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EBook - Guia Completo para Empresas - Alinhe Sua Comunicação Interna PDF
EBook - Guia Completo para Empresas - Alinhe Sua Comunicação Interna PDF
Abril 2016
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1 Introdução .................................................................................................................................... 4
SUMÁRIO
3.5 Aproveite o potencial das redes sociais ........................................................ 13
3.6 Não deixe de promover a comunicação face a face ................................... 13
3.7 Monitore seus canais de comunicação .............................................................. 14
3.8 Mantenha a identidade visual dos seus canais de comunicação ......... 15
8 Sobre ................................................................................................................................ 31
INTRODUÇÃO
A comunicação interna é o ponto de partida para o sucesso de uma empresa. Quando ela
está bem alinhada, as pessoas trabalham com propósito, colaboram entre si, entendem seus
papéis e responsabilidades e se tornam motivadas em seu dia a dia.
Com tal motivação, é possível melhorar a qualidade de vida dos funcionários; envolvê-los em
ações, projetos e eventos de responsabilidade social; contar com a participação e esforço de
todos para atingir as metas de negócio — e com isso melhorar os resultados financeiros da
empresa.
E você, o que tem feito para alinhar sua comunicação interna? Consegue perceber as vantagens
de investir na comunicação com seus funcionários? Que tal descobrir o potencial dessa
estratégia para ajudar sua empresa a conquistar seus objetivos?
Boa Leitura!
SMARTalk, Project Builder e Sambatech
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2. POR QUE INVESTIR
EM COMUNICAÇÃO
INTERNA?
Muitas empresas consideram a comunicação
interna como um gasto ou perda de tempo,
confiando que as pessoas trabalham unicamente
pela remuneração que recebem. Contudo,
empresas que investem em uma comunicação
interna clara, transparente e eficaz observam
maiores níveis de produtividade e engajamento
de suas equipes, pois as pessoas se sentem mais
valorizadas.
Quando você investe em comunicação interna, está investindo na valorização das pessoas
que trabalham com você, na qualidade de vida delas dentro da empresa. A abertura para o
diálogo, o feedback, a troca de ideias e experiências e o compartilhamento de conhecimento.
Tudo isso permite um maior alinhamento entre as pessoas e fazem com que elas estejam
prontas para agirem de acordo com os valores da empresa todos os dias.
Além disso, você percebe claramente algumas mudanças no ambiente de trabalho e no
comportamento dos seus colaboradores:
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quando há uma ação em benefício delas, como uma confraternização? Isso pode ser fruto de
uma comunicação interna mal gerenciada, com falhas no fluxo de informações.
Quando você tem pessoas motivadas trabalhando, as falhas e as queixas diminuem, o tempo
de ociosidade cai e a produtividade aparece como nunca, simplesmente porque as pessoas
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veem sentido no que fazem e se sentem felizes em fazer.
Além do mais, uma comunicação interna eficiente evita que hajam falhas na transmissão de
mensagens estratégicas e que isso prejudique processos e projetos importantes. Assim você
evita que a mesma tarefa precise ser feita duas vezes e também ganha em tempo de produção
e dinamicidade.
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2.5 Alinhamento e trabalho em equipe
A empresa é como um complexo de engrenagens e, se uma peça falhar, todo o resto falha.
Sendo assim, é preciso conscientizar as pessoas para que trabalhem alinhadas aos objetivos
organizacionais e contribuam umas com as outras para que isso não aconteça. Uma forma
de garantir uma boa conduta é investir em comunicação interna, despertando nas pessoas o
sentimento de responsabilidade pelo sucesso de todos.
Com uma boa comunicação interna você garante que todas as áreas compreendam a
importância uma das outras e evita barreiras quando elas precisarem trabalhar juntas ou
apenas se comunicarem.
Como você pode ver, a comunicação interna permeia toda a empresa e tem potencial para
transformar o ambiente de trabalho. Se você investe em comunicação interna, não está
investindo apenas na melhoria dos relacionamentos, mas também na lucratividade do seu
negócio.
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3.
7 TÉCNICAS PARA
MELHORAR A
COMUNICAÇÃO
INTERNA
Mesmo que você não tenha políticas e estratégias
de comunicação interna estabelecidas,
pode aproveitar essas dicas para começar
a implementar um sistema confiável de
comunicação interna na sua empresa. Se você
já promove algumas ações mas gostaria de
melhorar a performance da sua comunicação
interna, eis algumas dicas que podem ser
bastante valiosas:
A comunicação interna precisa ser inclusiva. Por isso, avalie quais canais de comunicação são
mais efetivos. E vá além: pergunte às pessoas qual é a melhor forma de chegar até elas: por
e-mail? Por jornal mural? Pela intranet? Por um boletim interno? Pela TV Corporativa? Por
treinamentos? Melhorar a comunicação interna é fazer com que a informação chegue até as
pessoas certas, no momento certo.
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3.3 Identifique disseminadores
Toda empresa possui aquelas pessoas que exercem uma liderança nata, que influenciam
as demais pessoas com suas opiniões. Para fazer com que a sua comunicação flua com
agilidade, traga essas pessoas para o seu lado, envolva-as nas ações de comunicação e torne-
as disseminadoras dentro da empresa.
Além de contar com o apoio dessas lideranças em momentos de necessidade, você vai perceber
uma melhoria na qualidade de vida dentro da empresa, pois elas serão agentes da mudança,
dando e recebendo feedback a todo instante.
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“Por que você deve parar de usar o e-mail como ferramenta de gestão?” nos aprofundamos
na furada que é tentar administrar uma equipe ou empresa em um software de gerenciamento
e confiar no e-mail esse controle.
• Você pode criar grupos secretos no Facebook para que as pessoas conversem,
discutam inovações e melhoria de processos;
•Você pode usar o Instagram para registrar momentos do dia a dia da empresa e gerar
maior engajamento;
•Você pode criar painéis de interesses no Pinterest para que as pessoas conheçam umas às
outras e descubram afinidades;
•Você pode ainda aproveitar a agilidade do Twitter para otimizar as conversas na empresa e
gerar maior interação.
Mas cuidado para as redes sociais não distraírem mais do que engajarem seus colaboradores.
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3.6 Não deixe de promover a comunicação face a face
Por mais que a tecnologia esteja a nosso favor, é sempre bom fazer com que as pessoas
conversem pessoalmente, pois dessa forma é possível ir além das palavras e avaliar sua
comunicação não verbal.
Mas cuidado com reuniões, pois elas costumam ser grandes gargalos de produtividade. Para
te ajudar a convocar reuniões produtivas, está a sua disposição o e-book Guia da Reunião de
Sucesso.
Vale a pena reforçar: Não isole as pessoas! Pelo contrário: faça com que elas estejam em
constante diálogo.
Fique atento! Comunicação tem suas próprias métricas e KPIs, por isso estabeleça suas metas
também na comunicação interna e avalie bem seus resultados.
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4. INVESTIMENTO EM
RESPONSABILIDADE
SOCIAL
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Quando a empresa investe em responsabilidade social, mostra ao público interno que não está
preocupada somente com o lucro, mas também com as pessoas, gerando um sentimento de
pertencimento ainda maior. Além disso, quando a empresa envolve esses funcionários nas
ações de responsabilidade social, abre espaço para que as pessoas participem, deem ideias,
contribuam para uma transformação social — o que gera aquele tão almejado sentimento de
“vestir a camisa”.
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5. ROTINAS DE
FEEDBACK
Dar e receber feedback deve ser algo natural para
sua equipe, contribuindo para o crescimento
pessoal e profissional de todos. Vale ressaltar
aqui que não é avaliação de desempenho, que
é feita semestral ou anualmente, entre gestor
e funcionários. Feedback é uma prática diária,
em que colegas de trabalho trocam impressões
de modo a construir um ambiente de trabalho
mais colaborativo.
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e decide se deve mudar ou não. Da mesma forma, quando alguém toma uma atitude positiva,
você deve dar o feedback, elogiando.
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6. QUAIS OS DESAFIOS
DA COMUNICAÇÃO
INTERNA NA GESTÃO
DE PROJETOS
Na execução de um projeto temos equipes
multidisciplinares, com cultura e valores diversos,
o que faz com que o papel do gerenciamento da
comunicação em projetos seja uma das maiores
preocupações do gerente. A sintonia entre a equipe
deve estar afinada, a fim de que todos compreendam
seus papéis para o resultado final e possam trabalhar
em sinergia, com o mínimo de conflitos e discussões.
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tanto de comunicação oral quanto de comunicação escrita, como também uma boa dose de
negociação.
Neste sentido, o feedback contínuo também é essencial, já que as pessoas precisam saber
como está o seu desempenho para poderem melhorar ou otimizar qualquer falha que esteja
ocorrendo. É papel do gerente de projetos conversar com cada membro da equipe e manter
o ambiente em harmonia.
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7.
PORQUE INVESTIR
EM VÍDEOS NA
COMUNICAÇÃO
INTERNA DA SUA
EMPRESA
Em um mercado cada vez mais competitivo, as
empresas precisam ser rápidas, leves e muito mais
dinâmicas. Portanto, apostar apenas na comunicação
interna convencional pode deixar sua empresa
burocrática, dificultar processos e causar problemas
na transmissão de mensagens.
Entenda porque:
Já se você usa e-mails ou outro tipo de comunicação escrita, corre o risco de que seus
colaboradores não o vejam com a rapidez necessária, ou que a comunicação não seja tão
bem sucedida, por causa de erros de interpretação, contextualização, ou do próprio redator,
que não soube se explicar bem de forma escrita.
Além do mais, o contrário também é válido! Seus colaboradores poderão acessar os vídeos
a qualquer hora, de qualquer dispositivo, sem precisarem se locomover ou perder tempo em
reuniões intermináveis em outros lugares e ainda receberão a mensagem de forma muito mais
completa e eficaz. É muito mais flexível e cômodo pra todos!
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7.2 Quebra de barreiras físicas e geográficas
A utilização de vídeos na comunicação interna significa que sua mensagem será enviada
diretamente a audiência desejada, ultrapassando quaisquer barreiras, sejam físicas ou
geográficas.
Este é um problema que pode ser facilmente resolvido ao implantar uma estratégia de
comunicação interna utilizando os vídeos. Eles estão disponíveis na internet, podendo ser
acessados a qualquer hora e de qualquer lugar. Ultrapasse as barreiras e comunique-se de
forma clara e objetiva com seus colaboradores!
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Economia de tempo porque você não vai precisar de realizar grandes eventos para poder se
comunicar com a sua equipe. Grandes eventos também exigem grandes esforços para que
todas as pessoas interessadas estejam presentes no mesmo local e no mesmo horário. E ao
mesmo tempo provoca perda de produtividade, pois durante o evento e o deslocamento até
o local, os colaboradores não estarão produzindo.
No caso de treinamentos internos a situação é ainda mais agravante, pois vai ser necessário
que alguém constantemente dedique minutos para passar conhecimento sobre a empresa
para os novos funcionários. E sempre que um novo colaborador for contratado, a história se
repetirá. Se somadas as horas necessárias para treinar os novos colaboradores é possível ver
claramente como o tempo foi mal utilizado.
Este problema pode ser facilmente contornado utilizando os vídeos como umas das suas
estratégias de comunicação interna. A mensagem é gravada apenas uma vez e estará disponível
durante 24h e nos 7 dias da semana, podendo ser visualizada a qualquer momento.
Quando falamos em economia de dinheiro, estamos nos referindo ao fato de não ser mais
necessário a realização de grandes eventos para se comunicar com a sua equipe. Em um
evento há vários custos envolvidos, como: deslocamento, alimentação, equipamentos, equipe
para trabalhar e hospedagem, caso seus colaboradores sejam de outro local. Com o uso
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dos vídeos, a mensagem fica disponível e acessível a todos, cortando gastos e ajudando na
economia de recursos.
Mas, como colocar em prática essa comunicação mais próxima com colaboradores espalhados
por várias unidades? Realizar uma reunião por dia seria impossível. Programar esses
encontros para uma ou duas vezes ao mês, então, iria gerar altos custos para a empresa e
que, provavelmente, seriam vistos como desnecessários.
Por isso, a comunicação por meio de vídeos é o método mais indicado. Além de transmitir
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informações com mais clareza e mais riqueza de detalhes, o vídeo proporciona um contato
mais pessoal e próximo com o colaborador, aumentando a experiência de quem transmite a
mensagem e de quem a recebe.
Por isso, quando o principal veículo de informação dentro da empresa for impresso, como
jornal mural ou comunicado, é importante redobrar a atenção na revisão do texto. Mas, em
algumas vezes, o próprio conteúdo da mensagem pode gerar interpretações diferentes por
várias pessoas e, por isso, transmití-la por texto pode não ser a melhor forma.
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nos projetos internos que estão em desenvolvimento.
Então, comunicar as informações relacionadas a cada target por meio de vídeos pode ser
uma solução simples para aumentar os resultados e diminuir os ruídos na interpretação da
mensagem.
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8. CONCLUSÃO
Comunicação é relacionamento, compreensão e entendimento. Se você não consegue fazer
com que as pessoas se comuniquem com eficiência e eficácia, os relacionamentos ficam
comprometidos e com isso toda a estrutura da empresa fica em dificuldades.
Essa melhoria só é possível se você investir nos canais de comunicação certos, envolver as
pessoas em todo o processo e construir uma cultura de feedback, na qual as pessoas se
sintam à vontade para dizer como se sentem e o que esperam da empresa.
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SOBRE A SMARTalk
A SMARTalk é uma empresa preocupada em melhorar a comunicação da sua empresa a
todo instante. Para isso, desenvolvemos apresentações criativas e bem estruturadas que
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Smartpitch tem um custo diferenciado, mas conta com a mesma qualidade e experiência
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de seu empreendimento, com a criação de materiais exclusivos de acordo com as suas
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pensar juntos as melhores possibilidades!
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SOBRE A PROJECT BUILDER
Há mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de
diversos portes a entender e aproveitar os benefícios da Gestão de Projetos, conseguindo
assim atingir a alta performance em seus negócios. Para isto, trabalhamos três formas
principais:
Nossa solução, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de
projetos e, por isso, se tornou uma plataforma indispensável para o ganho de eficiência
e a alta performance em projetos.
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SOBRE A SAMBA TECH
Samba Class: Monte sua sala de aula e sala de palestra online. Com o Samba Class você
conecta pessoas na web e promove a interação entre professor/palestrante e aluno/
funcionário.
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