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ficha catalogrfica
M294
CDD 025.17114
COMPOSIO
Presidente:
Vice-Presidente:
Corregedor Geral:
Secretrio de Gesto:
Integrantes:
Edelvais Oster Ritter
Estela Rosa Biancardi
Joo Gustavo Ricci Volpato
Manoel Castrilon Lopes Neto
Natalina Namie Hirata Girata
Natel Laudo da Silva
Valdir Luis Schmmer
Sumrio
1 REFERNCIAS CONCEITUAIS................................................................................7
1.1 DOCUMENTO....................................................................................................7
1.2 DOCUMENTO DE ARQUIVO............................................................................7
1.3 NATUREZA DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO............................................7
1.3.1 Espcie Documental.................................................................................7
1.3.2 Formato......................................................................................................7
1.3.3 Tipo Documental.......................................................................................8
1.3.4 Forma.........................................................................................................8
1.3.5 Gnero Documental..................................................................................8
1.4 ARQUIVO...........................................................................................................9
1.4.1 Importncia do arquivo............................................................................9
1.5 CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS.............................................................9
1.5.1 Arquivo Corrente....................................................................................10
1.5.2 Arquivo Intermedirio.............................................................................10
1.5.3 Arquivo Permanente...............................................................................10
2 GESTO ARQUIVSTICA........................................................................................10
2.1.1 Atividades da gesto arquivstica.........................................................11
Mtodos Bsicos de Ordenao.............................................................................12
2.2 PRESERVAO DA INFORMAO..............................................................14
2.2.1 Conservao...........................................................................................14
2.2.2 Fatores de deteriorao dos documentos...........................................14
2.3 RECOMENDAES.......................................................................................14
2.3.1 Quanto ao ambiente...............................................................................14
2.3.2 Quanto ao manuseio..............................................................................15
2.3.3 Quanto ao acondicionamento...............................................................15
2.3.4 Conservao de fotografias..................................................................16
2.3.5 Conservao de documentos eletrnicos e magnticos...................16
3 INSTRUMENTOS DE GESTO DOCUMENTAL....................................................18
3.1 PLANO DE CLASSIFICAO DOCUMENTAL.............................................18
3.2 CDIGO DE CLASSIFICAO DOCUMENTAL...........................................18
3.2.1 Quem e como se aplica o Plano de Classificao..............................18
3.3 TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS...................................19
3.3.1 Quem e como se aplica a Tabela de Temporalidade..........................20
3.4 ABRANGNCIA DA APLICAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE......22
3.5 FORMULRIO ATUALIZAO DA TABELA DE TEMPORALIDADE E/OU
CDIGO DE CLASSIFICAO DOCUMENTAL..................................................22
3.5.1 TERMO DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS..............................23
3.5.2 RELAO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS.................................25
4 ORIENTAES PARA ORGANIZAO E ACONDICIONAMENTO.....................26
4.1 ARQUIVO CORRENTE...................................................................................26
4.1.1 Documentos em Suporte Papel (at o tamanho ofcio)......................26
4.1.2 Fotografias e Negativos........................................................................27
4.1.3 Documentos em Suporte Papel - (maiores que o tamanho ofcio). .29
4.1.4 Documentos em Suportes Especiais...................................................29
4.1.5 Fitas Magnticas.....................................................................................29
4.1.6 Discos Magnticos.................................................................................30
APRESENTAO
1 REFERNCIAS CONCEITUAIS
1.1
DOCUMENTO
Documento todo e qualquer suporte material a que se possa atribuir a
DOCUMENTO DE ARQUIVO
Aquele que produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou
1.3.2 Formato
Configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo
como foi confeccionado.
7
1.3.4 Forma
Estgio de preparao e de transmisso de documentos.
1.4
ARQUIVO
Local para guarda de documentos;
Mvel para armazenamento de documentos;
Conjunto de documentos orgnicos e originais, produzidos e recebidos
por uma pessoa fsica ou jurdica no exerccio de suas funes e
atividades.
1.5
caracterizados pela frequncia e tipo de utilizao que feita dele. Composto por
trs subconjuntos amparados no valor primrio (administrativo) e valor secundrio
(cientfico/cultural/histrico), o arquivo de uma instituio divide-se em:
2 GESTO ARQUIVSTICA
Gesto de documentos o planejamento e controle das atividades de
produo, classificao e recuperao, avaliao, descrio e difuso, proteo e
preservao de documentos de arquivo. Visa racionalizao e eficincia dos
10
documentos de arquivo desde a produo at o seu destino final, que pode ser
eliminao ou guarda permanente.
13
2.2
PRESERVAO DA INFORMAO
2.2.1 Conservao
Conjunto de procedimentos e medidas especficas e preventivas que visam
preservar as informaes contidas nos documentos e prolongar a vida til de seus
suportes, assegurando sua proteo fsica contra os agentes de deteriorao.
2.3
RECOMENDAES
14
grampear
os
documentos
(especialmente
os
de
guarda
17
3.2
3.3
que define e regula o valor dos documentos, seus prazos de guarda e o destino final,
que pode ser guarda permanente ou eliminao.
A TTD apresenta-se dividida em campos de forma sucinta, permitindo fcil
visualizao e agilidade na sua aplicao.
Campos RGO/SETOR/ASSESSORIA/DIVISO/UNIDADE identificao
do nome da unidade administrativa geradora e acumuladora dos documentos e/ou
unidade hierarquicamente superior.
Campo SRIE identificao do nome da funo a partir da qual os
documentos foram gerados.
Campo SUBSRIE identificao do nome de atividades especficas, dentro
de cada funo, a partir das quais os documentos foram gerados. uma subdiviso
da srie.
Campo TIPO DOCUMENTAL identificao do nome do documento oriundo
19
OBSERVAO
refere-se
ao
registro
das
informaes
a) estabelea uma data fixa para aplicar a Tabela. Pode ser de acordo com o
calendrio de recolhimento;
b) localize, na Tabela referente ao seu setor, a srie documental a que
pertencem os documentos que deseja proceder destinao;
c) a partir da data de cada documento selecione e separe aqueles que
devem ser transferidos (guarda intermediria), os que devem ser
recolhidos (guarda permanente), os que devem permanecer no setor e
os que devem ser eliminados.
Separar os ofcios enviados ou recebidos (verificar qual o rgo superior e
maior cargo dentro do TCE) para reestudo e melhor classificao, tendo em vista
que podero conter informaes pertinentes a outros tipos documentais, como
parecer. Nestes casos, aplica-se a Classificao, Temporalidade e Destinao
desses tipos documentais identificados.
Mesmo procedimento deve ser adotado quando ocorrerem casos em que os
ofcios contenham orientao para situaes especficas do Tribunal, registrem
dados relevantes para a histria institucional, como relao com autoridades locais,
dificuldades na execuo de suas atribuies, perfil da criminalidade da regio. Na
dvida, entre em contato com a Unidade de Arquivo.
Ateno: Em relao ao tempo de guarda ou eliminao dos documentos
determinado na Tabela de Temporalidade, comea a contagem no
ano subsequente ao da criao ou recebimento do documento.
Ex.: Para um documento que deva ser eliminado em 05 anos e que
foi gerado ou recebido em 1998, inicia-se a contagem em 1999,
assim:
1999 (1); 2000 (2); 2001(3); 2002 (4); 2003 (5); 2004 (elimina).
Excetuam-se
dessa
regra
os
documentos
com
prazo
de
guarda
Tabela de Temporalidade pode ser aplicada, muito mais pelos documentos avaliados
para eliminao do que por aqueles indicados para guarda permanente.
O processo de
Contas do Estado de Mato Grosso teve incio no ano de 2001, tendo por base a
estrutura administrativa, as funes exercidas ou pelas Unidades Administrativas
existentes, a produo de documentos ,seus fluxos e finalidades. Documentos
anteriores a este perodo precisam ser tratados com alguns cuidados extras visto as
alteraes identificadas ao longo do tempo. Com o intuito de justificar a deciso
sobre o perodo de abrangncia da Tabela de Temporalidade e pautar os
procedimentos de sua aplicao, apresentamos informaes subsidirias que
orientam esta tarefa.
3.5
seguintes campos:
Nome: nome completo da pessoa que est propondo a atualizao da
Tabela e/ou Plano;
rgo: nome do rgo ou Setor ou Assessoria ou Diviso ou Unidade em
que a pessoa est lotada;
E-mail: endereo do Correio Eletrnico da pessoa ou do rgo;
Tipo de Atualizao: campo para optar por Incluso, Alterao, Excluso de
elementos que podem fazer parte de qualquer um dos campos da Tabela de
Temporalidade ou Plano de Classificao rgo; Setor; Srie; Subsrie; Tipo
Documental; Prazo de Guarda; Destino; Observao/Justificativa dos Prazos de
Guarda e Destinao;
Atualizao: descrio do tipo de atualizao;
Justificativa: justificativa da proposta de atualizao.
Termo, aparecero os campos para Incluso de Novos Itens, relativos aos dados
dos documentos:
Observao:
informao
necessria,
no
prevista
nos
campos
24
4.1
ARQUIVO CORRENTE
26
4.1.2
Fotografias e Negativos
As fotografias, antes de serem arquivadas em pastas suspensas, devero
relativas ao mesmo evento, fato, local, etc. Em cada pasta suspensa devem ser
acomodados, no mximo, 5 envelopes.
A identificao das fotos ser feita com uso de lpis do tipo 6B:
no verso das fotografias, no canto superior esquerdo, dever ser
inscrito, no mnimo, o nome das pessoas (da esquerda para a direita e de
cima para baixo), lugares e/ou objetos que aparecem na imagem, o evento,
fato e, se for o caso, local e data da imagem fotografada;
na frente do envelope, no canto superior esquerdo, dever ser
inscrito, no mnimo, nome do evento, fato, local e data das imagens
fotografadas.
Assim como as fotografias, os negativos, antes de serem arquivados em
pastas suspensas, devero ser acondicionados em envelopes especficos,
confeccionados em papel neutro. Em cada envelope ser acondicionada uma tira de
negativo e o conjunto de 5 envelopes, no mximo, ser acomodado em uma pasta
suspensa.
A identificao dos negativos ser feita na frente do envelope, no
canto superior esquerdo, onde dever ser inscrito, no mnimo, nome do
evento, fato, local e data das imagens fotografadas. IA dentificao das fotos
e negativos deve responder s seguintes perguntas:
O Qu ? e/ou Quem? Quando? Onde?
Ateno: No recomendado o uso de pastas do tipo A-Z como soluo de
armazenamento e acondicionamento de documentos, pois ocupam mais espao,
acondicionam menos documentos, exigem que eles sejam perfurados, acumulam
poeira, microorganismos e insetos.
Prope-se que as pastas do tipo A-Z deixem progressivamente de ser
usadas, sendo substitudas por pastas suspensas ou caixas de arquivo padro,
conforme o caso.
28
4.1.3
tamanho ofcio, sero usadas pastas de polionda, as quais podem ser encontradas
em vrios tamanhos (A2, A3). J as plantas, mapas, cartazes e outros documentos
demasiadamente grandes sero acondicionados em mapotecas ou tubos de PVC ou
papelo para plantas, lembrando sempre que os tubos de PVC, preferencialmente,
devem ser armazenados na horizontal. As pastas de polionda e os tubos sero
identificados com etiquetas trazendo informaes que identifiquem, no mnimo, o
nome do Setor, a classificao (Srie, Subsrie, Tipo Documental) e datas-limite.
29
4.2
ARQUIVO INTERMEDIRIO
Ateno: A Classificao e a Ordenao dos documentos no arquivo
31
4.2.2
Corrente.
4.2.3
Fitas Magnticas
As fitas, envolvidas em suas capas, sero acondicionadas na vertical em
caixas de arquivo.
4.2.5
Discos Magnticos:
Os
disquetes,
acondicionados
em
porta-disquetes
ou
devidamente
33
REFERNCIAS
ARQUIVO NACIONAL. Gesto de documentos: conceitos e procedimentos bsicos.
Rio de Janeiro: 1995. (Publicaes tcnicas, 47).
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. So
Paulo: T.A.Queiroz, 1991.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. So Paulo:
Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 1998.(Como fazer, 1).
CASTILHO, Ataliba Teixeira de (org.). A sistematizao de arquivos pblicos.
Campinas (SP): Editora da UNICAMP, 1991.
CASTRO, Astra de Moraes; CASTRO, Andresa de Moraes; GASPARIN, Danuza de
Moraes e Castro. Arquivstica arquivologia: arquivstica = tcnica, arquivologia =
cincia. Rio de Janeiro: Ao Livro Tcnico, 1988.
CONWAY, Paul. Preservao no universo digital. 2. ed. Traduo: Jos Luiz
Pedersoli Junior, Rubens Ribeiro Gonalves da Silva. Rio de Janeiro: Projeto
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DICIONRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA. So Paulo: Associao dos
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Cultura, 1996.
DINIZ, Davi Monteiro. Documentos eletrnicos, assinaturas digitais: da qualificao
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GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So
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JARDIM, Jos Maria. O conceito e a prtica da gesto de documentos. Acervo:
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______. Sistemas e polticas pblicas de arquivos no Brasil. Niteri: EdUFF, 1995.
______. Transparncia e opacidade no estado no Brasil: usos e desusos da
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LOPES, Lus Carlos. A gesto da informao: as organizaes, os arquivos e a
informtica aplicada. Rio de Janeiro: Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro,
1997.
______. A informao e os arquivos: teorias e prticas. Niteri: EDUFF; So Carlos:
EDUFSCar, 1996.
ROUSSEAU, Jean-Yves, COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina
arquivstica. Lisboa: Dom Quixote, 1998.
THE BRITISH LIBRARY. National Preservation Office. Preservao de documentos:
mtodos e prtica de salvaguarda. Traduo: Zeny Duarte de Miranda Magalhes
dos Santos. Salvador: EDUFBA, 2000.
34
MODELOS DE FORMULRIOS
35
Referncia:
Dados do Solicitante:
Unidade Administrativa
Nome Solicitante
Informaes da Demanda
Alterao de Contedo
Incluso de Registros/Processos
Excluso de Registros/processos
Outros
data da solicitao
Cdigo
Classificao Arquivstica
Descrio resumida:
Tratamento:
Normal
Emergencial
Impactos/benefcios:
rea solicitante:
Assinatura
Data:
Assinatura
______/_______/_______
Coordenador
Data:
______/_______/_______
Secretrio
Data:
______/_______/_______
Data Alterao
Data: ______/_______/_______
36
REA
Classificao Arquivstica
Data do Descarte
37
/ (ano)
CDIGO:
CLASSIFICAO:
TIPO DOCUMENTAL:( Descrio)
DATAS LIMITE:
QUANTIDADE. ESPECIFICAO:
OBSERVAES
Local e Data:
Local e Data:
Presidncia do TCE MT
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39
41