MINISTRIO DA JUSTIA

ARQUIVO

NACIONAL

MANUAL
DE

A R R A N J O E DESCRIO
DE

ARQUIVOS
ASSOCIAO

DOS ARQUIVISTAS

EDIO

RIO DE JANEIRO
1973

HOLANDESES

MANUAL
DE
ARRANJO

DESCRIO

DE
ARQUIVOS

Rio
:..

de

Janeiro

(cidade)

Arquivo

Nacional.

M a n u a l de arranjo e descrio de

T r a d u o de
Arquivo Nacional,

Manoel
1973.

Adolpho

Arquivos. . .

Wanderley.

x, 136 p.
(Rio de Janeiro
2" Sr. Publicaes tcnicas a) Impressas, 6) .

ed.

(cidade)

Rio
Arquivo

Preparado pela A s s o c i a o dos Arquivistas Holandeses.

1.
A r q u i v o s Manuais, guias, etc. 2.
Catalogao
Arquivo.
I, W a n d e r l e y , M a n o e l Adolpho,
trad.
Ttulo C D D 025.171.

de

Janeiro,
Nacional.

de M a t e r i a l de
II.
Srie III.

MINISTRIO DA JUSTIA

ARQUIVO

NACIONAL

MANUAL
DE

A R R A N J O E DESCRIO
DE

ARQUIVOS
PREPARADO

ASSOCIAO

DOS

PELA

ARQUIVISTAS

Traduo

HOLANDESES

de

MANOEL ADOLPHO WANDERLEY

2' EDIO

RIO DE JANEIRO

1973

SUMRIO
Pgs.

JUSTIFICATIVA DESTA EDIO

PREFACIO

PREFCIO DOS AUTORES

11

I ORIGEM E COMPOSIO DOS ARQUIVOS

13

II O ARRANJO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVOS

..

41

III A DESCRIO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO ..

79

IV ESTRUTURA DO INVENTARIO.

99

V NORMAS ADICIONAIS PARA A DESCRIO DO ARQUIVO.

VI SOBRE O USO CONVENCIONAL DE CERTOS
MOS E SINAIS

TER-

125
147

JUSTIFICATIVA

DESTA

EDIO

Esgotada, j h algum tempo, a tiragem da 1* edio deste

M a n u a l , lanada em

1960, e considerando-se permanente a uti-

lidade de seu contedo, providenciamos esta nova edio com

apenas a atualizao da ortografia.
A necessidade de bibliografia sobre a matria cada vez
mais sentida e cumpre-nos procurar atenu-la.
Arquivo

Nacional,

em

outubro

de

1972.
RAUL

LIMA

Diretor

PREFCIO
Aos 26 de fevereiro de 1960 escrevamos ao Adido Cultural
da Embaixada dos Pases Baixos, Senhor B. A. Knoppers, solicitando-lhe o obsquio de pedir Associao dos Arquivistas
Neerlandeses autorizao para traduzir e publicar o Handlciding
vocr het ordenen en beschreijven van Archieven, escrita por
S. Muller, J. A. Feith e R. Fruin e publicada em 1898. A
obra era considerada como a mais sria publicao tcnica sobre
questes de classificaes, arranjo e descrio arquivstica, e
conservava at hoje sua fora original, no superada por nenhum
trabalho posterior.
J havamos impresso, antes da prpria edio original, o
Manual de Arquivo, do Professor Theodore R. Schellenberg, composto de smulas de aulas, e indispensvel como iniciao. Um
passo adiante, na etapa de formao tcnico-profissional dos arquivistas brasileiros e latino-americanos, consistia na traduo de
Modem Archives,, do mesmo Schellenberg, cuja edio espanhola
foi impressa em Havana em 1958, estando em preparo a brasileira,
e na traduo da obra holandesa, j editada em alemo, francs
(1905, 1908, 1910), ingls (1920) e italiano (s.d.)
Aos 27 de junho de 1960 o Senhor Knoppers comunicava-me
a resposta do Ministrio das Relaes Exteriores de Haia de que
a Associao dos Arquivistas Neerlandeses via com grande interesse a traduo para o portugus da referida obra, cedendo os
direitos de autor para facilitar o empreendimento.
Temos, assim, a imensa satisfao de editar oficialmente,
numa iniciativa pblica e federal, para preparo de nossos quadros
tcnicos, o grande livro, cujas edies alems, francesas, italiana
e inglesa atestam sua reputao e o colocam entre as obras fundamentais da arquivstica moderna. Creio que este livro, ao lado
do Manual e da Avaliao dos Documentos Pblicos Modernos,
ambos de T. R. Schellenberg, da Significao dos Arquivos
Econmicos, por Bertrand Gille e Oliver W. Holmes, dos
Arquivos e as Modernas Pesquisas Econmicas e Sociais de R.
Marquant e, finalmente, dos dezenove folhetos tcnicos mimeografados, constitui a primeira biblioteca arquivstica de toda a Amrica

 10
Latina. J contam os arquivistas brasileiros e os latino-america-*
nos, capazes de ler o p o r t u g u s , com material prprio para sua
formao e aperfeioamento, por iniciativa do Arquivo Nacional
do Brasil.
Agradecemos ao Senhor Knoppers o cuidado e o interesse
demonstrados em relao a esta iniciativa e Associao dos
Arquivistas Neerlandeses o esprito de cooperao com que aten
deu ao nosso apelo.
M a i s uma vez vamos dever, a Manoel Adolpho Wanderley,
o tradutor de vrios outros estudos nesta coleo, o zelo e a
competncia com que se desempenhou desta tarefa, utilizando-se
de vrias tradues para a correta verso verncula.
Como o
Manual , segundo o declaram os prprios autores, tedioso e
meticuloso, o trabalho de traduo foi mais difcil e rduo, mas
a formao cultural e o gosto literrio do tradutor devem ter
minorado essas asperezas, para benefcio dos leitores brasileiros.
Obra fundamental, sua divulgao no Brasil mais um sinal da
renovao arquivstica do nosso pas.
Nesta t r a d u o empregou-se sempre holands em lugar de
neerlands, segundo o uso brasileiro.
R i o de Janeiro, em dezembro de 1960.
JOS H O N R I O R O D R I G U E S
DIRETOR

DO

ARQUIVO

NACIONAL

PREFCIO
(

DOS

PRIMEIRA

AUTORES
EDIO)

este um livro enfadonho e meticuloso. Fica o leitor avisado.

Consideramo-nos obrigados a, sem rebuos, confess-lo de
sada. Digne-se a crtica a advertir o nosso texto, e logo o procla
mar aos quatro ventos. Sentimos, pois, que um dever para
conosco, anteciparmo-nos a ela com admitir francamente que,
ainda em nossa prpria opinio, as narrativas de Jacob van
Lennep so, por certo, mais atraentes que a nossa obra, e com
declarar, demais, que no reputamos capital a questo de saber
se a data h de ser impressa ou posta entre parnteses, ou se se
numeram os documentos com algarismos ou letras.
Por que, ento, se nos afigurou imprescindvel fixar to
acurada e pormenorizadamente o modo por que gostaramos de
ver compilados os nossos inventrios de arquivo? Com muito
prazer o explicaremos.
Estamos convictos de que a uniformidade no tratamento dos
inventrios, tanto no tocante ao essencial como no acessrio, de
extrema utilidade.
Convm ao pesquisador, para captar com
presteza o sentido de qualquer prtica coerente e evitar boa soma
de incompreenses.
Enganar-se-ia redondamente, porm, quem nos atribusse o
desejo de colocar as regras do presente Manual como um jugo
aos ombros dos nossos colegas. N o nos afetaro sobremodo
possveis divergncias em relao a elas, quanto s mincias ou
at mesmo quanto ao que lhes substancial. A nossa esperana
resume-se em que venham a ser consideradas pelos profissionais
e que estes delas no se desviem sem prvia notcia, de preferncia
acompanhada de explicaes, nas introdues dos seus inventarios. Destarte haver progresso e a consecuo, em tudo que for
essencial, do objetivo colimado. Conhecer o pblico que regras
so seguidas. E ns saberemos em que pontos reclamam a nossa
mais detida considerao ou, talvez, reviso.
Solicitamos dos que se votam crtica que a faam em abun
dncia. O resultado definitivo, s o alcanaremos aps uma troca

 12
de vistas entre os membros da A s s o c i a o . Esperamos que venha
a lume, em poucos anos, a segunda edio revista da nossa obra,
e em forma tal, que se possa requerer e, talvez, obter a aprovao
da Associao.
A vindoura edio surgir, assim o cremos, menos marcada
com a imperfeio aliada necessariamente primeira tentativa.
Mostra o presente texto os defeitos de origem. Cada um de ns
preparou uma parte da obra e juntos revimos o todo. T a l reviso
eliminou completamente, ao que esperamos, qualquer contradio
m t u a . M a s , pela natureza mesma do caso, nem sempre foi evitavel a repetio, j que observaes idnticas ocorreram, de tempos
em tempos, ali onde outras correlaes as tornaram inevitveis.

CAPITULO I

ORIGEM

COMPOSIO

DOS

ARQUIVOS

1 .
Arquivo' o conjunto de documentos escritos, desenhos
c material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por de
terminado rgo administrativo ou por um de seus funcionrios,
na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer
na custdia desse rgo ou funcionrio.
Esta definio de arquivo, que colocamos aqui como base
sobre a qual se erguer todo o resto, teve a fortuna de ser adotada
unanimemente, tanto na reunio da Associao de Arquivistas,quanto na dos Arquivistas de Estado : o Ministrio do Interior
3

1. A palavra holandesa archicf, nome usado no singular como o s o

palavras correlatas em v r i a s outras l n g u a s e u r o p i a s .
Vertem-na os tradutores franceses por fonds d'archives, C o m o se explica no P a r g r a f o 2
deste Manual, ela significa um todo o r g n i c o .
J que, em ingls, a palavra
a r c h i v e n o encontrou, neste sentido, acolhida no uso geral, a e x p r e s s o
a r c h i v a l collection ( c o l e o de arquivo) empregada, na t r a d u o ameri
cana, para exprimir a idia do todo o r g n i c o , respeito ao a r q u i v o . A r c h i v e
g r o u p (grupo de arquivo) preferida comumente pelos arquivistas ingleses,
e particularmente por H i l a r y Jenkinson, no seu livro A Manual of Archive
Admimstration, mas a r c h i v a l collection o termo de a c e i t a o geral na
terminologia dos A r q u i v o s Nacionais de W a s h i n g t o n .
N e m g r u p o nem
coleo devem, naturalmente, ser tomados aqui no sentido de coisas reu
nidas pelos colecionadores. A p r p r i a definio exclui tal i n t e r p r e t a o .
2.
A A s s o c i a o Holandesa de A r q u i v o s foi fundada em Haarlem, em
17 de junho de 1891, com o fim de estudar os problemas de arquivo, e rea
lizou a sua primeira r e u n i o anual em 9 de julho de 1892. C o m o se depreen
der deste l i v r o , revelou-se ativa a A s s o c i a o na e x p r e s s o de seus pontos
de vista sobre os p r i n c p i o s da a r q u i v s t i c a e as p r t i c a s aqui expostas.
C o n v o c a as suas a s s e m b l i a s anuais em diferentes cidades e acha-se empe
nhada na p r e p a r a o de um guia para os arquivos holandeses.
3.
Os A r q u i v o s de Estado do Reino da Holanda so administrados por
Arquivistas de Estado, atualmente subordinados ao M i n i s t r i o da I n s t r u o
Pblica, Artes e C i n c i a s , embora na p o c a em que foi escrito este Manual
estivessem subordinados ao M i n i s t r i o do Interior.
C a d a uma das onze
p r o v n c i a s possui o seu A r q u i v o de E s t a d o .
O repositrio de H a i a A r q u i v o - G e r a l de Estado situado na H o l a n d a M e r i d i o n a l , constitui t a m b m o
A r q u i v o de Estado desta p r o v i n c i a .
Os Arquivistas de Estado r e n e m - s e
anualmente, sob a p r e s i d n c i a do A r q u i v i s t a - G e r a l do Estado, a fim de
debaterem q u e s t e s concernentes aos arquivos holandeses.

 14
aprovou-a, com ligeiras modificaes, pela circular de 10 de junho
de 1897.
difcil, em geral justificar uma definio e talvez
no se afigure necessrio faz-lo no presente caso. N o su
prfluo, contudo, lanar alguma luz sobre certos pontos, pois releva
compreender claramente o significado da definio em todos os
seus aspectos, j que as consideraes que se seguem dela procedem.
4

O Conjunto. Ao discutir-se a definio, levantou-se a questo

de saber quando o arquivo pode ser chamado um conjunto, um
rocio e se tal expresso tambm se justificaria se apenas alguns
documentos do mesmo subsistissem. A resposta a que se chegou
foi a de que o arquivo um todo to cedo cesse de ser uma
parte isto , to cedo se adquira a certeza de que outras partes
do mesmo no existam alhures. Se estas ocorrem, aconselhvel
reintegrar o conjunto, de um modo ou outro, a partir, precisamente
daquelas partes. Caso, porm, apenas um nico papel do arquivo
se tenha preservado, este documento constitui o arquivo e , por
si mesmo, um todo, que deve, portanto, ser descrito como tal.
Documentos escritos, desenhos e matria impressa. Por desenhos entendem-se os mapas e cartas freqentemente achados
nos dossis, tanto os que se fizeram por ordem dos rgos admi
nistrativos ou funcionrios, quanto os que lhes foram enviados
para esclarecimento de questes correlatas. N o h a menor
r a z o para excluir dos arquivos tais mapas. O mesmo se aplica
aos documentos impressos, com freqncia presentes nos ar
quivos, especialmente desde o fim do sculo X V I I . A circunstn
cia de ser impressa uma carta, cujas numerosas cpias se destinas
sem expedio, ou de o serem as deliberaes de um conselho
(ou resumos das mesmas) endereadas aos membros da assem
blia, em vez de simplesmente escritas a mo em vrias cpias,
no representa, como bvio, r a z o alguma para descartar tais
papis do acervo. A definio refere-se, apenas, aos documentos
escritos, desenhos e matria impressa. Outros objetos no podem
formar parte do a r q u i v o .
Isso se aplica no apenas s anti
gidades e objetos similares, que pertencem, pela natureza das
5

4.
As modificaes, concernentes apenas ao enunciado foram todas adotadas por n s , com e x c e o da q u e s t o discutida duas p g i n a s adiante ( H . ) .
5.
A definio foi redigida h muitos anos, antes de generalizadas as
r e p r o d u e s fotogrficas, ou outras. Se escrita hoje, nela seriam, sem d v i d a ,
includas.

 15
coisas, aos museus e colees de a n t i g i d a d e s , mas tambm para
os sinetes, embora estes ltimos se guardem, via de regra, nos
repositrios de arquivos.
Oficialmente.
Somente os documentos oficiais, isto , os
recebidos ou produzidos pelos rgos administrativos ou pelos
funcionrios, a ttulo oficial, pertencem ao arquivo. Os rece
bidos ou produzidos a outro ttulo, pelos membros de um rgo
administrativo, ou pelos seus funcionrios, e freqentemente en
contrados no arquivo, no lhe pertencem. Da mesma forma, as
cartas particulares a funcionrios dele no fazem parte. mister,
contudo, aceitar tudo isso cum grano salis. Particularmente nas
localidades pequenas e remotas ocorreu com freqncia que os
documentos recebidos fossem redigidos nas mais variadas formas,
exceto na oficial, e at mesmo que se achasse neles toda sorte de
pormenores d o m s t i c o s . Como natural, seria contrrio ao fim a
que se visa remov-los da coleo, sob o pretexto de obedincia
a este princpio da forma.
Recebidos por um rgo administrativo. A transposio, pelo
Ministro, do termo oficialmente, que na definio original da
nossa Associao figurava aps a palavra funcionrios (trans
posio em si mesma desejvel, porque nosso texto poderia levar
concepo errnea de que a expresso oficialmente se aplica
apenas a funcionrios), despertou a ateno para o fato de as
palavras enviadas a um rgo administrativo no constiturem
uma escolha feliz. Porque o remetente de uma carta dirigida a
entidade dessa categoria n o age necessariamente em qualidade
oficial. Tal condio, s a adquire o documento aps o seu re
cebimento. Tomamos, pois, a liberdade de substituir, na definio
do Ministro, alis, adotada por ns, as palavras enviadas a por
recebidas p o r .
Tem-se levantado a questo de saber se os livros, por exemplo,
enviados a um rgo administrativo, com carta de acompanha
mento, pertencem ou no ao arquivo dele. A rigor, tal de fato
o caso: so eles anexos da carta explicativa. Todavia parece
aconselhvel, em eventualidade semelhante, sacrificar a teoria
prtica. prefervel colocar tais livros numa biblioteca. D-se
que o volume doado e a carta respectiva n o possam ser sepa
rados: verbi gratia, quando a dedicatria do doador aparece
testa do livro. A i n d a assim se afigura oportuno no apart-lo,
graas dedicatria, do seu repositrio natural, a biblioteca,
qual por certo foi destinado pelo autor da d d i v a .
Produzidos por um rgo administrativo.
Escolheu-se tal
expresso em vez da resposta no incio que promanam de

 17
da propriedade dos arquivos: com tal acepo o termo arquivo
de Estado naturalmente correto, dado que a totalidade dos
arquivos dos Ministrios, das C m a r a s , e t c , pertence ao Estado) .
Na medida em que tais documentos se destinavam a perma
necer na custdia desse rgo ou funcionrio.
Sob dois aspectos
desvia-se aqui a definio do Ministro, da formulada por nossa
Associao, e em ambos afigura-se-nos a alterao um melhora
mento. A nossa dizia: na medida em que os documentos se
destinam. E claro que se destinavam mais correto, porque
as transferncias de um documento efetuadas pelos subseqentes
detentores no lhes retiram a natureza de arquivo. A substituio
das palavras na custdia da pessoa jurdica pela expresso
na custdia desse rgo ou funcionrio adapta-se excluso
do termo pessoa jurdica da definio, alm de ser mais acurada.
Pela limitao contida na clusula acima citada, torna-se patente,
em primeiro lugar, que as minutas, das cartas escritas por de
terminado rgo administrativo pertencem ao seu arquivo, mas
no as primeiras vias dos originais expedidas, que passam para
a propriedade do arquivo do destinatrio. Alm disso, excluem-se
outros documentos pela restrio em apreo, por exemplo os
pacotes de avisos ou notcias impressas e material semelhante, os
quais, conquanto destinados ao envio postal ou circulao, fi
caram retidos nos repositrios. Se se reservou uma srie dos
avisos para o uso do rgo administrativo, fora n o exclu-la,
porque houve evidente inteno de que ela permanecesse com o
dito r g o .
6

Tem-se distinguido, por vezes, o arquivo da biblioteca afirmando-se que o primeiro contm todos os manuscritos pertencen
tes ao rgo administrativo, jure publico; a segunda, todos os que
lhe vieram propriedade, jure privato. Incorreta, contudo, apre
senta-se tal definio. Com efeito, os ttulos de propriedade dos
prdios adquiridos por uma municipalidade, para ulterior entrega
ao uso pblico, e os documentos relativos renda de casas que
ela tenha herdado de conventos secularizados pertencem, sem
dvida, aos arquivos da municipalidade, embora possua esta lti
ma casas e renda jure privato.
M a s h ainda algo que cumpre objetar definio.
Faz
alguns anos que Wackernagel definiu o arquivo como segue: O

6.

Ou as modernas c p i a s

a carbono.

 16
rgo administrativo porque de outra forma surgiriam dvidas,
por exemplo, quanto incluso, na definio, das atas de um
conselho.
Um rgo administrativo.
H que incluir, tambm, entre os
rgos administrativos, como ficou aparente nas discusses tra
vadas quando da reunio dos Arquivistas de Estado, os corpos
judicirios, que, no sentido antigo, pertenciam, por certo, aos
conselhos administrativos, embora, pela linguagem atual, talvez
no fossem nestes englobados. A autoridade administrativa com
posta de pessoa nica (o Conde de Holanda, por exemplo) achase geralmente compreendida na e x p r e s s o . A definio estabe
lecida por nossa Associao no se referia a rgo administra
tivo, mas a rgo administrativo de pessoa j u r d i c a . Optou-se
por tal expresso a fim de acatar a terminologia sempre usada
pelo Arquivista-Geral de Estado. Agora, porm, uma vez que
o Ministro no incluiu o termo pessoa jurdica na definio
imposta aos Arquivistas de Estado, ns tambm a omitimos, tanto
mais que se nos afigura algo vago e, sem explicaes especiais,
suscetvel de levar a equvocos.
Um

de

seus funcionrios.

Refere-se a definio proposta por nossa Associao a um

de seus e m p r e g a d o s , isto , empregados da pessoa j u r d i c a .
Retirado, no presente, este ltimo termo, deve-se naturalmente
alterar aqueloutro. Demais, como o Ministro parece preferir a
palavra funcionrios designao empregados, no vemos
razo para no nos conformarmos com isso. Nem todos os funcinrios do origem a arquivos independentes. Este ponto ser
tratado amplamente no Pargrafo 54.
Um rgo administrativo ou um de seus funcionrios.
de notar-se que se faz meno aqui ao rgo administra
tivo e seus funcionrios, e no pessoa jurdica por eles admi
nistrada. Esta, por si mesma, no possui arquivos, mas possuemno, sim, o seu rgo administrativo e os seus funcionrios. Por*
tanto, ao falarmos do arquivo de pessoa jurdica, usaramos o
termo arquivo em sentido imprprio; o assim chamado arqui
vo na verdade consiste usualmente de vrias colees.
Da mesma forma, o prprio Estado no possui arquivo, e a
denominao Arquivo de Estado , pois, de fato, incorreta.
H somente os arquivos dos vrios Ministrios, das duas
C m a r a s dos Estados-Gerais, etc.
( N o falamos, neste ponto,

 i8
arquivo o conjunto dos documentos produzidos no decurso mesmo
da administrao pblica, e com mira nos objetivos desta, e bem
assim, os produzidos no decurso da administrao privada, os
quais, porque posteriormente transferidos para o Estado, adqui
riram um carter pblico. Correta em relao aos Arquivos de
Estados, no de todo vlida tal definio, j que incontestvel
que as entidades privadas tambm constituem colees. ( V e r
Pargrafo 3) .
2.

Llm arquivo um todo orgnico.

Mostrou-se, no pargrafo precedente, como se origina o ar

quivo das atividades de um rgo administrativo ou de um fun
cionrio e como reflete sempre as funes do referido rgo ou
pessoa. O arquivo, portanto,, no criado arbitrariamente, ma
neira das colees de manuscritos, embora, por vezes, tambm estas
recebam tal designao, como, por exemplo, os Arquivos da His
tria M i l i t a r . '
O arquivo , ao contrrio, um todo orgnico, um
organismo vivo/ que cresce, se forma e sofre transformaes
segundo regras fixas. Se se modificam as funes da entidade,
modifica-se, concomitantemente, a natureza do arquivo.
O arquivista, pois, no pode estabelecer a priori as normas relativas
composio, arranjo e formao do arquivo, mas somente estudar
o organismo e fixar as regras consoante as quais foi este criado.
Cada arquivo possui, por assim dizer, personalidade prpria, in
dividualidade peculiar, com a qual mister se familiarize o arquivista antes de proceder sua o r d e n a o . Da o cuidado com que
se evitou dar, nas regras subseqentes, um esquema para o arranjo
e agrupamento do arquivo.
H que tratar cada um destes
compreenda-se desde logo sua prpria feio, e o presente
Manual visa apenas a sugerir os meios para inteirar-se algum
da estrutura do arquivo e para extrair das caractersticas assim
reconhecidas os princpios do seu arranjo. N o h orden-lo sa
tisfatoriamente sem prvia anlise da sua constituio, nem cabe
ao primeiro sistematizador encontrado e muito menos ao pri-

7.
Os arquivistas holandeses tm em mente, neste ponto, as coisas dos
documentos relativos h i s t r i a militar, do preparo das quais, nos v r i o s re
p o s i t r i o s , o M i n i s t r o da G u e r r a encarregara, em 1891, o Coronel De Bas
e, para assisti-lo alguns outros oficiais, c p i a s estas reunidas, nos A r q u i v o s
do E s t a d o - M a i o r , em H a i a (F) .
8.
Pelo menos um organismo que v i v e u , pois o conservador geralmente
recolhe o arquivo sua c u s t d i a quando este j considerado morto, ou
pelo menos, recolhe as partes do mesmo que j se podem considerar en
cerradas.
(H.)

meiro historiador arranj-lo, mas sim a quem lhe estudou a

organizao.
3.
Os rgos administrativos e os empregados de entidades
privadas tambm podem originar um arquivo.
H pessoas jurdicas de direito civil, tais como conventos,
hospitais, confrarias, etc., e, hodiernamente, sociedades e associa
es, verbi gratia, a Companhia para a E x p l o r a o das Estradas
de Ferro, a Sociedade Holandesa para o Fomento da .Uidstria,
a Federao do Zuiderz, a Sociedade de Nassau-La Lecq,
cujos rgos administrativos ou empregados lavram contratos, re
cebem cartas, redigem atas, etc. tudo no mbito das suas funes,
por onde se assemelham s entidades p b l i c a s . s prprias pes
soas privadas dado possurem arquivos. O negociante, da mesma
forma que a Sociedade comercial ou a companhia, dispe de um
arquivo, composto do dirio, razo, cartas recebidas, cpias das
cartas expedidas, e assim por diante.
No entanto, no abrange o exposto os chamados arquivos de
famlia. Constituem estes, por via de regra, um aglomerado de
papis e escritos, que os vrios membros de determinada famlia, ou
os habitantes de uma casa ou castelo, na qualidade de pessoas pri
vadas ou a ttulos diversos, algumas vezes mesmo como colecio
nadores de curiosidades reuniram e conservaram. Os documentos
de um arquivo de famlia no formam um todo; foram, no
raro, agrupados segundo os mais estranhos critrios e falta-lhes
a conexo orgnica de um arquivo no sentido em que o define
o presente M a n u a l . As regras para o arquivo em sua acepo
prpria, no se aplicam, pois, aos arquivos de famlia.''
4.
Urge estabelecer ntida distino entre o arquivo e o
arquivo-geral de depsito. Neste podem encontram-se seis gene-'
ros de arquivos: (1) o arquivo do rgo administrativo a que
pertence o arquivo de depsito; (2) arquivos das comisses ou
dos funcionrios subordinados quele rgo; (3) arquivos de conselhos e pessoas cujos dk'eitos ou funes foram transferidos para
aquele rgo; (4) arquivos de conselhos e pessoas que devem ser
fiscalizados pelo citado rgo e que por ele foram transferidos
para o arquivo de depsito; (5) arquivos colocadost por fora de
dispositivo administrativo, no arquivo de depsito; (6) arquivos
recebidos para custdia, por doao ou compra.
(1)

Como explicao deste pargrafo basta acrescentar apenas:

que nos termos conselhos e pessoas h que incluir, aqui
9. Exceo, contudo, deve ser feita para os arquivos das famlias prin-

cipescas

(Notes por M r .

Hans K a i s e r ) .

 20
como em outras passagens, os corpos administrativos das funda
es e obras religiosas e de caridade; (2) que por dispositivo
administrativo subentendem-se tanto as leis e decretos quanto
os atos especiais do governo. (Conferir P a r g r a f o 7) ,
A ttulo de esclarecimento, talvez seja oportuno dar um exem
plo dos seis gneros mencionados. Suponhamos que o arquivo-geral
de depsito pertena a uma municipalidade: ento se compreen
dero, sob o n. 2, os arquivos do departamento de finanas e
do tesouro; sob o n. 3, os arquivos dos conventos e os registros
civis do distrito; sob o n. 4, os arquivos dos asilos, sobre os
quais exerce fiscalizao o burgomestre; sob o n. 5, o arquivo da
corte dos escabinos (schepens)
posto pelo Estado, sob a
custdia da municipalidade; sob o n. 6, os arquivos de igrejas
e instituies de caridade.
l

Ocorre que um dos arquivos conservados pelo repositrio em

questo tenha sidoif ele prprio, um arquivo de depsito, ou, por
outras palavras, que o seu acervo, quando ainda independente,
fosse constitudo, a seu turno, de arquivos mais ou menos inde
pendentes, ou que nele se viessem a recolher outros arquivos.
D - s e , por exemplo, que no Arquivo de Estado de Utrecht se
acha depositado o arquivo capitular da diocese de Utrecht, que
engloba os de vrios rgos administrativos, entre os quais, os
arquivos dos conselhos distritais de numerosos p l d e r e s .
Deixou
ele de constituir, atualmente, um arquivo de depsito, mas bvio
que permanece sempre, entre as suas partes, determinada c o n e x o .
No P a r g r a f o 13 discutir-se- at que ponto permissvel sepa
r-los do arquivo principal em que se acham conservados.
1 1

As vrias categorias de arquivos acima enumeradas, mister

o r d e n - l a s independentemente umas das outras. Algumas regras
para a sua descrio num nico inventrio figuram no Pargrafo 70.
Em quase todos os arquivos-gerais de depsito, a par dos seis
gneros discriminados, encontram-se tambm manuscritos privados.
Como n o so, porm, documentos de arquivo, no se incluem nas
diversas categorias e conveniente remov-los do arquivo. (Con
ferir Pargrafo 66) .
5.
pessoa)
10.

Ao arquivo de um rgo administrativo (conselho ou

cumpre reunir, no arquivo-geral de depsito, os arquivos
A n t i g a corte

local

da

Holanda,

cujos

membros

chamavam-se

sche-

pens.
11. P l d e r e s eram r e a s de terra conquistadas sobre o mar ou sobre
outras e x t e n s e s de g u a s . Achavam-se sob o controle dos conselhos distri
tais dos p l d e r e s .

 21
dos rgos administrativos (conselhos ou pessoas), cujos direitos
ou funes lhe foram transferidos.
Assim como o arquivo um todo orgnico, assim tambm o
arquivo de depsito produto de um processo histrico. O fato
de que acervos distintos venham a reunir-se num depsito singular
no mero resultado do acaso, mas conseqncia das vicissitudes
dos rgos, cujos arquivos convergiram para o geral. A norma
acima, agora prescrita pelo governo para o arranjo dos Arquivos
de Estado, baseia-se no que ensina a experincia quanto ao modo
por que se formam os repositrios.
Quando se extingue um rgo administrativo e os seus direi
tos ou funes passam para outro, a este vai ter tambm o arquivo,
como reflexo daquelas funes ou direitos. Eis o que sempre
ocorreu. Quando, ao tempo das insurreies contra a Espanha,
secularizou-se grande nmero de fundaes religiosas, os Esta
dos,
aos quais passaram os direitos daquelas entidades, se
apoderaram, quanto possvel, dos seus arquivos;
o da abadia
de Egmond, de que se assenhorearam os Estados de Holanda,
foi transferido para Haia; o da abadia de Middelburg, foi seqes
trado pelos Estados de Zelndia, que se apossaram daquela. Ou
tras fundaes passaram para as cidades em que tinham a sede e,
com elas, os seus arquivos. Da mesma forma atuou o governo,
ainda no tocante a aquisies ulteriores. Quando os Estados de
Utrecht compraram o viscondado de Montfoort (1649), adquiriram
simultaneamente o seu arquivo.
N e m sucedeu de modo diverso
quando, por toda a parte, em 1795, as Assemblias dos Estados
provinciais foram substitudas pelas Assemblias dos Represen
tantes, as quais se apoderaram dos arquivos dos Estados sem
maiores cerimnias. Assim, tambm, os arquivos pertencentes ao
Conselho dos domnios de Nassau tornaram-se o repositrio em
12

13

14

1 2 . A revolta dos P a s e s Baixos contra a Espanha de meados do s c u l o

X V I a 1648.
13. Os Estados eram a s s e m b l i a s p r o v i n c i a i s . Antes de 1576, compu
nham-nos t r s membros representantes, respectivamente, do clero, da nobreza
e das cidades, isto , dos burgos, ou t e r c e i r o e s t a d o . A p s a revolta
contra a Espanha, o clero n o mais se fez representar, salvo na p r o v n c i a
de Utrecht, onde os cinco c a p t u l o s , e n t o Protestantes, continuaram a enviar
delegados a s s e m b l i a . A influncia das cidades, que dispunham de dinheiro,
de muito sobrepujou a da nobreza; o n m e r o de cidades representadas e sua
maneira de votar variaram nas diferentes p r o v n c i a s .
V e r t a m b m o Pa
r g r a f o 6.
14. O fato de se esforarem os religiosos por manter os arquivos de
suas instituies fora das m o s do Estado resultou de n o reconhecerem a
s e c u l a r i z a o e a t r a n s f e r n c i a para aquele, dos direitos das instituies ( H . ) .

 22
que foram colocados os arquivos das senhorias adquiridas atravs
dos Prncipes de Orange. Obedeceu-se mesma regra nas cida
des e comunidades rurais. No fato de que estas, ainda hoje,
possuam os arquivos dos Governos da cidade anteriores a 1795,
e dos vrios rgos administrativos que se sucederam durante o
perodo da dominao francesa, v-se outra aplicao da regra
acima mencionada. Com efeito, os presentes rgos municipais
so os herdeiros legais dos precedentes e acham-se, por conse
qncia, na posse dos seus arquivos. E quando ocorre, ainda
hoje, que duas comunidades se fundam numa s os arquivos das
comunidades precedentes so transferidos para o repositrio-geral
da que as substituiu.
Ensina, pois, a experincia que, se as funes ou direitos de
um rgo administrativo passam para outro, os arquivos tambm
os acompanham. H boas razes para t a l : a entidade que assume
as funes da predecessora e exerce os seus direitos deve, para o
desempenho adequado de tais atividades, estar inteirada dos an
tecedentes contidos no arquivo. Tem a mesma necessidade da
documentao prpria entidade antecessora, que esta teria se
continuasse a existir.
Lgica , portanto, a supracitada regrei
extrada da experincia.
O enunciado da regra requer alguma e x p l a n a o . Junto ao
termo funes v-se mencionado direitos, embora dificilmente
se possa dizer que as funes das fundaes eclesisticas secularizadas sejam assumidas pelos novos proprietrios dos bens reli
giosos. Somente se transmitiram os direitos vinculados s proprie
dades, cessando de existir as funes. H que notar, no entanto,
que todos os direitos envolvem funes ligadas ao exerccio dos
mesmos, as quais passam, tambm, para os novos detentores das
propriedades. Assim, por exemplo, o exame das contas dos bens
eclesisticos e o emprego do saldo credor so funes que passa
ram dos proprietrios anteriores para os Estados ou para as
cidades.
A

A palavra reunir, no pargrafo, pode dar lugar a um equ

voco. oportuno, pois, indicar claramente que no se quer dizer
que os arquivos reunidos no repositrio-geral devam ser fundidos
num nico arquivo. Ao contrrio, h que manter separado cada
um deles, mas os arquivos distintos mister j u s t a p - l o s num nico
r e p o s i t r i o . Convm aqui observar que, n o raro, continuam os
novos administradores de um arquivo a inscrever, nos registros
j usados pelos rgos administrativos precedentes, os documentos
oficiais resultantes de funes transferidas de tais rgos para o
seu sucessor. As investiduras dos feudos da abadia de S. Paulo,
aps a anexao daqueles pelos Estados de Utrecht, foram regis-

 23
tradas no mesmo livro em que se anotaram as investiduras antece
dentes.
Em muitos arquivos comunais tambm se acham no
mesmo arquivo as atas dos vrios rg os administrativos que se
sucederam durante o perodo francs.
Acontece freqentemente que os direitos ou funes de um
conselho ou pessoa, aps extino dessa autoridade, se repartam
por diversos conselhos ou pessoas. Como em tal caso se deve
tratar o arquivo no se acha neste pargrafo, que se ocupa to-s
dos arquivos na sua totalidade, e no de partes dos mesmos. Para
aquele aspecto ver o P a r g r a f o 10.
1

15

6.
Os arquivos de rgos administrativos {conselhos ou
pessoas) cujos dh'eitos, aps 1798, passaram para o Estado, sero
colocados no Arquivo de Estado situado na capital da provncia,
em cuja circunscrio atual funcionou cada um daqueles rgos.
Sempre houve inobservncia das regras enunciadas no pa
rgrafo anterior, na medida em que, sendo os direitos ou funes
transferidos de um conselho ou pessoa para outros demasiado
amplos e implicando administrao de maiores propores, o rgo
que as assumia institua entidade especial para o exerccio dos
mesmos. Neste caso, o arquivo tambm se deslocava para o re
positrio da novel organizao. Quando, por exemplo, Carlos V
adquiriu a Guldria (1544), a administrao senhorial permaneceu
em vigor na provncia e reteve o arquivo. Da mesma forma, no
foram transportados para a Alemanha os arquivos das senhorias
holandesas adquiridas pelos Condes de Nassau, mas fundou-se
para os bens holandeses, no Conselho dos domnios de Nassau, um
rgo administrativo distinto, dotado de seu prprio arquivo.
Igualmente, ainda, os arquivos de Carlos V, como Rei de Espa
nha, como Conde da Holanda, e como Duque de Guldria, no
se reuniram num depsito nico. N o contradiz isto, contudo, o
princpio enunciado no pargrafo anterior. Os vrios direitos aqui
mencionados se enfeixavam numa nica pessoa, mas tratava-se
antes da acumulao de mltiplos poderes numa nica autoridade,
do que da transferncia dos direitos de uma entidade para outra.
10

A primeira alterao deste sistema, introduziu-a o Estado

Moderno.
Em 1798 aboliu-se a soberania da provncia, e os
direitos que dela emanavam passaram ao Estado.
Ao consentir
15. Em tal caso, o registro deve ser mencionado, se necessrio, mediante referncias cruzadas, na descrio dos arquivos de ambos os rgos
administrativos.

(H.)

16. Este r g o pode ter sido um conselho local ou um funcionrio ante

rior,, cuja j u r i s d i o n o coincidia com toda a r e a da presente p r o v n c i a .

 24
este na subsistncia dos repositrios provinciais (s.alvo para a
Holanda Meridional ) , houve, na verdade, patente desateno
ao princpio expresso no pargrafo anterior. Quando as provn
cias perderam a independncia, foram incorporadas ao Estado Ho
lands (ao passo que, aps a unio, ao tempo de Carlos V, haviam
permanecido independentes). Os rgos administrativos no se
constituram herdeiros dos Estados provinciais, como em 1581 os
Estados foram os sucessores do Senhor provincial, mas o Governo
do Estado H o l a n d s , ou melhor, da Repblica Batava, una e
indivisvel, tornou-se o herdeiro de todos os Estados provinciais.
Esta discrepncia respeito regra antiga encontrava, porm,
boa justificao, porque, enquanto os direitos soberanos dos exEstados Provinciais, e com eles os arquivos, se transferiram para
o Estado, suas funes, em grande parte, passaram para autori
dades provisrias e mais tarde, para os rgos administrativos
departamentais e provinciais. bvio que estes, nas suas ativi
dades, no podiam operar, especialmente nos anos consecutivos a
1789, sem os arquivos dos predecessores.
Era, pois, absoluta
mente necessria a permanncia de tais arquivos no local onde
se achavam. T o avisado se afigura isso que seria possvel esta
belecer uma regra geral, segundo a qual, quando os direitos de
uma entidade se transferiram para certa autoridade e as funes
para outra, cumpre conservar o arquivo junto segunda, a qual,
por via de regra, dele ter maior necessidade.
1 7

Que normas h que seguir quanto distribuio, pelos repo

sitrios das onze provncias, dos arquivos adquiridos pelo Estado
aps 1798? Naturalmente conveniente colocar, em cada repo
sitrio, os arquivos dos rgos que funcionaram na respectiva
provncia, na medida em que passaram para o Estado depois da
quela data.
M a s devem-se tomar como base da distribuio os limites
da provncia atual ou os da antiga? A favor desta ltima soluo
milita o argumento de que o contedo do arquivo-geral de dep
sito coincidir com as aquisies ulteriores, de tal forma, por
exemplo, que ser dado acompanhar completamente, num mesmo
repositrio, a histria do conselho distrital de um plder, perten
cente provncia antes de 1798, mas no depois daquela data e
abolido em 1810.
Pode-se faz-lo tanto no arquivo dos Estados
quanto no do distrito do plder propriamente dito, colocado no
mesmo r e p o s i t r i o . M a s , por outro lado, surgem inmeras objees irretorquveis: (1) As provncias alteraram to freqente -

17. Ver nota 3 pgina 13.

25
mente os seus limites, desde 1798, que seria por vezes difcil de
cidir quais deles deveriam ser tomados como base e, em hiptese
alguma, chegar-se-ia desejada concluso. No mencionado caso,
por exemplo, do conselho distrital de um plder, que passou, em
1798, para outra provncia, haveria que consultar, para o estudo
da sua histria posterior quela data, os arquivos do rgo admi
nistrativo provincial a cuja jurisdio passou a pertencer a partir
daquele momento.
(2)
Ao fazer-se o depsito de arquivos depois
de 1798, respeitaram-se os limites provinciais vigentes na poca,
donde se imporiam, se se abandonassem tais princpios, inmeras
transferncias de arquivos de um repositrio para outro. (3) A
presente diviso por provncias a nica que abarca todo o p a s .
No tocante diviso anterior a 1795, urgiria determinar em que
repositrio se incluiriam a Flandres Holandesa, Westerwolde, os
condados e senhorias de Buren, Leerdam, Kuilenburg, IJselstein,
Vianen e Ameland, as terras incorporadas em 1801, tais como,
Ravenstein, e t c , e os distritos adquiridos em 1807, como Huisen
e Zevenaar. Quanto a Limburgo, seria imprescindvel, em todo
caso, empregar a presente diviso. (4)
A adoo dos limites
antigos sempre supor, da parte de quem pesquisar ~crquivo, o
conhecimento seguro das referidas d e m a r c a e s .
Todos estes motivos demonstram a convenincia de eleger os
presentes limites das provncias como base da distribuio. E, tudo
considerado, ao atuar-se dessa forma, no se suscita conflito
algum entre os limites adotados para os repositrios anteriores a
1798 e os posteriores quela data.
O Estado coloca nos seus
depsitos provinciais os arquivos de todos os rgos administra
tivos estabelecidos nas linhas de demarcao presentes e, com
especialidade, os do antigo governo provincial. Cada um destes
arquivos possui ab antico as suas prprias regras de acordo com
as quais veio a crescer, e os seus prprios limites, e nele se con
centraram os papis de reparties pertencentes a outras entidades,
as quais, no raro, se situam fora daquelas fronteiras.
H que
respeitar tais regras; os arquivos depositados precedentemente
constituem, cada um de per si, um todo inviolvel. M a s no
menos bvio que eles no podem, nem devem, ser obrigatrios em
relao ao arquivo de Estado, de formao no anterior a 1798
e para a qual lhe foi dado e aconselhvel fixar normas p r p r i a s .
18

O enunciado do pargrafo dispensa maiores explicaes. De

clara-se nele que o arquivo de rgo administrativo, abolido aps

18.
Por outras palavras, cada um dos arquivos colocados no r e p o s i t r i o
p r o v i n c i a l pode, por sua vez, j ter a l c a n a d o , antes de nele ser depositado,
a c o n d i o de arquivo de d e p s i t o .
(H.).

 26
1798, deve ser transportado para o arquivo de depsito da pro
vncia em que funcionou. Escolheu-se tal palavra por ter ocorrido,
com freqncia, que certo rgo administrativo, em funo numa
provncia, residisse em outra (o Conselho de Brabante, por exem
plo, funcionava especialmente no Brabante Setentrional, mas a sua
sede achava-se em s-Gravenhage ) e porque se d que, em tal
caso, indiferente a situao da sede. Alm disso, em oposio
tese formulada no P a r g r a f o 5, trata-se aqui to-s da questo
dos direitos transferidos para o Estado. De fato, as funes, no
as exerce o Estado, mas um rgo administrativo ou um funcio
nrio do mesmo.
10

7.
O repositrio dos antigos arquivos de Estado, numa
provncia (como tambm o repositrio dos arquivos municipais)
compem-se de: (1) os arquivos dos precedentes rgos adminis
trativos provinciais e departamentais (ou municipais; (2) os dos
atuais rgos administrativos provinciais (ou municipais), na me-*
dida em que foram transferidos para ele; (3) os dos rgos admi
nistrativos (conselhos ou pessoas) cujos direitos ou funes pas
saram para os precedentes rgos provinciais ou departamentais
(ou municipais); (4) os dos conselhos ou pessoas que funcionaram
no presente territrio da provncia (ou municipalidade), tendo
sido colocados no repositrio mediante uma providncia adminis
trativa .
t

Depois do que foi preceituado nos dois ltimos pargrafos,

quase nenhuma explicao requer a presente norma, hoje adotada
pelo Governo no que concerne aos arquivos de Estado nas pro
vncias, uma vez que o seu principal objetivo extrair, para os
repositrios provinciais e municipais, as concluses que se deduzem
das duas ltimas sees.
Como foi assinalado na explanao do Pargrafo 5, os rgos
administrativos departamentais e provinciais permaneceram, depois
de 1798, na posse dos arquivos dos Estados e da Assemblia de
Representantes
que os antecederam.
Tais arquivos constituem
a parte fundamental dos arquivos de Estado nas provncias,
e
continuaro nessa condio, ainda que ulteriormente se lhes aditem
outros arquivos locais.
2

21

19. Haia.
20. Ver pgina 21.
21. O que se afirma aqui dos repositrios das provncias vale tambm
para o Arquivo-Geral do Estado, no caso da provncia da Holanda Meridional (H.)

 27
O arquivo-geral, em qualquer provncia, consiste, em essncia,
dos papis da administrao provincial, tanto os dos primeiros
poderes soberanos, quanto os dos posteriores rgos puramente
administrativos. Nem sempre fcil traar ntida distino entre
os dois. Os rgos administrativos intermedirios, aparecidos em
1798, compunham-se das mesmas pessoas que, antes da proclamao da unidade nacional, integravam a administrao provin
cial, e no de surpreender, pois, que, em algumas provncias, os
documentos das novas entidades permanecessem nos registros dos
antigos.
Os conselhos subordinados aos rgos administrativos
continuaram inalterados pela deciso puramente terica de janeiro
de 1798. Demais, naquela data, a soberania das provncias apenas
subsistia no nome.
J desde 1796, quando os Estados-Gerais
foram substitudos pela Assemblia Nacional, os rgos adminis
trativos provinciais achavam-se excludos da administrao central.
Aceita-se, hoje, o ano de 1813 como a linha demarcatria entre
os antigos e os modernos arquivos provinciais. O pargrafo, no
entanto, foi apresentado de forma tal que tambm se aplica,
graas alnea 2, ao arquivo provincial posterior a 1813, desde
que transferido para o repositrio-geral de Estado (como se deu
no Brabante Setentrional) .
Em terceiro lugar, contm o arquivo da provncia os papis
dos conselhos ou pessoas, cujos direitos ou funes se deslocaram
para os rgos administrativos provinciais ou departamentais.

isto um corolrio direto do princpio formulado no P a r g r a f o 5

e dispensa, pois, qualquer esclarecimento.
Pelos arquivos mencionados na alnea 4, isto , os dos con
selhos ou pessoas, relativos ao atual territrio da provncia, os
quais se transferiram para o repositrio mediante providncia
administrativa, compreendem-se, primordialmente, os arquivos ci
tados no pargrafo precedente, isto , aqueles de entidades cujos
direitos passaram para o Estado aps 1798.
H que notar, alm
disso, que os limites indicados no p a r g r a f o anterior para o re
colhimento dos arquivos tambm valem quando os papis dos
conselhos administrativos, ou dos funcionrios do prprio Estado,
vm a ser transferidos para os repositrios provinciais, quer porque
tais conselhos se extinguiram, quer porque se decidiu separar-lhes
os arquivos antigos dos modernos. Todos os arquivos na custdia
do Estado, localizados nos repositrios provinciais, devem ser
distribudos por estes de acordo com os presentes limites das
provncias.
Com efeito, o Estado se ateve a semelhante norma,
no s dividindo os arquivos judicirios entre os repositrios pro
vinciais, em conformidade com as suas linhas demarcatrias em
vigor, mas tambm levando-as em considerao no tocante a outros

 28
depsitos.
Assim, pem-se os arquivos dos Captulos de U t r e c h t
no repositrio de Utrecht, e no no Arquivo-Geral do Estado. Da
mesma forma, os papis dos Juzos de rfos, no reivindicados
pelos rgos administrativos municipais em 1879, foram transpor
tados para os arquivos da provncia em cujos limites se situavam
as municipalidades respectivas. Para o significado da expresso
providncia administrativa, ver os comentrios do Pargrafo 4.
22

Tudo o que, no princpio do presente pargrafo, se disse

acerca dos depsitos provinciais prevalece, mutatis mutandis, em
relao aos depsitos municipais. A i n d a aqui o contedo principal
consiste nos arquivos dos rgos municipais que se sucederam uns
aos outros e cujas funes vieram ter atual administrao mu
nicipal.
Demais, esses repositrios compreendem igualmente os
papis de entidades (como, por exemplo, fundaes eclesisticas
supressas, senhorias feudais) cujos direitos ou funes foram as
sumidos pela administrao municipal. Nem sempre, ao contrrio,
aparece a quarta categoria (arquivos depositados).
Quando,
porm, o Estado coloca na custdia de uma municipa
lidade os antigos arquivos judiciais, tomam-se em considerao os
presentes limites. Assim, ao arquivo judicirio entregue muni
cipalidade de Utrecht pertencem tambm os arq uivos dos Tribu
nais que funcionavam no Subrbio da cidade
porque a pre
sente municipalidade inclui nos seus limites o antigo Subrbio,
23

23

24

Afora os repositrios provinciais e municipais, ver-se-o muito

raramente reunidas num nico arquivo as diferentes categorias
enumeradas na definio, razo pela qual no feita referncia ali
a outras categorias.
Isso n o impede, contudo, que os arquivos
das comunidades rurais, por exemplo, formadas pela unio de
vrias aldeias, contenham os papis de diferentes rgos adminis-

22.

Captulo

da

Catedral

quatro

captulos

colegiados.

23.
S u b r b i o , l i b e r t y , no sentido de t e r r i t r i o sobre o qual a cidade
tinha j u r i s d i o , mas estava fora dos seus muros medievais.
24.
Na F r a n a , apenas por e x c e o , certas municipalidades foram auto
rizadas a manter os arquivos j u d i c i r i o s , os quais, no seu conjunto, deviam
ser coligidos nos r e p o s i t r i o s departamentais.
U m a destas e x c e e s ocorreu
em Sens, onde se acham os arquivos judiciais do antigo bailiado de que aquela
cidade era a capital.
Na Blgica, aconteceu com freqncia que o Estado
cedesse como e m p r s t i m o s grandes cidades dotadas de a d m i n i s t r a o de
arquivos bem organizada, os seus antigos arquivos j u d i c i a i s .
Deu-se mesmo
uma s vez, verdade que o Estado cedesse a plena propriedade de
tais p a p i s a uma cidade, Louvain.. em troca dos arquivos da antiga univer
sidade e de outros at e n t o preservados na prefeitura. ( F , ) .

 29
trativos destas ltimas, nem obsta a que a documentao remanes
cente das igrejas desoficializadas dos V a l e s seja preservada com
os arquivos das holandesas para as quais se transferiram os seus
direitos. Assim que, antes da i n t r o d u o da administrao ecle
sistica provincial (1816), depositavam-se os arquivos das quatro
classes
de Zelndia, em virtude de deciso das mesmas, no
repositrio de classis de Walcheren.
25

8.
Os vrios arquivos colocados num repositrio devem ser
cuidadosamente separados.
Se houver diversas cpias de um
documento, h que pesquisar-se a fim de verificar a qual deles
cada uma pertence.
H repositrios em que todos os documentos, independente
mente de sua origem, acham-se arranjados pela ordem cronolgica.
Outros h em que os documentos recebidos pelos distintos rgos
administrativos esto reunidos em pacotes ou sries, de acordo
com o ramo do servio governamental a que se referem. Assim,
por exemplo, todos os papis relacionados assistncia aos pobres
ou aos asssuntos militares se reuniram em outros tantos conjuntos,
sem ateno ao fato de pertencerem ao arquivo da provncia ao de
uma cidade, ou ao de determinado convento.
O respect des
fonds
no foi aqui observado. eminentemente recomendvel,
em tal caso, recolocar cada documento ou carta no arquivo da
entidade administrativa ou do funcionrio a quem pertenceu o
original.
26

Todos os gneros de meios so suscetveis de assinalar o ca

minho a seguir em tais ocasies, principalmente os antigos inven
trios de arquivos. N o se impe, como bvio, seguir o sistema
adotado por estes, cabendo somente segui-los como uma lista de
indicaes sobre os documentos pertencentes ao arquivo, ao tempo
da realizao do inventrio. Outros meios ainda se oferecem por

2 5 . P l u r a l de c l a s s i s , usado na Igreja Reformada Holandesa para de

signar um corpo eclesistico, composto de ministros e presbiterianos em s i t u a o
de mando e classificado entre o c o n s i s t r i o e o s n o d o ; t a m b m o distrito re
presentado por tal c o r p o .
26. Respect des fonds.
E s t a e x p r e s s o , que tem tal destaque na teoria
da arquivstica, significa a m a n u t e n o da integridade do a r q u i v o . Da defi
n i o do primeiro c a p t u l o do Manual resulta claro que o fonds ou acervo
de um grande r g o administrativo, por exemplo, um departamento do go
verno, pode conter certo n m e r o de fonds ou acervos de documentos relati
vos s unidades componentes menores, tais como sees, divises ou comis
ses.
No C a p t u l o II, mostram os autores como a sua c o n c e p o do r e s pect des fonds n o exclui, era certas c i r c u n s t n c i a s , modificaes do arranjo
dos documentos dentro do a r q u i v o . ( V e r P a r g r a f o s 16 (fim), 17 e 1 8 ) .

 30
vezes, ao arquivista, como os registros dos bens da corporao, e
as contas, em que os itens referentes receita de juros e rendas
talvez lancem luz sobre a propriedade e os direitos de um rgo
administrativo, enquanto os itens pertinentes despesa ministram
informao sobre pessoas e coisas com que a entidade mantinha
r e l a e s . Os cartulrios constituem excelentes guias para os ar
quivos dos conventos. Assim, no arquivo da abadia de M i d d e l burg, encontrou-se um registro que indica as prebendas, cuja con
cesso era da competncia do abade.
Pelas marcas externas, por fim, dado aos documentos re
velarem a que arquivo pertenceram. De costume apostas ao verso,
tais marcas so, normalmente, muito breves, mas de grande signi
ficao. Assim, por exemplo, documentos do arquivo do mosteiro
de Selwerd (Groninga), disseminados por vrias colees parti
culares, reintegraram-se na coleo original do mesmo, e isto aps
verificao de que todos os documentos do convento traziam, no
verso, a mesma anotao uut des convents kiste (da caixa do
convento) . O arquivo do Mosteiro Cartusiano e do convento dos
Frades Regulares de Utrecht da mesma forma se reconstituram
por meio dos n m e r o s colocados sobre todos os documentos, evidetemente por uma nica m o .
Quando dois ou mais originais
do mesmo documento existem num arquivo, as indicaes mencio
nadas, ou outras similares, determinam, com freqncia, em que
repositrio ho de ser colocadas.
27

9.
Se no se tornar evidente, por antigos inventrios, marcas
externas, ou outros meios, a que arquivo pertence um instrumento
formal
ou outro documento, mister determin-lo pelo contedo.
Se se patentear, pelo teor do documento, que este pertenceu a dois
ou mais arquivos, cumpre coloc-lo num deles, com a remissiva nos
demais.
2S

Os contratos, como o evidenciam os prprios contedos, per

tencem aos arquivos das partes contratantes (duas ou mais) ou
27. A traduo francesa contm, neste ponto, exemplos adicionais extra
dos dos arquivos belgas e franceses.
28. A palavra holandesa oorkonde ( A l e m o - U r k u n d e ) aparece muitas
vezes por toda esta obra.
O t r a o c a r a c t e r s t i c o do chamado oorkonde con
siste na sua forma.
uma d e c l a r a o a u t n t i c a , feita tanto por um r g o
p r i v a d o quanto por uma pessoa diante de testemunhas, ou, ainda, por auto
ridade pblica, caso em que so d e s n e c e s s r i a s as testemunhas.
A palavra
traduzida neste livro, portanto, como d o c u m e n t o f o r m a l , d o c u m e n t o au
t e n t i c a d o , carta d i p l o m t i c a , etc. ou, ocasionalmente, como d o c u m e n t o
apenas, quando o contexto n o deixa d v i d a quanto ao seu c a r t e r a u t n t i c o .
Para a d i s t i n o entre o o r k o n d e e ttulo, ver P a r g r a f o s 92 e 93.

 31
dos seus cessionrios. N o raro acha-se estipulado naqueles que
duas, trs ou mais cpias idnticas foram extradas e entregues s
partes designadas no instrumento ou a outras pessoas ou entida
des mencionadas pelo nome. O que se disse dos contratos procede
tambm, mutatis mutandisf em relao a outros documentos de
arquivo, tais como contas, etc., que porventura, como o eviden
ciam os seus contedos, tenham sido redigidos em vrias c p i a s .
Compete ao conservador conferir os papis reunidos no seu re
positrio e adjudicar, ento, o original ou originais, ao arquivo, ou
arquivos, do rgo administrativo ou do funcionrio, nomeado no
contrato, ou no de seus sucessores. Nunca lhe ser permitido
colocar dois originais no mesmo arquivo, a menos que para tal
haja razes peremptrias e decisivas.
Visto que no h como
reunir o original a dois ou mais arquivos ao mesmo tempo, as
remissivas serviro para assinalar a existncia do original, que
possivelmente fez parte do acervo. A remissiva representa, por
assim dizer, o original, e cumpre distingui-la claramente, por tal
motivo, da cpia.
10.
Quando um arquivo se apresenta completo, no se deve
distribuiAo por dois ou mais repositrios.
Jamais se insistir em demasia no erro que encerra o des
membramento de arquivos, tanto do ponto de vista cientfico quanto
do prtico. Os vrios documentos de um arquivo lanam luz uns
sobre os outros. Assim as resolues e a correspondncia de um
conselho so to instrutivas quanto as contas e recibos, para nos
inteirarmos da administrao de uma propriedade e da sua his
tria. O desmembramento de um arquivo torna impossvel o
estudo completo dessa ltima, pois que, embora seja exeqvel
separar as contas e recibos das vrias sees de acordo com suas
esferas de atividades, as resolues e correspondncia do conselho
no so suscetveis de fracionamento e, portanto, excluem a dis
tribuio segundo as entidades componentes. A prpria diviso
cronolgica duvidosa, mas a sistemtica apresenta, pelas r a z e s
acima indicadas, perigos ainda maiores.
Diverso o caso da ciso dos arquivos antigos e novos de
um nico conselho entre dois repositrios. Ambos pertencem,
29

2 9 . muito l a m e n t v e l , por exemplo, ver o antigo arquivo do principado

de M o n t b l i a r d dividido arbitrariamente em trs parcelas, uma em V e r s o u l ,
outra em Colmar, e a principal em P a r i s . Na Blgica, ocorre o mesmo com a
maioria das colees eclesisticas, preservadas parte no A r q u i v o de Estado
e parte nos estabelecimentos religiosos ou nos A r q u i v o s diocesanos. Isso
decorre do fato de que, ao tempo da R e v o l u o , os referidos estabelecimentos,
em vez de cederem todos os documentos ao Estado, conservaram em sua
propriedade parte dos mesmos. ( F . ) .

 32
de fato, ao mesmo proprietrio, em cujo nome so administrados,
geralmente na mesma cidade. A no h desmembramento real,
mas to-s uma modificao administrativa introduzida, apenas,
por razes p r t i c a s .
Sem embargos, ainda assim, a separao
apresenta desvantagens. Eis por que propomos, em outro ponto
(Pargrafo 14), a adoo de regras fixas, a fim de evitar-se,
quanto possvel, o risco da remoo de parte dos arquivos de um
conselho, a menos que o justifique modificao superveniente na
organizao ou competncia do mesmo,
3U

Quando se trata do arquivo referente ao conselho adminis

trativo de entidade coletiva ainda existente, d-se, por vezes,
que seja de todo necessrio, por fora das alteraes nas funes
do conselho, ceder documentos queles que as exercem no mo
mento presente e podem precisar de tais papis para a execuo
do seu trabalho. Cumpre nesse caso, porm, mencionar sempre,
no inventrio, que os citados documentos tambm pertencem ao
arquivo, mas, por motivos de ordem prtica, foram transmitidos
aos novos detentores das funes.
No que diz respeito ao conselho administrativo de um rgo
coletivo extinto, no existe semelhante necessidade. Apesar disso,
justo no momento da extino ou dissoluo da entidade, quando
as suas funes administrativas passam, em parte, para os conse
lhos administrativos de outros rgos, a tentao pode ser grande
de fragmentar o arquivo como uma decorrncia de tal fato. Assim,
por exemplo, em 1811, quando da dissoluo do Captulo da
Catedral de Utrecht, vrios documentos do seu arquivo, relati
vos s propriedades daquele, foram ter repartio do patrimnio
pblico, a partir de ento incumbida de a d m i n i s t r - l a s . T a l pro
vidncia, pelos motivos acima expostos, afigura-se problemtica.
Demais, era d e s n e c e s s r i a . Com efeito, colocou-se o arquivo da
Catedral, por ocasio da sua supresso, num repositrio, sob a
custdia do respectivo arquivsta, a quem se adjudicou o poder
e o dever de enviar aos rgos do patrimnio pblico a informa
o e os traslados imprescindveis. A medida tomada, no tocante
ao arquivo do Captulo da Catedral, sempre se impor, tambm
em relao aos arquivos de outros rgos coletivos dissolvidos.

30.
Em certas cidades da F r a n a ( M z i r e s e T o u r s , entre outras), os
velhos arquivos comunais so colocados, para maior s e g u r a n a , com os da
Prefeitura, na c u s t d i a do arquivista departamental; os modernos arquivos
municipais so guardados na Prefeitura, d i s p o s i o da a d m i n i s t r a o mu
nicipal.
t a m b m o que sucede em Lige ( B l g i c a ) , onde a a d m i n i s t r a o
municipal depositou todos os seus antigos documentos no A r q u i v o de Es
tado.
(F.).

 33
De fato, tais colees so hoje enviadas, invariavelmente, aos re
positrios, via de regra, administrados por arquivistas habilitados.
11.
recomendvel, quando ,se puder faz-lo sem excessiva
dificuldade, reintegrar os arquivos que foram desmembrados.
Sucedeu, mais de uma vez (ver o comentrio ao fim do Pa
rgrafo 5), que os direitos e as funes de um conselho ou pessoa
passaram a vrios conselhos ou pessoas. O problema saber o
que se h de fazer, em tal caso, com o arquivo do rgo adminis
trativo abolido. Deve-se desmembr-lo ou deve-se transferi-lo
para o repositrio do rgo, para o qual se relegou a maioria ds
direitos ou das funes? Se se inquirir a prtica geral, ver-se-
que por diversos modos a questo foi respondida.
Quando, por exemplo, em conseqncia da revolta contra a
Espanha, a cadeia que unira a Holanda e a Zelndia sob o go
verno de um conde, quase de todo se rompeu, os rgos adminis
trativos e os funcionrios na Holanda permaneceram, a princpio,
com a custdia dos arquivos comuns de ambos, e somente em
parte os reconstituram. A Zelndia conseguiu, porm, aps
alguns anos, reaver as antigas contas que se lhe referiam, as
quais achavam-se relegadas ao precedente Tribunal de Contas
da Holanda e Zelndia.
Desmembrado o ducado da A l t a - G u l d r i a
pela
Paz
de
Utrecht, seu arquivo permaneceu intato, mas cada um dos suces
sores adquiriu o direito de consult-lo. Ao passarem, em 1798,
os direitos e funes dos anteriores rgos administrativos provin
ciais soberanos, em parte para o Estado e em parte para as en
tidades departamentais de administrao, conservaram-se os ar
quivos com essas ltimas. Quando, em 1811, se aboliram as
cortes das aldeias e suas funes se deslocaram, indo uma frao
para o prefeito e conselho municipal, e outra para as Cortes de
justia recentemente criadas e os conservadores de hipotecas, os
arquivos tambm se cindiram entre aqueles cargos e funcionrios.
A dificuldade em solucionar a questo proposta reside no
fato de que dois princpios distintos entram aqui em conflito: um
deles afirma que todos os arquivos so os remanescentes e, por
tanto, a continuao de certas funes e de certos direitos, de
forma que a diviso das ltimas acarreta a dos primeiros; e o outro,
que cada arquivo um todo orgnico, que n o pode ser desmem
brado. De um modo geral, urge prevalea o segundo, e, se sur
gisse hoje um caso anlogo, ningum por certo desejaria se frag
mentasse o arquivo (ver o pargrafo precedente) . Seria mister
transfer-lo para um dos sucessores e torn-lo acessvel con
sulta dos demais. Se, no passado, nem sempre assim se procedeu,

 34
h que atribu-lo a duas causas, principalmente, que, hoje, de
todo cessaram. Por um lado, os meios de comunicao muito
mais morosos ento, dificultavam extremamente a consulta dos
arquivos situados em outros pontos. Preferia-se desmembrar o
acervo e reter os documentos que se supunham imprescindveis, a
empreender longa viagem ao outro repositrio, sempre que se
impusesse c o m p u l s - l o s . Demais, as duas entidades herdeiras, em
conjunto, do conselho abolido, no confiavam uma na outra e
temiam que aquela que se apoderasse do arquivo comum levan
tasse embargos ao acesso constante do mesmo por parte da que
o perdera. U m a vez reconhecido que estas dificuldades, preci
samente, conduziram diviso dos arquivos, no h razo para
prolongar ainda um estado de coisas intrinsecamente c o n t e s t v e l .
Recomenda-se a reintegrao das partes separadas, tanto mais
que, agora, todos os arquivos provinciais tm o mesmo proprie
trio, isto , o Estado, e que, sobretudo, cada um deles se acha
sob a direo de arquivista qualificado, cujo dever dar infor
mao aos demais.
Entretanto, obstculos intransponveis podem erguer-se em
face de tais p r o v i d n c i a s . Suponhamos, por exemplo, que o ar
quivo da A l t a - G u l d r i a se houvesse repartido entre os seus di
versos herdeiros, em 1715. Na verdade, seria difcil, hoje em dia,
restaurar os arquivos, posto que vrias partes da coleo perten
cem atualmente a diversos proprietrios (Holanda e P r s s i a ) .
Outra possibilidade a de que parte do arquivo fragmen
tado tenha adquirido razes no repositrio onde se abrigou; h
sculos talvez. Assim, j se afiguraria em si mesmo aconselhvel
que os arquivos das antigas Cortes de aldeias, interrompidas em
1811, viessem a agrupar-se sob controle nico e num repositrio
n i c o . Constituiria, contudo, um srio inconveniente intentar-se
a devoluo de arquivos judiciais, adequadamente arranjados, aos
rgos administrativos municipais, a fim de mescl-los com os seus
arquivos n o ordenados. De um modo geral, cabe dizer que a
transferncia de parte do arquivo, com mira na sua reunio ao
resto do acervo, s se impor quando for certo que o arranjo
do conjunto, assim englobado, ser empreendido de pronto e vi
gorosamente continuado. Se falta tal certeza, permanece a objeo
de que s reparties sucessoras, estabelecidas em outros pontos,
n o ser facultada a consulta dos documentos, no porque se
recuse o acesso aos mesmos, mas porque no h como orientar-se
no acervo.
H um caso em que se estima ainda menos necessrio reunir o
arquivo desmembrado, a saber, quando o mesmo consiste de d i -

 35
ferentes sees, cujas linhas divisrias coincidem com a diviso
de funes e direitos estabelecida entre dois conselhos ou funcio
n r i o s . A l g o semelhante parece vlido, por exemplo, no caso do
Tribunal de Contas da Holanda. Uma das principais divises do
arquivo do mesmo, atualmente deslocado para Utrecht, relacio
nava-se apenas com esta provncia. H , portanto, menos razes
aqui para reparar o desmembramento do que onde falta uma exata
delimitao.
12.
Se for difcil a reconstituio do arquivo, as vrias partes
do mesmo, onde quer que estejam recolhidas, devem ser descritas
por um nico funcionrio num nico inventrio, com a meno do
ponto em que se acham localizados os documentos.
Ocorre como se demonstrou no pargrafo anterior que
haja dificuldades intransponveis, capazes de tornar impossvel
a reintegrao, num s repositrio, dos membra disjecta do ar
quivo. Em tal caso subsiste um meio, pelo menos, se no de
remov-las de todo, pelo menos de atenuar consideravelmente o
embarao suscitado pela consulta a acervo desmembrado e dis
perso. Quando, por exemplo, se d ensejo, s partes interessadas,
de compulsar o esboo do contedo global do arquivo, ser-lhes-
fcil determinar que parcela do mesmo responde ao interesse
especial da sua pesquisa c acontecer, com freqncia, se loca
lizarem no mesmo repositrio todos os documentos que desejam
pesquisar. Fornece-se tal esboo mediante um inventrio. Esta
considerao conduziu adoo da regra acima, onde, de acordo
com o exposto, se requer que, no inventrio descritivo do acervo
total, venha indicada a localizao de cada documento ou pea
arrolada.
Demais, graas descrio do arquivo no inventrio nico,
o mesmo, de um ponto de vista cientfico, transforma-se num todo.
Sob este ngulo, pouco importa o ponto em que os documentos
estejam preservados (Pargrafo 67), embora, como natural,
convenha recomendar, por razes prticas, a sua agrupao num
repositrio n i c o .
Na verdade, uma reunio semelhante h de
ser o nosso desiderato. M a s se surgirem graves dificuldades, o
princpio aqui formulado fornece um expediente para obviar, pelo
menos, aos inconvenientes de maior monta.
claro, tambm, que a uma s pessoa cumpre compilar o
inventrio em que as partes do arquivo so integradas num todo.
Perder-se-ia a unidade, t o necessria descrio, se fosse facul
tado a cada funcionrio expor o que se acha no seu prprio re
positrio. Alm disso, dbio possua ele satisfatria compreenso
da estrutura do arquivo e das relaes existentes entre os seus

 36
elementos, se no houver estudado todos com p r e c i s o . A cada
qual se imporia, portanto, tornar-se conhecedor de acervo global,
inclusive das partes que no se acham na sua d e p e n d n c i a .
No preciso dizer que a norma acima no exclui a possi
bilidade de as vrias partes de um arquivo desmembrado serem
descritas, tambm, separadamente, tanto em conexo com o ar
quivo a que se recolheram, quanto em conexo com outros con
juntos colocados no mesmo repositrio. T a l eventualidade re
vela-se habitual, por exemplo, no tocante ao setor judicial dos
arquivos comunais. A i n d a quando se transferiram os documen
tos em questo para outro repositrio onde est guardado o resto
do arquivo, pode ser conveniente inclu-los na descrio do ar
quivo, em que, durante largo perodo, parmaneceram. Se se in
ventariar, por exemplo, o arquivo dos Estados
de Overijsel,
ter-se- talvez ensejo de mencionar que os antigos registros feudais,
os documentos judicirios, e t c , da diocese, se encontram no ar
quivo episcopal de Utrecht. A introduo e as notas referentes
s peas respectivas representam a posio mais indicada para tanto.
31

Dispensa maiores demonstraes o fato de que se aplica

igualmente descrio num calendrio nico o que se disse, neste
pargrafo, a propsito do tratamento das partes do arquivo num
s i n v e n t r i o .
13.
Os arquivos, que, por circunstncias especiais, [oram,
desde o incio, colocados num repositrio a que no so pertinentes,
devem ser transferidos na sua totalidade.
O caso aqui pressuposto surge com freqncia. Assim, a parte
mais antiga dos papis dos Estados de Utrecht encontra-se no
arquivo do Captulo da Catedral, porque os Estados costumavam
reunir-se na casa capitular da mesma. Por igual motivo, o acervo
dos Estados de Zelndia, anteriores revolta, foram recolhidos ao
arquivo da Abadia de Middelburg. Assim, tambm, os prprios
documentos de numerosos conselhos distritais dos plderes de
Utrecht foram ter ao arquivo de um dos cinco Captulos , j que
os vrios proprietrios, em cujo nmero figurava um desses cap
tulos, eram convocados habitualmente, por lhes faltar ponto fixo
de reunio, sala capitular.
32

evidente que tais documentos, completamente desprovidos

de qualquer relao com o arquivo a que se recolheram, sero
removidos sem objeo p o s s v e l . D - s e at mesmo que se afigure
isso necessrio, caso outros papis pertencentes ao mesmo conselho
31. A assemblia provincial. Ver nota 13 pgina 21.
32. Ver nota 22 pgina 28.

 37
se achem conservados alhures, pois convm ento reunir as diferen
tes partes. De fato, quando o conselho, ao tempo da escolha de
outro ponto de assemblia, deixou o seu arquivo na antiga sede,
deve-se naturalmente atribu-lo negligncia, o que, no interesse
da boa ordem, h que remediar.
Cumpre observar, contudo, que necessrio remover a totali
dade do arquivo que se acha no repositrio estranho, porque, tal
no se dando, torna-se intil a transferncia, cujo objetivo o reagrupamento das partes dispersas. Ora, ocorre que o arquivo que
fora recolhido se tenha amalgamado com o arquivo principal.
Assim, as mais antigas resolues dos cinco Captulos de Utrecht
combinados figuram no livro de deliberaes do Captulo da Ca
tedral, da mesma forma por que se encontram, nos arquivos deste,
uns tantos maos em que os documentos que lhe pertencem se
acham ligados aos documentos dos arquivos dos Estados. Se
numerosos tais casos, impossvel a separao do arquivo recolhido;
se raros, h que deixar no principal arquivo os documentos que
no se conseguem remover e, bem assim, contentar-se com os verbe
tes remissivos no inventrio dos papis transferidos.
14.
Convm que os arquivos recolhidos ao repositrio recebam regularmente, dos rgos administrativos, novos documentos
suplementares. Como base para a diviso, impe-se o princpio de
que os documentos de determinado ramo administrativo sejam
transferidos at a data da ltima mudana importante na administrao. Quando, porm, nenhuma modificao se deu h vinte e
cinco anos, os documentos de idade superior a esse espao de tempo
devem ser transportados para o repositrio.
Esta proposio (com o enunciado ligeiramente modificado)
a deciso adotada, por maioria de votos, pela Associao de
Arquivistas, na sua primeira reunio anual, em 9 de julho de 1892.
De um modo geral, quer o princpio da dominao dos franceses,
quer a liberao do jugo dos mesmos, so considerados como acon
tecimentos que, neste pas, delimitam os arquivos antigos dos
demais.
Esta prtica, que data dos meados do sculo X I X ,
baseia-se sobre conceito a princpio geralmente predominante, mas
hoje condenado por incorreto, o qual considerava os repositrios
de antigos arquivos como meros estabelecimentos de pesquisas
eruditas, e no como rgos da administrao nacional ou municipal.
Demais, apresenta grande desvantagem: desde 1811 ou 1813
transcorreu mais de sculo e os documentos administrativos se
acumularam gradualmente at um nvel alarmante. Corre-se o peri
go iminente de que, ali onde um crescente cuidado dedicado
33

33.

1795 ou 1813, respectivamente.

 38
aos documentos dos primeiros sculos, os arquivos do sculo X I X
venham a ser negligenciados. Se quisermos evitar o risco de os
mesmos serem destrudos, sem distino ou discriminao, para
economia de espao, faz-se necessrio alterar a data limtrofe dos
antigos arquivos e, bem assim, simultaneamente, determinar, para
o futuro, o princpio segundo o qual a linha demarcatria entre os
arquivos antigos e os novos ser doravante estabelecida. Urge
que seja tal preceito o de que pertencem jurisdio do arquivista
todos os documentos relativos a um ramo de servio abolido, e,
para as entidades ainda em ao, quantos papis precedam a lti
ma modificao administrativa. claro que, neste terreno, no se
deve perder de vista um perodo de t r a n s i o .
Para o uso corrente perderam os documentos em questo
muito do seu valor, como se pode depreender de alguns exemplos.
O departamento da sisa municipal foi abolido em 1865. Os seus
papis, na totalidade, pertencem, pois, ao arquivo antigo. A L e i
Provincial, de 1851, a Lei das Corporaes Municipais, de 1852,
a L e i da Instruo Pblica, de 1857, a Lei Militar, de 1861, e t c ,
fixam limites similares. Os arquivos anteriores a tais datas, atinentes aos diversos ramos da administrao mencionados, so vir
tualmente transferveis para os antigos arquivos. N o obstante, no
h optar por data como a da reforma constitucional de 1848, visto
que nessa ocasio houve, na verdade, um cmbio no direito consti
tucional, mas no na a d m i n i s t r a o . Modificaes administrativas
nos vrios ramos do governo promanam, no da constituio, mas
das leis orgnicas ou outras promulgadas em decorrncia da nova
carta. Eis por que o limite de 1813, ainda hoje seguido, tambm,
parece uma escolha c o n t e s t v e l .
Neste pargrafo formula-se antes um desejo do que uma regra
f i x a . Com efeito, poderes independentes do arquivista que tornam
exeqvel a observncia de preceito semelhante. Todavia, convm
inclu-lo em nosso M a n u a l , porque se trata de uma regra para o
arranjo dos arquivos, um princpio de que se pode valer o arquivista
nos conselhos que lhe caiba dar ou com que lhe ser provvel
exercer influncia.
Na citada deciso da reunio de 9 de julho de 1892, a
expresso m u d a n a na administrao era seguida pelas palavras
a qual tenha ocorrido, em virtude ou no de uma l e i . N o parece
imprescindvel adot-las, uma vez que no encerram nenhuma regra
estabelecida, mas contm antes uma elucidao ou e x p l i c a o .
Levantamos tambm fortes objees ltima proposio do
p a r g r a f o . Em ateno deciso da assemblia citada, aceitamos
o perodo de vinte e cinco anos como o prazo mximo durante o
qual podem os documentos permanecer junto administrao
corrente, quando nenhuma modificao na mesma tenha ocorrido.

 39
T a l perodo , no entanto, inteiramente arbitrrio e inadequado
para os arquivos de todos os ramos do governo. Assim recomen
dvel, sem dvida, que os do Registro C i v i l perdurem mais do que
vinte e cinco anos no mbito deste, e transferir os registros de tal
ramo dos servios pblicos, ainda que aps trinta ou quarenta anos,
afigurar-se-ia altamente impraticvel. Por outro lado, h outros
documentos, como, por exemplo, listas de contribuintes relativas aos
impostos locais e contas de instituies e hospitais submetidas fis
calizao do conselho municipal, suscetveis de serem transferidas
ao repositrio muito antes de transcorridos os vinte e cinco anos.
Por via de regra, no cabe prescrever um perodo fixo neste assunto.
Os documentos de cada setor, mister avali-los com base nos seus
prprios m r i t o s . Urge, pois, considerar-se o prazo de vinte e cinco
anos apenas como uma mdia, para indicar a convenincia de que,
aps um determinado perodo, mas no muito largo, se descongestionem os rgos administrativos por meio dos repositrios de arqui
vos, onde os documentos pertencentes ao passado e no necessrios
ao uso administrativo corrente venham a ser preservados.

CAPITULO II

O A R R A N J O DOS D O C U M E N T O S DE A R Q U I V O
15.

O arranjo do arquivo deve ser sistemtico.

Esta regra foi adotada pela Associao de Arquivistas.

A f o r a o arranjo sistemtico, pode-se pensar tambm na orde
nao alfabtica e na c r o n o l g i c a .
l

Ao que parece, no encontra adeptos o sistema alfabtico. Os

nicos inventrios de arquivo compilados mais ou menos alfabeticamente so os de Deventer e de Vlissingen. No primeiro, regis
tram-se os documentos seguindo a ordem em que foram achados
nas caixas, e a esta enumerao inteiramente aleatria segue-se uma
lista alfabtica pormenorizada, de tal forma que a ordem alfabtica
, na verdade, a nica presente no inventrio. Parte do inventrio
de Vlissingen aparece pura e simplesmente arranjada em conformi
dade com a ordem alfabtica. N o h, contudo, despender muitas
palavras com tal sistema. Ao que se sabe, nunca foi aplicado ao
prprio arquivo. N e m consta que o arranjo alfabtico do inventrio
possua quem o advogue. Demais, evidente que o ndice alfabtico
anexo ao inventrio oferece as mesmas vantagens que teria o in
ventrio ordenado alfabeticamente. Caso os documentos sejam
descritos e arranjados de modo adequado, um ndice semelhante
revelar-se- curto e cmodo para o uso.
Os defensores da ordenao cronolgica so muito mais nume
rosos . Os inventrios dos arquivos de Groninga, Overijsel, Z e lndia, Kampen e Middelburg (sem falar nos de menor importn
cia) compilaram-se dessa maneira. E no h surpreender-se com
isto, j que tal arranjo apresenta grande vantagem. Para os estu-

1. Por esta distino j se evidencia que aqui, como em outros pontos,

a palavra sistemtico usada numa acepo restrita. Ao dispormos do
cumentos na ordem cronolgica ou alfabtica, tambm seguimos um sistema,
mas no temos em mente, presentemente, o sentido mais geral de sistema
e de sistemtico.

 42
diosos da histria poltica, os inventrios elaborados desse modo
afiguram-se de uso prtico, j que neles se localiza, num relance,
tudo o que se relaciona com determinado p e r o d o . Os arquivistas,
no entanto, que, de acordo com a natureza do caso, examinam mais
intimamente a elaborao do inventrio, revelam-se menos cegos
s desvantagens inerentes a tal sistema. Na realidade, elas so con
siderveis. Se um arquivo (ou melhor, um acervo muito diminuto)
se compe, o que se d com raras excees, exclusivamente de
documentos isolados, pelo menos possvel aplicar coerentemente
a o r d e n a o c r o n o l g i c a . M a s ainda nessa hiptese surge um in
conveniente: o sistema requer para cada documento uma data
definida. As inmeras peas sem data, presentes em todos os arqui
vos, enquadram-se apenas por conjetura e, porque no raro locali
zadas erroneamente, passam despercebidas s buscas. V i s t o que
tal situao s ocorre, naturalmente, com as colees de dimenses
muito reduzidas, no muito grande tal desvantagem.
M u i t o mais grave o problema quando se trata de conjuntos
algo volumosos. Aparece de pronto uma srie de outras contra-indic a e s . A mais bvia reside no fato de que os documentos encader
nados, que constituem, de longe, a parte mais importante do arquivo
(via de regra 9/10 do total), - no se acham desprovidos de datas,
como os papis que acabamos de mencionar, mas possuem, ao con
trrio, mais de uma data. Por conseguinte, no comportam locali
zao nos acervos arranjados cronologicamente. Chega-se, assim,
de pronto, concluso, antes irrisria, que a frao mais relevante
da coleo (os volumes encadernados) ou deve ser excluda do in
ventrio e relegada ao cabealho Manuscritos, injustificvel no
inventrio de arquivo, ou at mesmo, outras vezes, excluda de
todo, como ocorreu recentemente no inventrio do arquivo de
Leeuwarden. impossvel, naturalmente, decompor em suas partes
tais volumes. No tocante s sries de contas, maos de cartas,
dossies de documentos, e t c , admite-se a exeqibilidade de tal sepa
rao, e, se se visa a perfazer o arranjo cronolgico de modo coeren
te, mister, na medida do possvel, recorrer a ela, na seqncia
cronolgica. Caso, entretanto, tal expediente seja de fato emprega
do (muitos recuaram diante dele, como se compreende), torna-se
ento, antes de mais nada, to extremamente longa a descrio,
que a custo se aspirar concluso do i n v e n t r i o . N o se cifra
nisto, porm, a maior objeo. A l g o mais srio a absoluta impos
sibilidade, num arquivo com arranjo puramente cronolgico, de al
canar uma vista global do c o n t e d o : basta imaginar, por exemplo.

2.

N o s arquivos franceses a p r o p o r o est longe de ser t o elevada. ( F . )

 43
a dificuldade de verificar-se se uma srie de contas, relativas a
certa cidade, est completa.
Sem embargo, a objeo de maior fora a de que, pela desin
tegrao dos numerosos dossis, se destri a relao natural entre oa
documentos. O exemplo citado habitualmente pelo professor cia
cole des Chartes de Paris (onde /e respect des fonds sempre
recomendado com insistncia) t o r n a r mais claro este ponto. Em
vrias divises de arquivo achavam-se numerosos documentos isola
dos do fim do sculo X V I I I , na maioria sem data e, em grande
parte, no completamente inteligveis, mas relativos sempre a assun
tos de interesse. Quando se dispersaram tais papis, com mira no
arranjo cronolgico, soube-se, acidentalmente, por meio de uma
nota, que todos foram achados no Gabinete de Lus X V I . Natu
ralmente, houve pressa em reuni-los e lig-los, o que se afigurava
ainda possvel merc das marcas externas. E ento, quando um
documento elucidou o outro, quando, por compar-los, se revelaram
as datas e se conseguiu identificar a maior parte das escritas, tor
nou-se evidente que os papis formavam uma coleo que, como
o indicava o fato de haver sido encontrada no Gabinete Real,
adquirira grande importncia para o conhecimento da poltica de
Lus X V I nos ltimos anos do seu reinado.
provvel que tal exemplo (ao qual, extrados da sua pr
pria experincia, cada arquivista acrescentar inmeros outros)
far, no fim de contas, com que hesite a maioria dos historiadores
quanto a dar a preferncia ao arranjo cronolgico do arquivo. Na
verdade, no se admite continuasse esta predileo se houvesse con
sidervel nmero de inventrios de arquivos ordenados cronologi
camente. Que se diria, por exemplo, de um desses meios de busca
que descrevesse, pea por pea, numa lista cronolgica nica, todos
os arquivos na custdia do rquivo-Geral do Estado (os dos E s tados-Gerais, do Conselho de Estado, da Companhia das ndias,
dos Estados da Holanda, os arquivos judicirios, etc.), notadamente se se prosseguisse o inventrio at o ano de 1813? Parece
justificar-se a preferncia dos historiadores pelo fato de se con
finarem Idade M d i a quase todos os inventrios cronolgicos,
quando a quantidade relativamente pequena de peas e, em parti
cular, a quase total ausncia de volumes e maos ofereciam fraca
resistncia a uma ordenao semelhante dos arquivos. As dificul
dades despontam quando, em pocas posteriores, assumem o pri
meiro plano os citados conjuntos. Eis tambm, com toda a evi
dncia, a razo pela qual cessa tantas vezes, no fim da Idade
M d i a , a compilao de inventrios cronolgicos.
Do que ficou exposto depreende-se, portanto, que o arranjo
sistemtico o mais recomendvel. N o significa isto, no entanto,
que n o venha a ser muito til e louvvel publicar calendrios.

 44
cronologicamente dispostos, dos documentos importantes (por exempio, dos instrumentos formais) de um arquivo ordenado sistema
ticamente (ver P a r g r a f o 72 e seguintes) . Ao faz-lo, vamos, de
modo adequado, ao encontro das aspiraes dos historiadores.
M a s tais calendrios correspondem a objetivos algo diferentes dos
do i n v e n t r i o . Ao inventrio compete estabelecer, em definitivo, o
sistema de arranjo do arquivo. S posteriormente, possvel co
mear a compilao de calendrios, sem ameaar com isto a ordena
o requerida.
16.
O sistema de arranjo deve ser baseado na organizao
original do arquivo, a qual, na sua essncia, corresponde organizao do rgo administrativo que o produziu.
Esta regra, adotada pela Associao de Arquivistas, , de
todas, a mais importante, porque nela se formula o princpio fun
damental, do qual derivam as demais normas.
Acabamos justamente de dizer que o arranjo sistemtico do
arquivo se afigura, em geral, como o mais recomendvel. A questo,
agora, consiste em saber que sistema deve ser seguido na referida
o r d e n a o . Dois mtodos se oferecem nossa a t e n o . O primeiro
adota vrios cabealhos arbitrariamente determinados (por exemplo,
rgo administrativo, Finanas, Assistncia, etc.), correspondentes aos que, via de regra, aparecem no catlogo da biblioteca. O
outro sistema, ao contrrio, no fixa cabealhos arbitrrios, mas
apenas os sugeridos pelo carter e organizao do prprio arquivo
a saber, os cabealhos condizentes com os vrios ramos do rgo
administrativo que produziu este ltimo.
Por vezes, primeira vista, parecem diferir os dois sistemas
to s quanto aos nomes dos cabealhos: seo r g o adminis
trativo num deles, dir-se-ia corresponder no outro, a dos Arqui
vos do Conselho; seo Finanas, a dos Arquivos da
Cmara de F i n a n a s ; seo Assistncia, a dos Arquivos da
Cmara de Beneficncia. Tal similitude , porm, aparente.
Antes de mais nada, numerosos cabealhos, prprios do primeiro
dos sistemas, faltam ao segundo, por exemplo, as sees Assun
tos eclesisticos e Servio Mdico, j que, para tais matrias,
n o se criou em geral nenhum organismo administrativo separado.
M a s at mesmo sees que esto em correspondncia, ao que parece,
nos dois sistemas, jamais contero as mesmas coisas. Tomemos
uns poucos exemplos do arquivo da cidade de Utrecht. O Ttulo
Finanas abranger, por um lado, muito mais do que Cmara
de F i n a n a s , visto que inclui no somente os documentos finan
ceiros de que trata esta ltima, mas tambm os inmeros papis
que interessam ao prprio Conselho. Por outro lado, conter muito
menos, porque referida Cmara cabia no apenas a r d m i n i s t r a o

 45
das finanas, mas tambm o cuidar das obras pblicas e, durante
longo perodo, do aquartelamento dos soldados, de sorte que o seu
arquivo encerrar copiosos documentos que o outro sistema teria
arranjado sob o cabealho O b r a s Pblicas e Assuntos M i l i
t a r e s . Ilustrao ainda mais impressionante, fornece-a a assis
tncia pblica que, em Utrecht, se achava dividida entre a C
mara de Beneficncia e a C m a r a de Comrcio, esta ltima
mantida pelas contribuies de taverneiros, igrejas paroquiais, carreteiros, guardas das portas da cidade e negociantes nos distritos
extramurais. Enquanto, portanto, num inventrio compilado de
acordo com o segundo sistema, o tpico Assistncia se distribuiria
por duas sees, os documentos relativos s contribuies acima
mencionadas seriam dispostos, pelo primeiro critrio, num certo
nmero de outras entradas (Indstria, A s s u n t o s eclesisticos,
e t c ) , onde formariam um conjunto nada satisfatrio.
O que dissemos mais do que suficiente para mostrar que os
dois sistemas diferem, por completo, quanto natureza, e que, por
conseguinte, se impe uma escolha entre eles.
A vantagem incontestvel do primeiro reside em que parece
colocar o consultante do arquivo na posio mais favorvel para co
nhecer, sem dificuldade, sob que cabealho encontrar o documento
ou documentos atinentes ao assunto do seu interesse. T a l mrito,
embora grande, no decisivo. O sistema aceita cabealhos es
tranhos ao arquivo e sua o r g a n i z a o . Seria o mesmo que algum
ordenar uma biblioteca consoante os gneros de a n c a d e r n a o ou
as linhas de gua do papel e prestar, assim, destacado servio aos
historiadores das artes do livro e do papel, em detrimento, porm,
do n m e r o muito mais significativo de pesquisadores desejosos de
consultarem o contedo do livro.
N o tarda a ser cobrado o preo de forar-se o arquivo a
esquema estranho ao que lhe p r p r i o . Se, por um lado, o sistema
serve ao pesquisador, indicando~lhe prontamente a seo a exa
minar, desvia-o, por outro, do seu caminho correto. Caso, por
exemplo, com o auxlio do ndice, tenha ele apurado quando as
resolues do rgo administrativo encerram algo sobre o assunto
de sua investigao (e isso , em todo caso, o meio adequado para
inici-la), no lhe ser possvel, sem uma busca complicada, des
cobrir onde se acham conservadas as cartas e outros documentos
que se relacionam com as atas em questo exatamente o que se
revestir da maior importncia a seus olhos.
J se afigura esta uma sria objeo ao m t o d o . M a s h
outra mais grave ainda e, na verdade, definitiva: o arquivista
no pode aplicar tal processo, pelo menos no de maneira coeren
te. Enquanto, numa biblioteca, cada livro foi escrito pelo autor, via
de regra, com determinado objetivo e, por conseguinte, trata de

 46
assunto particular ou, pelo menos, apresenta certa unidade, ocorre
habitualmente que o documento de arquivo (verbi gratia, uma car
ta) versa duas ou mais matrias muito diversas e, portanto, deve,
de acordo com o sistema, figurar em duas ou mais sees. Esta
dificuldade de grande peso, mas, num arquivo composto apenas
de documentos isolados e de reduzidas dimenses, no de todo
insupervel.
M u i t o mais importante se torna ela, todavia, num arquivo
normal, em que os volumes e maos constituem, de longe, a parte
principal. Com efeito, se examinarmos como estes se formaram,
logo descobriremos que o seu contedo muito raramente constitui
a causa da sua r e u n i o . A razo determinante residiu, em geral,
na forma dos documentos. Destinou-se determinado volume s
resolues administrativas ou s decises judiciais, outro s escri
turas lavradas perante a corte. Agruparam-se em maos as cartas
ou requerimentos recebidos, as quitaes de contas, etc. N o
obstante, apenas muito excepcionalmente, e em circunstncias es
peciais, dispuseram-se nos volumes os vrios papis concernentes
a um assunto singular. Ocorreu menos raramente formarem-se
os dossis desta sorte, mas o seu nmero assaz diminuto em
comparao ao dos volumes.
Como natural, no cabe desmembrar estes ltimos, o que,
a rigor, se admite para os maos e dossis, embora venhamos a
defrontar as mesmas objees j suscitadas ao descrevermos o
sistema cronolgico, cuja aplicao coerente envolve as mesmas
e x i g n c i a s . Logo, a menos que queiramos colocar todos os volumes
e maos sob o ttulo inexpressivo Assuntos gerais, capaz de en
globar nove dcimos do arquivo, ver-nos-emos de novo a braos
com a parte principal da coleo. O expediente de colocar as resolues nos rgos Administrativos, as decises em Justia,
etc., de pouca valia. Com efeito, no caso, por exemplo, da
pesquisa relativa ao direito da comunidade sobre um terreno, ser
mister examinar todas as divises do arquivo, j que, por certo,
na entrada F i n a n a s , se encontraro menos documentos referen
tes ao assunto, do que em cabealhos que nos achamos propensos
a esquecer.
S a ordenao sistemtica de um arquivo, a qual se funde
sobre a sua antiga organizao, conduz a resultados satisfatrios.
S assim, ao cabo, sero corretamente resolvidas as inmeras ques
tes suscitadas pelo arranjo da coleo. E s este processo se aplicar coerentemente ao acervo de dimenses considerveis. Certas
correlaes existem, de velha data, em cada arquivo. Os secretrios
que o constituram estabeleceram, consciente ou inconscientemente,
determinadas regras para a preservao e o r d e n a o dos documen
tos . De um modo geral, de presumir-se que tais preceitos so me-

47
lhores e quadram mais com a natureza da coleo do que aqueles
que estejamos tentados a aplicar-lhe. Os funcionrios dela con
temporneos certamente conheciam melhor a natureza dos seus
arquivos e as exigncias da prtica.
A i n d a , porm, que tais empregados anteriores seguissem, por
vezes, critrios a nosso ver estranhos, quando reuniam diferentes
assuntos num mesmo registro, ou numa conta nica, no possvel,
agora, introduzir modificaes. A unidade desses instrumentos
impede qualquer desmembramento e determina, a seu turno, a uni
dade dos maos de documentos entrados ou de recibos relativos
ao dito registro ou conta, os quais esclarecem os primeiros de modo
rigorosamente acertado.
Assim, e apenas assim, alcanam os maos toda a utilidade
a que visavam utilidade muito maior do que se fossem desmem
brados, e os documentos distribudos atravs da coleo, a fim de
serem arranjados sob forma de peas singulares de acordo com a
matria versada, sobre a qual fornecem informaes antes escassas
e, em si mesmas, insignificantes. Donde no ser mais possvel des
truir, de todo, a antiga organizao do arquivo e substitu-la coe
rentemente por outra. E onde, por exceo, tal se d, dano irrepa
rvel advm para a coleo, fora de qualquer proporo com os
benefcios que se tentou conquistar desta maneira.
Por conseguin
te, no tanto a preferncia pelo sistema referido que nos move
a recomend-lo, quanto a percepo de que o arquivista que traa
com p o n d e r a o o seu plano prvio, e deseja execut-lo coeren
temente, ver-se- realmente forado a a d o t - l o .
A organizao original de um arquivo deve corresponder
naturalmente, nas suas linhas principais, antiga estrutura da
entidade administrativa que o produziu. Isso dispensa demonstra
o . A antiga organizao no se formou arbitrariamente, no
resultou do acaso, mas a conseqncia lgica do modo por que
se constituiu a unidade administrativa, de cujas funes o arquivo
o resultado. Esse rgo construiu, por assim dizer, o seu arquivo
e, ao faz-lo, tomou em considerao a sua prpria constituio e
necessidades. Toda entidade de alguma importncia introduziu,
medida que se desenvolveu, certas divises na sua a d m i n i s t r a o .
A p r e p a r a o e, at mesmo, a execuo, de determinados atos de
uma gesto foram freqentemente confiados a comits especiais
permanentes e a funcionrios mais ou menos independentes ou,
na pior hiptese, suficientemente autnomos para que lhes fosse
permitido, em muitos casos, constiturem um arquivo p r p r i o . Os
acervos de tais comits (as atas, os documentos recebidos, etc.)
no podem confundir-se, segundo a nossa definio, com o arquivo
especfico da administrao central, j que aqueles papis no
foram por ela elaborados ou recebidos. Correm paralelas as duas

 48
sries de documentos, embora muitas vezes se refiram aos mesmos
assuntos, e os acervos dos mencionados comits devem, pois, ne
cessariamente, constituir sees especiais no arquivo da entidade
principal. V-se, assim, que o arquivo de um rgo administrativo por fora refletir, essencialmente, a estrutura deste.
Ao se discutir, na Associao de Arquivistas, a proposio em
apreo, houve, num ponto, divergncia de opinies. Seria avisado,
indagou-se, fazer com que o arranjo do arquivo dependesse da
organizao antiga e, por vezes, defeituosa, quando ocorria, at
mesmo, que secretrios de escassa experincia a estabelecessem,
em desacordo com o rgo administrativo? N o seria mais correto
ater-se estrutura da entidade mesma, que talvez fornecesse o fio
condutor para a organizao do arquivo? Redarguiu-se que no
era organizao da repartio, mas do arquivo, que cabia deci
dir. Seria quase inconcebvel que, por bisonho que fosse o funcionrio, estabelecesse um arranjo que, no todo. entrasse em conflito com a estrutura administrativa. No final das contas, n o lo
graria sequer combinar os documentos recebidos pelos diferentes
ramos da a d m i n i s t r a o . N o obstante, ainda que, por extraordin
rio, tal fato se desse, seria sempre ao antigo arranjo que caberia
fornecer a base para o novo. N o tencionamos encontrar teorica
mente a organizao do arquivo correspondente antiga organiza
o administrativa. Esta ltima nos relativamente indiferente,
e talvez no tivssemos a idia de tom-la como guia da estrutura
dos nossos arquivos, se no fssemos compelidos a faz-lo
compelidos, na verdade, pela organizao mesma do arquivo, a qual,
nos seus traos principais, se acha inalteravelmente fixada pelo
fato de se combinarem os documentos correlatos em volumes, maos
e dossis. A ela, queiramos ou no, fora nos submetermos.
A p s a precedente explicao, a assemblia adotou a proposta.
N o sem satisfao que nos vemos autorizados a declarar
que o sistema de arranjo acima esboado nico correto e pos
svel, como o mostrou a experincia recomendado, com plena
independncia da nossa opinio, por colegas nacionais e estran
geiros, a cujo parecer atribumos grande valor. J desde 1875, o
arquivista da provncia de Utrecht, D r . Vermeulen, afirmou que
no catlogo de um arquivo pode e deve aparecer um esquema da
composio dos primeiros rgos administrativos. Escreveu ulti
mamente o arquivista de Colnia, D r . Hansen: T a m b m nos
Arquivos de Colnia, ao que me parece, o nico modo de alcan
ar-se arranjo vlido em qualquer tempo chegar-se ao princpio
formal de o r d e n a o , acolhido pela maioria dos grandes Arquivos
da Alemanha, o qual consiste em restabelecer, to completamente
quanto possvel, a organizao das antigas divises administrativas.

__ 49
E Clemente L u p i , arquivista de Pisa, j repetia em 1875, porque
conforme as suas p r p r i a s vistas, a afirmao de Leopoldo G a leotti, diretor do Arquivo dos Bens da Coroa da Itlia: O arquivo
bem ordenado deve apresentar, no arranjo dos documentos, a
imagem exterior da estrutura orgnica do Estado, assim como o
bom arquiteto revela, na fachada, o objetivo e a estrutura interna
do edifcio.
Se, no que precede, se traou uma distino ntida entre o
arranjo sistemtico segundo os r g o s administrativos e segundo
os assuntos, no se pretendeu significar com isso que o ltimo
critrio deva ser de todo rejeitado tambm no tocante s subdivises.
Caso, por exemplo, os papis recebidos por determinado comit
no fossem arquivados na ordem cronolgica e, portanto, fossem
preservados to-somente de maneira fragmentria, no se levan
taria a menor objeo contra o subdividir-se o cabealho que os
inclusse a todos, porque amplo. E isto em v r i o s grupos, de acordo
com o contedo dos documentos, e desde que estes conduzissem
aludida d i v i s o . Em nossos inventrios, por conseguinte, ocorre
encontrarmos sees inteiras com ttulos como Arquivos do Con
selho, mas repartidas deste modo: 1 . Resolues, 2. D o cumentos r e c e b i d o s . Os ltimos, a seu turno, comportam as subdivises: Finanas, Obras Pblicas, Assuntos eclesisticos, etc.
H que fazer-se ainda outra observao.
A estrutura antiga
do arquivo, urge que a mantenhamos pelas razes expostas. M a s
desnecessrio, e at mesmo inconveniente, dentro de tais limites,
adotar, em todos os seus particulares, a ordem primitiva dos
documentos. Os primeiros administradores dos arquivos, que
visavam a [ins diversos dos nossos nos inventrios por eles feitos,
realizaram, at o pleno sculo X V I I I , trabalho de todo inadequado
s presentes exigncias. Constitui, pois, no somente um direito
nosso, mas dever positivo, modificar arranjo de documentos por tal
forma superficial.
17.
No arranjo do arquivo, portanto, urge, antes de mais
nada, restabelecer quanto possvel a ordem original. Somente ento
ser possvel julgar-se se conveniente, ou no, e at que ponto,
dela a p a r a r - s e .
N o repousa tal regra na obedincia servil antiga organiza
o do arquivo, nem requer a r e s t a u r a o da ordem mais remota
sob a alegao de que, em si mesma, no era suscetvel de aperfei
o a m e n t o . Admite, pelo contrrio, a possibilidade de desvios oca
sionais respeito o r d e n a o antiga. Conforme, porm, com o prin
cpio enunciado no pargrafo precedente, faz ressaltar o fato de
que, via de regra, aquele arranjo se estabeleceu em consonncia
com os requisitos da organizao passada e se acha a eles estrei-

50
tamente vinculado. Se algum desejar inteirar-se desta e como
possvel descrever-se um arquivo, quando se desconhece a estru
tura da entidade a que ele mesmo deve a existncia? dever
estudar inicialmente o arranjo do acervo, o modo por que se formou
e transformou enquanto ainda um organismo v i v o .
Releva, portanto, neste ponto, responder pergunta: neces
srio restabelecer o arranjo antigo a fim de que se possa conhe
c-lo? Na verdade, afigura-se possvel determinar a ordem pri
mitiva do arquivo, pelo menos nas linhas gerais, com base em umas
tantas sries e registros, e decidir, a partir deles, at que ponto
convm mant-la ou dela se afastar.
Por vezes, com efeito, nenhuma dificuldade da resulta, mas
no h como sab-lo a priori. O que, primeira vista, parece erro
do antigo arranjo do arquivo revela-se, mais tarde, como decor
rncia de alguma peculiaridade na organizao anterior do rgo
administrativo. O que permaneceu inexplicado a um exame super
ficial, capaz de tornar-se perfeitamente claro e parecer plausvel,
graas a descobertas posteriores. E d-se, por vezes, que s se
verifique tal coisa quando a ordem original foi destruda e dif
cil, ou at mesmo impossvel, reconstitui-la.
E i s por que se julga mais avisado restaurar, na sua totalidade,
a ordem original, isto na medida em que subsistam vestgios dela, e
ento, caso imprescindvel, introduzir-lhe os aperfeioamentos ou
aplicar o princpio diretor, descortinado no antigo arranjo, aos do
cumentos, cuja ordem se destruiu de modo irreparvel. M a s cumpre
advertir seriamente que no h formar uma idia da estrutura pri
mitiva do arquivo com dados incompletos, e continuar a elaborar
ou introduzir modificaes sobre tal base. Isto levaria facilmente
a subestimar o rigor do mtodo e, mediante o desprezo de certos
elementos, a um conceito falso. Seria prefervel, contudo, seguir
a opinio do professor que permitia a seus alunos omitirem o e
feminino de een, mijn, etc. somente, porm, quando estivessem nas
classes mais adiantadas. A q u i se d o mesmo. Quanto mais arqui
vos tenha algum ordenado, tanto maior liberdade p o d e r tomar
neste campo. M a s tanto mais certo ser, tambm, que, instrudo
pela experincia, venha a trilhar o caminho justo. Ocorre que, aps
restaurado o primeiro arranjo, se verifique, por fim, a impossibili
dade de mant-lo em vrios pontos. Ser mister, talvez, destruir
de novo a ordem antiga, reconstituda, quem sabe, com grande
esforo. Sem embargo, tal trabalho no se afigurar de todo intil,
pois no se concebe que nada haja a preservar da ordenao
original.
Por vezes existe algum inventrio e ter-se- o ensejo de
formar, a t r a v s dele, uma idia da disposio passada do arquivo.
A maioria de tais meios de busca, entretanto, foi compilada com

 51
algum objetivo particular, verbi gratia, a propsito da transferncia
do arquivo de funcionrio a funcionrio. Eram ento realizados de
afogadilho e as descries, ainda mais sumrias que de costume,
nem sempre revelam o contedo dos documentos com e x a t i d o .
Semelhantes inventrios (um dos quais, por exemplo, foi compilado
em 1649, quando o arquivo de Montfoort passou para os Estados
de Utrecht) so destitudos de valor e seria temerrio tom-los
como justificativa para a condenao do arranjo antigo.
18.
A ordenao original de um arquivo pode ser modificada
a fim de se corrigirem divergncias em relao estrutura geral do
mesmo, quer se atribuam tais divergncias a erros dos administradores do arquivo, quer resultem de modificaes temporrias no sistema de custdia dos docmumentos.
Se os primeiros administradores do arquivo jamais incorressem
em erro e se se ativessem sempre aos princpios observados pelos
seus predecessores no tocante ao arranjo dos documentos, n o
haveria azo para o abandono da ordem assim implantada no con
junto de p a p i s . M a s nem sempre houve o cuidado de aplicar,
com coerncia, os preceitos que eles prprios, ou os seus predecessores, adotaram para os arquivos, e assim, em cada um destes l
timos, apresentam-se irregularidades que conveniente corrigir.
Isto se aplica, em primeiro lugar, aos erros simples. Neste
caso, compete ao arquivista fazer o que teria feito o administrador,
se inteirado da falha: corrigi-la. No caso, por exemplo, de um
arquivo judicial, onde se formaram sries ou maos separados de
minutas originais para as escrituras de transferncia de propriedade
e para as de hipoteca, e uma das hipotecas foi erroneamente arqui
vada entre as citadas escrituras, cumpre ao arquivista retificar o
desacerto.
A l g o diferente o caso seguinte. A princpio ocorria amide
que, por exigncia de um processo ou para formar uma coleo de
retroacta, se extrasse determinado documento do arquivo a que
pertencia, para acrescent-lo ao amarrado, feito posteriormente, de
atos processuais ou retroacta. A praxe teria sido, sem dvida, repor
o documento no lugar, mas nem sempre foi ela observada e, na
verdade, a exceo se deu com tal freqncia que de presumir-se
ter havido muitas vezes inteno de deix-lo naquele ltimo dossi,
cuja consulta o administrador antevia mais reiterada.
3

Todavia, ainda neste caso, compete ao arquivista recolocar o

documento na srie pertinente. A administrao anterior, alis, j
devia t-lo feito, e no dossi recm-constitudo ter includo uma
3.
cumentos

P a l a v r a n o consignada pelos d i c i o n r i o s , mas que significa os d o anteriores relativos mesma m a t r i a .

 52
cpia da pea, ou uma nota remissiva para a srie que a contivesse.
Ao retirar, pois, tal papel do dossi, urge que o arquivista ponha,
no lugar dele, a indicao respectiva.
D - s e tambm que seja forosa a insero de nota similar no
caso do documento intercalado, por engano, numa srie estranha,
da qual foi removido posteriormente. Se por exemplo, for nume
rada a srie da qual se extrai determinado item, convm nela inserir
nota esclarecedora da razo pela qual falta um n m e r o , para que
no a julgue incompleta o consultante.
N o raro se verifica, outrossim, que o novo administrador do
arquivo proceda de maneira algo diferente da que fora seguida pre
cedentemente no arranjo dos documentos. Onde dantes se incorpo
ravam, numa srie nica, escrituras de transferncia e hipotecas,
entra ele a distinguir duas seqncias. Onde os documentos recebi
dos e as minutas expedidas eram apostos s resolues, entra ele a
conserv-los separadamente. D - s e que a alterao introduzida per
dure, porque se revele conforme evoluo do rgo que produziu
o arquivo. D - s e , tambm, que cedo se prefira o arranjo anterior e,
por conseguinte, que se retorne a ele.
Neste ltimo caso cometeu o administrador um erro que teria
evitado, se pudesse tudo prever. Cumpre ao arquivista corrigi-lo,
no tocante aos poucos anos em que se manteve o afastamento da
ordem natural. Em suma, ao arquivista lcito introduzir quantas
modificaes na organizao antiga visem a patentear as diretrizes
do arranjo mesmo dos p a p i s .
Pela prpria natureza das coisas, nem sempre ser admissvel
sustar, uma vez comeada, a divergncia em relao ordem natural.
Justamente a razo que impe se preserve, na medida do possvel,
a disposio primitiva de arquivo a saber, o fato de que a este
conferiu traos muitas vezes indelveis conduz tambm, em casos
especiais, conservao da ordem adotada. Se, de acordo com o
exemplo acima, as escrituras de transferncia e as hipotecas se ins
creveram em diferentes registros, e se, no das escrituras, foi
arrolada uma hipoteca, no h como modific-lo. Ao arquivista
resta apenas, no ponto do inventrio em outro lugar, chamar a
ateno para a sua omisso e indicar-lhes o paradeiro.
Ao contrrio, se o prprio arquivista tomar a liberdade de
divergir do arranjo antigo, h que mencionar isso no inventrio ou
na introduo deste e dar a conveniente justificativa. Pode ocorrer,
no entanto, que em parte radicalmente distinta do arquivo, ou em
estudo anterior modificao introduzida pelo conservador, se faa
referncia ao local onde, por erro, se mantinha no incio o do
cumento. Para que tal indicao seja posteriormente til, urge
se saiba onde foi ele colocado. De um modo geral, com efeito,
aconselhvel relacionarem-se todos os cmbios realizados. N i n g u m

 53
pode, afinal, lev-los a cabo sem os ter antes legitimado aos seus
prprios olhos. Por que, ento, no apresentar aos outros uma ex
planao deles?
19.
No arranjo do arquivo, os interesses da pesquisa histri
ca somente em segundo lugar devem ser atendidos.
M a i s breve, embora talvez menos claramente, pode exprimir-se
o preceito, de acordo com os autores alemes, da seguinte manei
ra: as exigncias do arquivo tm precedncia sobre as histricas.
N o lcito, portanto, desmembrar nenhuma srie de cartas rece
bidas, sobre os mais diversos assuntos, pelo rgo administrativo,
para constituir um mao de documentos correspondentes a deter
minada matria especfica. Menos ainda caberia extrair as peas
sobre o mesmo tema, de sries diversas, para reuni-las todas, como
se fez outrora no Arquivo-Geral do Estado, com mira na constitui
o do grupo de Documentos atinentes s Expedies P o l a r e s .
A i n d a , quando, num arquivo no ordenado, se ache dispersa certa
quantidade de cartas ou outros papis de dado tipo, aconselhvel
formar com eles vrias sries de correspondncia ou de outros do
cumentos segundo as suas similitudes.
Caso se encontre um amarrado ou dossi de documentos refe
rentes ao mesmo assunto e se tenha certeza de que estes n o foram
agrupados recentemente, natural que se deva conserv-lo como
tal. Se, porm, documentos soltos, ou, por assim dizer errantes, que
no se conseguem colocar em srie alguma, vm a ser identificados
num arquivo, nada obsta a que, no arranjo dos mesmos, se tomem
em considerao os interesses da pesquisa histrica. Demais, calen
drios e ndices cronolgicos e alfabticos minuciosos podem servir
para facilitar tal investigao.
Na o r d e n a o dos repositrios franceses de arquivo prestou-se
ateno especial, sobretudo, s exigncias da pesquisa histrica.
Arrancaram-se, assim, os pa pis das duas conexes originrias para
mescl-los uns aos outros.
Hoje, contudo, de um modo muito
geral, tem sido o sistema criticado, at mesmo na prpria F r a n a .
Grave objeo suscitada por combinao semelhante de documentos
reside na impossibilidade, da resultante, de seguirem-se as esferas
de atividade dos rgos administrativos.
4

Alm disso, papis que do ponto de vista histrico ofeream

talvez duplo interesse, verbi gratia, para o estudo da assistncia p4. N o se deve, p o r m , exagerar tal o b s e r v a o . N o s A r q u i v o s depar
tamentais franceses a maioria dos documentos se acha ordenada por cole
es, de acordo com a sua fonte. Os i n v e n t r i o s dos arquivos do T r i b u n a l de
Contas de L i l l e e do T r i b u n a l de Contas da Bretanha, compilados e impres
sos h meio sculo, foram recentemente revistos e reimpressos segundo o arranjo
original dos arquivos daquelas C o r t e s . ( F . )

 54
blica e do direito eclesistico, se colocados no mao relativo ao pri
meiro dos assuntos, l no sero procurados pelos estudiosos das
questes jurdicas eclesisticas. Prestou-se, destarte, ateno exclu
siva, no arranjo, aos requisitos de determinadas investigaes hist
ricas, com sacrifcio dos das restantes.
J assinalamos acima (Pargrafo 15) que inmeros historiado
res consideram a ordem cronolgica dos documentos conveniente
para os seus estudos. Por muito que se aconselhasse tal sistema
para a pesquisa histrica, ainda assim afirma claramente a nossa
regra que n o basta essa r a z o para justific-lo em relao aos
documentos. Com efeito, os interesses da investigao histrica
somente em segundo lugar devem ser atendidos.
20.
No arranjo do arquivo deve-se ter em mente que os documentos que contm os atos do rgo administrativo, ou de um de
seus funcionrios que atue a ttulo oficial, formam o esqueleto do
arquivo.
5

Este preceito foi adotado pela Associao de Arquivistas. To

mamos a liberdade de fazer duas pequenas alteraes no seu enun
ciado, suprimindo o termo pessoa coletiva e substituindo empre
gados por funcionrios, em conformidade com a terminologia
por ns ajustada do Ministro , no P a r g r a f o I.
6

Em oposio forma adotada, outra redao tinha sido propos

ta durante a r e u n i o : As sries de resolues, protocolos, contas e
outros documentos que, desde o tempo da sua admisso no arquivo,
foram reunidos em volumes, maos ou pacotes, formam o esqueleto
do arquivo, redao, contudo, rejeitada pela maioria. Causa-nos
certo embarao o curso tomado pelas discusses, pois parte
quaisquer preferncias pessoais somos de opinio que o texto
preferido colide com o Pargrafo 16, igualmente aprovado na
reunio, a despeito de, nos debates, ter sido a matria do conflito
expressamente assinalada. Consideramo-nos obrigados, por deciso
da assemblia, a aceitar-lhe o enunciado. Apesar de que, aqui e ali,
e nesta regra tambm, nos tenhamos permitido ligeiras alteraes
no que respeita forma, a fim de harmonizar melhor as vrias
7

5.
Este P a r g r a f o 20 foi revisto e consideravelmente ampliado na se
gunda e d i o do l i v r o publicada em 1920, da qual se fez a presente t r a d u o .
A regra testa do p a r g r a f o , na edio de 1898, tal como figura na t r a d u o
francesa, est redigida como segue:
No arranjo de um arquivo h que
providenciar-se no sentido de que as sries de protocolos, contas e outros do
cumentos que, desde o tempo da sua entrada no arquivo, foram reunidos em
volumes ou maos, formem o esqueleto do arquivo.
6.

O M i n i s t r o do Interior (ver nota 3 p g i n a

13) .

7.
Este texto, como se nota, foi adotado na primeira e d i o do M a n u a l
(ver nota 5) .

 55
normas entre si, no ousamos tomar tal liberdade em relao
totalidade de um preceito bsico, definitivamente aprovado, aps
plena discusso, pelos membros da A s s o c i a o . Aceitamos, portan
to, o texto ratificado, mas consideramos nosso dever, devido ao
conflito apontado, discutir ao mesmo tempo, n o menos detidamen
te, o que foi rejeitado.
A regra, em ambas as verses, continha, no fim, estas pala
vras: ao qual se ligam os outros documentos (de acordo com a
outra forma: os documentos soltos) . Pareceu-nos que podamos
omti-las, j que lhes esclarecemos o sentido mais plenamente no
Pargrafo 25.
Antes de explicar a regra, impem-se algumas observaes:
1.
Indagou o proponente do segundo texto por que as resolu
es do rgo administrativo (isto os documentos que contm
os atos do rgo administrativo, ou de um de seus funcionrios que
atue a ttulo oficial), eram mencionadas na proposio como a
chave exclusiva para a organizao do arquivo. Pode ocorrer de
fato, pensava ele, que precisamente estas resolues no formem
o esqueleto do acervo. N o s arquivos dos pequenos distritos dos
plderes, por exemplo, o ncleo principal constitudo pelas contas
gerais das terras que so examinadas por ocasio da assemblia
anual. Registravam-se as resolues aps aqueles instrumentos ou
(caso tomadas em assemblias posteriores) escreviam-se as citadas
decises sobre folhas soltas, as quais, com todas as demais relativas
s deliberaes, ou delas resultantes, compunham um dossi. N o
so, pois, as resolues, mas as contas que nesse caso representam
o esqueleto do arquivo, e em torno delas que todas as outras peas
(e no apenas os recibos) devem ser agrupadas.
Isto se torna ainda mais palpvel onde h duas sries de tais
instrumentos, cuja existncia impe a diviso dos documentos refe
rentes s obras gerais dos diques em dois grupos, de acordo com as
sries em que se prestava conta. M a s , ainda quando, como ocorre
em geral, as resolues eram a espinha dorsal do esqueleto, este
raramente ou quase nunca se limitava coluna vertebral. Acontece
que um rgo administrativo implante duas ou mais sries paralelas
de resolues. Neste caso as duas constituem a estrutura do
arquivo.
Se, porm, ocorresse ao rgo administrativo a idia de atribuir
a um volume as resolues, mas de repartir os papis correlatos em
duas ou mais sries, ento os maos de documentos recebidos e
expedidos prestariam o mesmo servio que o devido s duas sries
de deliberaes no primeiro caso. Em resposta a este argumento
redargiu o defensor que, no seu parecer, devem-se arquivar tam
bm protocolos, contas e outros documentos entre os documentos

 56
que contm os atos do conselho administrativo de uma entidade
coletiva ou de um dos seus funcionrios que atue a ttulo oficial.
Os dois textos, a esse respeito, significam, por conseguinte, a mes
ma coisa, embora um a exprima um tanto mais claramente.
2.
O esqueleto do arquivo. Sobre o sentido desta metfora
originou-se, na assemblia, um equvoco que, graas sua importn
cia, digno de interesse. Quando a defendia, quem a usou em
primeiro lugar explicou que, ao faz-lo, tivera em mente o arcabouo
de uma casa de madeira, ou, por outras palavras, as vigas principais.
Outro membro, que logo aps se confessou invejoso do proponente
quanto paternidade da imagem, concebera-a desde logo, eviden
temente, como o esqueleto de um animal.
Ambas as interpretaes estabelecem o fato de que as sries
de documentos a que se faz meno indicam as linhas mestras se
gundo as quais se organizou antigamente o arquivo. Em maior
harmonia com a definio de que este um todo orgnico, a compa
rao com o esqueleto animal sublinha, naturalmente, a imutabilidade
de tais linhas. A outra interpretao, que se diria ter encontrado
maior aceitao, aparentemente comporta maior liberdade, mas, de
acordo com o seu autor, visa a limitar esta aos pormenores ripas
e pranchas que somente se juntam aps as vigas principais.
A q u i tambm, portanto, a distino entre os dois textos mais
aparente do que real.
Chegamos, agora, ao ponto de controvrsia entre os dois enun
ciados. E que o adotado frisa a circunstncia de indicarem os
documentos mencionados as linhas mestras da organizao porque
elas contm os atos do rgo administrativo. Eis o que impediu
o proponente de aceitar o enunciado mais completo e claro do seu
oponente. Este, de seu lado, sublinhou, no outro texto, o fato de
as sries por ele referidas constiturem as linhas mestras, porque,
desde o tempo da sua admisso no arquivo, [oram reunidas em
volumes, maos ou pacotes. Um deseja, por conseguinte, tomar a
antiga estrutura do rgo administrativo como a chave para a do
arquivo, o outro a antiga estrutura do arquivo. A interpretao do
segundo, ora rejeitada, sancionou-a a princpio a assemblia, ao
estabelecer a regra que atualmente figura no P a r g r a f o 16.
Podemos apenas repetir o que avanamos ao coment-la: N o
a considerao terica de que o conselho administrativo da enti
dade coletiva se organizou inicialmente de um modo e no de outro,
mas a considerao prtica de que o arquivo, de uma vez para
sempre, se fixou sob formas definitivas, o que nos parece determi
nar, por fora, a organizao a ser imprimida ao arquivo.
Outra diferena entre os dois textos, estreitamente ligada
anterior, que a r e d a o rejeitada acentua a circunstncia de que

 57
apenas as sries formam as linhas mestras do arquivo, ao passo que
o seu defensor, ao e x p l a n - l a ' o r a l m e n t e , declarou de modo expresso
que os atos do rgo administrativo devem determinar o arranjo do
arquivo, at mesmo quando fosse lavrado num pedao destacado
de papel. N o se nos afigura haver razo para semelhante restri
o liberdade do arquivista. Se isso for aconselhvel, por motivos
prticos, em benefcio da clareza, livre algum, ao que parece,
de colocar onde quiser a pea de papel isolada, a qual no forar
o agrupamento de outros papis em torno de si.
8

Na prtica, no h a v e r talvez to grande diferena quanto os

textos fazem supor. Assim o autor da r e d a o aprovada declarou
que a sua razo especial para atribuir tal importncia aceitao,
para a funo de guia, da estrutura da entidade, foi o desejo de
corrigir, em plena liberdade, os erros introduzidos no arranjo do
arquivo, pelos secretrios inexperientes, que divergiram da organi
zao do referido r g o . J o seu oponente, partindo da interpre
tao do esqueleto concebido por ele como o de um animal, expres
sou o seu pensamento como segue: O arquivista procede com o
arquivo como o paleontlogo com os ossos de animal pr-histrico;
tenta, a partir deles, recompor o esqueleto do vertebrado. Caso
deseje, entretanto, formar para si mesmo uma imagem do animal
cujos ossos reuniu, segue geralmente muito de perto a estrutura do
corpo e a configurao daqueles, mas de modo algum leva em conta
as circunstncias acidentais, por exemplo, o fato de se haver curvado
um membro devido a uma fratura, ou o de faltar uma costela.
Analogamente, o arquivista, uma vez reconstrudo o arquivo na
sua forma antiga, pode reparar ligeiras anomalias na estrutura, sus
cetveis de estorvar o uso do arquivo e atribuveis a distraes dos
secretrios sucessivos. M a s apenas sob duas condies pode faz-lo: (1) o arquivista certificar-se- de que nenhum novo erro
resultar da modificao no arranjo; (2) o arquivista estar abso
lutamente seguro de no haver nenhuma boa razo para a locali
zao na aparncia incorreta do documento (assim como ao pa
leontlogo s se permitem aquelas correes condizentes com a na
tureza mesma do o r g a n i s m o ) . (Ver o P a r g r a f o 18 sobre este
ponto) .
O arquivista se assemelha ao paleontlogo ainda sob outro
aspecto: ambos podem restaurar to-somente um estado particular
do organismo, ao passo que este, enquanto vivo, mudava freqente
mente de estado. Se os secretrios sucessivos, portanto, no segui8.
Deve-se, naturalmente, tratar como uma srie o volume n i c o que
se pretendia transformar no primeiro de uma srie, mas que, devido a cir
c u n s t n c i a s acidentais, permaneceu isolado, e. g., porque o r g o administra
tivo ou o c o m i t se dissolveu antes de completo o v o l u m e . ( H . ) .

 58
ram exatamente, por algum tempo, o mesmo sistema de organizao,
quanto s subdivises, ao arquivista, a quem dado restaurar, no
seu inventrio, apenas uma organizao particular, ser facultado
retificar tais anomalias. Assim pode afigurar-se oportuno reunir sob
um s n m e r o vrios documentos isolados referentes ao mesmo
assunto, mas pertencentes a perodos diversos. O secretrio que
conservou separado o documento mais recente, sem dvida o teria
colocado com o mais antigo, tambm preservado parte pelo seu
predecessor, se estivesse inteirado da existncia do ltimo. ( V e r
P a r g r a f o 31 sobre este ponto) .
A conseqncia prtica da regra deve, pois, de acordo com
ambos os textos, ser a seguinte: comear o arquivista, que enceta
a tarefa de organizar o arquivo desordenado, pela r e s t a u r a o das
sries de atas, cartas, sentenas, protocolos, contas, recibos, etc.
2 1 . No o assunto do documento, mas a sua destinao, o
que deve determinar o lugar que lhe cabe ocupar no arquivo.
Esta regra uma conseqncia necessria do sistema escolhido
( P a r g r a f o 16) para o arranjo dos arquivos.
Aqueles que os dividem segundo o contedo dos documentos
combinaro numa simples diviso, tanto quanto possvel, todos os
papis que tratam da mesma m a t r i a . M a s como o sistema de
ordenao por ns adotado (a r e s t a u r a o da organizao antiga
do arquivo) se baseia essencialmente na disposio primitiva, ado
tada pelo rgo administrativo da entidade coletiva, urge, como
natural, que os papis sejam arranjados conforme o fato de se en
derearem a um dos ramos da administrao ou, se produzidos por
um deles, segundo a deciso tomada de guard-los no arquivo.
Por conseguinte, se forem achadas duas cartas sobre o mes
mo assunto, dirigidas, uma aos Deputados dos Estados , outra
Cmara de Finanas, no se impe a sua reunio, mas sim a sua
colocao nos respectivos arquivos das duas entidades.
A l i estaro bem localizadas e includas no conjunto a que per
tencem, pois a ambas se referem, de fato, as resolues dos Depu
tados dos Estados e da C m a r a de F i n a n a s . Sero /sempre teis,
quando no indispensveis para a compreenso correta dessas deli
beraes, por vezes brevssimas, ao passo que, por outro lado, estas
mostraro que curso de ao foi seguido no tratamento da matria
a que se referem as cartas.
9

22. Nenhum volume, mao ou amarrado deve ser fragmen

tado enquanto se desconhecer o motivo que levou sua formao.
9. C o m i t s de seis membros das a s s e m b l i a s provinciais designados para
cuidar dos n e g c i o s cotidianos.

 59
Corresponde esta norma a uma medida de prudncia, cuja
observao a experincia o demonstrou altamente neces
sria. raro que se confie ao arquivista a tarefa de ordenar um
acervo que j n o tenha sido objeto, no passado, de alguma sorte
de arranjo. O secretrio ou funcionrio da chancelaria, a quem
competiu a tarefa e que, por fora das circunstncias, no fazia
idia alguma da estrutura do rgo administrativo e do seu arquivo,
em vez de confinar-se descrio dos volumes, maos ou amar
rados nele encontrados, separou, no raro, quando o agrupamen
to dos itens no quadrava com o seu conceito do arranjo requerido
pelo arquivo, documentos que se achavam reunidos, e descreveu-os
isoladamente ou em combinao com terceiros. A confuso resul
tante por vezes irreparvel e, quando n o , s desfeita com
grande sacrifcio. Nem sempre se restabelece a ordem, uma vez
esta alterada. De qualquer forma se os documentos de um dossi
se dispersaram em dado momento, longo h de ser o tempo reque
rido para reuni-los de novo. Quem quer que tenha, alguma vez,
ordenado um arquivo, antes tomado como objeto de um assim cha
mado arranjo, aprovar tal advertncia contra semelhante des
truio irrefletida da ordem existente.
O arquivista, cuja tarefa (ver P a r g r a f o 17) restabelecer,
tanto quanto possvel, a disposio antiga, antes de decidir at que
ponto aconselhvel desviar-se dela, deve, caso encontre certo
nmero de papis reunidos num volume, amarrado ou mao, formar
idia clara da razo que induziu o administrador do arquivo a
agrupar tais documentos. S ento lhe ser dado apreciar a justeza
do motivo.
O simples fato de que o mencionado conjunto de peas colida
com as regras gerais seguidas, ab antico, no arranjo do arquivo, no
ser escusa suficiente para destru-lo. O arquivista suspeita que a
aparente divergncia venha a justificar-se. A histria do arquivo e
do rgo administrativo que o produziu pode elucidar porque se
reuniram papis que, a um exame superficial, nada em comum
acusam.
Ocorre muitas vezes, aps verificao, que se afigurem falsas
ou, pelo menos, destitudas de valor, as razes invocadas para o
agrupamento, ou que, embora aceitveis em si mesmas, deixaram
elas de vigorar, perdendo a combinao da decorrente qualquer
justificativa (agrupa,ram-se os documentos, verbi gratia, para uma
investigao genealgica, ou sucedeu que fossem mantidos na
custdia de um membro da entidade em questo, por ocasio da
sua morte ou aposentadoria) . M a s em qualquer caso, a fim de que
se possa julgar se o motivi da reunio dos itens lcito ou n o ,
e se til, deve-se, antes de mais nada, conhec-lo. E i s o que tam
bm se prescreve a presente regra. H de ter-se em mente que jamais

 60
se agruparam documentos sem alguma razo e que quase sempre
possvel, atravs dos mesmos, averiguar-se qual tenha sido.
Se ocorrer, de vez em quando, o agregarem-se os papis de
modo a tal ponto peculiar que no se lhes ache qualquer explicao,
ao arquivista cumpre manter o registro das peas como foram
achadas, pois sempre haver ensejo para descobrir-se posteriormen
te a r a z o do agrupamento. E o que se recomenda, na verdade,
ainda na hiptese de ser conhecido tal motivo, mas de o arquivista
no o acatar, j que pode ser importante conhecer que documentos
foram reunidos, para formar um dossi ou retroacta, ou para deter
minada investigao.
23.
Quando necessrio, permissvel o desmembramento de
volumes ou amarrados de documentos soltos, reunidos pelas admi
nistraes posteriores do arquivo.
Se, porm, a compilao ou volume em questo usado com
freqncia pela prpria administrao ou por estudiosos, e citado
como um todo, prefervel deix-lo intato e descrev-lo corno um
conjunto, acrescentando-se uma descrio especial de cada do
cumento no ponto conveniente.
Compreendem-se pela expresso administraes posteriores
todas as direes exceto as originais, isto , aquelas que imprimiram
uma forma estvel organizao do arquivo. Referncia especial
feita aos arquivistas e pessoas que estudaram o acervo com fins
cientficos e que, ao mesmo tempo, o ordenaram parcialmente.
Quantos o usaram com um objetivo de todo diferente daquele em
vista do qual fora ele reunido tenderam no raro a subverter-lhe
completamente o arranjo para a consecuo dos fins colimados, es
tranhos natureza do arquivo.
No entanto, at mesmo os que o administraram e desejaram
us-lo de um ponto de vista prtico, foram culpados, por vezes, de
semelhantes procedimentos menos recomendveis, mormente quando
arquivos estranhos, de cuja organizao n o se achavam inteirados
e de que, portanto, no sabiam valer-se, se mesclavam com o seu.
Tratavam, ento, os papis desses outros arquivos como se fossem
uma sorte de biblioteca a servio da administrao prpria. Exem
plo bem conhecido de semelhante tratamento fornecem-no os cha
mados copulaatboeken no Arquivo de Estado da Zelndia.
Contm eles coleo heterognea de todos os tipos de documentos
oriundos da Abadia de Middelburg e dos Estados Provinciais da
Zelndia, combinados com transcritos provenientes do Tribunal de
Contas da Provncia de Holanda, e t c , os quais foram coligidos e
atados um aos outros sob vrios cabealhos, pouco depois da criao
do Tribunal de Contas da Zelndia. E x t r a d o s da sua prpria expe
rincia, pode o conservador de qualquer acervo de importncia

 61
fornecer exemplos da confuso causada nos arquivos, pelos pre
cedentes ocupantes do seu cargo e pelos compiladores eruditos,
atravs da aglomerao de documentos h e t e r o g n e o s . Por muito
que nos oponhamos a alterar o arranjo outrora conferido a um arqui
vo, h que fazer exceo para os volumes e amarrados que assim
se formaram. Sua criao, no final das contas, contrariava a natu
reza do acervo, ao passo que o nosso princpio exigia que a respei
t s s e m o s . Desmembr-los, pois, no est em conflito, mas sim de
acordo com este ltimo.
Sem embargo, o caso considerado em segundo lugar no par
grafo ocorre a m i d e . N o s, por exemplo, foram os copulaatboeken consultados repetidamente, tanto pelos Estados, quanto pelo
Tribunal de Contas da Zelndia, mas tambm foram citados por
estes, com freqncia, nos documentos preparados no arquivo.
Amarrados da segunda categoria, formados por arquivistas ou es
tudiosos, so mencionados ainda mais a m i d e . Tais compilaes,
constitudas com fins puramente histricos, so teis, em particular,
para os que desejam reunir rpido, num arquivo, os materiais ne
cessrios investigao erudita. E i s porque todo visitante pes
quisador se lana sobre elas e as torna conhecidas por cit-las nas
suas publicaes.
Nesta hiptese, os estudos relativos ao arquivo, procedentes,
no raro, dessas citaes, se tornam extremamente rduos se se frag
mentar a compilao e recolocarem as p e a s nos seus antigos lugares.
Cumpre, portanto, que conjuntos semelhantes, no arranjo do arqui
vo que os encerra, continuem a ocupar posio independente e que,
no inventrio, sejam descritos em consonncia com tal. M a s ao
mesmo tempo, tambm ser mister arrolar cada um dos documentos
neles includos, no lugar prprio do inventrio a que pertence.
claro que isso apenas se impor quando a pea ocupou inicialmente
um lugar separado no arquivo. Se, ao contrrio, foi retirada de um
mao, b a s t a r colocar uma referncia nele, ali onde h a lacuna,
sem mencionar, em separado, o documento.
24
Se o arquivo estiver ordenado de acordo com o sistema
estabelecido por uma administrao posterior e que no se coaduna
com os requisitos da arquivistica moderna, aconselhvel, tanto
quanto possvel, ao preparar o novo inventrio, no dar andamento
ao arranjo definitivo e ao desmembramento dos volumes e amar
rados que possam talvez da resultar, at que se complete o citado
inventrio. E ainda, em tal caso, urge guardar o inventrio do
arranjo precedente, e em cada um de seus itens fazer referncia ao
nmero que lhe corresponde no novo inventrio.
Quem haja, alguma vez, compilado um inventrio de arquivo
sabe que nunca possvel atribuir de pronto, a todos os documentos,

 62
o seu lugar exato no meio de busca em e l a b o r a o . O arranjo
provisrio no raro vem a ser posteriormente melhorado e somente
quando algum conhece, externa e internamente, e nas suas interrelaes, todos os documentos, que se enceta o novo e definitivo
inventrio.
Seria muito temerrio desmembrar os volumes e amarrados no
decurso do i n v e n t r i o . Na verdade, no inverossmil que o arran
jo conforme ao sistema da administrao ulterior, prove, afinal, a
sua correo, a um exame mais detido. Demais, durante o arrolamento seria penoso localizar os documentos que algum porventura
desejasse consultar.
H que iniciar-se o inventrio, em conseqncia, pelos movi
mentos sobre a carta, como se diz em termos militares. Des
crevem-se todas as sries, amarrados, livros, ttulos, etc. em papeletas ou fichas separadas, as quais so ordenadas at a compilao e
a impresso do novo instrumento de pesquisa. S ento, disporse-o os documentos mesmos de acordo com ele.
Desde que as citaes nas obras antigas e as notas dos inves
tigadores de arquivos se baseiam, em geral, no inventrio ou ca
tlogo ordenados segundo o sistema anterior, e que ao arquivista
no seria fcil achar os documentos se requeridos em referncia
aos mencionados meios de busca, mister p r e s e r v - l o s e apor, em
frente de cada item, o nmero que lhe corresponde no novo
inventrio.
25.
As sries reconstitudas em primeiro lugar no arranjo de
uma coleo de arquivo (deliberaes, cartas, protocolos, contas, recibos, etc.) indicam as linhas mestras segundo as quais os documen
tos isolados devem ser reunidos numa ordem determinada.
Corolrio natural do P a r g r a f o 20, esta regra evidente aps
o que nele se a v a n o u . Como se admitiu acima, poder-se-ia, sem
dvida, ordenar tais papis soltos de outra maneira (cronolgica
ou sistematicamente, por exemplo) que a adotada para as sries.
N o seria prtico, porm, seguir dois sistemas de arranjo para dife
rentes partes de um nico e mesmo arquivo. E dado que, como
vimos, nos achamos adstritos ao nosso critrio no tocante s sries,
conclumos que convm dispor os documentos isolados em conformi
dade com ele.
Alm disso, outra considerao conduz a resultado semelhan
te: porque aspiramos a reconstruir os arquivos consoante a antiga
organizao administrativa, fora, para no deixarmos pelo meio
o trabalho, colocar junto s deliberaes, sentenas e outras sries,
as peas soltas pertencentes ao mesmo arquivo.
De um ponto de vista prtico parece-nos avisado dar novo
passo nessa d i r e o . Se, por exemplo, as escrituras e hipotecas

 63
se acham tombadas num s registro, cumpre tambm combinar as
minutas
de ambas as sortes de documentos numa nica srie.
Torna-se fcil ento, pela consulta daquele, localizar a minuta de
que se precise para determinado confronto. Assim tambm, a nosso
ver, para a soluo da questo relativa necessidade de se ordena
rem pela ordem cronolgica ou pela sistemtica os papis recebidos,
h que verificar-se se existem livros copiadores em que se trans
creveram as cartas. Caso isso se d, o arranjo cronolgico parece
ser de regra.
10

O mtodo aqui formulado constitui o princpio fundamental

para o arranjo dos documentos isolados. Nas regras seguintes ser
ele apenas explicado ou qualificado.
26.
Os documentos isolados que, a julgar pelas indicaes
internas ou externas, paream ter feito parte, anteriormente, de
sries ou dossis devem, se possvel, ser reunidos de novo em sries
ou
dossis.
As antigas administraes de arquivos costumavam atar em
maos as cartas recebidas e as minutas originais de documentos
oficiais. Dava-se, outrossim, que fossem elas numeradas e coligidas
em pastas, sem mais. Dispunham-se os documentos, ento, na ordem
cronolgica, p r o p o r o que eram recebidos no conselho. A sua
natureza formal determinava-lhes a localizao. Queremos com
isto dizer que se no prestava ateno aos assuntos tratados nos
papis (se, por exemplo, determinada carta versava sobre questo
poltica ou matria financeira), mas apenas circunstncia de ser
o documento uma carta ou requerimento. Usaram-se, na subdiviso
de tais sries, outros critrios de carter menos acentuadamente
externo. Dividiram-se as cartas, verbi gratia, de acordo com os
lugares de origem, e fez-se uma distino entre escrituras, hipotecas,
decretos e outros p a p i s . N o obstante, neste sistema (o sistema
das sries) o contedo real dos documentos no constituiu jamais
a base do arranjo.
N o ocorria o mesmo, porm, com o outro sistema (o sistema
dos dossis) usualmente conjugado com o precedente. A regra no
das sries, como vimos, era atar em m a o s . Muitos dos documen
tos recebidos n o se prestavam a tal tratamento. Quando, por
exemplo, um comit enviava um relatrio com abundantes anexos,
ou quando, ao tempo da sua dissoluo, depositava na chancelaria
o seu prprio arquivo constitudo de papis recebidos e de notas,
ou ainda quando, ao fim de um processo, era devolvido o invlu-

10.

Isto , as minutas originais rubricadas mantidas pelo s e c r e t r i o .

 64
cro dos autos, com as provas, verificava-se ,naturalmente, a im
possibilidade de arquivar, em conjunto, todos esses volumosos
pacotes.
Em tais casos, portanto, adotou-se processo diferente: dobra
vam-se os documentos em dois, longitudinalmente, e apunha~se, ao
alto, breve indicao do assunto tratado. Com um fio atavam-se,
por grupos, estes dossis ou blocos, os quais se arquivavam
em armrios munidos de escaninhos e destinados a tal fim. A p l i
cou-se o mesmo mtodo para os papis comuns, recebidos quando
da designao de comit ad hoc para encarregar-se de dada ques
to. Acrescentavam-se aos primeiros, para consulta daquele rgo,
todos os documentos sobre a matria entrados em data posterior,
os quais, por conseguinte, continuavam a formar um dossi. P e a s
de particular importncia, ou secretas, recebiam cuidados semelhan
tes e preservavam-se como dossis no arquivo secreto. Critrio
decisivo para a composio destes foi sempre o assunto tratado
contedo dos papis embora no fosse ele, mas a forma externa
dos dossis, o motivo da custdia especial .
u

Sem embargo, no apenas os pacotes recebidos se mostraram

avessos ao sistema das sries, por causa da sua forma externa. Os
documentos isolados, por vezes, tambm se lhe adaptavam com difi
culdade. Donde o serem guardados separadamente, em particular os
instrumentos formais munidos de selos e colocados, por conseguinte,
nas gavetas do armrio de cartas (ttulos) . No exemplo escolhido,
no entanto, a forma externa no foi o que exclusivamente, talvez
nem sequer, principalmente, determinou a separao dos documen
tos. Destes, os formais, de escassa importncia, tais como os ttu
los resgatados
que produziam juros, arquivavam-se simplesmen
te, na verdade, com os recibos. A excepcional relevncia assumida
por outros papis tambm ter tido certa influncia na sua relegao ao armrio de cartas diplomticas. Esta ltima considerao,
por si s, foi decisiva em relao aos itens recolhidos ao armrio
secreto para afast-los dos olhares indiscretos.
12

Se esse arranjo dos documentos isolados do arquivo foi al

terado altamente aconselhvel reconstitu-lo: (1) porque se trans
creviam com freqncia as sries nos copiadores, com os quais,
portanto, elas se relacionavam; (2) porque faz-se referncia abun
dante a elas, especialmente aos dossis, nas resolues ou em outros
pontos; (3) porque os dossis contm, em geral, certo nmero de
cpias, excertos e notas de que se vale o comit para elaborar o
relatrio papis esses, no raro, destitudos, por si mesmos, de
11. Colocavam-se outrora os documentos apresentados como p r o v a num
julgamento em sacos de linho, entregues ao T r i b u n a l .
12. T t u l o s resgatados, municipais ou governamentais, achados nos arqui
vos holandeses (antes de 1795).

 65
valor maior e capazes de obstarem o r d e n a o adequada do
arquivo, mas que reassumem a sua verdadeira significao desde
que lidos em suas relaes recprocas e com o relatrio citado, de
que representam adies, explanaes ou provas ; (4) porque,
em sua maior parte, as sries so de costume bem conservadas, de
modo que, quando desgarrados uns poucos maos, fcil e prtico
completar-lhes as lacunas. Executa apenas metade da sua tarefa
o arquivista que se limita a descrever os documentos de dois ou
mais dossis mesclados e no tenta restabelecer-lhes as relaes.
13

Longe est, entretanto, de ser sempre fcil esse trabalho de

r e s t a u r a o . Usualmente se reconstituem sem esforo aquelas
sries em relao s quais basta apurar se determinado item uma
carta ou requerimento, e isto porque, em geral, pouco difere a data
de recepo (elemento discriminador deles) da de remessa, e
porque a presena ou ausncia do orifcio de arquivamento mos
t r a r sempre, em caso de dvida, se uma pea pertence ou n o
a elas.
i
14

M u i t o mais difcil se afigura restabelecer os dossis que, por

desventura, tenham sido desmembrados, porque rduo determinar
que documentos serviram em dado processo, ou quais os transcritos,
no todo ou em parte, por ordem de um Comit, para o desempenho
da sua misso. Caso, porm, a presena de um item com anotao
no verso induza certeza de que um dossi existiu, h que envidar
esforos para a sua reconstituio. O contedo dos papis forne
ce-nos a primeira indicao, que ser ento completada por toda a
sorte de indcios externos (dobras do papel, manchas de umidade,
perfuraes idnticas de carimbo, etc.) . Todavia, no se alcana,
seno raramente, para no dizer nunca, a absoluta convico nesta
matria, salvo no tocante aos documentos exibidos como prova no
tribunal, os quais, a partir da metade do sculo X V I ostentam no
verso, no ngulo superior da direita, certas letras capitais, men
cionadas tambm no inventrio, o qual, a seu turno, vem de costume
marcado com a letra A .
por certo ocioso frisar que, antes de ser encetado o trabalho
de r e s t a u r a o , cumpre averiguarmos se lidamos, de fato, com o
dossi propriamente dito, isto , um grupo de documentos sobre
um mesmo assunto, reunidos em determinada ocasio, para ser
virem a determinado fim, pelo rgo que produziu o arquivo.
13. Mencionam-se as excees a esta regra nos comentrios aos Pargrafos 18 e 68. (H.)
14. Pequeno orifcio feito no documento por meio de uma agulha grossa,
atravs do qual se passa o fio (<file>, ingls, fl francs) com o qual se
ligam os papis. O mtodo ainda usado nos arquivos holandeses.

66

N o h grande dificuldade, via de regra, em distinguir os dossis,

dos pacotes de documentos que de vez em quando encontramos,
nos quais mo menos hbil (e, com freqncia, ulterior) reuniu,
para maior comodidade, todos os gneros de papis referentes
ao mesmo assunto.
Acham-se em tais pacotes, ocasionalmente,
um ou mais dossis, mas os restantes, h que trat-los como
se fossem papis destacados, que mister sejam de novo ar
ranjados.
Afirmamos que dossis e sries ho de ser reconstitudos se
possvel. Por muito que algum se empenhe, nem sempre isso
realizvel.
D - s e , outrossim, que o esforo necessrio para res
tabelecer a organizao antiga esteja fora de propores com
o resultado colimado.
Assim, por exemplo, o sistema francs
de arranjo de arquivo introduzido na Holanda, o qual se revelara
estranho aos funcionrios, foi quase completamente alterado
depois de 1813.
V i a de regra, impossvel restaurar tal es
quema, prtico mas complicado, sem trabalho e x t r a o r d i n r i o . Em
tal caso, parece prefervel contentar-se com dispor a grande massa
desorganizada de documentos daquele perodo, na ordem cro
nolgica, e isso como anexos ao Indicateur
e na medida em
que a este so atinentes.
Se, pelas razes acima expostas, recomenda-se o restabe
lecimento das sries e dossis, no se afigura, por outro lado,
necessrio deixar os papis singulares segregados do resto quando
motivos puramente externos (verbi gratia, a presena do selo)
ou de convenincia (tal como o carter secreto do contedo)
determinarem de incio a separao.
Assim, convm descrever o
contrato de arrendamento que esteja munido de um selo pendente
(a despeito de que, para a conservao deste, fosse a pea man
tida no armrio de cartas diplomticas) em conjunto com os de
mais de igual natureza.
Cumpre, outrossim, recolocar documen
to originariamente confidencial na srie de onde aconteceu que
fosse removido somente porque, durante algum tempo, foi mister
conservar no sigilo o seu contedo.
15

27.
Caso seja irreconhecvel qualquer arranjo antigo dos
documentos soltos, o sistema a adotar para a sua ordenao de
pender, em cada caso, das condies particulares do arquivo, e,
especialmente, do grau em que se acha completo. Em tal situao
o melhor , por vezes, um meio termo.
Goza o arquivista de liberdade para a seleo do mtodo
a ser seguido sempre que faltem todas as indicaes quanto ao
15. Registro no qual as cartas e outros documentos recebidos so ins
critos no momento da r e c e p o , com breve d e s c r i o do seu c o n t e d o .

 67
arranjo inicial dos documentos soltos. O p t a r entre combinar,
ou manter separados, os papis pertencentes ao arquivo de um
mesmo ramo da administrao, e o far tanto de acordo com o
seu assunto quanto com a sua forma.
assaz difcil fixar
regras para isso. A este respeito levar-se-o em conta o material
existente e o grau em que se acha completo, e ao bom senso do
arquivista caber, por fim, decidir que mtodo mais se adapta
condio real do arquivo.
N o obstante, alguns exemplos talvez sirvam para escla
recer o caminho a seguir.
Quando, por exemplo, se descobre
grande cpia de requerimentos num arquivo , por certo, avisado
agrup-los todos, mas parece mais apropriado arranj-los siste
maticamente do que em seqncia cronolgica , antes de mais
nada porque uma petio poucas vezes vem datada e afigura-se,
portanto, quase impossvel uma ordem estritamente cronolgica.
M a s h outro motivo. No incio foi praxe, para maior comodi
dade, registrar no prprio documento a deciso tomada e devolv-lo ento ao requerente. V i a de regra, apenas as deliberaes
de maior relevo se consignavam e muito sumariamente.
claro,
pois, que os requerimentos soltos, achados nos arquivos, com
preendem, na sua maioria, apenas aqueles a cujo respeito nenhu
ma deciso foi tomada. Em conseqncia, no so eles mencio
nados nas resolues e no h razo alguma para conserv-los
na ordem em que estas se acham.
Recomenda-se pois, no caso
em questo, a diviso dos requerimentos em vrias sries (dispos
tas cronologicamente) de acordo com os assuntos, por mais con
veniente para os consultantes.
De maior dificuldade apresenta-se a deciso quando se trata
de cartas recebidas.
Se constituiu prtica regular no arquivo
reuni-las em maos, e se se preservavam estes ltimos, encont r a r - s e - o apenas umas poucas peas esparsas, de reduzida im
p o r t n c i a . Em tal caso, no se aconselha formar com elas uma
segunda srie cronolgica, notadamente porque a essas cartas
no aludem as resolues, faltando, pois, a principal razo para
disp-las em sries.
Se, por outro lado, no se mantiveram ntegros tais maos,
mas sim foram desmembrados, ver-se- no arquivo, de costume,
n m e r o excepcionalmente alto de cartas que cobrem todo o pe
rodo.
J que se pode lobrigar a a existncia anterior de srie
cronologicamente arranjada (via de regra em m a o s ) , impe-se
o seu restabelecimento.
Caso diverso ocorreu ainda quando n o
se perfilhou a prtica de ordenar as cartas pela data. Delas
achar-se- no arquivo, como norma em tais circunstncias, quan
tidade relativamente pequena e to-s as de maior relevo.
Por-

 68
que reside nisso um indicio de que apenas o seu contedo lhes
forou a preservao (enquanto se destruam as de menor sig
nificado), parece indicado no o r d e n - l a s na ordem cronolgica,
mas na sistemtica, e dividi-las pelos diferentes cabealhos segun
do os assuntos versados.
plica-se isso, naturalmente, hip
tese de serem de fato importantes as poucas cartas subsistentes.
Se apenas algumas acidentalmente se mantiveram, e desprovidas
de interesse, mais simples reuni-las, quanto possvel cronolo
gicamente, num grupo s.
Recomenda-se, como regra, adotar o sistema do dossi
sempre que no haja razo alguma para preferir outro.
Revelase ele, sob vrios pontos de vista, mais cmodo que o das sries.
Quem quiser fazer uma busca no arquivo sempre conhecer,
como bvio, a matria tratada nos documentos que procura,
mas nem sempre estar inteirado da data de sua recepo.
O
sistema do dossi ser-lhe-, portanto, mais p r t i c o .
O mesmo
se d em relao ao prprio arquivista, uma vez que o arranjo
dos itens pelo assunto no oferece, em geral, grande dificuldade,
ao passo que nem sempre possvel fixar as datas das p e a s .
28.
No se devem adotar divises principais arbitrrias
para os documentos soltos, mas somente as que possam ser agru
padas cm torno das sries de volumes e maos existentes desde
poca anterior.
Todos os documentos soltos do arquivo, como j se indicou
(Pargrafo 20), mister agrup-los em torno das vrias sries
de volumes, maos e amarrados que lhe constituem a parte prin
cipal: os documentos recebidos, com as resolues; os recibos,
com as contas; etc.
Ora, pode dar-se que todos os atos de um rgo administra
tivo se inscrevam numa nica srie de registros.
N o raro
que tal acontea nos arquivos das aldeias. As resolues toma
das pelas autoridades destas ltimas em matrias que lhes dizem
respeito, as relativas aos plderes e as judiciais acham-se tombadas
num arrolamento n i c o . N o cabe, em caso semelhante, dividir
o arquivo em suas divises principais, evidente, como , que o
rgo administrativo originador do arquivo no distinguiu as
diversas atividades por ele exercidas.
M a s , via de regra, a
situao revela-se mais complicada e as decises concernentes
aos plderes, por exemplo, so inscritas aps, ou sob as contas
dos mesmos, criando-se registros distintos para os instrumentos
legais e os processos judiciais.
Destarte, formam-se novas sries, segundo as quais deve
ser arranjado o arquivo, se h que concordar a sua organizao
com a do rgo que o produziu.
Ocorre tambm que no se

 69
compilou registro algum separado, mas que se reuniram os do
cumentos recebidos em vrios maos, conforme a sua relao
com as diferentes funes da entidade.
A srie de maos
assim constituda indica as principais divises do arquivo.
Os
dossis e as peas no atadas em maos agrupar-se-o, pois,
em torno dessas sries ou m a o s .
Deve existir, assim, ntima conexo entre as principais divises do arquivo e as sries de registros e maos.
Se no
facultado ao arquivista adotar ou inovar sries arbitrrias de
papis relativos a determinada atividade particular do rgo
administrativo, menos lcito ainda lhe introduzi-las no prprio
arquivo.
Suponhamos, por exemplo, que, no arquivo de uma
cidade franqueada
os atos referentes administrao muni
cipal, e, bem assim, os atinentes s relaes entre o governo da
cidade e a administrao provincial, foram mesclados indiscri
minadamente entre as resolues, da mesma forma que os do
cumentos recebidos que diziam respeito quelas duas matrias.
N o ser possvel, no arranjo dos papis, distinguir as duas divi
ses principais administrao municipal e provincial pois
evidente que a antiga organizao administrativa no estabe
lecia tal separao.
16

17

Nos arquivos do governo de uma cidade, fixam-se por si

mesmas as sees fundamentais, vevbi gratia as que se seguem:
administrao municipal em geral, privilgio, legislao, organi
zao do governo da cidade, finanas, etc. e constituem-lhes os
ncleos, respectivamente, os volumes de resolues, de privil
gios, das ordenaes, as sries de cartas que contm a nomea
o dos magistrados.
Nos arquivos dos rgos judiciais, alm
da diviso geral, cujo elemento principal representado pelo livro
de resolues, agrupam-se os documentos criminais em torno do
registro criminal, os civis em torno do registro civil, os que se
referem jurisdio voluntria em volta do registro de escrituras,
e assim por diante.
As divises principais de um arquivo ho de refletir, portanto,
a sua estrutura. J no ocorre o mesmo com as subdivises. Os
papis que formam uma daquelas e que, por conseqncia, com-

16. A n i c a diferena entre o arranjo neste e no caso precedente e s t a r ,

portanto, em que neste n e c e s s r i a uma d i v i s o geral para os volumes e
r e s o l u e s , mas n o no anterior.
H , ainda, uma terceira possibilidade, a
de que todos os atos se anotem num s registro e de que, ao mesmo tempo,
haja registros separados para as t r a n s a e s de natureza especial. ( H . )
17. Cidade que, na R e p b l i c a holandesa, gozava do direito de enviar
deputados a s s e m b l i a provincial e que, s ou em c o m b i n a o com outras
cidades, tinha um voto nas d e l i b e r a e s . V e r nota 13 p g i n a 2 1 .

 70
pete reunir em redor da srie de volumes ou maos, podem
atingir tal n m e r o , que se torne aconselhvel, para deles se er
uma clara idia, coloc-los sob diferentes cabealhos, corres
pondentes aos assuntos a que se referem, ou a outro critrio
qualquer, suscitado pela natureza dos documentos.
Assim, para
prosseguir com o exemplo dado, h a v e r ocasio, talvez, de
distinguir entre obras pblicas, segurana pblica, etc, e de
aplicar uma das subdivises dos privilgios s cartas-patentes
relativas a portagens e mercados, ou uma das subdivises s orde
naes referentes s guildas.
mister repartirem-se os documentos consoante se reportem
s receitas, oriundas dos bens da cidade ou s provenientes das
taxas municipais e provinciais, por ela arrendadas; nos autos
do processo civil, segundo constituam aes ordinrias ou encer
rem questes de prioridade ou concurso de credores; e da mesma
forma, com o que mais houver. V i a de regra no se tomam tais
subdivises
organizao administrativa antiga, razo por
que no so indispensveis.
M a s desde que no h dispor
arbitrariamente os itens do inventrio concernentes a uma nica
diviso principal, mas urge obedecer a determinada ordem, requerse sempre que cada qual faa, para si mesmo, um esquema do
arranjo das p e a s .
Ora, d-se que, no interesse do consultante
do inventrio, convenha inserir tal esboo, sob forma de subdi
vises, no inventrio.
Muito til se revela um tal guia para
a seo principal que abarca grande quantidade de peas, embora,
no tocante que for de menor vulto, a enumerao fastidiosa
das subdivises faa correr o risco de que se canse o leitor. Nas
pequenas divises prefere-se o arranjo simples, de todo evidente,
como a ordem cronolgica.
Tornam-se, ento, s u p r f l u a s
as
subdivises.
18

19

29.
Como norma, no se devem incluir na mesma srie
as minutas com as primeiras vias dos originais, nem os originais
com os traslados de um documento.
18. Conserva-se ainda, em Veere, um a r m r i o cujos escaninhos se acham
providos de etiquetas. A l i , portanto, v - s e o modo pelo qual os documentos
isolados se r e n e m , ab antico, cm torno das sries de livros de decisesH que conservar-se, naturalmente, um agrupamento semelhante, mas raro
sejam encontradas indicaes t o exatas.
19. A s s i m , no Atchievenblad de 1893-4, p. 90, criticou-se, n o sem motivo,
o abandono,, aparentemente injustificvel, da ordem c r o n o l g i c a nos n s . 56
er seq. do arquivo da Corte de Uthecht. ( H . ) No entanto, n o a r b i t r r i a
tal d i s p o s i o , mas corresponde ao grau relativo das cidades. Neste caso,
contudo, n o foi feliz a escolha: a ordem c r o n o l g i c a teria sido mais clara
para o leitor. ( H . )

 71
Esta regra uma conseqncia necessria das consideraes precedentes ( P a r g r a f o 21), pois a destinao da minuta,
a da primeira via do original e a dos traslados do mesmo do
cumento divergem de todo.
Reunir, numa srie nica, estes
trs gneros de papis encontra escusa apenas nos arquivos orde
nados de acordo com o sistema rejeitado no P a r g r a f o 16.
A anlise do propsito que levou redao da minuta ori
ginal, da primeira via do original ou do traslado, lanar luz
sobre a q u e s t o . Suponhamos, por exemplo, que nos coubesse
localizar num arquivo esses trs tipos de verses de uma carta
nica. Conseguiremos determinar, com certo grau de probabili
dade, a histria de todas elas.
A minuta foi preservada pela
administrao municipal e atada ao mao das cartas expedidas.
Quanto primeira via do original, a inteno era expedi-la, e se
ainda permanece no arquivo, a razo para tal s pode residir
em que, aps exame mais detido, se julgou pouco avisado envila, ou ento que o documento foi devolvido mais tarde, com uma
nota a a c o m p a n h - l o .
Em ambos os casos h, provavelmente,
outros itens relativos ao mesmo assunto.
O traslado, enfim,
foi feito, por fora, na ocasio em que se voltou a discutir a
matria tratada na carta.
Possui, portanto, seu lugar prprio,
junto a outros dos chamados "retroacta", no dossi de determi
nada comisso, ou como anexo a deciso tomada muito depois
de ter sido escrita e enviada a carta original.
s trs cpias desta pertencem, pois, a divises do arquivo
radicalmente diversas e atentaria integridade de uma delas
se tais peas fossem colocadas em outra.
M a i s evidente ainda
isso se afigurar se considerarmos, como segue, a minuta, a
primeira via do original e o traslado de obrigao contratada
diante de schepens ; a primeira, como pertencente aos arquivos
da corte, a segunda, com o selo afixado, como pertencente, na
qualidade de ttulo de propriedade, prpria administrao mu
nicipal, e o traslado, como procedente de uma pessoa privada,
que o apresentou num processo judicial.
O que ficou dito tem o valor de regra geral.
bvio,
entretanto, que pode e deve haver, nos arquivos seriamente mu
tilados, e para fins prticos, divergncias a respeito desta regra.
Quando, verbi gratia, nos arquivos de uma corporao, se en
contram exclusivamente seis cartas destinadas expedio e des
titudas de importncia, duas das quais na forma de minutas,
duas na de primeiras vias dos originais e dois traslados, seria
2

20.
O schepen era o magistrado ou membro de uma das antigas cortes
dos P a s e s B a i x o s .
O schepenbcief era uma o b r i g a o ou h i p t e s e executada
por dois schepens da corte, ou diante deles.

 72
naturalmente absurdo, caso no se lograse restaurar-lhes a co
nexo original, coloc-las, em separado, sob trs cabealhos.
Ocorre, na verdade, que isto seja rigorosamente correto e lgico,
mas mister consider-lo pouco prtico.
30. Os documentos mencionados expressamente nas reso~
lues podem ser reunidos numa srie de anexos a estas ltimas,
contanto que se conservem em separado os dossis.
Nas resolues, h, com freqncia, remisses a relatrios,
cmputos, exposies financeiras, etc, ou meno destes.
Cum
pre encarar semelhantes documentos como acessrios das reso
lues e, quando colocados na mesma ordem que estas ltimas,
como itens de uma srie de anexos s citadas deliberaes. Sem
embargo, tal no o que deve dar-se em relao aos dossis
existentes.
Os papis neles encontrados podem ser mencionados
nas resolues ou ser o objeto indicaes remissivas, mas julgarse-ia ilgico e pouco prtico decompor o dossi e acrescentar
documentos s sries de anexos s resolues.
3 1 . Os documentos dantes no reunidos s podem agru
par-se sob um cabealho: (a) se totalmente da mesma natureza;
(b) se no comportam, por sua escassa importncia, descrio
em separado.
Fixou-se a regra mormente com referncia aos arquivos, ou
a partes deles, compostos, na maioria, de papis isolados, onde
no se consegue reconhecer ordem alguma.
Pois de preceito
no combinar, quando tal no foi a praxe no passado.
As observaes seguintes serviro para o esclarecimento
da norma:
Totalmente da mesma natureza: e.g., ttulos de propriedade
relativos mesma casa ou ao mesmo imvel rural, ou ainda a
vrios terrenos situados ni mesma aldeia ou no mesmo distrito
administrativo.
Quando determinada cidade concluiu acordos
com um certo n m e r o de outras, acerca da admisso de imigrantes
delas oriundos, todos estes tratados so virtualmente agrupveis
num nico cabealho, com meno das cidades e dos anos.
O
mesmo procede quanto aos convnios atuais firmados, por exem
plo, para a m a n u t e n o da paz, tal como os pactos de reconcilia
o (quarenta e cinco, aproximadamente), que Groninga con
certou com quase todas as aldeias de Friesland, em 1496, e assim
por diante.
Se no comportam, por sua escassa importncia, descrio
em separado: e.g., os recibos isolados referentes a qualquer carta
singular renem-se sob um nico cabealho.
Outro exemplo:
se a cidade estabeleceu uma taxa e se se acham nos arquivos

 73
municipais as contas de administrao, pedidos de iseno, con
tratos para o arrendamento de taxas, e outros documentos soltos,
no pertencentes a qualquer srie ou dossi, mas relacionados, de
alguma forma, com a mesma taxa, todas essas contas, peties,
contratos e outras peas podem ser agrupadas e mencionadas no
inventrio, sob um ttulo nico:
"Documentos concernentes
taxa de..."
Na medida em que se mostra vaga e muito subjetiva a ex
presso "escassa importncia", recomenda-se um uso moderado
da norma, e no agrupar papis sob um cabealho comum de
evitar-se, pela descrio algo elaborada deste, que nele se incluam
itens no de todo destitudos de considervel relevncia.
Cumpre notar, ainda, que no se cogita da formao de um
dossi (ver as explicaes aos Pargrafos 26 e 86), ao se reu
nirem os documentos desta categoria, presentes em quase todos
os arquivos. Trata-se apenas da j u n o , em maos, de itens que,
por natureza, so afins, embora n o lhes quadre, dada a sua
similitude e escassa importncia, a descrio em separado de
cada pea.
32.
de presumir-se que a srie de documentos rece
bidos no se instaurou antes da srie de resolues, nem a srie
de recibos antes da srie de contas a que eles se referem. Reco
menda-se, pois, que no se combinem tais documentos numa
srie, mas que se opte, ou por descrever cada qual separadamente,
ou por reuni-los em amarrados.
Dispensa esta proposio qualquer prova.
Os documentos
recebidos so anexos s resolues, os recibos, s contas.
claro que a srie de acessrios no pode preceder a dos registros
de que so d e p e n d n c i a s . No entanto, cabe observar a expresso
"no se instaurou" (e no, simplesmente, "no se instaura")
usada no pargrafo, porque pode dar-se que se tenham perdido
as contas mais antigas ou os registros das resolues, ao passo que
se preservaram os anexos.
Assim, hoje, h margem para que a
srie de anexos comece antes da principal, mas outrora ocorria,
por fora, o contrrio.
A importncia da norma deriva da concluso que dela pode
ser e x t r a d a .
Ocorre repetidamente, em particular nos arquivos
da Idade Mdia, que, no tocante a perodos em relao aos quais
nenhuma srie ou registro de resolues subsiste e, ao que
parece, jamais existiu se encontrem, no acervo, numerosos
documentos, papis isolados e ttulos que mister se considerem,
no sem r a z o , como material recebido.
Preservavam-se, pois,
tais itens antes de registradas as prprias t r a n s a e s . M a s r o
h colocar tais peas em conexo, no arquivo, com os atos no

 74
inscritos.
Donde a impossibilidade de constituir-se uma srie
com eles. Assim, como norma, conserva-se cada documento
por si e para si e s por exceo colocam-se os mesmos num
dossi (e.g., um amarrado de documentos usados num julga
mento) .
Afigura-se, portanto, errneo formar, mais tarde, uma srie
com estes documentos soltos, tanto mais que um rgo adminis
trativo que no considera as suas t r a n s a e s bastante impor
tantes para registr-las, muito menos ver nos papis recebidos
material digno de p r e s e r v a o .
O conjunto assim constitudo
compor-se-ia, e n t o , de uns poucos itens recebidos, que se guar
daram por relevantes ou por outras razes, e seria, por conseqn
cia, incompleto.
Eis por que no convm agrup-los numa srie,
mas sim descrev-los separadamente, ou bem, reunir alguns dos
papis em amarrados, de acordo com quanto se disse ao discutir
o Pargrafo 27.
Como ilustrao do que ficou acima exposto cumpre men
cionar os arquivos municipais de IJselstein. As v r i a s sries de
livros de resolues comeam cerca de 1680. Antes desta data,
acham-se somente umas poucas cartas e outros documentos,
mas depois dela, ao contrrio, comeam a surgir as sries razoa
velmente completas.
No arranjo do arquivo, pois, os raros itens
anteriores quele ano, ou foram descritos separadamente ou
agrupados segundo os assuntos. Com efeito, depreende-se com
clareza da condio do arquivo que os papis e cartas recebidos
e at hoje preservados, o foram, no nesta qualidade, mas por
causa da importncia dos seus c o n t e d o s . H que descrev-los,
por conseguinte, de modo a salientar tais assuntos.
Uni-los
numa srie cronolgica estaria, por este motivo, fora de questo.
Muito mais raro a existncia de recibos que datem de
perodo para o qual no h quaisquer contas.
Especialmente
outrora, maior importncia era atribuda aos pormenores das
ltimas do que aos recibos. Se ocorresse, porm, que um simples
item destes, sob forma de carta diplomtica, antecedesse a srie
das contas, impunha-se, ento, a aplicao dos mesmos princpios
acima firmados para os documentos entrantes.
A observncia da regra mencionada tambm h de ser en
carecida por razes p r t i c a s .
Na verdade, sero precisamente
os papis mais antigos os que, de acordo com ela, se e n c o n t r a r o
fora da srie e h de acolher-se bem o fato de serem descritos
em separado os documentos de data mais recuada, quase sempre
os de maior relevncia.
Que as peas mais velhas sejam as
mais valiosas uma decorrncia da escassez dos papis das pocas
remotas, e esta raridade em parte se deve, precisamente, p r t i -

 75
ca, dantes predominante, de no se preservarem todos os docu
mentos, mas apenas os de maior significncia.
33.
Os documentos originais de natureza formal, por muito
danificados que estejam ou por diminutos que sejam os seus frag
mentos restantes, no devem jamais ser destrudos, ainda que
deles existam duplicatas, confirmaes
("vidimus")
ou cpias
autnticas.
O instrumento formal , por si mesmo, no s a autntica
prova documentria do ato, mas tambm simultneo a este, e
todo fragmento de um documento constitui testemunho irrefut
vel da sua existncia.
A norma em apreo, de um modo geral, no comporta ex
ceo.
M a s mister zelar-se tambm pela preservao dos do
cumentos privados, que aparecem com freqncia, por exemplo,
nas colees de particulares.
Somente quando de data relati
vamente recente se admite uma atenuao do presente princpio.
V i a de regra, contudo, no h considerar conveniente a destrui
o de papis anteriores aos meados do sculo X V I I .
Algo
diferente ocorre no sculo X V I I I , quando todos os emprstimos
privados de dinheiros, os ttulos de propriedade, os contratos
de arrendamento, etc, apresentavam, interna e externamente,
a forma de instrumentos autenticados.
Demais, tais documentos desde que n o redigidos sem as
formalidades prprias, constituem de costume as primeiras vias
do original, de instrumentos cujas minutas permanecem nos
protocolos das cortes dos escabinos, dos notrios, dos juizes,
dos procos, dos curadores de igrejas, ou de quem quer que fosse
com direito a afixar selos.
H que ter-se em mente, todavia, o perigo de incndio, in
clusive no tocante a tais minutas, e atentar-se, sobretudo, para
a questo do seu local de conservao.
A destruio de um do
cumento autenticado particular, cuja minuta se preserva em repositrio-geral prova de fogo, menos sria que a de papel seme
lhante, cujo original se guarda numa prefeitura desprovida de tal
segurana, ou na casa de um particular.
Por outros termos, ao senso comum sempre cabe decidir e
nada se destruir sem o parecer dos peritos. Assim, por exem
plo, na provncia de Groninga, seria arriscado eliminar antigos
ttulos de propriedade territorial, ou contratos de arrendamento
a longo prazo, dado que em tais ttulos e contratos se estabeleciam
normas segundo as quais se fixou, em cada caso, o direito de
posse e dado que ainda indicam, por conseqncia, as regras
para a situao atual e o direito vigente.

 76
34. Se o original de um documento permanece em bom
estado, as cpias soltas (que no sejam "vidimus"), no pertencentes a nenhum dossi ou srie e destitudas de valor paleogrfico, podem ser destrudas.
Tais cpias mais recentes podem ser destrudas, j que no
pertencem a arquivo algum. H , contudo, certas razes prticas
que nos acautelam contra a eliminao por demais precipitada.
admissvel que se forme uma srie de boas cpias para a
biblioteca coordenada ao repositrio, a fim de que sirvam ao pr
prio arquivista, ou ao investigador no propenso a ver o do
cumento mesmo, por se achar simplesmente interessado no seu
contedo e isto, em particular, quando no lhe familiar a antiga
escrita. E i s por que se pode conservar tambm, junto ao origi
nal, uma segunda via perfeita, contanto que no se lhe faa
meno no inventrio, j que tal cpia nunca figurou como
parte de qualquer arquivo.
Caso se apresente mais ou menos danificado o original, urge
sem dvida preservar, por um ou dois dos mtodos acima indi
cados, as cpias em boas condies, feitas numa poca em que o
documento inicial ainda se achava intato, ou em estado muito
menos deteriorado.
Sem embargo, no h transform-las em
itens de inventrio.
35.
aconselhvel completar o arquivo mediante o pre
enchimento das lacunas devidas aos documentos que faltam.
Cumpre compilar, para tal fim, uma lista destes ltimos, com a
qual se facilita a sua localizao ou, caso no existam, a obteno,
na medida do possvel, de transcries dos originais ou de cpias
conservadas em outros pontos.
A utilidade desse preenchimento das lacunas bvia.
O
dever do arquivista no somente reconstituir o arquivo com
base nos documentos colocados na sua custdia, mas tambm
obter os que outrora dele faziam parte, mas agora aparecem
depositados em outros lugares.
A lista a que se refere a norma s conter, naturalmente,
os documentos que, de toda a evidncia, existiam em poca
anterior e n o parece haverem sido destrudos os quais, por
tanto, talvez ainda permaneam em algum ponto. Que isto
ocorre, pode-se deduzir, por exemplo, de um antigo inventrio
ou cdice diplomtico.
Todas as peas arroladas num desses
registros pertencentes a determinado convento integravam o ar
quivo da entidade at o momento da compilao do referido
cartulrio.
Talvez h quatro ou cinco sculos este tenha sido
elaborado e dos inmeros ttulos compreendidos no cartulrio s
perdurem hoje dois ou t r s . Seria intil e desnecessrio estabelecer

 11
a lista dos itens nele includos dos quais no arquivo do convento
no figuram presentemente os originais.
Assim, na relao
mister que constem apenas aqueles documentos cuja existncia
se pode presumir, com um alto grau de probabilidade.
Por "documentos", tal como a palavra usada neste par
grafo, devem-se conceber os registros, as contas, etc, bem assim
os ttulos, cartas e outros papis de menor importncia.
Caso se preparem, para preencher as lacunas, cpias das
peas extraviadas, urge no coloc-las no lugar dos documen
tos ausentes.
Nunca figuraram como parte do arquivo e no
podero faz-lo no futuro. (Ver tambm os comentrios ao Pa
rgrafo 63) .
36.
Os documentos, uma vez extraviados de arquivo, se
a este retornam por doao ou aquisio, podem nele reassumir
a sua posio desde que perfeitamente claro que nele se origina-'
ram.
primeira vista ver-se- nisto mera inferncia natural. Na
realidade, porm, o caso muito outro. Na Inglaterra, verbi
gratia, exatamente o contrrio constitui a regra.
Probe-se ali,
estritamente, recolocar no arquivo os papis que passaram, em
algum momento, para a posse de particulares.
So eles relega
dos biblioteca.
A razo de tal medida reside em que o do
cumento oficial que, por algum tempo, tenha permanecido fora
do respositrio e nas mos de toda a sorte de pessoas, corre o
risco de perder a sua condio de intato e o de ter sido falsificado.
Em conseqncia, perdeu o papel, durante as deambulaes,
muito do seu valor de prova documental e passa a estar, assim,
sob a ameaa de se ver rejeitado, como tal, numa corte de justia.
A incluso de documentos semelhantes no arquivo viria, pois,
retirar-lhe o carter de autenticidade.
T a l raciocnio de todo lgico. Na prpria Holanda tam
bm se encontram vestgios dessa opinio.
Assim, em 23 de
dezembro de 1771, os membros do tribunal da cidade de Utrecht
foram convidados pelo conselho "a estabelecer as medidas ne
cessrias para que o acesso C m a r a dos Protocolos n o fosse
to facilmente consentido e para que se tomasse todo o cuidado
em preservar a confiana pblica na mesma".
E como resultado decidiu-se, em 24 de fevereiro de 1772,
que as chaves da referida C m a r a seriam entregues to-somente
21

21.
N o s A r q u i v o s N a c i o n a i s de Paris, durante longo tempo, os documen
tos recuperados por d o a o , compra ou r e s t i t u i o c o m p u l s r i a jamais reto
maram a p o s i o natural que deveriam necessariamente ocupar se n o remo
vidos do arquivo a que pertenciam, estabelecendo-se paro eles, parte, sala
e srie especiais. (F.) .

 78
aos secretrios do Tribunal, aos quais competia impedir a entrada
de qualquer pessoa no acompanhada, ainda que se tratasse
de um escrivo.
N o somente razovel, mas tambm inevitvel, que se
mantenham tais medidas at hoje, na Inglaterra, onde no se
separaram os arquivos antigos dos modernos por uma revoluo,
e onde, por conseqncia, eles permaneceram muito mais ativos
do que no nosso p a s .
Com efeito, a p r e s u n o , ali. de que
os documentos que faltam foram furtados por pessoas que se
interessavam por sua posse, para ocult-los ou falsific-los.
Ao contrrio, entre n s , muito mais provvel que fossem
vendidos os papis, como destitudos de valor, durante o regime
francs, e nada, pois, leva a crer que houvessem sido adulterados
durante a sua ausncia do arquivo.
Quanto ao nosso caso, de todo suprfluas se afiguram tais
medidas, embaraosas que so para o uso cmodo dos docu
mentos, aqui, onde os arquivos, na medida em que foram confia
dos aos arquivistas, se acham realmente mortos.
Durante o s
culo passado foram eles vergonhosamente negligenciados e, de
modo geral, exauridos em proporo considervel. M a i s tarde,
quando os nimos, em vrios pontos, retomaram conscincia da
situao, recuperaram-se, em parte, as peas extraviadas, atravs
da doao e da compra, ou ento foram elas substitudas, quanto
possvel, por manuscritos privados.
Nestas circunstncias
mister nos regozijemos se conseguirmos eliminar, de novo, tal
categoria de documentos.
Por outro lado, ir adiante, e banir
do arquivo peas que lhe pertenceram de longa data parece
intil, j que, em qualquer caso, a integridade do conjunto no
mais existe.

CAPITULO

DESCRIO

DOS

III

DOCUMENTOS

DO

ARQUIVO

37.
O que se tem em mira, na descrio do arquivo, que o
inventrio sirva simplesmente como um guia.
Deve, portanto, for
necer um esquema do contedo do arquivo e no o contedo dos
documentos.
Dada a dificuldade, para os no iniciados, de orientarem-se
primeira vista no arquivo, ainda que bem ordenado e de acordo
com o nosso mtodo, mister dar-lhes um guia. Este, urge que o
compilemos de maneira prtica sobretudo, portanto, sem exces
sivas mincias. Deve limitar-se a ministrar um sumrio do contedo
do arquivo.
E n t r a r em conflito com o propsito do inventrio, quem des
crever cada documento em particular. Ao tentar faz-lo, realizar,
sem dvida, obra til, mas de forma alguma um inventrio de
arquivo. N o comporta este a meno de tudo o que no acervo
haja sobre dado assunto ou pessoa.
Se tal for o objetivo, o in
ventrio h de ser certamente de m qualidade. Exemplo de arrolamento semelhante, compilado com pormenores demasiados, o
de Leeuwarden, o qual, embora j impresso, n o foi publicado,
merc do parecer de M r . Telting (ver o Prefcio ao Inventrio,
por M r . Singels). O guia do arquivo no deve tentar tornar
suprflua a consulta do mesmo. Isto, alis, impossvel, e o arquivista que visasse a tal objetivo, sem necessidade, oneraria as
suas energias com um fardo absurdo e apresentaria, alm do mais,
trabalho medocre.
Cumpre, contudo, facilitar e simplificar ao mximo a consulta
do arquivo. Para tanto, h vrios meios: ndices, calendrios, c
dices diplomticos, etc. Tais instrumentos, no entanto, possuem
um escopo diverso do do inventrio, e o que se lhes requer tam
bm diverso razo a mais para no inseri-los no inventrio,
como s vezes se faz.
Apenas para os arquivos muito pequenos comporta a norma
exceo. Em relao a eles no se concebe a publicao de ca
lendrios ou cartulrios separados. Donde, em tal caso, impor-se

 80
a incluso destes meios de busca no prprio inventrio. Dado o
reduzido alcance do ltimo, no se corre tanto risco, como em
outros casos, de tornar mais difcil o exame do inventrio pela
introduo das adies.
A i n d a em tal hiptese, entretanto, convm no inserir os
acrscimos no corpo da lista, mas em anexos.
A impresso de
algumas peas, como os ttulos, destri a coerncia do inventrio.
Com o escopo deste tambm no se coaduna o calendrio, o qual,
para ser de uso prtico h de incluir, no raro, os contedos de
vrios itens do inventrio. As meras referncias aos anexos, alm
disso, colocadas sob os itens adequados no inventrio, servem ao
propsito colimado to bem quanto a insero, neste ltimo, dos
prprios anexos.
38.
Antes de descrever-se um volume ou um amarrado cum
pre conceber-se claramente a idia dominante que presidiu sua
formao.
Depois do preceito geral enunciado no pargrafo precedente,
constitui este princpio o ponto capital na descrio dos documen
tos. Pode-se dizer que uma idia dominante e definida presidiu
sempre formao do volume, do mao, do dossi ou do amarrado
(ver P a r g r a f o 22). Caso o arquivista pretenda descrever ade
quadamente a pea de arquivo em questo, deve compreend-la
bem. Com efeito, a descrio mais pormenorizada dos contedos
dos documentos compreendidos em cada volume ou mao oferece
noo to clara dos seus assuntos como a relao breve feita por
algum que lhes captou a idia dominante.
De um modo geral, reconhece-se facilmente tal diretriz. Se,
verbi gratia, encontrado um volume, composto exclusivamente das
decises do conselho, as quais se sucedam umas s outras em ordem
cronolgica e a intervalos fixos de alguns dias, pode-se ter certeza
de que se compulsa o registro das deliberaes do Conselho. Se
se descobre um mao constitudo to-s de cartas que ingressaram
no mesmo rgo, dispostas em ordem cronolgica, no h dvida
de que se trata da srie, a ele referente, de cartas recebidas.
Com freqncia, porm, so menos simples as circunstncias.
D - s e , por exemplo, que, enquanto a princpio era identificada
apenas uma srie contnua nica de registros de documentos lavra
dos perante os schepens, mais tarde se reconhecem sries para
lelas de tais papis. Verifica-se, pois, que a srie, singular no
incio, torna-se gradualmente dividida, ao crescer a quantidade de
papis. natural supor que isso foi levado avante em conformi
dade com as categorias de documentos que se encontraram reuni1

1. Ver nota 21 pgina 77.

 81
dos nas sries originais.
Urge investigar que gnero, ou gneros,
de papis (e.g., ttulos, hipotecas, fiana, testamentos, etc.) se
incluam em cada srie, a fim de dar uma boa descrio do con
tedo.
N o raro, contudo, o problema se apresenta muito complicado
e talvez seja proveitoso mencionar, para ilustrao, alguns casos.
No arquivo municipal de Utrecht, conservam-se, h longo tempo,
dois registros que datam do fim do sculo X V , muito cuidadosa
mente escritos por mo nica. Ambos contm uma miscelnea de
documentos latinos: um certo n m e r o de cartas que procedem do
Bispo David da Borgonha, declaraes dos dias de audincias a
serem observados nas aes junto Corte Papal, cartas da cidade
de Utrecht, numerosos papis processuais (entre o squais, at mes
mo registros completos), inmeros contratos, testamentos e outros
papis privados, etc, etc. Visto que os nomes das pessoas neles ci
tadas no revelam espcie alguma de unidade, vs sempre foram as
tentativas de descrev-los adequadamente. Decidiu-se, por fim, de
sign-los pelo nome de Copiador do Bispo David da Borgonha.
Incorreto, porm, como era, tal ttulo, houve que procurar um mais
apto para a apresentao definitiva do arquivo. A ateno foi
casualmente atrada para a circunstncia de a letra com que se
redigiram os documentos assemelhar-se do secretrio da cidade
de Utrecht, Floris Tzwynnen, e, aps exame mais detido, desco
briram-se as iniciais deste em vrios pontos do texto. Como era
patente, pela escrita descuidada e pelas inmeras emendas, que os
papis em questo formavam um livro de minutas, resolveu-se o
enigma rapidamente. A investigao revelou que Tzwynnen fora
notrio junto corte episcopal, antes de assumir o cargo de secre
trio da cidade. Apurou-se, ento, que os registros continham as
suas minutas, s quais mesclara ele, mais tarde, toda a sorte de
documentos oficiais que lhe competira redigir na qualidade de se
cretrio, e isso pela simples razo de serem compostos em latim,
como as minutas. claro que, somente aps elucidada a natureza
dos registros por esta pesquisa, se pde design-los, breve e compreensivelmente, por Protocolo do Notrio Floris T z w y n n e n , ao
mesmo tempo que se lhe expunha a composio numa nota.
Outro exemplo: No Arquivo de Estado de Utrecht, desco
briu-se, entre diversas peas soltas, uma assinatura - de deter
minado registro, que continha os mais heterogneos documentos de
natureza privada. Reuniam-se, ali, ttulos de propriedade territo-

2. Isto , um caderno, cujas p g i n a s so em n m e r o de quatro ou um

m l t i p l o de quatro.

 82
rial, escrituras de venda, testamentos, doaes, formais de partilha
e, bem assim, numerosas colaes para vicariatos e outros benef
cios eclesisticos. Em tais papis se mencionava grande variedade
de pessoas, com o que se exclua a hiptese de concernirem eles ao
patrimnio de uma s. bem verdade que todos os itens datavam
aproximadamente do mesmo perodo (meados do sculo X V I ) ,
mas no se apresentavam em ordem cronolgica. A chave deste
enigma s veio a ser descoberta quando ocorreu lembrana que
existia no arquivo um volume de contedo quase semelhante, inti
tulado Tituli ordinandorum exhibiti.
Tudo se esclareceu ento:
sabe-se que a Igreja Catlica, a fim de impedir que os sacerdotes
se portassem de maneira incompatvel com a sua dignidade e posi
o, reclamava, de quantos desejassem receber as ordens, a apre
sentao prvia da prova de que possuam os meios necessrios
para prover prpria subsistncia.
Para satisfazer tal exigncia,
depositava um o testamento do pai, outro o ttulo de propriedade
de um terreno, outro ainda, um documento que lhe conferia bene
fcio em que seria investido aps a ordenao.
Tornou-se, pois,
evidente que o volume e a assinatura referidos continham as c
pias de instrumento desta natureza que certo bispo sufragneo
coligira, num registro, para justificar as ordenaes por ele feitas.
No que, primeira vista, parecera acervo desordenado de do
cumentos, se descortinava agora um todo metdico, capaz de ser
descrito no inventrio por poucas palavras.
39.
Na descrio do arquivo h que ter em mente que os
documentos mais antigos so de maior importncia que os recentes.
mister, pois, entrar em maiores mincias na especificao dos
primeiros.
Para tal diferena de tratamento convm adotar pontos
precisos de diviso e mencion-los no prefcio do inventrio.
A oportunidade desta norma evidente. T o pouco nos res
tou da Idade M d i a , especialmente dos primeiros sculos, que quase
todo pormenor aparece revestido de importncia. T m - n a no s
o assunto tratado no documento mas tambm outros aspectos nele
incidentalmente referidos. Enquanto, pois, se admite, por conve
nincia, que os incontveis papis esparsos de pocas posteriores,
os quais no se enquadram em srie ou dossi algum, se agrupem
em amarrados relativos a determinadas matrias, tem-se por acer
tado descrever separadamente os documentos desse gnero que
datam da Idade M d i a .
Quando, numa parte do inventrio, se introduz, destarte, m
todo distinto do seguido em outras, razovel iniciar tal tratamento
num ponto definido do passado e indicar este, claramente, no in
ventrio.
Como linha demarcatria muito adequada, de recomen-

83
dar-se a data em que as resolues de um rgo passaram a ser
tombadas com regularidade ou melhor, a data em que comea a
srie, preservada at ns, de registros de deliberaes. Para cer
tos rgos administrativos este limite , sem dvida, o melhor, por
que salta vista que to logo estejam mo as resolues da enti
dade, os papis avulsos perdem muito da sua relevncia.
N o constitui, no entanto, a melhor data para todos os rgos
administrativos. Nas grandes cidades, por exemplo, desde longa
data, bem organizadas, chegaram at ns registros de resolues de
poca to remota que, praticamente, nenhum documento solto de
perodo anterior ainda subsiste. Por uotro lado, as assemblias
dos Estados Provinciais apresentavam-se, no incio, to vagamente
organizadas que lcito dizer que somente os prncipes austro-borguinhes lhes introduziram alguma estabilidade na estrutura.
Assim, apesar de que os registros de resolues dos Estados co
mecem geralmente em poca muito posterior, do perodo precedente
dos seus arquivos quase nada se preservou devido ao descuido da
administrao.
3

Por conseguinte, convm procurar outros limites temporais e

no difcil encontr-los. Em geral, o fim da Idade Mdia forne
ce excelente demarcao, mas no termina ela ao mesmo tempo
para todos os rgos administrativos. Para os E stados Provin
ciais e as cidades com direito a voto na Assemblia, a grande mu
dana ocorre quando da sua adeso volta contra a Espanha;
para as igrejas, quando do advento da Reforma, para as guildas,
quando da perda de seus direitos polticos; para os cinco Captulos
de Utrecht, em 1582, quando lhes foi retirado o direito lquido de
participar da Assemblia dos Estados; para muitos conventos exis
tentes sob forma modificada at 1798, quando da sua secularizao, e tc, etc. Ser sempre fcil, portanto, descobrir um limite
bvio.
4

3.
Usou-se comumente na Blgica, durante a Idade M d i a , o termo r e s o l u e s " no sentido de algo que foi resolvido ou que constituiu objeto de
d e c i s o . A palavra francesa d l i b r a t i n s n o exprime exatamente a idia
de ' r e s o l u e s " , por conduzir suposio de que os registros de resolues
apresentam um quadro completo e minucioso da s e s s o , ou, por outras palavras,
as atas reais das d i s c u s s e s , o que jamais ocorreu na Idade M d i a .
Na F r a n a
usa-se em geral a p a l a v r a " d e l i b e r a e s " . ( F . ) .
4.
Na realidade o advento da a d m i n i s t r a o a u s t r o - b o r g u i n h que assi
nala o fim da Idade M d i a . M a s o p e r o d o que v a i daquele fato revolta
contra a E s p a n h a n o foi s e n o de curta d u r a o para a maioria das cida
des, ( H . )
V e r t a m b m a nota 17 p g i n a 69.
5.
N o significa isso, no entanto, que cumpre descrever todos os do
cumentos precedentes a este limite de maneira uniformemente pormenorizada.
C o n v m , em geral, tomar em c o n s i d e r a o a quantidade de p a p i s preserva
dos. ( H . ) .

 84
40.

Devem-se evitar as tabelas no inventrio.

Funda-se a regra em dupla considerao. Antes de mais

nada, impossvel compilar um inventrio inteiro sob a forma de
tabela; em segundo lugar, no convm usar tal disposio para uma
parte do mesmo, e deixar de faz-lo para outra. No tocante ao
primeiro ponto, no mais lcito apresentar um inventrio com
pleto sob o aspecto rgido da tabela, do que sob a aparncia da
poesia. Com efeito, a descrio de determinado ndice do inven
trio deve, com freqncia, divergir totalmente da de outro. N u m
item talvez se relacione certa srie inteira de documentos, ao passo
que em outro, apenas uma pea singular. Como se incluiriam am
bas as descries na mesma tabela sem omitir, para efeito de uni
formidade, aqui, um pormenor que seria prefervel mencionar e sem
salientar, ali, alguma circunstncia menos digna de ateno ?
Na verdade, no se conhecem inventrios compilados, de pon
ta a ponta, sob a forma de tabela. Em estilo semelhante se orga
nizaram apenas listas de ttulos e de papis isolados. M a s , ainda
em tal caso, o resultado uma acentuada irregularidade na descri
o e a demasiada importncia conferida forma dos documentos.
Compreende-se isto facilmente. Se parte apenas do inventrio to
mar o aspecto da tabela, surgir a propenso para reunir os itens
a d a p t v e i s ao uso da mesma e para separ-los dos demais, que lhe
so avessos, ao passo que um dos primeiros requisitos do bom in
ventrio , justamente, que todos os itens se sucedam uns aos ou
tros, na ordem correspondente sua posio no arquivo. N o
deve esta ser alterada por consideraes de outra natureza, tais
como saber se possvel ou n o , que a descrio de determinado
item quadre com a forma de tabela. E ainda quando o arquivista
renuncie tentao de alterar pelo seu emprego, a seqncia na
tural das peas, a simples presena da tabela por um lado, ou a
sua ausncia, por outro, produzem a impresso de um abismo exis
tente entre os papis apresentados sob tal aspecto e os que no o
so, como se entre eles houvesse uma diferena especifica, impres
so essa ainda fortalecida pelo fato de que se usa imprimir o con
junto dos itens da tabela em caracteres menores.
Demais, quando se compilasse apenas parte do inventrio em
forma de tabela, subsistiriam nela as mesmas dificuldades que para
o seu uso geral no inventrio embora, nesse caso, em menor
escala. T a l disposio sempre cerceia, em maior ou menor grau,
a liberdade do arquivista.
Sem dizer que no agrada vista o
inventrio compilado em certos trechos na forma ordinria, em ou
tros, na de tabelas.
O uso destas no oferece vantagem alguma.
Mostra a expe
rincia que no se d ensejo com elas a uma viso geral do arquivo

 85
c nem se poupa espao. O contrrio o que ocorre. Donde a
convenincia de se evitarem as tabelas, cujo uso incmodo e
difcil.
4 1 . Devem-se descrever inicialmente as sries e os volumes
para alcanar-se a viso geral do arquivo, e, somente aps, os do
cumentos soltos.
J recomendamos esta norma quando tratamos do arranjo dos
documentos soltos, mas h que aplic-la tambm redao do in
ventrio. Descrevem-se tais papis em relao s sries em torno
das quais so eles agrupados, de modo que se assegure a uniformi
dade da terminologia e que se evitem irregularidades na apresen
tao do que se acha correlacionado.
Se se descreveram as sries
em primeiro lugar, podem-se facilmente dividir em grupos os do
cumentos esparsos.
Aconselha-se, assim, a descrio de cada grupo de per si, em
referncia srie que constitui o seu ncleo.
Tal mtodo oferece,
alm disso, a vantagem adicional de obter-se a perspectiva geral
de cada grupo e de atingir-se uma posio que permita, pela familiaridade com a matria de cada item adquirida ao fazer-se a des
crio, a correo ocasional de erros praticados no arranjo original
e a reunio do que por engano permanecer dividido.
42. As sries no devem ser descritas documento por documento, mas sob um nico nmero.
Caso tenha variado a cons
tituio de determinada srie com o transcurso dos anos, cumpre
estabelecer diversas subdivises.
O propsito da presente regra impedir que sries constitu
das, verbi gratia, por centenas de contas, sejam descritas no in
ventrio, sob centenas de nmeros, ou que s sries de resolues
se atribuam tantos nmeros quantos forem os volumes nelas inclu
dos.
Uma tal descrio, pea por pea, acarreta considervel des
perdcio de espao e inteiramente desnecessria, j que no con
tribui de maneira alguma para dar pessoa que usa o inventrio
qualquer imagem mais clara do contedo do arquivo. Ao con
trrio, o mtodo apresenta to-s o gravssimo inconveniente de
obstar a uma viso geral do inventrio. Para o consultante deste,
por certo muito mais fcil perceber, num relance, que se acha
completa uma srie de contas de 1630 a 1780, do que ter que per
correr 151 nmeros antes de chegar ao mesmo resultado.
H certo argumento que parece militar a favor da descrio
pea por pea.
Pode-se julgar til, para a preservao da ordem
do arquivo, atribuir a cada volume ou mao um nmero distinto.
Se se visa a tal fim (o que no se afigura, alis, absolutamente
imprescindvel), consegue-se alcan-lo pelo abarcamento da srie
sob uma nica descrio, ao mesmo tempo que se conferem a esta

 86
tantos nmeros quantos forem os volumes (e.g. N.os 11-161. C o n tas de, etc, 1630-1780).
Cumpre fazer uma exceo regra no tocante ao arquivo de
um Tribunal de Contas, composto quase exclusivamente de contas
submetidas verificao.
Semelhante exame, cujo resultado sem
pre se anotava ao p da conta, era a funo principal do Tribunal.
As aprovaes das contas representavam as suas resolues, ou,
caso se tombassem estas em separado num registro, os anexos das
deliberaes. Convm, em tal caso, uma descrio algo mais mi
nuciosa e pelo menos, a meno habitual do ato de ratificao
pelo Tribunal.
Seria lgico descrever pea por pea, indiscrimi
nadamente, toda a sorte de contas, dispostas na ordem cronol
gica segundo o referido ato. M a s o sistema no se afigura muito
prtico e h que a ele preferir o sistema seguinte:
N 324. Contas do Coletor de Zelndia,
Scheldt, 1501-1535, (falta 1532), 34 volumes.
(a)
(b)
(c)

a ocidente de

Primeira conta de A, para 1501, examinada em l de

maio de 1502.
Segunda conta de A, para 1502, examinada em 3 de
abril de 1503.
Primeira conta de B, para 1503, examinada em 6 de
maio de 1504.

Poder-se-ia julgar indispensvel abrir outra exceo para o

caso de alteraes no contedo de uma srie, por exemplo, decor
rentes da diviso das funes de coletor entre dois funcionrios,
ou da reunio de dois coletores num nico funcionrio, ou da mu
dana dos perodos de tempo abarcados pelas contas, etc. N o
obstante, no se tem como absolutamente foroso, em tais circuns
tncias, repartir a srie em diferentes nmeros. Com efeito, ad
mite-se simplesmente a diviso do nmero em sees, aliada indi
cao, em nota, do motivo para tal.
A regra acima exposta vlida, outrossim, para a srie de
documentos destacados, verbi gratia, para as cartas em maos.
Desde que elas foram agrupadas em sries segundo a sua forma,
esta somente h de ser descrita no inventrio (e.g., C a r t a s Re
cebidas pelo Conselho, 1583-1794, 81 m a o s ) . N o se d o
mesmo com os dossis, cujo assunto urge mencionar no inventrio.
Caso se omita tal especificao, perde a sua base qualquer distin
o entre sries e dossis. Com efeito, a formao de sries
contnuas de documentos recebidos e expedidos visa precisamen
te reunio num todo nico, proporo que crescesse em volume
o arquivo, de papis a princpio mantidos em separado, ou agru
pados, de tempos a tempos, em dossis, a fim de facilitar a

 87
compreenso geral do conjunto e de simplificar o inventrio even
tual. A descrio em separado dos itens soltos de que composta
a srie suprime, pois, a diferena de princpio entre os dois siste
mas. Eis porque no ela compatvel com o inventrio, mas com
o calendrio, o qual se compila com objetivo de todo diferente.
(Ver Pargrafo 72).
43.
A atribuio de datas ao documento do arquivo depende
da poca em que foram recebidos ou produzidos pelo rgo ou
pessoa a cujo arquivo pertencem.
Caso o arranjo segundo tal
princpio possa originar algum equvoco, mister mencionar tanto
a data da produo, quanto a da recepo.
Cumpre estabelecer uma exceo para as sries de contas.
No se deveria dat-las segundo a poca em que foram examina
das, mas de acordo com o perodo que abarcam.
Da definio de arquivo apresentada, infere-se imediatamen
te que a posio do documento, na coleo, depende da poca em
que foi produzido ou recebido pelo rgo administrativo ou pessoa
em questo. T a l data ser, portanto, decisiva para a descrio
da pea ou para a sua localizao na srie.
V-se claro, que o
dia de entrada de determinado documento capaz de divergir
consideravelmente do de sua redao.
O dirio compilado em
1626 (por L'Hermite) no veio ter aos Estados de Utrecht antes
de 1629.
6

No tocante correspondncia, a diferena no geralmente

to ampla, mas entre a data da carta mesma e a da recepo, ou
melhor, a da sua chegada repartio (a qual figura em nota no
documento, precedida da palavra Recebida ou A p r e s e n t a d a )
medeiam ordinariamente alguns dias. E se a remessa se deu no
fim de um ano, ocorre no raro, que somente no incio do seguinte,
a carta chegue a destino, de forma que at mesmo o n m e r o do
ano no coincida nas duas datas. Em todos os casos idnticos,
h que levar em conta, ao designar-se o lugar a ser ocupado pelo
documento no arquivo, apenas a data da sua entrada no rgo
administrativo. Da depende a posio que a pea ocupar na
srie ou no amarrado ordenado cronologicamente; e, se os dife
rentes itens das divises ou subdivises forem dispostos nesta
ordem, ainda a data da recepo que aparece como decisiva
para o arranjo dos papis entre si.
Sem embargo, acontece por vezes, ao descrever-se o documen
to como uma pea separada, que a aplicao deste princpio oca
sione equvocos. U m a vez que na apresentao dos itens do
inventrio urge mencionar to-s a data do ano (ver P a r g r a f o
6.

Ver

pgina

13.

 88
4 8 ) , tal confuso surge apenas quando houver discrepncia entre
o ano em que se redigiu a pea e aquele em que foi recebido.
Como precauo adicional, convm incluir ambas as datas e assim
escrever, por exemplo: Dirio de L'Hermite, redigido em 1626,
recebido em 1629.
Em relao aos documentos expedidos, muito raramente ocorre
tal diferena de datas. Todavia, pode dar-se, vevbi gratia, que
determinado rascunho de minuta, redigido em dezembro de um
ano, seja aprovado em janeiro do seguinte e colocado entre as
minutas assinadas.
Em alguns arquivos de aldeias, por exemplo,
entre as minutas de atos praticados diante de schcpcns, acham-se
tambm documentos redigidos pelas partes ou pelos notrios, e s
em data posterior aprovados pelos schepens e assinados pelos
secretrios. Sempre que isso se der, prevalece, naturalmente, a
data da a p r o v a o . Dispensa demonstrao a necessidade de in
serir a cpia pertencente srie ou dossi ordenado cronologica
mente, no na data em que se redigiu o original, mas na da expe
dio do traslado.
7

A compilao de um documento estende-se, no raro, por mui

tos anos, como costuma acontecer, vevbi gratia, com os volumes de
resolues ou processos judiciais. Em tais casos, h que indicar o
primeiro e o ltimo ano. Nem menos comum que a data de
incio de determinado registro deixe de coincidir com a do mais
antigo item nele contido. V i a de regra os cartulrios e registros
de privilgios municipais, por exemplo, comearam somente depois
que a entidade coletiva entrou na posse dos vrios papis ali com
preendidos. Verificada esta hiptese, mister mencionar, em pri
meiro lugar, a data em que se principiou o registro, e, em segundo,
a da entrada do item. A data do mais antigo documento, cum
pre indic-la ento, por meio de uma nota. Assim, para o ver
bete seguinte, dado como ilustrao, ter-se- a forma: Registro
dos privilgios da cidade X, comeado por volta de 1430, com
adies subseqentes (ou: continuado) at 1580. N . B . O mais
antigo documento includo neste registro data de 1323, e no:
Registro de privilgios da cidade X, 1323 1580.
Na ltima parte do pargrafo, por razes puramente prticas,
abre-se uma exceo ao princpio formulado. H sempre consi
dervel intervalo de tempo entre a data que se fecha numa conta
7. Ocorreu com freqncia, na Idade Media, que decorresse certo lapso
de tempo entre a redao do documento e a sua assinatura ou a aposio do
selo no mesmo. A data destes ltimos atos, pelos quais se tornavam oficiais
os papis, que era de importncia. Ainda hoje se d que transcorra um

certo tempo entre a assinatura de um decreto real pelo soberano e a s u b s c r i o

pelo ministro. ( H . ) .

 89
e a do seu exame.
Se ela for colocada depois de aprovada, no
arquivo do rgo incumbido da tomada de contas, deve-se-lhe dar
a data do exame. A mesma norma vlida quando se trata de
uma nica pea destacada.
T o - s para evitar equvocos convm
citar, se for o caso, tanto o perodo abrangido pela conta, quanto
a data do seu exame. Escrever-se-, pois, e.g., Conta da cons
truo do novo palcio municipal, 1506-1508, examinada em
1509.
Diversa, porm, aparece a situao da srie contnua de con
tas que se descrevem sob um nico nmero. Cada qual corres
ponde a um ano, e a poca deste, em que termina a conta antiga
e principia a nova, sempre a mesma. Basta, portanto, mencio
nar o ano da primeira e da ltima. A tomada de contas, por
outro lado, no oferece regularidade comparvel. Assim, ainda
que se apusessem descrio as datas dos exames das primeiras
e das ltimas contas, no se andaria muito mais avisado e nem se
faria estimao alguma das intermedirias.
Eis por que, em rela
o a semelhantes sries, de preferncia se omitem totalmente as
datas da tomada de contas, a menos que estas ltimas venham
descritas em separado, como no arquivo do Tribunal de Contas.
(Ver Pargrafo 42).
8

44.
Quando num dossi se encontram documentos, quer na
forma de originais, quer na de cpias, os quais sejam de data an
terior do assunto neles tratado (retroacta),
mister conside
r-los como anexos.
No podem, pois, afetar a data que se deve
atribuir ao dossi no inventrio, da mesma forma que no podem
afetar o arranjo dos documentos no dossi, se estes forem ordena
dos cronologicamente.
9

No dossi de determinado ano, constitudo de processo ou

relatrio precedidos de investigao, encontrar-se-o, provavelmen
te, sentenas, ttulos de propriedade, contratos ou relatrios de
investigaes prvias, todos de data muito anterior. Se a ordem
do conjunto for a cronolgica, estes precedentes ou retroacta
devem ser inseridos no local do dossi fixado pela data em que
houve a juntada ao processo, ou o acrscimo ao relatrio. Um
ttulo de propriedade de 1425, por exemplo, no ser colocado no
incio do mao de processo que vai de 1710 a 1714, como o pri8.
claro que o lugar ocupado pela conta no arquivo, e o arquivo em
que deve ser posta, dependem, de fato, da p o c a do exame. Se, por exemplo,
se distinguir o arquivo do governo da cidade, anterior a 1795, do do r g o
administrativo municipal p r o v i s r i o que se lhe seguiu, uma conta que abarcasse
o ano de 1794, mas fosse examinada pelo r g o p r o v i s r i o em 1795, perten
ceria ltima d i v i s o . ( H . ) .
9.

V e r nota 3 p g i n a 5 1 .

 90
meiro e mais antigo documento. M a s se tal pea foi apresentada
ao tribunal, em outra ocasio, a saber, em 10 de janeiro de 1712,
urge coloc-la no dossi junto aos papis desta data, ou logo aps
aos mesmos.
Nem todos os dossis, entretanto, devem ser dispostos crono
logicamente e, por vezes, h que preferir a ordem sistemtica (e.g.,
no tocante aos processos). Aparece neles, com freqncia, uma
lista que lhes contempornea {rtulas ou inventrio dos do
cumentos) e lhes fixa a ordem, ou ento h, para indicar a seqn
cia, nmeros ou letras apostos aos itens. Em casos tais, cumpre
respeitar-se semelhante arranjo.
45. S. se organizaro ndices para os volumes singulares e
os maos, quando estes consistirem de documentos heterogneos
quanto forma e ao assunto, os quais, longo tempo aps a sua
criao, [oram reunidos, como originais, num corpo nico, ou trans
critos, como cpia, num volume.
O caso contemplado na presente norma ocorre (como j se
indicou no P a r g r a f o 38) com extrema raridade, e isso apenas
quando houvera interferncia dos administradores de poca pos
terior (especialmente arquivistas e historiadores), como acima se
apontou ( P a r g r a f o 23). M a s em tal hiptese admitiu-se o des
membramento do volume, sempre prefervel descrio do con
tedo, pea por pea.
No Pargrafo 23, contudo, assinalaram-se
as condies em que tal fragmentao no permitida.
So as
que temos em mente aqui. Urge, ento, compilar um ndice, j
que impossvel fazer a descrio geral do contedo dos volumes
e maos.
Somente nestes casos parece necessria a descrio pea por
pea, pois, quando o volume se compe de documentos da mesma
natureza, a apresentao adequada do contedo, levando-se em
conta o que foi dito no Pargrafo 38, basta para a informao de
quem usa o arquivo. Saber o consultante, ento, satisfatoria
mente, que espcie de papis lhe dado encontrar no volume (ver
Pargrafo 42).
Como j salientamos (Pargrafo 37), ser talvez
til para o pesquisador possuir calendrios dos contedos dos
volumes pertencentes a essa categoria, mas no fazem parte os
mesmos do inventrio, o qual h de servir to-s como um guia.
Aqueles so antes suscetveis, pelas suas dimenses, de impedir
extraia o pesquisador todo o proveito esperado do guia.
46.
Os instrumentos originais de carter formal (documentos diplomticos) devem ser descritos, via de regra, em separado,
quando no se evidenciou haverem formado parte, no passado, de
uma srie ou dossi.

 91
Quase sempre conservam-se parte os documentos autentica
dos originais ou cartas diplomticas, os quais (ver Pargrafo 93)
jamais se renem em sries. Ocorre, na verdade, que eles sejam
encontrados em sries constitudas, quanto ao mais, de papis.
Assim, entre os documentos recebidos, acha-se s vezes uma tal
carta.
Da mesma forma, muitas vezes se descobrem pergaminhos
numa coleo de recibos pertencentes a uma conta (e.g., ttulos de
renda resgatados.
contratos de venda, etc.).
De vez em quando
sucede, outrossim, que certa quantidade de cartas diplomticas se
englobe num dossi, verbi gratia, cartas de investidura de vrias
propriedades pelo mesmo senhor feudal e na mesma data, ou, ain
da, que determinados pergaminhos, como ttulos de propriedade,
se incorporem mais tarde, num dossi de provas judiciais. Todas
essas hipteses so, porm, excepcionais.
M a i s interessantes e importantes, em geral, que os papis re
cebidos pelo rgo administrativo, os instrumentos autnticos
referem-se, habitualmente, a estipulaes vlidas por amplo pe
rodo de anos e distinguem-se, quase sempre, por sua forma (em
pergaminho e selados) dos demais documentos. De longa data
costumou-se, pois, guard-los separadamente, no sendo praxe co
loc-los dentro de determinada srie, e, muito menos, formar um
desses conjuntos com as cartas diplomticas
recebidas. Donde
o pargrafo acima, que prescreve o princpio da descrio separa
da de cada ttulo.
l0

11

N o exclui isto, no entanto, que o mencionado em outro ponto

(Pargrafo 31) no tocante aos documentos avulsos em geral se
aplique tambm aos ttulos.
Assim como o arquivista tem o di
reito de combinar, num s amarrado, certo nmero de papis iso
lados, assim tambm lhe dado descrever vrias cartas, em con
junto, num nico item.
Raramente, porm, surgir semelhante
ocasio. Permitir-se- a confeco de tais conjuntos s quando
as peas, ou forem de todo homogneas quanto natureza, ou sem
importncia. O primeiro caso tambm ocorre, de vez em quando,
em relao s cartas diplomticas. Nada parece obstar, por exem
plo, a que se agrupem sob um mesmo item uns tantos cartis, ou
que se faa o mesmo com as cartas de investidura, mas no so
freqentes tais combinaes. A i n d a mais rara a possibilidade

10. Ver nota 12 pgina 64.

11. Este sistema, vigente na Alemanha e Sua, no seguido na Frana,
onde as cartas originais n o s o separadas dos dossis de que formam parte.
Considera-se erro grave que se houvessem estabelecido, nos A r q u i v o s N a c i o n a i s
de Paris, certas divises artificiais (Bulas Papais, e t c ) , que no deviam existir
separadamente, mas cujos elementos constituintes urge fossem absorvidos na
grande srie do Trsor des Chartes. ( F . ) .

92
de reunirem-se os ttulos em questo por motivo da sua escassa
importncia.
Ao contrrio, o fato de constiturem eles documentos autn
ticos, revestidos de uma forma definida, de possurem o selo e de
datarem, na maioria, da Idade M d i a , torna demasiado improvvel
o agrupamento das cartas diplomticas por motivo tal como o de
lhes faltar importncia suficiente para a descrio em separado.
E esta, na verdade, por muita relevncia que assumam tais peas,
pode tornar-se suprflua se um calendrio for compilado ao mesmo
tempo que o inventrio e nele se descreverem as cartas de per si.
Neste caso, dispe o arquivista de maior amplitude do que de
outra maneira lhe seria concedida para a j u n o das peas no pr
prio inventrio, com a ressalva, porm, de que seja feita referncia
ao calendrio nas notas explicativas.
47.
Guando vrias cartas diplomticas transfixadas foram
recolhidas ao arquivo, por fora, apenas, da ltima, deve atri
buir-se a esta o primeiro lugar na descrio.
Por outro lado, os
transfixos amarrados, em poca posterior, aos documentos j
recolhidos previamente ao arquivo, no ocuparo a posio prin
cipal.
Na elucidao do pargrafo anterior deixou-se, intencional
mente, de mencionar a maneira mais comum por q u e eram amar
radas, outrora, as cartas, a saber, por transfixo.
Este era o
mtodo de indicar que duas ou mais peas se correlacionavam en
tre si e que deviam, portanto, formar um nico todo. ocioso,
pois, salientar que os documentos assim ligados sempre constitui
ro um nico item no inventrio e que o fato de que se desmem
braram posteriormente, pelo desgaste ou ruptura das tiras de pergaminho que os unia, no altera a questo.
1

12

O ponto que merece explicao apenas o de saber-se qual o

arranjo a ser adotado para a descrio, isto , que item h de figu
rar nesta em primeiro lugar, se o documento original, se um dos
que lhe foram posteriormente vinculados. Aplica-se, aqui, a mes
ma norma adotada para a atribuio das datas (ver P a r g r a f o 43).
A soluo do problema depende das circunstncias com que foram
recolhidos ao arquivo os documentos transfixados. V i a de regra,
somente o ltimo acarretou o depsito. Se, por exemplo, a pri
meira carta encerra a transferncia de um terreno de A a B, e se,
mais tarde, se lhe anexaram outras transferncias de B a C e de
C aos Estados Provinciais em cujos arquivos atualmente se acham,
bvio que, to-s como decorrncia da mais recente, vieram os.
ttulos ter ao arquivo e que, por conseguinte, cabe ltima pea
12.

Para a explicao, ver Pctrgrafo 95.

 93
ocupar o primeiro lugar na descrio. Em tal hiptese deve esta
apresentar-se como segue: Ttulo de transferncia de determinado
imvel de C aos Estados Provinciais, acompanhado de ttulos anteriores, referentes ao mesmo.
M a s no sempre essa a relao. A cidade que possua um
ttulo outorgado pelo prncipe soberano pode requerer aos senhores
sucessivos a confirmao do documento, e estas confirmaes serem
atadas, sob forma de transfixos, pea original. Um tratado,
celebrado originariamente entre duas ou trs partes, talvez receba
a adeso subseqente de outras, cujas declaraes so transfixadas ao pacto original. Quando isto se der, j o primeiro ttulo
se achar recolhido ao arquivo e ocupar, portanto, o primeiro
lugar na descrio, a qual obedecer ao modelo seguinte: C a r t a
de privilgios concedidos por X cidade de N, com patentes sucessivas de confirmao de Y e Z e T r a t a d o entre A, Be C,
com os atos de adeso de D e E.
H que notar, outrossim, que o modo pelo qual os transfixos se ligam ao primeiro documento nem sempre corresponde
ordem cronolgica. Por vezes amarrou-se a pea antes, outras
aps o primeiro, sem que se possa inferir da qualquer concluso
quanto ao arranjo.
48.
a)
b)
c)
d)

e)

Cada item do inventrio deve incluir:

o ttulo antigo do item (se houver);
a descrio geral do contedo;
o ano ou anos abarcados pelo documento;
a indicao de que o item consiste de um ou mais volu
mes, pacotes, envelopes, maos, documentos ou cartas di
plomticas;
a indicao de documentos adicionais que se encontrem
no mesmo item, embora no relacionados com o resto do
contedo.

Outras declaraes acerca do

feitas em notas especiais.

contedo

ou

da forma sero

Justifica-se a primeira questo suscitada, a saber, que mister

mencionar, na descrio, o ttulo do item usado em algum inven
tario antigo, pela observao de que, sempre que for citado um
volume, por outro documento ou por um escritor de antanho, ele
o foi atravs do ttulo primitivamente dado. A fim de assegurar
a quantos consultem o arquivo a oportunidade de verificar tais ci
tas, h que mencionar o ttulo antigo. V i a de regra, escreve-se
este sobre a e n c a d e r n a o ou sobre a cobertura, por vezes na pri
meira folha do volume. Todavia, tambm pode dar-se que tenha

 94
havido uma r e e n c a d e r n a o posterior, ou que se hajam perdido as
primeiras folhas, e, nesta hiptese, o ttulo no sempre evidente
a partir do registro mesmo. M a s se se estabeleceu com absoluta
certeza e.g. com base em referncias ao volume qual o ttulo
usado no arquivo, ento h que mencion-lo igualmente (e escre
v-lo no volume). N o necessrio que o ttulo seja da mesma
data que o registro. V i a de regra, s foi aposto mais tarde e o
volume j possua um nome antes de traz-lo escrito sobre si.
Ocorre assim, com freqncia, que o nome original seja regis
trado no prprio volume sob uma forma correta ou que tenha sido
substitudo por outro.
O cdigo de leis e ordenanas de W i j k
bij Duurstede, por exemplo, chamou-se a princpio o Poortboek e
aparece freqentem ente citado por tal nome, mas o ttulo altera
do Poorterbock.
Assim tambm, o cdigo de leis e ordena
es de Utrecht, ainda hoje conhecido como Liber Albus, ttulo de
que realmente portador, foi originariamente chamado Der Stat
Boec, dier dre alleens zijn
Em situaes semelhantes, forainclurem-se ambos os nomes na descrio, ou, seno, colocar-se
o mais conhecido testa da mesma e mencionar o outro em nota.
Sucede, ainda, que no sejam inteiramente idnticos, numa srie
de registros, os nomes dos vrios volumes. prefervel, ento,
optar pelo ttulo mais caracterstico para a descrio e assinalar
as variaes importantes num apontamento.
T a m b m em nota
h que indicar se cada volume da mesma srie ostenta um sinal
distintivo, e. g., se o primeiro possui por marca A, o segundo B,
etc. A essas indicaes pertencem igualmente os nmeros de or
dem das contas do mesmo guarda-livros. E uma vez que nem
todos os itens do inventrio possuem um ttulo antigo, convm se
destaque claramente tal peculiaridade, caso ocorra num deles.
Para tal fim, cumpre usar a grafia original e colocar a designao
primitiva entre parnteses.
13

14

14

15

16

Imediatamente aps o ttulo antigo, urge fazer a descrio do

contedo da pea. Com efeito, a exposio geral deste o ele
mento de maior importncia e h que arranj-la de tal forma que
o consultante perceba, de pronto, que documentos achar no in
ventrio, no qual, por outro lado, somente as relaes mtuas dos
documentos ho de ser tomadas em considerao. Quando, por
exemplo, vrios papis se combinam num nico item, mister se
esclarea a razo para tal, a que matria comum se referem, ou de
13.

O Livro da

14.

15.

O Livro da Cidade,

Livro

do

Cidade,

ou registro municipal.

Citadino.
de que h trs cpias do mesmo teor.

16. claro que os v r i o s ttulos podem ser dados na p r p r i a d e s c r i o ,

mas se se tratar de srie que abranja v r i o s volumes, tal sistema ser, n o
raro, i n c m o d o . ( H . ) .

 95
que funes do rgo administrativo so a resultante. Caso se
renam por serem todos, as minutas de transferncias de imveis
saliente-se particularmente este pormenor na descrio, ou, ainda,
o fato de se reportarem outros a um certo processo, se com isto
formaram um dossi ou mao. De um modo geral, cabe ao arquivista indicar, na sua relao, o motivo que levou colocao de
determinados documentos num volume, sempre que neste se en
globaram diversos papis, ou transaes.
Respeito ao terceiro ponto bastam umas breves palavras.
J
se observou ( P a r g r a f o 43), que o ano (ou anos), elemento im
portante da descrio, deve indicar a poca em que se recolheram
os documentos ao arquivo, ou a da sua produo.
T a m b m se
apontou quando outras datas ainda mereciam meno. Resta-nos
aqui, lembrar a necessidade de que se chame a ateno para a
lacuna de um ou vrios anos, porventura existentes numa srie.
A apresentao, por inteiro, da data completa do documento , via
de regra, suprflua, j que o ano suficiente.
17

Certa aluso forma, ao se expor um item, prescreve-a, por

conveniente, o princpio dado na alnea d. Possibilita-se assim, ao
administrador do arquivo, verificar, a qualquer instante, se todos os
volumes, unidades, etc. pertencentes a uma srie dada, se acham
presentes, e, ao consultante de determinado item do inventrio,
reconhecer de antemo a maior ou menor extenso da pesquisa.
O significado dos termos mencionados na alnea d ser explicado
mais detidamente na ltima parte do Manual.
Pode dar-se, por fim, que a descrio do contedo, conquanto
indique o motivo que conduziu formao de um item, no reflita,
in totum, o que consta no dossi ou volume. Acontece, por exem
plo, se tenham acrescentado aos documentos sobre determinado as
sunto alguns papis correlatos de data anterior, ou que se encon
trem, junto a uma conta, alguns recibos ou, ainda, que num regis
tro se inscreva esse ou aquele elemento, com o qual ningum es
perava ali deparar. Para que o inven t rio seja de uso prtico
urge acenar para tais particularidades.
As circunstncias deci
diro da convenincia de serem as mesmas includas na prpria
descrio ou em nota. De qualquer forma, porm, os papis em
1

18

17. Com a condio, bvio, de que se reserve a data completa e exata

para o calendrio. (F.).
18. naturalmente indispensvel dar tambm as datas dos documentos
mencionados de per si, e. g., "Documentos relativos construo de uma nova
comporta, 1692, com "retroacta" de 1672 a 1675"; ou, "Registro de batismo,
1650 a 1677, com a lista, ao fim dos novos membros admitidos na comunidade,
1651 a 1663". (H.).

 96
questo, para os quais assim se chama a ateno, jamais devem
estar em conexo regular com o resto do contedo do item, porque
a revelao de particularidades, por importantes que sejam, sobre o
teor do documento, no pertence ao escopo do inventrio. Assim,
se a descrio de um item estiver concebida como segue: C a r t a s
recebidas, no se admite acrescentar, no inventrio: entre as
quais uma importante carta do Prncipe Guilherme I, e isso por
que, naturalmente, este o lugar apropriado para a carta e o ponto
onde se h de procur-lo. A admisso de pormenores dessa na
tureza suscita, por vezes, no pesquisador, a suposio de que as
peas no focalizadas to especificamente caream de particular
importncia, ao passo que o valor de um documento pode, na
verdade, facilmente escapar ao arquivista, que no as l de a at z.
Demais, desde que se permitam observaes similares, abrem-se
largas portas para o arbtrio pessoal. Um arquivista salientar o
que lhe parece significativo do ponto de vista histrico, outro do
genealgico. Se convier notar tais pormenores no prprio inven
trio, a introduo ser o local adequado.
Talvez se afigure recomendvel apresentar outras particulari
dades sobre o item do arquivo, tanto em relao forma {e.g.,
que o documento se acha deteriorado pela gua, fogo ou ratos, ou
que uma ou mais pginas foram arrancadas ao volume), quanto em
relao ao contedo. O arranjo do registro no raro merece men
o (num registro de atos celebrados diante dos schepens s
vezes se inscrevem de per si as diferentes espcies de instrumen
tos), ou ento a descrio feita requer alguma explanao, que o
prprio corpo da exposio no comporta, devido s excessivas
mincias (e.g. a explicao, num processo, da matria do litgio).
Ora, os limites para semelhante informao, cuja posio natural
so as notas, no obedecem a critrios fixos. necessrio apenas
que o plano do inventrio as comporte.
49.
Na compilao do inventrio do arquivo, recomenda-se
que as descries de sries, dossis, documentos formais, manus
critos, etc. sejam feitas sobre papeletas de tamanho uniforme, que
recebem um nmero provisrio, tambm colocado sobre os do
cumentos.
Merece especial recomendao tal preceito, porque as papeletas de mesmo tamanho podem ser ordenadas e reordenadas, antes
da apresentao final do inventrio. (Ver Pargrafo 24).
O n m e r o provisrio, colocado nos documentos para a sua f
cil localizao durante a inventariao, substitudo pelo definitivo,
quando se redigir a relao. E i s por que convm seja feita aquela
numerao de modo delvel, no com tinta, mas a lpis. Melhor

97

ainda seria confeccionar, para o documento, um envelope ou tira

de papel onde se aporia o nmero provisrio. Recomenda-se es
crev-lo em tinta vermelha para evitar confuso entre ele e o de
finitivo, caso se adote o referido mtodo.

CAPTULO

ESTRUTURA

DO

IV

INVENTRIO

50.
O inventrio do arquivo, nas suas linhas gerais, deve ser
ordenado em conformidade com a organizao original do arquivr,.
Esta regra foi aprovada pela Associao de Arquivistas. U m a
vez que concordamos em que o arranjo do arquivo deve corresponder
sua organizao antiga (ver P a r g r a f o 16), parece bvio que
tambm o inventrio h de estar em conformidade com ela. Isso,
porm, no absolutamente inelutvel. Concebe-se que para um
arquivo se adote arranjo consoante os nossos princpios, mas que,
em seguida, se descreva de per si cada documento, e que se
disponham tais exposies simplesmente em ordem cronolgica.
Semelhante sistema, com toda a probabilidade, pareceria conveniente
para muitas pessoas avessas ao nosso modo de tratar os arquivos.
No entanto, a nosso ver, no se recomenda tal mtodo, que
seria, de fato, de extrema complicao. A descrio de cada pea
implicaria uma referncia ao item, tal como consta no verdadeiro
e prprio inventrio, e, no final das contas, o arquivista ver-se-ia
praticamente impossibilitado de manter a ordem em arquivo de to
complexa o r g a n i z a o . Alm disso, a nica vantagem apresentada
por semelhante inventaviao dupla do arquivo (a saber, a pos
sibilidade de o investigador localizar facilmente determinado papel
no inventrio, sem desmembrar o arquivo mesmo) apenas seria
obtida se se assegurassem, para cada documento pertencente ao
dossi, as referncias e remissivas aos outros papis desse conjunto.
No entanto, o estudo das relaes mtuas acarretaria enorme
dificuldade para o pesquisador. O inventrio redigido segundo
o sistema que acabamos de esboar de modo algum satisfaria a
condio, por ns proposta, de que tal compilao venha a ser
um guia para o arquivo. De fato, s lhe ser dado desempenhar
este papel se o seu arranjo corresponder, de todo, ao do arquivo,
do qual fornece um esboo elucidado pelas notas.
Cumpre-nos, portanto, asseverar que tambm a ordem do
inventrio (salvo quanto a ligeiras divergncias impostas pela

 10
prtica) h de obedecer organizao original do arquivo, e,
depois do que ficou exposto, bvio que se achar em harmonia,
outrossim, com a estrutura geral do rgo administrativo que pro
duziu o referido arquivo.
Com semelhante princpio a orient-lo, cabe a cada arquivista
subdividir o inventrio conforme as circunstncias. A q u i s nos
toca indicar o critrio fundamental e talvez, ainda, explic-lo at
certo ponto, com uns poucos exemplos.
Respeito aos arquivos provinciais e estaduais, os vrios rgo s
administrativos determinaro as principais divises do inventrio
(quanto aos primeiros, alm dos Estados, h o comit provincial,
a Administrao dos Bens Eclesisticos, etc, quanto aos ltimos,
alm do Conselho Comum e da Corte dos schepens, h a
Cmara de Finanas, a Administrao da Assistncia, a Cmara
das Tutelas, etc.) . No tocante s administraes das aldeias,
bastar, muitas vezes, uma nica diviso, com duas subdivises
para o governo e a j u s t i a . Impe-se no raro, porm, outra
diviso especial para os arquivos dos fabriqueiros das igrejas, ou,
em alguns casos, para os dos conselhos dos plderes, j que a
administrao da aldeia funcionou, com freqncia, nestas duas
qualidades ao mesmo tempo, e n o sempre fcil estabelecer
distino ntida entre os trs arquivos. Nos senhoriais, atinentes
a domnios com ampla jurisdio, os documentos relativos a direitos
feudais no sentido estrito, formam, em geral, apenas uma diviso
reduzida, ao lado dos papis de famlia, muito mais numerosos,
dos senhores do feudo (contratos de casamento, testamentos,
formais de partilha, etc.) e dos documentos relativos s terras
que lhes pertencem, os quais devem constituir duas novas sees.
Nos captulos eclesisticos, alm da diviso geral relativa aos
direitos cannicos e ao servio religioso, cabe estabelecer outra
para as vrias reparties administrativas. Quanto aos conventos,
talvez seja possvel dividir as tarefas compreendidas na sua gesto,
em divises separadas. experincia, contudo, que cabe decidir
sobre tal questo e, inclusive, sugerir normas para outros arquivos.
1

51.
Devem-se geralmente dividir os arquivos das reparties
pblicas em tantas sees quantos [orem os perodos cronolgicos
resultantes de alteraes radicais por elas sofridas na sua organi
zao, e, em cada uma de tais modificaes, comear nova diviso
do
inventrio.
J se assinalou (ver Pargrafo 16) que a organizao de um
arquivo se acha em estreita c o n e x o com a esfera de atividade do
1. Mostra-se, no P a r g r a f o 54, que os arquivos dos r g 5 o s subordinados
fazem parte, ao mesmo tempo,, dos dos Estados provinciais e dos das adminis
t r a e s municipais.
(H.)

 101
rgo administrativo ou do funcionrio que lhe deu origem. Decorre
da que cada alterao importante, na organizao de tal entidade
ou repartio, acarreta outra alterao importante no arranjo do
arquivo. Se se modificaram as funes do rgo, iniciaram-se,
tambm, no arquivo, novos maos de documentos expedidos e
recebidos e novos registros, ou, pelo menos, mudou-se considera
velmente o contedo dos j existentes. perfeitamente natural,
em tal caso, instaurar nova diviso cronolgica do arquivo,
mormente quando a modificao abrange a inteira organizao
administrativa, ao passo que, se for menos radical o cmbio, b a s t a r
introduzir to-s outra subdiviso principal. A confiscao da
Diocese de Utrecht, em 1528, ampliou manifestamente as funes
do Tribunal de Contas da Holanda e suscitou a criao de nova
subdiviso essencial, mas no necessrio, por tal motivo, comear
para todo o arquivo uma nova seo cronolgica geral em 1528,
j que permaneceram inalteradas as outras funes do referido
Tribunal.
2

Coincidem usualmente com grandes acontecimentos polticos as

renovaes fundamentais da organizao de um arquivo. Quando
a Assemblia de uma provncia, ou o governo de certa cidade com
voto naquela, aderiram rebelio contra a Espanha, tal foi o
cmbio experimentado, via de regra, pela situao global da po
ltica da entidade, que convm comear neste ponto uma seo de
arquivo inteiramente nova. A sublevao no exerceu tanta influn
cia sobre os rgos administrativos da aldeia, nem sobre as cidades
sem direito a voto na Assemblia. A t mesmo para algumas que o
possuram (Montfoort, por exemplo), mas eram pequenas, a re
percusso da revolta sobre a organizao do arquivo revelou-se
insignificante.
N o foram de menor monta as alteraes registradas no
perodo francs. Em quase toda a parte se modificou, em 1795, a
estrutura geral das administraes municipais e das aldeias. A
estabilidade, existente at ento, cessou, e mal se instalara uma
administrao, j a substitua outra com funes modificadas. Eis
por que no convm iniciar nova diviso no arquivo para cada
uma de tais organizaes, mas sim reuni-las todas em seo nica,
que comea com a supresso da antiga administrao e termina
com o estabelecimento de um magistrado para a cidade. A cons
tituio da administrao municipal francesa, que em ponto algum,
quer quanto s funes, quer quanto aos limites territoriais, corres
ponde precedente, levar sem dvida, por toda a parte,
formao de nova seo geral do arquivo. Nem sempre cair em
2.

Por Carlos V .

 102
1795 a linha divisria para os rgos da administrao provincial.
Grandemente mudada com efeito, como esta tenha sido ento, tal
reorganizao, de novo alterada em 1798 com a supresso da
soberania provincial, desapareceu de todo em 1799, quando se
introduziu nova organizao departamental. de preferir-se, pois,
como norma, no comear outra seo cronolgica dos arquivos
provinciais antes de 1799.
Diferente ainda pode ser a diviso histrica no tocante a outros
r g o s . Lembremos, verbi grafia, a incorporao das terras n o
patrimoniais aos Pases Baixos Austro-Borguinhes, a criao de
novas dioceses, a sentena provisria do Conselho Supremo sobre
a condio legal dos Captulos de Utrecht em 1582, e a reorgani
zao eclesistica de 1816. De toda a evidncia, no h estabelecer
regras fixas aplicveis a esta matria.
3

Convm chamar, de modo particular, a ateno sobre alguns

outros pontos. N o imprescindvel, para implantar-se nova divi
so, que o rgo administrativo se renove completamente, adote
outro nome ou adquira diferente funo por disposio expressa.
N a d a de semelhante se deu na revolta contra a Espanha, mas o
desaparecimento mesmo do senhor territorial, que deixa a adminis
trao, acarreta modificao to considervel nas atribuies dos
rgos pblicos, que se afigurar inelutvel a criao de nova seo
em cada caso.
I n s t a u r - l a s com respeito a importantes acontecimentos his
tricos, tais como a renncia de Filipe II, o tratado de M n s t e r ,
e a r e s t a u r a o da independncia, em 1813, deve ser absolutamente
condenado. Porque, por relevantes que fossem para a histria e o
direito constitucional da Holanda, nenhuma influncia exerceram
sobre a a d m i n i s t r a o . J h longo tempo haviam passado aos
Estados provinciais e aos Stadholders as funes do senhor
territorial, quando a destituio ps um fim autoridade do chefe
supremo. A Repblica das Sete Provncias existia de longa data
quando a legalizou o tratado de M n s t e r , e a r e s t a u r a o da inde
pendncia, em 1813, no se traduziu, a princpio, por modificao
maior do que se chamarem os prefeitos de comissrios-gerais, os
subprefeitos de comissrios, os maires de burgomestres e os seus
assistentes, de vice-burgomestres. Um tanto mais tarde, somente,
que se reorganizaram as entidades administrativas. N o se
sustenta, por tal r a z o , a diviso atualmente aceita entre os
arquivos antigos e os modernos, mas, pelo mesmo motivo, no

3.
Isto , terras que n o pertencem a Carlos V por direito patrimonial
hereditrio.

 103
seria aconselhvel transferi-la para 1848. S a introduo de leis
orgnicas inaugurou, na verdade, um perodo novo para os diversos
rgos administrativos.
(Ver Pargrafo 14).
Finalmente, cumpre ainda observar que as modificaes administrativas de 1795 e dos anos subseqentes n o devem induzir a
estabelecer vrias subdivises do mesmo arquivo, mas sim a distin
guir vrios repositrios (Arquivos dos Estados, dos Representantes,
da Autoridade Administrativa Intermediria da Administrao
Departamental, etc., para a provncia; para as diversas munici
palidade no concordam, em toda a parte, os nomes). Visto
porm, que tacitamente, cada rgo administrativo tomou posse
do arquivo de seus predecessores e, por vezes, continuou a usaios mesmos registros, nem sempre cabe diferenciar tais arquivos.
(Ver P a r g r a f o 53) . H que chamar-se a ateno para a transfe
rncia de um arquivo para outro, nas notas a que se alude no
Pargrafo 61 .
52.
O arquivo de um rgo administrativo independente
deve, via de regra, ser ordenado e descrito separadamente, ainda
que os direitos e funes do referido rgo tenham passado para
outro.
Esta regra, oportunamente aprovada pelo Ministro, para a des
crio dos arquivos governamentais, concorda com a norma adotada
pela assemblia de Arquivistas do Reino sob a forma: Os arquivos
dos departamentos administrativos de pessoas jurdicas independen
tes no devem, via de regra, ser fundidos com os de outras pessoas
jurdicas, ainda que os direitos de uma tenham passado para outra."*
T a m b m neste caso aceitaremos, de bom grado, o texto ministerial,
que nos parece um aperfeioamento. Depois do que ficou dito no
Pargrafo 1 sobre a omisso da expresso pessoa jurdica,
claro que, por coerncia, cumpre substitu-la aqui t a m b m . A
expresso fundidos, usada pelos arquivistas citados, no se
afigura feliz, pois a ningum podia ocorrer uma fuso efetiva
de dois arquivos h e t e r o g n e o s . O texto do Ministro exprime
o sentido com maior preciso. Sem embargo, tomamos a liberdade
de extrair, da definio antiga, as palavras via de r e g r a . A
norma admite, com efeito, uma exceo, a do caso mencionado no
fim do comentrio do p a r g r a f o precedente, isto , a r e o r g a n i z a o
radical do r g o administrativo. Na verdade, d-se a o apareci
mento de nova entidade que adquire os direitos e funes da antiga,
mas, como acima frisamos, ainda assim no parece prtico arranjar
e descrever, de per si, os arquivos desses rgos sucessivos que
so correlatos. De maior relevo outra modificao. O enun
ciado dos arquivistas governamentais referia-se, apenas, passagem
dos direitos de uma pessoa jurdica para outra, e isto, alis, em

 104
conexo com o pargrafo seguinte, tambm por eles aceito, o
qual apresenta uma definio algo diferente no caso da passagem
dos direitos e funes. A alterao do texto do pargrafo,
entretanto, fez com que aceitssemos igualmente tal m u d a n a .
N o obstante, por muito que se transfiram tanto os direitos quanto
as funes, claro que os arquivos de dois rgos independentes
devem ser mantidos separados (de acordo com o pargrafo
seguinte), no mesmo inventrio.
Liga-se esta norma ao P a r g r a f o 5, que preceitua, com refe
rncia aos arquivos de conselhos ou de pessoas cujos direitos ou
funes passaram para outros conselhos ou pessoas, a necessidade
de que sejam preservados no mesmo repositrio. O escopo do
presente pargrafo estabelecer que da no se pode inferir que
devamos fundi-los. Cada arquivo permanece um todo independente,
distinto, incapaz de ser combinado com outros arquivos de organi
zao totalmente diferente. E i s por que cada um, salvo no caso
indicado no Pargrafo 53, requer tambm o seu prprio inventrio.
Verdadeira como j seria a regra em geral, algumas vezes
a descrio de diferentes arquivos numa nica relao poderia levar
at mesmo a flagrantes absurdos, a saber, quando se tratasse de
dois conjuntos de natureza completamente diversa, como ocorre
com freqncia. O exemplo mais frisante disso, fornecem-no os
mosteiros secularizados, cujos direitos e propriedades foram trans
feridos para os Estados provinciais. Reunir, nos limites de um
inventrio, a descrio de arquivos to diversos quanto os de uma
Assemblia soberana, como aqueles ltimos, e os de um convento :
(1) impossvel, porque cada arquivo possui, naturalmente, a sua
particular organizao, de todo diversa da de outro e, segundo o
sistema por ns adotado, o arquivo do convento no pode encontrar
posio alguma no dos Estados provinciais; (2) inconveniente,
porque semelhante unio somente criaria confuso e interferiria
com a viso geral do arranjo de cada arquivo; (3) desnecessria,
porque nenhuma razo premente fora a reunio em a p r e o . H
que indicar, claro, no inventrio do arquivo conventual, que
para a histria posterior da propriedade e direitos da entidade
religiosa mister se consulte o inventrio do arquivo dos Estados
provinciais. N o isto motivo, todavia, para sobrecarregar este
ltimo com os documentos de uma instituio que nada tinha que
ver, enquanto existiu, com o rgo administrativo da provncia.
53.
Se, porm, os direitos e funes de um rgo adminis
trativo passaram para outro, de forma a ampliar a esfera de atividade
do segundo, pode descrever-se o arquivo da entidade abolida num
mesmo inventrio, com o arquivo da outra. Neste caso mister
inseri-lo, contudo, em sua posio lgica na ordem do inventrio,
e no no ponto em que ocorreu fosse recolhido ao arquivo principal.

 105
Adotada pela reunio de Arquivistas do Reino, no foi esta
regra aceita pelo M i n i s t r o . (Ver, no entanto, o P a r g r a f o 70) .
Permitimo-nos introduzir duas modificaes: (1) a omisso da
expresso pessoa jurdica, de acordo com o que dissemos no
Pargrafo 1; (2) a substituio das palavras com o arquivo da
outra entidade, por estas num mesmo inventrio, com o arquivo
da outra. T a l redao, assim alterada, exprime o sentido com
maior clareza, j que, em face do estatudo no P a r g r a f o 52, ou
seja, a necessidade de manter separado cada arquivo, quando da
transferncia dos direitos e funes, urge, no obstante, afirmar cate
goricamente que possvel, em certos casos especiais, descrever
um arquivo em seo distinta do mesmo i n v e n t r i o .
Em determinadas circunstncias, permite-se colocar com efeito,
sem objeo nenhuma, arquivo estranho dentro dos limites da
descrio nica. Entretanto, afigura-se mais prtico n o considerar
combinaes desse tipo, quando apenas os direitos do rgo admi
nistrativo passaram para outro. V i a de regra (ver o exemplo do
convento secularizado, j citado no pargrafo precedente) os dois
arquivos reunidos pelo curso dos acontecimentos so por demais
heterogneos para tornar possvel tal c o m b i n a o . Quando, porm,
tanto as funes quanto os direitos, ou ainda, as funes apenas, de
um rgo administrativo se transferiram para outro, o vinculo
torna-se muito mais estreito. Assim, no decurso deste s c u l o , em
todas as cidades, a administrao dos negcios dos vrios bairros
veio ter aos rgos administrativos municipais e, por conseguinte,
os arquivos daqueles foram recolhidos a estes. Igualmente, quando
se instaurou o registro civil de nascimentos, casamentos e bitos,
transferiram-se para as prefeituras os antigos registros das igrejas.
Convm que o usurio do arquivo, inteirado de que tais funes
so hoje exercidas pelo rgo administrativo municipal, possa
seguir-lhe tambm a histria.
4

V-se isto ainda mais claramente, no quando as funes de

um conselho se deslocam para outro j existente, mas quando as
de um rgo administrativo se transferem para nova entidade que
substitui a antiga, e.g., as funes dos Estados provinciais que
4.

O sculo X I X .

5. Ocorre, p o r m , que, ao seguir tal r e c o m e n d a o , se chegue a r e u n i e s

improcedentes. A s s i m , quando os Estados provinciais de Utrecht adquiriram,
em 1649, a senhoria de Montfoort, n o somente os direitos, mas tam
bm as funes dos burgraves, passaram naturalmente aos Estados de
Utrecht. Para estes t a m b m se transferiu, ao mesmo tempo, o arquivo dos
senhores de M o n t f o o r t . Seria, no entanto, muito inapropriado d e s c r e v - l o no
mesmo i n v e n t r i o com os dos Estados, pois os documentos dos citados senhores
formam, essencialmente, um arquivo de famlia, que, s num ou no outro
ponto, se referem a direitos senhoriais. ( H . )

 106
passam para os Representantes e as Autoridades Administrativas.
A q u i , na verdade, o caso diferente: os direitos e funes de um
rgo no vo ter realmente ao outro, mas um deles substitui o
outro e, logo aps a sua criao, toma posse dos arquivos do
precedente. Os destas duas administraes no permanecem
parte, como duas unidades independentes, mas um continua o outro.
A separao de dois arquivos de natureza tal, embora exigido pela
lgica estrita, acarretaria, na prtica, conseqncias desastrosas.
(Ver P a r g r a f o 51 in fine) .
6

M a s em que parte do inventrio mister colocar o arquivo

dos rgos anexados? Logicamente, t o - s uma posio parece
adequada insero dos arquivos estranhos, a saber, a posio a
que fazem jus como documentos recebidos pela entidade que os
anexa. Assim, por exemplo, falando rigorosamente, os antigos
arquivos dos Tribunais suburbanos de Utrecht, espcie de anexos
s cartas com que foram enviados ao Burgomestre e ao Conselho
Executivo de Utrecht, em 1824, cabe mencion-los entre os
documentos recebidos pela administrao municipal naquela data.
Isso, porm, seria ridculo, e ningum procuraria os registros em
tal lugar. Ao contrrio, conviria p-los em seo separada do
inventrio, a qual tratasse do perodo com que eles se relacionam,
numa seo que, sobretudo, se distinga nitidamente dos outros
documentos municipais, como foi prescrito no P a r g r a f o 52. H
quem prefira situ-los entre as pequenas comisses de carter
misto, ou releg-los a um suplemento. Pouco importa. O essencial
que n o se deve mescl-los aos arquivos de outros rgos ou
comisses, que se encontrem no mesmo i n v e n t r i o .
54.
Os arquivos das comisses e funcionrios pertencem ao
arquivo do rgo administrativo junto ao qual estes exercem as
suas funes.
Este princpio, adotado pela reunio dos Arquivistas do Reino,
recebeu agora a confirmao oficial. O termo pessoa jurdica,
originariamente nele presente, foi, ao mesmo tempo, abandonado.
Comisses e funcionrios que exercem: as funes junto a um
rgo administrativo no so completamente independentes * A sua
existncia e sobrevivncia derivam daquele, a cujo servio se encon
tram ou parte de cujas atribuies lhes compete desempenhar.
bvio, portanto, que, na medida em que tais comisses e funcionrios
produzem arquivos, no se pode considerar estes ltimos como de
todo autnomos, mas como parte do arquivo da entidade com que
esto intimamente relacionados.
6. Ver a ltima parte do Pargrafo 51.

 107
As comisses e funcionrios a que se alude no presente par
grafo, segundo a explicao fornecida pelo seu proponente na
reunio dos Arquivistas do Reino, so, exclusivamente, os de natu
reza subalterna. A Suprema Corte de uma provncia costumava
exercer, verdade, parte das funes da autoridade provincial
soberana, a saber, os Estados. N o h, porm, consider-la como
um corpo subordinado aos Estados ou ao prncipe, j que tomava
decises independentes, respeitadas pelos prprios Estados. O
Tribunal provincial de Contas ocupava, como norma, posio
semelhante. Tais magistraturas, na maioria criadas ao tempo das
senhorias, no so as consideradas nesse p a r g r a f o . Quando, no
entanto, os Estados provinciais (e isso o que temos em mente)
criam uma comisso, composta ou de seus prprios membros ou de
pessoas estranhas, a fim de investigar, preparar ou dar especial
ateno a determinada matria, o arquivo da referida Comisso
faz parte dos Estados da provncia. Assim, a fiscalizao de diques
no sculo passado, na provncia do Stad en Lande foi confiada
comisso denominada D e l e g a d o s com plenos poderes sobre os
D i q u e s . O seu arquivo era uma frao dos documentos dos
Estados da provncia do Stad en Lande de Groninga. Outro
exemplo: o arquivo de um procurador-geral faz parte do da Corte
junto qual exerce as suas funes.
A esse propsito, h que lembrar que nem toda comisso ou
funcionrio d origem a um: arquivo. O pargrafo seguinte trata
da questo de fixar-se quando as comisses formam um conjunto
independente de documentos. O fato de um funcionrio constituir,
ou n o , arquivo particular resulta da maior ou menor autonomia
da sua esfera de atividade. Os vrios membros de um departamento
administrativo provincial no possuem, todos, os seus arquivos
separados, embora sejam responsveis pela gesto e administrao
dos diversos ramos do servio. So funcionrios subordinados ao
Secretrio provincial, o qual, nem por isso, dispe de arquivo inde
pendente, mas forma o dos Estados provinciais e o do Comit
provincial. Tem-se, por vezes, condicionado o critrio para dife
renciar o funcionrio que origina arquivo prprio, do que no o
faz, circunstncia de o primeiro manter, e o outro n o , corres
pondncia escrita com o rgo a que se acha subordinado. Correta
em muitos casos, esta regra, entretanto, no deve ser tida por
absolutamente infalvel, e aqui tambm cada hiptese exige consi
derao especial. O administrador das propriedades municipais
entabula correspondncia com o rgo administrativo do conselho,
de que funcionrio, assim como o chefe de departamento com o
7

7.
8.

O sculo XVIII.
A provncia de Groninga.

 108
Ministro, seu superior. Todavia o administrador forma um arquivo
independente, ao passo que os documentos recebidos pelo chefe
pertencem ao arquivo do M i n i s t r i o .
55.
As comisses que deixaram resolues (ou atas) criaram
um arquivo prprio, o qual deve ser mantido independente. Os
documentos das comisses que no deixaram resolues (ou atas)
sero considerados como dossis que faro parte do arquivo da
entidade em virtude da qual a comisso veio a ter existncia
temporria.
N o fcil resolver de maneira satisfatria a questo aventada
no p a r g r a f o acima e talvez fosse til chamar a ateno, desde
logo, para ponto digno de nota. U m a comisso, tal como aqui a
concebemos, no consiste exclusivamente de membros do rgo
que a criou. O Raadpensionaris da Holanda, por exemplo, no
votava na Assemblia dos Estados daquela provncia, mas tinha
assento em quase todas as comisses estabelecidas pela referida
entidade. O Secretrio da cidade era membro de diversas delegaes
municipais, embora no do conselho municipal. Pode at mesmo
dar-se que certo rgo administrativo, composto de uma pessoa
nica, crie determinada comisso, que esteja, para aquela, exata
mente na mesma relao em que qualquer comisso est para a
entidade que a instituiu (e.g. uma comisso designada pelo
Stadholder para renovar os magistrados da cidade) .
Designaram-se muitas comisses, tanto pelos conselhos provin
ciais quanto pelos municipais, e , por vezes, difcil decidir se uma
delas h de ser considerada como tendo tido existncia independente,
e, portanto, como tendo constitudo um arquivo prprio ou, ao
contrrio, se h de ser vista como simples subdiviso do conselho
que a originou, o que acarreta que o seu arquivo figure apenas
como parte do da entidade principal. Em ambas as alternativas,
os papis produzidos pela comisso se recolhem ao arquivo do con
selho que a criou, mas, na primeira hiptese, como arquivo deposi
tado, na segunda como dossis.
Poder-se-ia pensar que a resposta a tal questo depende do fato
de que uma comisso desfrute de mandato temporrio, ou de que
tenha sido instaurada para desempenhar determinada funo, finda
a qual, cessou de existir ou, ento, de que haja desempenhado
atividades permanentes. A este ltimo pertencem, por exemplo, no
s os comissrios designados para as causas secundrias, comuns
em muitos corpos judicirios, mas tambm as comisses de finanas
( C m a r a s de F i n a n a s ) , os Conselhos de Deputados dos Estados.
Com efeito, as delegaes que pressupunham uma existncia per
manente sempre organizavam o seu prprio arquivo, mas as comis
ses ad hoc tambm, por vezes, o fizeram. Demais, quantos anos

 109
no duraram algumas dessas entidades temporrias? Basta que
sejam lembradas as comisses para a reviso das leis, para o
aquartelamento de soldados, para a demarcao de limites {e.g., a
Chambre m i - p a r t i e ) , as quais se soube de antemo iriam existir
longo tempo.
Merece recomendao, portanto, a soluo acima apresentada.
A questo de saber-se se um comit constitui, ou no, o seu prprio
arquivo depende da circunstncia de haver o mesmo registrado, ou
no, as prprias atividades sob forma de resolues ou atas. Estas
ltimas constituem o ncleo em torno do qual se agrupam outros
documentos do arquivo. Quando tal ocorre, tem-se diante algo mais
do que um mero dossi. H que estabelecer, pois, ntida distino
entre as resolues (ou atas) o o relatrio ou procs-verbal.
Destinam-se estes a ser entregues ao conselho que criou o comit.
Trata-se pois, to-s, de documento recebido, ao qual se acrescen
taro, como anexos, os outros papis oriundos da referida comisso.
As resolues e atas, ao contrrio, destinam-se ao uso prprio
desta ltima e representam, a tal respeito, a marca distintiva da
sua i n d e p e n d n c i a . Por vezes, no deixou ela resolues algumas,
mas somente umas poucas notas que visavam a servir de guia para
a r e d a o do relatrio antes de serem d e s t r u d a s . Naturalmente
no se fornece a prova alguma da existncia independente do
comit.
9

10

As precedentes consideraes n o excluem o fato de que, por

razes prticas, convm, s vezes, descrever o arquivo de um
comit, quando pequeno e insignificante, como um dossi ou
amarrado de documentos pertencentes ao arquivo do conselho
principal.
56.
O arquivo deve ser dividido em sees homogneas
segundo critrio uniforme. Os documentos de carter geral sero
reunidos na primeira seo, em seguida aos quais os de carter
especial sero colocados em diversas sees.
Dispensa demonstrao o pargrafo, conseqncia natural da
regra segundo a qual o arquivo deve ser ordenado sistematicamente.
Urge, portanto, aplic-lo acuradamente, j que a norma foi negli
genciada, at mesmo em inventrios quanto ao mais compilados com
esmero. Por vezes se encontram, lado a lado, os mais antigos
documentos soltos, protocolos de atos do rgo administrativo,
9.
No tempo dos Huguenotes, as "Chambre mi-parties" dos tribunais,
tanto da Holanda, como da F r a n a , se compunham de igual n m e r o de
juizes Protestantes e C a t l i c o s .
1 0 . As atividades t a m b m podem ser registradas por outra forma, e.
y.. como registro das s e n t e n a s dos c o m i s s r i o s para as causas s e c u n d r i a s .
Nenhuma diferena faz isso, naturalmente. ( H . )

 ii
papis avulsos recebidos e expedidos aps 1618, documentos rela
tivos a assuntos especficos da administrao geral, outros concer
nentes a vrios litgios. (Ver o inventrio de Coevorden, Seo I).
Temos a, por conseguinte, itens ordenados, ora de acordo com o
critrio cronolgico (antes e depois de 1618), ora segundo a forma
(documentos soltos, protocolos) ou, ainda, consoante o assunto.
Em outras partes (e.g., no Catlogo do Arquivo da cidade
de Utrecht, II), o grosso dos documentos do arquivo da C m a r a
de F i n a n a s apresenta-se disposto conforme as diferentes atividades
daquela magistratura. Prximas a estes, porm, constam a seo
que consiste exclusivamente de contas aprovadas pelos diversos
comits do Conselho Comum e outras divises, denominadas
Arquivo do Tesoureiro e Arquivo do Camarista, as quais, por
conseqncia, se acham, para com os arquivos da Cmara de
F i n a n a s , numa relao de todo diferente da dos papis mencio
nados em primeiro lugar. Quase sempre, nos inventrios, ao lado
das sees variadas, que se distinguem com base nos assuntos
versados pelos documentos, aparece a de Resolues, como se
as matrias mesmas a que se destinam as demais no fossem nela
tratadas. N o obstante, pode explicar-se facilmente tal praxe.
Nos livros de resolues tombavam-se todas as transaes da enti
dade. impossvel, portanto, inclu-los em qualquer das divises
diferenciadas por outro critrio. O pargrafo acima citado toma
em considerao esta dificuldade, motivo pelo qual declara, expres
samente, que os documentos de carter geral (no apenas as
resolues, mas tambm as de documentos recebidos e expedidos,
publicaes, requerimentos, e t c ) , no referentes a determinada
subdiviso das atividades do rgo, mas sua esfera geral de
ao, cumpre coloc-los numa seo geral. O pargrafo acrescenta
manifestamente que esta deve figurar em primeiro lugar, com o
que repudia, assim, a prtica, no raro adotada, de dedicar a
diviso inicial do arquivo municipal aos privilgios da cidade. Por
muito geral que seja, no h segui-la. Os privilgios identificam-se
tambm com os papis entrados, ainda que, em virtude da impor
tncia do contedo, venham a guardar-se em separado. , pois,
mister mant-los assim, embora precedidos das peas de natureza
geral. Se se alcanou o privilgio aps o registro das resolues
da entidade, cabe inscrever, no livro das deliberaes, a aquisio
do mesmo.
N o preciso dizer que o exposto acima vale, apenas, na
medida em que se coaduna com o arranjo antigo do arquivo, a ser
tido sempre como bsico. Pode dar-se embora muito raramente
a necessidade de que se perfilhem umas poucas divergncias
respeito a este. Em IJselstein, por exemplo, os documentos produ
zidos pelo soberano (o Prncipe de Orange) tanto os endereados

i i i

s autoridades da cidade, quanto os destinados administrao

baronial reuniram-se, desde os primeiros tempos, numa seo
distinta, que foi mantida junto ao arquivo do rgo administrativo
municipal e ao da administrao baronial. Seguiu-se tambm o
referido arranjo no inventrio, apesar de no se basearem as trs
divises, de maneira alguma, no mesmo critrio.
Talvez se imponha a repartio de uma ou mais sees em
subsees. N o necessrio, ao faz-lo, aplicar o mesmo critrio
que o seguido na diviso principal, mas sim que todas as subdivises
de uma destas sejam ordenadas de acordo com sistema uniforme.
Assim, determinada seo do arquivo dos senhores de Montfoort
ramifica-se em dois subconjuntos: um contm as peas relativas aos
membros da famlia do Burgrave; o outro, as referentes aos direitos
patrimoniais da mesma. Cada categoria de documentos constitui-se,
a seu turno, de vrias sees: as que concernem aos direitos pessoais
acham-se dispostas cronologicamente; as que dizem respeito aos
direitos reais, geograficamente. O critrio difere, pois, segundo a
seo, mas dentro das subdivises de cada uma sempre o mesmo
adotado.
O ponto de vista a partir do qual cumpre ordenar o arquivo
h que ser definido pelo julgamento do arquivista, que deve levar
em conta, nessa matria, a natureza do acervo. V i a de regra,
mister se estabelea, em primeiro lugar, uma distino entre o
arquivo principal e os que lhe foram acrescentados posteriormente.
Seguir-se-, ento, o arranjo cronolgico, como acima se mencionou
a propsito do inventrio de Montfoort, ou, seno, distribuem-se,
como no do arquivo municipal de Utrecht, os documentos de cada
uma das divises principais, de acordo com o seu carter, entre as
vrias sees correspondentes s atividades do rgo administrativo
em q u e s t o . Finalmente, urge por vezes, subdividir de novo algumas
sees. M a s , como j foi observado, cada arquivo reclama o seu
prprio arranjo e, por muito desejvel que fosse estatuir regras
gerais a esse respeito, h que renunciar a semelhante p r o p s i t o .
57.
aconselhvel, em todos os inventrios de arquivos
semelhantes, seguir a mesma ordem no tocante s sees principais.
Formula o p a r g r a f o antes um desejo do que uma regra.
Inserimo-lo no presente M a n u a l porque a realizao deste , na
verdade, de utilidade para a pessoa que usa o i n v e n t r i o . Seria
penoso fornecer aqui exemplos ou esquemas de arranjos a serem
seguidos, j que os arquivos dos diferentes rgos administrativos
variam consoante a estrutura das organizaes sobre as quais se
baseiam tais entidades. Sem embargo, na maioria dos arquivos da
mesma espcie, encontrar-se-o papis de gnero semelhante, e
recomendvel adotar, tanto quanto possvel, a mesma ordem em

- m relao a eles. (Ver tambm o comentrio do pargrafo anterior).

S a experincia nos ensinar qual a seqncia mais conveniente.
Aconselha-se, portanto, que os novos inventrios se conformem, ao
mximo, com os j compilados segundo o nosso mtodo e que, se
houver divergncia respeito a nosso mtodo, se apresentem, na
introduo, as r a z e s .
58.
Os volumes, documentos soltos, cartas diplomticas e
mapas devem ser postos numa nica srie e no em sees separadas de acordo com a sua forma externa.
Conseqncia do sistema adotado por ns parece estar em que
volumes, cartas diplomticas e mapas devem ser descritos em sees
separados do inventrio, pois a antiga organizao do arquivo,
cuja m a n u t e n o r e p u t v a m o s como imprescindvel, quase sempre
se funda sobre tal diviso. Neste ponto, contudo, expressamente,
dela nos apartamos. Isso porque, para distribuir a descrio dos
diferentes tipos de documentos por inventrios diversos, tomou-se
como base, exclusivamente, a forma externa, a qual, lgico, influiu
e influir sobre a sua custdia, mas se revela de todo indiferente
para quem usa o arquivo, no se vendo, por outro lado, o menor
motivo para ser tomada por sistema.
E, na medida em que a
diviso do arquivo em vrias sees possa, sem prejuzo algum, ser
abolida do inventrio, isto naturalmente se dar, por razes prticas.
11

Demais, tal distino no apenas pode desaparecer, mas deve

faz-lo. Dela advir dano, j que a descrio, de per si, das vrias
partes do mesmo arquivo em diferentes sees impede que se obtenha
uma viso do conjunto. A pesquisa, outrossim, se ter tornado
muito difcil, porque ocorre com freqncia que documentos abso
lutamente idnticos foram redigidos, sem r a z o aparente para tal,
sob formas de todo distintas. contrato de aluguel, verbi gratia,
era escrito, outrora, em pergaminho e provido de selo pendente.
M a i s tarde veio a ser redigido, simplesmente, sobre papel. Como
supor que o consultante do inventrio esteja inteirado de tal distin
o, para a qual no se descortina a mais leve razo? N o obstante,
estaria compelido a tanto, se lhe fosse dado procurar os desejados
contratos em duas sees do inventrio radicalmente distintas.
Sucede o mesmo em relao aos mapas, recebidos, como outras
peas, por um rgo administrativo ou pertencentes a um dossi,
mas removidos da posio que lhes corresponde para que no
sofressem dano. H que conserv-los parte, mas no inventrio
1 1 . N o se verifica isso no tocante aos d o s s i s , embora separados das
sries em virtude, principalmente, da sua forma externa. Para inseri-los
nestas, ter-se-ia dificuldade em r e l a o a muitos p a p i s , enquanto, por outra
parte, a r e l a o m t u a dos documentos p r o b e o desmembramento do dossi. ( H . )

 113
cumpre retomem o lugar que lhes caberia segundo a sua destinao.
12

59.
Os ttulos de propriedade de bens imveis devem ser
divididos em sees geogrficas principais e, em seguida, dispostos
alfabeticamente, de acordo com as localidades, ruas, etc, onde se
situam tais propriedades. Quando, porm, se verificar que estas
ltimas se distribuam por diferentes distritos de arrecadao (reas
de jurisdio dos funcionrios), esta diviso administrativa tambm
se aplicar aos ttulos.
A primeira parte do pargrafo s procede quando n o houver
indcios claros de algum sistema de arranjo anteriormente em vigor.
Alude-se a um destes na segunda parte do enunciado, mas h outros
ainda. Se se preservou o cartulrio de um convento, ser n o raro
possvel dispor as cartas (ttulos) segundo a ordem nele adotada.
Muitas vezes as marcas externas que os distinguem (letras e
nmeros) reclamam tal agrupamento. T a m b m a presena de
registros ou contas talvez fornea a procurada seqncia, notadamente para a distribuio das propriedades por diferentes distritos
de a r r e c a d a o . (Emprega-se, aqui, esta expresso no sentido de
reas de jurisdio dos funcionrios encarregados da prestao de
contas) . Para dar um exemplo, os ttulos do Hospital do Esprito
Santo em Reimerswaal foram dispostos em conformidade com
determinado registro antigo, depois de reconhecidas quantas rubri
cas se distinguiam nele. Reuniram-se os documentos soltos, e outros
papis, em itens correspondentes relativos a estas.
Caso no haja indcios suficientes de algum arranjo prvio,
adotam-se umas tantas divises geogrficas principais. Assim,
pode-se escolher como primeira seo principal: Propriedades na
cidade de G r o n i n g a ; como segunda: P r o p r i e d a d e s nos Ommelanden; como terceira: P r o p r i e d a d e em D r e n t e . M a s se todos os
bens se situarem nos Ommelanden, teremos como sees principais:
Propriedades nos arredores de Middelstum, Propriedades nos
arredores de L o p p e r s u m , etc. Nestas h que seguir a ordem
alfabtica quanto aos nomes das ruas, prdios, canais adjacentes, etc.
Caso nenhum desses nomes conste nos documentos, mas as proprie
dades forem indicadas de modo geral, e.g., como limitadas ao norte
por A, a leste por B, ao sul por C, e a oeste por D, a ordem
cronolgica ser adotada para tais itens.
No tocante aplicao da ordem alfabtica mister atentar
para a explicao do Pargrafo 82.
12.
Deve-se, portanto, condenar i n v e n t r i o s como O inventrio dos ma
pas e cartas outrora publicados pelo Departamento dos A r q u i v o s - G e r a i s do
Reino, em Bruxelas.
(F.)

 114
60. Os documentos relativos s rendas vitalcias, doaes e
heranas de bens mveis devem ser arranjados alfabeticamente de
acordo com os nomes dos beneficirios, doadores e testadores.
Respeito propriedade mobiliria um arranjo como o indicado
para a propriedade real ( P a r g r a f o 59) acha-se naturalmente fora
de q u e s t o .
Para a ordenao de documentos atinentes s rendas vitalcias,
doaes e h e r a n a s de bens imveis, quase n o resta escolha
possvel seno entre a ordem cronolgica e a alfabtica.
Da ordem cronolgica, entretanto, pouco auxlio advm para
o pesquisador. Em geral, os nomes dos beneficirios das rendas
vitalcias, os dos legatrios e dos doadores so de maior significao
que a data em que se redigiram os documentos em questo. Demais,
h maior probabilidade de que tenham sobrevivido do que a indi
cao da poca e, por conseguinte, os papis em questo sero
localizados mais facilmente, num arranjo alfabtico, pelos nomes
dos beneficirios, doadores e testadores.
Para o mtodo de ordenao alfabtica, ver a explicao no
Pargrafo 82.
6 1 . frente de cada diviso principal do inventrio devem-se
colocar notas que descrevam brevemente a histria e as funes do
rgo de que provm a diviso.
J declaramos acima nossa preferncia pelo mtodo de arranjo
dos documentos e do inventrio, que, levando em considerao a
organizao antiga do arquivo, se baseia, essencialmente, na estru
tura anterior do rgo administrativo a que este pertence. Somente
o fizemos porque acreditamos (pelas razes indicadas) no ser
possvel outra escolha. M a s estamos bem inteirados de que o
inventrio compilado de acordo com o nosso sistema apresenta
certas dificuldades para o consultante, e pensamos, pois, em
remov-las quanto possvel. O primeiro requisito por ns apontado
para tal fim que o inventrio esteja provido de notas explicativas.
So elas absolutamente imprescindveis. Assinalamos antes que,
poderes distintos, por vezes de carter extremamente dessemelhante,
se conjugaram, no raro, nas mos de um simples conselho ou
funcionrio. Naturalmente, estas combinaes peculiares h o de
refletir-se nos arquivos respectivos e delas o consultante do inven
trio deve ser cientificado. Se porventura, para permanecer nos
exemplos anteriores, a C m a r a de F i n a n a s controlasse no apenas
estas ltimas, seno tambm as obras pblicas e o aquartelamento,
a pessoa que compulsasse os documentos deveria estar ciente da
necessidade de procurar os que se referissem a tais assuntos no
arquivo daquele r g o . Caso a assistncia aos pobres for dividida
entre a C m a r a de Beneficncia e a C m a r a para alojamento

 115
dos artesos forasteiros, o pesquisador saber que no basta
realizar a busca no arquivo da primeira. A sua ateno h de
ser atrada, da mesma forma, para outras particularidades. Assim,
urge adverti-lo da necessidade de, somente a partir de 1808,
procurar, no arquivo da Cmara de F i n a n a s , os papis relativos
ao aquartelamento, porque apenas no citado ano se confiou quela
tal encargo. Ser inteirado, outrossim, de que n o cabe procurar
documento algum do sculo X V I I no arquivo do Conselho de
supervisores da propriedade eclesistica, visto que este encerrou
as atividades no fim do sculo X V I .
Segue do exposto que no princpio de cada diviso principal
do arquivo mister se coloquem notas explicativas das funes
do rgo ou do funcionrio, cujos papis a seo contm, seguidas
das modificaes acaso sofridas. Urge mencionar, demais, as
datas de criao e extino da entidade. Assim, a histria desta
que as notas principalmente contero, histria acurada, sobretudo,
e completa, se possvel, mas ao mesmo tempo breve.
A satisfao desta exigncia causar pouco embarao ao
arquivista proficiente que, desejoso de ordenar com acerto o inven
trio, ter que, antes, estudar o mecanismo da administrao antiga
exame que n o ser profundo para nenhuma subdiviso, mas
que, por outro lado, entrar, no raro, em toda a sorte de pormenores. Por conseguinte, o arquivista possui, em larga escala, j
prontos, os dados para a redao das notas quando houver termi
nado o inventrio.
62.
Cada item do inventrio deve estar provido de um nmero
progressivo. Para indicar a ordem das descries do contedo dos
itens, empregam-se, no inventrio, as letras segundo a sua seqncia,
com o que se contrastam claramente as duas numeraes.
O requisito aqui formulado parece pormenor insignificante, e,
no entanto, de importncia. Em teoria, n o se afigura absoluta
mente imprescindvel a atribuio de nmeros progressivos para
todos os itens do inventrio, mas sim apenas para facilitar as
citaes. No entanto, no interesse da prtica, nunca se insistir
demais sobre o uso da srie dos n m e r o s . Aumentam estes a
clareza do inventrio, pois a pessoa que o compulsa ver num
relance onde comea o novo nmero, o que nem sempre se torna
fcil com as descries algo minuciosas e as tabelas de alguns itens.
H , porm, outra razo, muito mais sria, para a adoo e a
impresso de nmeros progressivos no inventrio. Quando omiti
dos, o resultado quase inevitvel que os documentos do arquivo
tambm permanecero sem numerao, e ningum contestar que
os efeitos de tal negligncia se revelem desastrosos para a preser
v a o da ordem do conjunto. N o se diga que o emprego de

 116
nmeros escritos no inventrio seria igualmente satisfatrio, pois
no h a menor razo para deixar de imprimi-los, se se pretendesse
de fato public-los mais tarde e, ao mesmo tempo, faz-los servir
para a n u m e r a o dos documentos.
Dispensa demonstrao a convenincia de atribuir, aos sum
rios dos itens, letras, de preferncia a cifras, pois mister, para
evitar confuso, tornar distintas as diversas enumeraes paralelas.
Da o numerar-se como segue: 1. as tabelas dos itens, com
letras (de preferncia em itlico, a fim de salient-los respeito a
outros caracteres); 2. os itens mesmos, com algarismos arbicos;
3. as divises do inventrio, com algarismos romanos; 4. os
inventrios dos diferentes arquivos, se combinados num nico vo
lume, com letras capitais.
13

13

Assim,
B.

Arquivos do perodo 1808 1813.

II.

Arquivo da Comisso Comunal Edlica.

885.

Contas do mestre do aquartelamento, 1810-1811.

a.
Contas de todas as receitas e despesas, 1810-1811.
b.
Contas das despesas para alojamento, moblia e das des
pesas administrativas, 1810, etc.
Acrescentaremos uma palavra sobre a n u m e r a o dos prprios
arquivos, apesar de n o includa de todo no nosso escopo, porque
ela antes atinente custdia material daqueles.
1.

H que atribuir a cada arquivo um n m e r o progressivo.

2.

Recomenda-se a aposio de nmeros provisrios (isto ,

os nmeros dos inventrios ainda no impressos), n o
sobre os prprios documentos, mas de forma tal que, sem
dano para estes, sejam facilmente removveis. (Ver Pa
rgrafo 49) .

3.

Os n m e r o s definitivos, por outro lado, devem ser mar

cados nos papis mesmos. Corre-se o risco de confundi-los
com antigas cifras se se quiser escrev-los a tinta. Os
que forem colados com goma-arbica se destacam facil
mente quando expostos ao sol. O mesmo se d, quando
sob a ao da unidade, com os que foram grudados com
colas glutinosas. talvez prefervel escrever o n m e r o

13. Os primeiros breves i n v e n t r i o s publicados pela A d m i n i s t r a o dos

A r q u i v o s de Estado da B l g i c a n o apresentam n m e r o s . Os inconvenientes,
p o r m , de tal sistema cedo despertaram a a t e n o e os i n v e n t r i o s posterior
mente editados foram todos dotados de n u m e r a o . , ( F . )

 117
sobre o documento e colar por cima uma etiqueta, onde
a indicao se ache repetida.
14

4.

de aconselhar-se, tambm, que a descrio impressa do

item, recortada do inventrio, seja colada na face interna
da capa do volume ou na sobrecapa do documento solto.

63.
As cpias modernas nunca devem ser includas no inven
trio, j que errado preencher as lacunas do arquivo.
Caso, porm, se mencionem, nos antigos inventrios, documen
tos formais que ora faltam, de modo tal que no subsista a menor
dvida quanto sua presena prvia no arquivo, h que cit-los
em notas do inventrio ou do calendrio.
O arquivo um todo orgnico, que se veio criando durante
certo perodo de tempo e no algo feito mais tarde, em determinada
data fixa. Ao se preencherem as suas lacunas com cpias modernas
de documentos, que talvez lhe pertencessem, produz-se compilao
que no foi originada organicamente, mas, sim, reunida de maneira
artificial. Ao faz-lo, colocam-se no arquivo papis recentes que
no lhes eram prprios e aos quais falta o carter de autenticidade
das peas originais.
15

A situao torna-se algo diferente quando os inventrios

antigos indicam que certo documento pertenceu inicialmente ao
arquivo. A i n d a assim, porm, dele n o pode formar parte a
cpia moderna, visto que n o integrada jamais no conjunto das
peas e que n o lhe facultado substituir o original. No entanto,
pode-se mencionar e explicar, mediante nota do inventrio, a exis
tncia prvia da primeira via no arquivo e, bem assim, a presena
atual da cpia. A tal propsito, ver o sentido da palavra calendrio
no presente M a n u a l . (Conferir P a r g r a f o 7 2 ) .
Com efeito, admite-se a insero de tais peas no calendrio,
tomado em sentido amplo, e na compilao impressa de documentos
formais, que, ambos, no s fornecem informao sobre os papis
existentes, como o faz o inventrio, seno tambm, como trabalho
do nosso prprio tempo, podem e devem incluir cpias modernas
de materiais recolhidos em outra parte ou perdidos. Cabe ento
mencionar, para cada documento, se existe o original e, sendo esse
14. A etiqueta colada, por se destacar facilmente, n o oferece garantia.
P a r a evitar confuso com n u m e r a e s antigas, pode-se l a n a r m o de n m e r o s
escritos com estncil ou com tinta vermelha, recursos estes preferidos pelos
A r q u i v o s Nacionais, e m P a r i s .
(F.)
15. As t r a d u e s a l e m e italiana do presente M a n u a l observam que a
presente norma longe e s t de ser universalmente respeitada. Em muitos
r e p o s i t r i o s colocam-se, nas colees, cpias e x t r a d a s de arquivos estranhos.
Tal p r t i c a merece absoluta c o n d e n a o . ( F . )

 118
o caso, em que arquivo, que cpia tem sido eventualmente usada,
e qual o valor desta.
64. O inventrio deve estar munido de ndices. H que considerar: a) o ndice de nomes de pessoas; b) o ndice de nomes
de lugares.
Estatui este pargrafo a necessidade de ndices. Os inven
trios ordenados de modo sistemtico refletem to acuradamente
quanto possvel o estado original do arquivo, acham-se dispostos
em harmonia com a estrutura do rgo administrativo, so cientficos
e lgicos. N o h negar, contudo, que nem sempre permitem con
sulta fcil sem o auxlio de ndices. O prprio autor do inventrio,
provavelmente, no conseguir achar de novo, com presteza, do
cumento que encontrara, h algum tempo, no arquivo e, at mesmo,
que inventariara. E com muito maior razo isto se dar em relao
ao pesquisador histrico. ndices acurados podem remediar tal
dificuldade. So, pois, n o s convenientes, mas ainda necessrios.
Ao se compilarem tais ndices em ordem alfabtica, h que
prestar-se ateno s observaes do P a r g r a f o 82.
O ndice por assunto apresenta numerosas dificuldades. N o
se consideram nele elementos objetivos, mas na sua composio o
valor subjetivo que o compilador atribui a determinados assuntos,
e a sua maneira pessoal de escolher as expresses, influem gran
demente. E i s por que dificilmente se aventariam instrues para
a elaborao do ndice por assunto, por muito desejvel que este seja.
65. Deve-se estabelecer distino ntida entre documentos de
arquivos e manuscritos.
Nestes se compreendem as compilaes
de leis, descries de cidades, miscelneas, documentos formais,
mapas, etc. que pertenceram a particulares.
10

Encontram-se no arquivo vrias espcies de documentos que

no lhe pertencem por natureza:
1.

Documentos que pertencem de fato a um arquivo, mas

no quele de que se trata, e.g., arquivos dos distritos
dos plderes e das igrejas, com freqncia recolhidos
aos repositrios das aldeias porque as funes do escabino,
do superintendente dos diques, do fabriqueiro das igrejas
se combinavam numa nica pessoa; os arquivos das assem
blias de eleitores primrios e de outras comisses do
perodo revolucionrio, os quais, aps a sua dissoluo,

16. E m b o r a os
autores usassem aqui a p a l a v r a " m a n u s c r i t o s " , depre
ende-se, do que segue, que tinham em mira todos os documentos por eles
descritos como de natureza estranha dos documentos de arquivo ou como
n o pertencentes a determinado a r q u i v o .

 119
foram transferidos para as cmaras municipais; documen
tos relativos atividade desempenhada pelos secretrios
do rgo administrativo em questo, mas estranha deste
ltimo, exercida cumulativamente, portanto.
2.

Documentos que no pertencem de todo ao arquivo, mas

foram adquiridos pelo rgo que produziu este ltimo,
e.g., colees de leis, manuais administrativos, Bblias e
outros papis, destinados a servirem como instrumento
para o desempenho das tarefas que lhe incumbiam; ma
nuscritos privados de natureza histrica com que se visava
a tornar os administradores sucessivos mais familiarizados
com a histria da entidade em apreo, se no resultasse
esta clara do contedo do p r p r i o arquivo.

3.

Documentos destinados a se situarem em determinado

ponto do arquivo, ou a serem expedidos, mas que perma
neceram inutilizados, e.g., pacotes de circulares impressas,
relaes em branco, tabelas, formulrios e outro material.

O fato de que manuscritos e documentos formais privados

fossem doados aos arquivos da provncia ou da cidade, por certa
pessoa ou corporao, n o justifica a sua incluso nestes. Alis,
a circunstncia de serem colocados, no no arquivo mas na biblioteca
(ver P a r g r a f o 66) pode ser consignada, para clareza maior, na
carta anexa com que se fez a doao, carta essa, alis, pertencente
ao arquivo.
H que abrir exceo, naturalmente, para os documentos antes
situados na custdia deste ltimo, os quais se extraviaram, por um
tempo, s mos de particulares, e retornaram, por doao ou compra,
ao arquivo. ( V e r Pargrafo 36) .
66.
Os documentos que no pertencem ao arquivo dele devem
ser apartados. H que transferi-los para outro arquivo, ou para
a biblioteca a que dizem respeito.
Pode-se coloc-los, tambm, em seo separada no fim do
inventrio do arquivo a que se recolheram, para formarem ali,
conjuntamente, uma biblioteca de objetivo histrico, topogrfico,
estatstico ou com outro fim cultural.
Esta regra foi adotada pela Associao de Arquivistas. To
mamos, contudo, a liberdade de introduzir-lhe algumas modificaes,
todas atinentes ao enunciado. A nica alterao de importncia
refere-se ao segundo pargrafo, em que, no lugar de o arquivo
onde os documentos se originaram escrevemos o arquivo a que
se r e c o l h e r a m . Parece-nos mais clara tal forma porque o primeiro
texto, embora correto, pode levar a equvoco, no caso de serem

 120
os documentos efetivamente removidos do arquivo, conquanto des
critos, em suplemento ao inventrio, no mesmo volume. A parte
final do p a r g r a f o esclarece a questo algo mais, estipulando que,
em tal hiptese, os documentos n o continuam a pertencer ao
arquivo, mas sim a uma biblioteca que justaposta.
Todos os documentos que, em conformidade com o enunciado
do p a r g r a f o anterior, no forem material de arquivo, deste devem
ser removidos. A teoria assim o requer, pois n o lhes quadra a
nossa definio do arquivo. M a s a prtica tambm o exge, j que
o arquivista que, de acordo com o nosso mtodo, houver disposto
o conjunto de itens em obedincia aos vrios ramos administrativos,
naturalmente a p a r t a r , de rmotu prprio, os citados documentos, que
n o se adaptam a nenhum dos verbetes adotados. V - s e por eles
e m b a r a a d o , porque tais peas interferem com a boa ordem do
repositrio. , pois, absolutamente necessrio exclu-los do arquivo
prprio e verdadeiro.
Esta exigncia pode ser satisfeita de vrios modos:
1.
Se os documentos pertencem a outro arquivo,
preservado in totum ou em parte, h que, em todos os
casos, reuni-los q u e l e . Qual o melhor meio de faz-lo,
d e p e n d e r das circunstncias. Se n o se houver conser
vado aqueloutro, cumpre, no obstante, descrev-los
separadamente.
2.
Os manuscritos privados ou livros sero coloca
dos numa biblioteca pblica. Caso no haja na cidade
e se se pensar que no convm remov-los desta ltima,
ou ainda se a sua freqente consulta pelo arquivista ou
pelos visitantes for tomada em considerao, mister criar
junto ao arquivo uma biblioteca, cuja descrio, nos pe
quenos repositrios, talvez possa ser publicada como um
suplemento ao inventrio do arquivo.
3.
Os papis de famlia, ou outros documentos
privados oriundos de funcionrios, papis que no raro
lanam luz, vivamente aguardada, sobre o contedo do
arquivo e, portanto, se relacionam com ele, no sero,
em hiptese alguma, removidos do repositrio. Todavia,
mister separ-los do arquivo e coloc-los em seo
parte do i n v e n t r i o . Se, por r a z e s especiais, se afigurar
indispensvel incluir, por exceo, certo documento no
prprio inventrio (e.g. o ndice das resolues de deter
minado conselho) urge se busque elucidar, no entanto,
mediante nota na descrio, o carter privado do mesmo.

 121
4. O material no utilizado, quando inaproveitvel,
pode ser destrudo sem escrpulo algum. Nem mais susce
tvel de contestao fazer-se outro tanto, na medida
do possvel, com os avisos, a menos que estejam encader
nados e reunidos em sries oficiais para o uso do rgo
administrativo, caso em que pertencem, como lgico, ao
arquivo, e nele devem permanecer.
67.
A armazenagem
do arquivo de todo independente
.do seu arranjo e inventariao. Enquanto urge seguir a antiga,
organizao respeito ao arranjo do inventrio, h plena liberdade
no tocante armazenagem dos documentos. Sob esse aspecto,
s decisivo o que ditar o interesse de preservao dos papis
pertencentes ao arquivo.
17

O pargrafo acima formula princpio de arquivstica h mui

to tempo em vigor nas bibliotecas, onde jamais suscitou qualquer
dificuldade.
De longa data, com efeito, praxe ordenar, nas
estantes, os flios com os flios, os in-quarto com os in-quarto, os
in-octavo com os in-octavo, sem, por isso, dividirem-se os livros,
no catlogo de assunto ou dicionrio da biblioteca, de acordo
com os formatos.
O arranjo dos livros nas estantes apresenta
problemas diferentes dos da i n v e n t a r i a o . Mutatis mutandis,
porm, o que fica exposto procede tambm no tocante aos do
cumentos do arquivo.
A q u i , onde h que submeter-se orderao anterior se se visa inventariao cientfica, verifica-se,
naturalmente, determinada conexo entre esta e a forma dos
documentos, j que o antigo arranjo, at certo ponto, tomou em
considerao esta ltima.
Separaram-se, por exemplo, os dos
sis, dos documentos recebidos, por causa do volume dos pri
meiros, mas, salvo em casos como este, a armazenagem dos
papis de arquivo no depende de modo algum da inventariao, e vice-versa.
No arquivamento destes, h que se en
carar no tanto o lugar que ocupam no inventrio, como o zelo
pela sua preservao adequada, razo pela qual mister sejam
eles ordenados segundo a forma que revestem, ou o carter
externo.
Da a necessidade de se agruparem os volumes, de se
reunirem os documentos soltos em pastas, de se arquivarem, em
separado, mapas e cartas diplomticas, j que urge conserv-los
de modo diferente dos outros p a p i s .
Caso exguo o espao,
talvez haja, ainda, que distribuir os prprios volumes consoante as
suas d i m e n s e s .
Demais, indiferente que tais peas arma
zenadas em vrios lugares apresentem n m e r o s diversos no i n -

17.
Ao usarem esta palavra os autores tm em mente, claro,
habitualmente designamos por arquivamento.

o que

 122
ventrio, ou se agrupem sob a mesma cifra. Faculta-se at, se o
exigir o carter dos documentos, armazenar, em lugares distintos,
documentos originariamente reunidos num m a o .
(Ver Par
grafo 68) .
Permitr-se-ia, pois, dar a cada item do arquivo, por assim
dizer, dois n m e r o s , o primeiro para indicar a sua posio no
inventrio, o outro no repositrio. V i a de regra, contudo, no
ser mister faz-lo, e, alm disso, mais simples, sem qualquer
empecilho, poder encontrar lado a lado, documentos que no
inventrio so c o n t g u o s . Que a ordem deste h de ser, quanto
possvel, seguida na armazenagem dos itens, parece, portanto,
bvio. Sempre que se impuser o abandono dela, fora acus-lo
em nota do inventrio, no, porm, no impresso, cujas cpias se
acham ao alcance de todos, mas no que se mantm junto ao arquivista ou ao encarregado da busca e entrega dos documentos
requeridos.
J que independentes a armazenagem e a inventariao do
arquivo, torna-se patente que alguns papis deste dado virem
descritos em dois ou mais inventrios. No dos arquivos judiciais
de Utrecht os registros dos feudos dos bispos daquela cidade,
da Abadia de So Paulo, e da senhoria de Montfoort aparecem
arrolados desta forma, embora devendo constar, ao mesmo tem
po, na descrio dos arquivos dos rgos administrativos da
quelas instituies. Em um dos dois inventrios, portanto, tratase apenas de mera referncia aos documentos, isto , sem que nele
se subentenda o seu arquivamento real junto aos demais papis
ali mencionados.
O que ficou exposto acima torna patente que a armazena
gem dos documentos do arquivo independente da inventariao.
Afigura-se suprfluo acrescentar de novo que, reciprocamente,
esta de todo independente daquela, como se demonstrou no
Pargrafo 58.
68.
permitido retirar do dossi e manter separados, para
melhor preservao, os documentos formais e os mapas nele por-'
ventura encontrados, contanto que se coloque no seu lugar a ex
plicao do motivo por que [oi removido o original e a indicao
do ponto para onde [oi.
J se enunciou, no pargrafo anterior, o princpio do qual
se infere a presente norma.
Para a mais eficaz conservao de
uma carta diplomtica, ttulo ou mapa encontrados no dossi,
convm, no raro, remov-los deste ltimo . Os selos da carta ou
diploma so passveis de dano, quando em dossi cujas peas se
acham atadas umas s outras, e o mapa corre o risco de rasgar-se
nas pregas, quando forem estas mais numerosas do que neces-

123

srio, porque se dobrou a carta para inseri-la naquele.

Nada
impede que o arquivista retire do dossi tais documentos e os
arquive em lugar mais adequado.
Ao contrrio, seu dever
faz-lo.
Cumpre, apenas, se substitua o documento removido
por uma papeleta que indique onde este se acha.
Outrossim, se determinado documento formal, com lugar
definido no armrio de cartas diplomticas (ou que, antes, se
achava em outra relao com o conjunto) foi posteriormente re
movido e colocado (para algum processo ou outro objetivo seme
lhante de natureza transitria) num dossi, convm reintegr-lo
definitivamente na sua antiga posio onde tambm ser des
crito, desde que se ponha em seu lugar a explicao mencionada
no pargrafo acima.
Esta uma papeleta com a referncia
representa o documento, situado em outro ponto por razes de
ordem prtica, e impede que se interrompa ou destrua a ordem
do dossi. (Ver Pargrafo 67) .
69.
Recomenda-se que cada manuscrito, cada envelope de
documento formal, cada srie e cada dossi sejam providos de
uma legenda ou sobrescrito que apresente a descrio do docu
mento contido no inventrio ou no calendrio, e o lugar que o
documento ocupa no arquivo.
Tal legenda ou sobrescrito de grande convenincia, tanto
para o arquivista, que deve buscar os documentos pedidos pelo
pesquisador e em seguida rep-los no lugar, como para o prprio
investigador.
Se o documento se extraviou ou foi colocado em
posio errada, e mais tarde veio a ser encontrado em algum
ponto, o referido sobrescrito ou legenda ser o meio seguro de
identific-lo.
Pela palavra "lugar", empregada no p a r g r a f o , compreen
de-se naturalmente a sala, o armrio, a caixa, a gaveta, etc.
Se o inventrio ou calendrio forem impressos, o mtodo
ciais fcil , sem dvida, recortar os vrios itens de um exemplar,
col-los na capa, envelope, etc, e apor-lhes a indicao do lugar
acima citado. Quando o arquivista estiver inteirado de que o
documento j foi editado, convm, outrossim, anotar o fato no
mesmo ponto. (Ver tambm o P a r g r a f o 62) .

CAPTULO

NORMAS

ADICIONAIS
PARA
DO
ARQUIVO

DESCRIO

70.
O fato que determina o colocar-se a descrio do
arquivo no inventrio-geral do repositrio a natureza do referido arquivo em relao s demais sees do inventrio, e no a
circunstncia de ter sido transferido.
Esta regra, estabelecida pelo Ministro para a descrio dos
arquivos governamentais, tinha o mesmo escopo que a proposta
aprovada pela assemblia dos Arquivistas de Estado, e concebida
como segue: "Podem-se descrever os arquivos dos conselhos ad
ministrativos de diferentes pessoas jurdicas num nico invent
rio, se a sua reduzida extenso o tornar aconselhvel. A fim
de facilitar a obteno de uma idia geral daqueles, recomenda-se
que, em tal caso, os arquivos dos rgos administrativos de car
ter semelhante, ou sejam reunidos ou dispostos em s r i e s " . (Com
parar, outrossim, com o P a r g r a f o 53) .
O enunciado original
exprime mais acuradamente qual o sentido da norma.
Mas,
por outro lado, no menos verdade que este no vem formulado
ali com clareza, pois nele se fala de "descrio de diferentes
arquivos num nico inventrio", ao passo que o que se tinha em
mente era, naturalmente, que os inventrios de diferentes arqui
vos se combinassem num s volume. vista disso, preferimos
perfilhar aqui o texto do Ministro, reservando-nos o direito de
elucidar-lhe algo mais o sentido.
H uma terceira diferena
entre os dois textos: o dos Arquivistas de Estado traduz uma
regra optativa, enquanto o do Ministro, como era de esperar-se,
fala imperativamente.
Embora houvssemos preferido o enun
ciado de carter facultativo, agora, que a norma se tornou com
pulsria, no vemos objeo contra a sua a d o o .
A regra de natureza puramente prtica e visa a facilitar o
trabalho dos que usam inventrios de arquivo.
N o se afigura
muito cmodo publicar separadamente um grande n m e r o destes
1

1.

V e r nota 3 p g i n a 13.

 126
ltimos, se cada qual contm apenas umas poucas pg inas.
E
quando se renem vrios inventrios num armarrado
convm
ao pesquisador que se agrupem os inventrios de arquivos simi
lares, ainda que difiram as respectivas histrias e que tenham
sido recolhidos ao repositrio por meios extremamente diversos e
em vrias ocasies. N o , pois, o fato de que tais arquivos se
correlacionem (o que realmente n o ocorre), mas sim a comodi
dade do pesquisador do repositrio, o que constitui o motivo para
reunir-lhes aos inventrios em um amarrado.
Recomenda-se a
meno de tal circunstncia na introduo do inventrio, a fim
de que no se desgarre o pesquisador quanto histria dos arqui
vos descritos.
2

T a l mtodo, cabe aconselh-lo especialmente para a descri

o dos arquivos dos conventos.
Mostramos acima ( P a r g r a f o
52), que a descrio de um destes conjuntos no se enquadra
no inventrio do arquivo que o anexou.
Onde coloc-la ento,
quando for breve demais para a publicao em separado? Alguns
propendem a inseri-la como um suplemento ou apndice ao in
ventrio do arquivo a que ficou ligada. O sistema, em si correto,
quando se visa a destacar claramente a histria posterior do arquivo
do convento, chega at mesmo a ser muito prtico, em certos casos.
N o , porm, em todos.
Algumas cidades incorporaram tantos
conventos, de cujos arquivos se tornaram to eficientes guar
dies, que os anexos correm o risco de, no raro, excederem em
volume o item a que pertencem, o que para lamentar-se. H ,
porm, dificuldade mais sria e francamente comum, ligada ao
mtodo.
Os conventos de uma provncia so, de costume, divi
didos entre os diversos membros dos Estados provinciais. Posto
que, hoje, os arquivos de tais membros se tenham reunido por
toda a parte, no que toca sua maior frao - e em alguns
lugares, na sua totalidade num mesmo repositrio, requer a
coerncia que os inventrios dos diversos arquivos das entidades
religiosas, ainda quando agrupados no mesmo repositrio, sejam
fragmentados em diferentes sries, e isto conforme os respectivos
bens tenham ido, mais tarde, para um ou para outro dos membros
dos Estados provinciais.
T o exagerada observncia do prin
cpio parece pouco prtica e no oferece vantagem alguma capaz
de compensar o estorno causado ao investigador do arquivo.
3

Por outro lado, parece apropriado reunir num s pequeno

volume os inventrios de todos os arquivos de convento de
2.
No p a r g r a f o precedente, acrescentado na segunda e d i o deste
Manual usou-se a p a l a v r a v o l u m e . A q u i a p a l a v r a a m a r r a d o , empregada
na I* e d i o , ao que parece deveria ter sido mudada para v o l u m e .
3.

Isto , os trs Estados o clero, a nobreza e as cidades.

determinada provncia.
Ao faz-lo, alcana-se o fim coiraado,
que se exps acima, qual seja, o de evidenciar a histria poste
rior dos arquivos da instituio religiosa. Obtm-se isso, tanto pela
meno, no inventrio, de que eles procedem dos arquivos, por
exemplo, dos representantes da nobreza, quanto pela indicao,
no inventrio destes, do lugar onde se acham descritos os dos
conventos anexados.
O arranjo do repositrio-geral (cujas
linhas mestras se acham indicadas no P a r g r a f o 7), portanto,
talvez venha a diferir, em alguns casos, da distribuio do inven
trio pelos diversos volumes.
Se em geral parece prefervel
que as duas ordens coincidam, no h, porm, objeo de princ
pio contra a discrepncia que, entre elas, resultar de razoes
prticas.
7 1 . A descrio dos itens do inventrio deve ser comple
tada, posteriormente, pelos ndices dos vrios registros c, em
especial, das sries de resolues. No h necessidade de impri
mi-los .
Tem-se por subentendido que a meno de uma srie de
resolues no inventrio proporciona to-s indicao geral e in
suficiente do seu c o n t e d o . Mostra apenas a existncia daquelas
e nada mais.
Para quem as consulta, de grande utilidade,
seno indispensvel, poder identificar, no ndice, que assuntos
so versados nas deliberaes e onde se localizam os que pretende
investigar.
Destarte v-se dispensado de perlustrar, do prin
cpio ao fim, cada volume.
O mesmo se verifica em relao a
outros registros, copiadores, livros de peties, registros de ttu
los, etc.
Quanto aos documentos soltos atinentes s resolues ou a
outros registros, no conveniente, e muito menos impiescindvel, que estejam providos de ndices.
H que orden-los como
anexos daqueles, com cujo assunto se tornam, assim, correla
cionados .
Somente no caso de faltarem as resolues, ou de no se
mencionarem todas as cartas recebidas ou peties, oportuna
a organizao de ndices para estas l t i m a s .
72. Dada a excepcional importncia de algumas partes
arquivo, convm compilar calendrios para o seu contedo,
quais devem ser, no entanto, publicados separadamente ou.
tocante aos pequenos arquivos, impressos como anexos ao fim
inventrio.

do
os
no
do

O calendrio nada mais , em geral, que um cdice diplo

mtico reduzido.
Em vez de se registrarem in extenso, apre
sentam-se os documentos sob a feio de meros resumos: men-

 128
ciona-se o contedo, to-somente, na sua forma abreviada.
Assim
como o cdice diplomtico inclui todos os documentos relativos
a determinada srie de governantes {e.g. Imperadores, Papas,
Condes da H o l a n d a ) , ou a dada regio (e.g., a Frsia ou a D i o cese de U t r e c h t ) , ou a entidade coletiva particular (e.g., a Cidade
de Groninga ou a Abadia de Marienweerd), assim tambm o
calendrio abrange, em geral, todos os documentos autnticos
de uma srie de governantes, de uma regio ou de uma entidade
coletiva, sem que nele se distinga onde se acham recolhidos os
itens a partir dos quais foi compilado. A incluso dos papis,
decide-se apenas a resposta pergunta que se fizer quanto ao
fato de se reportarem estes s mesmas pessoas, entidades cole
tivas ou regies.
A i n d a que um documento formal exista exclu
sivamente sob a forma impressa, cabe admiti-lo se, quanto ao
mais, se enquadrar na categoria em questo.
Tais calendrios,
portanto, nada tm que ver com a descrio dos arquivos.
Os
itens pertencentes a vrios destes ltimos neles se inserem lado
a lado.
O calendrio de um arquivo algo completamente diferente.
Trata-se, tambm, de uma lista de documentos autnticos, mas,
neste caso, nem todos se referem a determinada pessoa ou assunto:
o vnculo que faz com que venham mencionados no mesmo calen
drio somente o fato de procederem do mesmo arquivo.
A
vantagem oferecida pela compilao de tais calendrios sobre a
forma descrita em primeiro lugar reside apenas em que, ao se
publicarem as referidas listas segundo os arquivos, se adquire
a certeza de no omitir documento autntico algum. Se se pu
blicarem os calendrios de todos os arquivos e outras colees,
ter-se-, ento, adquirido o conhecimento de todos os papis
autnticos. Quanto aos calendrios do outro tipo, deve-se, reiteradamente, perlustrar todos os arquivos.
Donde o risco per
manente de deixar passar um ou outro documento.
O sentido da regra acima exposta implica, pois, que mister
estabelecer ntida distino entre o inventrio e o calendrio, e
no elaborar certa parte do primeiro tal como se fosse o segundo,
sob a alegao de que os documentos nesta parte merecem men
o em separado. Ao reunirem-se ambos num todo nico, talvez
se esteja realizando trabalho de grande utilidade, mas no um
i n v e n t r i o . A confeco de um e a de outro obedecem a pontos
de vista dificilmente conciliveis.
Quem tenciona compilar um
inventrio deve adotar, tanto quanto possvel, o critrio do rgo
cujos arquivos pretende ordenar e, sem dvida, ver-se- s vezes
compelido a sacrificar a comodidade daqueles que quiserem
consultar o arquivo, mas que possuem menor familiaridade com
as antigas condies.

 129
Na p r e p a r a o dos calendrios h que ter-se em mira obje
tivo radicalmente diferente.
A q u i , o interesse do pesquisador
atual sobreleva exclusivo. N i n g u m p e r g u n t a r que empenho a
entidade coletiva, em cujo arquivo se situa o documento, tinha
neste ltimo, mas que importncia lhe atribui a histria.
Um
dentre os papis do sculo XV no tinha ento, para o rgo
administrativo da cidade, mais relevncia que o seu similar do
sculo X I X para a administrao municipal contempornea, e,
por conseguinte, quando no processo de ordenao algum se
coloca na atitude do governo da cidade daquela poca, no merece
qualquer descrio diferente.
Dois documentos de qualidades to diversas no podem
reunir-se sem detrimento da clareza do conjunto.
Todavia, ao
acrescentar ao inventrio o calendrio como um anexo, evitarse- a dificuldade e, ao mesmo tempo, sero satisfeitos os interes
ses do pesquisador atual.
73.
O calendrio do arquivo ou de uma de suas partes
a tabela, ordenada cronologicamente, do contedo de todos os
documentos formais, originais ou cpias, nele presentes, ou em
uma de suas partes.
Na explicao deste pargrafo h que fazer referncia, antes
de mais nada, ao que foi assinalado respeito ao precedente.
A
definio aqui proposta inclui alguns outros pormenores para os
quais convm atentar.
Em primeiro lugar, declara-se que tais
calendrios, da mesma forma que os de outros gneros e os
cdices diplomticos, sero ordenados cronologicamente.
Para
tanto, somente vlida a data do documento como tal, porque a
do arquivamento, isto , aquela em que a pea veio ter ao con
junto, se revela aqui de todo indiferente.
Determinado docu
mento formal, por exemplo, um ttulo de propriedade, talvez no
tenha sido recolhido ao arquivo seno muitos anos aps a sua
redao, a saber, quando da transferncia subseqente da pro
priedade. Entretanto, mister inseri-lo no calendrio na data
mesma do documento, j que o calendrio vem a ser uma lista
de documentos autnticos, e no a dos itens do arquivo.
ainda o princpio em questo que nos levou a incluir, no pargra
fo, a clusula segundo a qual no importa que o documento exista
no arquivo na qualidade de original ou de cpia. Um ttulo de
propriedade, aps ter entrado no cartulrio, pode ter sido trans
ferido para outras mos ao mesmo tempo que o prprio bem,
mas nem por isso deixar de ser mencionado no calendrio,
porque descrito no referido cartulrio do arquivo. Tornar pblico
o contedo de todos os documentos autnticos que se venham
a conhecer mediante o arquivo, eis o escopo do calendrio, e,

 130 - na ausncia do original, o contedo de um item suscetvel de

divulgao atravs da cpia.
Em terceiro lugar, a definio em apreo fala de arquivo
e no de repositrio-geral. D - s e que um arquivo seja deposi
tado junto a outro, sem com este fundir-se.
A reunio de
vrios deles, num repositrio-geral , por vezes, temporria e
acidental.
Por tal motivo afigura-se prefervel compilar, para
cada um, o respectivo calendrio.
Assim, por exemplo, nos
calendrios do arquivo da Cidade de Utrecht no se incluram
as cartas diplomticas depositadas na caixa de documentos da
Provncia de Utrecht, pois os papis provinciais contm uma
parte do arquivo diocesano, recolhida ao da cidade, a qual, porm,
de acordo com o P a r g r a f o 13, pode ser separada a qualquer
tempo.
Por outro lado, incluem-se as cartas oriundas dos do
cumentos provinciais transcritos num registro comunal por ordem
do governo da Cidade de Utrecht, porque tal registro faz parte
do arquivo da cidade.
A definio d igualmente azo a que no se publique o
calendrio do arquivo inteiro, mas apenas de frao deste.
Via
de regra, ao compilar semelhante lista, mister confinar-se
Idade M d i a , tomada no todo ou em parte. A edio do calen
drio s de suficiente utilidade no tocante ao citado perodo,
de que h relativamente poucos documentos conhecidos, de forma
que cada um, por insignificante que seja em si mesmo, se reveste
de importncia ao lanar luz sobre a aludida poca.
A elaborao
de calendrios para fases histricas posteriores seria no s in
t i l , mas tambm irrealizvel.
A grande massa de documentos
formais torna suprfluo o exame de muitos deles para o conhe
cimento geral do perodo, e a meno de todos ampliaria desme
didamente os c a l e n d r i o s .
Em tempos alis no muito recuados, quando prevalecia a
idia de que o arquivo constitua uma coleo de fontes histricas,
pensava-se que bastava fazer calendrios em vez de inventrios.
Depois de tudo o que se exps nos pargrafos anteriores acerca
do objetivo do inventrio, no h necessidade de voltar aqui ao
assunto.
Entretanto, em relao ao comentrio acima, cabe
observar que, salvo quando o escopo da tarefa foi limitado pela
omisso de todos os registros com meno dos atos das entidades
em apreo, dos livros de resolues, etc. (como no inventrio de
Leeuwarden), os inventrios-calendrios no foram continuados
aps o fim da Idade M d i a (por exemplo, o inventrio dos "anti
gos arquivos da Zelndia e do Middelburg).
Logo que se
tentou ir alm, sentiu-se a impraticabilidade de tornar conhecido,
sob a forma de calendrio, o contedo completo do arquivo.
Naquele s constam os documentos formais de determinados

 131
perodos, ao passo que o inventrio contm todos os papis en
contrados no arquivo.
No calendrio descreve-se cada pea
de per si, enquanto neste ltimo agrupam-se os diversos docu
mentos.
Os dois diferem radicalmente quanto ao objetivo: o
inventrio serve de guia para o arquivo, o calendrio apresenta o
resultado de uma investigao. Da decorre tambm a necessi
dade de que aquele preceda a este. S quando pronto o inven
trio e conhecido, portanto, o que a coleo contm, pode ser
feito o calendrio.
E deve s-lo, ento.
A histria da Idade
Mdia s pode ser conhecida atravs dos calendrios.
74
N compilao dos calendrios
ticos de um arquivo h que incluir:
a.
b.
c.

d.

dos

documentos

autn-

todos os documentos formais originais de pergaminho

ou papel;
todos os documentos transcritos para os cartulrios;
os documentos soltos, se deles existirem cpias nos cattulrios, ou se de natureza semelhante s dos documen
tos includos nos cartulrios ou, ainda, se escritos em
pergaminho;
os documentos formais, copiados por extenso nos re
gistros, ou interpolados entre outros documentos formais
ou, em geral, os que existam em transcrito.

No pargrafo precedente declara-se expressamente que se

incluiro no calendrio to-s os documentos formais e os que
se lhes equiparam.
N o s cdices diplomticos costuma-se, via
de regra, estabelecer limites algo mais amplos e abranger todas
as fontes histricas que no sejam narrativas (crnicas) .
Sem
embargo, os documentos formais e cartas diplomticas (o nome de
"cdice diplomtico" j o evidencia) constituram sempre o ele
mento principal. Em outra parte, d-se a definio dos docu
mentos formais ( P a r g r a f o 92) . Basta recordar aqui que so
aqueles aos quais se atribuiu valor permanente e que foram,
por esta r a z o , redigidos em forma particular.
Eis por que,
conseqentemente, este pargrafo menciona, em primeiro lugar,
os documentos formais originais entre todos os que merecem
ser includos no c a l e n d r i o . Pouco importa que estejam escritos
sobre pergaminho ou papel, ou que estejam selados ou no. At
mesmo os documentos da Idade Mdia, no considerados de su
ficiente importncia para serem selados ou escritos sobre pergaminho, podem revelar-se hoje de grande valor devido perda
de muitos documentos daquele p e r o d o .
Em segundo lugar, h que incluir no calendrio todos os
documentos transcritos em cartulrios, ainda que no sejam for-

 132
mais. V i a de regra, neles so copiados apenas os autnticos, mas
ocorre que abranjam listas de propriedades ou cartas, particularmente relevantes por essa ou aquela r a z o , verbi gratia, porque
constituem a prova de alguma entidade coletiva. O mesmo motivo
que, na compilao de cartulrios, levou a abrir uma exceo para
tal documento procede ainda hoje.
As peas consideradas de
tanta monta que neles chegaram a ser lavradas merecem sempre
tornar-se conhecidas.
Da mesmo forma, caso os documentos
transcritos nos cartulrios existam tambm no original, h que
mencion-los naturalmente no calendrio.
O mesmo se verificar,
outrossim, quando no os papis em questo, mas outros, de
natureza de todo semelhante, se inscrevam naqueles.
O que le
vou incluso de um documento no cartulrio deveria acarretar
o mesmo resultado respeito ao outro.
Todos os atos escritos sobre pergaminhos, urge igualmente
que figurem nos calendrios. J que consideardos suficientemente
importantes para serem redigidos sobre aquele material, so
tambm de bastante relevncia para nestes constarem.
A reda
o sobre o pergaminho e a transcrio no cartulrio subordi
navam-se ao mesmo objetivo: a preservao dos documentos ou
do seu c o n t e d o .
selagem dos mesmos pode-se no atribuir
igual significado.
Selavam-se os documentos formais por causa
da sua importncia e do seu valor permanente, mas as cartas
tambm eram seladas s para que fossem fechadas.
A aposio
do selo ao documento nada prova, pois, quanto ao valor que se
lhe atribua.
Alm dos documentos formais originais e dos transcri
tos inclusos nos cartulrios, o calendrio deve tambm mencio
nar todas as outras cpias, sem considerao do ponto onde se
localizam no arquivo, quer se trate de vidimus quer de interpolaoes em outros documentos ou ainda de traslados num re
gistro ou em folha solta de papel. , entretanto, imprescindvel
que sejam cpias por inteiro.
Deixam de pertencer ao calend
rio os instrumentos no citados literalmente, mas a que se faz
mera m e n o .
O caso diferente quando se transcreve em
parte, ou se comunica num extrato, o documento (e.g., o testa
mento do qual se tomou apenas o que foi legado entidade
criadora do arquivo) . Um excerto desta ordem merece incluso
no calendrio, j que equivalente ao ttulo de transferncia de
propriedade.
4

Nem sempre necessrio, entretanto, tombar no calendrio

todos os itens que satisfaam os requisitos acima expostos.
O
mesmo motivo que dispensa de continuar os calendrios alm
4.

Certificados

de

confirmao.

 133
de determinado perodo pode levar excluso de certa categoria
de papis demasiado numerosos.
Se, por exemplo, se trata
do arquivo de conselho que exerceu a jurisdio voluntria,
talvez convenha excluir todos os atos desta natureza que sejam,
na realidade, de escasso ou nulo interesse para a entidade cujo
arquivo se acha em d i s c u s s o .
Da mesma forma, podem-se
omitir os vidimus (no, porm, os documentos formais ates
tados), pelo menos na medida em que no tendem simultanea
mente a confirmar o documento atestado.
Os ttulos resgatados
que produzem juros consideram-se igualmente formais.
Como
norma contudo ser avisado excluir tais documentos, no aro
muito abundantes.
Talvez convenha, igualmente, abster-se de
mencionar, em separado, no calendrio, os contratos de arren
damento, que se inserem nos respectivos atos de reconhecimento
e nada contm que no figure nestes.
Ao contrrio, pode ser
oportuno incluir alguns documentos que n o existem no arquivo
in extenso. J se apresentou, acima, exemplo disto.
Outra ilus
trao fornecem-na os registros dos feudos.
Em alguns casos,
a investidura se acha ali plenamente citada, em outros, apenas
como um extrato, sem que seja aparente qualquer razo vlida
para tal diferena de tratamento. Cumpriria, pois, ou no inserir
nenhum dos atos ou todos eles, inclusive os que aparecem apenas
em excertos.
V i a de regra, no convm introduzir cartas nestes calend
rios, porque elas constituem categoria de documentos radical
mente distinta dos formais.
Sucede, porm, que s algumas se
preservaram e, assim, como no haveria objeo, em tais circuns
tncias, contra inclu-las num cdice diplomtico, assim tambm
urge apaream no c a l e n d r i o . N o obstante, difcil inseri-las,
pela simples razo de que o seu contedo se presta muito menos
confeco do verbete do calendrio.
Em qualquer caso, importa excluir os documentos que no
pertenam ao arquivo e sim coleo de manuscritos histricos
com ele preservada.
Esta no forma parte do arquivo (ver
Pargrafo 66), e, conseqentemente, no se lhe ho de fazer os
extratos para o inventrio.
O princpio em questo leva
excluso dos copiadores ou outros registros que vieram ter ao
arquivo por razo de natureza administrativa.
N o raro, a
nica justificativa para a presena de semelhante registro no
6

5.
A diferena entre o v i d i m u s e a cpia a u t n t i c a reside expres
samente no fato de que o primeiro , por seu aspecto, um documento formal,
e o segundo n o . O v i d i m u s pertence propriamente, como tal, ao calen
drio (ver P a r g r a f o 94)
(H.)
6.
No tocante c o m p i l a o de c a l e n d r i o s separados para as cartas ou
outros documentos, ver p p a r g r a f o seguinte. ( H . )

 134
conjunto ser o fato de haver um conselho seguido as prticas
judiciais ou administrativas de outro (e.g., os quatro Captulos de
Utrecht se guiaram pelas da Catedral, as pequenas cidade pelas
da Capital) . O que se aplica a tais registros vale tambm para
os formulrios.
Os instrumentos que nele aparecem no perten
cem ao calendrio.
75.
Tambm pode recomendar-se a compilao, sob forma
de calendrio, no todo ou em parte, do contedo das cartas (cor
respondncia) e de outros documentos avulsos que se encontrem
no arquivo, tanto na qualidade de originais como na de transcritos.
Para a Idade M d i a (perodo habitualmente coberto pelos
calendrios) os instrumentos formais so os mais importantes do
arquivo.
Escolheu-se deliberadamente a forma mesma com que
aparecem redigidos e que os caracteriza, porque o seu conte
do assumia importncia particular, pelo menos aos olhos dos
que os elaboraram.
Compilam-se os calendrios, no entanto,
para os historiadores contemporneos e, por relevantes que sem
pre sejam os instrumentos formais da Idade M d i a , muitos outros
documentos daquela poca merecem, no raro, a ateno do his
toriador.
Talvez convenha, portanto, publicar tambm o con
tedo principal da correspondncia encontrada no arquivo, e para
tal apropriado o calendrio.
Aconselha-se, contudo, a no
incluir os verbetes deste ltimo no dos documentos formais,
mas a reuni-los em lista separada, j que tais peas, por um
lado, e as cartas e demais papis, por outro, tm cunho especial,
que ficar em evidncia tambm nos citados verbetes ou entradas.
V i a de regra, o instrumento formal corresponde a uma assunto
nico, a carta a muitos. O contedo do primeiro, portanto, pode
ser condensado num verbete de calendrio, muito mais facilmente
do que o da segunda.
S quando existam, no arquivo, poucas
cartas em relao a um dado perodo, admite-se descrev-las na
lista dos documentos formais.
N o obstante, elas normalmente
aparecem em tal quantidade que, se includas num calendrio,
fariam a ateno desviar-se por demais dos documentos formais,
menos numerosos, mas de maior relevo.
Enseja o pargrafo duas outras observaes: 1) Fala "das
cartas e de outros documentos avulsos".
Abre-se o caminho,
pela adio da ltima clusula, meno, em forma de calend
rio, dos anexos das contas medievais.
Assim, no arquivo-geral
da Zelndia, situa-se a coleo completa de papis desta natureza,
composta, em pequena frao, de recibos, e, no grosso, da corres
pondncia mantida entre os tesoureiros, o Tribunal de Contas da
Holanda e a Cmara de Finanas de Bruxelas; 2) o acrscimo
das palavras "no todo ou em parte" no somente visa a excluir

 135
ou, pelo menos, a no forar a compilao de calendrios para
as cartas posteriores Idade Mdia, seno tambm a possi
bilitar que, no a totalidade das que se refiram a determinada
poca, mas apenas, por exemplo, as relativas histria externa
da entidade produtora do arquivo venham a revestir a forma
da lista em questo.
Por fim, tudo o que ficou dito, e o que resta acrescentar,
sobre os calendrios dos documentos formais, tambm se aplica
aos das cartas.
76.
H que ter em mira que o escopo do calendrio difere do
do inventrio e que se deve evidenciar tal distino mediante
a descrio dos documentos. Esta, no calendrio, mencionar o
ato registrado no documento em questo. No inventrio, a natureza do documento o que sobreleva.
V r i a s vezes j tivemos ocasio (ver P a r g r a f o 73 in fine)
de assinalar a diferena existente entre o inventrio e o calen
drio. T r a o distintivo dos mais evidentes reside no fato de que,
enquanto, no primeiro, vrios documentos comportam, com fre
qncia, a descrio atravs de um item nico, quer porque com
binados em dossi ou amarrado singulares, quer porque tombados
no mesmo registro, no calendrio, menciona-se separadamente
cada documento formal.
Ainda, porm, que no inventrio se
descrevessem de per si as peas, a descrio seria concebida em
radical contraste com a apresentada no calendrio em que se
inclui o documento.
T a l diversidade mera decorrncia da
que existe entre os objetivos dos dois meios de busca.
No inventrio, o fim colimado fornecer a lista de todos
os documentos depositados no arquivo, de forma que se indique
a relao em que se acham ali, o seu carter e contedo.
O
inventrio, pois, uma lista e a descrio explcita dos papis
existentes no arquivo. A descrio h que ser feita, portanto,
como segue: Escritura lavrada diante da Corte de N, pela qual
A transfere um terreno a B; Sentena da Corte de Y na demanda entre C e D " ; "Acordo entre E e F no tocante a . . . , etc";
ou "Testamento pelo qual N lega os seus bens ao hospital de Z " .
O calendrio no uma lista de peas; reporta-se ao ato
ou evento mencionado no documento formal ou, se se preferir,
atestao e testemunho do citado ato ou evento.
Interessa-se
exclusivamente por quem atesta e pelo que se atesta.
Os papis
que, no inventrio, se apresentassem da maneira acima exempli
ficada, requereriam, no calendrio, os seguintes itens: "A trans
fere a B um terreno diante dos escabinos de X" (ou, mais
acuradamente, "Os escabinos de X atestam que A transfere
um terreno para B " ) ; "A Corte de Y emite sentena na de-

 136
manda entre C e D " ; "E e F firmam acordo no tocante
etc"; e "N lega os seus bens ao hospital de Z" ou, "O
trio O lavra o instrumento pelo qual N deixa os seus
ao hospital de Z " ) .
O inventrio , por conseguinte,
lista de documentos, o calendrio de fatos.

a...
Nobens
uma

Nem sempre se faz tal diferena.

Muitas vezes transferemse, sem modificao alguma, as descries dos itens dos calen
drios para os inventrios, enquanto que os exclusivos destes lti
mos, estranhos, pois, queles, so expostos na maneira usual, o
que acarreta desagradvel falta de uniformidade.
Alis, o con
trrio tambm ocorre.
Embora se redija a maioria dos verbetes
do calendrio de forma tal que o ato ocupe o primeiro plano,
de quando em quando aparecem itens como o seguinte: "Escri
tura lavrada diante da Corte de. .. pela qual", o que tambm
no satisfatrio.
Ora, j que h excelentes razes para que
se use uma forma nos inventrios e outra nos calendrios, convm
ter em mente, mais ntida do que at agora se fez, a distino
em apreo.
77.
A descrio dos documentos
mais minuciosa do que no inventrio.

no

calendrio

deve

ser

O fim precpuo do inventrio proporcionar uma viso geral

do que existe no arquivo e determinar a ordem dos seus docu
mentos.
Visto que a localizao destes, na lista, decorre de
tal disposio, o inventrio funciona como guia.
A descrio
breve dos documentos e, por vezes, de certo nmero de instru
mentos formais ou de determinada srie de manuscritos colocados
num s item, eis portanto o bastante.
O calendrio, ao contrrio, visa a que se torne algum
intimamente familiarizado com o contedo de cada documento
formal presente no arquivo, quer no original, quer em cpia.
Faz-se mister, para tal, uma descrio mais pormenorizada.
N o parece fcil indicar aqui a proporo exata de mincias
que lhe cabe fornecer.
No pargrafo seguinte apresentar-se-o
alguns dados a respeito.
Por vezes, entretanto, em instrumentos
formais muito particularizados, aconselhvel optar pelo meio
termo, entre a excessiva profuso e a descrio demasiado sucinta.
Destarte convm (como expediente para obviar aos verbetes de
calendrio de rigorosa preciso, que seriam excessivamente longos)
fazer meno, por exemplo, no verbete do calendrio relativo s
inmeras matrias no raro versadas nos ttulos de privilgios e
nos tratados, apenas quelas que haveriam de permanecer em
vigor, enquanto que as estipulaes de interesse temporrio dis
pensariam referncia.
Assim, guisa de ilustrao, assinalar-

 137
se-ia, na entrada de calendrio correspondente a um tratado de
paz, o fato de reportar-se este a portagens e taxas, mas omitirse-iam as disposies relativas troca de prisioneiros e ao pagamento das indenizaes de guerra. Quando o instrumento formal
contiver apenas clusulas de interesse transitrio, alguns termos
gerais seriam usados, sem entrar em pormenores.
78.
Os nomes prprios, nos calendrios, sero apresentados
na sua grafia original. Os ttulos honorficos devem ser dados
por inteiro, salvo no caso dos prncipes soberanos, em relao aos
quais se admite como suficiente o ttulo principal.
Outra distino, que mister levar-se em considerao ao
se compilarem os inventrios e calendrios, reside no fato de que,
nos ltimos, urge conservar a grafia dos nomes prprios tal
como aparece no original, ao passo que, no inventrio, se admite
a grafia presentemente usada.
O fundamento desta distino
bvio.
O inventrio um guia para o arquivo, destinado aos
que o desejam consultar, no presente.
de empregar-se, pois,
a grafia atual dos nomes p r p r i o s . Na verdade, no se poderia
manter o uso da antiga, pela r a z o simples de que, no dossi
ou amarrado, talvez haja vrios documentos em que o mesmo
nome prprio escrito de maneira diferente.
O verbete do ca
lendrio, por outro lado, reproduz sucintamente o contedo do
documento autntico, com o qual deve, pois, tanto quanto pos
svel, concordar. H que preservar-se, por conseguinte, a antiga
grafia dos nomes p r p r i o s . Caso se reporte o calendrio a di
versos documentos, e.g., a um ttulo e a um cartulrio, urge seguir
a forma da pea original ou, seno, a da cpia mais antiga.
Cumpre assinalar, nas notas, as variantes de importncia.
Se
a grafia anterior do termo no for facilmente inteligvel, mister,
outrossim, dar a necessria explicao em nota ou observao,
como se usa nos cdices diplomticos.
O mesmo motivo que leva m a n u t e n o da forma antiga
dos nomes prprios, nos verbetes do calendrio, determinar
tambm a insero, na sua totalidade, dos ttulos que nele apare
am.
A fim de que se conhea a pessoa de quem se trata,
pode adquirir grande importncia saber se ela era, ou n o , um
cavaleiro, se possua senhorias e que altos cargos ocupava. Sem
tais informaes suplementares, ser talvez absolutamente im
possvel distinguir, por exemplo, as diferentes pessoas chamadas
Gijsbert uten Gooie ou Claes van Borselen.
Para os prncipes
soberanos impraticvel a incluso de todos os ttulos (os de
Carlos V encheriam uma pgina inteira) e, alm disso, suprflua,
simplesmente porque no h confundi-los uns com os outros.
D-se que exista uma razo especial para mencionar um ttulo,

138
verbi gratia, quando este revela em que data aproximada os
Condes de Holanda adotaram a denominao de "Senhores da
Frsia", mas em geral, para os prncipes a indicao dos ttulos
desnecessria. , pois, mister escrever, por exemplo, "Reinald,
Duque de Guldria" (e omitir o ttulo de Conde de Zuften);
"Frederik, Bispo de Utrecht" (sem acrescentar que era, por nascimento, Margrave de Baden), "Albrecht, Duque da Baviera",
"Charles, Duque da Borgonha", "Felipe, Rei de Castela", Car
los V, Imperador, George, Duque da Saxnia, Edzard, Conde
da Frsia Oriental", e assim por diante, declinando, em cada
caso, apenas o ttulo principal. T a l exceo, no cabe estend-la
alm dos prncipes soberanos.
N o se deve, portanto, escrever
"Lamoraal, Prncipe de Gavre", "Wolferd, Conde de G r a n d p r " ,
"Filipe, Margrave de Westerloo", porque nem todas as pessoas
percebero de pronto, que se designam, assim, o Conde de E g mont, o Senhor de Vere, e o Burgrave de Montfoort. Em casos
semelhantes, cumpre mencionar todos os ttulos de acordo com
a regra ou, pelo menos, tantos quantos imprescindveis para
determinar com clareza a pessoa de quem se fala.
79.

Em cada entrada ou item do calendrio deve constar:

1. a data do documento formal de acordo com o estilo

antigo e o novo. Para os documentos no datados, mister se
atribua a data mais acurada possvel, dando as razes que a fun
damentam;
2.
o lugar em que o documento foi produzido. desnecessrio incluir todas as formalidades do incio (protocolo) e do
fim;
3.
a enumerao dos selos existentes;
4.
a informao sobre a natureza do documento (original
ou cpia, pergaminho ou papel);
5. a indicao dos "transfixos" que esto, ou estiveram,
atados ao documento.
1.
O preceito da alnea (1) naturalmente se aplica, em
particular, ao perodo em que ainda se contava o tempo segundo
o Calendrio Sacro (o dia indicado pelo nome do Santo) ou
consoante estilos que no comeam com o l de janeiro, portanto,
em desacordo com o calendrio civil.
Geralmente, a abolio
do Calendrio Sacro coincide com a introduo do Gregoriano.
At este ltimo evento, entretanto, a dupla atribuio de datas
de regra. Na Holanda, na Zelndia, e na jurisdio dos
Estados-Gerais, tal fato se deu em 1582, nas outras provncias
em 1700 (ressalvada a sua introduo temporria em Groninqa,
de 1582 a 1594).

 139
2. Nem sempre urge seguir estritamente a norma apresentada na alnea ( 2 ) . Quanto aos documentos formais, originados
por pessoas de condio real, pelo papa, por um bispo, numa
palavra, por autoridade que se ache ora num lugar, ora noutro,
a meno do local onde foi produzido o documento afigura-se
certamente oportunssima.
O mesmo procede com os tratados e
cartas.
Quanto aos papis que promanam de autoridade ligada
a uma sede fixa, s em caso de exceo se impe a consignao
do local de origem.
Embora a insero das formalidades do incio (protocolo)
e do fim do documento no seja indispensvel, oferece a vanta
gem de revelar, ao mesmo tempo, a data e o local da criao do
documento e, bem assim, a lngua em que foi redigido.
3.
A regra prescreve somente a indicao dos selos exis
tentes. Estes interessam apenas ao sigilgrafo e a sua genuinidade o nico ponto que merece exame.
Isto no impede,
contudo, que tambm seja de importncia conhecer quais os selos
apensos ao documento formal, ainda que estejam hoje perdidos.
Quando se faz referncia, no texto, a algum que lhe houvesse
afixado um selo, e se depreende, da tira existente ou da inciso
no documento, que o selo lhe foi apenso, torna-se quase uma
certeza a p r e s u n o de que foi selado pela aludida pessoa.
Eis
por que conveniente, mas no obrigatrio, mencionar os selos
que se perderam.
Da mesma forma, afigura-se aconselhvel,
no tocante aos selos dos escabinos, incluir, no interesse da sigilografia, os nomes dos schepens que os afixaram. Todavia, tal
vez bastasse, notadamente no caso dos escabinos de aldeia, de
clarar: "com 2 (3, etc.) selos de schepen", sem declinar-lhes
os nomes. Alis, cabe consign-los, ou n o , em conformidade
com o fato de que existam muitos selos de escabinos no arquivo e
de que sejam de tal monta, que justifiquem m e n o particular.
4.
Ao indicar-se que o documento uma cpia, recomendase, se possvel, acrescentar algo sobre o valor desta, em primeiro
lugar quanto poca em que foi feita e, em seguida, quanto
ao seu autor.
mister registrar, por exemplo, "Cpia notarial
do sculo X V I " ou "Cpia em um vidimus de 24 de maio de
1489". V e r tambm a seo seguinte.
5.
Os anexos citados com o documento formal ao qual se
acham "transfixados" devem ser descritos (se ainda existem),
separada e pormenorizadamente, na sua posio prpria, por
exemplo:
" N . 854.1393 (agosto 24), dia de S. Bartolomeu.
O
Burgomestre e o Conselho de Groninga declaram que, com a
ajuda do Corregedor Barwolt Calmers, puseram Herman V e l -

 HO
thoen na posse de seis acres de terreno pradoso de Reyner E l mersinc, situado perto de Hoytinghehues, ao sul do Woltgrave
de Dorkwerd. Ligado a um "transfixo" datado de 1394 (abril
4), dia de Santo Ambrsio, pelo qual o supracitado terreno se
transfere para o Hospital do Esprito Santo de Groninga.
Selo perdido.
M. 866. 1394 (abril 4), dia de Santo Ambrsio. O Burgomestre e o Conselho de Groninga declaram que Herman V e l thoen vendeu e transferiu ao Hospital do Esprito Santo em
Groninga a que se refere o documento apenso de 1393 (agosto
24), dia de So Bartolomeu.
Selo da cidade de Groninga e contra-selo".
80. Sc os documentos formais no mais existem nos origi
nais, mas apenas copiados em manuscritos pertencentes ao arqui
vo, a descrio de tais documentos deve ser includa no calend
rio, ao passo que mister mencionar, no inventrio, to-s os
prprios
manuscritos.
Esta regra o resultado da diferena entre inventrio e ca
lendrio j assinalada vrias vezes neste M a n u a l . ( V e r Pargra
fo 77, entre outros).
Especialmente nas compilaes de leis antigas, nos cartulrios, copiadores, nos "diversorum" (miscelneas) etc, acham-se
cpias de documentos formais de que os originais no mais exis
tem h longo tempo.
Se tais manuscritos pertencem ao arquivo,
tambm o fazem os documentos formais a que eles se reportam,
documentos esses que fora inserir no c a l e n d r i o .
No verbe
te de tal lista, portanto, h que indicar o lugar onde a cpia
se encontra, ou, por outras palavras, o registro ou manuscrito
em que se copiou o original. Compare-se com isto o comentrio
ao Pargrafo 73.
8 1 . Os calendrios devem ser dotados de ndices, a saber,
{a) o ndice dos nomes de pessoas, e (b) o ndice dos nomes de
lugares. Recomenda-se tambm a organizao de um ndice de
selos.
A esse propsito cabe lembrar o que se disse no Pargra
fo 64, tambm aqui inteiramente vlido.
J se patenteou, na discusso dos ndices dos inventrios
( P a r g r a f o 65), que tais meios de busca so guias convenientes
e necessrios. Para os calendrios, que, por sua mesma natureza,
sero consultados pelo investigador contemporneo e pelo histo
riador mais amide que os inventrios, a incluso de ndices se re
vela duplamente desejvel. O pargrafo fala somente dos relativos
a nomes de pessoas e de lugares.
Alm desses, os de selos

 141
(dos quais s fazem meno os calendrios) so igualmente
teis.
Na verdade os nomes dos que afixaram os seus selos,
fornece-os tambm o ndice de nomes de pessoas, mas o escopo
deste diferente, e nele no se faz plena justia aos selos das
entidades coletivas.
A indicao dos selos nos calendrios s pode, pois, afigurarse til quando um ndice lhes facilitar o uso.
Sem tal meio
de busca, a meno daqueles pouco valor possui na prtica, j
que se acham eles como sepultados no c a l e n d r i o .
No ndice de selos admite-se o emprego da ordem puramen
te alfabtica.
Recomenda-se a sua diviso em sees, verbi
gratia, (a) selos eclesisticos, (b) selos seculares; esta ltima
comporta subdiviso em (1) selos de prncipes soberanos, ter
ritrios, cidades, cortes de justia, e t c , (2) selos de famlias.
Em tais listas incluir-se-o exclusivamente os selos ainda
existentes e no os que, embora citados no verbete do calendrio,
se acham perdidos.
82.
Na preparao dos ndices alfabticos dos nomes de
pessoas, os quais devem acompanhar os calendrios, h que ob
servar os seguintes preceitos:
(a) Os nomes de pessoas de preferncia sero ordenados
alfabeticamente de acordo com o nome de famlia, ou, na sua
ausncia, com o ttulo, e, se este tambm faltar, com o prenome
ou o nome de batismo.
(b) Os nomes de famlia holandeses sero alfabetados foneticamente, consoante a pronncia. No se consideram como escri
tas as letras no articuladas.
(c) Os nomes de famlia estrangeiros sero dispostos por
ordem alfabtica em conformidade com a grafia original, se co
nhecida com certeza.
(d) Os prenomes ou nomes de batismo sero ordenados alfabeticamente segundo a grafia mais freqente no calendrio, com
a devida observncia da norma fixada na alnea {b) .
(e)
Os nomes de famlia e os prenomes de origem semelhan
te devem aparecer reunidos no ndice.
Originariamente cada homem possua um nico nome. M a i s
tarde adveio a necessidade de distinguir as pessoas de nomes
iguais, o que se fez, a princpio, mediante a adio do nome do
pai, depois pela adoo do de famlia, o qual pouco a pouco tor
nou suprfluo aquele. Francamente gradual foi este desenvolvi
mento.
Na Idade M d i a apenas umas tantas pessoas dispunham
do apelido da famlia e, quando da introduo do registro civil,
algumas ainda havia que no o ostentavam.
Como, pois, inserir
o nome da pessoa no ndice alfabtico
pelo prenome, pelo nome

 142
de famlia ou pelo do pai?
Os ndices compilados nos sculos
X V , X V I e X V I I apresentavam-se alfabetados com base s no
prenome, sem dvida porque todos os indivduos possuam esse
ltimo, mas nem sempre o nome de famlia. A adio do do
progenitor no redundou em qualquer cmbio de posio nos
ndices alfabticos, ao passo que grande modificao decorreu,
em geral, da incluso do de famlia.
Isto, alis, . facilmente
explicvel.
O patronmico visava exclusivamente a distinguir
as pessoas que traziam o mesmo prenome . Todos os chamados
Joo formavam, por assim dizer, uma categoria, dividida em Joos
cujos pais se chamavam Fernando, Joos cujos pais se chama
vam Bernardo, e assim por diante. Na medida em que os nomes
de famlia nada mais eram do que sobrenomes descritivos, tinham
o mesmo propsito: Joo, o Ferreiro e Joo, o Pedreiro indicavam
duas pessoas, da mesma forma que Joo de Fernando (Fernan
des) e Joo de Bernardo (Bernardes) .
M a s quando Ferreira
e Pedreira se tornaram nomes de famlia hereditrios a situao
mudou. O nome de famlia passa a ser o termo genrico e o prenome serve exclusivamente, da por diante, para distinguir os in
divduos que pertecem mesma famlia.
Da decorre que,
no ndice alfabtico, mister reunir todas as pessoas que apre
sentem o mesmo nome de famlia, j que umas se distinguem
das outras graas aos seus prenomes, ao passo que aquelas que
no possuam o apelido da famlia ho de ser agrupadas segundo
os prenomes e, em seguida, discriminadas entre si pelos nomes
dos pais. N o se deve, porm, ordenar segundo os patronmicos,
porque nunca existiu uma categoria de "(filhos) de Joo" dife
r e n a d o s de acordo com o prenome.
7

O que ficou acima dito no impede que as pessoas portado

ras de nome de famlia tambm figurem no ndice pelo prenome.
H , na verdade, a possibilidade de que apaream, em outro lugar,
sem o citado apelido.
Se dispostas no ndice pelos prenomes,
os lugares onde estes ocorrem so destarte aproximados.
Isto,
porm, no exime da obrigao de alfabetar, igualmente, os nomes
pelo de famlia. Talvez convenha, outrossim, inseri-los no ndice
tambm pelos patronmicos, dado que estes, com muita freqn
cia, se transformaram em nomes de famlia.
Todavia no
isto razo para alfabet-los de acordo com os de batismo.
8

Os ttulos, h que trat-los de maneira semelhante aos nomes

de famlia. Por via de regra so hereditrios, e.g., conde d e . . .
7.
Naturalmente, o mesmo v l i d o para os p a t r o n m i c o s que se torna
ram nomes de f a m l i a . ( H . )
de

8.
Pela mesma r a z o c o n v m inserir t a m b m
c a r t e r descritivo, no ndice a l f a b t i c o .
(H.)

os

nomes

de

pessoas,

 143
senhor de. . . Os ttulos de senhorias transformam-se imperceptivelmente em nomes de famlia e no h necessidade de demonstrar
que lhes ho de ser comparados.
M a s at mesmo quanto aos
no hereditrios, tais como o de abade e o de bispo, preboste e
deo, bailio e marechal, aconselha-se a adoo da mesma prtica,
uma vez que as pessoas so designadas amide pelo ttulo e mais
geralmente conhecidas tambm por este.
Com tal no se exclui
a convenincia, no caso em questo, de mencionar, no ndice,
tanto o ttulo quanto o nome de famlia e o prenome. Joo van
's-Gravenzande, Abade de Middelburg, figurar de preferncia
no s em 's-Gravenzande, mas igualmente em Middelburg e
em Joo; Joo de Hainault, Senhor de Beaumont, em Hainault,
Beaumont e J o o . N o , naturalmente, imprescindvel indicar
cada vez todos os lugares onde o nome aparece.
Pode-se em
Joo e Beaumont fazer a remissiva para Hainault.
Surge uma segunda questo quanto ordem em que os nomes
devem ser colocados no ndice.
A decorrente da grafia do do
cumento no se impor inelutavelmente, porque esta ltima
muitas vezes arbitrria. A mesma pessoa que se chama Looten
num calendrio, pode aparecer como Loten em outro; a que
Nicolau em certo ponto, consta adiante como Claes; aqui A e g i dius, ali G i l l i s . A regra acima visa ao agrupamento dos nomes
que, em essncia, soam igualmente ou que possuem o mesmo
sentido . No tocante aos nomes holandeses, pelo mesmo motivo,
acha-se especificado que mister alfabet-los em conformidade
com o elemento sonoro, isto , com a p r o n n c i a .
" A e " ser,
pois, considerado como "aa", a dupla vogai ao fim da slaba,
como uma vogai simples, a letra "c", seguida por qualquer outra
letra que no e ou i, como k, ei e ey so, via de regra,
reunidos, da mesma forma que "ss" e "ssch", "th" e "t", "z" e
s, ph e f, g e ch no fim da palavra.
H que proce
der de acordo com o mesmo princpio, quando dois nomes diferem
apenas pela pronncia local (por exemplo, V a n der M o l e n , V a n
der Meulen e Vermeulen, Schouten e Sholten, V a n Sulck e V a n
Sullick), ou quando se traduziu um nome holands em latim ou
em outra lngua {cg., V a n der M o l e n e De Molendino, Schouten e
Pretorius, Backer e Pistorius), ou ainda quando foi latinizado
(como, Janssen e Jansonius, De Groot e Grotius) . Em todos estes
casos, no entanto, a remissiva cruzada de um nome a outro indis
pensvel no ndice. Os prefixos, independentemente de se ligarem,
ou no, ao prprio nome, no exercem influncia alguma no ar
ranjo.
Por conseguinte, urge colocar os nomes 't Hooft e Thooft,
,J

9. Algumas vezes at mesmo quando seguida por e ou i, por

exemplo, a palavra Ceulen (que se pronuncia Keulem) . (H.)

 144
V a n der Hoeven e Verhoeven, De Hont e Dhont, todos na
letra h .
Os nomes estrangeiros no podem ser alfabetados segundo
a pronncia, porque esta, nas lnguas em apreo, difere de todo
da da nossa.
mister seguir, portanto, na medida do possvel,
a ortografia original do nome, e por Pretorius, verbi gratia, em
Praetrorius, De Vloois em De Valois.
Seria excelente se se pudesse proceder da mesma forma
com os prenomes.
At certo ponto, tambm n o apresenta isto
qualquer dificuldade.
Nomes que tm a mesma origem, Jan,
Johan, e Johannes, Claes e Nicolaas, Gillis e Aegidius, Zweder
e Asuerus, h que agrup-los no ndice. Todavia penoso achar
a regra geral segundo a qual se possa decidir a forma prefervel
do prenome.
A de origem no serve para tal, pois Jan deriva
do francs, Johan do alemo, Johannes do latim.
Afigurar-se-ia
mais indicado, talvez, especialmente, respeito aos documentos
medievais, ordenar os prenomes consoante a sua forma latina,
que , ao mesmo tempo, a do nome do Santo.
Sem embargo,
no cabe colocar, no ndice, os Condes de Holanda, chamados
W i l i e m , em Guilielmus, Karel em Carolus, etc. Demais, nem
todos os nomes tm uma forma latina (e.g., Sjoerd) .
Assim,
melhor adotar para os prenomes, no ndice, a forma que apa
rece mais freqentemente no prprio c a l e n d r i o . Isto no ofe
rece grande inconveniente, pois se se fez, em v o , uma pesquisa
para Jan, resta naturalmente continu-lo em Johan e Johannes.
l 0

11

1 2

83. Urge que o arquivista divulgue os documentos mais importantes do seu arquivo. No dever, contudo, publicar o primeiro documento que lhe vier s mos durante a escolha e que
lhe parecer de importncia. aconselhvel obter, em primeiro
lugar, a viso geral do arquivo e determinar que papis merecem
prioridade para a publicao, e, especialmente, verificar se o item
que lhe despertou a ateno pertence a uma srie ou dossi, do
qual um certo nmero de documentos h que ser publicado ao
mesmo tempo. No tocante aos arquivos pequenos, recomenda-se,
at mesmo, que se termine o inventrio antes de imprimir um nico
documento.

1 0 . A mesma regra a p l i c v e l quando a letra final do prefixo se

funde com o p r p r i o nome. V a n Nes e V a n Es devem ambos ser colocados
n a letra E , V a n N o o r t e V a n Oort n a letra O . ( H . )
1 1 . N o suprfluo lembrar que se trata aqui, apenas, dos ndices
alfabticos dos c a l e n d r i o s , todos os quais se reportam a p e r o d o s p r v i o s
i n t r o d u o do registro c i v i l .
(H.)
12.

Nome

friso.

 145
No este, porm, o local para discutir a publicao do material de arquivo. mister obedecer s regras prescritas pela Associao Histrica , quer para os documentos concernentes a his
tria medieval quer para os relativos a histria mais recente.
13

O ltimo dos deveres cometido ao arquivista, no que toca ao

arquivo entregue ao seu cuidado, a publicao dos documentos
de maior relevncia. seu dever, mas s de honra e no obri
gao oficial.
Pode-se, pois, neste ponto, ficar nos limites de
umas poucas sugestes.
Aconselha-se ao arquivista n o encetar
demasiado precipitadamente esse trabalho, na verdade muito
atraente.
Quem comea justamente a travar conhecimento com
um arquivo corre o risco de considerar de monta quase todos os
documentos, j que o contedo, pela natureza mesma do caso, no
lhe familiar.
Fica subentendido, porm, que no seria avisado
publicar a totalidade daqueles papis. Alis, o prprio arquivista,
que se tornou mais bem inteirado do seu acervo, com freqncia
se impressiona por certos documentos, merc das matrias inte
ressantes neles tratadas.
Se vier a public-los, por certo no
far nada nocivo; entretanto, mais acertado andaria se adiasse,
por algum tempo, a edio. Onde ter adquirido a garantia de
que, dentro de uns tantos dias ou semanas, quando, precisamente,
o documento j estiver impresso, no lhe ser dado encontrar um
segundo item, intimamente ligado ao primeiro, a tal ponto que os
dois se esclaream reciprocamente? T a m b m dar a lume esse
outro, com o resultado de que se apresentaro incompletas ambas
as publicaes.
Em geral, o mtodo de edio pea por pea
degenera com excessiva facilidade em diletantismo, ou seja, no
gnero de paixo pelas curiosidades, destituda de maior seriedade.
Demais, da decorre a crescente dificuldade, para os historiadores,
de alcanarem a viso geral do material publicado, disperso por
toda a parte. M a s a objeo maior ao mtodo que o arquivista
perde o tempo com insignificncias, de forma que lhe foge a
oportunidade de executar a tarefa realmente valiosa, qual a de
editar os documentos mais relevantes do arquivo, merecedores
de ateno de preferncia aos demais.
A histria dos arquivos de Utrecht fornece uma confirma
o surpreendente do que acabamos de dizer.
A partir de 1830,
o trabalho prosseguiu quase sem i n t e r r u p o .
Por vinte e cinco
anos publicaram-se documentos neles existentes.
As duas sries
da "Revista" de V a n der Monde, a "Revista" de Vermeulen, os
"Arquivos" de Dodt, com a respectiva continuao por V a n A s c h
van W i j c k e o "Almanaque Popular de Utrecht", de Bosch, en
cerram numerosos documentos pertencentes queles arquivos,
13.

Trata-se de a s s o c i a o nacional com sede em U t r e c h t .

 146
que, no conjunto, preenchem nada menos do que vinte e seis
volumes, sem mencionar o material publicado, a espaos, nos
"Arquivos da Histria Eclesistica", de Kist e Royaards, e suas
numerosas continuaes, nas "Contribuies", de Nijhoff, e nos
"Arquivos" do Arcebispado de Utrecht.
Aps esforo to in
cansvel e digno de louvor, envidado anos a fio, por homens
que longe estavam de figurar entre os estudiosos menos desta
cados do pas, no se poderia esperar, ainda, o encontro de
matria adicional, seno de natureza tal que produzisse, quando
muito, uma compilao de segunda ou terceira classe. N o obs
tante, at h pouco, tem-se dado exatamente o contrrio. N o s
arquivos provinciais jaziam de todo esquecidas contas muito raras,
relativas s finanas episcopais; nos municipais no se haviam
mencionado ainda os cdigos de leis e ordenaes, indispens
veis para o estudo da histria jurdica de Utrecht; nos Arquivos
capitulares, o tratado notvel do D r . Hugo W s t i n c , que descreve
a organizao do Captulo da Catedral em todos os seus porrnenores, permaneceu indito; e a srie imponente dos ttulos impe
riais de Utrecht era apenas em parte conhecida, atravs de edi
es inteiramente inadequadas do sculo X V I I , ao passo que
o melhor manus c rito se achava no arquivo do Antigo Clero Ca
tlico
Romano.
A situao revelou-se, pois, deplorvel, razo
pela qual nos sentimos justificados em advertir contra qualquer
publicao, antes de haver o arquivista adquirido uma viso geral
do contedo do arquivo.
Parece at que lhe convm terminar
primeiro, se possvel, o inventrio do arquivo, a fim de saber que
documentos quadram exatamente como esquema da sua publica
o. No entanto, para os arquivos de amplas dimenses, insistir
nessa ltima exigncia eqivaleria quase a proibir ao arquivista
qualquer edio, o que est longe de ser a nossa inteno, alm
de no se revelar absolutamente necessrio no interesse das pr
prias publicaes.
1

14

15

No tocante forma da publicao, cremos que mister nos

limitemos recomendao de que no se publiquem documentos
sem a competente explicao, onde constaro, pelo menos, a des
crio do manuscrito usado e a indicao da importncia do do
cumento publicado.
Quanto s normas que compete observar na atividade edi
torial, cabe-nos indicar, contudo, as Regras para a Publicao de
Documentos Histricos, elaboradas pelos membros da Associao
Histria (estabelecida em Utrecht)
16

14. Os Jansenistas.
15. Na Blgica, a s i t u a o nos A r q u i v o s M u n i c i p a i s de Bruxelas e
A n t u r p i a , por exemplo, radicalmente a mesma ( F . )
16.
Publicada em 1915, por Johannes Mller, em A m s t e r d o . '(H.)

CAPTULO VI

SOBRE

USO C O N V E N C I O N A L DE
T E R M O S E SINAIS

CERTOS

84.
No interesse da clareza, proveitoso usar~se sempre a
mesma terminologia nos vrios inventrios.
Tambm sob outros
aspectos conveniente a uniformidade.
Recomendamos seriamente a regra acima enunciada, no,
porm, porque qualquer princpio fundamental esteja implicado na
uniformidade do tratamento dispensado aos inventrios de arquivo,
com respeito s suas vrias particularidades. Na maioria dos casos
indiferente, ou, pelo menos, de escassa importncia, que se de
cida, em questes desta natureza num certo sentido e no em
outro. No o , porm, que todos tomem, ou n o , a mesma de
ciso. Se se conseguisse alcanar certa uniformidade em pormenores desse gnero, os que consultam os inventrios, gradativamente acostumados ao sentido das expresses usadas, passariam
a compreend-las de pronto e n o haveria que continuar a dar-lhes
o significado todas as vezes. Seja-nos permitido ilustr-lo com
um exemplo. comum falar das Atas de um Conselho, como
das "Atas dos E s t a d o s . A expresso no de todo acurada,
pois se tem em mente o registro das resolues, das decises do
Conselho ou dos Estados. M a s a diferena de pouca monta e
no desejamos inquietar ningum com a impreciso dos termos.
Entretanto, no fim do sculo passado as resolues tornaram-se
paulatinamente mais minuciosas. Em 1795, ou por volta daquele
ano, as matrias a cujo propsito nenhuma deciso fora tomada,
passaram a ser mencionadas e, bem assim, por vezes, as delibe
raes assentadas: as resolues tornaram-se destarte aas reais.
Tudo isto pode ser mencionado, particularizadamente, em nota na
descrio da srie e, urge faz-lo, porque tal pormenor de im
portncia para a pessoa que usa o inventrio. H , todavia, meio
muito mais simples de alcanar o mesmo objetivo: quando se
houver concordado em ter em mente, ntida, a distino acima i n 1

1.

O sculo XVIII.

 148
dicada entre resolues e atas, no mais haver necessidade de
fornecer explicaes. Outro exemplo: os conservadores, outrora,
se referiam a registro de resolues, ao passo que ns falamos hoje
de registro alfabtico. Convm, portanto, fixar, de uma vez para
sempre, o sentido da palavra registro, a fim de se evitar confu
s o . Os antigos arquivistas empregavam, igualmente, o termo re
p e r t r i o . Se no desejar algum ver-se compelido a explanar no
inventrio, o que se acha contido num tal repertrio, cumpre es
tabelecer de antemo o que este ltimo, e o que um ndice.
O uso de diferentes expresses tende, n o raro, a destruir a cla
reza do inventrio e, em qualquer caso, a uniformidade daquelas
pode encurtar consideravelmente o inventrio. Em conseqncia,
esta , seno talvez necessria, por certo muito conveniente e til.
O mesmo se d em relao uniformidade dos outros pormenores que ho de ser tomados em considerao ao se compilar
o inventrio. Se, por exemplo, ao documento no datado se atribui,
no inventrio, uma data, convm concordar em coloc-la entre
p a r n t e s e s . Caso a pessoa que compulsar a lista descobrir a in
correo daquela, no se preocupar em pesquisar a razo do
erro. Quando os documentos se acham ordenados, cronologica
mente, numa seo do inventrio, no calendrio, ou no cdice
diplomtico, til para o investigador saber se encontrar os itens
que trazem apenas o ano, sem maior preciso quanto data, antes
do incio de janeiro, ou aps o fim de dezembro. Tanto vale uma
posio quanto outra , no preciso diz-lo, mas no avisado
adot-las, ambas, alternadamente.
2

Esperamos se disponham os arquivistas, nestas matrias se

cundrias, ao sacrifcio das suas prprias prticas e aceitao
da dos outros. E i s por que ousamos propor, nos pargrafos se
guintes, para casos semelhantes aos que acabamos de indicar,
certos preceitos que recomendamos, com alguma confiana,
ateno dos nossos colegas.
85.
Quanto aos volumes, h que distinguir entre registros,
protocolos c volumes (propriamente ditos) . Estes resultam de documentos soltos que foram atados juntos, ao passo que, no caso
dos protocolos e registros, os textos [oram escritos somente aps
se acharem ligados os volumes. Os protocolos contm as prprias
minutas, os registros as transcries.
Volume o termo geral usado para indicar a coleo de
papis atados (ou cosidos) juntos. E i s , tambm, o sentido da
2.
Na F r a n a , os documentos datados apenas com o ano s o sempre
colocados aps os que trazem a data de 31 de dezembro. T a l , t a m b m ,
o sistema recomendado na B l g i c a . ( F . )

 149
palavra na acepo comum. Os volumes se distinguem segundo
se haja escrito, nas suas folhas, antes ou depois da sua reunio
em volume. Com muita freqncia ocorre o primeiro caso. M i
nutas originais, tanto de resolues como de atas, ou de ttulos
e de outros documentos redigidos diante dos escabinos, contas,
cartas recebidas, etc. so muitas vezes atadas em volumes, depois
de haverem sido escritas em folhas separadas. Tais conjuntos
chamam-se volumes e de todo indiferente que tenham sido sim
plesmente cosidos ou solidamente ligados. Todos os outros vo
lumes, isto , aqueles j existentes como tal antes de receberem o
texto escrito, h que dividi-los em protocolos e registros. Proto
colos so os volumes em que se inscrevem as minutas originais.
Costumava-se, em muitos conselhos de "schepens", lavrar, ime
diatamente, as minutas dos documentos nos volumes preparados
para este fim. O mesmo foi feito, correntemente, pelos n o t r i o s .
Registros, por outro lado, ,so aqueles volumes em que se tom
bavam, isto , transcreviam os documentos. N a d a contm, pois,
alm das cpias. N o h razo para discriminar os registros em
que se trasladam os papis expedidos, dos copiadores em que se
reproduzem os recebidos (distino adotada por Bresslau, Urkundenlehre I, 92), j porque a palavra registro apresenta um sentido
demasiado amplo para tal, j porque se evidencia claramente pela
descrio no inventrio a circunstncia de o registro conter do
cumentos recebidos ou expedidos.
H que chamar de novo especial ateno para a necessidade
de usar-se sempre, nos inventrios, a palavra registro, de acordo
com o sentido acima. A fim de evitar equvoco, mister descartar
tal termo, no sentido de ndice. N o cabe, pois, escrever, Livro
de Sentenas; ao fim, registro das pessoas c o n d e n a d a s , mas Re
gistro de Sentenas; ao fim, ndice das pessoas contra as quais
se pronunciaram sentenas. ( V e r P a r g r a f o 89, adiante). Para
concluir, cumpre tambm assinalar, aqui, que de evitar-se a pa
lavra livro nos inventrios, salvo na acepo de obra impressa.
s

86.
mister distinguir entre dossi e amarrado de do
cumentos. Formou-se o primeiro enquanto o arquivo ainda era
um organismo vivo; o amarrado foi constitudo por administrador
subseqente, aps ter cessado tal condio.
A distino possui, igualmente, escopo de carter p r t i c o .
Quando, no inventrio, se fala de dossi o termo designa to-s
3.
A l n g u a holandesa possui duas palavras para
lumes aqui descritos.

os

dois tipos de vo

4.
Na linguagem comum, t a m b m se designam protocolos as folhas sol
tas de papel nas quais se escreve o texto, ou as folhas s u b s e q e n t e m e n t e
l i g a d a s . Basta lembrar, por exemplo, os protocolos n o t a r i a i s . ( H . )

 150
os documentos reunidos e combinados em pacotes, ao tempo em
que o arquivo ainda era corrente. N o parece absolutamente ne
cessrio, no entanto, que os papis hajam sido reunidos antes,
ou logo depois, do recolhimento ao arquivo. Os dossis podem
ter sido constitudos posteriormente, contanto que tal ocorresse du
rante a fase em que o rgo administrativo, ou o funcionrio, que
formou o arquivo ainda atuava e tinha o encargo deste ltimo.
Os amarrados, por outro lado, so preparados pelo arquivista
que, no processo de ordenar o conjunto, de acordo com o Par
grafo 31, r e n e e descreve certa quantidade de documentos num
nico item. -lhe dado, pois, fazer um amarrado, mas no um
dossi. Pode apenas restaurar este ltimo, caso se haja desmem
brado .
N o se afigurar suprfluo assinalar de novo, especifica
mente, que nem todos os documentos reunidos num nico item
do arquivo formam amarrados ou dossis. Para tanto, urge que
os documentos agrupados se relacionem ao mesmo assunto. Os
que forem conjugados por causa da sua natureza, por exemplo,
por serem todos documentos recebidos ou contas de determinado
ramo do servio, no constituem amarrados nem dossis, mas
maos, envelopes ou pacotes. Entre os dois ltimos termos no
h distino precisa a lazer. A nica diferena que o pacote
mais volumoso que o envelope. (Por este deve-se sempre com
preender, no inventrio, o envelope que contm documentos, e
no o envelope vazio) . O uso dos termos pasta e caixa no re
comendvel. Com efeito, todas as expresses como dossi, amar
rado, etc. so empregadas a fim de esclarecer o consultante do
arquivo quanto natureza ou as dimenses do grupo de do
cumentos. Sobre estas, as expresses pasta e caixa no lanam
luz alguma. H que dizer-se, pois, "um mao numa carteira,
"um dossi numa caixa", etc. Do termo mao pode-se lanar mo
sem objeo, j que designa algo constitudo de longa data.
5

87.
Nas indicaes sumrias dos contedos de um volume
mister distinguir entre as tabelas, os ndices e os repertrios.
A tabela disposta de forma tal que a apresentao do contedo
segue a ordem do prprio volume; o ndice e o repertrio colocam
5.
E m b o r a o termo file (filiasse) tenha c a d o em desuso, parece-nos
que os arquivistas franceses fariam bem em u s - l o para traduzir o h o l a n d s
lias, a que o termo francs liasse corresponde apenas imperfeitamente.
Os recibos dos T r i b u n a i s de Contas, por exemplo, eram reunidos em m a o s ,
isto ,, enfiados num cordel com uma agulha grossa (conferir J. V a n n r u s ,
Les tecmes les plus nsuels des inventaires d'acchives.
Revue des B i b l i o t h q u e s et Archives de Belgique, 1907, p g i n a 327) .
(F.)
V e r t a m b m nota 14 p g i n a 6 5 .

 151
a matria do volume em vrios cabealhos segando a sua natu
reza, qualquer que seja o modo por que [orem ordenados.
A diferena entre o ndice e o repertrio reside em que o
ltimo fornece um breve sumrio de cada item do volume a que
se refere, ao passo que o ndice se cifra numa referncia.
Esta definio requer ligeira explicao. J se assinalou acima
(ver Pargrafo 85) que cumpre rejeitar o uso da palavra registro
como ndice, porque, no inventrio, ela apresenta significado di
ferente e especfico.
Entre as indicaes sumrias do contedo do volume ou da
srie de volumes h que destacar, em primeiro lugar, a tabela.
O que caracteriza o fato de nela prevalecer a mesma ordem
que no prprio volume a que se refere. Corresponde, pois, ao
ndice ou sumrio, geralmente encontrado nas obras impressas.
O que aparece na pgina inicial do volume vem mencionado pri
meiramente na tabela, e assim por diante. Decorre da que
raro encontrar-se tabela para uma srie de volumes. V i a de regra,
faz-se para cada um destes a sua tabela separada, embora, por
vezes, se escrevam uma aps outra as dos volumes sucessivos.
Em completa correspondncia com as tabelas, h as notas mar
ginais, que descrevem, em poucas palavras, o assunto tratado no
texto. Pela transcrio destas, uma aps outras, que se for
maram inmeras tabelas.
Em todas as outras apresentaes, o contedo do volume ou
da srie acha-se ordenado pelos vrios cabealhos. Dividem-se,
a seu turno, em ndices e repertrios. Entre as duas categorias a
diferena consiste em que os ndices mencionam to-s as pala
vras-chaves, ao passo que os repertrios, mais minuciosos, ofere
cem breve exposio do contedo de cada documento e de cada
tpico. Assim, compem-se os repertrios, com freqncia, dos
registros dos feudos. Os atos da investidura feudal neles se re
nem, na medida em que se reportam ao mesmo feudo. De cada
um se encontram, sucessivamente, as vrias investiduras, com a
indicao do lugar onde, no registro, se localizam, in extenso, os
documentos em q u e s t o .
Os diferentes cabealhos segundo os quais se distribui o con
tedo do volume ou da srie, no ndice ou repertrio, podem ser
ordenados por diversos modos: alfabeticamente, cronologicamente,
sistematicamente, geograficamente, etc. Cumpre indic-lo em cada
caso. Quanto s tabelas, por sua prpria natureza, no impem
tais distines.
88. Respeito aos documentos que se referem aos atos de um
rgo administrativo, h que distinguir entre resolues e atas.

 152
Nas primeiras se incluem apenas as decises do conselho (ou rgo incumbido da gesto),
nas ltimas, as discusses tambm.
O termo geral, no qual se incluem tanto as resolues quanto
as atas, o de transaes ou atos. Esta ltima expresso, usam-na,
principalmente, os conselhos onde se falam lnguas latinas. Um
volume de atos contm as transaes de determinado consistrio
da Igreja Reformada, do rgo administrativo de uma classis,
ou de um corpo acadmico. A distino feita, no pargrafo, entre
resolues e atas .saltar vista de quem quer que haja perlustrado
a srie de registros que encerram os atos de um conselho. No
incio, so extremamente breves as anotaes. Nelas se contm
apenas as concluses a que a assemblia chegou.
6

Em seguida, se tornam mais completas e, por fim, quase tudo

que na sesso ocorrre redigido, ainda quando no se tome deciso
alguma. O carter das resolues mais antigas, inteiramente dis
tinto das atas posteriores, aparece com evidncia, mas nem sempre
possvel estabelecer a demarcao exata entre ambas. No enun
ciado do pargrafo o limite onde terminam umas e comeam as
outras coincide com a ocasio em que o documento passa a cons
tituir-se no s das decises, mas tambm das discusses. Como
natural, nem sempre tal linha divisria ser determinada com
absoluta preciso, j que h um perodo em que estas ltimas
so espordica, e no constantemente, registradas. De um modo
geral, pode dizer-se que a diviso recai no ano de 1795. N o s
registros que contm os atos dos Estados provinciais e dos con
selhos municipais anteriores quela data, no constam, via de
regra, as discusses. Mencionam-se separadamente, na verdade,
as opinies dos vrios membros dos Estados, mas as discusses
propriamente ditas no figuram nos registros provinciais dos atos,
nem nos municipais. As circunstncias mudaram a situao. Os
homens chamados ao governo pela eleio popular atribuam im
portncia a que se registrassem suas palavras entre os atos do
conselho a que pertenciam. Destarte verificou-se uma ruptura com
a praxe antiga, e os atos, que at ento nada mais envolviam alm
das resolues, passaram a consubstanciar-se em atas. Esta dis
tino corresponde ao uso comum da lngua. As transaes dos
Estados-Gerais, dos Estados de Holanda, etc. constavam dos re
gistros ou livros de atas, no dos de resolues, enquanto, hoje,
quando prtica geral registrar todos os atos, inclusive as dis
cusses de um conselho diretor, no mais se faz referncia a re
solues, mas sempre a atas (ou a atos em geral) . O fato tam
bm mudou com a palavra.
6.

Ver nota 25 pgina 29.

 153
89.
a.
b.

c.
d.
e.

No tocante s resolues e atas h que distinguir:

o rascunho, borro, memorando, que se redige durante
a prpria reunio;
o rascunho corrigido ou primeira redao. Trata-se do
documento redigido aps a sesso, mas ainda no con
firmado;
a minuta aprovada . o documento tal como foi au
torizado pela assemblia;
a cpia a limpo. o transcrito da minuta, destinado a
ser guardado pelo conselho, cujas resolues ou dis
cusses ela contm;
transcritos.
7

V i a de regra, as resolues e as atas atravessam trs fases

at a sua aceitao final. Durante a prpria sesso, a nota breve
das matrias discutidas feita pelo funcionrio disso encarregado
(o rascunho ou memorando) . Em seguida, as resolues ou atas
so redigidas mais pormenorizadamente pela mesma pessoa (a pri
meira redao ou rascunho corrigido) . Por fim, este documento,
com ou sem modificaes, aprovado na sesso seguinte (a minuta
aprovada).
Os trs textos diferentes nem sempre ocorrem. Pode
dar-se que, na prpria assemblia, o secretrio redija as resolues
com tais pormenores que no h necessidade de elabor-las ulteriormente. Sucede tambm que se adote, sem nenhuma alterao,
a primeira redao, ou que as modificaes sejam nesta introdu
zidas, de forma tal que o mesmo documento constitua, de incio,
a primeira redao, e, em seguida, a minuta aprovada. Na ver
dade, isso o que se verifica com maior freqncia. Demais, o
rascunho e a primeira redao, ainda quando cada um deles venha
escrito em folha separada, perderam toda a significao logo que
se aprovou a minuta. N o se destinavam, como esta ltima, a
serem conservados, e, por conseqncia, foram de costume des
t r u d o s . O que hoje permanece, no arquivo, de rascunhos e p r i 9

7.
A p a l a v r a minuta, usada neste sentido, significa o rascunho na sua
forma final, tal como foi adotada: neste p a r g r a f o constitui o rascunho
aprovado das r e s o l u e s ou atas; no P a r g r a f o 91, o de instrumento legal
ou de outro documento e x p e d i d o .
8.
A minuta aprovada ou l a p , g n e r o particular de minutas, escritas
sempre em folhas soltas, as quais, v i a de regra, eram ligadas num todo,
posteriormente.
9.
Cabe assinalar aqui que, a p r i n c p i o , a a d o o das r e s o l u e s ou atas
n o se fazia a t r a v s da assinatura do presidente e do s e c r e t r i o . A diferena
entre a primeira r e d a o e a minuta aprovada n o deve ser procurada, pois,
no fato de n o ser assinada, aquela, e esta, s i m . ( H . )

 154
meiras redaes , portanto, insignificante. N o cabe distinguir
entre rascunho, borro, memorando, j que se usam tais palavras
no mesmo sentido. Por outro lado, a minuta difere do lap.
Como era de praxe introduzir as inevitveis alteraes na
primeira redao, para transform-la em minuta, esta no osten
tava sempre aparncia atraente. Assim surgiu, em data remota,
a necessidade de lanar-se mo, como complemento da minuta, de
uma cpia a limpo, de fcil leitura, porque escrita caligraficamente
e isenta de rasuras. Enquanto a minuta era redigida pelo secre
trio, ou por algum outro funcionrio de confiana, com o direito
de assistir s reunies, e designado para tal, no por causa da
sua caligrafia, mas por outros dos seus predicados, a transcrio
das resolues e atas na cpia a limpo recaa sobre o copista, para
este fim escolhido graas a sua excelente letra.
Acontece amide, entretanto, que determinada srie de re
solues, no incio constituda de minutas, se tenha tornado a cpia
a limpo. Pode-se acompanhar de perto semelhante evoluo nas
resolues dos Estados de Utrecht. O Secretrio provincial L e denberg escrevia quase ilegivelmente. J em seu prprio tempo,
uma cpia a limpo se afigurava de toda a u r g n c i a . Todavia, com
quem lhe sucedeu, V a n Hilten, melhorou de tal sorte, a partir
de 1618, a escrita das minutas das resolues, que a cpia a limpo
veio a ser cada vez mais desnecessria. Omitiram-se, ento, da
cpia a limpo, as resolues mesmas e s se incluram os documen
tos recebidos. Um pouco mais tarde, foi ela de todo suprimida.
Posteriormente, porm, em 1674, quando um novo Secretrio, V a n
Luchtenburg, tomou posse, sentiu, de novo, a convenincia dos
dois registros. A srie j existente que, originariamente, contivera
as minutas, foi mantida como a cpia a limpo e se instituiu, para
lelamente, nova srie de minutas. T r a n s f o r m a o similar, de uma
destas em outra, veio a ocorrer quase por toda a parte, como, por
exemplo, com as resolues do Captulo da Catedral.
N o h mister sublinhar que nem todos os conselhos trans
portaram as suas resolues ou atas para a cpia a limpo. o
que se deu, notadamente, com os rgos administrativos instau
rados aps 1795. A transcrio no registro a limpo sempre se
realizou algum tempo aps a adoo da minuta, e os conselhos
governativos da Repblica Batava gozaram, em geral, de to ef
mera existncia que no se redigia a aludida cpia, ou apenas era
ela iniciada, quando j o conselho vinha a ser substitudo por outro,
com o resultado de que se adiava, mais ainda, a cpia a limpo.
Alm da cpia a limpo, destinada ao funcionrio ou ao se
cretrio do prprio conselho, encontram-se outros numerosos
transcritos.
Em primeiro lugar, os entregues aos membros da-

 155
quele. M a s nem tudo se incluiu sempre em tais cpias, j porque
os copistas omitiram o que era de menor interesse para as pessoas
a cujas mos ia ter o traslado (o que se deu, e.g com as resolues do Conselho para o Estreitamento da U n i o e de um modo
geral, com todos os organismos onde recai, no sobre o conselho
mesmo, mas sobre os seus membros, a iniciativa da t r a n s c r i o ) ,
j porque reproduziram em forma abreviada o que era apresen
tado com pormenores nas resolues (por exemplo, as resolues
compendiadas ou as atas abreviadas dos Estados de Utrecht) .
Quando se esboou a prtica de imprimir as resolues (Estados
da Holanda e Z e l n d i a ) , um exemplar da obra impressa substituiu
tanto a cpia a limpo, como os outros transcritos. Desde ento,
tem havido apenas duas cpias das resolues: uma escrita (a
minuta), a outra impressa.
90.
a.
b.

e.

No que diz respeito s contas h que distinguir:

a demonstrao, isto , a conta ainda no aprovada;
a conta examinada. Por esta expresso deve-se enten
der tanto o original examinado, quanto as cpias autn
ticas, se estas, feitas imediatamente aps o exame, se
destinam distribuio, quer pelas pessoas que prestam
contas, quer pelas que as examinam. Na descrio,
convm se esclarea a quem foi destinada a cpia da
conta examinada;
outras cpias, autnticas ou no.

O dirio o registro em que o funcionrio responsvel nota

as suas receitas e despesas, sob aquelas rubricas segundo as quais
ter que justific-las, posteriormente, em suas contas.
As contas so preparadas pelos funcionrios r e s p o n s v e i s . A
que foi por ele compilada mas ainda no aprovada, cham-la-emos
demonstrao. Ser, ento, examinada pelo rgo ou pelos fun
cionrios incumbidos da tomada de contas, e aprovada, via de
regra, sem nenhuma, ou com ligeira modificao, o que expresso
por declarao ao p do documento, assinada pelos revisores.
Alm deste exemplar da conta, correspondente minuta das re
solues, sempre se tiram uma ou diversas cpias adicionais. Com
efeito, de dois traslados h constante necessidade, um para o Tri
bunal de exame, com a qual permanecem as contas, outro para a
pessoa que as presta.
A tomada de contas ato bilateral. Um tesoureiro submete
a conta a seu superior, e se exonera, concomitantemente, da res
ponsabilidade por ela; ambas as partes, pois, devem receber um
exemplar do mesmo instrumento. No entanto, s se assina, via

156
de regra, uma das cpias. A segunda se obtm executando um
traslado daquela e fazendo-o autenticar pelo secretrio. Ocorre,
com freqncia, que um conselho encarregado da tomada de contas
seja composto de vrios membros delegados ad hoc. Assim, na
Provncia de Utrecht, dividiram-se vrias taxas entre as p a r q u i a s ,
compostas de diversas aldeias. As contas eram, ento, examinadas
em comum, pelos delegados dos diferentes rgos administrativos
daquelas ltimas e cada uma das referidas entidades municipais
recebia uma cpia. Em outros pontos, as contas da beneficncia
eram verificadas, conjuntamente, pelos representantes da adminis
t r a o da aldeia e pelo conselho da igreja. De contas de natu
reza diversa tambm recebiam um exemplar os mltiplos conse
lhos interessados. Assim, os transcritos das contas do A l m i r a n tado da Zelndia, por exemplo, eram depositados nos arquivos
do Almirantado, no Tribunal de Contas da Zelndia, junto R e cebedoria-Geral da U n i o e ao tesoureiro.
Em todos os casos como este, a regra que determinado
conselho receba o exemplar original e os outros, um transcrito,
embora se assinalem numerosas excees praxe. Em especial,
no tocante s administraes das aldeias, sucede repetidamente
que a conta original se encontre ora neste arquivo, ora naquele
e, por vezes, seja restituda ao tesoureiro. N a d a aproveita, neste
caso, dividir a srie contnua de contas de certo conselho, de
acordo com o fato de que sejam originais ou cpias. Onde as
administraes mesmas no faziam distino no cabe ao arquivista faz-las. Em vez, por conseguinte, de dividir as contas em
originais e cpias, deve-se distingui-las segundo as autoridades
a que se destinava cada via, o que se pode depreender tanto das
a n o t a e s : "para o tesoureiro", para o T r i b u n a l , etc, quanto
do arquivo em que se localizam.
Respeito s contas, por conseqncia, no procede a distin
o estabelecida, quanto s resolues, entre transcritos, cpia a
limpo e minuta. Por outro lado, pode-se identificar, entre as
contas, outra categoria, anloga aos rascunhos das r e s o l u e s .
Referimo-nos aos dirios, onde o contador inscrevia diariamente
o que lhe cabia pagar e receber, para o que se apresentava divi
dido o dirio nas vrias rubricas correspondentes s principais
sees das contas. Tais dirios serviam de base para a compi
lao destas ltimas e a maioria dos assentamentos naqueles se
combinava nos itens das contas. Preservaram-se raramente di
rios de tal natureza, porque perdiam toda a sua significao aps
o encerramento da conta. Demais, pertenciam aos papis privados
do contador que, de costume, no era membro do tribunal en
carregado do exame. S nos arquivos das corporaes eclesis-

 157
ticas, onde tal no acontecia (por exemplo, o Captulo da Ca
tedral de Utrecht e a Abadia de Santa M a r i a , em M i d d e l b u r g ) ,
que se encontram alguns dirios. Nos rgos administrativos
muito pequenos, assimilaram-se os dirios s demonstraes de
contas, e a sua aprovao constava no prprio dirio. D-se isto,
especialmente, com os livros de receitas e despesas, os livros de
coleta, etc, dos diconos. Estes no recebiam, pois, cpia das
suas contas.
Alm dos dirios, que os funcionrios responsveis conser
vavam em seu poder, h os registros pblicos ou cadastros (blaffaards)
postos na custdia do conselho, em favor do qual era
recebido o imposto pelos respectivos coletores. Trata-se de re
gistros que indicam que rendas fixas determinado rgo adminis
trativo recebe anualmente, quer oriundas de contratos de loca
o e de sisas, quer de impostos (por exemplo, a antiga taxa do
scutagium) . Eram mantidos regularmente em dia e, por fim,
quando, aps muitos anos, os acrscimos se tornavam por demais
numerosos, substitudos por outros. (Cumpre observar que s
lcito referir-se a blaffaards quando a receita provm da terra) .
Os transcritos de tais registros iam ter, anualmente, s mos dos
funcionrios responsveis que neles anotavam as suas receitas
reais, e transformavam-nos assim em dirios.
10

91.
a.
b.
c.

No tocante aos instrumentos

legais h que distinguir:

a primeira redao, isto , o instrumento ainda no con

firmado;
a minuta,
isto , o instrumento tal como foi aprovado;
a primeira via do original, isto , o instrumento que se
destina a ser entregue s partes.
11

Com respeito aos instrumentos legais h que fazer uma dis

tino semelhante estabelecida entre as diferentes fases pelas
quais passam as resolues e as contas. O documento ainda no
aprovado chamado a primeira redao, da mesma forma que
acima se falou da primeira redao das resolues e dos compro
vantes. Com freqncia, a primeira redao no da autoria da
pessoa de quem emana o documento, mas de funcionrio que lhe
esteja subordinado ou, em certos casos, da parte a quem ser
confiado o documento.
T a l esboo ento submetido apro
vao do conselho, do administrador, ou do funcionrio de quem
o ato promana, o qual lhe introduz modificaes, quando neces10. Listas de dzimas e outras rendas provenientes da terra.
11. Ver nota 7 pgina 142.

 158
srias, e autoriza a r e d a o . O documento aprovado chama-se
minuta. Em seguida, faz-se a cpia a limpo do documento e esta
(a primeira via do original) entregue pessoa a quem se des
tina o papel. A minuta, portanto, permanece junto ao arquivo do
conselho ou do funcionrio de quem emana o ato, a primeira via
do original, junto pessoa que o recebe. Na Idade M d i a a
primeira via do original tinha a maior importncia, porque se lhe
atribua o valor de prova. Hoje diferente: aquela via do ori
ginal s adquire tal fora quando falta a minuta. N o neces
srio dizer que, no tocante aos instrumentos legais, tambm a
primeira redao se transformou em minuta sem que fosse mister
copi-la de novo e que, nos poucos casos em que foi de todo
rejeitada, em geral se perdeu. N o se pode, mais do que se d
em relao s resolues, com base na presena de assinatura,
reconhecer, no tocante aos instrumentos legais, se se trata da
primeira redao ou da minuta. As minutas dos instrumentos
legais, salvo a dos atos notariais, no so, via de regra, assinadas,
como no o so tambm as redaes no confirmadas. N o raro,
destinou-se um instrumento a vrias pessoas e, nesta hiptese,
prepararam-se diversas primeiras vias originais.
As sucessivas etapas aqui assinaladas para os instrumentos
em questo tambm so vlidas para os documentos expedidos,
quer se trate de cartas, quer de instrumentos. Pode-se falar da
primeira redao e da minuta de uma carta. O termo primeira
via do original, no entanto, s aplicvel a instrumentos legais.
Donde, se algum se referir a uma carta ou a um instrumento
legal sem expressamente indicar se tem em mente a minuta ou a
primeira r e d a o , subentende-se que alude carta ou ao instru
mento expedido, isto , ao que, no caso do instrumento legal,
tambm cabe designar por primeira via do original.
92.
Documentos formais
ou diplomticos so os documentos redigidos com a observncia de certas formas apropriadas, a
fim de que sirvam estas como prova do seu contedo.
12

O conceito de documento formal j foi definido reiteradas

vezes e de diversas maneiras.
Neste M a n u a l ele tomado em seu sentido restrito , no
no de "testamento escrito da antigidade, acepo em que o
documento formal contrasta com fonte histrica narrativa (Giry,
Manuel de diplomatique, p. 3-6).
13

12.

V e r nota 28 p g i n a 30.

13. O sentido original do verbo oorkondeti atestar, fazer prova: o

documento formal , pois, realmente, uma p r o v a . A palavra, p o r m foi aqui
tomada em sentido mais amplo, de forma a nela se i n c l u r e m t a m b m os
instrumentos notariais. ( H . )

 159
A definio acima, derivada pelo Jonkheer Dr. Th. van
Riemsdikj, do "Handbuch der Urkundenlehre", de H. Bresslau,
I. p.
1, e defendida pelo Nederlandsch Spectator, 1890, p. 274,
parece-nos muito feliz, porque assinala os requisitos essenciais que
devem ser preenchidos pelo documento formal em sentido restrito.
93.
A carta diplomtica a primeira via original de um
documento formal. Como a maior parte das cartas escrita em
pergaminho, s cabe assinalar, em nota, o fato de se achar escrita
em papel.
No pargrafo precedente firmou-se o que deve ser compre
endido por documento formal. Tudo o que se disse previamente
acerca dos instrumentos em geral
aplica-se a este tipo particular
de atos. Tambm no caso do documento formal esboa-se a pri
meira r e d a o , aprova-se ento a minuta, e produz-se, enfim, a
primeira via do original. Esta se chama carta diplomtica.
Da decorre, em primeiro lugar, que nem todas as cartas
sejam escritas em pergaminho. Embora os documentos formais,
porque destinados, em caso de necessidade, a servir como prova
dos fatos acerca dos quais forneciam um testemunho, fossem ge
ralmente escritos em pergaminho, mais durvel, no era isso con
dio essencial da sua natureza. Portanto, a questo de saber-se
se o documento ou no uma carta diplomtica no depende de
ser ou n o redigido naquele material. Usualmente, entretanto, a
carta escrita em pergaminho, razo pela qual, somente quando
tal no ocorre, se costuma mencionar, expressamente, a exceo
no inventrio ou calendrio.
O fato de conter a prova relativa a determinado evento en
volve tambm a circunstncia de, em geral, vir selado o documento
formal, ou antes, a carta, porque com isso se evidencia que as
pessoas que lhe deram origem realmente atestaram o que nela
est expresso. N o , porm, absolutamente necessrio que a evi
dncia do testemunho se vincule ao selo. Encontram-se, no raro,
nos tempos antigos, documentos quirogrficos, sem dvida for
mais, embora no selados e nos sculos X V I I e X V I I I , ocorre
freqentemente que o documento formal no o seja, mas to-s
assinado. V i a de regra, entretanto, ele o . Quando, pois, se acha
uma carta diplomtica sem selo, convm chamar-se a ateno sobre
isso.
D a se depreende no que o selo esteja perdido, mas que
nunca lhe foi afixado, nem que houve jamais inteno de apor-lhe
algum. D - s e , outrossim, que a carta no fosse selada por todas
as pessoas mencionadas na qualidade de o haverem feito. M a s
isto o resultado de uma omisso e cumpre apont-la como tal.
14

14.

Isto , no P a r g r a f o 9 1 .

 160
Alm desta acepo de carta diplomtica, h tambm outra,
mais tcnica, pela qual se concebe o documento selado, escrito
em pergaminho. Documentos desta natureza, urge mant-los se
parados no arquivo, e tais conjuntos foram corretamente chamados
colees de cartas, porque cartas eram os documentos de que se
compunham, de acordo com a definio acima. Sem embargo,
no impede isso que outras peas, j sem selos, j escritas em
papel, tambm se englobem nas cartas, embora no preservadas
parte, alis, por no ser necessrio faz-lo.
Observemos, por fim, que a palavra caria tinha sentido muito
mais amplo e podia indicar todos os papis do arquivo, inclusive
os documentos atado s ou volumes. At em inventrio feito j no
incio deste sculo,
os volumes de resolues dos Estados pro
vinciais se ordenavam entre as cartas, e mestre das cartas e
arquivista so, portanto, termos que a princpio tinham o mesmo
sentido.
15

15

16

94.
O "vidimus" o documento formal em que um sobe
rano, ou outra pessoa revestida de autoridade, d um transcrito
de outro documento formal a fim de confirm-lo, ou aquele em
que a pessoa autorizada a atestar documentos fornece, de outro
documento formal, cpia merecedora de f pblica.
O transcrito a cpia autenticada de documento formal.
O propsito deste pargrafo assegurar a uniformidade nos
vrios inventrios e calendrios. Indica, pois, que documentos ho
de ser chamados vidimus. Distingue-se o vidimus das demais
cpias pelo fato de conter, por parte da pessoa que o redige, a
declarao de que viu o documento que est sendo confirmado.
verdade que at mesmo as cpias ordinrias dificilmente podem
ser feitas sem que o autor destas tenha visto o original
por ele
transcrito. M a s o copista no declara que teve sob os olhos o
documento. No vidimus, ao contrrio, a pessoa que o faz, afirma
que viu o documento original genuno. Assim, o "vidimus" um
documento autntico, ao passo que nem toda a cpia o . Ele
constitui sempre a prova da existncia do original genuno.
Por outro lado, o vidimus se distingue do inserto pelo
fato de que, enquanto a pessoa que redige aquele se confina
declarao
de que viu o documento original, a que insere o
17

15.
da.

O sculo X I X .

16. Na Inglaterra a e x p r e s s o master of the rolls ainda hoje usa

(F.)

17. Isto , o original da cpia, o qual pode, ele mesmo, ser uma cpia,
assim como ocorre que o vidimus seja a seu turno confirmado. ( H . )

 161
documento comunica-o somente porque dele faz uso na pea em
que o introduz. Em tal caso, essencial o que se registra neste
ltimo, e o documento inserto o apenas incidentalmente. No
pronunciamento de uma deciso arbitrai, por exemplo, a deciso
o elemento principal. Os poderes conferidos ao magistrado ou
os que as partes do aos seus representantes, s para tornar Co
nhecida a fora da deciso que so inseridos.
No caso do vidimus, ao contrrio, o documento atestado o
fundamental, e o seu contedo, o que sobreleva. Ocorre, entre
tanto, que a declarao da pessoa que atesta, afirmando ter visto
o documento, inclui, simultaneamente, a confirmao do seu con
t e d o . Quando, por exemplo, o Imperador Sigismundo declara
ter visto e reconhecido como genuno o privilgio que se pretendia
ter sido outorgado por Carlos Magno aos Frises, tal declarao
implica que, ao mesmo tempo, ele o confirma. Isto , porm, uma
conseqncia da pessoa que atesta. Caso o sucessor de quem,
originariamente, concede um documento formal confirme este l
timo, reconhece, com tal, que o documento ainda v l i d o . Se
outra autoridade quem faz a atestao, no se alcana o mesmo
resultado, no porque ela duvide da validez do documento, mas
porque no era uma parte no ato do qual testemunho a pea
atestada. A i n d a nesse caso, o autor do "vidimus" valida o do
cumento original ao confirmar-lhe a autenticidade. Donde, a men
o habitual de que o documento original non abtasum, non
cancellatum, sigillatum
, etc.
18

N o h meio de determinar com certeza que pessoas tenham

competncia para atestar. Somente as que em geral se conside
ravam dignas de confiana eram convidadas a certificar documen
tos formais, pois o vidimus nada mais que uma prova da
existncia de um destes ltimos. Pode-se dizer que se reconhecia
autoridade para tal aos soberanos, altos dignitrios eclesisticos,
rgos administrativos municipais, cortes de escabinos, e em geral,
aos que conferiam plena fora ao ato com o prprio selo. digno
de nota o fato de que os notrios muito raramente faziam vidimus. A razo para tal reside, sem dvida, em que o notrio no
atesta no sentido original do verbo oorkonden, isto , no faz
prova. A fora do instrumento notarial descansa precisamente na
meno das testemunhas.
O transunto, na realidade, nada mais que uma cpia. Em
carta de 25 de maio de 1392 (Oorkonden van Gtoningen en
Drenthe, n . 832) h meno expressa de "transsumptum sine
9

18.

N o rasurado, n o cancelado,

selado.

 162
transcriptum".
Copiare e transsumere so palavras menciona
das lado a lado. A ltima delas foi empregada particularmente
pelos notrios, os quais usavam o latim, e por esta razo julgamos
cabvel restringir o sentido de ransunto s cpias autnticas. Pode
tal pea ser redigida sob a forma do instrumento notarial, mas
no isto necessrio. O transunto tambm uma cpia autntica,
notarial ou de outra natureza, n o revestida da feio de instru
mento pblico. Ilustra este caso o ttulo do Bispo Frederik van
Blankenheim, do ano de 1400, que figura no cdigo diplomtico
de Z w o l l e . A l i ordena o prelado que seja fielmente copiado
(naturalmente por um notrio) o documento e continua: , em
virtude de havermos feito cuidadosamente inspecionar, examinar e
ler este transunto e cpia, e verificado que concorda, pelo seu
inteiro teor e palavras, com o supracitado ttulo, declaramos, afir
mamos e ordenamos, que em todas as cidades a que interessar
possa, venha o presente transunto a fazer a mesma f que o ttulo
original supracitado. Em testemunho do que, etc. No ndice,
este ttulo do Bispo vem designado expressamente como um vidimus. claro, alis: a cpia notarial (o transunto) torna-se
um "vidimus" porque o Bispo certifica que conforme ao original.
Por outro lado, aparece no mesmo registro outro vidimus de
1402, no qual o notrio faz, em primeiro lugar, cpia do do
cumento em forma de instrumento notarial: "os ditos Conrad e
Rudolph (dois notrios) copiaram, transcreveram, publicaram e
prepararam, na forma deste instrumento pblico, as referidas car
t a s . Confirma-se ento o instrumento pela aposio dos selos
dos que fizeram o certificado, com o que vem ele a ser um vidimus . A diferena entre os dois casos reside, portanto, no fato
de que o primeiro transunto, de 1400, era um transcrito notarial,
ao passo que o segundo, o de 1402, era um documento redigido
na forma de instrumento pblico onde se inclui o transcrito.
19

Torna-se patente, pois, que difere o objetivo do transunto do

do vidimus. Faz-se aquele, por assim dizer, para duplicar o original
("para multiplicar" diz Bresslau, Handbuch, I, p. 660). A fina
lidade do vidimus sempre, aproximadamente, confirmar o do
cumento original.
95.
O transfixo um ttulo atado a outro de forma tal
que as fitas ou laos do segundo foram enfiadas atravs do pri
meiro, antes de selado o segundo.
O pargrafo acima dispensa maiores explicaes. bastante
notrio que a prtica consistia em atar ao ttulo original, na ma
neira acima descrita, o documento formal destinado a explic-lo,
19. Transunto ou transcrito.

163

confirm-lo ou ampli-lo. Assim se "enfiava o termo tc

nico 20 a patente de confirmao de um ttulo de privilgios,
atravs do prprio documento original, ou o ato em que se trans
mitia a outrem o direito de determinada renda, no contrato de
pagamento desta ltima, e assim por diante. Na descrio dos
documentos h que ter em mente o modo como se acham ligados.
Pode dar-se, por exemplo, que atravs de dois deles, tais como
dos ttulos de propriedade de diferentes lotes de terra, ttulos
estes no ligados entre si, seja enfiado um terceiro, mediante o
qual ambas as propriedades se transferiram. O terceiro documento
ento um transfixo de cada um dos dois outros. M a s ocorre tam
bm, que, atravs do ttulo original, um novo documento seja
transfixado, e atravs deste ltimo, outro ainda (verbi gratia,
em trs transferncias sucessivas da propriedade da mesma casa) .
Por outro lado, atravs de um documento, dois outros podem ser
enfiados (por exemplo, atravs de certo tratado de aliana duas
declaraes de adeso de aliados que se tornam partes da mesma).
Acontece, no raro, que se separe mais tarde, pela ruptura dos
selos, um par de documentos, um dos quais fora previamente
enfiado atravs do outro. Naturalmente um destes permanece,
no inventrio ou calendrio, como o transfixo do outro. (Ver tam
bm os comentrios ao Pargrafo 47) .
Dois ou mais ttulos tambm admitem modo diverso de serem
reunidos (cosidos, no enfiados) . So ligados, ento, ao longo
da margem com fio ou categute, e.g-, as investiduras simultneas
de diferentes terras, ou um determinado documento que deve ser
notificado e o registro da sua proclamao, ou vrios documentos
legais. Estes, na verdade, no so "transfixos".
96.
No que toca aos selos, h que distinguir entre os pen
dentes, os aplicados e os desenhados. Somente quando o selo for
aplicado ou desenhado, cumpre mencionar-se o fato.
Por toda a Idade M d i a sempre foi habitual selar os do
cumentos, como prova de que emanavam das pessoas neles in
dicadas para tal. Os selos faziam as vezes da assinatura de
hoje. Na maioria dos casos vinham impressos sobre uma tira
de pergaminho ou cordo, enfiado atravs dos documentos ori
ginais. Especialmente nos textos escritos sobre pergaminho, tal
mtodo de afixar os selos era de uso quase exclusivo. Quando
se generalizou o papel, surgiu a prtica de imprimir os selos sobre
o mesmo, ao p do documento e ao lado da assinatura. Para
evitar possvel dano, cobriam-no, por vezes, com um losango de
papel. N o raro estendeu-se tal costume aos prprios documentos
20.

Isto , o termo t c n i c o h o l a n d s .

 164
em pergaminho. Por fim, os notrios lanaram mo, via de regra,
de selos desenhados,
embora de quando e mquando se encon
trem selos notariais pendentes.
Os desta natureza aplicavam-se
tanto ao pergaminho como ao papel. E i s por que se declara no
pargrafo acima que suprfluo especificar quando h, ou houve,
um selo pendente. Se nenhuma informao adicional for dada,
de concluir-se que o selo pendente. Se, por outro lado, o selo
for aplicado ou desenhado, urge declar-lo explicitamente.
21

22

Devem-se assinalar os selos to-s quando forem usados ex

clusivamente como meio de reconhecimento ou validao. Respeito
s cartas, onde encontraram utilizao como meio de lacr-las e
de impedir que as abrissem outras pessoas que no o destinatrio,
torna-se desnecessria a referncia ao selo. Quanto aos transfixos, serve o selo principalmente para identificar a pessoa de
quem promanam, conquanto contribua ao mesmo tempo para li
g-los ao documento original.
Em tal caso, portanto, h que,
sem dvida, mencionar os selos.
A descrio destes e a diferenciao entre eles, de acordo
com a sua forma ou tipo, no se englobam no inventrio ou no
calendrio. Por outro lado, porm, mister esclarecer se o con
selho ou o funcionrio em questo se valeram de vrios selos,
verbi gvatia, o selo judicirio {ad causas) de uma cidade alm
do selo de contrato (ad contractus) . Em tal caso, vem declarado,
de costume, no prprio documento que selo foi empregado. Assim
Carlos V, depois que se tornou Rei da Espanha, usou ainda o seu
selo de Prncipe, durante algum tempo, e a esta particularidade
se faz referncia nos documentos mesmos.
Como a maioria dos selos de cera ou de lacre no h que
assinal-la. Os Papas e -os Conclios Ecumnicos, no entanto,
usam selos de chumbo, o que merece registro. No tocante aos
selos de cera, convm indicar a cor, que pode apresentar alguma
relao com a condio social da pessoa que o usou.
97.
Dois anos ligados por um hfen indicam o ano inicial
e o final de uma data. Se o perodo a que se refere uma conta
comea e termina no meio do ano, separam-se os dois anos por
uma barra inclinada.

2 1 . No sentido tcnico da palavra, n o s o estes selos, mas signos ma

nuais. O p r p r i o n o t r i o fala nos instrumentos notariais do seu signum
e n o do seu s i g i l l u m . (H.)
2 2 . No arquivo da cidade de Reimerswaal ( r e g . 268), no A r q u i v o de
Estado da Z e l n d i a , h um capitulo do ano 1565, com um selo desta natu
r e z a . (H.)

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A regra aqui enunciada, cujo propsito nico promover a
uniformidade, a clareza e a brevidade nos diversos inventrios,
t-la-emos mais bem explanada atravs de alguns exemplos. "Car
tas recebidas 1620-1648 significa que a primeira carta includa
nesta srie apresenta, como data, 1620, e a ltima, 1648. Se
algum escreve C o n t a s do tesoureiro 1620-1648 tenciona com
isso informar que a. primeira conta abarca o ano de 1620, a l
tima, o de 1648. M a s , geralmente, o perodo abrangido por uma
conta no coincide exatamente com o ano do calendrio. Cada
conta ordinria, verdade, se reporta ao espao de um ano, mas
quase sempre tem este incio no decurso do ano do calendrio e
acaba no mesmo dia do ano seguinte. Se, por exemplo, no caso
acima, a conta se estende de 1. de abril a l. de abril, o verbete
ser: "Contas do tesoureiro, 1620/1 1648/9". Da se v que
a primeira conta abarca o perodo que comea em 1620 e termina
em 1621, a ltima, outro igual que vai de 1648 a 1649. Pode-se
indicar em nota, posteriormente, em que data recaiu o trmino
de uma conta, e o incio da seguinte. O perodo, diga-se de pas
sagem, admite para comeo e fim no s um dia fixo, e.g., 1."
de abril, mas tambm alguma data mvel, Domingo de Ramos,
Ascenso, etc. J se disse acima ( P a r g r a f o 48) que mister
mencionar as lacunas porventura existentes numa srie.
98.
Se a data for colocada entre parnteses, indica-se assim,
que a atribuio daquela no resultou do documento mesmo, mas
sim de alguma outra fonte. Caso s aproximadamente se estabe
lea a data, h que se lhe antepor um c. (circa) e coloc-la entre
parnteses.
Mnima explicao requer, tambm, tal enunciado, intima
mente ligado ao precedente. D - s e que o documento no tenha
data conhecida, ou que esta se haja perdido, ou se tornado ile
gvel. Urge, ento, pesquis-la de algum modo. Pode-se identi
fic-la com base em outro documento, verbi gratia, um vidimus,
ou um transcrito existente em outro lugar. Talvez caiba deduzi-la
das pessoas, etc, a que se reporta o instrumento. A data fixada
desta maneira, cumpre coloc-la entre p a r n t e s e s , a fim de que
se patenteie a circunstncia de no ter sido extrada do documento
mesmo, mas sim a de que foi atribuda aps deduo e confronto
com outros dados. N o raro no se consegue determinar com
preciso a data. Dir-se- aproximadamente apenas, e no com
rigor, quando se redigiu o documento. Neste caso, a data deve
ser precedida de c., abreviatura de circa. O smbolo c. refere-se
to-s data imediatamente seguinte. Portanto, quando se es
creve: "Cartas recebidas (c.1620) 1648, quer-se significar
com isso que a primeira carta da srie data de cerca de 1620, e

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que a ltima de 1648. Se no se conhecer tambm, a data exata
da ltima, mister se escreva ( o 1620) ( c . 1 6 4 8 ) . Em caso
algum se afigura permissvel, quando se tratar de data respeito
qual s possvel fixar entre que anos se situe, inserir no seu
lugar o perodo dentro do qual a data exata h de cair, porque
da pode resultar confuso para a atribuio de datas srie.
Se, por exemplo, se descobre que determinado documento pode
receber como data mais remota 1620, e como mais recente 1648,
cumpre colocar-se "(c.1634)" e explicar, em nota, o perodo
dentro do qual a pea deve ter sido escrita.
O que ficou acima
dito procede igualmente no tocante a inventrios e calendrios,
e tanto em relao s datas em que se declina o ano apenas,
quanto quelas em que se d o dia tambm.
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99. Na data, mencionasse em primeiro lugar o ano, depois,

o ms e, por fim, o dia.
Quando se d uma data num calendrio (como foi observado
no Pargrafo 48, a indicao do dia , em geral, suficiente para
o i n v e n t r i o ) , urge faz-lo sempre da mesma maneira. Escolhe
mos, para tanto, a ordem acima descrita: ano, ms, dia. Com
ela se faculta uma fcil viso geral. Pode-se ver, imediatamente,
que documentos datam do mesmo ano. Em alguns calendrios
(e.g., Regesta Hannonensia), seguiu-se a prtica de mencionar
cada ano apenas uma vez, fazendo-se, ento, com que todos os
verbetes do calendrio referentes quele viessem com a mera in
dicao do ms e dia. Para o pesquisador, no entanto, no se
afigura isso cmodo. de preferir a repetio do ano.
100. Quando se ordena cronologicamente certo nmero de
documentos, quer numa srie, quer no calendrio, h que co
locar, para cada ano, em primeiro lugar aqueles cujas datas so
conhecidas; em seguida, os de que se conhece apenas o ano; e,
por fim, os que se atribuem, por aproximao, quele ano.
Se se ordenarem, na ordem cronolgica, vrios documentos
cujas datas foram antes determinadas, ver-se- que aqueles, de
que se conhece com certeza, ou aproximadamente, apenas o ano
a que pertencem, no podem ser colocados na sua data exata.
Pois a data no fixada com rigor, e tanto cair no incio como
23.
Este sistema parece-nos defeituoso. Se houver dados seguros para
fixar os anos extremos, n o h r a z o p l a u s v e l para escolher alguma data
precisa i n t e r m e d i r i a , cuja justificao n o encontraria fundamento.
Seria
melhor, de fato, escrever: E n t r e 1620 e 1648 do que dizer c.1634 e acres
centar em nota: E n t r e 1620 e 1648. No caso de uma srie de p a p i s em
que o primeiro deve ter sido redigido a p s 1620 e antes de 1648, e o ltimo,
em 1795, pode-se consignar: ( E n t r e 1620 e 1648) 1795. ,(F.)

 167
no fim do ano. Quando s imprecisamentc se situa o ano, pode
dar-se que nem dentro dele venha a recair. T a l incerteza suscitou
diferentes mtodos para o arranjo de papis semelhantes. Alguns
colocaram, no incio, os documentos de que no se sabia a que
parte do ano atribuir e, em seguida, aqueles, do mesmo ano, da
tados acuradamente. Destina-se o presente pargrafo a recomen
dar, para adoo geral, procedimento diverso. Em primeiro lugar
cumpre dispor os documentos datados com preciso, depois desses,
os produzidos no mesmo ano, embora no se conseguisse apurar
o dia exato, e finalmente, os que se presume tenham sido redigidos
aproximadamente no mesmo ano. O que se disse dos anos v
lido tambm quanto aos meses. Se, ao que parece, um papel foi
ultimado em certo ms, sem que se esteja interessado do dia
exato, cabe coloc-lo aps os documentos do mesmo ms, com a
data rigorosamente fixada. As datas abaixo, por exemplo, h que
orden-las como segue:
1520, maro 2
1520, abril 29
1520, abril
1520, novembro 7
1520
(c. 1520).
D - s e que se saiba com certeza que determinado instrumento
foi escrito, por exemplo, antes de 1. de junho de 1931, porque
uma das partes do mesmo no mais vivia naquela data, sem que
seja possvel fixar o dia exato do documento. Este ser, pois,
colocado imediatamente antes do que traz, por data, 1.' de junho
de 1931.

DEPARTAMENTO

DE

IMPRENSA

1973

NACIONAL