Organizao orientada por processos

Leandro Jesus
VP Associaes ABPMP Brasil

as.abpmp.br@gmail.com
21 25615619 | 21 99790945
O Palestrante
Leandro Jesus:
Scio-Diretor da ELO Group, consultoria especializada em Gesto de
Processos e Gesto de Riscos.
Mestre em Engenharia de Produo pela COPPE/UFRJ e Professor de
cursos de ps-graduao em Gesto de Processos e Gesto de
Servios no Rio de Janeiro (UFRJ), So Paulo (ETAPA) e Belo
Horizonte (PUC-Minas).
Certificado pela Carnegie Mellon University como avaliador oficial
no modelo eSCM de melhores prticas para terceirizao de processos
de negcio (BPO).
Ampla experincia em projetos e cursos de Gesto de Processos e
Servios para organizaes nacionais de diversos setores.
Vice-Presidente da ABPMP no Brasil - Associao dos Profissionais
de BPM, com sede em Chicago.

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O Webinar
BPM CBOK

Knowledge Areas
Business Process Management
Process Process Process Process Process
Modeling Analysis Design Performance Transformation
Management
Process Management Organization
Enterprise Process Management

Business Process Management Technologies

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Agenda

1. Introduo
2. Tipos de estruturas organizacionais
3. Organizao orientada por processos
4. Governana de BPM
5. Papis e responsabilidades usuais no BPM
6. Orientaes para criao de um Escritrio de Processos

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Motivao

As organizaes competem no ambiente do sculo XXI, e

no entanto ainda adotam prticas de gesto do sculo XX
(Gary Hamel, The Future of Management, 2007)

Organizaes com foco em:

Escala
Eficincia
Hierarquia e Controle

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Novo cenrio para as organizaes

Clientes mais exigentes

Competio globalizada
Valorizao dos indivduos, do conhecimento e da inovao
Maior complexidade e incerteza (risco) nas operaes
Crescimento da terceirizao
Uso intensivo de TI nos negcios

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Tipos de estruturas organizacionais tradicionais

Estrutura Funcional

Estrutura Divisional (por produto, geografia, cliente)

Estrutura Matricial (projetos)

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BPM enquanto abordagem para a gesto

A introduo de tcnicas de BPM muda a forma como os

executivos pensam e estruturam suas instituies

A mudana organizacional pode incluir alteraes na

estrutura organizacional, lgica de avaliao do
desempenho, papis e responsabilidades, valores e cultura

Organizaes centradas em processos: Instituies que

so estruturadas, organizadas, gerenciadas e mensuradas a
partir de seus processos de negcio primrios (BPM CBOKTM)

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Recordando: Funes vs Processos

CEO

Cliente
Compras Logstica Comercial

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Exemplo de estrutura funcional

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Exemplo de estrutura com orientao a processo

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Entendendo BPM enquanto abordagem para uma gesto POR processos

Metodologia top-down projetada

Conjunto de tecnologias que
Outros para organizar, gerenciar e
apiam TI no desenvolvimento e
avaliar uma organizao baseada
monitorao de processos de
em seus processos centrais
workflow e aplicativos 6%
16%
40%

Iniciativa focada em reduo 12%

de custos e aumento de
produtividade de fluxo de
trabalho e processos 26%
especficos

Abordagem sistemtica para

anlise, redesenho, melhoria e
gesto de um processo especfico

Fonte: The State of Business Process Management, 2006

12
Caractersticas de uma cultura de processos

Consenso sobre o que so processos de negcio

Entendimento sobre como os processos interagem e afetam
uns aos outros
Definio clara sobre o valor entregue pelos processos
Documentao bem definida sobre os processos
Entendimento das competncias necessrias aos processos
Mensurao do desempenho dos processos
Decises baseadas em informaes dos processos
Donos de processos com responsabilidades claras e
prestao de contas acerca do desempenho esperado

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 O conceito de maturidade em BPM
Business Process
Management Maturity

Factors
Strategic Governance Methods Information People Culture
Alignment Technology

Capability Areas
Process Process Process Design & Process Design & Process Skills & Responsiveness to
Improvement Plan Management Modeling Modeling Expertise Process Change
Decision Making

Strategy & Process Process Roles and Process Process Process Process Values &
Capability Linkage Responsibilities Implementation & Implementation & Management Beliefs
Execution Execution Knowledge

Process Process Metrics & Process Control & Process Control & Process Education Process Attitudes &
Architecture Performance Measurement Measurement & Learning Behaviors
Linkage

Process Output Process Process Process Process Leadership

Measurement Management Improvement & Improvement & Collaboration & Attention to Process
Standards Innovation Innovation Communication

Process Customers Process Process Project & Process Project & Process Process
& Stakeholders Management Program Mgmt Program Mgmt Management Management Social
Controls Leaders Networks

Fonte: Rosemann, De Bruin, 2006 http://abpmp-br.blogspot.com.br | www.abpmp.org

Governana de BPM
A Governana de BPM diz respeito definio de diretrizes
e regras para a conduo das aes de BPM, e
conseqente determinao das responsabilidades e
autoridades pelas aes, dentro de uma organizao.

A lgica de governana deve reforar o alinhamento

estratgico entre a gesto de processos e os interesses e
particularidades do negcio, bem como evitar a duplicidade
de esforos relativos s iniciativas de BPM.

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A disperso de iniciativas em BPM e a necessidade de governana

Redesenho de processos a
partir de modelos de
referncia (SCOR, ITIL)
Treinamento em Desenvolvimento da
modelagem e redesenho Nenhum arquitetura de processos
Six Sigma de Processo da organizao

Treinamento para 4% Redesenho dos principais

5% 4% 13%
Gestores de Processos macroprocessos da
6% organizao
Projetos Six sigma de 12%
melhoria de processos 7%
Estruturao e coordenao
8% 9% dos esforos de mudana nos
processos da organizao
Balanced Scorecard
8% 8%
8% 8%
Estruturao e Treinamento em anlise e
coordenao dos redesenho de processos (Six
esforos de mudana nos Sigma no se aplica aqui)
processos da organizao Automao dos
Desenvolvimento de um
sistema de mensurao de principais processos
performance dos processos da organizao

Fonte: The State of Business Process Management, 2006

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A multiplicidade de atores envolvidos

Nosso grupo de BPM est

no nvel executivo
Ns no temos um grupo
Nosso grupo de BPM est formal de BPM
dentro do Controle de 18%
Qualidade 34%
6%

Outros 8%
0%
Nosso grupo de BPM est 1%
14% Nosso grupo de BPM est
dentro do RH ou dentro de Finanas
19%
Treinamento

Nosso grupo de BPM est

dentro da TI Nosso grupo de BPM est
no nvel de diretoria ou
departamento

Fonte: The State of Business Process Management, 2006

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Papis e responsabilidades
usuais no BPM

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Papis e responsabilidades usuais no BPM (1)

1. Dono de Processo:
Responsvel em ltima instncia pelo processo e seu desempenho ao
longo do tempo. Seu limite de autoridade sobre o processo pode variar, e
podem existir variaes para esse papel (Coordenador, Lder).
2. Gestor de Projeto de Processo:
Responsvel pelo resultado de uma iniciativa de BPM
3. Analista de Processo - Desenhista de Processo:
Participam das iniciativas de BPM, avaliam processos atuais e fazem
sugestes de melhoria, apoiando os Donos de Processo.
4. Arquiteto de Processo:
Envolvido com a manuteno da arquitetura de processos, garantindo
evoluo frente a modelos de referncia e padres

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Papis e responsabilidades usuais no BPM (2)

5. Analista de Negcio
Responsvel por analisar necessidades tecnolgicas e propor solues
para os processos.
6. Especialista (Subject Matter Expert)
Papel envolvido em iniciativas de melhoria pontuais
7. Patrocinador (Alta Gesto)
Define viso e direo para o BPM dentro da organizao, e
aloca recursos para as iniciativas.

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A necessidade de um Escritrio de Processos

Talvez o maior desafio das iniciativas de BPM seja a permanncia

buscar garantir com que a lgica de uma gesto a partir dos processos de
negcio se mantenha na organizao.

Um Escritrio de Processos uma resposta necessidade de se

institucionalizar a Gesto dos Processos, tornando-a, de forma efetiva,
parte do cotidiano das tarefas e, ainda, da cultura da organizao.

Exemplo: grande parte dos investimentos em modelagem e melhoria de

processos perdida ao longo do tempo, pois os modelos de processos no
so atualizados e reaproveitados.
As vrias nomenclaturas

Escritrio de Processos

Centro de Excelncia (CoE) em BPM

Escritrio de Gesto de Processos (BPM Office)

Grupo de BPM

Outros
Dimenses para um Escritrio

1. Consultor:
Envolve a execuo ou auxlo nas atividades de gesto de
processos na organizao
2. Provedor de Conhecimento:
Garante a disseminao de conhecimento e cultura de
processos dentro da organizao
3. Definidor e Mantenedor de Padres:
Garante que os padres para a gesto de processos so
seguidos por toda a organizao
Algumas atribuies tpicas

Guardio das metodologias de gesto de processos (padres, regras,

medidas de desempenho etc..)
Gerenciamento do ciclo de vida dos processos (modelagem, anlise,
proposio e implantao de melhorias, avaliao dos resultados)
Treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores prticas de
gesto de processos
Consolidao dos registros, documentaes, avaliao de melhores
prticas e difuso de aprendizados
Apoio ao gestores dos processos no acompanhamento e avaliao do
processo
Realizar a interlocuo entre os gestores de processos e a alta
administrao
Algumas questes para projeto de um Escritrio

At onde vo as responsabilidades do Escritrio? Como interage/apia os

donos de processo?

Como medir os servios prestados pelo Escritrio para as demais reas?

Devem existir nveis de servio?

Como o Escritrio custeado dentro da organizao?

Como se avalia o retorno das aes de BPM e do prprio Escritrio?

Como o Escritrio evolui ao longo do tempo na organizao, em conjunto

com seu aumento de maturidade de BPM?
Roadmap para implantao de um Escritrio de Processos
Design da Design da
Definio do Design de Design da Planejamento
lgica de relao com
posicionamento mtodos e base de da
governana demais
organizacional artefatos recursos implantao
de BPM reas

Delimitao dos
Anlise

Anlise da servios
Definio das financeira de
Detalhamento
trajetria e associados rotinas de gesto cenrios; de recursos
Estratgia de
maturidade de
ATIVIDADES

gesto de de processos; humanos implantao;

Delimitao
Delimitao de
BPM na processos; necessrios;
Capacitao da

Modelagem dos SLAs entre o
empresa;
Delimitao dos equipe interna;
fluxogramas e escritrio e seus
Detalhamento

Definio do limites de
instrumentos clientes; de recursos
Comunicao
posicionamento autoridade e
associados a estas
Definio de tecnolgicos institucional
e do papel responsabilidade
rotinas; mecanismos de necessrios;
organizacional associados a cada
do escritrio; servio; custeio dos
servios

rvore de
Matriz de

Fatores crticos servios do dimensionamento

Processos do
de sucesso; escritrio;
Lgica de custeio de RH;
PRODUTOS

Escritrio de
Plano
Plano de ao

Mapa de
Matriz de do Escritrio;
Matriz de
Processos; para implantao;
expectativas dos governana (AS IS
SLAs do competncias

Priorizao de
Plano de
stakeholders; e TO BE); Escritrio; (CHA) para a
servios; comunicao

Posicionamento
Matriz de
Cenrios de equipe;

Padres para Institucional;
organizacional do requisitos de investimento;
Matriz de
projetos de BPM;
escritrio informao por dimensionamento
iniciativa de BPM; tecnolgico

Fonte: ELO Group, 2008 http://abpmp-br.blogspot.com.br | www.abpmp.org

Perguntas e Respostas

Prximo Webinar:
02/out- Gerenciamento de Processos
Corporativos
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