Introdução

Este documento serve como roteiro para todos que trabalham com
o SIGE – Sistema de Gestão Escolar e o SIAP – Sistema de Apoio
Pedagógico. O intuito é mostrar de uma forma rápida e de fácil
compreensão as principais funcionalidades desses sistemas, permitindo
que o usuário possa abrir e encerrar um ano letivo sem qualquer
dificuldade.
Além das funcionalidades do SIGE e SIAP, serão mostradas as
principais funções dos “Sistemas de Apoio ao SIGE” que são
indispensáveis para o funcionamento desse sistema (SIGE).
Sistemas envolvidos:
SRM, SIGE, SIAP, SSM, MAN6, MDL, WIKISIGE

Para você que está iniciando agora ou que tem dificuldades de

finalizar o ano letivo no sistema, este documento será de grande valia e
estará disponível também no WIKISIGE, através do link
https://portaleduca.seduce.go.gov.br/documentos-manuais/ .

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Iniciando o uso do SIGE
Existem diversas atividades a serem realizadas no sistema para
que ele funcione corretamente, a seguir veja cada função de acordo com
a ordem de execução.

1. Início do Ano Letivo

Ao iniciar o ano letivo é necessário verificar toda a configuração

do sistema, de acordo com as diretrizes para o ano letivo, matriz
curricular, critérios de avaliação e outras parametrizações que são
necessárias.
A parametrização do sistema, bem como a atualização cadastral
de alunos e servidores, é uma tarefa obrigatória que interfere em todas
as funcionalidades do sistema, por isto é importante que seja feita com
bastante cautela, pois nem todas as parametrizações podem ser desfeitas
e, em alguns casos, podem perder dados no momento de corrigir algum
erro de configuração.
A responsabilidade do cadastro é da unidade escolar, por isto,
analise a documentação e diretrizes para o ano letivo com bastante
cautela antes de inserir os dados no sistema.

Ativação do Ano e Semestre Letivo

Para ativar o ano e o semestre no SIGE, os cadastros no

Reordenamento devem estar prontos, o curso e a série devem estar
autorizados (Estado: GEARE; Município: Suporte do SIGE).
A ativação do Ano Letivo é realizada no Lápis Período Letivo – Ano
Letivo. Deve-se clicar no ano atual, digitar a data de encerramento do
ano letivo, clicar na situação “ativo” e alterar.
A ativação do Semestre é realizada no Lápis Período Letivo –
Semestre, o procedimento é semelhante à ativação do Ano Letivo: deve-

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se clicar no semestre atual, digitar a data de encerramento do semestre,
clicar na situação “ativo” e alterar.

Importante: Mesmo a escola sendo de ensino anual ela

deverá trabalhar com semestre ativo.

Parametrização do Sistema
A parametrização do sistema consiste em configurar o mesmo
para atender às especificações e características da unidade escolar. Todo
o funcionamento do sistema depende de uma parametrização feita de
forma correta e com bastante cautela, pois isso irá repercutir em todas
as atividades.
i) Cadastro da Unidade de Ensino
Apesar do cadastro não ter muitas mudanças, é necessário
sempre verificar se as informações estão corretas, pois é a partir
deste cadastro que são geradas as informações que serão
encaminhadas para o censo que irão constar em documentos
oficiais da escola.
A ficha da escola é bem completa e contém informações sobre a
unidade executora, documentação, estrutura, critérios de
avaliações, além de outras informações relevantes que serão
utilizadas por todos os departamentos da Seduce.
Mantenha esta ficha sempre atualizada e completa, para que não
tenha problemas com programas educacionais, repasse de
verbas, censo, entre outros.

ii) Seleção de composições a serem oferecidas

Apesar da aprovação ser feita pelo reordenamento, cabe à
unidade escolar marcar as composições que a escola oferece,
pois sem esta marcação as turmas e/ou programas da
composição que não forem informados ficarão indisponíveis.
Caso a escola deixe de oferecer determinada composição, deverá
desmarcá-la no sistema. Deixar uma composição que não é
utilizada ativa poderá resultar em relatórios inconsistentes.

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 iii) Critérios de Avaliação
Outra grande preocupação é com o critério de avaliação, que irá
determinar de que maneira as médias dos alunos serão
calculadas. Nesta função você irá definir o cálculo que será
utilizado para formar as médias anuais, médias de recuperação,
médias para aprovação, frequência mínima e quantidade de dias
letivos.
Além disso, o cadastro do critério de avaliação irá determinar
como o sistema deverá se comportar com cada base de ensino.
Vale destacar que existem ainda outras opções que irão definir a
situação final dos alunos.
Importante ressaltar que toda vez que houver alteração
no critério, faz-se necessário recalcular a média de todas
as turmas envolvidas.

iv) Matriz Curricular

Um dos grandes problemas decorrentes de cadastros errados
ocorre na matriz curricular. A matriz é dividida em Base Nacional
Comum, Parte Diversificada, Disciplinas Opcionais, Ampliação da
Aprendizagem, Núcleo Eletivo e Núcleo Profissionalizante. A
matriz cadastrada no SIGE deve ser idêntica à aprovada pela
subsecretaria e SEDUCE, as disciplinas devem ser inseridas no
tipo certo e devem ter a mesma nomenclatura. Somente após o
cadastro da matriz será possível modular os professores e as
escolas que utilizam o SIAP, cadastrar os Planos Anuais e o
Quadro de Horário. Caso não encontre a disciplina no SIGE ou
caso ela não esteja grafada da mesma forma como consta na
matriz aprovada, procure a sua Coordenadoria.

v) Credenciamento/Autorização e Reconhecimento
As leis e pareceres que autorizam os cursos oferecidos devem ser
inseridas no sistema para que sejam impressas nos documentos
oficias da escola. Toda vez que houver uma renovação ou
alteração nestas leis, deve-se atualizar o sistema.

Atualização e Parametrização da Ficha dos Alunos

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 Quando um aluno faz matrícula ele só cadastra os dados principais
(nome do aluno, nome da mãe, data de nascimento, telefone e dados
escolares). Ao receber o aluno na escola, a unidade escolar deverá
preencher a totalidade de sua ficha no sistema, de acordo com a
documentação apresentada pelo mesmo.

NUNCA utilize dados que não são do próprio aluno, como: telefone
e/ou e-mail da escola, CPF do servidor que está cadastrando o aluno,
etc.
Os dados na ficha do aluno serão utilizados por diversos
programas educacionais e também para o censo escolar, por este motivo,
todos os dados devem ser fielmente preenchidos conforme a
documentação do aluno. Somente após o preenchimento da ficha, o
cadastro do aluno estará liberado para uso no sistema.

Cadastro das Turmas

No SIGE as turmas são pré-liberadas pelo sistema de
Reordenamento de Matrícula que é administrado:
• No caso das escolas estaduais, pela Gerência da Rede de
Ensino (GEARE) da SEDUCE;
• No caso das escolas municipais, pelo Suporte do SIGE no
município.
Após a aprovação do Reordenamento, a escola poderá iniciar o
cadastro de todas as turmas, que é fundamental para a criação do quadro
de horários no SIAP.

Modular Servidores
A modulação do servidor é um passo muito importante no início do
ano letivo, pois a modulação no SIGE, que agora está integrada com o
sistema da SEGPLAN - RHNet e da subsecretaria – MDL, influenciará
diretamente no pagamento dos servidores e no bônus do Programa

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Reconhecer. A modulação também é importante para as escolas que
utilizam o diário eletrônico - SIAP, pois sem ela os professores não têm
acesso a essa funcionalidade. Além disso, a modulação define os
professores para cada disciplina e turma da escola no período. Observe
as orientações a seguir.

i) Cadastro do Servidor
Para as escolas estaduais o cadastro do servidor, os dados
pessoais e a qualificação são informações que vêm direto da
SEGPLAN. No caso das escolas municipais, esse cadastro
continua sendo feito pela escola. Na rede estadual, se ao
consultar o CPF de um servidor o sistema retornar com a
mensagem “O CPF do servidor informado não foi encontrado”,
entre em contato com a sua subsecretaria para regularizá-lo,
pois isso significa que o servidor ainda não tem seu cadastro na
SEGPLAN e que, por essa razão, ainda não pode ser modulado
no SIGE.

ii) Admissão:
Faz referência ao momento em que o servidor entrou na rede,
seja por concurso ou por contrato. Para as escolas estaduais
esse cadastro vem direto da SEGPLAN e a escola deve apenas
marcar o vínculo e salvar. No caso das escolas municipais, o
cadastro é feito pela própria escola.

iii) Cargo:
Faz referência ao cargo adquirido pelo servidor ao entrar na
rede. Na rede estadual, esse campo também vem direto da
SEGPLAN e está liberado apenas para consulta. Na rede
municipal, continua sendo feito pela escola.

iv) Função:
A função é cadastrada depois dos itens anteriores. Nesse campo
informa-se ao sistema qual é a função do servidor na unidade
escolar no ano letivo atual. O cadastro desse item deve ser feito
todo início do ano para os professores que ministram aulas em

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 turmas anuais e todo início de semestre para os professores que
ministram aulas em turmas semestrais. Todo funcionário deve
ser modulado com a sua respectiva função exercida na escola
no ano atual e com a carga horária da mesma.

2. Durante o Ano Letivo

Depois da realização dos cadastros e parametrizações, iniciam-se

as atividades de movimentação dos alunos.

Manter Cadastro dos Alunos

A escola deve se responsabilizar pela constante atualização nos
dados dos alunos, pois esses dados são utilizados em programas
educacionais, controle de frequência diária, censo escolar, etc.
Além disso, é através desses dados que a SEDUCE entra em
contato com os alunos ou com a escola quando necessário. O aluno que
não possui uma ficha atualizada, pode deixar de receber algum benefício
e os seus pais podem perder a oportunidade de saber se o aluno está
frequentando ou não as aulas corretamente.

Manter o Cadastro de Notas

O cadastro de notas é uma atividade corriqueira e, no estado, ela

está diretamente ligada ao Programa Reconhecer, que define uma data
para que todas as escolas façam o lançamento das notas dos alunos.
Esta estatística serve para que a área pedagógica faça diagnósticos mais
precisos sobre o desempenho dos alunos e adote metodologias para
recuperá-los a tempo, antes que eles corram o risco de reprovação, ou
seja, esse é um trabalho feito de maneira preventiva. Além disto, a
manutenção das notas possibilita que a escola gere diversos documentos
sobre a situação do aluno.

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Manter o Cadastro das Frequências

Na rede estadual há uma preocupação muito grande com a

frequência do aluno. Além da frequência diária, também deve-se lançar
a frequência por disciplina, que irá influenciar no resultado final do aluno.

Trocar Situação do Aluno

Durante o ano letivo vários alunos deixam a escola, seja por

transferência, evasão ou quando o mesmo vai a óbito. A troca de situação
do aluno deve ser feita toda vez que o aluno, por algum motivo, deixar
a unidade de ensino. Ao trocar a situação do aluno, você libera o mesmo
para que ele seja alocado em outra unidade escolar, uma vez que o
sistema não permite alocar o aluno em mais de uma escola, seja ela
estadual ou municipal (para os municípios que aderiram ao SIGE).

Término do Ano Letivo

Verificar Cadastro de Notas e Carga Horária

No término do ano letivo, deve-se verificar as frequências, a carga

horária e se todas as notas foram lançadas. Estes dados serão utilizados
para o resultado final dos alunos. Hoje, a escola conta com o SIAP que
permite o recebimento das médias dos alunos cadastradas pelos
professores.

Realizar Transferências Automáticas

A Transferência Automática, ou simplesmente TA, é uma

transferência planejada, em bloco, ou seja, não é uma transferência de

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um aluno específico, mas sim de vários alunos ao mesmo tempo. Esse
processo deve seguir rigorosamente o planejamento realizado junto à
Coordenação de Matrícula da Regional de Ensino.

A realização da TA é feita para alunos que estão em séries finais

(cursos) em escolas que não oferecem a série seguinte e/ou no caso de
fechamento de uma unidade ou extensão gerando a necessidade de que
os alunos sejam transferidos para outra unidade. A TA só pode ser feita
de uma escola da rede estadual para outra escola também da rede
estadual ou de uma escola da rede municipal para outra escola também
da rede municipal (quando a rede municipal está autorizada a utilizar o
sistema de matrícula informatizada do estado). Não é possível realizar a
Transferência Automática de uma escola da rede estadual para uma da
municipal ou vice-versa.

Renovar Alunos da Casa

Todo aluno que for permanecer na unidade escolar deverá

renovar sua matrícula, correndo o risco de perder a vaga caso isto não
ocorra. A renovação é feita no período definido pelo calendário de
matrícula da SEDUCE, as vagas restantes serão utilizadas para o processo
de matrícula informatizada.
As renovações não realizadas irão liberar vagas para novos alunos.
As renovações são necessárias para todas as escolas, inclusive para
escolas municipais que utilizam o SIGE, para que o cadastro fique
liberado no próximo ano letivo.

Realizar Transferências por Interesse Próprio

A Transferência por Interesse Próprio (TIP) deve ser feita para

todos os alunos, de qualquer série, que desejam ou necessitam mudar
de uma escola para outra dentro da rede estadual. O aluno deverá

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escolher três opções de escolas e será alocado por esta ordem de
preferência, onde houver vagas. Em alguns casos o aluno poderá ser
alocado numa 4ª opção, uma unidade mais próxima da primeira opção
do aluno (este caso é raro, mas pode acontecer por falta de vagas nas
três opções do aluno).
Os alunos de TA que não quiserem participar deste processo
poderão optar pela TIP. O aluno de TIP tem prioridade sobre os novos
alunos, mas concorrem com outros alunos de TIP. Já na TA o aluno tem
vaga garantida na escola planejada, no entanto é necessário comparecer
à escola de destino para efetivar a matrícula.

Emitir Documentos Oficiais

No final do ano letivo, de acordo com as normas da unidade

escolar, é aconselhável a impressão e arquivamento de documentos, tais
como: ata de resultados finais, livro de matrícula, ficha individual,
certificados e outros.

Etapas para utilização do SIAP

Para iniciar as atividades no SIAP a escola primeiramente deve ter
cadastrado os dados iniciais no SIGE, tais como: Composição de Ensino,
Matriz Curricular, Critério de Avaliação, Turmas, Modulação de
Professores. Após os cadastros no SIGE, quem inicia as configurações no
SIAP é escola que deve configurar o sistema para a utilização do
Professor. Veja a seguir as atividades que deverão ser desenvolvidas pela
unidade escolar no SIAP.

1. Início do Ano Letivo.

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Calendário

Antes de qualquer outra atividade, é necessário definir o

calendário escolar. Para isto, a SEDUCE (centralizada) deve liberar o
calendário oficial da Rede Estadual de Ensino. Após a liberação, a
Coordenadoria faz as alterações pertinentes a cada município de sua
jurisdição e, em seguida, a unidade escolar irá construir seu calendário
baseado nas informações contidas no calendário municipal. Ao realizar
as alterações necessárias, a unidade escolar irá enviar o calendário para
ser homologado pela Coordenadoria e posteriormente pela Centralizada.
Somente após a aprovação do calendário pela SEDUCE e Coordenadoria
é que a Unidade Escolar estará liberada para realizar as demais atividades
no SIAP.

Definir Calendário em Uso

Após ter o calendário aprovado pela SEDUCE e Coordenadorias, a

escola deve vincular o calendário em uso para todos os turnos e
composições de ensino.

Horário de Aula

Considerando o turno e a composição, é necessário o cadastrado

dos períodos de aulas e de intervalos, informando o início e término de
cada aula. Esses períodos cadastrados serão a base para o Quadro de
Horário.

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Quadro de Horário

O cadastro do Quadro de Horário será feito baseado no calendário

e no horário de aula. Os professores devem estar modulados no SIGE
nas suas respectivas disciplinas e as turmas no SIGE devem ter sido
criadas para que a escola possa cadastrar os professores nos dias e
horários corretos.

Planejamento Anual

O Planejamento Anual é cadastrado por disciplina, conforme a

Matriz Curricular da escola, para todas as composições de ensino
ofertadas. Algumas disciplinas possuem Currículos Referências que não
serão alterados pela escola, mas podem ser complementados. Para
agilizar o trabalho da escola, sempre que se inicia um novo ano ou
semestre letivo (turmas semestrais) o NUTIC faz a migração dos planos
anuais para esse novo período, desde que os mesmos estejam
aprovados.
Término do Ano Letivo

Para o encerramento do ano letivo no SIAP todos os professores

devem estar com os diários dos quatro bimestres com as notas
cadastradas e enviadas para o SIGE que, por sua vez, enviará de volta
para o SIAP o Relatório Resumo Final do Diário que serve para mostrar
aos professores o desempenho em notas e médias dos alunos de uma
turma e disciplina específica.
Por parte da escola cabe verificar se todas as disciplinas estão com
suas cargas horárias completas e caso não estejam deve-se utilizar o
recurso Reposição de Aula para resolver o problema.
O coordenador pedagógico da escola deverá, no Menu Operações
– Acompanhamento do Diário dos Professores, verificar os diários dos
professores nos 4 bimestres, observando se todos estão preenchidos

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corretamente com a Frequência, Avaliações e Conteúdos. O coordenador
também deve verificar, junto com o professor, se as cargas horárias das
disciplinas foram garantidas, acessando o diário e o planejamento por
turma (carga horária total prevista).

Verificando a Carga Horária da Disciplina Ministra pelo Professor

• A escola deverá verificar em todos os quadros de horários, desde

o início do ano, se o professor foi incluído em todos eles. Nos casos
em que o professor saiu de licença, o seu substituto deverá constar
no quadro de horário no período de afastamento, pois em caso
contrário, a carga horária não irá fechar;
• Todos os horários coletivos e conselhos de classe são contados na
carga horária do professor desde que esses eventos caiam em dias
de aula do professor;
• A escola deverá distribuir de forma correta todos os trabalhos
coletivos, conselhos de classe e sábados letivos.

Para realizar essa distribuição, a escola deverá utilizar a função

“Vincular Horário – Dia da Semana” no SIAP, que permite atribuir o
horário de aula correspondente ao dia da semana vinculado na
funcionalidade. Desta forma, o quantitativo de aulas dos professores para
dia de trabalho coletivo, conselho de classe ou sábado letivo estará de
acordo com o horário do dia informado. Assim todos os professores serão
recompensados por esses eventos.
A tabela abaixo ilustra o que deve ocorrer na escola. De acordo
com o calendário da rede são 12 dias entre trabalho coletivo, conselho
de classe e sábado letivo, o que corresponde a 2 semanas letivas (de 5
dias cada) e 2 dias letivos. Teremos então uma distribuição uniforme de
dias: segunda-feira, terça-feira, quarta-feira, quinta-feira, sexta-feira,
segunda-feira, terça-feira, etc.

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 A escola deverá usar a configuração seguindo esse exemplo. Caso
ela deixe os eventos conforme os dias do próprio calendário, alguns
professores poderão extrapolar o quantitativo de aulas previstas,
enquanto outros poderão ficar em falta. Veja que nos dias da semana há
muitas terças-feiras, etc.

Após distribuir corretamente os eventos: horários coletivos,

conselhos de classe e sábados letivos, a escola verificará novamente no
planejamento por turma (carga horária total prevista) se a carga horária
do professor está correta, caso não esteja ela deve fazer as seguintes
verificações:

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 1º - Verificar se não há nenhum cadastro de exceção no dia da
aula do professor, pois o cadastro de exceção diminui a carga horária do
professor. Todos os dias de cadastrados como exceções deverão ser
repostos;

• Se a exceção foi para todas as turmas da escola, a reposição

deverá ocorrer em Reposição Aula – Dia de aula;
• Se a exceção foi para todas as turmas de um turno ou apenas
uma turma, a reposição deverá ocorrer em Reposição Aula –
Aula Complementar, sendo feita para cada professor.

2º - Se a escola cadastrou ausência para o professor, esse dia

também deverá ser reposto em Reposição Aula – Professor, caso
contrário a carga horária da disciplina não irá fechar;

3º - Em alguns casos será necessário que o professor envie os

dados do diário novamente para o SIGE. Para que o professor consiga
realizar esse procedimento, a escola terá que alterar a data de envio das
notas, em Definir Data Limite Para o Envio das Notas/Faltas Para o SIGE,
em todos os bimestres.

Todas essas verificações deverão ser feitas para saber o porquê

de a carga horária do professor não estar fechando. Se mesmo corrigindo
todas as inconsistências ainda faltar carga horária para o professor na
sua disciplina, é possível usar a função Reposição de Aula - Aula
complementar. A escola só não poderá cadastrar datas retroativas para
as aulas complementares, pois isso poderá interferir na ordem das aulas
planejadas pelo professor.

Após verificar o preenchimento de todos os diários e a carga

horária ministrada pelos professores, a escola tem a opção de imprimir
os diários e o resumo final do diário de cada série/disciplina.

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Conclusão

A configuração correta dos sistemas é a chave para eliminação de

erros e inconsistências nos dados.

É preciso que tudo seja feito com cautela pois muitas ações não
são passiveis de correção, gerando assim retrabalho e perca de dados.

Sempre que houver dúvidas entre em conato com a central de

atendimento pelo o 0800.645.6556.

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