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PARA A P RODUO
E O A RMAZENAMENT
O DE
RMAZENAMENTO
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OS DE A RQUIV
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OCUMENTOS
RQUIVO
C ONSELHO N ACIONAL
DE
A RQUIVOS
R ECOMENDAES PARA A
P RODUO E O A RMAZENAMENTO
D OCUMENTOS DE A RQUIVO
R IO
2
J ANEIRO
2005
DE
DE
Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva
Ministra-Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica
Dilma Vana Rousseff
Secretria-Executiva da Casa Civil da Presidncia da Repblica
Erenice Alves Guerra
Presidente do Conselho Nacional de Arquivos
Jaime Antunes da Silva
Coordenadora do Conselho Nacional de Arquivos
Marilena Leite Paes
Cmara Tcnica de Conser vao de Documentos
Membros da Cmara Tcnica de Conservao de Documentos que
colaboraram na construo das presentes recomendaes: Antonio
Gonalves da Silva, Cludia Rodrigues Carvalho, Franciza Toledo,
Ingrid Beck (presidente), Lygia Guimares, Maria Aparecida Remdio,
Norma Cassares
Reviso
Alba Gisele Gouget
Projeto Grfico
Maria Judith Azevedo Vieira
Capa
Sueli Arajo
Agradecimentos especiais a Maria Izabel Oliveira, coordenadora-geral da
Coordenao de Gesto de Documentos do Arquivo Nacional, pela valiosa
contribuio na elaborao deste documento, e a Elizabeth Maulo, pela
normalizao da bibliografia.
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Conselho Nacional de
Arquivos. Recomendaes para a produo e o
armazenamento de documentos de arquivo/Conselho
Nacional deArquivos Rio de Janeiro: O Conselho, 2005.
20p.; 20cm.
ISBN 85-7009-077-3
1. Documentos Preservao e conservao. 2. Gesto de
documentos. 3. Normas tcnicas. 4. Arquivologia. I. Ttulo
CDD 025 . 8
SUMRIO
A PRESENTAO
O BJETIVO
E SCOPO
E STRUTURA
Produo e Acesso
reas de Armazenamento
Condies Ambientais
Acondicionamento
Manuseio e Transporte
Segurana
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B IBLIOGRAFIA
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A PRESENTAO
O presente documento, Recomendaes para a produo e
o armazenamento de documentos de arquivo, elaborado pelo
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) por meio
da sua Cmara Tcnica de Conservao de Documentos,
um guia geral que indica os procedimentos mais adequados para o armazenamento e a preservao de documentos, em consonncia com os prazos de guarda e
destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao do CONARQ.
As recomendaes tm como objetivo possibilitar o
planejamento de estratgias de guarda e de preservao
d e d o c u m e n t o s d e a r q u ivo, d e a c o r d o c o m s u a
temporalidade e destinao.
A essas recomendaes gerais, a Cmara Tcnica de
Conser vao de Documentos do CONARQ pretende
anexar, progressivamente, guias especficos mais detalhados sobre mtodos e procedimentos.
O BJETIVO
O objetivo deste documento fornecer subsdios tcnicos para a preservao de acervos documentais a partir de sua produo, garantindo o seu ar mazenamento
adequado e seguro.
E SCOPO
A preser vao de documentos de arquivo, em qualquer suporte, depende dos procedimentos adotados em
s u a p r o d u o, t r a m i t a o, a c o n d i c i o n a m e n t o e
armazenamento fsico. As recomendaes aqui apresen-
ESTRUTURA
A estrutura contempla seis princpios que devem ser
obser vados para assegurar a preservao dos documentos de arquivo, a saber:
-
Produo e acesso
reas de armazenamento
Condies ambientais
Acondicionamento
Manuseio e transporte
Segurana
Produo e Acesso
Nos processos de produo, tramitao, organizao
e acesso aos documentos, devero ser observados procedimentos especficos, de acordo com os diferentes gneros documentais, com vistas a assegurar sua preservao durante o prazo de guarda estabelecido na tabela de
temporalidade e destinao.
Alguns documentos, conforme as nor mas vigentes,
devero ser produzidos em formatos padronizados. Os
documentos identificados nas tabelas de temporalidade e
destinao como de valor permanente devero ser produzidos em papis alcalinos.
importante que os registros relativos aos documentos sejam incorporados a um sistema de infor maes,
como um banco de dados, e que os sistemas de recuperao sejam amplamente compatveis.
reas de Armazenamento
Todos os documentos devem ser armazenados em
locais que apresentem condies ambientais apropriadas
s suas necessidades de preservao, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinao.
reas Externas
A localizao de um depsito de arquivo deve prever
facilidades de acesso e de segurana contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo:
- reas de risco de vendavais e outras intempries, e
de inundaes, como margens de rios e subsolos;
- reas de risco de incndios, prximas a postos de
combustveis, depsitos e distribuidoras de gases,
e construes irregulares;
- reas prximas a indstrias pesadas com altos ndices de poluio atmosfrica, como refinarias de
petrleo;
- reas prximas a instalaes estratgicas, como indstrias e depsitos de munies, de material blico e aeroportos.
reas Internas
As reas de trabalho e de circulao de pblico devero atender s necessidades de funcionalidade e conforto, enquanto as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. O manual
Recomendaes para a construo de arquivos, publicado pelo
CONARQ em 2000, rene as indicaes para a construo, reforma e adequao de edifcios de arquivos.
reas de Depsito
Nas reas de depsito, os cuidados devem ser dirigidos a:
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Condies Ambientais
Quanto s condies climticas, as reas de pesquisa e
de trabalho devem receber tratamento diferenciado das
reas dos depsitos, as quais, por sua vez, tambm devem se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades especficas de preservao para cada tipo de suporte.
Recomenda-se um estudo prvio das condies cli-
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Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio e invlucros apropriados, que assegurem sua preser vao. A escolha dever ser feita observando-se as
caractersticas fsicas e a natureza de cada suporte. A confeco e a disposio do mobilirio devero acatar as
normas existentes sobre qualidade e resistncia e sobre
segurana no trabalho.
O mobilirio facilita o acesso seguro aos documentos,
promove a proteo contra danos fsicos, qumicos e
mecnicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armrios ou prateleiras, apropriados a
cada suporte e formato.
Os documentos de valor permanente que apresentam
grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser ar mazenados horizontalmente, em mapotecas
adequadas s suas medidas, ou enrolados sobre tubos
confeccionados em carto alcalino e acondicionados em
armrios ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o cho.
As mdias magnticas, como fitas de vdeo, udio e de
computador, devem ser armazenadas longe de campos
magnticos que possam causar a distoro ou a perda de
dados. O ar mazenamento ser preferencialmente em
mobilirio de ao tratado com pintura sinttica, de efeito
antiesttico.
As embalagens protegem os documentos contra a
poeira e danos acidentais, minimizam as variaes externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por gua e fogo em casos de desastre.
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As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e presso, caso tenham
de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condi-
Manuseio e Transporte
O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos tcnicos, durante o tratamento dos documentos, quanto pelos usurios, merecendo recomendaes afixadas nas salas de trabalho e de consulta, a saber:
- manusear os documentos originais com mos limpas, de preferncia fazendo uso de luvas. Alm de
luvas, os tcnicos devem tambm utilizar guardaps, e mscaras para o manuseio de documentos.
Esta recomendao atende sade de usurios e
tcnicos, considerando-se que no passado foi freqente o uso de inseticidas, que em muitos casos
a i n d a p r e s e r va m e l e va d o s n v e i s d e t ox i d e z .
Esporos de microorganismos tambm podem ser
fatores de contaminao e toxidez;
- utilizar tambm luvas e mscaras ao manusear fo-
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Segurana
Toda instituio arquivstica deve contar com um Plano de Emergncia escrito, direcionado para a preveno
contra riscos potenciais e para o salvamento de acervos
em situaes de calamidade com fogo, gua, insetos, roubo e vandalismo.
Este plano deve incluir:
Um programa de manuteno do edifcio, partindo
de um diagnstico prvio do prdio e de sua localizao,
para identificar:
- riscos geogrficos e climticos que possam ameaar o prdio e o acervo;
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c) Especialistas de conservao, para os diferentes tipos de acervo, que podero ser da prpria instituio ou externos, dentro de um programa de cooperao entre instituies.
d ) Equipe tcnica substituta quando os integrantes
da equipe titular no conseguirem chegar ao local a
tempo. Esta equipe dever participar de todos os
treinamentos e simulaes.
O plano deve ser testado e revisto em intervalos regulares, e todo o pessoal da instituio precisa estar familiarizado com ele, seja tendo participado de sua elaborao, ou pelo treinamento nos procedimentos de
emergncia.
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B IBLIOGRAFIA
ARCHIVES NEW ZEALAND. NAS-9901: standard for
the storage of Public Records and Archives.
Wellington, 2000.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil).
Recomendaes para a construo de arquivos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2000.
MAEKAWA, S.; TOLEDO, F. Controlled ventilation and
heating to preserve collections in historic buildings
i n h o t a n d h u m i d r e g i o n s. I n : I C O M - C C
TRIENNIAL MEETING, 13., 2002, Rio de Janeiro. Preprints Rio de Janeiro, 2002. p. 58-65.
NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA. Standard
for the physical storage of Commonwealth
Record. Camberra, 2001.
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