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1, 2 e 3 da Lei nº 9.610, de 19/06/98, Lei dos Direitos Autorais).

IMAGENS E ILUSTRAÇÕES: Freepik, Pixabay e outros citados diretamente nas imagens.

2ª edição
FOTO E VETORES DA CAPA: Freepik, Seeklogo e acervo próprio.
DESIGN: Raphael Cafachi Paulino.

CÉLIO LUÍS MARTINS

SECRETARIADO
 Índice

Índice
................................................................................................................................................... 1

Índice ................................................................................................................. 6
Objetivo do Curso ................................................................................................. 9
Capítulo 01 – Introdução ..................................................................................... 11
A História da Profissão do Secretariado ........................................................................ 12

Qualidades Exigidas .......................................................................................................... 14

Ciclo da Competência .................................................................................................... 16

Papel da (o) Secretária (o) ............................................................................................... 18
O que é ser uma Secretária? ........................................................................................ 19
Características necessárias para ser uma Secretária? ............................................. 19
Qual a formação necessária? ....................................................................................... 21
Apresentação Pessoal......................................................................................................... 21
Cuidado com a Imagem................................................................................................. 22
Marketing Pessoal........................................................................................................... 22
Questões................................................................................................................................ 28

Anotações.............................................................................................................................. 29
Capítulo 02 – Administração e o Secretariado ......................................................... 31
Ética e Moral ........................................................................................................................ 31

Por que se fala em Ética hoje? ..................................................................................... 33

Áreas de Atuação ............................................................................................................... 34
Áreas de Atuação e Especialidades............................................................................ 36
Mercado de Trabalho .................................................................................................... 37
Questões................................................................................................................................ 39

Anotações.............................................................................................................................. 40
Capítulo 03 – Alguns pontos Importantes para um(a) Secretário(a) ............................. 42
Qualidade no ambiente de Trabalho.............................................................................. 42

Inteligência Emocional .................................................................................................... 43

Eficácia Profissional ............................................................................................................. 48

6
 Índice

Eficiência e Eficácia ........................................................................................................ 49

Questões................................................................................................................................ 50

Anotações.............................................................................................................................. 52
Capítulo 04 – Planejar e Assessorar diferentes tipos de Eventos ................................. 55
Noções de Organização de Eventos ............................................................................... 55

Identificar a Postura e as Ações do Profissional de Secretariado ............................. 59

Agente Facilitador ............................................................................................................... 61

Questões................................................................................................................................ 65

Anotações.............................................................................................................................. 66
Capítulo 05 – Dia a dia do Profissional do Secretariado ............................................ 67
Planejamento de Tarefas Diárias ..................................................................................... 68

Agendamento de Compromissos .................................................................................. 72

Gerenciar Arquivos e Documentos com Segurança ....................................................... 75

Gestão de Documentos .................................................................................................. 75

Operar Ferramentas básicas dos Editores de Texto .................................................... 83

Questões................................................................................................................................ 86

Anotações.............................................................................................................................. 87
Capítulo 06 – Organização e Controle de Documentação ............................................ 88
Como preparar viagens Nacionais e Internacionais ..................................................... 88

Como preparar uma Reunião............................................................................................ 89

Modelo de uma Pauta ................................................................................................... 92

Papel da Secretária em Reuniões .................................................................................... 93

Ata de Reunião .................................................................................................................... 93

Tipos de atas ................................................................................................................... 94

Como fazer uma ata de reunião formal .................................................................... 95
Trabalho ................................................................................................................................ 96

Questões................................................................................................................................ 97

Anotações.............................................................................................................................. 98

7
 Índice

Capítulo 07 – Atitudes da Secretária: com os superiores, colegas, clientes internos e

externos .................................................................................................................... 100
Atitudes para alavancar sua Carreira...................................................................... 101
Administração do Tempo: O próprio tempo e o do superior .................................... 103

Regulamentação da Profissão ........................................................................................ 104

Capital Intelectual: Atividades da Secretária ......................................................... 106

Questões.............................................................................................................................. 107

Anotações............................................................................................................................ 108
Capítulo 08 – Avaliação do Curso ......................................................................... 110

8
Objetivo do Curso

O objetivo do curso de Secretariado é formar profissionais que

desempenhem a função de Secretário (a), um profissional apto a
assessorar e articular a área administrativa das empresas, estando
instrumentalizado em termos de idiomas, técnicas secretariais e
comunicação geral. Isso quer dizer que deverá conhecer e entender a
empresa em todos os seus aspectos, interpretando objetivos, visando
obter resultados. Administração, planejamento e organização são conceitos que o Secretário
deverá dominar em toda a sua extensão.
É fundamental para este profissional o desenvolvimento da habilidade de
relacionamento com as pessoas para conseguir resultados que impulsionem a empresa, além
de desempenhar tarefas como a interpretação das formas de trabalho e normas
empresariais necessárias ao bom desempenho da função.
O Secretário (a) é o profissional que assessora a área administrativa das empresas,
é o elo de ligação entre a empresa e seus clientes internos e externos. Como coordenador
de informações, administra relacionamentos e conflitos, ou seja, o profissional secretário
executivo trabalha para a organização e não somente para o executivo o que leva à
necessidade de compreender as rotinas e os processos organizacionais de forma ampla e
abrangente.

Boa aula, bom curso!

Editora Divinità.

9
 Capítulo 01

Capítulo 01 – Introdução
A busca incessante pelo conhecimento e a permanente observação da rotina dos
escritórios, o espírito de pesquisa e o interesse pelas descobertas tecnológicas modernas
podem determinar o sucesso profissional dos(as) secretários(as), através de muito empenho,
estudo, dedicação e com a experiência vivida no dia-a-dia nos escritórios.
Hoje, o mercado de trabalho exige que os(as) secretários(as) sejam criativos,
dinâmicos, práticos, ágeis, atentos, que assumam responsabilidades, que tenham iniciativa e
que sejam capazes de assessorar com segurança e determinação.
Devem ter como princípio a dedicação, a eficiência e a eficácia, a moral e a ética,
saber trabalhar em equipe e dividir tarefas, paciência, tolerância, inteligência emocional e
racional para tomar as decisões necessárias e coerentes.
Não deixar que o desinteresse pelo estudo, pela leitura, a acomodação e o modo
trivial de executar o serviço, permaneçam em mente, após esse curso, porque o sucesso
profissional depende do empenho, dedicação, competência, que se adquire com muito
estudo e seriedade.

11
 Capítulo 01

A História da Profissão do Secretariado

Nas antigas civilizações egípcias e
mesopotâmicas, por volta dos séculos IV e V, tem-se
registro da profissão de escriba. Eram homens de
confiança do rei ou imperador e possuíam o maior
domínio da escrita do reino. Eles redigiam ordens e
cartas, classificavam arquivos e se encarregavam de sua
execução. Pode-se concluir que esses escribas eram os
antigos secretários do reino.
Durante a idade média a função de secretária
praticamente desapareceu, em face das condições
políticas, econômicas e sociais. A função era exercida
apenas em parte, pelos monges nos mosteiros que, na
realidade, não são exatamente secretários, mas, sim
copistas, que na realidade eram pessoas que copiavam.
Durante a segunda fase da Revolução Industrial iniciada em 1860, Christopher Sholes
inventou um tipo de máquina de escrever. E Lilian Sholes sua filha foi a responsável para
testar tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever numa máquina, em público.
Lilian Sholes nasceu em 30 de setembro de 1850. Por ocasião de centenário de seu
nascimento, as empresas fabricantes de máquinas de escrever fizeram diversas
comemorações. Entre elas, concursos para escolher a
melhor datilógrafa e tais concursos alcançaram
sucesso, passando a repetir-se anualmente, a cada 30
de setembro. Como muitas secretárias participavam, o
dia passou a ser conhecido como o "Dia das
Secretárias".
Christopher Sholes, inventor que deu início à
indústria de máquinas de escrever, acreditava que sua
invenção foi de fundamental importância na
emancipação feminina, pois possibilitou que a mulher
entrasse no mercado de trabalho dos escritórios.
São Jerônimo, homenageado em 30 de
setembro, é o santo protetor das secretárias. Ele
nasceu em Estrido, na Dalmácia. Estudou gramática,
retórica e filosofia em Roma. São Jerônimo trabalhou como secretário do papa Damaso,
que governou a Igreja Católica de 367 a 384. Chamado de Doutor Máximo das Escrituras,
Jerônimo traduziu o Antigo e o Novo Testamento, a Vulgata, para o latim. Ele morreu no
começo do século V.

12
 Capítulo 01

No Brasil em meados da década de 60 surgia o "Clube das Secretárias", que em

mais alguns anos se transformaria na "Associação das Secretárias do Rio de Janeiro",
exatamente a 15 de dezembro de 1970.
Foi a primeira Associação civil surgida com o objetivo de reunir e agrupar a classe,
visando à conscientização e ao aprimoramento profissional. Em 7 de setembro de 1976, foi
criada, então, a ABES - Associação Brasileira de Entidades de Secretárias, participando do
ato as associações dos seguintes Estados: Bahia, Ceará, Espírito Santo, Maranhão, Pará,
Paraná, Rio de Janeiro e Sergipe.
Mais tarde se uniram a essas as Associações dos demais Estados brasileiros, à
exceção do Acre e Goiás, que até hoje ainda não têm a sua Associação, como não tem
Fernando de Noronha, por suas peculiaridades.
O movimento secretarial fortalecia-se cada vez mais, e em 20 de setembro de 1977
obtinha a Lei n° 1421/77, que instituiu a data de 30 de setembro como o DIA NACIONAL
DA SECRETÁRIA. A data possui fundamento histórico, significando o aniversário de Lilian
Sholes, filha do inventor da máquina de escrever. Christopher Sholes e primeira mulher a
datilografar em público, em 1873, numa demonstração do invento do pai, como já dizemos
anteriormente.
A evolução da profissão, com as transformações que isto acarretou, é um fato, como
é também para as alterações que ocorreram em todas as profissões. Muitas atividades que
faziam parte do cotidiano das empresas simplesmente desapareceram, em virtude,
sobretudo, da introdução, em larga escala, dos computadores, outras atividades evoluíram,
ganhando novas características. Como por exemplo: a máquina de datilografia foi
literalmente substituída pelo computador, palmtop, com isso os documentos deixaram de ser
simples e se tornaram mais técnicos, como o ofício, a circular, etc.

Hoje, o profissional deve se preparar para exercer diversas tarefas numa empresa,
pois se não o fizer poderá perder o seu espaço no mercado de trabalho. Palavras como

13
 Capítulo 01

atualização, conhecimento, pesquisa, trabalho em equipe, autonomia, criatividade,

dinamismo e iniciativa passam a fazer parte da bagagem do profissional, que cada vez
mais deve buscar o seu aprimoramento.
No Brasil, são antigos os cursos de formação de técnicos em secretariado. Com a
chegada, principalmente das multinacionais e a modernização da tecnologia, foi necessário
dar um treinamento mais profundo e específico. As secretárias conquistaram, a partir da
década de 70, os primeiros cursos de 3º grau de secretariado.
A partir de agora, nenhum profissional de secretariado poderá prescindir de seu
Registro Profissional, quer nas DRTs (Delegacias Regionais do Trabalho), enquanto vigorar a
Lei 7.377/85 quer através dos Conselhos, quando for aprovado o Anteprojeto que já foi
encaminhado ao Congresso. Secretário sem Registro será um profissional sem amparo da Lei
e de um Sindicato.
Em alguns Estados brasileiros o dia foi oficialmente reconhecido. Em São Paulo, por
exemplo, a lei nº 1.421 de 26/10/1977, reconhece e oficializa 30 de setembro como "Dia
da(o) Secretária(o)".

Qualidades Exigidas
A secretária moderna está se tornando uma profissional capaz de pensar
estrategicamente e não ser apenas uma cumpridora eficiente e rápida de ordens e
solicitações, tem que se colocar em um novo patamar, conseguindo compreender a dinâmica
de todos os projetos com os quais o executivo esteja comprometido.

14
 Capítulo 01

Ela não pode mais se limitar a cursos de relacionamento humano e informática,

precisa agregar conhecimento por meio da educação continuada, como em MBA e outras
alternativas de extensão universitária, pois assim terá mais condições de estabelecer
sinergia com o executivo que assessora, pensando nos objetivos da empresa.
Novos desafios são colocados à carreira de secretária, a rigor, e devem ser
enfrentados e vencidos por esses profissionais. As(os) secretárias(os) demonstram, e cada vez
mais entendem a realidade contemporânea do trabalho e as exigências impostas aos que
desejam construir carreiras vitoriosas.
É importante para secretária (o) aproveitar a oportunidade de participar dos
mesmos cursos que seus superiores participam, porque o conhecimento é a arma mais
importante para um profissional de verdade, conseguir superar os seus desafios. Com o
conhecimento aprimorado, ela poderá trabalhar de forma melhor na direção dos objetivos
de seu setor na empresa.
Podemos citar as seguintes qualidades:
Competência - Esta é essencial em qualquer profissão, portanto ao escolher a
profissão de secretária por exemplo, esteja certa e preparada para o exercício da mesma.
A secretária deverá ter sólidos conhecimentos em várias áreas e assuntos com: língua
estrangeira, redação comercial e oficial, emprego corretamente da gramática, computação,
controle de arquivos, boa comunicação, atendimento ao público, recepção, organizar
reuniões, eventos, saber regras de etiqueta.
Deverá a secretária estar inteirada dos acontecimentos da empresa, ter total
conhecimento dos serviços do seu departamento, recebimento e distribuição de documentos,
agendamento dos compromissos de seu superior, agendamento das tarefas que deverão ser
executadas no decorrer do seu dia de trabalho, estar pronta a atender as demandas dos
clientes internos e externos.
Enfim, ser competente para um profissional de secretariado, é estar preparado para
conduzir o dia-a-dia com boa disposição, organização, presteza, estar sempre em busca do
aprimoramento de suas atividades, estar antenada com as novidades de sua profissão.
Os desafios organizacionais de hoje exigem soluções cada vez mais grupais. A
liderança efetiva é a que vai construir grupos autônomos e maduros para atender clientes
com excelência. É mais pertinente do que nunca instrumentalizar gestores para que suas
gestões tenham visões mais abrangentes do que apenas a obtenção de resultados.
A liderança necessária para o nosso momento é a que obtém comprometimento para
resultados em paralelo ao crescimento das pessoas.

15
 Capítulo 01

Ciclo da Competência
1) Iniciando a Ação
a) Visão / Imaginação
b) Clarificação de Metas
c) Risco

2) Planejamento e Solução de Problemas

a) Tomada de Decisão / Solução de Problemas
b) Administração de Custos
c) Estimulando a Participação
d) Clareza nas Comunicações

3) Gerenciamento dos Recursos Humanos

a) Construção de Equipe
b) Coaching
c) Lidando com Conflitos

4) Feedback
a) Fornecimento de Feedback

5) Ajuste de Desempenho
a) Padrões de Desempenho
b) Energia
c) Persuasão
d) Delegação x Permissividade
e) Pressão nas Metas

6) Reconhecimento
q) Reconhecimento pelo Bom Desempenho

16
 Capítulo 01

Discrição - Esta é uma das qualidades mais essenciais na profissão de secretariado

tanto em questões profissionais quanto pessoais.
A secretária atenta aos assuntos da empresa, que demonstra competência em seus
afazeres acaba que naturalmente conhecendo todos os assuntos relacionados a empresa ou
até mesmo ao seu superior ou outros colegas de trabalho, daí a importância da sua
discrição.
Não cabe a uma secretária sair comentando assuntos confidencias da empresa ou de
seu superior, a discrição é de extrema importância, uma secretaria discreta tem a confiança
de seus superiores e de seus colegas de trabalhos.
A discrição também poderá ser abordada quanto a vida pessoal da secretária, na
maneira de se vestir, se maquiar, se pentear, se comportar em seu ambiente profissional e
social.
Esteja atenta a tudo e fale somente o necessário, fuja de conversas que não levam a
nada evitando assim que fique mal vista pelas pessoas e perdendo a confiança que
naturalmente você conquistou.
Pontualidade - Seja a secretária pontual em seus compromissos e afazeres inclusive
pessoais. Se em sua vida pessoal você não consegue se organizar para resolver seus
assuntos dentro dos prazos previstos, como conseguirá cumprir os prazos da empresa em
que trabalha, pagamentos e horários.
Seja pontual ao chegar em seu local de trabalho, muito embora a secretária, muitas
vezes não consiga sair no seu horário ficando até mais tarde na empresa. Procure chegar
alguns minutos antes assim você terá tempo para tomar café, retocar a maquilagem antes
de dar início ao serviço, não comprometendo assim, cumprimento dos prazos de suas
atividades.
Muitas vezes algumas atividades devem ser cumpridas dentro de determinados
prazos, do contrário comprometerá os serviços do seu superior, por exemplo, relatórios,
prestações de contas, contas a pagar, entrega de produtos a clientes, etc. O não
cumprimento de prazos poderá comprometer inclusive a imagem da empresa perante os
seus clientes externos.
É de responsabilidade das secretárias a cobrança dos cumprimentos desses prazos
inclusive a nossos superiores, que muitas vezes estão abarrotados de atividades e aí entra a
secretária com sutileza lembrando por exemplo do relatório que ele precisa concluir, a
secretária poderá ainda, se oferecer para ajudar na conclusão do relatório por exemplo.
Cobrar de outros setores, colegas de trabalho determinada informação, não deixando
assim que os prazos de forma geral não sejam cumpridos.
Cortesia - Seja sempre cortês em qualquer circunstância, as vezes nos deparamos
com pessoas mais agressivas, mesmo assim devemos manter a postura, o sorriso deverá estar
sempre estampado em nosso rosto.

17
 Capítulo 01

A secretária precisa exercer a cortesia de maneira natural e sem confundir com

intimidades com as pessoas, a simplicidade tem que ser característica fundamental no trato
com as pessoas. Esteja sempre disponível a colaborar com as pessoas de alguma forma,
sempre com muita simpatia e aquele sorriso.
Boa Vontade - Muitas vezes nos pegamos com atividade que não nos agradam,
porém sabemos que é preciso fazer, para isso a secretária deverá ter boa vontade no
exercício da sua profissão.
Se a secretária está cheia de boa vontade ela irá executar qualquer atividade da
melhor maneira possível, isso mesmo, se você não sabe deverá ser honesta e dizer que não
sabe, mas, deixar claro que tem boa vontade de aprender, quer tentar e não simplesmente
se omitir.
Com tempo você irá perceber que essa boa vontade em ajudar, em executar
determinada atividade só irá trazer recompensas e satisfação pessoal, você verá que a boa
vontade lhe dará grandes vitórias pessoal e profissional e as pessoas a sua volta irão
perceber isso em você.

Papel da (o) Secretária (o)

Secretária pelo dicionário Michaelis significa "Aquela que organiza e participa dos
afazeres básicos e cotidianos de um escritório". A importância da profissão de secretária é
maior do que muitos julgam, muitas vezes nem mesmo as próprias secretárias reconhecem
essa importância.
São tantas as qualidades exigidas a essas profissionais, e a falta da mesma em uma
empresa ou departamento causa alguns transtornos, muitos superiores sentem perdidos
quando a secretária está de férias por exemplo, outros colegas de trabalhos de outros
departamentos também sentem à falta dessa profissional.

18
 Capítulo 01

O que é ser uma Secretária?

Secretária é a profissional que em um escritório organiza, documenta, paga
contas, datilografa, classifica documentos, redigi cartas, se comunica com clientes e
auxiliares externos do escritório, além de, possivelmente, fazer algumas tarefas
pessoais de seu superior, obtendo confiança e credibilidade deste.
A secretária se encarrega de toda a parte burocrática da empresa para qual
trabalha, documentando, arquivando e organizando todos os papéis referentes.
Fazem, também, o intermédio de clientes e pessoas físicas com seu superior por
telefone, analisando sua agenda e seus compromissos. Essa profissional é parte
fundamental de um escritório, pois é ela que mantém todos os documentos em ordem,
para que todas as outras pessoas possam se organizar de acordo com o que ela
preparou.
Características necessárias para ser uma Secretária?
Para atuar no mercado de maneira relevante, a profissional deve ter
paciência para lidar com os assuntos de outros e deve ser extremamente confiante,
para que seu superior e o escritório possam se organizar com base no que ela faz.
São muitas as características exigidas à secretária que podemos até pensar
que cabe a nós a “perfeição”, não é bem assim não é mesmo? Afinal somos humanas
e também cometemos erros, precisamos apenas ser humildes o suficiente para assumi-
los e corrigi-los e dentro do possível nos policiarmos para atendermos tais
características.
As características desejáveis são:
Liderança - É preciso conhecer muito bem o que você faz, a empresa e o
departamento onde atua e principalmente alguns valores do cotidiano profissional,
tais como: humildade, conhecimento, conquista, inteligência emocional e autocrítica.
Saber quando falar e principalmente saber ouvir, agradecer e ter bom
relacionamento com os demais funcionários, conquistar a confiança de cada um.
Atenção aos detalhes - Secretária fique atenta em suas tarefas, nos
acontecimentos a sua volta, esteja sempre atenta aos detalhes.
Capacidade de concentração - Naquilo que houve, fala, no que faz suas
chances de acertos serão maiores.
Capacidade de lidar com o público - Seja cortês, sorridente, atenciosa,
prestativa.
Capacidade de organização - A secretária tem que ser capaz de se
organizar para o bom andamento de suas tarefas e do seu superior. Deverá saber
organizar toda documentação de forma fácil de sua localização quando for

19
 Capítulo 01

necessário, os agendamentos devem ser organizados de forma que não se deixe

passar nada despercebido.
Método - Procure uma forma de trabalho que você consiga desempenhar seu
papel de maneira satisfatória.
Perseverança - Nunca desista na primeira ou segunda tentativa, busque
sempre alternativas para o que deseja, busque ajuda de outras pessoas.
Conhecimento de assuntos gerais - Secretária atualize-se não só sobre a sua
profissão, procure saber de tudo um pouco, um conhecimento a mais faz a diferença.
Leia muito, jornais, revistas, livros, esteja sempre atualizada sobre os últimos
acontecimentos.
Saber trabalhar sob pressão - Controle emocional, a secretária deverá
trabalhar muito bem seu controle emocional, podemos encontrar diversos tipos de
superiores e personalidades. A inteligência emocional faz parte da vida da
secretária para saber sair de diversas situações temperamentais das outras pessoas.
Saber administrar bem o tempo - Este é um fator importante para o sucesso
das suas atividades e do seu superior, procure dividir as tarefas como prioridades,
urgências, o que pode ou não pode esperar mais.
Saber lidar com números - Procurar ter conhecimentos básicos para
desenvolver e entender determinadas atividades financeiras, controles de estoques.
Boa comunicação - Comunicação a base para um bom relacionamento, bom
negócio. Seja comunicativa, saiba expressar-se corretamente, dê sugestões, ouça,
considere o que as pessoas falam, coloque suas argumentações de forma inteligente.
Boa memória - Com a modernidade dos dias atuais a memória está cada vez
menos sendo trabalhada, as facilidades do dia-a-dia fazem com que a memória
fique enfraquecida.
Precisamos exercitar mais a memória, pois a secretária não deverá confiar
100% em sua memória, são muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo tanto na
vida profissional quanto pessoal, por isso secretária tenha sempre à mão caneta e um
bloco de anotações ou uma agenda, anote tudo e depois certifique-se de que tudo
foi resolvido, os recados foram dados.
Boa aparência - Secretária esteja sempre com boa aparência, a sua profissão
exige isso, unhas limpas e cuidadas, cabelos arrumados, roupas limpas, passadas, de
acordo com o ambiente de trabalho, roupa de festa não deve ser usada para o
trabalho e vice-versa, a secretária deve estar bem maquiada de maneira discreta e
suave.
Bom humor - Sempre alegre e sorridente, problemas ou conflitos não devem
ser passados para as outras pessoas, esteja sempre bem disposta.

20
 Capítulo 01

Paciência - Seja paciente em todas as circunstâncias, para melhor condução

dos assuntos e tarefas.
Confiabilidade - Esteja sempre confiante em suas tarefas, nas pessoas,
conquiste a confiança delas principalmente de seu superior.
Raciocínio - Rápido.
Delegação - Saber transferir responsabilidades a outros, saber dividir tarefas,
trabalhar em grupo e dividir com a equipe as vitórias.
Qual a formação necessária?
Para atuar na área como secretária, o profissional deve possuir no mínimo
ensino médio completo. Há o curso de Técnico em Secretariado ou nível superior em
Secretário Executivo, que podem oferecer maior conhecimento ao profissional,
proporcionando mais qualificação e maiores chances de conseguir bons empregos.
Existem alguns cursos que se relacionam sobre como ser uma secretária
eficiente e se destacar no mercado, como o de redação empresarial, marketing
pessoal, atendimento telefônico, organização de eventos, além de outros.
A maioria dos sindicatos de secretários dos Estados oferecem cursos diversos
relacionados a profissão, esses cursos são promovidos em eventos, congressos,
seminários, palestras ou feiras educacionais.
O profissional deve obter um diploma para atuação, deferido pelo Ministério
da Educação, que é uma ferramenta positiva na hora da "seleção" de emprego. Ao
concluir o curso técnico ou superior a secretária de posse do seu diploma e outros
documentos necessários deverá dar entrada na solicitação do seu registro profissional
junto a Delegacia Regional do Trabalho-DRT.

Apresentação Pessoal
É de extrema importância para quem pretende exercer a profissão de secretária, a
apresentação pessoal. Nada mais lamentável do que você ser atendido por uma pessoa
toda desleixada, suja, com mau cheiro, despenteada, que não sabe se portar, sem qualquer
postura.
É exatamente aí que entra a etiqueta profissional e pessoal, como você se comporta,
como é a sua postura profissional e pessoal, a sua maneiro de se portar, se vestir, receber
as pessoas, de falar ao telefone. A etiqueta é nada menos que o bom uso do bom senso e
dos bons modos.

21
 Capítulo 01

Cuidado com a Imagem

A primeira imagem é a que fica
quantas vezes já ouvimos essa expressão,
e ela faz sentido em nossas vidas. A
secretária precisa ter uma aparência
impecável.
A beleza que falamos aqui não se
trata de ter os olhos azuis, cabelos longos
maravilhosos, rosto de boneca, não é
nada disso, pois todas as pessoas possuem uma beleza particular.
Esta imagem deverá ser de uma pessoa saudável, alegre, com sorriso
estampado em seu rosto, dentes limpos e bem tratados, cabelos bem arrumados e
limpos, roupas não de marcas caras, mas sim limpas, bem passadas e de acordo com
o ambiente de trabalho, uma boa maquiagem discreta. Ser mulher, usar toda sua
feminidade colocar beleza em tudo, com harmonia e delicadeza.
Esteja sempre elegante e bem vestida, use roupas adequadas ao seu
ambiente de trabalho, sem exageros, procure sempre um visual sóbrio e discreto,
combine adequadamente os assessórios, a maquiagem, os sapatos devem ser
confortáveis dando leveza ao caminhar e praticidade ao deslocar-se.
Lembre-se a sua vestimenta deverá ser de acordo com o ambiente e horário,
trabalho ou festa, praia, a secretária tem que apresentar-se de maneira correta em
todas as situações.

Marketing Pessoal
Precisamos colocar em prática o nosso marketing pessoal, mostrar nossas
qualidades pessoais e profissionais, nossas atitudes como pessoa, precisamos ser
verdadeiros, mostrar o que não somos.

22
 Capítulo 01

A secretária precisa agir de maneira natural sem forçar uma situação ou

atitude que não seja a dela, agir de forma condizente com a nossa realidade.
Lembrando: Que a humildade deve fazer parte deste processo, do
contrário você se tornará inoportuna, desacreditada e perderá a
confiança das pessoas, nessas situações geralmente falamos mais do
que devíamos ou escondemos nossas falhas e defeitos, o perigo disso é
que no dia-a-dia verdadeiramente nós mostramos.
Portanto devemos sempre ser verdadeiros para não nos surpreendermos mais
tarde com situações desagradáveis.
Devemos sempre ter o bom uso da etiqueta isto é primordial para secretária
em todas as situações. É preciso ser gentil, ser ética, ter um comportamento exemplar
em reuniões, eventos sociais, saber se colocar respeitando a hierarquia institucional,
se vestir adequadamente, saber o momento certo para ouvir e falar.
Seja você mesma, não force uma situação em que você não poderá sustentar,
haja sempre com naturalidade e espontaneidade, desta forma poderá evitar
situações desagradáveis evitando constrangimentos. As suas competências e
habilidades precisam sim ser mostradas, mas com cautela, sem imposições seja
discreta e humilde as pessoas verão o seu valor.
Não podemos esquecer que o nosso marketing pessoal é construído no dia-a-
dia, nas coisas que fazemos em nossas atitudes e postura ética, o nosso marketing
pessoal nos trará melhores resultados quando mais mostrado do que falado.
Desenvolva novas práticas de marketing de relacionamento, essencial para a
secretária, quebrar paradigmas aos poucos com cautela promover e mostrar o seu
valor como profissional. Desta forma você irá consolidando sua imagem profissional e
pessoal como um grande produto de qualidade e competência.
Não esqueça o seu marketing pessoal vai muito além da sua aparência, por
isso precisamos ter sempre as mãos um cartão de visitas apresentável, um bom
currículo.

23
 Capítulo 01

24
 Capítulo 01

Agora chegou a hora de fazer nosso Marketing

Pessoal, e para isso criaremos um currículo utilizando
um modelo do Word.
1. Abra seu Navegador.
2. Na barra de endereço digite
www.office.com e pressione Enter.
3. Entre com suas credenciais (E-mail e senha).
4. Feito isso a página office.com será aberta.

5. Clique no Word.

6. Clique na opção Mais modelos 

7. Agora localize a opção de Currículo escolar (Design moderno)

25
 Capítulo 01

8. Agora preencha o currículo com seus dados.

Lembrando: Caso tenha alguma dúvida de como fazer esse processo, chame seu
professor, ele está no laboratório para te auxiliar.

9. Terminando de preencher salve seu currículo no OneDrive.

10. Vá em Arquivo  Salvar Como.

11. Uma janela será exibida.

12. Clique no botão Salvar.

26
 Capítulo 01

13. Uma nova janela é exibida.

14. Digite Currículo SeuNome e clique no botão Salvar.

15. Feche o Word.

27
 Capítulo 01

Questões
1. Qual dia foi escolhido para o Dia da Secretária, e qual o motivo?
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2. Quais as qualidades exigidas para uma Secretária?

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3. Cite pelo menos 5 características desejáveis de uma secretária.

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4. Explique o que você entendeu sobre Apresentação Pessoal?

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 Capítulo 01

Anotações
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 Capítulo 01

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 Capítulo 02

Capítulo 02 – Administração e o Secretariado

A profissão de secretária está diretamente ligada a administração muito embora a
secretária esteja apta a desenvolver suas atividades dentro de qualquer departamento na
empresa, pois assuntos administrativos estão presentes em qualquer área de alguma forma
especificamente.
Existem alguns departamentos mais técnicos com profissionais específicos para essas
atividades, como exemplo podemos citar uma área médica, laboratórios, são profissionais
que não estão acostumados com burocracias administrativas é exatamente aí que entra o
importante papel da secretária para cuidar da parte administrativa deste setor.
A profissional de secretariado está pronta para atuar de maneira eficiente em todas
as áreas e departamentos da empresa, pode-se ver esta profissional atuando. Durante o
curso técnico ou superior a profissional de secretariado sai preparada com conhecimentos
dentro das áreas de direito, administração, contabilidade, economia, além do conhecimento
específico da profissão de secretária.

Ética e Moral
A Ética surge como disciplina filosófica na Grécia, aproximadamente em 500 a.C.
Destacamos Sócrates, que levava o povo a refletir sobre as regulamentações que ele fazia
sobre valores morais. Dessa forma, não aceitava do indivíduo respostas sem reflexão. A
necessidade de reflexão volta a ser muito importante nos dias atuais, pois estamos
observando a valorização e o resgate da ética.

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 Capítulo 02

A ética é uma reflexão filosófica sobre a moral. A moral tem a ver com os costumes,
os hábitos, os comportamentos dos seres humanos, as regras de comportamento adaptadas
pelas comunidades.

Segundo o Dicionário Aurélio Buarque de Holanda, a ética é o estudo dos juízos de

apreciação que se referem à conduta humana susceptível de qualificação do ponto de vista
do bem e do mal, seja relativamente a determinada sociedade, seja de modo absoluto.
Moral vem do latim “mos” ou “mores”, “costume” ou “costumes”, no sentido de conjunto
de regras adquiridas por hábito. A moral s e refere ao comportamento adquirido ou modo
de ser conquistado pelo homem.
A palavra “moral” e as suas cognatas referem-se ao que é bom ou mau; correto ou
incorreto, no caráter ou conduta humana. Mas o bem moral não é o único tipo de bem;
assim, a questão é saber como distinguir entre o moral e o não-moral. Esta questão é objeto
de discussão. Algumas respostas são em termos de conteúdo.
Uma opinião é que as preocupações morais são unicamente as que se relacionam com
o sexo. Mais plausível é a sugestão de que as questões morais são unicamente as que
afetam outras pessoas. Mas existem teorias que consideram que mesmo esta demarcação é
excessivamente redutora.
Outras respostas fornecem um critério formal: por exemplo, que as exigências morais
são as que têm origem em Deus, ou que as exigências morais são as que derrotam
quaisquer outros tipos de exigências ou, a inda, que os juízos morais são universalizáveis.

32
 Capítulo 02

A palavra latina “moralis”, que é a raiz da palavra portuguesa, foi criada por
Cícero a partir de “mos” (plural mores), que significa costumes, para corresponder ao termo
grego “ethos” (costumes). É por isso que em muitos contextos, mas nem sempre, os termos
“moral/ético”, “moralidade/ética”, “filosofia moral/ética” são sinônimos.
Originariamente, “ethos” e “mos”, “caráter” e “costume”, assentam-se num modo de
comportamento que não corresponde a uma disposição natural, mas que é algo adquirido
ou conquistado por hábito. É precisamente esse caráter não natural, mas cultural da maneira
de ser o homem que, na Antiguidade, lhe confere sua dimensão moral.
A função da ética é a mesma de toda a teoria: explicar, esclarecer ou investigar uma
determinada realidade, elaborando os conceitos correspondentes. Ela busca o fundamento
das normas morais sendo que elas devem valer para uma sociedade grega, medieval ou
moderna; portanto, são fundamentos para a moral grega ou moderna.
Por exemplo: a grega é orientada para a virtude de polis, a medieval pressupõe
uma essência constante, a moderna como uma moral individual.
O valor da ética como teoria está naquilo que explica, e não no fato de recomendar
ou prescrever com vistas à ação em situações concretas. Exemplos: ela não diz em que
situação devemos fazer o bem, mas o que é o bem e porque é um valor fundamental para
a pessoa. Da mesma forma em relação à justiça, respeito, liberdade, equidade, distribuição,
prudência, etc.
O problema da essência do ato moral envia a outro problema importantíssimo: o da
responsabilidade. Esta questão está ligada ao problema da vontade, por isso, é
inseparável da responsabilidade. Decidir e agir numa situação concreta é um problema
prático-moral, mas investigar o modo pelo qual a responsabilidade moral se relaciona com
a liberdade e o determinismo ao qual os nossos atos estão sujeitos é um problema teórico,
cujo estudo é competência da ética.
Por que se fala em Ética hoje?
Não é por modismo ou idealismo. Temos que discuti-la por uma questão de
sobrevivência e de anseios que estão em jogo. São estes, os anseios da humanidade:
Dignidade humana, vida, qualidade, sobrevivência. É o tema mais ecumênico que existe.
Felicidade; realização humana. Vai além da realização subjetiva: política, social,
cultural, profissional, no âmbito da esperança e da fé.
A realidade moral varia historicamente e, com ela, variam os princípios e suas
normas. Dificilmente alguém sobreviverá num mundo cada vez mais competitivo se não
trabalhar embasado em uma ética voltada para o bem coletivo.
Encontramos no Código de Ética dos (as) secretários(as) os direitos e deveres que não
devem ser apenas observados, mas si m analisados de forma a levar o profissional de
secretariado a uma reflexão da sua atuação profissional. O (A) Secretário(a) deve levar em

33
 Capítulo 02

consideração a ética, como requisito para executar suas funções, para ser profissional,
respeitar o próximo, manter o sigilo das informações.

Áreas de Atuação
Com a globalização, a Secretária moderna está
muito mais participativa do dia-a-dia da empresa. A
secretária moderna precisa estar atenta com as novas
tecnologias e as novas tendências mundiais, o que
poderá ser melhorado com essas tendências para o
seu assessoramento a superior.
Frente ao mercado de trabalho a profissional
de secretariado está cada vez mais valorizada e
ganhando espaço, percebe-se que muitas destas
profissionais novas oportunidades de crescimento
através da busca contínua do conhecimento.
A Secretária conectada a todas estas novas
exigências do mercado está cada vez mais
valorizada, diz o conferencista e consultor Antônio
Carlos Teixeira da Silva sobre Criatividade e
Inovação.
A secretária moderna, multifuncional não pode continuar acomodada já que tudo
está dando certo para que mudar, ficar para sem buscar inovação, pois estas estão com
seus dias contados no mercado de trabalho exigente e qualificado. É preciso correr atrás do
prejuízo, tomar novas iniciativas, novas ideias, solucionar problemas mostrar-se capaz de
acompanhar as novidades do mercado na profissão.
Muitas vezes precisamos fazer uma autoanálise:
 Como estamos desenvolvendo nossas tarefas diárias?
 Estou respondendo as demandas dentro previsto?
 Será que posso melhorar, ser mais ágil, mais eficiente?
Esteja certa que irá descobrir que poderá sim ser muito superior, fazer muito melhor
do que já faz e mostrar melhor desempenho.
Seja diferente e faça a diferença, coloque em desenvolvimento a sua imaginação,
sensibilidade, inteligência, seja proativa, tenha visão de futuro buscando constante
conhecimento, comunique-se a troca de informações no enriquece profissionalmente e
pessoalmente, o conhecimento precisa ser dividido para que possamos também ter as
informações a nosso alcance.
Caso não se sentir capaz de buscar estas mudanças, de inovar de enxergar as novas
tendências, colocar em prática suas ideias, alguém fará isso por você, não gostaria de
perder grandes oportunidades pelo simples fato de se acomodar não é mesmo?

34
 Capítulo 02

Com o alto índice de competitividade profissional, para ser diferente você precisa se
mostrar diferente em sua competência, suas habilidades profissionais, ser o melhor e gostar
do que faz para ir em busca do sucesso profissional.

Separamos sete dicas falando das habilidades e competências que é preciso ter
para ser um profissional bem sucedido nos dias de hoje.
Ter princípios – Precisamos sempre basear nossas vidas em princípios imutáveis e
atemporais, como honestidade, caráter, confiança, justiça, ética e respeito que se torna a
nossa âncora. Assim, a liderança centrada nestes princípios é a chave para desencadear o
potencial humano do indivíduo.
Existe um livro chamado “Os sete hábitos das pessoas muito eficazes”, de Stephen
Covey, que nos fala que os profissionais devem ter: Liderança própria, possuir senso claro
de objetivo, significado e rumo, adaptabilidade, comunicação eficaz, sinergia, respeito
próprio, aperfeiçoar seus hábitos, conservando-se aberto a novas oportunidades.
Buscar o conhecimento constante - As questões “onde” e “como” transformaram-se
na conquista de um lugar ao sol.
O profissional deve buscar o conhecimento constante e investir em sua carreira, ser
inovador e ter sempre em mente que o mundo necessita de soluções e não de mais
problemas.
Descobrir como e onde buscar pelo conhecimento constante é o desafio do
profissional deste novo milênio. Ele deverá sempre se auto perguntar: O que eu preciso
aprender para continuar adquirindo novas habilidades, novos conhecimentos, novos
relacionamentos, novos hábitos e, assim, crescer e me desenvolver em minha carreira?
Ter atitudes positivas - É preciso enxergar os desafios como oportunidades e não
como problemas, por isso ter atitudes positivas é imprescindível para quem quer ter sucesso
na carreira profissional.
Em princípio, é preciso estar bem consigo mesmo, conhecer-se e ter paixão pelo que
faz ter bons e sinceros relacionamentos, nenhum homem é uma ilha, ser agradável com as
pessoas que te rodeiam, saber trabalhar em equipe e colocar-se ao dispor para ajudar aos
outros, definir seus próprios objetivos e traçar metas para alcançá-los.
Sair do lugar comum - Se pensarmos que as empresas precisam de pessoas com
iniciativa, competitividade, autonomia e que ao mesmo tempo também cumpram ordens,
sejam disciplinadas e façam muitas coisas sem fazer muitas perguntas, concluiremos que o
“perfil ideal” adaptado ao mercado será um profissional meio “Frankenstein” e com
grandes chances de ser infeliz.

35
 Capítulo 02

A solução é encarar esse cenário de exigências e contradições invertendo a questão

e em vez de perguntar: O que eu preciso para entrar no mercado? Deverá perguntar: O
que eu posso oferecer de valioso para ser cobiçado pelo mercado?
Qual é o “algo mais” que eu posso desenvolver? O desafio é sair do lugar comum e
se tornar alguém incomum, obedecendo, porém, seus desejos e objetivos e buscando a sua
realização pessoal e profissional.
Estabelecer o equilíbrio entre o trabalho e o descanso - Sendo o emprego uma
realidade com os dias contados é importante que o profissional tenha, sempre, em mente
que o trabalho nunca desaparecerá e que haverá desenvolvimento sem emprego, porém
competirá a ele descobrir novas formas para obter prazer em seu trabalho, para ter
simultaneidade entre trabalho, estudo e lazer e transformar o descanso em criatividade,
liberdade e sucesso profissional.
Valorizar o lado humano - Podemos afirmar que nunca se produziram tantos dados
em tão pouco tempo e que esses nunca foram transmitidos com tanta rapidez. Cada vez
mais o tempo é menor e, cada vez mais, ele vale mais dinheiro.
Frente à competitividade e à pressão as empresas também são obrigadas a ser mais
generosas para atrair e manter seu mais importante patrimônio: o capital humano.
Hoje é de extrema importância a relação colaboradores - empresa - comunidade e
cresce o número de empresas que oferecem horário flexível de trabalho, programas
psicológicos, estímulos a atividades físicas, buscando assim, fazer do lugar de trabalho uma
extensão do lar.
Os colaboradores são convidados a atuar em programas sociais e contribuir com o
desenvolvimento da sociedade.
Assumir o controle da carreira - É importante ter em mente que a força foi
substituída pela criatividade, que o medo está sendo trocado pela motivação, que o
trabalho em equipe ocupou o lugar do individualismo e, muitos profissionais ainda não se
deram conta disso e continuam buscando por empregos que não existem mais.
É importante que o profissional assuma total controle de sua carreira buscando,
sempre, a reciclagem de conhecimentos e investindo pesado em sua evolução profissional.
Áreas de Atuação e Especialidades
O profissional é requerido em quase todas as áreas empresariais, sendo elas
pequenas, médias ou grandes e pode atuar em áreas do comércio, da indústria, em ramos
de humanidades, exatas ou biológicas. Além disso, a secretária pode ser funcionária do
assessor, administrador, gerente, diretor, vice-presidente, presidente, etc, dependendo do
tamanho e atuação da empresa em que for trabalhar e a sua formação.
Concluindo o curso técnico e superior a profissional de secretariado está preparada
para assessorar diversas áreas, uma vez que a sua formação engloba a administração,

36
 Capítulo 02

ciências contábeis, ciências econômicas, direito, estatística, além das matérias ligadas
diretamente a profissão especificamente.
A autoadministração, a autoanálise, a automotivação são palavras muito utilizadas
atualmente e implicam na capacidade do indivíduo em conhecer os seus próprios limites e
superar os seus próprios obstáculos. Para que o profissional esteja bem e trabalhe bem,
produzindo e gerando resultados produtivos é importante o domínio do “autoconhecimento”.
Autoanálise para saber aonde quer chegar, que caminho seguir, como conquistar o
seu espaço, você está pronta para deixar de ser mera executora e assumir o papel de
gestora?
Mercado de Trabalho
O mercado para o profissional de secretariado é muito abrangente, existem vários
locais no qual a (o) secretária(o) pode atuar. Como é uma profissão que exige muita
dedicação e força de vontade, empresas estão sempre contratando assessoras e assistentes
para seus ofícios.

Com a evolução do seu trabalho, e ganhando credibilidade e aprimoramento das

habilidades, a secretária pode evoluir para cargos de maior confiança e especialização.
A postura profissional conta muito quando falamos do diferencial, o mercado cada
vez mais globalizado procura profissionais capacitados e dispostos a irem em busca de
novas diversidades, desafios, agregar valores inclusive no trabalho em equipe visando o
crescimento institucional da equipe de trabalho.
As empresas estão em busca de profissionais com perfil ética, comprometidos,
inovadores, comunicativos que se adaptem as novas tendências, que cresçam com as
mudanças e não se sintam colocados de lado, incapazes.

37
 Capítulo 02

Desta forma este profissional estará realmente preparado para enfrentar a

competitividade que a secretária sofre em seu campo de atuação em empresas de diversos
ramos.
Sabendo da multifuncionalidade do profissional de secretariado, o mercado de
trabalho dá espaço bastante abrangente para quem está devidamente preparado, pois
como sabemos os conhecimentos são muitos para este profissional, além do domínio em
outros idiomas, informática, técnicas modernas de secretariar, habilidades no atendimento
ao público e humanização.
A secretária deverá estar sempre aberta às mudanças, manter uma postura de
gestora, acompanhar as expectativas, os programas internos de qualidade e humanização,
planejamento estratégicos, prestar suporte técnico e científico não exclusivamente ao seu
departamento ou superior, mas a quem necessitar de seus serviços profissionais, visando
sempre o futuro da empresa em que trabalha.
Lembre-se: “O Secretário será sempre o elo empresa-executivo, e mercado-
empresa”.

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 Capítulo 02

Questões
1. Fale um pouco sobre a relação Administração e Secretária?
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2. Qual a área de atuação da Secretária?

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3. Cite e explique as sete dicas comentadas nessa apostila, para quem quer ter
sucesso profissional.
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 Capítulo 02

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Anotações
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 Capítulo 02

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 Capítulo 03

Capítulo 03 – Alguns pontos Importantes para um(a)

Secretário(a)
Nessa próxima etapa falaremos sobre a qualidade no ambiente de trabalho e a
Eficácia profissional.
Nunca devemos esquecer que a secretária, é uma figura muito importante porque o
primeiro contato que o cliente faz com a empresa costuma ser através dela. E nessa hora, se
a secretária não estiver preparada para atender com excelência, pode transmitir uma
imagem negativa da empresa ao cliente.

Qualidade no ambiente de Trabalho

Uma das responsabilidades da secretária em sua profissão e frente à instituição em
que está representando, e a qualidade total voltada para suas atividades.
A secretária deve estar a par da importância e relevância da qualidade no
desenvolvimento do exercício da sua profissão, estar sempre em busca de amadurecimento
profissional e pessoal quanto às exigências de excelência de seus resultados.

42
 Capítulo 03

Alguns aspectos podem contribuir na aplicação da qualidade nos serviços da

secretária, segue alguns exemplos básicos:
 Comprometimento com a alta administração e demais colegas de trabalho.
 A constante busca de conhecimento no sentido de aperfeiçoar o entendimento
dos conceitos.
 Condução de gestão para todas as relações da organização, baseadas nos
bons exemplos de liderança.
 Nível de assessoria interna e externa eficaz e com apresentação de resultados
para as questões gerenciais.
 Conhecimento do nível cultural regional de cada uma das unidades ligadas à
organização.
 Conhecimento da política de recursos humanos praticada pela organização.
 Efetividade de avaliações dos resultados dos processos da organização.
Um fator essencial para o trabalho da secretária e de outros também, é a
Inteligência Emocional e vamos falar dela agora.
Inteligência Emocional
Há muito tempo têm-se feito descobertas sobre o assunto, pode-se chegar à
conclusão de que é uma das formas para a conquista deste novo espaço que o(a)
secretário(a) está almejando: assessorar o executivo dinamicamente, participando, também
como líder, nos processos decisórios das organizações, conquistando e ampliando espaços
através das habilidades e competências desenvolvidas no âmbito da Inteligência Emocional.

43
 Capítulo 03

Entretanto, a forma como o trabalho é feito é que determina o desempenho, tem a

ver com a maneira de lidar com as pessoas. As pessoas que apresentam desempenho
destacado possuem ambas as capacidades, a inteligência emocional e a cognitiva. Quanto
mais complexo o trabalho, mais a deficiência de inteligência emocional se notará, pois
prejudicará qualquer conhecimento técnico sobre o assunto.
Sabe-se que a inteligência não é um bloco único nem se reduz à capacidade de
estabelecer relações adequadas: envolve uma multiplicidade de habilidades, algumas mais
específicas, como os talentos musicais ou dons para o desenho, e outras mais genéricas, como
as habilidades linguísticas, a lógico-matemática, todas inter-relacionadas entre si, de m odo
que uma ajude a outra.
Assim como cada vez mais não se pode separar corpo e mente, já não se distingue
tanto a razão de sentimento, como antigamente se fazia. Aderindo à terminologia da moda,
estamos falando da abordagem holística do ser humano.
Inteligência Emocional quer dizer que, embora a emoção exista em nós no estado
bruto, no famoso inconsciente da Psicanálise, ela interfere de forma mais ou menos favorável
no nosso desempenho como um todo, facilitando ou dificultando nossas percepções e
relações, das mais concretas às mais abstratas. A interferência das emoções nos leva a atuar
de forma inteligente, a nosso favor ou contra nós.
A questão a ser respondida é "Por que José da Silva, tão inteligente, é tão
mal sucedido?".
A teoria da Inteligência Emocional considera oito tipos de inteligências, a saber:
1. Lógico-matemática - O inglês Stephen Hawk é um gênio do tipo lógico-
matemático. Ele, embora preso a uma cadeira de roda s por causa de uma doença
degenerativa, é Doutor em Cosmologia e ocupa a cadeira de lsaac Newton como
professor da Universidade de Cambridge.
2. Musical - A cantora Rita Lee é um exemplo de fértil inteligência musical:
além de cantora e compositora, toca guitarra, flauta e harpa.
3. Linguística - O romancista Jorge Amado era dotado de excepcional
inteligência linguística. É o mais traduzido dos autores brasileiros.
4. Espacial - Imagine como o arquiteto Oscar Niemeyer projetou Brasília.
Onde cada havia, ele "viu" construções com formas e volumes variados. Sua
inteligência espacial tornou-o capaz de prever e solucionar problemas liberando seu
potencial criativo.
5. Corporal-Cinestésica - Pense no quanto o cérebro de Paula Silva, do
basquete, trabalha para que os músculos e nervos realizem movimentos precisos e
com a força necessária às suas jogadas.

44
 Capítulo 03

6. Pictórica - O cartunista mineiro Ziraldo Alves Pinto, autor de personagens

como o Pererê e o Menino Maluquinho, faz muito mais do que coordenar traços bem
feitos. Dono de uma brilhante inteligência pictórica consegue sintetizar ideias
completas em detalhes do desenho.
7. Interpessoal - O talento da apresentadora Hebe Camargo para se
relacionar com seu público é um exemplo típico de inteligência interpessoal
desenvolvida.
8. Intrapessoal - Nelson Mandela é um exemplo de como o equilíbrio pessoal
pode determinar uma trajetória de vida. Libertado em 1990, depois de 27 anos na
prisão do regime racista, ostentava uma inabalável integridade moral e política.
Imediatamente passou a negociar, em seu país, o fim da segregação racial. Em
1993, ganhou o prêmio Nobel da Paz e, em 1994, venceu a primeira eleição
multirracial de seu país.
A profissão de secretariado vem sofrendo mudanças ao longo do tempo, deixando
um pouco de lado os trabalhos puramente burocráticos. Estas novas responsabilidades
pedem melhor qualificação e busca por conhecimento em outras áreas que não somente a
sua, como Administração e Marketing, e a busca por novas competências, que inclui a
habilidade de liderança.

45
 Capítulo 03

Nenhum profissional atualmente sobrevive em sua atividade somente com

conhecimentos técnicos adquiridos em anos de estudos. Apenas ser o mais competente do
mercado, tecnicamente, não garante trabalho.
Caso não tenha controle sobre suas emoções e capacidade adequada nas relações
interpessoais, provavelmente seu sucesso não perdurará, ou, dependendo do contexto,
poderá perdurar por algum tempo considerável. Em resumo, somente QI (Quociente de
Inteligência) não basta, é necessário saber se relacionar e lidar com as emoções.
As relações interpessoais no ambiente profissional são reconhecidas como essenciais;
após anos de estudos concluiu-se que o fato de saber lidar com as emoções, aliado ao
conhecimento técnico, é o passo fundamental para o sucesso profissional.
O estudo da Inteligência Emocional e sua aplicação nas organizações são
fundamentais para que os profissionais tomem consciência de que suas emoções estão
interligadas às suas atitudes, pois mesmo não tendo consciência, a Inteligência Emocional
atua sobre as ações tomadas.
Estudando a Inteligência Emocional e sabendo como controlar suas emoções, as
relações interpessoais provavelmente melhorarão e os resultados obtidos tomarão rumo
crescente dentro da organização. Para o secretário ou secretária, a Inteligência Emocional
pode servir para impulsionar sua carreira de assessoria ao executivo, ganhando
credibilidade e confiança através do desenvolvimento das habilidades e competências de
controle de emoções, gestão de equipes, motivação e liderança, entre outras.
Pode-se entender que nossas atitudes não são especificamente tomadas por uma
dessas camadas do cérebro. É possível dizer que não se toma uma decisão somente com a
razão ou somente com a emoção. A ligação entre as duas inteligências, de alguma forma,
processa a mesma informação e chega ao nosso entendimento da mesma maneira.
Então, sabendo que a inteligência emocional age de forma tão importante na vida
das pessoas, pode-se chegar à conclusão de que devemos saber mais quais são suas
interferências em nossa vida e aprender a usar essa inteligência eficazmente. Entender a
Inteligência Emocional é o primeiro passo rumo ao sucesso em nossa vida no trabalho.
Alguns estudiosos dizem que inteligência emocional se refere à capacidade de
identificar nossos próprios sentimentos e dos outros, de motivar a nós mesmos e de gerenciar
bem as emoções dentro de nós e em nossos relacionamentos.
Percebe-se que esta última definição visualiza o uso da inteligência emocional a fim
de trabalhar no cérebro as informações com o intelecto, buscando melhores resultados. A
contribuição da emoção, considerando o relacionamento interpessoal e as relações de
grupo, é um fator capaz de alterar os resultados da produção.
O que tem chamado a atenção para este novo conceito, tido como revolucionário
pela maioria dos autores que escreve m a respeito é a afirmação de que somente um alto
QI não basta para o sucesso no trabalho. O conhecimento especializado é uma competência
básica para se conseguir um emprego e executar o trabalho.

46
 Capítulo 03

As diferentes formas de competência interpessoal e de liderança devem ser

desenvolvidas sob a Inteligência Emocional por aqueles profissionais de secretariado que
desejam assumir este novo papel dentro das organizações. Não se trata de técnica ou
treinamento, e sim de desenvolvimento conforme consciência contextual. São novas atitudes a
tomar.
Pensa-se que, para um profissional alcançar o sucesso desejado, deve desenvolver e,
por que não, aprender as competências emocionais. Alguns tipos de competência são
puramente cognitivos, tais como o raciocínio analítico ou a perícia técnica. Outros combinam
pensamento e sentimento, e a esses se dá o nome de competências emocionais.
Quando sua vida pessoal e sua casa estão em equilíbrio, você tem um rendimento
melhor no trabalho. Quando sua carreira é gerenciada com eficiência, você é mais feliz em
casa. Quando você tem um tempo suficiente de atividades de lazer durante a semana, você
se sente revitaliza do e sua mente é enriquecida. O termo emoção exprime a reação global
da complexidade humana a uma situação imprevista.
É seguramente um estado relacionado com o nosso psíquico e, por estar mais ligado
ao segmento instintivo da personalidade, enquadra-se perfeitamente no contexto da
inteligência emocional.
Para que o(a) secretário(a) seja capaz de desempenhar um bom trabalho na
empresa, é imprescindível que compreenda o que o faz agir como age, antes de começar a
alterar seu comportamento em busca de melhores resultados. Precisa compreender aquilo
que é importante para si mesmo, a maneira como experimenta as coisas, o que quer como
se sente e como se dirige aos outros.
Esse conhecimento subjetivo a respeito da natureza de sua personalidade não apenas
orienta sua conduta em cada situação, mas também lhe fornece uma estrutura sólida para
fazer escolhas melhores.
Essas escolhas podem ser triviais:
 Que telefonema de recusa se deve dar primeiro?
ou cruciais:
 Se aceitar este novo emprego estarei trabalhando com 50 pessoas, e sei que
esse tipo de situação me faz sentir tímido e inseguro, se continuar aqui, vou
ganhar menos, porém vou me sentir seguro e confortável, e é disso que estou
precisando agora.
Apesar de já ter sido constatado em várias empresas que o secretário não reconhece
e nem sabe utilizar sua inteligência emocional, observou-se também que existem soluções
para que o profissional continue competindo no mercado, como reconhecendo que deve
mudar a sua postura diante dos problemas, não os resolvendo no ímpeto, não se prendendo
somente ao lado operacional do trabalho, e sim se envolvendo emocionalmente também,

47
 Capítulo 03

manter o equilíbrio entre a vida profissional e a pessoal, dispor de tempo para conversar
com pessoas de outras áreas, falar de assuntos diversos.
Na relação executivo/secretário, tem que existir o agente de mudanças, pois é ele
quem abre as possibilidades de integração ao trabalho, tendo em mente que cada um
dentro da empresa precisa saber a dimensão da importância do seu desempenho.
Se não houver melhora no uso da inteligência emocional por parte dos(as)
secretários(as), o quadro vai continuar o mesmo, ou seja, profissionais cada vez mais
insatisfeitos, ineficazes e perdendo mercado de trabalho para aqueles que usam
inteligentemente seu emocional em prol do seu desempenho profissional.

Eficácia Profissional
A multifuncionalidade é uma das marcas do profissional de secretariado, que está
preparado para atuar de forma ágil e com competência, executando diversas tarefas no
decorrer do seu dia-a-dia bastante atarefado.
A competitividade profissional tirou do caminho aquele profissional que só se
preocupava em concluir seus estudos e receber seu diploma, especializar-se apenas em sua
área. Não é este profissional que as empresas estão procurando, você precisa estar
agregando conhecimento a sua formação aumentado o seu leque de atividades.

Quando você concluir seu curso, vá atrás de fazer um curso superior e não pare por
aí corra atrás das pós-graduações, outros cursos em outras áreas complemente seu currículo
mostrando-se ser um profissional multifuncional, preparado para o mercado de trabalho.
As novas tendências que o mercado está sinalizando são profissionais altamente
qualificados para novos desafios, gerenciar e administrar tarefas de executivos.
Profissionais preocupados com crescimento e os resultados positivos da empresa
através de competências pessoais e não apena habilidades técnicas. Além dessa

48
 Capítulo 03

multifuncionalidade é necessário ter uma visão do todo e estar integrado no processo

institucional.
Solucionar problemas diversos, trabalhar em equipe, ter flexibilidade, estar aberto a
novos conhecimentos, colocar em prática ideias inovadoras que realmente façam a diferença
e mostre resultados positivos, demostrar responsabilidade, lealdade e capacidade de tomar
decisões.
Eficiência e Eficácia
A eficiência é o modo correto, ético,
de executar as tarefas.
A eficácia é o resultado da busca
contínua de conhecimentos, técnicas,
observações e métodos de trabalho.
Há normas cuja observância aumenta
a produtividade:
 Organizar o escritório de modo que tudo esteja à mão.
 Fixar um horário para todas as tarefas.
 Dedicar as primeiras horas do dia para obrigações inadiáveis e para
as tarefas mais árduas.
 Evitar amontoar assuntos pendentes.
Para obter eficácia máxima, é necessário interrogar-se sempre sobre o próprio
procedimento quanto à realização de tarefas.
 Todos os movimentos realizados são absolutamente indispensáveis?
 Tenho tudo à mão para evitar interromper o desenvolvimento de meu
trabalho?
Outro elemento importante que favorece a eficácia é um planejamento da rotina de
trabalho.
 Qual será a primeira tarefa do dia?
 Quando redigirei as cartas?
O rendimento do trabalho de uma secretária depende de um planejamento
metódico. Planejar é programar, é fazer planos, é estabelecer um conjunto de medidas
para a execução de tarefas. Faça sempre um planejamento a curto, médio e longo prazo.

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 Capítulo 03

Questões
1. Explique Multifuncionalidade.
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2. Cite 3 aspectos que contribui na aplicação da qualidade nos serviços de uma

secretária?
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3. Quais os 8 tipos de inteligência na teoria da Inteligência Emocional?

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4. Em suas palavras, o que vem acontecendo no Secretariado com as mudanças ao

longo do tempo?

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 Capítulo 03

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5. Qual a diferença de eficiência e eficácia?

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 Capítulo 03

Anotações
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 Capítulo 03

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 Capítulo 03

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 Capítulo 05

Capítulo 04 – Planejar e Assessorar diferentes tipos de Eventos

Nessa etapa do curso começaremos a entender como efetuar o planejamento de
diferentes tipos de Evento, iremos ver também sobre como identificar a postura e as ações
do profissional do secretariado.

Noções de Organização de Eventos

A empresa procura estabelecer e manter clima de boa vontade entre as pessoas de
seu interesse. Dentre os diversos meios disponíveis, existe a organização de encontros sociais,
formais ou não, visando à integração do público interno e externo com a empresa. A essas
reuniões sociais denominamos eventos, que são acontecimentos em grupo formal ou
informalmente, objetivando:
 Comemorar datas importantes, tanto cívicas quanto de confraternizações.
 Integrar a empresa à comunidade.
 Divulgar serviços ou produtos.
 Fazer inaugurações de interesse público.
 Lançar campanhas voltadas à comunidade.
 Recepcionar ou homenagear autoridades ou pessoas de destaque.
 Prestigiar integrantes de seu público interno que tenham se destacado em
alguma área.
 Homenagear empregados que estejam se aposentando ou assumindo cargos
relevantes.
 Estabelecer clima de cordialidade e cooperação entre a empresa e os
empregados, podendo ser extensivo aos familiares.
 Elevar o moral do público interno.
 Esclarecer ou corrigir informações errôneas sobre as atividades e os objetivos
da empresa.
A importância desses encontros é reconhecida pelos executivos, que os consideram
não como gasto, mas como investimento importante para a empresa e excelente instrumento
de marketing, porque envolve os indivíduos de modo positivo, aproximando-os entre si e
com a empresa. Ao promover a participação do público, a organização cria de modo
indireto, conceitos favoráveis e atrativos, atingindo o sentimento das pessoas, cativando-as e
trazendo-as para o seu lado.
O secretário ou a secretária terão, no seu dia-a-dia, uma série de atividades
administrativas para fazer, dentre elas agendar compromissos, preparar reuniões e viagens.
Dentro desse contexto devem sempre querer alcançar o sucesso. Dessas atividades, a que
exige um pouco mais de desprendimento é organizar um evento, que pode ser: uma reunião,
uma festa de comemoração de Natal, de aniversário da empresa ou um almoço institucional
servido na própria empresa.

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 Capítulo 05

O planejamento deve ser apresentado de forma direta, deixando bem claras as

ideias ou proposições, como por exemplo, sondagem da situação, delimitação de público,
identificação de objetivos, escolha de medidas para a consecução das proposições.
A seguir, sugerimos os elementos que servem de subsídios para a realização de um
bom planejamento e consequente resultado positivo:
a) Tipo de evento (Reunião social, institucional, jantar, seminário).
b) Denominação (Nome que se dá ao evento, para atrair a atenção de
interessados).
c) Objetivo (o quê).
d) Justificativa (porquê).
e) Local.
f) Data.
g) Público alvo.
h) Convidados especiais.
i) Custos gerais.

1. Para que serve um evento?

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2. Elabore um planejamento de um evento, baseando-se nos elementos sugeridos no
texto. Utilize as linhas a seguir para fazer um rascunho do evento e em seguida abra
o Word Online e redija o planejamento.

56
 Capítulo 05

a) E para isso abra o navegador e digite na barra de endereço:

www.office.com e pressione Enter.

b) Clique no botão Entrar.

c) Entre com seu e-mail outlook ou hotmail, caso não possua peça ajuda a seu
professor para criar um. Em seguida clique no botão Avançar.
d) Feito clique em avançar e digite sua senha e clique no botão Entrar.

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 Capítulo 05

e) Clique no Word e em seguida Novo Documento em Branco.

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 Capítulo 05

Identificar a Postura e as Ações do Profissional de Secretariado

Agir corretamente, hoje, não é só uma questão de consciência. É um dos quesitos
fundamentais para quem quer ter uma carreira longa e respeitada. Esta técnica está
relacionada aos comportamentos humanos, pois o profissional de secretariado precisa ter
uma postura adequada para conviver na organização.
A competência humana é pessoal, cada um tem sua própria personalidade. E
atualmente, mais do que nunca, a atitude dos profissionais em relação às questões éticas
pode ser a diferença entre o seu sucesso e o seu fracasso.

Ética deve ser entendida como um conjunto de princípios básicos que visa a disciplinar
e regular o costume, a moral e a conduta das pessoas. Analisar a ética no mundo atual,
inserida em todas as instituições que compõem a sociedade, se tornou um dos assuntos mais
urgentes, visto que essa exerce fundamental importância para o equilíbrio da sociedade e
para a manutenção de relacionamentos interpessoais.
Cada cidadão deve ter ações e atitudes éticas na sua atividade profissional, pois
cada indivíduo é responsável por contribuir positivamente para a construção de uma
sociedade dentro dos princípios éticos.
Para orientar os profissionais a agir dentro da ética existe um conjunto de deveres e
regras a que chamamos de ética profissional, que é regido por um código, o código de
ética da profissão. Nesse sentido, analisar a profissão de Secretariado dentro desse mesmo
cenário, também se torna importante.

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 Capítulo 05

Podemos definir ética profissional como o conjunto de princípios que regem a conduta
funcional dentro da profissão. Alguns destes princípios aparecem praticamente em todas as
profissões, como:
 Honestidade no trabalho
 Lealdade para com a organização
 Formação de uma consciência profissional
 Execução do trabalho no mais alto nível de rendimento
 Respeito à dignidade da pessoa humana
 Segredo profissional
 Discrição no exercício da profissão
 Prestação de constas ao superior imediato
 Observação das normas administrativas da organização
 Tratamento cortês e respeitoso a superiores, colegas e subordinados
hierárquicos.
 Apoio a esforços para aperfeiçoamento da profissão.
Consideram-se faltas contra a dignidade do trabalho:
 Utilizar informação e influências obtidas na posição para conseguir vantagens
pessoais
 Ter conduta egoísta na transmissão de experiências e conhecimentos
 Não prestar ajuda aos companheiros
 Fazer publicações indecorosas e inexatas.
Ser ético nada mais é do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar os outros. É
ser altruísta, é estar tranquilo com a consciência pessoal. É também agir de acordo com os
valores morais de uma determinada sociedade.
O profissional Secretário ocupa posição de assessoria dentro da empresa e,
consequentemente, está em contato permanente com todo tipo de informação empresarial.
O mesmo exerce uma função delicada, tendo acesso a informações sigilosas, lidando com
um número grande de pessoas, cada uma com personalidades e temperamentos diferentes,
exercem o papel de elo entre os clientes e os superiores.
Assim sendo, o profissional deve ter sólidos princípios éticos, pois está exposto, a todo
o momento, a situações que o levam a cometer deslizes éticos em função de eventuais
pressões internas e externas inerentes ao seu mundo de trabalho. No contexto das profissões
também não é diferente.
Os profissionais, muitas vezes, agem para obterem lucros, status e se esquecem do
caráter social e ético de suas profissões.
Assumir total responsabilidade por tudo que faz e sentir-se responsável pelas ações
coletivas são traços que marcam a nova conduta. Ética nas relações de trabalho prevê uma

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 Capítulo 05

relação saudável entre capital e trabalho. Envolve um compartilhar coletivo pelo sucesso e
pelos erros. Pressupõe um participar holístico e uma realização pessoal e profissional.
Dentro dessa concepção, cada indivíduo, durante as experiências de sua vida, passa
por um processo de autoconhecimento, imprescindível para que este possa saber quais são
suas necessidades, suas tendências e inclinações. Assim, o homem passa a dirigir sua conduta,
a fim de alcançar suas necessidades pessoais. Somente com esse processo o homem atinge a
sua felicidade.
Há profissionais que dizem que ética é estar de acordo com os padrões de uma
profissão, de um grupo ou empresa. No entanto, a existência de um Código de Ética e as
promessas de cumprimento deste Código não representa necessariamente uma tomada de
consciência, quer seja profissional, grupal ou mesmo empresarial.
Hoje, o profissional de Secretariado conta com um seleto e bem elaborado Código
de Ética, presumindo aos que exercem a função na área, o que deve ser.

Agente Facilitador
O profissional de secretariado tem, ao longo dos anos, adquirido novas atividades
correlatas à sua função. Se, no início, ainda na época dos escribas, sua atividade era
basicamente redigir textos, atualmente, o secretário atua como cogestor e, inclusive, sua
formação está direcionada a essa nova necessidade.

Disciplinas como Administração, Marketing, Contabilidade, Logística e Comércio

Exterior dão a esse profissional as ferramentas necessárias para que ele tenha noções
básicas de tudo o que ocorre em seu local de trabalho, tornando-se um profissional de visão
holística. Essa profissão está cada vez mais valorizada, e o campo de atuação está

61
 Capítulo 05

ampliando, sendo possível atuar em organizações educacionais, jurídicas, corporativas e

ligadas à saúde.
Uma das novas funções atribuídas ao secretário, principalmente em pequenas e
médias empresas, é a de relações públicas. Empresas de menor porte normalmente não
dispõem de um departamento de comunicação para que possam abrigar um profissional
formado especificamente nessa área e, assim, entra o secretário, que, dentre outras
atividades, desempenha também essa função.
O profissional de relações públicas tem como principal responsabilidade intermediar
a comunicação interna e externa de uma organização. Isso significa que ele faz a mediação
entre a empresa e funcionários e entre a empresa e a sociedade.
A atuação do profissional secretário como facilitador na comunicação empresarial,
podendo, até mesmo, atuar como relações públicas em pequenas e médias empresas,
devido à sua formação multidisciplinar e aos conhecimentos adquiridos através de sua
atuação profissional.
O profissional de secretariado adquire, por meio de sua experiência no contato com
executivos e com o público, tais habilidades fundamentais para a execução da função de
facilitador da comunicação dentro da empresa. Além disso, a própria formação oferecida
nas universidades permite que ele desenvolva essa prática.

Desenvolvimento Organizacional, Gestão de Recursos Humanos, Ética Profissional,

Organização de Eventos, Planejamento Estratégico, Psicologia Organizacional e Relações
Internacionais são disciplinas que alicerçam o embasamento teórico para atuar nessa função.

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 Capítulo 05

É fundamental que se entenda que a comunicação empresarial é uma ferramenta

estratégica dentro da empresa, bem como as atividades secretariais. Isso fica nítido quando,
em breves pesquisas, verifica-se que algumas publicações já abordam a relação entre
Secretariado Executivo e Relações Públicas, deixando clara a necessidade que existe no
que tange ao conhecimento e entendimento do secretário acerca dessa vertente da
comunicação.
Portanto, faz-se necessário entender todo o processo que permitiu, nos dias de hoje,
que o profissional de secretariado esteja apto a atuar como um agente importante nos
processos comunicacionais de uma organização.
Agora vamos simular algumas reuniões no calendário do office, mas para isso
devemos seguir os passos abaixo.
1. Abra o navegador e na barra de endereço digite www.office.com.
2. Entre com suas credenciais. (e-mail e senha).
3. A página office.com é aberta.

4. Clique no botão Calendário.

5. A janela abaixo será aberta.

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 Capítulo 05

6. Clique no botão Novo Evento.

7. No assunto digite Reunião com Diretoria.

8. No campo horário e data - preencha com a data do dia e no horário agende
para uns 10 min. à frente do atual.
9. Clique no botão Salvar.

10. Observe que quando der o tempo o lembrete irá aparecer no canto direito da
tela informando sobre a reunião.

11. Feche o Calendário e em seguida feche a página do office.com.

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 Capítulo 05

Questões
1. Fale com suas palavras um pouco sobre organização de Eventos.
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2. Fale um pouco da ética na postura da Secretária?

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3. Explique com suas palavras o Agente Facilitador?

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 Capítulo 05

Anotações
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 Capítulo 05

Capítulo 05 – Dia a dia do Profissional do Secretariado

Nessa etapa do curso iremos conhecer a rotina de um profissional do secretariado,
como já citamos anteriormente, as secretárias são responsáveis por gerenciar as informações
por correspondências, e-mails, jornais e de certa forma sintetiza tudo para que seu superior
imediato possa ter as melhores condições para tomada de decisão.
Por ser a pessoa mais próxima, naturalmente desenvolve um conhecimento ímpar do
trabalho do executivo, facilitando assim a delegação e a implantação de quaisquer novas
ideias. O secretário é um assessor executivo e administrador de informações que assessora
a direção a processar e organizar informações. Possui prática nas rotinas de escritório,
habilidade para assumir responsabilidades sem supervisão direta, iniciativa e autonomia
para tomar decisões e solucionar problemas. O profissional de Secretariado precisa manter
sua rotina bem planejada e organizada, e quanto mais organizada for, melhor será seu
desempenho.
O desenvolvimento eficaz de uma atividade exige bons hábitos e capacidade de
fazer planos, para tanto, deve esforçar-se continuamente para tornar seu papel satisfatório.

As etapas que estudaremos daqui para frente explanaram bastante as tarefas do

dia a dia de uma secretária ou se preferir um profissional da área de secretariado. Por isso
em caso de dúvida de algum item citado, pergunte sempre a seu professor.

67
 Capítulo 05

Planejamento de Tarefas Diárias

A rotina no trabalho das secretárias é inevitável: atendimentos telefônicos, recepção
de clientes internos e externos, preparação de cartas comerciais e oficiais, receber e
classificar correspondências, controlar materiais de expediente, agenda, ajudar o superior a
manter seus compromissos, relatórios, planilhas, convite, apresentação em PowerPoint,
reuniões, eventos, entre outros.
A sua presença efetiva é primordial para o bom andamento destas e de outras
atividades que venham a surgir no decorrer de sua jornada diária. Para tanto se faz
necessário saber administrar essas atividades, otimizar bem o tempo, trabalho em equipe,
saber delegar tarefas.
Para começar bem o seu dia seja pontual ou tente chegar alguns minutinhos antes
para se planejar e começar suas atividades na hora certa, se preferir no final do dia faça
seu planejamento para o dia seguinte assim você ganhará tempo. Ao fazer o seu
planejamento diário das atividades devemos levar em consideração os imprevistos, desta
forma devemos deixar algum tempo livre para eles.
To do List – avaliação diária para que o planejamento diário possa ser
reorientado com a máxima agilidade possível, a “to do List” faz com que a
secretária saiba antecipadamente para onde se direcionar, chegando ao
escritório já conhecendo seus compromissos prioritários para aquele dia.”
Esta é uma opção para a secretária organizar suas atividades diárias, uma lista de
tarefa paralela a agenda onde ficam marcados os compromissos, datas importantes e fazer
algumas outras anotações importantes. No entanto muitas dessas atividades não possuem
agendamento prévio, algumas tarefas vão aparecendo no decorrer do dia, sem data e
horário certo, porém é preciso ter o controle dessas atividades também.
Tenha um bloco de anotações no
tamanho de uma agenda por exemplo,
aí você irá listar suas atividades a serem
executadas neste dia, procure colocar no
início da página a data, para facilitar
futuras consultas.
Anote tudo que vier a sua cabeça,
esta é uma boa pedida para que você
fique sempre organizada, anote desde
um simples telefone a digitação de uma
carta, enviar e-mail, elaborar uma
planilha, efetuar pagamento, fazer
feedback sobre alguma coisa, cobrar
informações de algum colega de
trabalho, procure não confiar totalmente na sua memória, tantas informações chegam até
nós que ela poderá falhar em algum momento, prejudicando o andamento do dia.

68
 Capítulo 05

Você poderá ainda, incluir nesta lista alguns assuntos pessoais que não poderão ser
esquecidos, por exemplo: mandar flores para sua mãe, ligar para seu filho, marcar almoço
com um (a) amigo (a), etc.
Conforme as tarefas vão sendo executadas vá dando um “ok”, sinalizando de acordo
com a sua preferência, usando caneta de outra cor, o que não foi realizado também deverá
receber algum tipo de sinalização e não esquecer de acrescentar este item na lista do dia
seguinte.
Podemos resumir a “to do list” da seguinte forma:
 Reservar um tempo diário para organizar o que deve ser feito.
 Verificar dentro da sua rotina de trabalho, o que pode ou não programar.
 Comece se perguntando quais as tarefas que tem prioridade para hoje.
 Entre elas defina quais tem que ser feitas na próxima hora.
 Tenha bom senso. Não adianta listar os objetivos impossíveis, como “finalizar
um relatório anual” em questão de minutos.
 Deixe brechas para situações imprevistas.
 Leve em conta o tempo que você geralmente gasta para realizar cada
atividade específica.
 Não pule de atividade para atividade.
o Aprenda a dizer “não”, para não se comprometer a fazer algo menos
importante antes de determinar o trabalho prioritário.
o Seja humilde para pedir ajuda se necessário.
Alguns passos importantes:
 Mantenha sua mesa e sala limpa e organizada, dê seu toque pessoal e
requintado.
 Distribua suas ferramentas de trabalho sobre a mesa de maneira a facilitar
seu trabalho.
 Tenha sempre a seu alcance caneta, lápis, bloco para rascunho, telefone,
computador, agenda de compromissos e telefônica, clips, grampeador e
furador de papel, etc.
 Mantenha tudo bem organizado para sua fácil e rápida utilização quando
necessário.
 Para os documentos mantenha um organizador duplo sobre a mesa.
 na primeira coloque documentos que entram,
 na segunda documentos que serão arquivar.
 Quanto a recepção providencie água, café, cadeira para
quem espera, tudo o que for necessário para uma boa
recepção.

69
 Capítulo 05

A mesa do seu superior também merece tratamento

especial lembre-se os documentos sobre a mesa do seu
superior deverão ficar posicionados da maneira que ele
deixou, do contrário causará transtornos para ele, mas você
poderá ajudá-lo da seguinte forma pergunte a ele como
gostaria que sua mesa e sala sejam organizados, dê opções,
deixe sempre sobre a mesa dele bloco para rascunho, lápis,
clips, grampo para grampeador, etc.
Mantenha seu arquivo corrente (arquivo com documentos do ano vigente) organizado
de forma que quando precisar localizar algum documento até mesmo seu superior tenha
facilidade em localizá-lo, ou algum estagiário ou auxiliar de secretaria. Ao final do
expediente procure arquivar os documentos que por hora já foram resolvidos, desta forma
tudo fica organizado e os documentos para arquivar não ficam empilhados sobre a sua
mesa.
Resolva tudo hoje, não deixe nada para amanhã. Isso mesmo tudo que você planejou
para resolver procure não deixar pendente para o dia seguinte, pois irá gerar um aumento
de tarefa para o dia seguinte e assim por diante.
Estabeleça as prioridades, divida as tarefas e vá resolvendo gradativamente, assim
você estará otimizando seu tempo e nada ficará por fazer.
Seja proativa, use a sua criatividade no desenvolver das suas atividades do dia-a-
dia de maneira a facilitar o andamento dos serviços e melhor atender seu superior e
atender as pessoas, estabeleça metas.
Como podemos observar os afazeres de uma secretária são muitos e bastante
complexos, uma boa formação e experiência farão qualquer secretária tirar tudo isso de
letra.
Podemos destacar como atividades essenciais:
 Gerenciamento do fluxo de informações – manual ou informatizado.
 Gerenciamento do tempo do executivo e equipes – manual ou informatizado.
 Atendimento aos clientes internos e externos;
 Interface com níveis decisórios.
 Atendimento às solicitações.
 Resolução de problemas.
 Gerenciamento e organização do sistema de comunicação interna e externa.
 Coordenação de reuniões – manual e informatizada.
 Organização do sistema de dados e informações em arquivo eletrônicos e
manuais.
 Coordenação e participação em equipes de trabalho.

70
 Capítulo 05

 Coordenação de compras, cotação de preços, administração de custos do

departamento.

Organize sua mesa em 9 passos:

Agende - Pelo menos três horas para a primeira metade desta missão. Defina o dia
e anote na sua agenda. Isso é fundamental, caso contrário esse dia nunca vai chegar.
Prepare-se - Coloque sua música favorita para tocar, respire fundo, e comece a
retirar tudo de cima e de dentro de sua mesa. Coloque tudo em uma grande pilha no chão.
Feito isso, você acabou de liberar sua mesa.
Limpe - Faça o melhor que puder, passe um pano úmido ou produto adequado até
que sua mesa pareça nova!
Descarte - Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no chão e comece a
descartar. Mais de 80% dos papéis que estavam em sua mesa podem provavelmente ir
para o lixo. Isto inclui revistas antigas, cartões de visitas antigos, aquele caderno que anotou
as informações daquele seminário que aconteceu há cinco anos, etc.
As únicas coisas que você deve manter são papéis a respeito de seu atual projeto,
papéis que podem ser necessários no futuro ou os de referência jurídica futura. É
provavelmente hora de pegar outra sacola gigante de lixo. Talvez mais duas ou três. Mas
continue dispensando a papelada inútil.
Vai chegar a hora dos itens que não são papel, isto inclui aquela caneca velha e
manchada de café, materiais de escritório sem utilidade, moedas e algumas coisas que você
nem consegue identificar.
Hora do descanso - Saia e arrume alguma coisa para comer, relaxe um pouco,
alongue-se. Fuja de sua mesa por pelo menos uma hora. Você merece! Se estiver fora e tiver
chance, compre um bloco de papel, um porta caneta, um arquivo vertical, a não ser que

71
 Capítulo 05

tenha uma gaveta de arquivo, para arquivar papéis que utiliza todos os dias, algumas
pastas suspensas se você for organizar seus arquivos diários.
Reorganize - Ao voltar comece a reorganizar as coisas que você quis manter.
Esperamos que seja uma pilha pequena. A maioria das coisas que estavam em sua mesa
devem estar na lixeira. Categorize e organize os arquivos diários em novas pastas. Etiquete
cada uma claramente. Coloque as pastas em seu arquivo vertical. Aqueles papéis que não
são usados todo dia devem ser colocados em seu armário de arquivos – isto supondo que
você já tenha um sistema de arquivo efetivo.
Arrume as coisas na mesa - Coloque o telefone de volta sobre a mesa, junto de seu
computador. Seu bloco de anotações deve ser colocado próximo ao telefone. Guarde suas
canetas e outros materiais no lugar certo, jogue fora toquinhos de lápis e as canetas que
não funcionam. Se você tiver espaço para os materiais de escritório em sua mesa, separe
uma gaveta para eles, se não, os coloque em um armário específico. Sua agenda deve ser
colocada em sua mesa.
Arrume o restante dos objetos - Qualquer outra coisa que você não tenha jogado
fora e que eu não tenha mencionado acima, provavelmente não deve ser guardada em sua
mesa. Os pendrives devem ser guardados em um lugar especifico próximo a seu
computador. Fotografias? Coloque em porta-retratos.
Finalizado o trabalho - Você deve se sentir ótimo. Prometa a si mesmo nunca mais
deixar sua mesa desaparecer. Bom trabalho!
Agendamento de Compromissos
É preciso levar em consideração a praticidade, o que melhor se adéqua ao seu estilo,
ao seu trabalho. Hoje o mercado oferece uma grande variedade de agendas desde as de
papel as eletrônicas, das mais simples as mais sofisticadas.
Esta escolha é importante procure um modelo que lhe agrade pelo visual, pelo
tamanho, com espaços que atendam suas necessidades de anotações, esta deverá ser sua
companheira inseparável para que sua vida realmente não desande, ou seja, esta
ferramenta precisa estar à mão sempre que precisar fazer alguma consulta ou registro.
Vejamos agora os possíveis tipos de agendas:
Agenda Tradicional - Esta é a agenda comum, encontrada em qualquer papelaria.
Possui os mais diversos tamanhos e modelos, com muitas opções de design. Costuma ter
calendários, gráficos e folhas de anotações. Não é customizável e deve ser trocada
anualmente.
Agenda com Refil - Esta é a agenda com argolas ou garras, onde se pode trocar ou
acrescentar folhas. Em vários tamanhos e modelos, elas possuem refis para as mais diversas
aplicações. Suas capas são personalizadas e elas podem ser reutilizadas, trocando-se o kit
de calendário do ano encerrado por outro, do ano seguinte.

72
 Capítulo 05

Agenda do Celular - Quase todos os modelos de celulares atuais possuem este

recurso. É a agenda eletrônica básica, ou seja, normalmente apenas com recursos para
registro de telefones e compromissos com alarme. Por possuir pouca memória, ela não
permite a inclusão de muita informação ou texto, sendo que poucos modelos disponíveis têm
sincronismo com computador ou permitem que seja feito um backup de dados.
Existem ainda as clássicas agendas eletrônicas com teclado para entrada de dados,
que deixaram de ser uma opção interessante em função da popularidade e cada vez
maiores recursos disponível nos celulares.
Indicado para aqueles que, possuindo um outro tipo de agenda de papel, queiram
apenas manter eletronicamente o registro de seus contatos ou ainda um sistema simples de
lembretes com alarmes.
Agenda Computador – Software aplicativo, muitas vezes integrado a outros
softwares, como um auxiliar. Existem diversos no mercado, com visuais sofisticados e
funcionalidades completas. O mais famoso e mais utilizado hoje em dia é sem dúvida o
Outlook da Microsoft. O Outlook faz parte do pacote Microsoft Office é uma das mais
completas ferramentas de organização disponíveis, integrando calendário, tarefas, notas, e-
mails, etc.
Indicado para quem trabalha no computador ou o tem em sua frente a maior parte
do tempo e, principalmente, usuários de um notebook.
Agenda Virtual – Existe na Internet diversos serviços de agenda virtual.
Indicado para quem tem possibilidade de conexão com a Internet de forma fácil e
rápida pois caso contrário não terá acesso a seus dados quando necessitar. Serve também
para aqueles que querem apenas manter um registro de dados e informações em um local
seguro com a facilidade de poder recuperá-los quando necessário, sem a necessidade de
uso constante. Algumas agendas virtuais oferecem serviços de aviso e lembretes de
compromissos por e-mail e até mesmo pelo celular.
Smartphone – Os smartphones são indicados para quem quer se organizar de
maneira prática, através de um único equipamento, convergindo as necessidades de
organização, informática e comunicação.
Cabe à secretária agendar compromissos do seu superior de acordo com a
disponibilidade da agenda do mesmo, portanto, a mesma deverá ser sempre consultada
antes, além disso deverá deixar seu superior ciente de tal compromisso para que não haja
sobreposição de compromissos, então consulte a agenda informe seu superior e somente
depois confirme o compromisso.
Compromisso confirmado não esqueça de agendar na página correspondente a data
do compromisso e no horário corretamente, anote o local e do que se trata o compromisso,
se reunião anotar a pauta, se outro evento especificar, jantar, almoço, se possível mencionar
os participantes (os principais, de interesse do superior ou empresa). A secretária cuida de
tudo para que funcione adequadamente e sem falhas.

73
 Capítulo 05

Exemplo de anotações de compromissos:

Além dos compromissos, a agenda é uma grande aliada no registro das obrigações
diárias da secretária e do executivo. Se o executivo atende muitas pessoas no dia, estas
deverão estar devidamente agendadas com intervalos de no mínimo meia hora cada uma
dependendo da complexidade de cada assunto a ser abordado, isto evitará muitas pessoas
esperando ao mesmo tempo.
A secretária deverá ter o cuidado de manter anotado as datas de aniversário dos
colegas de trabalho, do seu superior de pessoas do interesse dele e da empresa. O tipo de
agenda fica a critério da secretária não esquecendo apenas que ela precisa ser funcional e
prática. As anotações deverão claras e legíveis para que qualquer pessoa possa manuseá-
la facilmente e deverá estar disposta sobre a sua mesa e/ou do seu superior aberta no dia
vigente.
Lembre-se não devemos confiar totalmente na memória logo que houver qualquer
possibilidade de compromisso e/ou afazeres importantes, anote-os imediatamente, para
não correr o risco de cair no esquecimento, mesmo que você tenha que desmarcar caso não
seja confirmado.
Uma dica importante você deverá ter além da sua agenda diária e além da agenda
do seu superior na mesa dele, uma terceira agenda isso mesmo, uma espécie de cópia da
agenda do seu supervisor para que voe esteja sempre atenta aos compromissos dele, fique
atenta esta agenda deverá estar sempre atualizada igualmente a da mesa dele.
Geralmente são muitas coisas a serem agendadas além dos compromissos, das
tarefas diárias, precisa a secretária gerenciar muito bem esta tarefa de suma importância,
usando a criatividade você conseguirá fazer isso tranquilamente e sem atropelos.

74
 Capítulo 05

Gerenciar Arquivos e Documentos com Segurança

A organização de arquivos e documentos é um serviço que tem como finalidade
principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de
documentos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de
organização e gerenciamento de arquivos.

Você já deve ter vivido uma experiência semelhante: ficar horas procurando um
documento importante para perceber, no fim das contas, que perdeu o seu tempo com esta
busca. Problemas como estes são comuns em empresas de todos os portes.
Esse tipo de tarefa precisa ser qualificado e estruturado com algumas práticas. A
organização deve ser feita de acordo com uma classificação padronizada, por exemplo.
Além disso, é essencial considerar o arranjo segundo setores, ordem alfabética e outras
indicações. Assim, será possível aumentar a produtividade e reforçar a organização geral.
Na sequência daremos algumas dicas para otimizar a gestão de documentos, mas
antes precisamos saber o que é gestão de documentos.
Gestão de Documentos
Gestão de documentos envolve medidas que servem para administrar os documentos,
físicos ou digitais, que uma empresa precisa manter.

75
 Capítulo 05

Ela garante a organização e interfere, inclusive, no cumprimento de regras previstas

por lei.
Ao gestor de arquivos, cabe a responsabilidade de planejar, executar e acompanhar
as tarefas para alcançar os objetivos principais. Veja três exemplos de atividades desse
profissional:
 Manter os cuidados para evitar danos físicos nas documentações, o que
engloba higienizar papéis e armários para prevenir a incidência de
manchas ou fungos.
 Organizar o arquivamento dos documentos físicos ou digitais, de acordo
com um padrão definido pelo próprio gestor ou pelas regras
organizacionais estabelecidas pela empresa.
 Facilitar, ao pessoal autorizado, o acesso, a retirada ou a inserção de
documentos, algo que inclui a utilização de recursos tecnológicos para a
gestão de arquivos digitais.
Agora vamos dar algumas dicas de como fazer gestão de documentos de forma
correta, pois a otimização dessa gestão precisa ser executada de forma planejada, em
etapas e com as ferramentas certas.
Isso ajudará a diminuir o espaço gasto com o armazenamento de papéis, além de
facilitar o cotidiano de todos na empresa.

Organize os documentos físicos - Embora a tendência de digitalizar dados cresça

diariamente, na prática é um pouco difícil se livrar de todos os documentos físicos. Afinal,
alguns papéis precisam ser guardados por muito mais tempo, uma dica simples é reunir estes
documentos em um local seguro. Uma gaveta ou armário pode ser suficiente, caso a
quantidade não seja grande.
Por outro lado, se há muitos arquivos em papel, será preciso organizá-los em uma
sala específica de arquivos, com pastas ordenadas por importância, ordem alfabética, data
ou outras informações relevantes.
Estabeleça um padrão organizacional - Gerir documentos requer alguns cuidados.
O primeiro deles é a criação de tabelas ou listas organizacionais com os títulos de cada
arquivo e outras informações: data, horário de armazenamento, importância, validade,
entre outros, o que facilita na organização geral.
A grande parte dos especialistas em gestão de documentos organizam os elementos
em três diferentes níveis:

76
 Capítulo 05

1. Papéis que possuem assinaturas ou contratos devem ser armazenados no

formato físico.
2. Relatórios, pesquisas, fichas de cadastros e outros documentos mais
volumosos são armazenados no formato digital.
3. Cópias de documentos ou outros papéis que não precisam ser armazenados
depois do uso ou da digitalização.
Considere a temporalidade dos documentos - Uma prática comum entre gestores de
documentos é armazenar de maneira física os arquivos mais antigos, o que parece ser algo
sensato, dependendo da natureza do negócio.
O lado positivo é que grande parte dos itens não precisa ser armazenado de uma
maneira definitiva, de modo que você deve, sim, descartar alguns arquivos com o tempo. O
armazenamento em nuvem, por sua vez, permite que algumas documentações sejam
mantidas por um tempo maior, já que não ocupam espaço físico.
A gestão de documentos exige um entendimento que há alternativas que possuem
prazo para expirar. Depois do vencimento, estes papéis não possuem validade legal,
podendo ser descartados.
Veja alguns exemplos:
 prazo de 3 meses a até 50 anos de validade: comprovante de pagamentos
de contas de gás, luz, telefone e outros serviços.
 prazo de 5 anos de validade: IPVA, IPTU e extratos bancários.
 prazo de 40 anos de validade: comprovantes de pagamentos de obrigações
previdenciárias.
 até o término do contrato: recibos de aluguel, consórcios e financiamento.
 até vencer a garantia: notas fiscais que comprovem o pagamento por
produtos.
 validade permanente: escrituras de imóveis, PIS e Carteira de Trabalho.
Ao criar suas tabelas ou listas organizacionais, você pode reservar um espaço ao
lado de cada descrição com a data de validade do item, mesmo assim, nem sempre é viável
manter tantos documentos com validade tão extensa. Para se proteger, vale a pena
recorrer à microfilmagem para atender às regras.
Contrate um serviço de gestão de digitalização de arquivos - Em plena era da
informação, é preciso digitalizar os arquivos para ter uma gestão de documentos mais
efetiva. Com o objetivo de economizar, muitas empresas decidem executar tudo por conta
própria.

77
 Capítulo 05

O problema é que isso gera erros e retrabalhos, uma vez que documentos diferentes
precisam ser tratados e catalogados de formas distintas. Com isso, o gasto de tempo e
dinheiro é muito maior que o planejado.
A verdade é que a digitalização deve ser feita de um modo profissional, com o
tratamento certo para cada tipo. Também deve ser organizada em um padrão que facilite
a busca das informações.
É importante reservar uma parte do orçamento para contratar serviços de empresas
especializadas em digitalizar documentos e que utilizem bons scanners para garantir a
qualidade e legibilidade dos elementos. Os especialistas realizam, ainda, um tratamento
digital nas imagens dos que foram escaneados, para melhorar a qualidade da informação
e durabilidade dos seus conteúdos.
Empresas de digitalização de documentos ainda organizam e disponibilizam todas as
informações em plataformas digitais. Assim, com poucos cliques, é possível executar tarefas
complexas como comparar dados e fazer buscas por registros e componentes relevantes.
Envolva a equipe na rotina da gestão documental - Diferentes setores de um
negócio podem colaborar para facilitar a gestão desses componentes. Por exemplo: cada
equipe pode ter uma pasta ou contêiner, para que possa separar a papelada que necessita
ser digitalizadas.
Você, como gestor de documentos, também deve adicionar essa tarefa em suas
rotinas de trabalho. No fim do expediente, recolha todos os papéis que precisam ser
digitalizados e encaminhe direto ao setor ou à empresa que faz o serviço de digitalização,
evitando o acúmulo e a perda de materiais importantes.
Crie uma política de uso dos documentos - Por falar nisso, é indispensável
estabelecer regras específicas para que os documentos sejam usados corretamente. Essa é
uma forma de garantir a padronização e de obter um nível maior de controle e de
eficiência.
Comece conhecendo quais são as principais necessidades e os usos em relação aos
documentos. Entenda como é a rotina de cada setor e qual é o comportamento esperado
para cada setor ou funcionário.
A partir disso, desenvolva uma política de uso, segurança e organização. Defina
como as pessoas devem acessar, quais informações estão disponíveis a cada colaborador e
quais são as boas práticas, por exemplo.
Definir as regras para o acesso - Já que o sucesso da gestão de documentos está
diretamente relacionado à padronização dos processos, é hora de definir outras regras.
Padronizar o modo de transportar ou utilizar tais componentes é uma maneira de garantir a
produtividade e, ao mesmo tempo, reduzir as chances das ocorrências de riscos como
extravios ou danos físicos.

78
 Capítulo 05

Essas questões são tão importantes que merecem até destaque em relação à política
de uso. No entanto, são informações que devem fazer parte da comunicação entre a gestão
e os colaboradores.
Uma das principais regras na gestão de documentos é usar métodos para definir
quem tem ou não direito a acessar determinado tipo de informação. Em uma solução de
Gestão Eletrônica de Documentos, o serviço de controle acontece com mais facilidade, já
que os gestores conseguem definir as senhas específicas para cada usuário. Assim, há como
limitar o acesso a certos conhecimentos conforme o cargo ou o interesse do gestor.
Faça o backup regular das informações - Simples descargas elétricas repentinas
podem queimar o HD do computador, gerando a perda de todos os dados importantes. Um
comprometimento da rede ou mesmo um ataque virtual pode levar ao “sequestro” das
informações digitais.
É por essas e outras questões que os manuais sobre segurança dos dados indicam que
gestores de documentos precisam, com certa frequência, realizar backup dos arquivos
digitalizados. Ou seja, não basta salvar as informações no computador e pronto. Há a
necessidade de ter a certeza de que todos os documentos estejam a salvo e atualizados.
As empresas especialistas em serviços de gestão de documentos digitalizados
oferecem plataformas online seguras que permitem realizar backups diários, o que
assegura a defesa contra perdas de elementos digitalizados.
Além de manter os dados em ambiente virtual, também vale a pena reservar um
pendrive ou HD externo para guardar as documentações digitalizadas, sendo outra forma
de reforçar a segurança da armazenagem sem ocupar espaços com arquivos físicos.
Filtre os novos documentos - Embora os recursos tecnológicos ajudem cada vez mais
a otimizar o tempo de gestão de documentos, realizar a organização de muitos arquivos é
um trabalho que requer certo esforço.
Por este motivo, para estabelecer a organização dos documentos, é preciso tomar
medidas para que as informações não fiquem desorganizadas novamente.
Uma dica capaz de ajudar é sempre realizar análises de todas as novas
documentações para saber se vale a pena armazená-la em ambiente físico ou digital.
Você pode até gastar certo tempo para fazer estas análises diariamente, mas esta
tarefa evitará que o caos nas documentações prejudique horas ou até dias de trabalho no
futuro.
Nomeie os arquivos corretamente - Até em empresas de grande porte há um
problema: o costume de armazenar os documentos na web, nos computadores ou em arquivo
físico, sem fazer a nomeação adequada. Depois, para reunir todos estes dados e organizá-
los será mais dispendioso.

79
 Capítulo 05

Todos os colaboradores da empresa, desde os donos até funcionários operacionais

que acessam ou inserem documentos no arquivo, precisam ter o hábito de nomear
corretamente os arquivos.
Com os arquivos nomeados de forma padronizada, é mais fácil encontrar ou
organizar todas as informações. Isso otimiza o tempo nas buscas e torna o ambiente de
trabalho produtivo.
Uma boa indicação para facilitar a gestão de documentos é usar nomes curtos e
padronizados para nomear arquivos. Desta forma, qualquer membro da equipe consegue
realizar buscas sem complicação.
Mantenha a atenção nos arquivos - Arquivar, organizar, digitalizar e conservar:
estão são os 4 mandamentos da gestão de documentos moderna, conforme as tendências
defendidas por especialistas no assunto.
A última dica vale como uma lembrança: é importante manter o foco em todos os
detalhes da organização do acervo. É isso que permite que o trabalho seja cada vez mais
produtivo, tanto para os gestores quanto para as demais pessoas dos diferentes setores e
que precisam arquivar ou acessar as informações documentadas.
Use a tecnologia a seu favor nesse processo - Ao longo das dicas, você percebeu
que a digitalização é uma parte importante para simplificar o gerenciamento de
documentos. Isso faz sentido porque as versões digitais não ocupam espaço como as físicas,
além de serem mais fáceis de pesquisar e cruzar dados.
No entanto, não é preciso se limitar à digitalização ou à microfilmagem. Na verdade,
o ideal é pensar em um uso integrado e na adoção de soluções complexas. Por isso, vale a
pena contratar uma plataforma ligada à gestão documental.
Com um recurso desse tipo, o armazenamento não é a única possibilidade. Também
há como definir hierarquias de maneira fácil, escanear novos itens, tornar os textos
pesquisáveis e muito mais.
Com o uso de uma plataforma na nuvem,
inclusive, é possível acessar as informações de
qualquer lugar, sem abrir mão da segurança. E,
por falar em proteção, essa é uma solução
indispensável para que a gestão esteja alinhada
com regras específicas, como a Lei Geral de
Proteção de Dados. Como evita vazamentos de
dados pessoais e sensíveis, sua empresa se adapta
às novas demandas.
Para tanto, o melhor para a gestão de documentos é escolher um negócio
especializado no assunto e que seja pioneiro no desenvolvimento de soluções nesse sentido.
O uso de uma boa ferramenta somado ao suporte qualificado será indispensável para
alcançar bons resultados.

80
 Capítulo 05

Vamos praticar um pouco sobre o que acabamos de

falar, para isso siga os passos a seguir.

1. Abra o Explorador de Arquivos. (Iniciar  Sistema

do Windows  Explorador de Arquivos).

2. Clique em Disco Local (C:).

81
 Capítulo 05

3. Clique com o botão direito do mouse na área a direita da janela. Vá em Novo 

Pasta.

4. Na Nova Pasta que aparecer digite: Gestão de Documentos.

5. Dentro desta Pasta, crie 5 subpastas. Como mostrado abaixo:

Agora utilizando seu SmartPhone você irá tirar uma foto do documento da página a
seguir e irá salva-lo dentro da pasta 1 Segunda – 03-08-2020, como o nome Documento
de Identidade.

82
 Capítulo 05

Em caso de dúvida nessa etapa, ou não tenha um smartphone, chame o professor

e peça o arquivo para ele.

Operar Ferramentas básicas dos Editores de Texto

Nesta etapa teremos algumas noções básicas do Word, apesar de anteriormente já
termos utilizado para a criação do currículo, mas apenas utilizamos o modelo já pronto
apenas preenchemos com os nossos dados.
Para isso siga os passos a seguir.
1. Abra o navegador.
2. Clique na barra de endereço e digite: www.office.com.
3. Entre com suas credenciais (E-mail e Senha).

83
 Capítulo 05

4. Clique em Word.
5. Clique em Novo Documento em Branco.
Uma janela semelhante a abaixo será aberta.

Na janela acima temos as seguintes opções.

Barra de Título.

Barra de Menu.

Barra de Formatação

6. Na página em Branco digite:

“ As empresas fazem de tudo para se modernizar e usam todas as tecnologias
disponíveis para oferecer um bom atendimento ao cliente.

Isso, sem dúvida nenhuma, é de grande valia. O problema é que colocam tudo
a perder quando o atendimento telefônico é falho, ineficiente e ruim.”
7. Selecione o texto todo e altere a fonte do documento para Verdana, tamanho
12, Negrito e Cor Azul.

84
 Capítulo 05

Feito isso nosso texto ficará semelhante a imagem a seguir.

8. Salve o arquivo dentro do OneDrive com o nome de Exemplo.

Nesse momento faremos apenas essa modificação, mas futuramente criaremos
documentos com mais detalhes.

85
 Capítulo 05

Questões
1. O que é “To do List”?.
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2. Qual o software mais utilizado do pacote Office como Calendário e agenda?

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3. Quais documentos necessitam ser armazenados no formato Físico?

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4. Qual o prazo de arquivamento de documento como IPVA, IPTU e Extratos
Bancários?
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5. Na sua opinião, qual a importância do Gerenciamento de Arquivos?
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86
 Capítulo 05

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Anotações
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 Capítulo 06

Capítulo 06 – Organização e Controle de Documentação

Este assunto é muito importante e de interesse de qualquer secretária, da iniciante a
mais experiente. A informática trouxe muita facilidade para secretária, mas não acabou
com o volume de papéis principalmente no que se refere ao arquivamento.
A secretária precisa muito estar atualizada quanto ao arquivamento dos documentos
do seu setor, para maior facilidade de sua atividade de assessoria do seu superior e da
equipe do seu departamento.
Veremos a seguir algumas dicas importantes para o dia-a-dia:
a) Procure padronizar suas pastas, use etiquetas, cores, quanto aos títulos, procure
usar letras padronizadas, os armários e gavetas poderão também ser identificados;
b) Os documentos deverão ser separados: ofícios, cartas memorando, etc., em
seguida separem por numeração ou data sempre decrescente de forma que o ultimo
documento emitido ou recebido estará sempre em primeiro lugar na pasta. Este tipo de
organização facilita também a fácil localização do documento quando necessário;
c) Não deixe acumular documento para o arquivamento, procure sempre ao final do
dia arquivar os documentos ou se preferir ao final da semana, mas lembre-se não deixe
acumular mais do que isso;
d) Entre os diversos tipos de pasta, suspensa, A/Z, caixas, procure a que melhor se
adéqua e facilite seus serviços, organize-as por assuntos utilizando etiquetas. Não se
esqueça de não sobrecarregar as pastas, pois isso dificultará o manuseio dos documentos
quando necessário além de deixar o visual com aspecto carregado dando a impressão de
falta de organização;
No armário de arquivo deverá estar as pastas com os documentos do ano corrente e
as pastas do documento do ano anterior, se for preciso localizar algum documento do ano
anterior será mais fácil a localização e consulta. Ao final do ano estas pastas do ano
anterior irão para o arquivo permanente da instituição, as pastas dos documentos do ano
corrente continuam no armário e abrir novas pastas para o ano novo.

Como preparar viagens Nacionais e Internacionais

Basicamente iremos ver alguns pontos importantes para organizar uma viagem de
negócios. Com a devida antecedência deveremos entrar em contato com uma agência de
viagem ou mesmo tratar diretamente com a companhia aérea desejada, escolher o voo e
horário para a viagem, o trecho, marcar o assento desejado.
Feita a compra das passagens com antecedência de 2 dias para viagem preparar e
separar o material necessário, organizar em pasta apropriada para esta documentação.

88
 Capítulo 06

Não esqueça de fazer as reservas de hotel, procurar várias opções escolher a de

melhor localização e de fácil acesso para deslocamento para onde será o evento: reunião,
etc.
Quem vai viajar deve estar no aeroporto pelo menos 2 horas antes do embarque
para viagens internacionais, 1 hora para viagens nacionais.
De acordo com a viagem nacional ou internacional devemos observar o seguinte:
 Clima, levar roupas adequadas ao clima do lugar para onde está viajando e
levando em consideração os lugares que irá frequentar.
 A moeda do país, no caso de viagens internacionais, comprar com
antecedência da viagem, leve uma reserva em reais para despesas de
partida e chegada no aeroporto.
A Secretária para facilitar esta tarefa procure sempre estar atualizada com os
acontecimentos mundiais, que outras localidades a sua empresa têm contatos, procure estar
antenada a respeito de hospedagens, companhias aéreas, agências de turismo.

Como preparar uma Reunião

Com a necessidade em comum da sociedade em busca de novas ideias a fim de
somar esforços para uma melhoria contínua dentro das organizações, essas através de

89
 Capítulo 06

reuniões que em consenso geral, consegue-se chegar a resultados satisfatórios, tomadas de

decisões importantes.
Em sua maioria o sucesso de uma reunião depende de um bom planejamento, quanto
melhor e mais detalhada for sua organização, os resultados serão certamente positivos.
Esta “preparação” podemos descrevê-la desde número de pessoas que irão
participar, lugares, por exemplo, blocos para anotações, canetas, o ambiente deverá ser
limpo, confortável, deverá ser servido no mínimo água e/ou cafezinho. Enfim, pequenos
detalhes, porém não menos importantes para o desenrolar de uma boa reunião.

Uma das ferramentas de suma importância para uma reunião se desenvolver de

maneira clara e objetiva, é a Pauta. A Pauta deverá ser elaborada por que convoca a
reunião e/ou por quem irá expor determinada discussão, ou seja, o objeto principal da
reunião. É bom lembrar que a pauta deverá ser distribuída previamente aos participantes
da reunião agendada.
Basicamente uma pauta deverá conter as seguintes características:
Objetivo da reunião: este deverá se sucinto, com o único intuito de inteirar os
participantes sobre o assunto a ser discutido, evitando-se assim desvio de assunto fazendo
com os participantes se percam no decorrer da mesma.

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 Capítulo 06

Documentações necessárias: será utilizado algum tipo de documentação do tipo,

relatórios, correspondências ou equipamentos, que poderão servir de subsídios para os
participantes.
Data, local e hora: para que se possa evitar atrasos ou desencontros.
Com estes passos iniciais para realização de uma reunião, pode chegar ao sucesso
da mesma. Pois uma pauta bem elaborada e distribuída antecipadamente irá inda
contribuir para otimização do tempo da reunião, outro fator que se deve levar em
consideração em sua organização.
Pois este adiantamento do que será discutido em reunião aos interessados, fará com
que os mesmos cheguem preparados, sabendo como se posicionarem diante do que será
exposto.
Uma reunião quando convocada deverá ter um propósito definido, para que se saia
de lá com resultados, soluções, caso contrário será uma grande perda tempo para todos a
sua realização, sem saber o que se quer atingir, onde se quer chegar, o melhor que se tem
a fazer é cancelar a reunião.
Antes de se convocar uma reunião deverá ser visto outras formas de buscar soluções
para o que se deseja alcançar, será que não existe outro meio mais fácil e eficiente para
buscar os resultados desejados.
Objetivos e propósitos válidos para reuniões:
1. Para esclarecer metas da organização.
2. Para receber relatórios verbais.
3. Para alcançar consenso do grupo sobre questões.
4. Para analisar ou resolver problemas.
5. Para alcançar aceitação para uma ideia, programa ou decisão.
6. Para treinar ou ensinar.
7. Para reconciliar um conflito.
8. Para discutir informações essenciais.
9. Para obter reações imediatas quando a velocidade de resposta é vital.
10. Para satisfazer as exigências legais.
Algumas razões válidas para não convocar uma reunião:
1. Quando outros meios de comunicação produziriam os mesmos resultados.
2. Quando não há tempo suficiente para preparo adequado.
3. Quando as pessoas chave não estão disponíveis.

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 Capítulo 06

4. Quando a ocasião não for propícia;

5. Quando não é improvável que a reunião produza resultados satisfatórios.
Modelo de uma Pauta

Pauta da Reunião

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 Capítulo 06

Papel da Secretária em Reuniões

A participação das secretárias em reuniões vai desde a concepção até a conclusão
da mesma, vejamos algumas dicas passo-à-passo no caso da reunião ter sido solicitada pelo
seu chefe:
a) Consultar agenda do seu chefe e dos possíveis participante para que não haja
conflito de horários e datas, com a reunião e outros compromissos.
b) Definido local e data compor a pauta da reunião e encaminhar os convites,
através de comunicação interna, e-mail, memorando, se forem o caso, não se
esquecer de solicitar a confirmação de todos os participantes.
c) No dia e hora marcados a secretária deverá preparar o ambiente para a
realização da reunião, caneta/lápis, papel para anotações, lista de presença,
material áudio visual quando necessário, data show, computador, flip chart, vídeo,
pinceis, etc. Deixe também preparado uma garrafa de café, água, copos, etc.
d) Arrume o local de acordo com número de pessoas que vão participar, cadeiras,
materiais para notações, a pauta todos deverão ter uma cópia da pauta; Quanto
aos lugares, se for o caso observar a hierarquia, ao lado do líder da reunião
deverão estar as pessoas de cargos mais importantes, uma questão de protocolo.
e) Deixe o seu superior informado de todas as providências tomadas para a
realização da reunião.
f) Faça a recepção das pessoas à medida que forem chegando para reunião, seja
gentil.
g) Muitas vezes é a secretária a responsável pela elaboração da ata da reunião,
por isso esteja atenta a tudo que for dito, por quem foi dito, data, hora, colher as
assinaturas do presente. Se você não for responsável pela ata, mas está
participando da reunião saiba o momento certo para falar, em primeiro lugar
ouça em seguida exponha suas ideias de forma clara e objetiva.
h) Procure não interromper a reunião por fatores externos, do tipo ligações,
chamados de serviços, durante a reunião os celulares do participante deverão
estar desligados.

Ata de Reunião
Quem participa de reuniões no trabalho já deve ter necessitado fazer uma ata, por
mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decisões tomadas em reuniões devem
ser registradas, formalizadas, e divulgadas a todos a quem as informações puderem
interessar por meio da ata.
O que é uma ata? Ata é um registro escrito sobre todos os acontecimentos e assuntos
debatidos durante uma reunião ou outro tipo de assembleia.

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 Capítulo 06

É um relato resumido do que foi discutido e normalmente é redigido por uma

secretária executiva.
Fazer uma ata de reunião é uma das funções básicas de uma secretária executiva, e
requer atenção porque nenhum detalhe pode passar despercebido.
Para que serve uma ata? Este é o melhor documento para registrar as decisões
tomadas em reuniões pelo seu formato simples e prático.
A ata também é importantíssima para quem trabalha com secretariado remoto, para
registrar o que foi acordado em cada reunião de alinhamento de trabalho.
Antigamente, atas levavam a fama de serem demasiadamente complexas,
principalmente pela linguagem exigida. Mas hoje, a exigência do português coloquial
diminuiu e elas são bem mais práticas, de fácil compreensão a todos.
Algumas orientações gerais continuam válidas, principalmente no que diz respeito às
informações que devem constar em um documento deste tipo e a linguagem a ser utilizada.
Por muito tempo, as atas de reunião foram os documentos formalizadores das
decisões tomadas em empresas, condomínios e associações. Elas continuam sendo um
excelente instrumento, principalmente porque elas se tornaram mais flexíveis quanto ao seu
formato e sua apresentação.
Tipos de atas
As atas não são só textos que reúnem os problemas e acordos tratados em uma
reunião oficial ou privada, como podem ser de um congresso, por exemplo; são também os
certificados que atestam a eleição de alguém para um cargo. Além disso, uma ata serve
para certificar oficialmente um fato, como acontece na ata de certidão lavrada em cartório.
Uma ata deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer
modificação posterior.
Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo, como
neste exemplo: “Aos vinte dias do mês de junho, digo, de julho, de dois mil e vinte…”
Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se a expressão
“em tempo”: “Em tempo: onde se lê junho, leia-se julho”.
Como fazer uma ata de reunião informal
Aspecto informal que se caracteriza como uma espécie de súmula na qual serão
registradas apenas as informações mais relevantes e que posteriormente poderá ser
enviado ao RH. Ex: reuniões departamentais, reuniões com clientes e entre outros.
Principais tópicos que devem constar na ata simples:
Data, local, horário de início e fim da reunião: é necessário saber onde e quando
as pautas foram discutidas.

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 Capítulo 06

Pessoas presentes e seus cargos: é preciso informar por quem as decisões foram
tomadas.
Pauta da reunião: uma das principais informações que deve constar na ata a fim de
saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram.
Discussões abordadas: parte fundamental para registro das discussões para
esclarecer porque as decisões foram tomadas e porque algumas ideias foram abandonadas
a fim de evitar que a mesma discussão ocorra várias outras vezes.
Registro das decisões: outra parte fundamental para registrar o que de fato foi
acordado entre os integrantes e listar quais serão os próximos passos.
Compromissos: essencial para registrar os prazos para execução de cada tarefa e
é onde se estabelece o dia, horário, local e participantes da próxima reunião.
Dificilmente uma ata conterá mais informações além destas. É importante lembrar que
a ata deve ser um documento sucinto, de fácil leitura e identificação das decisões tomadas.
Como fazer uma ata de reunião formal
Aspecto extremamente formal, sendo assinada por todos os integrantes e registrada
em cartório. Ex: alteração contratual, alteração de diretoria, entre outros.
A ata formal é constituída por 5 partes:
Abertura: indica a data, horário, local e o nome da entidade que está reunida.
Legalidade: declaração de legalidade da reunião por existir quórum, conforme os
estatutos. Não havendo quórum, a reunião não poderá ser realizada, mas a ata deverá ser
lavrada para que o fato fique registrado. Expediente registro informativo no qual constam
os nomes dos presentes e as ausências justificadas, além de avisos e outros assuntos.
Ordem do dia: parte central do texto, corresponde ao registro das discussões e
decisões ocorridas durante uma reunião, devendo ser narrados em ordem cronológica e
também registrados os quesitos, a forma de votação e o resultado.
Encerramento e desfecho: quando todos os acontecimentos foram registrados.

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 Capítulo 06

Trabalho
1. Crie um grupo e monte uma Pauta de Reunião, imagine problemas que estão
surgindo na empresa, dificuldades que alguns colaboradores estão tento para
solucionar problemas.
2. Façam uma reunião sobre a Pauta criada.
3. Selecione alguém do grupo pra ficar responsável pela Ata da Reunião.
4. Apresente para um outro grupo sua Pauta e como foram solucionados os
problemas da mesma.

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 Capítulo 06

Questões
1. Explique com suas palavras sobre organizar e controlar documentos.
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2. Como preparar viagens Nacionais e Internacionais?

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3. Qual a melhor maneira de preparar uma reunião?

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4. Qual a diferença de Pauta e Ata?
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5. Quais os tipos de Atas? Explique.
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 Capítulo 06

Anotações
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 Capítulo 06

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 Capítulo 07

Capítulo 07 – Atitudes da Secretária: com os superiores,

colegas, clientes internos e externos
Cabe às secretárias o papel de saber tratar muito bem as pessoas como elas são,
sem distinção, a compreensão faz parte do bom trato as pessoas que convivemos.
No ambiente de trabalho deverá a secretária trabalhar forma harmoniosa, sem
fazer distinção de cargos com seus colegas, saber ouvi-los e emitir opiniões quando
necessário sempre de maneira respeitosa.
Desta maneira a secretária terá também o respeito e a confiança das pessoas, sejam
elas colegas de trabalho, visitantes, superiores, amigos pessoais e até mesmo seus
familiares. A isso chamamos de relações interpessoais, o ato de nos relacionarmos com as
pessoas, a troca de ideias, o trabalho em grupo.
Para esse convívio com outras pessoas de diversas naturalidades as secretárias
devem agir com muito equilíbrio emocional, para não se deixar envolver-se em
determinadas situações, pois o seu papel dever o estritamente profissional. Seus sentimentos
e emoções deverão ser controlados de maneira a não se envolver deixando o
profissionalismo de lado.
Este equilíbrio emocional precisa ser trabalhado diariamente, buscando sempre o seu
crescimento. É preciso saber ouvir os elogios e agradecê-los com modéstia e simplicidade,
não deixando se levar para soberba, a secretária tem que ser de caráter simples, Cortez,
educada, gentil.
Da mesma for quando lhe vierem às críticas estas deverão servir para o nosso
crescimento profissional e pessoal, pois as secretárias não são seres perfeitos, embora
tentem, secretárias como pessoas, também cometem erros, mas são humildes o suficiente
para assumi-los e concertá-los. E mais uma vez o seu emocional deverá estar preparado
para receber essas críticas, que poderão vir de seus colegas, de algum visitante ou mesmo
do seu superior. Vamos ouvi-la humildemente, refletir sobre elas e melhorar, e crescer.
O profissional de secretariado no seu convívio com as pessoas precisa demonstrar
dinamismo, motivação para espelhar as pessoas, para que essas pessoas possam enxergá-
la com exemplo de motivação e organização.
Esta característica deixará a equipe confiante, motivada e os resultados serão
satisfatórios para todos, portanto, saiba ouvir o que as pessoas tem a dizer, mostre-se
interessada em receber essas contribuições, mostre que são bem aceitas dê sua opinião,
faça com que as pessoas fiquem satisfeitos.
Troque ideias com seu superior, ouça saber ouvir é uma das melhores virtudes da
secretária, mostre-se interessada, tome iniciativas não espere ser mandada, traga soluções e
não somente problemas, desta forma você ganhará a confiança do seu chefe.

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 Capítulo 07

Saiba lidar com as mais diversas situações, desde as mais simples as mais embaraçosas,
tenha jogo de cintura sempre.
Preste sempre atenção às necessidades do seu supervisor, seja multifuncional faça de
tudo um pouco mostre a você mesma que é capaz pode se tornar ainda melhor.
Atitudes para alavancar sua Carreira

Evite fazer barulho - Se deseja falar com alguém que está a uma certa distância,
não grite. Vá até ele. Locais barulhentos geram os mais altos níveis de stress, além de dor
de cabeça e falta de concentração. Bastam três horas nesse tipo de ambiente para sua
capacidade de resolver tarefas mentais ficar duas vezes menor.
Não faça sempre o que gosta, mas goste sempre do que faz - Sua missão é a
grande responsável pela sua realização no trabalho. Se você tem uma e gosta dela,
consegue lidar bem com as coisas que fazem parte do trabalho e não a agradam.
Durma o suficiente - Pesquisas mostram que nem sempre o sono acumulado é
compensado numa outra noite, o que põe em risco sua produtividade e seu emprego.
Saia de casa pronta para mudar qualquer coisa para melhor - Se, pela manhã,
alguém lhe perguntar aonde vai, em vez de responder para o batente, diga: “Vou fazer
algo bem feito”, é saudável para a autorrealização e a autoestima.
Aprimore o seu inglês - Aposte em cursos, veja filmes sem legenda, leia livros em
inglês. Também não descuide do português – cada traição com a língua mãe abala a sua
credibilidade.
Seja educada - Fale bom-dia, boa-tarde, obrigada, por favor. Não economize esse
tipo de gentileza.

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 Capítulo 07

Cumpra prazos e respeite horários - No mínimo, em consideração aos outros. Além

disso, quanto mais disciplinada você for, mais tempo livre terá. E só falte ao trabalho em
último caso: a cultura de arranjar um atestado médico ficou no passado.
Se não souber, diga “não sei” - Hoje, gerentes ou líderes de setor preferem que
você seja sincera e ética a se comportar como a dona da verdade, o que é impossível, não
convence ninguém.
Não seja Workaholic - Já parou para pensar que raramente as boas ideias surgem
quando você está exausta? Tenha o seu tempo de lazer e descanso. E lembre-se: tire sempre
sua hora de almoço. Além de a alimentação ser um combustível, você merece essa pausa. Se
sobrar tempo para ligar para uma amiga ou apreciar uma vitrine de loja, não hesite em
fazer. Muitas vezes, para se concentrar, você deve se descontrair.
Workaholic é uma gíria em inglês que significa alguém viciado em
trabalho; um trabalhador compulsivo e dependente do trabalho.
Aposte no seu aprimoramento profissional - Nunca cometa o erro de pensar que o
seu está pronto ou completo. Quanto mais enriquecido com cursos, trabalhos e atividades
extracurriculares, melhor para você. ”Ele deve conter também datas e referências recentes”,
por isso, não pare de estudar.
Seja humilde sem se humilhar - É uma característica dos talentosos, que sabem
pedir perdão ao mesmo tempo em que não deixam ninguém os massacrar. Se a sua
autoconfiança e o seu amor-próprio estão sendo abalados, o diálogo é um bom reparador.
Leve o problema à chefia junto com uma solução - Seu superior vai perceber
quanto você é intuitiva e prática na administração de conflitos.
Lute contra a timidez - Que tal começar por escolher um dos assentos da frente no
auditório quando for assistir a uma apresentação? Ou um lugar um pouco mais próximo do
seu superior na mesa de reuniões? Mas o contrário também é prejudicial, portanto, cuidado
com o exibicionismo, com a supervalorização da sua imagem e do seu talento. O bom
marketing pessoal só vai levá-la a bons lugares se for verdadeiro, porque, se não for, vão
logo descobrir que você é uma farsa.
Não transforme a hora extra numa rotina - Muitas vezes o que está por trás do
serão não é o excesso de tarefas, mas a má administração do tempo, a falta de
concentração e a desorganização individual.
Preste atenção naquilo que veste - Estudos indicam que as roupas são um espelho
do seu humor. Sendo assim, as pessoas tendem a pensar que sua vida está desorganizada
se você se apresenta mal arrumada.
Cultive a simpatia e, ao mesmo tempo, a seriedade - Sorrisos gratuitos,
cumprimentos com beijos. Intimidade em excesso só prejudica sua posição dentro do setor.
Se você dá muito espaço para alguém ou para determinada brincadeira, pode ter sua

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 Capítulo 07

privacidade invadida e ser desrespeitada. Isso não significa que você deve deixar de lado
o bom humor. Ele é bem-vindo.
Desligue do trabalho nas férias - Resista ao impulso comum de deixar o telefone do
hotel para qualquer eventualidade. Essa pausa é essencial para você retornar ao trabalho
com a energia renovada.
Seja mais curiosa do que é - Conquiste uma vaga, uma promoção ou um cliente
difícil antes de mais nada pelo seu interesse. Vontade de aprender e acertar pode valer
mais do que o seu conhecimento.
Arrisque mais - Encare toda e qualquer novidade no trabalho como um desafio e
confie sempre no seu potencial, por mais que sinta medo ao se deparar com algo diferente.
Se for necessário, tome a iniciativa. Muitas vezes a qualidade de um trabalho depende de
um único passo seu. Hoje, a iniciativa de um profissional é testada sem que ele perceba e
avaliada como método de trabalho.

Administração do Tempo: O próprio tempo e o do superior

Muitas vezes reclamamos que um dia de trabalho não dá para resolvermos tantas
coisas, faltou tempo para tantas coisas. Diante desta situação muitas vezes nos vemos
desesperados, sem saber o que fazer tudo acumulado, cada vez mais aumentando até
ficarmos sufocados. É o que chamamos corrida contra o tempo, entramos pela noite
trabalhando sem parar, e o cansaço vai tomando conta do nosso corpo e mente, dando
vontade jogar tudo para alto.

Além do nosso trabalho na empresa ainda precisamos conciliar nossa vida pessoal,
família, passeios, faculdade, compromissos pessoais, amigos, casa, cursos, academia, etc.
Por esta razão saber administrar o nosso tempo e do nosso superior, também.

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 Capítulo 07

Vamos parar de empurrar as coisas com a barriga, como se diz, vamos começar
resolvendo as pendências, nas tarefas chatas é onde perdemos mais tempo, quando não
deixamos para o dia seguinte, vamos começar a resolvê-las de maneira ágil e com
determinação
Dentro do seu ritmo procure resolver as coisas de acordo com a sua importância,
procure listar essas coisas pendentes e vá resolvendo uma a uma. Converse com seu chefe
procurem juntos, uma forma de deixar todos os assuntos em dia e mostre-se interessada em
ajudá-lo.
Pela manhã juntos façam uma relação das coisas a serem executadas no dia, e no
decorrer do dia vá administrando esses afazeres, ao final do expediente veja tudo que foi
executado, se ficarem pendências para o dia seguinte procure verificar porque isso
aconteceu e busque subsídios para que possam ser resolvidas no dia seguinte.
Uma coisa é certa na corrida contra o tempo ficar de lá pra cá de nada adianta,
desta forma você perde o foco e acaba não fazendo nada, portanto tenha sempre uma
sequência lógica de seus afazeres. Seja previsível assim o tempo irá fluir ao se favor,
planeje o seu dia, a sua semana.

Regulamentação da Profissão
Regulamentação da profissão de Secretária
Lei 7377, de 30/09/85 e Lei 9261, de 10/01/96
Dispõe sobre o exercício da profissão de secretário e dá outras providências
O Presidente da República.
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art.1º. O exercício da profissão de secretário é regulado pela presente Lei.
Art.2º. Para os efeitos desta Lei, é considerado:
I - Secretário Executivo
a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido
na forma de Lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja
revalidado no Brasil, na forma de Lei.
b) o portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de vigência desta
Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo,
durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionados no Art.4º. desta Lei.
II - Técnico em Secretariado
a) o profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretariado em
nível de 2º. grau

104
 Capítulo 07

b) portador de certificado de conclusão do 2º. grau que, na data de início da

vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o
exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionados no
Art.5º. desta Lei.
Art. 3º. É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não
habilitados nos termos do artigo anterior, contém pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez
anos intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria na data de vigência
desta Lei.
Art.4º. São atribuições do Secretário Executivo:
I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
II - assistência e assessoramento direto a executivos;
III - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas;
IV - redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
V - interpretação e sintetização de textos e documentos;
VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações,
inclusive em idioma estrangeiro;
VII - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de
comunicação da empresa;
VIII - registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de
encaminhamento a chefia;
X - conhecimentos protocolares.
Art.5º. São atribuições do Técnico em Secretariado:
I - organização e manutenção dos arquivos da secretaria;
II - classificação, registro e distribuição de correspondência;
III - redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em
idioma estrangeiro;
IV - execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de
compromissos, informações e atendimento telefônico.
Art.6º. O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na Delegacia
Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante a apresentação de
documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do Art.2º. desta
Lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS.

105
 Capítulo 07

Parágrafo Único - No caso dos profissionais incluídos no Art.3º., a prova da atuação

será feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social e através
de declarações das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas
respectivas atividades, discriminando as atribuições a serem confrontadas com os elencos
especificados nos Arts.4º. e 5º.
Art.7º. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art.8º. Revogam-se as disposições em contrário.
José Sarney
Almir Pazzianotto
Fernando Henrique Cardoso
Paulo Paiva

Todo profissional de secretariado deve ter seu registro junto à DRT - Delegacia
Regional do Trabalho.
Capital Intelectual: Atividades da Secretária
Capital intelectual da secretária está voltado a todo seu conhecimento
científico e de suas habilidades técnicas para o desenvolvimento da sua profissão.
É imprescindível que a secretária invista em seu capital intelectual, pois isso
fará a diferença em sua carreira perante a concorrência na hora de se candidatar a
uma vaga de secretária, ou mesmo no desenvolvimento diário de suas tarefas na
instituição em que trabalha.
Podemos considerar como Capital Intelectual de uma secretária os seguintes
itens:
1. Conhecimentos científicos, adquiridos muitas vezes através de uma
graduação ou pós graduação, mestrado, doutorado.
2. Marketing Pessoal.
3. O conhecimento da instituição em que trabalha.
4. Melhores práticas de suas atividades secretariais.
5. Relacionamentos interpessoais, formais e informais.
6. Conhecimento sobre as suas competências e de seus colegas e
superiores.
7. Domínio sobre as tecnologias utilizadas pela sua profissão e
organização.

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 Capítulo 07

Questões
1. Cite 4 atitudes para alavancar sua Carreira.
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2. Explique com suas palavras como administrar seu tempo de forma correta?
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3. Quais as leis que regulamenta o exercício da profissão de secretária?

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4. Cite o que podemos considerar Capital Intelectual de uma secretária?
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 Capítulo 07

Anotações
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108
 Capítulo 07

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 Capítulo 08

Capítulo 08 – Avaliação do Curso

A avaliação do curso será definida pelo seu Professor.

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