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8. Análise de Função

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A Ánálise de função e atividades cria transparência nas atividades
de cada função

Objetivos:
▪ Identificação de atividades secundárias e
organizativas além das atividades primárias
(core).
▪ Registro de atividades que desperdiçam
tempo.
▪ Ter uma visão geral dos problemas que
ocorrem na rotina do colaborador.
▪ Reflexão e questionamento auto crítico das
atividades.
▪ Abordagens detalhadas de melhoria que
derivem um plano de ação.
▪ Eliminar redundâncias e esforços
duplicados;
▪ Definir responsabilidades;
▪ Delegar atividades secundárias e
organizativas para níveis mais baixos da
organização

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3 etapas para analisar as funções

Analisar Classificar Otimizar

Atividade
Atividade Atividade organizativa Atividade
organizativa primária primária
Buffer

Tempo total das Atividade

atividades secundária
Atividade
secundária

▪ Pesquisa de todas as Classificação das atividades ▪ Organizar atividades que

atividades
▪ Registro do esforço de cada
atividade
▪ Identificação dos clientes
internos e definição dos
objetivos de cada função
em:
▪ Atividades primárias (core)
▪ Atividades Secundárias
▪ Atividades Organizativas
agregam valor
▪ Minimizar o desperdício oculto
▪ Eliminar o desperdício óbvio
▪ Possuir um buffer. Acima de
80% da capacidade  caos

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Classificação das atividades de acordo com a definição de valor
agregado e desperdícios
Classificação Definição
Atividades ▪ Atividades exclusiva do escopo de
primárias trabalho da função.
▪ Atividades que aumentam o valor de um
produto ou serviço do ponto de vista do
cliente (interno ou externo).
Atividades ▪ Operações que são necessárias, mas
secundárias não aumentam os valores de um produto
/ serviço do ponto de vista do cliente;
▪ Operações que suportam atividades da
área funcional
Atividades ▪ Atividades não relacionadas com a
organizativas entrega do produto ou serviço;
▪ Atividades que não são percebidas pelo
cliente
▪ Atividades que dão suporte ao
funcionamento da empresa.
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Exemplos
▪ Solicitações do cliente externo (ex.:
desenhos, documentações);
▪ Solicitações para o cliente interno (ex.:
planejamento de materiais);
▪ Processamento de pedidos,
negociações, pagamento de duplicatas,
etc.).
▪ Emissão de relatórios
▪ Compilação de resultados.
▪ Reuniões.
▪ Treinamentos relacionados com a
função
▪ Relatório de despesas.
▪ Planejamento de férias.
▪ Telefonemas e e-mails desnecessários.
▪ Erros e retrabalhos
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Passos para implementação

Definição da
Definição da Registro dos Avaliação Definição das Implemen-
lista de
função dados dos dados melhorias tação
atividades

Seleção, Definição e Registro dos Consolidação e Definição de Implementação

definição e classificação da dados de cada avaliação dos potenciais de das melhorias;
esboço da lista de atividade. dados. melhorias e Início do
função. atividades estabelecimento controle do
diárias. de um plano de projeto.
ação.

Dicas importantes:
▪ O planejamento deve envolver o nível gerencial das funções envolvidas
▪ Fazer uma reunião de lançamento envolvendo todos os colaboradores para explicar objetivos e
metodologia, garantindo maior aderência e comprometimento;
▪ Deixar claro na reunião de lançamento que a Ánálise de função não deve ser confundida com avaliação
de performance do colaborador;
▪ Assegurar aos colaboradores que as atividades serão analisadas com o objetivo de identificar melhorias;
“NÃO TRABALHAR MAIS OU MAIS RÁPIDO E SIM TRABALHAR DE FORMA MAIS
INTELIGENTE”

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A necessidade de ação, determina a função que deve ser analisada
detalhadamente
Definição da lista Registro dos Avaliação dos Definição das
Definição da função Implementação
de atividades dados dados melhorias

Situação inicial Ação Tarefas

600
Engpass
500
▪ Gargalos nas funções
400
▪ Otimizar as atividades de maneira
300 administrativas causam um grande
Kundentakt que aumente a produtividade
200
backlog de solicitações
100
(redução do desperdício, melhorias
0 aumentando o lead time de
Innendienst Konstruktion Kalkulation Labelling Versand das ferramentas de suporte, etc.)
Minuten pro Auftrag processamento.
Personalkosten Technik / Administration 2007
Nolte Möbel GmbH & Co. KG

3,50
3,25
Personalkosten in Millionen EURO

3,00

▪ Otimizar a estrutura dos custos e

2,75
2,50
2,25
2,00

▪ Os custos não correspondem com

1,75
1,50
1,25
1,00
0,75
replanejar os procedimentos
0,50
0,25
0,00
os requisitos do mercado. (redução do desperdício, eliminação
de tarefas desnecessárias, etc.)
Bereiche

▪ Transparência nas interfaces dos

Auftragsabwicklung
Standard (incl. Abrufe)

Kunde

processos com relação às

Bestellung sichten &
kaufm. Prüfen,
Vertriebs- innendienst Vermerke

Vertrieb
▪ Perda de eficiência nas interfaces atividades, competências e
Prüfung & Freigabe

dos processos. responsabilidades.

Produktions- /
Betriebsleitung

Dispokarte & Arbeitsanweisung /

Wiederholung in Rohstoffzuteilung & Doku ein- sammeln
Terminierung Produktions-

▪ Redefinição das interfaces (tarefas,

AS400 Ablage & weiterleiten
Auftrag dokumentation
Dispo

AB erstellen und Kommi Liste Lieferschein und Übergabe an

versenden erstellen Lieferpapiere Spediteur

competências e responsabilidades)
Versand

Produktion
Fertigung

Kommis- sionierung
Kommissionierung

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erstellen
Faça uma lista de atividades detalhada e bem estruturada

Definição da lista Registro dos Avaliação dos Definição das

Definição da função Implementação
de atividades dados dados melhorias

2. Classificação 3. Definição das

1. Descrição da atividade das atividades atividades

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Métodos para garantir dados confiáveis

Definição da lista Registro dos Avaliação dos Definição das

Definição da função Implementação
de atividades dados dados melhorias

Métodos para coletar dados:

Estimativa de tempo para cada

 atividade em entrevistas “one-to-

one” com os colaboradores de
cada função.


Estimativa de tempo para cada
atividade, estruturada em um
workshop com o time da função.
Registro do tempo pelos

 colaboradores por um determinado

período de tempo (ex. 30 dias de
trabalho).

 Registro do tempo em diversos

momentos.

 Combinação dos métodos

mencionados.

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Consolidação dos dados e identificação das áreas que precisam de
melhorias
Definição da lista Registro dos Avaliação dos Definição das
Definição da função Implementação
de atividades dados dados melhorias

Avaliação em 3 etapas:

Etapa 1 Verificar os dados coletados e cruzar com o banco de dados

Etapa 2 Consolidar os dados das planilhas para uma única base de dados

Avaliação dos dados; análise de pareto das atividades;

Etapa 3
visualização dos resultados

Pareto das atividades

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As melhorias são definidas com o time da função, baseadas nos
dados coletados
Definição da lista Registro dos Avaliação dos Definição das
Definição da função Implementação
de atividades dados dados melhorias

Primeiras melhorias:


Eliminar desperdício;
Princípios para otimizar
Integrar, paralelizar, sincronizar e minimizar as atividades
processos indiretos
necessários

Características de empresas
Lean  Medidas organizacionais para melhorias relacionadas a não
possuir distúrbios (estabilidade básica), fluxo, ritmo e puxada.

Padronização de materiais de trabalho e ferramentas;

Self-management/ team-
management  padronização de recursos compartilhados (estrutura do
arquivo,…);
gerenciamento ativo.


Redefinição de interfaces (tarefas, competências e
Interfaces responsabilidades ); Definição de padrões nas interfaces para
melhorar o fluxo de informação

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Cronograma e início do plano de ação

Definição da lista Registro dos Avaliação dos Definição das

Definição da função Implementação
de atividades dados dados melhorias

Etapa 1 Priorização das medidas e início das implementações

Definição do plano de implementação (definição das tarefas, responsáveis, cronograma e

Etapa 2
recursos disponíveis)

Etapa 3 Início do projeto e verificação da implementação

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A Análise de função e atividades e atividades fornece uma visão da
estrutura das atividades
Vantagens
▪ Fornece uma informação detalhada sobre a
estrutura de uma função de trabalho dividindo-
a em atividades que agregam ou não valor.
▪ A visualização dos resultados permite
identificar facilmente as atividades que
consomem mais tempo.
▪ Categoriza as atividades pelo esforço em
tempo dedicado a cada uma, fazendo com que
possíveis melhorias possam ser quantificadas
facilmente.
▪ Pode ser utilizado para identificar uma área
que necessite de uma análise mais detalhada,
como um mapa de fluxo de valor.
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Desvantagens
▪ Se a estimativa de tempo não for possível, a
coleta de dados pode ser entendida como
uma atividade que consome muito tempo
desnecessariamente.
▪ Se a estrutura das tarefas se diferencia de
um colaborador para outro de uma mesma
função, todos os colaboradores devem ser
envolvidos juntos para se ter uma imagem da
função confiável
▪ Podem haver resistências quando o
colaborador ver que a parcela de atividades
que não agregam valor é muito alta.
▪ Detalhes do processo não são analisados
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