PLANEJAMENTO

E
ORGANIZAO
DE
EVENTOS

FACILITADORA: ROSNGELA ANDRADE PESSA

INTRODUO

Poucas coisas tocam to profundamente o ser humano como as

cerimnias protocolares e cvicas. Elas representam um desafio constante
criatividade e resistncia fsico - emocional das pessoas, porque quanto mais
bem planejada, organizada, bela, mais elas nos marcam, mais ficam em nossa
recordao. ambas so eventos.
Quem no chora na abertura dos Jogos Olmpicos? Ou na Copa do
Mundo? Quem no sente aquele frio no estmago, com o toque do Hino
nacional de sua Ptria? E com a msica de uma Banda? Isso evento.
Quem no se emociona quando seu nome citado para compor uma
mesa diretora? E se seus passos forem acompanhados pelo o toque dos
clarins? E quando se tem direito a m pronunciamento? Quem no gosta de
participar, de expor suas idias? Isso possvel acontecer nos eventos.
So muitos os fatores responsveis pela procura cada vez maior da
organizao de eventos, por parte do empresrio, na promoo e divulgao
de seus produtos. Alguns podemos citar j outros analisaremos ao aparecerem,
no decorrer do curso.
O primeiro deles a necessidade do s humano em viver e conviver em
grupos. O evento seleciona seu pblico alvo e o coloca junto em determinado
local, em determinado horrio. Ele sente que ouras pessoas tm o mesmo
interesse, e que no esto sozinhos proximidade, contigidade fsica hoje,
com recursos da tecnologia, diramos contigidade: tudo dentro da definio
de pblico.
O segundo, como bem aborda Cndido Teobaldo de Souza Andrade, em
Como Administrar Reunies, o dilogo. A proximidade entre as pessoas
gera o dilogo e disso, o ser humano tambm precisa. Quando aborda
Dominique Pires, cita: O dilogo no consiste em expor o meu ponto de vista
aos que pensam de maneira diversa da minha; consiste em por
provisoriamente entre parnteses o que eu penso, para tentar primeiro
compreender o ponto de vista dos outros e ver o que h aprecivel nele. O que
isso, seno o que exercitamos em eventos como debate, painel ou mesa
redonda? Podemos acrescentar que por meio do dilogo eliminamos nossas
diferenas, criando um caminho mais prximo de nosso vizinho.

O mesmo autor afirma que: a interao social baseia-se na

intercomunicao que se metodiza em forma de dilogo. Participar dialogar,
comungar interesses, sentimentos e idias: compartilhar experincias,
viver em comunidade.
Contudo, a participao no somente espontnea, muitas vezes ela e
pode ser programada em qualquer tipo de organizao. Afinal de contas,
participar uma das grandes aspiraes humanas, nem sempre correspondida
por aqueles que detm o poder.
Embora no seja nosso objetivo final nos determos no conceito de
evento, e sim darmos condies ao profissional para que bem o organize,
necessitamos dele para os passos seguintes, nos quais analisaremos seus tipos,
reas de interesse e categorias.
Pouco se aborda na literatura sobre o conceito de evento, estando,
muitas vezes, caracterizado como um fato ou acontecimento, ou mesmo,
sinnimo de reunio (Masahiro Miyamoto), quando esta tem uma
conceituao mais precisa e utilizaremos como embasamento para diversos
tipos de evento. Temos a definio de Margarida M. K. Kunsch, em
Planejamento de Relaes Pblicas na Comunicao Integrada, que cita
Carlos Alberto Robaa e Gustavo Barbosa, defendendo que o evento um
acontecimento que se aproveita para atrair a ateno do pblico e da imprensa
sobre a instituio. Pode ser criado artificialmente, pode ser provocado por
vias indiretas, ou pode ocorrer espontaneamente. Essa classificao
desqualifica o conceito de evento, quando se analisa que qualquer
acontecimento pode ser aproveitado pela empresa, para atrair a ateno do
pblico sobre ela at um acidente.
Cristina Gicomo defende em Tudo acaba em Festa que evento pode
ser entendido como acontecimento previamente planejado, a ocorrer num
mesmo tempo e lugar, como forma de minimizar esforos de comunicao,
objetivando o engajamento de pessoas a uma idia ou ao. Ainda cita: o
avano da tecnologia to veloz no que diz a respeito ao uso de satlites e
computadores que a definio pode se tornar absoleta no mesmo instante em
que est sendo formulada. Um evento pode, pelos recursos tecnolgicos
reunir pessoas, num mesmo acontecimento seminrios, simpsios,
conferncias estando elas em espaos e locais diferentes e distantes.
Discordamos da autora, afirmando que o evento no uma forma de
minimizar esforos de comunicao, pois todos os recursos de comunicao

dirigida so utilizados ou maximizados escrita (anuais, programas, folders,

outros), oral (discursos, debates, explanaes), auxiliar (udio visuais) e
aproximativa (contigidade fsica, caracterstica
prpria do evento),
objetivando atingir os recursos almejados pelas empresas e instituies.
Entretanto, reconhecemos que todos os conceitos so teis para criarmos a
nossa definio sobre evento, partindo do que j existe.
Pelas constataes acima, chegamos na definio que nos interessa.
EVENTO um instrumento institucional e promocional, utilizado na
comunicao dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a
imagem de empresas, produtos, servios, idias e pessoas, por meio de um
acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um nico espao de
tempo com a aproximao entre os participantes, quer seja fsica, quer seja por
meio de recursos da tecnologia.
Pelo exposto, verificamos que o evento aproxima as pessoas, promove
o dilogo, mexe com emoes, cria sentimentos, permite a guarda de
lembranas, marca presena. um dos mais ricos recursos da comunicao,
pois rene, ao mesmo tempo, a comunicao oral, escrita, auxiliar e
aproximativa. Fala, escreve, mostra e aproxima.
Conclumos que promover eventos uma arte. O esforo dispendido, a
energia solicitada, a disciplina, a dedicao, o clima, a sinergia criada entre os
organizadores, ficam direcionados para a busca da perfeio, do melhor a se
mostrar, para que o melhor possa ser lembrado.
isso que veremos a seguir conceituaes ceras, um planejamento
adequado, corretas aes de coordenao, de organizao, que culminaro no
clmax da implantao.
E o sucesso de sua realizao apenas uma conseqncia disso.

CLASSIFICAO DE EVENTOS

Partindo da definio que aceitamos de evento, e, somando definio

de reunio, segundo Cndido Teobaldo, em Como Administrar Reunies,
que diz em termos gerais, reunio um agrupamento de pessoas, com a
finalidade de analisar e debater determinado assunto, em direo a um
consenso no encaminhamento tm como embrio a reunio.
O autor divide as reunies em:
Reunio dialogal: baseada na informao, no questionamento, na
discusso.
Reunio coloquial: baseada no entretenimento, no lazer, na
aproximao entre as pessoas, na confraternizao.
Ainda, sub-divide cada classificao:
DIALOGAL
INFORMATIVA: palestra, conferncia, sesso de criatividade
(brainstorm) seminrio ou jornada, simpsio, entrevista coletiva ou individual,
conveno e workshop.
QUESTIONADORA: foro, debate, mesa redonda, painel, encontro,
semana e congresso.
DIALTICA: parlamento e jri
DELIBERATIVA: comisso de jri, assemblias, conveno partidria e
conclave.
INSTRUTIVA: estudo de casos, crculo de estudos, grupos de
verbalizao e observao, jogo de empresa e dramatizao.

COLOQUIAL

RECREATIVA: sesso de pequenos jogos, jogos de salo, excurso

SOCIAL: festa, baile, visita, tertlia, brunch, almoo, jantar, caf da manh,
coquetel e happy hour.
Trabalharemos com os tipos de eventos que derivam das reunies
dialogais informativas e questionadoras e coloquiais.
Partindo de que os eventos nascem de tcnicas de reunies e pela
multiplicidade de eventos que se pode realizar empresarialmente, facilita seu
estudo classific-los por categoria, rea de interesse e, em seguida, por tipo,
podendo os diversos tipos serem agrupados em vrias reas ao mesmo tempo,
Isso facilitar atingirmos o nosso objetivo, que so as regras de planejamento,
coordenao, organizao e implantao de um evento.
Lembramos que na classificao de reunio no esto inseridos os
eventos:
EXPOSITIVOS OU DEMONSTRATIVOS feira, salo,

mostra, exposio, desfile. Lanamentos de produtos ( noite de

autgrafos, vernissage);
COMPETITIVOS concurso, torneio.

CLASSIFICAO POR CATEGORIA

INSTITUCIONAL: quando visa criar ou firmar o conceito e imagem da
empresa, entidade, governo ou pessoa.
PROMOCIONAL OU MERCADOLGICA: quando objetiva a promoo
de um produto ou servio de uma empresa, governo, entidade ou pessoa, e
apoio a marketing, visando fins mercadolgicos.
Essa classificao permitir a correta definio do pblico, pois
veremos que os eventos instituies contam com um pblico muito mais
amplo do que os promocionais.

CLASSIFICAO POR REAS DE INTERESSE

ARTSTICA: quando est relacionado a qualquer espcie de arte msica,
dana, pintura, literatura e outros.
CIENTFICA: quando trata de assuntos cientficos nos campos da medicina,
fsica, qumica, biologia e outros.
CULTURAL: quando tem por objetivo ressaltar os aspectos da cultura, para
conhecimento geral e promocional.
FOLCLRICA: quando trata das manifestaes de culturas regionais de
nosso ou outro pas, abordando lendas, tradies, hbitos e costumes tpicos.
EDUCATIVA: quando o objetivo final a educao.
INFORMATIVA: quando objetiva somente fornecer informao, sem
pretenses educativas ou culturais.
CVICA: quando trata de assuntos ligados Ptria.
POLTICA: quando trata de assuntos ligados poltica, que sejam eles
relacionados a partidos polticos, associaes de classe, entidades sindicais,
comcio ou outros.
GOVERNAMENTAL: quando trata de realizaes do governo, em qualquer
instncia, mesmo que se insira em outra categoria.
EMPRESARIAL: quando trata de realizaes das organizaes, mesmo que
se insiram em outras categorias.
LAZER: quando objetiva proporcionar entretenimento ao participante.
SOCIAL: quando
confraternizao.

visa

somente

encontro

entre

pessoas,

para

DESPORTIVA: qualquer tipo de evento no setor esportivo, independente de

sua modalidade.

RELIGIOSA: quando trata de assuntos religiosos, seja qual for o credo

abordado.
TURSTICA: Seu objetivo a explorao dos recursos tursticos de uma
regio ou pas, atravs de viagens de conhecimento.
Observaes: Alguns eventos podem se enquadrar em vrias reas de
interesse ao mesmo tempo.

CLASSIFICAO POR TIPOS

Alm das classificaes acima, os eventos tm caractersticas distintas e
prprias que permitem que os classifiquemos por tipos, o que determinar o
seu planejamento e a sua organizao. De nada adianta um evento bem
planejado, com a denominao errada.
Os tipos mais comuns esto listados e conceituados a seguir:
CONFERNCIA
Caracteriza-se pela apresentao de um tema, informativo, geralmente
tcnico ou cientfico, por autoridade em determinado assunto, para um grande
nmero de pessoas platia.
Platia: numerosa, geralmente superior a 50 participantes. Isso porque

a ausncia de interrupes pelo plenrio permite um grande auditrio

sem tumultos.
Mais formal do que a palestra, exige a presena de um presidente de

mesa, que far a apresentao do conferencista e coordenar os

trabalhos.

 Perguntas: devero ser feitas no final do evento, por escrito e

identificadas. Existem conferencistas que no admitem perguntas (o

que deve ser decidido antes do evento), pois parte do pressuposto de
que sendo autoridade no assunto, nada do que fala para ser contestado
ou debatido.
Nmero de participantes na mesa diretora: duas pessoas presidente

de mesa e o conferencista.
Pronunciamentos:

Tribuna: durante a conferncia

Mesa diretora: aps a conferncia, na sesso de perguntas e
respostas.

Recursos audiovisuais:

Permitidos
Necessria a presena de um operador.

Durao ideal: 1 hora sendo, 40 minutos para a conferncia, e 20

minutos para perguntas/ respostas. Pode-se chegar at 1 hora e 30

minutos mais tempo do que isso torna-se cansativo, sendo necessrio
um intervalo.
Local ideal: auditrio amplo, arejado, com poltronas confortveis.

No permitir:
Fotos e flashes durante a conferncia a visualizao, a escuta e
distraem a ateno.
Cigarros no local.

preciso autorizao do conferencista para:

Gravaes e filmagens.

Observao: Empresarialmente, a conferncia tem alto retorno de captao e

memorizao, pois o tema apresentado por profissional de renome no
assunto, e passado platia como verdade absoluta. Entretanto, no exercita
ou estimula o raciocnio.
PALESTRA
Caracteriza-se pela apresentao de um tema pr-determinado a um
grupo pequeno, que j possui noes sobre o assunto. O palestrante deve
dominar o tema, mas no necessrio ser especialista.
Platia: por serem permitidas as perguntas, o plenrio no pode ser

superior a 50 pessoas
manifestaes/colocaes.

para

evitar

tumultos

excesso

de

Menos formal do que a conferncia, exige a presena de um

coordenador, para coordenao dos trabalhos, como apresentao do

palestrante, triagem de perguntas, e controle do tempo de
pronunciamento.
Perguntas: podem ser feitas diretamente pela platia durante a

apresentao, aps a autorizao do palestrante (palestrista, palestrador,

tambm est correto), devendo o questionador se identificar.
Nmero de participante na mesa diretora: duas pessoas palestrante

e o coordenador.
Pronunciamentos:

Tribuna: durante a conferncia

Mesa diretora: aps a conferncia, na sesso de perguntas e
respostas.

Recursos audiovisuais:

Necessrios
Podem ser operados pelo o prprio palestrante.

 Durao ideal: 1 hora sendo, 40 minutos para a palestra, e 20

minutos para perguntas/respostas. Pode-se chegar at 1 hora e 30

minutos mais tempo do que isso torna-se cansativo, sendo necessrio
um intervalo.
Local ideal: auditrio amplo, arejado, com poltronas confortveis.

So permitidas:
Fotos e flashes durante a palestra, mas deve ser determinado o
momento certo, para no atrapalhar a apresentao do palestrante.
Gravaes e filmagens.

No permitir:

Cigarros no local.

Observao: Empresarialmente, a palestra tem bom retorno, mas menor do

que a conferncia, pois o tema no apresentado como verdade absoluta, o
que, alis, somos contra. Exercita e estimula o raciocnio bem mais do que a
conferncia.
COLQUIO
Semelhante conferncia, apresentado por conferncia de renome e expert
no assunto, possui como objetivo final o esclarecimento de um tema ou
tomada de deciso. Usado mais em classes especficas: mdica e outras.
Plenrio: dividido em grupos para debates e estudos.
Resultado: apresentado por lderes de cada grupo.
Deciso final: fica por conta da votao do plenrio. Em alguns casos,

no se adota a diviso em grupos, somente a votao sobre as variveis

propostas.

Observao: O retorno alto, se esse tipo de evento for utilizado para classes
especficas, que necessitam de tomada de decises. Exercita o raciocnio, cria
controvrsias, estimula opinies.
VIDEOCONFERNCIA
Caracteriza-se pela apresentao de um tema a grupos de pessoas, que
tm interesse sobre o assunto, estando elas dispostas em espaos diferentes e
distantes. Essa apresentao feita por meio de recursos audiovisuais e
eletrnicos, que permitem a integrao entre os participantes.
A mais recente das criaes no segmento, a Videoconferncia tem sua
origem na dinmica do mundo globalizado, que visa encurtar distncias,
racionalizar dilogos e acelerar a troca de informaes entre pessoas ou
empresas.
Para a montagem de uma sala de Videoconferncia so necessrios os
equipamentos: cmera, codificador, decodificador e painel de controle, que
emitem os sinais por meio de satlites, que so decodificados nas salas
especiais de recepo.
Vantagens da Videoconferncia:
Limita gastos com viagens;
Racionaliza as reunies, limitando seu tempo de durao;
Permite que vrias pessoas recebam a mesma informao, no mesmo
tempo, mesmo estando elas em locais diversos e distantes.
Problemas da Videoconferncia:
Embora permita a participao do pblico assistente, ela nunca ser
ativa, pois se faz por meio de recursos eletrnicos, e limita o tempo para
perguntas/respostas;

 A integrao entre participantes relativa, pelos mesmos motivos

abordados acima.
Entretanto, est utilizada pelas empresas cada vez mais, e acreditamos que,
solucionados todos os problemas que fazem parte das novas tecnologias, ser
a tcnica adequada para o incio do prximo milnio.

Videoconferncia com PC

Videoconferncia por monitores

BRAINSTORMING ( SESSO DE CRIATIVIDADE )

Caracteriza-se por uma reunio com o objetivo de se atingir uma meta

final por meio das idias de seus participantes, que so liberadas
proporcionando liberdade de imaginao e da criatividade.
Utilizada nas agncias de publicidade, para a elaborao de

campanhas publicitrias, onde o conjunto de idias soltas

formam o contorno do que se pretende atingir.
Informal, no segue regras pr-estabelecidas, e acontece em
ambientes descontrados.
Muito utilizado nos Estados Unidos (propostas por A.F. Osborn),
j est tendo grande aceitao no Brasil.
Observaes: Pela suas caractersticas, no seguindo regras pr-determinadas,
tendo um planejamento mais solto, no inclumos o brainstorming na
categoria de eventos, mas sim de uma tcnica de reunio. Foi citado em
nosso livro somente para o leitor tenha conhecimento da existncia do
brainstorming, como uma tcnica de reunio.
WORKSHOP
Caracteriza-se pela reunio de pessoas de um mesmo segmento de
mercado ou que tenham os mesmos interesses no qual o palestrante demonstra
sua experincia e trabalha, com os participantes, sobre o tema abordado.
dividido em duas partes: terica e prtica.
Termo estrangeiro usado para definir uma oficina de trabalho.

Por ser um termo novo na relao de eventos, tem sido utilizado

abusivamente.
Observao: Como todo evento que tem sua parte aps a explanao, o
Workshop alcana alto de captao e memorizao entre os participantes.

SEMINRIO
Evento inicialmente acadmico,caracterizava-se pela reunio de um
grupo de pessoas que tinha por objetivo a apresentao de um tema,
anteriormente pesquisado, para platia com algum conhecimento sobre o
assunto. Atualmente seu conceito est mais amplo e Seminrio um evento
que se caracteriza pela discusso de um tema proposto, no qual se estuda
todos os aspectos desse tema, pesquisa por grupos e apresentado por
representante, mas no h tomada de deciso. Apresentado sob a forma
diagonal - informativa, questionadora ou instrutiva como palestras, painel,
debate ou mesa redonda em perodo pr-determinado.
Necessrio:

Coordenador: que domine o assunto

Apresentador: escolhido pelo grupo

Perguntas: permitidas

Durao: somente um dia realizado em mais de um dia de

Jornada. Entretanto, muito comum a realizao de evento,

denominado Seminrio, em perodo superior a um dia, talvez
pelo conhecimento que os empresrios tenham deste, em
detrimento Jornada.
A denominao Seminrio comumente utilizada de modo

errado, no lugar de Simpsio, e s vezes at de Congresso.

Observao: O Seminrio tem a seu favor, alm do nome que muito
simptico aos empresrios, a possibilidade de se analisar, discutir e estudar
determinado assunto sob todos seus ngulos. Estimula o raciocnio e traz alto
retorno para o conceito empresarial da entidade promotora.

PLANEJAMENTO
A partir deste tpico faremos um planejamento global, voltado para os
eventos empresarias, com todas as fases detalhadas, Caber a cada um,
utilizando sua capacidade de coordenao e seu bom senso, adapt-lo para o
tipo e tamanho do evento que estar organizando.
A organizao de um coquetel se difere de um caf da manh ou de uma
feira ou congresso, mas todos eles passam pelas mesmas fases:

PLANEJAMENTO
COORDENAO
ORGANIZAO
IMPLANTAO

O Planejamento a pea fundamental ao desenvolvimento de qualquer

atividade e, de modo especial, para a organizao de eventos. Deve-se levar
em conta a deciso poltica de realiz-lo e trs fatores so bsicos ao seu
sucesso:
OBJETIVOS
PBLICOS
ESTRATGIAS

OBJETIVOS
o que se pretende alcanar com o evento, seja ele institucional ou
promocional.
Os objetivos so fatores determinantes para:
CRIAR
ESTABELECER
FIRMAR
MANTER
DIVULGAR

O conceito ou a imagem de uma empresa, instituio, pessoa, ou

produto.
Fixado o objetivo do evento, a partir dos fatores acima, que se
determina o seu pblico-alvo e suas estratgias.
PBLICOS
quem se pretende atingir com a realizao do evento, sendo que sua
correta identificao um dos fatores para o sucesso do mesmo.
Para esta identificao, devem ser considerados os seguintes pontos:
Identificao dos pblicos de interesse no universo de pblicos
existentes (vide Esfera de Pbicos, a seguir).

 Dimensionamento do pblico alvo da empresa.

Grau de relacionamento pblico/empresa.
Definio do pblico alvo para o evento, em funo de suas
caractersticas.
Margarida Kunsch, em Planejamento de Relaes Pblicas na
Comunicao Integrada, afirma que, cada organizao tem seus
pblicos.
ESTRATGIAS
So as aes desenvolvidas e executadas para se alcanar os objetivos
propostos e atingir os resultados desejados, ou seja, a sensibilizao do
pblico-alvo para com a empresa.
EM UM EVENTO, DEVEMOS CONSIDERAR COMO
ESTRATGIA:
AS SUAS VARIVEIS DETERMINAO DE LOCAL
DETERMINAO DE DATA E HORRIO
PROGRAMAO VISUAL
TRAJE E DIVULGAO

VARIVEIS
Fatores que podem influir direta ou indiretamente no resultado do
evento: sazonalidade, clima, cultura regional, e outros. Avaliar cautelosamente
as variveis, que podero prejudicar o evento.
Lembrar que todos os itens que sero abordados a seguir correm
paralelamente e precisaro ser analisados em conjunto, para se obter um
resultado homogneo.
LOCAL
Depende diretamente do tipo de evento que ir ser realizado. Se for uma
palestra logicamente ser um auditrio. Se for um coquetel, salo adequado.
Assim, escolher entre: Auditrio, Centro de Convenes, Centro de Eventos,
Clube, hotel ou Outros.
CRITRIOS DE ESCOLHA
INFRA-ESTRUTURA DE APOIO OPERACIONAL
INFRA-ESTRUTURA DE APOIO LOGSTICO
APOIO EXTERNO
Segurana
Estacionamento
Proximidade de meios de transporte, como: ( ponto de
txi/lotao/nibus/aeroporto/porto/terminal rodovirio/metr)
Proximidade de locais, como:
(hotis/bares/lanchonetes/restauranes/correios/farmcias/hospitais).

Levantados todos os itens acima, deve ser feito um quadro

comparativo, para permitir a escolha do melhor local para a realizao
do evento.
A seleo dever estar embasada no que oferecer melhores
condies de preos, acomodaes, servios prestados, equipamentos,
localizao, proximidade dos pontos de transportes e servios de apoio.
DATA E HORRIO
A definio da data e do horrio deve estar relacionada com o tipo
do evento. Neste caso, entram em jogo, alm das variveis, o bom
senso, que far o organizador analisar o melhor ms, data e dia da
semana.
Exemplos bsicos:
Happy Hour Evento que objetiva o entrosamento entre
funcionrios, se for realizado no sbado/domingo/feriado, a
freqncia diminuir, se no for nula.
Congresso: atualmente, est muito comum fazer a sesso solene
de abertura de um congresso, que ter seu incio em uma
segunda-feira, no final de tarde do domingo. Repare o baixo
ndice de pblico na sesso de abertura no domingo.
Show (direcionado a comunidade de bairro, para lanamento de
campanha): se realizado no perodo da tarde de til baixo ndice
de pblico.
Eventos nas segundas-feiras de manh e sextas-feiras tarde tm
menor freqncia do que nos outros dias .
Eventos nos dias 5 e 10 tm menor freqncia do que outros dias do
ms.
Analisados o melhor dia e horrio, checar com a disponibilidade do
Hotel/ Centro de Eventos/ Centro de Convenes ou outro local que tenha

escolhido. Tudo pronto? timo. No pare, pois so muitos os itens a serem

vistos e revistos.
PROGRAMAO VISUAL
Muitos questionam quanto ao real da programao visual na
organizao de eventos, no meio de tantas marcas, logotipos,
logomarcas e smbolos j existentes, inclusive das instituies
promotores dos mesmos. A sua importncia deve ser analisada partindo
de que a programao visual objetiva:
REGISTRO E IDENTIFICAO DO EVENTO
A programao visual como um todo, tem funo captar a
ateno do pblico-alvo por meio de sua mensagem clara, direta, limpa,
bonita e agradvel.
Assim, a matria deve ser encarada sob dois pontos: esttico e
semntico.
Do ponto de vista esttico, a programao visual de capital
importncia ao evento e sua concepo deve conter elementos
marcantes.
CRIATIVIDADE
ORIGINALIDADE
FORMA VISUAL
BELEZA
HARMONIA
EQUILBRIO
MEMORIZAO

Do ponto de vista semntico. A programao visual transmite a

mensagem que dever atingir o pblico-alvo e sua construo feita de
duas formas:
VERBAL ( LETRAS/PALAVRAS)
ICNICA (DESENHO/IMAGEM)
Caso a entidade promotora do evento no tenha optado por uma
programao visual prpria para aquele acontecimento, mesmo assim,
ela deve registrar o evento por meio da utilizao de sua prpria marca,
ser inserida em todos os meios de comunicao do evento, tais como:
Adesivo para carro,
Anais
Bloco de anotaes
Braadeira
Brinde
Caneta Carto de agradecimentos pela presena
Carto de boas-vindas
Certificado
Convite
Crach
Envelope
Ficha de inscrio
Folheto informativo(folder)
Lpis
Mapa de acesso
Material para imprensa:lauda/press-release/press-kit
Material publicitrio e visual: banners/faixa/cartazete/outdoor/anncio
Painel para informaes/fotos/recortes de jornais
Papel de carta
Pasta
Placa indicativa do local/placa sinalizadora
Programa
Recibo
Regimento

Regulamento
Ticket de almoo
Ticket de estacionamento
Nesta etapa, dever ser iniciado o processo de criao e produo
das peas previamente determinadas e acima citadas. Daremos, a seguir,
as coordenadas ou exemplos para a criao das principais peas para um
evento, lembrando que o texto deve ser adaptado ao tipo do evento que
se pretende realizar.
CARTO DE AGRADECIMENTOS PELA
PRESENA OU DE BOAS VINDAS
CERTIFICADO
CONVITE
DIVULGAO
No planejamento global do evento, a divulgao se constitua em um dos
elementos de importncia, quer seja a assessoria de imprensa, quer seja a
publicidade. Nos dois campos a divulgao tem duas premissas bsicas.
Informar sobre o evento como um todo
Criar a expectativa junto aos diversos pblicos
A divulgao para a imprensa, ou assessoria de imprensa, deve ser
encarada profissionalmente e, caso a organizao do evento no tenha
condies ou infra-estrutura para a sua implantao, aconselhamos a
contratao de empresa especializada assessoria de imprensa.

COORDENAO
A coordenao o ato de comandar, controlar, delegar, ligar, unir, somar
e harmonizar atribuies e responsabilidades com a finalidade de atingir o
objetivo proposto.
a fase executiva do evento, na qual o profissional usar as tcnicas de
administrao para obter os resultados projetados com a efetiva participao
de todos os profissionais envolvidos no acontecimento. Entretanto, no
esquecer que o Planejamento corre paralelo coordenao do evento e
que, enquanto, o primeiro est sendo feito, esta est sendo montada.
A coordenao geral e setorial, como demonstra o organograma que
segue.
As atribuies e responsabilidade da coordenadoria geral e das
coordenadorias setoriais sero fixadas e estabelecidas na fase preliminar do
evento, por meio da Comisso Organizadora ou do organizador, se a primeira
no existir. Atribuies e responsabilidades:
Coordenadoria Geral:
Planejamento geral dos trabalhos
Distribuio de atribuies e tarefas
Superviso dos trabalhadores das coordenadorias setoriais em
todas as suas fases
Aprovao de oramentos
Elaborao do relatrio final
Avaliao final
Coordenadorias Setoriais:
Elaborao do programa, regulamento, folheto informativo e de
todos os impressos necessrios
Elaborao do mailing list e sua atualizao

 Definio do projeto de divulgao

Confirmao de reservas de locais do evento
Contratao e coordenao dos servios de infra-estrutura de
apoio administrativo
Contratao e coordenao dos servios de apoio operacional
Seleo e contratao de pessoal temporrio
Contratao de servios de terceiros
Elaborao dos relatrios setoriais
A seguir, modelo de organograma:
ORGANIZAO
A Organizao a parte mais complexa e executiva do processo de
montagem de um evento.
Toda organizao de um evento exige condies de comando do
profissional responsvel pelo projeto para coordenar e controlar todas suas
etapas, pois cada evento tem sua peculiaridade prpria e cabe ajusta-lo aos
meios disponveis sua implantao.
A Organizao e uma exposio de arte, por exemplo, no igual de
um congresso, mas os princpios so os mesmos, como:

Definio de objetivos
Critrios de escolha de pblicos
Estratgias que se pretende adotar
Definio dos apoios necessrios
Avaliao oramentria

A definio correta e objetiva dos apoios necessrios resultar na agilidade

de aes e otimizao dos resultados de evento. So eles:
APOIO OPERACIONAL
APOIO LOGSTICO

APOIO DE PESSOAL
APOIO EXTERNO
APOIO OPERACIONAL
Como Apoio Operacional entendemos toda a infra-estrutura fsica
necessria que ir fornecer suporte, direta ou indiretamente, realizao do
evento, como: plenrio, sales, secretaria, salas vip, de imprensa, de
comisses tcnicas, cabines de som, luz e traduo simultnea e outras.
APOIO LOGSTICO
So todos os itens que iro permitir a operacionalizao do evento,
fornecendo subsdios ao apoio administrativo, de pessoal interno e externo.
Neste item abordaremos, tambm, a decorao do evento, definindo os
componentes que melhor se adaptam aos diversos tipos de solenidades e os
que no devem ser utilizados.
APOIO DE PESSOAL
Trata-se de todo o pessoal necessrio ao evento, quer seja interno da
empresa, quer seja contratado temporariamente ou de empresa terceirizada,
que dever ser previamente selecionado, ficando essa incumbncia com a
Coordenadoria de Pessoal.
Tratando-se do pessoal interno da empresa, uma simples, pois partese do pressuposto de que conhecem bem a empresa na qual trabalham e que
desempenham funes compatveis que vo executar. Ainda assim devero
ser:

Coordenados e supervisionados;
Treinados;
Responsveis;
Amveis e simpticos;
Uniformizados.

Os profissionais autnomos, contratados para o evento em carter

temporrio, desconhecem a filosofia da empresa. Assim, preciso:

Treinamento;
Referncias profissionais;
Documento de identidade;
Endereo e telefone comprovados;
Contrato de prestao de servios;
Uniformes adequados com a sua atividade.

Como se trata de contratao para servio temporrio e de

responsabilidade, o ideal a concentrao de empresas especializadas nos
diversos segmentos que necessitamos segurana, manobrista, buffet, etc.
Para isso necessita-se de:
Tomada de preo;
Anlise qualitativa de servio;
Contrato de prestao de servio.
Relaes de pessoal ou servios que podem ser necessrios:
Digitador
Recepcionista
Secretria
Mestre de cerimnias
Jornalista
Fotgrafo
Tradutor /intrprete
Maitre / garon
Representante religioso

Oficce-boy
Operador de som / luz
Mdico
Enfermeiro
Eletricista
Encanador
Motorista
Manobrista
Segurana

Importante:
1 Coordenadora e 4 recepcionistas = P/ 120 pessoas ( 1 p/ cada 50 pessoas)

CRONOGAMA DE ATIVIDADES
Para o acompanhamento de todas as fases do evento necessrio
estabelecer o cronograma de atividades, fixando-se os prazos de incio, limite
e final de cada etapa, assim como o profissional responsvel pela sua
execuo.
O modelo abaixo dever ser adaptado ao tipo e porte do evento, itens de
trabalho e servios.
Evento:
Cliente:
Data:
Hora:
Profissional Responsvel:
N ATIVIDADES
01
02
03
04
05
06
07
08
09

PLANEJAMNETO
PROGRAMAVISUAL
DIVULGAO
LISTAGEM
PBLICO
ORGANIZAO
APOIO
OPERACIONAL
APOIO LOGSTICO
APOIO DE PESSOAL
APOIO EXTERNO

Local:

DATA DATA
DATA OBSERVAO
INCIO LIMITE FINAL

APOIO EXTERNO