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Modelo de PGP PDF
Modelo de PGP PDF
Modelo de Plano de
Gerenciamento de Projetos
Mdulo Internacional
Universidade da Califrnia - Irvine
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SUMRIO
Resumo, 671
1.
Introduo, 673
2.
3.
4.
2.1
Objetivo, 674
2.2
2.3
2.4
Escopo, 675
3.2
Prazo, 676
3.3
Custo, 677
3.4
Comunicao, 678
3.5
3.6
Qualidade, 680
Aquisies, 680
3.7
3.8
Riscos, 683
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669
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4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
5.
6.
7.
8.
Concluso, 690
9.
10.
11.
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RESUMO
No mbito do Gerenciamento de Projetos, este artigo se prope a formatar
a metodologia para a execuo de empreendimentos atravs de modelo padronizado, com a utilizao de forma amigvel de todas as ferramentas preconizadas
pelo PMBOK emitido pelo PMI Project Management Institute.
Por se tratar de estrutura padronizada, poder ser aplicada a quaisquer
operaes de gesto sejam elas relativas somente a projetos executivos de engenharia ou empreendimentos do tipo EPC (Engineering, Procurement and
Construction).
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1. INTRODUO
O modelo padronizado do Plano de Gerenciamento de Projetos PGP tem
o objetivo de fornecer uma lista de atividades do empreendimento, conduzindo o
Gerente a considerar todos os itens essenciais da gesto, fornecendo os nveis
apropriados para a consistncia e uniformizao operacional.
Para que seja garantida a consistncia do modelo, devem ser mantidos
todos os itens do modelo do PGP (itens de 2 a 8 aqui descritos), inserindo a linha
No aplicvel, onde pertinente.
O modelo utiliza cdigo de cores, letras em itlico e colchetes para a orientao de seu preenchimento de forma a atender a especificidade do projeto.
Os textos escritos em azul [e dentro de colchetes], devem ser revistos e
substitudos conforme necessrio, com informaes especficas do projeto.
Todas as instrues e orientaes escritas em vermelho itlico (como esta
sentena) [e fechadas entre colchetes], devem ser todas apagadas antes da emisso do documento.
As cores so melhor visualizadas no arquivo eletrnico, a menos que se
utilize uma impressora a cores. Se estiver utilizando uma impressora em preto
e branco, o texto colorido deve apresentar-se em vrios tons de cinza. Para
facilitar, procure pelos [colchetes] e as letras em itlico que identificam os
textos em cores.
Portanto, so parte integrante do modelo do PGP os itens de 2 a 8 descritos
a seguir, que na formatao do PGP devem ser enumerados de 1 a 7.
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2.3 Responsabilidades
O Gerente do Projeto o responsvel pela elaborao, reviso e aprovao
deste Plano de Gerenciamento de Projeto.
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Operao, etc.]
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3.2 Prazo
O Prazo para o empreendimento complet-lo em [Dia de Ms de Ano].
No Cronograma da Figura 2 abaixo, esto indicados os marcos principais do
Projeto.
Cronograma de Metas
FONTE PMBOK
NOTA : Exemplo de Cronograma em MS Project Figura 2 do PGP
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Fonte: PMBOK
Nota: Exemplo de Grfico de Curva S do Projeto Figura 3 do PGP
3.3 Custo
O custo estimado para o Projeto foi obtido atravs da estimativa de cada
uma das atividades indicadas no Cronograma conforme item 3.2 acima.
Nas atividades tambm esto contemplados os recursos necessrios e suas
respectivas quantidades.
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3.4 Comunicao
As comunicaes no empreendimento incluem correspondncias (cartas,
fac-smiles, e-mails), guias de remessa, registro de confirmaes telefnicas,
atas de reunio, relatrios de viagem, e todo e qualquer outro meio utilizado
para distribuir informaes de interesse do Projeto. O controle e arquivamento
das comunicaes no empreendimento realizado pela secretaria de cada gerncia, de acordo com as normas internas da empresa, seguindo o Procedimento [indicar o nmero do procedimento da empresa ou criar e indicar um]. [No
procedimento de controle e arquivamento dever estar claro de que forma so
arquivadas as comunicaes, quem pode ter acesso para os diferentes tipos e
onde podem ser encontradas].
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3.4.1 Reunies
Sero realizadas reunies durante o andamento do Projeto com os seguintes enfoques, mas no se limitando :
g
Coordenao de Contrato
Nesta reunio ser avaliado o desempenho de cada contratada, escopo, custos, cronograma, qualidade, sade, segurana, meio-ambiente
e riscos.
Encerramento de Contrato
Para o encerramento de contrato ser realizada reunio de avaliao
final e consolidao do trmino de eventuais pendncias onde ser dado
encerrado o contrato.
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definir os participantes;
3.5 Qualidade
Cada membro do time do empreendimento responsvel por executar o
trabalho dentro dos requisitos especificados. Isto alcanado utilizando-se o Manual da Qualidade [indicar o nmero do Manual] para o Projeto e auditorias programadas atendendo os requisitos da ISO 9000.
O Sistema de Gesto do Projeto ter certificao ISSO 9001 e os padres de
qualidade devem ser extendidos s empresas contratadas.
So requisitos exigidos pelo Cliente:
[Listar e ajustar para cada Projeto, indicando por exemplo: Certificao ISSO 9001
tambm nas contratadas e fornecedores, mo-de-obra qualificada de acordo com as
necessidades de cada servio, aplicao de Normas,etc.]
3.6 Aquisies
O plano de aquisies de bens e servios deste Projeto executar a procura
de fontes que proporcionem o mximo valor para cada recurso gasto, levando em
considerao atendimento tcnico, qualidade, preo, prazo e as leis e regulamentos aplicveis.
A lista seguinte apresenta os pacotes de contratao que sero emitidos
neste Projeto e tipo de contrato a ser efetuado. [O Gerente e Projeto deve ajustar de
acordo com cada Projeto].
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1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
OBJETO
Projeto Bsico e Executivo
Gesto do Projeto
Consultoria Especializada
Servios de Almoxarifado
Mquina de Caf e Bebidas
Comunicao Interna
Construo Civil
Suprimento
Montagem Eletro-Mecnica
Estrutura Metlica
Servios de Topografia
Prdio do Projeto
Transporte Interno ao Projeto
Transporte at a empresa
Servios Auxiliares
Valor [U$]
[Preencher]
[Preencher]
[Preencher]
[Preencher]
[Preencher]
[Preencher]
[Preencher]
[Preencher]
[Preencher]
[Preencher]
[Preencher]
[Preencher]
[Preencher]
[Preencher]
[Preencher]
Peso [%]
[Calcular]
[Calcular]
[Calcular]
[Calcular]
[Calcular]
[Calcular]
[Calcular]
[Calcular]
[Calcular]
[Calcular]
[Calcular]
[Calcular]
[Calcular]
[Calcular]
[Calcular]
Tipo Preo
Global
Unitrio
Unitrio
Unitrio
Global
Unitrio
Unitrio
Unitrio
Unitrio
Unitrio
Unitrio
Global
Global
Global
Unitrio
Gerncia
ENG
GERAL
ENG
SUPR
GERAL
COMUM
CIVIL
SUPR
MONT
CIVIL
CIVIL
CIVIL
GERAL
GERAL
GERAL
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Fonte: PMBOK
Nota: Orientao para elaborao da Figura 5 do PGP
Concepo
Planejamento
Execuo
da Obra
Controle
Entrega
Pagamento
Gerente
Geral do Projeto
[indicar]
CO, A
CO, A
CO, A
CO, A
Planejamento &
Controle
[indicar]
EX
EX
AP
CO
AP
---
Comunicao
[indicar]
AP
AP
AP
AP
AP
SO
Engenharia
[indicar]
CO, EX
EX
AP
---
AP
SO
Aquisies
[indicar]
---
EX
AP
---
---
EX
QSMS
[indicar]
AP
EX
AP
EX
AP
SO
Construo &
Montagem
[indicar]
---
EX
CO, EX
EX
EX
SO
Legenda : A =- Aprova; AP = Apia; CO = Coordena; EX = Executa; SO= Solicita [ajustar as gerncias e cdigos]
Fonte: PMBOK
Nota: Orientao para elaborao da TABELA 2 Matriz de Funes e Responsabilidades do PGP
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3.8 Riscos
Neste plano esto considerados os riscos puros (segurveis) e os riscos do
negcio, que envolvem o projeto desde o planejamento at o encerramento.
Os riscos no conhecidos ou nem imaginados esto tratados em nvel de
contingncias.
Para o estgio de construo e montagem sero feitas auditorias in loco
para verificar o atendimento aos procedimentos requeridos. [Retirar este pargrafo
se o Projeto no envolver construo ou montagem].
Quando alguma for necessria em um processo operacional, uma Anlise
Preliminar de Riscos (APR), com o objetivo de identificar se eventuais riscos adicionais esto sendo includos no projeto e como trat-los. Para a realizao da Anlise
Preliminar de Riscos ver o procedimento especfico da empresa [indicar o nmero do
procedimento]. [Retirar este pargrafo se o Projeto no tratar unidade de processo].
Nenhuma modificao no projeto ser aceita se esta envolver riscos de vida
ou de impacto ao meio-ambiente, onde o risco em questo no possa ser evitado.
Em qualquer estgio de anlise, somente podero participar especialistas com
experincia anterior no mnimo de 10 (dez) anos.
Os riscos conhecidos esto tratados e agrupados nas categorias; Riscos Tcnicos, de qualidade ou de desempenho, Riscos de Gerncia de Projeto, Riscos
Organizacionais, e Riscos Externos.
A identificao dos eventos de risco uma atividade contnua durante todo
o Projeto. Os eventos de risco identificados at o momento esto documentados
no Anexo III.
[O Gerente de Projeto deve preparar a Lista de Riscos Identificados e incluir
como Anexo V deste Plano, onde devem constar pelo menos as seguintes informaes sobre cada evento de risco; nmero, descrio, categoria, probabilidade de ocorrncia, impacto que possa causar, grau (probabilidade x impacto), prioridade, impacto
de custo ou prazo].
[indicar o nmero do procedimento].
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[incluir o ttulo e/ou o nmero de todas as listas que sero adotadas, e criar onde
for necessrio, por exemplo: Lista de Verificao de Projeto Bsico, Engenharia Prvia,
Projeto Executivo nas diversas disciplinas, Execuo, Construo e Montagem, Testes,
Comissionamento, etc.].
As atividades de Verificao de Escopo, com o uso de Listas de Verificao,
sero conduzidas em conjunto com as atividades de Controle da Qualidade devido
ao elevado nmero de itens e assuntos comuns.
4.2 Cronograma
O controle do cronograma executado pelas gerncias setoriais em conjunto com a Gerncia de Planejamento e Controle, garantindo que quando eventuais mudanas ou eventos de risco ocorrerem, sejam identificados, permitindo
que as aes corretivas necessrias sejam tomadas em tempo, de forma integrada
com o restante do andamento do Projeto, e no interferindo no prazo final.
Com base na curva do trabalho realizado, atravs do valor agregado feita
a anlise do custo orado do trabalho agendado (COTA) com o custo orado do
trabalho realizado (COTR); IDP = COTR/COTA < 1 est adiantado.
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4.4 Qualidade
A qualidade do projeto ser obtida pelos responsveis em cada rea de
atuao, fazendo uso das ferramentas principais:
g
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4.8 Riscos
O propsito da monitorao dos riscos determinar se as respostas aos
riscos esto sendo implementadas como planejadas e to efetivas quanto esperadas ou se devem ser desenvolvidas novas respostas, bem como se as premissas do
projeto ainda so vlidas, e se a exposio ao risco mudou frente ao seu estado
anterior. O acompanhamento deve observar se um gatilho de risco ocorreu e se as
polticas e procedimentos adequados esto sendo seguidos.
O Relatrio de Riscos ser avaliado periodicamente nas reunies para este
fim e as aes sero conduzidas de acordo com as concluses e decises das
reunies de acompanhamento.
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A gerncia do Projeto deve promover um ambiente organizacional estimulando a participao de todos os membros da equipe do projeto, o seu comprometimento e o desenvolvimento de sua criatividade para alcanar os resultados desejados para o Projeto.
De acordo com as respectivas atividades, dever identificar os treinamentos necessrios e implementar de forma a melhorar o desempenho individual e o
da equipe.
Cada Gerente Setorial dever reconhecer e recompensar as pessoas com
desempenho destacado e que tenham trazido aes pr-ativas ao alcance dos
resultados do Projeto.
5.2 Qualidade
Durante a execuo do Projeto sero realizadas mensalmente auditorias no
Sistema de Qualidade, de forma a avaliar se os padres, normas e procedimentos
esto sendo aplicados e se os sistemas de controle esto operacionais. [Especificar
caso seja adotado critrio diferente].
A cada seis meses, ser realizada auditoria com a mesma finalidade, por
membros da empresa, externos equipe do projeto e que tenham treinamento
para tal.
5.3 Comunicao
Durante o Projeto, diversas divulgaes devero ser realizadas e neste caso,
ser observado o Plano de Distribuio de Informaes [indicar o nmero do Plano] que segue no Anexo V. [O Gerente de Projeto com o apoio da equipe de projeto,
dever preparar uma lista de tipos de divulgaes e seus meios, que sero utilizadas pelos
diversos interessados (stakeholders) do Projeto e com que periodicidade ou circunstncia
a informao ser distribuda. E-mails internos empresa, entre departamentos, no
necessitam ser numerados].
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5.4 Aquisio
O sistema de suprimentos em uso na empresa ser utilizado para o desenvolvimento das Solicitao de Propostas e Ordens de Compra. A documentao
de compra utilizada neste Projeto consistir, em principio, da seguinte: [modificar
como necessrio para este Projeto]:
g
Solicitao de Proposta
Aplicao do material
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6.2 Contrato
O Gerente do Projeto dar andamento s atividades de Encerramento do
Contrato listadas abaixo:
g
Encerramento Administrativo
8 CONCLUSO
O Modelo de Plano de Gerenciamento de Projetos para ter maximizada sua
efetividade, deve fazer parte do Sistema Operacional da Empresa, assim como todos os itens que influenciam a forma como a empresa executa seu trabalho: estrutura organizacional, atribuies e responsabilidades das funes individuais, processos de trabalho, procedimentos e recursos, metodologias administrativas etc.
O modelo padronizado de Gerenciamento de Projetos deve oferecer Direo da Empresa a segurana de que todos os itens de gesto esto sendo analisados e uniformizados, permitindo anlise comparativa peridica do andamento de
todos os projetos em curso.
Os Requisitos do Sistema Operacional constituem o Sistema de Gesto da
Empresa. a forma escrita de descrever como executado o negcio. Descreve a
organizao, atribuies e responsabilidades, procedimentos, processos e recursos.
O sistema operacional est descrito nos Requisitos do Sistema Operacional.
Este documento contm a Misso, Polticas, Valores Culturais e Princpios Operacionais.
Este documento o documento de primeiro nvel. Ele fornece os requisitos
bsicos.
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10 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
PMBOK. Um guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos. 3.ed. Estados
Unidos: PMI,2006. 338p
SILVEIRA, A,C. Estratgia de Empresa: Apostila FGV, 2004
TURNER, J. Rodney. The Handbook of Project-Based Management [O guia de gerenciamento com
base em projetos.] Nova Yourk: McGraw-Hill, 1992
YIGUN, M.Guven. A Decision Support System for R&D Project Section and Resource Allocatin
Under Uncertainty. Project Management Journal 24, no.4,1993
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11 DOCUMENTOS CONSULTADOS
ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 6023. Informao e documentao:
referencias elaborao. Rio de Janeiro: ABNT, ago 2002
a.zucato
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