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Apostila Outlook 2007 - V1
Apostila Outlook 2007 - V1
As informaes desta apostila foram baseadas no contedo do site Microsoft Office OnLine Treinamento, seguindo o
padro de treinamento oficial da Microsoft
Sumrio
1.1
Metas
Aps concluir este captulo voc poder:
Dar uma volta pelo Outlook 2007 e compreender alguns dos itens que mudaram e por
qu.
Localizar comandos na Faixa de Opes para executar tarefas do dia-a-dia: ler e
enviar email, trabalhar com compromissos e reunies e usar os contatos.
Enviar e receber imagens e anexos. Verifique se os destinatrios podem abrir arquivos
anexos que usam os formatos de arquivo da verso 2007 do Microsoft Office.
Por exemplo, observe na figura 4 que para ver a lista completa de opes de fonte (tipo de fonte,
estilo de fonte, tamanho, cor de fonte, estilo de sublinhado, e feitos e a aba Espaamento de
caracteres), voc clicaria na seta ao lado do grupo Texto Bsico da guia Mensagem de um novo
email.
A maioria dos atalhos de teclado que usa a tecla CTRL, como CTRL+N para Novo,
CTRL+C para Copiar e CTRL+V para Colar, no mudou.
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Usar suas mensagens para agendar tarefas, configurar reunies ou criar contatos.
Sinalizar mensagens na sua Caixa de Entrada para criar uma lista de Tarefas
Pendentes.
Codificar mensagens por cor usando rtulos de categorias criadas por voc.
Usar pastas para organizar mensagens em grupos.
Localizar qualquer mensagem rapidamente.
Quando voc l uma mensagem de email, essa mensagem freqentemente o leva a executar
algum tipo de ao. Essa ao tanto pode ser responder imediatamente como adotar algum
procedimento secundrio, como organizar uma reunio.
Para evitar o congestionamento de sua Caixa de Entrada, pense sobre uma mensagem enquanto
a l e decida se ela requer alguma ao. Em caso afirmativo, pense no que necessrio fazer.
preciso responder imediatamente? Mais tarde? Deve sinalizar a mensagem para
acompanhamento ou criar uma tarefa? Use o Outlook para entrar em ao quando e como for
necessrio.
2.1Arrasteumamensagemparaentraremao
Mesmo que um email no exija uma resposta direta, as informaes da mensagem podem levlo a:
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2.2Definindoumareunio
Se uma mensagem lembr-lo que voc precisa se reunir com algum, esta uma maneira
rpida de comear:
Arraste a mensagem para o Painel de Navegao.
Um novo compromisso se abre, onde possvel preencher os detalhes restantes (como
a data, o horrio e o local).
Em seguida, para convidar a pessoa para a reunio, clique em
Enviar.
Figura12ArrastandoumamensagemparaoPaineldeNavegao.
2.3CriandoumanovaTarefa
s vezes, uma mensagem contm informaes sobre alguma
ao que deve ser executada. Por exemplo, na imagem, a
mensagem de Ben Smith na Caixa de Entrada de Mark Lee
lembra Mark que ele deve promover uma linha de moblia para
escritrio que sua empresa lanou recentemente.
Mark pode arrastar a mensagem de sua Caixa de Entrada para o
boto Tarefas no Painel de Navegao para iniciar rapidamente
uma nova tarefa. Ele pode alterar o assunto para algo mais
descritivo, como Mostrar moblia de escritrio para Coho e
depois salvar a tarefa. Essa tarefa adicionada lista de tarefas
de Mark.
2.4CriandoumnovoContato
Figura13 CriandoumanovaTarefa.
Se voc estiver preservando uma mensagem s para ter o endereo de email do contato mo,
temos uma idia melhor. Por que no criar uma entrada de contato em Contatos?
Como na imagem, possvel arrastar uma mensagem para Contatos para iniciar a entrada do
contato. Quando uma mensagem arrastada para o boto Contatos, um novo formulrio de
Contato se abre e o endereo de email da mensagem adicionado automaticamente a ele.
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Figura14CriandoumnovoContato.
2.5SalvandoumaAnexodeumaMensagem
Suponha que voc tenha recebido uma mensagem com um anexo, mas s queira realmente o
anexo. Voc ficar feliz em saber que possvel salvar o anexo em seu disco rgido
independetemente da mensagem. Ou seja, possvel "extra-lo" da mensagem. Alm disso, uma
novidade no Outlook 2007 a possibilidade de visualizar alguns tipos de arquivos anexados
diretamente no Painel de Leitura. A capacidade de visualizar arquivos desta maneira pode
economizar algum tempo.
Depois de salvar o anexo, talvez voc no precise mais da mensagem. Nesse caso, basta exclula ou arquiv-la. Isso significa uma mensagem a menos em sua Caixa de Entrada.
Cuidado Como os anexos podem transportar vrus de computador, manuseie-os
com cuidado e lembre-se de usar um antivrus atualizado. O Carto de Referncia
Rpida contm informaes adicionais sobre procedimentos de segurana com
anexos.
2.6QuestesComentadas
01. O Outlook serve apenas para lidar com emails
a. Verdadeiro
b. Falso
Comentrio
Resposta correta: B. possvel usar o Outlook para manter um calendrio, controlar tarefas e
armazenar informaes de contato, para mencionar apenas algumas das maneiras de us-lo.
Como o email pode ser o ponto de partida, o Outlook permite arrastar mensagens e transformlas facilmente em uma dessas outras coisas. Se voc ainda no tiver feito isso, siga a sesso
prtica e veja como tudo funciona.
02. Arrastar uma mensagem para o Painel de Navegao para criar uma tarefa, item de
calendrio ou entrada de contato til porque:
a. O contedo da mensagem includo na tarefa, item de calendrio ou entrada de contato.
b. Esse o mtodo que exige o menor nmero de etapas.
c. Uma mensagem removida da Caixa de Entrada
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Comentrio
Resposta correta: B. Arrastar uma mensagem cria um item novo e independente. No obstante,
s vezes a ao (por exemplo, criar uma tarefa a partir da mensagem) torna a mensagem
dispensvel, o que permite exclu-la. Essa uma excelente maneira de capturar detalhes em um
formato que permite adotar alguma ao ou acompanhar o assunto.
03. Voc est mantendo uma mensagem em sua Caixa de Correio para ter o endereo de email
do remetente sempre mo. H uma alternativa melhor?
a. Mover a mensagem para uma pasta.
b. Arrastar a mensagem para Contatos.
c. Arrastar a mensagem para Tarefa.
Comentrio
Resposta correta: B. Se voc arrastar uma mensagem para Contatos no Painel de Navegao,
poder criar um carto de contato para o remetente. Com isso, possvel sempre saber onde
procurar as informaes de contato. possvel at mesmo armazenar um retrato do contato para
ter sempre um rosto associado ao nome.
04. possvel armazenar um anexo separado da mensagem ao qual estava anexado.
a. Verdadeiro
b. Falso
Comentrio
Resposta correta: A. fcil salvar um anexo no seu disco rgido. Uma das maneiras de fazer
isso clicar com o boto direito do mouse no anexo no Painel de Leitura e clicar em Salvar
como. Lembre-se de proceder com cautela quando examinar anexos de email.
2.7ControlandomensagenscomsinalizadoresecomaBarrade
TarefasPendentes
Ao iniciar o Outlook 2007 pela primeira vez, voc perceber algo novo. a Barra de Tarefas
Pendentes, que est l para ajudar a controlar o que precisa ser feito.
Na Barra de Tarefas Pendentes, voc ver itens futuros de seu calendrio, alm de tarefas e
mensagens sinalizadas.
Figura15BarradeTarefasPendentes.
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A Barra de Tarefas Pendentes exibe mensagens sinalizadas (que sero discutidas mais
adiante), tarefas da sua pasta Tarefas e reunies, compromissos e eventos futuros do seu
calendrio. Na Barra de Tarefas Pendentes, possvel ver todos esses itens de uma s vez sem
ter que alternar para outras janelas do Outlook. Mostramos os elementos bsicos da Barra de
Tarefas Pendentes na imagem:
Navegador de Data
Compromissos futuros do calendrio
Um lugar para digitar novas tarefas
Sua lista de tarefas (mensagens sinalizadas e tarefas)
2.7.1Mudandooassunto,massomentenaBarradeTarefasPendentes
Como o assunto de uma mensagem nem sempre descreve a tarefa que deve ser executada, sintase melhor em saber que possvel alterar o assunto de uma mensagem sinalizada na Barra de
Tarefas Pendentes. Quando isso feito, o assunto da mensagem na Caixa de Entrada permanece
inalterado.
Talvez voc esteja se perguntando: qual a diferena entre uma mensagem sinalizada e uma
tarefa criada arrastando uma mensagem para o boto Tarefas? A resposta que isto ,
basicamente, uma questo de estilo.
Se voc preferir manter suas mensagens (seja na Caixa de Entrada ou em pastas que
sero discutidas em uma lio posterior), provavelmente preferir usar sinalizadores de
acompanhamento, pois sinalizar uma mensagem um procedimento rpido e fcil.
2.7.2DandoprioridadecomSinalizadoresdeAcompanhamento
Figura16SinalizadoresdeAcompanhamento.
Voc j deve estar familiarizado com o mtodo de arrastar uma mensagem para o boto Tarefas
no Painel de Navegao para criar uma tarefa a partir de uma mensagem. A tarefa til para
lembrar do que precisa ser feito com base nas informaes da mensagem, mas separada da
mensagem.
Uma maneira ainda mais fcil de controlar o que precisa ser feito, com base nas informaes de
uma mensagem, simplesmente sinalizar a mensagem para acompanhamento. Sinalizando uma
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Figura18Transformandomensagememumaentradadecalendrio.
2.9PersonalizandoaBarradeFerramentasPendentes
Para alterar os itens exibidos na Barra de Tarefas Pendentes, clique em Barra de Tarefas
Pendentes no menu Exibir e selecione ou limpe os itens que deseja mostrar ou ocultar. (Ou,
clique em Opes para personalizar todas as opes da Barra de Tarefas Pendentes de uma s
vez).
Figura19ConfigurandoBarradeFerramentasPendentes.
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2.10QuestesComentadas
01. Voc concluiu uma tarefa mas quer manter um registro do que fez. A melhor maneira de
remover um item da Barra de Tarefas Pendentes :
a. Exclu-lo clicando com o boto direito e clicando em Excluir.
b. Marcar a tarefa como concluda usando o comando Marcar como Concluda.
c. Excluir o item selecionando-o e pressionando a tecla DELETE.
Comentrio
Resposta correta: B. Ao ser marcado como concludo, o item gera um registro. A princpio, ele
aparece riscado na sua lista, depois desaparece. possvel ver um registro desse item
examinando seu calendrio ou consultando os itens concludos em sua lista de tarefas.
02. O que acontece quando uma mensagem arrastada para a rea de Tarefas da Barra de
Tarefas Pendentes?
a. Um sinalizador de acompanhamento adicionado mensagem.
b. Uma nova tarefa criada.
c. A mensagem movida de sua Caixa de Entrada para Tarefas.
Comentrio
Resposta correta: A. Essa uma maneira rpida de sinalizar uma mensagem.
2.11OrganizandoMensagensporCores
Se estiver trabalhando em um projeto
especial, possvel facilitar a localizao
das mensagens sobre o projeto marcando
todas as mensagens relacionadas com
uma categoria codificada por cor. Na
imagem, mostramos algumas mensagens
codificadas por cor.
O verde para mensagens sobre a
Coho Winery e o amarelo para
mensagens sobre a Contoso.
Observe que uma mensagem pode
ser codificada com vrias cores caso
esteja relacionada a mais de uma conta,
como o caso da mensagem selecionada.
Figura20CaixadeEntrada.
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Uma mensagem pode pertencer a mais de uma categoria. No h limite para o nmero de
categorias que podem ser atribudas a uma mensagem.
Figura21CriandoCategorias.
Voc cria cada nome de categoria e escolhe a cor associada a ela. Em seguida, possvel
atribuir essa categoria para mensagens recebidas ou existentes. Uma maneira de atribuir uma
categoria de cor a uma mensagem clicar com o boto direito do mouse na coluna Categorias e
usar o menu de atalho, conforme mostrado na imagem.
Uma vez atribuda uma categoria a uma mensagem, voc pode examinar rapidamente a sua
Caixa de Entrada e localizar a mensagem simplesmente procurando pela marca colorida.
Dica A menos que voc esteja adaptando um sistema existente que j funcione
satisfatoriamente, provavelmente melhor limitar-se a poucas categorias. Um sistema simples
mais fcil de usar.
2.12OrganizandoMensagensemPastas
Uma maneira fcil de remover o excesso criar pastas personalizadas e, em seguida, mover as
mensagens da Caixa de Entrada para essas pastas. Os nomes dessas pastas so escolhidos por
voc, assim, possvel organizar as mensagens de maneira que faa sentido.
Figura22Pastasparaorganizarmensagens.
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Nas lies anteriores deste curso, discutimos as aes que podem ser executadas com base em
mensagens e as maneiras de classific-las e organiz-las por categorias. Mas, e se voc quiser
organizar mensagens em grupos distintos e mant-las separadas das outras mensagens (e,
portanto, fora de sua Caixa de Entrada)? As pastas podem ajudar a fazer isso.
Na imagem, mostramos um exemplo do uso de pastas: "Vincola Coho" e "Contoso Ltda.".
Talvez voc j use um sistema de arquivamento em seu escritrio. Depois de aprender a criar
pastas, ser fcil adaptar qualquer sistema existente de atribuio de nomes s pastas para o
Outlook. Falaremos a seguir sobre como criar pastas.
Observao Se voc seguiu a lio
sobre a sinalizao de mensagens para
acompanhamento, talvez esteja se
perguntando o que acontece com uma
mensagem sinalizada que seja movida da
Caixa de Entrada para uma pasta. Como
essa mensagem sinalizada tambm
aparece na Barra de Tarefas Pendentes,
nas Tarefas e no Calendrio, esses
lembretes permanecem em todos esses
lugares mesmo que a mensagem
subjacente seja movida.
Para criar uma pasta em sua caixa de
correio, clique com o boto direito do
mouse em Caixa de Correio e clique em
Nova Pasta no menu de atalho (como
mostra a figura). Em seguida, digite o
nome da nova pasta e clique em OK.
Figura23CriandoPastas.
2.23Localizandoumamensagemrapidamente
Se voc j pesquisou itens nas verses anteriores do Outlook, talvez se lembre ter esperado
bastante e de ter feito vrios ajustes antes de localizar o que estava procurando. Talvez tenha at
feito uma pausa para um cafezinho enquanto esperava o resultado da pesquisa.
Figura24FazendopesquisasnoOutlook.
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Voc ficar feliz em saber que a nova Pesquisa Instantnea no apenas localiza mensagens
muito mais rapidamente, como tambm permite refinar os resultados da pesquisa de maneira
rpida e fcil: basta adicionar mais palavras pesquisa para aumentar instantaneamente a
preciso dos resultados.
Agora o Outlook tambm permite ver mais facilmente por que uma mensagem especfica
apareceu nos resultados da pesquisa: as palavras ou termos que coincidiram na mensagem so
realados. Voc pode ver isso na imagem, que mostra os resultados de uma pesquisa de
mensagens que contm as palavras
"vendas trimestrais".
A digitao no painel Pesquisa
Instantnea produz resultados de
pesquisa baseados em palavras
correspondentes
encontradas
em
qualquer parte da mensagem. Para
pesquisar partes especficas de uma
mensagem por exemplo, para fazer
uma pesquisa baseada no remetente da
mensagem, necessrio utilizar termos
de pesquisa avanados.
Figura25PesquisaAvanada.
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