MANUALIZAO Elaborao e Uso de Manuais

Conceito

Manual todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, atividades, polticas, objetivos, instrues e orientaes que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionrios da empresa, bem como a forma como estes dever ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.

Indicadores

Os indicadores para o uso de manuais esto ligados aos processos de: Divulgao Coordenao Anlise Treinamento

Objetivos

Permitir que a reunio de informaes dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organizao. O manual vale como instrumento de permanente consulta, sem ser o nico no qual executivos e executantes devem pautar seu trabalho.

Vantagens

Importante e constante fonte de informaes sobre o trabalho realizado na empresa; Facilitam o processo de efetivar normas; Fixam critrios e padres; Evitam discusses e equvocos; Possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionrios Restringem a improvisao inadequada.

Desvantagens

No so a soluo para todos os problemas administrativos da emrpesa; Se no for elaborado cuidadosamente pode causar inconvenientes ao desenvolvimento normal das operaes; Pode ter elevado custo de preparao e atualizao; So pouco flexveis; Incluem somente os aspectos formais da empresa; Freiam a iniciativa e a criatividade individual; Seu uso pode ser prejudicado se a redao for muito prolixa, pouco clara, deficiente e inadequada.

Estratgia para a Manualizao

Itemizar os modelos manualizados: antes da aplicao de modelos, necessrio que sejam identificados os vrios tipos de manual que a organizao demanda. Qualificar a Manualizao: detalhamento do que ser manualizado, ou seja, sero selecionados os modelos. Elaborar o manual: a colocao em prtica dos estudos realizados anteriormente; Distribuir o manual.

Tipos e Tcnicas de Manualizao

Manual de Organizao: tem como escopo a prpria organizao. Manual de Instrues Especializadas, Manual de Normas e Procedimentos, Manual de Processo, Manual de Servios: definem normas diretrizes e o detalhamento de como fazer o trabalho de natureza burocrtica.

Tipos e Tcnicas de Manualizao

Manual de Formulrios: define a finalidade, o preenchimento, a distribuio e a utilizao dos formulrios em uso na empresa. Manual de Normas: semelhante a qualquer regulamento interno ou regimento. Manual de seqncia Administrativa: descreve as fases e as operaes de cada processo, citando os rgos e as pessoas que as executam, bem como os volumes de trabalho em cada fase.

Tipos e Tcnicas de Manualizao

Manual do Empregado: Mais utilizados nos nveis hierrquicos mais baixos. Propicia rpido entendimento da empresa ao novo funcionrio, apresentando direitos e deveres do mesmo. Manual de Finalidade Mltipla: um nico manual que atende aos vrios aspectos considerados pelos outros tipos de manuais (estruturas mais simples). Manual de Polticas e Diretrizes: Contm a descrio detalhada e completa dos parmetros para tomada de deciso pelos executivos.

Tipos de Manuais

Manual de Instrues Especializadas Instrues Origem reas de Operao Justificativas das Instrues Manual de Normas e Procedimentos Objetivo Classificao dos Assuntos Preparo e Emisso de Normas Padres para redao de comunicaes normativas Modificao de Normas

Tipos de Manuais

Manual de Processo

Normas Bsicas Processo Interface Normas bsicas Roteiro de Execuo Roteiro de superviso Normas legais Roteiro de Execuo Formulrios Interface Roteiro de Superviso

Manual de Servios (a)

Manual de Servios (b)

Tipos de Manuais

Manual de Formulrios

Objetivos Freqncia Preenchimento Fluxograma Interface Anexos

Manual de Seqncia administrativa

Processo Formulrios Volume Espao Fsico Cuidados na Superviso

Recomendaes Finais

O manual elaborado para quem no sabe, pois quem sabe no o consulta. Elabore o manual em folhas soltas, para melhor atualizao. fundamental a existncia de um padro esttico que inclua obrigatoriamente a redao e a apresentao de cada manual interessante a adoo de um sistema de modificao que permita uma fcil referncia e/ou busca.

Estrutura de um manual

ndice Apresentao Instrues de uso Contgedo bsico Apndice ou anexo Glossrio ndice temtico, e Bibliografia

Fases da elaborao do manual

Definio do objetivo do manual; Escolha dos responsveis pela preparao; Anlise preliminar da empresa; Planejamento das atividades; Levantamento de informaes; Elaborao propriamente dita; Distribuio; Instruo aos usurios; e Acompanhamento do uso.

MANUALIZAO

Formulao e Anlise Estrutural

Objetivos

Explicar os objetivos e diretrizes bsicas da empresa, sua penetrao no mercado e na sociedade em geral. Relatar a histria da empresa, desde sua fundao at a atualidade. Demonstrar de forma coordenada e organizada, a estrutura organizacional da empresa necessria para conseguir os objetivos e diretrizes traadas. Definir a funo, a posio hierrquica, as responsabilidades, as relaes e a autoridade dos cargos decorrentes desta estrutura

Objetivos

Atender s exigncias das normas internacionais (srie ISO 9000, ou mesmo da srie ISO 14000 que trata das questes ambientais). Manualizao, no plano estrutural, a incluso de alguns itens que assegurem uma leitura e interpretao sistmica da organizao.

Tipos e Tcnicas de Manualizao 1. Manual de Poltica

Processo decisrio (unidades de direo) Delegao de autoridade Processo decisrio (unidades de assessoramento e de execuo de 1o. e 2o. Nveis). Coordenao global Interveno ambiental

2. Manual de Organizao (a)

Polticas e diretrizes organizacionais. Estrutura orgnica Competncias Estatutos e regimentos internos Quadro de pessoal

2. Manual de Organizao (b)

Introduo Objetivos do manual Definio das finalidades e objetivos da organizao Organogramas parciais e global Descrio por unidades Descrio de cargos

2. Manual de Organizao (c)

Objetivo Estrutura Interna Linhas de autoridade

Ascendente Descendente

Funes

2. Manual de Organizao (d)

Preliminares Quadro Organizacional Planos de ao

natureza

estratgica natureza operacional

Envolvimento ambiental
circunstancial permanente

Atuao individualconceitual

Recomendaes Finais

A elaborao do manual deve incluir: uma abertura do texto; sumrio de assuntos; grficos explicativos. Forma de impresso do texto. Desenho do gabarito da folha. Qualidade do papel. Cor do papel Perfurao da folha (quando for o caso) Formato da folha padro

Recomendaes Finais

Para a capa do manual deve ser considerado (quando for o caso):

tamanho gravao ferragens

O uso de divisrias para separar os vrios segmentos interessante. O manual deve ser visto como um documento que subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa. A linguagem escrita tem de estar ao alcance de quem l e usa o manual.