Guia Básico de Processos Corporativos

do Sistema Indústria
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PROCESSO GESTÃO DE VIAGENS

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ÍNDICE

1 - INTRODUÇÃO
2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES
3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO
4 - FLUXOGRAMA DO PROCESSO
4.1 - ATIVIDADES CRÍTICAS DO PROCESSO
4.2 – RECOMENDAÇÕES GERAIS
5 - SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO
6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL

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1 – INTRODUÇÃO

O processo de “Gestão de Viagens” tem como função realizar a gestão e controle na emissão de
passagens, reservas de hospedagem e pagamento de auxílios viagem para os empregados e terceirizados
do Sistema Indústria.
Este processo tem início na atividade receber solicitação de passagens, hospedagem e auxílio viagem e
término na atividade encaminhar planilha consolidada para Gestão da Folha de Pagamento.

Os indicadores propostos para sua medição são: gastos de viagens por colaboradores, saving de viagens,
valor total gasto com viagem, percentual de pedidos recebidos fora do prazo, percentual de prestação de
contas de viagens entregues.
As saídas deste processo têm como destinos: os processos de Contas a Pagar e Contas a Receber,
Gestão Contábil e Gestão da Folha de Pagamento e os solicitantes / terceiros.

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2 – VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES

Auxílios viagens

Prestação de Contas Planilha consolidada

Solicitantes /
Terceiros
com informações e Gestão da Folha
valores das diárias
de viagem de Pagamento

Solicitação de Documentos Fiscais

passagens, de despesas de Contas a Pagar
hospedagem e viagens
auxílios viagens
Arquivos de
retorno e
Documentos de reservas de passagens e Classificação / processamento
Gestão de de pagamento
hospedagem
Viagens escrituração Solicitação de
fiscal e contábil Auxílios viagens

Ressarcimento
Pendências na prestação de
contas de viagens
Contas a
Passagens, Receber
Hospedagens
Demissão Arquivos de
Documentos processamento
de pagamentos
Gestão liquidados
(CNAB)
Prestação de Contas Contábil

Pagamento de
despesas de viagens
Agências de viagens
/ Companhias aéreas
1ª Versão / Hotéis
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3 – DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO

ORIGEM ENTRADA FUNÇÃO: Realizar a gestão e controle na SAÍDA DESTINO
emissão de passagens, reservas de
hospedagem e pagamento de auxílios viagem
para os empregados e terceirizados do
Sistema Indústria Documentos de
reserva de
PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS Passagens
Solicitante /
Terceiros
Documentos de
Política de Gestão de Viagens reserva de
Hospedagem

Solicitação de passagens, Documentos

hospedagem e auxílio Fiscais de
viagem Gestão de Viagens despesas de
Solicitantes
viagens
Classificação /
Informações para emissão
Escrituração Fiscal
de passagens
INÍCIO FIM Reembolso e Contábil
Agência de
Viagens / Informações/reservas sobre
Companhias passagens e hospedagem Ressarcimento
Receber solicitação de Encaminhar planilha
áreas / Hotéis
passagens, consolidada para
hospedagem e auxílio Gestão da Folha de Prestação de Gestão Contábil
viagem pagamento Contas

Planilha
ÁREA RESPONSÁVEL consolidada com Gestão da Folha de
informações e Pagamento
valores de diárias
Administrativo de Viagens

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4 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO

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4 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO)

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4.1 – ATIVIDADES CRÍTICAS

ATIVIDADE CRÍTICA 1 – ANALISAR PRESTAÇÃO DE
CONTAS DE VIAGENS

Durante a análise da prestação de contas os seguintes itens devem ser verificados:

• Apresentação do bilhete da passagem utilizado ou outro documento que comprove o deslocamento e
o período de viagem.
• Apresentação de notas fiscais que comprovem os consumos.
• Apresentação de bilhetes e/ou recibos que comprovem os deslocamentos feitos com táxi.

Observações:
• Prestações de contas pendentes impossibilitaram novas solicitações de viagens.
• Despesas extras como frigobar, telefonemas, lavanderias e outros consumos não são de
responsabilidade do Sistema Indústria.
• Despesas extraordinárias só poderão ser reembolsadas quando justificadas pelo titular da unidade e
aprovadas por quem autorizou a viagem, mediante apresentação dos respectivos comprovantes.
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4.2 – RECOMENDAÇÕES GERAIS

Princípios gerais:

• Antes do planejamento da viagem deve ser estudada a possibilidade de utilização da infraestrutura de TI

e telecomunicações (videoconferência, webconference, audioconferência), evitando os deslocamentos
quando for verificada a possibilidade de utilização destes recursos.
• Recomenda-se que as compras das passagens aéreas e terrestres nacionais e internacionais sejam
feitas através de agências de viagens licitadas.
• O solicitante deve prestar todas as informações necessárias para emissão dos bilhetes e hospedagem.
• As solicitações devem ser autorizadas conforme alçadas de aprovação.
• Ao receber as confirmações a respeito da viagem, o empregado deve conferir se as mesmas estão de
acordo com o autorizado em tempo hábil para eventuais ajustes.

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5 – SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO

FUNÇÃO DO PROCESSO: Realizar a gestão e controle na emissão de passagens, reservas de

hospedagem e pagamento de auxílios viagem para os empregados e terceirizados do Sistema Indústria

COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO?

INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE

(total gastos com viagens em R$ /

Gastos de viagens por Menor,
1 colaboradores
Quantidade de colaboradores que Custo R$
Melhor
Mensal
viajaram)

(∑ Valor das Tarifas Cheias) - (∑

Maior,
2 Saving de viagens Valor Gasto)/ (∑ Valor Tarifas Qualidade %
Melhor
Mensal
Cheias)

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5 – SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO)

INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE

Total de gastos com passagens e

Menor,
3 Valor total gasto com viagem hospedagens (nacionais e Custo R$
Melhor
Mensal
internacionais)

(Número de pedidos recebidos fora

Percentual de pedidos Menor,
4 recebidos fora do prazo
do prazo/ Número total de viagem Prazo %
Melhor
Mensal
recebidos no mês) X 100

(Número de prestação de contas de

Percentual de prestação de Maior,
5 contas de viagens entregues
viagens entregues / Número de Qualidade %
Melhor
Mensal
viagens realizadas) X 100

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6 – EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL

Maurício Vasconcelos de Carvalho - Gerente Executivo da ADINF

Helton Flávio de Camargos - Gerente de Apoio Administrativo e Patrimônio

E-mail: helton.camargos@cni.org.br
Telefone: (61)3317-9003

Em caso de dúvidas e sugestões:

Jucélia Ferreira Rocha – Analista Administrativo

E-mail: jrocha@cni.org.br
Telefone: (61)3317-9316

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