-
LIDADE, POSSO DIZER QUE ...
a) Mantenho certa desconfiana sobre o desempenho de alguns colaboradores, o que
necessrio para as melhorias; b) Confio no alto comprometimento de toda a equipe e fico
tranqilo;
c) Acredito que ainda vou conseguir que todos tenham responsabilidade sobre o trabalho
como um todo.

2) NO QUE DIZ RESPEITO AO FUTURO, MEUS COLABORADORES PODEM ESTAR
CERTOS DE QUE...
a) Vou-me esforar sempre para que saibam para onde estamos indo e por qu;
b) Providenciarei sempre para que sejam surpreendidos com mudanas de objetivos, para
que no se acomodem;
c) Minha viso do futuro dever ser descoberta por eles mesmos no dia a dia.

3) ACREDITO QUE O LDER TEM DE DAR O EXEMPLO PESSOAL EM TUDO AQUILO
QUE ELE ESPERA DOS OUTROS.
a) Totalmente falso;
b) S s vezes;
c) Completamente verdadeiro.

4) NOS MOMENTOS DE CRISES, OS VERDADEIROS LDERES MOSTRAM...
a) Que possvel manter-se digno e calmo sob qualquer situao, estimulando-se assim a
busca de solues inteligentes;
b) Que so humanos e, por isso mesmo, no escondem suas contradies ao enfrentar o
problema;
c) Que nem sempre o lder precisa estar presente nessa hora, deixando para
equipe a criatividade das solues.

5) O MOMENTO DE COMPETITIVIDADE ATUAL REQUER QUE SE CORRA RISCOS.
ENTRETANTO, PARA MINHA EQUIPE, O IMPORTANTE ...
a) Que todos os colaboradores tenham conscincia que no h mais
estabilidade no emprego e, portanto, excesso de risco pode gerar demisso;
b) Que tenham sempre a coragem de errar e reconhecer seus erros, desde que estejam
arriscando em prol das metas e diretrizes da organizao;
c) Que no fiquem buscando, a tempo todo, o novo pelo novo.
32

CONTINUAO PAGINA ANTERIOR...



6) UM LDER TEM A OBRIGAO DE SABER TANTO OU MAIS QUE SEUS COLABO-
RADORES EM QUALQUER ASSUNTO DO SETOR QUE LIDERA.
a) Nem sempre;
b) Pelo contrrio, ele um generalista cercado de especialistas;
c) Invariavelmente.

7) NA MINHA EQUIPE, NO ADMITO DIVERGNCIAS DE OPINIES, POIS ISSO AFE-
TA A HARMONIA EM BUSCA DA QUALIDADE.
a) Alm disso, com um pouco de medo de falar o que se pensa, evita-se a politicagem e os
assuntos pessoais;
b) Isso um grande mentira;
c) Isso s parcialmente verdade, a despeito de eu procurar contratar pessoas com espri-
to jovem, estimulando a contestao.

8) O TIPO DE PROFISSIONAL QUE SE ADAPTA RAPIDAMENTE MINHA EQUIPE
AQUELE QUE...
a) Diz no com muita facilidade;
b) Diz sim com bastante agilidade;
c) Hesita quase sempre entre o sim e o no.

9) AS QUESTES COMPLEXAS OBTM DE MIM QUASE SEMPRE...
a) Uma resposta tambm complexa, j que minha equipe saber elucidar;
b) A deciso de que assumo a responsabilidade e tomo a dianteira;
c) Respostas simples que evitem a burocracia nas solues.

10) O ADJETIVO '' SONHADOR '' CABE NUM LDER QUANDO...
a) Queremos elogi-lo em sua insistncia em ter uma viso;
b) Queremos critic-lo de forma definitiva;
c) Queremos indicar que ele vive fora da realidade

11) O LDER NO TEM NECESSARIAMENTE QUE ADOTAR SEMPRE UM COMPOR-
TAMENTO COMPATVEL COM AQUILO QUE PREGA.
a) Sem dvida;
b) Errado;
c) Eu fique em dvida sobre isso.

12) SOBRE A CONSECUO DOS OBJETIVOS DO GRUPO, O LDER DEVE...
a) Demonstrar claramente que eles sero atingidos, a despeito das mudanas que podem
ocorrer no cenrio geral;
b) Indicar que ele passvel de fracasso como qualquer empreendimento humano;
c) Mostrar determinao, mas ficar sensvel e influencivel pelo grupo.


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13) J NO SE FALA TANTO EM '' EMPOWERMENT, '' EFEITO ZAPP'', E OUTRAS
NOVIDADES DE DESCENTRALIZAO DO PODER NA EMPRESA, PORQUE...
a) J ficou bem claro que isso atrapalha a produtividade, pela falta de diretrizes fortes que
acarreta;
b) J no h mais necessidade de se enfatizar tanto que vital para a organizao o com-
partilhamento do poder;
c) Concordo com o conceito, mas ainda no conhecia esses termos.

14) NA (S) MINHA (S) EQUIPE (S), CONTO COM...
a) Admiradores;
b) Subordinados;
c) Seguidores.

15) GARANTO A MOTIVAO NA EQUIPE GRAAS...
a) Ao investimento em treinamento especfico para isso;
b) fora da nossa causa na empresa;
c) Aos bons salrios que recebem.

16) O PESSOAL DA MINHA EQUIPE EST MAIS OCUPADO EM SABER...
a) Por qu fazemos as coisas acontecerem;
b) Como fazer as coisas acontecerem;
c) Quando vamos fazer isso.

17) NO GERAL, MEU COMPORTAMENTO NA LIDERANA CARACTERIZADO
POR...
a) Amizade e bom-humor;
b) Seriedade e respeito;
c) Um distanciamento das emoes para ser sempre justo.

18) S POSSVEL SER UM VERDADEIRO LDER SE...
a) Voc nasceu para isso;
b) Voc se faz assim na busca de resultados;
c) Voc tem caractersticas de super-heri.

19) O CONSTANTE FLUXO DE INFORMAES E AS MUDANAS EXIGEM QUE O L-
DER...
a) Demonstre gosto pelo aprendizado constante;
b) Adapte rapidamente as circunstncias s suas metas;
c) Demonstre que j sabia de tudo.

20) A REPUTAO DE UM LDER DEVE FICAR EM SEGUNDO PLANO DIANTE DOS
RESULTADOS QUE CONSEGUE COM A EQUIPE.
a) De fato, a equipe admira mais o arrojo que a tica;
b) De forma alguma, pois a confiabilidade do lder repousa na tica;
c) Depende das circunstncias, isso verdadeiro. ele vive fora da realidade.
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Antigamente, quando uma empresa fabricava - por exemplo - sabo em p,
ela colocava no final da esteira de produo um pessoal encarregado de reti-
rar as caixas de sabo que estivessem defeituosas ou com o peso errado.
Mais tarde, com a evoluo da tecnologia, esse pessoal foi substitudo por c-
lulas fotoeltricas. Ou seja, a caixa fora dos padres era automaticamente
descartada.

Entretanto, com o passar dos anos, percebeu-se que mesmo evitando-se que
o produto defeituoso chegasse ao consumidor, as perdas j haviam ocorrido.
Era preciso colocar o controle de qualidade no no final da linha, mas no co-
meo de tudo. A qualidade no comea quando a empresa compra a matria-
prima, ou em qualquer dessas etapas. Ela se inicia no primeiro telefonema -
ou na primeira conversa - a respeito de um projeto. Tudo e todos tm de estar
envolvidos com a qualidade desde o princpio.

Esse conceito foi criado por dois norte-americanos, A. Juran e E. Deming, a
partir dos avanos de produtividade e qualidade durante a Segunda Guerra
Mundial. Em 1951, eles foram ensinar os japoneses e estes aprimoraram mui-
tos dos sistemas e estratgias do que se chamou de Total Quality Control.

Dentro do TQC, preciso saber que a etapa subseqente cliente da prece-
dente. uma cadeia de atendimento com excelncia que percorre cada pes-
soa e cada local da organizao. Hoje, com o avano da prestao de servi-
os (mesmo quem produz industrialmente, agora, tem que se preocupar mais
com os servios que presta), nessa rea que a qualidade total tem que apa-
recer.

Leia, discuta e proponha debates na sua empresa sobre a qualidade total. U-
ma pessoa s pode "matar" o esforo de uma empresa inteira. O que pode a-
contecer por pura falta de informao e no por m vontade. Secretria, faa
uma autocrtica: seu trabalho feito dentro do conceito de qualidade total?








Qualidade Total
DICA 1
O QUE QUALIDADE TOTAL
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DICA 2 - AS PALAVRAS PROIBIDAS

Proibidas talvez seja um exagero. Palavras que devem ser evitadas, dependendo das cir-
cunstncias. Elas podem significar insegurana, vcios de linguagem, falta de credibilidade,
etc. Faz parte da qualidade total no atendimento nos preocuparmos com a postura, a voz,
as palavras, o comportamento...e por a afora. Comecemos com estas seis palavrinhas
perigosas:

1) MAS - Quando ramos crianas, nossos pais - quando estavam com pouco dinheiro -
diziam mais ou menos o seguinte: "Voc se comportou bem, est indo bem na escola,
mas...neste Natal no podemos comprar o presente que voc pediu". Depois, crescemos e
o(a) namorado(a) certo dia chega e diz: "Voc tem sido muito bacana comigo, tem feito
tudo o que eu gosto, mas...eu estou precisando dar um tempo". A crescemos mais um
pouquinho e quem est nossa frente o gerente do Banco, com a seguinte explicao:
"Voc tem um bom cadastro, um bom cliente, mas...a diretoria suspendeu todas as ope-
raes desse tipo".
assim que a palavra "mas" se incorpora em nosso subconsciente como algo negativo.
Tente substituir o "mas "pelo "e" sempre que possvel. Por exemplo: ao invs de dizer "O
Dr. Fulano est, mas se encontra em reunio", afirme: "Ele se encontra na empresa e est
no momento numa reunio. Posso ajud-lo?"

2) TALVEZ - Seja mais assertiva. Declare: "Vamos fazer...'", "Faremos todo o esforo..." ,
"Vamos consultar todas as alternativas e, certamente, iremos dar um jeito adequadamen-
te...". O "talvez" denota vacilao, insegurana.

3) NO QUER...? - Pergunte ao cliente o que ele deseja e no aquilo que ele no quer. "O
Sr. No quer ligar numa outra hora?: Resposta: "No, quero uma soluo agora!". As ve-
zes, voc entra numa loja e a balconista, desavisada, logo pergunta: "No quer levar uma
camisa?" Adivinha qual a resposta.

4) FAA ISSO! - No d ordens ao cliente. "Ligue amanh que iremos atend-lo".
"Preencha o formulrio e nos envie o ano que vem". Pea, solicite, sugira, d indicaes.
Seja cordial, amvel e simptica. Jamais ordene.

5) GERNDIO - Este tempo verbal o "paraso" das secretrias. Inventado no Brasil (sim,
porque em Portugal eles desconhecem essa declinao. L eles dizem "estou a comer" e
no "estou comendo"), o gerndio invadiu os escritrios como uma praga. Geralmente
utilizado pelas esforadas secretrias na esperana de estarem sendo gentis e delicadas.
S que viraram um estigma. Denotam falta de firmeza. "Meu chefe vai estar chegando a-
manh, ento estarei falando com ele e em seguida pretendo estar retornando a sua liga-
o". E eu, aqui do outro lado da linha, vou "estar me irritando...
Prefira assim. "O Alfredo chegar amanh de manh. Falo com ele o mais rpido possvel
e em seguida retornarei sua ligao. Est bom assim?"

6) UM MINUTINHO - No mundo inteiro essa unidade de tempo passou a existir. Agora e-
xiste a hora, o minuto, o segundo e...o minutinho, que geralmente leva mais de uma hora.
Veja a dia das estatsticas. Ningum agenta mais esperar no telefone. Se for demorar,
por favor avise mais ou menos quanto tempo e, caso seja muito, pea para retornar a liga-
o depois.


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Antes de mais nada, vamos dar uma olhada em quais so as expectativas do cliente
quando fazem negcios com as nossas empresas:

Com o tempo, iremos aprofundar um pouco cada um desses itens. Por ora, nos atemos
questo do atendimento telefnico. Como vimos, dois itens so, neste caso, muito in-
teressantes: "Descaso" e "Despreparo de quem atende".
Isso chateia o cliente. A secretria que demonstra desconhecer os produtos e servios
da empresa, atende de forma desaforada, que se limita a dizer ao consumidor que aqui-
lo no com ela.

O atendimento telefnico fundamental no processo de fidelizao dos clientes. E tam-
bm para o ambiente de produtividade. Ento, vamos s dicas que voc no pode des-
prezar:

1) Lembre-se: ao atender um chamado telefnico, voc o departamento ou a empre-
sa. Quem est do outro lado da linha vai formar uma imagem do setor ou da organiza-
o a partir do seu comportamento.
2) Credibilidade: s prometa o que voc pode cumprir. Responsabilize-se pelo encami-
nhamento seguro do problema, caso ele no seja atinente sua rea.
3) Boa receptividade: seja cordial. Deixe transparecer um sorriso na sua voz. Tenha boa
disposio e bom nimo ao telefone.
4) Empatia: mostre aos clientes (internos e externos) que o problema deles , tambm,
o seu.
5) Segurana: no vacile ao dar a resposta ou encaminhar a questo. Demonstre que
voc sabe onde, com quem e porque est trabalhando ali.
6) Atenda, no mximo, ao terceiro toque. Pode ser que, ao soar a campainha pela quar-
ta vez, o cliente j se dirigiu ao concorrente.
7) Utilize os recursos de transferncias de chamadas, da secretria eletrnica, e tudo o
mais que possa deix-la mais vontade na empresa. Mas controle tudo. Os retornos
tm que ser rpidos, as pessoas includas nas transferncias tm de ser bem orienta-
das.
8) Atenda com seu nome, o nome da empresa e do departamento. Depois oferea ajuda
a quem ligou.
9) PADRONIZE: por ltimo, queremos lembrar a necessidade de uma padronizao. Se
a organizao que voc trabalha ainda no tomou essa providncia, faa-o pelo menos
no seu departamento. Como atender, como preparar os recados por escrito, quem se
responsabiliza pelo que.







Qualidade Total DICA 3
A IMPORTNCIA DO ATENDIMENTO
TELEFNICO
37


Sempre que devo falar com algum importante, sinto certo nervosismo, mesmo que a pes-
soa esteja esperando meu telefonema. Passar pela secretria costuma ser um constrangi-
mento. Ligo, por exemplo, para um amigo executivo.
Dou meu nome. Oua a pergunta:
- De onde o senhor ?
- De marte, acabo de aterrissar.
impressionante o nmero de vezes que j me perguntaram de onde sou. Dizer o que?
Onde nasci? Outras fazem o gnero ntimo, mas mais falso do que uma jibia ao sorrir pa-
ra um coelhinho.
- Oi, querido. Um instantinho, meu amor... Ele no pode atender, corao. No sou de fer-
ro: adoro ser chamado de meu amor. Imagino a desconhecida do outro lado. Dentinhos
separados como os da Zlia (que sempre teve um bitipo perfeito para secretria).
Cabelos loiros, no tom da Rosane Collor (outra que...). culos como os da Erundina. De-
sisto. Sei que chama a todos de meu amor, a melosa.
Tambm no faltam as rgidas, que ultrapassam o limite da gafe para a indelicadeza total.
Um amigo, acaba de se separar. Ligo para dar solidariedade. Ouo um rosnado, e uma
voz metlica.
- Poderia me adiantar o assunto?
- particular.
A voz ganha um tom mais irritado:
- Ele no gosta que eu passe a ligao sem saber do que se trata.
- Explique que sobre sexo.
Ouo um suspiro nervoso. Logo ela retorna, a voz melodiosa. Descobriu que sou amigo do
chefe.
- J vou passar para eeeeeeele!
S falta oferecer cafezinho pelo telefone. Reflito: como falsa a humanidade. Mas fran-
queza tambm fogo:
- Vou ver se ele pode atender.
possvel uma resposta mais fina, mais elegante do que essa?
Nem mame dinossauro seria to sutil. Se existisse lei para o comportamento das secret-
rias, algumas mereceriam um bom processo. Como as que perguntam:
- O senhor da parte de quem?
- De mim mesmo, faz favor.
Quanto mais importante o figuro, mas importantes algumas secretrias se sentem. Ficam
to esnobes quanto a rainha da Inglaterra. Algumas gastam todo o salrio em roupas de
seda, cabeleireiro, bijuterias caras e perfumes importados - at andam mais bem vestidas
do que a mulher do patro, mesmo que o saldo no banco atinja o vermelho e vivam numa
roleta financeira com os credirios. Nervosas, atendem ao telefone como se estivessem
deitadas em um sof de veludo:
- Eu no sei se ele vai poder falar. Est muito ocupado.
Muitos homens, verdade adoram ter secretrias to arrumadas quanto um poodle e com
o comportamento de um dobermann. Outros sofrem. Sabe-se que so comuns as secret-
rias com cimes do chefe. Odeiam voz de mulher.
- Mas ele pediu que eu ligasse para combinar sobre hoje noite.
- Deixe recado, melhor. Ele est falando com a esposa.
Qualidade Total
DSICA 4
ATENDIMENTO TELEFNICO PARA
SECRETRIA
38

Enfrentar situaes de saia justa faz parte do dia-a-dia da secretria. Talvez por isso atu-
em como se cada telefonema fosse um ataque inimigo. Evitar as gafes no faz mal a nin-
gum. Um ex-prefeito de So Paulo certa vez ligou pessoalmente a um empresrio e se
anunciou secretria. A moa morreu de rir.
- Essa boa. Diz, quem ? Estou reconhecendo essa voizinha. Est procurando emprego
at hoje. E no ri nem em show humorstico."
Voc se identificou com algum dos exemplos colocados pelo autor?

essencial que ns profissionais de secretariado busquemos a excelncia no atendimen-
to, porque as nossas aes, muitas vezes, refletem na imagem da empresa. Abaixo algu-
mas dicas para um atendimento telefnico adequado:

1) No pergunte quem est falando, o que voc quer saber no o nome da pessoa que
est falando? ento pergunte:
- Por favor qual o seu nome?
2) De onde ? como disse o autor: sou de marte! qual a informao que voc deseja sa-
ber?
- Qual a sua empresa?
- Para qual empresa o senhor trabalha?
3) O senhor pode me adiantar o assunto? Tire esta frase do seu vocabulrio, arrogante,
ou aquela "o meu diretor s atende se souber o assunto", simplesmente diga:
- o senhor gostaria de me adiantar o assunto?
- o Sr. (nome do seu chefe) j tem conhecimento do assunto?
Se a pessoa no quiser adiantar o assunto, no force a barra, diga ao seu chefe, que a
pessoa no quis adiantar o assunto, ou disse, que o ele, o seu chefe, j sabe do que as-
sunto.

4) Evite usar "um instantinho", "um momentinho", "um segundinho", estas palavras no
combinam com um bom atendimento, o correto dizer: um momento por favor, e ao retor-
nar agradea a pessoa por ter aguardado!

5) Sempre use as "palavras mgicas": por favor, obrigada,
- Sr.(nome), Sra.(nome), desculpe!

6) E no se esquea de permitir permisso para falar ou transferir seu chefe se voc ligar
para o celular, de qualquer pessoa.
7) Crie um padro para o seu atendimento: nome da empresa, departamento, seu nome e
saudao
Ex: Secretariando - Operacional - Ktia - Bom Dia!

8) Sempre trate a pessoa formalmente, somente mude o tratamento quando ela permitir,
ou lhe pedir.

Muito Importante: anote tudo, assim que ele disser o nome, anote, anote o nome da em-
presa, anote o assunto, no confie na sua memria, porque ela normalmente falha, princi-
palmente porque sempre estamos fazendo vrias coisas ao mesmo tempo!!
No educado voc perguntar de novo: Qual o seu nome mesmo??

"Fala, para que eu possa te ver" - Scrates.

Espero que de alguma forma, essa mensagem possa ajud-la em seu dia-a-dia.

Um bom atendimento!
39

Modelos de Currculo


(colocar na parte superior da folha, no centro, em negrito)



Objetivo
Deve conter o cargo e a rea pretendida, de forma clara e simples. Nunca coloque opes
de cargos e reas num mesmo currculo, para no passar a impresso de estar aceitando
qualquer proposta. Se houver interesse em mais de uma rea, opte pelo currculo flexvel.

Qualificaes
Abrange tempo no mercado, atividades e experincias profissionais. O qu voc realizou:
implantao de sistemas, programas e projetos, aumento nos lucros ou produo, etc.
Destaque as experincias ligadas funo pretendida.

Experincia Profissional
Esto relacionadas s empresas nas quais voc trabalhou. Comece da ltima para a pri-
meira empresa, colocando dados como nome da organizao, cargo, tempo de trabalho e
atividades / resultados. Coloque as datas de entrada e sada. Servios temporrios devem
ser citados, deixando clara essa temporariedade. Para profissionais com mais de 20 anos
no mercado de trabalho, geralmente no h necessidade de citar as primeiras empresas
em que trabalhou.

Formao Acadmica / Escolaridade
Pode vir logo abaixo do objetivo, quando a formao acadmica representar um grande
diferencial. Neste item esto o curso, nome da instituio e ano de concluso. As informa-
es devem estar de forma decrescente, do ltimo curso para o primeiro.
No h necessidade de citar a escola em que fez o primeiro e o segundo graus, nem ane-
xar cpias de diplomas e atestados.
Cursos de ps-graduao, MBA e especializao so muito valorizados.

Idiomas
Indique o idioma, colocando ao lado seu grau de conhecimento: bsico, intermedirio e
fluente. O ingls fundamental para a maioria dos cargos, principalmente nos nveis ge-
renciais. Ao mencion-lo, provavelmente voc passar por um teste prtico.

Informtica
Outro requisito fundamental hoje em dia. Relacione os aplicativos que domina.

Cursos Complementares
Inicie mencionando os cursos mais condizentes com o seu objetivo. Coloque em ordem
decrescente, o nome do curso, a instituio, ano e durao. Cursos de ps-graduao,
MBA e especializao so muito valorizados. No deixe de mencionar cursos que no te-
nham a ver com sua rea, desde que cite como eles contriburam para seu desenvolvi-
mento. Por exemplo, como o curso de teatro ajudou-o a perder o medo e a inibio de falar
em pblico e em reunies.
Nome
Endereo Idade
Telefone/celular/Pager/e-mail Estado civil
(lado esquerdo) (lado direito)
40

Carta a uma resposta negativa da empresa

Eu sei: duro responder positivamente a uma empresa que acaba de dizer que no
quer saber de voc. Mas, acredite, um excelente exerccio para elevar a auto-
estima...e para manter as portas abertas a novas oportunidades na prpria empresa.

Voc pode se mostrar decepcionado, mas no deixe transparecer amargura. E, sem ser
ufanista em demasia, pode terminar a carta dizendo que voc ainda se considera o me-
lhor candidato para o cargo.



A Carlos Santos Recrutamento e Seleo
Internet do Brasil

Prezado Carlos,
Foi com bastante decepo no vou negar que recebi a sua comunicao, informan-
do que no fui selecionado para ocupar o cargo de analista de sistemas da empresa.
Depois das vrias etapas pelas quais passei no processo de seleo, conhecendo no
s os profissionais de RH, mas tambm os responsveis pelo Departamento de Tecno-
logia, realmente achei que seria o escolhido, uma vez que acredito ter o perfil adequado
para a vaga.

Se fosse possvel, gostaria de saber quais os critrios utilizados para definir a escolha
final, pois este fato pode ser muito importante para eu melhorar minha performance pro-
fissional.

De qualquer forma, agradeo a ateno que me foi dispensada por todos com quem
entrei em contato. Participar deste processo foi uma experincia muito enriquecedora,
faltando apenas a contratao para ser perfeita.

Espero ter novas oportunidades em breve, pois realmente me considero o analista ideal
para resolver os problemas do departamento e, tambm, para acrescentar um importan-
te diferencial de mercado empresa.

Mais uma vez, obrigado por tudo.

Atenciosamente

Juliano Silva
(Assine)





41

Modelo de carta de apresentao


Roberto Gomes
Gerente de Recrutamento
PGF Ltda.
Av. do Ch
So Paulo - SP
Brasil



18 de maio 2000



Prezado Sr. Gomes.

Li, recentemente, sobre os planos de expanso de sua companhia. Tenho extremo interes-
se em trabalhar no desenvolvimento do mercado do seu novo projeto para 2001. Comple-
tarei meu mestrado em Administrao de Empresas, com especializao em Marketing na
PUC, em maio de 2000.

Tenho considervel experincia em marketing em duas grandes multinacionais - Johnson
& Johnson e American Express - onde tive a oportunidade de participar do lanamento de
vrios produtos locais, alm de ser responsvel pelo treinamento da equipe de vendas. O
trabalho em multinacionais tambm contribuiu para aumentar minhas habilidades em co-
municao e liderana.

Meu currculo, em anexo, apresenta as minhas qualificaes em detalhe. Seria um prazer
ter a oportunidade de discuti-las pessoalmente. Estou certa de que a minha performance
ser eficaz e coerente com o alto padro da PGF Ltda., assim que tiver a chance de de-
monstr-la.


Atenciosamente,


Luciana Oliveira

42

COMO CONFECCIONAR ATAS
1. OBJETIVO
O objetivo deste documento instruir os secretrios quanto confeco de atas utilizando-se de um meio eletrnico
(entenda-se computador). Surgiu face ausncia de normas oficiais para este assunto, uma vez que as resolues
baixadas pelo Supremo Conclio referem-se apenas confeco de atas manualmente ou com uso de mquina de
escrever.
2. REFERNCIAS
O presente documento tomou por base e complementado pelas resolues SC/90; BP doc. 151 e Manual de Regu-
lamentao Geral, que tratam respectivamente da confeco de atas com o uso de mquina de escrever manualmen-
te.
3. INSTRUES
O documento dever ter seu layout definido segundo as seguintes especificaes:
3.1. TAMANHO DA FOLHA
Podero ser utilizadas folhas de tamanho padro do mercado, tais como: Carta (216 x 279 mm), A4 (210 x
297 mm), Ofcio (216 x 315 mm) e outras.
No podero ser utilizadas folhas com altura superior a 315 mm e largura inferior a 210 mm.
3.2. TIPO DA FOLHA
Podero ser utilizadas folhas soltas ou contnuas. No caso do uso de folhas contnuas, aps a impresso, a
remalina dever ser destacada.
3.3. COR DO PAPEL
Poder ser utilizada a cor branca. No podero ser utilizadas cores berrantes, que dificultam a leitura e tra-
zem cansao aos olhos.
A cor branca, no entanto, a recomendada, por possibilitar o maior contraste entre o papel e o texto.
3.4. MARGENS
Dever ser utilizada a medida de trs centmetros para as margens direita, esquerda, superior e inferior, a
partir da borda do papel. No caso de se utilizar folhas contnuas, a largura da remalina dever ser desconsi-
derada, sendo a margem contada a partir da borda real do papel.
Essa medida refere-se ao resultado final, isto , pode ser necessrio informar ao software valores diferentes
de 3 cm, no caso de no conformidade dos valores informados aos softwares em relao impresso propri-
amente dita.
3.5. DIREO DA IMPRESSO
O documento dever ser impresso na sua posio vertical (RETRATO, ou PORTRAIR). Cada pgina ser
impressa em apenas um dos lados (o verso dever permanecer EM BRANCO).
3.6. BORDAS
Podero ser utilizadas BORDAS ao redor da margem ou da folha.
3.7. FORMATAO
3.7.1. Fonte (tipo da letra)
As fontes a ser utilizada dever ser uma fonte que propicie fcil leitura, de tamanho no menor que
3 mm e no maior que 5 mm.
As seguintes fontes so sugeridas:
Normal

Roman 12
Roman 14
Courier 12
Courier 14
True Type
Arial 12
Arial 14
Times New Roman 12
43

Times New Roman 14
ATM
Universe 12
Universe 14
3.7.2. Formatao do caractere
Deve-se formatar o caractere sem uso das caractersticas MAISCULAS (uppercase), NE-
GRITO (bold), SUBLINHADO (underline) e ITLICO (italic) O uso desses recursos de forma-
tao fica restrito aos seguintes casos:

Maisculas: utilizar quando se deseja enfatizar uma palavra, ou para ttulos e subttulos no
corpo da ata.
Negrito: idem ao formato MAISCULO, com maior nfase.
Sublinhado: idem ao formato MAISCULO, com menor nfase.
Itlico: nas citaes ou transcries de textos e dilogos, entre aspas.
Essas formataes diferenciadas podem ser combinadas. Deve-se procurar, no entanto, evi-
tar o uso constante dessas caractersticas, o que acabaria por prejudicar o efeito de destaque
obtido com estas formataes.
Ao mesmo tempo, deve haver uniformidade de formatao e estilo e todas as atas de um
mesmo livro de atas.
3.7.3. Espaamento do caractere
Dever ser utilizado o espaamento normal da fonte.
3.7.4. Cor do caractere
Dever ser utilizada, preferencialmente, a cor preta, por permitir maior contraste.
No caso de se optar por caracteres de outra cor, devem-se utilizar cores que contrastem com
o papel, como azul escuro, vermelho escuro, verde escuro. Cores muito brilhantes, claras, ou
em tons pastis tendem a um maior esforo da vista, e devem ser evitadas.
3.8. FORMATAO DO PARGRAFO
3.8.1. Deslocamento da margem
O pargrafo dever ser iniciado com descolamento 0 (ZERO) da margem.
3.8.2. Alinhamento
O Pargrafo dever se alinhado de maneira a ficar justificado entre as margens. Na ausncia
desse recurso de justificao de pargrafo no software utilizado, pode-se utilizar o alinha-
mento esquerda.
No permitido o alinhamento direita e ao centro.
3.8.3. Colunamento
O texto dever ser composto por apenas uma coluna.
3.8.4. Fluxo do Texto
O texto de cada ata dever iniciar-se na primeira linha da pgina.
O texto dever ser composto de um nico pargrafo
O texto de cada ata dever ocupar totalmente uma pgina. No caso do texto da ata, por si s,
no completar a pgina at a sua ltima linha, a(s) linha(s) restante(s), logo aps a assinatu-
ra do secretrio, dever (o) ser inutilizada(s) com o uso do caractere hfen (-), repetido em
seqncia, sem espaos vazios.
3.9. REDAO
3.9.1. Incio da ata
Ata nmero (nmero da ata) da Assemblia Geral (extraordinria ou ordinria ou ainda,
solene e histrica) da (nome da igreja), reunida no dia (dia) de (ms) de (ano) no (local
da igreja), sito (Endereo: Rua, nmero, bairro), neste municpio de (cidade e estado).
A Assemblia Geral foi presidida por (nome do presidente da reunio ou Assemblia Ge-
ral, normalmente o pastor da Igreja). Estavam presentes os senhores membros. A reunio
ou Assemblia Geral teve incio s (horrio), com (exerccio espiritual). Menciona-se o
texto lido da liturgia e quem o fez.
3.9.2. Trmino da ata
44

No havendo mais nada para ser tratado, encerrou-se a presente (horrio do trmino) com
uma orao pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido). E eu...
(nome do secretrio), secretrio da igreja, a tudo presente, lavrei e assino a presente ata.
3.9.3. Destaque de textos
O texto com o contedo propriamente dito da ata dever ser, sempre que possvel dividido
em itens bem definidos, desta feita permitindo uma melhor utilizao dos recursos de forma-
tao de caractere (maisculas, negrito, itlico e sublinhado) para destaque dos assuntos
mais importantes, permitindo uma rpida pesquisa posterior de informaes no texto.
3.9.4. Regras Gerais
Os nomes mencionados na ata devero sempre constar completos na primeira vez em que
so citados. Posteriormente poder-se- utilizar apenas o nome prprio, ou uma reduo que
permita identificao nica.
Os numerais podero ser representados na forma de algarismos. No caso de valores mone-
trios que seja de relevante importncia, conveniente completar a representao por alga-
rismos com o valor expresso por extenso.
As abreviaturas consagradas podem ser usadas. Alguns exemplos seguem:





Quando se tratar de incluso de membros, devero ser mencionados os seguintes dados:
Modo da recepo
Nome Complet
4. RESUMO, ANOTAES E OBSERVAES.
O uso de resumo, anotaes e observaes so obrigatrios, uma vez que completam e/ou facilitam a recupe-
rao de informaes da ata, substituindo as anotaes marginais na lavratura de atas.
Para esse fim, deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAP (footnotes), presente em todos os softwares de
processamento de texto da atualidade.
5. AS NOTAS DE RODAP
1. Devero ser referenciadas no texto por nmero seqenciais, iniciando e 1 em cada ata;
2. Devero utilizar mesma fonte do corpo da ata, mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 2,5 mm), como
por exemplo, ARIAL 10, TIMES NEW ROMAN 10, etc.;
3. Devero ser separadas do corpo da ata por um trao contnuo, com aproximadamente 10 cm de extenso
(ou seja, no dever estender-se por toda a largura da pgina);
4. Esse recurso, quando bem utilizado, permitir uma busca rpida de quaisquer informaes que se deseje
obter que esteja contida na ata;
Art. Artigo
C.D. Cdigo de Disciplina
CI/IPB Constituio da Igreja
dic. Dicono
N Nmero
p.f. prximo futuro
p.p. prximo passado
Pr. Pastor
Pres. Presidente
Presb. Presbtero
Rev. Reverendo
Sec. Secretrio
Tes. Tesoureiro
45

5. As seguintes notas devero sempre existir na ata:
Nmero da ata, data e hora de incio da reunio ou assemblia geral.
Pastores e diconos presentes
Leitura e aprovao de relatrios financeiros
Chamadas aos assuntos discutidos na reunio ou assemblia geral, com referncia resumida.
Nmero da ata, data e hora de trmino da reunio ou assemblia geral.
6. DIVISES DO TEXTO DA ATA
As seguintes divises do texto da ata so sugeridas:
1. ASSUNTOS INTERNOS
Informaes da Tesouraria
Congregaes
Junta Diaconal
Sociedades Internas
Escola Dominical
Zeladoria
2. ASSUNTOS EXTERNOS
Pastores e Outros Conclios
Correspondncias Recebidas
7. TRANSCRIES
As transcries de documentos, tais como Atas da Assemblia, Estatutos, etc., quando necessrias, devero
ser feitas obedecendo-se os mesmos critrios para confeco das atas, exceo feita s assinaturas, que no
devero constar.
8. NUMERAO DAS PGINAS
Cada pgina ser numerada seqencialmente, sendo que a primeira pgina de cada livro ter o nmero UM.
A numerao dever ser informada no canto inferior ou superior direito de cada pgina, sendo que a fonte ter
o mesmo tamanho da fonte do corpo da ata, e ser formatada apenas com negrito.
Os termos de abertura e encerramento no sero numerados.
9. ASSINATURAS
Ao final de cada ata, imediatamente aps o texto da ata, o secretrio dever assinar a ata, com caneta preta
ou azul.
Cada pgina da ata ser devidamente rubricada pelo pastor titular da Igreja e pelo Secretrio, prximo ao n-
mero da pgina.
Os termos de encerramento e abertura sero tambm devidamente assinados e rubricados, conforme CI/IPB.
10. INCLUSO DOS TERMOS DE ABERTURA, ENCERRAMENTO E APROVAO DO LIVRO DE
ATAS.
10.1. TERMO DE ABERTURA
Na primeira pgina do livro de atas constar o TERMO DE ABERTURA. A redao a seguinte:


10.2. TERMO DE ENCERRAMENTO
Na ltima pgina do livro de atas constar o TERMO DE ENCERRAMENTO. A redao sugeria a
seguinte:

TERMO DE ABERTURA
Este livro, contendo (at 100) folhas eletronicamente numeradas, e por mim rubricadas, com a rubrica (rubrica
caneta azul ou preta) do meu uso, servir para o registro das atas da igreja da (nome da Igreja), sendo este livro de
nmero (nmero do livro). Rev. (Pastor da Igreja), pastor da Igreja, e presidente da igreja. (Municpio e data).
(Assinatura do pastor com caneta azul ou preta).

46


10.3. TERMO DE APROVAO DO LIVRO DE ATAS
As observaes do Pastor, feitas aps o exame dos Livros de Atas dos Conselhos, devero ser con-
feccionadas obedecendo-se ao mesmo padro das atas adorado pelo Conselho ao qual pertence o
livro.
As pginas devero ser igualmente numeradas.
Aps a elaborao do termo de aprovao, o mesmo dever ser assinado pelo Presidente, e ento
anexado ao Livro de atas da igreja.
11. ARMAZENAMENTO DAS ATAS
As atas sero armazenadas temporariamente em pastas, sendo cada pgina armazenada em plstico transpa-
rente.
Ao completar um total de 50 ou, no mximo, at 100 pginas, excluindo-se os termos de abertura e encerra-
mento, fica encerrado o LIVRO DE ATAS correspondente. Dever-se- encadernar as pginas, com sistema de
grampo fixo ou similar; a encadernao em espiral no permitida, por permitir fcil adulterao.
Dever ser confeccionada uma capa para o Livro de Atas, a qual dever conter as seguintes informaes:





*** F I M ***


TERMO DE ENCERRAMENTO
Este livro, contendo (at 100) folhas eletronicamente numeradas, e por mim rubricadas, com a rubrica
(rubrica caneta azul ou preta) do meu uso, serviu para o registro das atas da igreja da (nome da
Igreja), sendo este livro de nmero (nmero do livro). Rev. (Pastor da Igreja), pastor da Igreja, e presi-
dente da igreja. (Municpio e data). (Assinatura do pastor com caneta azul ou preta).

LIVRO DE ATAS N (nmero do livro) da igreja da Igreja (nome da Igreja)
Aberto em (data da abertura)
Encerrado em (data do encerramento)
47

DICAS PARA O SUCESSO DA SECRETRIA
Postura Profissional
1 - Este lema deve estar sempre na mente de uma secretria de sucesso: "QUANDO NO SE PO-
DE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE..."
2 - Se o horrio do expediente em seu trabalho j comeou e, ao atender a um telefonema, a pes-
soa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu chefe, seu diretor, seu gerente
ainda no chegou. A palavra ainda d a entender que voc, como secretria, tambm acha que seu
chefe j deveria ter chegado. Impensadamente, a pessoa do outro lado ir confirmar o que voc
acaba de dizer, ex.: ele ainda no chegou. Como secretrias, no podemos deixar transparecer que
ele est atrasado ou algo parecido.
3 - Um telefone, que no o seu, est tocando insistentemente em algum lugar muito distante de
voc. Desde que voc tenha disponibilidade, atenda ao telefone. Deixar uma pessoa esperando do
outro lado da linha no cria uma boa imagem para a sua empresa. Dar uma pequena informao ou
simplesmente tomar nota de um recado, deixar esta pessoa satisfeita, poder ajudar a um colega
de trabalho e, certamente, aliviar os seus ouvidos por mais algum tempo.
4 - Voc pode aprender bastante sobre o trabalho, simplismente observando. Preste ateno na-
queles que so considerados competentes. S no caia na armadilha to comum, de imitar o estilo
da chefia. Isso pode comprometer seu estilo individual. E eles a promoveram justamente porque
voc tem estilo. Voc pode ganhar experincia tambm com os erros e acertos dos outros. Observe
os que foram promovidos. Escute-os. E se, por ventura, voc se tornar chefe deles, no os ponha
de lado. Eles podem ensin-la mais do que seu chefe anterior.
5 - O uso do tempo de seu chefe o principal desafio da secretria e, para tanto, a iniciativa fun-
damental. "Meter o nariz onde no chamada" pode ser sua chave do sucesso: nunca espere que
seu chefe lhe diga o que fazer, faa antes; no espere que algum lhe diga o que est acontecen-
do, procure descobrir por si mesma; no espere que aquela pessoa responda ao chamado de seu
chefe, ligue antes para ela; no espere vir algum para explicar como usar aquele equipamento
novo, leia o manual e aprenda sozinha; no espere seu chefe minutar a resposta a carta que voc
acabou de colocar sobre a mesa dele, passe a carta com sua minuta em anexo; no deixe que ele
lhe devolva seu trabalho com erros de datilografia, faa-o perfeito. Procure ir sempre alm do que
as suas atribuies e sua delegao permitem. Otempo de seu chefe vai render muito mais.
6 - Torne seus contatos com secretrias de outras empresas menos impessoal, identificando-as e
anotando o nome da interlocutora em cada nova situao. Associe o nome dessa secretria a em-
presa ou executivo que ela atende.
7 - Quando voc fala ao telefone, voc a empresa, por isso:
Atenda rapidamente s ligaes;
Planeje cada chamada;
Tenha sempre lpis e papel na mo;
Fale claro e pausadamente;
Fale com o fone prximo boca;
Repita o nome da pessoa;
Evite expresses afetivas;
Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao servio;
No esquea o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor espera;
Use palavras como "bom dia", "por favor", "s ordens"..., elas soam positivamente e deixam o
interlocutor mais vontade.
8 - Lembre-se sempre:
48

As seis palavras mais importantes so: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU!
As cinco palavras mais importantes so: VOC FEZ UM BOM TRABALHO!
As quatro palavras mais importantes so: QUAL A SUA OPINIO?
As trs palavras mais importante so: FAA O FAVOR!
As duas palavras mais importantes so: MUITO OBRIGADA!
A palavra mais importante : NS.
A palavra menos importante: EU.
9 - Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o no como resposta, se:
Voc ouve o que ela tem a dizer;
Voc explica o motivo da resposta negativa;
Voc a trata com delicadeza e respeito;
Vac a encaminha para a rea indicada;
Voc justifica o no atendimento e se coloca disposio para atend-la em outra ocasio.
10 - Nunca diga amm a tudo que seu chefe disser. No tenha receio de discutir com seu chefe
algum assunto relacionado ao trabalho e do qual voc discorde, desde que, obviamente, voc tenha
base para isso. Lembre-se de que, para merecer respeito e ser realemente valiosa em sua funo,
preciso saber defender com firmeza seus pontos de vista.
11 - Se voc precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma reunio que tem
um telefonema urgente, no entre na sala falando alto, interrompendo, assim, a reunio. Faa o
seguinte: escreva um bilhete, dizendo quem est no telefone e qual o assunto que deseja falar, e a
frase: "O senhor pode atend-lo?" Mostre a pasta aberta e leve-a de volta. Se o recado for para um
visitante, passe o bilhete (quem quer falar e com quem quer falar) para o "Presidente" da reunio, e
ele falar em voz alta ao interessado. Voc aguarda a resposta e acompanha o visitante at o apa-
relho. Em ambos os casos, pode ter certeza de que voc ter uma resposta imediata, e a sua pre-
sena ser bem notada e apreciada.
12 -Para secretrias principiantes:
a) Em seu escritrio no poder faltar:
dicionrio de lngua portuguesa e outros idiomas, se for o caso;
livro sobre gramtica. Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o ndice remissivo,
voc encontrar solues para muito dos problemas que dificultam a maioria das secretrias;
formar uma biblioteca particular, adquirindo livro sobre atividades que exerce. Por exemplo: ca-
so voc seja secretria do Departamento Pessoal, tenha CLT, Consolidao das Leis da Previ-
dncia Social e Manual da Prtica Trabalhista, entre outros.
b) Voc deve, ainda, buscar conhecimentosnovos, alm de informaes orais.
c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento, em busca de tudo o que a ajude a desempenhar me-
lhor suas atividades.
13 - Para se ter sucesso no trabalho:
Se voc trabalha para uma empresa, pelo amor de Deus, trabalhe para ela, fale bem dela e de-
fenda-a, pois voc a representa.
Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligncia.
Se voc do tipo que precisa reclamar eternamente, condenar e encontrar erros, melhor que
largue seu emprego. Quando estiver fora, a sim, xingue o quanto quiser...
Mas enquanto voc fizer parte da instituio, no a condene.
Se o fizer, na primeira rajada de vento que passar voc ser levada, e, provavelmente, nunca
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saber o porqu.
14 - Procure manter um intercmbio com as suas colegas de trabalho, encaminhando-lhes (e pedin-
do que elas lhe enviem) cpias e/ou recortes de artigos de jornais, revistas, boletins, etc. sobre as-
suntos de interesse para a sua profisso. "Dicas" sobre como evitar certos erros gramaticais, fre-
quentemente cometidos, so bastante teis.
15 - Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da deciso dele, pou-
pando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por voc mesma com seguran-
a e eficcia. Uma vez feito isso, voc estar mantendo sua postura como profissional eficiente, j
que tais funes e atribuies lhe so dadas como secretria. Isso, lgico, com todo o respeito e
sabendo at que ponto o seu poder de deciso, no passando nunca por cima de seus superio-
res.
16 -Se o seu chefe no estiver convencido de que voc de confiana e discreta, suas oportunida-
des de progredir sero mnimas. No esquea, tambm, de que a primeira impresso permanen-
te, e que uma indiscrio pode arruinar sua reputao. Orgulhe-se dos altos padres que se espe-
ram de voc. Eles demonstram o respeito devido sua profisso. Eis algumas sugestes de como
demonstrar que voc de confiana e discreta:
Sustente a poltica da firma.
Apoie a poltica de seu chefe.
Seja o amortecedor de seu chefe.
Mostre que fidedigna.
Nunca repita mexericos.
A vida particular de seu chefe confidencial.
Aprenda a guardar segredos profissionais.

17 - Os chefes esto sempre to envolvidos com os problemas a resolver das suas empresas, que
formam em suas cabeas a idia do que querem que providenciemos para eles. Mas ao nos passa-
rem, geralmente vem tudo meio truncado. E quantas secretrias sofrem com as famosas broncas
porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo. Por isso utiliza a tcnica do Feed-back, que consiste
nele falar o que quer, e repetir o que entendemos, lhe transmitir uma informao e ele repetir o que
entendeu.
18 - Manter uma postura profissional muito importante numa empresa, por isso: Seja breve! Seja
sempre breve! Ao atender o telefone, identifique a empresa e/ou rea em que trabalha. Diga seu
nome, cumprimentando com um "Bom Dia!", pois quando atender ao telefone em sua empresa,
lembre-se de que voc a empresa para o cliente.
Caso pea para o interlocutor aguardar, verifique constantemente se ele foi atendido. Caso no
tenha sido, procure ajud-lo.
No se aventure a informar o que no sabe com segurana.
Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada est ou no.
Lembre-se, todas as chamadas so muito importantes, e a primeira impresso a que fica...
19 - As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone, dizem no s secretrias que exorbitam de
suas funes. Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes, que o isolam dos clientes
e at dos amigos e que, talvez por excesso e zelo, criam entre o seu prprio chefe e as pessoas
que o procuram, pelo telefone, mal-entendidos capazes de anular transaes que vinham sendo
mantidas satisfatoriamente. Para um homem de negcios, o telefone vital como meio de comuni-
cao. claro que cabe secretria fazer uma triagem. H porm, uma grande diferena entre fa-
zer uma triagem e estabelecer barreiras. O telefone parte integrante do nosso cotidiano. Como
elemento vital de comunicao, a polidez deve ser peculiar ao seu uso. Por isso devemos ter cuida-
do ao us-lo, sendo corteses com todos os que nos ligam, e principalmente, saber fazer com que
no fiquem com m impresso do nosso chefe, nem da nossa empresa.
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Os 10 erros de portugus (escrito e falado) mais cometi-
dos pelas pessoas
1) FAZEM DEZ ANOS
O verbo fazer, quando exprime tempo, deve sempre ser usado no singular.
Desta maneira, o certo : "Faz dez anos".
2) HOUVERAM MUITOS ACIDENTES
Haver, no sentido de existir, invarivel e somente aceita singular. Ou seja, o
correto : "Houve muitos acidentes".
3) EXISTE MUITAS POSSIBILIDADES
Ao contrrio do haver, o verbo existir admite normalmente o plural. Seguem a
mesma regra os verbos bastar, faltar, restar e sobrar. Exemplos corretos:
"Existem muitas possibilidades; Bastariam trs dias; Faltavam duas sema-
nas".
4) PARA MIM FAZER
Antes do verbo, obrigatoriamente, deve sempre vir o sujeito e o pronome
mim no pode ser sujeito. O correto : "Para eu fazer".
5) ENTRE EU E VOC
Depois da preposio, usa-se mim ou ti. Ou seja, o certo : "Entre mim e vo-
c" ou "Entre eles e ti".
6) H 6 ANOS ATRS
Tanto h como atrs indicam passado, portanto, no correto us-los juntos
numa mesma frase. Escolha entre um dos dois: "H seis anos" ou "Seis anos
atrs".
7) PREFIRO ANDAR DO QUE CORRER
Prefere-se sempre uma coisa a outra. Por isso, o correto "Prefiro andar a
correr".
8) CHEGOU EM SO PAULO
Verbos de movimento exigem A e no Em. Assim, "Chegou a So Paulo", "Vai
ao cinema".
9) ELA ERA MEIA ESQUISITA
O advrbio meio, no sentido de um pouco, no sofre variao conforme o g-
nero. "Ela era meio esquisita".
10) CERCA DE TRS MIL DISPUTAM A VAGA
A conjuno do verbo deve estar de acordo com cerca de e no com o n-
mero. Dessa maneira, o correto : "Cerca de trs mil disputa a vaga".

Fonte: JT - 13/11/06 - pg

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Como Ser Eficiente
data: 22/02/2000
autor: Tilibra

Hoje, ser eficiente fundamental. No trabalho, na escola e no lar, devemos sempre procurar alcanar a mxima eficin-
cia. Para ajudar voc a ser mais eficiente ainda, a Tilibra pediu para a Timing Desenvolvimento Organizacional, em-
presa de consultoria especializada em Administrao e Planejamento Empresarial, preparar algumas dicas. A Tilibra
oferece essas dicas para voc, esperando que de alguma forma, elas possam lhe ser teis.

Organizao pessoal comea com a mesa limpa
Um dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficincia de uma pessoa sem dvida a organizao - ou melhor, a de-
sorganizao - de sua mesa de trabalho, cujo sintoma mais evidente o excesso de papis e pastas esperando pela sua ateno e
ao. A mesa atulhada uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritrios. As pessoas perdem tempo procurando
papis, revistando arquivos e pastas, manuseando centenas de vezes os mesmos papis na busca de um documento perdido.
Alm da perda de tempo causada pela distrao visual de ter papis no necessrios na mesa e de uma sensao de peso, de
desespero, de trabalho infindvel que a mesa atulhada muitas vezes acarreta. Algumas pessoas, erroneamente, interpretam a
mesa cheia de papis como um smbolo da importncia e da indispensabilidade de seus cargos. No entanto, elas devem lembrar
-se que a mesa atulhada tambm pode indicar desorganizao pessoal, indeciso, procrastinao, insegurana, prioridades con-
fusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos.
Trabalhe em apenas um projeto de cada vez
Uma das regras da boa organizao profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa. Como voc s pode
trabalhar em um s projeto a um s tempo, todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recupervel quando
voc precisar dele. Quando se tem vrias tarefas a cumprir ao mesmo tempo, facilmente podemos ser distrados, acabando por
perder nossa concentrao. Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho, crie o hbito de mant-la sempre limpa. E traba-
lhe em apenas um projeto de cada vez.
Como ordenar o fluxo de papis que chegam diariamente at sua mesa
1. Ter um bom lugar - e apenas um bom lugar para tudo que voc possa pensar em querer reter.
2. Manter tudo no seu lugar, exceto nos momentos em que voc tem necessidade de trabalhar com eles.
3. Despachar toda a papelada que puder imediatamente. Lembre-se que 80% das tarefas que chegam at voc pode ser exe-
cutado na mesma hora.
No pr de lado nenhum item antes de uma ao inicial - seno de soluo, pelo menos de
um encaminhamento para soluo.
Lista de Tarefas
Um instrumento til para sua organizao fazer uso de um caderno onde voc registra tudo o que precisa fazer e/ou lembrar e
a data alvo ou o prazo para sua realizao. Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente, pois com ele
que voc planeja seu dia e sua semana. Tudo que lhe vier cabea, para fazer ou lembrar, registre nesse caderno. Voc se sur-
preender com a melhoria obtida em sua organizao pessoal.
O Lixo
No h lugar melhor para voc colocar uma boa parte dos papis que chegam diariamente at sua mesa do que o lixo. No te-
nha medo de jogar nele, memorandos internos, avisos de datas de reunies (anote primeiro na agenda e jogue depois), circula-
res, cpias de cartas para simples informaes, folhetos, etc. Enfim, use o lixo para tudo o que voc j tomou conhecimento e
sabe que no precisa mais recuperar. Com esta prtica voc estar esvaziando sua mesa de coisas inteis e preparando o terreno
para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de idias.



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Faa agora. No deixe para depois.
Todos ns, com maior ou menor intensidade, tendemos a adiar nossas tarefas e aes, deixando tudo para de-
pois. Essa tendncia procrastinao, quase sempre tem um custo alto, pois s nos cria mais trabalho, mais
problemas, mais preocupaes e crises. A procrastinao um dos maiores desperdiadores de tempo que e-
xiste, e a sua soluo exige entendimento das causas, avaliao de suas conseqncias e constante disciplina
para enfrent-la.
A procrastinao impede o sucesso
A mudana na sua propenso de "fao isso depois" para "fao isso agora" requer uma ao positiva. As coisas
no acontecem por si s. Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteam. Faa as coisas
diferentemente. Responda sua correspondncia ao abr-la. Nunca deixe para responder mais tarde. Quando
voc disser a si mesmo: "Eu preciso fazer algo sobre isto", faa-o na hora, no depois. Programe coisas, traba-
lhe e viva de acordo com sua programao. Crie o hbito de fazer as coisas mais importantes primeiro. Pro-
crastinao um problema psicolgico, e uma vitria sobre ela uma vitria essencialmente psicolgica. A-
ceite a idia de que voc muitas vezes um procrastinador. A coisa mais valiosa que voc pode fazer quando
procrastina admitir este fato. Continuando a neg-lo ou racionaliz-lo voc apenas ir retardar suas condies
de super-lo. O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados. Contudo essas
coisas importantes que usualmente so o foco da nossa procrastinao. Raramente adiamos as coisas no
importantes. Se ns aprendermos a transferir nossa procrastinao das coisas importantes para as coisas no
importantes, nosso problema ter grandes chances de desaparecer. Procrastinao tambm fazer atividades de
baixa prioridade ao invs de fazer atividades de alta prioridade.
Algumas dicas para voc resolver o problema da procrastinao
1. Estabelea prazos de incio e concluso.Sempre que voc tiver pela frente uma tarefa desagradvel, d um
prazo para comear. A presso dos prazos, mesmo os auto-impostos, pode ser suficiente para criar uma
ao de sua parte.
2. Faa o desdobramento das tarefas.Muitas vezes uma tarefa difcil pode ser desdobrada em tarefas me-
nores e portanto mais fceis de serem atacadas. Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar
nelas.
3. No espere a inspirao chegar. V atrs dela.Em muitos casos uma tarefa difcil adiada porque exige
de sua parte um pensamento criativo, que no momento no est surgindo. Mas lembre-se que inspirao
90% de transpirao. Portanto comece j, no espere.
4. Procure saber tudo sobre a tarefa.O fato de voc no estar animado no momento pode decorrer de uma
falta de motivao ou desinteresse. A no familiaridade geralmente gera a falta de interesse. Quanto mais
voc sabe, mais tende a se envolver e a se entusiasmar. Procure obter mais informaes, e envolver-se
mais com o problema.
5. Descubra as causas de sua indeciso.Se voc est indeciso procure saber porque voc no quer se defi-
nir. A indeciso ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar, um desejo de evitar erros. Existe
um tempo para deliberar e um tempo para agir. O tempo para decidir quando a informao adicional ir
acrescentar muito pouco qualidade de sua deciso. Faa o mximo de esforo para obter a melhor infor-
mao possvel dentro do tempo que voc dispe. Ento tome a deciso e v em frente. Acima de tudo,
no fique atormentando-se com a deciso tomada. E, principalmente, no a refaa.
6. Evite o perfeccionismo.No seja 100% perfeito. Contente-se em ser 90% ou at 80% perfeito. Lembre-se
que o timo inimigo do bom. melhor ter cinco "bons", do que um "timo". Pense em tudo isso e come-
ce a agir agora.
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Bibliografia
Secretaria moderna
Site Contabil
Ministrio da Justia Federal
Receita Federal
Posto Fiscal



Contribuio Tcnica e Jurdica :

Contabilidade Ellos - Sra. Luciene Dourado
Advogados AssociadosDra. Geni Ribeiro Lima
Escritrio AdvocatcioDr. Marcos Marcilio
2o. Cartrio de Registro de Pessoas Jurdicas
Cartrio de Registro de Pessoas Naturais
Prefeitura Municipal de Mau
Prefeitura Municipal de Santo Andr
Conselho Regional de Contadores
Sescon
Aciam






Livreto Elaborado e Redigido por:

Luci de Oliveira Gomes Claro
Apoio: Igreja Batista Missionria do Jd. Luzitano
Rua: Godofredo de Godoy, 05 Jdm. Luzitano MauS.P.
CNPJ: 74.335.381/0001-04

Contatos e Palestras : (11)4578-1943 (11) 9-9725-2573
Janeiro de 2007

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