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CURITIBA
2010
FABIO FRECH GOUVEIA
CURITIBA
2010
Compartilhar conhecimento em um formato
sistemático, documentando as lições
aprendidas, e garantindo a comunicação
frequente irão maximizar os fatores de
sucesso do projeto.
[Seningen, 2005]
RESUMO
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
LISTA DE TABELAS
Tabela 1. Principais ferramentas de conversão entre tipos de conhecimento. Fonte:
Nonaka e Takeuchi, 1997. ........................................................................... 15
Tabela 2. Algumas das lições aprendidas durante o projeto de integração laboratorial
..................................................................................................................... 46
Tabela 3. Lição #1 - Falta de entendimento do escopo do projeto ........................... 47
Tabela 4. Lição #2 - Preparação da equipe para treinamentos cruzados ................ 50
Tabela 5. Lição #3 – Não foi estudada possíveis causas de falhas no projeto inicial51
Tabela 6. Lição #4 – A Gerente do laboratório apresentou o projeto oficialmente para
a equipe ....................................................................................................... 52
Tabela 7. Lição #5 – Falha na entrega do maquinário completo ao laboratório na
data marcada ............................................................................................... 54
Tabela 8. Lição #6 - Preparação da equipe para treinamentos cruzados ................ 54
Tabela 9. Lição #7 – Falha na descrição da estrutura analítica do projeto .............. 56
Tabela 10. Lição #8 – Falha na identificação dos stakeholders ............................... 57
Tabela 11. Lição #9 – Falha no cumprimento de prazos para interfaceamento do
sistema de integração .................................................................................. 58
8
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 10
3 METODOLOGIA .................................................................................................... 27
7 CONCLUSÃO ........................................................................................................ 60
APÊNDICES .............................................................................................................. 63
10
1 INTRODUÇÃO
Essa nova realidade já está sendo reconhecido no Brasil, de acordo com uma
pesquisa feita pela Fundação Getúlio Vargas com as 500 maiores empresas
brasileiras [Moura, 2020], em que se identificou que 81% dos executivos
entrevistados acreditavam na importância da utilização da gestão do conhecimento
dentro das corporações.
15%, acredita que a gestão do conhecimento tem como maior objetivo a redução de
tempo nas decisões.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1. CONHECIMENTO
Alto
Conhecimentos
GRAU DE
ABSTRAÇÃO
Informações
Dados
Baixo
QUANTIDADE
Figura 1. Diagrama de comparação entre dados, informações e conhecimento. Fonte: Turban, 1998.
Disseminação
interação
interação interação
Processo do
conhecimento
Desenvolvimento Combinação do Distribuição do Retenção do
do conhecimento conhecimento conhecimento conhecimento
Figura 3. Tipos de aprendizado e suas interações com o processo de conhecimento. Fonte: Heijst et al., 1996.
15
Tabela 1. Principais ferramentas de conversão entre tipos de conhecimento. Fonte: Nonaka e Takeuchi, 1997.
Conversão do PARA
Conhecimento Tácito Explícito
Socialização Externalização
Fóruns de Relatório de Eventos;
Discussão/Conhecimento; Reuniões de Lições Aprendidas
Reuniões de Lições Aprendidas (no (extração das lições-chave);
seu processo de execução); Project Charter;
Tácito
Segundo Eneida Engelbreth (2009), cinco pontos são elencados para obter
sucesso na implantação do processo de documentação das lições aprendidas, são
eles:
3 METODOLOGIA
3.1. A EMPRESA
1
Repair shop local designado para montagem e reparo do maquinário a ser comercializado.
28
3.2. CONTEXTUALIZAÇÃO
Após ganhar a licitação, a reunião de kickoff2 foi feita no cliente antes do início
dos trabalhos e os participantes foram: o gerente do projeto, gerente do laboratório,
gerente do IPL, gerente comercial SHD e o engenheiro especialista em automação e
integração laboratorial. O gerente de projeto juntamente com a equipe IPL
apresentaram o escopo, a estrutura analítica do projeto (EAP) e cronograma de
atividades ao cliente e à equipe do projeto.
2
Reunião de kickoff é uma reunião para iniciar as atividades, em tradução livre é o “pontapé inicial” para o
projeto.
3
Stakeholders são pessoas ou entidades que podem sofrer algum impacto ou até mesmo exercer influência
positiva ou negativa sobre o projeto.
31
3.4. ABORDAGEM
4.1. A EQUIPE
Após a implantação é preciso manter uma equipe que dará suporte aos
usuários do software, tanto para dúvidas de preenchimento dos formulários quanto
relacionadas aos conceitos que fazem parte do tema. Essas pessoas podem
trabalhar part-time para atender a demanda.
1) Apresentação da metodologia:
Será também agendada uma reunião em cada fase do projeto onde será
apresentado um resumo das atividades realizadas durante o período de identificação
de Lições Aprendidas, um reforço no conceito da metodologia de Lições Aprendidas
e uma análise dos resultados alcançados durante este processo.
38
Esta consulta deverá ser feita em uma base de dados única, ou seja, todas as
Lições Aprendidas geradas na empresa deverão estar cadastradas em um único
local, disponível a todos os colaboradores da empresa.
Existem dois tipos de usuários que podem acessar esta ferramenta, e são
eles:
Palavras chaves
Área de conhecimento
Impacto
Influência
Data de aprovação
O usuário também poderá ter acesso através das abas, onde ao clicar na aba
“Proj. em Andamento”, terá acesso aos projetos cadastrados que estão ainda em
42
5 ANÁLISE DE RESULTADOS
Impacto Influência
Momento do Fato ou Área de Data da
# 1 - Baixo 1 - Positiva Lição Aprendida
Projeto Ocorrência Conhecimento identificação
5 - Alto 2 - Negativa
1 Concepção Falta de entendimento 5 Ger. do Escopo 2 Escopo deve ser entendido em 12/08/2009
do escopo do projeto sua plenitude. Sempre lembrar
que: "é errado presumir".
2 Desenvolvimento Preparação da equipe 4 Ger. de RH 1 Foi identificado que o 12/08/2009
para treinamentos treinamento cruzado das
cruzados equipes otimiza o período de
treinamento podendo assim
alocar ao máximo os recursos
como, por exemplo, os
Instrutores.
3 Concepção Não foram estudadas 3 Ger. de Riscos 2 A identificação prematura dos 12/08/2009
possíveis causas de riscos é a melhor maneira de
falha no projeto inicial tratá-los ou até mesmo evitá-
los. Uma boa gerência de risco é
fundamental para os projetos.
4 Concepção A gerente do 4 Ger. de 1 A participação do Sponsor é de 12/08/2009
laboratório apresentou Comunicações fundamental importância para a
o projeto oficialmente boa aceitação e engajamento da
para sua equipe equipe.
4
Core Business é o termo em inglês que significa a parte central de um negócio, sua essência, geralmente
definido em função da estratégia da empresa.
47
Impacto Influência
Momento do Fato ou Área de Data da
# 1 - Baixo 1 - Positiva Lição Aprendida
Projeto Ocorrência Conhecimento identificação
5 - Alto 2 - Negativa
1 Concepção Falta de entendimento 5 Ger. do Escopo 2 Escopo deve ser entendido em 12/08/2009
do escopo do projeto. sua plenitude. Sempre lembrar
que: "é errado presumir".
48
5
Deliverables é o termo em inglês utilizado para designar as entregas de um projeto.
49
O segundo ponto identificado é uma ação que deve ser repetida nos próximos
projetos, pois teve uma influência positiva. A tabela a seguir elenca uma lição que
deve ser perpetuada nos próximos projetos da organização, pois obteve excelentes
resultados positivos.
50
Impacto Influência
Momento do Fato ou Área de Data da
# 1 - Baixo 1 - Positiva Lição Aprendida
Projeto Ocorrência Conhecimento identificação
5 - Alto 2 - Negativa
2 Desenvolvimento Preparação da equipe 4 Ger. de RH 1 Foi identificado que o 12/08/2009
para treinamentos treinamento cruzado das
cruzados equipes otimiza o período de
treinamento podendo assim
alocar ao máximo os recursos
como, por exemplo, os
Instrutores.
planejamento deve ocorrer logo no início do projeto, com isso é possível realizar
uma reflexão dos impactos e das ações realizadas para lidar com os riscos ao longo
do projeto.
Tabela 5. Lição #3 – Não foi estudada possíveis causas de falhas no projeto inicial
Impacto Influência
Momento do Fato ou Área de Data da
# 1 - Baixo 1 - Positiva Lição Aprendida
Projeto Ocorrência Conhecimento identificação
5 - Alto 2 - Negativa
3 Concepção Não foram estudadas 3 Ger. de Riscos 2 A identificação prematura dos 12/08/2009
possíveis causas de riscos é a melhor maneira de
falha no projeto inicial tratá-los ou até mesmo evitá-
los. Uma boa gerência de risco é
fundamental para os projetos.
6
Sponsor é o termo em inglês utilizado para designar o patrocinador do projeto.
52
Impacto Influência
Momento do Fato ou Área de Data da
# 1 - Baixo 1 - Positiva Lição Aprendida
Projeto Ocorrência Conhecimento identificação
5 - Alto 2 - Negativa
4 Concepção A gerente do 4 Ger. de 1 A participação do Sponsor é de 12/08/2009
laboratório apresentou Comunicações fundamental importância para a
o projeto oficialmente boa aceitação e engajamento da
para sua equipe equipe.
Impacto Influência
Momento do Fato ou Área de Data da
# 1 - Baixo 1 - Positiva Lição Aprendida
Projeto Ocorrência Conhecimento identificação
5 - Alto 2 - Negativa
5 Implantação Falha na entrega do 3 Ger. de 2 É necessário que seja realizado 12/08/2009
maquinário completo Aquisições um acompanhamento junto ao
ao laboratório na data fornecedor, com feedbacks
marcada. periódicos sobre a produção e o
envio dos equipamentos
adquiridos.
Impacto Influência
Momento do Fato ou Área de Data da
# 1 - Baixo 1 - Positiva Lição Aprendida
Projeto Ocorrência Conhecimento identificação
5 - Alto 2 - Negativa
6 Desenvolvimento Número subestimado 2 Ger. de RH 2 É clara a necessidade da 12/08/2009
de engenheiros elaboração de um plano de
dificultou os Gerenciamento de Recursos
trabalhos da Humanos que, de maneira
assessoria científica eficiente, consiga elencar e
mensurar as necessidades de um
projeto relacionado ao número de
profissionais de determinada área.
55
Sendo que diversas maneiras podem ser utilizadas para a criação da EAP.
Podem-se utilizar as fases do projeto, as entregas principais ou até mesmo
subprojetos podem ser utilizados para dar suporte à decomposição dos pacotes do
projeto.
Impacto Influência
Momento do Fato ou Área de Data da
# 1 - Baixo 1 - Positiva Lição Aprendida
Projeto Ocorrência Conhecimento identificação
5 - Alto 2 - Negativa
7 Concepção Falha na descrição da 4 Ger. de Escopo 2 É necessário um escopo bem 12/08/2009
estrutura analítica de definido e despender um
projeto esforço para o detalhamento
correto da EAP de modo a
definir assertivamente as
entregas do projeto.
Então podemos dizer que o primeiro para a solução desta lição com influência
negativa sobre o projeto é corrigir a Lição #1 e, após o entendimento total do escopo
do projeto, será possível que a organização despenda mais esforços para elaborar
uma EAP completa e detalhada ao ponto de permitir o gerenciamento de todos os
pacotes ao nível de entrega.
identificação seja falho, o gerente de projeto não irá passar todas as necessidades
do projeto a todos os envolvidos e isso gera um risco grande para o projeto.
Portanto, a tabela a seguir identifica uma lição aprendida para este projeto
que indica que, ao iniciar o projeto, o gerente de projeto deve mapear todos os
stakeholders e elaborar um plano de comunicação eficiente garantido que todos os
envolvidos recebam a informação que devem receber.
Impacto Influência
Momento do Fato ou Área de Data da
# 1 - Baixo 1 - Positiva Lição Aprendida
Projeto Ocorrência Conhecimento identificação
5 - Alto 2 - Negativa
8 Concepção Falha na identificação 5 Ger. de 2 Ao iniciar o projeto, o gerente 12/08/2009
dos stakeholders Comunicação de projeto deverá mapear todos
os stakeholders do projeto e
elaborar um plano de
comunicação eficiente.
Tempo Custo
Qualidade
Escopo
Figura 13. Tríplice restrição do projeto. Fonte: PMBOK
58
Esta imagem mostra que se algum lado da pirâmide for alterado, terá
impactos nos demais, ou seja, para compensar um atraso no cronograma, o gestor
do projeto terá de avaliar os impactos que irão ocorrer consoantes esta
compensação.
Tabela 11. Lição #9 – Falha no cumprimento de prazos para interfaceamento do sistema de integração
Impacto Influência
Momento do Fato ou Área de Data da
# 1 - Baixo 1 - Positiva Lição Aprendida
Projeto Ocorrência Conhecimento identificação
5 - Alto 2 - Negativa
9 Desenvolvimento Falha no cumprimento 4 Ger. de Tempo 2 É necessário o cumprimento de 12/08/2009
de prazos para prazos pré-estabelecidos para a
interfaceamento do manutenção da qualidade das
sistema de integração. entregas.
59
6 RECOMENDAÇÕES E SUGESTÕES
7 CONCLUSÃO
8 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
HEIJST, Gertjan van; SPEK, Rob van der e KRUIZINGA, Eelco. Organizing
corporate memories. Proceeding 10th Banff Workshop on Knowledge
Acquisition for Knowledge-Based Systems (KAW’96). SRDG Publications:
Calgary, Canada, 1996.
APÊNDICES
1 INTRODUÇÃO
É através das lições aprendidas que as falhas serão identificadas para que
não se repitam e que as ações que obtiveram sucesso sejam perpetuadas nos
projetos futuros da organização.
Não é suficiente apenas motivar as pessoas para que façam o registro das
lições aprendidas, faz-se necessário uma criteriosa avaliação das lições submetidas
pelos colaboradores de modo a catalogar estas lições identificando e analisando os
resultados obtidos através da inferência destas lições. Portanto, é através desta
categorização de lições que a base de conhecimento poderá ser consultada pelos
66
2 CONCLUSÃO
1 INTRODUÇÃO
Sem dúvida, as empresas que não estiverem atentas à esta nova demanda
de mercado e planejar de forma eficiente o seu programa de gestão de
conhecimentos estão fadadas a sofrer com a concorrência e perder em qualidade,
tempo, recursos e mercado daqui em diante. A adequada gestão de conhecimento
deve ser encarada como um dos pilares da cultura organizacional e a chave para
processos de melhoria contínua dentro das empresas.
3 CONCLUSÃO
1 INTRODUÇÃO
Ainda que as empresas estejam despertando para esta nova realidade onde a
gestão do conhecimento é fundamental para se manter competitivo no mercado,
elas não estão estruturadas para o desenvolvimento e implantação da mesma.
A divulgação deverá ter um plano eficiente que provará que essa nova
mudança trará benefícios tanto para empresa quanto para os colaboradores. E que
praticar lições aprendidas valorizará o conhecimento de cada um dentro da
empresa, colocando-os em evidência até para possíveis promoções. Por isso, a
necessidade de mostrar o comprometimento dos altos executivos.
CONSULTA IDENTIFICAÇÃO
E REGISTRO
VALIDAÇÃO E
DISSEMINAÇÃO
3 CONCLUSÃO
Uma lição aprendida não deve ser apenas uma prática bem sucedida que
pode ser repetida ou um erro que deva ser evitado, mas sim um conhecimento que
pode influenciar um processo, padrão, sistema ou comportamento existente. É com
essa visão que as empresas ganharão vantagem competitiva dentro da atual
economia globalizada.
aumento do número de projetos que finalizaram com sucesso, tudo isso motivará as
empresas em investir em gestão do conhecimento e assim se tornarem mais
competitivas.