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Manual para Organizacao de Eventos VERSAO 2006
Manual para Organizacao de Eventos VERSAO 2006
Verso 2006
ndice
1
2
3
Introduo: ................................................................................................ 1
Dados bsicos da ABMS:......................................................................... 1
Definies:................................................................................................. 1
3.1
3.2
3.3
Eventos regionais......................................................................................... 1
Eventos nacionais ........................................................................................ 1
Eventos Internacionais ................................................................................. 2
Estruturao.............................................................................................. 2
4.1
4.2
4.3
4.4
Organizao: ................................................................................................ 2
Promoo: .................................................................................................... 2
Patrocnio: .................................................................................................... 2
Apoio: ........................................................................................................... 2
Data:............................................................................................................. 3
Local:............................................................................................................ 3
8
9
10
11
12
12.1
12.2
13
13.1
13.2
13.3
13.4
ANEXOS:
Acerto de Contas de Eventos
Autorizao para dbito Carto - VISA
Credenciamento de eventos
Consulta aos Participantes
Cronograma fsico-financeiro
Cronograma de eventos
Planilha de Oramentos
Requisio de Pagamento de Autnomo
Logomarca
Introduo:
Uma das principais linhas de atuao da ABMS refere-se promoo de eventos. Por
esse motivo, um aperfeioamento do processo de organizao de congressos,
simpsios e outros encontros, importante para o fortalecimento da Associao.
A grande oferta de eventos e a perspectiva de insucesso financeiro vm sendo objeto
de discusses constantes na Diretoria e no Conselho Diretor. premissa que os
eventos gerem recursos, tanto para o fortalecimento dos prprios Ncleos e Comits,
quanto para permitir a manuteno da ABMS com anuidades atraentes para os seus
associados.
Para auxiliar neste processo, foi desenvolvido este Guia para Organizao de
Eventos, que tem o objetivo de estabelecer procedimentos para uniformizar a
organizao dos eventos promovidos ou apoiados pela ABMS, procurando garantir um
padro de qualidade.
2
Definies:
Eventos regionais
So encontros que contemplam temas de interesse a uma regio especfica. Inseremse nesta categoria, eventos que tratam de temas de amplo interesse, mas cujo pblico
alvo predominantemente restrito a uma cidade, Estado ou regio do Pas, tais como
o GEOSUL e o GEORS.
3.2
Eventos nacionais
So congressos, simpsios e seminrios que possuem como tema uma ou mais reas
da geotecnia, e sua divulgao abrange o mbito nacional. O Cobramseg um evento
1
nacional por excelncia. Outros exemplos de eventos nacionais regulares so: N-Sat,
Infogeo, Regeo Geossintticos, Cobrae, BIC, SBMR e CBT.
3.3
Eventos Internacionais
Estruturao
Organizao:
Promoo:
Patrocnio:
Apoio:
5.1
Grupo destinado a fornecer suporte tcnico na seleo e reviso dos trabalhos, alm
de apoio C.O. na formatao das sesses. Seus integrantes devem possuir atuao
profissional que os habilite a contribuir tecnicamente para com o(s) tema(s) do evento.
Em caso de eventos internacionais, o comit composto por profissionais de diversas
regies do pas dever sempre consultar o CAC.
5.3
Composto por trs integrantes indicados pela Diretoria Nacional. Este grupo deve ser
formado por profissionais com reconhecida experincia na organizao de congressos
e simpsios, que possuam atribuies consultivas e de orientao das atividades das
Comisses Organizadoras de eventos nacionais e internacionais. O CAC deve
estabelecer ligao entre a C.O., a Diretoria Nacional e o Conselho Diretor, com o
objetivo de apoiar a organizao visando qualificar o evento.
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Data:
A fixao da data dever atender agenda da ABMS, aprovada pelo Conselho Diretor
de novembro/2004, (Cronograma de eventos) buscando-se sempre a unio a eventos
tradicionais ou anteriormente agendados.
6.2
Local:
Captao de recursos:
Para que os valores das taxas de inscrio possam ser atrativos preciso conter as
despesas e maximizar a captao de patrocnios. Essas taxas devem prever quatro
categorias: estudante; profissional scio da ABMS; profissional no associado a
ABMS; e, Scio Coletivo.
7.2.1 Estudante com direito a taxas de inscrio especiais , enquadram-se
queles que cursam graduao ou ps-graduao em perodo integral. No ato
da inscrio, os alunos de graduao devero apresentar atestado de matrcula
ou carteira de estudante e os de ps-graduao, a comprovao poder ser
efetuada mediante a apresentao do termo de concesso de bolsa de estudos
ou carta do coordenador do programa.
4
Elaborao de anais:
das
empresas
Promotoras,
Patrocinadoras,
co-
Empresas de apoio/secretaria:
Submisso de resumos
Comunicao da avaliao dos resumos
Submisso dos trabalhos completos
Comunicao da avaliao dos trabalhos submetidos
Submisso da verso final do trabalho aceito Comunicao do aceite final do trabalho
9.2
Elaborao do programa
Acerto de Contas de
para introduo das
na qual devero ser
divididas apenas por
Evento;
Local;
Data de Realizao;
Promoo;
Comisso Organizadora;
Patrocnios;
Apoios;
Expositores;
Material de divulgao.
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ANEXOS
CREDENCIAMENTO DE EVENTOS
Nome do Evento
Ncleo Regional
ou Comit(1)
Data proposta(2)
Local(3)
Comisso
Organizadora(4)
Comit Tcnico(5)
(se aplicvel)
Data prevista de contratao:
Empresas de
Apoio/Secretaria
Definio de Datas:
Primeira Divulgao:
Recebimento dos resumos (se aplicvel)
Aceitao dos resumos (se aplicvel)
Verso final dos Trabalhos (se aplicvel)
Aceitao dos Trabalhos (se aplicvel)
Data limite para inscrio com desconto
Taxas de Inscrio(6)
1
2
3
4
5
Estudantes
Scios ABMS
No Scio
Indicar o Ncleo Regional, Comit ou Comisso Tcnica responsvel pela promoo do evento.
Indicar se est previsto o acoplamento a algum outro evento.
Indicar endereo completo, incluindo o auditrio, instituto / universidade.
Informar os nomes dos organizadores do evento e seus respectivos dados para contato.
Indicar nomes de profissionais que selecionaro os trabalhos a serem publicados ou
apresentados para aprovao da Diretoria Nacional.
Informar os valores das taxas de inscrio, prevendo pelo menos trs categorias: estudantes,
profissionais scios da ABMS e profissionais no associados ABMS.
Evento: _____________________________________________________________
Local de realizao: ___________________________________________________
Data/horrios: ________________________________________________________
) Sim
) No
) Sim
) No
) Ruim
) Bom
) Regular
) timo
) Ruim
) Bom
) Regular
) timo
g) Que aspectos voc considera que possam ser melhorados na realizao dos
prximos eventos?
R$ 30.300
R$ 10.000
R$ 4.000
R$ 1.000
R$ 13.300
R$ 0
R$ 1.000
R$ 1.000
R$ 27.100
R$ 1.000
R$ 2.000
R$ 1.300
R$ 12.800
R$ 5.000
R$ 5.000
R$ 84.500
R$ 10.500
R$ 65.000
R$ 9.000
R$ 52.805
R$ 2.000
R$ 2.000
R$ 2.700
R$ 6.000
R$ 1.000
R$ 300
R$ 675
R$ 10.000
R$ 28.130
R$ 15.000
R$ 10.500
R$ 1.500
R$ 2.000
R$ 500
R$ 500
R$ 94.500
0
R$ 12.500
R$ 0
R$ 5.000
R$ 24.000
R$ 20.000
R$ 15.000
R$ 15.000
R$ 3.000
R$ 0
R$ 0
R$ 16.325
R$ 0
R$ 8.000
R$ 2.000
R$ 2.000
R$ 4.325
R$ 320.530
RECEITAS
INSCRIES
Autores e co-autores de trabalho com interesse na apresentao oral
Autores e co-autores de trabalho sem interesse na apresentao oral
Participantes
150
70
30
150
100
200
700
R$ 320
R$ 320
R$ 340
R$ 340
R$ 370
R$ 390
R$ 390
R$ 420
no
balco
R$ 430
R$ 460
R$ 390
R$ 490
R$ 100
R$ 410
R$ 510
R$ 110
R$ 430
R$ 530
R$ 120
R$ 450
R$ 550
R$ 130
R$ 490
R$ 590
R$ 140
31/mai/06 30/jun/06
31/jul/06 15/ago/06
TOTAL
R$ 48.000
R$ 29.400
R$ 0
R$ 64.500
R$ 53.000
R$ 24.000
R$ 218.900
VENDAS DE ESTANDES
Stand padro 9 m2
R$ 90.000
PATROCNIOS
Patrocinador Master
Cotas de Patrocnio
R$ 50.000
R$ 68.000
R$ 40.000
R$ 466.900
R$ 146.370
Complemento:
Bairro:
Cidade:
Estado:
Telefone:
Fax:
Profisso:
Data Nasc.:
Naturalidade:
N RG.:
rgo Emissor:
CPF:
N PIS:
CTPS (n/Srie):
Registro Profissional:
N Inscrio no INSS:
rgo:
Valor da Contribuio:
Nome dos dependentes e grau de parentesco:
1.
2.
3.
4.
Descrio da atividade do servio:
Valor a pagar:
Data de preenchimento:
Observaes importantes:
1.
2.
3.
4.
5.
A falta dados no preenchimento desta ficha impede a gerao da GFIP da CEF, GPS do INSS e do DARG da SRF;
obrigao da empresa que contratou o autnomo pagar 20% ao INSS, a ttulo de contribuio previdenciria, do
valor contratado.
Do autnomo ser descontado sobre o valor contratado, o imposto de renda retido na fonte. Cabe organizao do
evento recolher o valor conforme tabela progressiva. (secretaria da Sede envia clculo efetuado pela contabilidade).
Caso o nmero seja grande, faa um controle dos autnomos que lhe prestam servios;
Os autnomos no estabelecidos so aqueles cujos servios profissionais so resultantes de trabalhos fsicos e
artesanais (ex.: faxineiros, seguranas, etc.). Eles no pagam o ISS e no possuem inscrio na prefeitura. No entanto,
devem ter n de inscrio no INSS, fazer o desconto da previdncia social individualmente pela guia (GRCI) e
fornecerem recibo de autnomo, em cujo verso dever afirmar que est isento do ISS e Inscrio Cadastral, conforme
Lei n 691/84, alterada pela Lei n 1.531 e resoluo n 812-90, e assinar abaixo.