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Exercicio 3 PDF
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EXERCCIO 3
Metodologia de gesto de processos
Exerccio de mapeamento, avaliao, anlise e melhoria1
Adaptado de AGUIAR, Terezinha A., O gerenciamento por processos na gesto pblica em-
eficcia
efetividade
P R O C E S S O
INSUMOS
INSTALAES
EQUIPAMENTOS
COMPETNCIAS
MATERIAIS
TECNOLOGIA
ETC..
ATIVIDADES
REQUISITOS DE
ENTRADA
MTODOS
PROCEDIMENTOS
PADRES DE
DESEMPENHO
PRODUTOS
REQUISITOS DE
SADA
IMPACTOS
BENS OU SERVIOS
DEMANDADOS NA FORMA, NO
PRAZO, NO LUGAR E NO PREO/
CUSTO DEMANDADO
SATISFAO,
ATENDIMENTO A UMA
NECESSIDADE
M E L H O R I A
C O N T N U A
DEFINIO DO
PROCESSO
AVALIAO DO
PROCESSO
ANLISE DO
PROCESSO
MELHORIA DO
PROCESSO
ETAPA 1
ETAPA 3
ETAPA 5
ETAPA 8
identificao
inicial
diagnstico do
processo
soluo de
problemas
implementao
dos planos
ETAPA 2
ETAPA 4
ETAPA 6
ETAPA 9
definio dos
requisitos
definio das
metas de
melhoria
elaborao de
planos de
melhoria
sistema de
acompanhamento
gerencial
ETAPA 7
sistema de
medio
Em princpio, a modelagem do ncleo operacional seria suficiente com uma boa definio do processo, conforme exposto na Etapa 1 (identificao inicial). Todavia, a incurso nas demais etapas altamente encorajada, uma vez que permite, no mnimo, checar se os processos esto alinhados com as estratgias e, no mximo, reorient-los a
fim de que um desenho de estrutura esteja concebido sobre processos alinhados.
DEFINIO DO PROCESSO
Etapa 1 Identificao inicial
Nessa etapa, voc convidado a executar as seguintes tarefas: (1) definir o escopo do
processo (nome do processo, misso e limites ou seja, contedo, incio e trmino);
(2) elaborar o diagrama da cadeia de valor do processo (fornecedores, entradas, subprocessos, sadas e clientes); e (3) desenhar o mapa do processo (as atividades executadas no processo, suas inter-relaes, a seqncia na qual elas so executadas e
quem executa cada uma dessas atividades). Para o cumprimento desse exerccio, devem-se utilizar instrumentos metodolgicos, como: diagrama de blocos, fluxograma etc.
Etapa 2 Definio dos requisitos
Nessa etapa, voc dever aprofundar seus conhecimentos sobre a viso das partes
envolvidas no processo (principalmente os clientes, suas necessidades, expectativas e
requisitos). H diferentes maneiras de obter estes dados: pesquisas de opinio, sistemas de acompanhamento de reclamaes e entrevistas.
AVALIAO DO PROCESSO
Etapa 3 Diagnstico do processo
Nessa etapa, voc dever fazer um levantamento in loco das caractersticas do processo e das suas atividades, visando a identificar os valores realmente agregados s
partes interessadas, o nvel de desempenho atingido, os problemas crnicos, as oportunidades de melhoria, as reas de prioridades, as principais dependncias, os suportes crticos, a integridade dos sistemas, os planos de melhoria existentes e as barreiras para as melhorias.
Etapa 4 Definio de metas de melhoria
Nessa etapa, voc convidado a (1) identificar os fatores crticos de sucesso (FCS),
(2) a estabelecer as metas de sucesso (MS) e (3) a identificar e definir as prioridades
de melhoria.
ANLISE DO PROCESSO
Etapa 5 Soluo de problemas
Nessa etapa, voc dever: (1) fazer o levantamento das possveis causas dos problemas identificados na Etapa 3, determinando as causas bsicas; (2) isolar os problemas de desempenho; e (3) identificar melhorias havidas nas entradas, nas sadas, nas
atividades, nas conexes, no fluxo e no sistema gerencial.
Etapa 6 Elaborao de planos de melhoria
Nessa etapa, voc dever coletar informaes comparativas e identificar as melhores
prticas, mediante: o estudo de padres referenciais de excelncia (benchmarking); a
identificao de oportunidades de melhoria; a confirmao das metas (intermedirias e
finais) de sucesso; e a elaborao do novo mapa do processo, contemplando informaes bsicas sobre as partes interessadas, a estratgia, as melhores prticas, as causas dos problemas e os recursos disponveis. As alternativas de melhoria devem compreender orientaes sobre: mudana nas atividades, mudana no fluxo, terceirizao,
formas de parceirizao (alianas, aquisies, fuses, cises etc.), estrutura organizacional, sistemas de gesto de recursos, sistema de informao, redesenho parcial ou
total do processo.
Etapa 7 Sistema de medio
Esta etapa abrange a formulao dos indicadores de desempenho (os quais devem
abordar os principais requisitos dos clientes, quanto a eficcia, eficincia e adaptabilidade), dos nveis de desempenho esperado, do mecanismo de coleta, da freqncia
com que feita a medio e do sistema gerencial de acompanhamento.
MELHORIA DO PROCESSO
Etapa 8 Implementao dos planos
Nessa etapa, voc dever implementar um piloto do plano de melhorias, dando incio
coleta de dados e avaliao dos resultados alcanados com o plano-piloto. A seguir,
rever o plano de implementao, fazer a efetiva implementao de melhorias. Por fim,
coletar e documentar o feedback das partes interessadas.
Etapa 9 Sistema de acompanhamento gerencial
Essa etapa compreende o acompanhamento das aes implantadas, com especial
ateno para as melhorias demonstradas, as metas de sucesso alcanadas, as habilidades desenvolvidas e a documentao.