Os arquivos correntes no contexto das trs idades documentais

por Renato Tarciso Barbosa de Sousa

O conceito das trs idades documentais uma novidade do sculo XX. As transformaes ocorridas no mundo, principalmente a partir do ps-guerra, deram um rumo diferente Arquivstica. A urbanizao e a expanso das atividades do Estado foram alguns dos fatores que criaram as condies para o crescimento vertiginoso da produo documental. Paralelamente, houve um aumento das necessidades de informao dentro das organizaes. (MELLO, 1988, p. 12). Os mtodos de tratamento dos documentos at ento existentes eram suficientes para responder s necessidades das organizaes, mas no eram adequados para a nova situao que se configurava. O aumento do acervo documental criou uma nova realidade e exigiu novos mtodos. Em alguns pases, diante desse novo quadro, foram formadas comisses governamentais com o objetivo de encontrar solues para a melhoria dos padres de eficincia no uso dos documentos, por parte da administrao pblica.(JARDIM, 1987, p. 36). Em 1947, foi criada, nos Estados Unidos, a Comisso Hoover. Os resultados dessa Comisso so comparveis s contribuies do Manual de Arranjo e Descrio dos arquivistas holandeses para a prtica e o pensamento arquivstico. A Comisso Hoover tinha como objetivo estudar a organizao e o funcionamento dos departamentos da administrao federal dos Estados Unidos. Em abril de 1948, a Comisso criou um grupo de trabalho, comandado por T. R. Schellenberg1, para analisar os problemas de gesto de documentos do conjunto do governo federal americano. O relatrio foi publicado em outubro de 1948 e trazia como novidade os records centers ou centros de arquivamento intermedirio. Os records centers deveriam guardar os documentos de valor primrio, que por conta da diminuio da possibilidade de uso daqueles documentos poderiam ficar distantes dos
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Theodore Roosevelt Schellenberg (1903-1970). Formou-se em Histria em 1934, pela Universidade da Pensilvnia. Foi, ento, em 1934 e 1935, secretrio executivo do comit sobre material para pesquisa do Conselho Americano de Sociedades Eruditas (American Council of Learned Societes) e do Conselho de Pesquisas em Cincias Sociais (Social Science research Council). E, depois, historiador-assistente do Servio Nacional de Parques. Iniciou sua sua carreira no Arquivo Nacional dos Estados Unidos em 1935 e chegou a subdiretor do arquivo entre 1957 e 1963. Teve grande atividade como conferencista e consultor de programas de reforma entre 1954 - quando foi Austrlia - e 1960, quando visitou oBrasil, a convite do Arquivo Nacional.

arquivos montados nos setores de trabalho, isto , dos arquivos correntes. Dessa forma, a criao da idade intermediria d origem ao conceito das trs idades documentais: corrente, intermediria e permanente. No mundo francofnico, Yves Protin formulou o conceito das trs idades, em 1961. Em um artigo, ele propunha os termos arquivos correntes, arquivos intermedirios e arquivos. A justificativa para a criao dos arquivos intermedirios era meramente econmica, pois os objetivos eram: esvaziar os escritrios e garantir reduo dos custos de armazenamento, equipamentos e pessoal. Sabe-se, por exemplo, que o valor da manuteno de um p cbico nos escritrios, que corresponde a 2,4 metros lineares de documentos textuais, era de US$ 23,24 e nos records centers, de US$ 1,60. No Canad, o mobilirio padro utilizado nos arquivos correntes custava seiscentos dlares canadenses e armazenava 3,6 metros lineares de documentos textuais. Por esse mesmo valor era possvel utilizar nos arquivos intermedirios uma estante de dupla face com capacidade para 16 metros lineares de documentos textuais. A ideia das trs idades documentais surgiu com a elaborao da fase intermediria. importante ressaltar que o conceito das trs idades documentais uma inveno humana, ou seja, uma maneira encontrada dentro dos trabalhos da Comisso Hoover para resolver uma situao existente na administrao pblica americana do ps-guerra. Essa ideia foi encampada pela Arquivstica contempornea e, hoje, um conceito aceito internacionalmente. Couture e Rousseau (1999) relacionam as idades documentais aos valores dos documentos. Para os autores canadenses, a idade corrente e a intermediria so caracterizadas pela existncia do valor primrio, apesar da intensidade diferente. O valor primrio, na definio do Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, do Arquivo Nacional, o valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Esse valor pode ser subdividido em trs outros: administrativo; legal; fiscal. O administrativo2 o valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos. O legal3 o valor que um documento possui perante a
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Definio encontrada em Arquivo Nacional (Brasil). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 3 Definio encontrada em Arquivo Nacional (Brasil). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

lei para comprovar um fato ou constituir um direito e o fiscal4 o valor atribudo a documento para comprovao de operaes financeiras ou fiscais. Figura 1 - Valor Primrio dos Documentos de Arquivo

Valor Primrio

Valor Administrativo

Valor Legal

Valor Fiscal

Nesse sentido, todo documento de arquivo nasce com valor primrio em uma das suas trs dimenses ou em, pelo menos, uma delas. A tendncia, com o tempo, desaparecer esse valor. A diferena encontrada o tempo em que isso acontece. A permanncia do valor primrio para alguns documentos rpida, outros, o intervalo mais longo. E nessa curva entre o valor primrio mximo, momento da criao ou recebimento do documento, e a extino, que se encontram as duas primeiras idades ou fases: corrente e intermediria. Figura 2 A curva decrescente do valor primrio
100%

50%

0% Arquivo Corrente Arquivo Intermedirio

Definio encontrada em Arquivo Nacional (Brasil). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 3

Um dos grandes desafios da Arquivstica estabelecer o momento da passagem dos documentos da fase corrente para a intermediria. As variveis que vo definir essa passagem so as seguintes: o documento no apia mais as atividades cotidianas; o trmino de uma atividade (projeto, convnio etc.); a excluso da atribuio; a prescrio da ao. Para a maioria dos documentos, a primeira varivel a mais aplicvel.

Figura 3 A passagem do Arquivo Corrente para o Intermedirio

100%

No apia mais as atividades cotidianas; Trmino de uma atividade (projeto, convnio etc.); Excluso da atribuio; Prescrio da ao.

50%

0% Arquivo Corrente Arquivo Intermedirio

A aplicao dessas variveis depende de informaes que podem ser encontradas no conhecimento tcito, nos prprios documentos e informaes relacionados s atividades, nos documentos de criao da organizao ou instituio (regulamento geral, estatuto, regimento interno etc.) e na legislao em geral.

Figura 4 O que determina a transferncia ao Arquivo Intermedirio ou a eliminao dos documentos e informaes? Motivo Fonte

No apia mais as atividades cotidianas; Conhecimento tcito5. Trmino de uma atividade (projeto, convnio Os documentos e informaes relacionados. etc.); Excluso da atribuio; Prescrio da ao. Regimento interno, regulamento geral. Legislao.

O valor primrio compreende as duas primeiras fases do ciclo de vida dos documentos: corrente e intermediria. Figura 5 Valores dos documentos e o Ciclo de Vida

Valor Primrio

Arquivo Corrente

Arquivo Intermedirio

Esgotado esse valor, os documentos podem ser eliminados ou guardados permanentemente se apresentarem um outro valor. Entra em cena o valor secundrio, que aquele, segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, do Arquivo Nacional, atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. O valor secundrio analisado por Schellenberg (2005, p. 181) a partir de dois aspectos: a prova que contm da organizao e do funcionamento do rgo
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Conhecimento tcito aquele que o indivduo adquiriu ao longo da vida, pela experincia. Geralmente difcil de ser formalizado ou explicado a outra pessoa, pois subjetivo e inerente s habilidades de uma pessoa. A palavra "tcito" vem do latim tacitus que significa "que cala, silencioso", aplicando-se a algo que no pode ou no precisa ser falado ou expresso por palavras. subentendido ou implcito. 5

governamental que os produziu; e a informao que contm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condies etc. com que o rgo governamental haja tratado. O primeiro aspecto conhecido como valor probatrio e o segundo como valor informativo. Figura 6 O valor secundrio dos documentos

Valor Secundrio

Valor Probatrio

Valor Informativo

No caso especfico da legislao em geral, apresentamos, como exemplo, a Resoluo n 1.639/2002, do Conselho Federal de Medicina, que estabeleceu a manuteno dos pronturios mdicos enquanto o paciente estiver recebendo atendimento at vinte anos aps o ltimo registro. A leitura arquivstica dessa Resoluo indica que aquele documento tem valor primrio at vinte anos aps o ltimo registro. O pronturio pertence ao arquivo corrente durante o tempo em que o paciente est sendo atendido pela instituio de sade e a transferncia para o intermedirio vai acontecer em algum momento entre o ltimo registro e os vinte anos seguintes. Sabe-se, por experincia da instituio de sade, que o pronturio no utilizado nos ltimos cinco anos no justifica sua permanncia no arquivo corrente, pois a possibilidade de uso dele muito pequena e no suficiente para justificar sua guarda no arquivo corrente. Portanto, ele pode ser transferido para um outro local, esperando a extino do valor legal, como determina a Resoluo do Conselho Federal de Medicina. A Resoluo tem informaes importantes para a determinao do valor secundrio. Ela dispe que devem ser mantidos permanentemente os pronturios que apresentem informaes relevantes do ponto de vista mdico-cientfico, histrico e social.

Figura 7 A aplicao dos valores dos documentos em pronturios mdicos

(Resolu (Resoluo CFM n n 1.639/2002)

Exemplo Prontu Pronturios M Mdicos

Valor Prim Primrio Enquanto o paciente estiver recebendo atendimento at at vinte anos ap aps o ltimo registro

Valor Secund Secundrio Manter permanentemente aqueles prontu pronturios que apresentem informa informaes relevantes do ponto de vista m mdicodico-cient cientfico, hist histrico e social

Aplicando o conceito das trs idades documentais em um conjunto documental constitudo por dossis6 funcionais ou pastas funcionais teramos a seguinte situao: Figura 8 A aplicao do conceito das trs idades documentais

Aplica Aplicao do Conceito das Trs Idades Documentais

(dossis funcionais) Ao
Servidor na ativa

Per Perodo/Documenta odo/Documentao

Corrente arquivamento do dossi no Setor de Pessoal localiza localizao pr prxima ao usu usurio direto. Corrente arquivamento do dossi no Setor de Pessoal localiza localizao pr prxima ao usu usurio direto. Intermedi Intermedirio arquivamento em um dep depsito central por 95 anos. Permanente amostra documental (amostragem aleat aleatria segmentada)

Servidor desligado (at (at dois anos do desligamento)

Servidor desligado (ap (aps dois anos do desligamento)

dossi um conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

Apresentamos, abaixo, uma tabela onde se analisa as trs idades documentais a partir do valor, do acesso aos documentos, da conformao do sistema, da justificativa de conservao, do volume e da localizao fsica. Figura 9 As trs idades documentais

Arquivo Corrente

Arquivo Intermedi Intermedirio Prim Primrio

Arquivo Permanente Secund Secundrio

Valor

Prim Primrio

Acesso

Restrito aos acumuladores

Restrito aos acumuladores ou com autoriza autorizao Centralizado

Aberto

Sistema

Centralizado ou Descentralizado Apoio s atividades cotidianas 100%

Centralizado

Justificativa de conserva conservao

Razes administrativas, legais ou fiscais Sens Sensvel diminui diminuio Fora do setor de trabalho

Pesquisa, administrativa

Volume

5-10% do total acumulado Institui Instituio arquiv arquivstica

Localiza Localizao f fsica

Pr Prxima ao acumulador

O arquivo corrente encontrado na literatura arquivstica com as seguintes denominaes: arquivo de gesto; arquivo ativo; arquivo de primeira idade; records. A literatura arquivstica apresenta, tambm, algumas definies para arquivo corrente, so elas: 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes (Lei 8.159, 08/01/91); 2 Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitao, se conservam junto aos rgos produtores em razo da freqncia com que so consultados (Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, 2005); 3 Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-

meio e que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da freqncia com que so por eles consultados (Dicionrio de Terminologia Arquivstica, 1996); 4 Utilizados freqentemente para a conduo das atividades da administrao que os produziu (Dicionrio Internacional de Terminologia Arquivstica); 5 (...) abrigam os documentos durante o seu uso funcional, administrativo, jurdico, seu trmite legal, sua utilizao ligada s razes pelas quais foram criados (Heloisa Liberalli Bellotto); 6 (...) a primeira etapa ou idade de circulao e tramitao pelos canais normais em busca de resposta ou soluo para o assunto que foi iniciado. Est perto do funcionrio responsvel por sua tramitao sempre ao alcance de sua mo para seu manuseio freqente (Antonia Heredia Herrera); 7 - (...) perodo durante o qual os documentos so indispensveis sustentao das atividades cotidiana de uma organizao. Chamados a serem utilizados freqentemente eles devem ficar prximos do usurio direto (Jean-Yves Rousseau e Carol Couture); 8 (...) Agrupam os documentos ativos que apresentam um valor primrio e que so indispensveis manuteno das atividades cotidianas de uma pessoa fsica ou jurdica (Jean-Yves Rousseau e Carol Couture). A partir da anlise das definies apresentadas acima podemos fazer algumas consideraes sobre o conceito de arquivo corrente, so elas: 1 - o conceito das trs idades fundamenta estratgias de avaliao. O processo avaliativo tem como pano de fundo a determinao de prazos de guarda para as idades corrente e intermediria e o estabelecimento da destinao final dos documentos, isto , a eliminao ou a guarda permanente; 2 - os documentos correntes so essenciais ao desenvolvimento das atividades cotidianas. Essa a caracterstica maior do arquivo corrente, ou seja, servir os seus acumuladores diretos com informaes para o desenvolvimento das atividades do setor de trabalho. So informaes essenciais e fundamentais para garantir qualidade e rapidez na tomada de decises; 3 - os documentos correntes so conservados para responder aos objetivos de sua criao; 4 - os documentos correntes devero ser mantidos prximos aos usurios diretos. O arquivo corrente constitudo pelo conjunto de documentos existente nos vrios setores
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de trabalho de uma organizao ou instituio. Portanto, em uma primeira abordagem, a conformao de um sistema descentralizado de arquivos, permitindo que os documentos correntes fiquem prximos, pela prpria caracterstica, do usurio direto; 5 - os documentos correntes no so, necessariamente, utilizados todos os dias. H uma confuso entre freqncia e potencialidade de uso. Os documentos correntes tm uma possibilidade de uso grande, por isso da necessidade de mant-los prximos dos usurios diretos. So poucos os documentos utilizados diariamente, mas so muitos aqueles que podem ser utilizados a qualquer momento de acordo com as atividades cotidianas de um setor de trabalho; 6 - a maioria dos documentos acumulados (produzidos e/ou recebidos) pode ter nenhum ou quase nenhum uso. Uma parte considervel dos documentos produzida ou recebida apenas com a finalidade de registrar ou prestar uma informao, uma formalidade. Ele tem um potencial de uso grande, que no significa a certeza do uso; 8 - encerrado o perodo de atividade, os documentos podem ser eliminados, transferidos ao arquivo intermedirio ou recolhidos ao arquivo permanente; 9 - os documentos transferidos ao arquivo intermedirio podem, por razes diversas, retornarem ao perodo de atividade. No comum, mas existe a possibilidade. o caso, por exemplo, de atividades que foram encerradas pela falta de recursos financeiros para sua realizao ou por deciso poltica. Resolvidas as questes que determinaram sua finalizao, os documentos, depois de transferidos ao arquivo intermedirio, podem ser requeridos para dar continuidade s atividades que os originaram; 10 - o acesso s informaes contidas nos documentos correntes restrito aos seus acumuladores. Por questes relacionadas proteo de informaes pessoais e estratgicas para a organizao ou instituio, os documentos correntes devem ter seu acesso aberto somente queles que lidam diretamente com as atividades, de onde eles se originaram. A partir dessas consideraes, podemos chegar a uma definio do conceito de arquivo corrente, que so conjuntos de documentos e informaes de valor primrio produzidos ou recebidos pelas organizaes ou instituies, independente do suporte, que pela grande possibilidade de uso, precisam ser mantidos nos setores de trabalho, prximos aos usurios diretos, por causa do apoio que do s atividades cotidianas. Referncias

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