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Apostila Secretariado
Apostila Secretariado
Secretariado
Prof. Ktia J. de Miranda
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2.8.4.1 Para que serve um cronograma?...........................................................................35
3 MDULO 3 RECURSOS INSTRUMENTAIS.............................................................................38
3.1 Introduo .............................................................................................................................38
3.2 Impressora ............................................................................................................................38
3.3 Fac-Smile ou Fax .................................................................................................................38
3.4 Scanner .................................................................................................................................38
3.5 Mquinas de Calcular............................................................................................................39
3.6 Mquinas de Escrever...........................................................................................................39
3.6.1 Tipos de Mquinas de Escrever ....................................................................................40
3.7 Fragmentadora......................................................................................................................40
3.8 Guilhotina ..............................................................................................................................41
3.9 Encadernadora......................................................................................................................41
3.10 Copiadora ou Mquina de Xerox.........................................................................................41
3.11 Microcomputador / Notebook...............................................................................................41
3.12 Acessrios e Suprimentos...................................................................................................42
4 MDULO 4 DOCUMENTOS COMERCIAIS..............................................................................44
4.1 Cheque..................................................................................................................................44
4.1.1 Tipos de Cheque............................................................................................................44
4.1.2 Roubo, perda e extravio de cheques.............................................................................45
4.2 Recibo ...................................................................................................................................45
4.3 Nota Promissria...................................................................................................................46
4.4 Nota Fiscal substituda pela Nota Fiscal Eletrnica a partir de 2008 .................................47
4.5 Duplicata (substituda por boleto bancrio)........................................................................49
4.6 DARF.....................................................................................................................................50
4.7 Border Eletrnico.................................................................................................................50
5 MDULO 5 REVISANDO A LNGUA PORTUGUESA...............................................................53
5.1 O que abreviar?..................................................................................................................53
5.2 Tipos de abreviaes ............................................................................................................53
5.3 Recomendaes para abreviao.........................................................................................53
5.4 Abreviaes de Estados, Territrios e Distrito Federal e suas respectivas Capitais .............54
5.5 Abreviaes de Meses e Dias da Semana............................................................................55
5.6 Abreviaes de Endereo e Outras.......................................................................................55
5.7 Abreviaes de Profisses e Cargos Militares ......................................................................55
5.8 Outras abreviaes ...............................................................................................................56
5.9 Pronomes de Tratamento: Utilizao e Concordncia ..........................................................56
5.10 Revisando a Gramtica.......................................................................................................58
5.10.1 Mau / Mal .....................................................................................................................58
5.10.2 Meio / Meia ..................................................................................................................58
6 MDULO 6 COMUNICAO E CORRESPONDNCIA EMPRESARIAL ................................61
6.1 Introduo .............................................................................................................................61
6.1.1 Comunicao.................................................................................................................61
6.1.2 Quais os obstculos comunicao? ...........................................................................61
6.1.3 Quais os cuidados que o emissor deve ter?..................................................................61
6.1.4 Quais as formas de comunicao? ...............................................................................61
6.2 Classificaes da Correspondncia ......................................................................................62
6.2.1 Classificao pela distribuio.......................................................................................62
6.2.2 Classificao pelo destinatrio ......................................................................................63
6.2.3 Classificao pela velocidade........................................................................................63
6.2.4 Classificao pelo sigilo.................................................................................................63
6.3 Classificao de Documentos ...............................................................................................63
6.3.1 Tipos de Documentos ....................................................................................................63
6.3.2 Correspondncias Recebidas e Enviadas.....................................................................64
6.3.2.1 Rotina da correspondncia recebida .....................................................................64
6.3.2.2 Rotina da correspondncia enviada.......................................................................65
6.4 Ata .........................................................................................................................................65
6.5 Atestado ................................................................................................................................66
6.6 Aviso......................................................................................................................................67
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6.7 Bilhete ...................................................................................................................................67
6.8 Carta Comercial ....................................................................................................................68
6.8.1 Como elaborar uma carta ..............................................................................................68
6.9 Certido.................................................................................................................................70
6.10 Circular ................................................................................................................................70
6.11 Correio Eletrnico................................................................................................................71
6.12 Declarao ..........................................................................................................................71
6.13 Edital ...................................................................................................................................72
6.14 Memorando .........................................................................................................................72
6.15 Ofcio ...................................................................................................................................73
6.16 Procurao ..........................................................................................................................74
6.17 Relatrio ..............................................................................................................................75
6.18 Requerimento......................................................................................................................76
7 MDULO 7 ARQUIVO...............................................................................................................79
7.1 Arquivo ..................................................................................................................................79
7.2 O que arquivar?..................................................................................................................79
7.2.1 Porque arquivar? ...........................................................................................................79
7.2.2 Importncia do Arquivo ..................................................................................................79
7.2.3 Finalidade dos Arquivos.................................................................................................80
7.2.4 Qualidades de um bom Arquivo.....................................................................................80
7.2.5 Funes do Arquivo .......................................................................................................80
7.2.6 Rotina de Arquivo ..........................................................................................................80
7.2.7 Conservao dos Arquivos ............................................................................................81
7.2.8 Recomendaes teis sobre arquivamento ..................................................................81
7.3 Arquivo Centralizado .............................................................................................................81
7.4 Arquivo Descentralizado........................................................................................................82
7.5 Classificao dos Arquivos Tipos de Arquivos ...................................................................82
7.6 Sistemas Fsicos de Arquivamento Equipamentos ............................................................82
7.6.1 Acessrios para arquivamento ......................................................................................84
7.7 Mtodos de Arquivamento.....................................................................................................85
8 MDULO 8 SERVIOS DE TERCEIROS.................................................................................93
8.1 Introduo .............................................................................................................................93
8.1.1 Correios ........................................................................................................................93
8.1.1.1 Mensagens.............................................................................................................93
8.1.1.2 Expressos ..............................................................................................................94
8.1.2 Cartrios ........................................................................................................................94
8.1.3 Agncias de Viagem ......................................................................................................95
8.1.4 Transporte de Correspondncias ..................................................................................95
8.1.5 Servios de Motoboy .....................................................................................................95
EXERCCIOS PROPOSTOS ...........................................................................................................95
9 MDULO 9 INTRODUO A CONTABILIDADE ......................................................................96
9.1 Introduo .............................................................................................................................96
9.2 Principais Atividades .............................................................................................................96
9.3 Conceitos Bsicos.................................................................................................................96
9.3.1 Patrimnio......................................................................................................................96
9.3.2 Bens...............................................................................................................................96
9.3.3 Direitos...........................................................................................................................96
9.3.4 Obrigaes ....................................................................................................................96
9.3.5 Receita...........................................................................................................................97
9.3.6 Custo .............................................................................................................................97
9.3.7 Lucro..............................................................................................................................97
9.3.8 Escriturao...................................................................................................................97
9.3.9 Demonstraes Contbeis ............................................................................................97
9.3.10 Ativo .............................................................................................................................97
9.3.11 Passivo ........................................................................................................................97
9.3.12 Livros de Escriturao .................................................................................................97
9.3.13 Balancete de Verificao .............................................................................................97
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10 GLOSSRIO DA SECRETRIA.................................................................................................99
11 ANEXOS LEITURAS COMPLEMENTARES ..........................................................................103
11.1 Erros e Fracassos, Caminhos para o Sucesso. ................................................................103
11.2 Dicas & Toques A Arte de ser Feliz.................................................................................104
11.3 Um Meio ou uma Desculpa ...............................................................................................104
11.4 Carreira: voc tem autocontrole? ......................................................................................105
11.5 Dicas teis para falar corretamente ao telefone ................................................................105
11.6 Etiqueta ao Telefone ..........................................................................................................106
11.7 Dicas para um bom Arquivamento.....................................................................................107
11.8 Acorde para Vencer ...........................................................................................................108
11.9 Pesquisa revela a Secretria do Futuro ............................................................................108
11.10 O que tica?.................................................................................................................109
11.11 As atuais expectativas e exigncias do mercado de trabalho para as Secretrias .........109
11.12 Afinal o que fracasso? .................................................................................................. 111
12 Referncias Bibliogrficas ........................................................................................................112
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surgem algumas denominaes para a profisso, como anjo da guarda, brao direito,
salvadora da ptria.
1.3.1 Dcada de 60
Nos anos 60, inicia-se no Brasil a formao de gerentes, atravs dos vrios pacotes de
treinamento, importados, sobretudo dos estados Unidos. Nota-se que na poca e
secretria tornou-se um smbolo de status gerencial. Todo grande gerente possua uma
secretria exclusiva, assim como sala com janela, motorista, etc. nos anos 60 que surge
mais uma daquelas denominaes infelizes a secretria o Carto de Visitas da
empresa. Carto de Visitas algo que amarela, fica obsoleto, jogado no lixo. No tem
exatamente a imagem ideal para um profissional.
1.3.2 Dcada de 70
Nos anos 70 temos a primeira grande mudana na profisso. Inicia-se o treinamento para
secretrias, surge o movimento com as associaes de classe. As secretrias passam a
ater formao superior e a entender o seu verdadeiro papel. Desta dcada, herdamos
novos mitos: a secretria no tem horrio de trabalho; o trabalho da secretria no gera
resultados.
1.3.3 Dcada de 80
Nos anos 80, a profisso passa por significativas mudanas. Temos a regulamentao da
profisso, o fortalecimento do movimento da classe, com o surgimento dos sindicatos de
secretrias.
Tais mudanas encontram respaldo nos novos modelos gerenciais, promovidos sobretudo
pela administrao participativa, a reengenharia, a qualidade e a informtica. Profundas
transformaes ocorrem no perfil gerencial brasileiro e, consequentemente, no da
secretria. Ela e o gerente formam uma equipe de dois, o passo fundamental para a
administrao participativa. Os executivos que desejam assessoria particular contratam
pessoalmente uma secretria, que atua em seus escritrios particulares.
1.3.4 Dcada de 90
Nos anos 90, esto em extino as secretrias serventes. As com papel de objeto h
muito fazem parte do passado. Da a confuso. No a profisso de secretria que se
extingue, mas a sua prtica inadequada. A secretria corta o cordo umbilical que a
mantinha atrelada ao gerente. Ela adquire vida prpria, uma empreendedora que cria
condies para a empresa produzir resultados e amplia a sua rea de atuao. As
tcnicas secretariais no so mais o centro do trabalho da secretria, mas sim, um dos
seus aspectos.
1.4.3 Terceiro Mito: Secretria tem horrio para entrar, mas no tem
para sair
Outro mito, felizmente agora entrando em desuso, o de quanto mais tempo voc
permanecer na empresa, mais competente ser considerada.
As pessoas que permanecem no trabalho alm das horas convencionadas o fazem pelas
seguintes razes:
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z desorganizao delas ou da empresa: falta de pessoal, metodologia de trabalho,
etc;
z incompetncia delas ou da empresa: falta de infra-estrutura, equipamentos
obsoletos, etc;
z vida pessoal: no existem razes que motivem a pessoa a deixar a empresa no
final do expediente. Por isso, retarda ao mximo a sua sada, com receio de
enfrentar o vazio da sua vida pessoal.
A secretria tem horrio de trabalho sim, como qualquer outro profissional. Mesmo
porque, preciso uma vida pessoal equilibrada e saudvel como condio para uma vida
profissional produtiva. Se o executivo precisa de um horrio especial de assessoria, ele e
a secretria negociam a melhor forma, com um horrio flexvel que permita a ela equilibrar
a sua vida profissional e pessoal.
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Secretria
z Organizao e manuteno dos arquivos.
z Classificao, registro e distribuio de correspondncia.
z Redao e digitao de correspondncias ou documentos de rotina, inclusive em
idioma estrangeiro.
z Assistncia e assessoramento direto a executivos.
z Coleta de informaes para a obteno de objetivos e metas da empresa.
z Interpretao e sintetizao de textos e documentos.
z Orientao da avaliao e seleo da correspondncia para fins de
encaminhamento a chefia.
z Conhecimentos protocolares.
z Execuo de servios tpicos de escritrio, tais como recepo, registro de
compromissos, informaes e atendimento telefnico.
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atividades; f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profisso e dos
avanos tecnolgicos, que podero facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar
pelo progresso da profisso; h) combater o exerccio ilegal da profisso; i) colaborar com
as instituies que ministram cursos especficos, oferecendo-lhes subsdios e orientaes.
Captulo IV Do Sigilo Profissional
Art.6. - A Secretria ou Secretrio, no exerccio de sua profisso, deve guardar absoluto
sigilo sobre assuntos e documentos que lhe so confiados.
Art.7. - vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no
comprometimento da dignidade profissional da categoria.
Captulo V Das Relaes entre Profissionais Secretrios
Art.8. - Compete s Secretrias e Secretrios: a) manter entre si a solidariedade e o
intercmbio, como forma de fortalecimento da categoria; b) estabelecer e manter um clima
profissional corts, no ambiente de trabalho, no alimentando discrdia e
desentendimento profissionais; c) respeitar a capacidade e as limitaes individuais, sem
preconceito de cor, religio, cunho poltico ou posio social; d) estabelecer um clima de
respeito hierarquia com liderana e competncia.
Art.9. - vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posio e influncias obtidas no
exerccio de sua funo, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou
facilidades, em detrimento de outros profissionais; b) prejudicar deliberadamente a
reputao profissional de outro secretrio; c) ser, em funo de seu esprito de
solidariedade, conivente com erro, contraveno penal ou infrao a este Cdigo de tica.
Captulo VI Das Relaes com a Empresa
Art.10. - Compete ao Profissional, no pleno exerccio de suas atividades: a) identificar-se
com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantao de
mudanas administrativas e polticas; b) agir como elemento facilitador das relaes
interpessoais na sua rea de atuao; c) atuar como figura-chave no fluxo de informaes
desenvolvendo e mantendo de forma dinmica e contnua os sistemas de comunicao.
Art.11. - vedado aos Profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior
imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada
em relao aos demais; b) prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente
de trabalho.
Captulo VII Das Relaes com as Entidades da Categoria
Art.12. - A Secretria e o Secretrio devem participar ativamente de suas entidades
representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade
defender os direitos profissionais.
Art.13. - Acatar as resolues aprovadas pelas entidades de classe.
Art.14. - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria,
no se utilizar dessa posio em proveito prprio.
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Art.15. - Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu
campo de atividade profissional.
Art.16. - As Secretrias e Secretrios devero cumprir suas obrigaes, tais como
mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto s entidades de classes a que
pertencem.
Captulo VIII Da Obedincia, Aplicao e Vigncia do Cdigo de tica
Art.17. - Cumprir e fazer cumprir este Cdigo dever de todo Secretrio.
Art.18. - Cabe aos Secretrios docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes,
quanto aos princpios e normas contidas neste Cdigo.
Art.19. - As infraes deste Cdigo de tica Profissional acarretaro penalidades, desde
a advertncia cassao do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou
regimentais, atravs da Federao Nacional das Secretrias e Secretrios.
Art.20. - Constituem infraes: a) transgredir preceitos deste Cdigo; b) exercer a
profisso sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislao especfica; c)
utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretrias e/ou Secretrios para quaisquer
fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nvel Estadual e da Federao
Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nvel Nacional.
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Art. 3. assegurado o direito ao exerccio da profisso aos que, embora no habilitados
nos termos do artigo anterior, contm pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos
intercalados de exerccio de atividades prprias de secretaria na data de vigncia desta
Lei.
Art.4. So atribuies do Secretrio Executivo:
I - planejamento, organizao e direo de servios de secretaria;
II - assistncia e assessoramento direto a executivos;
III - coleta de informaes para a consecuo de objetivos e metas de empresas;
IV - redao de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
V - interpretao e sintetizao de textos e documentos;
VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferncias, palestras de explanaes, inclusive
em idioma estrangeiro;
VII - verso e traduo em idioma estrangeiro, para atender s necessidades de
comunicao da empresa;
VIII - registro e distribuio de expediente e outras tarefas correlatas;
IX - orientao da avaliao e seleo da correspondncia para fins de encaminhamento
a chefia;
X - conhecimentos protocolares.
Art.5. So atribuies do Tcnico em Secretariado:
I - organizao e manuteno dos arquivos da secretaria;
II - classificao, registro e distribuio de correspondncia;
III - redao e datilografia de correspondncia ou documentos de rotina, inclusive em
idioma estrangeiro;
IV - execuo de servios tpicos de escritrio, tais como recepo, registro de
compromissos, informaes e atendimento telefnico.
Art.6. O exerccio da profisso de Secretrio requer prvio registro na Delegacia
Regional do Trabalho do Ministrio do Trabalho e far-se- mediante a apresentao de
documento comprobatrio de concluso dos cursos previstos nos incisos I e II do Art.2.
desta Lei e da Carteira de Trabalho e Previdncia Social - CTPS.
Pargrafo nico - No caso dos profissionais includos no Art.3., a prova da atuao ser
feita por meio de anotaes na Carteira de Trabalho e Previdncia Social e atravs de
declaraes das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas
respectivas atividades, discriminando as atribuies a serem confrontadas com os
elencos especificados nos Arts.4. e 5.
Art.7. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art.8. Revogam-se as disposies em contrrio.
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2. Comunicao
Ambos devem se conhecer para saber o que cada um espera do outro. preciso que
ambos deixem claro suas expectativas e conversem sempre para evitar que se crie atritos
por falta de comunicao.
3. Imagem e Atitudes
Voc a imagem do seu executivo. Lembre-se que a primeira impresso a que
realmente fica. Vista-se de forma adequada ao ambiente: no use roupas extravagantes,
transparentes, que marquem o corpo, calas rasgadas, maquiagem pesada, excesso de
acessrios, perfumes, entre outros.
Tenha atitudes discretas e seja tica acima de qualquer coisa. Mantenha sigilo de todos
os assuntos profissionais que forem de seu conhecimento. A discrio a qualidade mais
importante que um profissional pode levar com ele.
4. Assertividade
Assertividade a ferramenta adequada para estabelecer os direitos pessoais e
interpessoais. assertiva aquela pessoa que declara ou afirma algo de maneira positiva,
direta e vigorosa. As pessoas assertivas tm como caractersticas: revelar-se atravs de
palavras e atos, ser capaz de comunicar-se com pessoas em qualquer nvel, ter atitudes
ativas buscando o que quer, ter auto-respeito.
Tcnicas para desenvolver assertividade no trabalho:
a) desenvolva uma imagem positiva; b) assegure-se de que as pessoas esto te
escutando; c) seja persistente para conseguir o que deseja; d) enfrente crticas; e)
transforme crticas em feed-back.
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z Verificar a freqncia e pontualidade dos auxiliares, distribuindo tarefas entre os
mesmos.
z Verificar postura, higiene e limpeza do uniforme e a execuo das tarefas
distribudas;
z Comunicar ao departamento pessoal irregularidades observadas.
z Solicitar substitutos, quando necessrio.
7. Recepcionar visitas.
z Fiscalizar a permanncia de pessoas estranhas e de funcionrios nas salas de
espera. Evite aglomeraes nas salas de espera.
z Comunique ao seu executivo as visitas no programadas. Ele pode ou no querer
receb-la.
z Solicite ao seu executivo a relao de pessoas que no quer receber. Saiba como
recepcion-las demonstrando cortesia e educao.
z Lembre-se dos nomes de visitas freqentes. Isto facilitar receb-las amavelmente.
Clientes excelentes e/ou amigos pessoais de seu executivo merecem um pouco
mais de ateno. Se possvel, no deixe-os esperando muito tempo.
z Ao interromper seu executivo, quando ele estiver com visitas ou clientes, informe-o
por escrito, da maneira mais discreta possvel.
z Solicita ao visitante o nome de sua empresa e o motivo da visita. Deixe-o vontade
e mostre o local onde poder sentar e deixar qualquer outro objeto que tenha
consigo. Oferea um jornal ou revista se a espera for longa.
8. Atender telefonemas, fazer chamadas telefnicas e anotar recados.
z Atender chamados telefnicos e solicitaes de entrevistas ou reunies. Registre e
informe seu executivo.
z Ao final do expediente, relacione os telefonemas e solicitaes de
contatos/reunies no atendidos e entregue ao seu executivo.
9. Redigir e digitar correspondncias.
10. Receber, classificar e expedir correspondncias.
11. Manter o arquivo atualizado.
z O arquivo uma excelente fonte de informaes e o processo decisrio depende
em grande parte da qualidade das informaes. Organize e mantenha em perfeita
ordem o seu centro de documentao e informaes.
12. Agendar, preparar, assessorar, elaborar minutas e atas de reunies.
13. Organizar as viagens do executivo.
14. Tomar ditados e apontamentos.
15. Controlar o estoque de material de escritrio.
16. Pagar as contas particulares e cuidar da conta bancria particular de seu executivo
(opcional).
17. Cuidar dos problemas domsticos do escritrio.
18. Orientar na organizao, limpeza e decorao do escritrio do executivo.
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Amabilidade
z Trate o pblico com amabilidade. A boa ou m impresso que causar refletir na
imagem que as pessoas faro da empresa.
z Faa suas perguntas polidamente. Ex.: A primeira frase abaixo mais polida que a
segunda Sr. Poderia informar se existe algum problema com o pedido da
empresa XPTO? ou Porque no despacharam aquele pedido para a empresa
XPTO?
Memria
z Anote. No confie na memria. Um esquecimento pode causar complicaes e
problemas srios empresa.
Distino
z um dos maiores atrativos da mulher. o que a torna fina e respeitvel, d ao
trabalho um toque de classe.
Higiene
z Cuide de sua aparncia pessoal.
z Cuide da ordem, boa disposio, classificao e manuteno do seu local de
trabalho.
z Documentos amassados e sujos deixam pssima impresso.
z A higiene deve ser total em todos os aspectos, de forma a manter sempre a melhor
aparncia.
Pontualidade e Assiduidade
z So essenciais, pois a secretria deve sempre estar presente antes de seu chefe
chegar. Ningum a lembrar que preciso ser pontual.
z Quando por motivo excepcional, tiver de chegar atrasada ou faltar, avise algum
que a substitua, fornecendo as imprescindveis instrues, principalmente sobre os
assuntos pendentes ou urgentes. O atraso ou falta constante desqualifica a
secretria, mesmo que ela tenha outras importantes qualidades.
Tato e Discrio
z Seja discreta com naturalidade.
z A vida particular de seu chefe confidencial. No queira impressionar os colegas
com comentrios sobre a vida particular de seu superior.
z Aprenda a guardar segredos profissionais. O que foi dito ou ocorreu no escritrio
no deve ser comentado. Nunca revele assuntos comerciais a estranhos. Recusese delicadamente a dar informaes. No discuta sobre assuntos comerciais. O
que pode parecer pouco importante poder fornecer a um concorrente uma
informao valiosa.
z No utilize as informaes que tem acesso devido ao seu cargo para ser a primeira
a contar as novidades que vo acontecer na empresa. Contenha tais impulsos se
quer ser bem-sucedida.
z Quando seus colegas tentarem obter de voc uma informao confidencial saiba
contornar tais perguntas sem ofend-los.
z Se o chefe de outro departamento lhe perguntar informaes confidenciais e voc
no souber se ele pode ter conhecimento ou no da informao, encaminhe-o ao
seu superior. Diga: Meu chefe poder dar-lhe melhores informaes do que eu. O
Sr. quer que eu pea a ele para receb-lo?.
z Se o superior de seu chefe lhe solicitar papis confidenciais, entregue todo o
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z
z
z
z
Bom Humor
z Saiba sorrir e agir com frases amveis (at nas situaes difceis).
z Utilize o bom humor para projetar uma boa imagem.
Compreenso
z Seja tolerante. Compreenso e tolerncia geram mais esprito de equipe.
Sensibilidade
z Utilize sua sensibilidade e seu sexto sentido para diagnosticar acertadamente as
situaes sociais. Raramente uma mulher deixa de perceber a tendncia de um
relacionamento.
z A sensibilidade deve imperar no traje, na maneira de ser e atuar.
Cortesia
z Tenha considerao pelos outros em pequenas coisas. Recuse um pedido com
delicadeza. Demonstre respeito pelo que os outros apreciam etc.
z As frases abaixo melhoram o relacionamento entre pessoas civilizadas, pois
cortesia para com o pessoal com que trabalha resultar em boa vontade e
cooperao. Bom dia, Boa tarde, Tenha a bondade de..., Queira fazer-me o
favor...
Preocupao em se atualizar
z Aprenda tudo o que puder sobre o seu trabalho.
z Aprenda as normas, saiba as razes porque foram determinadas e obedea-as.
z Freqente cursos de aperfeioamento.
z Estude, evolua e seja cada vez mais eficiente e perfeita pois as empresas esperam
mais e mais de seu desempenho profissional. Manter-se atualizada indispensvel
no cargo de secretria.
z Leia o mais que puder. Leia livros e artigos importantes sobre seu campo de
atividades.
z Quando participar de um curso procure tirar o mximo proveito dele.
Bom gosto para se vestir e na apresentao pessoal
A secretria no deve ser uma freira ou uma vedete.
Vista-se com elegncia, mas discretamente. Escolha roupas usando critrios de
simplicidade, flexibilidade e praticidade alm da adequao ao ambiente de trabalho.
No use roupas dos seguintes tipos:
z feme fatale a roupa provocante considerada imprpria para o escritrio.
Vestidos muito decotados, saias muito justas e curtas, suteres muito justos, blusas
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transparentes e saias esvoaantes revelam mau gosto e pem suas pretenses em
dvida.
z manequim no projete a imagem de que cuida mais de si do que de ser servio.
z adolescente vestir-se com desleixo to errado como vestir-se como uma
boneca. Uma secretria desleixada no vestir d a impresso de o ser tambm no
trabalho.
EXERCCIOS PROPOSTOS
1. De acordo com o que voc aprendeu at agora, marque somente as alternativas
corretas:
a) (
b) (
c) (
d) (
e) (
f) (
g) (
h) (
i) (
j) (
k) (
l) (
m) (
n) (
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
) Usar jeans
) Usar roupas sociais
) Usar cabelos molhados
) Usar terno com tnis elegante
) Abusar das cores fortes na maquiagem
) Usar roupas sociais de cores sbrias
) Gravatas espalhafatosas combinam com camisa xadrez
) Manter seus cabelos limpos e arrumados
) Usar mini-saia
) Usar tnis
) Usar frente-nica e grandes decotes
) Combinar o terno com a cor da camisa
) Usar sapatos sociais de meio salto
) Terno combina com sapato social
) Manter as unhas sempre bem arrumadas e limpas
) Abusar das roupas transparentes
21
profisso.
6. Cite 3 atribuies do tcnico em secretariado segundo a Lei que regulamenta a
profisso.
7. Cite 3 direitos dos secretrios e secretrias.
8. Cite 3 deveres dos secretrios e secretrias.
9. Nas relaes com a empresa, cite o que compete ao profissional.
10. Segundo o artigo 11., o que vedado ao profissional?
11. D um exemplo do que constitui uma infrao ao Cdigo de tica.
12. A profisso Secretria est em extino? Sim ou No? Justifique sua resposta.
13. Quais as semelhanas entre as descries das funes de secretria e
recepcionista?
a) ( ) Tanto recepcionista quanto secretria trabalham muito
b) ( ) A funo de secretria abrange a rea de recepo
c) ( ) Nenhuma das anteriores
14. Faa um comparativo entre os dois cargos, ressaltando o que voc acha mais
importante em cada uma das funes.
2 MDULO 2 EMPRESAS
2.1 Introduo
Toda empresa deve ser constituda devidamente para que seja reconhecida e possa emitir
notas fiscais, pedir emprstimos bancrios, entre outros. Para tanto, precisamos conhecer
alguns conceitos, comeando pelo que Administrao.
Administrar analisar uma situao de forma racional. Desenvolver estratgias para
conseguir os objetivos, coordenar recursos, direes e controles precisos, e, finalmente,
motivar e compensar as pessoas que fazem parte deste processo.
22
Entidade que rene os fatores de produo com a finalidade de desenvolver uma
atividade econmica.
23
z Equipamentos: So as mquinas que se destinam a produzir outros bens:
martelo, carros, tintas, computadores, mquinas de escrever, etc.
z Materiais de consumo: So os materiais bsicos para o funcionamento das
diversas atividades, como: uniformes, material de escritrio, etc.
2.4 Sociedades
So empresas constitudas por dois ou mais empreendedores.
No Brasil, as sociedades comerciais podem apresentar vrias formas de constituio.
Vamos conhecer algumas delas:
a) Sociedade Simples: Sociedade constituda por pessoas que reciprocamente se
obrigam a contribuir com bens ou servios, para o exerccio de atividade econmica e a
partilha, entre si, dos resultados, no tendo por objeto o exerccio de atividade prpria de
empresrio. So formadas por pessoas que exercem profisso intelectual, de natureza
cientfica, literria ou artstica, mesmo se contar com auxiliares ou colaboradores.
considerada pessoa jurdica. Temos como exemplo: dois mdicos que constituem um
consultrio mdico.
b) Sociedade Empresria: tem por objeto o exerccio da atividade prpria de empresrio,
sujeito ao registro, inclusive a sociedade por aes, independente de seu objeto, devendo
inscrever-se na Junta Comercial do respectivo Estado. aquela que exerce
profissionalmente atividade econmica organizada para a produo ou circulao de bens
ou servios, constituindo elemento de empresa. considerada pessoa jurdica. Temos
como exemplo: sociedades comerciais em geral.
z Sociedade Limitada ou Sociedade por Quotas de Responsabilidade Limitada:
nas sociedades desta natureza, as responsabilidades dos scios pelas obrigaes
sociais, direitos e deveres so limitadas ao valor do capital social que constar no
contrato social. Essa sociedade pode adotar firma (nome de algum dos scios) ou
denominao social. Ser indispensvel acrescentar a expresso Limitada ou
24
simplesmente LTDA.
z Sociedade Annima ou Sociedade por Aes: o capital nesse tipo de sociedade
dividido em aes (subscries). um tipo societrio muito utilizado por grandes
empreendimentos. A responsabilidade dos scios (acionistas) pelas obrigaes,
bem como seus direitos, so assumidos em funo das aes cujo poder detm. A
sociedade annima tambm pode ser denominada companhia, adotando-se em
sua razo social as expresses: Sociedade Annima, S/A ou S.A. ou, Companhia
ou Cia.
Sociedade Cooperativa: uma sociedade cooperativa tem a finalidade de atender
s necessidades de seus associados. Estas necessidades podem ser de consumo,
produo, habitao, trabalho, crdito, etc. A formao do capital varivel,
dependendo da quantidade de associados. A quantidade de scios ilimitada,
sendo que todo associado pode e deve participar das deliberaes tomadas em
assemblias gerais, atravs de voto. So as cooperativas habitacionais, de
consumo, de crdito, etc.
z Associaes: uma entidade de direito privado, dotada de personalidade jurdica,
caracterizando-se pelo agrupamento de pessoas para a realizao e consecuo
de objetivos e ideais comuns, sem finalidade econmica, isto , sem interesse de
lucros. As associaes somente podero ser constitudas com fins no
econmicos. Temos como exemplos: associaes de moradores de um bairro.
As sociedades abaixo mencionadas no so muito utilizadas em nosso pas.
z Sociedade em Comandita Simples: neste tipo de formao existem alguns scios
denominados comanditados, ou seja, que tm responsabilidade ilimitada pelas
obrigaes sociais, e outros denominados comanditrios, com responsabilidade
limitada por tais obrigaes. Apenas os scios comanditados podem exercem a
gerncia da sociedade e emprestam seus nomes para a composio da firma
social. Este tipo de sociedade atende a necessidade de empresrios que no
possuem capital suficiente, e querem para si a responsabilidade de administrao
do negcio.
z Sociedade em Comandita por Aes: tambm utiliza duas categorias de scios:
comanditrios e comanditados, mas, a participao determinada pela posse ou
subscrio das aes, com a mesma diviso de direitos e deveres da sociedade
em comandita simples. Esta formao de empresa no Brasil rara, sendo mais
freqente a instituio de sociedades annimas.
25
problemas. Dentre os principais, citamos:
z
z
z
z
z
z
Falta de comunicao;
Falta de coordenao entre os departamentos;
Falta de redefinio de reas e responsabilidades;
Excesso de burocracia;
Falta de iniciativa e criatividade;
Falta de liderana.
26
b) Pequena: possui de 10 a 99 funcionrios.
c) Mdia: de 100 a 500 funcionrios.
d) Grande: acima de 500 funcionrios.
Fulano de Tal, (nome completo), nacionalidade, naturalidade, estado civil, regime de bens (se casado), data de
nascimento (se solteiro), profisso, n. do CPF, documento de identidade, seu nmero, rgo expedidor e UF onde foi
emitida (documentos vlidos como identidade: carteira de identidade, certificado de reservista, carteira de identidade
profissional, Carteira de Trabalho e Previdncia Social, Carteira Nacional de Habilitao modelo com base na Lei n
9.503, de 23.9.97), domiclio e residncia (tipo e nome do logradouro, nmero, bairro/distrito, municpio, Unidade
Federativa e CEP) e
Beltrano de Tal, (nome completo), nacionalidade, naturalidade, estado civil, regime de bens (se casado), data de
nascimento (se solteiro), profisso, n. do CPF, documento de identidade, seu nmero, rgo expedidor e UF onde foi
emitida (documentos vlidos como identidade: carteira de identidade, certificado de reservista, carteira de identidade
profissional, Carteira de Trabalho e Previdncia Social, Carteira Nacional de Habilitao modelo com base na Lei n
9.503, de 23.9.97), domiclio e residncia (tipo e nome do logradouro, nmero, bairro/distrito, municpio, Unidade
Federativa e CEP), constituem uma sociedade limitada, mediante as seguintes clusulas:
1
A sociedade girar sob o nome empresarial ............................. e ter sede e domiclio na (endereo completo:
tipo, e nome do logradouro, nmero, complemento, bairro/distrito, municpio, Unidade Federativa e CEP).
2
O capital social ser R$ .................................. (................................) dividido em .............. quotas de valor
nominal R$ ...................... (............ reais), integralizadas, neste ato em moeda corrente do Pas, pelos scios:
Fulano de Tal ................. n. de quotas ............. R$ ................. e Beltrano de Tal ............... n de quotas.............
R$..........................................
3
O objeto ser ..................................................................................................................................
4
A sociedade iniciar suas atividades em ......./......../............ e seu prazo de durao indeterminado.
5
As quotas so indivisveis e no podero ser cedidas ou transferidas a terceiros sem o consentimento do outro
scio, a quem fica assegurado, em igualdade de condies e preo direito de preferncia para a sua aquisio se
postas venda, formalizando, se realizada a cesso delas, a alterao contratual pertinente.
6
A responsabilidade de cada scio restrita ao valor de suas quotas, mas todos respondem solidariamente pela
integralizao do capital social.
7
A administrao da sociedade caber ................................................. com os poderes e atribuies de
........................................... autorizado o uso do nome empresarial, vedado, no entanto, em atividades estranhas ao
interesse social ou assumir obrigaes seja em favor de qualquer dos quotistas ou de terceiros, bem como onerar ou
alienar bens imveis da sociedade, sem autorizao do outro scio.
27
8
Ao trmino de cada exerccio social, em 31 de dezembro, o administrador prestar contas justificadas de sua
administrao, procedendo elaborao do inventrio, do balano patrimonial e do balano de resultado econmico,
cabendo aos scios, na proporo de suas quotas, os lucros ou perdas apurados.
9
Nos quatro meses seguintes ao trmino do exerccio social, os scios deliberaro sobre as contas e designaro
administrador (es) quando for o caso.
10 A sociedade poder a qualquer tempo, abrir ou fechar filial ou outra dependncia, mediante alterao contratual
assinada por todos os scios.
11 Os scios podero, de comum acordo, fixar uma retirada mensal, a ttulo de pr-labore, observadas as
disposies regulamentares pertinentes.
12 Falecendo ou interditado qualquer scio, a sociedade continuar suas atividades com os herdeiros, sucessores e o
incapaz. No sendo possvel ou inexistindo interesse destes ou do (s) scio (s) remanescente (s), o valor de seus
haveres ser apurado e liquidado com base na situao patrimonial da sociedade, data da resoluo, verificada em
balano especialmente levantado.
Pargrafo nico - O mesmo procedimento ser adotado em outros casos em que a sociedade se resolva em relao a
seu scio.
13 O (s) Administrador (es) declara (m), sob as penas da lei, de que no est (o) impedidos de exercer a
administrao da sociedade, por lei especial, ou em virtude de condenao criminal, ou por se encontrar(em) sob os
efeitos dela, a pena que vede, ainda que temporariamente, o acesso a cargos pblicos; ou por crime falimentar, de
prevaricao, peita ou suborno, concusso, peculato, ou contra a economia popular, contra o sistema financeiro
nacional, contra normas de defesa da concorrncia, contra as relaes de consumo, f pblica, ou a propriedade.
14 Fica eleito o foro de ............ para o exerccio e o cumprimento dos direitos e obrigaes resultantes deste contrato.
E por estarem assim justos e contratados assinam o presente instrumento em 3 vias.
......................, ............ de ............................. de 20 ............
aa)
..........................................
Fulano de Tal
aa)
...............................................
Beltrano de Tal
28
2.7.2 Equipe
um conjunto de pessoas que possuem o mesmo objetivo a realizar e que trocam idias,
sentimentos e se auxiliam uns aos outros. Para que uma equipe funcione plenamente,
existe a necessidade de colaborao e ajuda mtua.
Dez mandamentos para os participantes de uma equipe
Para conviver em equipe necessrio seguir algumas regras bsicas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
29
10. Seja modesto nas discusses: talvez o outro tenha razo. Procure compreender
as razes dos outros.
O teste a seguir serve para que voc faa uma reflexo sobre suas atitudes no
relacionamento pessoal. Siga as seguintes recomendaes para seu autoaperfeioamento:
z Procure ouvir mais as pessoas ao conversar com elas.
z Aprenda a corrigir seus problemas.
z Cumpra com suas obrigaes para com a Empresa, pois procedendo assim voc
ser respeitado como bom profissional e bom colega.
TESTE DE MATURIDADE EMOCIONAL
Traos de Imaturidade Emocional
SIM
NO
SIM
NO
30
12. Admito participao das pessoas mais jovens que sejam competentes.
31
32
33
O departamento de Compras responsvel pelo oramento de matria-prima bsica e
material de consumo, desde a negociao de preos at a tramitao dos materiais e sua
chegada no almoxarifado, alm da contratao de fretes e servios para manuteno
geral. Este Departamento responsvel por analisar a qualidade das mercadorias, a
quantidade requerida, prazos de entrega, preos e execuo das compras.
Planejamento (PCP) e o Almoxarifado controla o planejamento, a entrada e estocagem
de matria-prima e produto acabado, alm de material de consumo utilizado por todos
Departamentos. Este departamento armazena mercadorias, registra entradas e sadas,
informa saldos existentes, recebe e despacha mercadorias.
A Contabilidade controla a documentao da empresa referente a seguros de veculos e
predial, leasing de mquinas e veculos, emisso de notas fiscais de compra e venda,
escriturao de notas para pagamentos de impostos e contabilizao e reviso de folhas
de pagamento.
2.8.2.4 Gerncia Operacional
Responsvel por toda a operacionalizao da empresa, ou seja, o bom funcionamento
para que toda a estrutura no seja prejudicada.
A Manuteno responsvel por todos os reparos que devem ser realizados, desde a
simples troca de uma lmpada at a reviso de equipamentos essenciais para o trabalho.
A Segurana responsvel por garantir e manter o bem estar dos funcionrios.
A Limpeza e Conservao responsvel por manter limpa toda a rea, interna ou
externa da empresa, inclusive a conservao dos jardins.
2.8.2.5 Gerncia Financeira
Responsvel por pagamento de contas efetuadas pela empresa, emisso de cheques e
controle de aplicaes e saldos bancrios e controle de todos os valores que a empresa
tem a receber.
O departamento de Crdito e Cobrana cadastra os clientes, faz cobranas, recebe e
arquiva duplicatas por ordem de vencimento, expede avisos de cobrana, sejam estes de
duplicatas a vencer ou em atraso e envia para a Tesouraria.
A Tesouraria efetua pagamentos a fornecedores, prestadores de servios e salrios dos
funcionrios. Tambm responsvel pelos recolhimentos de impostos e taxas aos
Governos Federal, Estadual ou Municipal.
O Caixa processa os recebimentos, efetua pequenos pagamentos, deposita dinheiro em
bancos, anota, registra e confere dinheiro, providencia recibos e responde diretamente ao
tesoureiro da empresa.
O Faturamento emite faturas e duplicatas e apura o total faturado, remetendo as
duplicatas faturadas ao departamento de cobrana.
2.8.3 Fluxograma
um recurso que permite visualizar o caminho e o processo de trabalho a serem
executados por um setor e/ou departamento, indicando o prximo passo a ser seguido.
Os smbolos utilizados na elaborao do Fluxograma, so de carter internacional, porm,
isso no impede de ser alterado conforme a necessidade.
34
z
z
z
z
z
Significa operao
Significa transporte
Significa espera
Espera
Transporte
Inspeo ou Controle
Acender o fogo
X
2.8.4 Cronograma
O cronograma a disposio grfica do tempo que ser gasto na realizao de um
trabalho ou projeto, de acordo com as atividades a serem cumpridas. Serve para auxiliar
no gerenciamento e controle deste trabalho, permitindo de forma rpida a visualizao de
seu andamento.
35
Atravs da rpida visualizao, apresenta qual a fase que est terminando, a que deve
ser iniciada, as que devem ser refeitas e as que permanecem durante todo o processo.
Tambm conhecido como GRFICO DE GANTT.
2.8.4.1 Para que serve um cronograma?
Para visualizar, acompanhar e controlar a execuo planejada. Fornece elementos para
corrigir desvios e avaliar os resultados. a base do planejamento. Somente com
acompanhamento metdico das atividades possvel ter sucesso e alcanar as metas
nos prazos concedidos.
Exemplo de Cronograma: PESQUISA ESCOLAR
J F M A M J
Atividades / Perodos
Levantamento de literatura
Montagem do projeto
Coleta de dados
Tratamento dos dados
Elaborao do relatrio final
Reviso do texto
Entrega do trabalho
X
X
X X X
X X X X
X X
X
X
EXERCCIOS PROPOSTOS
1. Defina com suas palavras o que Administrao.
2. Quais so as habilidades administrativas existentes?
3. Cite os principais problemas que as empresas enfrentam e sua opinio para
solucion-los.
4.
a)
b)
c)
36
8.
a)
b)
c)
d)
9.
a)
b)
c)
d)
37
38
3.2 Impressora
As principais impressoras em uso so as matriciais, jato de tinta, laser e multifuncionais,
que utilizam para impresso tonner, cartuchos ou fitas.
3.4 Scanner
um equipamento perifrico ao computador capaz de capturar imagens impressas,
podendo grav-las em um arquivo do computador e deix-lo em condies de ser editado,
transferido ou modificado.
39
40
As mquinas de escrever j foram uma ferramenta essencial de trabalho. Hoje, elas ainda
no so consideradas totalmente obsoletas, porque so utilizadas para preenchimento de
formulrios, como, por exemplo, os utilizados por alguns rgos Governamentais.
3.7 Fragmentadora
So usadas para destruir rapidamente documentos confidenciais, e podem tambm ser
utilizadas na reciclagem de papel. De fcil manuseio, s colocar o papel e a
fragmentadora picota (ou fragmenta) o documento.
41
3.8 Guilhotina
Servem para cortar papel e variam bastante de tamanho. Podem se pequenas para
quantidades menores de papel, e grandes, para um grande volume de papel. Seu
manuseio fcil, mas requer um pouco de preciso na hora de baixar a alavanca que
corta o papel.
3.9 Encadernadora
Servem para organizar os documentos em cadernos, e variam de acordo com o nmero
de documentos a serem encadernados. Ao optar pela aquisio da encadernadora,
importante saber que deve-se adquirir tambm as capas e os espirais.
42
na empresa. Sua principal utilizao executar programas (softwares) que permitem
criar, guardar, organizar, recuperar e manipular dados.
O notebook um modelo de microcomputador porttil, mas possui todos os recursos de
um microcomputador padro, porm custa muito mais caro, mas devido a sua praticidade
compensa o investimento.
43
44
45
4.1.2 Roubo, perda e extravio de cheques
O correntista com cheques roubados, furtados, perdidos ou extraviados deve comunicar a
ocorrncia ao banco o mais rapidamente possvel e pedir cancelamento, se estavam em
branco quando se verificou a ocorrncia, ou sustao, se j haviam sido preenchidos.
As despesas de registro e de controle do cancelamento ou sustao dos cheques
roubados, furtados ou extraviados so de responsabilidade do correntista, que ter como
garantia do banco o no acolhimento desses cheques. A tarifa para cobertura dessa
despesa dever ser cobrada uma nica vez.
Como agir - Para pedir o cancelamento ou a sustao de um cheque, o interessado devese identificar, mediante assinatura em documento escrito, senha eletrnica ou dispositivo
vlido como prova para fins legais. Para cancelar cheques roubados, furtados ou
extraviados, o cliente deve apresentar ao banco boletim de ocorrncia fornecido pela
polcia. Os bancos no podem cobrar taxa de devoluo dos clientes quando se tratar de
cheques cancelados por roubo ou furto acompanhados de boletim de ocorrncia.
4.2 Recibo
um documento onde uma pessoa declara ter recebido determinada quantia. uma
prova de pagamento e emitido pela pessoa ou empresa a quem se est pagando
determinada dvida. Do mesmo modo, os bancos devem dar recibos aos clientes quando
estes depositam cheques e/ou dinheiro.
46
47
48
49
50
4.6 DARF
Documento de Arrecadao da Receita Federal. o boleto utilizado para pagamento de
tributos Receita Federal. preenchido em duas (2) vias e, em casos especiais, pode ser
preenchido em um nmero maior de vias, maquina ou em letra de forma.
51
EXERCCIOS PROPOSTOS
1. Qual o tipo de cheque que consta o nome da pessoa que deve receb-lo?
a) ( ) Cheque ao portador
b) ( ) Cheque nominal
c) ( ) Cheque cruzado
2. Qual o tipo de cheque que possui duas linhas paralelas transversais e que para
receb-lo, o portador somente deve deposit-lo em sua conta corrente?
a) ( ) Cheque ao portador
b) ( ) Cheque nominal
c) ( ) Cheque cruzado
3.
a)
b)
c)
d)
4. Qual o tipo de cheque que qualquer pessoa pode compr-lo, mesmo sem ter conta
corrente e que garantido pagamento pelo banco?
a) ( ) Cheque ao portador
b) ( ) Cheque nominal
c) ( ) Cheque administrativo
5. Indique certo ou errado:
52
O cheque uma ordem de pagamento vista, podendo ser recebido diretamente
na agncia em que o emitente mantm conta ou depositado em outra agncia.
a) ( ) certo
b) ( ) errado
6. Qual o documento que representa uma promessa de pagamento feita pelo devedor
ao credor e que deve ser registrada em cartrio?
a) ( ) Cheque administrativo
b) ( ) Nota fiscal
c) ( ) Nota promissria
7. Qual o documento que deve acompanhar a mercadoria aps a venda e que
utilizado para fins de fiscalizao?
a) ( ) Cheque administrativo
b) ( ) Nota fiscal
c) ( ) Nota promissria
8. Qual o documento onde a empresa relaciona as duplicatas e/ou cheques que sero
encaminhados ao banco para posterior cobrana?
a) ( ) Duplicata
b) ( ) Border
c) ( ) Nota promissria
9. Qual o documento utilizado para pagamento de taxas e tributos federais?
a) ( ) Duplicata
b) ( ) DARF
c) ( ) Nota Fiscal
53
Letras Iniciais
c/c (conta corrente)
Letras Principais
art. (artigo), pgto. (pagamento)
Primeiras e ltimas letras
Srta. (Senhorita) / Cia. (Companhia)
Primeira ou segunda palavra
Minas (Minas Gerais), Rio (Rio de Janeiro), postal (carto postal)
Ajuste - % (por cento)
- Para utilizar uma abreviao num texto, escreva primeiro a locuo por extenso e depois
54
a forma abreviada.
Exemplo:
A Confederao Nacional da Indstria CNI convida os senhores...
- Aps cada abreviao colocar um ponto, com exceo das unidades de medida, tempo
e siglas dos Estados da Federao.
V.Sa. Vossa Senhoria
AM
Amazonas
SP
So Paulo
kg
Quilograma
h
Hora
- Em abreviaturas duplas, como pronomes de tratamento, colocar ponto somente na
ltima letra.
MM. Meritssimo
DD.
Dignssimo
AC
AL
AM
AP
BA
CE
ES
GO
MA
MG
MT
MS
PA
PB
PE
PR
PI
RJ
RN
RS
RO
RR
SC
SP
SE
TO
Rio Branco
Macei
Manaus
Macap
Salvador
Fortaleza
Vitria
Goinia
So Luis
Belo Horizonte
Cuiab
Campo Grande
Belm
Joo Pessoa
Recife
Curitiba
Teresina
Rio de Janeiro
Natal
Porto Alegre
Porto Velho
Boa Vista
Florianpolis
So Paulo
Aracaj
Palmas
Obs.: O Distrito Federal, DF, no tem capital, porm Braslia a Capital Federal, sede do
Governo Federal. Fernando de Noronha uma ilha pertencente a Pernambuco, cuja sigla
55
FN.
jan.
fev.
mar.
abr.
mai.
jun.
jul.
ago.
set.
out.
nov.
dez.
Domingo
Segunda-Feira
Tera-Feira
Quarta-Feira
Quinta-Feira
Sexta-Feira
Sbado
Al.
Av.
Estr.
Mun.
P.
Res.
R.
Ap. ou Apto. ou Apart.
B.
Col.
Esc.
Fac.
Univ.
Alm.
Aux.
Cap.
Com.
Cel.
Dir.
Dr. / Dra.
Eng. / Eng.
Gal.
Insp.
Maj.
Prof. / Prof.
Sarg.
Secr.
dom.
seg.
ter.
quar.
quin.
sex.
sb.
56
Tenente
Tenente-Coronel
Ten.
Ten.Cel.
a/v.
a/c ou A/C
ass.
cx.
cap.
cts.
cd.
C/C
Cia.
c/c
desc.
doc.
e/m ou E/M
ex.
G
inf.
Ltda ou LTDA
N/C
n.
obs.
pagto.
pg. / pgs.
pg.
P.D.
Kg
Km
rel.
rem. ou remte.
S.A. ou S/A
tel.
T
trim.
vol.
57
Exemplo:
Regra 2
Os pronomes V.Exa. e V. Sa. So utilizados quando nos dirigimos pessoa (VOSSA) e
S.Exa. e S.Sa., quando nos referimos a ela (SUA).
Exemplo:
Sua Excelncia assinou o contrato hoje. (referindo-se)
V.Exa. pode conceder-me uma entrevista? (dirigindo-se)
Confira a seguir os pronomes de tratamentos:
Vossa Excelncia Presidente da Repblica
Invocao Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica Federativa do Brasil
Quando se tratar de correspondncia encaminhada ao presidente da Repblica, a forma
de tratamento deve ser escrita por extenso. Est terminantemente proibido o uso de
abreviatura para este caso.
Vossa Excelncia (V.Exa.) para todos os casos abaixo, permitida a forma abreviada:
Vice-Presidente da Repblica
Presidente, Vice-Presidente, Secretrio das Mesas Diretoras e Membros do Senado
Federal e da Cmara dos Deputados
Ministros de Estado
Chefe do Estado-Maior das Foras Armadas
Governador do Distrito Federal
Chefe do Gabinete Civil da Presidncia da Repblica
Consultor-Geral da Repblica
Chefe do Servio Nacional de Informaes
Diretor-Geral do Departamento Administrativo do Pessoal Civil
Oficiais-Generais das Foras Armadas
Governadores de Estado e de Territrio Federal
Secretrios de Estados dos Governos Estaduais
Prefeitos Municipais
Presidente e Membros do Supremo Tribunal Federal
Juzes de Direito, Eleitorais, do Trabalho, Auditores da Justia Militar
Embaixadores
Invocao Excelentssimo Senhor
Vossa Reverendssima (V.Revma.) ou Vossa Senhoria
(V.Sa.Revma.) Monsenhores, Cnegos, Superiores religiosos.
Invocao Reverendssimo (a) Senhor (a)
Reverendssima
58
Vossa Magnificncia (V.Maga.) Reitores de Universidades
Invocao Magnfico Reitor
Vossa Reverncia (V.Reva.) Sacerdotes, Clrigos, Religiosos
Invocao Reverendo (a) padre (madre)
Vossa Senhoria (V.Sa.) Autoridades no contempladas com tratamento especfico,
particulares em geral
Invocao Prezado (a) Senhor (a)
EXERCCIOS PROPOSTOS
1. Indique certo ou errado e justifique:
42 KGS.
59
a) ( ) certo
b) ( ) errado
Prezado Sr.
a) ( ) certo
b) ( ) errado
b) ( ) errado
b) ( ) errado
O pronome V.Exa. utilizado quando nos dirigimos pessoa e S. Exa. quando nos
referimos a ela.
a) ( ) certo
b) ( ) errado
2. Complete corretamente com MAU ou MAL:
a) A empresa de Jos estava sendo muito .......... administrada pela equipe
responsvel.
b) O egosmo o .......... da humanidade.
c) .......... sinal, provavelmente o serto ia pegar fogo.
d) .......... nos viu, veio a nosso encontro.
e) Um moleque se So Bernardo fizera .......... filha do trabalhador da empresa de
acar.
f) H muitas pessoas que sofrem do .......... da solido.
g) Um exerccio .......... orientado pode causar srias leses na coluna.
h) Passei a me comportar .......... na sala de aula.
3. Complete corretamente com MEIO ou MEIA:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
b) en...ame
e) madei...a
h) me...erico
c) afrou...ar
f) en...imento
i) en...arcar
60
j) en...erido
m) encai...otar
p) en...aqueca
s) en...ouriar
k)
n)
q)
t)
en...otar
en...ovalhar
en...urrada
me...ilho
5. Complete com E ou I:
a) cor ...ano
c) art ... manha
e) front ... spcio
g) requ ... sito
i) aborg ... ne
k) d ... senteria
m) pass ... ata
o) pr ... v ... lgio
b) d ... gladiar
d) irr ... quieto
f) homogn ... o
h) cr ... ao
j) cand ... eiro
l) d ... stilar
n) ... mpecilho
p) m ... x ... rica
6. Complete com G ou J:
a) estran ... eiro
c) can ... ica
e) lambu ... em
g) ma ... estade
i) vare ... ista
k) falan ... e
m) alfa ... or
o) pa ... ear
q) verti ... em
s) sar ... eta
b) o ... eriza
d) rabu ... em
f) fuli ... em
h) me ... era
j) pa ... em
l) ultra ... e
n) a ... iota
p) gor ... eio
r) lison ... eio
t) ferru ... em
l)
o)
r)
u)
me...inflrio
en...iqueirar
en...umaar
ca...oeira
61
Emissor: aquele que emite, envia a mensagem, que diz algo a algum;
Receptor: aquele que recebe, que decodifica a mensagem;
Mensagem: o conjunto de informaes transmitidas do emissor para o receptor.
Para emitir uma mensagem o emissor cria frases, expresses, sinais, isto ,
codifica a mensagem. Ao receb-la, o receptor a decodifica, ou seja, traduz o que o
emissor quis dizer.
Cdigo: a combinao ou o conjunto de sinais utilizados (morse, braille, semforo)
na transmisso e recepo de uma mensagem. A comunicao s se concretizar,
se o receptor souber decodificar a mensagem; (Ex. Lngua Portuguesa)
Canal: por onde a mensagem transmitida ar, telefone, jornais, revistas, rdio,
televiso, e-mail, satlites, entre outros.
Rudo: entende-se por tudo o que interfere na comunicao, prejudicando-a. Pode
ser um som sem harmonia, um emissor ou receptor fora de sintonia, falta de
empatia ou habilidade para colocar-se no lugar de terceiros, falta de ateno do
receptor etc.
Palavra: a palavra escrita ou oral a forma mais comum entre os seres humanos;
Olhar: um simples olhar pode fazer voc ficar calmo ou nervoso;
Mmica: usada pelos que no tm o dom da palavra. Consegue levar todas as
62
63
Externa: deve ser controlada e s deve ser feita utilizando papel oficial e
assinada pelas pessoas responsveis ou credenciadas.
Interna: tambm deve ser controlada.
64
Data
Nome-Departamento
Visto
Arquivo:
Figura 1 Exemplo de circulao de correspondncia (pode ser substitudo por um carimbo)
65
Data
N. registro
14/01/08
001
14/01/08
002
Tipo de
documento
Fax 028/07
Carta GO
002/07
Emitente
Gasbrs
Caloi
Assunto
Destinatrio
Aumento de
preo
Novos
produtos
Diretor
Financeiro
Diretor
Comercial
Pasta
Arquivo
6.4 Ata
o registro exato e resumido de decises tomadas em uma reunio. Em geral, deve ser
assinada pelas pessoas que presidiram e secretariaram a reunio. Pode ser formal (em
livro prprio) e informal (em folhas avulsas). Publica-se em certos casos, em Edital.
Na primeira pgina de um livro ATA deve constar um Termo de Abertura, datado e
assinado por pessoa autorizada.
Na ltima pgina deve constar um Termo de Encerramento, tambm datado e assinado.
Se for em folhas avulsas, a pessoa designada a faz-la tomar nota do que for deliberado
para depois redigir um resumo da reunio, que ser submetido aprovao de um
superior presente a reunio.
Numa ata deve constar:
z Cabealho: dia, ms, ano e hora;
z Nome e Endereo da Empresa;
z Objetivo da reunio: o que foi determinado;
z Desenvolvimento: resumo dos assuntos, o que foi aprovado ao seu final;
z Fecho: indicao do encerramento da reunio, aprovao do texto da Ata e
assinatura dos componentes da mesa;
z Local, data e hora da finalizao.
Este documento no pode conter rasuras. Se houver erro, consertar com DIGO ou EM
TEMPO. As palavras devem ser escritas legvel e corretamente. No pode haver
abreviaturas e deve ser escrita em um nico pargrafo.
66
6.5 Atestado
Documento especfico de declarao sob responsabilidade, que confirma a verdade de
um fato. Os mais comuns so os atestados mdicos, de boa conduta e de antecedentes
criminais. Pode se emitido por uma pessoa ou uma empresa. Veja o exemplo abaixo:
67
ATESTADO
Atestamos para os devidos fins de direito e a quem possa interessar, que o Sr. Joo Carlos Veloso esteve
em consulta mdica neste estabelecimento, na data de hoje, no perodo de 14h20m at 16h.
Sem mais,
Dr. Paulo Roberto Almeida
Cardiologista
14/01/08
6.6 Aviso
Meio de comunicao de rotina entre funcionrios e departamentos de uma empresa de
maneira simplificada.
6.7 Bilhete
um meio simples e rpido de propagar mensagens. levado em mos e o portador, age
por favor ou por obrigao. de carter ntimo. Por essa razo, ele deve ser manuscrito
de prprio punho do emissor.
Para escrever um bilhete, qualquer tipo de papel pode ser utilizado, mas deve-se ter uma
esttica:
z O papel deve ser de boa qualidade e no deve haver rasuras;
z A caligrafia deve ser de fcil entendimento para o receptor do bilhete.
Um bilhete deve ser redigido em trs partes:
z Invocao: constitudo apenas do nome do receptor, sem tratamento especial.
z Texto: constitui o texto do bilhete, que deve ser escrito em uma nova linha. Deve
ser simples, de fcil entendimento ao receptor.
z Fecho: constitui apenas o nome do emissor, em letra legvel, escrito abaixo da
mensagem. imprescindvel colocar a data, que pode ser feita de modo resumido
(dd/mm/aa).
Veja o exemplo abaixo:
Pedro Paulo,
Consegui convites para o jogo de vlei que vai haver hoje s 20h. Voc gostaria de ir comigo?
68
Maurcio
14/01/08
69
z
z
z
z
z
z
z
z
z
z
Observe o modelo:
Guarulhos, 14 de Janeiro de 2008.
TS 23/08
70
Em relao margem direita, ela pode, conforme instruo de 1982, no estar alinhada. Porm, com o uso
do computador cada vez mais disseminado, a tendncia manter o alinhamento, clicando-se o cone
justificar.
Registre-se que a entrada de cada pargrafo j deixou de existir e a separao entre pargrafos feita por
uma linha em branco. Essa orientao vlida inclusive para o ltimo pargrafo, cuja tendncia resumirse na palavra atenciosamente.
Esperando que as novas normas reflitam o esprito de modernidade da Empresa, desejo sucesso.
Atenciosamente,
Professora Ktia
6.9 Certido
Declarao legal registrada em livros e papis oficiais. Representa cpia fiel do original,
sem rasuras, assinada por quem digitou e pelo responsvel pela guarda do original
(autoridade capacitada para a emisso de certides cartrios). Deve ser feita em papel
timbrado (oficial).
6.10 Circular
um documento impresso, emitido por autoridade, escrito de forma impessoal e genrica,
informando determinadas orientaes, providncias ou deliberaes que devem ser
amplamente divulgadas. Geralmente transmitem avisos, instrues, mensagens oficiais.
Utilizam linguagem direta, resumida, sem introdues ou despedidas formais e
71
normalmente so numeradas. As circulares podem ser internas (entre departamentos) e
externas. Veja os modelos abaixo:
CIRCULAR EXTERNA
GC 014/08
So Paulo, 14 de janeiro de 2008
Prezado cliente,
Devido ao feriado de aniversrio de nossa cidade, no dia 25 de janeiro no estaremos funcionando.
Solicitamos que enviem seus pedidos com antecedncia, de modo que possamos atend-los da melhor
maneira possvel.
Pedro Paulo Rodrigues
Gerente Comercial
CIRCULAR INTERNA
GC 004/08
So Paulo, 14 de janeiro de 2008
A todos os funcionrios
Informamos que a reunio gerencial est confirmada para o prximo dia 22 de janeiro, s 14h. Ser
imprescindvel a presena de todos os colaboradores.
Atenciosamente,
Pedro Paulo Rodrigues
Gerente Comercial
6.12 Declarao
a confirmao da existncia ou no de uma situao. Expressa resoluo, opinio e
conceitos, ou at registra testemunhos e fatos. semelhante ao atestado, porm no
expedido por rgos pblicos. As declaraes precisam ser feitas em papel ofcio (com ou
sem timbre) e com a seguinte estrutura:
z Ttulo: a palavra DECLARAO em letras maisculas, no alto e centralizado;
z Texto: o contexto da declarao especificando sua finalidade;
z Localidade e data;
z Assinatura.
DECLARAO
Declaro, para os devidos fins, que a Sra. Vera Lcia Rodrigues Cardoso pertence ao nosso quadro de
funcionrios, recebendo dessa instituio um salrio mensal no valor de R$ 800,00 (oitocentos reais).
72
6.13 Edital
um documento expedido por uma empresa privada ou rgo pblico, com a finalidade
de comunicar uma informao, convocao ou aviso. uma comunicao oficial e tem
efeitos jurdicos, evitando que qualquer pessoa possa alegar no ter sido comunicada.
fixado em local pblico, divulgado por correspondncia ou em jornais de expressiva
circulao.
Sua estrutura deve ser:
z Timbre da empresa: nome, endereo e logotipo devem estar impressos no alto da
folha;
z Ttulo: a palavra EDITAL deve ser escrita com letras maisculas no centro da folha;
z Emenda: o assunto do documento e deve ser escrito logo abaixo do ttulo, com
letras maisculas ou minsculas, porm centralizadas;
z Texto: basicamente o contexto da emenda. Pode ser destacado em pargrafos
ou itens;
z Localidade e data: abaixo do texto, a esquerda ou direita da folha;
z Assinatura.
6.14 Memorando
Documento que possibilita a comunicao entre rgos da mesma empresa ou chefes de
departamentos, matrizes e filiais e autoridade equivalentes. Tem a vantagem de indicar,
por si s, a finalidade da correspondncia recebida.
Algumas empresas possuem formulrios prprios, com seu logotipo impresso.
73
Data: 14/01/08
Prezado Senhor,
Estou enviando, para sua anlise e comentrios, os dados colhidos entre as secretrias da empresa,
visando a elaborao do Manual da Secretria.
Grato.
Paulo Roberto Lima
6.15 Ofcio
uma comunicao externa para autoridade importante, em que uma entidade comunica
assunto de servio, de forma resumida e clara, usando linguagem cerimonial e formal.
numerado e geralmente o nome do destinatrio vai escrito na parte inferior. documento
privativo de autoridade e muito usado no Servio Pblico para comunicaes oficiais entre
as autoridades de nvel deliberativo.
Sua estrutura composta da seguinte maneira:
z Cabealho ou timbre: so colocados no alto da pgina, identificando o expedidor.
Normalmente so impressos;
z Nmero do ofcio: colocar esquerda da folha, aps o timbre, mencionando as
iniciais da repartio, nmero de ordem do rgo expedidor e ano;
z Local e Data a frente do nmero do ofcio;
z Referncia;
z Invocao e cargo do destinatrio;
z Contexto;
z Saudaes de encerramento;
z Assinaturas: abaixo da assinatura deve constar o nome de quem assina e cargo
ocupado;
z Dados do destinatrio: colocar do lado esquerdo da folha.
Vejo o exemplo abaixo:
74
Ofcio n. SE 047/08
6.16 Procurao
o instrumento que a pessoa fsica ou jurdica utiliza para outorgar poderes a outra, ou
seja, conferir mandato.
Quem passa a procurao chamado de outorgante e quem recebe os poderes
chamado de outorgado.
A procurao pode ser pblica ou particular. A pblica feita em cartrio e a particular
feita pela prpria pessoa. Pode transmitir poderes gerais ou pode especificar exatamente
como o outro pode agir em seu nome e em quais situaes. Para que a procurao tenha
valor legal, todas as assinaturas constantes devem ser reconhecidas em cartrio.
Na procurao deve constar:
z Ttulo: PROCURAO, escrita com letras maisculas no alto e no centro da folha;
z Qualificao: Nome, nacionalidade, estado civil, profisso, CPF e endereo
residencial do outorgante e tambm do outorgado;
z Finalidade e poderes: onde se declara a finalidade da procurao, bem como
autoriza o outorgante a praticar os atos aos quais est sendo nomeado;
z Localidade e data;
z Assinatura do outorgante e assinatura das testemunhas, seguidas do nome e RG
de cada uma delas.
Veja o modelo abaixo:
PROCURAO
JOS DA SILVA, brasileiro, casado, comerciante, portador do CPF n. 012.012.012-12, residente e
domiciliado em So Paulo, SP, denominado outorgante e Dlson Nogueira, brasileiro, casado, advogado,
portador do CPF n. 013.013.013-13, residente e domiciliado em So Paulo, SP, denominado outorgado.
O outorgante acima qualificado nomeia e constitui como seu procurador na cidade de So Paulo e onde
mais necessrio se faa, o Sr. Dlson Nogueira, acima qualificado como outorgado, para fins de
recebimento de mercadorias adquiridas em nome da Cia. Industrial de Papis Brasil, de propriedade do
75
outorgante, podendo o outorgado emitir recibos, quitaes e praticar atos que julguem-se necessrios ao
bom e fiel cumprimento do presente mandato.
So Paulo, 14 de janeiro de 2008.
_____________________
Outorgante
_________________________
Outorgado
_____________________
Testemunha
6.17 Relatrio
o documento onde so demonstrados resultados de atividades variadas. importante,
pois possibilita ao administrador conhecer e acompanhar pessoalmente todos os fatos,
situaes e problemas que estejam ocorrendo na empresa.
Caractersticas:
1. Deve ser objetivo, informativo e apresentvel.
2. A extenso de um relatrio varia de acordo com a importncia dos fatos relatados.
Ex.: Um relatrio de uma visita de inspeo deve sem bem menor que o relatrio
anual de uma empresa.
3. A redao deve ser simples, com boa pontuao e ortografia correta.
4. As informaes devem ser precisas. No deixar quaisquer dvidas quanto aos
problemas, nmeros, cifras e estatsticas.
5. O relatrio deve levar a uma concluso e sugerir providncias posteriores para a
complementao de um trabalho.
6. Os espaos devem ser amplos para facilitar a leitura.
7. Colocar uma capa titulada para que se saiba do que se trata.
8. O ttulo ser sempre em letras maisculas.
Forma do relatrio:
Ttulo: sinttico e objetivo, dando uma idia do todo.
Objeto: introduo e objetivo do trabalho.
Escopo: mencionar o que deixou de ser abordado.
Referncias: fontes de consulta, trabalhos, pessoas, bibliografia consultada.
Texto principal: observaes, dados, nmeros, comentrios.
Concluses: resumo, resultado e constataes.
Sugestes: providncias recomendadas, investigaes, observaes, novos estudos,
alternativas, etc.
RELATRIO DE AUDITORIA
Filial So Paulo
Nos dias 28 e 29 de dezembro de 2007 foi realizada uma auditoria nas dependncias da filial So Paulo da
Empresa Industrial Amazonas onde se constatou que:
- O nmero de funcionrios administrativos no suficiente para atender aos clientes e vendedores
externos da empresa;
- Equipamentos como mquinas de escrever, calculadoras, telefones, etc esto em pssimo estado de
conservao, so muito antigos e apresentam defeitos que comprometem a qualidade e eficincia dos
servios;
- As salas atuais so insuficientes para acomodar o nmero de funcionrios necessrio s suas atividades.
76
6.18 Requerimento
um documento de solicitao redigido e encaminhado a uma autoridade, no qual o
interessado (pessoa fsica ou jurdica), depois de fazer a sua qualificao, solicita
autoridade competente o reconhecimento de seu direito ou benefcio, de forma concisa e
clara, alegando as suas razes de maneira respeitosa. Tambm pode ser chamado de
petio.
Deve conter em sua estrutura:
z Ttulo: a palavra REQUERIMENTO, escrito em letras maisculas e centralizado.
Abaixo, o cargo a quem direcionado o documento;
z Petio ou contexto: identificao completa do requerente, o que se deseja obter e
a justificativa do pedido;
z Fecho: frases de encerramento e assinatura;
z Local e data.
REQUERIMENTO
EXMO. SR. PRESIDENTE DO DEPARTAMENTO DE TRNSITO
Paulo Soares Paes, bancrio, nascido no dia 23 de abril de 1952, portador do RG n. 2.808.054-7, residente
Rua Aristides Lobo, n. 876, apto. 33, Pq. das Aves, So Paulo, SP, vem requerer a segunda via da
Carteira de Habilitao n. 346.236, por motivos de extravio.
Nestes termos, pede deferimento.
So Paulo, 14 de janeiro de 2008.
Paulo Soares Paes
EXERCCIOS PROPOSTOS
1.
a)
b)
c)
77
3. Indique certo ou errado:
O telefone, jornais, rdio so exemplos de canais de comunicao.
a) ( ) certo
b) ( ) errado
4. Quais as formas de comunicao existentes?
a) ( ) palavra, olhar, mmica, tato, postura
b) ( ) televiso, rdio, jornal
5. Indique certo ou errado:
Carta comercial uma correspondncia formal, externa, com numerao e cdigos
prprios para classificao, tendo por finalidade documentar posies, negcios,
condies, ocorrncias, etc. de uma empresa.
a) ( ) certo
b) ( ) errado
6. Indique certo ou errado:
A carta uma comunicao interna e o memorando externo.
a) ( ) certo
b) ( ) errado
7. Assinale a alternativa correta, de acordo com o que foi estudado:
um documento impresso, emitido por autoridade, escrito de forma impessoal e
genrica, informando determinadas orientaes, providncias ou deliberaes que
devem ser amplamente divulgadas.
a) ( ) carta
b) ( ) memorando
c) ( ) circular
8. Documento que possibilita a comunicao entre rgos da mesma empresa ou
chefes de departamentos, matrizes e filiais e autoridade equivalentes. Tem a
vantagem de indicar, por si s, a finalidade da correspondncia recebida.
a) ( ) carta
b) ( ) memorando
c) ( ) circular
9. um documento de solicitao redigido e encaminhado a uma autoridade, no qual
o interessado (pessoa fsica ou jurdica), depois de fazer a sua qualificao, solicita
autoridade competente o reconhecimento de seu direito ou benefcio, de forma
concisa e clara, alegando as suas razes de maneira respeitosa.
a) ( ) carta
b) ( ) requerimento
c) ( ) memorando
d) ( ) circular
10. uma comunicao externa para autoridade importante, em que uma entidade
comunica assunto de servio, de forma resumida e clara, usando linguagem
cerimonial e formal. numerado e geralmente o nome do destinatrio vai escrito
na parte inferior.
a) ( ) carta
b) ( ) memorando
c) ( ) ofcio
11. O que procurao?
a) ( ) uma comunicao externa para uma pessoa fsica ou jurdica.
b) ( ) um documento semelhante ao atestado, mas que no expedido por rgos
pblicos.
c) ( ) o instrumento que a pessoa fsica ou jurdica utiliza para outorgar poderes a
outra, ou seja, conferir mandato.
12. Qual a denominao pelo qual tambm chamado o requerimento?
a) ( ) carta
b) ( ) petio
c) ( ) relatrio
13. Qual a finalidade do relatrio?
a) ( ) Possibilita ao administrador conhecer e acompanhar pessoalmente todos os
78
fatos, situaes e problemas que estejam ocorrendo na empresa.
b) ( ) uma comunicao oficial e tem efeitos jurdicos, evitando que qualquer
pessoa possa alegar no ter sido comunicada.
14. Escolha um jornal de publicao diria e localize um edital. Cole-o em seu caderno.
15. Elabore um relatrio de auto-desempenho no curso de Secretariado.
79
7 MDULO 7 ARQUIVO
7.1 Arquivo
A palavra arquivo de origem grega. Deriva de archeion, que significa documento. o
centro de informaes, a memria viva e mecnica da empresa. Armazena informaes,
em formas de documentos, que so provas de fatos ocorridos, necessitando serem
guardados para futuras consultas.
a parte da empresa que deve ser mais bem organizada e acessvel a todos.
Arquivo o conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos ou
recebidos por pessoa fsica e instituies pblicas ou privadas, em decorrncia do
exerccio de atividade especfica, qualquer que seja o suporte da informao ou natureza
do documento.
Outros sentidos da palavra:
Mvel prprio para guarda de documentos;
Local (edifcio, sala, etc.) de uma entidade destinado guarda de sua documentao.
Antes de comear a organizar a papelada divida-a por grau de importncia:
arquivo (documentos com pouca importncia, tais como: contas pagas, tales de
cheques entre outros).
80
81
82
escolha do local;
escolha pessoal;
escolha material;
escolha do equipamento.
Obs.: o conhecido ARQUIVO MORTO no existe. Quando uma documentao pode ser
considerada sem utilidade, deve ser destruda. A documentao consultada
ocasionalmente est numa situao inativa, porm no morta.
83
arquivamento em funo da espcie de documentao arquivada, seu formato, o espao
disponvel para o mvel, etc. Os principais sistemas de arquivamento so:
a) Sistema vertical: os documentos so arquivados dentro de um mvel, de maneira
vertical, um aps o outro, no interior do mvel. Dentro deste sistema existem dois tipos
bsicos:
Frontal: documentos dispostos uns atrs dos outros, com a frente voltada para o
arquivista.
Lateral: documentos dispostos uns ao lado dos outros, com a parte lateral voltada para o
arquivista.
Vantagens
Desvantagens
Baixo custo
Vantagens
Desvantagens
84
de fcil manipulao
Desvantagens
Grande versatilidade
Iluminao perfeita
85
Projees: podem ser de papelo, plstico ou ao, alm de serem fixas ou adaptveis.
Permite ao arquivista localizar os assuntos no arquivo.
Desvantagens
rpido. Os documentos so
imediatamente localizados pela
facilidade de acesso e manipulao.
86
Regra 1
Divida o nome em Unidades de Arquivamento. Cada palavra ou abreviatura que faz parte
do nome de pessoas uma unidade de arquivamento e a base para a ordenao
alfabtica.
1 Unidade = ltimo sobrenome, seguido de vrgula;
2 Unidade = prenome
3 Unidade = sobrenome (s)
Regra 2
Considere todas as unidades de arquivamento e todas as letras de cada unidade.
Regra 3
Utilize a vrgula para indicar inverso, isto , o ltimo sobrenome est em primeiro lugar.
As partculas D, de, da, e, das, do, dos, no so consideradas unidades de arquivamento
e devem ser anexadas na mesma unidade que a palavra anterior.
Exemplo:
1 Unidade
2 Unidade
3 Unidade
Roberto Diniz
Diniz,
Roberto
Carlos DAndrade
DAndrade,
Carlos
Milton S. Muniz
Muniz,
Milton S.
Renato da Silva Lopes
Lopes,
Renato da
Silva
Classificar em ordem alfabtica:
DAndrade, Carlos
Diniz, Roberto
Lopes, Renato da Silva
Muniz, Milton S.
Regra 4
Ao classificar nomes estrangeiros que possuam prefixo, preposio ou artigo escritas com
inicial maiscula (Di, Del, De La, De, Von, Mc, O) coloque estas palavras como
pertencentes mesma unidade de palavra posterior, isto , no devem ser separadas.
Nomes com apstrofo so considerados uma s palavra. (Ex.: SantAna).
Exemplo:
1 Unidade
2 Unidade
3 Unidade
Luiza Martins DAngelo
DAngelo,
Luiza
Martins
Kym ONeil
ONeil,
Kym
Roberto Carlos De Penedo
De Penedo,
Roberto Carlos
Mary Le Win
Le Win,
Mary
Jonathan Van Douglas
Van Douglas,
Jonathan
Marylin Di Lazaro
Di Lazaro,
Marylin
Richard Mc Guerty
Mc Guerty,
Richard
Antoine LEngle
LEngle,
Antoine
Juan Del Rey
Del Rey,
Juan
Classificar em ordem alfabtica:
DAngelo, Luiza
De Penedo, Roberto Carlos
Del Rey, Juan
Di Lazaro, Marylin
87
LEngle, Antonine
Le Win, Mary
Mc Guerty, Richard
ONeil, Kym
Van Douglas, Jonathan
Regra 5
Quando um sobrenome composto de substantive e adjetivo, constituem uma nica
unidade. Nomes com Santa, Santo e So tambm seguem esta regra.
Exemplo:
1 Unidade
2 Unidade
3 Unidade
Antnio Castelo Branco
Castelo Branco,
Antnio
Jos Monte Verde
Monte Verde,
Jos
Anderson Santa Paula
Santa Paula,
Anderson
Marcelo Villa Rica
Villa Rica,
Marcelo
Classificar em ordem alfabtica:
Castelo Branco, Antnio
Monte Verde, Jos
Santa Paula, Anderson
Villa Rica, Marcelo
Regra 6
Sobrenomes ligados por hfen constituem uma nica unidade de arquivamento e no
devem ser separados.
Exemplo:
1 Unidade
2 Unidade
3 Unidade
Heitor Villa-Lobos
Villa-Lobos,
Heitor
Regra 7
Para classificar nomes acompanhados de ttulos, deve-se escrever o ttulo entre
parnteses, aps a palavra da ltima unidade. Os ttulos funcionam apenas como
elemento de identificao, nos casos de pessoas com nomes idnticos.
Exemplo:
1 Unidade
2 Unidade
3 Unidade
Dr. Carlos P. Salgado
Salgado,
Carlos
P. (Dr.)
Padre Jlio De Aquino
De Aquino,
Jlio (Padre)
Coronel Jos da Silva
Silva,
Jos da (Coronel)
Dra. Fabiana Marques
Marques,
Fabiana (Dra.)
Regra 8
Para classificar nomes acompanhados de ttulos e apresentados apenas em parte
(sobrenome ou prenome), voc deve registr-los na ordem direta, sem inverso, porm
no se usa vrgula.
Exemplo:
Princesa Fiona
Rainha Elizabeth II
Cardeal Arcoverde
Prncipe Roberto
1 Unidade
Princesa
Rainha
Cardeal
Prncipe
2 Unidade
Fiona
Elizabeth
Arcoverde
Roberto
3 Unidade
II
88
Classificar em ordem alfabtica:
Cardeal Arcoverde
Princesa Fiona
Prncipe Roberto
Rainha Elizabeth II
Regra 9
Palavras que indicam grau de parentesco (Filho, Jnior, Neto, Sobrinho) pertencem a
mesma unidade do ltimo sobrenome, mas no so consideradas na ordenao
alfabtica. Essas palavras funcionam apenas como elemento de identificao.
Exemplo:
1 Unidade
2 Unidade
3 Unidade
Vinicius Camargo Jnior
Camargo Jnior,
Vinicius
Joel Rui Ribeiro Filho
Ribeiro Filho,
Joel Rui
Felipe Lopes Neto
Lopes Neto,
Felipe
Andr Ribas Sobrinho
Ribas Sobrinho,
Andr
Classificar em ordem alfabtica:
Camargo Jnior, Vinicius
Lopes Neto, Felipe
Ribas Sobrinho, Andr
Ribeiro Filho, Joel Rui
Regras de classificao alfabtica para nomes de empresas
Regra 1
Nomes de razes sociais entram sempre na forma direta.
Exemplo:
1 Unidade
2 Unidade
Organizaes Leon Ltda
Organizaes
Leon
Confeitaria Londres Ltda
Confeitaria
Londres
3 Unidade
Ltda
Ltda
Regra 2
As palavras abaixo, mesmo estando presentes em nomes de empresas, NO so
consideradas na ordenao alfabtica, pois no so consideradas unidades de
arquivamento.
Artigos definidos, no singular ou plural;
A preposio de, dos, das, e, &, quando presentes no meio do nome;
As partculas The, Le, La, Der.
Regra 3
Na classificao, os nmeros constantes de nomes de empresas so considerados como
se fossem escritos por extenso.
Exemplo:
A Qualidade
A Credifcil Ltda
Ao Esportista
Palcio dos Cristais
Fernandes, Lopes & Cia.
1 Unidade
A Qualidade
A Credifcil
Ao Esportista
Palcio dos
Fernandes,
2 Unidade
3 Unidade
Ltda
Cristais
Lopes &
Cia.
89
Lojas 5 Estrelas
2 Irmos Automveis
Lojas
2
5
Irmos
Estrelas
Automveis
Gasolina
leo
Bronze
Ouro
Prata
Currculos
Recrutamento e Seleo
90
diviso geogrfica do pas. aberta uma pasta para cada Cidade ou Estado. Dentro dela,
em ordem alfabtica, so separadas as sub-regies daquela Cidade ou Estado.
Mtodo Numrico indicado para bibliotecas, desenhos tcnicos, etc.
um mtodo indireto e, assim, necessita de ndice remissivo, ordenado alfabeticamente,
para arquivamento ou localizao de um documento. O mtodo prev 3 etapas.
1. Etapa: os assuntos principais so divididos em nmeros de 100 em 100, assim:
100 Administrao
200 Aluguel
300 Compra
2. Etapa: as primeiras subdivises de cada grupo recebem nmeros de 10 em 10, por
exemplo:
200 Aluguel
210 Apartamento
220 Casa
3. Etapa: as segundas subdivises tm nmeros de 1 em 1:
200 Aluguel
210 Apartamento
211 Apartamento de 1 dormitrio
Vantagens
Desvantagens
Lembre-se de que ter um arquivo em ordem essencial para evitar problemas. Para que
possamos ter um arquivo de fcil manuseio, importante seguirmos as seguintes dicas:
91
papis cujo contedo est no computador e, portanto, dependendo do caso, ele
desnecessrio.
EXERCCIOS PROPOSTOS
1. O que arquivo?
2. Quais so as funes do arquivo?
3. Quais so os tipos de arquivo existentes quanto a idade da documentao?
4. O que Arquivo Histrico?
5. Qual a diferena entre Arquivo Centralizado e Descentralizado?
6. Quais os mtodos de arquivamento existentes?
7. De que se trata o mtodo geogrfico e onde ele mais utilizado nas empresas?
8. Indique certo ou errado:
Em uma classificao de documentos em ordem alfabtica. As letras K, W e Y no
so utilizadas, pois no pertencem ao alfabeto da Lngua Portuguesa.
a) ( ) certo
b) ( ) errado
9. O que significa classificar uma correspondncia?
10. O que Unidade de Arquivamento?
a) (
) a primeira folha de um documento.
b) (
) Cada palavra ou abreviatura que faz parte dos nomes das pessoas ou
instituies.
c) (
) a primeira palavra de um nome de pessoa.
11. Indique certo ou errado:
Em um nome de pessoa, o ltimo sobrenome a 1. unidade de arquivamento.
a) ( ) certo
b) ( ) errado
12. Faa a classificao dos nomes por unidade de arquivamento e em seguida a
classificao alfabtica:
Rosa Resende, Edmundo Santos Rodrigues, Maria de Souza, Maria das Graas
Nogueira, Marcelo do Carmo e Silva, Luis dos Santos, Carlos DAndrade, Henrique O.
dos Santos, Richard Mc Guerty, Vera de Abreu, Jos Monte Verde, Andreda Silva GamaPinto, Padre Jlio De Aquino, Princesa Diana, Padre Marcelo Souza, Padaria e
Confeitaria Coliseum Ltda, Organizaes Amazonas Ltda, Supermercado de Calados, Ao
Som de Copacabana, Lojo 3 Irms Ltda, Doces & Salgados Feliz S/A, Mrcia DAlmeida,
Mrio Von Tal, Jos Santa Paula.
1 Unidade
2 Unidade
3 Unidade
4 Unidade
( )
( )
5 Unidade
6 Unidade
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(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
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(
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(
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)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
93
94
8.1.2 Cartrios
Sua empresa ir utilizar-se dos servios de cartrio medida que forem necessrias
providncias de ordem jurdica.
Os servios mais utilizados so os seguintes:
95
Correios
Empresas de nibus
Companhias Areas.
96
9.3.2 Bens
So todas as coisas que a empresa possui, como mquinas, mveis, dinheiro, imveis,
veculos e qualquer bem que tenha valor econmico. Os bens podem ser divididos em:
1. Bens mveis: podem ser transferidos de um local para outro, sem alterao de
valor. Ex.: mveis e utenslios, mquinas, etc.
2. Bens imveis: so bens fixos, que no podem ser deslocados de seu lugar natural.
Ex.: terrenos, edifcios, construes, etc.
9.3.3 Direitos
So os valores que outras empresas ou pessoas devem a empresa, isto , o que temos a
receber. Estes valores so gerados quando a empresa vende mercadorias ou presta
servios a prazo.
9.3.4 Obrigaes
So as dvidas da empresa, isto , o que temos a pagar, o que compramos para pagar
mais tarde, chamamos de obrigaes.
97
9.3.5 Receita
a renda proveniente da venda de mercadorias.
9.3.6 Custo
a despesa para desenvolver suas atividades, isto , compra de matrias-primas,
mercadorias, pagamento de impostos, embalagens, salrios, fretes, etc.
9.3.7 Lucro
O objetivo de toda empresa o lucro, isto , diferena positiva entre as receitas e os
custos. Este lucro (ou prejuzo) apurado ao comparar as despesas e receitas no fim do
exerccio.
Veja os casos abaixo:
1. Lucro: quando as receitas forem maiores que as despesas;
2. Prejuzo: quando as despesas forem maiores que as receitas;
3. Em equilbrio: quando as despesas forem iguais s receitas.
9.3.8 Escriturao
o registro dos fatos que ocorrem no patrimnio. Como os registros so feitos em ordem
cronolgica, a Contabilidade apresenta caractersticas de histria do patrimnio.
9.3.10 Ativo
a soma dos bens e direitos.
9.3.11 Passivo
a soma das obrigaes.
98
EXERCCIOS PROPOSTOS
1. Indique certo ou errado:
Patrimnio o que a empresa possui, o que os outros lhe devem e o que ela deve
aos outros.
a) ( ) certo
b) ( ) errado
2. Como chamada a diferena positiva entre as receitas e os custos?
a) ( ) prejuzo
b) ( ) direitos
c) ( ) lucro
3. Como chamada a renda gerada pela venda de mercadorias ou prestao de
servios?
a) ( ) custo
b) ( ) lucro
c) ( ) receita
4. Como chamada a despesa efetuada para compra de matrias-primas?
a) ( ) custo
b) ( ) lucro
c) ( ) receita
5. O que Ativo?
a) ( ) a soma dos bens e direitos.
b) ( ) a soma das obrigaes.
6. O que Passivo?
a) ( ) a soma dos bens e direitos.
b) ( ) a soma das obrigaes.
7. O que so livros de escriturao?
8. O que balancete de verificao e qual sua finalidade?
9. Faa uma pesquisa em jornais ou pela internet (caso voc tenha acessibilidade) e
traga um modelo de balano patrimonial ou balancete mensal de verificao.
10. Referente ao mdulo de Contabilidade, faa um breve relatrio mencionando a
importncia da disciplina e o que voc agregou de conhecimentos, conforme seu
entendimento.
99
10 GLOSSRIO DA SECRETRIA
Vocabulrio de termos que necessitam de explicao; um dicionrio pessoal ou empresarial que a pessoa ou
a profisso escolhida pela mesma, escolhe seu prprio vocabulrio pessoal ou empresarial e forma o glossrio
com palavras que a escolher com os seus significados.
A
ADMINISTRAO: Nome que se d ao conjunto de indivduos com a responsabilidade de operar empresas
com ou sem fins lucrativos. A tendncia atual que as grandes empresas tenham uma administrao de
indivduos assalariados que no so necessariamente proprietrios ou acionistas. O incentivo da administrao
no o lucro, mas salrios elevados, status e segurana no cargo. A separao entre administrao e
propriedade uma das caractersticas importantes do sistema capitalista.
AGENDAR: Marcar compromissos.
AMBIENTE: Meio em que se vive.
APERFEIOAMENTO: Concluir com esmero; adquirir maior grau de perfeio.
APRESENTAO: A apresentao um documento usado para credenciar algum que dever representar
uma autoridade ou realizar uma determinada tarefa.
ARQUIVO: Lugar ou depsito onde se guardam documentos.
ASSDIO MORAL: a exposio dos trabalhadores e trabalhadoras a situaes humilhantes e
constrangedoras, repetitivas e prolongadas durante a jornada de trabalho e no exerccio de suas funes,
sendo mais comuns em relaes hierrquicas autoritrias e assimtricas, em que predominam condutas
negativas, relaes desumanas e a tica de longa durao, de um ou mais chefes dirigida a um ou mais
subordinado(s), desestabilizando a relao da vtima com o ambiente de trabalho e a organizao, forando-o a
desistir do emprego.
ASSISTENTE/ASSESSOR (A): Executivo que tem uma parcela de autoridade de linha delegada por seu
superior, relativamente a toda ou a uma parte da jurisdio deste. Quando o termo "assistente de" ou
assessor (a) de, este tem posio de assessoria e auxilia o chefe em diversas atividades, mas no tem
autoridade para dar ordens a outros executivos subordinados a seu superior.
ATITUDE: Tomar frente nas situaes.
ATIVIDADE: Qualidade de ativo; execuo de servios.
ATUALIDADE: poca presente; Ter informaes, notcias sobre o momento atual.
ATUALIZAO: Tornar atual; modernizar.
AUTO-ESTIMA: um dos processos psicolgicos que mais influencia a vida e o desempenho humano, pois
representa o componente emocional do nosso eu, isto , o quanto gostamos verdadeiramente de ns mesmos
e do modo de vida que levamos.
AUTOMAO: Pessoa incapaz de ao prpria.
AUTORIZAO: Autorizao a denominao de um documento que d permisso para a realizao de uma
atividade especial, no qual devem constar a assinatura de uma autoridade, o nome da pessoa credenciada e a
tarefa ou ao que ser por ela realizada. A autorizao dever ser numerada, datada e ter uma cpia
arquivada no setor que a expediu.
B
BALANO: Verificao ou resumo de contas comerciais; verificao da receita e despesa, ao fim de cada
exerccio social.
C
CADASTRO: Lista; inventrio; elenco; registro: rol dos bens e posse de um Estado, municpio ou pas, de uma
sociedade ou associao; o conjunto de informaes gerais referentes a pessoa fsica ou jurdica, isto ,
situao econmico- financeira, limites de crdito e outros dados, que permitem a uma instituio financeira
operar dentro de razovel margem de segurana.
CARREIRA: Sucesso profissional.
COLABORAO: Trabalho em comum; ajuda.
COMPETNCIA: Qualidade de quem capaz de apreciar e resolver certo assunto.
COMPORTAMENTO: Qualquer espcie de relatividade ou atividade autogerada, inclusive configuraes
complexas de sentimento, percepo, pensamento, atitude, disposio, em relao a estmulos internos e
externos, tangveis e intangveis. Qualquer ao observvel em pessoa ou animal. Pelo hbito de coisificao
(retificao), pode ser tambm o comportamento de conceitos abstratos, como se fossem realidades ou
objetos.
COMPREENSO: Totalidade de caracteres abrangidos numa idia geral; entendimento.
COMPROMETIMENTO: Responsabilizao.
COMPROMISSO: Obrigao ou promessa mais ou menos solene; dvida que se deve solver em determinado
dia; concordata de falidos com credores.
COMUNICAO: Participao; informao; aviso; transmisso; ligao.
CONHECIMENTO: Cincia, experincia, informao.
CONSCIENTIZAO: Ter conscincia de algum ato ou de alguma coisa; concentrar-se em determinado
100
assunto; confiar na sua fora ou poder.
CONTEDO: O que est dentro de um contexto; de um lugar.
CONVOCAO: Convocao um instrumento de comunicao emitido com base em regulamento, estatuto,
lei, decreto, que deve ser assinado por autoridade competente. Atravs deste documento, algum chamado a
comparecer a uma determinada reunio ou evento.
CORRESPONDNCIAS: Troca de comunicaes por escrito.
CRIATIVIDADE: Ter capacidade de criar; tirar do nada e produzir algo.
CURRICULUM VITAE: o documento que fornece dados e informaes a respeito de algum, quanto a sua
formao intelectual, profissional, especificando todos os cursos que tenha realizado, experincias
profissionais, interesses pessoais, objetivos, planos de trabalho. O Curriculum Vitae pode ser utilizado nas mais
variadas situaes, tais como: solicitao de emprego, concesso de bolsas e auxlios, inscrio para auxlios a
projetos, acompanhando trabalhos enviados a congressos, simpsios, apresentando conferencistas, etc. Esse
documento, usualmente, encaminhado atravs de um ofcio, de uma carta de apresentao ou por uma
resposta de anncio.
D
DECISO: Resoluo; sentena; firmeza; coragem.
DECLARAO: Documento pblico; manifesto; esclarecimento.
DEFINIR: Decidir; fixar; marcar; expor com preciso; explicar, esclarecer.
DESEMPENHO: Exercer; representar; executar.
DESELVOVIMENTO: Ampliao; progresso; desenvolvimento.
DINMICA: Determinao do comportamento emocional ou como se desenvolve; ativo; energtico.
E
EDUCAO: Estimular, desenvolver e orientar as aptides do indivduo, de acordo com os ideais de uma
sociedade determinada.
EFICCIA: Que d bom resultado.
EFICINCIA: Ao; fora; virtude de produzir um efeito; eficcia.
EMPREENDEDOR (A): Ativo(a), arrojado(a).
EMPREGABILIDADE: Condio daquele que, ajustado s contnuas mudanas no mundo do trabalho, est
apto a nele permanecer.
ENTENDIMENTO: Razo; compreenso; inteligncia; talento; opinio; juzo; ajuste; combinao.
EQUILBRIO: Ter o controle da situao; compensar; no perder.
EQUIPE: Indivduos que tomam parte, juntos, num determinado trabalho; quadro.
ESTRATGIA: Arte de traar planos.
ESTTICA: Cincia que trata do belo, na natureza e na arte.
ESTRESSE: Soma das perturbaes orgnicas e psquicas provocadas por diversos agentes agressores tais
como: fadiga, trauma, emoes.
ETIQUETA: Saber como se comportar; Ter educao.
EXECUTIVO (A): Que est encarregado de executar as tarefas de uma empresa.
F
FINANAS
Dinheiro; posses; riqueza; cincia das variaes da moeda.
FLEXIBILIDADE
Comportamento de uma pessoa facilmente adaptvel. Caracterstica do comportamento de uma pessoa capaz
de mudar rapidamente uma direo ou linha de pensamento.
G
GERENCIAMENTO: Administrar; gerenciar.
GLOBALIZAO: No h uma definio que seja aceita por todos. Ela est definitivamente na moda e
designa muitas coisas ao mesmo tempo. H a interligao acelerada dos mercados nacionais, h a
possibilidade de movimentar bilhes de dlares por computador em alguns segundos, como ocorreu nas Bolsas
de todo o mundo, h a chamada "terceira revoluo tecnolgica"( processamento, difuso e transmisso de
informaes). Os mais entusiastas acham que a globalizao define uma nova era da histria humana.
GLOSSRIO: Vocabulrio de termos que necessitam de explicao.
H
HABILIDADE: Capacidade ou habilidade inata ou adquirida, que permite a uma pessoa desempenhar-se de
uma tarefa com proficincia.
HIPTESE: Suposio admissvel; teoria provvel mas no demonstrada; suposio.
HOMENAGEM: Protesto de venerao; reverncia; respeito.
I
INFORMAO: Informao o documento pelo qual um servidor, no exerccio de suas atribuies, por
solicitao, presta esclarecimento(s) necessrio(s) sobre um processo para posterior elaborao de parecer e
despacho.
101
INFORMTICA: Tcnica do tratamento automtico de informaes; comunicao ciberntica.
INOVAO: Introduzir medidas novas.
J
JUSTIFICATIVA: A justificativa uma exposio - de - motivos, onde se expressam opinies j formalizadas,
em razo das quais se deseja a obteno de um despacho definitivo ou orientador para m assunto a ser
resolvido, podendo, ao final, constar sugestes de deciso.
L
LIDERANA: Funo de lder; forma de dominao baseada no prestgio pessoal e aceita pelos dirigidos.
M
MARKETING PESSOAL: descobrir seu potencial, planejar sua imagem e expor seu produto de conhecimento
MOTIVAO: Interesse espontneo por determinada tarefa.
MULTIFUNCIONALIDADE: ter conhecimento amplo e atuar em vrias frentes, como criar projetos, consolidar
parcerias e formar equipes.
N
NEGOCIADOR (A): Pessoa que trata de negcios; encarregado das negociaes.
O
OBJETIVO: Fim que se quer atingir; idia ou sentimento.
OFICIALIZAR: Tornar oficial; dar sano ou carter oficial a.
ORIENTAO: Encaminhar; indicar o rumo; examinar cuidadosamente os diferentes aspectos de uma
questo.
P
PACINCIA: Qualidade de paciente; resignao; perseverana tranqila.
PARTICIPAO: Tomar parte em; comunicar; levar ao conhecimento de; informar; transmitir.
PERFIL: Se encaixar nos procedimentos da Empresa.
PSAMES: Expresso de condolncia pela morte de algum ou por algum infortnio. O mesmo que
condolncias e sentimentos.
PLANEJAR: Fazer planos; tencionar; projetar; traar.
POLTICA: Cincia do governo dos povos; astcia; artifcio; civilidade; maneira hbil de agir.
PONDERAO: Prudncia; observao; considerao.
POSTURA: Deliberao municipal escrita que obriga os muncipes ao cumprimento de certos deveres de
ordem pblica; atitude.
PRTICA: Ato ou efeito de praticar; saber resultante da experincia; aplicao da teoria; conferncia.
PRESS- RELEASE: O "release" ou "press-release" um texto informativo distribudo imprensa, ao rdio ou
televiso para ser divulgado gratuitamente. Normalmente, esse texto elaborado pelas assessorias de
imprensa, relaes pblicas. constitudo, em mdia, de 30 linhas. O ttulo, elaborado com um verbo de ao,
preferentemente no presente do indicativo, deve chamar a ateno do leitor. De sua leitura, deve-se
depreender respostas s perguntas: quem, o qu, quando, onde, como, por qu.
PROBLEMA: Proposta para se lhe d a soluo; dvida; que pode ter muitas solues; aquilo que difcil de
explicar ou resolver.
PROCEDIMENTO: Comportamento; processo; ao.
PROGRAMA: Planejamento; escrito em que se d a ordem das atividades determinadas.
PROJETO: Projeto: empreendimento a ser concretizado dentro de determinado esquema: projeto
administrativo; projeto educacional, etc. Assim sendo, "O projeto corresponde ao conjunto de informaes,
sistemticas e racionalmente ordenadas, que nos permite estimar os custos e benefcios de um certo
investimento.
Q
QUESTIONRIO: Coleo de questes ou perguntas; interrogatrio.
R
REALIZAO: Por em prtica; tornar real.
RECADO: Participao verbal; aviso; mensagem; repreenso.
RECIBO: um documento escrito em que uma pessoa, um rgo ou uma empresa declaram ter recebido
alguma coisa.
REDAO TCNICA: Auxilia nas dvidas mais comuns sobre documentos oficiais.
RESPONSABILIDADE SOCIAL: Obrigao de responder pelos seus atos e/ou pelos da sociedade.
RESULTADO: Conseqncia; efeito; fim.
S
SALRIO: Preo do trabalho; retribuio de servios feitos; paga; honorrios; vencimentos; ordenado.
102
SECRETRIO (A): Aquele que escreve as atas das sesses de uma assemblia; o que escreve a
correspondncia de pessoa ou entidade; o que guarda segredos; um livro que contm modelos de cartas; o
auxiliar direto do chefe; incumbido de secretariar os trabalhos e do expediente.
SISTEMAS: Conjunto de partes coordenadas entre em si; conjunto de partes similares;
SITUAO: Ato ou efeito de situar; disposio recproca das diferentes partes de um todo.
SOCIALIDADE: Tornar- se social; colocar sobre o regime de associao; reunir em sociedade.
SUCESSO: Aquilo que sucede; acontecimento; resultado; concluso; xito.
T
TELECOMUNICAO: Comunicao a distncia; servio que conjuga os meios de transmisso e processos
de localizao a distncia.
TELEGRAFIA: a mais antiga forma de comunicao por fio ou por rdio. foi responsvel pelo incio do
desenvolvimento das comunicaes. E hoje utilizado principalmente entre os Radioamadores de todo o
mundo.
TELEGRAMA FONADO: Mensagem gravada, levada atravs do telefone.
V
VIOLNCIA: Qualidade de violento; ato de violento; constrangimento; emprego de fora; ato de violentar.
103
104
sucesso, nem todo relacionamento resistir s diferenas, nem todo amor durar eternamente, nem todo esforo
ser completo, nem todo sonho ser realizado, mas temos o dever e o direito de errar para acertar, perder para
ganhar, cair para levantar. Enfim, de fracassar para ter sucesso. Boa Sorte!
105
Ter de trabalhar enquanto os outros tomam sol beira da piscina.
A realizao de um sonho depende de dedicao, h muita gente que espera que o sonho se realize por mgica,
mas toda mgica iluso, e a iluso no tira ningum de onde est, em verdade a iluso combustvel dos
perdedores pois...
Quem quer fazer alguma coisa, encontra um MEIO. Quem no quer fazer nada, encontra uma DESCULPA.
106
atendimento e ser tratada com respeito. Ento, faa o mesmo!
Dicas:
Nunca fale o habitual al. Use a prtica utilizada pela empresa: nome da empresa, seu nome e sua saudao
para ligaes externas e apenas seu nome ou, se preferir, tambm uma saudao para as internas;
Evite o terrvel quem fala?, quem ? quem gostaria?. Seja corts ao telefone e pergunte de uma outra forma
como por gentileza, quem deseja falar ou quem quer falar?;
Se o cliente precisar aguardar na linha, no o deixe esperando por muito tempo, pois correr o risco dele
desligar o telefone ou atender outra linha interna dele;
Nunca digite enquanto fala ao telefone e evite fazer barulho ao redor que possa prejudicar a conversa com o
cliente;
Caso esteja em uma ligao particular e seu telefone tocar (linha interna ou externa), desligue ou coloque sua
chamada em espera ou hold. D prioridade s ligaes da empresa;
Se tiver uma crise de riso, soluo ou tosse, pea licena ao cliente e coloque o telefone em espera;
Se tocar uma outra linha, pea licena por 1 minuto, atenda a 2 linha e diga que est em outra ligao e que
retornar em seguida;
Evite comer, beber, mascar chiclete ou chupar bala enquanto fala ao telefone;
Caso seu chefe no esteja disponvel para atender o cliente, jamais pea para o cliente ligar mais tarde ou de
novo. Quem deve retornar a ligao voc;
Se combinar dia e horrio para retornar a ligao, faa-o conforme o combinado, ou, caso haja algum
imprevisto, avise ao cliente;
Se a ligao for feita para um celular, sempre inicie a conversa, perguntando se a pessoa pode atender naquele
momento;
Nunca diga Ele no se encontra, afinal ele no est perdido. Diga apenas Ele no est;
Quando for transferir uma ligao externa a algum internamente da sua empresa, tenha a delicadeza de
adiantar o assunto ao colega de trabalho e s assim transferir a ligao. No cometa a grosseria de transferir
diretamente a ligao sem mesmo saber se seu colega est em seu local de trabalho ou mesmo se ele poder
atender o cliente pois o cliente voltar a ligar para voc, e, provavelmente estar irritado;
Use um tom de voz firme, claro e gentil ao telefone. Evite grias, diminutivos, gritos, intimidades (amor, bem,
querida);
Se estiver ao telefone com o cliente, evite conversar com a colega de trabalho quando ele sair da linha por
alguns instantes. Ele poder ouvir algum assunto pessoal ou da empresa;
Se estiver resfriada, evite tossir, espirrar ao telefone enquanto fala. Pea um minuto e coloque o telefone em
espera. Caso a situao esteja crtica, pea desculpas e ligue em seguida, quando estiver se sentindo melhor;
Sorria ao telefone. Voc pode no perceber, mas far toda a diferena. Voc no se sente mais vontade
quando algum fala com voc sorrindo? Pois ...
Se no quiser ofender o cliente, evite falar Ele saiu, Est em reunio, No pode atender. Procure ser
sincera na medida do possvel e evite esses clichs;
Seja natural ao telefone. Voc no percebe quando algum est mentindo ao telefone? Tenha certeza de que os
outros tambm!
Tente se conter com clientes mal-educados. Mantenha sua classe e postura e tente acalm-lo. Jamais o
interrompa, grite ou seja agressiva com ele.
Na necessidade de anotar um recado para o chefe ou colega de departamento, tenha sempre mo papel e
caneta, escreva com letra legvel e fale e anote corretamente.
Ateno: no faa o cliente repetir vrias vezes o recado. Ningum suporta isso!
E, no se esquea de anotar dia, hora e assinar o recado ou, se preferis, envie um e-mail. No faa o que
geralmente a maioria faz; que o de transmitir o recado quando se encontrar com o colega. E se voc no v-lo?
Ele ficar sem receber o recado?
Quando precisar deixar um recado no celular ou no escritrio do cliente, fale de forma clara e pausada, repita
apenas o telefone de contato e agradea.
Por fim, quando ligar para algum, diga j na primeira frase seu nome, empresa e porque est ligando. Assim
evitar aqueles interminveis e cansativos dilogos.
Diga: Bom dia, sou fulana, secretria do ... e d seu recado. Simples assim!
107
cordial, gentil, emptico. Procure compreender o problema alheio.
Seja emptico: Coloque-se no lugar do cliente. Para isso voc precisa imaginar quo srio e significativo a
reivindicao do outro. Imagine que voc um atendente de um Pronto Socorro Infantil do Big Bom Plano de
Sade. Uma me desesperada, chorando entra na sala com o filho com 38,5 de febre. Bom, isso no uma febre
muita alta, voc pensa. Ento, vira-se para a me e diz: Senhora, isso no nada (com o ar mais natural do
mundo). Vou preencher sua filha e em 15 minutos o mdico a atender. Imagine a aflio dessa me, que pode
ser "marinheira de primeira viagem", pode ter feito tratamento para engravidar o que agrava seu medo. Ela pode
no ter a menor idia do quanto considerado normal para uma febre. Mas sabe que ama seu filho.
Talvez, se voc mudar um pouco a forma de falar...: "-Senhora, o mdico vai atender seu filho em poucos
minutos. Procure ficar calma porque esta temperatura indica apenas uma febrcula. Ns estamos aqui para ajudla. No se preocupe". Voc vai perceber que o retorno positivo vir naturalmente.
Por outro lado, para nos comunicarmos com preciso fundamental sermos bons ouvintes. Nada mais chato que
ser interrompida a cada vrgula. Concentre-se no que o outro diz! Demonstre que sua ateno est
completamente voltada para atend-lo(a). No se permita divagar. Use seu felling para perceber o que est nas
entrelinhas. E, ao interromper o outro inadvertidamente volte atrs e desculpe-se da falta de cortesia.
E quando somos atendidas por algum com Sndrome de Odontopediatra? Imagine a cena: "Meu anjinho, abre a
boquinha, para eu ver o dentinho. Obrigadinha. Aqui uma revistinha. uma lembrancinha para voc que foi
lindinha. " Nossa! Tudo bem, quando temos entre 2 e 3 anos, pode at ser legal. Mas, vamos combinar que
passando dos 15 anos, ao sermos atendidas por: Queridinha, amorzinho, meu bem, nos sentiremos fora de
contexto. A menos que seja um gato tipo Brad Pitt ou Richard Gere (para as que passaram ligeiramente dos 30).
Neste caso, prevalece a regra da cortesia e entusiasmo. Atenda ao telefone seguindo a regra bsica, mas que
no falha: Diga o nome da Empresa, Seu nome e Cumprimente ao interlocutor. Fale pausadamente para ser
entendida na primeira. Evite o: Quem? De onde? Lembre-se de tratar cada telefonema como nico, especial, vip,
super!.
* Maria do Carmo Ferreira Lima - Bacharel em Secretariado Executivo Bilnge pela Universidade Anhembi
Morumbi e Especialista em Gesto de Recursos Humanos pela Universidade de Santo Amaro UNISA. Atuou por
mais de 6 anos como Secretria de Presidncia e Diretoria. Lecionou no Curso de Secretariado da Faculdade de
Tecnologia de So Paulo FATEC/SP e na Unicastelo. articulista para alguns sites, como o www.rh.com.br.
consultora de cursos para Secretrias, entre eles: Etiqueta Empresarial, Etiqueta mesa, Marketing Pessoal,
Rotinas Secretariais.
108
Um dos grandes problemas para as empresas, hoje em dia, que muitos funcionrios levam consigo os arquivos
quando so transferidos de setor ou desligados do emprego. Com isso, a memria histrica e tecnolgica da
empresa vai se desintegrando. Procure instru-los para conservar todos os arquivos na empresa.
109
10. Restringir ao mximo os contatos no escritrio relacionados a atividades sociais, familiares. Os
executivos, de modo geral, se mostraram avessos a este comportamento.
Como se pode perceber, vrias expectativas refletem uma mudana de perfil na profisso de secretria.
Esta mudana passa pela maior autonomia nas decises, postura mias de assessora, mentalidade mais
questionadora. importante que esta no seja apenas uma mudana de nomenclatura, ou que tarefas continuem
as mesmas, talvez um verniz maior em algumas aes ou at uma pequena delegao de poderes. sempre
bom lembrar que cabe primordialmente ao executivo a responsabilidade de desenvolver a secretria.
Nossa pesquisa revelou que os que praticam esta responsabilidade tm parcerias mais eficazes.
Muitos empregadores desconhecem e no respeitam a regulamentao da profisso. s vezes, nem a prpria
profissional conhece o seu cdigo de tica ou os requisitos para desenvolver bem suas funes.
* Lcia Casimiro consultora associada OPC Consultoria.- Jornal: O Estado de So Paulo
110
Orkut, Multiply, LinkedIn esses nomes so familiares para voc? Estes so apenas alguns exemplos de redes
de relacionamento disponveis na internet, sites que esto promovendo uma grande mudana nas relaes
interpessoais.
Segundo ela, o profissional no valer apenas pelo que sabe, mas tambm pela forma que utiliza este
conhecimento.
O que as empresas esperam dos profissionais neste novo sculo? Enganou-se quem pensou em competncia ou
criatividade. Para Stefi, as empresas querem resultado.
Para chegar a ele, trs questes se fazem necessrias:
1. Qual a contribuio que voc deu aos acionistas?
2. Onde voc agregou valor hoje?
3. Onde voc faz a diferena?
Se voc no chegar a tempo, algum o far. O mercado pede atitude. Quem chega em segundo lugar raramente
lembrado, principalmente no mundo corporativo, declarou a consultora. Esta atitude refere-se a tudo, inclusive
na hora de buscar atualizao profissional. Ningum fala mais em dominar as tcnicas de digitao e
atendimento ao telefone. O que est em alta hoje so as competncias intelectuais e comportamentais.
O perfil das secretrias de hoje e dez anos atrs mudou muito. Confira as principais diferenas:
ONTEM
HOJE
Atender ao telefone
Atender a clientes
Ativo social
Ao automtica e mecnica
Ao criativa e participativa
Perfeccionista e rgida
Flexvel e espontnea
Dependente
Submissa
Pr-ativa e empreendedora
Executadora
Gerencia projetos
Isolada
Sobreviver nas organizaes depender da capacidade de se relacionar, vender idias e impor respeito. Voc
gerencia processos, com eles vem o reconhecimento, disse ela s participantes do evento.
Neste cenrio de constantes mudanas, algumas caractersticas tornam-se fundamentais, tais como:
Saber julgar;
Ser estvel (No ser sujeita a chuvas e trovoadas);
Ter capacidade de comunicao;
Ter inteligncia social (Se o executivo precisar de uma entrevista com o presidente da Repblica, a secretria
consegue);
Ter criatividade;
Ser adaptvel e flexvel;
Saber tomar decises;
Ter capacidade de liderana e exerc-la quando preciso, cultivando entusiasmo pelo trabalho;
Estimular e fazer trabalho em equipe.
A fora dominante da sua vida a fora como voc pensa. Da a importncia de encarar os desafios e projetar
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um futuro. Para isso acontecer, importante reavaliar suas metas e resultados e saber para onde quer direcionar
sua carreira. Que tipo de reconhecimento queremos? questiona Stefi.
Ter metas plausveis muito importante porque a partir delas que voc vai canalizar seus esforos e ter atitude
para fazer as escolhas certas. Com metas e atitude em mente, bom lembrar que:
- Nada acontece por acaso;
- Faa o melhor com aquilo que a vida lhe deu;
- Aprenda a continuar aprendendo;
- Faa diferente;
Conhece a mxima De boas intenes o inferno est cheio? No mundo empresarial, ela pode ser lida como a
boa vontade no vale nada sem o comprometimento. Ou seja, de que adianta ir trabalhar todos os dias, se o que
voc faz no lhe d prazer? A dica da consultora : Mude! Pode ser de empresa, de cargo e at de rea. O
importante saber que o grande responsvel por sua carreira voc mesmo. Os xitos e realizaes dependem
das suas aes, e da paixo que voc tem pelo seu trabalho, concluiu Stefi.
Texto publicado na Revista on line "Sua Carreira" do site Empregos.com.br
Matria referente a Confira a cobertura do 7 Frum Internacional Senac de Secretrias, que ocorreu em
Setembro em So Paulo por Camila Micheletti.
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estou fazendo apologia a derrota como grande professora, mas estou querendo mostrar que as perdas devem ser
vistas como um processo de aprendizagem. Dura e cruel, difcil de engolir, mas necessria nos momentos de
crescimento e evoluo de cada um de ns.
Imagine a cabea de um jogador profissional ao perder dois pnaltis em uma mesma partida. Isso aconteceu de
fato e o profissional ficou apagado o restante da partida e no final saiu de cabea baixa.
O maior cestinha do mundo novamente nos d uma valiosa lio de perseverana e presena de esprito. Muitos
jogadores deixam de arriscar quando a bola no entra nos primeiros arremessos. Oscar, ao contrrio continua
arremessando mesmo quando erra e a explicao dele simples, mas genial:
"Continuo porque sei que, a partir de um momento, a bola vai comear a entrar". E como sabemos a bola entra
mesmo.
No existe vergonha em ter problemas ou sofrer derrotas. Isso acontece comigo, com voc e com todos que no
usam capa de super heri e saem voando pela cidade afora. Terrvel se permitir levar uma vida medocre com
resultados nfimos por medo de arriscar-se.
Tirar das derrotas lies de vida a serem aplicadas ao nosso cotidiano deixou de ser algo distintivo e passou a ser
uma obrigao de cada um de ns.
Mas no acredite que derrotas e fracassos sejam a mesma coisa. Derrotas so momentneas. Fracassos se
tornam permanentes pelo fato de adquirirmos medo do que vem pela frente.
fcil seguir em frente quando a mar est boa, o difcil prosseguir quando a situao crtica. So nesses
momentos que os super-heris sem capa mostram sua fora.
* Fbio Violin, Mestre em Estratgias e Organizaes (UFPR), colaborador ou colunistas em mais de 130 sites no
Brasil e exterior, professor universitrio de graduao e ps-graduao, palestrante e consultor de empresas.
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Editora Senac
CHING, Rosa A arte de secretariar: tudo o que voc precisa saber para ser uma secretria
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Novatec Editora, novembro de 2006
FERREIRA, Reinaldo Mathias Correspondncia Comercial e Oficial com tcnicas de
redao. Editora tica
GOLD, Miriam Redao Empresarial Escrevendo com sucesso na Era da Globalizao
Makron Books
GOMES, Sara Secretria Nota 10
Fundao Biblioteca Nacional, 1 edio, outubro de 2003
GUIMARES, Mrcio Eustquio O livro azul da secretria moderna
Editora rica
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Editora Melhoramentos, 1 edio, outubro de 2005
PACOLA, Eliana Cristina Secretariado Administrativo com Exerccios Prticos
Editora Viena, 2002
PEREIRA, Ktia Cristina Alves Secretria Bem Sucedida: um novo conceito de profissional
Apostila site Secretariando
WEIL, Pierre Relaes Humanas na famlia e no trabalho
Editora Vozes, 2003