CURSO DE CAPACITAO EM

GESTO DOCUMENTAL
MDULO I Nvel Bsico

CURSO DE CAPACITAO EM
GESTO DOCUMENTAL
MDULO I Nvel Bsico

Organizado por:
Dirlei Maria Kafer Gonalves
CRB14/637

Edio revista, ampliada e atualizada

2009

SUMRIO

APRESENTAO.............................................................................7
INTRODUO .................................................................................9
Quais os conceitos de arquivo e/ou documento?.............................. 11
O que gesto de documento?..........................................................13
Quais as fases de gesto de documentos?.........................................14
Quais os objetivos de gesto de documentos?.................................. 14
Quais so os mtodos de arquivamento?.......................................... 15
O que a avaliao de documentos?................................................ 16
Em que etapa realiza-se a avaliao?................................................ 16
Quem deve avaliar os documentos?..................................................17
Quais as caractersticas dos documentos de acordo com o prazo de
guarda?..............................................................................................18
Como identificar o valor do documento?.......................................... 18
O que Cdigo de Classificao?..................................................... 19
O que tabela de temporalidade?..................................................... 20
Como fazer a Seleo de Documentos?............................................21
Quando devemos transferir os documentos ao arquivo intermedirio/
central?..............................................................................................22
O que o gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos?.23
De que forma podemos garantir a organizao fsica dos documentos
de arquivo?........................................................................................26
Legislao.........................................................................................27
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS............................................31

Curso de Capacitao em Gesto Documental

APRESENTAO

O Curso de Capacitao em Gesto Documental tem

como objetivo habilitar os servidores da Administrao Pblica
do Estado de Santa Catarina, no que tange gesto documental,
em cumprimento s atribuies legais do rgo Normativo do
Sistema de Gesto Documental e Publicaes Oficiais - Diretoria de Gesto Documental, no que cabe ao Arquivo Pblico.
Este exemplar serve de apoio s atividades na rea de
arquivo, na busca da efetiva gesto de todos os documentos
(produzidos e recebidos), desde a produo at a destinao
final, visando simplificao e racionalizao dos procedimentos, como tambm preservao do patrimnio documental da
Administrao Direta, Autarquias e Fundaes do Estado de
Santa Catarina.
A implantao de polticas pblicas na rea de gesto
documental na Administrao Pblica Estadual gerou a necessidade de criar instrumentos de gesto para assegurar a preservao, o acesso e divulgao do Patrimnio Documental do
Estado.
O volume de documentos produzidos relativos administrao pblica decorre da importncia estratgica de sua atuao para a sociedade e acaba em enormes acervos documentais, que sem a devida gesto impactam a tomada de deciso e
por vezes a falta de um documento que comprove os direitos
e/ou deveres de um cidado.
As novas tecnologias disponveis no mercado demandam novas formas de gerenciamento dos documentos arquivs-7-

Mdulo I

ticos eletrnicos. Uma poltica de gesto documental de acordo com as normas arquivsticas e com embasamento jurdico
necessria para uma devida racionalizao e preservao dos
documentos digitais.
Arquivo Pblico do Estado de Santa Catarina

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Curso de Capacitao em Gesto Documental

INTRODUO

O curso de capacitao de gesto documental est sendo

oferecido em trs mdulos, sendo:
MDULO I - Nvel Bsico: Conceituao da terminologia Arquivstica, Polticas Pblicas Arquivsticas, Sistema de
Gesto Documental e Publicaes Oficiais do Estado, no que se
refere Gesto Documental.
MDULO II Nvel Tcnico: Sistema de Plano de Classificao de Documentos e Tabela de Temporalidade SCTT,
Atividades Meio (apresentao e operacionalizao do Sistema
Informatizado).
MDULO III - Nvel Tcnico: Sistema de Plano de Classificao de Documentos e Tabela de Temporalidade SCTT,
Atividades Finalstica (apresentao e operacionalizao do
Sistema Informatizado).
Nesta publicao trataremos do MDULO I Nvel
Bsico, que trata dos conceitos de gesto de documentos, das
trs fases bsicas da gesto, dos documentos correntes e dos
mtodos de arquivamento, incluindo a avaliao e seleo de
documentos, cdigo de classificao, tabelas de temporalidade, acervos acumulados, gesto de documentos intermedirios
- arquivos e sua localizao e o gerenciamento arquivstico de
documentos eletrnicos.
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Mdulo I

A legislao federal, a estadual, instrues normativas

do Sistema de Gesto Documental e publicaes oficiais esto
inseridas no ltimo item. Vale lembrar que o cumprimento da
legislao resulta na racionalizao, padronizao, preservao
dos documentos permanentes, que traduzem a histria de nosso
Estado.
Ao final esto relacionadas as bibliografias consultadas.

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Curso de Capacitao em Gesto Documental

CURSO DE CAPACITAO EM
GESTO DOCUMENTAL
MDULO I
Nvel Bsico

1 | Quais os conceitos de arquivo e/ou documento?

Arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de
suas atividades, qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza do documento.
Documento toda a informao registrada em um suporte material (papel, fita, disco ptico, etc.) utilizada para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos,
formas de vida e pensamentos do homem numa determinada
poca.
Documento de Arquivo todo registro de informao, original, nico e autntico que resulta da acumulao de
documentos, produzidos ou recebidos em qualquer suporte,
inclusive magntico ou ptico, produzidos no exerccio de suas
competncias, funes e atividades por uma pessoa fsica ou
jurdica.

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Mdulo I

Documentos Pblicos so todos os registros de informaes gerados, em qualquer tempo, pelo exerccio das atribuies dos rgos que compem a administrao pblica.

O ciclo de vida dos documentos podem ser facilmente

visualizado nas trs idades propriamente ditas: arquivo
corrente, arquivo intermedirio ou central e arquivo
permanente.
Arquivo Corrente

O documento corrente
aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades
de rotina. So documentos
freqentemente consultados
e seu arquivamento corrente
tem o objetivo de facilitar o
acesso informao. As unidades responsveis por tais
servios so intituladas: protocolo e arquivo, arquivo e
comunicaes, etc.

yy Atividades de Protocolo: Conjunto de operaes visando

ao controle dos documentos que ainda tramitam no
rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e
recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso
informao.
yy Arquivamento de Documentos Correntes: Sempre
necessria a leitura do ltimo despacho para providenciar
o arquivamento do documento.

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Curso de Capacitao em Gesto Documental

Arquivo Intermedirio
So documentos que aguardam prazos longos de precauo ou prescrio e aguardam a destinao final, sendo a guarda
permanente ou a eliminao. Estes documentos raramente so
consultados.
Arquivo Permanente
Estes documentos perderam a vigncia administrativa,
mas so providos de valor secundrio ou histrico-cultural.

2 | O que gesto de documento?

Considerando a legislao federal, a gesto de

documentos o conjunto de
procedimentos e operaes
tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda
permanente.
Um programa de gesto de documentos permite a simplificao e racionalizao dos procedimentos, anlise do fluxo
documental nas fases corrente e intermediria, proporcionando
agilidade no acesso s informaes e na tomada de decises,
maior qualidade e produtividade do servio pblico, como tambm o planejamento, o controle e a transparncias nas aes do
governo.
Portanto, os procedimentos e operaes tcnicas ou
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Mdulo I

rotinasgarantem o controle de todos os documentos em qualquer idade, da produo at a destinao final, visando racionalizao e eficincia administrativa, como tambm preservao do patrimnio documental.

3 | Quais as fases de gesto de documentos?

1 Fase Produo dos documentos: refere-se ao ato

de elaborar documentos em razo das atividades de um
rgo ou setor. composto pelos seguintes elementos:

elaborao e gesto de formulrios e correspondncia;

controle da produo e da difuso de documentos de
carter normativo;
-- utilizao de processadores de palavras e textos.
---

2 Fase Manuteno e uso: refere-se ao fluxo percorrido

pelos documentos, assim como sua guarda aps cessar
seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle
relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas para
organizao, classificao e elaborao de instrumentos
de recuperao da informao (ndices).

3 Fase Destinao final de documentos: envolve as

atividades de avaliao, seleo e fixao de prazos de
guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os
documentos a serem eliminados e quais sero preservados
permanentemente.

4 | Quais os objetivos de gesto de documentos?

--

Assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao,

manuteno e destinao dos documentos.
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Curso de Capacitao em Gesto Documental

Garantir que a informao governamental esteja

disponvel quando e onde seja necessrio ao governo e
aos cidados.
-- Assegurar a eliminao dos documentos que no tenham
valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa
cientfica.
-- Assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento
automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de
gesto da informao.
--

5 | Quais so os mtodos de arquivamento?

A escolha do mtodo
de arquivamento deve considerar as caractersticas dos
documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento
mais freqentemente consultado. Os mtodos bsicos
mais utilizados so:
alfabtico quando o elemento principal para a
recuperao da informao for o nome (onomstico);
-- geogrfico quando o elemento principal para a
recuperao da informao for o local (cidade, estado,
pas);
-- numrico simples quando o elemento principal para a
recuperao da informao for o nmero do documento;
e numrico-cronolgico: quando o nmero do documento
vier associado data;
-- ideogrfico - quando o elemento principal para a
recuperao da informao for o assunto. A ordenao
dos assuntos dever seguir a modalidade alfabtica
--

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Mdulo I

(dicionria ou enciclopdica) ou numrica (decimal ou

duplex)
Na fase corrente pode-se utilizar o mtodo mais fcil para
a recuperao da informao, mas quando da transferncia
ao arquivo intermedirio/central, deve ser utilizado o Plano
de Classificao.

6 | O que a avaliao de documentos?

o processo de anlise e seleo de documentos que visa
fixar prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a
racionalizao e a preservao da documentao permanente.
A avaliao de documentos proporciona:
--------

reduzir a massa documental;

aumentar o ndice de recuperao da informao;
garantir condies de conservao dos documentos de
valor permanente;
controlar o processo de produo documental;
ampliar o espao fsico para novos documentos;
aproveitar melhor os recursos humanos e materiais;
garantir o patrimnio arquivstico histrico-cultural.

7 | Em que etapa realiza-se a avaliao?

Na fase corrente ou arquivo corrente, aplicam-se os critrios de avaliao, para identificar os documentos de valor
eventual, os de valor informativo ou probatrio. Os documentos devem estar previamente selecionados para transferir ao
arquivo intermedirio/central, para aguardar a data de recolhimento ou eliminao. A aplicao do plano de classificao
de documentos fundamental para facilitar a organizao da
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Curso de Capacitao em Gesto Documental

documentao.
A elaborao da Tabela de Temporalidade proporciona maior segurana nas atividades de destinao dos
documentos.
Chegada do
documento
para anlise

Anlise do
documento

As informaes
do documento
so relevantes?

No

Descartar o
documento

Sim

Sim

Arquivo
Intermedirio

O documento
pode ser
descartado?

Aplicar
TTD

No
Arquivo
Permanente

8 | Quem deve avaliar os documentos?

Deve-se constituir uma Comisso de Avaliao de Documentos, com no mnimo 5 membros, com conhecimento da
estrutura organizacional e da tramitao de documentos nos
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Mdulo I

respectivos rgos, entre os quais se incluir um tcnico na rea

especfica de atuao. (Lei Estadual n 9.747, de novembro de
1994, Instruo Normativa n 06/2008/SEA.

9 | Quais as caractersticas dos documentos de acordo

com o prazo de guarda?
Guarda eventual: so os documentos de interesse
passageiro, sem valor administrativo e jurdico para o
rgo.
-- Guarda temporria: so aqueles em que prevalece o
interesse administrativo em determinar o valor da
informao e seu prazo de reteno, sem prejuzo para a
coletividade ou memria da administrao.
-- Guarda permanente: so documentos de valor probatrio,
relativos a direitos de pessoas fsicas ou jurdicas, quanto
coletividade, e de valor informativo sobre pessoas, fatos
ou fenmenos, considerados relevantes.
--

10 | Como identificar o valor do documento?

O valor a aplicao de critrios de avaliao na anlise e seleo de documentos de arquivo para definir prazos de
guarda, independentemente do suporte (papel, o filme, o disco
ptico, etc.) em que a informao est registrada.
Os documentos so classificados:

valor imediato e guarda temporria - quando esgotados

os prazos de vigncia e precaucional, sem prejuzo para a
coletividade ou memria administrativa,

valor mediato e guarda permanente - aqueles que,

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Curso de Capacitao em Gesto Documental

esgotados os prazos de vigncia e precaucional,

apresentam no seu contedo ou forma informaes que
devam ser preservadas para a memria da administrao,
ou possam servir de pesquisa ou prova coletividade.
fundamental analisar o ciclo de vida dos documentos,
desde sua produo at serem eliminados ou recolhidos para a
guarda permanente.
Nos procedimentos de avaliao necessria a elaborao de instrumentos de gesto, como o Plano de Classificao
de Documentos e Tabelas de Temporalidade de Documentos.

11 | O que Plano de Classificao?

o instrumento de gesto
documental utilizado para classificar os documentos de arquivo,
agrupando-os de acordo com a
competncia do rgo produtor,
identificando o grupo, a funo e a
atividade responsvel pela produo ou acumulao.
A adoo de uma abordagem
funcional e no estrutural mais
segura, considerando as mudanas
administrativas que ocorrem com
freqncia no setor pblico e afetam as estruturas organizacionais.
Os documentos produzidos no exerccio da mesma funo, competncia ou atividade constituem as sries documentais onde se definem os valores e prazos de guarda.
A partir do Plano de Classificao se torna visvel a
padronizao da denominao dos documentos, o que facilita
o critrio de arquivamento. A grande dificuldade reconstituir
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Mdulo I

os conjuntos documentais quando foram usados critrios inadequados de arquivamento.

12 | O que tabela de temporalidade?

o instrumento que registra o ciclo de vida documental

do rgo, onde deve constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo central/
intermedirio e sua destinao final, eliminao ou o recolhimento ao arquivo permanente.
A tabela um instrumento dinmico de gesto de documentos e precisa ser atualizada, para incluso dos novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanas
que normalmente ocorrem na legislao. A tabela de temporalidade ser elaborada por uma Comisso de Avaliao, designada
pelo titular de cada rgo, contendo no mnimo 5 integrantes,
com conhecimento da estrutura e da tramitao dos documentos. As tabelas sero submetidas aprovao pela autoridade
competente -Arquivo Pblico do Estado de Santa Catarina, Lei
Estadual n 9.747 de 26 de novembro de 1994.
Para a elaborao da Tabela de Temporalidade, devem-se
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Curso de Capacitao em Gesto Documental

seguir as atividades:
-- diagnstico da situao dos arquivos;
-- levantamento da produo documental;
-- cdigo de classificao de documentos de arquivo;
-- levantamento dos prazos de guarda;
-- proposta de destinao, que estabelece a preservao e/
ou a eliminao dos documentos.

13 | Como fazer a Seleo de Documentos?

A seleo de documentos realizada nos arquivos correntes e intermedirios, com a orientao de especialista, seguindo
o estabelecido na Tabela de Temporalidade. A seleo a separao fsica dos documentos de acordo com a sua destinao:

eliminao: a destruio dos documentos sem valor

para guarda permanente. Nenhum documento poder ser
eliminado se no tiver sido submetido avaliao e se
no contar na tabela de temporalidade do rgo;

transferncia: envio dos

documentos dos arquivos
correntes para o arquivo
central/intermedirio, onde
aguardaro o cumprimento
dos prazos de guarda e a
destinao final;

recolhimento: envio dos

documentos para a instituio
arquivstica pblica, para a
guarda permanente e acesso
pblico.

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Mdulo I

14 | Quando devemos transferir os documentos ao

arquivo intermedirio/central?
Cessada a necessidade de consulta freqente,
os documentos originrios
do arquivo corrente, que
tenham curto prazo de vigncia, podem ser eliminados
imediatamente,
seguindo
a tabela de temporalidade,
enquanto que os demais devem seguir os prazos de guarda
estabelecidos em funo de razes legais, fiscais e de interesse
administrativo. A transferncia ao arquivo central/intermedirio reduz o espao fsico junto ao arquivo corrente; reduz pela
metade os custos de sua conservao, favorece a localizao da
informao ou documentos.
Arquivo Central rgo Pblico
Unidade vinculada rea administrativa de um rgo
pblico, responsvel pelo controle dos documentos acumulados
pelos diversos setores e pelos procedimentos tcnicos a que os
documentos devem ser submetidos.

Atividades desenvolvidas nos Arquivos Centrais das

Secretarias de Estado, Autarquias e Fundaes:
A guarda fsica dos documentos ficar sob a responsabilidade de um tcnico com conhecimento arquivstico, sob a
responsabilidade do rgo, conforme Instruo Normativa n
09/2007/SEA, Art. 3.
Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando forem conhecidos o seu contedo, o prazo de
guarda e a data de eliminao ou recolhimento.
A consulta por parte de terceiros s permitida com a
autorizao da unidade administrativa que transferiu os docu

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Curso de Capacitao em Gesto Documental

mentos. A eliminao s efetuada com a prvia autorizao da

unidade administrativa que produziu e transferiu os documentos.
Localizao do Arquivo Intermedirio
Os arquivos centrais/intermedirios podem estar localizados fora dos centros urbanos, mas em locais de acesso rpido
e fcil.
A construo deve permitir a conservao eficaz do acervo documental. Os materiais devem ser adequados na edificao ou adaptao que
contribuir na proteo contra incndio,
poluio atmosfrica,
inundaes, excesso
de umidade e temperatura e de luz solar.

15 | O que o gerenciamento arquivstico de documentos

eletrnicos?
Inicialmente, devemos registrar as diferenas entre GED
e GDE, com seus conceitos, para melhor entendimento do
Gerenciamento Arquivstico de documentos eletrnicos.
99 Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)
As primeiras tratativas referente ao GED definia-o como
um instrumento necessrio recuperao do material digitalizado, sendo utilizado como soluo para o gerenciamento de
documentos. O documento digitalizado garantia o acesso rpido
informao e a preservao dos documentos originais.
O GED se restringe somente aos conceitos de uso de
tecnologias, softwares.

- 23 -

Mdulo I

99 Gerenciamento de Documentos Eletrnicos (GDE)

A premissa do conceito original de GDE visa gesto
de documentos criados em meio eletrnico, o qual permanece
neste meio, que tambm englobe os documentos digitalizados.
atravs de um sistema de gesto de documentos eletrnicos (GDE) que estabelecemos polticas de avaliao, produo, descrio, destinao e preservao de documentos eletrnicos (FLORES, 1998).
Os GEDs, mais modernamente, vm buscando incorporar
os conceitos arquivsticos, evoluindo de um mero software de
digitalizao e acesso para tornar-se um instrumento de apoio
dentro de um sistema de gerenciamento de documentao, seja
ele eletrnico ou no (KOCK, 1998).

Documento arquivstico
criado em ambiente
eletrnico

deve
possuir os componentes
necessrios
de
um
documento
tradicional,
isto , os requisitos
como suporte, contedo,
forma,
atos,
relao
orgnica e transmisso. Para se constituir em documento
arquivstico, deve estar salvo em um suporte e ligado
atividade que o gerou, num determinado arquivo.

Documento arquivstico completo criado em meio

eletrnico deve possuir elementos exigidos pelo
sistema jurdico, como data, autor, destinatrio, assunto
e ttulo. Posteriormente, so acrescentadas anotaes,
como ciente, urgente, etc.

Documento arquivstico fidedigno criado em meio

eletrnico - a fidedignidade dada ao documento pelo
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Curso de Capacitao em Gesto Documental

seu grau de controle

sobre o procedimento
de criao e pelo grau
de confiabilidade do seu
autor. Os elementos que j
aparecem no documento
aparecero no perfil do
documento ou metadado,
acrescidos de mais alguns,
como identificao das redes de comunicao, do sistema
eletrnico, do software, etc. O perfil do documento se
constitui num anexo ao documento arquivstico.

Autenticidade de um documento arquivstico

eletrnico a autenticidade de um documento definida
pelo modo, sua forma, estado de transmisso e pela
maneira de preservao e custdia. Devem-se acrescentar
rotinas de backup dos documentos do sistema.

O Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) a

tecnologia e o mtodo para converter, captar, processar, armazenar, localizar e gerenciar documentos em papel ou cpias de
microfilme, para imagens eletrnicas atravs de dados digitais
computadorizados.
As imagens eletrnicas so indexadas e armazenadas em
discos pticos ou magnticos de alta capacidade. Os usurios
utilizam essas imagens em monitores de alta resoluo.
Os documentos so convertidos para formato eletrnico
por meio de escneres, que existem nas mais diversas configuraes. Existem escneres que digitalizam a imagem do documento e simultaneamente fazem a microfilmagem do mesmo,
bem como escneres para digitalizar documentos.
A deciso sobre a mdia mais adequada para guardar os
documentos digitalizados depende de cada caso especfico.
Assim como o microfilme, a digitalizao de documen- 25 -

Mdulo I

tos atende tanto preservao dos

originais como pode ser utilizada
com a finalidade de otimizar espao
fsico. So inmeras as vantagens
da digitalizao de imagens, dentre
elas podemos destacar: densidade
de compactao, localizao muito
rpida da informao, velocidade
de transmisso, indexao e referncias cruzadas, boa qualidade de
imagens e de cpias, os documentos esto sempre disponveis, e h a
total segurana quanto inviolabilidade das imagens gravadas.
No Brasil, alm das vantagens j citadas, reside no fato
de que j possumos alguns instrumentos legais que permitem a
armazenagem de documentos em mdias eletrnicas e/ou pticas. Por exemplo: Juntas Comerciais, Cartrios e Ministrio do
Trabalho.
Vale ressaltar que, em hiptese alguma, os documentos
classificados, na forma da lei, como de origem permanente, no
podero ser descartados aps a microfilmagem ou digitalizao.
Estes processos devem servir para agilizar o acesso informao e tambm como forma de preservao dos originais.

16 | De que forma podemos garantir a organizao

fsica dos documentos de arquivo?
Instituir formalmente os setores de arquivos correntes e
arquivos intermedirios/central, com a competncia de realizar a gesto de documentos, conforme definida na lei n 8.159
artigo 3; determinar servidores responsveis pelas tarefas
pertinentes, definir espao fsico e infra-estrutura administrativa para a realizao das atividades.
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Curso de Capacitao em Gesto Documental

17 | Legislao
Constituio da Repblica Federativa do Brasil, 1988
Da Unio Captulo II
Art. 23. competncia comum da Unio, dos Estados,
do Distrito Federal e dos Municpios:
........................
III proteger os documentos, as obras e outros bens de
valor histrico, artstico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos;
.......................

Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados e d outras providncias.

Capitulo I
Disposies Gerais
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a
proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento
de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elemento de prova e informao.

Lei n 5.433, de 08 de maio de 1968

Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d
outras providncias.

- 27 -

Mdulo I

Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996

Regulamenta a Lei n 5.433, de 08 de maio de 1968,
que regula a microfilmagem de documentos oficias e d outras
providncias.

Lei Estadual (SC) n 9.747, de novembro de 1994

Dispe sobre a avaliao e destinao dos documentos
da Administrao Pblica Estadual, e d outras providncias.
........................
Art.1 dever do poder pblico a proteo especial aos
documentos pblicos como elementos de prova e instrumentos
de pesquisa e apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico e tecnolgico.

Lei Complementar n 381, de 07 de maio de 2007

Art. 29. As atividades comuns a todos os rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual sero desenvolvidas
e executadas sob a forma de sistemas.
Art. 57. Secretaria de Estado da Administrao,
como rgo central dos Sistemas Administrativos de Gesto de
Recursos Humanos, de Gesto de Materiais e Servios, de Gesto Patrimonial, de Gesto Documental e Publicao Oficial, de
Gesto de Tecnologia de Informao e de Ouvidoria, no mbito
da Administrao Direta, Autrquica e Fundacional, compete:
Art. 31, no 5... as atividades de normatizao, coordenao, superviso, regulao, controle e fiscalizao das competncias sob sua responsabilidade.

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Curso de Capacitao em Gesto Documental

Decreto n 1.975, de 09 de dezembro de 2008

Decreto n 3.585, de 07 de outubro de 2005
Dispe sobre o Sistema Administrativo de Gesto Documental e Publicao Oficial e estabelece outras providncias

Decreto n 4.160, de 29 de maro de 2006

Aprova o Regimento Interno da Secretaria de Estado da
Administrao SEA e estabelece outras providncias.

Decreto n 840, de 27 de dezembro de 1999

Institui o Manual de Padronizao e Redao de Atos
Oficiais 2 edio 2002.

Instruo Normativa n 02/2006/SEA

Orienta quanto aos procedimentos relativos organizao e transferncia da documentao oficial recebida e produzida pela Administrao Direta, Autarquias e Fundaes em face
da extino, incorporao e criao de rgos pblicos, visando
a preservao do patrimnio documental e garantindo a recuperao e o acesso s informaes.

Instruo Normativa n 03/2006 SEA

Orienta quanto aos procedimentos relativos ao recebimento, registro, autuao, classificao, expedio, controle
e distribuio de correspondncias: formao, numerao de
folhas, anexao, apensao, arquivamento de processos e tramitao de documentos.

- 29 -

Mdulo I

Instruo Normativa n 010/2006/SEA

Dispe sobre gesto de documentos digitais em programas informatizados pela Administrao Direta, Autarquias
e Fundaes, visando racionalizar e preservar o Patrimnio
Arquivstico Digital.

Instruo Normativa n 09/2007/SEA

Orienta quanto aos procedimentos relativo destinao
da documentao oficial recebida e produzida pela Administrao Direta, Autarquias e Fundaes Estaduais e das medidas a
serem observadas no recolhimento dos documentos permanentes para o Arquivo Pblico, visando otimizao dos espaos,
racionalizao, sistematizao da organizao das massas
documentais nos rgos, garantindo a preservao do patrimnio documental e o acesso s informaes.

Instruo Normativa n 10/2007/SEA

Orienta sobre os procedimentos para a eliminao de
documentos no mbito dos rgos integrantes do Poder Pblico
Estadual.

Instruo Normativa n 06/2008/SEA

Orienta quanto aos procedimentos na designao e atribuies da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos
dos rgo setoriais e seccionais do Sistema Administrativo de
Gesto Documental.

Instruo Normativa n 18/2008/SEA

Orienta sobre os procedimentos relativos ao Plano de
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Curso de Capacitao em Gesto Documental

Classificao de Documentos de Arquivo do Estado de Santa

Catarina e da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades-meio e atividades-fim, no mbito da Administrao Direta,
Autarquias e Fundaes.

18 | REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Orientao para avaliao e
arquivamento intermedirio em arquivos pblicos. Rio de
Janeiro, 1985. 31 p.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo.
So Paulo, 1998, 89 p.
INDOLFO, Ana Celeste; CAMPOS, Ana Maria C.; OLIVEIRA,
Maria Izabel de, {et. Al]. Gesto de documentos: Conceitos e
procedimentos bsicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1995.
49 p. (Publicaes Tcnicas, 47)
LOPES, Angela Maria N.; LEAL, Maria Leonor de M.S.; COELHO,
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