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SUMÁRIO
1 Módulo Agenda .............................................................................................................................................................. 5
1.1 Cadastro de Livros da Agenda ................................................................................................................................ 6
1.2 Como cadastrar um novo livro? .............................................................................................................................. 6
1.3 Como vincular convênios ao livro? ......................................................................................................................... 7
1.3.1 Como restringir um intervalo do livro para planos específicos? .................................................................... 7
1.4 Como cadastrar preferências no livro? ................................................................................................................... 8
1.5 Como cadastrar os procedimentos do livro? .......................................................................................................... 8
1.6 Como cadastrar um intervalo? ............................................................................................................................. 10
1.7 Como vincular os procedimentos ao intervalo? ................................................................................................... 11
1.8 Manutenção - Agenda .......................................................................................................................................... 12
1.8.1 Geração e Eliminação de Horários da Agenda .............................................................................................. 12
1.8.2 Bloqueio de Horários - Agenda ..................................................................................................................... 13
1.8.3 Classificação de Agendamento para Médico Assinante - Agenda ................................................................ 14
1.9 Como gerar o relatório de classificação por médico assinante? .......................................................................... 15
1.10 Utilização - Agenda ............................................................................................................................................... 17
1.10.1 Tipos de Agenda............................................................................................................................................ 17
1.11 Agendamento do Paciente e Retorno - Agenda ................................................................................................... 17
1.12 Duplicação de Horários / Dados do Paciente - Agenda ........................................................................................ 19
1.12.1 Procedimentos em Etapas - CC Agenda ........................................................................................................ 21
2 Módulo Recepção ......................................................................................................................................................... 24
2.1 Cadastro e Procura de Pacientes - Recepção ....................................................................................................... 25
2.2 Atendimento de Pacientes - Recepção ................................................................................................................. 30
2.3 Paciente NÃO Agendado....................................................................................................................................... 32
2.4 Cadastro e Controle de Pendências - Recepção ................................................................................................... 36
2.5 Pagamento de Exames - Recepção ....................................................................................................................... 38
2.6 Correção e Cancelamento de Exames - Recepção ................................................................................................ 43
2.7 Entrega de Exames - Recepção ............................................................................................................................. 47
2.8 Declaração de Comparecimento e Atestado - Recepção ..................................................................................... 50
2.9 Orçamento - Recepção ......................................................................................................................................... 52
2.10 Exames Anteriores do Paciente - Recepção ......................................................................................................... 55
2.11 Exames em Lote - Recepção ................................................................................................................................. 56
2.12 Relatório de Conferência de Pagamento - Recepção ........................................................................................... 63
2.13 Relatório de Conferência de Atendimento - Recepção ........................................................................................ 65
2.14 Relatório de Desconto - Recepção........................................................................................................................ 66
3 Módulo Filas de Trabalho ............................................................................................................................................. 68
3.1 Tela Principal - Filas de Trabalho .......................................................................................................................... 69
3.2 Selecionando Filas - Filas de Trabalho .................................................................................................................. 73
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3.3 Anunciar no Painel Eletrônico - Filas de Trabalho ................................................................................................ 74
3.4 Trocando o Usuário Operador das Filas de Exames - Filas de Trabalho ............................................................... 75
3.5 Impressão de Ficha - Filas de Trabalho ................................................................................................................. 76
3.6 Alertas e Eventos do Paciente - Filas de Trabalho ................................................................................................ 78
3.7 Alterar Status de Exames na Fila de Trabalho ...................................................................................................... 82
4 MODULO FATURAMENTO ............................................................................................................................................ 84
4.1 Tela Principal – Faturamento ................................................................................................................................ 84
4.1.1 Selecionando Faturas pelo Status - Faturamento......................................................................................... 86
4.1.2 Impressão da Listagem de Faturamento - Faturamento .............................................................................. 86
4.1.3 Gerando Faturas - Faturamento ................................................................................................................... 88
4.1.4 Agrupando Filtros - Faturamento ................................................................................................................. 90
4.1.5 Abrindo Faturas - Faturamento .................................................................................................................... 92
4.1.6 Retornando ao Status do Filtro de Faturamento - Faturamento.................................................................. 93
4.1.7 Relatórios da Tela Principal - Faturamento .................................................................................................. 94
4.1.8 Listagem da Agenda de Fechamentos - Faturamento ................................................................................ 100
4.1.9 Listagem de Cálculo de Prazo de Recebimento - Faturamento .................................................................. 102
4.1.10 Listagem de Consumo por Exame - Utilizado x Perdido ............................................................................. 103
4.1.11 Faturamento em Lote – Faturamento ........................................................................................................ 103
4.1.12 Recurso de Glosa – Faturamento................................................................................................................ 106
4.1.13 Recebimento Manual – Faturamento......................................................................................................... 119
5 Módulo Informações Gerenciais ................................................................................................................................. 123
5.1 Modelos de Relatórios - Informações Gerenciais ............................................................................................... 123
5.2 Relatórios do Recepção - Informações Gerenciais ............................................................................................. 125
5.3 Relatórios do Módulo Laudos - Informações Gerenciais .................................................................................... 126
5.4 Modo Avançado de Estatísticas - Informações Gerenciais ................................................................................. 127
5.5 Configuração de Relatórios (Manutenção) - Informações Gerenciais................................................................ 130
6 Módulo Caixas e Bancos ............................................................................................................................................. 131
6.1 Cadastros do Caixas e Bancos ............................................................................................................................. 131
6.2 Cheques - Caixas e Bancos .................................................................................................................................. 131
6.2.1 Bancos - Caixas e Bancos ............................................................................................................................ 133
6.2.2 Contas - Caixas e Bancos ............................................................................................................................. 135
6.2.3 Favorecidos - Caixas e Bancos..................................................................................................................... 136
6.2.4 Tipos de Pagamento - Caixas e Bancos ....................................................................................................... 140
6.2.5 Tipos de Documento - Caixas e Bancos ...................................................................................................... 140
6.2.6 Plano de Contas - Caixas e Bancos .............................................................................................................. 141
6.2.7 Perfil - Caixas e Bancos ............................................................................................................................... 143
6.3 Configurações - Caixas e Bancos ......................................................................................................................... 144
6.4 Movimentos - Caixas e Bancos ........................................................................................................................... 148
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6.4.1 Acessando os Movimentos - Caixas e Bancos............................................................................................. 148
6.4.2 Ajuste de Movimento - Caixas e Bancos ..................................................................................................... 149
6.4.3 Conciliação de Movimentos - Caixas e Bancos ........................................................................................... 154
6.4.4 Compensar e Descompensar Movimento - Caixas e Bancos ...................................................................... 158
6.4.5 Transferência de Valores e Movimento - Caixas e Bancos ......................................................................... 161
6.4.6 Relatórios - Caixas e Bancos ....................................................................................................................... 164
7 Módulo Pagar e Receber ............................................................................................................................................ 169
7.1 Cadastrando Movimento - Pagar e Receber ....................................................................................................... 169
7.2 Correção e Exclusão de Movimentos - Pagar e Receber .................................................................................... 174
7.3 Movimentos Recorrentes - Pagar e Receber ...................................................................................................... 176
7.4 Utilizando Incidência - Pagar e Receber ............................................................................................................. 178
7.5 Conferência e Autorização - Pagar e Receber .................................................................................................... 179
7.6 Autorização ......................................................................................................................................................... 181
7.7 Liquidando o Movimento - Pagar e Receber ...................................................................................................... 182
7.8 Gerando Rateio - Pagar e Receber...................................................................................................................... 184
7.8.1 Gerando Rateio no X-Clinic ......................................................................................................................... 184
7.9 Relatórios - Pagar e Receber ............................................................................................................................... 186
7.9.1 Fluxo de Caixa Consolidado - Pagar e Receber ........................................................................................... 186
7.9.2 Fluxo de Caixa Individual - Pagar e Receber ............................................................................................... 188
7.9.3 Fluxo a Pagar e Receber - Pagar e Receber................................................................................................. 190
7.9.4 Pagas e Recebidas - Pagar e Receber.......................................................................................................... 191
7.9.5 Pagáveis e Recebíveis - Pagar e Receber .................................................................................................... 192
8 Módulo Estoque.......................................................................................................................................................... 193
8.1 Cadastros e Configurações do Estoque .............................................................................................................. 194
8.1.1 Unidades de Medida - Estoque ................................................................................................................... 195
8.1.2 Locais de Consumo - Estoque ..................................................................................................................... 196
8.1.3 Centros de Custo - Estoque......................................................................................................................... 198
8.1.4 Grupos de Materiais - Estoque ................................................................................................................... 202
8.1.5 Marcas - Estoque ........................................................................................................................................ 204
8.1.6 Materiais - Estoque ..................................................................................................................................... 205
8.1.7 Fornecedores - Estoque .............................................................................................................................. 211
8.1.8 Perfis - Estoque ........................................................................................................................................... 213
8.1.9 Configurações - Estoque ............................................................................................................................. 220
8.1.10 Acessos Especiais - Estoque ........................................................................................................................ 224
8.2 Requisição Eletrônica - Estoque.......................................................................................................................... 226
8.3 Processar Requisições de Materiais - Estoque ................................................................................................... 228
8.4 Recebimento de Pedidos - Estoque .................................................................................................................... 232
8.5 Consumo Manual - Estoque ................................................................................................................................ 235
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8.6 Transferência de Material - Estoque .................................................................................................................. 236
8.7 Análise de Estoque - Conferindo Movimentos ................................................................................................... 238
8.8 Inventário - Estoque............................................................................................................................................ 243
8.9 Ajuste de Requisição de Consumo - Estoque ..................................................................................................... 246
8.10 Cancelamento de Nota Fiscal - Estoque ............................................................................................................. 248
8.11 Zerar Movimentações de Estoque - Estoque ...................................................................................................... 249
8.12 Solicitação Eletrônica de Transferência entre Estoques..................................................................................... 252
8.13 Relatórios - Estoque ............................................................................................................................................ 258
9 Módulo Compras ........................................................................................................................................................ 265
9.1 Requisições - Compras ........................................................................................................................................ 265
9.1.1 Pedido ......................................................................................................................................................... 266
9.1.2 Cotação ....................................................................................................................................................... 269
9.1.3 Aprovação ................................................................................................................................................... 272
9.2 Relatórios das Cotações - Compras .................................................................................................................... 277
10 Módulo Relações com Clientes ................................................................................................................................... 282
10.1 Cadastro de Pessoa Física - Relações com Clientes ............................................................................................ 282
10.2 Cadastro de Pessoa Jurídica - Relações com Clientes......................................................................................... 284
10.3 Geração de Filtros - Relações com Clientes ........................................................................................................ 285
10.4 Carta - Relações com Clientes............................................................................................................................. 289
10.5 Evento - Relações com Clientes .......................................................................................................................... 293
10.6 Estatística de Mala Direta - Relações com Clientes ............................................................................................ 295
11 Módulo Cadastros e Configurações ............................................................................................................................ 297
11.1 Checklist Cadastros e Configurações Iniciais - RIS e LIS ...................................................................................... 298
11.2 LIS - Entendendo o Processo de um Laboratório - Configurações Iniciais.......................................................... 298
11.3 Fluxo Macro de um Laboratório ......................................................................................................................... 299
11.4 Agenda - Cadastros e Configurações .................................................................................................................. 300
11.4.1 Equipamentos - CC Agenda......................................................................................................................... 300
11.4.2 Preferências de Agendamento - CC Agenda ............................................................................................... 302
11.4.3 Grupos de Livros - CC Agenda ..................................................................................................................... 303
11.4.4 Feriados - CC Agenda .................................................................................................................................. 305
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1 Módulo Agenda
Quando um paciente liga para uma clínica ou laboratório, geralmente, ele precisa agendar um horário para
atendimento. Para auxiliar esta tarefa, o módulo Agenda permite que você reserve os horários de médicos ou
equipamentos para os pacientes. Através deste módulo é possível marcar horários, gerar orçamentos, visualizar
procedimentos, entre outras opções.

Para ter acesso ao SAU, basta acionar a tecla F1. Isto facilita o dia a dia dos atendentes.

No módulo Cadastros e Configurações são feitos cadastros bem importantes para o agendamento de pacientes.
 6
1.1 Cadastro de Livros da Agenda
O livro é a própria agenda do setor e dos procedimentos executados na instituição. Através do livro são definidos os
procedimentos executados pelo setor, os convênios que são atendidos na instituição, os dias e horários de atendimento
e a duração do procedimento agendado. Podem ser definidos também como parâmetros de agenda: o médico, o
equipamento dos procedimentos agendados - com inclusão de preferências de atendimento - e a unidade de
atendimento.

Os livros também podem ser cadastrados no módulo Cadastros e Configurações > Cadastros > Agenda > Livros. Também
é possível cadastrar grupos de livros.

Dependendo da configuração do usuário, a tela inicial pode ser a própria agenda (visual, global ou completa).
Clique em Fechar e você terá acesso ao menu principal.

1.2 Como cadastrar um novo livro?

Para cadastrar um novo livro, vá até Cadastros > Livros (Alt+R+L).

Clique em Inserir (Alt+I).

Digite o nome do livro, informando o período de utilização em dias e a unidade para qual o livro está sendo criado. Se
desejar, insira uma observação para o livro criado. Clique em Salvar.
 7
1.3 Como vincular convênios ao livro?
Para vincular convênios, clique no botão correspondente na tela Livros. Clique em Inserir e defina os convênios
atendidos por aquela agenda.

Os convênios devem estar previamente

cadastrados no módulo Cadastros e Configurações,
em Cadastros > Faturamento > Convênios > Cadastro
de Convênios.

Em cadastros como esse, você

pode selecionar todos os dados
através do botão >> .

1.3.1 Como restringir um intervalo do livro para planos específicos?

A partir da versão 19.5.0, através do botão Planos, é possível definir os planos do convênio que serão aceitos no
atendimento do intervalo escolhido.
Com essa configuração, podemos definir, por
exemplo, que o Dr. Assis atende o plano Flex do
convênio Bradesco apenas nas segundas-feiras, das
10h às 11h.
 8
Tela para seleção dos planos, que se abre ao clicar no botão Planos.

1.4 Como cadastrar preferências no livro?

Através do botão Prefer., você cadastra as preferências de agendamento que são atribuídas aos livros. Elas indicarão, ao
usuário que efetua o agendamento de exames, se, em determinado horário, o médico prefere atender determinado
exame, ou um determinado grupo de pacientes, por exemplo. Na tela Preferências de Agendamento, clique em
Inserir. Informe o dia da semana, o horário inicial, o horário final e selecione a preferência de agendamento.

As preferências de agendamento precisam estar previamente

registradas em Cadastros > Preferências de Agendamento, na
tela principal do módulo Agenda ou no módulo Cadastros e
Configurações.

1.5 Como cadastrar os procedimentos do livro?

O sistema permite que sejam cadastrados os procedimentos que são atendidos para cada tipo de livro. Desta forma,
não é permitido agendar procedimentos que não pertencem ao livro.

Na tela Livros, clique no botão Proced., para cadastrar os procedimentos do livro selecionado. Na tela Procedimentos de
Livros, clique em Inserir.
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Atribua os procedimentos através das setas. Todos os procedimentos que estiverem relacionados dentro dos itens
selecionados serão atribuídos ao livro, ao clicar em OK.

A palavra mnemônico se refere àquilo que é de fácil memorização. No caso, quando falamos do mnemônico do
procedimento, nos referimos à parte mais fácil de gravar, que pode ser sua abreviação. O mnemônico de tomografias é
TC, por exemplo.

Os procedimentos devem estar previamente cadastrados no módulo Cadastros e Configurações, em Cadastros >
Faturamento > Procedimentos.
 10
1.6 Como cadastrar um intervalo?
O intervalo corresponde às configurações dos dias de agendamento. Dentro do cadastro do livro, podemos definir: o dia
da semana, os horários de atendimento, os intervalos de tempo entre os agendamentos e a quantidade de encaixes
permitida para aquele intervalo. Neste cadastro, é possível definir limites de agendamento por médicos, convênios,
setores e procedimentos, caso haja restrições para aquele intervalo. Dentro do intervalo é possível restringir os
procedimentos permitidos para agendamento, desde que estejam vinculados ao livro.
Na tela Livros, clique no botão Intervalos para cadastrar os intervalos do livro selecionado.

Na tela Intervalos de Livros, devem ser

criados os horários e os dias da semana de
atendimento do livro. Para isso, clique em
Inserir. Informe o dia da semana, os
horários inicial e final do intervalo, a
duração do procedimento em minutos, a
quantidade de agendamentos permitidos e
as regras de encaixe. Indique também se o
intervalo se refere a um médico. Após o
cadastro do intervalo, clique em Salvar
para finalizar.

O médico e o equipamento são itens opcionais. Se estas informações estiverem no intervalo cadastrado, este se
torna restrito ao médico ou equipamento selecionado.

Através do botão Duplicar, na tela Intervalos de Livros, é possível copiar as mesmas configurações para os demais
dias da semana.
 11
1.7 Como vincular os procedimentos ao intervalo?
Os procedimentos podem ser atribuídos também aos intervalos, permitindo que, para cada intervalo, sejam
especificados os procedimentos agendados. No cadastro dos procedimentos de intervalos, o usuário do sistema deve se
atentar para que todos os procedimentos que serão vinculados ao intervalo estejam obrigatoriamente na relação dos
procedimentos do livro.
Na tela Livros, clique no botão Intervalos. Selecione o intervalo em que serão vinculados os procedimentos e, em
seguida, clique em Proced.
Na tela Vínculo de Intervalo/Exame, clique em Inserir para cadastrar os procedimentos vinculados ao intervalo
selecionado. Selecione a ordem da pesquisa do procedimento, digite a informação do procedimento a ser procurado no
campo Procurar por e atribua os procedimentos através das setas. Todos os procedimentos que estiverem relacionados
dentro de Itens Selecionados serão atribuídos ao livro, clicando em OK.
 12
1.8 Manutenção - Agenda
1.8.1 Geração e Eliminação de Horários da Agenda

Acesso: Agenda > Horários > Gerar/Eliminar.

No sistema, é possível gerar e eliminar os horários dos livros do módulo Agenda, realizando a atualização das agendas
para primeira utilização e correções dos horários existentes. É possível manter os agendamentos, refazer a agenda -
apagando e recriando os horários existentes - ou eliminar os horários, mantendo ou não os encaixes e horários
ocupados.

1.8.1.1 Gerando Horários

A geração de horários é necessária para começar a utilizar a agenda.
1. No menu Horários, clique em Gerar (Alt+I+G).
2. Na tela Horários da Agenda, informe o livro e o intervalo a serem
gerados, o período em que serão gerados os horários da agenda e o
modo de geração.
• Ao clicar em Gerar novos horários, o sistema cria os horários da
agenda pela primeira vez no período.
• Ao clicar em Apagar e recriar horários existentes, o sistema refaz
a agenda, e você pode optar por apagar dados de encaixe ou
dados de horários ocupados.
3. Clique em Salvar (Alt+S) para gerar os horários.

1.8.1.2 Eliminando Horários

1. No menu Horários, clique em Eliminar (Alt+I+E).
2. Na tela Horários da Agenda, informe o livro e o intervalo a serem eliminados, o período em que serão
eliminados os horários da agenda e as opções de eliminação de horários.
• Ao clicar em Eliminar todos os horários selecionados, o sistema
elimina todos os horários marcados conforme os parâmetros
selecionados.
• Ao selecionar a opção Não eliminar encaixes, o sistema elimina
todos os horários, exceto os encaixes criados dentro dos
parâmetros selecionados.
• Ao clicar em Não eliminar ocupados, o sistema elimina todos os
horários, exceto os horários que estiverem agendados.
3. Salve as informações.
 13

1.8.2 Bloqueio de Horários - Agenda

O bloqueio é útil quando um determinado equipamento passará por manutenção ou quando um médico precisa se
ausentar, por exemplo. O sistema permite o bloqueio individual de um intervalo (sem agendamento). Para isso, na tela
principal do módulo Agenda, selecione o horário a ser bloqueado, na tabela de horário da agenda selecionada, clicando
com o botão direito do mouse em Bloquear Horário. Na tela Observações, digite o motivo do bloqueio, previamente
cadastrado, e, em seguida, clique em Salvar.

O sistema também possui a opção de Transferir e Bloquear, para horários já agendados.

Se você preferir, pode realizar o bloqueio de várias agendas, bloqueando-as por livro, período, horário dos intervalos ou
dias da semana. Além disso, é possível inserir um motivo para o bloqueio. A opção pode ser utilizada na tela principal do
módulo Agenda, em Horários > Bloquear.
 14

1.8.3 Classificação de Agendamento para Médico Assinante - Agenda

Esta funcionalidade é utilizada para medir e identificar a quantidade e a porcentagem de agendamentos realizados com
a solicitação do paciente, com preferência por determinado profissional, de acordo com a quantidade de exames
realizados pelo médico através das listagens da agenda.
Para determinar uma classificação de agendamento para médicos assinantes, acesse Cadastros e Configurações >
Cadastros > Agenda > Classificações de Agendamento ou Agenda > Cadastros > Classificações do Agendamento.

Quando concluir o cadastro das classificações, é preciso

identificar os horários com vínculo aos médicos assinantes no
módulo Agenda. Em seguida, é necessário realizar um
agendamento, vinculando a classificação de agendamento
relacionada a este médico no campo Classificações de
Agendamento. Para inserir a classificação, clique no ícone de
lupa e vincule a classificação do médico correspondente através
das setas. Após vincular a classificação ao agendamento, ela
ficará inserida em formato de código. Depois, finalize o
agendamento e clique em Salvar.
 15

1.9 Como gerar o relatório de classificação por médico assinante?

Para gerar o relatório, acesse módulo Agenda > Listagens > Listagem de Classificação por Médico Assinante.

No botão Exceção Procedimentos, podemos criar uma

lista para informar ao relatório quais procedimentos
não devem ser considerados na coluna Exames
Realizados do médico assinante, devido a
procedimentos de complementos. Para isso, clique em
 16
Associar e vincule os procedimentos. Depois, clique em Sair.

No botão Médico X Classificação, podemos criar uma

lista com o vínculo dos médicos assinantes e as
classificações de agendamentos já criadas. Isto indica
ao sistema a regra entre o médico e a classificação.

Para concluir, clique em Salvar para gerar o

relacionamento com o sistema.

Em seguida, clique em Fechar e defina os filtros e o período do relatório. Ao executar o relatório, é exibida a relação dos
médicos assinantes, realizando a comparação entre a quantidade de exames realizados e a quantidade de
agendamentos realizados, com preferência pelo médico que foi indicado através da classificação do agendamento.
 17

1.10 Utilização - Agenda

1.10.1 Tipos de Agenda
O sistema possui 4 agendas para visualização. A primeira, Agendamento, é chamada de cockpit ou agenda simples. É
indicada para centrais de agendamento. Ainda temos a agenda global, a agenda visual (ou principal) e a agenda
completa (se as novas regras de restrições forem aplicadas, ela vira uma "agenda inteligente"). É possível definir qual
das agendas aparecerá para todos os usuários da instituição. Isso é feito através do módulo Cadastros e Configurações,
em Configurações > Agenda > Configurações Diversas, através do campo Tela padrão para agendamento.

1.11 Agendamento do Paciente e Retorno - Agenda

No agendamento de um paciente, devem ser verificados o livro e a data de agendamento do exame. É possível verificar
se o paciente já é cadastrado. Caso o paciente não possua cadastro, o usuário pode optar em realizar o pré-cadastro
(cadastro de novo paciente). Se o pré-cadastro não for efetivado, este deve ser realizado na recepção no dia da consulta
do paciente. Após informar o paciente e o convênio, o sistema permitirá que sejam agendados vários exames para o
mesmo paciente no mesmo horário.

O retorno é um agendamento normal, mas, para que ele não seja cobrado do paciente, algumas
configurações devem ser feitas.

Como agendar?
1. Na tela inicial do módulo Agenda (pode ser agenda global, visual ou completa – dependendo da configuração do
usuário), selecione o livro no qual será realizado o agendamento. Indique a data e o horário. Em seguida, clique em
Agendar. Ou vá até o menu principal e clique em Agendar > Agendamento.

2. Na tela Agendamento do Paciente, insira o nome do paciente no campo Paciente. Em caso de pacientes novos,
pressione F4 e, em seguida, clique no botão Novo. Após a identificação do paciente, se o paciente não tiver cadastro no
sistema, selecione o convênio, o plano, indique a idade, o telefone, o médico e a procedência do paciente. Para
selecionar os procedimentos, digite o nome do procedimento ou mnemônico no campo Pesquisa de Exames -
<Mnemônicos> e, em seguida, pressione F4 para procurar o procedimento.
 18

3. Na tela Procedimentos, selecione a ordem da pesquisa do procedimento a ser agendado, digite a informação do
procedimento a ser procurado no campo Procurar por e atribua os procedimentos, clicando nas setas. Todos os
procedimentos que estiverem relacionados dentro de Itens Selecionados serão selecionados para agendamento,
clicando em OK.
 19
4. Na tela Agendamento do Paciente, se for necessário, selecione o complemento e digite as observações do
agendamento. Em seguida, clique em Salvar para finalizar o agendamento. Após realizar o agendamento, o sistema
trará o preparo do exame para impressão (se isto estiver habilitado em Configurações Diversas e se o texto informativo
de preparo estiver vinculado ao procedimento).

O agendamento também pode ser feito em etapas.

1.12 Duplicação de Horários / Dados do Paciente - Agenda

A duplicação de dados é utilizada para facilitar os cadastros das informações de um paciente, para marcação de exames
com datas diferentes, permitindo a alteração de alguma informação.
1. Na agenda visual, selecione o paciente já agendado na tabela dos horários da agenda. Clique em Duplicar no canto
superior da tela (ou, se preferir, com o botão direito do mouse, selecione a opção Duplicar). O sistema solicitará
confirmação (se o campo estiver habilitado em Configurações Diversas) para que os dados permaneçam na área de
transferência para utilização do novo agendamento. Para isso, clique no botão OK.
 20
2. Selecione o livro, a data e o horário e clique com o botão direito do mouse no horário selecionado para o novo
agendamento, selecionando a opção Agendar paciente atual.

3. Os dados duplicados do paciente serão aproveitados para o novo agendamento. O sistema permite que sejam feitas
as alterações dos dados dos pacientes cadastrados.
 21
Na versão 11.1.5.0, foi implementada uma opção para que o usuário
redefina a quantidade de horários a serem duplicados no agendamento,
caso o horário do intervalo selecionado seja ultrapassado. A permissão é
concedida por grupo de usuários, nas permissões do Agenda,
opção Permitir alterar quantidade de horários a duplicar. Para que esta
mensagem seja habilitada, é necessário também desmarcar a
opção Restringir agendamentos que precisam do próximo intervalo e o
mesmo não está disponível, nas configurações diversas. Neste caso, o
horário final, que é meramente informativo na agenda, vai considerar o
tempo de execução do procedimento. O número máximo de horários
também varia de acordo com o tempo de execução.

1.12.1 Procedimentos em Etapas - CC Agenda

Acesso: Cadastros e Configurações > Cadastros > Agenda > Procedimentos em Etapas.
O agendamento por etapas é utilizado quando um determinado exame precisa de mais de um intervalo de horário para
sua realização.
Para indicar quais procedimentos precisam de mais de um horário, clique em Inserir. Localize o procedimento desejado
e coloque na área Itens Selecionados, clicando na seta individual ou na seta dupla (quando for vincular mais de um
procedimento). Depois, clique em OK.

Em seguida, na tela principal, clique em Alterar para modificar a

quantidade de intervalos a mais que este procedimento precisa. Para
remover um exame da lista, clique em Excluir.

No exemplo acima, inserimos a

quantidade 2 no procedimento
DOPPLER TRANSCRANIANO. Desta
forma, ao agendar um paciente para
este procedimento, o sistema exibe um
aviso, indicando que o exame está
configurado para o agendamento por
etapas. Neste caso, é possível agendar
somente um exame e definir os
horários das etapas seguintes.
 22
Após clicar em Salvar, na tela Agendamento do Paciente, o aviso abaixo será exibido. Clique em Ok para prosseguir.

Na tela Horário, defina o primeiro horário e clique com o botão direito em Agendar Etapa.
 23

Repita o procedimento para o segundo horário, se for necessário, ou clique em Concluir Agendamento por Etapas
(clique no botão direito).
Ao finalizar, o sistema apresentará o resumo dos agendamentos. Clique em Salvar.

Agendamentos realizados.
 24

2 Módulo Recepção
Através do módulo Recepção, a empresa pode efetivar a realização de exames. O sistema permite gerar senhas para
atendimento, fazer triagem, atender pacientes agendados, entregar os exames, entre outras funções. O atendimento
pode ser dividido em fases definidas pela instituição, de acordo com a forma de trabalho utilizada.

É possível ter acesso aos telefones de todas as pessoas (médicos, funcionários, etc.) ou empresas (fornecedores,
convênios, etc.) cadastradas no sistema, basta acionar a tecla F1. Isto facilita o dia a dia dos recepcionistas.

Antes de utilizar o módulo Recepção, é necessário realizar diversos registros e configurações no módulo Cadastros
e Configurações.
Ao entrar no sistema pela primeira vez, é preciso abrir o módulo Recepção. Caso o sistema não solicite o
preenchimento das configurações de atendimento local, clique aqui e saiba como realizar esta configuração.
 25
2.1 Cadastro e Procura de Pacientes - Recepção
Procurando Paciente Já Cadastrado
1. Na tela principal do módulo Recepção, informe ao menos um dos seguintes dados: código, nome, documento ou
número da requisição. Pressione a tecla F4 para localizar. O sistema trará a tela com os dados do paciente. Outra forma
de localizar um paciente é clicar no botão Procurar.

2. Na tela Paciente, podemos consultar um paciente por: código, nome, nome parcial, nome fonético, data de
nascimento, documento, número de controle, telefone, nome + sobrenome e nome + data de nascimento. Por padrão
e devido aos casos de duplicidade sempre faça a busca primeiro por Data de Nascimento.

Cadastrando Novo Paciente

1. Na tela principal do módulo Recepção, digite o nome do paciente e clique no botão Novo.
2. O sistema apresentará a seguinte mensagem: Procurar no cadastro antes de criar novo paciente? Clicando em
Sim o sistema abrirá a tela de procura para o usuário tentar localizar o registro do paciente. É importante consultar o
paciente antes de iniciar um novo cadastro, pois isso evita registros duplicados. Clicando em Não, o sistema abre a tela
da recepção para iniciar o cadastro.
 26

3. Se houver câmera configurada, é possível registrar uma foto do paciente através do ícone . Após inserir todos os
dados do paciente, clique no botão Salvar, ou clique no botão Ok para gravar e finalizar a inclusão do paciente. Se quiser
cancelar a operação, clique no botão Cancelar.

Ao digitar o CEP e pressionar F4, o sistema faz a busca pelo endereço, automaticamente.
É possível ainda adicionar classificações para o paciente, como paciente vip, paciente amigo do médico, entre outros.
Esta indicação é feita no campo Classificação, que fica acima do nome do paciente.
 27

Cadastro de Relacionamento
Se, nas configurações diversas, a opção Obrigar dados dos
responsáveis para pacientes menores de idade estiver marcada,
quando o paciente for menor de 18 anos, será necessário cadastrar
um relacionamento; pai e mãe, por exemplo. Isto é feito na aba
Complementos - F8. Esta aba também pode ser utilizada quando um
paciente vai realizar um exame como a endoscopia, que precisa de
um acompanhante.

1. Na área Pacientes Relacionados, clique em Inserir.

 28

2. Procure por um paciente já cadastrado ou cadastre um novo. Utilize o ícone ao lado do campo Nome.

3. Após achar ou cadastrar o paciente, informe o tipo de relacionamento e clique em Salvar.

Se o endereço do paciente for diferente do paciente relacionado, o sistema perguntará se você deseja atualizar os
dados.

Relacionamento adicionado:
 29

Veja que, na aba Complementos - F8 também podemos inserir documentos dos pacientes, como carteirinha de
convênio, exames anteriores, entre outros. Os nomes dos documentos ainda podem ser padronizados.

4. Para finalizar, volte à aba Dados Cadastrais e clique em Ok.

 30
2.2 Atendimento de Pacientes - Recepção
Paciente Agendado
Os pacientes que possuem exames marcados pelo módulo Agenda são atendidos através do módulo Recepção. Desta
forma, o sistema já traz as informações inseridas no agendamento.
1. Na tela principal do módulo Recepção, clique no botão Agenda para abrir a tela Paciente Agendado.

2. Informe a data do agendamento e o livro. O sistema trará todos os pacientes agendados para aquele dia. Se quiser
refinar a busca, no campo Procurar por, digite o nome ou parte do nome do paciente e pressione F4 (ou clique em
Procurar) para o sistema localizar os pacientes agendados. Para selecionar o paciente, clique sobre seu nome e depois
em Ok.
 31
3. Na tela Cadastro de Paciente, confira os dados e clique em Salvar. Nesta tela também é possível vincular documentos.

4. Depois de selecionar o paciente, você será direcionado para a página Exame. Preencha as informações que
faltam (como médico solicitante, procedência e posto de coleta) e clique em Salvar.

Se o convênio for particular, será necessário registrar o pagamento.

 32

2.3 Paciente NÃO Agendado

1. Na tela principal do módulo Recepção, informe ao menos um dos seguintes dados: código, nome, documento ou
número da requisição. Pressione a tecla F4 para localizar. O sistema trará a tela com os dados do paciente. Outra forma
de localizar um paciente é clicar no botão Procurar.

2. Caso exista mais de uma referência para a pesquisa, será mostrada uma lista para o usuário selecionar o paciente.
Não existindo o registro desejado, clique no botão Novo para iniciar o cadastro do paciente.

3. Com os dados do paciente ativos na tela, clique no botão Exames e clique na opção Novo, para abrir a tela de
cadastramento do exame.
 33

4. Informe os procedimentos. Indique as informações do convênio, médico solicitante, procedência, entre outros e
clique no botão Salvar para finalizar.
 34
Se o convênio for particular, será necessário registrar o pagamento.
Outras Informações da Requisição
Dependendo do convênio, será necessário informar número de guia e senha. Neste caso, há uma configuração de
máscara para a senha digitada na agenda e na recepção, seguindo o mesmo padrão da máscara da matrícula do
paciente. A máscara pode ser configurada por cada plano de convênio. Esta configuração é realizada em Cadastros e
Configurações > Cadastros > Faturamento > Convênios > Cadastros de Convênio > Planos > Botão Campos > Campo Senha. É
possível ainda configurar a máscara da guia, no mesmo caminho, selecionando a opção Guia.

Na aba Complemento - F10, informe a data e hora de entrega do exame, a urgência do resultado, entre outros dados.

Na aba Observação - F12, você pode informar dados complementares do paciente, como medicamento. Para definir os
campos configuráveis, vá até o módulo Cadastros e Configurações.
 35

Na tela principal em Consultar > Textos Informativos > Proced, podemos buscar os textos informativos dos
procedimentos. Se o paciente já estiver selecionado na recepção, a busca pode ser realizada por mnemônico, código,
descrição ou descrição parcial. Caso o paciente não tenha sido selecionado, a busca pode ser realizada pelo
mnemônico, descrição, descrição parcial, códigos AMB, CBHPM e TUSS.
 36

O sistema permite configurar um tempo ideal de atendimento, para que a recepção do paciente seja otimizada. Esta
configuração é feita em Configurações Diversas, na aba Tempo de Atend.

Ao finalizar o atendimento, poderá aparecer um questionário para preenchimento.

2.4 Cadastro e Controle de Pendências - Recepção

No atendimento do paciente na recepção, caso o paciente fique com algo pendente, como falta de documento ou guia,
a clínica/laboratório poderá ter o controle para, posteriormente, cobrar o paciente.
1. Na tela principal do módulo Recepção, selecione o paciente.
2. Selecione a requisição (exame) que deseja adicionar uma pendência.
3. Clique no botão Pendência, localizado na parte inferior da tela.
4. Na tela da recepção, será exibido
um círculo vermelho, indicando a
pendência do paciente. Para concluir
esta pendência, basta o usuário
clicar no botão Pendência,
preencher o campo Data OK e salvar
a alteração.
O círculo vermelho indica
pendências do paciente
(cadastradas através do botão
mencionado anteriormente). Já o
círculo amarelo indica a pendência
de pagamento no caixa, que é gerada
automaticamente pelo sistema.
O controle das pendências
também pode ser feito através de relatório. Para isso, clique no menu Listagens e depois em Pendências -
Abertas ou Finalizadas.
37
 38
2.5 Pagamento de Exames - Recepção
Os exames particulares são os exames efetuados para os pacientes que não possuem convênio ou exames que não são
cobertos pelo convênio. O pagamento deve ser realizado quando o paciente for atendido na recepção.
Ao atender um paciente, se o convênio informado for Particular ou o convênio não cobrir o exame, o sistema mostrará a
tela Caixa Particular, para que o usuário confirme o recebimento do(s) exame(s). Nesta tela, o usuário pode conceder
desconto e efetuar a baixa do recebimento, desde que tenha permissão para isso.

Quando o usuário sai da tela Caixa Particular sem concluir o recebimento, o sistema mostra a seguinte mensagem:

Na tela da recepção, um botão (círculo amarelo), representando as pendências de caixa, será mostrado. A qualquer
momento, o usuário pode clicar neste botão para efetuar a baixa do recebimento do(s) exame(s) do paciente.
 39

O caixa também pode ser acessado através do botão Caixa na tela principal da recepção.
Na tela Caixa Particular, clique em Pagamento.
 40
Esta opção só aparecerá se houver um convênio Particular cadastrado e se houver valores informados para um plano deste
convênio.
Na tela Pagamento de Exames, verifique os dados e preencha a forma de pagamento. Dependendo da forma escolhida,
será necessário preencher outros dados, como número de cartão, banco, etc.

O local e a forma de pagamento devem ser cadastrados anteriormente.

É possível efetuar descontos. O desconto é efetuado pelo responsável pelo pagamento do paciente na recepção. Essa
pessoa deverá ter a autorização da clínica para realizar a operação. (Será necessário informar usuário e senha.)
 41
No caso de pagamento indevido, a pessoa autorizada pela clínica poderá estornar o pagamento e regularizá-lo através
do botão Excluir Pagto. O processo ficará registrado no sistema e pode ser visto na tela Caixa Particular, em Clique aqui
para ver estornos desta requisição.

Ao finalizar o pagamento de um ou mais exames, será exibida uma tela para que sejam completados os dados do
recibo. Para que esta tela apareça, a configuração deve ser habilitada em Cadastros e Configurações > Configurações >
Recepção > Papéis > Recibos > Configurações.

Clique no ícone para que o sistema importe o nome e o CPF do paciente.

 42

Nos recibos é possível fazer uma validação do CPF do paciente. Para habilitar a validação nos recibos de
pagamento, acesse Cadastros e Configurações > Configurações > Recepção > Papéis > Recibos > Pagamento /
Devolução de Valores e marque o menu Validar nome e CPF (Pagante).

Todos os dias, os locais que recebem os pagamentos de pacientes particulares devem abrir seus respectivos caixas. O
caixa deve ser aberto para registrar os valores que a clínica recebeu por atendimento particular. No final do expediente,
os locais que recebem os pagamentos de pacientes particulares devem fechar seus respectivos caixas, efetuar a
conferência e entregar ao setor financeiro a listagem de pagamentos do dia. Para abrir ou fechar caixa, acesse a
opção: Abrir Caixa/Fechar Caixa, em Caixa Diário, no menu principal do módulo Recepção.
A partir da versão 11.2.10.0, é possível adicionar um exame a uma requisição com pagamento já efetuado. Confira as
regras.
• Se a requisição for de um convênio faturado e possuir uma cobrança extra com pagamento no caixa, é possível
incluir novos procedimentos para o mesmo convênio naquela requisição, sem necessidade de realizar extorno.
• Se a requisição for de um convênio particular e possuir cobranças extras ou pagamentos no caixa, é necessário
excluir o pagamento, para conseguir incluir um novo procedimento (comportamento padrão).
• Se a requisição possuir convênios particulares e faturados com registro de pagamentos no caixa, é necessário excluir
o pagamento antes de incluir um novo procedimento (comportamento padrão).
 43
2.6 Correção e Cancelamento de Exames - Recepção

Quando um exame for lançado de forma incorreta, no momento do atendimento, ou posteriormente, o mesmo
poderá ser corrigido ou excluído (cancelado) de acordo com a permissão do usuário.

Como corrigir?

1. Na tela principal do módulo Recepção, selecione o paciente.

2. Selecione o exame que deseja alterar, clique no botão Exames e depois clique em Editar.

3. Altere as informações desejadas e clique em Salvar para concluir. Podemos alterar, por exemplo, o convênio
e o plano do paciente. No momento do atendimento do paciente na recepção da clínica, a atribuição do
convênio faz parte do seu cadastro. É comum o paciente possuir um convênio, mas, no momento de fazer um
determinado exame, ele pode optar por utilizar outro, por questão de cobertura. Nesta situação, efetua-se a troca
do convênio, sem alterar o cadastro do paciente ou de outros exames.

Clicando no ícone ao lado do campo Convênio, você tem acesso às particularidades de cada convênio,
como exames não cobertos, entre outras informações.
 44

Como alterar a urgência de resultado e a data de entrega do exame?

Na aba Complementos, é possível alterar a urgência do resultado e a data de entrega do exame.
 45

Quando você selecionar a opção Urgentíssimo, o sistema aplicará a regra para que a urgência do resultado seja
aplicada automaticamente quando a data/hora de entrega do resultado do exame tiver que ser antecipada. A
urgência de resultado pode ser configurada através do módulo Cadastros e Configurações > Cadastros >
Recepção > Urgência do Resultado. Para definir o tempo do tipo Urgentíssimo, acesse Cadastros e
Configurações > Configurações > Recepção > Configurações Diversas. Selecione a unidade e defina o tempo
em horas no campo Tempo para aplicar urgência do resultado.

Como cancelar?

1. Na tela principal do módulo Recepção, selecione o paciente.

2. Selecione os exames que deseja cancelar, clique no botão Exames e depois clique em Excluir. Quando
desejar excluir todos os exames da requisição ativa do paciente, clique no botão Exames e depois em Excluir
Todos.
 46

3. Confirme a exclusão do exame e depois informe a observação (motivo).

Se houver pagamentos, não será possível excluir o exame, a menos que você exclua o pagamento. Se
houver dívidas, estas serão estornadas.

Alerta de pagamentos. Alerta de dívidas.

 47

2.7 Entrega de Exames - Recepção

A entrega é efetuada no momento em que o paciente retorna à empresa, conforme as regras definidas para cada procedimento.

Cada clínica/laboratório define a sua maneira de trabalho, se utilizará só a liberação ou se utilizará também a assinatura
eletrônica (no módulo Laudos), para liberação dos exames para entrega (no módulo Recepção). Essa configuração é feita
em Cadastros e Configurações > Cadastros > Faturamento > Setores.

1. Na tela principal do módulo Recepção, selecione o paciente. Clique no botão Entrega, na parte superior da tela, e na opção
Entrega.

Caso o paciente possua pendência financeira, será exibido o seguinte alerta:

2. Selecione os exames que serão entregues,

posicionando o cursor sobre o registro e
pressionando a barra de espaço, ou posicione o
cursor sobre o registro e pressione a tecla Ctrl.
Outra opção é clicar com o botão direito do mouse
sobre o registro para abrir o menu e clicar na
opção Marcar exame. Para desmarcar um exame
selecionado indevidamente, o processo é o mesmo.

3. Preencha o campo Retirado por colocando o

nome da pessoa que retirou o exame, a data e a
hora da entrega e qualquer observação sobre a
entrega que julgar necessário. Em seguida, clique
no botão Salvar. Ou marque a opção Retirado pelo
próprio paciente.
 48

Quando o paciente possuir pendências administrativas ou financeiras, após confirmar os dados de entrega e clicar no
botão Salvar, será solicitada uma confirmação.

Clicando na opção Sim, será necessário informar usuário e senha. (O usuário precisa ter permissão de acesso para
permitir a entrega.)

4. O sistema apresentará a tela Entrega de Exames – Impressão de Laudos, onde o usuário pode imprimir os laudos que
estão sendo entregues. Clique em Imprimir (ou em Fechar) para concluir a entrega dos exames.

A partir da versão 11.2.8.0, foi implementada a impressão de laudos no formato PDF, quando o laudo vem da integração
do Flow, por exemplo.

Para a realização da impressão, basta selecionar o paciente e clicar

em Entrega. Em seguida, selecionar os exames a entregar. O
sistema apresentará a tela Entrega de Exames – Impressão de
Laudos. Basta marcar o laudo e clicar em Imprimir. Será exibida
uma mensagem perguntando se deseja imprimir o laudo.

Para a impressão do laudo em PDF, um leitor de laudos nesse formato deve estar instalado na máquina.
 49

A partir da versão 11.2.9.0, a forma de entrega sofreu alterações quanto ao seu comportamento relacionado ao vínculos
de médico, unidade e convênio.
• Se a forma de entrega configurada para o médico e/ou para o convênio não estiver vinculada à unidade, ficará em
branco.
• Se a forma de entrega for configurada para convênio (ex.: Correio), unidade (ex.: Fax) e médico (ex.: Recepção e
Fax), será exibida apenas a forma de entrega que estiver vinculada à unidade. Neste caso, apenas Fax.
• Se a forma de entrega for configurada para convênio (ex.: Recepção), médico (ex.: Fax e Correio) e unidade (Fax,
Correio, Recepção), então, quando selecionado o convênio e o médico, o sistema trará todas as formas vinculadas a
estes.
• Ao editar uma requisição antiga, que não contemple a nova configuração de forma de entrega, será necessário uma
nova seleção da forma que atenda a última configuração aplicada.
 50
2.8 Declaração de Comparecimento e Atestado - Recepção
Neste módulo também podemos imprimir declarações de comparecimento e atestados, informando que os pacientes
ou seus familiares/acompanhantes estiveram na clínica/laboratório. Durante a impressão da declaração, podemos
informar o motivo e o tempo que o paciente esteve na instituição.
• O atestado é utilizado para recomendar afastamento no trabalho ou na escola, ou para atestar condições de saúde,
atribuições que somente cabem ao profissional médico.
• A declaração de comparecimento é a comprovação de que o paciente ou acompanhante esteve presente em
determinado ato médico, o que não implica necessariamente em dispensa do trabalho/escola.
O médico poderá emitir um atestado ou uma declaração, uma vez que, o que importa é o conteúdo do documento. Vale
dizer também que declarações de comparecimento também podem ser emitidas por profissionais não médicos, como
atendentes de clínicas e laboratórios.
Muitas empresas e instituições públicas só aceitam atestados médicos que informar o CID (Código Internacional de
Doenças). Verifique com o paciente se essa informação deve constar em seu atestado ou declaração.

Para cadastrar modelos de atestados e declarações, vá em Cadastros e Configurações > Configurações > Recepção >
Papéis > Declaração de Presença.

Como emitir uma declaração?

1. Na tela principal do módulo Recepção, selecione o paciente. Clique em Papéis > Declaração de Presença.

2. Clique em Inserir.

3. Preencha os dados pertinentes.

 51

4. Clique em Imprimir e escolha o modelo de declaração cadastrado anteriormente (opção aparece apenas se houver
mais de um modelo).

5. Imprima, visualize, salve ou envie por e-mail/fax a declaração.

 52
2.9 Orçamento - Recepção
O orçamento informa ao usuário do sistema os valores dos procedimentos que serão cobrados do paciente
(convênio Particular) ou do convênio a partir das informações do procedimento, convênio e plano do paciente.
O orçamento pode ser feito no módulo Recepção, em Papéis > Orçamentos, ou no módulo Agenda, no
menu Agenda > Orçamento.

Recepção.

Agenda.

Na tela Agendamento do Paciente (em Agenda > Agendar > Agendamento), o botão Orçamento também
permite orçar valores.

Na tela Orçamento, informe o nome do paciente, a data de validade do orçamento e para quem o orçamento foi
feito. Utilize o F4 ou a lupa para procurar um paciente já cadastrado. Se o paciente for novo, clique em Novo,
na tela Paciente, e informe seus dados diretamente na tela do orçamento. Em seguida, informe o convênio e o
plano do paciente. Geralmente, o orçamento é feito para o "convênio" Particular. No canto inferior da tela de
orçamento, informe se o valor será pago pelo paciente, pelo convênio ou por ambos. Na sequência, clique
em Inserir ou pesquise para incluir os procedimentos que serão orçados.
 53

Na tela Procedimentos, selecione a ordem da pesquisa dos procedimentos a serem orçados, digite a informação
do procedimento a ser procurado no campo Procurar por e atribua os procedimentos, clicando nas setas. Todos
os procedimentos que estiverem relacionados dentro dos itens selecionados serão relacionados para o
orçamento, clicando em OK.
 54

O sistema realizará o cálculo do orçamento para os procedimentos solicitados e de acordo com o desconto
informado pelo usuário.
Através do botão Extra, é possível inserir valores de despesas extras, como SEDEX, gravação de CD, etc. Veja
que inserimos o item DVD/CD.

Você pode ainda realizar a impressão do orçamento, clicando em Imprimir, e visualizar os textos informativos
dos exames, clicando em Preparo.

Impressão do orçamento.
 55

Visualização do preparo.

2.10 Exames Anteriores do Paciente - Recepção

Conforme o paciente é atendido na empresa, o sistema grava os procedimentos realizados com as respectivas
datas. Assim é possível, no momento do atendimento ou para uma determinada pesquisa, localizar seus
atendimentos anteriores.
1. Na tela principal do módulo Recepção, selecione o paciente.
2. Com os dados do paciente ativos na tela, clique no botão Anteriores e depois em Anteriores (F4). Se existir
apenas uma requisição anterior, o sistema carrega direto na recepção. Havendo mais de uma requisição, o
sistema mostra uma lista para o usuário selecionar a requisição que deseja abrir.
 56

2.11 Exames em Lote - Recepção

Na tela principal, é possível registrar exames em lotes. Este cadastro é útil quando o laboratório/clínica precisa
realizar muitos exames de uma vez só, como consultas admissionais de uma determinada empresa.

É necessário definir o limite de exames por lote em Configurações Diversas.

Informe os dados solicitados e clique em Processar.

 57

Confirme o processamento. Assim, o sistema gerará uma requisição para cada paciente.

Também podemos imprimir um relatório com um resumo do que foi cadastrado, através do botão Imprimir.
 58
Impressão de Ficha de Entrada e Etiquetas de Laudo/Coleta - Recepção
Na recepção, após efetuar o cadastro e lançamento dos procedimentos para o paciente, a ficha é impressa e
encaminhada ao médico, para que ele coloque suas observações.
Posteriormente, a ficha é encaminhada ao setor de faturamento para conferência do atendimento.
A etiqueta de laudos é impressa com dados do paciente para identificação do exame, e a etiqueta de
laboratório/coleta indica os tipos de amostras a serem analisadas.
1. Na tela principal do módulo Recepção, selecione o paciente.
2. Selecione a requisição e clique no botão Ficha, para impressão de ficha de entrada, ou no botão Etiqueta,
para impressão das etiquetas de laudo e laboratório. Caso seja uma reimpressão da etiqueta, clique com o botão
direito do mouse sobre um dos exames. O sistema apresentará o menu suspenso em que o usuário deverá
apontar para a opção Etiqueta p/ laudo ou Etiqueta p/ laboratório. Selecione os exames que deseja fazer a
reimpressão e depois clique no botão Imprimir.

Na impressão de etiquetas de laudo, são impressas todas as etiquetas da requisição de acordo com a
configuração. Já na reimpressão, é impressa apenas a etiqueta correspondente ao exame selecionado.

As etiquetas de laudo, as etiquetas de laboratório ou coleta e as fichas de entrada são configuradas no

módulo Cadastros e Configurações.
 59
Exportação dos Recebimentos do Caixa Particular para o Contas a Receber - Recepção
Quando o movimento diário da empresa finaliza, o fechamento do caixa particular deve ser feito. Os valores
recebidos podem ser exportados diretamente para o Contas a Receber. Desta forma evita-se retrabalho de
digitação, ficando a cargo do(a) recepcionista prestar contas dos valores exportados, apresentando os
numerários.
1. Na tela principal do módulo Recepção, clique em Caixa Diário > Retiradas > À vista / A prazo / Cartão /
Parcelado.

2. Clique no botão Filtrar para abrir a tela Pagamentos. Preencha as informações de período, os filtros de
empresa, local de pagamento, forma de pagamento e, em seguida, clique no botão Executar.
 60

3. Selecione o registro e depois pressione a barra de espaço, ou dê duplo clique com o botão esquerdo do
mouse, para marcar a opção Lançar com Sim em todos os registros a serem exportados. Preencha as
informações restantes e clique no botão Lançar.
 61
Controle de Pagamentos - Recepção
Acesso: Recepção > Caixa Diário > Controle de Pagamentos.
Esta funcionalidade é utilizada para realizar o controle dos pagamentos efetuados no caixa da recepção. O
objetivo aqui é facilitar a conferência dos recebimentos, para realizar o fechamento do caixa do local de
pagamento.
Na tela Conferência de Pagamentos, você pode carregar os atendimentos que foram realizados com pagamento
à vista, a fim de realizar a conferência de forma mais amigável.

Os filtros disponíveis na tela para carregar as informações são os seguintes:

• Período:
• Data Cadastro: data de criação do atendimento que deu origem à dívida no caixa.
• Data Vencimento: Quando são utilizadas formas de pagamento com parcelamento, é possível filtrar
pela data de vencimento de cada parcela.
• Data Recebimento: data do recebimento da parcela da conta.
• Após selecionar o tipo de data, informe as datas e horas iniciais e finais para o período selecionado.
• Tipo de Pagamento:
• Todos: exibe a lista de todos os pagamentos realizados sem separação de status.
 62
• Efetivados: exibe apenas os pagamentos em que foi aplicado o status de efetivado (conferido).
• Não efetivados: exibe apenas os pagamentos em que não foi aplicado o status de efetivado (pendente).

Há, ainda, filtros adicionais para carregar os atendimentos de unidades, empresas, formas de pagamento ou
locais de pagamentos específicos.

Use a opção Salvar este filtro para armazenar a seleção e utilizar em consultas posteriores.

Clique no botão Pesquisar para carregar os registros.

Para aplicação dos status, selecione a linha dos registros que deseja analisar. Em seguida, utilize o botão
desejado.

• Efetivar: Este botão ficará habilitado se o status estiver como não efetivado. Ao ser utilizado, ele marca
o registro como conferido (efetivado).
• Pendente: Este botão ficará habilitado se o status estiver como efetivado. Ao ser selecionado, marca o
registro como pendente (não efetivado).
• Efetivar Todos: aplica o status de efetivado para todos os registros pendentes.
• Caixa: permite conferir os dados de pagamento do registro selecionado.
 63
2.12 Relatório de Conferência de Pagamento - Recepção
No final do dia, a recepção poderá gerar a listagem de pagamentos particulares em que serão conferidos os
valores de cada atendimento.
1. Na tela principal do módulo Recepção, clique em Caixa Diário > Listagens > Caixa Diário. Marque a opção
Pagamentos.

2. Informe o período desejado para gerar o relatório e os filtros Unidades, Empresas, Locais de Pagamento,
Convênios, Planos, Setores e Procedimentos, se preferir extrair um relatório personalizado. Clique no botão
Listar para emitir o relatório. Você poderá visualizar, salvar, imprimir ou enviar por fax/e-mail.
 64
Os parâmetros dessa listagem verificam se existe, na requisição do paciente, um atendimento com aquele
determinado filtro, apenas para diferenciar das requisições que não possuem.

• Ex.: Requisição 100 - 1 US Abdome; Requisição 101 - 1 TC Crânio | 1 US Tireoide.

Quando filtrarmos pelo setor = US, serão exibidas as requisições 101 e 102. Quando filtrarmos pelo setor = TC,
será exibida apenas a requisição 101.

O propósito da listagem é sempre mostrar o valor total da requisição completa. Caso contrário, essa filtragem
poderia induzir o usuário a erro, por considerar que o paciente possui um saldo (devedor ou credor) inferior ao
apresentado no relatório.

A partir da versão 11.1.7.0, o período máximo para emissão deste relatório é de 90 dias. Para listar períodos
maiores, é preciso utilizar a quebra por períodos.
 65
2.13 Relatório de Conferência de Atendimento - Recepção
Este relatório demonstra os atendimentos efetuados por período. Com isso, a empresa poderá realizar uma
conferência dos exames atendidos.
1. Na tela principal do módulo Recepção, clique no menu Listagens > Conferência de Atendimentos

2. Informe o período dos atendimentos, os filtros para extração de relatório específico por unidades, empresas,
convênios, planos, setores, usuários e postos de coleta. Selecione a ordenação e o tipo: listagem sintética, para
relatório resumido, e listagem analítica, para um relatório detalhado.

3. Clique no botão Listar para gerar o relatório. Você poderá visualizar, salvar, imprimir ou enviar por fax/e-
mail.
 66

2.14 Relatório de Desconto - Recepção

Acesso: Recepção > Caixa Diário > Listagens > Descontos.
No final do dia, a recepção poderá gerar a listagem de descontos para conferir os valores de cada atendimento
com os descontos efetuados.

Informe o período dos atendimentos e os filtros para extração de relatório específico por unidades, convênios,
planos e usuários. Selecione a ordenação, por: Paciente, Unidade, Convênio, Motivo ou Fatura e clique em
Imprimir.

Utilizando o campo Requisição, o sistema permite gerar o relatório apenas da requisição que for informada.
67
 68

3 Módulo Filas de Trabalho

O módulo Filas de Trabalho pode ser utilizado, por técnicos de radiologia, para o controle de status e gestão do
tempo de atendimento de cada paciente dentro da clínica médica, proporcionando a otimização do tempo de
atendimento, além da redução de gastos com a impressão de papéis, etiquetas, rascunhos, etc., já que tudo é
visualizado dentro do próprio módulo. Existem dois tipos de fila: as de exames e as de espera.

Antes de utilizar as funcionalidades disponíveis, confira os cadastros e configurações necessários para que o
Filas de Trabalho funcione corretamente.
 69

3.1 Tela Principal - Filas de Trabalho

Através desta tela, é possível organizar a chamada dos pacientes para a realização de exames. Os exames dos
pacientes ficam cadastrados em uma Fila de Exames, na qual estão listados de acordo com algumas
informações, como: situação do paciente, nome do paciente, número de requisição, procedimentos, status de
atendimento, consumo de materiais, entre outros. Além disso, o usuário pode alterar o status de atendimento e o
cadastro do paciente, visualizar exames anteriores e atuais, alertas e eventos, além de acompanhar a situação do
paciente.

• Botão Anunciar no Painel: permite anunciar o
paciente no painel eletrônico, através de uma
mensagem de chamada. Estará disponível apenas
quando houver painel configurado.
• Botão Trocar Usuário: permite trocar o usuário que
opera as filas exames.
• Botão Pesquisar Filas: permite pesquisar filas de
exames e de espera.
• Sequência: ordem sequencial de pacientes
recepcionados.
• Trocar Fila: permite trocar o paciente de fila.
• Hora: hora para a qual o exame foi agendado. Se o
exame foi marcado na recepção, a hora fica zerada.
Caso tenha sido marcado pela agenda e atendido na
recepção, o sistema mostra a hora para a qual o exame
foi agendado.
• Chegou: horário de chegada do paciente na unidade.
• Atendido: horário em que o paciente foi atendido.
• Saída: horário de saída do paciente.
• Situação: tempo de espera do paciente, definido por
três situações: Conforto, Alerta e Crítico.
• Documentos Digitais: documentos digitais
paciente anexados ao cadastro.
• Nome do Paciente: nome do paciente
atendimento.
• Editar Cadastro: permite editar dados cadastrais do
paciente, anexar documentos e inserir eventos para o
mesmo.
• Requisições Anteriores: permite consultar
exames anteriores do paciente.
A partir da versão 11.1.4.0 é possível acessar o módulo Consultório através das filas de trabalho, basta clicar
com o botão direito na opção correspondente.
70
• Alertas: exibe os alertas e eventos do paciente.
• Inserir Eventos: permite inserir e editar eventos e
alertas do paciente.
• Observações: permite inserir observações ao
atendimento do paciente.
• Encaixe: informa se horário do paciente foi encaixe
na agenda.
• Requisição: número da requisição.
• Outros Exames: exibe todos os exames agendados
do paciente.
• Procedimentos: tipo de procedimento/exame a ser
realizado.
• Status: status do exame do paciente, de acordo com
as etapas de atendimento.
• Materiais: permite vincular ao exame do paciente,
os materiais consumidos durante a realização de cada
procedimento.
• Fila de Espera: identificador da fila de espera da
recepção.
• Urgência de Resultado: exibe descrição de
urgência do resultado dos exames do paciente.
do • Médico Realizante: exibe o nome do médico
assinante.
em • Hora Senha: campo Hora Senha da recepção.
• Procedência: procedência do exame.
• Quantidade: quantidade de exames do paciente.
• Técnico: nome do técnico radiologista responsável
os pelo procedimento/exame.
 71

Também é possível visualizar os pacientes na fila de trabalho, conforme seus status:

• Todos: Exibição completa da fila (modo atual);
• Atendidos: Exibição dos pacientes que foram registrados no status Pacientes Realizados;
• Em Atendimento: Exibição dos pacientes que foram registrados no status Em Atendimento;
• Aguardando Atendimento: Exibição dos pacientes que estão no status Aguardando Atendimento.

A partir da versão 11.2.8.0, foi adicionado um atalho para o módulo Laudos. Basta selecionar o exame com o botão
direito do mouse e escolher a opção Módulo Laudo.
 72

A partir da versão 11.2.9.0, foram inseridas colunas com o código do paciente e com a data e a hora de entrega
do exame. O usuário pode posicionar as colunas conforme necessidade.

A partir da versão 11.2.10.0, é possível digitar um nome de fila personalizado, para que seja exibido no painel
eletrônico.

Para ativar o campo Nome da Fila no Painel, é necessário executar o script abaixo, pois, por padrão, a opção
vem desabilitada.
UPDATE CONFIGURACOES SET VALOR = 'TRUE' WHERE CONFIGID = 'NOMESALAFILA'

Para que o nome da fila seja visualizado no painel de chamadas, deve ser configurada a exibição do nome da
fila, em Área Técnica > Fila de Trabalho > Configurar > Painel Eletrônico > Configurações do Painel > Opção
Nome da

A partir da versão 19.3.0, é possível visualizar os exames que estão em atendimento e os que estão aguardando,
ao mesmo tempo. A opção pode ser configurada ao selecionar uma fila e clicar com o botão direito em
Visualizar > Em atendimento + Aguardando.
 73

Para atualizar a grade de exames, clique no link Atualizar grade no canto direito da tela.

3.2 Selecionando Filas - Filas de Trabalho

Clique aqui e saiba como cadastrar uma fila de exames.

Ao acessar o módulo Filas de Trabalho, é aberta a tela Filas. Nesta tela, selecione o tipo de fila (exames ou
espera) e o nome da fila desejada. Em seguida, clique em OK.
 74

A fila selecionada fica visível na tela principal do módulo Filas de Trabalho.

Também é possível selecionar filas clicando em

3.3 Anunciar no Painel Eletrônico - Filas de Trabalho

Clique aqui e veja como configurar o painel eletrônico.

O painel eletrônico organiza a chamada dos pacientes para que eles sejam chamados por ordem de chegada, por
agendamento ou por tempo de espera. Assim, o técnico chama o paciente pelo módulo Filas de Trabalho,
através do botão Anunciar Painel, que apresentará uma mensagem de chamada.
 75

3.4 Trocando o Usuário Operador das Filas de Exames - Filas de Trabalho

Esta funcionalidade permite trocar somente o usuário que opera as filas de trabalho, e não o usuário do sistema.

Na tela Filas de Trabalho, clique em

 76

Na tela Seleção de Usuário, preencha os campos Usuário e Senha corretamente e clique em Ok.

3.5 Impressão de Ficha - Filas de Trabalho

Esta funcionalidade permite a impressão das fichas de entrada. A impressão dessa ficha só é válida para a ficha
de entrada padrão, definida em Configurações Diversas, no campo Ficha Padrão, e o usuário tem a
possibilidade de personalizar a impressão. Além disso, as opções ficam habilitadas de acordo com a requisição
de cada paciente (se a requisição tem filme, se o laudo tem duas folhas, se foi inserida alguma informação na
aba Extras no Recepção, entre outros). Assim, este atalho permite imprimir a mesma ficha de entrada que é
impressa na recepção. A diferença é que podemos deixar para imprimir a ficha no momento de atender o
paciente e não na conclusão do atendimento.

Recomenda-se que, com uso da fila de trabalho, a ficha de entrada não seja mais usada, evitando o uso
de papel, mantendo tudo em meio eletrônico. No entanto, como ainda exitem médicos que realizam
anotações do atendimento, este recurso foi mantido na fila para otimizar o processo.

Como imprimir as fichas?

Na tela principal do módulo Filas de Trabalho, selecione o paciente e o exame desejados e clique em Imprimir
Ficha, no canto superior direito.
 77

Na tela Opções para a ficha, preencha os campos e marque os que deseja imprimir. Em seguida, clique
em Ficha.

Esta configuração também pode ser realizada clicando com o botão direito do mouse sobre a grade de
exames e selecionando a opção Imprimir Ficha.

Caso a impressora não esteja devidamente configurada, procure o responsável pelo X-Clinic na sua
instituição.
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3.6 Alertas e Eventos do Paciente - Filas de Trabalho
Esta funcionalidade permite cadastrar eventos e alertas para o paciente selecionado na fila de exames ou de
espera.
Na tela Filas de Trabalho, selecione o exame e o paciente desejados. Em seguida, dê um duplo clique no campo
Inserir Eventos.

Esta configuração também pode ser realizada clicando com o botão direito do mouse sobre a grade de
exames e selecionando a opção Inserir Eventos/Alertas.

Na tela Eventos e Alertas do Paciente, aba Eventos, clique em Inserir.

Na tela Eventos do Paciente, digite um título para o alerta/evento, selecione o tipo, marque a data de validade,
digite a mensagem que ficará visível ao consultar o evento e clique em Salvar.
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O alerta ficará visível na tela Eventos e Alertas do Paciente. Nesta tela, o usuário também pode optar por alterar
ou excluir um evento/alerta, utilizando os botões correspondentes.

Através da aba Observações, é possível inserir observações no cadastro do paciente selecionado.

A partir da versão 19.3.0, em Cadastros e Configurações > Cadastros > Outros > Grupos de Usuários >
Permissões > Recepção, foi adicionada a permissão Eventos do paciente. É possível definir se os usuários /
grupos podem ou não inserir, alterar e excluir eventos.
 80

Assim, em Recepção > Eventos e em Filas de Trabalhos > Botão Direito > Inserir Eventos / Alertas, as opções
aparecerão de acordo com o configurado.
 81

Exemplo do módulo Recepção.

A partir da versão 19.8.3, o médico consegue ter acesso às observações do procedimento diretamente no
módulo de laudos, através do menu Conferências.
 82

3.7 Alterar Status de Exames na Fila de Trabalho

No módulo Filas de Trabalho, selecione o exame e o paciente desejados. Em seguida, dê um duplo clique sobre
o status do exame do paciente selecionado.

Na tela Status, selecione o exame e status desejados. Em seguida, clique em Aplicar Status.
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A alteração de status ficará visível na tela Filas de Trabalho.

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4 MODULO FATURAMENTO
No módulo Faturamento, é possível gerar faturas, corrigir dados de exames, alterar status de um filtro, exportar
dados de filtro, realizar a conferência da fatura, entre outros processos.

Para estes procedimentos, são utilizadas duas telas: a tela principal e a tela de conferência de exames.

• A fatura lançada pelo X-Clinic contém uma listagem dos pacientes atendidos na instituição. Essa fatura é gerada
dentro do período determinado, para que cada um dos convênios atendidos na instituição realize a auditoria
das contas.
• Após a conferência pelo convênio, a instituição confere as contas e atualiza, no sistema, os valores pagos pelo
convênio.
• Por fim, a instituição fecha a fatura para histórico.

Confira os cadastros e configurações necessários para que o Faturamento funcione corretamente.

4.1 Tela Principal – Faturamento

Na página principal do módulo Faturamento, são realizadas as configurações de agrupamento de filtros,

impressão da listagem de faturamento e status da fatura. Além disso, é possível gerar faturas, retornar ao status
anterior do filtro de faturamento, entre outras funcionalidades.

A tela principal pode ser configurada, clicando com o botão direito do mouse sobre a tabela de faturas e
selecionando a opção Configurar Colunas.
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Na tela Colunas, basta selecionar quais colunas irão compor a tabela de faturamento e clicar em Salvar.

Botões

Conheça as funções dos botões da tela principal do módulo Faturamento.

- Recalcula faturas. Clique aqui e saiba mais.

- imprime a listagem de faturamento. Clique aqui e saiba mais.

- permite gerar faturas e agrupar filtros.

- permite abrir faturas. Clique aqui e saiba mais.

- exclui a fatura selecionada.

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A permissão Controle de exclusão de filtro por usuário permite que apenas o usuário que criou o filtro de fatura possa
excluí-la, para evitar que usuários excluam por engano.

- permite retornar as faturas ao status anterior. Este botão é habilitado somente para faturas enviadas, recebidas e
finalizadas. Clique aqui e saiba mais.

Conheça as outras funções da tela.

4.1.1 Selecionando Faturas pelo Status - Faturamento

As faturas podem ser classificadas da seguinte forma:

• Todas: todos os tipos de fatura.

• Temporárias (pendentes): faturas diárias. Faturas com este status são separadas para conferência e
regularização dos documentos do convênio.
• Enviadas: faturas enviadas para os convênios na data estabelecida.
• Recebidas: faturas que o convênio pagou para a clínica. Neste status, é possível controlar as glosas e pagamento
parcial.
• Finalizadas: faturas fechadas e que não serão mais alteradas. Serão utilizadas para consulta e impressão.

4.1.1.1 Como selecionar faturas pelo Status?

Na tela principal do módulo Faturamento, selecione um status de fatura na área Filtrar Faturas. Abaixo, na
área Filtrar por, selecione uma das opções de busca. Ao selecionar um status, o sistema retorna a listagem das
faturas com o status selecionado, com as informações do número da fatura, o tipo de convênio, a descrição do
faturamento, as datas inicial e final, o valor total da fatura e o total de guias.

4.1.2 Impressão da Listagem de Faturamento - Faturamento

Com esta ferramenta, é possível imprimir a listagem de faturamento da fatura selecionada.

4.1.2.1 Como imprimir a listagem de faturamento?

Na tela principal do módulo Faturamento, selecione o tipo de fatura e a fatura desejada, em seguida, clique em
Listar.
 87

Depois, confirme a impressão da listagem de faturamento.

Na tela Listagem de Faturamento, realize as configurações de impressão e clique em OK.

 88

4.1.3 Gerando Faturas - Faturamento

Através desta funcionalidade, é possível gerar faturas. A fatura é gerada dentro do período determinado, para que cada
um dos convênios atendidos na instituição realize a auditoria das contas.

4.1.3.1 Como gerar faturas?

Na tela principal do módulo Faturamento, clique em

• A geração de filtro de faturamento deve ser feita apenas para convênios do tipo Faturado.
• Os convênios do tipo À vista não terão os valores computados ao gerar o filtro de faturamento, devido
ao processo de atendimento estar vinculado exclusivamente à recepção.
• Os convênios do tipo Parcial permitem gerar filtro de faturamento apenas para o percentual em que são
faturados. A parte que é paga pelo paciente (à vista) será tratada exclusivamente na recepção.

Na tela Filtro de Faturamento, defina os filtros de pesquisa por unidades, empresas, setores, procedências,
médicos assinantes e posto de coleta, através do botão Definir Filtro. Depois, clique em e selecione um
convênio, em seguida, insira a descrição do faturamento, o plano do convênio, o período da fatura e dos exames
não faturados.
 89
• Descrição do Faturamento: é o nome do filtro que está sendo criado, e o usuário pode personalizar
(ex.: UNIMED - JUL/2016).
• Exames não faturados de: É possível inserir um período retroativo para que o sistema inclua, no filtro,
faturas que não foram cobradas em meses anteriores (ex.: no mês de JUN/16, havia uma conta que não
foi enviada ao convênio, pois faltava a assinatura do paciente).
• Ordem do relatório: Aqui definimos a ordem em que os registros serão exibidos para o usuário quando
gerados no filtro de fatura. Esta informação poderá ser modificada no futuro.

Após realizar as configurações, clique em Filtrar.

Depois do processamento, os dados da fatura ficam disponíveis na tela Faturamento - Conferência de Exames.
 90
Toda fatura gerada fica na listagem de status temporário (pendente), na tela principal.

Para excluir uma fatura, basta selecioná-la e clicar em

4.1.4 Agrupando Filtros - Faturamento

Ao gerar o faturamento mensal do convênio, pode haver casos em que o filtro contém milhares de pacientes, o
que causa demora para conferir cada um dos exames.

Para isto ser evitado, pode-se gerar filtros semanais, facilitando a conferência, por exemplo. Para que esta
ferramenta funcione corretamente, no final do mês, os filtros devem ser agrupados.

4.1.4.1 Como agrupar filtros?

Na tela principal do módulo Faturamento, clique em

Na tela Filtro do Faturamento, defina os filtros de pesquisa por unidades, empresas, setores, procedências, médicos
assinantes e posto de coleta, através do botão Definir Filtro. Depois, clique em para selecionar um convênio. Em
seguida, insira a descrição do faturamento e o plano do convênio. Após realizar as configurações, clique em Agrupar.
 91

Para exibir as faturas que podem ser agrupadas, o filtro da fatura de agrupamento precisa conter apenas o convênio e
período de faturamento.

Quando filtros por unidade, empresa, setores, procedências, médicos assinantes e/ou posto de coleta estiverem
selecionados, o seguinte alerta é exibido para o usuário:

Assim, serão exibidas todas as faturas temporárias correspondentes ao convênio e período selecionado.

Com um duplo clique ou utilizando a barra de espaço do teclado, selecione a(s) fatura(s) a ser(em) agrupada(s). Em
seguida, clique em Salvar.

Com isso, o X-Clinic eliminará os filtros selecionados e criará um novo filtro de fatura, agrupando todos os registros.
 92
A partir da versão 11.1.8.0, é possível ordenar o filtro de TODAS as faturas por DATA+PACIENTE+GUIA, assim como já
existia para o status da fatura temporária.

4.1.5 Abrindo Faturas - Faturamento

Esta funcionalidade permite abrir a fatura desejada, direcionando o usuário à tela Faturamento - Conferência de
Exames, na qual é realizada a conferência das faturas e outros procedimentos.

Confirme a abertura da fatura e realize os procedimentos desejados na tela Faturamento - Conferência de Exames.
 93

4.1.6 Retornando ao Status do Filtro de Faturamento - Faturamento

Durante a utilização do Faturamento, a cada novo status no filtro de faturamento, as funcionalidades são alteradas ou
se tornam restritas. Por exemplo: Quando o status é alterado de Temporário (pendente) para Enviado, não existe mais a
opção de incluir um exame no filtro. Isso acontece porque não é permitido incluir um exame em um filtro de
faturamento já enviado para o convênio. Entretanto, caso isso seja necessário, podemos voltar ao status do filtro, até
mesmo para corrigir situações em que o status foi alterado de forma errada.

4.1.6.1 Como retornar ao status de um filtro de faturamento?

Na tela principal do módulo Faturamento, selecione o tipo de fatura desejado (Enviadas, Recebidas ou Finalizadas) e

clique em

NÃO é possível retornar o status de faturas temporárias.

Na tela Identificação do Usuário, preencha o login e a senha corretos, em seguida, clique em Ok.
 94

Para finalizar, confirme a alteração de status.

Ao alterar o status de uma fatura, ela sempre irá ao status anterior, até obter o status de Temporária (pendente).
Exemplo: Ao alterar o status de uma fatura finalizada, ela torna-se recebida. Alterando seu status novamente, ela fica
como enviada, e caso o status seja alterado mais uma vez, a fatura será temporária.

4.1.7 Relatórios da Tela Principal - Faturamento

Através do menu Relatórios da tela principal, é possível gerar listagens de exames por período, convênio, setor ou
pendência; exames glosados, perdidos ou recebidos; relatório de consumo por exame; listagem de exames faturados
pelo SUS; entre outros.

Confira as principais.

• Exames por Período: lista os exames por período selecionado.

• Exames por Convênio: lista os exames por convênio.
• Exames por Setor: lista os exames por setor.
• Exames por Procedência: lista os exames por procedência.
• Exames Glosados > Faturas Recebidas e não Recebidas: lista os exames glosados durante o processo do
faturamento, por faturas recebidas e não recebidas.
• Exames Status Pagamento: exibe um resumo do faturamento após a finalização da fatura, mostrando os valores
de faturamento, glosa, bem como os valores perdidos e recebidos.
 95
• Exames Perdidos: lista os exames glosados que foram marcados como perdidos, ou seja, os exames que não
serão pagos pelo convênio.
• Exames Recebidos: lista o valor total de exames recebidos pela instituição.
• Exames marcados para eliminar: Este relatório permite listar os exames marcados para eliminar, ou seja, os
exames que foram eliminados da fatura.
• Exames com Pendência de Faturamento: lista os exames que possuem alguma pendência de faturamento.
• Exames Enviados p/ Laboratório de Apoio: exibe uma listagem de conferência dos exames enviados para os
laboratórios de apoio.
• Pacientes não Faturados: lista os exames não faturados.
• Controle de Faturas > Filtros e Históricos: lista as faturas, de acordo com o status de filtros e históricos
selecionados.
• Consumo por Exame: traz as informações dos materiais utilizados na realização do procedimento.
• Faturas SUS: lista os exames faturados pelo SUS.
• Notas Emitidas: exibe a listagem das notas fiscais emitidas em cada fatura.
• Repasse Médicos > Repasse: lista a relação de exames realizados pelo médico assinante com os valores a
receber.
• Repasse Médicos > Conferência: lista os exames realizados por médico assinante.
• Somatório do Dia: lista a somatória de valores dos exames realizados por setor no dia selecionado.
• Conferência Diária: lista os exames atendidos no dia de cada paciente.
• Prazo de Convênios > Agenda de Fechamentos: gera uma listagem da agenda de fechamentos com convênios.
• Prazo de Convênios > Cálculo Prazo Recebimento: gere um histórico de período de recebimento do convênio.

4.1.7.1 Listagem de Repasse de Médicos – Faturamento

Acesso: Faturamento > Tela Principal > Relatórios > Repasse Médicos > Repasse/Pró-Labore.

O repasse é a relação de exames executados pelo médico com os valores a receber, de acordo com o percentual
pré-estabelecido no cadastro do médico. Além disso, é possível gerar uma listagem de conferência de exames
por médico assinante.

Para o funcionamento do repasse, é necessário parametrizar os percentuais/valor de repasse no cadastro do

médico.

A descrição deste relatório pode ser do tipo Repasse ou Pró-Labore.

Definir filtros de pesquisa

Na tela Repasse de Médicos, defina os filtros de pesquisa por unidades, empresas, convênios, planos, setores,
procedimentos (a partir da versão 11.1.5.0) e procedências, através do botão Definir Filtro.
 96

Depois, selecione o médico assinante, a forma de inclusão dos laudos realizados e o período desejado. Depois, aplique
as incidências de desconto, selecione a forma de recebimento dos convênios, o tipo de data do pagamento faturado e
quais tipos de faturas serão filtradas.

A opção Personalizar forma de cálculo padrão (disponível a partir da versão 11.2.3.0) permite selecionar o tipo de
cálculo para exames compostos.

• Na área Incluir laudos realizados deve estar indicada uma opção diferente de Todos para que a forma do cálculo
possa ser selecionada.
• A opção de cálculo Agrupado pode ser utilizada apenas para o primeiro médico assinante. Será exibida uma
mensagem informativa caso essa opção seja selecionada para o segundo médico assinante ou para o
acompanhante.

A opção Sobre valor de particular (disponível a partir da versão 11.2.7.0), permite considerar o valor do repasse com o
desconto no caixa particular (caso seja dado um desconto no exame). A opção de considerar o desconto no repasse
médico vem marcada, por padrão.

Para pagamento do repasse sobre valores recebidos do convênio:

 97
• Na área Exames recebidos do convênio, selecione a opção Recebidos.
• Na área Utilizar pagamento faturado, selecione a opção Data de recebimento.

Exemplo: Se a clínica cobrou um valor de R$ 300,00 do convênio, mas recebeu R$100,00 em janeiro, é
possível calcular o repasse sobre os R$100,00 recebidos. Assim, quando houver novos pagamentos, o repasse
do médico será calculado sobre a fração correspondente.

Você também pode selecionar se deseja ver os exames apenas com laudo assinado e/ou revisado. (Disponível a partir
da versão 11.2.12.0.)

Gerar relação de exames

Após definir todos os filtros, clique em Executar.

Na tela de confirmação, opte se serão listados os exames já pagos pelo médico ou não.
 98

Assim, a relação de exames e valores é exibida na parte inferior da tela.

A partir da versão 20.6.0, quando o médico constar como médico assinante e também como revisor no mesmo exame,
ele é listado duas vezes no relatório, pois o repasse é feito em cima das duas funções.

Imprimir relação de exames

Para imprimir esta relação, basta clicar em Imprimir e indicar o tipo de impressão: Médico ou Clínica.

Médico: emite uma listagem sintética ou analítica, permitindo indicar se os exames serão marcados como pagos ao
médico.

Clínica: emite uma listagem na qual os exames pagos ao médico serão marcados pelo próprio sistema.
 99

Exemplo de listagens geradas:

Listagem por médico, sintética.

 100

Listagem por clínica.

Movimento Pagar e Receber

Na tela Repasse de Médicos, clicando em , ainda é possível realizar o movimento pagar e receber. Saiba mais sobre
ele aqui.

4.1.8 Listagem da Agenda de Fechamentos - Faturamento

Acesso: Faturamento > Tela Principal > Relatórios > Prazo de Convênios > Agenda de Fechamentos.

Esta funcionalidade permite cadastrar as datas dos próximos fechamentos de fatura, o que auxilia o faturista a
saber qual o prazo final de entrega, para que o convênio realize o pagamento dentro do prazo estimado.
Exemplo: O prazo de entrega é até o dia 15/11/2016, com recebimento para os próximos 60 dias. Caso o
pagamento não seja efetuado dentro do prazo, a data de recebimento é estendida por mais 30 dias. Após realizar
estas configurações, é possível gerar um listagem da agenda de fechamentos.
 101
4.1.8.1 Como listar a agenda de fechamentos?

Na tela Calendário de Fechamento de Convênios, selecione o período de recebimento e clique em Atualizar. A

listagem de convênios do período será exibida. Selecione o convênio desejado e clique em Listar.

Escolha a opção desejada e gere a listagem da agenda de fechamentos.

 102

4.1.9 Listagem de Cálculo de Prazo de Recebimento - Faturamento

Acesso: Faturamento > Tela Principal > Relatórios > Prazo de Convênios > Cálculo Prazo Recebimento.

Através desta funcionalidade, é possível gerar um histórico de período de recebimento do convênio,

monitorando se o prazo acordado para pagamento está sendo cumprindo. Ela permite que o prazo de pagamento
do convênio seja atualizado para uma nova média de prazo do período, ideal, para que o usuário consulte o
prazo ou reveja se este está sendo cumprido.

4.1.9.1 Como listar o cálculo de prazo de recebimento?

Na tela Prazo de Recebimento, selecione o período desejado e defina os filtros de pesquisa, através do botão Definir
Filtro. Após realizar as configurações, clique em Consultar.

Na tela Prazo de recebimento por convênio, selecione o convênio desejado e, para gerar a listagem em formato .xls,
clique em Excel.
 103

4.1.10 Listagem de Consumo por Exame - Utilizado x Perdido

Nesta listagem, o usuário consegue consultar os materiais consumidos no atendimento do paciente, que tenham seu
lançamento realizado nos módulos de laudos através da opção materiais do laudo ou na fila de trabalho. Para extrair o
relatório, informe o período de consulta com base na data de realização do procedimento.

Marque a opção Listar observações para incluir, na listagem, os dados do vencimento e lote do material, para
apresentação junto à Vigilância Sanitária, caso estas informações tenham sido lançadas no atendimento.

A listagem será exibida da seguinte maneira:

4.1.11 Faturamento em Lote – Faturamento

Acesso: Faturamento > Tela Principal > Faturamento em Lote.

Através desta função, é possível classificar e agrupar os convênios por tipos e, com isso, gerar faturamentos em lote por
tipo de convênio. Assim, ao invés de executarmos várias vezes a mesma tarefa, faremos apenas uma única vez, e o
sistema criará filtros de faturamento para cada convênio pertencente ao grupo selecionado.

Antes de gerar o faturamento, é necessário realizar algumas parametrizações, além de configurar corretamente o tipo
do convênio e o cadastro do convênio, informando o tipo.
 104

4.1.11.1 Como gerar o faturamento em lote?

Vá até Faturamento em Lote > Gerar. Na tela Filtro do Faturamento (por tipo de convênio), clique em , selecione o tipo
de convênio desejado e insira a descrição do faturamento. Em seguida, selecione o período da fatura, o período de
busca dos exames não faturados e clique em Filtrar.

Após realizar as configurações, clique em Executar, para gerar o faturamento em lote.

O faturamento em lote fica disponível na tela principal deste módulo.

 105
Como imprimir um faturamento em lote?

Vá até Faturamento em Lote > Imprimir. Na tela Impressão de Filtros (por tipo de Convênio), clique em , selecione o tipo
de convênio desejado e clique em Filtrar. As faturas filtradas ficam disponíveis na mesma tela. Selecione a(s) fatura(s)
desejada(s) e clique em Imprimir.

Como enviar um faturamento em lote?

Vá até Faturamento em Lote > Enviar. Na tela Envio de Filtros (por tipo de convênio), clique em , selecione o tipo de
convênio desejado e clique em Filtrar. As faturas filtradas ficam disponíveis nesta mesma tela.
 106
Para alterar o status de todas as faturas do faturamento em lote, para Enviadas, clique em Enviar.

4.1.12 Recurso de Glosa – Faturamento

Acesso: Faturamento > Tela Principal > Recurso de Glosa.

Este recurso tem como objetivo visualizar requisições glosadas, integrar dados financeiros com o faturamento
indicando os valores recebidos em cada fatura, justificar dados glosados, entre outros.

4.1.12.1 Recurso de Glosa - Aba Inadimplência - Faturamento

Acesso: Faturamento > Tela Principal > Recursos de Glosa > Aba Inadimplência.

O recurso de glosa traz os registros do filtro de fatura que foi gerado para o convênio. Essa função utiliza os
exames marcados como Enviados no faturamento e que possuam uma data de vencimento cadastrada no seu
histórico. Esta data deve estar expirada, e o exame não deve ter sido recebido. Exemplo: faturas com
status Enviados, exames com uma data de vencimento no histórico e exames com prazo de expiração maior que
o configurado no convênio.
 107

Para iniciar a busca dos exames informe um período inicial e final e se o filtro será por data de vencimento, data
do exame ou data envio faturamento. Além disso, é possível detalhar ainda mais a busca, preenchendo os
campos Filtro de Faturamento, Núm. Exame, Requisição e Paciente. Na área Definir Filtro, o sistema já vem
com o filtro padrão pré-definido.

Quando finalizar, clique em Filtrar. Veja que o sistema exibirá tudo o que estiver com pendência financeira no
período definido.

Através do botão Histórico é possível adicionar o motivo daquele exame ainda não ter sido pago. Para isso,
clique no botão preencha um histórico e clique em para gravar.

Após o preenchimento, a coluna Histórico exibirá um ícone verde para indicar que aquele exame já possui um histórico.
 108

É possível adicionar quantos históricos forem necessários até que o valor seja recebido.

O que fazer ao receber o valor pendente?

Selecione um exame e clique com o botão direito do mouse em Finalizar Fatura.

Na tela Finalizar Fatura, clique no botão Finalizar e confirme a operação.

 109
Neste momento, será exibida a tela do módulo Pagar e Receber para que o recebimento possa ser lançado no X-Clinic.
Para saber como enviar os dados para o financeiro, clique aqui.

4.1.12.2 Recurso de Glosa - Aba Incidência de Exames - Faturamento

Acesso: Faturamento > Tela Principal > Recursos de Glosa > Aba Incidência de Exames.

Esta função é utilizada para suprir a necessidade daqueles exames que são lançados no sistema com
reincidências. Ao faturá-los, o convênio retorna com o pagamento apenas em um exame, agrupando o valor de
todas as outras incidências no exame principal. Com isso, para as requisições que tiverem mais de um exame,
um destes exames deve estar como pago A Maior, e os demais exames devem estar glosados. Desta forma, o
valor pago neste exame é igual à soma de todos os exames faturados na requisição.

Veja que, na imagem abaixo, se somarmos todos os valores da coluna Valor Total, a soma é igual a: R$
74.961,80. Então, este é o valor que o convênio pagou no exame principal. Por isso, o status é A maior e a cor é
diferenciada.
 110
Para iniciar a utilização da aba Incidência de Exames, realize o filtro correspondente com a situação da imagem acima e
clique em Analisar. Veja que o sistema listou exatamente a requisição da imagem acima.

Depois de analisar os dados, clique em Corrigir faturas e confirme. Este processo irá corrigir o pagamento que o
convênio efetuou de forma incorreta na requisição.
 111

Na imagem abaixo, o sistema corrigiu o que estava com os status A Maior e Glosado, distribuindo o valor corretamente
de cada exame.

4.1.12.3 Recurso de Glosa - Aba Recursos de Glosas – Faturamento

Acesso: Faturamento > Tela Principal > Recursos de Glosa > Aba Recursos de Glosa.

Este recurso permite criar e gerenciar as requisições que foram glosadas pelo convênio, podendo indicar o tipo
de glosa, a descrição e o status. Além disso, é possível acompanhar o número do recurso e o histórico das
tentativas de cobrança.

Antes de iniciar a utilização deste recurso, é necessário cadastrar a descrição da glosa, o status do recurso e o tipo de
glosa, para que estes dados sejam vinculados no momento de efetuar os recursos.

Vamos aprender como cadastrar?

 112
Descrição da Glosa

Clique no menu Cadastros e selecione a opção Descrição da Glosa.

Em seguida, clique em Inserir e digite a descrição da glosa. Para finalizar, clique em OK e em Fechar.

Status do Recurso

Clique no menu Cadastros e selecione a opção Status do Recurso.

 113
Em seguida, clique em Inserir e digite o status do recurso. Para finalizar, clique em OK e em Fechar.

Tipo de Glosa

Clique no menu Cadastros e selecione a opção Tipo de Glosa.

Em seguida, clique em Inserir e digite o tipo de glosa. Para finalizar, clique em OK e em Fechar.

Com os cadastros pré-definidos, já podemos iniciar a utilização do recurso de glosa. Para isso, no campo Período,
informe uma das opções: Data do exame, Data envio faturamento, Data recebimento ou Data envio recurso. Indique o
período de busca. Informe o número do processo, caso exista (o número do processo é o código de processo aberto
pela empresa contra o convênio, para o recebimento dos valores). No campo Somente faturas, selecione uma das
 114
opções: Fatura glosada, Fatura recebida, Com valores a receber ou Receber Total ou maior. Depois, clique em Filtrar
para que o sistema exiba as requisições.

Veja que o filtro realizado mostrou as requisições que foram glosadas pelo convênio. Agora, selecione umas das
requisições listadas e clique em Recurso de glosa para registrar a glosa da requisição. Na área Recurso de Glosa,
preencha os campos Tipo de Glosa, Descrição da Glosa, Número do Processo, Data Envio e Status. Na área Valores
Recusados, preencha o valor respectivo ao campo que foi glosado pelo convênio e pressione a tecla Enter do teclado,
para o sistema preencher automaticamente o campo Valor Total Recursado. Depois, clique em e informe o histórico da
cobrança. Para finalizar, clique em Ok.

Podemos adicionar quantos históricos forem necessários até efetuar a cobrança total daquela requisição junto ao
convênio. A aba Recurso para materiais é utilizada quando a empresa desejar adicionar históricos somente para as
glosas de materiais.

Após o convênio efetuar o pagamento total ou parcial da requisição que estava pendente, acesse o recurso de glosa e
localize a requisição. Em seguida, clique em Recurso de glosa e no botão Recebimentos. Na tela Recebimentos, clique
em e adicione os valores recebidos correspondentes a cada campo. Depois, clique em OK e veja que a coluna
Diferença de Valores alterou a diferença devida faltante. No caso de pagamento total, não deve haver mais diferença.
 115

Depois que lançar os pagamentos nesta tela, é necessário acessar o módulo Pagar e Receber e lançar o
pagamento lá, pois esta função é apenas para gerenciamento.

O que fazer se eu não conseguir cobrar a requisição do convênio?

Se esta situação ocorrer, acesse o recurso de glosa e localize a requisição. Em seguida, clique em Recurso de glosa e no
botão Marcar como perdido. Informe uma observação, comunicando o porquê do convênio não pagar. Clique em OK.
 116
Desmarcar como perdido: Na tela Recursos de Glosa, clique em Desmarcar como perdido e informe uma
observação. Geralmente, esta opção é utilizada quando aquela requisição teve inúmeras tentativas de cobranças, e o
convênio demorou muito, mas efetuou o pagamento.

4.1.12.3.1 Relatórios do Recurso de Glosa – Faturamento

Acesso: Faturamento > Tela Principal > Recursos de Glosa > Aba Recursos de Glosa > Relatórios.

Através desta ferramenta podemos obter os relatórios de recurso de glosa de toda a movimentação realizada na
aba Recursos de Glosa. Além disso, podemos obter o relatório da carta padrão dos recursos que é um relatório
personalizado para ser enviado ao convênio com os dados recusados. Para alguns convênios, é necessário um
layout diferenciado contendo dados específicos de cada recurso.
 117
Carta Padrão dos Recursos

Para gerar o relatório de carta padrão, preencha os filtros e selecione um modelo de relatório. Os campos exibidos nos
filtros são de preenchimento obrigatório. Em seguida, clique em Listar.

Para adicionar novos modelos para o relatório de carta padrão, clique com o botão direito do mouse em cima de um
modelo já existente e selecione a opção Novo relatório.

As inclusões de novos modelos de relatórios devem ser realizadas apenas por um especialista da Pixeon ou por
um responsável técnico da empresa.
 118
Na tela Modelo de relatório, dê um nome para o novo modelo e vá adicionando os dados que desejar. Quando finalizar,
clique em OK.

Recursos de Glosa

Preencha os filtros necessários e clique em Listar.

 119

Se ocorrer erro ao gerar o relatório de glosas, deve-se executar o seguinte script:

INSERT INTO CONFRELATORIOS (MODULOID,LISTAGEM, DESCRICAO, PAGLAYID ) VALUES

('4','SYSTEM.REPRECGLOSA','RELATORIO GLOSA','1')

4.1.13 Recebimento Manual – Faturamento

Acesso: Faturamento > Tela Principal > Recebimento Manual.

Através do recebimento manual é possível glosar ou receber manualmente os exames.

Receber Exames Manualmente

Glosar Exames

4.1.13.1 Receber Exames Manualmente

1. Para iniciar, clique no ícone que a seta indica, selecione um convênio e clique em OK. Se desejar, escolha uma ordem.

2. Em seguida, defina o período dos exames e clique em Filtrar. Só serão considerados os filtros das faturas que
estiverem com o status Recebido.
 120
Selecionando o convênio.

3. Observe que os pacientes que estiverem dentro do filtro selecionado são listados. Para receber os exames, selecione
os exames desejados através da BARRA DE ESPAÇO do teclado e clique no botão Receber.

4. Ao clicar em Receber, o sistema exibe somente os exames que foram selecionados. Depois, defina a data de
pagamento e clique em OK.

5. Após a confirmação, veja que os pacientes selecionados ficam com o status Recebido.
 121

4.1.13.2 Glosar Exames

1. Para glosar os exames, selecione o paciente correspondente através da BARRA DE ESPAÇO. Depois, clique no botão
Glosar e confirme.

2. Informe a observação e clique em Salvar.

3. Perceba que o exame que estava com o status Parcial passou para o status Glosado.
 122

Através do botão Excel, na tela principal, é possível exportar o filtro recebido e glosado.

No X-Clinic, após o recebimento do arquivo no Faturamento, aplicam-se os seguintes status:

Glosa Parcial: refere-se ao não pagamento de um dos componentes da fatura (procedimentos ou material).

Parcial: é o pagamento de um valor de pelo menos um dos componentes da fatura (procedimentos ou material).
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5 Módulo Informações Gerenciais

O X-Clinic é um amplo sistema voltado para a área médica e lida com muitos dados: pacientes, históricos, laudos, etc.
Para estas informações serem exibidas de uma forma mais organizada, temos o módulo Informações Gerenciais. Com
ele, é possível emitir relatórios de diversos tipos, como a produtividade de atendimentos na agenda e na recepção, os
horários que foram cancelados na agenda, os exames que foram realizados por um médico, a quantidade total de
exames realizados por um período, entre outros. Também é possível criar uma listagem personalizada com alguns dados
já pré-definidos que podem ser configurados, como o setor do exame, a unidade na qual foi realizado, o convênio, etc.
Uma outra funcionalidade muito útil dentro deste módulo é a possibilidade de criar listagens através de scripts na
linguagem de banco de dados SQL (é necessário que o administrador do X-Clinic na empresa possua conhecimentos
para a criação das listagens). Para que o usuário tenha acesso a determinados relatórios, é necessário ter acesso a
alguns pacotes de funcionalidades, como Gestão, Produtividade e Relacionamento, que são vendidos separadamente,
de acordo com cada necessidade que a instituição possui.

5.1 Modelos de Relatórios - Informações Gerenciais

No módulo Informações Gerenciais, na tela principal, temos menus com a denominação dos principais módulos do
X-Clinic. Por padrão, existem alguns modelos de relatórios que podem ser emitidos para controle das informações. Eles
são gerados pelo sistema com base nos atendimentos da instituição.
 124

1. Escolha o módulo desejado e o relatório que deseja emitir. Ao clicar no relatório desejado, o sistema abre a tela de
template. Selecione os parâmetros de pesquisa, indique o período e clique em Executar.
2. Na tela Funções, indique o tipo de saída para visualização da listagem.
• Gráficos: Neste modelo, os dados são exibidos em forma de gráfico, para otimização de comparativos e
parâmetros das informações. Na tela Itens para o Gráfico, selecione os itens que serão utilizados no gráfico. Na
tela Estatísticas Gerenciais – Gráficos Estatísticos, você pode selecionar, através dos botões do menu superior: o
formato do gráfico, o tipo de gráfico, a alocação de linhas, definição de títulos, ampliação, modificações de
cores, impressão e cópia do gráfico para a área de transferência do Windows. O gráfico pode ser copiado para
qualquer software compatível.
• Planilha: Os dados serão apresentados no formado de planilha. Para alguns tipos de listagem, podem ser
solicitadas opções de exibição da listagem. Depois de clicar neste modelo, aparecerá a tela Campos. Nesta tela,
informe os campos que devem ser considerados na listagem para base de cálculo do percentual que será
exibido. Dependendo do relatório, a tela Tipo de Descrição do Template será apresentada. Informe o tipo de
exibição das informações da listagem. Na tela do próprio relatório, Estatística Avançada, você pode escolher as
variáveis, imprimir ou exportar os dados para arquivos .txt, .html, .xml e .xls.
o Exportação para texto: permite salvar os resultados de uma consulta avançada em um arquivo texto
(.txt). O arquivo terá os campos separados por ponto e vírgula (;). Use esse caractere como separador,
no programa que irá ler o arquivo texto.
o Exportação para Excel: gera um arquivo no formato .xls, que pode ser aberto e processado pelo
programa Excel.
o Exportação para HTML: gera um arquivo .html. HTML é uma linguagem ou padrão utilizado para
exibição de dados ou textos em um browser de internet. Portanto, este comando gera o relatório em
uma página de internet.
o Exportação para XML: gera um arquivo .xml. Extensible Markup Language - XML é uma linguagem
desenvolvida para a descrição de dados (conteúdo). O XML possui a importante característica de ser
extensível, permitindo que novas tags de marcação sejam criadas por quem utiliza o XML
(principalmente desenvolvedores).
Veja o exemplo abaixo, que pode ser acessado em Informações Gerenciais > Recepção > Evolutiva Diária - Médicos
Solicitantes.
 125

Planilha por quantidade.

5.2 Relatórios do Recepção - Informações Gerenciais

Na tela principal do módulo Informações Gerenciais, acesse o menu Recepção e, em seguida, clique no relatório

desejado.

Para o módulo Recepção, os relatórios são:

• Totalizadora – Médicos Solicitantes: lista o total de exames por médicos solicitantes, dentro de um período
especificado, permitindo visualizar os percentuais do total, dos valores e dos descontos.
• Evolutiva Diária – Médicos Solicitantes: lista o total ou valores de exames ou os descontos por médico solicitante,
dia a dia, dentro de um período especificado.
• Evolutiva Mensal – Médicos Solicitantes: lista o total ou valores de exames ou os descontos por médico solicitante,
mês a mês, dentro de um período especificado.
 126

5.3 Relatórios do Módulo Laudos - Informações Gerenciais

Na tela principal do módulo Informações Gerenciais, acesse o menu Laudos e, em seguida, clique no relatório desejado.

Para o módulo Laudos, os principais relatórios são:

• Conclusões de Laudos: lista os laudos com conclusão por setor, por médico solicitante, por médico assinante,
permitindo, se necessário, informar a patologia e a quantidade de letras por linha.
• Logs de Assinatura Digital: lista os laudos com assinatura digital, podendo filtrar por médicos assinantes e
unidades.
• Evolutiva Diária – Médicos Assinantes: lista os totais ou os valores ou os descontos diários de laudos por
médico assinante, dia a dia, dentro de um período especificado.
• Evolutiva Mensal – Médicos Assinantes: lista os totais ou os valores ou os descontos mensais de laudos por
médico assinante, mês a mês, dentro de um período especificado.
• Totalizadora – 2º Médico Assinante: lista os totais de laudos por 2º médico assinante, dentro de um período
especificado, permitindo que sejam visualizados os percentuais dos totais, dos valores e dos descontos.
• Totalizadora Técnicos: lista os totais de laudos por técnico, dentro de um período especificado, permitindo que
sejam visualizados os percentuais dos totais, dos valores e dos descontos.
• Pacientes/Exames por Médico: lista os exames por médico, permitindo filtrar as informações. Veja a descrição
de cada filtro.
o Período: Informe o período de abrangência da listagem.
o Imprimir valor: Informe se a listagem deverá apresentar valores.
o Inclui CO: Informe se a listagem deverá apresentar os valores de CO.
o Inclui Filme: Informe se a listagem deverá apresentar os valores de filmes utilizados.
o Inclui Materiais: Informe se a listagem deverá apresentar os valores dos materiais utilizados.
o Tipo de Médico: Selecione o tipo de médico que deverá ser listado: Assinante, 2º Assinante, Solicitante
ou Técnico.
o Filtros: Defina o tipo de filtro através dos itens de unidade, empresas, convênios, planos, setores e
médicos assinantes.
o Agrupar: Selecione o tipo de agrupamento do relatório, por convênio ou por setor.
o Ordem: Selecione o tipo de ordenação da listagem, por data ou por paciente.
Após selecionar os filtros da listagem clique em Listar.
 127
5.4 Modo Avançado de Estatísticas - Informações Gerenciais
O modo avançado de estatísticas permite a elaboração de relatórios com quaisquer dados inseridos no sistema X-Clinic
com possibilidade de troca de dados. Um requisito para utilização desta funcionalidade é que o usuário tenha
conhecimentos na linguagem SQL e na estrutura do banco de dados.
Para elaboração de estatísticas no modo avançado, são proibidos os comandos de modificação da base de dados, sendo
permitido somente o comando SELECT. Lembramos também que, embora a linguagem SQL tenha um alto nível de
padronização entre seus diversos fornecedores, há pequenas variações na sintaxe.
O X-Clinic pode utilizar tanto o gerenciador MS-SQL (Microsoft) quanto o INTERBASE (Borland). Verifique qual a versão
utilizada em sua instituição, e leve em consideração essas variações na sintaxe.

1. Na tela principal do módulo Informações Gerenciais, acesse o menu Estatísticas > Modo Avançado > Estatística.

2. Na tela Estatística Avançada, digite na área superior o comando SQL de consulta para geração do relatório, selecione
o ponteiro de digitação na cláusula where e clique na condição em que será inserida a variável. Clique em Variáveis-F6
para criar a variável de pesquisa do relatório.
 128

3. Na tela principal, informe o valor da variável e clique em Executar. O resultado trazido na área inferior mostra a forma
de visualização que o usuário terá acesso.

4. Para salvar e atribuir o relatório para visualização do usuário. Clique em Salvar. Na tela Salvar?, marque a opção
Comando.
 129

5. Na tela Estatísticas, informe o nome do relatório e o título de impressão. Selecione a caixa Gerar Menu para que o
relatório seja visualizado no menu do módulo Informações Gerenciais e, em seguida, clique em OK.
 130
5.5 Configuração de Relatórios (Manutenção) - Informações Gerenciais
Todas as listagens podem ser configuradas através da funcionalidade de manutenção. Essa ferramenta permite ao
usuário criar novos relatórios e inserir novas informações, filtros e agrupamentos para parâmetros de pesquisa.
1. Na tela principal do módulo Informações Gerenciais, acesse o menu
Manutenção.
2. Na tela Selecionando Fonte de Dados, indique as informações que serão
geradas para o relatório. Estas informações podem ser referentes às tabelas
da base de dados dos módulos Agenda, Recepção, Faturamento ou Laudos.
Em seguida, clique em OK.

3. Na tela Templates, clique em Inserir para criar um novo relatório.

4. Na tela Campos de Template, indique o tipo de relatório a

ser gerado: totalizadora ou evolutiva. Se a listagem for
evolutiva, defina o agrupamento: diário, mensal ou anual. Em
seguida, informe os campos do relatório, selecionando as
opções Filtrar e Agrupar. Se desejar que o campo seja
somente um campo para pesquisa, selecione a opção Filtrar.
Clique em Salvar como para gravar o novo relatório.

5. Na tela Template, informe o nome do relatório no

campo Descrição. Selecione o menu em que o
relatório será visualizado na tela principal do
módulo Informações Gerenciais e informe a ordem
da visualização do relatório dentro do menu. Em
seguida, clique em OK.
 131

6 Módulo Caixas e Bancos

Os módulos Caixas e Bancos e Pagar e Receber permitem controle e gerenciamento das finanças de uma
instituição. Todos os valores movimentados na empresa - caixa particular da recepção, lote de faturamento
cobrado do convênio e compras realizadas no estoque - são direcionados para o módulo Pagar e Receber, que,
posteriormente, envia estes movimentos para uma conta específica no módulo Caixas e Bancos. Após os
movimentos serem enviados, o usuário responsável pelo financeiro realizará as conciliações dos saldos, para
que aquela conta bancária no sistema fique com os mesmos valores da conta do banco. Tanto no módulo Caixas
e Bancos quanto no Pagar e Receber, os movimentos podem ser criados individualmente. No módulo Caixas e
Bancos, realizamos o cadastro de contas, agências, modelos de cheques, favorecidos, entre outros. Ele permite
também obter uma diversidade de relatórios, como extrato da conta, movimentos parciais, relatório da conta
corrente, de evolução financeira, entre outros.

6.1 Cadastros do Caixas e Bancos

Para usar este módulo é necessário realizar alguns cadastros. Eles servem para que o sistema efetue o
lançamento das contas e faça a conciliação periodicamente. A empresa decidirá como criar suas próprias
categorias para lançamentos de todos os movimentos, subdividindo em receitas e despesas.

6.2 Cheques - Caixas e Bancos

Acesso: Caixas e Bancos > Cadastros > Cheques.

 132
Aqui vamos cadastrar o layout do cheque para realizar a impressão. Cada banco tem um layout próprio. Para
registrar um novo layout, clique em Inserir.

Na tela Cheque, informe a descrição do layout e clique em Salvar.

O botão Config., na tela Layout de Cheque, é utilizado para configurar as medidas e os campos de impressão.

A configuração dos campos de impressão deverá ser realizada pelo responsável técnico da instituição.
Medidas: Informe a medida da área do cheque ao clicar duas vezes sobre o campo Área do Cheque. Quando
concluir, clique em OK.

Campos: Insira os campos que devem sair na impressão do layout do cheque. Para concluir, clique em OK.
 133

6.2.1 Bancos - Caixas e Bancos

Acesso: Caixas e Bancos > Cadastros > Bancos.
Aqui serão inseridos todos os bancos e agências que a empresa utiliza. Este registro será necessário para
cadastrar as contas utilizadas. Clique em Inserir para registrar um novo banco.

Na tela Bancos, digite o código do banco (acesse a lista com os códigos aqui) e o nome da instituição
financeira. Informe o layout do cheque utilizado pelo banco (previamente cadastrado), a descrição, o e-mail e a
home page do banco. Em seguida, clique em Salvar.
 134

No botão Agências, da tela Bancos, cadastre as agências do banco para vincular à conta. Na tela Agência, clique
em Inserir e informe os dados solicitados (nome, número da agência, endereço, etc.) e clique em Salvar.
 135

6.2.2 Contas - Caixas e Bancos

Acesso: Caixas e Bancos > Cadastros > Contas.
Através deste cadastro inserimos todas as contas utilizadas pela empresa (conta corrente, poupança, conta
investimento, etc.). Clique em Inserir para um novo registro.

Na tela Conta, cadastre os dados da conta, vincule uma agência e estipule o limite de crédito disponível.
Informe também o saldo inicial e a data da abertura da conta. Ainda é possível informar uma senha para
restringir as alterações da conta. Depois, informe o tipo da conta (Conta Corrente, Cartão de Crédito,
Poupança, Investimento e Dinheiro). Selecione a opção Transferências de outras contas para liberar essa
transação entre as demais contas do sistema. Depois, clique em Salvar.
 136
No botão Empresas, da tela Conta, você indica qual empresa do sistema utilizará a conta cadastrada. Clique em
Selecionar e vincule as empresas através das setas. Depois, clique em OK. No botão Cad.Empresa, da tela
Empresas, é possível inserir uma nova empresa.

O botão Padrão, da tela Empresas, é utilizado para deixar uma determinada conta sempre como padrão.

6.2.3 Favorecidos - Caixas e Bancos

Acesso: Caixas e Bancos > Cadastros > Favorecidos.
Aqui cadastramos as pessoas/empresas que receberão valores da instituição: convênios, funcionários, médicos
assinantes, entre outros. Clique em Inserir para registrar um novo favorecido.
 137

Na tela Favorecido, selecione o tipo de favorecido (Convênio, Fornecedor, Médico Assinante ou Outros) e
preencha os dados.

O campo para informar a classificação está disponível a partir da versão 11.2.9.0. Ao marcar a opção Ambos, o
favorecido será exibido nos recebimentos e nos pagamentos, no Pagar e Receber, e em créditos e débitos, no
Caixas e Bancos. Com a opção Receber selecionada, ele será exibido na opção Receber, no Pagar e Receber, e
na opção Créditos, no Caixas e Bancos. Com a opção Pagar selecionada, ele será exibido na opção
Pagamentos, no Pagar e Receber, e na opção Débitos, no Caixas e Bancos.

Clique em Salvar para finalizar.

No botão Importar, da tela Favorecidos, podemos vincular convênios e fornecedores do sistema ao cadastro de
favorecidos, para não precisar cadastrar novamente.
 138

Para o Financeiro Pixeon, o cadastro de favorecidos é apresentado com algumas modificações (a partir da
versão 11.2.10.0).

1. A opção de importar retirada (que fica ao lado do botão Listar) não está disponível.
 139

2. Há apenas um tipo de favorecido: Outros - Pleres.

3. O campo CGC/CPF aparece como CNPJ/CPF. Nele, será feita a validação do número digitado.
 140
6.2.4 Tipos de Pagamento - Caixas e Bancos
Acesso: Caixas e Bancos > Cadastros > Tipos de Pagamento.
Neste cadastro, você inclui todas as formas de pagamento com as quais a empresa irá trabalhar: dinheiro,
cheque, cartão, entre outros. Clique em Inserir.

Na tela Tipo de Pagamento, digite o código, selecione o tipo e digite uma descrição. Depois, clique em Salvar.

6.2.5 Tipos de Documento - Caixas e Bancos

Acesso: Caixas e Bancos > Cadastros > Tipos de Documento.
O tipo de documento é a origem da conta ou título. Exemplo 1: tipo = Nota Fiscal; número = 10. Exemplo 2:
tipo = Recibo; número = 10. Neste caso, os documentos têm o mesmo número, mas os tipos são
diferentes. Clique em Inserir para registrar um novo tipo de documento.
 141

Digite o código e a descrição. Depois, clique em Salvar.

6.2.6 Plano de Contas - Caixas e Bancos

O plano de contas envolve o cadastro de receitas e despesas: planos pais. Dentro dos planos de receita e
despesa, você pode cadastrar os lançamentos, chamados de planos filhos. Veja o exemplo a seguir.

• Receita: Convênios (conta do tipo Entrada - tudo aquilo que a clínica recebe).
o Plano Pai: 1. RECEITA
▪ Planos Filhos: 1.1 - Convênios e 1.1.1 - Convênio Unimed
• Despesa: Materiais (conta do tipo Saída - tudo aquilo que a clínica precisa pagar).
o Plano Pai: 2. DESPESA
▪ Planos Filhos: 2.1 - Materiais e 2.1.1 - Materiais de Limpeza

O plano de contas sempre vai estar disposto no X-Clinic como: 1 - Receitas e 2- Despesas.

Planos
Acesso: Caixas e Bancos > Cadastros > Plano de Contas > Cadastro.

Selecione o plano pai e clique no botão . Preencha os campos: Código Interno, Código de Contabilidade
Externo, Nome da Conta, Classificação e Dependente De. O campo Código Contábil já vem preenchido com o
código da conta pai. A classificação é o tipo de custo/receita que a empresa possui, pode ser Fixo, Variável ou
Ambos. Despesas como aluguel, energia elétrica e salários de funcionários são contas FIXAS, pois o valor é
pago regularmente. Já os custos ou despesas VARIÁVEIS são aqueles que variam proporcionalmente de acordo
com o nível de produção ou atividades. Exemplos: bonificações, comissões, compras de suprimentos e limpeza,
etc. A classificação Ambos é utilizada quando a conta se mantém fixa por um tempo, mas pode variar, como
uma compra de material, que pode sofrer reajustes.
 142
Em seguida, defina os tipos de contas, de acordo com a necessidade da empresa:

• Consolidação: conta que vai ter "filhos", usada para planos de contas que serão resultado de outros dois planos
de contas.
Conta de Controle para Pendência a Regularizar: é criada para regularizar um cadastro depois que ele foi
convertido de outro sistema. Utilizada quando não sabemos a origem de um determinado valor. Ex.: Recebi
R$2.000,00 na minha conta corrente e desconheço a origem. O sistema bloqueia este tipo de conta e não
permite fazer a conciliação, até você trocar esta por uma conta normal.
• Conta Resultado: serve para aqueles planos que serão resultados de outros planos de contas.
• Rateio: Neste tipo de conta, o valor é rateado com outros planos, entre centros de custo diferentes. Se a conta
for de rateio, também é necessário clicar no botão para selecionar um centro de custo e informar a
porcentagem deste rateio.

A opção Ativo está disponível a partir da versão 11.2.9.0. Para inativar um plano de conta que possui outros
subplanos, estes devem ser inativados primeiro.

Para gravar as informações, clique em Salvar.

 143
6.2.7 Perfil - Caixas e Bancos
Acesso: Caixas e Bancos > Cadastros > Perfil.
O cadastro de perfil é o gerenciador de acessos dos usuários nas contas do sistema. Podemos ter o cadastro de
vários perfis para casos de sócios e contas diferentes, em que um não pode ter acesso às contas e pagamentos
dos outros. Clique em Inserir para cadastrar um novo perfil.

Na tela Perfil, digite o código e a descrição. Marque o perfil como ativo. Depois, clique em Salvar.

Clique no botão Contas, na tela Perfis, e depois no botão Selecionar. Vincule as contas ao perfil criado. Em
seguida, clique em Ok.

Através do botão Duplicar, na tela Perfis, é possível duplicar as configurações de um perfil para outro. Para
isso, selecione as opções Configurações e Contas. Em seguida, informe o perfil de origem e perfil de destino e
clique em Sincronizar.
 144

No botão Usuários, da tela Perfis, podemos definir quais usuários podem ter acesso ao perfil.

6.3 Configurações - Caixas e Bancos

Acesso: Caixas e Bancos > Configurações.
No menu Configurações, vamos definir algumas particularidades do sistema por perfil.
Selecione um perfil e clique em Ok.
 145

Aba Configurações

Na aba Configurações, podemos realizar algumas preferências do módulo Caixas e Bancos.

• Resumo do pagar e receber: Aqui configuramos por quanto tempo desejamos que os movimentos apareçam no
resumo do módulo Pagar e Receber, tanto para contas em dia quanto para contas com atraso.
• Em Movimentações e Atrasos, para as contas a pagar e a receber, preencha as opções Tipo (se as
movimentações devem aparecer por dia, semana, mês ou ano) e Qtde (informe a quantidade do período que
será selecionado no resumo: 1 dia, 2 semanas, 1 mês, etc.).
• Liquidar Somente Movimentos: Selecione a opção Conferidos ou Autorizados (para aqueles casos em que o
responsável pelo financeiro precisa autorizar um pagamento para os demais funcionários liquidarem este
movimento no módulo Caixas e Bancos.).
• Pagar e Receber dos e Caixa e Bancos dos Últimos: Sempre que os módulos Caixas e Bancos e Pagar e Receber
são abertos, o sistema traz todas as movimentações existentes, o que torna o processo lento. Uma boa prática é
definir um limite através destas opções. Exemplo: últimos 30 dias. Com isso, o sistema mostrará apenas os
registros do período selecionado. Caso o usuário precise de mais alguma informação fora deste intervalo,
poderá filtrar dentro do módulo.
• Pesquisa padrão de abertura em dias: Visando melhorar a performance do sistema, esta configuração permite
inserir um período máximo de busca dos movimentos a serem exibidos no módulo Caixas e Bancos e no
módulo Pagar e Receber. O valor máximo a ser inserido, para os movimentos vencidos e para vencer, é de 180
dias, a partir da data atual. (Disponível a partir da versão 11.2.9.0.)
• Disponibilidade Padrão (D+n): Informe uma quantidade de dias padrão para cheques a serem
compensados. Este campo é apenas informativo, não bloqueando nenhuma ação do usuário, apenas
notificando a disponibilidade. Considere a emissão de um boleto. Ele demora 2 dias para compensar. Assim,
teremos a data de vencimento e a previsão de compensação.
• Qtde de dias após o vencimento para protesto: Defina a quantidade de dias para o campo Protesto no
momento de lançar um movimento de recebimento. A data de protesto também é calculada automaticamente
e permite ao usuário criar uma cor diferente para o registro. Assim, é possível diferenciar as contas normais e as
protestadas.
• Liquidar Movimentos de Faturamento não Recebidos: permite lançar o pagamento de movimentos no sistema,
mesmo quando não houve pagamentos. Quando é feito o lançamento de uma conta a receber a partir de um
filtro de faturamento, esta configuração permite que o usuário efetue a liquidação desta conta a receber
somente se o status do filtro de faturamento estiver como Recebido.
• Liquidar Movimentos de Pedidos não Recebidos: permite realizar o pagamento de movimentos vindos do
estoque que não foram recebidos. Com esta configuração, o usuário apenas conseguirá liquidar a conta se o
pedido de compra do estoque tiver sido recebido e virado uma nota fiscal.
• Atualizar histórico do favorecido ao movimento: Esta configuração mantém o histórico do favorecido
atualizado com a última informação inserida no histórico da conta.
• Utilizar histórico de favorecidos para novos movimentos: Sempre que criar um nova conta para o favorecido, o
campo Histórico virá preenchido com as informações que foram previamente informadas no cadastro do
favorecido. Este recurso é usado para manter um padrão de informação, sempre que o usuário precisar
preencher com o mesmo histórico.
 146
• Documentos Digitais: Informe um diretório para salvar os documentos digitais que podem ser anexados ao
movimento.

Este diretório deve ser, preferencialmente, na rede, para que todos os usuários tenham acesso. Caso contrário,
apenas o usuário que gravou conseguirá visualizar as imagens anexadas.

Para finalizar, clique em Salvar.

Aba Configurações Campos

Na aba Configurações Campos, podemos efetuar algumas configurações restritas, como estabelecer campos
obrigatórios dos módulos Caixas e Bancos e Pagar e Receber.
 147
Caixas e Bancos

•
o Obrigar preenchimento da empresa em movimentos: habilita a obrigatoriedade deste campo ao lançar
os movimentos.
o Obrigar preenchimento de Centro de Custo em movimentos: habilita a obrigatoriedade deste campo
ao lançar os movimentos

Pagar e Receber

• Obrigar preenchimento da empresa em movimentos: habilita a obrigatoriedade deste campo ao lançar os

movimentos.
• Obrigar preenchimento de Centro de Custo em movimentos: habilita a obrigatoriedade deste campo ao lançar
os movimentos.
• Compensar movimentos ao liquidar: permite compensar automaticamente ao liquidar os movimentos.

• Código do Plano de Conta a utilizar no Pagar e Receber/Caixas e Bancos: Esta configuração permite definir o
padrão de código que será utilizado na busca do plano de contas.
• Título de Campos Configuráveis: Aqui configuramos os campos extras utilizados no módulo Pagar e Receber no
botão Informações Adicionais.

Para finalizar, clique em Salvar.

 148
Após o término das configurações, todo o processo do módulo Caixas e Bancos é iniciado pelo módulo Pagar e
Receber, em que todos os cadastros de contas e de recebimentos já estão prontos.

No botão , da tela inicial do perfil, é possível duplicar as configurações das contas para outro perfil.

6.4 Movimentos - Caixas e Bancos

Os movimentos originados do módulo Pagar e Receber são transferidos para o módulo Caixas e Bancos, em
que é possível visualizar todos os movimentos. Estes movimentos também podem ser criados diretamente no
módulo Caixas e Bancos.

6.4.1 Acessando os Movimentos - Caixas e Bancos

Acesso: Caixas e Bancos > Movimentos.
Os movimentos lançados a partir do módulo Pagar e Receber são consultados aqui. Também é possível criar
movimentos diretamente no módulo Caixas e Bancos. Na tela Contas, selecione a conta desejada e clique em
Acessar. Caso a conta esteja protegida por senha, informe a senha para abrir a tela de movimentos.

Na tela Créditos/Débitos, estão relacionados todos os movimentos realizados da conta selecionada.

 149

Ao clicar com o botão direito do mouse em cima da conta, é possível visualizar uma legenda que identifica o
símbolo de cada tipo de conta.

A data de liquidação só é exibida quando há vínculo do movimento com o módulo Pagar e Receber.

6.4.2 Ajuste de Movimento - Caixas e Bancos

O ajuste de movimento é realizado para agrupar dois movimentos iguais, sem precisar apagar um deles, fazendo
com que o sistema entenda isto como uma única conta. Imagine que você vê um depósito na conta e lança ele
direto no sistema, pois está conferindo o extrato. Depois, não será possível fazer a conciliação bancária, pois é
necessário ter uma conta a receber/pagar vinculada. Com este recurso, podemos lançar um depósito no Caixas e
Bancos e depois fazer o vínculo dos movimentos que totalizam o depósito. Ou seja, faremos o processo inverso
 150
do que inicia a partir de uma liquidação de conta. Aqui faremos esta liquidação depois de criar o movimento
no Caixas e Bancos.
Entre no menu Movimentos e acesse a conta. No botão Movimentos, vá em Ajuste.

Na tela Movimentos Pendentes, clique no botão Editar, altere as informações da tela Movimento Caixas e
Bancos e clique em Salvar.
 151

Em seguida, clique no botão , na tela Movimentos pendentes, e adicione o movimento igual ao movimento
principal. Depois, clique em Regularizar.
 152

• - Este botão permite selecionar o movimento do módulo Pagar e Receber. Depois, filtre os movimentos
que deseja regularizar, selecione eles com a barra de espaço do teclado e clique em Salvar. Para selecionar os
movimentos, é preciso que estes estejam autorizados.

• - Remove a associação do movimento do módulo Pagar e Receber na tela de Movimentos Pendentes.

Para finalizar, confirme o processamento.

153
 154
6.4.3 Conciliação de Movimentos - Caixas e Bancos
A conciliação é realizada periodicamente quando o departamento financeiro da empresa pega um extrato
bancário da conta do banco e compara com os movimentos e valores de saldo do sistema. Caso esteja tudo
correto, a conciliação de movimentos é realizada. Assim, os movimentos conciliados não poderão ser alterados.
Para conciliar uma conta, é preciso ter uma conta relacionada no Pagar e Receber. Ou seja, não é possível criar
um movimento do Caixas e Bancos diretamente para realizar uma conciliação, o movimento precisa vir de uma
liquidação do Pagar e Receber.

Clique no menu Movimentos e em Acessar.

Após, clique no botão Movimentos e selecione a opção Conciliação.

Na tela Movimentos para Conciliar, selecione o filtro que deseja conciliar e clique no botão Carregar. Depois,
clique em OK e veja que a tela de Conciliação é iniciada automaticamente com os movimentos que foram
filtrados.
 155

Em seguida, clique no botão Conciliar . Entretanto, se houver algum movimento que precise ser corrigido, o
sistema não permite a conciliação. Neste caso, o sistema sinaliza o movimento que estiver com problema, sendo
preciso clicar no botão para voltar a tela de ajuste.

Depois que ajustar o movimento, clique novamente no botão Conciliar e confirme o processamento.
 156

Através do botão , é possível filtrar os movimentos do módulo Pagar e Receber.

No botão , é possível remover um movimento do módulo Pagar e Receber.

O botão ficará habilitado quando, no período informado, existir movimentos conciliados, dando a
possibilidade de o usuário cancelar esta conciliação, para fazê-la de forma agrupada.

A partir deste momento, todos os movimentos compensados passarão a ter o status Conciliado.

Como desconciliar um movimento?

Para desconciliar o movimento, basta pesquisar ele na tela Créditos/Débitos do módulo Caixas e Bancos e
clicar com o botão direito do mouse na opção Desconciliar.

Informe o usuário e senha do X-Clinic e clique em OK. Depois, leia atentamente o aviso do sistema e clique
em Sim.
 157

Para concluir a desconciliação, clique em Ok.

Por fim, clique no ícone

 158
6.4.4 Compensar e Descompensar Movimento - Caixas e Bancos
A compensação é feita após a conferência do extrato da conta ou no momento da transferência para o banco. A
descompensação ocorre quando é necessário alterar alguma informação do movimento já compensado. No
módulo Caixas e Bancos, selecione o menu Movimentos e selecione a conta. Em seguida, selecione o
movimento que deseja compensar e marque o mesmo pressionando a barra de espaço do teclado. Clique no
botão Compensar.

Insira a data de compensação. Depois, clique em OK.

 159

Para descompensar o movimento, clique com o botão direito do mouse sobre o movimento que será
descompensado e clique em Descompensar Movimento.

Na tela Identificação do Usuário, informe o login e a senha do X-Clinic.

 160
Em seguida, preencha o motivo da descompensação. Depois, clicar em Salvar.

Além disso, o sistema também permite visualizar o histórico das descompensações. Para isso, clique com o
botão direito do mouse em Histórico de Descompensações.

Aqui é possível saber usuário, data, hora e motivo do movimento ter sido descompensado. Ainda assim, no
campo Justificativa, é preciso informar o motivo que levou o usuário a acessar este histórico. Depois, clique em
Salvar.
 161

6.4.5 Transferência de Valores e Movimento - Caixas e Bancos

A empresa poderá efetuar a transferência de valores de uma conta para outra, para registrar a transação no caso
de cobertura/empréstimos, ou então para enviar um movimento de uma conta para outra. No módulo Caixas e
Bancos, acesse o menu Movimentos e selecione uma conta. Em seguida, clique no botão Transferir e em
Valores da Conta.

Na tela Transferência de Valores entre Contas, preencha os campos Plano de Conta de Origem, Conta Destino,
Favorecido, Data, Histórico, Plano de Conta de Destino, Tipo de Documento e de Pagamento, Documento,
Número de Cheque, Valor, Empresa, Unidade e Setor. Salve as informações.

Após realizar a transferência do movimento, o sistema gera um débito na conta de origem e um crédito na conta
de destino.
 162

Através do botão Transferir, clicando em Movimento, também é possível fazer a transferência somente dos
movimentos. Na tela Movimentos, selecione a conta destino e clique em OK.

A partir da versão 11.2.9.0, está disponível o campo da data de compensação ao transferir movimentos e
valores entre contas. Informar a data de compensação no momento da transferência é obrigatório.
 163

Desta maneira, na conta Santander, é gerada uma movimentação de transferência, o que indica que aquele
movimento é resultado de uma transferência de outra conta.

A transferência é realizada somente com movimentações não compensadas.

 164
6.4.6 Relatórios - Caixas e Bancos
No módulo Caixas e Bancos, através do menu Relatórios, é possível obter as listagens para extrair estatísticas
do sistema como: relatórios de movimentos de plano de contas, evolução financeira, extrato das contas, entre
outros.

Extrato da Conta: Este relatório mostra um resumo dos movimentos de uma determinada conta.
 165

Movimentos do Favorecido: é uma estatística de todos os movimentos existentes para um determinado

favorecido.
 166

Saldo da Conta: Através deste relatório, o sistema lista os saldos da conta, tanto o saldo atual quanto o saldo
anterior à data informada.
 167
Rateio por Centro de Custo: para saber sobre o relatório de rateio, clique aqui.

Glosas: mostra os movimentos que não foram pagos até a data de vencimento.

Para gerar as informações da glosa, é necessário informar o valor que está sendo glosado do exame no
momento da liquidação da conta. Assim, será solicitada uma nova data de vencimento para o valor
remanescente da glosa.
 168

Conciliações: mostra o movimento das conciliações e as conciliações realizadas. Realize o filtro e depois
selecione as conciliações antes de clicar em Listar.

Movimento das conciliações.

Conciliações.
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7 Módulo Pagar e Receber

No módulo Pagar e Receber, a instituição faz o controle dos recebimentos ou pagamentos de valores. Os
movimentos/lançamentos podem ser de dois tipos: a pagar (despesa) e a receber (receita). Os movimentos
podem ser gerados a partir de uma compra efetuada no módulo Estoque, por exemplo. Quando a compra ocorre,
o sistema gera um lançamento a pagar. Quando a clínica envia uma fatura para o convênio, no
módulo Faturamento, por exemplo, o sistema gera um lançamento a receber. Isso ocorre também quando um
pagamento é registrado no caixa particular, no módulo Recepção.

Esses lançamentos também podem ser cadastrados manualmente, direto no módulo Pagar e Receber.

7.1 Cadastrando Movimento - Pagar e Receber

Na tela principal do módulo, na aba Resumo, aparecem todos os movimentos gerados pelo sistema, através de
outros módulos ou gerados manualmente. Estes movimentos aparecerão em cores diferentes de acordo com sua
função: Contas a Pagar em vermelho, e Contas a Receber em verde. As informações apresentadas estão
divididas em: movimentações (previstas), atrasos e o resumo do dia. Os valores exibidos estão de acordo com a
data do dia atual.
 170

Para adicionar um movimento, nas abas superiores da tela inicial, escolha se irá criar um movimento de
recebimento ou pagamento. Para ambos, o procedimento será o mesmo.

No canto inferior da tela, clique no ícone e informe os campos necessários para gerar o movimento. Para

alterar um movimento, clique em . Caso queira excluir um movimento, clique em . Utilize o botão
para cancelar o procedimento realizado. Para salvar o movimento, clique em .
 171

Vamos conhecer cada campo que deve ser preenchido para gerar um movimento?

• Data de Lançamento: O sistema preenche automaticamente com a data do dia que o movimento está
sendo criado.
• Data de Vencimento: é a data em que o movimento está vencendo.
• Cliente/Fornecedor: é o nome do favorecido que receberá valores ou pagará a instituição. Neste
campo, é realizada uma pesquisa no cadastro de favorecidos do módulo Caixas e Bancos. Basta clicar
no ícone , ao lado direito do campo.
• Plano de Contas: permite selecionar o nome do plano de contas. Assim, o sistema reconhece
automaticamente se o plano é do tipo Despesa ou Receita e já preenche o campo Classificação de
acordo com o plano que foi selecionado.
• Data da Competência: A data de competência tem função informativa. Como exemplo, temos a data
de fechamento de uma conta de luz que seria equivalente ao final do período do último mês. Também
podemos colocar a data de emissão da nota fiscal, no caso de uma compra.
• Data de Protesto: utilizado para movimentos que não foram pagos. Dessa forma, a data de protesto
serve para controle quando a instituição entrar com uma ação contra o favorecido.
• Histórico: é utilizado como um resumo/observação do movimento. Este campo permite um volume alto
de registros. O texto inserido na primeira linha é aquele que será impresso nas listagens. A partir da
segunda linha, o texto será utilizado apenas para a consulta do usuário.
• Centro de Custo: é o departamento para o qual está sendo realizado aquele pagamento ou recebimento.
Este campo busca o cadastro de centro de custo do módulo Estoque.
• Empresa: permite indicar a empresa referente àquele pagamento ou recebimento.
• Unidade: unidade da empresa selecionada.
• Setor: setor do movimento. Ultrassom, tomografia, entre outros.
• D+n: indica o número de dias para compensação. Este campo pode ser preenchido quando a
instituição emite um boleto bancário para o paciente, pois o boleto exige um tempo de compensação (2
dias). Assim, se a conta vence no dia 10 e for paga em boleto, ela estará disponível no dia 12.
• Tipo de Documento: tipo de documento pelo qual o movimento deve ser pago: nota fiscal, boleto,
recibo, duplicata, etc.
• Número do Documento: número do documento selecionado no tipo de documento.
 172
• : É possível scanear documentos e vincular ao movimento.
• Código de Barras: Este campo permite receber um código de barras para iniciar o lançamento da conta.
Este recebimento pode ser através de um leitor de código de barras padrão financeiro, preparado para
receber este código. Ao receber o código, o X-Clinic preenche este campo e também os campos Data de
Vencimento, Valor Previsto e Valor Real.
• Valor Previsto: Este campo pode ser usado para indicar uma estimativa do valor que será pago em uma
conta de energia elétrica ou água, por exemplo.
• Valor Real: valor exato do movimento.
• Valor do Imposto: Este campo vem automaticamente do faturamento, quando são preenchidos os
valores de imposto do filtro de faturamento.
• Desconto: É possível preencher um desconto do movimento.
• Multa: utilizado quando o movimento necessita de um valor de multa, quando ultrapassa a data de
liquidação.
• Acréscimo: utilizado quando o movimento necessitar de algum tipo de acréscimo no valor.
• Mora dia: valor de mora ao dia para o movimento. Esse valor é calculado somando-se os dias,
iniciando a contagem no primeiro dia útil a seguir do vencimento do tributo, e finalizando-a no dia em
que ocorrer o seu pagamento. O cálculo é de 0,33% ao dia, mas cada clínica pode estipular a sua
porcentagem.

Os campos Desconto, Multa, Acréscimo e Mora Diária são apenas de âmbito informativo. Quando
preenchidos, serão aplicados no momento da liquidação da conta, no módulo Caixas e Bancos.

• Número de Parcelas: campo preenchido automaticamente pelo sistema quando o movimento está
vinculado a incidências.
• Total de Parcelas: campo preenchido automaticamente pelo sistema quando o movimento está
vinculado a incidências.

A partir da versão 11.2.9.0, o sistema permite o cadastro de impostos, através do ícone em destaque.
173
 174
7.2 Correção e Exclusão de Movimentos - Pagar e Receber
Se um lançamento for gerado de forma indevida ou estiver incorreto, será possível alterar ou excluir esse
lançamento. Veja como fazer isto.
Correção
Selecione o movimento a ser corrigido, na aba Recebimentos ou Pagamentos, e clique no botão de edição. Os
campos do cadastro do movimento serão habilitados, sendo possível fazer a correção. Após realizar as
modificações, salve as informações.

Exclusão

Selecione o movimento que deseja excluir e marque-o com a barra de espaço do seu teclado.
 175

A marcação do movimento ficará em cor verde. Então, é só clicar no ícone de exclusão e confirmar.
 176
7.3 Movimentos Recorrentes - Pagar e Receber
Este recurso é utilizado para deixar pré-cadastrados os movimentos do dia a dia da empresa, como pagamento
de energia elétrica, água, telefone, etc. Desta forma, podemos deixar esses movimentos prontos para um ano
todo ou mais, de acordo com a necessidade da empresa. Mesmo que o valor se altere a cada mês, a facilidade é
maior, pois é só alterar o valor. O preenchimento antecipado permite que a instituição faça o fluxo de caixa das
despesas fixas que ela vai ter.
Na tela inicial, na aba de recebimentos ou pagamentos, clique no botão Movimentos Recorrentes.

Para inserir um movimento recorrente, clique em e efetue o lançamento do movimento recorrente. Na parte
inferior da tela, informe o campo Tipo de Incidência (Diário, Semanal, Quinzenal, Mensal, Bimestral,
Trimestral, Semestral ou Anual) e a quantidade de incidências (quantidade de movimentos). Preencha o valor
dessas incidências (valor previsto). Clique em Gerar Datas para que o sistema gere o movimento
automaticamente. Para finalizar, clique em Salvar e confirme a geração das incidências. A opção Considerar
somente dias úteis, é utilizada quando desejar que o sistema marque a data de vencimento somente em dias
úteis.

Através do botão , é possível filtrar movimentações para recorrência.

 177

Ao clicar no botão , podemos retirar uma recorrência do movimento que foi selecionado.

Para alterar uma ocorrência, em Movimentos Recorrentes, é preciso selecionar com a barra de espaço do

teclado, depois clique em e confirme para gerar novas recorrências.

Na tela Recorrências, informe um novo período e selecione a opção Considerar quantidade máxima de recorrências.
Clique em Ok.
 178
7.4 Utilizando Incidência - Pagar e Receber
A incidência no módulo Pagar e Receber permite informar repetições automáticas dos movimentos efetuados.
Podemos classificar por tipo de incidência. Por exemplo: Se há um financiamento em 32 vezes, deve-se criar
apenas um movimento e informar que ele deve ser gerado 32 vezes.
A incidência tem quase a mesma funcionalidade de Movimentos Recorrentes, porém a incidência é
utilizada para movimentos parcelados, já a recorrência para contas fixas que ocorrem periodicamente.

Crie um novo movimento com todas as informações necessárias inserindo o valor previsto ou real, salve o
movimento e clique em Incidência.

Selecione o tipo de incidência (diário, semanal, mensal, etc.) e a quantidade.

Clique em Gerar Datas e, em seguida, no botão e confirme a geração das incidências.

Serão gerados movimentos conforme as definições solicitadas. Para saber se um movimento tem incidências,
basta olhar os campos Nº Parcela e Total de Parcelas.
 179

7.5 Conferência e Autorização - Pagar e Receber

Conferência
O objetivo deste recurso é garantir que ocorreu a conferência de uma conta que foi lançada previamente.
Exemplos:
1. O estoque fez uma compra e gerou uma previsão de pagamento. Quando chega o boleto, o usuário confere e
pode sinalizar que está ok.
2. Foi gerada a conta de luz como recorrente. Depois que a conta chega, o usuário confere o valor e o
vencimento e pode marcar a conta como conferida para separar das demais que estão pendentes.

Para realizar a conferência, selecione o movimento através da barra de espaço do teclado e clique no botão
Conferência > Conferir. Depois, confirme a ação.
 180

Desta forma, o movimento fica com a coluna Conferido com o status, que indica que houve a conferência dele
pelo setor responsável.

Para remover o status da coluna Conferido, clique no botão Conferência > Não Conferido. Somente usuários
com esta permissão podem remover a conferência.
 181
7.6 Autorização
A autorização é utilizada em empresas que têm uma pessoa responsável para autorizar os movimentos antes de
serem pagos.

Para realizar a autorização, selecione o movimento através da barra de espaço do teclado e clique no botão
Autorização > Autorizar. Depois, confirme a ação.
Após a autorização do movimento, a coluna Autorizado fica com o status , que indica que o movimento
pode ser liquidado.

Para remover o status da coluna Conferido, clique no botão Autorização > Desautorizar. Somente usuários com
esta permissão podem desautorizar.
 182
7.7 Liquidando o Movimento - Pagar e Receber
Esta funcionalidade é utilizada quando o movimento vai ser pago e é preciso liquidá-lo, enviando para um
determinado banco o cheque que foi emitido, cartão, entre outros. A liquidação pode ser realizada
individualmente (conta) ou através de um filtro de movimentos (lote), quando se desejar liquidar vários
movimentos em uma única conta bancária.

Para realizar a liquidação do movimento, ele precisa ter sido autorizado.

Para liquidar individualmente (conta), selecione o movimento através da barra de espaço do teclado e clique no
botão Liquidar > Conta.
 183
Preencha a data de liquidação (data de compensação no banco) e a conta em que será debitado ou creditado esse
valor, dependendo do tipo de movimento (despesa ou receita). Informe também o campo Valor Real, veja se
confere com o valor que foi previsto e clique no botão Calcular Valor para que o sistema preencha o campo
Valor a liquidar automaticamente. Além disso, selecione a opção Compensar movimento e clique em Liquidar.
Depois, confirme o processamento.

Para realizar a liquidação em (lote), clique no botão Liquidar > Lote. Realize o filtro conforme desejar e clique
em OK.

Na tela Liquidação de Contas em Lote, selecione todos os movimentos através da opção Marcar Todos e veja
que os valores vão sendo somados automaticamente. Depois, preencha os campos: Data de Liquidação, Conta,
Tipo de Pagamento, Nº Cheque (quando o tipo de pagamento for cheque). No campo Valor a liquidar, é preciso
clicar em para que o sistema calcule o valor total a ser liquidado. Selecione a opção Compensar movimentos e
confirme a data de compensação.

• Através do botão Incluir, é possível adicionar um novo movimento para ser liquidado.
• No botão Editar, podemos alterar qualquer informação do movimento já existente.
• No botão Excluir, é possível excluir o movimento para não ser liquidado.

Para finalizar, clique em no botão Transferir e confirme o processamento.

 184

Depois disso, tanto a liquidação em lote quanto a liquidação individual (conta) saem do módulo Pagar e
Receber e vão para o módulo Caixas e Bancos, em que são geradas as movimentações de débito ou
crédito, de acordo com o tipo de plano (receita ou despesa) dos movimentos selecionados.

7.8 Gerando Rateio - Pagar e Receber

O rateio é uma forma direta de dividir os custos de recursos consumidos pelos centros de custo de uma
empresa. Exemplo: Em um laboratório, há 3 departamentos, portanto 3 centros de custo. A energia elétrica deve
ser rateada pelos 3 departamentos. Para isso, deve-se utilizar uma base para o rateio, que pode ser o número de
pessoas por departamento, por exemplo.
A energia custa R$100,00.

• Departamento 1 tem 3 pessoas - paga R$30,00.

• Departamento 2 tem 5 pessoas - paga R$50,00.
• Departamento 3 tem 2 pessoas - paga R$20,00.

7.8.1 Gerando Rateio no X-Clinic

1. Após inserir, dentro do plano de contas, o centro de custo para o qual o rateio será efetuado e a porcentagem
para cada um, gere um movimento no módulo Pagar e Receber informando um dos centros de custo rateados.
Após salvar o movimento, a mensagem abaixo será exibida.

2. Clique em Sim e informe o valor a ser rateado para cada centro de custo, como no exemplo abaixo. O botão
Recarregar serve para trazer as informações de rateio padrão cadastradas dentro do plano de contas.
 185

O valor do movimento, ao ser liquidado, permanece com o valor total. (No exemplo acima,
R$5.000,00.)

Você pode emitir um relatório, em Caixas e Bancos > Relatórios > Rateio por Centro de Custo, para
verificar o valor rateado para cada centro de custo.
 186
7.9 Relatórios - Pagar e Receber
Através do botão Listar, estão disponíveis os relatórios de fluxo de caixa que permitem a visualização dos
movimentos efetuados por período. Eles são utilizados para conferência dos movimentos de cada conta criada.

7.9.1 Fluxo de Caixa Consolidado - Pagar e Receber

Na tela Fluxo de Caixa Consolidado, selecione as opções de filtro para empresas, contas, centro de custo e
favorecidos conforme suas necessidades. Selecione também o período e o tipo de movimento e, em seguida,
clique em Executar para obter informações do fluxo de caixa. Por fim, utilize o botão Fechar para ser
direcionado à outra tela.

Na tela Fluxo de Caixa Consolidado, clique em Listar para imprimir as informações obtidas; em Filtrar, para
realizar um novo filtro e em Exportar, para exportar os dados obtidos para os formatos .xml e .html.
 187

A impressora já deve estar configurada para fazer a impressão. Se esta configuração ainda não foi feita,
procure o responsável pelo X-Clinic na sua empresa.
 188
7.9.2 Fluxo de Caixa Individual - Pagar e Receber
No fluxo de caixa individual, temos duas opções: Sintético (resumido) e Analítico (detalhado). Vamos conhecer
cada uma delas?
Sintético
Selecione o filtro desejado e clique em Executar. Na tela Fluxo de Caixa Individual, clique em Listar para
imprimir as informações obtidas; em Filtrar, para realizar um novo filtro e em Exportar, para exportar os dados
obtidos para os formatos .xml e .html.

Analítico
Selecione o filtro desejado e clique em Executar. Na tela Fluxo de Caixa, clique em Imprimir para realizar a
impressão das informações obtidas.
189
 190

7.9.3 Fluxo a Pagar e Receber - Pagar e Receber

Este relatório mostra todas as contas a pagar e a receber dentro do período selecionado. Na tela Contas a Pagar
/ Receber, selecione as opções de filtro para empresas, contas, centro de custo e favorecidos conforme suas
necessidades. Selecione também o período e o tipo de movimento e, em seguida, clique em Listar.

Será gerado um relatório de contas a pagar e receber para impressão.

 191

7.9.4 Pagas e Recebidas - Pagar e Receber

Neste relatório, são exibidas todas as contas que foram pagas e recebidas.

Na tela Contas Pagas/Recebidas, selecione as opções de filtro para empresas, contas, centro de custo e
favorecidos conforme suas necessidades. Selecione também o período e o tipo de movimento e, em seguida,
clique em Listar.
 192
7.9.5 Pagáveis e Recebíveis - Pagar e Receber
Este relatório demonstra todas as contas que vão vencer ou que estão vencidas em um período. Na
tela Pagáveis e Recebíveis, selecione as opções de filtro para empresas, contas, centro de custo e favorecidos
conforme suas necessidades. Selecione também a data de referência e a composição e, em seguida, clique
em Executar.

Na tela Pagáveis e Recebíveis, clique em Listar para imprimir a listagem de contas recebíveis e pagáveis;
em Filtrar, para realizar um novo filtro e em Exportar, para exportar os dados obtidos para os formatos .xml e
.html.
 193

8 Módulo Estoque
O módulo Estoque permite um controle gerencial dos materiais que são utilizados, como materiais laboratoriais,
até produtos de limpeza. Neste módulo, temos o controle completo do material, gerenciando a quantidade
existente em cada unidade da clínica, desde sua entrada no estoque até seu consumo. O módulo também
disponibiliza processos eletrônicos de aquisição como solicitação de material, cotação, aprovação, pedido de
compra, entre outras vantagens.

Para que o Estoque possa funcionar, recomenda-se fazer os seguintes cadastros e configurações, na ordem
abaixo:

• Cadastre as unidade de medidas.

• Cadastre os locais de consumo.
• Cadastre os centros de custo. Vincule o centro de custo ao local de consumo correspondente.
• Cadastre o grupo de materiais.
• Cadastre as marcas.
• Cadastre os materiais. Vincule as marcas aos materiais, caso utilize esta funcionalidade.
• Cadastre os fornecedores.
• Associe ao perfil todos os cadastros feitos que serão utilizados por ele. Vale lembrar que a criação de novos
perfis é feita quando há estoques de unidades diferentes que não se relacionam. Exemplo: unidade matriz não
empresta materiais para unidades filiais. Se for necessário, crie os subestoques no perfil e vincule os materiais
que serão utilizados nestes subestoques.
 194
• Defina as configurações.
• Defina as permissões de acesso dos usuários.
• Faça um inventário com o estoque inicial de cada material (caso exista um almoxarifado).
• Registre as compras para movimentação do estoque (caso esteja iniciando o almoxarifado).

Fluxo
1. ANALISA O 5. RECEBE O
ESTOQUE E 2. SOLICITA O MATERIAL,
ESTOQUE VERIFICA MATERIAL ATRAVÉS REGISTRANDO
FALTA DO DA SOLICITAÇÃO DE A NOTA
PRODUTO. COMPRA. FISCAL.

4. FAZ O
3. RECEBE PEDIDO AO
COMPRAS SOLICITAÇÃO E FORNECEDOR
FAZ COTAÇÃO COM PREÇO
DO MATERIAL. MENOR.

2. SUBESTOQUE
3. ESTOQUE 4.
1. USUÁRIO NÃO POSSUI
CENTRAL SUBESTOQUE
SOLICITA SALDO
ATENDE A PROCESSA A
MATERIAL PARA SUFICIENTE.
SUBESTOQUE REQUISIÇÃO REQUISIÇÃO
O SUBESTOQUE ENTÃO, ABRE
ATRAVÉS DE UMA EXTERNA, INTERNA E
+ Saiba mais. TRANSFERINDO ENTREGA
REQUISIÇÃO REQUISIÇÃO
ELETRÔNICA EXTERNA O SALDO PARA O PARA O
INTERNA. PARA ESTOQUE SUBESTOQUE. USUÁRIO.
CENTRAL.

Outras funções você confere nas páginas abaixo.

o Cadastros e Configurações do Estoque

o Requisição Eletrônica - Estoque
o Processar Requisições de Materiais - Estoque
o Recebimento de Pedidos - Estoque
o Consumo Manual - Estoque
o Transferência de Material - Estoque
o Análise de Estoque - Conferindo Movimentos
o Inventário - Estoque
o Ajuste de Requisição de Consumo - Estoque
o Cancelamento de Nota Fiscal - Estoque
o Zerar Movimentações de Estoque - Estoque
o Solicitação Eletrônica de Transferência entre Estoques
o Relatórios - Estoque

8.1 Cadastros e Configurações do Estoque

Os cadastros do módulo Estoque têm a finalidade de concentrar as informações que serão utilizadas para
gerenciamento do mesmo. Já as configurações indicam o comportamento do módulo e quem pode acessar
determinados estoques, materiais, entre outros. A seguir, serão detalhadas cada uma das funções.
 195
o Unidades de Medida - Estoque
o Locais de Consumo - Estoque
o Centros de Custo - Estoque
o Grupos de Materiais - Estoque
o Marcas - Estoque
o Materiais - Estoque
o Fornecedores - Estoque
o Perfis - Estoque
o Configurações - Estoque
o Acessos Especiais - Estoque

8.1.1 Unidades de Medida - Estoque

As unidades de medida são associadas ao cadastro de materiais para identificar como o material será
movimentado.

1. No módulo Estoque, acesse Cadastros > Unidades de Medidas e clique em Inserir.

2. Preencha os campos: Sigla (representa o código reduzido), Significado (descrição do cadastro)

e Dimensão (campo informativo - dimensão de uma caixa, por exemplo, 25x30cm). Deixe marcada a opção
Ativo. A configuração Aceita quantidade fracionada indica que o material não será consumido apenas em
valores inteiros, mas com quantidades decimais, como o consumo de medicamentos por militros (ML), por
exemplo. Inteiro = 1 unidade, fracionado = 0,20 mL. Clique em Salvar para finalizar.
 196

8.1.2 Locais de Consumo - Estoque

O local de consumo é o local onde o material será consumido ou o destino no material quando ele sair do
estoque. Exemplo: Guichê 1 da recepção solicitou papel. O local de consumo pode ser Guichê 1, e o centro de
custo será Recepção. É uma forma de dizer qual o ponto específico de um centro de custo. O local de consumo
permite dividir grandes centros de custo, para que a instituição tenha uma visão mais precisa do local em que o
material foi gasto.

1. Acesse Cadastros > Locais de Consumo e clique em Inserir.

2. Preencha o código e a descrição e clique em Salvar.

 197

3. O sistema perguntará se você deseja associar um perfil. Clique em Sim e vincule os perfis na tela Dados. Em
seguida, clique em OK.
 198
8.1.3 Centros de Custo - Estoque

Este cadastro é relacionado ao grupo dos custos, como centro de custos para material de laboratórios e para
material de escritório. O valor gasto para cada material comprado é lançado no sistema para o respectivo centro
de custo que foi cadastrado no X-Clinic.

1. Acesse Cadastros > Centro de Custo e clique em Inserir.

2. Preencha o código e a descrição e clique em Salvar. Este centro de custo pode pertencer a outro. Neste caso,
basta selecionar o centro de custo pai no campo indicado.
 199

3. O sistema perguntará se você deseja associar um perfil. Clique em Sim e vincule os perfis na tela Dados. Em
seguida, clique em OK.
 200

4. Associe também o centro de custo a um local de consumo. Clique em Associar Loc. Consumo e depois em
Associar. Selecione o local na tela Dados e clique em OK.
201
 202

8.1.4 Grupos de Materiais - Estoque

O grupo é associado diretamente ao material. Sua função é a subdivisão dos materiais conforme o seu tipo.
Além do grupo, é preciso criar também o subgrupo, que é a informação mais detalhada da divisão. Exemplo:
grupo = medicamentos; subgrupo = analgésicos.

1. Acesse Cadastros > Grupos e clique em Inserir.

 203
2. Informe o código e a descrição. Salve as informações.

3. Em seguida, selecione o grupo criado e clique em Associa Subgrupos. Depois, clique em Inserir. Na tela
Associar Subgrupos ao Grupo, selecione o grupo criado e clique em Inserir. Para finalizar, clique em Salvar.
 204

8.1.5 Marcas - Estoque

O cadastro de marca é utilizado para associá-la ao material. A marca é usada quando a instituição realiza
cotações. Com a marca, é possível diferenciar o preço da cotação, pois os produtos que estão sendo cotados
podem possuir marcas diferentes. Através deste cadastro, você consegue registrar as marcas que os
fornecedores oferecem.

1. Acesse Cadastros > Marcas e clique Inserir. Depois, clique em Salvar.

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2. Informe o código e a descrição. Deixe a opção Ativo marcada e clique em Salvar.

8.1.6 Materiais - Estoque

O cadastro de materiais é o ponto mais importante deste módulo, pois é aqui que registramos os produtos
utilizados no estoque.

Os materiais cadastrados em: Cadastros e Configurações > Cadastros > Faturamento > Materiais
> Cadastro de Materiais são utilizados no processo de faturamento, em que temos as tabelas vinculadas ao
convênio e posteriormente ao TISS. Os materiais no estoque são os insumos e suprimentos utilizados para o
funcionamento das atividades da empresa, como higiene, limpeza, escritório e medicamentos.

Para cadastrar materiais, siga o passo a passo.

1. Acesse Cadastros > Materiais e clique em Inserir.

 206

2. Na tela Materiais, digite o código do material, indique a qual grupo e subgrupo de materiais ele pertence,
insira a descrição analítica (serve para procurar o material com seu nome próprio, no momento de fazer uma
compra para solicitar ao fornecedor, ex.: Tylenol) e a descrição genérica (é como este material é conhecido
internamente, ex.: Paracetamol - que seria a descrição genérica do Tylenol).

• Informe também o tipo de unidade. Exemplo: pacote (PCT), unidade (UN), entre outros.
• No campo Equivalência, você vai indicar, por exemplo, que 1 pacote (PCT) equivale a 10 caixas (CX). Esta
descrição é meramente informativa, para que o usuário saiba como o material é consumido.
• Em Padrão de indicadores, informe a quantidade mínima, a quantidade máxima e o ponto do pedido.
o A quantidade mínima indica o mínimo do material que é possível ter no estoque, para que seja
providenciada a compra, para não faltar.
o O ponto de pedido é a quantidade que indica que o material está acabando, e o usuário será alertado
para comprar mais.
o O máximo indica a quantidade máxima do material para trabalhar, por mês, por exemplo. Sabendo
dessa informação, o usuário não compra mais do que precisa do material. Assim, não fica com estoque
parado.
o Quando habilitada a configuração Atualizar Indicadores dos Estoques, ao gerar o relatório Classificação
do Estoque e marcar a opção Atualizar Cadastro de Materiais, o sistema atualiza estes indicadores com
as informações fornecidas no relatório.

Depois, clique em Salvar.

 207
Abaixo, estão detalhados os botões mais importantes para utilização do cadastro de materiais.

- mostra informações do material como consumo de saída, compra / recebimento, ajustes,

requisições, entre outros. Esta é uma ferramenta importante para fazer uma análise individual do material, em
que o usuário consegue reavaliar as movimentações de forma clara em uma mesma tela.

- Indique quais são os fornecedores do material em questão. Clique em Associar e vincule os dados.

Sempre que uma compra ou cotação é realizada, o sistema associa os fornecedores vinculados na ordem, como
fornecedores dos materiais. Nesta tela, o usuário consegue desvincular um fornecedor que deixou de atender o
material.
 208

- Associe as marcas do material. Clique em Inserir e informe os dados.

 209

- Botão utilizado para verificar a média de consumo do estoque. Também permite que sejam
atualizados os valores mínimos com base nas movimentações de meses anteriores.
 210

- Através deste botão alteramos o valor de cada material. Na tela Valores, clique em para criar um
novo registro. Na tabela, informe a data e selecione o fornecedor com um duplo clique sobre a coluna. Digite o
valor e depois o valor médio. Para alterar alguma informação do cadastro de valores, selecione o valor a ser
alterado. Para gravar a informação alterada, clique em . Para cancelar a alteração, clique em . Para realizar
a exclusão de um valor cadastrado, clique em .
 211

Não recomenda-se cadastrar os valores de materiais através deste botão, pois o sistema fará isso
automaticamente, com a decorrência das compras. Utilize esta função apenas se precisar fazer correções.

- Através do botão Listar, é possível emitir algumas listagens. (Clique sobre o botão para ter
acesso a todas as opções.) Confira:

• Listar Cadastro: exibe uma lista sintética contendo o código do material, a descrição analítica e o grupo a qual
ele pertence, considerando a ordem de código.
• Listar Cadastro: Após selecionar os materiais que farão parte desta listagem, o sistema exibirá uma lista
sintética contendo o código e a descrição analítica. Na linha de baixo, será impressa a observação inserida no
cadastro do material, se houver.
• Etiqueta > Imprimir: Após selecionar os materiais, serão impressas as etiquetas correspondentes aos registros
da seleção.
• Etiqueta > Configurar Medida: Adicione as medidas do formulário de etiqueta que será utilizado na impressão.
• Etiqueta > Configurar Campo: Adicione os campos da etiqueta que deseja imprimir - Código, Código de Barras,
Descrição do Material, Equivalência, Grupo de Material e Subgrupo do Material.

8.1.7 Fornecedores - Estoque

Neste cadastro, são adicionadas todas as informações referentes aos fornecedores, como dados de contato,
qualificação relacionada aos atendimentos prestados e o valor mínimo para cada pedido.
 212
Os fornecedores devem ser vinculados aos materiais. Isso pode ser feito no cadastro do material ou na tela
abaixo, através do botão Materiais.

1. Para cadastrar um novo fornecedor, acesse Cadastros > Materiais e clique em Inserir.

2. Preencha os dados e faça uma qualificação para o fornecedor. Depois, clique em Salvar.

A qualificação é uma informação adicional para o usuário que faz a aprovação de uma ordem de cotação.
O número de estrelas é definido pelo cliente, que pode considerar: tempo de entrega; flexibilidade de prazo de
pagamento; qualidade do material, entre outros.
 213

8.1.8 Perfis - Estoque

O cadastro de perfis determina o que cada usuário vai acessar dentro do módulo. É possível criar estilos de
perfis e vincular as ações de todos os cadastros. Os cadastros feitos no módulo Estoque só estarão visíveis se
estiverem vinculados ao perfil. A decisão de criar mais de um perfil deve ser feita quando a instituição possuir
várias unidades. Podemos ter a seguinte distribuição:

Perfil A

• Unidade 1;
• Unidade 2.

Perfil B

• Unidade 3.
 214
Neste cenário, as unidades 1 e 2 poderão comprar e trocar materiais entre si, desde que configuradas para esta
finalidade, fazendo transferência e consumos, pois estão abaixo de uma mesma razão social. No perfil B, a
unidade 3 só pode comprar e usar o próprio material, não compartilhando com ninguém, porque ela está isolada
das demais, como uma razão social independente.

1. Para registrar um novo perfil no módulo Estoque, acesse Cadastros > Perfis e clique em Inserir.

2. Informe o código e a descrição. No campo Estoque Central (Almoxarifado), clique em . Na tela Estoques,
informe um código e uma descrição. Em seguida, selecione o usuário do perfil e clique em Salvar - por duas
vezes.
 215

Botões da tela principal:

- Através deste botão você pode copiar materiais e fornecedores de um perfil para outro.
 216

- Aqui você vincula o centro de custo criado ao respectivo perfil.

- Indique a quais locais de consumo o perfil tem acesso.

 217

- Vincule os fornecedores ao perfil.

 218

- Neste botão, você pode cadastrar um novo material ou vinculá-lo a um perfil.

 219

- Os subestoques de cada unidade devem estar associados ao perfil para garantir o funcionamento do
estoque. Este subestoque é, na verdade, o estoque físico de cada unidade.
 220

8.1.9 Configurações - Estoque

No menu Estoque você consegue configurar os perfis cadastrados.

1. Acesse Configurações > Estoque.

2. Na tela Perfil, clique duas vezes no perfil selecionado.

 221

3. Na tela Configurações do Estoque, você pode fazer algumas configurações específicas para o perfil. Para
finalizar, clique em Salvar.

Aba Geral

• Valor real do material: Ao realizar um consumo do material, o sistema utiliza um valor como custo do material.
Aqui indicamos que o valor utilizado será o o último valor real do material que pode ser consultado e inserido
no cadastro de materiais, no botão Valor.
• Valor médio ponderado (PMP): Ao marcar esta opção, o sistema fará o cálculo da média ponderada e aplicará o
valor médio das últimas compras.
• Notificar ponto de pedido dos materiais: Quando esta configuração está ativa, ao abrir o módulo de estoque,
se houver materiais com saldo em ponto de pedido, será exibido um grid com estes itens para alertar o
responsável sobre a falta.
• Parcelamento: Quando estamos registrando uma compra de material, ao finalizar o processo de lançamento, o
sistema pergunta se desejamos lançar os valores no financeiro. Esta opção trata esse lançamento como
parcelamento, ou seja, lança a conta como parcela 1, parcela 2, etc., no caso do pagamento não ser em parcela
única.
• Rateamento: Ao marcar esta opção, o sistema entende que a conta será paga por dois centros de custo
diferentes. Ex.: Compra de material de escritório gera duas contas a pagar, 1 para o centro de custo
Agendamento e a outra para o centro Recepção.
• Avisar vencimento de lote de materiais: Quando esta configuração está ativa, ao abrir o módulo de estoque, o
sistema exibe a lista dos materiais que possuem lotes vencendo dentro do intervalo que foi definido.
 222

Aba Inventário

Indique se o inventário será encerrado após 1, 2 ou 3 contagens. Informe também quais as condições para o
sistema gerar a 3° contagem. É possível indicar, ainda, um fornecedor padrão para o ajuste de entrada. Estas
contagens interferem no fechamento do inventário eletrônico. Quando selecionamos 1 contagem, o sistema
considera apenas a coluna Contagem 1 do inventário. Na opção de 2 contagens, o sistema considera as duas
colunas (1 e 2). Quando selecionamos 3 contagens, é necessário definir qual o critério para preencher a 3ª
contagem. Esta configuração bloqueia o inventário para que este não seja finalizado sem o preenchimento de
todas as colunas definidas.

O fornecedor padrão precisa ser definido para que os lançamentos de ajustes de inventário sejam vinculados a
ele. Como será feita uma contagem que será lançada no inventário eletrônico, as movimentações de entrada
precisam ser associadas a um fornecedor. Então, aqui, associamos o fornecedor padrão no caso de entrada de
estoque pelo inventário eletrônico.
 223

Aba Estoques

Selecione o estoque.

• Indique se a movimentação do estoque será ordenada pela descrição e/ou pelos lançamentos. Esta
configuração cria a ordenação inicial das informações em Análise do Estoque.
• No recebimento, informe se o responsável pelo estoque receberá um alerta quando um novo pedido
chegar. Quando criamos um novo estoque, é possível dizer qual o usuário responsável por ele. Quando esta
configuração está ativa, sempre que um pedido de material for recebido, este responsável receberá um alerta
ao logar no X-Clinic (aviso) sobre a chegada daquele pedido.
• Indique ainda se, no recebimento do pedido, o sistema validará a nota fiscal e se a data de entrada deve ser
informada.
• Na área Comunicação entre estoques do perfil, informe se haverá envio e recebimento de materiais, se haverá
solicitação de transferência e se haverá realização e recebimento de transferências. Quando temos mais de um
estoque dentro do mesmo perfil, esta configuração ativa a permissão de um subestoque para que seja possível
solicitar materiais um do outro. Estoques com perfis diferentes não podem realizar esta operação.
• Em Requisição Eletrônica, indique se o sistema exigirá uma autorização para entregar materiais. Quando esta
configuração está ativa, a requisição eletrônica só aparece na tela Processar Requisições de Materiais depois
 224
que o coordenador, ou pessoa responsável pelo colaborador, autorizar aquele pedido (clicando no ícone de
cadeado).
• Informe, ainda, o status do fornecedor para compra e o caminho onde serão guardados os documentos digitais
do pedido de compra. Depois de solicitar o material, o próximo passo é fazer a cotação. Esse status indica como
o material deve vir setado na tela de cotação, para garantir, por exemplo, que o usuário valide o campo. Se o
fornecedor trabalha com o material para pronta-entrega, podemos deixar esta configuração como Não fornece,
o que obrigaria o usuário a preencher o campo para poder prosseguir. Quando fazemos uma cotação eletrônica,
existe um status padrão, e este seria o valor padrão que será carregado para suas cotações. O usuário pode
deixar a opção Não fornece marcada para garantir que ele olhe registro por registro antes de finalizar a cotação.
Ele também pode colocar a opção Fornece OK. Com isso, ele não precisa passar registro a registro, correndo o
risco de liberar uma cotação sem confirmar. Pode marcar também a opção Atende, se considerar que é
necessário esperar o fornecedor conseguir o material.

8.1.10 Acessos Especiais - Estoque

Aqui você define quais os usuários podem acessar as informações do perfil, ou de algum subestoque especifico.
Estas configurações podem ser atribuídas por usuário individual ou por grupo de usuários.

1. Acesse Configurações > Acessos Especiais.

 225
2. O sistema mostrará os perfis já cadastrados, e você pode limitar o acesso a somente um usuário ou para um
grupo todo. Selecione o perfil no menu à direita, clique em Usuários ou Grupo de Usuários e vincule os dados.
Depois, clique em Ok e em Fechar.
 226

8.2 Requisição Eletrônica - Estoque

Acesso: Estoque > Consumo > Requisição Eletrônica.

Aqui podemos fazer a solicitação de material de consumo para o estoque, substituindo os formulários de pedido
de material, facilitando a gestão do estoque.

Clique no botão para criar uma nova requisição. Veja que há outros botões disponíveis.

- Edita a requisição.

- Exclui a requisição.

- Autoriza a requisição para a compra. A configuração do estoque Exigir autorização de para entrega de
materiais, quando habilitada, força um usuário autorizado a realizar a liberação. Quando ela está desmarcada, o
sistema assume que todas as requisições são autorizadas, por padrão.
 227

- Desautoriza a requisição. É necessário ter permissão para autorizar ou desautorizar.

Ao cadastrar uma nova requisição, na tela Itens da Requisição, selecione o estoque para onde deseja requisitar o
material, o responsável pela solicitação, a data limite para atendimento, o centro de custo que será associado às
despesas e o local de consumo onde este material será utilizado. Lembre-se que o estoque (unidade) deve estar
associado ao centro de custo e ao local de consumo.

Clique no botão para adicionar materiais na solicitação.

 228

Na tela Pesquisa de Material, selecione os materiais e clique em OK. Altere as quantidades, na tela Itens da
Requisição, se for necessário. Para finalizar, clique em Salvar.

A requisição vai para a fila de processar requisições para que o usuário do almoxarifado separe e entregue o
material.

A partir da versão 11.2.0.0, foi criada uma permissão para que o usuário logado possa visualizar as suas
requisições criadas por outros usuários. É necessário configurar essa permissão em Cadastros e Configurações
> Cadastros > Outros > Grupo de Usuários > Permissões > Estoque > Consumo > Opção Permitir visualizar
requisições eletrônicas criadas por outros usuários.

8.3 Processar Requisições de Materiais - Estoque

Acesso: Estoque > Consumo > Processar Requisições de Materiais.

 229
As requisições eletrônicas realizadas pelos usuários ficarão disponíveis nesta tela. O usuário do almoxarifado
realizará a separação e a baixa do material para entregar para o usuário.

Na tela Requisições, defina os filtros para as solicitações que deseja consultar, selecionando estoque, nome do
responsável, centro de custo e local de consumo. Clique em Ok.

Em seguida, o sistema listará os materiais daquela requisição. Selecione as requisições que deseja atender
pressionando a tecla de espaço do seu teclado.

Depois, você pode clicar no botão Entrega em Lote - - se o material tiver em seu cadastro a opção Utiliza

lote - ou - Efetuar Entrega.

 230
O usuário deve informar a quantidade entregue, que pode ser menor do que a quantidade solicitada. Neste caso, a
requisição permanecerá aberta. O sistema entende que o usuário poderá entregar o que falta em outro momento, ou
poderá finalizar esta requisição sem entregar.

Ao utilizar a opção de lote, na tela Materiais em Lote, clique em Efetuar Entrega.

 231

Para finalizar qualquer opção, confirme o processamento.

 232

Ao terminar o processo, os materiais já estarão debitados do estoque, bastando o usuário entregá-los

fisicamente para os usuários solicitantes.

8.4 Recebimento de Pedidos - Estoque

Acesso: Estoque > Compra > Recebimento de Pedidos.

Aqui faremos a entrada de materiais. Ela pode ser feita manualmente ou através de um pedido de compra.

Manual

Caso você não tenha um pedido de compra, selecione a opção Manual e informe: estoque, fornecedor,
responsável, data de recebimento, número e data da nota fiscal. Depois, clique no botão + para adicionar os
materiais que estão sendo recebidos. Informe valor de frete, de IPI e de desconto, se houver. Preencha a
quantidade e o valor unitário de cada item e clique em Recebimento.
 233

Pedido

Selecione a opção Pedido, informe o número do pedido, a data do recebimento, o número e a data da nota fiscal
e o responsável pelo recebimento. Informe valor de frete, de IPI e de desconto, se houver. Preencha a
quantidade e o valor unitário de cada item e clique em Recebimento.
 234

Em ambas as modalidades (pedido ou manual), o sistema mostrará as mensagens de confirmação que irão
interferir financeiramente no módulo Caixas e Bancos, pois o recebimento vai gerar uma despesa para a
empresa. Clique em Sim. Na tela Movimento Pagar e Receber, preencha os dados e efetue os lançamentos para
o movimento financeiro.
 235
8.5 Consumo Manual - Estoque

Acesso: Estoque > Consumo > Consumo Manual.

Esta funcionalidade é muito utilizada por clientes que não usam a requisição eletrônica. O usuário entra nesta
tela para realizar o consumo dos materiais que ele entregou para os usuários, realizando a baixa do consumo.

Na tela Consumo Manual, informe data, estoque, centro de custo, responsável e local de consumo da unidade
que utilizará o material. Informe, se necessário, a observação através do campo Observação. Em seguida, clique
no botão + e indique os materiais que serão consumidos pelo centro de custo. Depois que os materiais forem
todos selecionados, clique em Ok. Quando os materiais forem exibidos na tela Consumo Manual, informe a
quantidade de consumo por material cadastrado através da coluna Quantidade dando um duplo clique.

Para gravar o consumo no sistema, clique em Processar e confirme o processamento.

 236
8.6 Transferência de Material - Estoque

Acesso: Estoque > Consumo > Transferência de Material.

Esta funcionalidade é utilizada quando há mais de um estoque cadastrado no perfil. Sua função é movimentar
materiais de um estoque para outro.

Na tela Materiais, selecione o solicitante (destino) e o requisitado (origem). Marque se deseja uma transação
com consumo ou sem consumo. Se for com consumo, haverá baixa no estoque do requisitado, e você vai
precisar preencher o centro de custo e o local de consumo. Em seguida, informe também um motivo da
transferência e depois clique no botão + para selecionar os materiais e as quantidades a serem transferidas.

Os materiais precisam estar cadastrados e com quantidades no estoque solicitante. Caso contrário, você
não conseguirá realizar esta ação.
 237
A partir da versão 19.8.7, foram retiradas as opções de transferência com ou sem consumo.

Para concluir, clique no botão Transferir e confirme a transferência.

No botão Transferências Realizadas, você pode filtrar tudo o que já foi transferido.
 238

8.7 Análise de Estoque - Conferindo Movimentos

Acesso: Estoque > Análise de Estoque.

Esta função possibilita visualizar quais materiais possuem quantidades em estoque e os que estão com estoque
máximo e mínimo, através de legendas coloridas que facilitam esta informação. Também é possível conferir
movimentos, adicionar complementos e realizar estorno.

O usuário precisa selecionar o material e depois preencher a quantidade de dias dos últimos movimentos e
clicar na lupa para que o sistema carregue a movimentação.

Clicando com o botão direito do mouse, você seleciona a opção de legenda e define as cores.
 239

Para conferência, na tela Estoque, selecione o movimento que deseja conferir dando um duplo clique. Em

seguida, clique no botão .

O movimento aparece para conferência apenas uma vez.

Na tela Movimentação do Material, realize a conferência do movimento, altere os dados e valores, caso haja
necessidade. Depois, clique em Conferir. A conferência é usada em instituições que têm um estoque com mais
de um usuário e onde o recebimento do material não é realizado por quem abriu o pedido. Com isso, o usuário
pode entrar depois e validar o que chegou, se confere com o que foi pedido (dupla checagem).
 240

Através do botão - Complemento do Movimento - , você consegue, ainda, incluir fornecedor e alterar
valor. Clique no botão Ajustar para que o movimento seja atualizado. Isso serve para fazer uma entrada de
estoque (ajuste). Imagine que o estoque físico está maior do que o estoque do sistema. O usuário pode fazer a
entrada da quantidade que falta por aqui, sem a necessidade de abrir um inventário apenas para ajustar este
material.
 241

Para estornar movimentos, clique em e depois em Estornar. Ao contrário do complemento, o estorno

possibilita remover uma quantidade que está a mais no sistema.

Os estornos são feitos com base no material selecionado para análise. Seus valores são informativos com
base na última entrada realizada, pois não há o controle individual de cada movimentação de estoque.
 242

Na aba Detalhes (F6), você visualiza todos os dados daquele movimento, como fornecedor, responsável, etc.
 243

8.8 Inventário - Estoque

Acesso: Estoque > Manutenção > Inventário.

O inventário é uma relação detalhada dos bens e valores de uma pessoa ou empresa. No X-Clinic, o inventário
serve para indicar as quantidades de materiais existentes na empresa. Sempre que necessário, ou
periodicamente, o usuário pode gerar um inventário para fazer a conferência com o estoque físico.

Na tela Dados do Inventário, selecione o estoque. No campo Descrição, digite o nome do lote de inventário e
selecione um grupo de materiais. Confirme a geração do número do lote. (Caso os lotes já existam no sistema,
clique na lupa ao lado do campo Nº Lote e localize.) Depois, clique em OK.
 244

Confirme a operação.

Na tela Inventário, confira as quantidades dos materiais listados. Caso haja alguma inconsistência, clique sobre
as colunas Contagem 1 e Contagem 2 (e Contagem 3, se for necessário) e altere para a nova quantidade.
Depois, clique em Salvar.

O número de contagens indica a quantidade de vezes que você configurou o inventário para contar um
determinado material no estoque - para garantir a quantidade contada.

Para encerrar o inventário, clique em Encerramento.

 245

O sistema apresentará a tela de conferência. Você pode fazer ajustes, se necessário. Se tudo estiver ok, clique
em Conferir.

Quando o material possuir lote (coluna Lote = Sim), é preciso clicar com o botão direito do mouse para detalhar o lote e
conseguir finalizar o inventário.

Confirme a conferência.
 246

Clique em Processar para finalizar o inventário.

Confirme.

8.9 Ajuste de Requisição de Consumo - Estoque

Acesso: Estoque > Manutenção > Ajuste de Requisição de Consumo.

Através desta função você consegue alterar os dados de uma requisição. É possível alterar o local de consumo,
o centro de custo, entre outros dados. Digite o número da requisição e clique em Alterar.
 247

Através do botão , é possível excluir materiais selecionados. Para selecionar o material, utilize a BARRA
DE ESPAÇO do seu teclado.

Para finalizar, clique em Gravar.

Para cancelar a requisição, clique no botão Excluir.

A partir da versão 19.8.7, os botões Excluir e foram removidos.

 248

8.10 Cancelamento de Nota Fiscal - Estoque

Acesso: Estoque > Manutenção > Cancelar Nota Fiscal.

O cancelamento da nota fiscal é realizado de forma restrita. Somente os perfis que têm esta permissão
conseguem cancelar. Cancelamos uma nota fiscal quando ela foi lançada de forma incorreta e precisamos lançar
a nota novamente, porém com o mesmo número.

No campo Nota Fiscal, informe o número da nota a ser cancelada e clique em Procurar. Na sequência, clique
em Cancelar Nota Fiscal e confirme o cancelamento da nota até que o processo seja finalizado.
 249

Através da aba Consultar Cancelamentos, você pode consultar as notas que já foram canceladas,
informando um período e clicando em Procurar.

8.11 Zerar Movimentações de Estoque - Estoque

Acesso: Estoque > Manutenção > Zerar Movimentações de Estoque.

 250
Esta funcionalidade permite zerar as movimentações do estoque. Para utilizar este recurso, basta configurar as
permissões de acesso no grupo de usuários (Permissões > Estoque > Manutenção > Zerar Movimentação de
Estoque).

São zerados todos os materiais vinculados ao grupo selecionado. Não há opção de zerar os materiais
individualmente. Uma vez zerado, não é possível voltar o histórico.

1. Na tela Zerar Movimentações de Estoque, selecione um estoque e o grupo de materiais utilizando as setas.
Clique em OK. Depois, clique em Processar.
 251

Selecionando grupo de materiais

2. Ao clicar em Processar, um aviso é exibido na tela. Clique em Sim para confirmar.

3. Observe que um novo aviso é exibido. Clique em Sim novamente.

 252

4. Aguarde até que o processamento seja concluído.

8.12 Solicitação Eletrônica de Transferência entre Estoques

Quando um subestoque necessita repor algum material, ele pode fazer isso através de uma transferência de
estoque, mas este processo acaba sendo manual. Há um cenário em que podemos fazer uma requisição externa
de transferência de material entre os estoques. Assim, o estoque A solicita para o estoque B. E este pode atender
a quantidade solicitada, conforme veremos a seguir.

1. Crie uma nova requisição eletrônica interna.

 253

2. Na tela Requisições de Materiais, realize o filtro do subestoque solicitante com o tipo Interna. Observe que a
quantidade em estoque está zerada, por isso, faremos uma nova requisição para abrir uma solicitação para outro
subestoque.
 254

3. Na tela seguinte, será solicitado o estoque requisitado, no nosso exemplo, o estoque CENTRAL. Neste
momento, você pode mudar a quantidade por outro valor e depois clicar no botão Salvar para confirmar a
gravação da solicitação.
 255

4. Na tela Requisições de Materiais, realize o filtro do subestoque solicitante com o tipo Externa. Será
necessário que o subestoque possua a quantidade em estoque. Confirme a quantidade a atender, que pode ser
menor ou igual à solicitada. Depois, clique no botão Transferir.
 256

5. Na tela de transferência, confirme os dados e clique no botão Transferir mais uma vez.
 257

6. Na tela Requisições de Materiais, realize o filtro do subestoque solicitante com o tipo Interna. Observe que,
agora, a requisição possui estoque suficiente para atender a solicitação do usuário. Então, clique no botão
Entregar Materiais para efetivar a entrega e finalizar a requisição do material do estoque.
 258

8.13 Relatórios - Estoque

No módulo Estoque, através do menu Relatórios, vamos encontrar diversas listagens para extrair estatísticas do
sistema, como relatórios de movimentos, evolução anual, posição de estoque, pedidos de compra, entre outros.
Eles permitem, aos responsáveis pelo estoque, um controle do módulo de forma prática e otimizada.
 259

Veja, a seguir, os relatórios mais utilizados.

Materiais sem Movimentação: identifica os materiais parados no estoque.

 260

Materiais Empenhados: Este relatório mostra os materiais que estão dentro de um pedido de compra que ainda
não chegou na instituição.
 261

Requisições de Compra: é utilizado para consultar as requisições de compra lançadas em determinado

período.
 262

Consumo de Materiais: é usado para consultar as saídas de estoque baseadas em centros de custo e locais de
consumo.
 263
Os campos Data Consumo e Data Requisição estão disponíveis a partir da versão 11.2.10.0.

Evolução Anual: é uma estatística de movimentação do estoque. Podemos ver, em um ano, por exemplo, as
entradas e saídas do estoque mês a mês.
 264

Consumo Real x Faturamento: Como os materiais cadastrados no módulo de estoque não são os mesmos do
faturamento, o X-Clinic oferece um relatório para compararmos o que foi lançado pelo técnico (consumido no
estoque) e o que realmente foi cobrado do convênio.

Veja que temos a linha Materiais lançados em: LAUDO com o que foi o preenchido no protocolo de
consumo. Temos também a linha Materiais Lançados em: FATURA que indica os materiais associados pelo
faturamento na requisição de atendimento do paciente. Isso mostra o que foi gasto efetivamente (Laudo) X o
quanto está sendo cobrando do convênio (Fatura), para a instituição apurar se teve lucro ou prejuízo com os
materiais utilizados.
 265

9 Módulo Compras
O módulo Compras é utilizado para criar pedidos/requisições de materiais que permitem realizar cotações e
ainda consultar os pedidos realizados, garantindo, assim, a melhor negociação com os fornecedores. Ele é
acessado através do link que fica dentro do módulo Estoque ou pela página principal do X-Clinic.

9.1 Requisições - Compras

Acesso: Compras > Requisições.

Confira como realizar os pedidos de compras que influenciam diretamente nos módulos Estoque e Pagar e
Receber. Para realizar o pedido de compra, é necessário que os materiais e fornecedores estejam pré-
cadastrados. Ao realizar um pedido de compra, é gerada uma requisição, uma cotação e uma aprovação, antes
que ele seja efetuado.

Este processo também pode ser realizado dentro do módulo Estoque, em Compra > Processar
Requisições.
 266

9.1.1 Pedido

Para iniciar um pedido de compras, na tela Requisição de Compras, preencha os campos: Responsável, Estoque
e Fornecedor. Informe também a finalidade: requisição de compra (se quiser efetuar um pedido), cotação
(quando quiser consultar um pedido já cotado), aprovação (para consultar uma requisição aprovada) ou consulta
(consulta todos os tipos de eventos existentes). Por padrão, o campo Data já vem preenchido com a data
atual. Depois, clique em Ok.

A finalidade permite definir permissões de acessos diferentes. Ou seja, quem faz a requisição pode ser um usuário
diferente do que faz a cotação e diferente do que realiza a aprovação, de acordo com seus acessos.

Na tela Pedido de Compra de Materiais, clique em para iniciar o pedido. Preencha os campos Descrição,
Solicitante, Data de Validade, Tipo, Número da Requisição Interna e Responsável. Os campos Data e Hora já
vêm preenchidos automaticamente. Depois, clique em , na aba Materiais, para vincular os materiais do
pedido. Clique no botão da aba Fornecedores e localize o fornecedor desta requisição.
 267

Depois que localizar o fornecedor, selecione-o dando um duplo clique em cima do nome do
fornecedor. Quando concluir o vínculo de fornecedores, clique em Ok para voltar à tela Requisição de
Compra. Caso queira alterar a quantidade de materiais, digite o valor desejado na coluna Quantidade.
 268

Clique em Salvar para finalizar a requisição de compra e confirme o envio da requisição para a cotação.
 269
A partir deste momento, o responsável pela cotação na empresa realizará a cotação da requisição de compras.
Veja que, na imagem abaixo, a coluna Requisição de Compra fica com o símbolo de uma folha de papel,
indicando que este pedido já está pronto para ser cotado.

9.1.2 Cotação

Clique em na tela Pedido de Compra de Materiais e perceba que os valores estão zerados. Na parte
inferior, informe os campos Forma de Pagamento, Prazo de Entrega, Valor de Frete, Desconto em Valor ou
Desconto em %.
 270

Clique no botão Cotação para realizar a cotação on-line.

 271
No botão Configurações, é preciso realizar as configurações do arquivo de envio e recebimento. Informe
também o formato da geração. Quando concluir, clique em Salvar.

Após a configuração dos diretórios, clique em Gerar arquivo para cotação. Clique em Gerar e confirme o
processamento. Neste momento, o sistema gera uma planilha em Excel (ou um arquivo CSV) com o número da
requisição e os valores zerados no diretório de envio configurado anteriormente. Então, o responsável pela
cotação envia essa planilha aos respectivos fornecedores.

A instituição pode preencher esta planilha pré-configurada com seu logo, para fazer a cotação com um
formulário personalizado.
 272
Quando o usuário recebe a planilha do fornecedor, ele coloca no diretório de recebimento que foi configurado
anteriormente e faz a importação da planilha. Para isso, na tela Pedido de Compra clique no botão Cotação e
depois em Receber arquivo de cotação. Confirme o processamento. Além disso, é possível optar, após o
processamento, por excluir os arquivos importados ou não. Veja que a importação foi realizada com os valores
atribuídos para cada material. Depois, clique em Salvar e confirme o envio da cotação para aprovação.

O usuário pode preencher manualmente, sem a necessidade da planilha, informando os valores diretamente.

Através do botão Fornecedor, é possível acessar a requisição de compras.

9.1.3 Aprovação

Antes de realizar a aprovação, veja se a coluna Cotação já está com o símbolo da cotação. Para realizar a
aprovação da requisição, dê um clique duplo na coluna Aprovação, na tela Pedido de Compra de Materiais.
 273

Clique no ícone quando quiser voltar uma requisição para cotação depois que ela já estiver aprovada.

Na aprovação do pedido de compras, dê um duplo clique no nome do fornecedor, no canto direito da tela, para
carregar os materiais do pedido. Preencha a coluna Status com um duplo clique e selecione uma das
opções: Não Fornece, Fornece OK, Tem Similar ou Em Falta. Depois, clique no botão para selecionar
todos os materiais do pedido. Quando os materiais estão selecionados, é exibida uma flecha laranja ao lado do
nome. Clique em para adicionar uma observação ao pedido.

Se a coluna Status estiver com a opção Não Fornece preenchida, o sistema não seleciona os materiais.

Quando existir mais de uma cotação para fornecedores diferentes, o sistema vai apontar o fornecedor com
menor custo e trazer os seus dados preenchidos como sugestão, marcando-o com uma seta vermelha.
 274

Ao clicar com o botão direito do mouse em cima dos materiais selecionados temos três opções de consultas:

• Últimos valores do material: lista os valores do material selecionado nos últimos 30 dias.
 275

• Descartar material da aprovação: elimina o material selecionado da aprovação.

• Informações do material: lista todas as informações do material, como quantidade, transferência,

compra/recebimento, ajustes, entre outros.
 276

Em seguida, clique em Gerar Pedido e confira os valores unitários dos materiais selecionados e o valor total.
Depois, clique em Salvar e confirme a geração do pedido. A partir de agora, o usuário pode gerar a previsão
de contas a pagar. Para finalizar, clique em Salvar.
 277

O processo de recebimento do pedido é realizado no módulo Estoque.

9.2 Relatórios das Cotações - Compras

Acesso: Compras > Requisições.

Através desta função, podemos realizar a impressão dos relatórios referentes às cotações do fornecedor,
cotações realizadas e cotações aprovadas no X-Clinic.

Para realizar a impressão do relatório, clique no ícone e escolha uma das opções.
 278

• Cotações do Fornecedor: Para gerar este relatório, informe um estoque e vincule um número de requisição
através da lupa. Em seguida, defina um período e clique em Listar.
 279

• Cotações Realizadas: Para gerar este relatório, informe um estoque e vincule um número de requisição através
da lupa. Em seguida, defina um período e clique em Listar. Se desejar, selecione as opções Listar Itens e
Imprimir Observação.
 280

• Cotações Aprovadas: Para gerar este relatório, preencha o estoque e defina o período.
281
 282

10 Módulo Relações com Clientes

O Relações com Clientes é utilizado para enviar mala direta a clientes, fornecedores, colaboradores, etc. A mala
direta é uma estratégia de divulgação de produtos e serviços baseada no envio de correspondências ou e-mail
marketing.

Clique nas páginas abaixo e conheça todas as funções do módulo.

o Cadastro de Pessoa Física - Relações com Clientes

o Cadastro de Pessoa Jurídica - Relações com Clientes
o Geração de Filtros - Relações com Clientes
o Carta - Relações com Clientes
o Evento - Relações com Clientes
o Estatística de Mala Direta - Relações com Clientes

10.1 Cadastro de Pessoa Física - Relações com Clientes

• Acesso: Relações com Clientes > Cadastros > Pessoas Físicas.

• Clique em Inserir para cadastrar uma nova pessoa. Informe os dados e clique em Salvar.
 283

• Ao clicar em Listar, na tela inicial, você pode visualizar, salvar, enviar por e-mail/fax ou imprimir
uma lista com as pessoas físicas.
 284
10.2 Cadastro de Pessoa Jurídica - Relações com Clientes

Acesso: Relações com Clientes > Cadastros > Pessoas Jurídicas.

Clique em Inserir para cadastrar uma nova pessoa. Informe os dados e clique em Salvar.

CGC equivale a CNPJ.

Através do ícone em destaque, acima, é possível cadastrar mais de um telefone.

Ao clicar em Listar, na tela inicial, você pode visualizar, salvar, enviar por e-mail/fax ou imprimir uma lista
com as pessoas jurídicas.
 285
10.3 Geração de Filtros - Relações com Clientes

Com o filtro de mala direta, podemos efetuar uma busca das pessoas/empresas cadastradas no sistema -
pacientes, médicos, convênios, técnicos, pessoa física ou jurídica - para enviar a mala direta.

1. Em Relações com Clientes, selecione o menu Filtros.

2. O sistema disponibiliza as seguintes abas: Paciente, Pessoas Físicas, Pessoas Jurídicas, Fornecedores,
Médicos Assinantes, Médicos Solicitantes, Técnicos e Convênios. Para ver as abas que não estão aparecendo,
clique em .

3. Dentro de cada aba existem vários campos onde podemos realizar o filtro das informações. Selecione um ou
mais campos da tela Filtro de Mala Direta.

4. Selecionada a opção, clique em Executar. O sistema apresentará os resultados.

 286
5. Depois de executar os filtros, clicamos no botão Selecionar. Na tela seguinte, são selecionadas as
pessoas/empresas (através do botão Selecionados ou dando um duplo clique) para quem serão geradas as
etiquetas de mala direta. Clique em Salvar.

6. Para gerar as etiquetas, clique em Etiquetas, na tela inicial.

7. Selecione a ordem de impressão, por código, nome ou CEP. Clique em Imprimir e depois em Salvar.

A partir da versão 11.2.7.0, é possível emitir as etiquetas de mala direta de pacientes por ordem de CEP,
garantindo a ordenação correta para a contratação desta prestação de serviço.

8. Você pode visualizar, salvar, imprimir ou enviar a lista de etiquetas por e-mail/fax.
 287
9. Ao final da impressão, surgirá uma tela de confirmação com a seguinte pergunta: Deseja marcar
selecionados como enviados? Caso o usuário selecione Sim, vai aparecer a tela Marcando Itens Selecionados
como Enviados. O usuário deve indicar a data, conferir a quantidade enviada, selecionar o modo de envio
através do menu, selecionar o evento (previamente cadastrado) e, caso necessário, preencher o campo
Observação. Finalize a operação clicando no botão Marcar. Em seguida, o sistema vai pedir uma confirmação
com a seguinte mensagem: Os itens selecionados serão marcados como enviados. Deseja continuar? Desta
maneira o sistema faz o rastreamento das informações enviadas.

Ao clicar em Imprimir, na página principal, podemos visualizar, salvar, imprimir ou enviar a listagem do
filtro da mala direta por e-mail/fax.

Visualização das etiquetas:

 288

As etiquetas e cartas devem ser configuradas em Cadastros e Configurações > Configurações > Relações
Públicas > Cartas/Etiquetas.

A partir da versão 20.3.0, está disponível o lote de impressão para a listagem e as etiquetas, para evitar
problemas quando a instituição lida com uma quantidade volumosa de registros. Para ativar essa configuração,
é necessário executar o script disponível na versão.

Para esses casos, altere o value dos seguintes elementos CONFIGID= [MALADIR_MAXREG_REL] e
[MALADIR_MAXREG_ETQ] da tabela Configurações, indicando a quantidade de registros suportadas pelo
sistema da instituição.

Por exemplo, realizando as configurações MALADIR_MAXREG_REL com 60000

e MALADIR_MAXREG_ETQ com 3000, ao clicar em Imprimir, a tela abaixo é exibida.

Ela mostra o relatório quebrado em lotes com a quantidade informada na configuração do banco de dados.

Para imprimir o lote, clique no ícone da impressora na coluna Imprimir. A primeira coluna informa os lotes
já impressos com um .

A tela ainda traz a informação de total de registros, números de lote e itens em cada lote.

Caso o valor das configurações esteja em branco na base de dados, o sistema mantém o comportamento
anterior.
 289
10.4 Carta - Relações com Clientes

Acesso: Relações com Clientes > Cadastros > Cartas.

Além da impressão de etiquetas com dados de pessoas e empresas, o sistema permite imprimir e enviar cartas
configuradas para cada registro selecionado.

Para que o envio por e-mail funcione corretamente, o e-mail da pessoa/empresa precisa estar corretamente
cadastrado. É preciso ainda que as configurações de internet sejam informadas, em Cadastros e Configurações
> Configurações > Sistema > Internet.

1. Clique no botão Inserir e cadastre uma descrição para a carta.

 290

2. Depois de ter digitado a descrição, salve. Na página inicial, selecione a carta e clique no botão Editar.

3. No editor de texto do X-Clinic, digite os dados da carta.

4. Clique em Arquivo > Sair e Atualizar para salvar o texto da carta.

As opções de formatação da carta serão aplicadas apenas para impressão. Estas formatações não serão
consideradas no envio de e-mail, pois o conteúdo é publicado como "somente texto", para evitar restrições dos
provedores de serviço de e-mail.
 291

5. Acesse a opção Filtros no menu principal do módulo.

6. Gere o filtro de pessoa/empresa normalmente.

7. Selecione o menu Modos de Envio.

8. Clique em Enviar Cartas > Correio/E-mail, selecione a carta e depois clique em Enviar ou em Imprimir
(opções por e-mail e correio, respectivamente).
 292

A opção de adicionar um anexo ao enviar uma carta por e-mail foi implementada na versão 11.1.8.0. No
entanto, os arquivos só são enviados por anexo. Se houver uma imagem inserida no corpo da carta, por
exemplo, ela não é enviada por e-mail. Na área Anexos, clique na tecla Insert para adicionar os respectivos
anexos.

Se você tiver enviado uma carta ou e-mail ao paciente, na hora de selecioná-lo no Recepção para
atendimento, o sistema apresenta um alerta visual indicando o envio da mala direta. Isto serve para o paciente
confirmar se recebeu a informação. Indique o recebimento ou não recebimento (utilize a barra de espaço) e
clique em Salvar.

A partir da versão 11.1.6.0, ao filtrar pacientes que não possuam e-mails cadastrados, o sistema emitirá o aviso
abaixo.
 293

Entretanto, se pelo menos um dos pacientes selecionados possuir um e-mail cadastrado, outro aviso é emitido:

10.5 Evento - Relações com Clientes

Acesso: Relações com Clientes > Cadastros > Eventos.

Ao criar um evento é possível criar um vínculo com a geração dos filtros e depois gerar relatórios com o intuito
de verificar o quanto a mala direta foi válida.

1. Para criar um novo evento, clique em Inserir. Informe uma descrição e clique em Salvar.
 294

2. Acesse o menu Filtros.

3. Gere o filtro normalmente.

4. Clique em Modos de Envio e em Marcar os Selecionados como Enviados. Confirme a operação.

 295

5. Selecione a data. Digite a quantidade enviada. Selecione a forma de envio. Associe um evento. Caso exista
uma observação, preencha o campo Observação. Clique no botão Marcar. Confirme a operação.

10.6 Estatística de Mala Direta - Relações com Clientes

Através desta opção podemos verificar quantas etiquetas foram geradas, quantos e-mails, quantas cartas, para
quais pessoas, entre outras informações.

Para gerar este relatório, clique em Estatística no menu principal. Informe os filtros e clique em Imprimir.
296
 297

11 Módulo Cadastros e Configurações

Este módulo permite que as clínicas e laboratórios personalizem as funções do X-Clinic. Nele são feitos todos
os cadastros-base do sistema. Para um bom funcionamento, é necessário definir com os responsáveis de cada
área os pré-cadastros, para que, posteriormente, não ocorra nenhum conflito das informações com os outros
setores.

Aconselhamos que todos os cadastros e configurações sejam feitos com o auxílio de um especialista da
Pixeon. A unidade/empresa deve, ainda, ter um responsável pelo X-Clinic. Esta pessoa será o administrador do
sistema e concederá acesso aos usuários, entre outras funções.

Veja os cadastros e configurações do X-Clinic.

o Checklist Cadastros e Configurações Iniciais - RIS e LIS

o LIS - Entendendo o Processo de um Laboratório - Configurações Iniciais
o Agenda - Cadastros e Configurações
o Recepção - Cadastros e Configurações
o Laudos - Cadastros e Configurações
o Filas de Trabalho - Cadastros e Configurações
o Faturamento - Cadastros e Configurações
o Área Técnica / Laboratório - Cadastros e Configurações
o Outros Cadastros - Cadastros e Configurações
o Configurações do Sistema
o PACS - Cadastros e Configurações
 298
o Integração com Complab - Cadastros e Configurações

A sigla CC, nos títulos das próximas páginas, significa Cadastros e Configurações.

11.1 Checklist Cadastros e Configurações Iniciais - RIS e LIS

Confira abaixo os primeiros cadastros que devem ser feitos para uso do X-Clinic. (Clique em cada item para ir
até o manual.)

✓ Unidades;
✓ Empresas;
✓ Grupos de Usuários;
✓ Usuários;
✓ Pacotes de Funcionalidades;
✓ Setores;
✓ Procedimentos;
✓ Tabelas de Procedimentos;
✓ Convênios;
✓ Planos;
✓ Papéis (fichas de entrada, declaração de presença, orçamentos, recibos, etiquetas de laudo, etiquetas de
coleta).
✓ Configuração de Local de Atendimento.

Siga a ordem estabelecida acima na hora de parametrizar o sistema.

11.2 LIS - Entendendo o Processo de um Laboratório - Configurações Iniciais

Importância do LIS (Sistema de Informações Laboratoriais)

• Redução de custos administrativos, devido à simplificação do processo.

• Diminuição da burocracia, com guias e documentos digitais, sem a necessidade de que os documentos sejam
preenchidos manualmente (guia TISS, orçamento, protocolos de agendamento e retirada de exames).
• Controle de eventuais falhas humanas (restrição de exames por sala, médico, unidades, empresas, convênios).
• Agilidade em todo o processo, desde o atendimento do paciente, ao faturamento e cobrança das operadoras.
• Informações pertinentes a todo o processo operacional em um único lugar (preparos de paciente, coleta,
armazenagem de amostra).
• Segurança no processamento das informações e armazenagem de dados.
• Facilita e torna mais eficientes: o processamento, a transmissão e o armazenamento de informações, o que
contribui para o acréscimo de qualidade da rotina laboratorial e de cada análise realizada.
• Controle de pendências de coleta de materiais.

Veja também: Interfaceamento.

 299
11.3 Fluxo Macro de um Laboratório

1. Paciente é atendido na recepção (é realizada a impressão de etiqueta);

2. Paciente é encaminhado à sala de coleta (coleta de exames é realizada, e tubos de coleta são etiquetados);
3. Faturamento (sistema gera fatura para convênio ou caixa);
4. Exame é encaminhado para a Área Técnica (materiais para análise);
5. Depois de analisado, exame é laudado;
6. Exame volta para recepção (entrega de exames ao paciente).

Para o funcionamento do processo, o sistema deve ter os seguintes itens cadastrados:

Amostras (material: sangue, urina, etc.), tempo de amostras e qualificação de amostras;

Tubo de Coleta (local onde a amostra fica armazenada);

Status de Coleta (é o controle do sistema que indica como tratar o procedimento em relação aos impressos do
laboratório);

Reagente (não influencia dentro do sistema, não faz controle de qualidade do reagente/equipamento);

Método (que os equipamentos utilizam);

Mapa de Trabalho (usado para digitação de laudos e rastreabilidade das amostras).

 300

A responsabilidade pelo cadastro é sempre do cliente! O consultor deve orientar os primeiros cadastros,
e, depois, o cliente deve parametrizar o sistema com os dados de sua empresa.

Siga a ordem estabelecida acima na hora de parametrizar o sistema.

11.4 Agenda - Cadastros e Configurações

Veja os cadastros que precisam ser feitos para o módulo Agenda funcionar.

o Equipamentos - CC Agenda
o Preferências de Agendamento - CC Agenda
o Grupos de Livros - CC Agenda
o Feriados - CC Agenda
o Períodos de Atendimento - CC Agenda
o Complementos da Agenda - CC Agenda
o Classificações de Agendamento - CC Agenda
o Apelidos de Médicos - CC Agenda
o Restrições do Médico - CC Agenda
o Tempo de Execução - CC Agenda
o Motivo de Desistência - CC Agenda
o Limite de Convênios - CC Agenda
o Procedimentos em Etapas - CC Agenda
o Regras de Restrição - CC Agenda
o Configurações Diversas do Agenda
o Configurações de Layout de Preparo do Exame e Protocolo de Agendamento - CC Agenda

11.4.1 Equipamentos - CC Agenda

Acesso: Cadastros e Configurações > Cadastros > Agenda > Equipamentos.

Os equipamentos são os tomógrafos, ultrassons e outros aparelhos utilizados para realização de exames na
empresa. Ao cadastrar um equipamento, devemos vincular os procedimentos realizados neste aparelho.

É importante mencionar que, se o equipamento estiver vinculado a um intervalo, o sistema permitirá

agendar apenas os procedimentos que o equipamento realiza, mesmo que a agenda permita agendar outros
exames.

Na tela inicial, clique em Inserir.

 301

Preencha o nome do equipamento e informe se o equipamento está ativo. Defina a limitação de peso máximo e
mínimo. Caso não haja, deixe a opção Possui limitação de peso desabilitada e clique em Salvar.

A informação da limitação de peso é utilizada para alertar o usuário caso ele tente agendar um paciente em
um intervalo que possui o equipamento, e o peso além do limite suportado.

Na tela inicial, Equipamentos, selecione o equipamento cadastrado e clique no botão Proced. e depois
em Inserir, para vincular os procedimentos executados no equipamento. Após vincular o procedimento, clique
no botão Tempo e informe o tempo de execução deste procedimento. Para concluir, clique em Salvar.
 302

A configuração do tempo serve para calcular a quantidade de intervalos de horários necessários na

agenda para atender o paciente. Ex: Se o equipamento demora 30 minutos para realizar o exame, e o intervalo
for de 15 minutos, o sistema perguntará se o usuário deseja duplicar o agendamento. Isso se aplica ao tempo de
realização por procedimento, médico e equipamento. Caso haja algum exame vinculado ao equipamento, além
de usar o tempo do equipamento como padrão, o sistema trará, na agenda, apenas os exames vinculados ao
equipamento. Se os três níveis de tempo forem cadastrados, o sistema segue a ordem de prioridade:
Equipamento > Médico > Procedimento.

Essa opção também pode ser acessada em: Agenda > Cadastros > Equipamentos.

11.4.2 Preferências de Agendamento - CC Agenda

Acesso: Cadastros e Configurações > Cadastros > Agenda > Preferências de Agendamento.

Utilizamos as preferências de agendamento quando determinado médico, por exemplo, só atender

mulheres. Desta forma, devemos cadastrar esta preferência e depois vincular ao livro no
módulo Agenda. Quando há restrição do tipo "sexo = F" ou "idade < 10", o sistema exibe um alerta no final do
agendamento perguntando se você deseja continuar sabendo que o paciente não preenche os requisitos.

Clique em Inserir para adicionar uma preferência.

Informe a descrição e o sexo permitido. Para definir as condições de idade, clique nos
campos Operação ou Anos e pressione Insert no teclado. (Para excluir, clique no campo e
pressione Ctrl+Del.). Para concluir, clique em Salvar. Clicando no botão Exames e depois em Inserir, é
possível definir para quais procedimentos podemos definir as preferências de agendamento.
 303

É possível configurar a restrição por procedimento de sexo e peso não apenas para alertar o usuário, mas
também para barrar o agendamento do exame.

Essa opção também pode ser acessada em: Agenda > Cadastros > Preferências de Agendamento.

11.4.3 Grupos de Livros - CC Agenda

Acesso: Cadastros e Configurações > Cadastros > Agenda > Grupos de Livros.

Os grupos de livros servem como filtros através das agendas visual e global. Eles são utilizados para uma
melhor organização da instituição. Os livros são, geralmente, cadastrados no Agenda.
 304
Na tela Grupos de Livros, clique em Inserir.

Preencha a descrição e a unidade do grupo e clique em Salvar.

Na tela Grupos de Livros, selecione o grupo cadastrado e clique no botão Livros. Defina se os livros a serem
vinculados ao grupo podem ser de qualquer unidade ou apenas da unidade do grupo. Em seguida, clique no
botão Inserir.
 305

Selecione os livros pertencentes ao grupo através das setas: simples (envia apenas um registro) ou dupla (envia
todos os itens para a área Itens Selecionados). Para finalizar, clique em Ok e depois em Fechar.

Essa opção também pode ser acessada em: Agenda > Cadastros > Grupos de Livros.

11.4.4 Feriados - CC Agenda

Acesso: Cadastros e Configurações > Cadastros > Agenda > Feriados.

Os cadastros de feriados podem ser configurados de forma geral, ou seja, para todas as unidades ou para
unidades específicas. Ao cadastrar feriados, a agenda fica bloqueada, não sendo possível realizar
agendamentos.
 306

Além da agenda, o cadastro de feriados é utilizado para o cálculo da data de entrega de um resultado/laudo,
junto com a configuração do cadastro de procedimentos sobre a rotina do exame (sábados, domingos e
feriados).

Para inserir feriados gerais, basta clicar em Inserir e preencher as informações. Depois, clique em Salvar.
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Para inserir feriados por unidade, clique no botão Unidades. Selecione a unidade para a qual o feriado deve ser
atribuído. Digite a descrição, o dia e o mês. Para finalizar, clique em Salvar.

Essa opção também pode ser acessada em: Agenda > Cadastros > Feriados.