75

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Jcirfcrus(sc.
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mDULD|E
Seoretariado
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OprofssionaldeSecrelariadolenuninporlanlepapelnogerencianenlodainfor
nacaonaenpresa,produzindo,organizando,selecionando,fllrandoefornecendo
infornacoes,alravesdosdiversosneiosexislenles.
Vocjpensoucomoeraavidadaspessoasnassociedades
anteriores,emquenohaviafax,e-maiI,mensagemdetexto
peIoceIuIar,comunicaoporviadigitaI?
JrehetiucomoasuavidaimpactadapeIaveIocidadede
circuIaodeinformaes?
lncandoaconversa
Dorolea e Pedro eslao de nudanca para sua
casa propria! O joven casal esla nuilo feliz,
pois e a realizacao de un sonho e frulo de
nuilo esforco. Conbinaran a nudanca con
osr.Josefno,donodeuncaninhaodefrele,
eacordarancedinhoparacuidardeludo.
Eaprineiranudancaqueosdoisfazenencon
junlo.Deixaranludoparaaullinahora,foiuncorrecorre!Osdoisaindafechavan
caixasquandoosr.Josefnobaleuaporla.Unanigoveioajudareesvaziouasga
velasdoescrilorioenunacaixa,nassennuilaorden,poisapressaeragrande:
osr.Josefnocobraporhora!
Dorolea e Pedro enbalaran diversas coisas sen nuilo crilerio. As roupas dos
dois eslavan nisluradas nas nesnas nalas. Esqueceran de esvaziar a gavela
defolografase,quandodescobriranisso,liveranquedislribuilasnospequenos
espacosquesobrarannascaixasaindaaberlas.Algunasfolosseespalharanno
neiodaconfusao.
Tanbendeixaranparasepararnacasanovaascoisasquenaoianquerernais,
principalnenle o que eslava no escrilorio: correspondncias, docunenlos, CDs
conarquivosdiversos.Alendisso,ennuilascaixaselesacabarannaocolando
eliquelasqueinfornassenoconleudo,nenenqualconododonovoaparlanen
lodeveriansercolocadas.
77
AGDRACDmVDC
nagineconoseraaarrunacaodonovolardeDoroleaePedro.Haalgoquepode
rianlerfeiloparafacililarolrabalho?Conoelesdevenarrunarascoisasnanova
casa,paraorganizarapropriavida?
FegislresuasideiasnobIocodenotas.Enseguida,prossigaaleilura.
Ouandoanudancafoidescarregadananovacasa,Doro
leaePedroperceberanconoaconfusaoeragrande.
ao sabian por onde conecar. Os dois se deran
conla de que nuilas coisas ja eslavan desorgani
zadasnacasaanliga:papeis,folos,DVDs,CDsde
nusica,CDsconarquivosdoconpulador...
Ouando o sr. Josefno percebeu a aHicao dos dois,
noslrousepronloparacolaborar:
-Eujavibaguncasnaioresqueesla!aolenhonais
nenhunfrelehoje,enlaovouajudarvocs!Fiquen
lranqilos:naovoucobrar,nao!-disse,sorrindo.
Junloconocasal,osr.Josefnofezunplanodearrunacaodacasa.Prineiro,or
ganizaranolrabalho,separandooquedeviaserfeiloinedialanenledascoisasque
podianserresolvidasconnaislenpoecalna.Vejaoquenaiselesdecidiran:
Organizarosnoveiseaeslrulurabasicaparaofuncionanenlodacasa.
Colocarlodasascaixaseliqueladasnosrespeclivosconodos.
Feunirlodasascaixasseneliquelaenununicolocal.Abrilas,separando
seuconleudoporconodoeporassunlo.
Separarascoisasquedeverianserdescarladasdascoisas
boasparadoar.
Colocarlodasasfolografasenunacaixa,paranaislarde
classifcalas.
Separarospapeisporfuncaoedepoisorganizalosenpaslas,
enunaordenlogica.
OrganizarosCDs,separandoprogranas,nusicasedocunenloselelronicos.
OrganizarosDVDsporlipodeflne.
PedroeDoroleafcaraninensanenlegralosaosr.Josefno.Enlenderanqueen
unaresidncianaoexislensonenlenoveis,ulensiliosdoneslicos,roupas,coni
da...Todacasaerepleladeinfornacoesassociadasaessascoisas,quedevenser
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Oestodainfornaoo
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Seoretariado
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organizadasconcuidado,naosoparafacililaravidadelodonundo,nasparaque
ahisloriadafaniliaeslejabenguardadaparaasgeracoesquevieren.
Comoasempresasorganizamasinformaesquechegamtodos
osdias:correspondncias,e-maiIs,teIefonemas,cartesde
visitas,contratos,seguros,compromissos?
OuaIopapeIdosecretrioaotrabaIharcomtodasessas
informaes?
Pordentrodotema
Nesta entrevista a uma
revista especializada,
Luclia Arajo, secretria
de uma empresa de mdio
porte, fala sobre o dia-a-dia
da prosso.
Revista: Com que tipos de in-
Iormacovoclidanodia-a-dia
desecretaria?
Luclia:Eucontroloalogisticade
viagensedeslocamentodosdire-
toressolicitoapassagemaerea,
reservoohotel,Iacoopedidode
reembolso (viagens, almocos de
negocioetaxis).Tambemsoures-
ponsavelpelaagendadadiretoria
agendoeIacoocontroledereu-
nies,eventos,videoconIerncias,
entre outras coisas. Alem disso,
providencio pagamentos diversos
esupervisionoomotoristadadi-
retoria. ~Organizo as informa-
esdaformamaisprticaque
eu posso, para que seja muito
fcilencontraroquepreciso.
Revista: Como voc organiza
essasinIormaces?
Luclia: Arquivo tudo em pas-
tassuspensasecolocoetiquetas
inIormando o assunto de cada
pasta. Organizo os contatos da
empresa em uma agenda inIor-
matizada,quemantenhosempre
atualizada e com os principais
dados de cada pessoa: nome
completo, teleIone, celular, en-
dereco,nomedaempresa,nome
dasecretariaee-mail.
Revista:Oquevocachamais
importanteparaagestodain-
Iormaco?
Luclia:Seraltamenteorganizada
e disciplinada. Nunca digo 'no
sei quando me pedem alguma
inIormacocomaqualeuiatenha
lidado. ~No basta ser apenas
uma boa secretria; preciso
serumagentefacilitador.
Revista: Que dicas praticas voc
dariasobregestodainIormaco
paraosprofssionaisqueestoco-
mecandoemumnovoemprego?
Luclia: Tenho algumas dicas
basicas.Vamosla!
1.Conheca o negocio da em-
presaeossegmentosemque
elaatua.
2.Mantenha a agenda organi-
zada e anote tudo o que Ior
solicitado. No confe ape-
nasnasuamemoria.
3. Anotetodososrecadosepas-
se imediatamente para a
agenda de contatos os dados
dapessoaqueentrouemcon-
tato,paraumbreveretorno.
4. Mantenha o arquivo sempre
emdia.
5. Esteiasempreabertaaapren-
dernovastecnologiaseIormas
deorganizarasinIormaces.
6. Tenhaumbomrelacionamen-
tocomtodososcolaboradores.
Nunca deixe um assunto
importante para depois.
melhor resolv-lo
imediatamente.
Vidadesecretria:entrevistacomLucliaArajo
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Aimportnciadagestodainformao
Com o que viu at agora neste captuIo, dehna o que
entendeporgestodainformao.Escrevaadehnio
noseubIocodenotas.Depois,continueaIeituraecon-
hraoentendimentoquevoctevesobreotema.
Gestodainformaoeaadninislracao,coordenacaoegerencia
nenlodainfornacao.Oobjelivodessaalividadeelornarainfornacao
disponivelaopublicoalvocorrelo,dafornanaisadequada.
Todainfornacao,regislradaporqualquerneio,geraundocumento.
Enunaenpresa,ofundanenlalnageslaodainfornacaoedefnire
inplanlarunanelodologiaquegaranlaqueasinfornacoessejando
cunenladasequeessesdocunenlossejandisponibilizadosaosfun
cionarios. E inporlanle lenbrar que e preciso defnir as pernissoes
deacesso,deacordoconaulilidadedainfornacaoparaaslarefasdo
funcionarioeconograudeconfdencialidadedaquelainfornacao.
Oquedocumento7
Aofalarendocunenlo,alendnciae
pensar en papeis, cono un conlralo
delrabalhoouacarleiradeidenlidade.
averdade,docunenloelodolipode
infornacaoqueeslaregislradadealgu
na naneira: folders, folos, carlas, re
ceilasnedicas,planilhas...Tudoissoe
docunenlo!Osdocunenlospodenserregislradosnosnaisdiversos
liposdesuporte.
Vocjaparouparapensarconoainfornacaoeinporlan
leparaaenpresa?Equedocunenlaressasinfornacoes
e algo fundanenlal? naginese na seguinle siluacao
conoprofssionaldeSecrelariado:noseuprineirodia
de lrabalho, o seu chefe passa para voc a larefa
deorganizarunareuniao,nasnaoinfornaenque
localvaiaconlecer,nenquensaoosparlicipanles,
nenonolivodoenconlro.Ouanlolenpolevariapara
vocobleressasinfornacoes?
Suportee!odo
na!eria|!|sicosobre
oqua|asin!ornacoes
sodocunen!adas.
pape|,!|ne,
!!anagne!ica,
p|as!ico,e!c.
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Oestodainfornaoo
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Agorainagineconoseriaessanesnalarefaseoseuchefepassasseparavoc
(ouvocconseguisseconeleapauladareuniaoeunchecklislconasprovidn
ciasnecessarias.Serianuilodiferenle,naoenesno?
Paraqueservemosdocumentos7
Osdocunenloslninunerasulilidades.Vejaalgunas:
Orienlarosfuncionariosnoexerciciodesuasfuncoes.
Conprovarservicos,acordos,faloserealizacoes.
Pronoveroudivulgarproduloseservicosparaosclienles.
Fegislraroqueunainsliluicaofazeconooseulrabalhoeorganizado.
Fegislrarahisloriadainsliluicaoeseusplanosparaofuluro.
ApoiodatecnoIogianagestodainformao
Pense:conopodenoslirarproveilodaslecnologiasqueco
locan a nossa disposicao un volune cada vez naior de
infornacoes?
Anlesdeconsiderarousodequaisquerrecursoslec
nologicos,enecessarioplanejar.Assolucoesdeven
eslardeacordoconoqueaorganizacaoprecisa,res
peilando a sua rolina e o orcanenlo disponivel: ad
quiriroqueerealnenleinporlanleequeserausado.
Oidealequeaenpresaenconlreunequilibrioenlre
o uso da lecnologia, para se nanler conpeliliva, e o
riscodefcarullrapassada.
Vejaaseguirconoalecnologiaeusadanageslaoda
infornacaonasenpresas.
Intranet
Tralasedeunaredeinlerna,conaspeclodein
lernel,aqualsonenleosnenbrosdaenpresa
lnacesso.ainlranelepossiveldisponibilizar
docunenloseinfornacoesdeinleressedosfun
cionarios,facililandoolrabalhodelodos.Ouan
dobengerenciadaealualizadaregularnenle,e
uninporlanleinslrunenlodeconparlilhanen
lodeinfornacoes.
2QTSWGXQEq
EQORTQWWOCCIGPFC
GNGVTzPKEC!8QEqPlQVGO
EQORWVCFQT
2QTSWG
oEJKSWG
29
83
Servidordearquivos
Enpoucaspalavras,podesedizerqueoservidoreunconpulador
queexeculaeconlrolaaslarefassoliciladaspelosusuariosalravesde
seusconpuladores.Eealgolaonaluralqueousuarionenpercebe
que isso esla aconlecendo! O servidor de arquivos faz con que a
geslaodainfornacaodosdocunenloselelronicossejafeiladeforna
seguraeefcienle,evilaaperdadedocunenlosefacililaoconparli
lhanenlodasinfornacoes,enlreoulrasalribuicoes.
ERP
Ossislenasinlegradosdegeslao,ouEFP(EnlerpriseFesourcePlan
ning,lnsidonuiloulilizadospelasgrandesenpresas.Saosislenas
genericos capazes de inlegrar lodas as infornacoes que Huen pela
enpresa,arnazenandoasenunsolugar.
MicrohImagem
Exislenlanbensislenasdedocunenlacaoquefacililanogerencia
nenlodedados.Porexenplo,anicroflnagen:osdocunenlossao
preservadosporneiodeprocessofolografco.oBrasilenonundo
exislenleisqueregulanenlanoprocessodenicroflnagen,deler
ninandoqueundocunenlonicroflnadopossuionesnovalorlegal
dooriginal.
Essalecnologiareduzovoluneocupadodosarquivosfisicos,propor
cionandoacessoefcienle,rapidoeseguroasinfornacoesarquivadas.
Onicroflnepodeserdigilalizado,paradislribuicaoalravesdainler
nel,eserarnazenadoparaconsulla.
Eulilizadoporbancos,Coverno,conercio,induslriaelc.,visandoare
ducaodecusloseapreservacaodedocunenlos,alendosbeneficios
jacilados.
Entendaoquegestodoconhecimento
En nossa vida, acunulanos conhe
cinenlo,quefcaarnazenadodenlro
denos.Aquiloqueaprendenosdes
de o nosso nascinenlo ale os dias
aluais, nossas experincias, os lra
balhosquerealizanos:ludoissonos
perlence.Esseeochanadoconhe-
cimentotcito.Elenaoeslaparado
OmicrohIme
eareproduco
ex!renanen!e
reduzidadeun
docunen!o.Tenvida
u!i|acinade!20anos,
se!ordevidanen!e
arnazenadoen
anbien!ec|ina!izado.
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lanofundodanenoria:podenosnobilizaloalodahora,conforneo
queprecisanosfazer,dizer,pensar,criar.
AsempresasdehoieImograhdedesaIodeIrahsIormaresseco-
hhecimehIoIciIoemconhecimentoeplicito,ouseia:documeh-
Iar,hamedidadopossvel,ihIormaesperIihehIesaoIrabalhoque
esIo"guardadasdehIrodaspessoas".Poreemplo:seumapessoa
ehcohIrouumaIormaderealizarreuhiesobieIivaseeIcazes,para
queIcarreihvehIahdoaroda?ElapoderedigiresseprocedimehIo,e
elepodesercohhecidoedissemihadohaorgahizao.
Assin,quandounapessoadeixaunaorganizacao,oconhecinenlo
nao vai enbora junlo con ela, pois ja foi parlilhado con os oulros,
alravesdosdocunenlosedalrocadeinfornacoesfeilaeregislrada
pessoalnenle. As infornacoes deixan de perlencer a apenas una
pessoa,parafazerparledopalrinonioinleleclualdaorganizacao.
Fazendoeaprendendo
naginequevocfoiconlraladoconosecrelariodosr.Celso,direlor
devendasdeunaenpresadebrindesdenedioporle.Elesabeno
livar sua equipe e criar acoes de vendas para nolivar seus clienles.
Enlrelanlo,organizacaonaoesuanelhorqualidadee,apesardelraba
lharhacincoanosnessaenpresa,elenuncaleveunsecrelario.
AnaliseassiluacoesabaixoedepoisregislrenoseubIocodenotas
quaisserianassuasacoesencadaunadelas.Enseguida,confra
conasugeslaoderesposlaapresenladanofnaldolivro.
Situao 1. Cartes de visita - Eslao lodos junlos en una caixa:
carloesdeclienles,fornecedores,concorrenles,anigos.uiloscon
lalosdoscarloesnaoeslaoregislradosnalisladeconlalosdoconpu
ladorevocnaosabequaissao.Voclanbennaolenideiaseesses
carloessaorecenlesouanligos.
Situao2.CatIogosdevendas-Hanuiloscalalogosnaeslanle,
sendoquevariossaodascolecoesanleriores,daepocaenqueosr.
Celsoenlrounaenpresa.Exislencercadedezcopiasdecadaano.
Gestodo
conhecimentoeo
processoqueadninis!ra
oconhecinen!o!aci!o
eoconhecinen!o
exp||ci!oden!rodas
organizacoes.
s!ade!nicono
esgo!aoconcei!o,
queeconp|exo.
Oue!a|pesquisar
sobreisso?
88
Hacalalogosdanifcadosnisluradosconbons,dacolecaoalual.
Situao3.Papis-Osr.Celsoorganizaseuspapeissobreanesaenunacai
xadeenlrada(docunenlosqueprecisanseranalisadoseunacaixadesaida
(docunenlosquejareceberanodevidoandanenlooudevenserdescarlados.A
pilhadepapeisencadacaixaegrandeehalodolipodedocunenlo:carlas,nolas
fscais,aprovacoesdeorcanenlo,conlasdeaguaeluzdacasadele.
AvaIeseuconhecmento
Exisleunagrandepreocupacaoconageslaodosarquivoselelronicos,desdea
suaavaliacao,classifcacao,arquivanenloepreservacao.Osdocunenloselelroni
cosselornaranundesafonasorganizacoesdehoje,porque:
Ossuporlesfcanullrapassados-osdisqueles,porexenplo.
Osdocunenlospodenseralleradosporqualquerpessoa,sendodificil
conlrolaralleracoesindevidaseidenlifcacaododocunenlooriginal.
Exislenespecialislasdevariasareas,conoarquivologiaelecnologiada
infornacao,queesludanlecnicasparadaraodocunenloelelronicoa
qualidadedeveridico,doponlodevislalegal.
Pesquisenaissobreoassunlonainlernel,livros,revislaseconconhecidos.Pen
senasaliludesquevocpodelonarparafazerunaboageslaodosdocunenlos
elelronicos.UlilizeobIocodenotaspararegislrarsuasdescoberlas.
VaIesaber
Oprograna5SfoiconcebidoporKaorushikawa,en
1950,noJapao.Eraunnonenlodificilparaopais,
logodepoisdaderrolanaSegundaCuerraundial.
Oprogranafoidesenvolvidoconoobjelivodelrans
fornaroanbienledasorganizacoeseaaliludedas
pessoas,nelhorandoaqualidadedevidadosfuncio
narios,dininuindodesperdicios,reduzindocuslose
aunenlandoaprodulividadedasinsliluicoes.
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Onone5Svendasiniciaisdascincopalavrasjaponesasquesinlelizanascinco
dinensoesdoprograna:
Seiri Descarte Separaronecessariododesnecessario.
Seiton Arrumao Colocarcadacoisaenseudevidolugar.
Seisso Limpeza Linparecuidardoanbienledelrabalho.
Seiketsu Sade Tornarsaudaveloanbienledelrabalho.
Shitsuke DiscipIina
TornarrolinaaaplicacaodosSanlerioresedesenvolver
padroesparaqueissosejapossivel.
Leianaissobreoprograna5Sdeconlroledequalidadeeprocureinplenenlalo
ao gerir arquivos e infornacoes. ais do que isso: leveo para a sua vida. Con
cerleza,alenavidapessoalvocpodesebenefciardessenelodo,alehojenuilo
usadoengrandesenpresas.
Dquevempora...
Osdocunenlospodenserregislradosnosnaisdiversossuporles,laisconofo
los, flas, CDs, DVDs, arquivos elelronicos, objelos lridinensionais, papel, flne,
nicroflneelanlosoulros.
Paraorganizardocunenlos,oprineiropassoelerunbonsensodeordenacaoe
unbonnelododelrabalho.ssofacililalanloalarefadeorganizarconoabusca
dasinfornacoesporqualquerpessoa.Enlrelanlo,unbonsecrelarionaopodelra
balharapenaspelofaro,elelenqueconhecereulilizaraslecnicasexislenles.
oproxinocapilulo,vocvaiconheceralgunaslecnicasdearquivanenlodedo
cunenlos.Vocveraquepodeulilizaresseconhecinenlonaosoenseulraba
lho,naslanbenensuacasaounasinsliluicoesdequeparlicipa,conoclube,
igreja,OC.
85
lntertextos
Sl TES
BibVirt-BibIiotecaVirtuaIdoEstudantedaLnguaPortuguesa
hllp://www.bibvirl.fuluro.usp.br/index.php
Eunprojelodesenvolvidoparaoferecerrecursoseducacionaisaosesludanlese
professoresdelodososniveisdeensino.Vocpodeparlicipardesseprojelolraba
lhandoconovolunlario:divulgando,digilalizandolivros,enviandonalerialproprio,
enlreoulrosneios.
MuseudaPessoa-hllp://www.nuseudapessoa.con.br
Esle porlal e un nuseu virlual de hislorias de vida, no qual pessoas celebres e
anoninasregislransuashisloriasalravesdelexlos,folosougravacoesenaudio
evideos.
CDNTD
"AbibIiotecadeBabeI",Fices,deJorgeLuisBorges,EdiloraClobo,2001.
oconlo,JorgeLuisBorges(escrilorargenlino,13991936descreveunabiblio
lecainfnila,naqualseenconlranlodososlexlosjaescriloseosqueaindaserao
redigidos.Enlrelanlo,essefanlaslicoconleudolenuninconvenienle:naoepos
siveldislinguirunagrandeobradelexlosincorrelosealenalescrilos.
ononenloenqueoaulorescreveuolexlo,ainlernelaindanaoexislia.as
hojeesseconloparecevisionario,afnalainlernellenbraennuiloessavaslabi
bliolecacheiadearnadilhas.Valeapenaleressaobraprinaerelacionalacono
quevocesludouneslecapilulo.
Ll VRD
Gestoestratgicadeinformao,dearceloCoslaSiqueira,EdiloraBrasporl,
2005.
Eunlivrosobreconhecinenloeinfornacao.Apresenlaasprincipaislendncias
enpresariais,conexenplosdecasosreais.Aofazersualeilura,vocpoderaapro
fundarosconceilosdegeslaoeslralegicadainfornacaoedoconhecinenlo.
CAPlTULD|5
Oestodainfornaoo
mDULD|E
Seoretariado
88
GIossro
ArquivoIogia
Tanbenconhecidaconoarquivislica,eadisciplinaquelenporobjelodeesludo
conheceranalurezadosarquivosedasleorias,nelodoselecnicasaseren
observadosnasuaconsliluicao,organizacao,desenvolvinenloeulilizacao.
CheckIist
Eslapalavrainglesapodeserlraduzidaconolisladeconferncia.Tralasede
unalisladeludooquedeveserfeiloendelerninadolrabalho.
Logstica
osenlidousadoneslelexlo,eoconjunlodosneiosedosnelodosrelalivosa
organizacaodeservicos,viagens,evenlos,enpresaselc.
Pautadereunio
Foleirodeunareuniao:assunlosqueseraolralados,local,horario,parlicipanles.
OquevocestudounestecaptuIo:
s |uccrtJrtisJscc:tscJsirfcrus(sc.
s 0ctnucrtc:.tcrtcitc:.
s /tctrc|cciscscc:tscJsirfcrus(sc.