MANUAL DO MÓDULO DE COMPRAS

1. INTRODUÇÃO ........................................................................................................................... 2
2. ÁREA DE TRABALHO ................................................................................................................. 3
3. SOLICITAÇÃO DE COMPRAS ..................................................................................................... 4
3.1. SOLICITAÇÃO DE COMPRAS BLOQUEADA ........................................................................ 4
3.2. LIBERAÇÃO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRAS ..................................................................... 5
3.3. ALTERAÇÃO E EXCLUSÃO LIBERAÇÃO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRAS ............................ 7
4. GERAÇÃO DA COTAÇÃO ........................................................................................................... 9
5. ATUALIZAÇÃO DA COTAÇÃO .................................................................................................. 12
6. ANÁLISE DA COTAÇÃO - APROVAÇÃO.................................................................................... 19
7. PEDIDO DE COMPRAS ............................................................................................................ 22
7.1. PEDIDO DE COMPRAS GERADO MANUAL ...................................................................... 22
7.1.1. LIBERAÇÃO DE PEDIDO DE COMPRAS MANUAL ..................................................... 24
7.2. PEDIDO DE COMPRAS GERADO AUTOMÁTICO .............................................................. 29

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 1. INTRODUÇÃO

Este módulo lhes mostrará de forma simples, dinâmica e clara os principais conceitos da Gestão
Estratégica de Compras e suas principais ferramentas. Sempre visando a racionalização de
tempo, com o intuito de agilizar o serviço e evitar o excesso de consultas via telefone, busca por
meio deste manual demonstrar, passo a passo, as maneiras para utilização do Sistema, no qual
o usuário requisitante irá executar e acompanhar as várias formas de consultas, informações
acerca do cadastro de materiais/serviços, pesquisa de mercado e tipos de requisições de
materiais, facilitando o manuseio e permitindo maior autonomia à unidade requisitante que
poderá realizar várias consultas e acompanhar todo o processo.

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 2. ÁREA DE TRABALHO
Visão panorâmica do módulo de compras no ERP Protheus.

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 3. SOLICITAÇÃO DE COMPRAS

A Solicitação de Compras é um documento que dá a autorização para o comprador executar

uma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos, ela é solicitada para um programa
de produção, para um projeto que está em desenvolvimento ou ainda para abastecimento geral
da empresa. É o documento que deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazo
de entrega, local da entrega, e, em alguns casos especiais, os prováveis fornecedores.

A princípio, qualquer usuário da empresa pode gerar Solicitações de Compras, desde que não
haja restrições.

A Solicitação de Compras é o processo inicial da compra, podendo ser gerada:

 Manualmente;
 Por necessidade da ordem de produção;
 Pela requisição de produtos ao armazém.

3.1. SOLICITAÇÃO DE COMPRAS BLOQUEADA

Será gerada bloqueada a solicitação quando o gestor da unidade assim determinar, ou seja, é
um parâmetro que deve ser preenchido para a filial ou regional.

Caso não tenha interesse em controlar as solicitações de compras, são geradas

automaticamente como pendentes para que o setor de compras possa realizar seu processo de
cotações.

Compras> Atualizações> solicitar/cotar> ações relacionadas> legenda

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 3.2. LIBERAÇÃO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRAS
Sempre que gerado uma solicitação de compras bloqueada, o responsável deve aprová-la para
que a mesma passe a integrar as solicitações de compras pendentes para compras.

Compras> Atualizações> solicitar/cotar> ações relacionadas> aprovação

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Compras> Atualizações> solicitar/cotar> ações relacionadas> legenda

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 3.3. ALTERAÇÃO E EXCLUSÃO LIBERAÇÃO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRAS
Para alterar uma solicitação de compras o usuário deve seguir o seguinte passo.

Compras> Atualizações> solicitar/cotar> alterar

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Para excluir uma solicitação de compras o usuário deve seguir o seguinte passo.

Compras> Atualizações> solicitar/cotar> ações relacionadas> excluir

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 4. GERAÇÃO DA COTAÇÃO
Processo realizado pelo setor de compras quando as solicitações de compras estão com status
de pendentes. Conforme imagem anterior.

Compras> Atualizações> solicitar/cotar> gera cotação> preencher parâmetros> ok

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Próxima etapa – selecionar os itens a cotar e clicar em gera cotação.

10
Após preencher os parâmetros e confirmar, trará os fornecedores cadastrados e vinculados aos
produtos em cotação.

Após confirmar a solicitação aparecerá que está em processo de cotação.

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 5. ATUALIZAÇÃO DA COTAÇÃO
Permite o comprador atualizar os preços e as condições obtidas de cada fornecedor participante
da cotação. Bem como, cadastrar novas propostas dos fornecedores envolvidos ou novos
participantes.

Nesta rotina serão informados: a condição de pagamento, o contato, o preço unitário, a tabela
de preço, o total do item, o prazo de entrega, a filial para entrega, a alíquota de IPI, a alíquota
de ICMS, o valor do frete, a data de validade, descontos, o valor do seguro, número do
orçamento se tiver, o preço à vista, a taxa de financiamento, entre outros.

Compras> Atualizações> solicitar/cotar> gera cotação> preencher parâmetros> ok

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Opção "Novo participante"

Permite incluir um novo participante para a cotação, ou seja, relacionar um novo fornecedor
para concorrer com os demais.

Procedimentos para registrar um novo participante:

Na janela de manutenção da rotina Atualiza Cotação, posicione sobre a cotação desejada e

clique em "Novo Participante".

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Fornec. 1 - Votorantim

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Fornec. 2 – CCB

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16
Fornec. 3 – EMPRESA DE CIMENTO LIZ

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Toda a cotação foi atualizada

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 6. ANÁLISE DA COTAÇÃO - APROVAÇÃO
Esta rotina analisa as cotações que foram atualizadas, apresentando seus dados e sugerindo a
melhor proposta entre os fornecedores participantes, de acordo com o preço, a condição de
pagamento, ou prazo de entrega.

Análise de cotação é a aprovação do melhor fornecedor, o sistema avalia apenas o valor, porém,
nada impede do gestor analisar os prazos de entrega e condições de pagamentos.

Ao encerrar a cotação selecionando o fornecedor vencedor, é gerado automaticamente o

Pedido de Compras e a Solicitação de Compras que originou esta cotação tem o status alterado
para Solicitação Totalmente Atendida.

Compras> Atualizações> solicitar/cotar> analisa cotação> legenda

Compras> Atualizações> solicitar/cotar> analisa cotação> ações relacionadas> analisar

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Neste exemplo parametrizamos para trazer a cotação marcada, ele trouxe a melhor cotação
analisada por valores.

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Confirmado

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Pedido de compra pronto para ser encaminhado para ao fornecedor

7. PEDIDO DE COMPRAS
O pedido de compra é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo
representar fielmente as condições e características da compra efetuada. É o acordo que
representa as condições em que foi feita a negociação, tais como: material, quantidade,
qualidade, frequência de entregas, prazos, preços, local de entrega, tributação, entre outros.

Esta rotina permite que o pedido de compra seja gerado manualmente, relacionado a uma
Solicitação de Compras previamente cadastrada, ou automaticamente por meio da análise da
melhor cotação, conforme demonstrado no processo de compras do item 4 ao 6.

7.1. PEDIDO DE COMPRAS GERADO MANUAL

Existe um parâmetro que restringe a inclusão de um Pedido de Compra sem uma Solicitação de
Compras para os usuários não cadastrados como compradores.

Quando o setor de compras utiliza o conceito de controle de alçadas no Protheus, é possível

definir se os compradores/grupo de compras poderão dar manutenção aos pedidos, efetuados
por outros compradores/grupo de compras, devendo também ser configurado o parâmetro.

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Compras> Atualizações> pedido de compras> pedido de compra> incluir

Preencher e confirmar os campos do cabeçalho: data emissão> fornecedor> cond. Pagamento>

contato> filial p/ entrega. Descrição do produto: Produto> quantidade> vlr. Unitário> data de
entrega.

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Há necessidade de aprovação do pedido após a confirmação.

7.1.1. LIBERAÇÃO DE PEDIDO DE COMPRAS MANUAL

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Tela inicial para liberação de pedido de compras

Compras> Atualizações> liberação> liberação de documentos> ações relacionadas> legenda.

A rotina de liberação de documentos é utilizada tanto em Compras quanto em Gestão de

Contratos.

A liberação de documentos é utilizada para identificar os responsáveis pelas autorizações de

gastos da empresa.

Esta transação somente está disponível aos usuários que tenham optado pelo controle de
alçadas, definido através dos Cadastros de Compradores, Grupos de Compras, Aprovadores e
Grupos de Aprovação.

Os documentos são apresentados conforme parametrização da rotina, de acordo com a

sequência em que foi aprovado pelo Grupo de Aprovação.

Após a confirmação da liberação, é registrado no documento o nome do usuário aprovador,

esta informação é listada na parte inferior do documento, na forma de local para assinatura
com o respectivo nome abaixo.

Procedimentos para efetuar a liberação de um documento:

Ao acessar a rotina Liberação de Documentos, é apresentada a tela Parâmetros.

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Selecione quais os tipos de documentos devem ser exibidos: todos, não aprovados ou
aprovados. Confirme

Será apresentada uma relação de todos os documentos sob a alçada do usuário.

Posicione sobre o documento a ser liberado e clique em Liberar.

Compras> Atualizações> liberação> liberação de documentos> parâmetros> ok.

Compras> Atualizações> liberação> liberação de documentos> liberar>

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 7.2. PEDIDO DE COMPRAS GERADO AUTOMÁTICO
O pedido de compras é gerado automaticamente após o processo realizado corretamente.

 Geração da cotação,
 Atualização da cotação,
 Análise da cotação.

Compras> Atualizações> pedidos de compras> pedido de compra>

O processo de aprovação é realizado ao analisar a cotação.

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