Como Classificar e Ordenar Documentos de Arquivo PDF

COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO
COMO CLASSIFICAR E ORDENAR

DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Janice Gonalves
Reedio com correo
So Paulo
1998
COMO CLASSIFICAR E ORDENAR

DOCUMENTOS DE ARQUIVO
GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO
MRIO COVAS
GOVERNADOR
SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA
Janice Gonalves
MARCOS MENDONA
SECRETRIO
DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS
MARILDA SUYAMA TEGG

DIRETORA
DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO
Oficina realizada no dia 08 de novembro de 1997 pela AAB/

SP Associao dos Arquivistas Brasileiros / Ncleo Regional de So Paulo, como resultado do Projeto Como
Fazer.
FAUSTO COUTO SOBRINHO

DIRETOR
volume 2
DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO

R. Voluntrios da Ptria, 596 - Santana
CEP: 02010-000 So Paulo - SP - Brasil
Fones / Fax: (011) 6221-1924 / 6221-4785
So Paulo
1998
ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS

NCLEO REGIONAL DE SO PAULO - AAB/SP
Diretoria:
Ana Maria de Almeida Camargo (Diretora)
Silvana Goulart Frana Guimares (Vice-Diretora)
Rita de Cssia Martinez Lo Schiavo (Secretria)
Joo Martins Rodrigues Neto (Tesoureiro)
Comisso de cursos:
Viviane Tessitore (Coord.)
Ana Clia Navarro de Andrade
Maria Anglica Campos Resende
Simone Silva Fernandes
Sumrio
Apresentao ........................................................ 7
Introduo ............................................................ 9
DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO

Coordenao editorial: Lauro vila Pereira
Editora responsvel: Slnia Nunes Martins
Reviso:
Beatriz Cavalcanti de Arruda
Tereza Regina Leme de Barros Cordido
Equipe tcnica: Adriana Cristina Zambrini
Andr Oliva Teixeira Mendes
Antonio Pedro Leme de Barros
Dbora de Castro Arajo
Classificao e ordenao de documentos................ 11

Classificao, identificao dos documentos
e anlise documental............................................ 15
Bibliografia comentada........................................... 37
CO-EDIO
IMESP - Imprensa Oficial do Estado de So Paulo
AGRADECIMENTOS
FUNDUNESP - Fundao para o Desenvolvimento da UNESP
Gonalves, Janice.
Como classificar e ordenar documentos de arquivo / Janice Gonalves.
So Paulo: Arquivo do Estado, 1998.
37 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer; v. 2)
ISBN 85-86726-05-2
1.Arquivstica - Classificao. 2. Ordenao - Arquivstica I.
Arquivo do Estado (So Paulo). II. Ttulo. III. Srie
CDD - 025.717
CDU - 930.251
Apresentao
A instalao do Arquivo do Estado de So Paulo em prdio
prprio, na rua Voluntrios da Ptria, 596, Santana, Capital, com
dependncias apropriadas para abrigar seu rico acervo e pessoal
tcnico em nmero suficiente para o desenvolvimento de suas
atividades, permitiu-lhe assumir uma feio muito mais dinmica,
passando a assumir o papel de relevo que lhe cabe historicamente
na administrao pblica e entre seus congneres.
A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-se

gratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuo relacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique,
em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso
Estado.
Dr. Fausto Couto Sobrinho

Diretor Tcnico do Arquivo do Estado
Essa nova fase da instituio manifesta-se, entre outros aspectos, pela ampliao da gama dos servios prestados na rea
cultural, dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de
instrumentos de pesquisa, e de manuais tcnicos que auxiliem no
processo de formao e aperfeioamento dos profissionais da rea
de arquivos.
O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, de
valiosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com a
Imprensa Oficial do Estado I.O. e a Associao dos Arquivistas
Brasileiros AAB Ncleo Regional de So Paulo. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento de um extenso programa
de publicaes (vinte e trs previstas apenas para este ano), e a
segunda tem resultado numa assessoria permanente tanto formal, quanto informal na rea da Arquivstica, eis que a AAB/SP
congrega especialistas de renome internacional nesse campo de
atuao.
A presente publicao , pois, o resultado do esforo conjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer, elaborado pela Comisso de Cursos da AAB/SP. Orientado, como o prprio nome indica, para aspectos prticos do dia a dia dos profissionais da rea, esse projeto prev uma srie de outras publicaes,
sempre de autoria de professores com larga experincia na organizao de arquivos.
CLASSIFICAO E ORDENAO
DE DOCUMENTOS
Introduo
O TEMA E O MANUAL
O Projeto Como Fazer compreende uma srie de oficinas

de trabalho que abordam temas especficos em profundidade, tanto em seu aspecto terico, quanto metodolgico e operacional, capacitando o aluno a planejar e realizar as atividades inerentes ao
aspecto da Arquivstica em foco. Visa o aperfeioamento tcnico
de profissionais que j atuam na rea e que possuem, no mnimo, o
nvel mdio completo, bem como conhecimentos arquivsticos bsicos. Como uma de suas marcas caractersticas, para cada Oficina
elaborado um Manual, de responsabilidade do Professor.
Janice Gonalves, autora deste Como classificar e ordenar documentos de arquivo, mestre em Histria Social pela Universidade de So Paulo, especialista em Arquivos Pblicos e,
atualmente, superintendente da Fundao Pr-Memria de
Indaiatuba.
O presente manual aborda privilegiadamente dois procedimentos

tcnicos arquivsticos de fundamental importncia: a classificao e a ordenao. As reflexes aqui contidas so, como de esperar, produto do contato
com a bibliografia da rea arquivstica, do convvio com profissionais da rea
e da experincia com o processamento tcnico de documentos de arquivo.
Dai decorre que as posies assumidas no manual, em relao s diversas
questes abordadas, sejam, em muitos aspectos, amplamente compartilhadas, enquanto que em outros, no.
As questes tratadas esto integradas ao tecido vivo do debate
arquivstico e, portanto, sujeitas a questionamentos de maior ou menor profundidade. Entendo que as divergncias mais significativas esto indicadas,
mas, considerado o prprio perfil de um manual, no so objeto de longas
explanaes: apenas pontuam o texto, sugerindo ao leitor pausas de reflexo para que ele matize, repense e reelabore a argumentao apresentada.
Assim, procurei fazer com que o manual, de forma breve e compacta, cumprisse sua vocao, reunindo informaes e apresentando discusses tcnicas essenciais sobre o tema - servindo, enfim, como ferramenta de trabalho dos profissionais da rea arquivstica -, sem ser confundido, porm, com
o mero arrolamento de regras estticas.
CLASSIFICAO E ORDENAO:
UMA PRIMEIRA APROXIMAO
Classificao ou arranjo? I
Comisso de Cursos da AAB/SP
Tanto a classificao
quanto a ordenao esto a servio da organizao dos documentos. Do ponto de vista
arquivstico, convm que ambas
estejam articuladas, para que a
organizao possa resultar eficiente.
No meio arquivstico brasileiro, foi

consagrada a distino entre classificao
e arranjo. De acordo com tal distino, a
classificao corresponderia s operaes
tcnicas destinadas a organizar a documentao de carter corrente, a partir anlise
das funes e atividades do organismo produtor de arquivos. Por seu turno, o arranjo englobaria as operaes tcnicas destinadas a organizar a documentao de
carter permanente.
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O objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade s

funes e s atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre os documentos. Podemos entender que a classificao , antes de tudo, lgica: a partir da anlise do organismo produtor
de documentos de arquivo, so criadas categorias, classes genricas,
que dizern respeito s funes/atividades detectadas (estejam elas configuradas ou no em estruturas especficas, como departamentos, divis6es
etc.). Exemplo: uma classe Administrao de Finanas, subdividida em
Classificao ou arranjo? II
quatro outras: Controle orgament6rio
geral, Receita, Despesa, MoviEm ambos os casos, pomentao bancria. Outro exemplo:
rm, o procedimento bsico
uma classe Departamento Financeio mesmo: definir grandes clasro, subdividida em duas: Contabilises
abstratas
que
dade e Tesouraria. Nas subclasses,
correspondam, de forma coesero inseridas as sries tipolgicas:
rente e articulada, s funes
notas de empenho e comprovantes
e atividades do organismo am
de pagamento, ligados s atividades
questo, no perodo recoberto
de despesa controladas pela rea de
pela documentao a ser orContabilidade; extratos bancrios, foganizada.
lhas de conciliao bancria, registro
dirio de caixa e bancos, todos liga inegvel que as condies
dos s atividades de controle da moem que o tratamento tcnico
vimentao bancria, de modo geral.
da documentao feito, em
A classificao geralmente
um e outro caso, so bastantraduzida
em esquema no qual a hite diferentes; no entanto,
erarquia entre as classes e
pode-se considerar o trabalho
subclasses aparece representada estcnico a ser realizado subspacialmente. Esse esquema chatancialmente diverso, a ponto
mado plano de classificao.
de merecer outra denominaQuanto ordenao, seu
o?
objetivo bsico facilitar e agilizar a
consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relao a um mesmo
tipo documental, os documentos atingern um volume significativo. A
adoo de um ou mais critrios de ordenao para uma srie documental permite evitar, em princpio, que, para a localizao de um nico documento, seja necessria a consulta de dezenas ou centenas de outros.
O procedimento tcnico de classificao alcana, portanto, os tipos documentais (identifica-os e articula-os entre si), mas considera sobretudo a forma e as razes que determinaram sua existncia (como e
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por qu foram produzidos). J a ordenao aborda os tipos documentais

especialmente do ponto de vista das consultas que lhes forem feitas.
Utilizando o exemplo dado anteriormente: cabe ordenao definir
a melhor maneira de dispor fisicamente as notas de empenho (numericamente?), os extratos bancrios (cronologicamente?) e todos os demais tipos documentais.
POSSVEL CLASSIFICAR SEM ORDENAR?

Certamente, possvel classificar sem ordenar, mas no recomendvel (pois a organizao dos documentos ficar incompleta). Documentos
organizados atravs de um plano de classificao que no estiverem ordenados por nenhum critrio sero mais dificilmente manipulados (o acesso a
eles ser mais difcil).
POSSVEL ORDENAR SEM CLASSIFICAR?

Grosso modo, no Brasil, na maior parte dos organismos acumuladores/ produtores de arquivos, pouco freqente que a organizao dos
documentos esteja a cargo de um profissional que conhea e aplique ao
seu trabalho os princpios tcnicos arquivsticos. Assim, muito raro encontrar, nestes organismos, documentos classificados de acordo com a estrutura ou com as funes que os geraram. Mais comumente, a organizao dos
documentos de arquivo costuma ser resumida sua ordenao - aps serem separados por tipo ou espcie, so ordenados cronologicamente, alfabeticamente ou numericamente.
No entanto, tal organizao no suficiente para informar sobre os
vnculos da documentao com o seu organismo produtor. A natureza destes vnculos fica verdadeiramente clara atravs do plano de classificao.
Assim, exatamente em funo de sua complementaridade que a
classificao e a ordenao esto sendo aqui consideradas de forma conjunta.
Sem a classificao, fica nebulosa a caracterstica que torna os documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relao aos demais
documentos: a organicidade. Nenhum documento de arquivo pode ser
plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de
sua produo - ou, expresso de outra forma, sem o estabelecimento de
seus vnculos orgnicos. Por conseqncia, a classificao torna-se condio para a compreenso plena dos documentos de arquivo tanto a perspectiva de quem os organiza como de quem os consulta. De outro lado, o
acesso bem sucedido documentao est associado, entre outros fato-
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res, sua localizao rpida e precisa, algo que depende da conveniente ordenao dos documentos.
Buscar alcanar boa qualidade tcnica na organizao de documentos de arquivo implica entender a necessidade de realizao conjunta - embora no necessariamente simultnea - dos procedimentos de
classificao e de ordenao.
Plano de Classificao ou Quadro do Arranjo?

Como decorrncia da distino tradicional de classificao e arranjo , os esquemas ou quadros gerais que os expressam costumam ser denominados diferentemente: plano de classificao (para
os documentos de carter corrente) e quadro de arranjo (para os
documentos de carter permanente).
Ambos, porm, tm a finalidade do traduzir visualmente as relaes
hierrquicas e orgnicas entre as classes definidas para a organizao da documentao. Vale destacar que, no caso de documentao de carter permanente, as classes ganham nomes especficos:
grupos, subgrupos a sries.
CLASSIFICAO, IDENTIFICAO DOS

DOCUMENTOS E ANLISE DOCUMENTAL
A NECESSIDADE DE IDENTIFICAO DOS DOCUMENTOS
E A IMPORTNCIA
DA ANLISE DOCUMENTAL
A identificao dos documentos de arquivo o primeiro passo para
sua organizao e guarda adequadas. Na identificao, fundamental que
tenhamos como referncia os elementos caractersticos dos documentos.
Situao-problema:
documentos desorganizados encontrados em depsito
Procedimentos possveis
A situao-problema (1)
Suponhamos que um volume imenso de documentos seja encontrado em depsito de uma
determinada Prefeitura Municipal. As condies em que se encontram no so animadoras: amarrados, em sacos plsticos ou soltos,
e aparentemente sem nenhuma ordem.
Sero documentos de arquivo?
Como podemos ter certeza?
Tentando identificar os documentos encontrados,
constatamos a existncia de balancetes mensais,
guias de arrecadao de taxas, folhas de pagamento e livros-razo, todos originais, e todos gerados
pela Prefeitura Municipal.
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Bem, um encaminhamento
possvel e recomendvel
para a situao seria, primeiramente, identificar os
documentos.
Nessa tarefa, conviria aproximar os documentos segundo as espcies e, sobretudo, segundo os tipos
documentais. Pois os tipos
documentais esto intimamente relacionados s
atividades que os geraram,
e oferecem pistas significativas, conseqentemente,
sobre suas condies de
produo.
O que podemos concluir?
Estamos diante de um conjunto de documentos de
arquivo relacionados administrao de finanas da
Prefeitura Municipal!!
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O que podemos concluir?

Ao lado daqueles documentos, encontramos
cpias de folhas de controle de freqncia de
alunos, assinadas por professores de escolas
rurais mantidas pelo Governo do Estado, mas
que apresentam carimbo de recebimento da
Cmara Municipal.
Muito provavelmente,
estamos diante de documentos de arquivo da
Crnara Municipal (enviados a ela por algurna razo
a ser investigada, mas que
certamente se relaciona
questo do ensino no mbito do Municpio).
Numa situao como a apresentada acima, a espcie, o tipo, a

forma, o formato e o prprio contedo do documento so muito importantes para a sua identificao e para a sua caracterizao como documento de arquivo. E todos estes elementos ajudam a esclarecer um outro,
ainda mais fundamental, que o contexto de produo do documento.
MAS, AFINAL, O QUE UM DOCUMENTO?

Pensemos em trs pessoas com perfis profissionais distintos um porteiro, um motorista de txi e um historiador. Se solicitssemos a
todos que mencionassem a1guns documentos, ao acaso, que tipo de
respostas obteramos?
bem provvel que, como a maior parte das pessoas, o porteiro
e o motorista de txi citassem: cdulas de identidade; certides de nascimento, de casamento ou de bito; certificados de reservista; carteiras de
trabalho etc. Fundamentando suas respostas, poderamos perceber a
associao de documento quilo que de alguma forma medeia as relaes dos indivduos com a esfera pblica.
No senso comum, o documento costuma ser entendido como tudo aquilo

que possa, registrar (e atestar) o cumprimento de deveres do indivduo,
enquanto cidado, ou mesmo servir como garantia de direitos; e, em
geral, documento tambm costuma estar identificado a documento escrito.
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Por seu lado, um historiador, hoje, tender a dar uma definio mais
ampla de documento, abrangendo tanto a esfera pblica da vida dos indivduos como a esfera privada, e contemplando registros nos mais variados
suportes, formas e formatos.
Para um historiador, praticamente tudo poder vir a ser considerado documento, desde que fornea informao sobre algum problema sujeito
investigao histrica.
Assim, uma camiseta poder ser considerada um documento de cultura material, informando sobre a indstria de malhas ou sobre moda; uma
boneca poder informar sobre prticas ldicas infantis ou sobre a sociedade de consumo; um disco poder informar sobre a indstria fonogrfica, a
produo musical ou os padres estticos vigentes numa determinada poca. Aquilo que para a maior parte das pessoas, no seu dia-a-dia, no documento, pode
Valores primrios
e secundrios
ser transformado em documento por um hisEm Arquivstica, a discustoriador, em funo de seu interesse por cerso em torno dos valores
tos temas de pesquisa. Para poder realizar
primrios
a secundrios da
tal transformao, o historiador passa a dedocumentao est intimatectar, nestes materiais, mais do que o seu
mente associada questo
mero valor primrio - para ele, a camiseta no
da avaliao de documen apenas algo para vestir, a boneca no
tos - isto , da determinaapenas algo para brincar, o disco no apeo de valores (sejam eles
nas algo para ouvir. Ao valor primrio destes
administrativos, jurdicomateriais - aquele valor que fez com que foslegais ou histrico- culturais) que permitam estabesem produzidos, o valor que lhes foi atribudo
lecer a destinao ser dada
primeiramente, primariamente - o historiador
a ales (eliminao, guarda
acrescenta um segundo valor, um valor setemporria ou guarda percundrio.
manente). Os valores pri sabido que os historiadores - e os
mrios so tambm chamaespecialistas em documentos, em geral - dedos de valores imediatos, e
moraram a adotar esta viso to ampla de doos valores secundrios,
cumento. Mas curioso observar que, hoje
mediatos.
como no sculo XIX, na viso do senso comum ou de profissionais, a definio de documento ainda continua ligada
idia de prova, enquanto demonstrao ou evidncia.
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Por mais heterodoxos que sejam os documentos dos quais lance

mo, atualmente, o historiador sempre recorrer a eles para fundamentar suas interpretaes: ao citar os documentos consultados em sua pesquisa, no s estar declarando, indiretamente, que eles possibilitaram
suas interpretaes, como assegurando que tais interpretaes no so
mero fruto de sua criatividade e imaginao (os documentos demonstrariam, evidenciariam, em alguma medida, a consistncia de suas reflexes). Certamente, as grandes inovaes tecnolgicas do sculo XX e a
possibilidade de registrar informaes numa multiplicidade de materiais,
dimenses e circunstncias contriburam enormemente para ampliar a
noo de documento. E, assim, cruzando reflexes historiogrficas e
inovaes tecnolgicas, poderemos compreender melhor a tendncia de
os profissionais dos documentos (arquivistas, muselogos, bibliotecrios e documentalistas em geral) adotarem uma definio de documento
que contemple toda esta diversidade - entendendo-o, muito simplesmente, como todo registro material de informao.
Os elementos caractersticos dos documentos:

suporte, forma, formato, gnero,
espcie, tipo, contexto de produo
Suporte
Forma
Formato
Gnero
Espcie
Por mais variados que sejam, os documentos costumam apresentar elementos caractersticos comuns: suporte, forma, formato, gnero, espcie, tipo e contexto de produo. Para maior clareza, convm
examinar as definies tcnicas:
Tipo
definio tcnica
Material sobre o qual
as informaes so
registradas.
Estgio de
preparao e de
transmisso de
documentos.
Configurao fsica
de um suporte, de
acordo com a
natureza e o modo
como foi
confeccionado.
Configurao que
assume um
documento de acordo
com o sistema de
signos utilizado na
comunicao de seu
contedo.
Configurao que
assume um
documento de acordo
com a disposio e a
natureza das
informaes nele
contidas.
Configurao que
assume uma espcie
documental, de
acordo com a
atividade que a gerou.
exemplos
fita magntica, filme de nitrato,
papel
original, cpia, minuta,
rascunho
caderno, cartaz, diapositivo,

folha, livro, mapa, planta, rolo
de filme
documentao audiovisual,
documentao fonogrfica,
documentao iconogrfica,
documentao textual
boletim, certido, declarao,

relatrio
boletim de ocorrncia, boletim

de freqncia e rendimento
escolar, certido de
nascimento, certido de bito,
declarao de bens,
declarao de imposto de
renda, relatrio de atividades,
relatrio de fiscalizao
Obs.: as definies acima relacionadas so as mesmas que se encontram em Dicionrio

de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996.
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No exemplo dado anteriormente - dos documentos reunidos de

forma desordenada no depsito de uma Prefeitura Municipal -, a importncia da anlise dos elementos caractersticos dos documentos j foi
destacada. No entanto, preciso salientar que, ao menos no caso dos
documentos de arquivo, um destes elementos ainda mais determinante
na organizao da documentao: o contexto de produo, ou seja, as
circunstncias que fizeram com que o documento existisse e tivesse um
suporte, uma forma e um formato especficos, configurando um determinado tipo documental.
Diferentemente do que ocorre com os demais elementos caractersticos dos documentos, o contexto de produo no pode ser percebido apenas atravs da anlise minuciosa do documento que tivermos em
mos - embora a anlise sempre fornea indicaes preciosas a este
respeito. Como, ento, tal contexto pode ser reconstrudo, por parte de
quem est incumbido de organizar a documentao?
O CONTEXTO DE PRODUO DOS DOCUMENTOS DE

ARQUIVO E A IMPORTNCIA DO ESTUDO DA ESTRUTURA
E DO FUNCIONAMENTO
DO ORGANISMO PRODUTOR
Na histria das sociedades, as etapas da existncia de pessoas e
entidades - nascimento/criao e implantao, crescimento/desenvolvimento, morte/desativao - foram e so, costumeiramente, objeto de
registro, nos mais variados suportes. Tais registros, intimamente relacionados s diversas atividades exercidas, ao longo do tempo, por pessoas
e entidades - ou, mais precisamente, por pessoas fsicas ou jurdicas do origem a arquivos. O documento de arquivo , assim, o documento
que um determinado organismo - seja ele pessoa fsica ou jurdica - produz no exerccio de suas funes e atividades (produo que pode
significar tanto a elaborao do documento pelo prprio organismo, como
a recepo e guarda). Conseqentemente, compreender o contexto de
produo de um documento de arquivo exige conhecer a histria do organismo produtor, abordando-a, principalmente, na perspectiva das funes e atividades por ele desenvolvidas - na perspectiva da estrutura e
funcionamento do organismo produtor.
Que procedimentos devem ser adotados para estudar a estrutura
e funcionamento do organismo produtor de arquivo, no decorrer de sua
histria?
Antes de tudo, preciso localizar as fontes de informao privilegiadas para a realizao do estudo.
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Se o organismo produtor de arquivo for uma entidade (pessoa

jurdica), muito provavelmente estas fontes estaro no prprio arquivo,
correspondendo a documentos relacionados criao e instalao da
entidade e aos principais momentos de reformulao ou redirecionamento
administrativo. No caso de instituies pblicas, as informaes sobre
sua criao e sobre suas principais transformaes estruturais devero
estar contidas na legislao, podendo ser complementadas atravs da
consulta de relatrios de atividades (indicando em que medida as disposies legais se efetivaram) e atas de reunies das instncias internas
de poder. No caso de instituies particulares, ao invs da legislao,
outros documentos de constituio so, freqentemente, mais decisivos
(estatutos sociais, por exemplo), mas o estudo da estrutura e do funcionamento do organismo tambm costuma se apoiar em atas de reunies
e relatrios de atividades, ou outros documentos correlatos (planos de
metas, projetos institucionais etc.).
Se o organismo produtor de arquivo for uma pessoa fsica, as
fontes privilegiadas para a realizao do estudo sero os documentos
que concentram informaes gerais sobre sua vida. Tambm aqui, h
grande probabilidade de que estas fontes componham o prprio arquivo
a ser organizado: currculos (muito teis, por serem simultaneamente sintticos e abrangentes), dirios (timos para esclarecem dvidas mais
pontuais), relatos de carter memorialstico etc.
Caso a consulta a todos estes documentos no seja suficiente ou
ainda, por alguma razo, tais documentos no mais existam ou no sejam encontrados - ser necessrio localizar outras fontes de informao:
amigos e parentes do titular do arquivo, ou antigos diretores e funcionrios da entidade (que estejam dispostos a fornecer depoimentos); estudos e trabalhos que tratem, direta ou indiretamente, da entidade ou da
pessoa que produziu o arquivo etc.
A localizao e a consulta destas fontes de informao devem,
em princpio, resultar na reunio substancial de dados que, sistematizados permitiro compreender o contexto geral de produo dos documentos.
Na sistematizao dos dados levantados, ser importante, para a
organizao dos documentos de arquivo, detectar com clareza as funes primordiais assumidas pelo organismo produtor. O conjunto de
funes detectadas envolver necessariamente, atividades que deve
cumprir de forma direta (atividades-fim), bem como atividades que lhe
servem como suporte (atividades-meio).
Grosso modo, uma escola ter como funo primordial servir como
espao de exerccio de prticas pedaggicas que permitam o ensino-
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aprendizagem. J uma livraria ter como funo primordial o comrcio

de publicaes (especialmente, livros e revistas). Embora as funes primordiais de ambas sejam distintas e, igualmente, suas atividades-fim,
muito provvel que existam atividades-meio semelhantes (controle de
finanas, controle de materiais, manuteno das instalaes fsicas,
contratao de pessoal etc.).
De modo geral, e salvaguardadas as excees de praxe, entendo

que a opo pela classificao estritamente funcional, apesar de menos freqente e tecnicamente mais complexa, costuma atender melhor
as exigncias da classificao arquivstica. No entanto, cabe ao profissional de arquivo examinar cada situao e decidir pelo que se apresentar como tecnicamente mais correto.
Definir atividades-fim e atividades-meio e relacion-las a funes mais

abrangentes j significa reunir elementos para a classificao dos documentos. A reunio lgica de funes e atividades, com a percepo de sua
maior ou menor autonomia ou subordinao interna, permitir a elaborao do plano de classificao.
Classificao funcional, estrutural ou por assunto
ELABORAR PLANOS DE CLASSIFICAO

DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Ao estabelecer as classes do plano de classificao, devemos
seguir um critrio funcional (classes correspondendo estritamente a funes) ou estrutural (classes correspondendo a estruturas - setores,
divises, departamentos)?
A questo talvez parea equivocada - uma falsa questo -, uma
vez que as estruturas presentes em um determinado organismo produtor
de arquivo (neste caso, obrigatoriamente uma entidade) devem, em princpio, guardar correspondncia com funes por ele assumidas e desenvolvidas.
No entanto, a questo se sustenta, e no de fcil resoluo,
pois a opo por um ou outro critrio poder interferir na coerncia interna do plano de classificao.
Quem se habitua a estudar, numa perspectiva propriamente
arquivstica, a histria de organismos produtores de arquivo,
freqentemente se depara com situaes em que algumas funes so
logo traduzidas em unidades administrativas claramente definidas, ao
passo que outras, apesar de importantes e exercidas com regularidade,
tardam ou nunca chegam a ter uma correspondncia estrutural. Como
proceder? Elaborar um plano de classificao em parte funcional, em
parte, estrutural?
A opo pela classificao estrutural , tradicionalmente, mais
aceita e adotada. Apresenta, porm, inconvenientes - quando no h
estruturas que digam respeito totalidade das funes e atividades do
organismo; quando, eventualmente, as estruturas existentes so confusas, misturando indevidamente funes; quando as estruturas sofrem
alteraes constantes.
22
A questo da opo preferencial pela classificao funcional ou estrutural

polmica e parece muito longe de qualquer consenso. Como elemento
complicador, ambas as classificaes so, com freqncia, associadas classificao por assunto .
No mbito arquivstico, o emprego do termo assunto gera inmeras confuses, sendo ora entendido como funo, ora como tema. Seria conveniente
que o uso do termo assunto fosse evitado, pois se refere, mais propriamente,
ao contedo estrito de um documento. Assim, um relatrio sobre as atividades
de alunos e professores de uma escola municipal nas comemoraes do Dia
da Brasilidade estar associado funo desenvolvimento de atividades pedaggicas (ou outra similar), mas poder ser remetido a assuntos ou temas
diversos (ensino, civismo, nacionalismo etc.).
Convm ainda salientar que, para elaborar planos de classificao de boa qualidade tcnica, no basta proceder ao levantamento exaustivo de funes, atividades-fim e atividades-meio, nem apenas optar, aps
muita reflexo, pelo critrio funcional ou estrutural. Se o plano esboado
resultar em um nmero muito grande de classes, tender a ser utilizado
com certa dificuldade - quantas classes tero que ser examinadas para
que o melhor local do documento seja encontrado? Por outro lado, se
resultar em um nmero reduzido de classes para urna documentao
muito variada e volumosa, possvel que se torne insatisfatrio. O mesmo poder acontecer no caso de classes muito especificamente ligadas
a determinados documentos, de tal modo que no permitam a incluso
de outros que venham a ser produzidos. A elaborao do plano no
pode estar desconectada da preocupao com sua aplicao.
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Assim, convm buscar, para as classes a serem criadas, um nvel de generalidade ideal, que proporcione ao menos trs qualidades ao
plano de classificao:
Simplicidade
Flexibilidade
Expansibilidade
Estas trs qualidades, reunidas, devero permitir que o plano de

classificao seja aplicado sem grandes dificuldades, bem como possibilitar a necessria adaptao a situaes no previstas nos levantamentos efetuados para sua elaborao (como o surgimento de novas
atividades, ou a incorporao de novos documentos a classes anteriormente definidas).
Por fim, interessante verificar se o plano de classificao, uma
vez elaborado, est livre de algumas deficincias tcnicas: ele fetivamente
espelha, com clareza, o conjunto de atividades do organismo produtor
de arquivo? mesmo que no tenhamos nenhuma informao sobre este
organismo, ser possvel identificar o seu perfil, por meio do exame das
diversas classes do plano? a hierarquizao das classes foi bem realizada? e as classes definidas - no se sobrepem, em alguma medida?
Alguns exemplos de planos de classificao
Seguem, adiante, dois exemplos de planos de classificao, no
s para evitar que as consideraes aqui tecidas paream excessivamente abstratas, como para permitir, de imediato, que sejam melhor avaliadas e ponderadas. No so, portanto, apresentados corno modelos,
mas como referncias para reflexo.
Exemplo 1: Plano de classificao adotado para os fundos pblicos do

Arquivo Pblico e Histrico de Ribeiro Preto (identificado como Quadro
de Classificao dos Documentos do Poder Pblico Municipal). So discriminados abaixo apenas os grupos e subgrupos.
24
Administrao
Material
Patrimnio
Pessoal
Protocolo
Transporte
Manuteno
Agricultura
Cultura
Equipamentos
Eventos
Desenvolvimento Urbano e Rural
Habitao
Meio Ambiente
Obras Particulares
Obras Pblicas
Uso e Ocupao do Solo
Educao
Educao Infantil
Ensino Fundamental
Ensino Superior
Merenda Escolar
Esportes
Finanas
Contabilidade
Oramento
Tesouraria
Tributao
Representao
Assessoria Jurdica
Eleies
Publicidade
Sade
Assistncia Mdico-Odontolgica
Vigilncia Sanitria
Servios Municipais
Abastecimento
gua e Esgotos
Cemitrio
Recursos Energticos
Limpeza Pblica
Segurana
Telecomunicaes
Trnsito
Transportes
Fonte:ARQUIVO PBLICO E HISTRICO DE RIBEIRO PRETO. Guia doArquivo

Pblico e Histrico de Ribeiro Preto. Ribeiro Preto (SP): O Arquivo, 1996.
Exemplo 2: Plano de classificao adotado para o arquivo do Sindicato

dos Jornalistas Profissionais no Estado de So Paulo (identificado como
Quadro de arranjo do Fundo Sede do SJPESP). So discriminados
abaixo apenas os grupos e subgrupos.
25
Administrao
Tomada de deciso
Assemblia
Reunio de diretoria
Reunio do Conselho de Base
Suporte s atividades-fim
Recursos financeiros
Recursos humanos
Recursos patrimoniais
Recursos informacionais
Recursos documentais
Escolha de dirigentes
Assistncia Jurdica
Acompanhamento de processos trabalhistas
Homologao
Pedidos de Aposentadoria
Assistncia Sade
Atendimento ambulatorial
Convnios
Assistncia Social
Auxlio-funeral
Auxlio-natalidade
Bolsas de estudo
Campanhas
Convnios
Financiamento de casa prpria
Fundo-desemprego
Fundo de greve
Comunicao
Boletim do Sindicato
Caf Jornal
Jornal Unidade
Liberdade Sindical
Mural
Cultura
Biblioteca
Cineclube
Conferncias
Cursos
Palestras
Defesa de Condies de Trabalho

Acompanhamento de casos individuais
Acompanhamento de casos coletivos
Campanhas especficas / gestes
Campanhas salariais
Organizao das redaes
Defesa do Exerccio Profissional
Campanhas
Denncias junto DRT (Delegacia Regional do
Trabalho)
Pareceres sobre registro profissional
Fiscalizao da Aplicao do Cdigo de tica
Sindicncias
Formao Profissional
Campanhas
Cursos
Formao Sindical
Conferncias
Congressos
Cursos
Debates
Publicaes
Lazer I Recreao
Baile da Imprensa
Colnia de Frias
Shows
Relaes Sindicais
Campanhas
Congressos
Debates
Entidades
Relaes Sociais
Campanhas
Congressos
Debates
Entidades
Sindicalizao
Admisso / demisso de scios
Campanhas
Sindicncias
vezes opta-se por atribuir a elas nmeros que sigam as convenes do

mtodo decimal ou do mtodo duplex1 .
A ORDENAO: SOBRE QUAIS DOCUMENTOS RECAI?

No presente manual, a ordenao est sendo entendida como
tecnicamente muito menos complexa que a classificao: trata-se de
estabelecer um ou mais critrios que determinem a disposio fsica de
um dado conjunto de documentos - e no um conjunto qualquer, mas
uma srie, isto , o conjunto de unidades de um mesmo tipo documental. Em princpio, se a classificao precedeu a ordenao, os diversos
tipos documentais devero ser facilmente visualizveis, pois estaro (ou
deveriam estar) contidos no plano, identificveis sempre como as menores subdivises no interior de cada grande classe.
Se, portanto, os documentos a serem ordenados so tipos documentais, o que deve ser considerado no estabelecimento de critrios para
sua ordenao?
ORDENAO: A IMPORTNCIA
DE CONSIDERAR OS TIPOS
DE BUSCA
Para definir como devem ser ordenados os documentos, devemos considerar os tipos de busca a que estaro sujeitos: como os documentos podero ser procurados? ou, de forma mais precisa: como os
documentos podero ser mais freqentemente procurados?
As respostas tendero a variar, para uma mesma documentao,
caso ela esteja em sua fase corrente ou permanente. De uma forma ou
de outra, entretanto, as respostas dependero da percepo, por parte
do arquivista, das necessidades dos usurios principais dos documentos. Deste modo, se uma determinada empresa rene correspondncia
Prmios
Fonte: LO SCHIAVO, Rita de Cssia Martinez. Roteiro para organizao de arquivos

de entidades de classe. So Paulo, 1997. Dissertao de mestrado apresentada
FFLCH/USP.
As classes e subclasses de um plano de classificao podem ser

numeradas seqencialmente ou receber um cdigo alfabtico, numrico, ou alfanumrico, definido por quem o elaborou. Para que a hierarquia entre as classes e suas divises se torne mais perceptvel, muitas
26
Para que possa ser aplicado o mtodo decimal, o plano no pode ter mais de 10
classes, e suas subdivises seguintes tambm devem estar limitadas a dez. Assim, sendo 100 a primeira classe, as subclasses imediatas correspondero s dezenas existentes entre a primeira e a classe seguinte, 200 (ou seja, 110, 120, 130 etc.); por sua vez, as
subdivises da classe 110 sero as dez que existem entre 110 e 120 (ou seja, 111, 112,
113 etc.), e assim por diante. No mtodo duplex, no h limite mximo para classes e
subclasses; as divises entre classes e subclasses so indicadas por traos (ou, em
outras verses, por pontos): sendo 1 a primeira classe, as divises imediatas sero 1-1,
1-2, 1-3 etc.; as divises de 1-1 sero 1-1-1, 1-1-2, e assim sucessivamente.
27
com clientes e fornecedores de todo o pas, e se h interesse da empresa em realizar projetos regionais, provavelmente haver tambm interesse em buscar as diversas cartas em funo da situao geogrfica de
seus destinatrios e emitentes; tambm, muito provavelmente, no interior desta ordenao geogrfica haver interesse em agrupar as cartas
pelos fornecedores e clientes da empresa (ordenao alfabtica dos
nomes) e, finalmente, de ordenar cronologicamente as cartas trocadas
com cada um deles.
Portanto, mais de um critrio de ordenao
poder ser adotado para os documentos, de
Srie e tipo
acordo com a convenincia do seu usurio prindocumental I
cipal - no caso citado, a prpria entidade produtora do arquivo. Assim, os interesses do usuNo h consenso
rio principal, ao consultar a documentao,
arquivstico quanto s
tm que ser conhecidos por aquele que orgasries: seriam apenas
niza os documentos.
tipolgicas? no podePorm, nem sempre a forma de ordenao
riam ser funcionais ou
que seria supostamente mais adequada aos
temticas? Destaco,
interesses imediatos do usurio se revela a
como apoio para a reflexo, que a palavra
mais adequada organizao dos documensrie est fortemente
tos, tomados na inteireza de seu ciclo vital. Por
associada a dois signiexemplo: as prefeituras municipais costumam
ficados: seqncia e
produzir, anualmente, milhares de processos,
conjunto. Costumam
a partir de requerimentos diversos encaminhaformar uma srie os
dos a elas pelos cidados. Tais processos coselementos que, mesmo
tumam ter origem em um nico rgo, embora
no sendo rigorosatramitem por vrios; freqentemente, o rgo
mente iguais, apresenno qual os requerimentos foram protocolados
tam entre si mais see autuados rene os processos em ordem numelhanas do que diferenas, o que permite
mrica seqencial, a cada ano, e, tambm
sua reunio (dando
freqentemente, pelo nmero que so soliciorigem a um conjunto).
tados. Aparentemente, a ordenao mais conveniente seria a cronolgica e numrica (por
ano e, no interior do ano, por nmero de processo). Mas, seria mesmo?
28
Se atentarmos para as consultas feitas a esSrie e tipo

tes processos, verificaremos que as solicitaes
documental - Il
dos documentos se fazem em funo do tipo de
requerimento, antes de tudo, e depois pelo reque- Ao serem reunidos,
os elementos de
rente, sendo que o nmero do processo o nico
mecanismo disponvel de busca. Se pensarmos uma srie usualmenainda que esta documentao ter que ser avalia- te obedecem a uma
da, estando sujeita a eliminao, torna-se clara a certa disposio sucessiva, seja ela
maior convenincia de tais processos estarem agrutemporal ou espacial
pados segundo o tipo de requerimento (de apro/ fsica. Ora, numa
vao de plantas, de parcelamento de taxa de asperspectiva
falto, de reviso de IPTU, de habite-se, de con- arquivstica, no o
cesso de alvar de funcionamento etc.).
conjunto de docuA que concluses podemos chegar, neste mentos de um mesmo tipo documental
caso?
(passvel
de disposiEm primeiro lugar, que a ordenao adotada
o fsica sucessiva,
pela unidade de origem insatisfatria, por no se
a partir de critrios
dar sobre os tipos documentais, propriamente: um
comuns) o mais coeprocesso de requerimento de aprovao de planta rentemente identifide construo bastante diferente de um proces- cado a uma srie?
so de reviso de IPTU, relacionando-se a reas,
funes e atividades administrativas distintas. Em segundo lugar, que os
documentos, mesmo separados por tipos e talvez ordenados por ano e
por requerente, ainda tero o nmero como um mecanismo de busca
importante (mesmo se a administrao no o utilizar, o nmero possivelmente ser a nica informao que o requerente dispor sobre o processo). Assim, se o nmero do processo no for considerado na ordenao
direta dos documentos, dever ao menos ser considerado na elaborao
de instrumento paralelo de busca (uma listagem, por exemplo).
AS DIVERSAS FORMAS DE ORDENAO

A adoo de uma determinada forma de ordenao est longe de
ser uma obviedade. Alm de ter de considerar os interesses dos usurios
e a prpria perspectiva de avaliao e eliminao de documentos, o arquivista deve verificar se a ordenao adotada no cria dificuldades para
os funcionrios que ficaro diretamente incumbidos dela. Por tudo isso,
deve-se optar, tanto quanto possvel, por formas simples de ordenao.
A ordenao feita com base nos elementos informativos contidos
nos documentos. De forma geral (e sempre dependendo do tipo docu-
29
mental em questo), os elementos informativos mais comumente tomados como referncia para a ordenao so:
a) Nmero do documento (atribudo pelo emissor ou pelo receptor);
b) Data;
c) Local de procedncia;
d) Nome do emissor ou do destinatrio;
e) Objeto ou tema especfico do documento.
Se os documentos a serem ordenados forem relatrios anuais de
atividades da entidade, mais provavelmente sero consultados de acordo com a data, e, portanto, ordenados cronologicamente. Se forem relatrios mensais de atividades de funcionrios, elaborados por eles e dirigidos ao superior, os documentos podero ser ordenados cronologicamente e alfabeticamente: divididos em meses, e dentro de cada ms, por
nome de funcionrio (caso, para a entidade, seja importante acompanhar sistematicamente as atividades de cada funcionrio, a ordenao
poder ser invertida: alfabeticamente, por nome de funcionrio, sendo
os relatrios de cada um ordenados cronologicamente). Se forem plantas de construes residenciais aprovadas no municpio, podero ser
ordenadas cronologicamente e alfabeticamente (pelo nome do projetista/
construtor, pelo nome do proprietrio ou por ambos os nomes, definindose apenas o elemento informativo que deve preceder ao outro). Se forem
portarias e resolues, devero ser procuradas pelo nmero (ordenao
numrica simples); podero ainda ser procuradas conforme o seu assunto ou tema estrito, o que exigir a confeco de um vocabulrio controlado que preveja os temas mais regulares ou provveis e os transforme em descritores (ento, as portarias sero reunidas conforme esses
descritores e distribudas sucessivamente, na ordem alfabtica dos
descritores)2. Neste ltimo exemplo, caberia verificar o tipo de busca
mais importante; se o nvel de importncia fosse praticamente equivalente, seria conveniente a elaborao de um ndice remissivo (temtico, se a
ordenao fosse numrica; numrico, se a ordenao obedecesse a critrio temtico).
Os exemplos poderiam ser multiplicados, a partir da considerao de diferentes tipos documentais. J so suficientes, entretanto,
2
Os procedimentos para elaborao deste vocabulrio controlado seriam os mesmos

adotados pela biblioteconomia a as disciplinas ligadas documentao em geral. No
caso citado, a necessidade de informao estaria exigindo o conhecimento e a
indexao do contedo estrito de cada documento - um grau de detalhamento que
no pode ser alcanado pela classificao, tal como tratada neste manual, e pela abordagem essencialmente tipolgica da documentao.
30
para reforar o que foi dito anteriormente, quanto adoo de um nico

critrio de ordenao para um mesmo tipo documental: mais
freqentemente, necessrio combinar dois ou trs critrios, de modo
que a ordenao garanta a agilidade necessria consulta. Alm disso,
nota-se que nem sempre a ordenao final ser suficiente para dar conta
de todos os tipos de buscas - da a necessidade de elaborar ndices
remissivos que contemplem as buscas no atendidas pela ordenao
adotada.
Outra concluso a que se pode chegar, a partir do que foi examinado at agora, que as modalidades de ordenao usualmente consideradas principais - numrica simples, cronolgica, numrico-cronolgica, alfabtica, geogrfica e temtica - formam, a rigor, duas grandes categorias: uma, das que tomam como referncia elementos informativos
compostos por algarismos, e outra, das que tomarn como referncia elementos informativos compostos por letras3 . Como a habilidade de lidar
com seqncias numricas crescentes e a de lidar com a seqncia das
letras do alfabeto so amplamente compartilhadas pelas pessoas, raro
que a aplicao de alguma das modalidades de ordenao acima referidas se depare com dificuldades de porte.
No obstante, a ordenao alfabtica, em especial, pode gerar
dvidas em algumas situaes especficas, sobretudo quando tiverem
de ser ordenados nomes de pessoas fsicas e jurdicas. Nestes casos,
so seguidas as regras clssicas de alfabetao:
1) Nomes de pessoas fsicas so registrados de forma invertida, com
entrada pelo nome de famlia;
2) Nomes de famlia compostos por substantivo mais adjetivo, ou unidos
por hfen, so considerados no seu conjunto;
3) Nomes de famlia que designam entidades religiosas (santos ou santas) tambm so considerados integralmente;
4) Prenomes ou nomes de empresas abreviados devem ter precedncia;
5) Artigos e preposies devem ser desconsiderados;
6) Nomes que designam grau de parentesco, (Filho, Neto, Sobrinho) so
considerados apenas quando o nome de famlia no for suficiente para
realizar a ordenao;
7) Nomes espanhis tm entrada pelo penltimo nome de famlia;
8) Nomes orientais no so invertidos;
9) Ttulos (Prof., Dr., Ministro etc.) so desconsiderados;
3
Para definies tcnicas dos tipos de ordenao anteriormente referidos, consultar:
Dicionrio de Terminologia Arquivstica, op. cit.
31
10) Nomes de entidades so registrados tal como se apresentam;

11) Eventos (como congressos, reunies, seminrios) tm entrada pelo
seu nome, sendo o nmero de sua edio considerado apenas quando o
nome do evento no for suficiente para realizar a ordenao4 .
CLASSIFICAO E ORDENAO NOS

ARQUIVOS CORRENTES E PERMANENTES
Feita, ento, a abordagem genrica da classificao e da ordenao arquivsticas, cabe tratar um pouco mais de perto das especificidades
que apresentam, em arquivos de perfil institucional, nas fases; corrente e
permanente.
CLASSIFICAO E ORDENAO NOS ARQUIVOS

CORRENTES: RELAES COM O PROTOCOLO
E A EXPEDIO DE DOCUMENTOS
Os documentos de arquivo de uma entidade so produzidos para
cumprirem uma determinada finalidade e, para isso, usualmente, tramitam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma entidade para outra, ou de um setor para outro da mesma entidade, at finalmente ser
arquivados. Todos os documentos que tramitam no interior de uma entidade foram elaborados diretamente por ela ou foram a ela encaminhados. Assim, os documentos de arquivo guardam relaes estreitas com o
protocolo e a expedio da documentao.
A expedio pode ser centralizada ou no. muito comum que
as vrias unidades administrativas de um rgo expeam documentos. A
expedio descentralizada costuma obrigar a uma multiplicidade de controles e registros do que expedido, e freqentemente acompanhada
da criao de pequenos arquivos em setores e sees (sendo arquivadas, basicamente, as cpias de tudo o que expedido). Neste caso, a
pulverizao da organizao dos documentos de arquivo favorece a falta de unidade de procedimentos tcnicos, e tambm dificulta a adoo
de um plano de classificao unificado.
Similarmente, nem sempre h um setor ou servio de protocolo

centralizado - s vezes, nem mesmo formalmente estruturado. No entanto, de uma forma ou de outra, todo organismo deve providenciar a realizao de algumas das atividades essenciais de um servio de protocolo
- receber, identificar, registrar e distribuir os documentos na entidade.
Seria desejvel ainda que, a estas atividades bsicas, fosse acrescentada a de classificar os documentos.
Qual a importncia de classificar os documentos, nos locais de
expedio e de protocolo?
A classificao o procedimento mais determinante na organizao dos documentos de arquivo: no que se refere especificamente
fase corrente, os documentos podem ser classificados durante a prpria
tramitao, o que j os prepara para a integrao aos demais documentos, quando tiverem de ser arquivados. Mais que isso: a classificao dos documentos na sua entrada ou sada do rgo auxilia na atualizao do plano de classificao, pois novos tipos documentais, no previstos no plano, que forem recebidos ou expedidos tero necessariamente que ser incorporados a ele. Neste sentido, se adotado em todas
as unidades que lidam com os documentos - seja protocolando-os, expedindo-os ou arquivando-os -, o plano de classificao ser um instrumento fundamental para a realizaro da gesto de documentos.
O UNIVERSO DOS DOCUMENTOS A SEREM

CLASSIFICADOS E ORDENADOS
NOS ARQUIVOS CORRENTES
Na fase corrente, o plano de classificao deve abranger todos
os tipos documentais produzidos/acumulados pela entidade, pois todos
eles devem ser objeto de organizao, estando, portanto, sujeitos classificao e ordenao. Sendo assim, o plano de classificao ser tambm extremamente til elaborao dos planos de destinao e das
tabelas de temporalidade, essenciais no processo de avaliao de documentos de arquivo.
4
As informaes sobre as regras de alfabetao, bem como as modalidades de ordenao, foram em grande medida adaptadas de PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e
prtica, 28 ed. Rio de Janeiro: FGV, 1991. esp. p. 33-62.
32
33

CORRENTES: RELAES COM OS TIPOS DE BUSCA
OS ARQUIVOS PERMANENTES E SUAS RELAES

COM OS ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS
A consulta aos documentos guardados nos arquivos correntes

costuma exigir rapidez e preciso na sua localizao, e um arquivamento
que permita at mesmo sua recuperao individual. Os tipos de busca,
entretanto, podem variar - desde a busca pontual (em relao a um documento especfico, cuja data, local de produo e emitente so conhecidos), at a tipolgico-cronolgica (ex.: todos os contratos de trabalho
do ltimo exerccio), ou mesmo temtica, no sentido de se referir ao
contedo estrito do documento (ex.: todos os documentos que versam
sobre um mesmo projeto, ou funcionrio, ou departamento etc.).
Como j foi mencionado anteriormente, os tipos de busca influenciam enormemente a adoo desta ou daquela modalidade de ordenao. Mas, como tambm j foi salientado, muito embora a ordenao
atribuda aos documentos, na fase corrente, deva atender
satisfatoriamente s demandas de seus usurios (essencialmente, os
funcionrios da prpria entidade), no deve deixar de ser adequada, igualmente, s necessidades do processo de avaliao.
Teoricamente, o arquivo permanente de uma entidade o seu

arquivo corrente transformado pelas eliminaes efetuadas no processo
de avaliao e pelas mudanas observadas nos valores primrios e secundrios de seus documentos. Pois, em princpio, os documentos de
carter permanente invertem a relao estabelecida, na fase corrente,
entre valor primrio e valor secundrio: enquanto os documentos correntes costumam apresentar alto valor primrio e baixo valor secundrio,
de se esperar que os documentos de carter permanente possuam baixo valor primrio e alto valor secundrio.
Seguindo o mesmo raciocnio, os arquivos intermedirios nada
mais seriam do que os arquivos correntes a meio caminho desta transformao.
VNCULOS DA CLASSIFICAO E DA ORDENAO

COM O PROCESSO DE AVALIAO
Para organizar os documentos de arquivo de carter permanente, necessrio, primeiramente, estudar a histria, a estrutura e o funcionamento da entidade, e a partir disso elaborar uma classificao para
os documentos (classificao que, na fase permanente, como j foi mencionado, costuma ser denominada arranjo). Ou seja: em suas linhas
gerais, a classificao obedece, na fase permanente, aos mesmos procedimentos adotados para a classificao dos documentos na fase corrente.
Se os documentos de arquivo j tiverem sido classificados na fase
corrente, de acordo com as diferentes estruturas/atividades ou funes/
atividades da entidade produtora, a tarefa dos arquivistas, na fase permanente, ser facilitada - s precisaro rever e adaptar a classificao
adotada, sobretudo em funo das eliminaes realizadas na passagem
dos documentos correntes para o arquivo intermedirio (transferncia) e
dos documentos que se encontravam no arquivo intermedirio para o
arquivo permanente (recolhimento).
Do que foi dito, conclui-se que, na fase corrente, tanto a classificao como a ordenao a serem adotadas devem ter no horizonte o
processo de avaliao. Os estudos que precedem a classificao dos
documentos so decisivos para a compreenso da estrutura e do funcionamento do organismo gerador de arquivo, fornecendo condies para a
discusso dos valores administrativos, jurdico-legais e histrico-culturais da documentao (e, conseqentemente, de sua destinao). A classificao, em si - desde que periodicamente atualizada -, possibilita o
levantamento sistemtico de toda a produo documental do organismo,
sem o qual a tarefa de elaborao dos planos de destinao e das tabelas de temporalidade torna-se extremamente rdua.
Resta destacar ainda que a prpria avaliao dos documentos
dever determinar, em princpio, transformaes significativas na sua classificao e ordenao (que, na fase permanente, tero que ser repensadas e readequadas).
34
O UNIVERSO DOS DOCUMENTOS A SEREM

CLASSIFICADOS E ORDENADOS
NOS ARQUIVOS PERMANENTES
35

PERMANENTES: RELAES COM OS TIPOS DE BUSCA
BIBLIOGRAFIA COMENTADA
Se a classificao tem que ser reformulada, na fase permanente,

o mesmo deve ocorrer, em alguma medida, com a ordenao, caso as
demandas dos usurios dos documentos de carter permanente sejam
pouco compatveis com as necessidades dos usurios dos documentos
na sua fase corrente.
Nos arquivos permanentes de carter privado, a quase
indiferenciao dos usurios - pois a abertura consulta pblica mais
rara, neste caso - provavelmente no exigir alteraes na ordenao.
J nos arquivos permanentes pblicos, o acesso dos cidados documentao deve ser garantido, o que faz com que os usurios passem a
ter um perfil bastante diferenciado: praticamente saem de cena os funcionrios da administrao e passam a predominar os pesquisadores (amadores ou profissionais). Assim, os tipos de busca tendero a se diferenciar bastante, do que era observado na fase corrente.
No entanto, no caso de existirem novas demandas de busca, os
arquivistas dos arquivos permanentes sero sempre obrigados a optar
pela alterao da ordenao dos documentos?
Vivendo um ritmo menos frentico de busca dos documentos, tais
arquivistas, ao invs de se dedicarem a modificar a ordenao dos documentos, podero optar por elaborar instrumentos de pesquisa que atendam s necessidades dos usurios. Os mecanismos de elaborao destes instrumentos so domnio da descrio arquivstica, outro momento
fundamental da organizao de documentos de arquivo.
Ao se dedicarem classificao e ordenao arquivsticas, os
profissionais da rea certamente encontraro situaes no previstas
nos exemplos e comentrios deste manual - e, frente a situaes diferentes, diferentes encaminhamentos devero ser dados. Porm, algum novo
problema ou desafio pode ser enfrentado com instrumentos e ferramentas completamente novos? No estamos sempre nos servindo de informaes e experincias j adquiridas, que adaptamos e transformamos
constantemente?
Longe da pretenso de fornecer respostas a toda a sorte de perguntas, esteve na base da elaborao deste manual apenas a inteno
de fornecer os materiais de informao e reflexo necessrios realizao tecnicamente qualificada dos procedimentos arquivsticos de classificao e ordenao. S o fazer de seus leitores poder demonstrar em
que grau esta inteno se tornou realidade.
36
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. So Paulo: T.A.Queiroz, 1991. Neste livro, Helosa Bellotto - uma
das mais importantes arquivistas do pais - rene textos que, em sua
maioria, foram anteriormente apresentados em encontros ou publicados
em revistas especializadas, aqui fundidos, revisados e/ou ampliados.
Captulos mais diretamente relacionados ao tema do manual: Identificao de fundos, Sistemtica do arranjo, A ordenao interna dos fundos.
DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. S. Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996. uma verso revista e ampliada do dicionrio publicado pela AAB-Ncleo Regional de So Paulo em 1990. Em
seus verbetes, assinala a1gumas concepes inovadoras e polmicas,
em relao s terminologias usualmente empregadas no pas. Na definio de suas prprias coordenadoras, o dicionrio o fruto do amadurecimento das discusses terminolgicas que, entre 1991 e 1996, envolveram os profissionais de arquivo - sobretudo os profissionais que participaram mais diretamente do projeto deste dicionrio, entre os quais se
inclui a autora do presente manual.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivistica general: teoria y prctica.
5a. ed. actualizada y aumentada. Sevilla: Diputacin Provincial de Sevilla, 1991. Manual da conhecida arquivista espanhola, abordando questes
arquivsticas fundamentais. Boa introduo para aqueles interessados
em conhecer as peculiaridades do debate arquivstico na Espanha, no
s em relao classificao e ordenao.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 2a ed. Rio de Janeiro:
Fundao Getlio Vargas, 1991. Verso revista e ampliada do trabalho
Teoria e prtica de arquivo, publicado em 1972, e que, por sua vez, j
era verso do trabalho O papel da arquivstica na documentao, publicado em 1969. , h quase trs dcadas, obra de referncia fundamental na parca bibliografia arquivstica brasileira. Muito embora as reflexes contidas no presente manual guardem, hoje, uma certa distncia
deste trabalho de Marilena Leite Paes, certo que so, em grande medida, fruto da sua leitura e releitura constantes.
37
SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Trad.

Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1973.
Obra de leitura obrigatria, do arquivista americano que influenciou decisivamente as discusses arquivsticas no Brasil.
TESSITORE, Viviane. Arranjo: estrutura ou funo? Arquivo: boletim
histrico e informativo, So Paulo, 10(l): 19-28, jan.-jun. 1989. Importante reflexo sobre as implicaes da classificao (arranjo) funcional
ou estrutural dos documentos de arquivo. No texto, h um balano das
posies de vrios arquivistas sobre a questo, tais como Schellenberg,
Michel Duchein, Vicenta Corts Alonso, Antonia Heredia Herrera, Marilena
Leite Paes e Helosa Bellotto.
VAZQUEZ, Manuel. Introduccin a la Archivologa: guia de estudio.
Mercedes (Bs.As): Asociacin Bonaerense de Archiveros, 1994. Manual
que rene as posies fundamentais deste arquivista argentino. Mais
diretamente relacionado ao tema do presente manual: captulo 3, El
documento de archivo.
38

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