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Shop Control 8

Guia do usuário

Abril / 2007

Shop Control 8

Para sua segurança anote o número de série de seu Shop Control 8 aqui.

Número de Série:

IdealSoft – Trunci & Trunci Ltda.

Rua Professor Brandão, 281 – Alto da XV

Curitiba / PR

80040-010

Telefones

Exclusivo para suporte técnico: (41) 3013-3363

Exclusivo para atendimento comercial: (41) 3013-1161

E-mails:

Suporte Técnico: suporte@idealsoft.com.br

Comercial: idealsoft@idealsoft.com.br

Horário de Atendimento do Suporte Técnico

De 2ª a 6ª das 9:00 às 17:00 horas

Os usuários da versão Corporate, têm o suporte estendido de 2ª a 6ª das 17:00 às 21:00 horas e aos sábados das 9:00 às 12:00 horas (através de telefone celular).

www.idealsoft.com.br

Shop Control e IdealSoft são marcas registradas da Trunci e Trunci Ltda. Microsoft, Windows e SQL Server são marcas da Microsoft Corp. Adobe e Acrobat são marcas da Adobe. Outras marcas citadas são de propriedade de seus fabricantes.

3

Sobre a IdealSoft e o Shop Control 8

Suporte Técnico e Treinamento

A IdealSoft presta serviços de suporte técnico via telefone ou via e-mail, diretamente aos

usuários do Shop Control.

A IdealSoft também treina consultores pelo país para oferecer suporte aos usuários. Verifique

em nossa página quais são os consultores treinados em sua região. Ao necessitar de um suporte local recomendamos SEMPRE verificar se o consultor está em nossa página.

A IdealSoft não pode se responsabilizar pela qualidade dos serviços prestados por esses

consultores.

Suporte Técnico via Celular

A IdealSoft oferece o atendimento para clientes que rodam a versão Corporate ou Corporate

Plus pelo celular (41) 9996-4774. O horário de atendimento desse é de segunda a sexta das 17:00 às 21:00 hs e aos sábados das 09:00 às 12:00 horas.

Esse serviço ficará disponível 24 horas após o registro do seu sistema junto ao suporte técnico. No atendimento pelo celular não estará disponível o fornecimento de senhas para liberação e registro do sistema.

Período de Suporte Técnico de 100 dias – Shop Control 8 Advanced

A partir da data do registro do seu Shop Control, a IdealSoft oferecerá 100 dias de suporte

técnico gratuito por telefone (ligação por conta do cliente) ou e-mail.

Quando este período estiver terminando, a IdealSoft enviará pelos correios um boleto bancário com uma oferta especial para estender esse suporte.

As atualizações na Internet, suporte e outros serviços estão disponíveis somente para usuários com o suporte técnico em dia.

Renovação de Licença Obrigatória – Shop Control 8 Corporate

Para a versão Corporate é obrigatória a renovação da licença a cada 4 meses, a partir da data de registro do sistema.

No caso de não renovação o Shop Control passará a contar somente com as funções disponíveis

na versão Advanced, inclusive no que diz respeito ao funcionamento de módulos acessórios e

licenças de rede, como por exemplo: liberação para mais de 05 usuários, Módulos Indústria,

Bridge, Pocket PC, Franquia, Comissões Avançado, Compras Avançado, Fidelidade, entre outros.

Shop Control 8 Corporate PLUS

Para a versão Corporate Plus é obrigatória a renovação da licença a cada 3 meses, a partir da data de registro do sistema. O valor da renovação varia de acordo com o número de licenças de rede. Consulte a IdealSoft para informações sobre custos.

Uma das funções de maior destaque da versão Corporate PLUS, é a possibilidade de instalar o sistema com filais on-line. A IdealSoft usou técnicas de desenvolvimento exclusivas que permitem que o Shop Control 8 seja utilizado on-line em várias lojas ao mesmo tempo. O sistema rodará como se estivesse em uma rede local e usará um banco de dados único, no escritório e nas lojas que você determinar.

Atualizações

Estando com o suporte em dia você poderá encontrar atualizações para o Shop Control 8 no site

da IdealSoft. Consulte regularmente o site para saber das últimas notícias e atualizações do

Shop Control 8.

4

Tamanho Máximo do Banco de Dados:

Juntamente com o Shop Control 8 será instalado o SQL 2005 Express. Essa é uma versão reduzida do SQL Server da Microsoft que apresenta enorme segurança, excelente performance e pode ser distribuído junto com o Shop Control 8.

Essa versão pode controlar o banco de dados de até 4GB (aprox. 4000 MB). Esse tamanho é suficiente para vários anos de movimento com milhares de produtos.

Tabela Comparativa entre as Versões

Atenção: Veja a tabela completa no site.

Funções

Adv

Corp

Corp

Plus

Cadastros Básicos

Classe e Subclasse

X

X

X

Grupo e Família

 

X

X

Fabricante, Cor, Tamanho, Pesquisa 1, Pesquisa 2 e Pesquisa 3

X

X

X

Campo Ordem de depósito em classe

 

X

X

Classificação fiscal

X

X

X

Mensagem para nota

X

X

X

Cadastro de caixas

X

X

X

Caixas - Funcionário que tem acesso

 

X

X

Cadastro de bancos

X

X

X

Cadastro de Contas bancárias

X

X

X

Contas bancárias - informações para boletos

X

X

X

Contas bancárias: limite de crédito, filial a qual pertence, tipo de conta e funcionários que têm acesso à conta

 

X

X

Cadastro de cartões (crédito e débito)

X

X

X

Cadastro de cartões (convênio)

 

X

X

Tipos de Protestos, centro de custo e departamentos

 

X

X

Plano de contas em três níveis

     

Cadastro de Clientes

Endereço para geral, para cobrança e para entrega

X

X

X

Rotina para reanálise e limite de crédito

 

X

X

Campos específicos para cadastro empresarial

 

X

X

Rotina para aprovação do cadastro

   

X

Cliente exclusivo de uma filial

 

X

X

Busca através de cidade, data da última compra e do cadastro.

 

X

X

5

Mala direta: impressão de cartas e envio de e-mails

 

X

X

Cadastro de Produtos

Produtos normias, com grade e com edição

X

X

X

Produtos com série e com lote

 

X

X

Classe de impostos

X

X

X

Classe de impostos - cadastro de impostos por operação e ICMS Diferido

 

X

X

Resumo das últimas movimentações

X

X

X

Bloqueado para venda e bloqueado para qualquer movimento

 

X

X

Preço Promocional

 

X

X

Códigos por produto

2

3

3

Rotina especial para fracionamento do produto

 

X

X

Permite complemento do nome, na saída

 

X

X

Cadastro de códigos do fornecedor para produtos com grade

 

X

X

Preços

Cálculo de custo completo e simplificado

X

X

X

Remarcação de tabelas

X

X

X

Remarca várias tabelas

 

X

X

Permite definição do plano de pagamento por tabela

 

X

X

Vendas

Números de telas de vendas/saídas configuréveis

3

5

5

Layouts disponíveis

2

5

5

Tabela de preços e vendedores por produtos

 

X

X

Controle de envio de mercadorias

X

X

X

Vendedor 2 e Comissionado

 

X

X

Venda com Entrega Futura

 

X

X

Tela de Expedição

   

X

Tela de recebimento avulso (exclusiva para caixa)

 

X

X

Recebimento com vários cartões, na mesma venda

X

X

X

Recebimento de cheques e parcelas em dia fixo do mês

X

X

X

Não permite troco para recebimento diferente de dinheiro

 

X

X

Recebimento com crédito de cliente, direto da tela de saídas

 

X

X

Compras

Cadastro de produtos e fornecedores, direto da tela de Entradas

X

X

X

Botão informações sobre o produto

X

X

X

6

Lança pedidos e transforma em compra

X

X

X

Junta pedeidos

 

X

X

Geração de contas previstas

 

X

X

Verificação e cálculo do preço de venda, direto da tela de Entradas

 

X

X

Serviços

Não permitir alterar o preço do serviço

X

X

X

Ordem de serviços completa

 

X

X

Outras Movimentações

Transferência e contagem de estoque

X

X

X

Transferência de estoque com confirmação de recebimento

   

X

Reserva de mercadoria

 

X

X

Encomendas

 

X

X

Tela simplificada para troca de mercadorias

 

X

X

Consignações: gera operações de acerto, devolução e nova consignação

X

X

X

Financeiro

Botão Origem

X

X

X

Lançamento e manutenção de contas a receber, cheques, cartões e conta cliente

X

X

X

Lançamentos bancários: mantém data, conta e tipo de documento.

X

X

X

Lançamentos Bancários: tipo de conta e filial a qual pertence.

 

X

X

Caixa: gera várias contas a pagas no lançamento de débito e trasfênrencia de documentos (cheques e cartões) entre caixas

 

X

X

Caixa: transferência de cheques para conta.

X

X

X

Relatório de saldo de todos os caixas

 

X

X

Controle de cheques de terceiros

X

X

X

Data de competência

 

X

X

Controle de crédito do cliente e da empresa com o fornecedores

X

X

X

Desconto de contas a receber (duplicatas)

 

X

X

cheques e custódia de cheques

 

X

X

Controle de vales para funcionários

 

X

X

Sistema de Cobrança

 

X

X

Escritório

Agenda telefônica, notas e a fazer

X

X

X

Agenda de compromissos

X

X

X

Mensagens entre funcionários

 

X

X

Notas com texto criptografado

 

X

X

Documentos

10

X

X

7

Quadro de Avisos

X

X

X

Segurança do sistema e Backup

Cadastro do acesso do funcionário, com detalhamento das telas e funções que tem acesso

X

X

X

Telas: troca usuário

X

X

X

Troca Filial

 

X

X

Abre dia e Fecha dia

   

X

Backup com SQL ligado e agendamento de backup

 

X

X

Agendamento diário de backup e envio de e-mail informativo

   

X

Relatórios

Relatório de Markup

X

X

X

Relatório de Vendas por Tipo de Recebimento, Vendas, Estoques, Contas a pagar e a Receber, Comissões, Acompanhamento de estoque, Movimentação do Produto, Inventário, Compras por fornecedor, Vendas Acompanhamento,

X

X

X

Análise de contas a receber, Vendas em vários períodos, Vendas de várias filiais, Vendas de produtos por cliente, Produtos sem Movimentação, Demonstrativo de Resultados para vários períodos, Produtos a comprar por demanda, Estatísticas de Orçamento

 

X

X

Outros

Aparência do sistema

2

10

10

Meu Menu

X

X

X

Agrupa grids por colunas

X

X

X

Grava disposição dos grids

 

X

X

Configuração de layouts de nota fiscal, ticket, carnê, boleto e recibos

X

X

X

Envio de e-mails pelas telas: Entrada, Vendas/Saídas, Cotações e Transferência.

X

X

X

Produtos Vendidos Separadamente

Licença de rede (disponível em pacotes)

5

20

100

Módulos: CNAB e Label

X

X

X

Módulos: Bridge, Indústria, Pocket PC

 

X

X

Módulos: Franquia. Comissões Avançado, Compras Avançado e Fidelidade

 

X

X

Shop Control 2 Fiscal

X

X

X

Renovação de licença obrigatória

 

X

X

8

Dimensionando seu servidor

Antes de utilizar o Shop Control 8 em rede, leia atentamente este capítulo. Nele encontrará informações úteis que ajudarão a obter um melhor desempenho, no uso do sistema. Incluiremos observações sobre velocidade do processador, sistema operacional e quantidade de memória.

O Shop Control 8 utiliza o banco de dados padrão SQL 2005 Express e por isso é um sistema

cliente / servidor. Isso significa que quando uma estação pede informações ao sistema (um produto, relatório, ou grava uma operação), parte do processamento será feita pelo servidor.

A escolha do servidor correto poderá aumentar a velocidade do processamento dos dados do

Shop Control 8. Para isso observe os seguintes pontos:

Quantidade de produtos: Quanto mais produtos cadastrados, maior será seu banco de dados.

Usuários na rede: Quanto mais usuários na rede, mais pedidos serão feitos ao servidor. Apesar

de não serem os únicos pontos que influenciam a velocidade, são os principais. Uma loja que

tem poucos produtos, mas faz centenas de vendas por dia, por exemplo, deve se encaixar em

um nível superior de velocidade.

Veja abaixo as configurações de velocidade do processador, sistema operacional e memória recomendada, para cada situação. Essa seria uma situação ótima. O Shop Control 8 rodará com máquinas mais lentas que o exposto aqui.

Velocidade do processador

Qtde. Produtos Cadastrados

Qtde. Usuários

Velocidade do Procesador do Servidor

até 3000

até 3

1.2

até 3000

de 4 a 7

1.6

até 3000

8 ou mais

2.0

de

3000 a 10000

até 3

1.6

de

3000 a 10000

de 4 a 7

2.0

de

3000 a 10000

8 ou mais

2.8

de 10000 a 40000

até 3

2.0

de 10000 a 40000

de 4 a 7

2.8

de 10000 a 40000

8 ou mais

3.1

acima de 40000

qualquer quantidade

3.1

Quantidade de memória RAM do servidor

O uso de memória em sistemas do tipo Cliente / Servidor é projetado para oferecer a melhor

performance possível. Quando uma estação pede um dado ao servidor esse verifica se o dado já está na memória, se não estiver irá buscá-lo no disco, enviará o dado à estação e guardará uma cópia na memória. A próxima vez que esse dado for requisitado, o servidor o terá na memória e responderá em muito menos tempo (já que a memória é mais de 100 vezes mais rápida que o disco).

Analisando essa situação chegamos a duas conclusões importantes.

• O Shop Control vai ficando cada vez mais rápido ao longo do dia. Isso é verdade e é possível perceber em sistemas com banco de dados grande, que as primeiras consultas levam mais tempo, mas logo a velocidade melhora muito e fica assim até o servidor ser desligado.

• Quanto mais memória melhor. Isso também é verdade já que o banco de dados vai sendo, aos poucos, armazenado na memória. Apenas como curiosidade, quando uma estação grava um dado, esse é imediatamente gravado no disco e na memória.

Com as observações acima o que se conclui é que quanto maior a memória e quanto mais tempo o servidor ficar ligado, mais rápido rodará o sistema.

9

Tente dimensionar a memória de seu servidor com uma quantidade suficiente para abrigar o sistema operacional e o banco de dados.

Por exemplo, em um servidor rodando Windows 2000 Professional e com banco de dados (some o tamanho dos arquivos S8_Real.MDF e S8_Real_Log.LDF) de 500 MB, sugerimos algo em torno de 640 MB de RAM (140 para o Windows e 500 para a base de dados). É lógico que o Shop Control pode trabalhar com menos memória que isso, estamos mostrando uma situação ideal. Lembre-se de que você talvez use outros aplicativos em seu servidor, diminuindo a memória livre para o SQL.

O sistema operacional (ou versão do Windows) que está sendo utilizado no servidor também é importante no resultado final.

Hábitos saudáveis quanto ao servidor

Não utilize o servidor. Se puder, deixe o servidor parado, sem utilizá-lo. Ao rodar algum aplicativo no servidor você estará diminuindo o tempo do processador disponível para o gerenciador de banco de dados (SQL). Assim, evita-se também o risco da aplicação travar e ser necessário reiniciar o servidor.

• Faça backup confiável. Cópias de backup são importantes e devem ser feitas sempre. Use mídias confiáveis como CD ou DVD.

• Não desligue o servidor. Se puder, deixe o servidor ligado 24hs por dia. Isso permitirá o uso eficiente da memória e aumento na velocidade do sistema.

• Sua empresa cresce, e seu servidor? Talvez seu servidor seja altamente adequado hoje, mas com o passar do tempo, poderá ter mais estações ligadas na rede e a base de dados estará crescendo sempre. Atualize seu servidor quando necessário.

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Instalando o Shop Control 8

Antes de fazer a instalação do Shop Control 8, verifique os seguintes procedimentos:

• Caso tenha o Shop Control 7 instalado, recomendamos que seja feito um backup do banco de dados do sistema antes de começar a instalação.

• Recomendamos que sejam impressos, ou exportados, os relatórios de contas a receber e a pagar

e os demais relatórios que sejam de uso freqüente.

• Caso utilize o módulo Bridge recomendamos que faça as exportações e importações, deixando os dados atualizados.

• Recomendamos que feche todos os programas que estiverem abertos, na barra de tarefa do Windows.

• Existem alguns anti-vírus que bloqueiam a instalação dos executáveis do sistema, por isso recomendamos que o anti-vírus seja desabilitado antes da instalação do sistema.

Configuração mínima do computador

A configuração mínima do computador, para rodar o Shop Control 8 é:

• Pentium 750 MHz ou mais rápido

• 512 MB de memória RAM ou mais

• 2 GB de espaço livre em disco

• Windows 2000 com Service Pack 4 ou Windows XP com Service Pack 2 (o service pack deve estar instalado e pode ser baixado do site da Microsoft, caso não o tenha).

• Windows 2003, Windows Vista Pré-RC1, RC1 ou posteriores também podem ser utilizados.

Atenção: Lembramos que esses dados são os requisitos mínimos necessários para rodar o Shop Control 8. Computadores com uma configuração mais rápida oferecem um desempenho melhor do sistema. O Shop Control 8 não funciona com Windows Starter Edition.

O que será instalado com o Shop Control 8

O Shop Control 8 usa a base de dados padrão SQL Server. A instalação do SQL 2005 Express

está inclusa na instalação do Shop Control 8. Para que o SQL 2005 Express funcione é necessário que seu Windows esteja com os componentes do MDAC e Windows Instaler 3.1

instalados.

Dependendo da versão do Windows e dos softwares instalados no computador esses componentes já podem estar instalados, caso contrário será feito a instalação automática desses componentes com o Shop Control 8.

Instalando

Coloque o CD do Shop Control 8 no drive de CD, será iniciada automaticamente a instalação. Caso isso não ocorra clique no menu Iniciar do Windows, na opção Executar, no campo Abrir digite D: \INSTALAR.EXE. (Normalmente a letra D pertence ao drive de CD).

Instalando o MDAC

A instalação do MDAC ocorrerá em alguns computadores que estiverem com o Windows 2000

com o SP4 (Service Pack 4) instalado.

Se esse componente não constar no momento da instalação do Shop Control 8, será feita sua instalação automática. Após a instalação reinicie a máquina e recomece a instalação do sistema.

Windows Instaler 3.1

A instalação Windows Instaler 3.1 ocorrerá automaticamente em todas as versões do Windows

que não tenham este componente instalado. Após, a máquina será reiniciada automaticamente. Recomece a instalação do sistema.

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Contrato

No momento da instalação do sistema será mostrado um aviso sobre o contrato da licença do Shop Control 8. O contrato é o envelope que contém o CD e número de série. Esse deve ser lido antes de destacá-lo para pegar o CD. Nesta tela confirme a leitura.

Opções de Instalação

Ao iniciar a instalação do Shop Control 8, aparecerá uma tela para selecionar o tipo de instalação. Poderá escolher entre as seguintes opções:

instalação. Poderá escolher entre as seguintes opções: Monousuário ou Servidor de rede Selecione esta opção para

Monousuário ou Servidor de rede

Selecione esta opção para instalar o banco de dados do Shop Control 8. Utilize esta opção quando apenas uma máquina for usar o sistema ou, para a instalação em rede, quando for o servidor.

Recomendamos que o computador que será usado como servidor, seja a máquina que tenha o melhor desempenho da sua rede e menor número de acessos.

Estação de Rede Local

Selecione esta opção para fazer a instalação dos componentes utilizados pelo sistema. Esta instalação será feita nas máquinas que acessam o banco de dados do servidor.

Estação de rede via Internet (Versão Corporate Plus)

Selecione esta opção para fazer a instalação dos componentes e dos executáveis do sistema. O SQL Server não será instalado. Esta instalação é necessária para as estações remotas, que irão acessar o banco de dados do sistema pela Internet.

Instalação do Framework 2.0

O Framework 2.0 será instalado para o funcionamento do SQL 2005 Express e do Shop

Control 8. Esta instalação ocorrerá sempre que a máquina não tiver o Framework 2.0 instalado e poderá levar até 15 (quinze) minutos.

Instalação do SQL 2005 Express - Banco de Dados

Será feita a instalação do SQL 2005 Express, quando escolher a instalação como Monousuário ou Servidor de rede. Esta instalação pode levar até 15 (quinze) minutos dependendo da configuração da máquina.

Atenção: O SQL não instala caso o seu computador esteja configurado para compactar o disco, para economizar espaço. Esta opção deve estar desmarcada.

Instação do Shop Control 8

A instalação do Shop Control 8 será feita após a do SQL 2005 Express. Depois da instalação

do sistema reinicie a máquina, antes de abrir o sistema.

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Configuração de Rede

Para utilizar o sistema em rede, esta deve estar configurada com o protocolo TCP/IP, conforme descrito na caixa.

A

IdealSoft recomenda que utilize somente o protocolo TCP/IP. O uso de mais de um protocolo

de

rede pode, em alguns casos, causar conflitos e fazer com que alguns programas não

funcionem corretamente.

Para configurar a sua rede com o protocolo TCP/IP

Os procedimentos e configurações apresentadas podem ser diferentes entre os Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 e Windows Vista.

• Clique no menu Iniciar / Configuração / Painel de Controle;

• Dê um duplo clique em Conexões de rede;

• Clique com o botão direito do mouse sobre o ícone Conexão local;

• Em seguida clique na opção Propriedades;

• Dê um duplo clique em Protocolo TCP/IP;

• Abrirá a tela Propriedades de protocolo TCP/IP, como mostra a tela abaixo;

de protocolo TCP/IP , como mostra a tela abaixo; Configurando o IP fixo no servidor O

Configurando o IP fixo no servidor

O endereço IP é uma identificação única para cada máquina da rede. Para evitar conflitos com

endereços na Internet usaremos o endereço IP como base 192.168.0 e para a Máscara de subrede normalmente é 255.255.255.0.

Exemplo

No servidor configure com o IP 192.168.0.1

Na primeira estação utilize o IP 192.168.0.2

Na segunda estação utilize o IP 192.168.0.3

E assim por diante, para outras estações.

Testando a rede TCP/IP

Verifique a comunicação das estações com o servidor. Anote o nome e o IP cadastrado no servidor para fazer o seguinte teste.

Exemplo: Vamos considerar que o nome do servidor é Server e o endereço IP é 192.168.0.1, conforme recomendamos acima.

• Clique no menu Iniciar / Programas / Acessórios / Prompt de Comando;

• Ou menu Iniciar / Executar, digite CMD e pressione (Enter);

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• Ao abrir a tela do DOS digite ping 192.168.0.1 (Enter).

• Ou poderá fazer esse teste utilizando o nome do servidor, neste caso digite ping server (Enter).

• Em seguida serão mostrados os seguintes dados:

(Enter). • Em seguida serão mostrados os seguintes dados: Caso a resposta obtida for Host Desconhecido

Caso a resposta obtida for Host Desconhecido ou Host unreachable, as configurações de rede não estão corretas. Neste caso terá que refazer a configuração de rede.

Se a resposta obtida for igual a mensagem mostrada acima, poderá utilizar o aplicativo Configura Rede para configurar do servidor e da estação. Para maiores informações, consulte o capítulo Configura rede.

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Configura Rede

Este aplicativo serve para configurar o sistema para ser utilizado em rede local. Com ele, poderá configurar o servidor e a estação.

Para abrir este utilitário

- Clique no menu Iniciar / Programas / Shop Control 8, na opção Configura rede. Ao abrir a tela aparecerá os botões Servidor e Estação, clique na opção referente a sua instalação.

Configurando o servidor

Este utilitário deverá ser executado primeiro no servidor, para depois conseguir configurar as estações. Faça os seguintes procedimentos:

Servidor

Clique neste botão para configurar o servidor. Abrirá a tela mostrada abaixo.

para configurar o servidor. Abrirá a tela mostrada abaixo. Selecione o SQL que contém o banco

Selecione o SQL que contém o banco de dados do Shop Control 8

Neste quadro selecione a linha correspondente ao SQL 2005.

Alterar Porta

Clique neste botão para informar ou alterar a porta que será utilizada pelo SQL.

A instalação padrão não configura uma porta. Para funcionar corretamente por rede, o SQL precisa ter uma porta configurada.

Ao clicar neste botão serão mostradas opções para a configuração das portas, conforme explicado na tela.

Selecione o IP desse micro

Neste campo clique na seta ao lado para selecionar o IP do servidor.

Pasta onde o Shop 8 está instalado

Este campo será preenchido automaticamente com o caminho do local onde está instalado o Shop Control 8.

Configurar o Servidor

Clique neste botão, para fazer a configuração selecionada acima. Ao clicar neste botão será criado um arquivo com o nome ARQCONFREDE.TXT, dentro da pasta onde o Shop Control 8 está instalado. Este arquivo será utilizado para configurar as estações na rede.

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Configurando a Estação

Depois de ter configurado o servidor, configure a rede na estação. Para isso é necessário que o sistema tenha sido instalado, neste computador, como Estação de Rede Local.

Estação

Clique neste botão para configurar a sua estação. Abrirá a tela mostrada abaixo.

configurar a sua estação. Abrirá a tela mostrada abaixo. Informe o caminho onde está o Shop

Informe o caminho onde está o Shop 8 no servidor

Neste campo informe a pasta onde está instalado o Shop Control 8 no servidor. Clique no botão Procurar para localizar a pasta no servidor, pela rede. Conforme o exemplo citado, ficará:

\\Server\Shop8.

Prosseguir

Clique neste botão, depois de ter localizado a pasta do Shop Control 8 no servidor. Os campos do quadro Configuração a ser criada, serão preenchidos automaticamente com os dados do servidor. Verifique se os dados estão corretos.

Configura a Estação

Clique neste botão, para configurar a estação com o atalho e os dados no servidor.

Configurando a estação de rede via internet

(Disponível somente para as versões Corporate Plus)

Nas estações que irão acessar o sistema via Internet (filiais on-line) instale o sistema como Estação via Internet e faça as configurações.

Recomendações

• Ter IP fixo da Internet, no servidor.

• Que as portas 1433 e 1434, ou outra porta que possa ser utilizada pelo SQL, estejam abertas. É obrigatório ter uma porta aberta para o uso do SQL via Internet. Verifique com o provedor de Internet, qual porta poderá utilizar.

• Verifique com o suporte técnico qual é a melhor velocidade para usar o seu sistema via Internet.

Configuração

Para configurar o sistema, na estação via internet, é necessário saber o IP da internet do servidor.

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Para configurar a estação net:

• Entre no menu Iniciar / Executar;

• No campo Abrir, digite cliconfg e clique em OK;

• Abrirá a tela Utilitário de rede para clientes do SQL Server;

• Clique no botão Adicionar;

• No campo Alias do servidor, digite o número do IP da Internet do servidor. Exemplo:

200.255.255.1, caso não saiba o IP do seu servidor entre em contato com o administrador da sua rede;

• No quadro Biblioteca de rede, selecione o campo TCP/IP;

• No quadro Parâmetros de conexão, desmarque a opção Determinar a porta dinamicamente;

• Habilitará o campo Número da porta, neste campo informe o número da porta que está sendo utilizada para a comunicação da Internet. Exemplo: 1433.

• Clique em OK para confirmar a configuração.

• Em seguida clique no menu Iniciar / Programas / Acessórios / Windows Explorer;

• Dê um duplo clique em Meu Computador;

• Localize a pasta onde está instalado o Shop Control 8;

• Localize o arquivo Arqid.txt;

• Dê um duplo clique para abrir o arquivo, como mostrado abaixo.

um duplo clique para abrir o arquivo, como mostrado abaixo. • Apague o nome da máquina

• Apague o nome da máquina que consta na primeira linha e digite o número do IP da Internet do servidor. Exemplo: 200.255.255.1

• Clique no menu Arquivo e em Salvar.

• Em seguida feche o arquivo.

• Depois entre no sistema.

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Programa de Backup

O programa de backup tem por finalidade criar uma cópia de segurança da sua base de dados.

Recomendamos que o backup seja feito diariamente, para mantê-lo sempre atualizado em pelo menos duas unidades de armazenamento, como por exemplo, no disco rígido de outro computador e em uma mídia confiável, como CD ou DVD. Não aconselhamos o uso de disquetes para armazenamento de Backup.

Atenção: O backup deve ser feito no servidor, onde está o banco de dados.

Diferenças no procedimento do backup entre as versões

Corporate

para as versões Corporate é possível fazer o backup com o SQL ligado e também agendar um horário para que o backup seja feito automaticamente.

Atenção: Caso o backup tenha sido feito com o SQL desligado, no momento em que for restaurá-lo o mesmo deverá estar desligado.

Corporate Plus

para as versão Corporate Plus é possível fazer o agendamento diário para o backup automático, configurar para testar o backup e enviar o resultado por e-mail.

Advanced

Na versão Advanced é obrigatório que o SQL esteja desligado, tanto para fazer quanto para restaurar o backup.

Para desligar o SQL:

• Entre no menu Iniciar / Programas / Microsoft SQL Server 2005 / Configuration Tools / Sql Server Configuration Manager;

• Clique na opção SQL Server 2005 Services;

• Clique na opção SQL Server (SQL2005), que aparece ao lado direito da tela;

• Na barra de ferramentas acima, clique em Stop.

Para ligar o SQL:

• Entre no menu Iniciar / Programas / Microsoft SQL Server 2005 / Configuration Tools / Sql Server Configuration Manager;

• Clique na opção SQL Server 2005 Services;

• Clique na opção SQL Server (SQL2005), que aparece ao lado direito da tela;

• Na barra de ferramentas acima, clique em Start.

Fazer o Backup

Acesse o programa de Backup através do menu Iniciar / Programas / Shop Control 8 / Programa de backup.

No quadro Fazer o backup, selecione os itens que deseja salvar.

Itens a copiar

Neste quadro selecione os dados que serão gravados no backup.

Base real: Esta opção já vem marcada automaticamente, e fará o backup da base de dados que possui os dados reais da empresa.

Base de teste: Selecione esta opção para fazer backup da base de dados utilizada para fazer testes no sistema.

18

Arquivos de Configuração: Selecione esta opção para fazer backup dos tickets, notas fiscais e configuração de etiquetas, entre outros.

Arquivo do Bridge (ES8): Selecione esta opção para fazer o backup dos arquivos gerados pelo bridge. O módulo Bridge é vendido separadamente.

Salvar Backup em

Neste campo informe o caminho onde deseja salvar o backup. Clique no botão Localizar para encontrar a pasta desejada.

Atenção: O programa de backup não faz gravação direto na mídia, terá primeiro que salvá-lo no disco rígido do computador e depois copiá-lo para uma mídia.

Tipo de Backup

Neste quadro selecione o tipo de backup que será feito e também selecione uma pasta para salvar o backup.

SQL Desligado

Selecione essa opção para fazer o backup com o SQL desligado. Na versão Advanced é obrigatório a utilização dessa opção.

Banco de dados em

Neste campo, informe a pasta onde está o banco de dados. Normalmente, está em C:/Shop8. Essa opção deverá ser preenchida quando estiver selecionada a opção de backup com o SQL desligado.

SQL Ligado (Disponível somente para as versões Corporate)

Selecione esta opção para fazer o backup com o SQL ligado. Ao selecionar essa opção é possível também, agendar para que seja feito o backup automático.

Agendamento

(Disponível somente para as versões Corporate)

Nesta aba configure para que o sistema faça o backup automaticamente.

Fazer backup agora: Selecione esta opção para fazer o backup manualmente com o SQL ligado.

Agendar para: Selecione esta opção para determinar uma data e hora para que o sistema faça o backup automaticamente. Para isso informe, nos campos ao lado, a data e hora.

Diariamente no horário (Disponível para a versão Corporate Plus): Selecione esta opção para configurar um horário para o backup automático diário. No campo ao lado informe o horário e se deseja que o backup seja feito também aos sábados e domingos.

Atenção: Para fazer o backup diário o computador deve estar ligado e o programa de backup aberto.

Avançado

(Disponível para a versão Corporate Plus)

Configure esta aba, caso esteja utilizando a opção de agendamento do backup, para que seja notificado por e-mail sobre espaço em disco, resultado do backup e também permite solicitar o teste automático do backup.

Avisar por e-mail caso o espaço em disco seja inferior a

Marque esta opção para ser notificado por e-mail caso o espaço em disco seja inferior ao informado no campo ao lado.

Testar automaticamente o arquivo de backup gerado

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Marque esta opção para que seja feito um teste automático no arquivo do backup gerado. Caso seja encontrado algum problema, será enviado um e-mail para o responsável conforme configurado.

Após concluído o backup, enviar o log de atividade por e-mail

Marque esta opção para que seja enviado por e-mail o resultado do backup. Este é o mesmo mostrado na aba Log de atividades.

Iniciar Cópia / Agendar Cópia

Clique neste botão depois de marcar todos os itens para iniciar a cópia dos dados.

Testar Backup

Esta aba é utilizada para testar o arquivo de backup que foi gerado. Aconselhamos o uso dessa função sempre que fizer um backup.

Abrir Cópia de

Neste campo digite o caminho, ou clique no botão Localizar para encontrar o arquivo do backup que será testado.

Testar

Clique neste botão para que o sistema verifique o arquivo de backup.

Restaurar Backup

Esta aba é utilizada para restaurar os dados do arquivo de backup, no caso de uma reinstalação do sistema.

Abrir cópia de

Neste campo digite ou clique no botão Localizar para encontrar o arquivo do backup que será restaurado.

Restaurar para

Neste campo digite ou clique no botão Localizar para informar a pasta onde será restaurado o backup. Geralmente é restaurado no C:/Shop8.

Restaurar

Clique neste botão para que seja restaurado o backup.

Grava Configuração

Esta opção permite gerar um arquivo com todas as opções que foram marcadas, para que não seja necessário marcá-las novamente no próximo backup.

Para Gravar a Configuração:

• Entre na aba Fazer Backup, selecione as opções que deseja fazer o backup;

• Clique no botão Grava Configuração;

Abrir Configuração

Clique neste botão para abrir a configuração com os itens selecionados para fazer, testar e restaurar o backup.

Log de atividades

Nesta aba serão mostradas as informações referente ao último processo realizado no programa de backup.

20

Inicializar o programa de backup ao iniciar o Windows

O programa de backup poderá ser aberto automaticamente ao iniciar o Windows.

Para isso faça as seguintes configurações:

• Marque a opção SQL Ligado;

• Na aba Agendamento, informe a data / hora do backup automático;

• Crie uma configuração, conforme explicado abaixo, que será utilizada para iniciar o backup com o Windows;

• Para criar um atalho para que o programa de Backup seja inicializado com o Windows, siga as instruções abaixo:

Como configurar

• Clique no menu Iniciar / Programas;

• Clique com o botão direito do mouse sobre o Inicializar, na opção Explorar;

• Irá abrir a tela do Inicializar;

• Clique no menu Arquivo em seguida na opção Novo / Atalho.

• No campo Linha de comando, clique no botão Procurar;

• Dê um duplo clique em Meu computador;

• Localize e dê um duplo clique em Disco Local (C:);

• Localize e dê um duplo clique na pasta Shop 8;

• Localize o arquivo Backup.exe e clique no botão OK;

• Na linha de comando, ficará C:\Shop8\backup.exe;

• Posicione o cursor do mouse no final do caminho;

• E digite /Abrir configuração.SC8;

• O caminho ficará C:\Shop8\Backup.exe /Abrir configuração.SC8;

• Em seguida clique no botão Avançar até concluir o atalho.

21

Dicas de utilização

Neste capítulo explicaremos as teclas, botões e funções especiais que serão utilizadas em várias telas do sistema.

Ajuda

que serão utilizadas em várias telas do sistema. Ajuda Ao clicar neste ícone abrirá uma tela

Ao clicar neste ícone abrirá uma tela que contém mais informações sobre o campo a ser preenchido, sobre a tela ou sobre a função.

Lâmpada

Este ícone aparecerá no rodapé de algumas telas. Mostra informações de dados cadastrais e também pode-se verificar alguns relatórios complementares à tela.

Botões

Explicaremos abaixo a utilização dos botões existentes nas telas do sistema.

F7 <

Clique neste botão ou pressione a tecla F7 para buscar o registro anterior, existente na tela.

F8 >

Clique neste botão ou pressione a tecla F8 para buscar o próximo registro existente na tela.

Ordem

Ao pressionar F7 ou F8 para localizar os cadastros, poderá escolher se deseja que o sistema mostre o registro em ordem de código ou nome.

Como fazer a busca

O

quadro Ordem é utilizado para ordenar a busca dos registros. A busca poderá ser feita através

do

Nome ou do Código.

Busca por Nome:

• No quadro Ordem, selecione a opção Nome;

• Digite a primeira palavra do registro, ou o início da palavra. no campo onde é cadastrados o nome;

• Será mostrado o cadastro com o nome mais próximo do que foi digitado. Se esse não for o que procura, continue pressionando F8 para que o sistema mostre os próximos cadastros.

Busca por Código:

• No quadro Ordem, selecione a opção Código;

• Digite o código que deseja buscar, no campo Código;

• Pressione a tecla TAB no teclado ou pressione F8.

Gravar (F2)

Clique neste botão ou pressione a tecla F2 para gravar os dados informados nas telas ou para confirmar as alterações.

Limpar (F5)

Clique neste botão ou pressione a tecla F5 para limpar os dados da tela, para um novo registro.

Apagar

Este botão é utilizado para apagar definitivamente o registro do banco de dados.

Atenção: Não recomendamos apagar os cadastros e as movimentações do sistema, pois não será possível reverter essa operação.

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Ao apagar um cadastro, certifique-se de que o mesmo não foi utilizado em nenhuma movimentação no sistema, pois essa informação não aparecerá mais nas impressões de relatórios, na busca de uma venda ou nas pesquisas de contas a receber e a pagar. Ao apagar um cadastro, ele será excluído permanentemente do banco de dados.

Próximo código

permanentemente do banco de dados. Próximo código Este ícone é utilizado para localizar o próximo código

Este ícone é utilizado para localizar o próximo código a ser cadastrado, ele aparecerá em todas

as telas de cadastro do sistema. No cadastro de Produtos, o sistema buscará o próximo código, somente em seqüência numérica. No cadastro Cliente / Fornecedor será considerado a faixa criada na configuração da tela.

Disquete

a faixa criada na configuração da tela. Disquete (Disponível somente para as versões Corporate) Nas telas

(Disponível somente para as versões Corporate)

Nas telas que contém este ícone pode-se alterar a posição das colunas que são mostradas na grade, para melhor visualização de suas consultas.

Como gravar a disposição e tamanho das colunas

O sistema permite ordenar as colunas e definir a largura de cada uma, de acordo com sua

preferência.

Para ordenar essas colunas:

• Clique no título da coluna com o mouse e mantenha-o pressionado;

• Arraste esse campo em direção a coluna desejada até aparecerem duas setas vermelhas, informando onde será inserido o campo.

• Ordene todas as colunas que desejar;

Para alterar a largura:

• Clique na divisão da coluna;

• Irá aparecer uma seta dupla;

• Clique com o mouse, mantenha-o pressionado e arraste para o lado até o tamanho desejado.

Para gravar as alterações:

• Clique no ícone do disquete e em seguida na opção Grava a disposição e tamanho das colunas atuais como padrão para mim.

Apagar a disposição gravada e usar o padrão do sistema

Esta opção apaga a ordenação feita pelo funcionário e ordena as colunas com a configuração original do sistema.

Exemplo: Uma das telas onde poderá verificar essa opção é a tela de Busca de Cliente / Fornecedor. Para visualizá-la.

• Selecione o módulo Movimento;

• Clique no menu Saídas;

• No campo Cliente, pressione a SetaBaixo no teclado;

• Poderá visualizar como utilizar essas opções.

Agrupar colunas

Em algumas telas do sistema terá a opção Arraste uma coluna para agrupa. Neste campo poderá arrastar os dados mostrados na grade para serem agrupados por colunas.

Como agrupar colunas

As informações mostradas em tabelas podem ser agrupadas. Para isso faça o seguinte procedimento:

• Clique sobre o título da coluna;

23

• Mantenha-o clicado e arraste até o campo Arraste uma coluna para agrupar;

• Aparecerão duas setas vermelhas nesse momento, coloque o campo para que seja feito o agrupamento dos dados.

Por exemplo, na tela de cadastro de Cliente / Fornecedor poderá agrupar os Contatos Efetuados.

Para abrir a tela de Contato efetuado com o exemplo dado:

• Selecione a opção Cadastro;

• Clique no menu Cliente / Fornecedor;

• Selecione um cliente;

• Clique na aba Contatos Efetuados (Ctrl+F5).

Para Agrupar os Contatos Efetuados:

• Clique sobre a coluna com o mouse e mantenha-o pressionado;

• Arraste esse campo até a opção: Arraste o cabeçalho da coluna para agrupar;

• No quadro serão mostrados todos os dados agrupados pela coluna selecionada.

• Para verificar detalhes clique no sinal de mais (+), ao lado esquerdo, para abrir as informações agrupadas.

Para desagrupar os Contatos Efetuados:

• Clique sobre o campo escolhido para agrupar, que aparece ao lado esquerdo da tela;

• Arraste esse campo para o quadro, onde mostra os resultados agrupados.

Como ordenar

As informações mostradas nas tabelas podem ser ordenadas. Para isso clique no título da coluna. As colunas com informações escritas ficarão em ordem alfabética, crescente ou decrescente. E as colunas com datas ficarão em ordem cronológica, crescente ou decrescente.

Funções

Explicaremos algumas funções que facilitam e agilizam a utilização do sistema.

Data

Nos campos de Data poderá digitar a quantidade de dias para que o sistema preencha a data, automaticamente.

Exemplo:

• Ao digitar o número zero (0) e pressionar o TAB, será preenchido com a data atual.

Se digitar o número 18, por exemplo, será preenchido com dezoito dias a partir da data atual. Essa opção pode ser utilizada com freqüência para o lançamento de parcelas a receber e nos relatórios.

• Para lançar contas com o mesmo dia para o mês seguinte, digite 1m. Ao digitar no campo data 2m ou 3m ele vai lançar exatamente o mesmo dia para dois ou três meses respectivamente.

• Poderá também escolher uma data abrindo o calendário. Para isso clique na seta ao lado do campo.

Como utilizar as teclas Shift e Ctrl para selecionar mais de uma informação

O sistema permite que sejam utilizadas as teclas Shift e Ctrl para selecionar mais de uma linha, nas telas do sistema. Poderá utilizar essa função nas telas de manutenção de contas a pagar ou a receber, na tela de cotação de compras, entre outras.

Utilizando a tecla Shift para selecionar várias linhas

Ao pressionar o Shift poderá selecionar as linhas seqüenciais para a operação.

24

Como utilizar:

• Pressione a tecla Shift;

• Clique na primeira linha desejada e em seguida clique na última linha;

• Serão selecionadas todas as linhas entre elas;

• Ou, para selecionar, clique com o mouse na primeira linha, mantenha-o pressionado e arraste até a última linha desejada.

Utilizando a tecla Ctrl para selecionar várias linhas

Ao pressionar a tecla Ctrl poderá selecionar várias linhas aleatórias, para a operação.

Como utilizar:

• Pressione a tecla Ctrl;

• Selecione somente as linhas desejadas, clicando com o mouse em cada uma delas.

Selecionar todas as linhasas linhas desejadas, clicando com o mouse em cada uma delas. No módulo Financeiro ao localizar

No módulo Financeiro ao localizar as contas a receber e a pagar, poderá selecionar todas, trazidas pela Busca, clicando neste ícone.

Desmarcar todas as linhastodas, trazidas pela Busca, clicando neste ícone. Para desmarcar todos as contas selecionadas clique neste

Para desmarcar todos as contas selecionadas clique neste ícone.

Botão Origem

No Financeiro, após encontrar uma conta, será possível verificar a sua origem / histórico. Essa opção pode ser visualizada nas telas de lançamentos e de manutenção de contas a receber e a pagar.

Origem

A coluna Origem aparecerá no resultado de busca. Ao clicar no botão cinza da coluna Origem poderá verificar mais detalhes sobre o histórico da conta.

As origens podem ser: lançamento bancário, conta lançada na tela de contas a receber ou pagar, conta gerada através da movimentação do caixa, venda ou entrada.

As telas que exibirão as informações contêm outros botões cinzas, através dos quais poderá verificar também informações cadastrais do cliente / fornecedor, funcionário, filial, produto e também visualizar a operação de saída ou entrada.

Exemplo: Na tela de saídas foi realizada uma venda parcelada, essa parcela teve seu valor recebido na conta corrente. Ao consultar a tela de Lançamentos Bancários, esse crédito aparecerá com a origem Receber, pois essa conta foi baixada na tela de Contas a receber.

Para verificar os detalhes da conta baixada clique no campo Receber na coluna Origem, abrirá uma tela com os dados da conta. Nesta tela poderão visualizar os dados sobre a saída feita, com todas as informações lançadas no momento da venda, como: filial, cliente, produtos e vendedores.

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Tela de Busca de Cadastros

O sistema dispõe de uma forma rápida e fácil para localizar os cadastros. Para utilizar essa

opção basta pressionar SetaBaixo no teclado em todas as telas e relatórios, que indicarem a busca, para localizar o cadastro desejado.

Como utilizar a Busca

Nos campos, que contêm as instruções SetaBaixo abre lista ao lado, a busca poderá ser feita através de uma das opções abaixo:

• Digite o Código e pressione TAB, para que mostre o cadastro desejado.

• Digite o Nome ou parte do nome e pressione SetaBaixo para que o sistema faça a busca. Serão mostrados todos os cadastros que tiverem a palavra digitada na primeira parte do texto.

• Digite asterisco (*) e uma parte do nome e pressione SetaBaixo. O sistema irá fazer a busca e mostrar todos os cadastros que tiverem a palavra digitada, independente da sua posição dentro do nome.

• Poderá pressionar apenas SetaBaixo para mostrar todos os cadastros e utilizar os campos de pesquisas conforme explicaremos abaixo.

Para tornar a sua pesquisa mais rápida e precisa, ao fazer a busca no sistema, digite o máximo

de informações possíveis.

Para selecionar um nome:

• O sistema listará um ou mais cadastros com a informação digitada;

• Com as setas de navegação no teclado vá até o cadastro desejado;

• Pressione Enter, para selecionar o registro.

• Ou clique duas vezes com o mouse sobre a linha desejada, para selecionar o registro.

O sistema oferece uma busca mais detalhada para os Produtos e Clientes / Fornecedores, para isso verifique os capítulos Tela de busca Clientes / Fornecedores e Tela de busca de Produtos a seguir.

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Tela de Busca de Clientes / Fornecedores

Neste capítulo explicaremos como fazer, configurar e utilizar a tela de busca de Cliente / Fornecedor. Esta busca poderá ser utilizada em qualquer tela que contenha o campo Cliente.

Para abrir esta tela:

• Selecione o módulo Movimento, por exemplo;

• Clique no menu Saídas , escolha uma das telas de saídas no campo Cliente e pressione SetaBaixo.

Configurar essa Tela

Nesta tela defina os opções e os campos que serão utilizados na busca do Cliente / Fornecedor.

Mostrar quadro com as opções de busca

Marque este campo para mostrar as opções de pesquisas na tela Encontra Cliente / Fornecedor. Essa opção libera os seguintes campos de pesquisas: clientes, fornecedores, transportadoras, comissionados, revendedores, outros e os campos extras para a busca (código, fantasia, CNPJ / RG, telefone, endereço e bairro).

Ao buscar registros, além do nome procurar por

Neste quadro selecione quais opções, além do código e do nome, deseja que o sistema considere para pesquisar o cadastro do Cliente / Fornecedor ao digitar uma informação.

Telefones: Selecione esta opção para permitir a pesquisa pelo telefone cadastrado.

CNPJ / CPF: Selecione esta opção para permitir a pesquisa pelo CNPJ / CPF cadastrado.

Fantasia: Selecione esta opção para permitir a pesquisa pelo nome fantasia cadastrado.

Na tela de Busca de Cliente / Fornecedor esses campos aparecerão marcados automaticamente, no quadro Tipo. No momento da pesquisa poderá alterar essa seleção, para a busca dos registros.

Campos extras exibidos

Neste quadro selecione as opções que serão mostradas na grade com o resultado da pesquisa.

Cidade: Marque esta opção para mostrar a Cidade na grade.

Fantasia: Marque esta opção para mostrar o nome fantasia na grade.

CNPJ / CPF: Selecione esta opção para mostrar o CNPJ / CPF na grade.

Inscrição: Selecione esta opção para mostrar a Inscrição Estadual ou o RG na grade.

Estado: Marque esta opção para mostrar o Estado na grade.

Fone 1: Marque esta opção para mostrar o Telefone 1 na grade.

Fone 2: Marque esta opção para mostrar o Telefone 2 na grade.

Tipo: Marque esta opção para mostrar o Tipo de cadastro, que pode ser:

Tipo

Nome

Tipo

Nome

C

Cliente

T

Transportadora

F

Fornecedor

A

Comissionados

R

Revenda

O

Outros

 

27

Gravar

Clique neste botão para gravar as configurações. Para que as novas configurações funcionem, feche a tela e entre novamente.

Encontra Cliente / Fornecedor

Para localizar o Cliente / Fornecedor, poderá utilizar as seguintes opções:

• No campo Cliente / Fornecedor, digite o código referente ao cadastro desejado.

• No campo Cliente / Fornecedor, digite o início do nome e pressione SetaBaixo para mostrar todos os cadastros referente ao nome digitado.

Exemplo: Deseja pesquisar por Nome do cliente, digite o * (asterisco) e em seguida digite a palavra Paula. O sistema mostrará todos os cadastros que contenham a palavra Paula.

Paula da Silva, Fabrício de Paula, Ana Paula Santos.

• Poderá pressionar apenas SetaBaixo para mostrar todos os cadastros e utilizar os campos de pesquisas conforme explicaremos abaixo. Não recomendamos esta busca, pois dependendo da quantidade de registros ela pode ficar lenta.

Para tornar a sua pesquisa mais rápida e precisa, ao fazer a busca no sistema, digite o máximo de informações possíveis.

Buscar (F3)

Neste campo poderá utilizar as opções de busca citadas acima e também permite utilizar os filtros disponíveis no quadro Tipo.

Tipo

Neste quadro selecione o tipo de cadastro que deseja utilizar, como filtro para busca.

Clientes: Selecione esta opção para mostrar apenas os clientes cadastrados, com o nome informado.

Transportadoras: Selecione esta opção para mostrar apenas as transportadoras cadastradas, com o nome informado.

Fornecedores: Selecione esta opção para mostrar apenas os fornecedores cadastrados, com o nome informado.

Comissionados: Selecione esta opção para mostrar apenas os comissionados cadastrados, com o nome informado.

Revenda: Selecione esta opção para mostrar apenas os revendedores cadastrados, com o nome informado.

Outros: Selecione esta opção para mostrar apenas os cadastros com o tipo outros.

Todos: Selecione esta opção para mostrar todos os cadastros com o nome informado.

Ao selecionar uma dessas opções para localizar o cadastro, posicione o cursor do mouse no campo Nome, verifique o nome, altere se necessário e pressione Enter ou clique no botão OK.

Resultado da Busca

Na grade serão mostrados os clientes com os dados informados na pesquisa, conforme a configuração escolhida.

Depois de localizar o cadastro do Cliente / Fornecedor desejado, clique duas vezes sobre a linha ou pressione Enter, com a linha selecionada, para continuar a operação.

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Tela de Busca de Produtos

Neste capítulo explicaremos como fazer, configurar e utilizar a tela de busca dos Produtos.

Nos campos de produto, indicado com a frase SetaBaixo abre lista, utilize as opções de busca para localizar os cadastros. Poderá utilizar a tela de Saída para acompanhar a nossa explicação, pressionando SetaBaixo no campo Produto.

Configurar essa Tela

Nesta tela poderá definir os campos que serão utilizados para a pesquisa, na tela de busca dos produtos.

Campos a Mostrar

Neste quadro selecione as opções que serão mostradas na grade, com o resultado da pesquisa.

Para incluir os campos na grade:

• No quadro Selecione os campos a mostrar, clique sobre o campo que deseja adicionar;

• No campo Tamanho informe o tamanho desejado para para o campo escolhido. Um tamanho definido como 50 representa aproximadamente a visualização de 10 caracteres.

• Clique no botão Incluir para adicionar os campos na grade.

• Lembrando que poderá ajustar o tamanho da coluna no momento da pesquisa.

Para remover um campo da grade:

• No quadro onde mostra os campos escolhidos, clique sobre a linha;

• Clique no botão Remove campo selecionado.

Outras Configurações

Nesta aba configure quais tabelas de preços e a quantidade de linhas de produtos que deseja mostrar no resultado da busca.

Tabelas de preço a mostrar: Selecione as tabelas que deseja visualizar na tela de busca. Poderá selecionar até 3 tabelas de preços. Para não mostrar as tabelas de preços, selecione a linha em branco.

Manter a última busca se for iniciado sem texto: Marque esta opção para manter a última pesquisa realizada, caso pressione SetaBaixo sem digitar nenhum texto.

Qtde de produtos a mostrar por página: Neste campo, selecione a quantidade de linhas de produtos que serão mostrados por página, na tela de busca. Caso utilize o sistema com filiais on-line, para a busca não ficar lenta, aconselhamos que configure para mostrar no máximo 10 registros por página.

Avançado

(Disponível somente para as versões Corporate)

Nesta aba poderá liberar as seguintes opções:

Buscar por 2 textos: Selecione esta opção para permitir a busca com dois textos, dentro do nome do produto.

Outros campos para a Busca: Neste quadro selecione quais opções, além do código e do nome, deseja que o sistema faça a pesquisa.

Fabricante: Selecione esta opção para permitir fazer a busca pelo Fabricante do produto.

Observação: Selecione esta opção para permitir fazer a busca pela observação informada no cadastro de produtos.

29

Gravar

Clique neste botão para gravar as configurações. Para que as novas configurações tenham efeito.

Busca de Produtos

Para localizar o Produto, poderá utilizar as seguintes opções:

• Poderá digitar o Código e pressione TAB para que mostre o cadastro desejado.

• Poderá digitar o Nome e pressionar SetaBaixo. O sistema irá fazer a busca e mostrar todos os cadastros que tiverem a palavra digitada na primeira parte do texto.

• Poderá digitar asterisco (*) e uma parte do nome, ou de outro campo de pesquisa, e pressionar SetaBaixo. O sistema irá fazer a busca e mostrar todos os cadastros que tiverem a palavra digitada, independente de qual parte do nome estiver.

Exemplo: Deseja pesquisar por Impressora, digite o * (asterisco) e em seguida digite a palavra impressora. O sistema mostrará todos os cadastros que contém a palavra Impressora.

Impressora Genérico, Cabo de impressora, Cartucho impressora.

• Poderá pressionar apenas SetaBaixo para mostrar todos os cadastros e utilizar os campos de pesquisas conforme explicaremos abaixo. Não recomendamos esta busca, pois dependendo da quantidade de registros ela pode ficar lenta.

Para tornar a sua pesquisa mais rápida e precisa, ao fazer a busca no sistema, digite o máximo de informações possíveis.

Nome (F3)

Neste campo poderá localizar os produtos com as seguintes opções: nome, código, fabricante, observação, classe, subclasse, cód. fornecedor, pesquisa 1, pesquisa 2 e pesquisa 3.

Para localizar os produtos, selecione no campo Buscar em a opção referente à pesquisa que será feita.

Exemplo: Se desejar localizar o produto pelo campo Observação.

• No campo Nome (F3) digite a observação informada no cadastro do produto que deseja buscar;

• No campo Buscar em selecione Observação;

• Clique no campo Nome (F3), ou pressione F3, e em seguida pressione Enter para localizar o produto com a observação informada.

Segundo texto

Esta opção deve estar habilitada no menu Configurar essa tela. Para utilizar esta opção o campo Nome (F3) deve estar preenchido, pois o sistema irá fazer a busca pelos dois textos.

Exemplo: Deseja localizar cartuchos para impressora cadastrados no sistema da cor preta.

No campo Nome (F3) digite a primeira palavra “Cartucho”.

No campo Segundo texto digite a segunda palavra “Preta”. Aparecerão todos os produtos que tenham essas duas palavras no nome.

Fabricante

Esta opção deve estar habilitada no menu Configurar essa tela. Para utilizar esta opção o campo Nome (F3) deve estar preenchido, pois o sistema irá fazer a busca pelos dados informados tanto no campo nome, quanto pelo campo fabricante.

Observação

Esta opção deve estar habilitada no menu Configurar essa tela. Para utilizar esta opção o campo Nome (F3) deve estar preenchido, pois o sistema irá fazer a busca pelos dados informados, tanto no campo Nome, quanto pelo campo Observação.

Buscar em

30

Neste campo selecione qual campo irá utilizar para localizar o produto. Após escolhida a opção, digite o texto desejado no campo Nome (F3) e pressione Enter.

Ordem

Neste campo poderá selecionar a ordem em que o resultado da busca será mostrado.

Código: Selecione esta opção para que os dados sejam mostrados pela ordem do código do produto.

Nome: Selecione esta opção para que os produtos sejam mostrados em ordem alfabética.

Resultado da Busca

Serão mostrados todos os campos selecionados em Configurar essa tela, com os dados dos produtos. Para selecionar um produto, localize-o e dê um duplo clique sobre ele ou pressione Enter, com a linha selecionada, para voltar para a tela.

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Cadastro de Funcionários

Esta tela será utilizada para cadastrar os funcionários da empresa e configurar suas permissões, controlando o acesso ao sistema.

Para abrir esta tela:

• Selecione o módulo Cadastro;

• Clique no menu Básicos na opção Funcionários.

Na parte superior da tela de cadastro de funcionários, além do Código e do Nome, cadastre também os seguintes dados:

Apelido

Digite o primeiro nome ou o apelido do funcionário. O apelido será usado para fazer a busca dos funcionários nas telas do sistema, nas consultas dos relatórios e para o funcionário entrar no sistema.

Senha

Os funcionários que terão acesso ao sistema deverão cadastrar uma senha nesse campo. A senha pode ser alfa-numérica com no máximo oito (8) dígitos. O sistema considera letras maiúsculas e minúsculas, portanto verifique se o Caps Lock do seu teclado está ligado ao cadastrar a senha.

Cadastro (Ctrl+F1)

Nesta aba cadastre os dados pessoais dos funcionários. No quadro Propriedade determine o tipo de acesso que o funcionário terá no sistema, se ele será Liberado para usar o sistema, Inativo, Vendedor , Técnico e/ou Superusuário.

Propriedades

As opções Liberado para usar o sistema, Vendedor, Inativo e Superusuário, serão detalhados no capítulo Segurança.

Outros(Ctrl+F2)

Nesta aba poderá definir as seguintes configurações:

% de comissão se for vendedor 1

Neste quadro será informado o percentual de comissão de vendas e/ou serviços, para que seja feito o cálculo do valor das comissões.

% sobre vendas

Informe nesse campo o percentual de comissão que o funcionário receberá para cada venda de produto.

% sobre serviços

Informe nesse campo o percentual de comissão que o funcionário receberá para cada serviço efetivado.

% de comissão se for vendedor 2

(Disponível somente para as versões Corporate)

É possível controlar comissões para dois funcionários em uma mesma venda e/ou serviço. Cada um terá percentuais de comissões diferentes.

Exemplo: Uma loja paga ao seu gerente um percentual de todas as vendas da sua equipe. Nesse caso, informe no cadastro do gerente o percentual de comissão utilizada como Vendedor 2.

32

Caso esse mesmo gerente faça vendas diretas, ele poderá ter um percentual diferente como Vendedor 1.

Atenção: Alguns relatórios de comissões poderão estar disponíveis somente para o Vendedor

1.

Configuração padrão de e-mail

Caso a empresa envie e-mails para os Clientes / Fornecedores, informe neste campo qual a configuração de e-mail que o funcionário irá utilizar. A configuração padrão deve estar previamente cadastrada.

Exemplos: envio de orçamentos de vendas, promoções, pedido de cotação para o fornecedor, mala direta, etc.

Explicações sobre os quadros Filiais a que tem acesso e Desconto Máximo na Tela de Vendas / Saída, assim como as abas Permissões e Avançado, estarão no capítulo Segurança.

Foto (Ctrl+F5)

(Disponível somente para as versões Corporate)

Nesta aba é possível adicionar a foto do funcionário, que será mostrada na tela de acesso do sistema. A foto será mostrada com o tamanho de 78 x 100 pixels.

Para incluir, escolha uma foto com tamanho máximo de 25 Kb, no formato JPG.

33

Segurança

Neste capítulo explicaremos os itens de Segurança contidos no sistema, como fazer para restringir o acesso de funcionários a certas funções do sistema, evitando o acesso aos dados que não são referentes a sua hierarquia.

A seguir explicaremos os itens de segurança, disponíveis na tela de Cadastro de Funcionários.

São eles: o quadro Propriedades, o botão Segurança e os itens das abas Outros, Permissões e Avançados.

Propriedades

Defina as Propriedades na aba Cadastro, no cadastro de funcionários. As opções são:

Liberado para usar o sistema

Com essa opção o funcionário terá acesso limitado ao sistema, tornando-se obrigatório as configurações de Segurança. Para isso determine quais as telas e funções o funcionário terá acesso, através do botão Segurança.

Vendedor

Essa opção indica que o seu funcionário é um vendedor na empresa. Com isso facilitará a busca

do nome do vendedor na tela de vendas, pois a Tela de Busca de funcionário permite que seja

mostrado somente os nomes dos vendedores.

O vendedor só poderá acessar o sistema se for selecionado também uma das opções Liberado

para usar o sistema ou Superusuário.

Técnico

Essa opção indica que o seu funcionário é um técnico na empresa. Com isso, facilitará a busca

do nome do técnico na tela de Ordens de Serviço, pois a tela de busca de funcionários permite

mostrar somente os nomes dos técnicos. O técnico só poderá acessar o sistema se for

selecionado também uma das opções Liberado para usar o sistema ou Superusuário.

Inativo

Ao marcar essa opção o funcionário não terá acesso ao sistema e não aparecerá nas listas de funcionários.

Superusuário

Essa opção libera ao funcionário o acesso a todas as telas e funções no sistema. Sendo assim, não será necessário configurar as permissões de segurança explicadas neste capítulo.

Atenção: Recomendamos que o código 1 (um) seja cadastrado para o dono da empresa, pois esse código não poderá ser apagado ou alterado e sempre será Superusuário.

Segurança por Funcionário

A configuração de Segurança por Funcionário é muito importante, pois será possível

determinar o tipo de acesso que o funcionário terá nas telas do sistema.

Na tela Segurança poderão ser configuradas as permissões às telas e relatórios, podendo restringir as funções de Gravar, Alterar e Apagar em cada tela. Essas configurações serão

feitas no botão Segurança (F6) Funcionários.

serão feitas no botão Segurança (F6) Funcionários. que consta na parte inferior da tela de Cadastro

que consta na parte inferior da tela de Cadastro de

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Para configurar as restrições do funcionário

• Entre na tela de cadastro de Funcionários;

• Digite o código do funcionário;

• Clique no botão Segurança (F6), que está no rodapé da tela, ou pressione o botão F6 no teclado, para abrir a tela de segurança do sistema.

No quadro Telas e Relatórios, configure as permissões do funcionário às telas e aos relatórios do sistema.

Atenção: Para abrir os itens contidos nesse quadro, clique sobre o sinal de (+) que está ao lado esquerdo do campo ou dê um duplo clique sobre o campo. Serão mostradas as pastas com os nomes de cada módulo. Dentro de cada pasta contém as subpastas referente ás telas do sistema;

Para determinar o acesso do funcionário:

• Abra o item Sistema;

• Abra um dos módulos disponíveis;

• Escolha uma Tela / Função. Para selecionar o campo dê um duplo clique sobre ele;

• No quadro Detalhes do Programa / Função, escolha quais funções Gravar, Alterar e /ou Apagar, serão liberadas nessa tela para o funcionário;

• Clique no botão Incluir / Alterar;

• No quadro Seleções para esse Funcionário, serão mostrados todos os itens que foram liberados;

• Clique no botão Gravar Alterações (F2).

Exemplo: O funcionário só terá permissão para gravar e alterar o cadastro de Clientes e Fornecedores, não poderá excluir os cadastros e não terá acesso às outras telas do sistema.

• Clique em Sistema;

• Clique em Cadastros;

• Clique duas vezes no campo Cadastro de Clientes / Fornecedores;

• Marque as opções Gravar e Alterar;

• Clique no botão Incluir / Alterar para incluir as seleções do funcionário;

• Clique no botão Gravar Alterações (F2).

Para excluir uma permissão:

• Selecione a linha que deseja Excluir no quadro Seleções para esse Funcionário;

• Pressione no teclado a tecla Delete;

• Clique no botão Gravar Alterações (F2).

Para alterar uma permissão:

• Selecione a linha que deseja Alterar no quadro Seleções para esse Funcionário;

• No quadro Detalhes do Programa / Função, verifique quais funções Gravar, Alterar e /ou Apagar, serão liberadas para o funcionário;

• Clique no botão Incluir / Alterar, para que seja alterada a permissão do funcionário;

• Clique no botão Gravar Alterações (F2).

Botão Copia Configurações de Outro Funcionário (F4)

Essa opção será utilizada para copiar o acesso do sistema de um funcionário já cadastrado, para outro funcionário. Essa função irá agilizar o cadastro de novos funcionários.

Para copiar as permissões de outro funcionário:

• No cadastro do novo funcionário, depois de preenchidos os dados, clique no botão Segurança;

• Clique no botão Copia Configurações de Outro Funcionário (F4);

• Clique duas vezes sobre o nome do funcionário que deseja copiar as permissões;

• Clique em Gravar Alterações (F2).

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Na tela de Copia Configuração de Outro Funcionário, é possivel imprimir todos os

funcionários que aparecem nessa lista. Para isso, clique no ícone

que aparecem nessa lista. Para isso, clique no ícone . Outros Defina nesta aba as seguintes

.

Outros

Defina nesta aba as seguintes configurações:

Filiais a que tem acesso

Caso controle mais de uma filial no sistema, pode-se definir a quais filiais o funcionário terá acesso.

Ao selecionar a opção Todas o funcionário terá acesso a todas as filiais cadastradas.

Ao selecionar a opção Acesso a somente esta(s) o funcionário terá acesso restrito, somente as filiais liberadas.

Desconto Máximo nas Telas de Vendas / Saídas

Os funcionários poderão ter permissões de desconto diferente, entre eles.

Nesse quadro, informe o percentual máximo que o funcionário poderá fornecer como desconto no momento da venda. Esse percentual pode ser de 0,01 até 99,99 % de desconto.

É necessário que informe o percentual de desconto neste campo, para que os funcionários

consigam fornecer descontos no momento da venda.

Atenção: Nas vendas o sistema considerará o menor percentual de desconto cadastrado entre as opções: desconto máximo por produto, vendedor, tabela de preço e tela de saídas.

Pode autorizar esse desconto em vendas de outros vendedores

Marcando essa opção o funcionário poderá liberar o desconto máximo, cadastrado para ele, nas vendas de outros funcionários.

Exemplo: Um vendedor pode conceder desconto de até 5% nas vendas. No momento da venda foi concedido para o cliente um desconto 10%, nesse caso, um outro funcionário (como um gerente) cadastrado com um percentual maior, poderá liberar o desconto na venda.

Permissões (Ctrl+F3)

Nesta aba é possível configurar o acesso do funcionário às informações e funções contidas no sistema.

Para determinar esse acesso, clique no módulo que deseja e selecione quais funções serão liberadas para ele. O nome de cada função explica a que se refere.

Para abrir as pastas contidas nessa tela, clique duas vezes sobre a pasta amarela ou clique sobre

o sinal de (+) que está ao lado esquerdo da pasta e marque as opções que deseja liberar.

Avançado (Ctrl+F4)

(Disponível somente para as versões Corporate)

Configure nesta aba quais as operações / movimentações de estoque serão liberadas e as tabelas de preços que serão bloqueadas, para o funcionário .

Operações

Com esta opção é possível restringir o acesso dos funcionários às operações utilizadas nas telas de Entradas e de Saídas. Ao marcar esta função, o funcionário poderá utilizar somente as operações que foram liberadas.

Exemplo: Deseja liberar para o funcionário somente as operações de venda estadual, venda interestadual e a operação de compra. Ao selecionar estas operações o funcionário não poderá utilizar as outras operações cadastradas no sistema, como operações de reserva, transferencia, empréstimo, devolução, etc.

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O sistema já possui algumas operações cadastradas. Veja mais informações sobre, nos capítulos Operações de Saída e Operações de Entrada.

Para restringir o acesso do funcionário às operações, marque a opção “Usuário pode utilizar somente essas operações (Tela de Saídas / Vendas e Entradas)” e em seguida inclua as operações que o funcionário poderá acessar.

Para fazer essa configuração:

• Marque a opção Usuário pode utilizar somente essas operações;

• Selecione uma das opções de Entrada ou Saída;

• No campo Operação digite o código da operação que será liberada para o funcionário. Caso tenha selecionado a opção Entrada, ao pressionar SetaBaixo serão mostradas somente as operações de entrada na lista. Se selecionado a opção Saída serão mostradas somente as operações de saídas na lista. Poderá liberar para o mesmo funcionário operações de Saídas e de Entradas.

• Clique no botão Incluir.

Para excluir uma das operações liberadas para o Funcionário:

• Selecione a linha que deseja excluir;

• Em seguida clique no botão Excluir.

Tabela de preços bloqueadas

Com essa opção o funcionário não poderá visualizar e nem fazer vendas com a(s) tabela(s) de preço(s) selecionada(s) nesse quadro.

Para incluir uma tabela na lista de tabelas bloqueadas:

• Selecione a tabela de preço que deseja incluir;

• Em seguida clique no botão Incluir.

Para excluir uma tabela de preço que esteja Bloqueada:

• Selecione a linha onde está a tabela de preço que deseja excluir;

• Em seguida clique no botão Excluir;

Exemplo: Pode ser usado para bloquear a Tabela de Custo dos produtos.

Situações de Ordem de Serviço

Neste quadro defina as situações de ordem de serviço que o funcionário poderá alterar em uma OS.

Para Incluir uma situação de OS na lista:

• Selecione a situação que deseja incluir;

• Em seguida clique no botão Incluir.

Para Excluir uma situação de OS:

• Selecione a linha que está a situação que deseja excluir;

• Em seguida clique no botão Excluir.

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Acesso ao Sistema

A seguir explicaremos como acessar o sistema e os cuidados que deverão ser tomadas com a

senha dos funcionários.

Tela de entrada do sistema

Ao clicar no ícone do Shop Control 8, será mostrada a tela de acesso ao sistema. Nessa tela, informe o código e senha do funcionário, esses dados serão solicitados somente quando entrar no sistema, permitindo o acesso somente as telas que foram liberadas. Nessa tela informe os seguintes dados para entrar no sistema:

Filial

Neste campo digite o código da filial que deseja entrar. Ao acessar o sistema pela primeira vez, digite o número 1 (um), pois essa é a filial padrão.

Cód Usuário

Neste campo digite o código cadastrado para o funcionário. Ao acessar o sistema pela primeira vez, digite o número 1 (um).

Senha

Neste campo informe a senha informada no momento da instalação do sistema.

Data

Este campo vem preenchido com a data cadastrada no Windows. Verifique se a data está atualizada.

Entrar

Clique neste botão para entrar no sistema

Sair

Clique neste botão para sair dessa tela.

Troca Filial

Utilize esta opção, caso trabalhe com várias filiais no mesmo sistema. Com ela poderá trocar a filial sem precisar fechar todo o sistema e entrar novamente.

• No menu principal do sistema, no rodapé do lado direito;

• Clique no botão Filial

• Abrirá a tela explicada acima.

Clique no botão Filial • Abrirá a tela explicada acima. ; Troca Usuário Serve para alterar

;

Troca Usuário

Serve para alterar o usuário que está utilizando o sistema. Essa opção facilita a troca de usuários sem precisar sair do sistema.

Atenção: Recomendamos, sempre que não for mais utilizar o sistema, pressione o botão Troca usuário, para que os próximos funcionários não tenham acesso as suas permissões. Utilize esse botão obrigatoriamente se os computadores forem compartilhados.

Trocar senha

A tela Troca Usuário permite que o funcionário faça a troca da senha, sem precisar acessar o

cadastro de funcionários.

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Para trocar a senha

• Clique no botão Troca usuário;

• Digite o usuário e a senha;

• Clique no botão Trocar senha;

• Digite a nova senha;

• No campo Confirme a nova senha, redigite a senha;

• Clique no botão Altera senha para que a senha seja alterada.

Relatório de Log

Este relatório mostra as telas acessadas e funções utilizadas por cada funcionário.

Para abrir esta tela:

• Selecione o módulo Configurações;

• Clique no menu Outros, na opção Relatório de Log.

Filial

Neste campo selecione uma filial ou digite 0 (zero) para verificar os acessos em todas.

Funcionário

Neste campo selecione um funcionário ou digite 0 (zero) para verificar todos.

Data

Poderá verificar os acessos dos funcionários por período. Nos campos Data Inicial e Data Final selecione o período desejado.

Tipo

Neste campo poderá escolher a função que deseja verificar:

Todos: Selecione esta opção para verificar todos os acessos dos funcionários.

Alterar: Selecione esta opção para verificar quais registros foram alterados.

Apagar: Selecione esta opção para verificar quais registros foram apagados.

Buscar Dados: Selecione esta opção para verificar os registros pesquisados.

Entrar no sistema: Selecione esta opção para verificar quais funcionários entraram no sistema.

Entrou tela: Selecione esta opção para verificar em quais telas os funcionários entraram.

Gravar: Selecione esta opção para verificar quais registros foram gravados.

Outros: Selecione esta opção para verificar outras funções no sistema.

Módulos

(Disponível somente para as versões Corporate)

Neste campo poderá escolher para qual módulo deseja verificar os acessos no sistema.

Nome da Estação

Neste campo serão listadas todas as máquinas da rede. Poderá verificar os acessos em uma máquina específica.

Texto na descrição

Poderá digitar uma descrição para que mostre os funcionários que acessaram ou executaram uma função com uma determinada descrição.

Nível

Neste campo selecione as funções que deseja verificar. Poderá escolher para verificar Todas, Segurança ou Uso das telas.

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Imprimir

Clique neste botão para imprimir o relatório. O relatório será visualizado na tela, para depois ser impresso no papel.

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Abre e Fecha Dia

Esta tela é utilizada para abrir e fechar o dia do sistema, permitindo acessá-lo, somente nos dias abertos. Com essa opção poderá não permite que os funcionários entrem no sistema com data retroativa ou superior à data atual. Para isso, é necessário marcar a opção Utilizar o sistema somente nos dias abertos na tela Cadastro de Filiais, no módulo Configurações.

Para abrir esta tela:

• Selecione o módulo Configurações;

• Clique no menu Filiais, na opção Abrir / Fechar Dia.

Para abrir o dia

• No campo Data selecione o dia que deseja abrir;

• Em seguida clique no botão Abrir dia;

• No quadro serão mostrados a data, o código do funcionário e a hora em que foi aberto o dia.

Atenção: No quadro serão listados todos os dias que estão abertos. O sistema poderá ser acessado nessas datas e também poderão ser feitas movimentações nesses dias.

Para fechar o dia

Os dias devem ser fechados para que não haja lançamentos com data retroativa ou superior, pois os relatórios e o caixa ficarão incorretos.

• Selecione o dia que deseja fechar, na grade;

• Em seguida clique no botão Fechar dia.

Atenção: Nos dias fechados nenhum funcionário conseguirá entrar no sistema, nem mesmo o superusuário.

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Cadastros Básicos

Neste capítulo, explicaremos todas as formas de Cadastros Básicos existentes no Shop Control 8. Que serão importantes para o funcionamento de seu sistema, por serem pré-requisitos de outras funções e relatórios.

Ao cadastrar itens no sistema, sempre o faça utilizando letras minúsculas, exceto a primeira. Assim os relatórios sairão com uma aparência mais limpa e não será necessário o uso de várias linhas para a descrição. Veja o exemplo abaixo:

IMPRESSORA MULTIFUNCIONAL X1111 - GENÉRICA

Impressora Multifuncional X1111 - Genérica

Neste capítulo, abordaremos os seguintes tópicos:

• Funcionamento das Telas;

• Cadastro de Classes, Subclasses, Famílias e Grupos;

• Cadastro de Fabricantes;

• Cadastro de Cores;

• Cadastro de Tamanhos;

• Cadastro de Bancos;

• Cadastro de Contas Bancárias;

• Cadastro de Grupos para Mala Direta;

• Cadastro de Classe de Clientes;

• Cadastro de Moedas;

• Cadastro de Cotações;

• Cadastro de Classificação Fiscal;

• Cadastro de Cartão de Crédito / Convênios;

• Cadastro de Classe de Impostos;

• Cadastro de Tipos de Contatos Efetuados

• Cadastro de Caixas;

• Cadastro de Serviços;

• Cadastro de Frete;

• Cadastro de Centro de Custos;

• Cadastro de Departamento;

• Cadastro de Protestos

Funcionamento das Telas

Explicaremos neste tópico como cadastrar, alterar, consultar ou apagar* os registros.

Como fazer um cadastro

• No campo Código digite o número desejado ou, se preferir, clique no ícone ao lado do campo, que aparecerá o próximo código disponível;

• Pressione a tecla (TAB) no teclado ou clique com o mouse no próximo campo;

• No campo Nome digite a descrição do que está sendo cadastrado;

• Pressione o botão Gravar (F2);

• Clique em Limpa (F2) para iniciar um novo cadastro.

Como alterar um cadastro

• No campo Código digite o código que deseja alterar e pressione a tecla (TAB), ou localize o cadastro utilizando a opção de Busca;

• Faça as alterações no cadastro;

• Pressione o botão Gravar (F2) para que as alterações sejam gravadas.

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Referente a produtos

Este menu contém as telas para os seguintes cadastros.

Cadastro de Classes, Subclasses, Grupos e Famílias

Para abrir esta tela:

• Selecione a opção Cadastro;

• Clique no menu Básico, na opção Referente a produtos.

A criação do cadastro de classes, subclasses, grupos e famílias é muito importante para a sua

empresa, pois agrupará os produtos em conjuntos. Isso facilitará nas rotinas operacionais ligadas aos produtos, na análise e na visualização das informações. Portanto, esse cadastro deve ser bem estruturado.

A melhor classificação é aquela que representa algo relevante e importante em sua empresa.

Duas empresas do mesmo ramo podem ter classificações diferentes. Não será necessário cadastrar as quatro formas de classificações, utilize somente as que julgar necessárias.

Exemplo de como cadastrar, Classes, Subclasses, Grupos e Famílias, com duas lojas do mesmo ramo, porém, com classificações diferentes.

Exemplo: Loja 1

Classe

Subclasse

Grupo

Família

Infantil

Masculino

Blusas

Primavera

Juvenil

Feminino

Calças

Verão

Adulto

Unissex

Camisas

Outono

 

Blazer

Inverno

Exemplo: Loja 2

Classe

Subclasse

Grupo

Família

Nacional

Social

Infantil Masc.

Roupas

Importado

Esportivo

Infantil Fem.

Acessórios

Lingerie

Juvenil Masc.

Praia

Juvenil Fem.

 

Adulto Masc.

Adulto Fem.

Unissex

Essas classificações serão utilizadas futuramente como filtros em vários relatórios. Ao utilizar esse conceito, no relatório impresso, os resultados serão mais concretos e homogêneos, permitindo uma análise mais objetiva. Além da facilidade em obter os relatórios, como citado,

o Shop Control 8 oferece o Relatório de Lucratividade Agrupada, que, entre outros,

mostrará o total das vendas somadas por classe, subclasse, grupo ou família, podendo verificar qual delas teve maior lucratividade.

É possível utilizar essa classificação também para fazer o controle ou a contagem do estoque e

para a remarcação de preços.

No cadastro de Classes existe um campo chamado “Ordem no depósito”. Este campo é mais indicado para empresas que fazem entregas e têm sua mercadoria organizada em um depósito.

O Shop Control 8 Corporate pode imprimir nota fiscal, ticket de caixa ou romaneio de carga

ordenado por esse campo.

Atenção: Os cadastros de Grupos e Famílias estão disponíveis somente nas versões Corporate.

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Cadastro de Bancos

Para abrir esta tela:

• Selecione a opção Cadastro;

• No menu Básico, clique na opção Referente ao Financeiro e selecione Bancos.

Os principais bancos do país já estão cadastrados no sistema.

Este cadastro será utilizado futuramente para cadastrar as contas correntes usadas em sua empresa e para recebimento de cheques.

Cadastro de Contas Bancárias

Para abrir esta tela:

• Selecione a opção Cadastro;

• No menu Básico, clique na opção Referente a Financeiro e selecione Contas Bancárias .

Nesta tela poderá fazer o cadastro das contas bancárias da empresa, que serão utilizadas para fazer movimentações financeiras.

Neste tela terá que informar os seguintes dados:

Código: Neste campo informe um código para esse cadastro ou então clique na seta para mostrar o próximo código.

Descrição: Neste campo digite uma descrição para identificar a conta bancária.

Agência: Neste campo informe o código da agência.

Conta: Neste campo informe o número da conta.

Banco: Neste campo localize o banco correspondente a conta bancária. É necessário que o Banco esteja cadastrado.

Gerente: Neste campo informe o nome do gerente da conta.

Telefones: Neste campo infome o número dos telefones do banco.

Inativa: Selecione esta opção caso a conta não esteja mais sendo utilizada.

Limite de crédito (Disponível somente para nas versões Corporate): Neste campo informe

o limite de crédito da conta corrente.

Inf. Boleto (Ctrl+F1)

Os campos Código do Cedente, Nome do Cedente, Carteira, Convênio, Modalidade, Texto

Demonstrativo, Texto Instrução, Nosso Número e Espécie Doc, deverão ser verificados com

o banco, antes do preenchimento.

Avançado

(Disponível somente para as versões Corporate)

Nesta aba poderá especificar a qual filial pertence a conta bancária e também quais funcionários terão acesso a conta. Neste quadro determine as seguintes opções:

Uso exclusivo na filial: Determine a qual filial pertence a Conta Bancária.

Tipo da conta: Determine qual o tipo da conta bancária, se essa conta é uma Conta Corrente, Aplicação com resgate imediato, Aplicação sem resgate imediato.

Conta Corrente: É a conta de uso freqüente na empresa, destinada a movimentações bancárias diárias.

Aplicação com resgate imediato: São fundos e/ou aplicações com possibilidade de solicitar o resgate a qualquer momento. Caso tenha uma aplicação dentro de uma conta corrente, crie uma conta bancária com o nome da aplicação e selecione esta opção.

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Aplicação sem resgate imediato: São fundos e/ou aplicações programadas para resgate em uma determinada data, tais como títulos de capitalização entre outros.

Funcionário

Determine quais funcionários terão acesso a cada conta criada.

Exemplo: Caso queira que um determinado funcionário, responsável pelo contas a receber e a pagar, tenha acesso somente as contas correntes. Mantendo as aplicações liberadas somente para o proprietário.

Para configurar quais funcionários terão acesso a conta, faça o procedimento abaixo.

• Marque a opção Apenas os funcionários abaixo podem ver / Movimentar essa conta;

• No campo Funcionário escolha o(s) funcionário(s);

• Clique no botão Incluir;

• No quadro abaixo será(ão) mostrado(s) o(s) nome(s) do(s) funcionário(s) liberado(s);

• Em seguida clique no botão Gravar (F2).

Para remover o funcionário da lista:

• Selecione o funcionário que deseja remover;

• Clique no botão Remover selecionado;

• Em seguida clique no botão Gravar (F2).

Cadastro de Grupos para Mala Direta

Para abrir esta tela:

• Selecione a opção Cadastro;

• No menu Básico, clique na opção Grupos para Mala Direta.

O Shop Control 8 permite a impressão de etiquetas para mala direta de cartas e envio de

e-mails.

Exemplo: Em uma livraria é possível criar grupos de interesse para seus clientes pela classificação dos livros, como: informática, infantil, drama, psicologia, administração, etc. Caso queira enviar informações sobre novos produtos da área de informática, existe a opção de selecionar apenas os clientes que fazem parte desse grupo da mala direta (um Cliente / Fornecedor pode fazer parte de vários grupos simultaneamente).

Na seleção dos cadastros a serem incluídos na mala direta, poderá utilizar vários filtros. Veja maiores informações no capítulo Mala Direta.

Cadastro de Classe de Clientes / Fornecedores

Para abrir esta tela:

• Selecione a opção Cadastro;

• No menu Básico, clique na opção Classe de Clientes e selecione Fornecedores.

A classificação de Classe de Clientes / Fornecedores será utilizada para facilitar as pesquisas

feitas nos relatórios e seleções de registros para mala direta.

Exemplo: É possível classificar os seus clientes por ramo de atividade, profissão, tipo de comércio (centro comercial, shopping, bairro, loja central, distribuidora, etc) ou criar classes de acordo com a fidelidade ou o que for melhor para a sua emopresa.

Cadastro de Moedas

Para abrir esta tela:

• Selecione a opção Cadastro;

• No menu Básico, clique na opção Moedas.

Esta tela é utilizada para cadastrar as moedas que a sua empresa trabalha. No sistema, a moeda (Real) já está cadastrada com o código 1 e não pode ser alterada.

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Atenção: Só cadastre uma nova moeda caso a sua empresa trabalhe com moedas diferentes do

Real. Esse cadastro será utilizado no cadastro de Cotação de Moedas, para que o sistema faça

a conversão da moeda para Real no momento da venda.

Cadastro de Cotações

Para abrir esta tela:

• Selecione a opção Cadastro;

• No menu Básico, clique na opção Cotações.

O cadastro de cotações é indicado para empresas que trabalham com mais de uma moeda.

Utiliza-se o cadastro de cotações para manter atualizado o valor diário da moeda. Dessa forma,

o

sistema fará a conversão do valor do produto baseando-se na última data informada.

O

sistema irá fazer a conversão para a moeda Real nas telas de Vendas, Entradas, Imprime

Preços e para a impressão de Etiquetas.

A consulta nesta tela será útil para verificar se a cotação está atualizada, ou não.

Cadastro de Classificação Fiscal

Para abrir esta tela:

• Selecione no módulo Cadastro;

• Clique no menu Básico, na opção Classificação Fiscal.

Esse cadastro inclui ou altera as Classificações Fiscais referentes aos produtos que sua empresa comercializa. Só será necessário preencher este campo, caso precise informar a classificação fiscal dos seus produtos na nota fiscal.

Cadastro de Mensagens para a Nota

Para abrir esta tela:

• Selecione no módulo Cadastro;

• No menu Básico, clique na opção Referente a Financeiro e selecione Mensagens para a Nota.

O cadastro de Mensagens para a Nota será utilizado para cadastrar as mensagens a serem

impressas no formulário da nota fiscal, como uma mensagem de observação da venda.

Nessa tela poderá cadastrar, até cinco (5) linhas de observações para cada mensagem, que será selecionada no cadastro de produtos.

Cadastro de Cartão de Crédito / Convênio

Para abrir esta tela:

• Selecione no módulo Cadastro;

• No menu Básico, clique na opção Cartão de Crédito.

É utilizado para cadastrar os cartões de créditos que são aceitos em sua empresa. O sistema irá

calcular o valor líquido a ser recebido da administradora do cartão, baseado nas informações abaixo.

Nos campos:

Taxa de Administração (%): Cadastre a taxa em percentual que a administradora do cartão cobra em cada transação.

Valor Fixo por Transação: Há operadoras que cobram, além da taxa em percentual, um valor fixo por operação.

Dias para pagar: Prazo dado pela administradora para creditar o valor em sua conta, após a data da venda.

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Exemplo: Se o cartão for de débito 24 horas, digita-se o número 1 (um), referente a um dia para o pagamento. Se o cartão for de crédito, o vencimento é de 30 dias, então digite o número 30 (trinta).

Código de fornecedor: Neste campo informe o cadastro da administradora do cartão, que deverá estar previamente cadastrado na tela de cadastro de Clientes / Fornecedores. Esse campo serve para que, no momento da confirmação do recebimento do cartão, o sistema gere (para o fornecedor indicado) uma conta paga referente aos valores das taxas administrativas. Para verificar o total pago à sua administradora de cartões, imprima o relatório de Contas Pagas por Fornecedor.

No campo Tipo informe qual o tipo de cartão que está sendo cadastrado:

Cartão de Crédito: Para os cartões com vencimento para 30 dias;

Cartão de Débito: Para os cartões de débito com vencimento de 24 horas;

Convênio: Para criar convênios com outras empresas.

Cadastro de Protesto

(Disponível somente para as versões Corporate)