Manual Início do Ano, Matrículas e Renovações

Índice
ÍNDICE ................................................................................................................................................ 2

1 INTRODUÇÃO ............................................................................................................................ 3

2 CRIAÇÃO DO NOVO ANO LETIVO ............................................................................................... 3

3 CRIAÇÃO DE TURMAS ................................................................................................................ 6

4 MATRÍCULAS E RENOVAÇÕES ATRAVÉS DO ESCHOOLING ......................................................... 7

4.1 Matricular à turma e disciplinas ................................................................................ 7

4.2 Matricular a um curso e ano ..................................................................................... 7

4.3 Matricular vários alunos a um curso e ano ............................................................... 8

4.4 Funcionalidade de copiar alunos ............................................................................... 9

4.5 Funcionalidade de adicionar alunos à turma .......................................................... 10

5 PRÉ-INSCRIÇÕES ONLINE E RENOVAÇÕES ATRAVÉS DO ECOMMUNITY ................................... 11

5.1 Configurações a efetuar no eSchooling ................................................................... 11

5.2 Questões Dinâmicas ................................................................................................ 16

5.3 Configurações a efetuar no eCommunity ............................................................... 20

6 CONTATOS ............................................................................................................................... 21

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1 Introdução
Neste manual encontrará os processos de criação do novo ano e turmas, bem como o
processo de matrícula e renovação de matrícula, através do eSchooling e do eCommunity,
respetivamente.

2 Criação do novo ano letivo

A criação do ano letivo é efetuada no menu administração do sistema -> anos letivos ->
clicando no botão adicionar preenchendo os campos apresentados.

Ao criar o novo ano letivo, e se ainda estiver a decorrer um outro ano, não o deve definir como
ativo, bastando só a criação do mesmo, para configuração do novo ano.
No ano letivo, deverá selecionar a opção “Mostrar informação deste ano letivo no
eCommunity”, quando quiser disponibilizar a mesma. Sendo que enquanto esta opção não
estiver ativa, não surgirá informação do novo ano do lado do eCommunity aos alunos e pais.

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Ao criar o novo ano, serão apresentados vários separadores, sendo eles os períodos letivos,
dias livres, interrupções letivas, semestres, mensalidades (para quem apresentar módulo
financeiro) e relatórios, sendo que o preenchimento dos dias livres e das interrupções letivas
é fundamental a configuração antes do carregamento de horários e respetiva geração de
sumários.
A configuração dos períodos letivos e suas datas é importante antes da criação das turmas,
para que estas herdem esta informação.
A configuração do separador de mensalidades é fundamental para configuração do módulo
financeiro para novo ano letivo, sendo aí configurados os meses de cobrança. Para correta
cobrança da mensalidade/propina do aluno, é necessária esta configuração.
Nos relatórios, é possível consultar dados referentes ao ano letivo, existindo aqui vários
modelos de relatórios.
Ao lado do botão fechar, tem algumas opções, sendo uma delas o “Definir como ativo”, que
quando já não necessitam no antigo ano letivo ativo, para ativar o novo basta dentro do novo
clicar neste botão.
O botão de definir cursos e atividades e a lecionar, está relacionado com processo de matricula
e renovação através do eSchooling, que permite definir os cursos, disciplinas opcionais e
atividades disponíveis para seleção no referido processo aos encarregados de educação.
Existem duas opções para renumerar todas lições de aulas e atividades.

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3 Criação de turmas
A criação das turmas do novo ano letivo é efetuada através do menu secretaria -> estrutura
curricular -> cursos -> editando o curso -> nos ciclos de formação.
Se a turma que pretendem criar é uma turma de continuidade, será necessário aceder ao ciclo
de formação já existente dessa turma e adicionar a nova turma, no separador “turmas” desse
ciclo de formação.
Um ciclo de formação corresponde a uma turma desde o primeiro ano desse curso até ao
último ano. Ou seja, num curso do 3º ciclo, por exemplo, um ciclo de formação deve conter
os três anos de uma turma o seu sétimo, oitavo e nono ano.
Só é necessária a criação de um novo ciclo, se é criada uma nova turma para um determinado
curso (por exemplo:1º, 5º, 7º, 10º).
Antes da criação de uma nova turma, será necessário verificar o plano curricular do ciclo de
formação, no separador com essa designação dentro do ciclo de formação. Ai deverá indicar
o ano em que disciplina é lecionada, e no caso de existirem módulos/UFCD´s também será
necessário indicar em que anos são lecionados os mesmos.
A informação que está no separador plano curricular das disciplinas do curso passará para o
ciclo de formação quando este é criado, deverá confirmar se está correta, e se houver
diferenças de plano de turma para turma é no ciclo de formação que deverá configurar essas
diferenças.

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4 Matrículas e renovações através do eSchooling
As matrículas no eSchooling efetuam-se através do menu secretaria -> matrículas ->
matrículas -> editando o ano letivo em que pretendem matricular alunos no lápis.
Nas matrículas, é possível efetuar a matrícula do aluno a uma turma e respetivas disciplinas
ou a um curso e ano, para só posteriormente inserir os alunos numa turma.

4.1 Matricular à turma e disciplinas

Para matricular um aluno numa turma deve:
1. Aceder ao menu secretaria -> matrículas -> matrículas -> editar o ano letivo no qual
pretende efetuar a matrícula -> abrirá uma nova janela com a listagem de turmas
disponíveis (criadas para este ano letivo).
2. Editar a turma que pretende efetuar matrícula e no separador “disciplinas” surgirão
as disciplinas que não pertencem a grupos selecionadas por defeito, sendo só
necessário verificar as opcionais.
3. Acede ao separador “Alunos” na listagem clica no botão “Inscrever” onde poderá
pesquisar pelos alunos que constituirão a turma, pelo número interno ou nome,
selecionar esses alunos e clicar no botão “Adicionar Alunos à Turma”. Se o aluno
ainda não foi criado em secretaria -> entidades -> alunos poderá criar nesta listagem
clicando no botão “Criar novo aluno” e depois associar à turma.
4. Após clicar no botão “Adicionar Alunos à Turma” surgirá uma nova janela onde
deverá escolher a data de matrícula e clicar no botão “inscrever alunos”. Se clicar no
botão “Início do ano letivo”, presente nesta nova janela, assume a data de início do
ano letivo definido na administração do sistema -> anos letivos. Com estes
procedimentos os alunos ficam inscritos à turma.
5. Aceder novamente ao separador alunos, onde constarão os alunos associados à
turma pelos passos anteriores, selecionar os alunos colocando visto no quadrado da
listagem ou individualmente e clicar no botão “Matricular nas Disciplinas por
Defeito”. No caso do secundário regular ao clicar no botão “matricular nas
disciplinas” onde surgirá nova janela com uma coluna com “Sugestão de Inscrição”
que se for a correta bastará clicar na disquete presente na listagem guardando esta
sugestão ficando os alunos matriculados às disciplinas com visto na sugestão.
Podendo também colocar manualmente a inscrição na disciplina colocando o visto
no quadrado da coluna “Inscrição” em frente das disciplinas que pretende matricular
o aluno. Pode também guardar a sugestão e remover e adicionar os vistos nas
disciplinas de opção que os alunos poderão ter ou não.
6. Para alterar uma opção de matrícula de um aluno bastará no separador alunos,
editar o aluno e na listagem remover o visto da disciplina que não vai ter e colocar
na que terá ou no caso das opcionais clicar na caixa e escolher a opção. Com estes
procedimentos os alunos ficarão matriculados às disciplinas.

4.2 Matricular a um curso e ano

Para matricular um aluno num curso e ano:
1. Aceder ao menu secretaria -> matriculas -> matriculas -> editar o ano letivo no qual
pretende efetuar a matrícula -> aceder ao separador “alunos” -> clicar no botão
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 “adicionar” presente na listagem e preencher os campos do aluno, curso e ano
escolar e clicando em “guardar. Com isto efetua a matricula do aluno ao curso e ano.
2. Na mesma janela será ideal preencher dados como o encarregado de educação e
outros dados presentes na janela referentes à matricula.
3. Quando as turmas estiverem criadas, será necessário a inserção dos alunos nas
mesmas, e matriculas dos mesmos às disciplinas conforme indicações acima.

4.3 Matricular vários alunos a um curso e ano

Para matricular vários alunos num curso e ano:
1. Aceder ao menu secretaria -> matriculas -> matriculas -> editar o ano letivo no qual
pretende efetuar a matrícula -> aceder ao separador “alunos” -> clicar no botão com
designação de “Matricular alunos do ano letivo anterior”.

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 2. Clicando nesse botão surgirá uma nova janela onde poderão selecionar alunos na
listagem (alunos matriculados no ano letivo anterior à exceção de alunos com
situação final de anulou matricula, desistiu, falecido e transferido de escola) e
efetuar a sua matrícula ao curso e ano, no ano letivo atual (o que acedeu quando
entrou nas matriculas), clicando no botão de “Matricular alunos”.
3. Antes de clicar no botão “Matricular alunos”, que se encontra na listagem, deverão
preencher curso, ano e data de matrícula nos quais pretendem matricular os alunos.
4. De referir que o processo de matrícula poderá ser demorado, dado que insere vários
alunos num curso e ano.

5. Para cenários multischooling, poderão requisitar ativação da possibilidade de

visualizar alunos doutras escolas, de forma a matricular alunos de uma escola
noutra. Quando essa possibilidade ativa, é necessário na ficha do aluno associar a
nova escola atribuindo-lhe número de processo.
6. Quando as turmas estiverem criadas, será necessário a inserção dos alunos nas
mesmas, e matrículas dos mesmos às disciplinas conforme indicações acima.

4.4 Funcionalidade de copiar alunos

Na criação das turmas de continuidade, terá presente ao lado do botão fechar, um botão com
a designação de “copiar alunos”, que permitirá copiar os alunos da turma do ano letivo
anterior para a nova turma. Este botão copiará alunos com situações finais que permitem
passar de ano.
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Utilizando este botão e copiando alunos, posteriormente será necessário proceder com
matrícula às disciplinas no menu secretaria -> matrículas -> matrículas, conforme indicações
anteriores.

4.5 Funcionalidade de adicionar alunos à turma

Na criação das turmas, terá presente ao lado do botão fechar, um botão com a designação de
“adicionar alunos à turma”, que permitirá inserir os alunos na turma, e criar novos alunos se
necessário.
Clicando neste botão, surgirá uma nova janela que permitirá selecionar alunos no quadrado
ao lado do nome, por exemplo, e clicar no botão de “adicionar alunos à turma”.

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5 Pré-inscrições online e renovações através do eCommunity
Através do eCommunity, aplicação dos alunos e encarregados de educação, é possível efetuar
uma renovação de matrícula dos alunos que já frequentam a escola. É também possível
disponibilizar online um formulário para pré-inscrição de novos alunos. Abaixo informações
sobre a funcionalidade.

5.1 Configurações a efetuar no eSchooling

Para utilização das pré-inscrições online e renovações através do eCommunity, será
necessário efetuar algumas configurações, que serão explicadas abaixo.
As configurações relativas a pré-inscrições/renovações estão centralizadas no menu
Administração do sistema -> Pré-inscrições/Renovações -> Configurações.

Ao aceder ao menu configurações será apresentado o ano letivo para configuração, com
campos de configuração das pré-inscrições/renovações.
Para efetuar uma nova configuração, para um novo ano letivo, será necessário clicar no
botão “Adicionar” presente na listagem de configurações. De seguida, efetuam-se as
configurações necessárias para o ano letivo criado.
Podem ser configuradas as datas de fim e início de pré-inscrições e renovações, o link de
acesso a novos alunos, email de submissão, email de aprovação, email de recusa e grupo de
questões dinâmicas.
Define-se nesta janela, se pretende indicação de que requer aprovação de regulamento
interno, colocando a questão no campo “Questão de aprovação de regulamento interno”.
Poderá também colocar uma hiperligação para o referido regulamento colocando o link no
campo “Endereço para o documento de regulamento interno”.
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Nesta janela existe a possibilidade de definir três tipos de emails por defeito que são:

• Email de submissão de pré-inscrição (enviado pelo portal aquando da submissão)

• Email de aprovação de pré-inscrição/renovação
• Email de recusa de pré-inscrição/renovação

Existem também quatro variáveis que poderão utilizar na elaboração do texto do email que
irão ser substituídas pelo nome do encarregado de educação e o nome do aluno, pelo tipo
de matrícula e pelo endereço de email. Sendo elas:

• @NomeEE -> Nome do encarregado de educação responsável pela pré-

inscrição/renovação.
• @NomeAluno -> Nome do aluno à qual a renovação/pré-inscrição diz respeito.
• @TipoMatricula -> Indica se é uma renovação ou uma pré-inscrição.
• @Endereco -> Coloca o endereço da página de sucesso de submissão da renovação/pré-
inscrição.

Para tal, ao construir o email, no local onde pretende que surja o nome do encarregado,
deverá digitar a variável “@NomeEE”, no local onde pretende que surja o nome do aluno,
deve digitar a variável “NomeAluno”, no local onde pretende que surja o tipo de matricula,
deverá digitar a variável @TipoMatricula e no local onde pretende o endereço de email,
deverá digitar @Endereço.

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De referir que poderá efetuar a criação das turmas para próximo ano letivo (secretaria ->
cursos -> ciclos de formação), sendo que se é uma turma que já existia na plataforma deverá
ser criada dentro do seu ciclo de formação. Se for uma turma nova deverá ser criado um
novo ciclo de formação e posteriormente a turma. No ciclo de formação antes da criação da
turma é fundamental verificar o plano curricular, se tem os vistos nas disciplinas nos anos
que as mesmas são lecionadas. Tendo a configuração do plano curricular efetuada é só

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proceder à criação da turma no separador turmas do ciclo de formação.
Este passo não impede que o Encarregado de Educação/Candidato efetue uma pré-
inscrição/renovação no portal, mas na aprovação por parte dos serviços, se as turmas não
estiverem criadas, não será possível a atribuição das mesmas aos candidatos/alunos. Porém,
poderão efetuar a matrícula ao curso e ano inserindo o aluno posteriormente numa turma.

• Secretaria criar ou aprovar pré-inscrições e aprovar as renovações de matrícula

Para que ao aprovar a renovação/pré-inscrição o aluno fique matriculado nas disciplinas

aquando da seleção da respetiva turma, deve no menu da secretaria -> matrículas ->
matrículas -> no novo ano letivo -> nas novas turmas devem estar definidas as disciplinas a
matricular por defeito.

• Deverão aceder ao menu secretaria -> matrículas -> matrículas -> ao separador pré-
inscrições e/ou renovações.
• Dentro do menu pré-inscrições, tem disponível um botão de “adicionar” que permite a
criação da pré-inscrição diretamente no eSchooling.
• Dentro destes separadores, para aprovar ou mudar de estado editam a pré-inscrição
e/ou renovação e terão disponíveis quatro estados possíveis, tendo em conta cada uma
das ações associadas.

No estado "Em verificação"

• Validar -> Guarda as alterações efetuadas e altera o estado para "Verificado"

• Recusar -> Altera o estado para "Recusado" (com possibilidade de enviar email)
• Guardar -> Guarda as alterações efetuadas
• Fechar

No estado "Verificado"

• Aprovar -> Altera o estado para "Aprovado" e matricula o aluno (com possibilidade de
enviar email)
• Recusar -> Altera o estado para "Recusado" (com possibilidade de enviar email)
• Fechar
• Ao lado do botão fechar encontra-se uma Small Action permite alterar para estado "Em
verificação".

No estado "Aprovado"

• Fechar

No estado "Recusado"

• Validar -> Guarda as alterações efetuadas e altera o estado para "Verificado"

• Guardar -> Guarda as alterações efetuadas
• Fechar
• Ao lado do botão fechar encontra-se uma Small Action permite alterar para estado "Em
verificação".

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• Exemplo de envio de email numa recusa:

• Ao editar a renovação/pré-inscrição poderão editar os dados, bem como as disciplinas

opcionais do pedido de renovação ou inscrição, se necessário, mediante ativação de
política de funcionamento para efeito. A política de funcionamento está disponível no
menu administração do sistema -> sistema -> políticas de funcionamento -> formulários
com a designação “CanEditPortalApplication”.
• Numa renovação os dados alterados pelas entidades do lado do portal comparativos
com os existentes no eSchooling surgirão neste com uma linha a azul. Passando o cursor
por cima surgirá o valor antigo.
• Ao aprovar a pré-inscrição, o candidato passará automaticamente a aluno (com número
do processo a seguir ao último, não sendo necessário criar o mesmo em entidades ->
alunos) e será inserido na turma se selecionada na aprovação (para a turma estar
disponível tem que estar criada a turma do novo ano letivo no eSchooling). Existe a
possibilidade de não selecionar a turma, e efetuar a matrícula só ao curso e ano. Se
optar por esta possibilidade posteriormente será necessário no menu de matrículas
(secretaria -> matrículas -> matrículas) efetuar a matrícula do aluno à turma e respetivas
disciplinas.
• Ao aprovar a renovação poderá indicar em que turma se irá matricular o aluno (para a
turma estar disponível tem que estar criada no novo ano letivo no eSchooling). Não
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 selecionando a turma poderá matricular o aluno a um curso e ano e posteriormente
através do menu da secretaria -> matrículas -> matrículas efetuar a matrícula do aluno a
uma turma e suas disciplinas.
• Na aprovação de uma renovação foi colocada uma verificação para validar quando o
aluno apresenta situação final, se esta for de insucesso, não permitirá a matrícula do
aluno. Esta verificação só poderá ocorrer existindo a situação final atribuída ao aluno.
• Se na aprovação de uma pré-inscrição e/ou renovação for selecionada a turma e as
disciplinas por defeito estiverem configuradas o candidato e/ou aluno ficará com
matrícula efetuada, exceto disciplinas opcionais.
• Os cursos apresentados de 2ª e 3ª opção do aluno são meramente informativos. A
matrícula do aluno, só é efetuada por este processo, à primeira opção de curso do
aluno.

5.2 Questões Dinâmicas

As questões dinâmicas, permitem à escola criar campos no formulário de pré-
inscrição/renovação, de resposta obrigatório ou facultativa, que pretende que os
encarregados de educação respondam.
O processo de criação das questões dinâmicas de pré-inscrições/renovações, é efetuado
através do menu Administração de Sistema -> Pré-Inscrições/Renovações -> Grupos de
Questões Dinâmicas. Neste local, é onde se podem criar/configurar as questões dinâmicas,
funcionado assim como uma tabela de apoio.

As questões criadas no menu acima referido, ficam disponíveis para associação à

configuração para o ano letivo, sendo que no menu de configurações editando o ano letivo,
basta selecionar a questão e clicar em “associar”, para disponibilizar aquela questão.

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No menu acima também é possível ajustar a ordem dos grupos de questões e desassociar as
mesmas da configuração, utilizando os botões "mover para cima", "mover para baixo" e
"desassociar" presentes na listagem.
No menu de grupos de questões dinâmicas, acedendo a um grupo já criado, surgirão dois
separadores o da configuração do grupo onde indicará o seu código, se este se aplica às pré-
inscrições ou às renovações e o seu nome, e outro com a designação de “campos”, onde
será possível construir o formulário com as perguntas pretendidas.
Ao criar um novo grupo de questões, o menu com designação “campos” surgirá quando
guardado o grupo.

De salientar que existe a possibilidade de indicar um nível de formação e um ano, para filtrar
a questão, aquando da escolha do curso e ano, no processo de pré-inscrição/renovação.

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Colocamos abaixo exemplo dos campos que podem utilizar para construção das questões e
o seu aspeto no portal:

Descrição das colunas da tabela:

Nome – é a questão.
Tipo de campo – ver na imagem acima como preencher no eSchooling e abaixo qual o
resultado no portal.
Tipo de replicação – não utilizar
Ordem – ordem pela qual são apresentadas as questões do grupo.
Obrigatório - se foi configurado como sendo de preenchimento obrigatório.
Valor por defeito – se definirem valor por defeito na criação da questão.
Dados – apenas preencher nos tipos de dados “lista de botões de seleção”, “Lista de caixas
de seleção” e “Lista de seleção”.
Nº mínimo e máximo de escolhas – apresentado caso tenha sido preenchido na criação da
questão.
Nível de formação e ano – se selecionado na questão, para filtrar para que curso e ano se
aplica a mesma.
Editar – Para aceder à questão criada e efetuar alguma alteração.
Apagar – Para apagar alguma questão não pretendida.

A imagem abaixo representa a forma de como as questões irão ser apresentadas.

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No portal esta configuração surgirá num dos passos da renovação/pré-inscrição da seguinte
forma, ao encarregado de educação ou candidato:

• É necessário configurar o ano letivo seguinte conforme indicação acima e colocar as

datas, como das interrupções letivas, dias livres por exemplo, assim que possível.
• É necessário configurar que cursos pretendem disponíveis no portal para
renovação/pré-inscrição, devendo aceder ao aceder ao ano letivo (administração do
sistema -> anos letivos) e ao lado do botão fechar tem presente o botão “Definir cursos
a lecionar”, colocar o visto nos cursos que pretendem disponíveis.
• É necessário verificar se as disciplinas opcionais (grupos de disciplinas) estão
corretamente configuradas, dado que surgirão aos Encarregados de educação no portal,
para escolher opção do seu educando. Para configurar os grupos de disciplinas devem
aceder ao ano letivo e ao lado do botão fechar tem presente o botão “Definir cursos a
lecionar”, clicar no curso e definir as opções disponíveis.
• É possível a configuração para envio de email quando é submetida a renovação/pré-
inscrição e quando alterado o estado da renovação/pré-inscrição do aluno.
• Para efetuar a configuração dos emails enviados por defeito deverá no menu
administração do sistema -> Comunicações -> Configurações de mensagens.

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5.3 Configurações a efetuar no eCommunity

Aceder ao menu eCommunity (no eSchooling) -> configurações –> separador permissões por
menu, colocar o visto no menu matrículas “encarregado” e clicar em “guardar”, para este
conseguir aceder ao menu e efetuar a renovação de matrícula do seu educando. Só o
encarregado de educação efetua o procedimento de renovação de matrícula, o aluno só
poderá efetuar se for o próprio o encarregado de educação.

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6 Contatos
BRAGA LISBOA
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4700-058 Braga 1200-225 Lisboa

Contactos
Telefone: +351 253 283 616
Email: suporte@codevision.pt
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