ADMINISTRAÇÃO DE NOVOS NEGÓCIOS

ORGANIZAÇÃO DA EMPRESA

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Olá!
Nesta aula, você irá:

1) Conhecer o processo de organização da empresa;

2) Identificar as funções da empresa e as estruturas organizacionais;

3) Relacionar os critérios de departamentalização;

4) Entender o organograma linear;

5) Compreender a definição de responsabilidades e autoridade.

Introdução

Nesta aula, abordaremos o processo de organização, destacando as funções da empresa, as estruturas

organizacionais e os critérios de departamentalização. Apresentaremos também o organograma linear, a

definição de responsabilidades e autoridade.

Considera-se que, para executar os planos e atingir os objetivos, as atividades precisam ser adequadamente

agrupadas de maneira lógica. A função de organizar consiste em: dividir o trabalho, determinar as atividades

necessárias ao alcance dos objetivos planejados; agrupar as atividades em uma estrutura lógica; nomear as

pessoas para sua execução; distribuir e alocar os recursos necessários; e coordenar e integrar todos os esforços.

Desta forma, a definição da palavra "organização" tem dois aspectos inter-relacionados. Uma visão estática a

considera uma estrutura em função de ser uma rede de relacionamento entre indivíduos, posições e tarefas. Uma

visão dinâmica refere-se às funções gerenciais pelas quais as organizações são criadas, adaptadas e mudadas

continuamente. Destaca-se que ambos são importantes para o desenvolvimento da empresa.

Organizar é definir as responsabilidades de todos que trabalham na empresa. Para organizar a empresa, o

empreendedor deve transformar a estratégia em estrutura, começando pelos objetivos ou missão da empresa,

identificando suas funções, transformando as funções em departamentos, definindo as responsabilidades das

pessoas e desenhando a estrutura organizacional.

1 Processo de Organização
Organizar é definir as responsabilidades de todos que trabalham na organização, evitando omissões, trabalho

redobrado e confusões. Para organizar a empresa, comece pelo plano estratégico, pois a estrutura segue a

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estratégia. Portanto, o empreendedor, começando pelos objetivos ou missão da empresa, deverá identificar as

funções da empresa, transformar as funções em departamentos, definir as responsabilidades das pessoas e

desenhar a estrutura organizacional.

2 Funções da empresa
São as tarefas principais necessárias para realizar os objetivos da empresa, divididas em Suprimentos,

Operações, Marketing e Vendas, Finanças e Recursos Humanos. A coordenação dessas funções especializadas é o

papel do administrador ou gestor geral.

Principais funções da organização e unidades de trabalho correspondentes

Operações (Produção)

O objetivo desta função é fornecer o produto ou serviço da empresa, através da transformação de matérias-

primas, componentes, mão de obra e outros recursos em bens e serviços vendidos aos clientes. Cada tipo de

empresa tem um sistema próprio de Operações.

Todas as atividades necessárias para fazer esta transformação estão incluídas na função Operações, como

identificação e contratação de fornecedores, compras, transporte de suprimentos, distribuição de produtos

acabados etc. Todas estas atividades dispõem-se em uma Cadeia de Suprimentos, que vai desde as fontes de

matérias-primas até o consumidor final.

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Marketing e Vendas

O objetivo desta função é estabelecer e manter a ligação da empresa com seus clientes e abrange atividades

como:
• Pesquisa – identificação dos interesses, necessidades e tendências de mercado;
• Desenvolvimento de produtos – criação de produtos e serviços (nomes, marcas, preços, informações) de
acordo com as necessidades dos clientes;
• Vendas – oferecimento de produtos para aquisição pelos clientes;
• Distribuição – desenvolvimento de canais de distribuição e gestão dos pontos de venda;
• Promoção – comunicação com o público-alvo, por meio de atividades como propaganda, publicidade e
promoções nos pontos de venda.
Finanças

O objetivo desta função é cuidar do dinheiro da empresa, para protegê-lo e promover sua utilização eficaz. Isto

inclui a maximização do retorno dos investimentos e a manutenção de certo grau de liquidez, para o

cumprimento das obrigações. Esta função abrange as decisões de:

• Investimento – Avaliação e escolha de alternativas de aplicação de recursos;
• Financiamento – Identificação e escolha de alternativas de fontes de recursos;
• Controle – Acompanhamento e avaliação dos resultados financeiros das operações;
• Destinação dos resultados – Seleção de alternativas para utilização dos resultados financeiros da
empresa.
Recursos Humanos (ou Gestão de Pessoas)

O objetivo desta função é encontrar, atrair e reter as pessoas de que a empresa precisa. Seus componentes são os

seguintes:
• Planejamento de mão de obra: Definição da quantidade de pessoas necessárias para a empresa e das
competências que elas devem ter;
• Recrutamento e Seleção: Localização, busca e obtenção de pessoas com as competências apropriadas
para a empresa;
• Capacitação: Aprimoramento do potencial e das competências das pessoas;
• Administração ou Avaliação do Desempenho: Acompanhamento e avaliação do desempenho e
manutenção de ações que promovam a motivação e o aprimoramento do desempenho das pessoas;
• Administração de Pessoal: Registro de pessoal, manutenção de arquivos e prontuários, contagem de
tempo de serviço, folhas de pagamento e administração de carreiras.

3 Estrutura organizacional – organograma

Conjunto de unidades interligadas através de relações funcionais e hierárquicas, integrando os recursos para

alcançar os objetivos.
• Retrata a configuração dos órgãos da organização, sua interdependência e funcionamento;
• É a atividade organizadora dos recursos da organização e suas interações;
• Gráfico que mostra as relações funcionais, os fluxos de autoridade e responsabilidade, e as funções
organizacionais da empresa;
• Emprega todos os recursos disponíveis a fim de alcançar os objetivos determinados.

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Objetivos do organograma
• Dividir o trabalho de forma eficiente;
• Determinar os tipos de relações de autoridade;
• Criar relações de comando;
• Alinhar os níveis hierárquicos;
• Coordenar o processo de tomada de decisão;
• Identificar as relações funcionais.
Vantagens do organograma

Facilitar a identificação de:

• Funções importantes que estão sendo negligenciadas;
• Funções secundárias com muita importância;
• Duplicação de funções;
• Funções mal distribuídas.

4 Departamentalização - criação de departamentos

Definidos os objetivos, e identificadas as funções, o trabalho a ser realizado é dividido em departamentos.

Departamento designa uma área, setor ou divisão que concentra atividades e recursos para o desempenho de

tarefas, cuja autoridade está delimitada aos seus domínios. É uma forma de agrupar as atividades em áreas

delimitadas com atributos, recursos, responsabilidades e objetivos específicos.

Objetivos da Departamentalização:
• Diferenciar e especializar as áreas;
• Surge pela necessidade de organização;
• À medida que a organização cresce e fica mais complexa, necessita mais organização;
• A especialização de atividades e a divisão do trabalho tornam-se essenciais para a organização.

5 Tipos de departamentalização
Mesmo que as funções das empresas sejam parecidas, a forma de dividir o trabalho varia de uma para outra.

Cada departamento pode ficar responsável por toda uma função, um grupo de tarefas, um tipo de cliente, um

produto ou uma área geográfica.

Departamentalização por Pessoas:

A forma mais simples de montar uma estrutura organizacional é designar responsabilidades para as pessoas, de

acordo com suas competências. A estrutura organizacional muda de acordo com o deslocamento das pessoas

para a execução de tarefas. Este critério de organização é muito comum em pequenas empresas, também

conhecido como humanograma, gerando uma estrutura eficaz, com uma comunicação direta. No entanto, com o

crescimento, essas vantagens tornam-se desvantagens.

Departamentalização por Funções (ou Funcional):

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Consiste em atribuir a cada departamento a responsabilidade por uma função da empresa. É apropriado tanto

para empresas de pequeno porte quanto para grandes corporações, quando as operações são simples (poucos

produtos ou serviços). Organizada com base nas funções exercidas, formada pelo somatório de atividades e

tarefas que apresentem similaridade entre si, agrupando os especialistas sob uma única chefia e propiciando

máxima utilização dos recursos e das habilidades das pessoas.

Departamento funcional

Departamentalização por Produtos ou Serviços:

Adequada quando a empresa produz mais de um produto ou serviço, com diferenças significativas entre eles. As

lojas dos supermercados são organizadas desta forma, com departamentos de alimentos, produtos de limpeza,

padaria e açougue. As responsabilidades pelas tarefas são claras, e as necessidades de planejamento,

fornecimento e distribuição de cada produto ou serviço são tratadas de forma altamente especializada. No

entanto, como nessa estrutura as decisões são descentralizadas, há um risco de duplicação de esforços e perda

de eficiência.

Dep. por Produtos e Serviços

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Departamentalização por Clientes ou Clientela:

Agrupamento de acordo com o tipo de cliente para quem o trabalho se destina, levando em consideração as

necessidades e características de cada grupo de clientes. É uma forma segura de especializar, personalizar o

atendimento e garantir a satisfação dos clientes. Os hospitais organizam seus serviços em função de casos

infantis, adultos, emergência etc.

Dep. por Clientes

Departamentalização Territorial, Regional ou Geográfica:

Agrupamento de acordo com o local onde será executado. Deverão ser agrupadas no melhor interesse da região

de atuação. A atuação do departamento é local e, de modo geral, opera como se fosse uma empresa

independente, adaptando-se ao ambiente ao qual está inserido.

Dep. por localização geográfica

Departamentalização por Tempo:

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Parcelamento das operações em componentes de tempo, proporcionando os meios para orientar as atividades

numa perspectiva temporal.

Dep. por Tempo

6 Unidades de negócios
Uma unidade de negócio é um departamento responsável por uma área geográfica, mercado ou produto. Possui

total autonomia sobre o negócio e compreende todas as funções da empresa com autonomia para cuidar do

mercado no qual atua. Oferece a grande vantagem de concentrar recursos especializados para possibilitar o

aproveitamento de muitas oportunidades diferentes.

Vantagens

Quanto mais a empresa se diversifica, mais atraente se torna este tipo de estrutura.
• Maior facilidade na formulação de estratégias e prioridades para cada tipo de negócio;
• Equilíbrio entre os objetivos das unidades e os objetivos globais;
• Maior facilidade de análise e atuação sobre o ambiente estratégico de cada tipo de negócio;
• Simplificação do processo de planejamento.
Desvantagens

No entanto, esse tipo de estrutura pode ser dispendioso, uma vez que há tendência a duplicar recursos nas

diferentes unidades.
• Possibilidade de isolamento das unidades;
• Dificuldade em manter alinhados os objetivos gerais da organização e os objetivos de cada unidade;
• Impossibilidade de certas unidades fazerem o uso comum dos recursos;
• Risco de poder excessivo das unidades e perda de controle da administração central.

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7 Centralização
Concentração das decisões no topo da organização (nível institucional), com pouca ou nenhuma delegação para

o nível intermediário.

As ordens são emanadas de um só lugar ou de uma só pessoa, e as decisões são do tipo top down*.

Os níveis intermediários e operacionais são meros repetidores de ordens, não possuindo autonomia para

decisões, tampouco inovação.

*top down: do topo para base – centralização

8 Descentralização
O processo decisório é delegado aos níveis intermediário e operacional, dentro de suas áreas de atuação.

Significa que a maioria das decisões relativas ao trabalho que está sendo executado é tomada pelos que o

executam, ou com sua participação.

O empowerment é um exemplo de descentralização e significa o fortalecimento das equipes no sentido de dotá-

las de liberdade de atuação, participação nas decisões, plena autonomia no desempenho das tarefas,

responsabilidade pela tarefa total e pelos resultados. Este tipo de gestão estimula a iniciativa dos participantes

nos níveis inferiores, e é um meio de treinar e avaliar gestores por dar-lhes espaço para atuar e decidir.

9 Estruturas complexas
Além das atividades contínuas, as empresas também realizam projetos, ou seja, atividades temporárias por

encomenda, que envolvem diferentes departamentos permanentes em um esforço coordenado. Para lidar com

projeto, tanto internos como externos, é apropriado usar alguma forma de estrutura orientada para projetos.

Por outro lado, as atividades contínuas, interligadas com alto grau de coordenação entre os departamentos,

exigem uma sequência de atividades interdependentes cruzando a organização permanentemente, devendo

utilizar o critério da organização por processos.

Organização por Projetos

Projetos são atividades temporárias que têm o objetivo de entregar um produto ou serviço singular. A

Organização por Projetos consiste em dividir a empresa em estruturas temporárias, cada uma delas responsável

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por um projeto. Esse tipo de estrutura é recomendado quando o produto ou serviço exige atendimento

personalizado; envolve volume expressivo de recursos; exigem investimento no desenvolvimento da solução;

tem de ser entregue dentro de restrições de tempo e custo; e precisa de recursos humanos multidisciplinares.

Organização por Processos

Consiste em administrar as estruturas permanentes como processos interligados, e não como conjuntos de

departamentos independentes, gerando mais eficiência na realização de atividades. Um processo é um conjunto

ou sequência de atividades interligadas, com começo, meio e fim. Os processos fornecem a dinâmica das

organizações, mobilizando as áreas funcionais para fornecer resultados. Por meio dos processos, a organização

recebe recursos do ambiente externo e os transformam em produtos, informações e serviços que serão

devolvidos para o ambiente.

Clique aqui para exemplo.

Dep. por Processo

10 Administração de Processos
A Administração de Processos consiste em administrar as funções permanentes com elos de uma corrente e não

como departamentos isolados uns dos outros, gerando uma cadeia horizontal de processos.

A principal finalidade da administração por processos é a orientação para a eficiência e a eficácia dos processos

principais, com objetivos específicos de desempenho. As funções envolvidas em um processo são administradas

em seu conjunto, por meio de uma equipe. A adoção da administração por processos também é chamada

horizontalização da empresa.

No modelo de administração de processos, as equipes trabalham com um propósito claro e senso de

responsabilidade em relação aos objetivos mensuráveis de desempenho, sendo donos de um processo.

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Neste modelo o principal indicador de desempenho é a satisfação do cliente, e seus colaboradores devem ser

recompensados pelas suas contribuições para o alcance dos resultados da empresa.

Todas as organizações podem ser desmembradas em processos que travessam as fronteiras das áreas

funcionais, sendo de dois tipos:

• Processos principais

Estão relacionados com a transformação de insumos em produtos destinados a clientes internos ou

externos. Os processos centrais são diferentes de acordo com o ramo de negócios, mas sempre

orientados para os clientes.

Exemplos: Desenvolvimento de produtos ou serviços e atendimento aos clientes.“

• Processos de apoio

Sustentam os processos primários ou medem o seu desempenho.

Exemplos: Administração financeira, Contabilidade e Recursos humanos.

Definição de responsabilidades

Responsabilidades são obrigações ou deveres das pessoas pela realização de tarefas ou atividades.

Cargo é conjunto de tarefas que uma pessoa deve desempenhar, sendo responsável pelos resultados.

Um departamento é um agregado de cargos.

A relação das responsabilidades de um cargo chama-se Descrição de cargo.

11 Autoridade
Autoridade formal é o direito legal que os chefes ou gerentes têm de dirigir ou comandar o comportamento dos

integrantes de sua equipe, chamados subordinados, colaboradores ou funcionários.

Autoridade também significa o poder de utilizar ou comprometer os recursos organizacionais. A autoridade é a

contrapartida da responsabilidade, pois como os gerentes têm responsabilidade pelo desempenho de outras

pessoas, as organizações lhes dão autoridade sobre essas mesmas pessoas.

Autoridade de Linha ou Linear

Desce diretamente de cada chefe para os integrantes de sua equipe, desde o executivo principal até o nível do

funcionário operacional.

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Autoridade de Assessoria ou LINHA-STAFF

São órgãos que ficam ao lado da linha, para auxiliar os gerentes de todos os níveis na análise de problemas e

tomada de decisões. É o modelo mais utilizado. O staff exerce autoridade de ideias.

Autoridade Funcional

É exercida pelos departamentos de apoio sobre os demais departamentos da estrutura funcional, por meio de

respostas a consultas ou da formulação e aplicação de políticas e procedimentos. Comunicação entre os níveis e

cargos se dá pela especialização de tarefas. Os supervisores são especialistas.

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Hierarquia: A autoridade divide-se verticalmente em níveis, onde as pessoas que estão em um determinado

nível têm autoridade sobre as que estão no nível inferior. Inversamente, em qualquer nível, as pessoas têm

responsabilidades e prestam contas para as que estão acima. Essa disposição da autoridade em níveis chama-se

hierarquia ou cadeia de comando.

A quantidade de níveis chama-se número de escalões hierárquicos.

Amplitude de Controle ou comando: Define o número de subordinados que cada gestor poderá supervisionar.

Esse número depende de diversos fatores como tecnologia, qualificação do trabalhador, tipo de trabalho, etc. O

número de níveis hierárquicos depende da amplitude de controle. Muitos níveis hierárquicos significam grande

quantidade de chefes e uma pequena amplitude de controle.

O que vem na próxima aula

Na próxima aula, você vai estudar:
• Importância da função Marketing para o alcance dos objetivos da organização;
• Conceito de Marketing e a importância de conhecer o mercado;
• Identificar o consumidor ou cliente, identificando os tipos de clientes;
• Etapas do planejamento estratégico de marketing;
• Critérios de segmentação e o Marketing Mix.

CONCLUSÃO
Nesta aula, você:
• Conheceu o processo de organização;
• Identificou as funções da empresa e as estruturas organizacionais;
• Relacionou os critérios de departamentalização;

• Entendeu o organograma linear;

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• Entendeu o organograma linear;
• Compreendeu a definição de responsabilidades e autoridade.

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