Apostila Gestao de Almoxarifado e Patrimonio Pronta Ok

Gesto de Alm oxarifado e Patrim nio
Gesto de Almoxarifado e Patrimnio
SUMRIO
1. FATORES QUE INTERFEREM NA POLTICA DE AQUISIO E ADMINISTRAO DE BENS PATRIMONIAIS..................................................................................................................................... 2 1.1. FONTES DE INFORMAO ................................................................................................................2 1.2 CONCEITOS BSICOS ..........................................................................................................................3 ORGANIZAO POLTICO-ADMINISTRATIVA DO BRASIL ...................................................................3 ENTIDADES COMPONENTES....................................................................................................................3 Conceitos : ....................................................................................................................................................3 ORIENTAO OU REGULAMENTAO E CONTROLE DO SERVIO PBLICO ................................3 SISTEMA DE CONTABILIDADE FEDERAL - SICON ..............................................................................4 1.3. SOBERANIA DAS CARACTERSTICAS DOS MATERIAIS ..................................................................6 1.4. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS ...................................................................................................7 1.5. CODIFICAO DOS MATERIAIS .....................................................................................................10 1.7. DA CARGA E IDENTIFICAO DE MATERIAIS .............................................................................13 1.8. DA REQUISIO E DISTRIBUIO .................................................................................................14 1.9. COMPRAS E SUA PREVISO ............................................................................................................15 Quanto pedir qual o volume do lote econmico (as quantidades de materiais que compem o pedido)? ......................................................................................................................................................18 Quando pedir Em que momento ou nvel de estoque o pedido deve ser colocado?.................................18 Como controlar o sistema Que procedimentos e rotinas devem ser implantados para ajudar a tomar essas decises? .................................................................................................................................18 1.10. FORNECEDORES .............................................................................................................................19 1.11. CONTRATOS .....................................................................................................................................20 1.12. DO RECEBIMENTO E ACEITAO ................................................................................................22 1.13. DA ARMAZENAGEM ........................................................................................................................24 Em alguns casos: ........................................................................................................................................25 Embalagem ................................................................................................................................................25 Montagem de kits ........................................................................................................................................25 Controle de temperatura e umidade. ..........................................................................................................25 1.14. SANEAMENTO DE MATERIAL ........................................................................................................26 1.15. CUIDADOS ESPECIAIS ...................................................................................................................27 1.16. CONTROLE E RENOVAO DE ESTOQUES.................................................................................28 1.17. DOS INVENTRIOS ..........................................................................................................................30 NOMEAO DE COMISSO; ............................................................................................................... ......32 LEVANTAMENTO, ARROLAMENTO, AVALIAO E REGISTRO DO PATRIMNIO;............... 32 GERAR RELATRIO DO INVENTRIO E ENVI-LO PARA TCM; .................................................. 32 Lana dados do Inventrio no Balano Patrimonial; .................................................................................32 1.18. DO DESFAZIMENTO .......................................................................................................................33 1.19. A RESPONSABILIDADE SOBRE O PATRIMNIO .........................................................................35 REFERNCIAS BIBLIOGRAFIAS .............................................................................................................. 38
ANEXOS .........................................................................................................................................................40
1. FATORES QUE INTERFEREM NA POLTICA DE AQUISIO E ADMINISTRAO DE BENS PATRIMONIAIS
A Unidade de Patrimnio de uma Empresa, seja estatal ou no, de grande importncia, visto que dentro dela que se processa toda a poltica de aquisio, controle, conservao e distribuio de bens, agindo assim em uma inter-relao com outros seguimentos internos e externos empresa em sua totalidade. Em consonncia com a dimenso de suas atividades, necessria se faz a demanda por maior qualidade com menor custo, a fim de atender no apenas s necessidades da sociedade como tambm s exigncias legais que norteiam estas aes. Nesta assertiva, que, a seguir, procurou-se destacar alguns fatores relevantes a fim de bem delinear a prtica da poltica de aquisio e administrao de Bens Patrimoniais.
1.1. FONTES DE INFORMAO
O gestor de patrimnio como todo o bom profissional, deve estar sempre bem atualizado no que se refere ao desempenho do seu trabalho, seja no que diz respeito s suas prprias atividades, como tambm sobre as tendncias futuras, a fim de que possa adequar a sua rotina bem como a de todos aqueles que interagem nesse sentido, evitando um direcionamento que venha causar prejuzos organizao que representa ou a terceiros. Pode-se dizer que o conhecimento das fontes de informao representa a atualizao e a consolidao das informaes disponveis nas organizaes. A seguir algumas fontes de informao foram selecionadas, notadamente, aquelas que esto disponveis na Internet. Entre as mais importantes neste sentido, destacam-se: www.senado.gov.br/portal - base de pesquisa legislativa atrelada ao Senado Federal. Permite a procura por tipo de documento, data de publicao, bem como o acompanhamento de propostas de legislao, inclusive alteraes, em andamento; www.comprasnet.gov.br - trata exclusivamente das compras do governo federal, com informaes disponveis sobre legislao, fornecedores e atualidades de interesse para os gestores de patrimnio pblico estadual; www.planejamento.gov.br - traz todas as informaes sobre as atividades desenvolvidas a cargo do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto do Governo Federal; www.interlegis.gov.br - outra base de dados legislativos do Governo Federal;
www.redegoverno.gov.br - traz informaes sobre a estrutura e as competncias de cada unidade do Governo Federal, e ainda, as formas de contato com os responsveis em cada uma destas. bastante til quando se deseja saber onde obter informaes a respeito de assuntos especficos relacionados ao Poder Pblico.
1.2 CONCEITOS BSICOS
A Administrao pblica tem suas caractersticas prprias, diante disso, vamos citar algumas dessas que possam servir de apoio para o desenvolver do tema. ORGANIZAO POLTICO-ADMINISTRATIVA DO BRASIL ENTIDADES COMPONENTES A Unio, os Estados, o Distrito Federal e os Municpios, so entidades autnomas. Cabe a Unio exercer a soberania do Estado Brasileiro perante o contexto internacional; exercer os poderes que garanta: a soberania e defesa nacional; a cidadania; os direitos individuais; a boa relao internacional; o bem-estar scioeconmico do povo; administrar e legislar, entre outras atividades. Cabe a Unio, aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municpios competncias como: conservar o patrimnio pblico; proteger os bens histricos, as paisagens naturais e stios arqueolgicos, o meio ambiente e da poluio; a sade e assistncia pblica; e sociedade em geral. Cabe a Unio, aos Estados, e ao Distrito Federal (art. 24 da CF/88) legislar e normatizar sobre matrias especficas, como: direito tributrio, financeiro, econmico, oramentrio, trabalhista etc.
SERVIO PBLICO NO BRASIL Conceitos : a) De Diogo de Figueiredo Moreira Neto: Servio Pblico uma atividade de Administrao que tem por fim assegurar, de modo permanente, contnuo e geral, a satisfao de necessidades essenciais ou secundrias da sociedade, assim por lei considerados, sob as condies impostas unilateralmente pela prpria Administrao. ORIENTAO OU REGULAMENTAO E CONTROLE DO SERVIO PBLICO Cabe ao Poder Pblico da Administrao Pblica a responsabilidade pela regulamentao e o controle, ao servio pblico concedido, ou permitido ou autorizado, mesmo nos casos de haver delegao de poderes a terceiros.
Nota: Observar que os servios pblicos ou de utilidade pblica de qualquer natureza, tem por objetivo principal de servir a coletividade social (a sociedade pblica) e, em segundo, o de produzir renda para aquele que o explora, e que toda a sociedade seja beneficiada com um servio de qualidade pelo Estado. Sistemas de Gesto a) SIDOR: sistema integrado de dados oramentrios, conjunto de informaes sobre a estrutura oramentria, as provises de receitas, despesas, distribuio de receitas pblicas etc, alimentando dados e elementos para a comisso mista pertencente ao congresso nacional (senadores e deputados) para examinarem e emitirem parecer sobre os planos e programas nacionais, regionais e setoriais, acompanhar e fiscalizar o oramento previsto a atingir o objetivo do estado; b) SIAFI: sistema integrado de administrao financeira do governo federal, conjunto de sistemas da administrao oramentria e financeira dos recursos da Unio, centraliza e processa eletronicamente os dados, que oferecido como suporte aos rgos centrais, setoriais e executores, da gesto pblica, tornando segura a contabilidade da unio, sob superviso do Tesouro Nacional; SISTEMA DE CONTABILIDADE FEDERAL - SICON Sistema que tem por objetivo evidenciar, registrar e controlar a situao oramentria, financeira e patrimonial da Unio, apontar os atos e fatos relacionados com a Administrao financeira, oramentria e patrimonial, atravs do Sistema de Contabilidade Federal (Constituio Federal de 1988, no Titulo IV, Captulo I, Seo IX, art. 70 ao 75; captulo II seo I, art.163 e 164; seo II art. 165 ao 169; e, Lei n 8.112 de 11/12/90) com vistas elaborao de demonstraes contbeis. As operaes de que resultem dbitos e ou crditos de natureza financeira no compreendida na execuo oramentria sero, tambm, objeto de registro e evidncia nos registros contbeis. PATRIMNIO PBLICO Todos os anos o poder pblico em suas diversas esferas, seja federal, estadual ou municipal, destina significativa parcela de recursos aquisio de materiais que sero utilizados com as mais diferentes finalidades, visando o atendimento da populao. Todo esse conjunto de materiais adquiridos com recursos pblicos custou dinheiro, valem dinheiro e devem ser tratados como se dinheiro fossem. Assim, integram importante parcela do patrimnio pblico.
O dicionrio Aurlio1 traz, em sua pgina 1282, uma precisa definio de patrimnio: complexo de bens, materiais ou no, direitos e aes, posse e tudo o mais que pertena a uma pessoa ou empresa e seja suscetvel de apreciao econmica. Cabe ao gestor de patrimnio pblico uma srie de atividades que envolva os bens sob seus cuidados ou mesmo antes, quando da aquisio destes para o atendimento das diversas necessidades da populao, conforme fora frisado anteriormente. Pode fazer parte de sua rotina a elaborao de oramentos e o controle das respectivas contas pblicas, a guarda e conservao desses materiais, alm de sua distribuio para os requerentes. Para isso dever exercer atividades de planejamento e controle. Como planejamento pode-se definir a tomada de todas as providncias requeridas, em termos de verificao das necessidades (seja de pessoal, de materiais, de equipamentos etc.) e para o atendimento dessas necessidades, para que um dado projeto ou objetivo possa ser realizado ou alcanado. Pode-se dizer que o caminho a ser seguido para assegurar que todas as expectativas e demandas possam ser atendidas. O controle a contnua verificao do planejamento, corrigindo os desvios entre o que est sendo efetivamente obtido e aquilo que se deseja ou se espera. Ento, o planejamento e o controle do patrimnio material na empresa pblica envolvem atividades antes de sua entrada na organizao, durante a sua presena nesta e, tambm, para a sua sada dos registros desta. Como material pode-se definir todo o conjunto de bens tangveis, isto , mveis e imveis que compem o patrimnio de uma organizao. Bens imveis todo o conjunto de edificaes e espaos, terrenos etc. que no podem ser deslocados de seu local de instalao. Por sua vez, os bens mveis tm essa caracterstica de mobilidade potencial. Estas definies so importantes para o controle fsico desses bens e sua respectiva avaliao. Para fins de elaborao e controle dos oramentos e das contas pblicas duas definies so fundamentais. Material de consumo e material permanente. Por material de consumo, pode-se definir aquele que, em razo de seu uso corrente e de definio da Lei n. 4.320/64, perde sua identidade fsica e/ou tem sua utilizao limitada em dois anos. So definidos como despesas de custeio, da categoria econmica despesas correntes. Por sua vez, material permanente pode ser entendido como aquele que, igualmente em razo de seu uso corrente e de definio legal, no perde a sua identidade fsica, mesmo quando incorporado a outro bem e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos. So definidos como despesas de investimento, da categoria econmica despesas de capital.
FERREIRA, Aurlio Buarque de Holanda. Novo dicionrio da lngua portuguesa. 2. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1986. 36. reimpresso.
Na classificao de despesa oramentria, para a identificao do material permanente ou de consumo so adotados os parmetros abaixo, caso se enquadre em algum deles o material ser considerado de consumo. Durabilidade quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condies de funcionamento, no prazo mximo de dois anos; Fragilidade quando a estrutura do material est sujeita modificao, por ser quebradio ou deformvel, caracterizando-o pela perda e/ou irrecuperabilidade de sua identidade; Perecibilidade quando o material est sujeito a modificaes em sua natureza (qumica ou fsica), sendo passvel de deteriorao ou perda de suas caractersticas normais de uso; Incorporabilidade quando o material for destinado a ser incorporado a outro bem. Assim, este no pode ser retirado sem prejuzo das caractersticas do principal; Transformabilidade quando adquirido para fins de transformao, produo ou fabricao de partes, elementos ou de outros bens completos.
A observao de que a deciso de classificar o material em consumo ou permanente para alertar para o fato de que a classificao de um dado material, exclusivamente, em funo de sua natureza pode ensejar erros de planejamento e controle desse material. Por exemplo: se considerar um copo de vidro por sua natureza, a deciso ser a de coloc-lo como material de consumo, devido fragilidade. Por outro lado, se observar a funo desse bem junto ao patrimnio poder-se- classific-lo como material permanente. Explica-se: o copo de vidro pode ser uma pea de museu e como tal integrar um patrimnio duradouro. Ainda que, para o seu registro e controle no seja efetuada qualquer aposio de etiqueta ou similar. Ainda que seja apenas um bem relacionado. Tal alerta serve para indicar que, antes da natureza e do material, propriamente dito, com que foi fabricado um dado bem, a sua funo para a sociedade que deve servir de indicador para a sua classificao e esta para as atividades de planejamento e controle associadas a este patrimnio material.
1.3. SOBERANIA DAS CARACTERSTICAS DOS MATERIAIS
Se possvel fosse resumir em uma nica frase toda a filosofia da gesto de patrimnio e material na empresa pblica, certamente consistiria em dizer que: As caractersticas dos materiais so soberanas!.
Isto significa que, para o gestor de patrimnio desempenhar adequadamente suas funes de fundamental importncia que ele seja conhecedor das caractersticas dos materiais sob seus cuidados, visto que elas nortearo a tomada de decises. O patrimnio material custa e vale dinheiro. Segundo a Lei 6.404/76 os estoques so classificados como ativo circulante, que rapidamente pode ser transformado em capital; e pela Lei 4.320/64, em ativo permanente, devendo, portanto, ser tratado como se dinheiro fosse. Servem, por vezes, como garantia de emprstimos aplicados para o desenvolvimento local. Da, a necessidade de bem conhec-los para o seu uso adequadamente. Com o crescimento da conscincia da profissionalizao do gerenciamento dos recursos pblicos, destaca-se que no h mais espao para uma subvalorizao das atribuies relativas a estoques ou patrimnio pblico de maneira geral. O reconhecimento de um profissional no est relacionado funo que desempenha na sociedade, mas pela forma como ele a desempenha. Afinal, a todos os profissionais tornam-se necessria a convivncia harmoniosa da sociedade, sem a qual seria quase impossvel a prpria existncia dela. O conhecimento de como e, em que condies adquirir, transportar, e armazenar e, quais os cuidados necessrios nestes procedimentos, bem como a importncia de cada material para os processos produtivos de sua organizao e das unidades que esta deve prover, em outras organizaes pblicas, traduz um pouco da amplitude do trabalho, que deve ser desempenhado por este profissional. Afinal, sem a sua presena certamente haveria a falta de materiais, o que poderia significar a interrupo de atividades nas organizaes pblicas e, tambm, a m aplicao de recursos na busca de seu suprimento. Isto tudo caracteriza a importncia desses profissionais nas organizaes e a necessidade de sua valorizao!
1.4. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS
O gestor de materiais pode ordenar, adequadamente, os seus conhecimentos sobre os materiais e as suas caractersticas utilizando uma sistemtica que resulte em uma lgica para a diferenciao destes e do tratamento que deve ser dispensado a cada um. Tal instrumento para a estruturao dessa diferenciao pode ser obtido atravs do cadastramento de materiais. Atravs de um exemplo de solicitao de materiais a um gestor de patrimnio, poder-se- explicar esta sistemtica.
Severino (S) precisa de materiais e se dirige a Agenor (A) que o responsvel pelo patrimnio material de seu rgo. Veja como ser o dilogo entre eles e o que se poder aprender: S Bom dia, Agenor Preciso de papel! A Bom dia, Severino. Verei como posso atend-lo. E se dirige para o interior do almoxarifado. Em seguida, volta para o balco sem nada nas mos. A Severino, no posso atender voc. Existem muitos tipos de papel no almoxarifado e tambm existe uma ordem expressa de que no sero aceitas devolues. Ajude-me a no errar no que pede! S Por que no disse logo. Preciso de papel tipo off-set para impresso. Agenor se dirige novamente para o interior do almoxarifado. Outra vez, volta para o balco sem nada nas mos. A Severino, ainda no posso atender voc. Existem muitos tipos de papel no almoxarifado. Ajude-me a no errar no que pede! S Preciso de papis off-set em folhas. A Ah, bom! Tem tambm papel em bobinas, rolos de todos os tamanhos! S Isso, voc tambm me ajudou a pedir melhor Quero folhas no formato ofcio! E Agenor se dirige mais uma vez para o interior do almoxarifado. Em seguida, retorna ao balco sem nada nas mos. S O que foi dessa vez, Agenor?!? A Tem papel azul, verde, branco, amarelo e at rosa... Antes que Agenor conclua o que estava dizendo, Severino o interrompe. S Preciso de papel off-set, em folhas, no formato ofcio e brancas. Ah, antes que me esquea, duas resmas, 75 de gramatura, por favor! Disse Severino em tom irritado, querendo a todo custo ter o seu pedido atendido. E l vai Agenor para o interior do almoxarifado e... retorna com as duas resmas de papel off-set, formato ofcio, em folhas branquinhas e de 75g/m2. A Se voc tivesse pedido assim logo da primeira vez eu j o teria atendido...
Olhou para a fila que j se formava atrs de Severino. E continuou... A Enquanto eu tivesse qualquer dvida sobre o que realmente voc precisava, eu no poderia atend-lo. E isso serve para qualquer um de vocs a na fila!... Foi logo aproveitando a oportunidade para dar a lio a todos os que se encontravam esperando a vez. E concluiu... A E bom dizer para todos que pretendem vir aqui buscar material, que s atendo a pedidos quando no houver qualquer chance de errar no que se pede. Para no haver erros vocs tm que fazer o pedido atravs da correta especificao do material! Entenderam?!? Vamos recapitular o que Agenor ensinou a Severino e aos outros que se encontravam prximos: quando Severino disse que precisava de papel, ele apresentou apenas a denominao principal do material. Agenor teve dvidas e no pde atendlo. quando Severino disse que precisava de papel off-set, ele acrescentou ao pedido a referncia bsica do material. Agenor continuou com dvidas e no pde atend-lo. quando Severino acrescentou a informao em folhas, ele informou a forma de apresentao do material de que necessitava. Agenor ainda teve dvidas e no pde atend-lo. mas quando ele disse que queria no formato ofcio, ele informou as dimenses do material desejado. assim, quando ele disse que queria folhas brancas e de gramatura 75 (ou 75g/m2), apresentou outras especificaes que ainda se faziam necessrias para a perfeita caracterizao de seu pedido e de sua necessidade. Desta forma, Agenor, pde finalmente atend-lo. O cadastramento de materiais, atravs de suas especificaes, d meios ao gestor de patrimnio a fim de que possa diferenciar os materiais uns dos outros e, dessa forma, para distinguir os cuidados especficos para cada um destes. Tem como nveis: 1. 2. 3. 4. 5. Denominao principal Referncia bsica Forma de apresentao Dimenses Outras formas de especificao.
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Mas ser que todas as vezes que apresentar um pedido ter que relacionar todas as caractersticas dos materiais, atravs de suas especificaes? Claro que no! Se o cadastramento dos materiais for bem feito, poder utilizar cdigos que representaro o conjunto de caractersticas de cada material. Para no ocorrer possibilidade de erros, entende-se que cada material somente poder ser demonstrado por um cdigo que, por sua vez, representar um nico material. Uma relao de um para um!
1.5. CODIFICAO DOS MATERIAIS
Os materiais, atravs do cadastramento, podem ser organizados em classes ou categorias. Esta diviso dar origem ao sistema de codificao, que servir como um meio rpido e eficiente de recuperar o conjunto de especificaes que caracteriza cada material. Nesta assertiva, quando qualquer caracterstica for relevante na diferenciao de dois materiais, implica dizer que estes so distintos no tratamento a ser dispensado e que, portanto, devem ter cdigos diferentes. Em resumo, o cdigo ser a melhor forma de comunicao para a apresentao das caractersticas de um dado material. Entre os principais sistemas de codificao de materiais destacam-se: 1.1. Sistema alfabtico utiliza o conjunto de algarismos do alfabeto para a diferenciao de um conjunto de materiais. Por exemplo, RM pode significar rgua de madeira. RMA poder significar rgua de madeira de 30 cm. RMB poder significar rgua de madeira de 50 cm e assim por diante. Tem como principais restries: a possibilidade de erros de transcrio e o reduzido nmero de variaes que podem ser obtidas a partir da combinao das letras. (Alm do fato da difcil memorizao de um nmero elevado de cdigos e do agrupamento de novos materiais similares a outros j cadastrados e que venham a ser inseridos posteriormente na relao geral de patrimnio). 1.2. Numrico podem-se tecer consideraes semelhantes. Por exemplo, material da classe 1000 pode significar rgua de madeira. Material 1030 poder significar rgua de madeira de 30 cm. Material 1050 poder significar rgua de madeira de 50 cm e assim por diante. Tem como principais restries: a possibilidade de erros de transcrio e a eventual dificuldade do agrupamento de novos materiais similares a outros j cadastrados e que venham a ser inseridos, posteriormente, na relao geral de patrimnio.
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1.3. Alfanumrico numa tentativa de ampliar as vantagens dos dois mtodos, anteriormente descritos, foi criado o sistema alfanumrico, agregando letras e nmeros. RM30 poder significar rgua de madeira de 30 cm. RM50 poder significar rgua de madeira de 50 cm e assim por diante. Contudo, apesar do ganho evidente nas possibilidades deste novo sistema de codificao, as desvantagens dos sistemas originais ainda permanecem. 1.4. Como forma de ampliar a utilidade da codificao, pela estratificao dos materiais em grupos, classes e categorias, surgiu o sistema decimal simplificado ou universal que tem a seguinte estrutura em trs chaves: 1 . 2 . 3 , sendo a primeira aglutinadora, a segunda individualizadora e a terceira descritiva. Tomando, por exemplo, os seguintes nmeros de matrcula de universitrios: 871.11.283 871 estar presente em todo o conjunto de matrculas do ano de 1987, para alunos que foram aprovados para o 1 semestre letivo; 11 por exemplo, significa engenharias, estar em todos os cdigos de alunos aprovados para as engenharias; 283, por sua vez, identificar um aluno em questo, apesar de todos os outros alunos aprovados, para aquele semestre, terem matrcula iniciando com 871 e mesmo os alunos das engenharias desse ano que tenham matrcula 871.11.XXX. Agora a matrcula 921.11.320. O que se pode dizer a respeito? Sabe-se que o aluno foi aprovado para o 1 semestre do ano de 1992, pertence rea de engenharia e... O que mais? Os ltimos trs nmeros o diferenciam dos demais alunos dessa instituio, em todos os tempos. Afinal, cada elemento da relao geral, somente ser representado por um cdigo e este representar apenas um, e somente um elemento dessa relao. Nesta estrutura de codificao, XX.11.XXX representa uma semelhana para conjunto de alunos, por rea de conhecimento, independentemente do ano de ingresso na instituio. Por isto, estar presente em todas as matrculas de alunos dos cursos de engenharia. Os trs ltimos dgitos podem representar um conjunto de informaes suplementares e que sero necessrias para a perfeita identificao do aluno na relao geral dos discentes, seja o seu curso e engenharia mecnica, eltrica ou civil, entre outras. O grau de seu curso, se graduao ou ps-graduao, e assim por diante. 1.5. O sistema de codificao por barras, para o controle de patrimnio e material, foi introduzido, visando facilitar o levantamento e a localizao dos bens, durante a realizao de um inventrio. Este sistema permite a identificao do cdigo por meio de equipamentos de leitura tica. Seu princpio baseia-se na transformao dos dgitos do cdigo em uma representao binria (de combinaes de dois algarismos zeros e uns, o que permite a sua utilizao por meio informatizado). Quando um feixe de luz incide sobre as barras, o leitor percebe a existncia de combinaes de dois grupos de barras. As barras refletivas ou brancas (zeros) e as barras no refletivas ou escuras (uns).
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Em realidade, o sistema de codificao por barras utilizado para fins diversos em automao. Seja para o controle de acesso (como em crachs), seja na rea comercial (como em produtos que se adquire em supermercados e outros produtos comerciais em geral), controle de cargas (como na aviao comercial), na prestao de servios em geral (como na identificao de exames clnicos), entre outros usos. 1.6. Os produtos comerciais brasileiros utilizam um sistema de codificao chamado EAN-13 e que tem 13 dgitos, assim distribudos em quatro chaves: 1 . 2 . 3 4 .
1.1. A primeira com trs dgitos, conhecidos como bandeira ou flag (bandeira em ingls), representa a origem ou pas de origem do produto. 1.2. A segunda indica o fabricante. Assim, todos os produtos fabricados pelo mesmo fabricante tero a mesma segunda chave, ainda que confeccionados em pases distintos (diferenciao pela bandeira). Unidades distintas de um mesmo fabricante em um mesmo pas tero dgitos de identificao de fabricante distintos. Tal medida para permitir a rastreabilidade do produto, ou seja, saber a sua origem desde a sua produo e at a sua chegada ao consumidor final, bem como em caminho inverso do consumidor at a unidade que o produziu. 1.3. A terceira chave serve para diferenciar os vrios produtos produzidos por um mesmo produto A lgica do sistema a mesma do exemplo do sistema decimal anteriormente descrito (matrculas dos alunos). 1.4. A quarta chave uma proteo do sistema. Serve para verificar se um cdigo percebido pelo leitor tico realmente corresponde representao numrica equivalente. um dgito verificado Sua funo a mesma daqueles dois ltimos dgitos da identificao de pessoas junto Receita Federal (o nosso CPF, que tem formato XXX.XXX.XXX-AA), onde AA so os dgitos verificadores e os demais so dgitos de informao. Estes ltimos servem, to somente, para verificar se o conjunto dos demais, realmente, corresponde a um registro vlido e so formados a partir de uma combinao especfica destes. Para produtos que tm pequenas dimenses utilizada uma verso reduzida chamada de EAN-8 e que tem apenas oito dgitos. O sistema EAN utilizado em todo mundo. Nos Estados Unidos (EUA) e Canad, e tambm nos pases que mantm estreitas relaes comerciais com estes. comum um outro sistema de codificao por barras, chamado de UPC, que guarda os mesmos princpios, e tem formatos diferentes para grandes e pequenas embalagens. Por fora da integrao dos mercados mundiais estes sistemas EAN e UPC esto passando por um processo de integrao que resultar, em breve, no sistema UCC-EAN j em testes. Uma dvida comum dos gestores de patrimnio quanto utilizao interna de cdigos de barras para o controle do patrimnio material na empresa. Pode-se dizer que existem sistemas de codificao comercial, unificados em todo o pas, e que existem
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outros internos s empresas. Atualmente, os leitores ticos j conseguem processar as leituras, fazendo as converses de um para outro sistema, sem perda de eficincia. Assim, no h a necessidade da duplicidade de listagens para converso e controle sob os cdigos comerciais externos e internos da empresa.
1.6 . DA AQUISIO DOS BENS
H vrias formas de aquisio de bens pelo Poder Pblico. Elas so regidas pelo: Direito Privado compra e venda, recebimento de bens de doao, permuta, herana, usucapio, inveno (achado de coisa perdida) etc. Direito Pblico desapropriao, aquisio por fora de lei ou processo judicial (Execuo), investidura, etc. Os bens pblicos so adquiridos atravs de desapropriao, de processo de Execuo, ou outros tipos de aquisio de natureza privada (compra e venda, recebimento de bens de doao, permuta, herana, usucapio, inveno (achado de coisa perdida) e por fora de dispositivo constitucional ou legal.
1.7. DA CARGA E IDENTIFICAO DE MATERIAIS
Quando um material passa a integrar o patrimnio de uma organizao uma das primeiras atividades, aps a verificao de sua regularidade (fsica e fiscal), o seu registro na relao geral de patrimnio, anotando-se a data e o valor de sua incorporao, a forma e a documentao de sua origem, a sua destinao, bem como o nmero pelo qual dever ser localizado nessa relao (o seu cadastro ou registro propriamente dito). Ao verificar a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de um material, afirmase que foi estabelecida a carga do bem. Sendo o mesmo transferido, anotam-se os dados e as condies dessa responsabilidade pelo novo consignatrio. Desta forma, constatase que ocorreu a descarga do material, em relao ao primeiro, com a respectiva carga para o segundo. Toda transferncia de materiais, em uma organizao, deve dar origem a um novo termo de carga, quando houver a mudana de responsabilidade sobre estes. Podese dizer que a carga condio obrigatria para esta transferncia, sendo que, para a sua realizao, o bem dever estar perfeitamente caracterizado e avaliado, quanto ao seu estado ou condio de uso, bem como, devidamente, valorado, a fim de que se possa estabelecer a dimenso da responsabilidade que assume o novo consignatrio. A descarga tambm ocorrer quando o material se tornar irrecupervel pelas perdas de sua funcionalidade, por consumo e demais transferncias (cesso, venda,
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permuta, doao, inutilizao e abandono) e, ainda, por furto ou roubo, observadas as particularidades do caso. Eventualmente, partes ou peas de um conjunto podem ter a sua descarga isolada, fazendo-se as devidas anotaes no registro patrimonial, e, ainda, a atualizao do valor desse bem. - O mtodo mais comum utilizado para identificar o bem patrimonial o da oposio de plaquetas. Porm, existem outros, tais como: gravao ou tatuagem (animais, bens metlicos, plsticos...); aposio de anis, colares ou similares (animais), tarja magntica, carimbos (livros), etc. Um dos problemas mais comuns a perda da seqncia da numerao de plaquetas. Vale lembrar que a numerao deve seguir uma ordem cronolgica. Assim, ser errado efetuar hoje o registro de um bem com uma placa de nmero 10 e amanh proceder ao registro de outro cuja placa for menor que 10. A origem mais comum desse erro reservar placas para um pedido ainda no entregue ou produtos que ainda aguardam inspeo para o seu recebimento final. No agir assim, contribuir para a reduo deste erro. Tambm no correto usar uma placa que, porventura, tenha sido pulada. A ao correta dar baixa nessa numerao, atravs de processo especfico para tal fim.
1.8. DA REQUISIO E DISTRIBUIO
Uma das funes do gestor de patrimnio tomar todas as providncias que contribuam para o pleno atendimento das necessidades dos vrios requisitantes de materiais sob seus cuidados. Cabe a ele verificar a consistncia dos pedidos, a possibilidade de seu atendimento e a conduo dos materiais cujas necessidades devem e podem ser atendidas. Este processo de encaminhamento dos materiais aos seus respectivos requisitantes o que se chama de distribuio. Para que o material chegue ao solicitante, em perfeitas condies, em termos de quantidade e qualidade, o gestor dever tomar uma srie de providncias que envolvam, entre outras medidas, a escolha do meio de transporte do mesmo at o local onde esperado (que pode ser diferente daquele do solicitante), das protees requeridas para garantir a sua integridade durante este transporte (embalagens), a seleo do transportador, bem como a contratao de seguros, quando pertinente. Certamente, a maior fonte de erros e atrasos na entrega de materiais solicitados a divergncia entre a linguagem utilizada para a caracterizao dos materiais. A fim de que o pedido corresponda fielmente s necessidades de consumo necessrio se faz que o solicitante e quem vai distribuir o material estejam falando sobre a mesma coisa. Isto , que a descrio do material esteja em perfeita sintonia para ambos. A causa mais comum disto a inexistncia de um cadastro nico de materiais, com sua respectiva codificao, para todas as unidades do Estado. Por isso, com absoluta prioridade, deve ser adotado o mtodo descritivo, que consiste na especificao
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tcnica do conjunto de caractersticas do material. O mtodo referencial que consiste no uso de meios auxiliares (fotos, figuras, amostras at mesmo, embalagens de compras ou entregas anteriores etc.) para a caracterizao do material desejado, pode resultar em problemas na sua entrega ou aquisio. Estes problemas podem ocorrer porque, por exemplo, a amostra utilizada caracterizava apenas referncia de fabricao e no de marca, o que, na maioria dos casos, no permitido quando se tratar de aquisies pelo Poder Pblico. Um outro problema muito comum quando da compra ou solicitao de fornecimento por referncia a possibilidade de caducidade desta, ou seja, atrelar-se a uma alternativa obsoleta de um produto, quando podem j existir produtos de melhor desempenho, inclusive a preos menores no mercado, como no caso de equipamentos de informtica. A fim de minimizar ainda mais essa possibilidade, cabe ao gestor de materiais estar sempre em busca de atualizao sobre os materiais disponveis no mercado. Para a distribuio dos materiais nas organizaes, dois processos de fornecimento podem ser utilizados. O primeiro, ou por presso, consiste no fornecimento de quantidades uniformes em intervalos de tempo determinados, uma vez que as caractersticas da demanda ao longo do tempo j so bem definidas, no havendo, desta maneira, a mnima possibilidade de falhas no atendimento. Mesmo sendo os materiais bastante simples no requerem a apresentao de requisio a cada fornecimento (copos de gua e caf, por exemplo). O segundo processo aquele em que o fornecimento realizado aps a apresentao de cada requisio, quer seja pela variabilidade do material de consumo, que no permite uma distribuio uniforme, o que possibilitaria perdas por obsolescncia, inatividade ou ociosidade, quer seja pelo valor mais expressivo, fazendose necessrio um controle mais rigoroso de sua distribuio. Convm, finalmente, destacar que sempre caber ao gestor, realizar julgamento sobre o que lhe apresentado como solicitao. Nenhum material dever ser distribudo sem que a devida solicitao tenha sido encaminhada. Mesmo para produtos distribudos sob presso, em algum momento deve ter havido a previso de seu consumo e seus respectivos consumidores, bem como, a autorizao para esta distribuio.
1.9. COMPRAS E SUA PREVISO
Em muitas organizaes pblicas, as atividades relacionadas ao planejamento de compras (planejamento das quantidades, seleo e avaliao de fornecedores, negociao etc.) esto dissociadas das atividades relativas ao processamento dessas compras (atividades de licitao, documentao e registro), bem como, de seu recebimento. Tal fato, por muitas vezes, gera problemas entre as reais necessidades do solicitante e do que efetivamente entregue organizao. A falta de entrosamento
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entre estas atividades (compras, licitao e almoxarifado) pode comprometer o suprimento de materiais para a empresa. Nesta tica, pode-se resumir o pargrafo anterior em uma nica frase: As compras representam a porta de sada da maior parte dos recursos de uma organizao ou a sua plena capacidade de operao. Com a escassez de recursos pblicos, uma boa compra condio fundamental para a manuteno dos nveis de atendimento que o Estado pode oferecer aos cidados. Uma boa compra, ento, aquela que atende, ao mesmo tempo, as exigncias tcnicas do solicitante e de quem vai receb-la (que devem estar expressas como especificaes), os requisitos legais de sua aquisio (licitao, por exemplo) e de sua entrega (locais, prazos e datas). Para que isso possa ser alcanado necessrio se faz, que as pessoas, que exercem atividades associadas a tais funes trabalhem de forma integrada, diferentemente, do que ainda acontece hoje em muitas organizaes pblicas, conforme fora falado no incio deste tema. Ento: Compra bem feita Quando uma compra bem feita resulta: Preo de custo mais baixo Controle do fluxo de caixa Inexistncia de emprstimos, doaes, perdas etc. No h excessos nem faltas. Ela atende a: Exigncias tcnicas do solicitante Requisitos de sua solicitao (licitao) Requisitos de sua entrega (locais, prazos e datas)
Compra ruim Quando uma compra ruim resulta: Aumento dos custos Descontrole do fluxo de caixa Constantes emprstimos, doaes, perdas etc. H excessos e/ou faltas.
Para que o planejamento de compras seja bem realizado, importante que o responsvel por esta funo busque ao mximo introduzir em sua rotina o estabelecimento de previses. Antecipar-se sobre possveis necessidades de materiais e das necessidades associadas a esta (rea e condies requeridas sua armazenagem, pessoal para a distribuio, recursos, sua aquisio, entre outras) de fundamental importncia para o pleno funcionamento da empresa pblica. Todavia, nem sempre possvel ter previses confiveis sobre determinadas necessidades. Por outro lado, tambm podem ocorrer imprevistos que alterem a regularidade das compras.
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Previses podem ser entendidas como expectativas acerca de um futuro, por vezes, incerto. Assim, quanto mais conhecimento o gestor de patrimnio tiver sobre as compras (do consumo dos materiais, do intervalo entre compras sucessivas, dos fornecedores, da variao de preos no mercado, do tempo decorrido entre o pedido e a disponibilidade do material ao solicitante etc.), maiores chances ter para minimizar as incertezas desse futuro e com mais segurana poder realizar o seu trabalho e, assim, contribuir para a maximizao do desempenho de sua organizao. Como regra bsica, as compras devem ser regulares, o que significa um planejamento estruturado (com as suas respectivas previses) e um bom funcionamento do setor. A ocorrncia de compras emergenciais dar elementos para o gestor de patrimnio repensar o seu planejamento, seja pela identificao e levantamento de falhas ocorridas neste, seja porque imprevistos apontaram potenciais fragilidades ou despreparo do setor para lidar com estes. Uma vez, devidamente autorizado, em conformidade com a previso oramentria e a disponibilidade financeira, o gestor de patrimnio tambm poder antecipar suas compras, visando obter ganhos de oportunidades (ofertas de mercado ou pela tendncia de alta dos preos do produto), o que em empresas privadas poder-se-ia chamar de compras especulativas. Por fim, quando so necessrias compras, devido obsolescncia de materiais, pode-se dizer que ocorreram falhas anteriores no planejamento, resultando aquisies de quantidades desnecessrias ou excessivas. Conclui-se, ento, que atravs do planejamento de compras, que a organizao busca estabelecer a maximizao da utilizao dos recursos disponveis em atendimento s demandas. Como elementos do planejamento de compras, necessrio estabelecer as quantidades, os locais e as datas para as entregas de cada um dos materiais a serem adquiridos, bem como o processo de seleo e avaliao de fornecedores, o contedo de informaes para a negociao junto a estes e, ainda, o conjunto de rotinas e documentos necessrios para a operao do sistema interno. Tambm, caber a definio de critrios para a racionalizao da aquisio orientada pelos requisitos de conservao dos materiais, vez que comum a realizao de compras para a substituio de materiais que perderam, precocemente, suas caractersticas (deteriorao) devido sua inadequada armazenagem. Assim, para evitar a perda dos materiais adquiridos, por deteriorao, importante que o responsvel pelas compras conhea as condies disponveis para a armazenagem, pois que este poder decidir sobre as embalagens e sobre os meios de transporte, o que poder contribuir para a reduo dessas perdas. A fim de melhor estabelecer as previses, o gestor de patrimnio poder se valer do histrico das compras (observando sua variao ao longo do tempo), bem como recorrer ao auxlio de outros profissionais, que detenham maiores conhecimentos sobre a variao da demanda e dos preos praticados no mercado. A demanda e a oferta de materiais podem concentrar em certos perodos do ano, ou terem um comportamento irregular. Ento, o gestor dever adotar estratgias de ao
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especfica para cada situao, de modo que, apesar da ausncia de estabilidade na demanda e na oferta, o que seria ideal para o seu trabalho, ele consiga aplicar adequadamente os recursos disponveis e assegurar o atendimento das necessidades de material em sua organizao. Quanto mais conhecimentos o gestor detiver sobre o seu papel, estar melhor preparado para lidar com esta variao de situaes. Isto implica em dizer que a melhoria de seu desempenho e do resultado que seu trabalho representar para a sua organizao, depender de sua contnua atualizao profissional obtida pela constante leitura e pela troca de experincia com outros profissionais do seu ramo de atividades.
Principais decises de compra! Quanto pedir qual o volume do lote econmico (as quantidades de materiais que compem o pedido)? Quando pedir Em que momento ou nvel de estoque o pedido deve ser colocado? Como controlar o sistema Que procedimentos e rotinas devem ser implantados para ajudar a tomar essas decises? Quanto pedir? Para saber quanto pedir os responsveis devem avaliar os custos que esto envolvidos com o pedido e manuteno do estoque, so eles: Custo de colocao do pedido Custo de desconto de preos Custo de falta de estoque Custo de capital de giro Custo de armazenagem Custo de obsolescncia
Deve-se valer de: Histrico das compras Recorrer a profissionais que detenham o conhecimento da demanda e do preo.
Quando pedir? De forma geral as compras devem ser regulares, o que significa um planejamento estruturado e um bom funcionamento do setor. Para saber o momento certo necessrio acompanhar os nveis de estoque e histrico de consumo.
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Obs. A ocorrncia de compras emergncias so um sinal para o gestor repensar seu planejamento.
1.10. FORNECEDORES No existe verdade maior do que dizer que: O problema do seu fornecedor hoje, poder tornar-se seu no amanh!. Falhas tcnicas ou mesmo administrativas de seu fornecedor podem comprometer o funcionamento de sua organizao. Assim, em alguns casos, melhor que os abandonar ou troc-los, ser desenvolv-los! No basta que o fornecedor tenha a capacidade de apresentar um bom produto. Mas, necessrio se faz que tenha condies de faz-lo atravs de um bom fornecimento, que envolva: preos, prazos, condies de pagamento, regularidade e pontualidade de entrega, entre outros aspectos relevantes. A qualidade tcnica de um fornecedor representa a competncia em fornecer um bom produto e deve ser verificada atravs da qualificao do seu quadro profissional e, em alguns casos, da tecnologia disponvel na empresa. Por sua vez, a qualidade administrativa diz respeito competncia com que a empresa gerenciada, sendo possvel que esta influencie de forma negativa ou positiva na qualidade tcnica. Para evitar problemas indesejveis interessante que a organizao mantenha em seu poder um cadastro atualizado sobre potenciais fornecedores. Assim, poder em pouco tempo ter informaes sobre estes e proceder a um julgamento justo sobre as alternativas disponveis para o fornecimento, quando pertinente. Esta condio mnima para que uma empresa possa se candidatar a fornecedor denomina-se qualificao. Por sua vez, a ordem de prioridade para o fornecimento entre aqueles considerados habilitados intitula-se de classificao. A fim de evitar abusos, por parte de fornecedores, cada unidade poder formalizar sanes relativas a falhas ou problemas em fornecimentos sucessivos. De acordo com a gravidade das falhas (atrasos, trocas no material entregue, faltas nas quantidades, etc), podem ser estabelecidos pontos negativos (ou demritos) e ao total de uma quantidade limite de demritos para um certo intervalo de tempo (20 pontos acumulados em um ano, por exemplo) estar, devido a esse conjunto de falhas, proibido de concorrer ao fornecimento por um certo perodo ou, ainda, poder ser desqualificado, o que implicar efetivamente na impossibilidade de fornecimento. Tal providncia pode ser executada, atravs do condicionamento de cada fornecimento, qualificao prvia. Uma opo, para tanto, exigir, quando cabvel, a qualificao do pretenso fornecedor junto ao Cadastro Geral de Contribuintes do Estado, ou, ainda, junto ao Cadastro de Fornecedores do Ministrio de Planejamento (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF), que faz parte de um sistema integrado de informaes relativas a compras disponibilizadas na Internet (www.comprasnet.gov.br). Complementam este sistema o Cadastro de Materiais e Servios (SICAM) e a Divulgao Eletrnica de Compras (SIDEC).
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1.11. CONTRATOS Uma das definies clssicas de contrato que este a conveno estabelecida entre duas ou mais pessoas para constituir, regular ou extinguir entre elas uma relao jurdica. Esta definio bem interessante, porque coloca em poucas linhas a orientao sobre todos os elementos que devem constar em um contrato bem elaborado. So eles: 1.1. a qualificao das partes envolvidas e de seus representantes legais para aquele efeito; 1.2. o objeto que apresenta a motivao da elaborao do contrato, aquilo que dever ser buscado ou atingido; 1.3. a constituio que formaliza os interesses de cada uma das partes, a durao e os meios necessrios para tanto; 1.4. a regulao que estabelece os direitos e obrigaes de cada uma das partes em relao ao outro e a terceiros, bem como orientaes para a resoluo de conflitos que, porventura, venham a se estabelecer; 1.5. a extino que determina os motivos para o encerramento do contrato, seja pelo atingimento de seus propsitos, seja pelo descumprimento dos termos da regulao ou, ainda, pela limitao de tempo prevista em sua constituio. Quando o contrato envolve, como uma das partes, o poder pblico, este recebe o nome de contrato administrativo e se caracteriza pela predominncia deste em relao s demais partes, face finalidade do atendimento de interesses pblicos. O gestor de patrimnio ou o responsvel pela elaborao dos contratos administrativos, como representante do poder pblico, no momento da contratao da aquisio de bens e servios, deve sempre considerar que estes contratos tm como principais caractersticas: 1.6. licitao prvia visa maximizar a utilizao do recurso pblico (ou a seleo da proposta mais vantajosa para o Estado), e que, para tanto, deve ser realizado o processo com a respectiva documentao necessria; 1.7. publicidade dar a mais ampla cincia a possveis interessados no processo de licitao e, tambm, para caracterizar a transparncia e a iseno do agente pblico, em relao a esta, o que garantir o princpio de isonomia de direitos; 1.8. prazo determinado que todos os contratos tenham um prazo de vigncia definido, visando criar a oportunidade de novas ofertas ao Estado e, assim, otimizar os recursos empregados na contratao, bem como impossibilitar a
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transferncia de responsabilidades sobre esta, com o advento da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar 101, de 04/05/2000); 1.9. prorrogabilidade apesar do que reza o pargrafo anterior, haver ocasies onde o contrato poder ser prorrogado, visto que a sua continuidade se constituir como vantagem adicional, atravs da obteno de preos e condies mais vantajosas. Todavia, tal condio dever ser prevista quando da contratao inicial, assim como limitaes de tempo em conformidade com o item acima; 1.10. clusulas exorbitantes so aquelas que caracterizam a predominncia do poder pblico neste tipo de contrato. Entre elas mencionam-se: 1.1. Modificao e resciso unilateral dos contratos em nome do interesse pblico, h a possibilidade da alterao das quantidades, inicialmente, previstas para o fornecimento, dentro de limites previstos na legislao e mesmo do encerramento do anteriormente contratado por aquele; Fiscalizao compete aos representantes do poder pblico realizar a fiscalizao das competncias tcnica e administrativa dos contratados, bem como do prprio fornecimento de materiais e servios. Cabe ressaltar que clusulas, referentes fiscalizao, devem constar do termo de contrato, inclusive quanto extino deste; Aplicao de sanes decorrente da atribuio de fiscalizao, a aplicao de sanes representa uma forma de coibir a inobservncia do acordado, bem como uma forma de educar o fornecedor pblico a respeito dos aspectos constantes neste acordo; Ocupaes provisrias de mveis e imveis prerrogativa especfica do interesse pblico face propriedade privada; Inaplicabilidade de exceo de contrato no cumprido ainda que o poder pblico, por intermdio de seus representantes, no cumpra o que cabe a este no contratado, no h de imediato a extino deste. Tal condio obrigaria o fornecedor a arcar com todas as suas obrigaes independente do fato do poder pblico cumprir com as suas. Visando coibir o uso abusivo desta prerrogativa, restries quanto ao fornecimento de materiais e servios, fazem constar da Lei de Responsabilidade Fiscal.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
Entre outras caractersticas do contrato administrativo destaca-se a possibilidade de ser cobrado do fornecedor, alm das exigncias formais para a sua qualificao, que este apresente ou deposite uma garantia de at 5% do valor do contrato, sendo aceitos
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cauo em dinheiro e ttulos da dvida pblica, bem como seguro-garantia e fiana bancria. Para a sua efetiva validade, os contratos devem ter seus termos previamente publicados, para amplo conhecimento dos interessados, e, aps o seu estabelecimento, os prazos previstos na legislao, de acordo com o tipo de processo em execuo.
1.12. DO RECEBIMENTO E ACEITAO
Uma das mais importantes etapas do trabalho do gestor de patrimnio o recebimento dos materiais em sua organizao. Para tanto, uma srie de pr-requisitos devem ser observados. O primeiro deles, diz respeito competncia para este recebimento: significa dizer que o gestor de materiais, sozinho ou em equipe, ter plenas condies de julgar a conformidade daquilo que lhe entregue. Este julgamento tem duas dimenses: o aspecto quantitativo e o qualitativo, ou seja, as quantidades e as caractersticas ou especificaes do material em recebimento. Alm disso, deve ser observada a regularidade desse material, no que se refere aos aspectos fiscais, (documentao emitida pelo fornecedor, nota fiscal ou similar) e compatibilidade do que entregue com a documentao que originou o pedido (licitao, empenho, autorizao de despesa etc.). A fim de evitar julgamentos diferentes para um mesmo produto, por diferentes recebedores ou por um mesmo, em datas diferentes, faz-se necessrio que se estabelea um procedimento padro, contendo as formas de inspecionar o material a ser recebido, bem como verificar sobre quais os aspectos este deve ser avaliado (pontos de inspeo no produto). A elaborao de uma relao geral sobre os itens a ser verificada evitaria essa variao avaliativa, bem como o esquecimento de algum ponto a ser avaliado, tem-se mostrado um instrumento adequado. Adicionalmente, justificam-se a elaborao de listas de verificao e a sua adoo formal pelos rgos pblicos, vez que permite que o conhecimento sobre os materiais possa estar disponvel para todos na organizao, diminuindo a dependncia do conhecimento centrado nas pessoas. Assim, quando o titular de uma funo sair de frias ou, por algum motivo, no puder exercer suas atribuies, outra pessoa poder assumi-las, sem maiores perdas de desempenho. Outrossim, a existncia de procedimentos escritos servir de memria tcnica da evoluo desse conhecimento na organizao; ou seja, a contnua reviso e redao de procedimentos permitiro a melhoria desses a cada nova edio, resultando assim em um trabalho mais gil e eficiente para o gestor de materiais.
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Um dos problemas mais comuns do gestor de patrimnio a assinatura do canhoto de recebimento, sem a prvia conferncia das caractersticas do produto que recebe. Agir dessa forma, a princpio significa atestar a condio do material entregue. A justificativa mais comum para tal atitude que, por vezes, a quantidade de material a receber bastante grande, no havendo como verificar a totalidade do material entregue. Porm, algumas providncias podem e precisam ser tomadas para a minimizao de oportunidades de conflitos entre o fornecedor e o recebedor, neste caso, os gestores de patrimnio. Uma das medidas mais simples o estabelecimento de uma norma instituindo o recebimento provisrio de todos os materiais entregues. claro que tal condio deva ser colocada ao conhecimento dos fornecedores, no respectivo documento, que apresenta a necessidade de fornecimento (edital, autorizao de despesa etc.). Assim, o gestor de patrimnio poder ter algum tempo a mais para a verificao das condies em que um dado material lhe entregue. Vale ressaltar que, tambm, deve constar da publicao, anteriormente citada, que a liberao da autorizao de pagamento somente ser efetuada aps a inspeo realizada nesse recebimento provisrio. A fim de que o material em recebimento no seja utilizado, indevidamente, enquanto uma parte do lote recebido ainda esteja em verificao, recomenda-se a segregao (separao fsica) dessa parcela do estoque, em uma rea reservada, pois que o consumo de parte do material entregue poder implicar na aceitao de todo o lote. Igualmente, os materiais que foram recebidos e se verificados que no esto em condies de uso, tambm devem ser segregados e convenientemente sinalizados para que no ocorra o seu consumo indevidamente ou, que sejam posteriormente agregados a um outro lote que j tenha sido aprovado para o consumo, resultando da em trabalho extra para o gestor de patrimnio e sua equipe. Vale afirmar que, quando aplicvel, pois nem todos os materiais podem passar por recepo provisria, sempre favorvel ao patrimnio a recepo, aps a qual, ser considerado como recebido, em definitivo, o material entregue. O local de entrega dos materiais, em regra geral, deve ser o almoxarifado da unidade. Todavia, nem sempre ser possvel fazer o depsito dos mesmos, no referido espao. Neste caso, o gestor de patrimnio deve dirigir-se at o local (canteiro de obras, unidade agrcola etc.) para onde o material foi encaminhado e, somente, aps a sua autorizao, que este deve ser liberado para uso. O recebimento dos materiais poder ser feito pelo almoxarife ou gestor de patrimnio, isoladamente, ou com o auxlio de outros profissionais, de reconhecida competncia tcnica ou domnio do conhecimento, sobre as caractersticas dos materiais, formando assim uma comisso de recebimento.
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Ressalta-se, ento, que no h nenhum desmerecimento em buscar auxlio de outros profissionais. Afinal, praticamente impossvel que uma nica pessoa detenha conhecimentos sobre a totalidade de materiais, que podem ser entregues em um patrimnio. Pelo contrrio, ser sinal de maturidade e conscincia profissional, reconhecer a importncia desse auxlio, quando necessrio. Deve-se, tambm, lembrar que existem outras formas de recebimento de materiais no patrimnio alm das compras regulares, tais como: por cesso, doao, permuta, transferncias, produo interna e, ainda, pelo pagamento de dvidas para com o Estado. Em cada uma dessas situaes existiro os documentos pertinentes que devero ser, devidamente, verificados para a carga do patrimnio e a devida atualizao de seu valor (termo de cesso ou doao, declarao de permuta, guia de remessa ou nota de transferncia e guia de produo, conforme o caso).
1.13. DA ARMAZENAGEM
A armazenagem demasiadamente importante para a disponibilidade dos materiais, em atendimento s demandas. , atravs dela, que se busca manter a integridade das caractersticas dos materiais. Para tanto, se faz necessrio que os locais reservados para esta funo os almoxarifados tenham as condies necessrias, ou seja, se possvel, tenham sido edificados para tal propsito ou adequadamente adaptados. Caso contrrio, a tarefa de conservar as caractersticas dos materiais poder ser prejudicada colocando-os em risco para a finalidade a que se destinam. Junto funo de armazenar os materiais em um almoxarifado, tambm cabe ao gestor tomar todos os cuidados requeridos para a preservao do patrimnio. Deste modo, todas as unidades devero contar com programas de manuteno e conservao. A realizao contnua dessas atividades contribuir para que o patrimnio pblico seja transferido, em boas condies, s geraes futuras. Para que tal expectativa seja alcanada, necessrio que o material possa ser, prontamente, localizado no almoxarifado; isto , possa ser identificado dentre os demais, em pouco tempo, o que implica a adequada organizao dos espaos destinados para este fim. Os cuidados na armazenagem, que se iniciam com a perfeita localizao dos materiais, devem-se estender aos aspectos de segurana que, no trato com os materiais, assume dois caminhos. 1.1. O primeiro diz respeito prpria segurana das pessoas, que trabalham no almoxarifado, nas atividades de movimentao de materiais, devendo para isso serem observadas regras como: materiais pesados devem ser armazenados no piso ou nas prateleiras inferiores, visando reduzir a possibilidade de quedas destes, quando da sua movimentao; materiais de maior volume serem estocados prximo entrada do almoxarifado, para facilitar a sua retirada; a compatibilidade entre materiais (por exemplo, no estocar inflamveis junto a combustveis); os cuidados necessrios para o
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trato de materiais txicos ou venenosos (por exemplo, o uso de equipamentos de proteo luvas, mscaras, botas etc.); existncia de material de socorro e um plano de ao na ocorrncia de acidentes, alm de haver pessoal habilitado na equipe para atuar em caso de emergncia,;existncia de uma listagem de substncias qumicas armazenadas, contendo sua descrio (composio) e forma de atuao em caso de vazamento ou contato acidental; entre outras medidas de segurana para o prprio gestor, de sua equipe e de pessoas que, esporadicamente, possam visitar a unidade. 1.2. O segundo aspecto refere-se segurana das pessoas, que usaro o material, aps a sua armazenagem. Se o produto for deteriorado, durante uma armazenagem inadequada, poder ocorrer um acidente, quando de seu uso. Por exemplo: imaginem o que poder acontecer com um policial que utilizar munio indevidamente armazenada. Do mesmo modo e que acontecer com escolares, que recebam merenda deteriorada? Diante destas indagaes, pode-se afirmar como se torna fundamental a observncia destes dois aspectos, por parte da equipe de armazenagem. O gestor de materiais poder ser responsabilizado pelos danos que possam vir a ocorrer por falta de adequada conservao dos materiais. Poder responder pela perda dos materiais em si e pelos danos decorrentes de seu uso em condies deterioradas, o que pode ensejar complicaes de maior gravidade. Assim, dever do gestor de patrimnio exigir condies adequadas para a execuo das atribuies que lhe competem. Sintetizando podemos dizer que as atividades do gestor de patrimnio e materiais referentes a armazenagem so:
Atividades de Armazenagem Recebimento do material Descarregamento, inspeo e separao Movimentao Segurana Picking Consolidao/quebra/mistura de cargas Paletizao Expedio Resoluo de problemas de documentao Carregamento Em alguns casos: Embalagem Montagem de kits Controle de temperatura e umidade.
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1.14. SANEAMENTO DE MATERIAL
Ainda comum nos almoxarifados, das organizaes pblicas, a presena de materiais sem serventia, que foram adquiridos h muito tempo atrs e que, por algum motivo, no foram consumidos. Esto l e representam capital pblico empatado e que, de certa forma, desvaloriza-se dia aps dia. Entre as provveis explicaes que se podem buscar, para tal descontrole, esto o superdimensionamento de compras e a falta de controle fsico do material em estoque. Quanto ao problema das compras superdimensionadas pode-se apontar, como causa fundamental, a falta de planejamento na aquisio de origem diversa. Por outro lado, o controle da presena fsica de materiais na organizao, que tambm contribui para o planejamento, no sendo regularmente realizado, tambm contribui para o agravamento da situao acima descrita. So atividades que devem ser executadas em conjunto. No controle de estoques, uma das falhas mais freqentes o fato de os gestores de patrimnio, comumente, entenderem que almoxarifado sinnimo de estoque. Assim, acreditam, que a simples verificao dos saldos de materiais, nos almoxarifados, representam os estoques destes na empresa. Neste aspecto, reside uma das principais origens para o superdimensionamento de estoques. Almoxarifado o local reservado para a guarda e a conservao de materiais, ou seja, um local que, em princpio, foi estruturado para assegurar o atendimento dessas funes. Estoque, por sua vez, toda e qualquer presena de materiais na empresa. Devese, inclusive, considerar como estoque os materiais em trnsito, sejam aqueles, que esto em processo de recebimento, bem como, os que foram distribudos para os vrios setores da empresa e, ainda, no foram consumidos. Exemplificando-se: como o gestor de patrimnio, em um hotel, deve apresentar seu relatrio de inventrio de materiais ao gerente? Devem-se considerar apenas os materiais no almoxarifado central? ou dever acrescentar a estes, toda a presena de materiais similares distribudos nos quartos, cozinhas, bares e demais dependncias do hotel? Imagine, ento, que algum deseje levantar as quantidades de bebidas, sendo que seus estoques estejam distribudos pelo almoxarifado central, pelos bares e restaurantes, nos frigobares dos quartos, nas copas e tambm nos carrinhos para reabastecimento do quarto. Em quantos locais encontrar latas ou garrafas de bebidas a contar? As quantidades encontradas, em cada um desses locais, representam, em conjunto, o estoque de bebidas desse hotel. Se limitasse a verificar apenas as quantidades no almoxarifado, estaria cometendo um erro muito grande. E pior, estaria fornecendo informaes erradas a pessoas, que precisariam de informaes confiveis para a boa execuo de seu trabalho. Imaginem o prejuzo que o hotel teria caso adquirisse uma quantidade de bebidas, pensando que dispusesse, apenas, de uma parte menor do que em realidade a tem. De igual forma deve-se pensar o que ocorre com as organizaes
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pblicas. Esta uma das funes do gestor de patrimnio pblico: minimizar os desperdcios de recursos, atravs da aquisio indevida de materiais. A atividade de otimizar as quantidades em estoque, verificando-as no seu respectivo estado ou condio de uso, chama-se saneamento de material. Visa tambm, liberao de reas nos almoxarifados e dos materiais considerados inativos, cujo estoque na organizao for muito superior s necessidades de consumo, ou seja, o seu giro muito baixo, incorrendo ao risco de que o mesmo perca a sua validade, se deteriore ou se torne obsoleto, porque no haver consumo suficiente para as quantidades estocadas. Ressalta-se que o gestor de materiais dever executar, rotineiramente, a atividade de classificar em ativos ou inativos os materiais em estoque. Esta atividade de fundamental importncia, para o correto planejamento das futuras aquisies.
1.15. CUIDADOS ESPECIAIS
O gestor de patrimnio tem como funo primeira manter a integridade do patrimnio pblico, ou seja, preserv-lo. Para tanto dever realizar aes, visando conservao das caractersticas dos materiais, equipamentos e imveis sob os seus cuidados, estruturar programas de conservao de cada um desses bens, observadas as particularidades individuais e, tambm, fornecer subsdios para a tomada de deciso a respeito da recuperao dos mesmos, quando a sua funcionalidade puder ser restaurada. Tal deciso deve ser orientada, em princpio, pela viabilidade econmica da recuperao. Sero considerados bens antieconmicos, quando o custo de sua recuperao superar 50% de seu valor, depois de recuperado. Entretanto, existem bens, cujos custos sobre sua perda podem trazer prejuzos ao patrimnio pblico, superiores queles de sua recuperao, por maiores que sejam. o caso, por exemplo, de bens de valor histrico. A responsabilidade do gestor de patrimnio sobre os bens a seus cuidados enseja trs nveis de obrigaes, por danos causados a estes: 1.1. o primeiro a reposio do bem e da funcionalidade que este representa, ou seja, o atendimento da demanda social, a que o bem se destina, deve ser mantida sem prejuzo populao; 1.2. o segundo a recuperao do bem para assegurar o atendimento da demanda; 1.3. o terceiro diz respeito indenizao ou ao ressarcimento do valor que o bem representa no patrimnio pblico. as
Deve-se ressaltar que a legislao estabelece essa ordem para responsabilidades do gestor, em relao ao patrimnio que estiver a seu encargo.
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1.16. CONTROLE E RENOVAO DE ESTOQUES
Aps o devido registro do bem no patrimnio, com a respectiva atualizao de seu valor, cabe ao gestor o contnuo acompanhamento desse material, bem como o de seus similares, verificando todos os eventos relativos a estes (entradas e sadas), isoladamente ou em conjunto, enquanto pertencentes organizao. Esse controle fundamental para que no ocorram excessos ou falta de materiais de qualquer natureza. A otimizao da relao, entre a disponibilidade dos materiais e o custo desta, tambm obtida por esse controle. A compra ou renovao de estoques, igualmente, deve ser orientada por seu controle. Existem dois mtodos bsicos de acompanhamento e controle de estoques, segundo os quais o gestor realizar avaliaes das quantidades disponveis: 1.1. O mtodo peridico que consiste na avaliao do estoque em intervalos regulares de tempo (semanal, mensal, semestral ou outra freqncia apropriada para as caractersticas do material), independente das movimentaes realizadas no perodo. Este mtodo tem como vantagem o fato de concentrar a atividade de avaliao do estoque em datas nicas, servindo para o planejamento das datas e da durao dessa avaliao, bem como para o estabelecimento dos recursos necessrios para tanto (pessoas e meios). Todavia, em funo da quantidade de itens a serem avaliados (variedade ou diversidade), este mtodo pode representar concentrao significativa de esforos. Tal situao muito comum, na realizao de inventrios anuais, quando no houver a atualizao dos saldos e valores do estoque. Apresenta ainda a desvantagem de dar margem a uma maior probabilidade de falta de materiais, vez que estes sero verificados apenas em datas fixas. Isto pode sinalizar um grande risco de paralisao das atividades da organizao, em funo da importncia do material para os processos produtivos desta.
A seguir, um demonstrativo para melhor ilustrao:
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MTODO DE CONTROLE PERIDICO: Representao Grfica: Quantidade em estoque
Tempo t1 t2 t3 (F)
Intervalo entre levantamento dos estoques (t1 = t2 = t3 = ... = tn). Os inventrios so feitos em intervalos de tempo regulares (constantes), o que pode resultar em faltas ( F ) como no intervalo 3. 1.2. O mtodo de controle por nveis de estoques, em que o gestor utiliza, como elemento de tomada de deciso, quantidades, que lhe serviro como referncias, independente de quanto tempo levem para ser atingidas. A utilizao deste mtodo implica na disperso de esforos desse controle ao longo do perodo, podendo resultar num elevado nmero de aquisies e custo de compras pela colocao de sucessivos pedidos, o que no ocorre quando do controle por perodos fixos. A seguir, um demonstrativo para melhor ilustrao:
MTODO DE CONTROLE POR NVEIS DE ESTOQUE: Representao Grfica: Quantidade em estoque
(f) (c) (b) (a) (d) (e)
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Legenda: (a) Estoque mnimo ou de segurana. (b) Ponto de pedido. (c) Estoque mximo. (d) Tempo de reposio ou de ressuprimento. (e) Intervalo entre reposies consecutivas. (f) Lote de compras ou de encomenda.
Conclui-se, ento, que existem vantagens relativas de um e outro mtodo. Neste contexto, deve-se conjug-los, unindo as vantagens, buscando minimizar as desvantagens. Convm ressaltar que, de forma alguma, as fichas de acompanhamento de movimentao de materiais (fichas de prateleira) devam ser abolidas, ainda que o controle de estoques da unidade utilize recursos de informtica. Nunca demais ter disposio um elemento extra de controle, que possa demonstrar sua serventia, quando da ocorrncia de falhas nesse recurso informatizado (microcomputador ou seus programas).
1.17. DOS INVENTRIOS
Inventrio o ato de arrolar e descrever, coordenadamente, todos os bens e valores do Patrimnio, num determinando instante. O resumo do inventrio registrado no Balano Patrimonial da Contabilidade do ente pblico. A atualizao das informaes dos estoques facilita a rotina do gestor de patrimnio, sendo, inclusive, a nica forma efetiva de evitar a concentrao dessas atividades, em curto perodo de tempo, o que comumente acontece em organizaes, que no mantm esse hbito. Alm disso, conveniente que se lembre, de que a legislao coloca a obrigatoriedade da apresentao do inventrio anual, como forma de o Estado manter controle sobre a variao de seu patrimnio, ano aps ano, representado pelas quantidades de materiais e seus respectivos valores individuais e/ou em conjunto. Qual a finalidade do Inventrio Pblico Anual? O objeto do inventrio apurar o valor exato e real dos bens e valores do Patrimnio num determinado momento. Nas Administraes Pblicas o objeto dos Inventrios Pblicos Anuais possibilitar a fiscalizao dos seus bens patrimoniais, alm de delegar aos agentes a responsabilizao pelos respectivos materiais. A tomada de contas desses agentes ter por base os inventrios anuais.
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O Inventrio Anual dever abranger os bens (mveis e imveis), crditos e importncias constantes no Ativo Permanente e Realizvel. No estudo vamos ater apenas ao Inventrio Anual dos Bens Pblicos. Tambm existem outras situaes que ensejam a necessidade da realizao de inventrios de quantidades e valores. So elas: Quando do incio de atividades de um rgo ou unidade de patrimnio (visando ao adequado estabelecimento de seu patrimnio e das responsabilidades em relao a este); Quando da transferncia de responsabilidade (pela mudana do gestor do patrimnio da unidade ou, de seus superiores). Tal medida fundamental, pois, vem dar suporte ao devido estabelecimento de responsabilidades, no que se refere ao patrimnio e comprovao do cumprimento pleno das expectativas, por parte daquele que deixa a funo; Quando da extino ou transformao da unidade similarmente ao pargrafo anterior, contribui para a verificao do cumprimento das expectativas no que diz respeito funo e ao estabelecimento das responsabilidades; Situaes eventuais como a ocorrncia de sinistros (incndios, enchentes, furtos etc.) tambm podem provocar a realizao de inventrios para o estabelecimento de perdas e a verificao das quantidades, servindo ao ajuste do patrimnio e tomada de providncias, que se fizerem necessrias. Realizam-se os inventrios, a fim de uma verificao integral ou parcial das caractersticas dos materiais, no que tange sua totalidade ou apenas parte do estoque, em razo dos objetivos a que este visa atender. Podem, de acordo com esses objetivos, ser realizados pelo prprio gestor ou por uma equipe especialmente designada. Como realizar o inventrio anual dos bens pblicos? Como dito acima, o Inventrio Anual dever abranger: os bens mveis (materiais de consumo e matrias permanentes) e os bens imveis. O gestor dever realizar Inventrios distintos para os materiais de consumo e materiais permanentes. Bens Mveis Para proceder realizao do Inventrio Anual dos Bens Mveis (materiais permanentes ou material de consumo) o Gestor dever cumprir, em regra, quatro etapas a saber:
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Nomeao de Comisso; Levantamento, Arrolamento, Avaliao e Registro do Patrimnio; Gerar Relatrio do Inventrio e envi-lo para TCM; Lana dados do Inventrio no Balano Patrimonial; O que fazer com os dados do inventrio? O resultado do inventrio dever ser registrado no Balano Patrimonial, seguindo, para tanto, as diretrizes dispostas na Lei n. 4.320/64. Isto, porque, como dito acima, o patrimnio pblico bens e direitos, de valor econmico, que pertencem Unio, a um Estado, a um Municpio, a uma autarquia ou empresa pblica. Para tanto, devem ser registrados na Contabilidade a ttulo de controle e fiscalizao. O patrimnio pblico e sua variao ao longo do tempo registrado contabilmente atravs dos Balanos Patrimoniais, disciplinados pela Lei n. 4.320/64. O conjunto de bens e direitos menos as obrigaes, compreende o patrimnio lquido de um ente federado a saber: ATIVO Bens - Mveis - Imveis - Bens de Natureza Industrial Direitos - Crditos- Valores PASSIVO ( - ) Obrigaes - Dvidas - Dbitos (=) Patrimnio Lquido
O patrimnio pblico lquido de um ente federado poder ser positivo ou negativo. Se o conjunto de bens e direitos for maior que as obrigaes, o patrimnio lquido ser positivo (Ativo Real Lquido). Se a soma das obrigaes, entretanto, superar o valor dos bens e direitos, o passivo ser negativo (Passivo Real a Descoberto).
Por que necessrio fiscalizar e controlar o uso do patrimnio pblico? Para evitar a prtica de atos lesivos ao patrimnio pblico e a conseqente nulidade, evitando o desvio de finalidade pblica, a m conservao do patrimnio pblico e o desperdcio dos recursos pblicos, com prejuzo para toda a populao. Para garantir a preservao dos recursos pblicos, sobrando dinheiro para investir em obras e programas importantes para a sociedade. Buscando evitar a responsabilizao do gestor, atravs de aes de natureza penal e civil, ou fruto de Ao de Improbidade Administrativa movida pelo
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Ministrio Pblico em decorrncia da prtica de atos lesivos ao patrimnio pblico. Quais as sanes para quem se apropria ou causa leso ao patrimnio pblico? Todo aquele que, por ao ou omisso, gera leso ao patrimnio pblico, ou ainda, de forma ilcita, se apropria do mesmo, est sujeito a responder pelo crime de Improbidade administrativa, previsto na Lei n. 8.429/92. Assim, ocorrendo leso ao patrimnio pblico, por ao ou omisso, a pena o ressarcimento integral do dano. Havendo, por sua vez, apropriao ilcita de patrimnio pblico o responsvel estar sujeito, sem prejuzo de outras sanes penais, civis e administrativas, (ao): Perda dos bens acrescidos ilicitamente e da funo pblica; Suspenso dos direitos polticos de cinco a oito anos; Pagamento de multa e proibio de contratar com o Poder Pblico pelo prazo cinco anos.
1.18. DO DESFAZIMENTO
Os bens de uso comum e de uso especial, em regra, so inalienveis, j que os mesmos encontram-se afetados a uma finalidade pblica especfica. Esta regra, entretanto, no absoluta. Se os mesmos perderem a destinao pblica, podero passar categoria de bens dominicais, podendo ser desafetados em decorrncia de lei. Os bens dominicais, entretanto, uma vez que no so afetados a uma finalidade pblica especfica, podem ser alienados a qualquer tempo, atravs dos institutos de direito privado (compra e venda, doao, permuta) ou de direito pblico (investidura, retrocesso, etc.). O gestor pblico poder desfazer de bens pblicos (mveis ou imveis), desde que haja interesse pblico devidamente justificado e o valor esteja de acordo com o preo de mercado (avaliao prvia). Devem-se observar ainda as seguintes regras, no caso de: Imveis adquirir autorizao legislativa e realizar licitao na modalidade de concorrncia. Em se tratando de alienao de imveis, a licitao dispensada nos casos de dao em pagamento, doao ou venda para outro rgo ou entidade da administrao pblica, permuta com outro imvel, etc. Mvel realizar licitao, normalmente na modalidade leilo, salvo nos casos de doao para fins de uso de interesse social, venda para outro rgo ou entidade da administrao pblica, permuta, etc. em que dispensado o processo licitatrio. comum a alienao de bens mveis na administrao
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pblica, sobretudo de bens considerados inservveis, aqueles que no prestam mais ao servio pblico, em decorrncia do desgaste natural do tempo. A alienao de bens mveis e imveis tratada nos Arts. 17 a 19 da Lei n.8.666/93 que disciplina o processo de alienao dos bens mveis e imveis. vedada a aplicao de receita de capital proveniente da venda de bens e direitos para financiamento de despesas correntes, salvo disposies legais contrrias. O valor advindo da venda de um bem deve, pois, ser investido na aquisio de outros bens (despesas de capital) ou destinado por lei ao regime de previdncia. (Art. 44 da Lei Complementar n. 101/00) As guias de receita referentes alienao de bens do patrimnio pblico, o processo licitatrio e a autorizao legislativa devero ser juntadas aos documentos da prestao de contas mensal a serem enviados ao TCM, tal como determina a Resoluo n. 1.060/05. Ocorrendo a alienao de bens pblicos necessrio proceder imediata baixa no inventrio, mantendo o mesmo sempre atualizado. Da mesma forma que o gestor responsvel pela documentao e registro da entrada de materiais na organizao, tambm est sob a sua responsabilidade a tomada de providncias para a regularizao das sadas no patrimnio. Estas podem ocorrer por consumo, no caso de materiais, ou pelo desfazimento desse patrimnio, quando se tratar de material ou bem de outra natureza. O desfazimento pode acontecer em trs situaes: 1.1. pela transferncia do bem a uma outra unidade, caracterizando a transferncia das obrigaes e responsabilidades para outras do Poder Pblico; 1.2. pela cesso a outra unidade, para que esta possa fazer uso do bem, mas com a manuteno da posse pelo rgo original; 1.3. pela alienao, que consiste na transferncia do poder sobre o bem, para novos proprietrios externos ou no ao Poder Pblico.
Entre as formas de desfazimento destacam-se: 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. a venda (que pode ser realizada por concorrncia, leilo ou convite); a permuta; a doao; a inutilizao e o abandono, cada uma destas com suas especificidades processuais.
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Consideram-se motivos para inutilizao do bem, a sua contaminao por agentes patolgicos (que podem causar doenas nos homens, animais ou plantas), a infestao por insetos nocivos, contaminao por radioatividade, natureza txica ou venenosa (embalagens de agrotxicos, inseticidas, por exemplo) e o perigo de utilizao fraudulenta (como no caso de modelos e cpias de formulrios, carimbos e outros elementos que podem dar origem a falsificaes). Torna-se importante destacar que, em razo da natureza dos materiais a serem inutilizados, por vezes, haver a necessidade da contratao de empresas especializadas e de reconhecida competncia para a execuo dos servios, face possibilidade de danos ambientais e sade de pessoas que, por ventura, tenham contato com estes. Por outro lado, tambm, em razo da natureza dos materiais, existe a previso legal do abandono, que caracteriza a simples renncia ao direito de propriedade. Convm lembrar que, somente aps a concluso dos devidos processos, que se poder verificar o respectivo ajuste patrimonial com a anotao das baixas e a atualizao dos valores devidos.
1.19. A RESPONSABILIDADE SOBRE O PATRIMNIO
Quem deve cuidar do patrimnio pblico? Quando o patrimnio estiver vinculado a um determinado ente federado - Unio, a um Estado ou a um Municpio - a ele cabe, atravs dos seus agentes pblicos, em primeiro lugar, adotarem todas as providncias necessrias sua preservao e conservao. No se pode perder de vista, as responsabilidades indiretas de toda a populao, em relao ao cuidado com o patrimnio pblico. Isto porque, sendo o patrimnio pblico pertencente ao povo a todos cabe por ele zelar, preservando-o e defendendo-o, inclusive judicialmente, atravs de Ao Popular. (Art. 1, Lei 4.717/65). A responsabilidade do gestor de patrimnio vai alm de suas atribuies diretas com os materiais, sob os seus cuidados. Sua ateno deve-se estender tambm aos possveis impactos, que o trato inadequado destes pode causar ao meio ambiente e assim, prpria humanidade. Cuidados com as embalagens, a armazenagem e a disposio final dos materiais, entre outras atividades do cotidiano desse gestor, devem ser orientadas nesse sentido. Suas aes tm, por princpio, ser orientadas quanto reduo da gerao de resduos, a fim do reaproveitamento e da reciclagem dos materiais. Muito embora cresa a conscincia da populao em geral, no que se refere a questes ambientais e, por conseqncia, s exigncias dos cidados concernentes a
estas, muitos desses gestores ainda no conseguem compreender, adequadamente, a importncia de seu papel neste contexto. Acredita-se que, tal fato, venha em decorrncia, em grande parte, da omisso de uma poltica ambiental estruturada, que envolva todos os escales dos rgos pblicos. Felizmente, as ltimas aes do Conselho Nacional do Meio Ambiente (CONAMA) sinalizam que tal situao dever ser alterada em um futuro prximo. Assim, convm aos gestores de patrimnio antecipar e implementar, entre outras medidas exigveis da dimenso ambiental de seu trabalho, programas de coleta seletiva, que daro suporte reciclagem de materiais, que, por sua vez, podero gerar recursos para o Estado, igualmente aos que existem em andamento nas empresas privadas. Poder-se-o tambm traar estratgias, objetivando melhorar a condio ambiental de seus fornecedores, com a incluso de exigncias referentes ao licenciamento ambiental pertinente, com vistas sua qualificao, enquanto fornecedor do Estado, bem como o estabelecimento de responsabilidades sobre o retorno de produtos e de suas embalagens, aps o seu uso. Todas essas providncias podem resultar em significativas contribuies para um Estado mais responsvel, quanto s questes ambientais, cujas organizaes sirvam de exemplo para toda a populao, favorecendo a economia de recursos e melhorando a vida dos seus habitantes, em geral, atravs de um meio-ambiente de melhor qualidade. Informaes adicionais podem ser buscadas junto s representaes estaduais do Ministrio do Meio-Ambiente, dos Recursos Renovveis e da Amaznia Legal e nos rgos estadual e local, quando houver.
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CONCLUSO
Senhores (as) Gestores(as) de Patrimnio Pblico, espera-se que o contedo destas breves pginas tenha atingido o seu objetivo de servir como ponto de partida para o adequado desenvolvimento de suas atividades. queles (as) j detentores de conhecimentos prvios, que este instrumento sirva de norteador recapitulao e retirada de algumas dvidas que, porventura ainda existam. Caso no forem completamente sanadas, a equipe de elaborao coloca-se ao dispor para as respostas necessrias. queles que, pela primeira vez tomaram contato com o assunto, espera-se que o texto tenha sido convidativo e consiga despertar interesse em continuar, cada vez mais, estudando e aprofundando-se nesta temtica. A todos os que tomarem contato com este instrumento, espera-se que ele seja capaz de revelar a importncia do gestor de patrimnio para o Estado, reconhecendo os seus esforos. Aos dirigentes fica a expectativa desse reconhecimento e de que a condio requerida para o bom desempenho desses gestores seja atravs de sua capacitao constante, atravs da disponibilidade, ou das condies estruturais dos ambientes onde desenvolvero suas atividades. Este um trabalho sem maiores pretenses. Por isso mesmo deve ser sempre considerado factvel de anlises e adequaes, inclusive, porque a sua prpria concepo j prev a realizao e a edio de revises peridicas. Pelo papel que cabe aos gestores de patrimnio, espera-se, tambm, enfatizar que em coisa pblica no h mais espao para meros servidores ou no-profissionais pblicos. O servidor pblico tem uma funo especfica na sociedade na qual est inserido. servidor porque deve servir sociedade com o seu profissionalismo, conquistado atravs de sua habilitao. Esta a melhor forma de serv-la e, por isto, deve se orgulhar!
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REFERNCIAS BIBLIOGRAFIAS
CRUZ, Flvio da Cruz e Outros. Comentrios Lei 4.320. So Paulo: Atlas, 1999. PIRES, Joo Batista Fontes de Souza. Contabilidade Pblica teoria e prtica. 6. ed. Franco e Fortes, 2001. MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. 22. ed. Malheiros Editores Ltda, atualizada por Eurico de Andrade Azevedo, Dlcio Balestero Aleixo e Jos Emmanuel Burle Filho, 1997. MENDES, Renato Geraldo. Lei de Licitaes e Contratos Anotada. 3. ed. Znt, 1998. FERREIRA, Aurlio Buarque de Holanda. Novo Dicionrio da Lngua Portuguesa. 2. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1986. 36. Impresso. DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella Direito Administrativo. 19 Edio, So Paulo:Editora Atlas, 2006. BOTELHO, Milton Mendes Manual Prtico de Controle Interno na Administrao Pblica Municipal. 1 Ed., 2 Tir., Curitiba: Editora Juru, 2006. Manual de Procedimentos de Controle Patrimonial do Estado do Paran, 1991. Lei n. 4.320/64 de 17/03/1964. Lei n. 8.666/93 de 21/06/1993. Lei n. 8.883/94 de 08/06/1994. Lei de Responsabilidade Fiscal Lei Complementar n. 101 de 04/05/2000. Lei Complementar n. 04 de 15/10/1990 Estadual/MT. Decreto-Lei n. 200 de 25/02/1967. Decreto n. 83.937 de 06/09/1979. Decreto n. 99.184 de 15/03/1990. Decreto n. 99.658 de 30/10/1990. Decreto n. 99.509 de 05/09/1990. Decreto n. 1.094 de 23/03/1994.
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Decreto n. 3.555 de 08/08/2000. Decreto n. 3.693 de 20/12/2000. Decreto n. 3.697 de 21/12/2000. Decreto n. 3.722 de 09/01/2001.
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Anexo
DVIDAS MAIS FREQENTES E SUAS RESPOSTAS
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DVIDAS MAIS FREQENTES E SUAS RESPOSTAS
As atividades do Patrimnio, Materiais e Servios esto disciplinadas por uma vasta legislao especfica exigindo do gestor constantes leitura e reflexes bem como a atualizao de seu conhecimento sobre a temtica. Devido natureza de sua rotina diria e a complexidade e dinmica das normas legais pertinentes, torna-se impraticvel a busca em compndios, a fim de sanar dvidas momentneas. Neste contexto, visando auxiliar o desempenho das atividades do gestor de patrimnio, foram selecionadas algumas das dvidas mais freqentes, para as quais se apresentam as respectivas respostas.
1. Com quais setores da organizao o setor de compras se relaciona com maior freqncia? Compras so de fundamental importncia para a organizao e atravs de suas atribuies ou necessidades, relaciona-se com os setores de planejamento, almoxarifado e licitao, contbil e financeiro, bem como com as demais atividades fim da empresa pblica. 2. Quais as vantagens da centralizao e da descentralizao do setor de compras? Centralizao: Oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais; Homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos; Controle de materiais e estoques. Descentralizao: Distncia geogrfica; Tempo necessrio para a aquisio de materiais; Facilidade de dilogo.
3. Como se d a operao do setor de compras? Em princpio, as compras no podem ser realizadas por iniciativa prpria do gestor de patrimnio. Isto , devem ser provocadas pela necessidade de algum setor que encaminhar uma comunicao interna a apresentando. Assim, caso no haja a disponibilidade imediata do material a ser entregue, o gestor providenciar a apresentao de fornecimento ou pedido de compras. Para investimentos e bens permanentes dever ser formalizado o pedido prvio de autorizao para estas despesas. Em seguida, conforme o caso, so tomadas as providncias relativas licitao, que encerra o ciclo de atividades relacionadas a compras pela qualificao e classificao de fornecedores.
4. Que elementos fazem parte das condies de compra? Fazem parte das condies de compras, alm das quantidades e preos contratados, as formas e prazos de pagamento, inclusive quanto ao recebimento de outros bens como parte do capital devido, o local e a programao das entregas (seqncia e datas), bem como as informaes pertinentes s embalagens, meios (rodovirio, ferrovirio, areo, etc.), frete e demais elementos referentes ao transporte dos materiais dos fornecedores at as unidades do Poder Pblico. 5. Como avaliar bem os fornecedores? Os fornecedores devem ser avaliados segundo dois aspectos: o tcnico e o administrativo. A qualidade tcnica de um fornecedor representa a competncia de fornecer um bom produto e deve ser verificada atravs da qualificao do seu quadro profissional e, em alguns casos, da tecnologia do fornecedor. Por sua vez, a qualidade administrativa diz respeito competncia com que a empresa gerenciada (preos, regularidade e entregas de acordo com o que foi pedido etc.), sendo possvel que esta influencie negativamente a qualidade tcnica. 6. Como a organizao pblica pode obter reduo de custos atravs do setor de compras? Compras bem realizadas significa que o recurso de capital foi bem empregado. Como uma organizao pblica no visa lucro com a aquisio de bens e servios, no h como recuperar o capital desperdiado em compras mal realizadas, o que implica a premente necessidade da maximizao do recurso pblico utilizado em suas compras. Compras, ento, contribuir com tal finalidade atravs de seu adequado planejamento e negociao com fornecedores visando a obteno do fornecimento mais vantajoso ao interesse pblico. 7. Quais as prioridades ou mtodos para aquisio e conservao de materiais inflamveis? Devido s suas caractersticas, o material inflamvel exige cuidados especiais para a sua guarda e conservao. Por isso, no recomendada a sua aquisio em quantidades acima da capacidade de estocagem segura, tampouco por unidades que no disponham de condies adequadas para tal finalidade. Devem ser observadas recomendaes para o trato de materiais inflamveis (assim como para explosivos, conforme o caso) relativas segurana do trabalho. Orientaes especficas sobre as caractersticas das substncias podem ser obtidas junto ao Corpo de Bombeiros e/ou junto a instituies como Universidades ou Institutos de pesquisa. Nunca demais acrescentar que o pessoal dessas unidades deve estar preparado para a interveno no caso de sinistros, como princpios de incndios, e que estas devem ter um plano de contingncias (indicando que providencias tomar, a quem comunicar fatos, como socorrer vtimas etc) para possveis ocorrncias desses sinistros. 8. Quais as medidas a serem tomadas na aquisio, em casos de emergncias? Compra direta, tendo as justificativas dentro das medidas legais.
9. Na aquisio, quais as principais formas para a descrio de bens?
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Descritiva: identifica com absoluta clareza, vez que caracteriza o bem, atravs de suas especificaes (tcnica, esttica, histrico-cultural, etc). Referencial: identifica, indiretamente, o item (nome, smbolo, etc). 10. Na aquisio, com Recurso Prprio, qual a legislao a ser seguida: Federal ou Estadual? Dever ser seguida a Legislao Federal. 11. Como proceder para a aquisio de semoventes? A aquisio de animais segue as mesmas orientaes da aquisio de outros bens. Para tanto, necessrio solicitar opinio tcnica especializada, se verificar a finalidade do rgo, bem como a formalizao prvia da necessidade e a observao dos atestados de sanidade dos animais e, ainda, quando pertinente, obter certificado de linhagem (registro gentico, por exemplo, para melhoramento de plantel ou outro caso onde tal informao seja requerida). 12. A aquisio nas Empresas da Administrao Direta e Indireta deve ser feita pela prpria empresa ou por uma Comisso de Licitao do Estado, que unidade centralizada para este fim? Quando for recurso prprio pela prpria empresa. Quando for recurso do Tesouro pela unidade centralizada. 13. Quais as modalidades de licitao para aquisio de materiais e servios? Carta Convite modalidade de licitao mais simples, visa contratao de pequenos valores referentes aquisio de materiais e servios, bens ou obras. Devem ser buscadas, pelo menos, ofertas de trs fornecedores. Valores: materiais e servios de R$ 8.000,00 a R$ 80.000,00; obras e servios de engenharia at R$ 150.000,00. Tomada de preos licitao junto a fornecedores, previamente, cadastrados (qualificados), publicao no Dirio Oficial e em jornal de grande circulao. Valores: materiais e servios at R$ 650.000,00; obras e servios de engenharia at R$ 1500.000,00. Concorrncia licitao que admite a participao de quaisquer interessados, previamente, cadastrados ou no. Valores: materiais e servios acima de R$ 650.000,00; obras e servios de engenharia acima de R$ 1500.000,00 Concurso permite a seleo e a escolha de trabalho tcnico ou artstico, onde a predominncia a intelectualidade. Leilo utilizada especificamente na venda de bens mveis e imveis. Prego uma modalidade de licitao em que a obteno pelo fornecimento de bens e servios comuns, realizada em sesso pblica, por meio de propostas de preos escritos e verbais, que garantam por meio de pleito justo entre os interessados, a compra mais econmica, segura e eficiente.
Nas autorizaes de despesas referentes a servios, materiais, bens ou obras, antes do ato de empenhar faz-se necessrio enquadr-las, no que prescreve os artigos 14, 15 e 16 da Lei n. 8.666/93, de 21 de junho de 1.993, alterada pela Lei 9.648/98, de 27 de maio de 1.998, que rege as Licitaes e Contratos Administrativos no Brasil. 14. Quais os critrios para a habilitao de fornecedores? Probidade administrativa, habilitao jurdica, qualificao tcnica, econmicofinanceira e regularidade fiscal. 15. Quais os documentos necessrios para participar de uma licitao? Todos os documentos citados nos art. 27 a 32 da Lei 8.666/93, sendo os principais: CPF - se pessoa fsica ou CNPJ - se pessoa jurdica; Inscrio Estadual para material e, Inscrio Municipal para servios; Certido de Regularidade Fiscal - CRF (emitido pela Receita Federal), Estadual (emitido pela SEFAZ) e Municipal (emitido pela Prefeitura); certido de regularidade do FGTS (emitido pela Caixa Econmica Federal); inscrio na entidade profissional competente. 16. Quando a licitao poder ser dispensada? Com valor inferior a R$ 8.000,00; em caso de emergncias, sinistro ou calamidade pblica, conforme previsto no art. 24 da Lei 8.666/93, incisos I a XXIV. Sempre se apresentando a justificativa pertinente no respectivo processo. 17. Quais os perodos mnimo e mximo de durao de um contrato? Ficar adstrita vigncia dos respectivos crditos oramentrios; exceto: aos projetos cujos produtos estejam contemplados nas metas estabelecidas no plano plurianual, os quais podero ser prorrogados, desde que isso tenha sido previsto no ato convocatrio. A prestao de servios a serem executados, de forma contnua, est limitada a 60 meses. 18. Quais as principais prerrogativas do contrato? Segurana ao contratante e contratado, em caso de no cumprimento de uma das partes. 19. Quais garantias e exigncias podem ser cobradas num contrato? Objetos e seus elementos; Execuo e forma de fornecimento; Preos e condies de pagamentos; Prazos de incio e concluso da execuo; Crditos da dispensa e da categoria econmica; Garantias exigidas para execuo; Responsabilidade das partes; Casos de resciso; Reconhecimento dos direitos em caso de resciso; Condies de importao, data e taxa de cmbio para converso, quando for o caso; Vinculao ao edital de licitao, ao convite e proposta do licitante vencedor; Legislao aplicvel execuo do contrato e, especialmente, aos casos omissos; Obrigao do contratado em manter, durante toda a execuo do contrato, a compatibilidade com as obrigaes por ele assumidas.
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20. A partir do momento em que os servios no esto de acordo com o contrato, nem sendo satisfatrio, qual procedimento tomar? Resciso do contrato, conforme o que preceituam os arts. 77 e 78 da Lei 8.666/93. 21. Como deve ser o julgamento de uma proposta num processo de Licitao? E se houver empate qual o critrio usado para o desempate? O julgamento, conforme dispe o art. 45 da lei 8.666/93, ser objetivo, devendo a Comisso de Licitao ou o responsvel pelo Convite realiz-lo de acordo com o tipo de licitao e os critrios estabelecidos no ato da convocao; quanto ocorrncia do empate, dever ser obedecido o disposto no 2., do art. 3, que estabelece igualdade de condies entre os participantes, tendo assegurada para critrio de desempate a preferncia aos bens e servios produzidos ou prestados por empresas brasileiras de capital nacional; produzidos no pas; produzidos ou prestados por empresas brasileiras, persistindo o desempate a classificao ser feita obrigatoriamente por sorteio, em ato pblico, para qual todos os licitantes devero ser convocados, sendo vedado qualquer outro processo de desempate. 22. Na modalidade convite, quando um dos participantes pode pedir anulao da Licitao? Quando houver irregularidades, do tipo: benefcio. 23. Quais medidas a serem tomadas quando uma determinada quantidade dos produtos adquiridos apresentarem defeitos? Existem duas possibilidades para a deteco desses defeitos. A primeira quando o material entregue. Ou seja, uma parte est adequada para consumo imediato e a outra no (a que apresentou defeitos). Para a devida soluo desse problema recomenda-se adotar a recepo provisria para a conferncia da qualidade e da quantidade dos produtos entregues. Tal condio deve estar previamente estabelecida no edital de fornecimento. A outra oportunidade quando se percebe o defeito algum tempo aps a entrega e j tendo sido consumida parte do material recebido. Nesta ltima, a comprovao de uma possvel m inteno do fornecedor pode ficar prejudicada devido , entre outros fatos, armazenagem indevida, mistura entre lotes oriundos de diferentes fornecedores etc. Sempre que possvel, deve-se verificar amostras do produto entregue na presena do fornecedor e fazer constar clusulas sobre penalidades para o fornecimento de materiais defeituosos, inclusive com a restrio de fornecimento ou da participao de certames licitatrios.
24. Podero ser exigidas prestao de garantia nas contrataes de obras, servios e compras? A critrio da autoridade competente, dependendo do caso, e desde que prevista no instrumento convocatrio, caber ao contratado optar por uma das seguintes modalidades de garantia: cauo em dinheiro ou ttulos da dvida pblica; segurogarantia; fiana bancria. Obs.: no poder exceder a 5% do valor do contrato. A garantia ser liberada ou restituda aps a execuo do contrato e, quando em dinheiro, atualizada monetariamente (art. 56, 1. da Lei 8.666/93).
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O contrato poder ser modificado? Unilateralmente, para melhor adequao s finalidades de interesse pblico, respeitados os direitos do contratado (art. 58. Inciso I da Lei n. 8.666/93). 25. Quais os critrios para ser pregoeiro? Assim como para ser leiloeiro h a necessidade de habilitao especfica, para ser pregoeiro o servidor deve realizar capacitao para que possa exercer esta funo. Portanto, no possvel ser pregoeiro pela simples designao por seus superiores. 26. Numa licitao, quando houver um fornecedor com Melhor Preo (com qualidade inferior) e outro com Melhor Tcnica (com preo superior); qual procedimento adotar para justificar a deciso que indicar o vencedor do certame? Que argumentos podero ser usados? Somente ocorrero dvidas dessa natureza quando no edital no forem previamente definidos todos os critrios para a seleo do fornecimento, o que poder causar transtornos de diversas naturezas. Se as regras no forem estabelecidas com antecedncia qualquer deciso tomada pela comisso de licitao poder ser questionada, independente da argumentao utilizada como justificativa. Ao ser publicado um edital e verificada qualquer pendncia a melhor providencia a sua republicao para a incluso do aspecto em falta ou para a devida correo. 27. Qual o objetivo do prego? A modalidade prego destina-se a garantir, por meio de pleito justo entre os interessados, a compra mais econmica, segura e eficiente. 28. Como proceder no caso de bens em regime de cesso de uso em que foram leiloados pelo cessionrio? O cessionrio no o proprietrio do bem, logo no poderia se desfazer deste. O que implica o descumprimento das clusulas do contrato, ficando ele, sujeito a execuo das sanes previstas a ao ressarcimento do bem de origem. 29. O que so bens e servios comuns? So aqueles cujos padres, desempenho e qualidade possam ser concisos e, claramente definidos no objetivo do edital, em perfeita conformidade com as especificaes usuais praticadas no mercado. 30. O que inventrio fsico? a tomada de todas as providncias, visando obter a avaliao ou valorao dos estoques. Para isso, devem ser levantados as quantidades e o estado (condio de uso ou conservao dos materiais em anlise), para a sua posterior avaliao individual ou em conjunto. 31. O inventrio deve ter data programada para o incio e fim de suas atividades? Sim, deve ser em datas programadas, visando a contribuir para o seu melhor planejamento e execuo.
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32. Qual o procedimento para receber materiais adquiridos atravs de convite, quando seus valores forem superiores ao estabelecido no art. 23, da Lei n 8.666/93? O recebimento dever ser confiado a uma comisso composta de, no mnimo, 03 (trs) pessoas, observadas as disposies do art. 15, 8, da Lei n 8.666/93. 33. O que se exige para participar de modalidade de prego? Habilitao jurdica; Qualificao tcnica e econmico-financeira; Regularidade fiscal, com base na legislao em vigor. 34. Qual o procedimento a ser adotado com os bens inativos, considerados ociosos? Inicialmente deve ser procurada a sua destinao para outra unidade a fim de que possa fazer uso imediato deste (disponibilizado para cesso ou permuta). Se no for possvel, dever ser colocado venda (na tentativa de tentar recuperar parte do capital empregado em sua aquisio). E, por ltimo, dever ser disponibilizado para doao. 35. Que orientaes a seguir quando da realizao de inventrios? Oportunidade os inventrios devem ser realizados em poca planejada, oportuna, visando a no causar transtornos ao andamento normal das atividades da unidade; Uniformidade os procedimentos de avaliao devem ser uniformes, de preferncia padronizados e realizados, integralmente, pela mesma equipe, visando a assegurar os mesmos critrios e resultados similares para materiais em condies semelhantes; Instantaneidade itens similares devem ser avaliados em um menor espao de tempo entre o incio e o final de sua contagem e valorao, se possvel, nas mesmas datas, com vistas a assegurar que o tempo no influir nessa avaliao e resultar em diferenas sensveis para o conjunto; Integridade preferencialmente, deve ser avaliada a totalidade dos itens em estoque. Todavia, por dificuldades de ordem econmica, de tempo ou de pessoal podem ser tomadas, como expresso da realidade, aproximaes como a amostragem; Especificao os materiais devem ser identificados e avaliados pelo conjunto de caractersticas que formam a sua especificao.
36. O que inventrio analtico? a forma de controle em que se devem figurar todas as informaes necessrias para a perfeita identificao e caracterizao do material. 37. Quais so as providncias do gestor de patrimnio, caso o rgo possua estoque de materiais comprovado fisicamente como suficiente para atender a uma demanda de 3 meses, mais o encarregado de compras ou ordenador de despesas determinar a abertura de novas licitaes? Verificar, antes de tudo, o estado do material, observando as suas caractersticas (perecibilidade, prazo de validade etc). Em seguida, comunicar a posio do estoque ao
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setor de compras ou ordenador de despesas, incluindo opinio sobre a possibilidade de emprego indevido de recursos pblicos. 38. Os inventrios gerenciais devem ser feitos por um gestor apenas? No, devido s suas caractersticas em ter uma finalidade especfica (verificao de saldos e qualidades, identificao de desvios etc.), devero ser efetuados por uma comisso, especialmente, designada. 39. Quais os prazos mximo e mnimo para a entrega do material? Os prazos mnimos e mximos devero estar fixados em Edital. 40. O que recebimento de material e quais as particularidades que se deve destacar neste ato administrativo? O recebimento o ato pelo qual o material entregue ao rgo pblico no local previamente designado, no implicando em aceitao, transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservao do fornecedor ao rgo. Deve-se observar a especificao tcnica, a quantidade e a documentao do material (nota fiscal, empenho etc.). 41. Todo o material dever ser entregue no almoxarifado? Sim, salvo quando o produto no possa ou no deva ser estocado ou recebido. Nestes casos a entrega far-se- nos locais designados. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada dever ocorrer no almoxarifado. 42. Quais as penalidades para o gestor, quando ocorrer o desaparecimento de materiais sob os seus cuidados? Caracterizado o fato, o gestor estar sujeito pena de substituio, reparao ou indenizao, de acordo com o caso, respondendo, administrativamente e, aps manifestao do Ministrio Pblico, poder, inclusive, ser julgado criminalmente. 43. Quando que se deve considerar irrecupervel um material? Quando estes perder suas caractersticas funcionais. 44. Qual o objetivo do planejamento e controle de estoques? Otimizar a relao entre a disponibilidade dos materiais e o seu custo.
45. De que forma deve ser feito o controle de um estoque? Atravs das requisies, de maneira peridica e pelo acompanhamento de cada movimentao (entradas e sadas na ficha de prateleira). 46. Como calcular o tempo de reposio de um material? Seleo e avaliao de fornecedor, trmites legais; Fabricao; Transporte; Inspeo de recebimento, etc., o que for pertinente, conforme cada caso, levando em considerao o tempo decorrido, entre a colocao de um pedido, sendo tomadas todas as providncias para o seu atendimento at a sua disponibilizao para uso do solicitante.
47. O que estoque de segurana ou mnimo? uma quantidade de materiais reservada para fazer face aos possveis aumentos no consumo ou no tempo de reposio ou, ainda, de ambos (consumo e tempo de reposio), que a situao mais desfavorvel. 48. De quem a responsabilidade dos bens existentes no setor? Do gestor de cada ambiente ou unidade de trabalho. 49. Quais as informaes obrigatrias nas notas fiscais, que devero ser observadas pelo gestor quando do recebimento de materiais? Data de emisso; Descrio do material; Quantidades; Unidades de medida (dzia, quilo, etc.); Preos (unitrios e total); Bem como o destaque das alquotas dos impostos (ICMS e IPI); Caracterizao do fornecedor (CGC, inscries estadual e municipal, entre outras). 50. O exame qualitativo de um material dever ser feito somente pelo gestor do almoxarifado? No, dever ser realizado por uma comisso, na qual ele dever tomar parte. 51. O almoxarifado poder receber pedido fracionado (entregas por etapas)? Em princpio no, mas entre as finalidades das atividades do gestor est a de colocar disposio da populao os materiais necessrios ao seu atendimento, cuja necessidade de demanda, por vezes pode-se caracterizar como mais importante do que o prprio capital, que aquele bem ou material representa. Assim, em algumas ocasies, podem ser justificados os recebimentos fracionados. 52. Como proceder no controle de materiais e quais mtodos devero ser aplicados? O controle de materiais uma atividade de grande importncia para o gerenciamento do patrimnio. atravs dele que o gestor verifica continuamente o saldo, o estado e as medidas requeridas para a manuteno dos materiais prontamente disponveis para o atendimento s necessidades de consumo das unidades com as quais o seu setor se relaciona. Para tanto, deve realizar tal funo atravs de atividades peridicas (controle peridico ou por intervalos de tempo fixos) e de acordo com a variao do consumo ocorrida ao longo do tempo (o que resulta no controle por quantidades de referncia ou por nveis de estoques). 53. O que armazenagem e quais os cuidados que se deve ter com o armazenamento dos materiais? A armazenagem compreende a guarda, conservao, segurana e preservao do material adquirido, a fim de suprir, adequadamente, falhas operacionais das unidades integrantes da estrutura do rgo ou entidade. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros so:
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Os materiais devem ser resguardados contra furto ou roubo, e protegido contra a ao dos perigos mecnicos e das ameaas climticas, bem como de animais daninhos; Os materiais estocados h mais tempo, devem ser fornecidos em primeiro lugar (primeiro a entrar, primeiro a sair PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque; Os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fcil inspeo e um rpido inventrio; Os materiais que possuem grande movimentao devem ser estocados em lugar de fcil acesso e prximo das reas de expedio; o material que possui pequena movimentao deve ser estocado na parte mais afastada das reas de expedio; Os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. preciso utilizar corretamente os acessrios de estocagem para proteg-los; A disposio dos materiais no deve prejudicar o acesso s partes de emergncia, aos extintores de incndio ou circulao de pessoal especializado para combat-lo (Corpo de Bombeiros); Os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentao e inventrio; Os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, a fim de eliminar os riscos de acidentes e avarias, facilitando a movimentao; Os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos, quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasio da sua utilizao; A disposio dos materiais deve ser feita de modo a manter, a face de embalagem (ou etiqueta), voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem, contendo a marcao do item de modo a permitir a fcil e rpida leitura da identificao e das demais informaes registradas; Quanto ao material a ser empilhado, deve-se atentar para a segurana e altura das pilhas, a fim de no afetar sua qualidade e o seu arejamento (distncia de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes), pelo efeito da presso decorrente. 54. No momento da recepo provisria do material, qual o prazo, no caso de produto defeituoso, para a devoluo ou troca? Os prazos para troca e devoluo do produto defeituoso devem constar do respectivo edital de aquisio. 55. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material? Sim, como qualquer outro cuidado indevido (embalagem, deslocamento etc.), a armazenagem pode levar o material a perder as suas caractersticas e, assim, seu valor (total ou parcialmente). Pode haver deteriorao, por exemplo, quando as condies ambientais (umidade, temperatura, insolao, iluminao etc) alterarem as suas caractersticas fsicas ou qumicas. Ainda podero haver danos aos materiais quando no for observada a orientao sobre empilhamento mximo dos volumes (no observada a capacidade da embalagem suportar carga e, por isto, ocorrem danos ao material em seu interior).
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56. Quem o responsvel pela guarda e conservao de materiais permanentes em manuteno? Como toda movimentao de materiais, salvo expresso em contrrio, o responsvel por ela o , tambm, pela guarda e conservao do bem. Se houver a mudana da responsabilidade, durante a atividade especfica de manuteno, dever ser emitido um novo termo de carga. 57. Como proceder a armazenagem de materiais de grande movimentao? Materiais de consumo elevado devem, observadas as restries, devido a outras caractersticas, ser colocados entrada do almoxarifado, visando a facilitar o seu deslocamento e o trnsito em seu interior. 58. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material? Sim, como qualquer outro cuidado indevido (embalagem, deslocamento etc.), a armazenagem pode levar o material a perder as suas caractersticas e, assim, seu valor (total ou parcial). 59. Quem dever atestar as Notas Fiscais, para liberar os pagamentos? Ser feita pelo gestor de almoxarifado, e na sua ausncia o servidor por ele designado.
60. Onde se armazenaro os materiais permanentes comprados sem destinao e quem se responsabilizar por eles? Devero ficar armazenados no almoxarifado, sob a responsabilidade do gestor de patrimnio. 61. Quais os principais sistemas de estocagem? Sistema de estocagem: Fixa onde se determina nmero de reas de estocagem para um tipo de material, definindo-se, assim, que somente material deste tipo poder ser estocado nos locais marcados. Sistema de estocagem livre em o qual no existem locais fixos de armazenagem, a no ser, bvio, para materiais de estocagem especial. 62. Quais as formas de classificao de estoques? So as seguintes: Estocagem de matria-prima que pode ser armazenagem centralizada, onde facilita o planejamento da produo, pois que permite um melhor controle sobre as peas ou produtos defeituosos, tornando o ato de rejeio mais simples. A armazenagem descentralizada - possibilita um inventrio mais rpido, por meios visuais, e, por estar localizada junto aos pontos de utilizao, minimiza os atrasos ocasionados, por enganos no envio de materiais a outros locais, que no o de utilizao. Estocagem intermediria - que tambm pode ser centralizada ou descentralizada a estocagem de materiais ou produtos j transformados, processados ou fabricados parcial ou totalmente que entram na etapa seguinte da produo.
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Estocagem de produtos acabados aquela realizada para atender ao usurio, seja o da entrega imediata, seja o de encomendas sob pedido. 63. Quais os principais cuidados a serem tomados na recepo de materiais? A conferncia da mercadoria, por ocasio do ato da entrega, operao importante e, antes de ser dada quitao, assinando a respectiva nota fiscal, deve-se proceder a uma conferncia rigorosa, conforme as indicaes abaixo: Antes de abrir os volumes, deve-se verificar se as indicaes contidas nas notas de entrega, endereos, nmeros, marcas, etc., constantes dos volumes, conferem; Obtida a certeza de que os volumes mencionados nas notas fiscais so aqueles que esto sendo conferidos, deve-se tambm, ter o cuidado de abrir os volumes na presena do representante da firma fornecedora, que poder ser o entregador ou outra pessoa, devidamente, credenciada; Confronto de tipos: encomendado e recebido; Conferncia quanto quantidade: quebras, faltas; Conferncia quanto qualidade: apresentao, boa ou m; Conferncia quanto ao peso: certo ou errado.
Outros aspectos podero ser examinados e confrontados. Constatando alguma falta ou algum defeito, deve-se, imediatamente, comunicar este detalhe ao representante, ou, na falta deste, ao entregador, declarando no verso do canhoto os motivos por que deixou de acusar o recebimento total e, ainda comunicar, as razes atravs de ofcio, firma fornecedora, a fim de que a ocorrncia fique perfeitamente documentada. 64. Qual a diferena entre estoque e almoxarifado? Estoque toda e qualquer presena de materiais na instituio, inclusive aqueles em trnsito, seja os que esto em processo de recebimento, como aqueles que foram distribudos. Almoxarifado o local reservado para a guarda e a conservao de materiais, isto , um local que, em princpio, foi estruturado para assegurar o atendimento dessas funes. 65. Qual a finalidade do layout do almoxarifado? Cercar o projeto de todas as condies, que possibilitem uma operao, dentro de um timo de economia e rendimento. Ele ocorre quando da implantao de um depsito, e est presente desde a fase inicial do projeto at a etapa de operacionalizao, influindo na seleo do local, projeto de construo, localizao de equipamentos e estaes de trabalho, seleo do equipamento de transporte e movimentao de materiais, estocagem, expedio de dezenas de detalhes, que vo desde a topografia do terreno at a presena ou nmero de janelas.
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66. Quais os principais cuidados na estocagem de alimentos? Em razo de suas caractersticas e aplicaes, os alimentos, sejam para consumo humano ou animal, devem receber atenes especiais desde a sua aquisio at a sua liberao para uso. Devem ser observados os requisitos ambientais (umidade, temperatura, ventilao, insolao, iluminao etc) visando garantir a integridade de suas caractersticas, bem como os prazos para o seu consumo (validade) e forma de preparo, se pertinente. Devem tambm ser tomadas todas as providncias para que no haja absoro de odores ou vapores e, ainda, que os alimentos no fiquem expostos a insetos ou roedores que podem contribuir para a sua contaminao ou deteriorao.
67. O que rotao ideal de estoques? Rotao de estoques pode ser entendida como uma relao entre as entradas e sadas de um dado material, levando-se em conta as quantidades estocadas e o tempo necessrio para o seu consumo (ou taxa de cobertura). Essa relao orienta o gestor no tocante ao planejamento das aquisies, bem como ao dimensionamento dos nveis de estoque daquele material (em razo de seu consumo e do tempo para a sua reposio). Essa relao deve ser to prxima quanto possvel de 1:1, que a condio ideal. Ou seja, tudo o que entra, sai. No havendo acmulos (excessos) ou falta de materiais, mantendo-se, tambm, uma condio tima de taxa de cobertura.
68. Qual a legislao relativa ao aspecto segurana na armazenagem e manuseio de materiais? No aspecto segurana do trabalho para o trato manual de cargas deve ser observada as orientaes da Norma Regulamentadora n 11 (NR-11), da Portaria 3.214/78, do Ministrio do Trabalho e Emprego. 69. Quais as principais formas de identificao de materiais em estoque? Podemos nos valer dos meios de armazenamento (sejam prateleiras, caixas, paletes etc.) como formas de identificao dos materiais, pela associao da identificao de cada um destes ao seu contedo, marcando-os com cdigos numricos e alfanumricos, pelo uso combinado de cores, figuras geomtricas e smbolos, que servem, inclusive, para a demarcao de reas reservadas para cada material, segundo suas caractersticas. 70. Como deveremos estabelecer a distribuio de um produto? Antes de distribuir um material solicitado, o gestor de patrimnio tem por obrigao avaliar a real necessidade de seu fornecimento para o solicitante. Uma vez verificada a necessidade daquele usurio, o gestor dever decidir pelo fornecimento do material levando em conta no apenas aquele consumidor especfico, mas todo o conjunto de potenciais consumidores do produto em sua organizao, de modo que o atendimento em questo no venha a trazer prejuzos para outro solicitante ou sua organizao em conjunto. Isto verificado, escolher o meio mais adequado para fazer chegar o material a quem o solicita. Para tanto, dever tomar como elementos de deciso as caractersticas do pedido (quantidade, volume e massa do material a ser deslocado, urgncia, prazos de atendimento, locais de entrega desse e de outros pedidos, os requisitos de segurana para a integridade do material e de quem o conduzir, etc.), visando atend-lo e a outros pedidos a um menor custo para a organizao.
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71. Qual a finalidade da ficha de prateleira? fornecer a posio exata dos saldos dos materiais em estoque, servindo como um meio de controle adicional aos demais controles da organizao. Deve assegurar o registro de toda a movimentao dos materiais (entradas e sadas), pois est junto aos locais em que estes se encontram depositados.
72. Como feita a sada de bens de consumo do almoxarifado, cuja entrada no existe registro? H a obrigao do registro patrimonial de todos os bens pblicos, ainda que pelo simples relacionamento. Um bem no registrado, formalmente, no existe e, portanto, no integra o patrimnio. Logo, no haver a possibilidade de registros relativos a sadas, enquanto no houver a entrada ou registro patrimonial do bem. 73. Qual o procedimento a ser adotado pelo almoxarifado, quando a sada de mercadorias para governos estrangeiros? A autorizao para fornecimento de materiais no intuito de ajuda humanitria a governos estrangeiros, sobretudo para municpios ou cidades prximas a fronteiras obedecer autorizao ou legislao especfica para tal fim.
74. Como se deve ocorrer sada de material do almoxarifado, se o mesmo estiver disponvel para permuta? Se o mesmo for considerado como parte de pagamento de um outro bem a ser adquirido, dever constar da adequada publicao. 75. Como proceder sada de mercadoria, onde a fabricao interna? Ainda que os produtos sejam obtidos por fabricao ou produo interna, dever haver o respectivo registro de sua entrada no patrimnio pblico. A guia de produo o documento hbil para tal finalidade. Aps a formalizao de sua entrada, esses materiais podem ter a sua baixa normalmente. 76. O almoxarifado pode dar sada em mercadoria, cuja nota fiscal ainda se encontra a pagar no setor financeiro? Como orientao geral o gestor de patrimnio dever observar a liquidao da aquisio, que consolida a plena propriedade do bem pelo Estado. Todavia, a emisso de empenho implica em assumir responsabilidades sobre a aquisio, de onde, de acordo com a Lei de Responsabilidade Fiscal, aps a entrega do material e sua entrada no patrimnio pblico, se caracteriza a impossibilidade do cancelamento da operao. Ou seja, esta despesa consta, obrigatoriamente, do oramento anteriormente estabelecido e da programao para a sua execuo associada disponibilidade financeira. 77. Como proceder a baixa no estoque do almoxarifado? Atravs da distribuio feita aos setores requerentes, por meio de requisies.
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78. Quando ocorre a Sada Parcial de um material? Quando no se pode atender ao pedido por completo, se caracterizado o baixo nvel de estoque de um determinado material, ocorre a possibilidade do atendimento parcelado da aquisio. 79. Pode-se proceder sada de um material, em virtude do desfazimento ou renncia? Sim, desde que comprovada a inutilizao ou abandono do material considera-se desfazimento. 80. O almoxarifado deve emitir mensalmente inventrios, informando contabilidade, a real situao do estoque? Sim, para que a contabilidade possa acompanhar a movimentao de estoque (entrada e sada). 81. Qual o procedimento a ser adotado pelo setor de almoxarifado para sada de mercadorias, quando o rgo tiver cronograma de encerramento para a elaborao do movimento de almoxarifado? A maioria dos problemas relacionados gesto de estoques est relacionada com a falta do estabelecimento prvio de condies para a sua entrega e recebimento. Ou seja, ainda na contratao do fornecimento. Para que sejam sanados estes problemas o contrato deve prever claramente quais as condies necessrias para que o fornecimento seja realizado de modo a atender todas as expectativas do rgo ou unidade a(o) qual se destina. Para evitar problemas numa unidade que tiver que apresentar mensalmente relatrios de movimentao, devem ser adotados procedimentos como o recebimento de entregas no mximo at o 2 dia til anterior ao final do ms (ou outra antecedncia, conforme necessidade da unidade) e recebimento prvio para posterior processamento, seguindo as mesmas diretrizes de quaisquer outros fornecimentos com esta condio. 82. Em que consiste o inventrio rotativo? Consiste no levantamento contnuo e seletivo dos materiais existentes em estoques ou daqueles permanentes, distribudos para uso, feito de acordo com uma programao, a permitir que todos os itens sejam recenseados ao longo do exerccio. 83. Quando um material considerado antieconmico? Quando o custo de sua recuperao superar a 50% de seu valo 84. Que destinao deve ser dada aos materiais obtidos, atravs de convnio, aps o trmino deste? Em regra, devero ser destinados para a respectiva entidade, salvo expresso, de outra forma, no prprio convnio. 85. Qual o mtodo de avaliao a ser adotado para a atualizao do valor do patrimnio? Os materiais devero ser avaliados pela mdia ponderada das compras e os equipamentos e materiais permanentes pelo custo de aquisio ou construo, conforme determina o art. 106, da Lei n 4.320/64.
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86. Como proceder para a valorao de itens do patrimnio obtidos por produo interna? Preferencialmente, com base no valor de similares do mercado. Se no for possvel, devem ser valorados pelo seu custo de produo. 87. O que inventrio por amostragem? Consiste no levantamento das caractersticas de uma parcela dos materiais em estoque, buscando, a partir dos resultados obtidos, o comportamento dessas caractersticas no restante do grupo em anlise. Pode-se ocorrer em intervalos regulares de tempo, por exemplo, mensal, ou, segundo uma finalidade especfica. 88. Como deve ser feita a depreciao de equipamentos e material permanente e de quantos em quantos anos? Dever ser feita, anualmente, atualizando o valor de cada item do patrimnio, fazendo-a constar do inventrio anual da unidade. Para cada tipo de equipamento e material permanente, deve ser consultada a Norma de Execuo 06/93 (publicada no DOU de 30/12/93), onde se extraiu a tabela abaixo: TAXA ANUAL 2. Aeronaves 5% 3. Aparelhos de medio 10 % 4. Aparelhos e equipamentos de Comunicao 10 % 5. Aparelhos e equipamentos de Medicina, Odontologia e 10 % Laboratrios Hospitalares 6. Aparelhos e equipamentos para Esportes e Diverses 10 % 7. Aparelhos e utenslios domsticos 10 % 8. Armamentos 10 % 9. Bandeiras, flmulas e insgnias 20 % 10. Colees e material bibliogrfico 10 % 11. Embarcaes 5% 12. Equipamentos de manobra e patrulhamento 10 % 13. Equipamentos de proteo, patrulhamento e socorro 10 % 14. Instrumentos musicais e artsticos 10 % 15. Mquinas e equipamentos de natureza industrial 10 % 16. Mquinas e equipamentos energticos 20 % 17. Mquinas e equipamentos grficos 10 % 18. Equipamentos para udio, vdeo e foto 20 % 19. Mquinas, utenslios e equipamentos diversos 10 % 20. Equipamentos de processamento de dados 20 % 21. Mquinas, instalaes e utenslios de escritrio 10 % 22. Mquinas, ferramentas e utenslios de oficina 10 % 23. Equipamentos hidrulicos e eltricos 20 % 24. Mquinas e equipamentos agrcolas e rodovirios 20 % 25. Mobilirio em geral 10% 26. Obras de arte e peas de museu 5% 27. Semoventes e equipamentos de montaria 20 % 28. Veculos diversos 20 % 29. Veculos ferrovirios 20 % 30. Peas no incorporveis a imveis 10 %
31. Veculos de trao mecnica 20 % 32. Carros de combate 20 % 33. Equipamentos, peas e acessrios aeronuticos 10 % 34. Equipamentos, peas e acessrios de proteo de vo 20 % 35. Equipamentos de mergulho e salvamento 20 % 36. Equipamentos, peas e acessrios martimos 10 % 37. Equipamentos sobressalente de mquinas e motor de navios 20 % e esquadra 38. Outros materiais permanentes 10 %
89. O que inventrio anual? Entende-se como inventrio anual, o levantamento de todos os bens numa determinada data, em geral, correspondente ao fim de ano fiscal, com o detalhamento dos materiais e dos bens, com a respectiva indicao das quantidades e valores de cada item, em razo de seu estado ou qualidade (conforme sua depreciao). Os resultados desse inventrio devem ser analisados, em conjunto, pelos setores de patrimnio e de contabilidade da unidade. 90. Como podem ser classificados os inventrios? Podem ser classificados em: Inicial quando do incio das atividades de uma unidade de patrimnio, servindo de base para o estabelecimento do valor dos bens e das responsabilidades em relao a estes; De transferncia de responsabilidade quando da mudana do gestor da unidade de patrimnio ou do prprio rgo a que est subordinado; Encerramento de atividades quando ocorre o encerramento de atividades por extino ou incorporao da unidade de patrimnio; Anual ou de encerramento de exerccio aquele exigido para o controle interno e externo, que permite a comparao da movimentao de entradas e sadas do estoque e o seu controle fsico/financeiro. 91. O que fornecimento por presso? Processo, atravs, do qual se entrega o material ao usurio, mediante a apresentao de uma solicitao, no obedecendo s condies pr-estabelecidas. 92. O que vida til fsica (VUF) e vida til econmica (VUE) de mquinas e equipamentos? VUF e VUE so dois conceitos associados substituio de mquinas e equipamentos. VUF diz respeito ao perodo da vida til dos materiais em que o seu desempenho compatvel com o desempenho para o qual foi adquirido ou projetado. VUE diz respeito ao perodo da vida til do material em que o seu custo operacional ou de funcionamento compatvel com o de similares encontrados no mercado, para um dado desempenho tomado como referncia. 93. Como estabelecer adequadamente a classificao da divisria de ambientes para efeito de baixa? Classificar como material de consumo devido fragilidade do mesmo. Sugere-se a incluso dessa alterao na classificao oramentria, manual tcnico de oramento, visando uniformizar tal procedimento por todos os gestores de patrimnio do Estado.
94. Como efetuar a baixa de um bem encaminhado para leilo? Proceder baixa mediante termo de transferncia para o rgo responsvel pelo leilo, que assumir a carga do bem. 95. Como dar sada de um bem, que existe, fisicamente, mas que pela falta de controle no se sabe a origem deste, pois, o mesmo no foi localizado na relao geral de bens do patrimnio? Proceder avaliao para em seguida, dar entrada no patrimnio e baixar conforme valor avaliado. 96. Em caso de comodato, como proceder baixa, quando o comodatrio no mais tem o objeto em seu poder, no oficiou o comodante a falta do referido bem ou comunicou o seu extravio? Elaborar memorando para os superiores informando: da no existncia ou da no localizao dos bens; propor a formalizao de processo para efetuar a baixa dos bens no localizados, notificando o comodatrio, inclusive, com a publicao da citao para esclarecimentos a respeito do fato; comunicar o fato Superintendncia do Sistema de Patrimnio, Materiais e Servios (SAD) para a apurao de responsabilidades, conforme clusulas do contrato. 97. Como dar a sada de livros tcnicos extraviados em uma unidade, quando o rgo no possui informaes sobre a aquisio destes, em seu patrimnio? Bens que no foram devidamente registrados como integrantes do patrimnio pblico ficam mais susceptveis a extravio, furto ou outras formas de perda. Todavia, o responsvel por este patrimnio poder responder, administrativamente, caso comprove a existncia de omisso por sua parte, no procedendo aos devidos registros, em tempo hbil. 98. Bens pblicos foram colocados venda atravs de leilo, sendo arrematados ao final do exerccio fiscal de um ano. Todavia, a documentao comprobatria da operao, somente, chegou unidade de patrimnio no exerccio seguinte. Como proceder a baixa? A baixa acontecer no exerccio atual, tomando por base a documentao, mesmo que esta seja de perodos anteriores. 99. Como efetuar a baixa de material de distribuio gratuita, quando o rgo no possui registro desses materiais? Em razo das caractersticas do material deve haver procedimentos especficos para a sua distribuio e, por meio desta, sua baixa. Em caso de dvidas sobre a destinao e o atendimento dos propsitos a que se destinaria o material, formar comisso para levantamento dos fatos.
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100. Como efetuar, adequadamente, a baixa de bens quando o rgo no tem referncia do seu valor histrico? A unidade somente perde a referncia de valor de um bem, quando esta no cumpre, adequadamente, as suas finalidades entre as quais est a de manter atualizado o valor do patrimnio aos seus cuidados. Para a regularizao da situao e a adequada baixa do material do patrimnio, este dever estar, devidamente valorado, seja por avaliao tcnica de especialista ou por intermdio de uma comisso de avaliao (equipe de especialistas). 101. Quando que os bens se tornam obsoletos? Bens se tornam obsoletos principalmente por dois motivos. a aquisio de quantidades desnecessrias superiores s necessidades de consumo da unidade. quando o gestor de materiais est desatualizado, em relao aos materiais existentes no mercado e, mesmo que no adquira quantidades excessivas, pode adquirir materiais que possam perder a sua funcionalidade, onerando, tambm assim, o patrimnio publico. 102. Como proceder a baixa de bens semoventes por morte? Obter atestado ou certido emitida por profissional habilitado (veterinrio) ou, quando no for possvel, buscar o atestado de veracidade dos fatos junto , pelo menos, trs testemunhas. (Art. 63, inciso 5 da Por taria SAD n 426, de 17/12/80). 103. Como proceder sada de bens, que sero dados em permuta por outro, de forma a realizar os ajustes no sistema de patrimnio? Os bens somente podero ter sua baixa realizada aps a formalizao da permuta, inclusive, quando dados em pagamento por outro, fato este que deve estar corretamente registrado, nos processos e publicaes pertinentes. 104. Quais os procedimentos legais para a baixa de um bem que foi dado em pagamento? Aps a execuo da dvida, atualizar o valor do bem incorporando-o ao patrimnio e proceder a baixa normalmente. 105. Se um rgo entregar um bem em garantia de dvidas, como dar a baixa? Aps findar-se o processo de execuo da dvida. Enquanto isso no acontece, o bem continuar de propriedade do rgo de origem. 106. Como fazer a baixa de um bem cedido para um rgo pblico sem contrato de cesso de uso? Nenhuma movimentao de materiais dever ser feita sem o devido registro e autorizao competente. H a necessidade de se estabelecer um processo de responsabilidade pela inobservncia dos requisitos formais.
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107. Como proceder a baixa de um veculo roubado na residncia ou em poder de um servidor? Proceder o registro policial da ocorrncia e comunicar o fato s instncias competentes da unidade de patrimnio, qual o bem est vinculado para a tomada das providncias pertinentes, se a posse do veculo estiver, devidamente, autorizada para o servidor. 108. Como proceder a baixa de arma de fogo considerada bem inativo? Armas e munies necessitam de procedimentos especficos para o seu desfazimento, somente aps o que poder ser realizada a devida baixa. Se, em condies de uso, dever destin-la a outra unidade (prioritariamente para as Secretarias de Justia ou de Segurana), procedimento similar dever-se- adotar para outros materiais. 109. Como proceder a baixa de medicamento com validade vencida? Medicamento um tipo de material, que exige cuidados especficos para o seu desfazimento, visto que colocam em risco a populao e o meio ambiente. No que se refere a sua baixa, deve-se relacionar os que se encontram vencidos e suas respectivas quantidades, obter a autorizao do gestor da unidade para a sua liberao e posterior encaminhamento a uma unidade de reconhecida competncia visando ao seu tratamento ou destinao final. Uma outra opo seria buscar auxlio junto, representao do rgo ambiental de sua localidade. 110. Como proceder a sada de material considerado antieconmico? Atravs de doaes a instituies de utilidade pblica, por ex.: PROSOL, Associaes de Pequenos Produtores Rurais, etc. 111. Como proceder a baixa de materiais contaminados, por agentes patolgicos ou radioativos? O gestor do rgo deve solicitar atravs de ofcio, laudo da vigilncia sanitria, que ir orientar o processo, para a devida baixa. 112.Quais so as penalidades para o gestor de patrimnio que no obedecer aos procedimentos para levantamento de inventrios mensais, a fim de atender s prestaes de contas mensais do governo? Como qualquer servidor, estar sujeito s penalidades administrativas e at mesmo perda das funes. 113.Quais os critrios para doao? Quando, est inativo ou obsoleto, deve ser doado para outro rgo governamental ou Entidade Filantrpica. 114.Quando se utiliza a modalidade concurso? Para contratao de trabalho tcnico, cientfico ou artstico. 115.Em que caso deve ser aplicada a inutilizao de materiais? A inutilizao se faz, quando do desfazimento ou renncia ao direito de propriedade e quando a sua existncia se caracteriza como de risco. Por exemplo, materiais contaminados, txicos ou venenosos, formulrios e carimbos, que podem ser utilizados de forma fraudulenta. Nestes casos, o desfazimento deve seguir procedimentos especficos.

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1. FATORES QUE INTERFEREM NA POLTICA DE AQUISIO E ADMINISTRAO DE BENS PATRIMONIAIS

1.1. FONTES DE INFORMAO

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1.2 CONCEITOS BSICOS

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1.3. SOBERANIA DAS CARACTERSTICAS DOS MATERIAIS

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1.4. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS

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1.5. CODIFICAO DOS MATERIAIS

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1.6 . DA AQUISIO DOS BENS

1.7. DA CARGA E IDENTIFICAO DE MATERIAIS

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1.8. DA REQUISIO E DISTRIBUIO

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1.9. COMPRAS E SUA PREVISO

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1.12. DO RECEBIMENTO E ACEITAO

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1.14. SANEAMENTO DE MATERIAL

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1.15. CUIDADOS ESPECIAIS

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1.16. CONTROLE E RENOVAO DE ESTOQUES

A seguir, um demonstrativo para melhor ilustrao:

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MTODO DE CONTROLE PERIDICO: Representao Grfica: Quantidade em estoque

MTODO DE CONTROLE POR NVEIS DE ESTOQUE: Representao Grfica: Quantidade em estoque

(f) (c) (b) (a) (d) (e)

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1.17. DOS INVENTRIOS

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1.19. A RESPONSABILIDADE SOBRE O PATRIMNIO

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DVIDAS MAIS FREQENTES E SUAS RESPOSTAS

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9. Na aquisio, quais as principais formas para a descrio de bens?

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