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Os arquivos correntes no contexto das três idades documentais

por Renato Tarciso Barbosa de Sousa

O conceito das três idades documentais é uma novidade do século XX. As transformações ocorridas no mundo, principalmente a partir do pós-guerra, deram um rumo diferente à Arquivística. A urbanização e a expansão das atividades do Estado foram alguns dos fatores que criaram as condições para o crescimento vertiginoso da produção documental. Paralelamente, houve um aumento das necessidades de informação dentro das organizações. (MELLO, 1988, p. 12). Os métodos de tratamento dos documentos até então existentes eram suficientes para responder às necessidades das organizações, mas não eram adequados para a nova situação que se configurava. O aumento do acervo documental criou uma nova realidade e exigiu novos métodos. Em alguns países, diante desse novo quadro, foram formadas comissões governamentais com o objetivo de “encontrar soluções para a melhoria dos padrões de eficiência no uso dos documentos, por parte da administração pública.”(JARDIM, 1987, p. 36). Em 1947, foi criada, nos Estados Unidos, a Comissão Hoover. Os resultados dessa Comissão são comparáveis às contribuições do Manual de Arranjo e Descrição dos arquivistas holandeses para a prática e o pensamento arquivístico. A Comissão Hoover tinha como objetivo estudar a organização e o funcionamento dos departamentos da administração federal dos Estados Unidos. Em abril de 1948, a Comissão criou um grupo de trabalho, comandado por T. R. Schellenberg 1 , para analisar os problemas de gestão de documentos do conjunto do governo federal americano. O relatório foi publicado em outubro de 1948 e trazia como novidade os “records centers” ou centros de arquivamento intermediário. Os “records centers” deveriam guardar os documentos de valor primário, que por conta da diminuição da possibilidade de uso daqueles documentos poderiam ficar distantes dos

1 Theodore Roosevelt Schellenberg (1903-1970). Formou-se em História em 1934, pela Universidade da Pensilvânia. Foi, então, em 1934 e 1935, secretário executivo do comitê sobre material para pesquisa do Conselho Americano de Sociedades Eruditas (American Council of Learned Societes) e do Conselho de Pesquisas em Ciências Sociais (Social Science research Council). E, depois, historiador-assistente do Serviço Nacional de Parques. Iniciou sua sua carreira no Arquivo Nacional dos Estados Unidos em 1935 e chegou a subdiretor do arquivo entre 1957 e 1963. Teve grande atividade como conferencista e consultor de programas de reforma entre 1954 - quando foi à Austrália - e 1960, quando visitou oBrasil, a convite do Arquivo Nacional.

arquivos montados nos setores de trabalho, isto é, dos arquivos correntes. Dessa forma,

a criação da idade intermediária dá origem ao conceito das três idades documentais:

corrente, intermediária e permanente. No mundo francofônico, Yves Pérotin formulou o conceito das três idades, em 1961. Em um artigo, ele propunha os termos arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos. A justificativa para a criação dos arquivos intermediários era meramente econômica, pois os objetivos eram: esvaziar os escritórios e garantir redução dos custos de armazenamento, equipamentos e pessoal. Sabe-se, por exemplo, que o valor da manutenção de um pé cúbico nos escritórios, que corresponde a 2,4 metros lineares de documentos textuais, era de US$ 23,24 e nos “records centers”, de US$ 1,60. No Canadá, o mobiliário padrão utilizado nos arquivos correntes custava seiscentos dólares canadenses e armazenava 3,6 metros lineares de documentos textuais. Por esse mesmo valor era possível utilizar nos arquivos intermediários uma estante de dupla face com capacidade para 16 metros lineares de documentos textuais. A ideia das três idades documentais surgiu com a elaboração da fase intermediária. É importante ressaltar que o conceito das três idades documentais é uma invenção humana, ou seja, uma maneira encontrada dentro dos trabalhos da Comissão Hoover para resolver uma situação existente na administração pública americana do pós-guerra. Essa ideia foi encampada pela Arquivística contemporânea e, hoje, é um conceito aceito internacionalmente. Couture e Rousseau (1999) relacionam as idades documentais aos valores dos documentos. Para os autores canadenses, a idade corrente e a intermediária são caracterizadas pela existência do valor primário, apesar da intensidade diferente. O valor primário, na definição do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, do Arquivo Nacional, é o “valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais”. Esse valor pode ser subdividido em três outros:

administrativo; legal; fiscal. O administrativo 2 é o “valor que um documento possui para

a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa,

fundamenta ou prova seus atos”. O legal 3 é o “valor que um documento possui perante a

2 Definição encontrada em Arquivo Nacional (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 3 Definição encontrada em Arquivo Nacional (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

lei para comprovar um fato ou constituir um direito” e o fiscal 4 é o “valor atribuído a documento para comprovação de operações financeiras ou fiscais”.

Figura 1 - Valor Primário dos Documentos de Arquivo

Valor Primário Valor Administrativo Valor Legal Valor Fiscal
Valor Primário
Valor Administrativo
Valor Legal
Valor Fiscal

Nesse sentido, todo documento de arquivo nasce com valor primário em uma das suas três dimensões ou em, pelo menos, uma delas. A tendência, com o tempo, é desaparecer esse valor. A diferença encontrada é o tempo em que isso acontece. A permanência do valor primário para alguns documentos é rápida, outros, o intervalo é mais longo. E é nessa curva entre o valor primário máximo, momento da criação ou recebimento do documento, e a extinção, que se encontram as duas primeiras idades ou fases: corrente e intermediária. Figura 2 – A curva decrescente do valor primário

100% 50% 0%
100%
50%
0%

Arquivo Corrente

Arquivo Intermediário

4 Definição encontrada em Arquivo Nacional (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

Um dos grandes desafios da Arquivística é estabelecer o momento da passagem dos documentos da fase corrente para a intermediária. As variáveis que vão definir essa passagem são as seguintes: o documento não apóia mais as atividades cotidianas; o término de uma atividade (projeto, convênio etc.); a exclusão da atribuição; a prescrição da ação. Para a maioria dos documentos, a primeira variável é a mais aplicável.

Figura 3 – A passagem do Arquivo Corrente para o Intermediário

100% Não apóia mais as atividades cotidianas; Término de uma atividade (projeto, convênio etc.); Exclusão
100%
Não apóia mais as
atividades cotidianas;
Término de uma atividade
(projeto, convênio etc.);
Exclusão da atribuição;
Prescrição da ação.
50%
0%

Arquivo Corrente

Arquivo Intermediário

A aplicação dessas variáveis depende de informações que podem ser encontradas no conhecimento tácito, nos próprios documentos e informações relacionados às atividades, nos documentos de criação da organização ou instituição (regulamento geral, estatuto, regimento interno etc.) e na legislação em geral.

Figura

determina

transferência

– Intermediário ou a eliminação dos documentos e informações?

4

O

que

a

ao

Arquivo

Motivo

Fonte

Não apóia mais as atividades cotidianas;

Conhecimento tácito 5 .

Término de uma atividade (projeto, convênio etc.);

Os documentos e informações relacionados.

Exclusão da atribuição;

Regimento interno, regulamento geral.

Prescrição da ação.

Legislação.

O valor primário compreende as duas primeiras fases do ciclo de vida

dos documentos: corrente e intermediária.

Figura 5 – Valores dos documentos e o Ciclo de Vida

Valor Primário Arquivo Arquivo Corrente Intermediário
Valor Primário
Arquivo
Arquivo
Corrente
Intermediário

Esgotado esse valor, os documentos podem ser eliminados ou guardados

permanentemente se apresentarem um outro valor. Entra em cena o valor secundário,

que é aquele, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, do

Arquivo Nacional, “atribuído a um documento em função do interesse que possa ter

para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins

diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido”.

O valor secundário é analisado por Schellenberg (2005, p. 181) a partir

de dois aspectos: “a prova que contém da organização e do funcionamento do órgão

5 Conhecimento tácito

Geralmente é difícil de ser formalizado ou explicado a outra pessoa, pois é subjetivo e inerente

que significa "que cala,

silencioso", aplicando-se a algo que não pode ou não precisa ser falado ou expresso por palavras. É subentendido ou implícito.

às habilidades de uma pessoa. A palavra "tácito" vem do

é aquele que o indivíduo adquiriu ao longo da vida, pela experiência.

latim tacitus

governamental que os produziu; e a informação que contêm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condições etc. com que o órgão governamental haja tratado”. O primeiro aspecto é conhecido como valor probatório e o segundo como valor informativo.

Figura 6 – O valor secundário dos documentos

Valor Secundário Valor Valor Probatório Informativo
Valor Secundário
Valor
Valor
Probatório
Informativo

No caso específico da legislação em geral, apresentamos, como exemplo, a Resolução nº 1.639/2002, do Conselho Federal de Medicina, que estabeleceu a manutenção dos prontuários médicos enquanto o paciente estiver recebendo atendimento até vinte anos após o último registro. A leitura arquivística dessa Resolução indica que aquele documento tem valor primário até vinte anos após o último registro. O prontuário pertence ao arquivo corrente durante o tempo em que o paciente está sendo atendido pela instituição de saúde e a transferência para o intermediário vai acontecer em algum momento entre o último registro e os vinte anos seguintes. Sabe-se, por experiência da instituição de saúde, que o prontuário não utilizado nos últimos cinco anos não justifica sua permanência no arquivo corrente, pois a possibilidade de uso dele é muito pequena e não é suficiente para justificar sua guarda no arquivo corrente. Portanto, ele pode ser transferido para um outro local, esperando a extinção do valor legal, como determina a Resolução do Conselho Federal de Medicina. A Resolução tem informações importantes para a determinação do valor secundário. Ela dispõe que devem ser mantidos permanentemente os prontuários que apresentem informações relevantes do ponto de vista médico-científico, histórico e social.

Figura 7 – A aplicação dos valores dos documentos em prontuários médicos

ExemploExemplo ProntuProntuááriosrios MMéédicosdicos

(Resolu(Resoluççãoão CFMCFM nnºº 1.639/2002)1.639/2002)

ValorValor PrimPrimááriorio EnquantoEnquanto oo pacientepaciente estiverestiver recebendorecebendo atendimentoatendimento atatéé vintevinte anosanos apapóóss oo úúltimoltimo registroregistro

ValorValor SecundSecundááriorio ManterManter permanentementepermanentemente aquelesaqueles prontuprontuááriosrios queque apresentemapresentem informainformaççõesões relevantesrelevantes dodo pontoponto dede vistavista mméédicodico--cientcientíífico,fico, histhistóóricorico ee socialsocial

Aplicando o conceito das três idades documentais em um conjunto

documental constituído por dossiês 6 funcionais ou pastas funcionais teríamos a seguinte

situação:

Figura 8 – A aplicação do conceito das três idades documentais

AplicaAplicaççãoão dodo ConceitoConceito dasdas TrêsTrês IdadesIdades DocumentaisDocumentais

(dossiês(dossiês funcionais)funcionais)

AAççãoão

PerPerííodo/Documentaodo/Documentaççãoão

ServidorServidor nana ativaativa

CorrenteCorrente –– arquivamentoarquivamento dodo dossiêdossiê nono SetorSetor dede PessoalPessoal –– localizalocalizaççãoão prpróóximaxima aoao usuusuááriorio direto.direto.

ServidorServidor desligadodesligado (at(atéé doisdois anosanos dodo desligamento)desligamento)

CorrenteCorrente –– arquivamentoarquivamento dodo dossiêdossiê nono SetorSetor dede PessoalPessoal –– localizalocalizaççãoão prpróóximaxima aoao usuusuááriorio direto.direto.

ServidorServidor desligadodesligado (ap(apóóss doisdois anosanos dodo desligamento)desligamento)

IntermediIntermediááriorio –– arquivamentoarquivamento emem umum depdepóósitosito centralcentral porpor 9595 anos.anos.

 

PermanentePermanente –– amostraamostra documentaldocumental (amostragem(amostragem aleataleatóóriaria segmentada)segmentada)

6 dossiê é um conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

Apresentamos, abaixo, uma tabela onde se analisa as três idades documentais a partir do valor, do acesso aos documentos, da conformação do sistema, da justificativa de conservação, do volume e da localização física. Figura 9 – As três idades documentais

 

ArquivoArquivo CorrenteCorrente

ArquivoArquivo

ArquivoArquivo

IntermediIntermediááriorio

PermanentePermanente

ValorValor

PrimPrimááriorio

PrimPrimááriorio

SecundSecundááriorio

AcessoAcesso

RestritoRestrito aosaos

RestritoRestrito aosaos

AbertoAberto

acumuladoresacumuladores

acumuladoresacumuladores ouou

comcom autorizaautorizaççãoão

SistemaSistema

CentralizadoCentralizado ouou

CentralizadoCentralizado

CentralizadoCentralizado

DescentralizadoDescentralizado

JustificativaJustificativa dede

ApoioApoio ààss

RazõesRazões administrativas,administrativas, legaislegais ouou fiscaisfiscais

Pesquisa,Pesquisa,

conservaconservaççãoão

atividadesatividades

administrativaadministrativa

cotidianascotidianas

VolumeVolume

100%100%

SensSensíívelvel

55--10%10% dodo totaltotal acumuladoacumulado

diminuidiminuiççãoão

LocalizaLocalizaççãoão ffíísicasica

PrPróóximaxima aoao

ForaFora dodo setorsetor dede trabalhotrabalho

InstituiInstituiççãoão

acumuladoracumulador

arquivarquivíísticastica

O arquivo corrente é encontrado na literatura arquivística com as seguintes denominações: arquivo de gestão; arquivo ativo; arquivo de primeira idade; records . A literatura arquivística apresenta, também, algumas definições para arquivo corrente, são elas:

1 – “Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes” (Lei 8.159, 08/01/91);

2 – “Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, se conservam junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são consultados” (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005);

3 – “Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os

quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-

meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996);

4 – “Utilizados freqüentemente para a condução das atividades da administração que os produziu” (Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística);

5 – “(

seu trâmite legal, sua utilização ligada às razões pelas quais foram criados” (Heloisa Liberalli Bellotto);

a primeira etapa ou idade é de circulação e tramitação pelos canais normais em

busca de resposta ou solução para o assunto que foi iniciado. Está perto do funcionário responsável por sua tramitação sempre ao alcance de sua mão para seu manuseio freqüente” (Antonia Heredia Herrera);

6 – “(

)

abrigam os documentos durante o seu uso funcional, administrativo, jurídico,

)

7 - “(

atividades cotidiana de uma organização. Chamados a serem utilizados freqüentemente eles devem ficar próximos do usuário direto” (Jean-Yves Rousseau e Carol Couture);

8 – “(

indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma pessoa física ou jurídica”

(Jean-Yves Rousseau e Carol Couture). A partir da análise das definições apresentadas acima podemos fazer algumas considerações sobre o conceito de arquivo corrente, são elas:

Agrupam os documentos ativos que apresentam um valor primário e que são

período durante o qual os documentos são indispensáveis à sustentação das

)

)

1 - o conceito das três idades fundamenta estratégias de avaliação. O processo avaliativo tem como pano de fundo a determinação de prazos de guarda para as idades corrente e intermediária e o estabelecimento da destinação final dos documentos, isto é, a eliminação ou a guarda permanente;

2 - os documentos correntes são essenciais ao desenvolvimento das atividades

cotidianas. Essa é a característica maior do arquivo corrente, ou seja, servir os seus acumuladores diretos com informações para o desenvolvimento das atividades do setor de trabalho. São informações essenciais e fundamentais para garantir qualidade e rapidez na tomada de decisões;

3 - os documentos correntes são conservados para responder aos objetivos de sua

criação;

4 - os documentos correntes deverão ser mantidos próximos aos usuários diretos. O

arquivo corrente é constituído pelo conjunto de documentos existente nos vários setores

de trabalho de uma organização ou instituição. Portanto, em uma primeira abordagem, a conformação é de um sistema descentralizado de arquivos, permitindo que os

documentos correntes fiquem próximos, pela própria característica, do usuário direto;

5 - os documentos correntes não são, necessariamente, utilizados todos os dias. Há uma confusão entre freqüência e potencialidade de uso. Os documentos correntes têm uma possibilidade de uso grande, por isso da necessidade de mantê-los próximos dos usuários diretos. São poucos os documentos utilizados diariamente, mas são muitos aqueles que podem ser utilizados a qualquer momento de acordo com as atividades cotidianas de um setor de trabalho;

6 - a maioria dos documentos acumulados (produzidos e/ou recebidos) pode ter nenhum

ou quase nenhum uso. Uma parte considerável dos documentos é produzida ou recebida

apenas com a finalidade de registrar ou prestar uma informação, uma formalidade. Ele tem um potencial de uso grande, que não significa a certeza do uso;

8 - encerrado o período de atividade, os documentos podem ser eliminados, transferidos ao arquivo intermediário ou recolhidos ao arquivo permanente;

9 - os documentos transferidos ao arquivo intermediário podem, por razões diversas,

retornarem ao período de atividade. Não é comum, mas existe a possibilidade. É o caso, por exemplo, de atividades que foram encerradas pela falta de recursos financeiros para sua realização ou por decisão política. Resolvidas as questões que determinaram sua finalização, os documentos, depois de transferidos ao arquivo intermediário, podem ser requeridos para dar continuidade às atividades que os originaram; 10 - o acesso às informações contidas nos documentos correntes é restrito aos seus acumuladores. Por questões relacionadas à proteção de informações pessoais e estratégicas para a organização ou instituição, os documentos correntes devem ter seu acesso aberto somente àqueles que lidam diretamente com as atividades, de onde eles se originaram.

A partir dessas considerações, podemos chegar a uma definição do conceito de arquivo corrente, que são conjuntos de documentos e informações de valor primário produzidos ou recebidos pelas organizações ou instituições, independente do suporte, que pela grande possibilidade de uso, precisam ser mantidos nos setores de trabalho, próximos aos usuários diretos, por causa do apoio que dão às atividades cotidianas. Referências

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