Manual Renovações Pré-Inscrições Através Do ECommunity e ESchooling

Pré-inscrições e Renovações
Índice
1. Renovações de matrícula e pré-inscrições através do eCommunity e do eSchooling ...................... 3
1.1 Configurações a efetuar no eSchooling ............................................................................................... 4
1.1.1 Editar Configuração ................................................................................................................................. 7
1.1.2 Email de Submissão, Email de Aprovação e Configurações de recusa ......................................... 31
1.1.2.1 Configurações de recusa .................................................................................................................. 34
1.1.3 Entidades a notificar............................................................................................................................... 35
1.1.4 Configurações Financeiras .................................................................................................................... 37
1.2 Questões Dinâmicas ............................................................................................................................... 41
1.3 Como colocar o menu matrículas no eCommunity .......................................................................... 48
2. Criar ou aprovar pré-inscrições e aprovar as renovações de matrícula ............................................. 50

Pré-inscrições e Renovações Versão v6 pág. 2
1. RENOVAÇÕES DE MATRÍCULA E PRÉ-INSCRIÇÕES
ATRAVÉS DO ECOMMUNITY E DO ESCHOOLING
É possível através do Portal do eSchooling, o eCommunity, os encarregados de educação
preencherem/alterarem os dados necessários à renovação de matrícula dos seus educandos, bem como
é possível a disponibilização de um formulário online a alunos externos à escola para efetuarem uma pré-
inscrição para matrícula.
É também possível a criação das pré-inscrições diretamente no eSchooling através da secretaria.
Neste documento, estão procedimentos de configuração necessários às renovações através do

eCommunity e às pré-inscrições online ou através do eSchooling.
Para que os alunos externos possam proceder com a submissão do formulário de inscrição, a escola
deverá disponibilizar o link das pré-inscrições que permitirá o preenchimento deste formulário.

1.1 CONFIGURAÇÕES A EFETUAR NO ESCHOOLING
Para utilização das pré-inscrições online e renovações através do eCommunity, será necessário efetuar
algumas configurações, que serão explicadas abaixo.
As configurações relativas a pré-inscrições/renovações estão centralizadas no menu administração do

sistema -> pré-inscrições/renovações -> configurações.
Ao aceder ao menu configurações será apresentado o ano letivo para configuração, com campos de
configuração das pré-inscrições/renovações.
O ano letivo que se pretende configurar para disponibilizar o formulário de pré-inscrição/renovação

deverá estar previamente criado em administração do sistema -> anos letivos. Bastará estar criado, ou
seja, preenchidos os campos Nome, Data Inicial e Data Final.

Para efeito de disponibilização do formulário de pré-inscrições/renovações, não é necessário, na
criação do ano letivo, dar ênfase a carregar informação dos períodos letivos, dos períodos de
avaliação, das datas de publicação de notas no eCommunity, dos dias livres e das interrupções letivas.
Tendo o ano letivo criado e editado, junto ao botão “fechar” temos presente o botão “definir cursos e
atividades a lecionar”. Clicando no mesmo, surge uma nova janela em que é possível ativar os cursos
que ficarão disponíveis para escolha no formulário do respetivo ano letivo.

Ao estar criado previamente o ano letivo em administração do sistema -> anos letivos, o mesmo surgirá
listado na listagem Configurações em administração do sistema -> pré-inscrições/renovações ->
configurações.
De seguida, edita-se o ano letivo que se pretende disponibilizar o formulário de pré-

inscrições/renovações e efetuam-se as configurações necessárias.
Podem ser configuradas, por exemplo, as datas de início e fim de pré-inscrições e de renovações, o link
de acesso a novos alunos, email de submissão, email de aprovação, email de recusa e grupo de
questões dinâmicas.

1.1.1 EDITAR CONFIGURAÇÃO
• Data de Início e Data de fim de pré-inscrições

• Data de Início e Data de fim de renovações
Corresponde ao intervalo temporal em que é possível submeter um formulário de pré-inscrição e um

formulário de renovação.
É possível terem datas diferentes definidas para as pré-inscrições e para as renovações, ter para as pré-
inscrições um período para submissão do formulário mais longo e para as renovações um período para
submissão do formulário mais curto, por exemplo.
No que toca às renovações, temos ainda presente a opção
• Renovações ativas
Esta opção é para ativar/disponibilizar no eCommunity o processo de renovação de matrícula.
Dependendo das datas definidas e da ativação dessa opção, ficará disponível do lado do
eCommunity ao EE a possibilidade de aceder à renovação da matrícula para o respetivo ano
letivo.

• “Mostrar campo Faturas emitidas em nome de” – Quando ativa, faz com que surja, no formulário,
o passo 6 e o campo “Faturas emitidas em nome de” com drop-down para escolha.
• “Mostrar campo Modalidade de pagamento” – Quando ativa, faz com que surja, no formulário, o
passo 6 e o campo “Modalidade de Pagamento” com drop-down para escolha. Nesta drop-
down, surgirão as modalidades de pagamento que tenham configuração para o ano letivo
(gestão financeira -> mensalidades/propinas -> mensalidades curso/escola -> modalidades de
pagamento) que se está a configurar o processo de disponibilização do formulário de pré-
inscrições/renovações.

• “Mostrar inscrição a serviços/atividade opcionais” – Quando ativa, faz com surja, no formulário,
o passo 6 e o(s) serviço(s) que tenham sido adicionados no separador Configurações financeiras
na configuração do processo de pré-inscrições/renovações.

Podemos ter estas três opções ativas em simultâneo ou não, as três são independentes.
Caso tenhamos as três ativas, no formulário surgirá:
• “Mostrar grupos de questões dinâmicas” – Quando ativa, faz com surja no formulário o passo
para resposta às questões dinâmicas que estejam configuradas em administração do sistema ->
pré-inscrições/renovações -> grupos de questões dinâmicas e que estejam associadas no
separador Grupos de questões dinâmicas na configuração do processo de pré-
inscrições/renovações.


• “Permitir inscrições em Atividades” – Quando ativa, faz com que surja no formulário, no passo de
escolha de curso e ano escolar, atividades cujo o tipo de atividade está configurado como
extracurricular (administração do sistema -> aulas -> tipos de atividade) e que estejam
associadas ao ano letivo (administração do sistema -> anos letivos -> editar o ano letivo -> botão
“definir cursos e atividades a lecionar”) que se está a configurar o processo de disponibilização
do formulário de pré-inscrições/renovações.

Aquando a aprovação da pré-inscrição ou renovação no eSchooling, caso tenha sido
selecionada alguma(s) atividade(s), surge indicação de inscrição na(s) respetiva(s) atividade(s)
extracurricular(es).

• “Mostrar campo Trabalhador Estudante” – Quando ativa faz com surja no formulário, no passo 2
Informações adicionais, a opção “É trabalhador estudante” para seleção.
• “Mostrar campos relativos a permissões de Entrada/Saída” – Quando ativa, faz com surja no
formulário, no passo 2 Informações adicionais, campos relativos a permissões de entrada/saída
para seleção.

• “Campos relativos a permissões de Entrada/Saída são obrigatórios” – Quando ativa, faz com que
formulário, no passo 2 Informações adicionais, seja obrigatório o preenchimento dos campos
relativos a permissões de entrada/saída.
Quando ativa, os campos no formulário passam ao formato de caixa de seleção obrigando a ser
selecionada uma opção.
• “Mostrar opção de NEE” - Quando ativa, faz com surja no formulário, no passo 2 Informações
adicionais, a opção “Tem necessidades educativas especiais” para seleção.
• “Opção de NEE obrigatória” – Quando ativa, faz com que no formulário, no passo 2 Informações
adicionais, seja obrigatório assinalar se o aluno tem necessidades educativas especiais.

Quando ativa, o campo no formulário passa ao formato de caixa de seleção obrigando a ser
selecionada uma opção.
• “Mostrar opção de Ensino Noturno” – Quando ativa, faz com que surja no formulário, no passo de
escolha de curso e ano escolar, a opção “Ensino noturno” para seleção.
• “Mostrar campo IBAN nas entidades” - Quando ativa, faz com surja no formulário, nos passos de
preenchimento de dados de entidades (aluno, pai, mãe, EE), o campo IBAN para
preenchimento.
• “Permite impressão de boletim do ministério” – Quando ativa, faz com que fique disponível
botão para fazer download do documento após o formulário ser submetido.

• “Permite impressão da ficha completa” – Quando ativa, faz com que fique disponível botão
para fazer download do documento após o formulário ser submetido.
• “Pré-inscrições - Verificar se emails já existem no eSchooling” - Parâmetro orientado para a pré-

inscrição.
Quando ativo, no formulário de pré-inscrições o sistema vai verificar os emails existentes na base
de dados, e caso já exista é apresentada uma mensagem a questionar se pretende utilizar a
entidade com esse email (isto para implementar mais uma medida para evitar entidades
repetidas na base dados). No caso de existir mais do que uma entidade com o mesmo email,
estamos a fazer uma ordenação por ordem alfabética do nome sendo escolhida a que surge
em primeiro.

• “Esconder 2ª e 3ª opção de curso nas pré-inscrições” - Quando ativa, no formulário de pré-
inscrição não surgirão os campos “Curso (2ª opção)” e “Curso (3ª opção)” no Passo de Escolha
de Curso e Ano. Caso a opção descrita acima esteja ativa, no eSchooling, ao editar uma pré-
inscrição, no separador “Cursos e Disciplinas” também não surgirão os campos “Curso (2ª
opção)” e “Curso (3ª opção)”.

• “Nota das observações” - Quando preenchido, no formulário de pré-inscrições/renovações
surgirá o respetivo texto abaixo do campo Observações, no Passo de Escolha de Curso e Ano.
• “Endereço externo para informações de atividades” – Ao preencher este campo com um

endereço que redirecione para uma página que contenha informações acerca das atividades
extracurriculares existente na escola, no preenchimento do formulário, o utilizador terá presente,
no passo de escolha de curso e ano escolar e acima da tabela das atividades associadas ao
ano letivo em configuração, um botão para aceder à respetiva página.

• “Mensagem de sucesso” – Ao preencher este campo, o respetivo texto irá surgir ao utilizador
aquando a submissão do formulário.
Caso não preencha o campo com algum texto, o sistema coloca um texto por defeito,
consoante seja uma pré-inscrição ou uma renovação.
No caso de uma pré-inscrição, é colocado por defeito o texto:

No caso de uma renovação, é colocado por defeito o texto:
• “Texto para a opção de omitir dados de Pai/Mãe” – Ao preencher este campo, o texto que
surge por defeito na opção “Sem informações/Não aplicável” presente no cimo da página nos
passos 3 e 4 (Dados do Pai e Dados da Mãe respetivamente) é substituído pelo texto
configurado.
Caso, no preenchimento do formulário, esta opção seja selecionada deixarão de surgir os
campos para preenchimento de dados da entidade.
• “Endereço da página de pré-inscrições” – É um endereço gerado de forma automática pelo

eSchooling, mediante o preenchimento do campo “eCommunity URL” presente no separador
Configurações do menu eCommunity -> configurações (no eSchooling).

Este será o endereço que deverá ser disponibilizado no site da escola ou enviado via email para
as entidades que pretendam frequentar a escola (nova matrícula).

• Regulamento Interno
o “Requer aprovação de regulamento interno” – Deverá ser ativada caso se pretenda

indicação, por parte de quem está a preencher o formulário, de que requer aprovação
de regulamento interno.
o “Questão de aprovação de regulamento interno” – Caso ativem a opção anterior

(Requer aprovação de regulamento interno), neste campo (Questão de aprovação de
regulamento interno) deverá ser preenchido um texto para o efeito.
o “Endereço para o documento de regulamento interno” – Permite preencher com um

endereço que redirecione para uma página para consulta do referido regulamento.

• “Informação sobre tratamento de dados” – Nesta drop-down, é possível escolher uma das
opções disponíveis mediante configuração, no eSchooling, de textos personalizados sobre
tratamento de dados e sobre a gestão de consentimentos para recolha de dados que não
estejam abrangidos pela execução de contrato ou obrigação legal.
Este texto personalizado surgirá no último passo do formulário.
A configuração destes textos é feita em administração do sistema -> RGPD -> anexos.
A listagem de consentimentos surgirá logo abaixo do texto personalizado, no último passo do
formulário.
A listagem de consentimentos surgirá conforme os consentimentos configurados em
administração do sistema -> RGPD -> gestão de consentimentos.
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É obrigatório o utilizador, aquando o preenchimento do formulário de pré-inscrição/renovação, tomar
decisão sob os consentimentos listados, caso contrário não conseguirá avançar com a submissão do
formulário.
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• Listagem Configuração de obrigatoriedade de passos – As opções presentes nesta listagem
permitem indicar a obrigatoriedade de alguns dos passos do formulário, podendo ocultar alguns
passos e, dessa forma, tornar o formulário mais simples.
As opções presentes nesta listagem permitem mostrar ou ocultar os passos das informações
adicionais (passo 2), dos dados do pai (passo 3), dos dados da mãe (passo 4) e o passo da
indicação do encarregado de educação (passo 5).
Por defeito, todos os passos estão visíveis, podendo a escola nas configurações ocultar os que
pretender na pré-inscrição e/ou na renovação.
Importa referir que, quando ocultam o passo para indicar o Encarregado de Educação, a
aplicação vai assumir o próprio aluno.

• Listagem Configuração de obrigatoriedade de campos - Aluno – As opções presentes nesta
listagem, quando ativas, fazem com que os respetivos campos no formulário sejam de
preenchimento obrigatório, referentes a dados da entidade Aluno (passo 1).

• Listagem Configuração de obrigatoriedade de campos – Encarregado de Educação – As opções
presentes nesta listagem, quando ativas, fazem com que os respetivos campos no formulário
sejam de preenchimento obrigatório, referentes a dados da entidade Encarregado de
Educação (passo 5).

• Listagem Configuração de obrigatoriedade de campos – Pais – As opções presentes nesta
listagem, quando ativas, fazem com que os respetivos campos no formulário sejam de
preenchimento obrigatório, referentes a dados das entidades Pai e Mãe (passos 3 e 4,
respetivamente).

1.1.2 EMAIL DE SUBMISSÃO, EMAIL DE APROVAÇÃO E
CONFIGURAÇÕES DE RECUSA
Na janela de configuração das pré-inscrições/renovações, existe a possibilidade de definir textos,

diferenciados para as pré-inscrições e para as renovações, para três tipos de emails por defeito, que
são:
• Email de submissão de pré-inscrição/renovação

• Email de aprovação de pré-inscrição/renovação
• Email de recusa de pré-inscrição/renovação
Existem também quatro variáveis que poderão utilizar na elaboração do texto do email que irão ser
substituídas pelo nome do encarregado de educação e o nome do aluno, pelo tipo de matrícula e pelo
endereço de email. Sendo elas:
• @NomeEE -> Nome do encarregado de educação responsável pela pré-

inscrição/renovação.
• @NomeAluno -> Nome do aluno à qual a renovação/pré-inscrição diz respeito.
• @TipoMatricula -> Indica se é uma renovação ou uma pré-inscrição.
• @Endereco -> Coloca o endereço da página de sucesso de submissão da pré-

inscrição/renovação

Para tal, ao construir o email:
• no local onde pretende que surja o nome do encarregado, deverá digitar a variável “@NomeEE”
• no local onde pretende que surja o nome do aluno, deve digitar a variável “NomeAluno”
• no local onde pretende que surja o tipo de matrícula, deverá digitar a variável @TipoMatricula
• no local onde pretende o endereço de email, deverá digitar @Endereço.
A par da definição destes textos (email de submissão, email de aprovação e email de recusa), para ser
possível o envio, via eSchooling, do respetivo email aquando a submissão de um formulário de pré-
inscrição ou renovação e aquando a alteração do estado (de Validado para Aprovado ou Recusado)
de uma pré-inscrição/renovação, é necessário configurar no eSchooling a conta de email que irá
efetuar o envio de emails via eSchooling.
Essa configuração é feita acedendo a administração do sistema -> comunicações -> configuração de
mensagens -> entra na escola -> separador Configurações e contas de email -> listagem Conta de
email geral.


1.1.2.1 CONFIGURAÇÕES DE RECUSA
No separador Configurações de recusa, além da possibilidade de definir textos de email de recusa,

diferenciados para as pré-inscrições e para as renovações, é possível também adicionar motivos de
recusa.
Depois de adicionados motivos de recusa, os mesmos podem ser colocados como ativos.
Estando ativos motivos de recusa para determinado ano letivo, quando na secretaria se recusa um
formulário será possível atribuir um motivo de recusa.

1.1.3 ENTIDADES A NOTIFICAR
Neste separador de Entidades a notificar, presente na janela de configuração do processo de pré-

inscrições/renovações, a partir das listagens presentes é possível indicar utilizadores do eSchooling que
possam receber uma notificação (do tipo janela pop aquando o login na plataforma) de cada vez que
for submetida uma pré-inscrição (listagem Entidades a notificar quando criada uma nova pré-inscrição) e
de cada vez que for submetida uma renovação (listagem Entidades a notificar quando criada uma
renovação).
Para indicar um utilizador que possa receber as respetivas notificações, bastará na listagem pretendida
clicar no botão adicionar e surgirá janela para pesquisar e selecionar a entidade pretendida.
De referir que o conteúdo que surge na mensagem pop é o texto definido no separador Email de
submissão.


1.1.4 CONFIGURAÇÕES FINANCEIRAS
No processo de pré-inscrição/renovação, é possível disponibilizar no formulário opções de inscrição num
determinado conjunto de serviços definidos pela escola. Também é possível aplicar um desconto de filho
de colaborador. Ambas as funcionalidades para clientes com módulo financeiro do eSchooling.
Acedendo ao menu administração do sistema -> pré-inscrições/renovações -> configurações -> editando
o ano letivo de configuração da pré-inscrição/renovação, terá presente o separador denominado
“configurações financeiras”.
Neste separador, será possível associar o desconto de funcionário no subseparador de descontos (o

desconto deve estar configurado para o ano da pré-inscrição/renovação), e no subseparador serviços
poderão ser associados os serviços que pretendem que os alunos selecionem para se poderem inscrever
(os serviços devem estar configurados para o ano da pré-inscrição/renovação).
No subseparador dos Serviços, ao clicar no botão de adicionar, terá de preencher os campos

apresentados na nova janela, sendo que no campo “Opção a apresentar” será o título que surgirá do
lado do formulário da pré-inscrição /renovação.

Após preencher os três campos e clicar no botão Guardar no cimo da página, surgirá o campo para
escolher o preço e uma listagem para definir o(s) mês(es) em que esse preço se aplica (dependente
sempre da configuração do serviço na gestão financeira -> mensalidades/ propinas -> serviços/
atividades).
Após associar o desconto de funcionário e/ou os serviços à configuração da pré-inscrição/renovação:
- o desconto de funcionário é aplicado para o ano letivo da pré-inscrição ou renovação a alunos que
sejam filhos de funcionários da escola (verificação que será efetuada automaticamente pela validação
das entidades existentes na base de dados);
- quanto aos serviços no processo de renovação e pré-inscrição surgirão à entidade para selecionar.
Ao aprovar a pré-inscrição/renovação, o aluno será inscrito no(s) serviço(s), para futura faturação.
No formulário da pré-inscrição/renovação, surgirá o(s) serviço(s) configurado(s) para o Encarregado de

Educação indicar a intenção de inscrever.

Do lado do eSchooling, acedendo à pré-inscrição/renovação -> separador “Opções de inscrição” é
possível verificar as opções selecionadas pelo encarregado de educação, e caso o mesmo não tenha
efetuado a seleção no formulário, quem estiver a validar e a aprovar o formulário poderá selecionar o(s)
serviços e o(s) mês(es). Tem ainda a possibilidade de apagar alguma das escolhas que o encarregado de
educação poderá ter selecionado previamente no formulário.
Clicando no botão Aprovar na pré-inscrição/renovação, terá presente um novo separador “opções de

inscrição”, onde é visível também a opção de serviços do aluno aos quais será associado, sendo cobrados
futuramente os preços e meses selecionados.

Diretamente na matrícula do aluno (não acedendo pelo formulário de pré-inscrição/renovação) também
será possível registar os serviços, no separador “serviços opcionais” presente na ficha de matrícula do
aluno.

1.2 QUESTÕES DINÂMICAS
As questões dinâmicas permitem à escola criar campos no formulário de pré-inscrição/renovação, de
resposta obrigatória ou facultativa, que pretende que os encarregados de educação respondam.
As respostas a estas questões dinâmicas não ficam disponíveis na ficha do aluno no eSchooling, mas é
possível retirar no eSchooling um relatório, por ano letivo, com as respostas afetas a cada aluno, quer
das pré-inscrições quer das renovações.
O acesso ao referido relatório faz-se a partir de secretaria -> matrículas -> pré-inscrições ou secretaria ->
matrículas -> renovações, pelo botão Relatórios no cimo das listagens dos formulários submetidos.


O processo de criação das questões dinâmicas de pré-inscrições/renovações é efetuado através do
menu administração de sistema -> pré-inscrições/renovações -> grupos de questões dinâmicas. Neste
local, é onde se podem criar/configurar as questões dinâmicas, funcionado assim como uma tabela de
apoio.
As questões criadas a partir do menu acima referido ficam disponíveis para associação à configuração
para o ano letivo, sendo que, no menu de configurações, editando o ano letivo, basta selecionar a
questão e clicar em “associar”, para disponibilizar a respetiva questão.

No menu acima também é possível ajustar a ordem dos grupos de questões e desassociar as mesmas da
configuração, utilizando os botões "mover para cima", "mover para baixo" e "desassociar" presentes na
listagem.
No menu de grupos de questões dinâmicas, acedendo a um grupo já criado, surgirão dois separadores
o da configuração do grupo onde indicará o seu código, se este se aplica às pré-inscrições ou às
renovações e o seu nome, e outro com a designação de “campos”, onde será possível construir o
formulário com as perguntas pretendidas.
Ao criar um novo grupo de questões, o menu com designação “campos” surgirá quando guardado o
grupo.
De salientar que existe a possibilidade de indicar um nível de formação e um ano, para filtrar a questão,
aquando da escolha do curso e ano, no processo de pré-inscrição/renovação.
Colocamos abaixo exemplo dos campos que podem utilizar para construção das questões e o seu
aspeto no portal:

Descrição das colunas da tabela:
Nome – é a questão.
Tipo de campo – ver na imagem acima como preencher no eSchooling e abaixo qual o resultado no
portal.
Tipo de replicação – não utilizar
Ordem – ordem pela qual são apresentadas as questões do grupo.
Obrigatório - se foi configurado como sendo de preenchimento obrigatório.
Valor por defeito – se definirem valor por defeito na criação da questão.
Dados – apenas preencher nos tipos de dados “lista de botões de seleção”, “Lista de caixas de seleção”
e “Lista de seleção”.
Nº mínimo e máximo de escolhas – apresentado caso tenha sido preenchido na criação da questão.
Nível de formação e ano – se selecionado na questão, para filtrar para que curso e ano se aplica a
mesma.
Editar – Para aceder à questão criada e efetuar alguma alteração.
Apagar – Para apagar alguma questão não pretendida.
A imagem abaixo representa a forma de como as questões irão ser apresentadas.

Esta configuração das questões dinâmicas surgirá, ao encarregado de educação ou candidato, no
penúltimo passo do formulário da seguinte forma:
• É necessário configurar o ano letivo seguinte conforme indicação acima e colocar as datas, assim
como das interrupções letivas, dias livres por exemplo, assim que possível.
• Poderá efetuar a criação das turmas para o próximo ano letivo (secretaria -> cursos -> ciclos de
formação), sendo que se é uma turma de continuidade deverá ser criada dentro do seu ciclo de
formação; se for uma turma em ano inicial deverá ser criado um novo ciclo de formação, e dentro
do ciclo de formação, a turma (No ciclo de formação, antes da criação da turma, é fundamental
verificar o plano curricular, se tem os vistos nas disciplinas nos anos que as mesmas são lecionadas.
Tendo a configuração do plano curricular efetuada é só proceder à criação da turma no separador
Turmas do ciclo de formação).
Este passo não impede que o Encarregado de Educação/Candidato efetue uma pré-
inscrição/renovação, mas na aprovação por parte dos serviços, se as turmas não estiverem criadas,
não será possível a atribuição das mesmas aos candidatos/alunos. Porém, poderão efetuar a
matrícula ao curso e ano, inserindo o aluno posteriormente numa turma.
• É necessário configurar quais os cursos que pretendem que estejam disponíveis no formulário para
renovação/pré-inscrição, devendo aceder ao ano letivo (administração do sistema -> anos letivos)
e, junto ao botão fechar, tem presente o botão “Definir cursos a lecionar”, colocar o visto nos cursos
que pretendem disponíveis.
• É necessário verificar se as disciplinas opcionais (grupos de disciplinas) estão corretamente

configuradas, dado que poderão surgir aos Encarregados de educação no formulário, para

escolher opção do seu educando. Para configurar os grupos de disciplinas, devem aceder ao ano
letivo e ao lado do botão fechar tem presente o botão “Definir cursos a lecionar”, clicar no curso e
definir as opções disponíveis.

1.3 COMO COLOCAR O MENU MATRÍCULAS NO ECOMMUNITY
Aceder ao menu eCommunity (no eSchooling) -> configurações –> separador permissões por menu,
colocar o visto no menu matrículas “encarregado” e clicar em “guardar”, para este conseguir aceder
ao menu e efetuar a renovação de matrícula do seu educando. Só o encarregado de educação
efetua o procedimento de renovação de matrícula, o aluno só poderá efetuar se for o próprio o
encarregado de educação.


2. CRIAR OU APROVAR PRÉ-INSCRIÇÕES E APROVAR AS
RENOVAÇÕES DE MATRÍCULA
Para que, ao aprovar a renovação/pré-inscrição, o aluno fique matriculado nas disciplinas aquando da
seleção da respetiva turma, deverão, no menu da secretaria -> matrículas -> matrículas -> no novo ano
letivo -> nas novas turmas, estar definidas as disciplinas a matricular por defeito.
• Deverão aceder ao menu secretaria -> matrículas -> matrículas -> ao separador pré-inscrições e/ou
renovações.
• Dentro do menu pré-inscrições, tem disponível um botão de “adicionar” que permite a criação da
pré-inscrição diretamente no eSchooling.
• Dentro destes separadores, para aprovar ou mudar de estado editam a pré-inscrição e/ou
renovação e terão disponíveis cinco estados possíveis, tendo em conta cada uma das ações
associadas.
No estado "Em verificação"
• Validar -> Guarda as alterações efetuadas e altera o estado para "Verificado"
• Recusar -> Altera o estado para "Recusado" (com possibilidade de enviar email)
• Guardar -> Guarda as alterações efetuadas
• Fechar
Estado “Pendente”
• É possível colocar no estado “Pendente” uma pré-inscrição que esteja no estado

“Verificado” ou no estado “Recusada”.
• Do estado Pendente, é possível passar uma pré-inscrição para o estado “Verificado”,
para o estado “Recusado” ou para o estado “Em verificação”.
• Este estado funciona muito à semelhança do estado “Em verificação”.
NOTAS:
Quando a candidatura (pré-inscrição/renovação) é validada (passando para o estado “Verificado)”,

não é possível alterar os dados. Se o pretendido for alterar os dados da candidatura, mas sem aprovar a
mesma, (pré-inscrição/renovação) então a candidatura deverá ser passada para o estado “Pendente”
ou para o estado “Em verificação”.
Para poder faturar uma pré-inscrição sem a mesma estar aprovada, a candidatura tem de estar no
estado “Em verificação”, para que no separador “dados aluno” -> campo “candidato/aluno” -> clicar
no lápis -> surja a opção “registar como entidade do sistema”.
Ao clicar no botão registar como entidade do sistema surge o separador para faturar.

No estado "Verificado"
• Aprovar -> Altera o estado para "Aprovado" e matricula o aluno (com possibilidade de enviar
email)
• Recusar -> Altera o estado para "Recusado" (com possibilidade de enviar email)
• Fechar
• Junto ao botão fechar encontra-se uma Small Action que permite alterar para o estado "Em
verificação" ou para o estado “Pendente”.
No estado "Aprovado"
• Fechar
No estado "Recusado"
• Validar -> Guarda as alterações efetuadas e altera o estado para "Verificado"
• Guardar -> Guarda as alterações efetuadas
• Fechar
• Junto ao botão fechar encontra-se uma Small Action que permite alterar para o estado "Em
verificação" ou para o estado “Pendente”.
• Exemplo de envio de email numa recusa:

NOTAS:
• Ao editar a renovação/pré-inscrição, poderão editar os dados bem como as disciplinas opcionais

do pedido de renovação ou inscrição, se necessário, mediante ativação de política de
funcionamento para efeito.
A política de funcionamento está disponível no menu administração do sistema -> sistema ->
políticas de funcionamento -> categoria Formulários com a designação
“CanEditPortalApplication”.
• Numa renovação, os dados alterados pelas entidades no formulário no eCommunity

comparativos com os existentes nas fichas de entidades no eSchooling, surgirão na renovação
contornados a cor azul. Passando o cursor por cima surgirá o valor antigo.
• Ao aprovar a pré-inscrição, o candidato passará automaticamente a aluno (com número do

processo a seguir ao último utilizado, não sendo necessário criar o mesmo em entidades -> alunos)
e será inserido na turma caso esta seja selecionada na aprovação (para a turma estar disponível
tem de estar criada a turma do novo ano letivo no eSchooling).
Existe a possibilidade de não selecionar a turma e efetuar a matrícula apenas ao curso e ano. Se
optar por esta possibilidade, posteriormente será necessário, no menu de matrículas (secretaria ->
matrículas -> matrículas) efetuar a matrícula do aluno à turma e respetivas disciplinas.
• Ao aprovar a renovação, poderá indicar em que turma se irá matricular o aluno (para a turma
estar disponível tem que estar criada no novo ano letivo no eSchooling). Não selecionando a
turma, poderá matricular o aluno a um curso e ano e, posteriormente, através do menu da
secretaria -> matrículas -> matrículas efetuar a matrícula do aluno a uma turma e suas disciplinas.
• Nas renovações, é possível aprovar várias renovações em simultâneo a partir do botão “aprovar
renovações” presente no cimo da listagem de formulários de renovação submetidos.

• Na aprovação de uma renovação foi colocada uma verificação para validar quando o aluno
apresenta situação final, se esta for de insucesso não permitirá a matrícula do aluno. Esta
verificação só poderá ocorrer existindo a situação final atribuída ao aluno.
• Se na aprovação de uma pré-inscrição e/ou renovação for selecionada a turma e as disciplinas

por defeito estiverem configuradas, o candidato e/ou aluno ficará com matrícula efetuada,
exceto disciplinas opcionais.
• Os cursos apresentados de 2ª e 3ª opção do aluno são meramente informativos. A matrícula do

aluno apenas é efetuada por este processo à primeira opção de curso do aluno.
• Relativamente às renovações de matrícula no eSchooling, caso o utilizador no eCommunity

atualize algum campo no formulário de renovação, no eSchooling o respetivo campo é
atualizado na ficha de entidade do eSchooling no momento em que a renovação é validada
(em entidades que já existam).
• Já nas pré-inscrições, as entidades aluno/pai/mãe/EE apenas são criadas como entidades no

eSchooling aquando a aprovação de uma pré-inscrição.
• Enquanto um formulário estiver no estado Em Verificação, é sempre possível apagar o mesmo da

listagem de Renovações e da listagem de Pré-Inscrições no eSchooling.
Caso o estado seja alterado para Verificado ou para Aprovado, já não é possível remover.
• Outra medida para evitar entidades repetidas no eSchooling é uma funcionalidade que deteta
colisão de entidades no processo de pré-inscrições/renovações.
De forma a não permitirmos entidades duplicadas na plataforma e não obterem erro na
aprovação de pré-inscrições/renovações pelo facto de estarem a inserir entidades com o mesmo
BI, NIF ou Email, foi criado um mecanismo que permitirá solucionar esses casos.
Quando existirem estas situações, ao entrar na pré-inscrição/renovação surgirá um aviso
indicando as entidades onde existem conflitos.

Para solucionar estes conflitos será necessário aceder ao separador da entidade identificada
como existindo um conflito. No separador da entidade surgirá um aviso a vermelho com
indicações de como proceder, para garantir a não duplicação da entidade e possibilitar a
aprovação de pré-inscrição/renovação.


SEDE
Rua Dr. Manuel José Oliveira Machado, 39
4700-058 Braga
LISBOA
Rua do Instituto Industrial 18, 2º Direito
1200-225 Lisboa
CONTACTOS
comercial@codevision.pt bom trabalho.
WWW.CODEVISION.PT


Manual Renovações Pré-Inscrições Através Do ECommunity e ESchooling

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Pré-inscrições e Renovações

É também possível a criação das pré-inscrições diretamente no eSchooling através da secretaria.

Neste documento, estão procedimentos de configuração necessários às renovações através do

As configurações relativas a pré-inscrições/renovações estão centralizadas no menu administração do

O ano letivo que se pretende configurar para disponibilizar o formulário de pré-inscrição/renovação

De seguida, edita-se o ano letivo que se pretende disponibilizar o formulário de pré-

• Data de Início e Data de fim de pré-inscrições

Corresponde ao intervalo temporal em que é possível submeter um formulário de pré-inscrição e um

No que toca às renovações, temos ainda presente a opção

• “Pré-inscrições - Verificar se emails já existem no eSchooling” - Parâmetro orientado para a pré-

• “Endereço externo para informações de atividades” – Ao preencher este campo com um

No caso de uma pré-inscrição, é colocado por defeito o texto:

• “Endereço da página de pré-inscrições” – É um endereço gerado de forma automática pelo

o “Requer aprovação de regulamento interno” – Deverá ser ativada caso se pretenda

o “Questão de aprovação de regulamento interno” – Caso ativem a opção anterior

o “Endereço para o documento de regulamento interno” – Permite preencher com um

Na janela de configuração das pré-inscrições/renovações, existe a possibilidade de definir textos,

• Email de submissão de pré-inscrição/renovação

• @NomeEE -> Nome do encarregado de educação responsável pela pré-

• @NomeAluno -> Nome do aluno à qual a renovação/pré-inscrição diz respeito.

• @TipoMatricula -> Indica se é uma renovação ou uma pré-inscrição.

• @Endereco -> Coloca o endereço da página de sucesso de submissão da pré-

No separador Configurações de recusa, além da possibilidade de definir textos de email de recusa,

Neste separador de Entidades a notificar, presente na janela de configuração do processo de pré-

Neste separador, será possível associar o desconto de funcionário no subseparador de descontos (o

No subseparador dos Serviços, ao clicar no botão de adicionar, terá de preencher os campos

Após associar o desconto de funcionário e/ou os serviços à configuração da pré-inscrição/renovação:

No formulário da pré-inscrição/renovação, surgirá o(s) serviço(s) configurado(s) para o Encarregado de

Clicando no botão Aprovar na pré-inscrição/renovação, terá presente um novo separador “opções de

Tipo de replicação – não utilizar

Ordem – ordem pela qual são apresentadas as questões do grupo.

Obrigatório - se foi configurado como sendo de preenchimento obrigatório.

Valor por defeito – se definirem valor por defeito na criação da questão.

Editar – Para aceder à questão criada e efetuar alguma alteração.

Apagar – Para apagar alguma questão não pretendida.

A imagem abaixo representa a forma de como as questões irão ser apresentadas.

• É necessário verificar se as disciplinas opcionais (grupos de disciplinas) estão corretamente

No estado "Em verificação"

• Validar -> Guarda as alterações efetuadas e altera o estado para "Verificado"

• Guardar -> Guarda as alterações efetuadas

• É possível colocar no estado “Pendente” uma pré-inscrição que esteja no estado

Quando a candidatura (pré-inscrição/renovação) é validada (passando para o estado “Verificado)”,

• Validar -> Guarda as alterações efetuadas e altera o estado para "Verificado"

• Guardar -> Guarda as alterações efetuadas

• Exemplo de envio de email numa recusa:

• Ao editar a renovação/pré-inscrição, poderão editar os dados bem como as disciplinas opcionais

• Numa renovação, os dados alterados pelas entidades no formulário no eCommunity

• Ao aprovar a pré-inscrição, o candidato passará automaticamente a aluno (com número do

• Se na aprovação de uma pré-inscrição e/ou renovação for selecionada a turma e as disciplinas

• Os cursos apresentados de 2ª e 3ª opção do aluno são meramente informativos. A matrícula do

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