CONTROLE DE DOCUMENTOS

Data Revisão Histórico Emitente Aprovador

12/06/08 00 Implantação Diretoria

Quando deve Quem pode Que EPIs

O que fazer? Recomendações
fazer? fazer? deve usar?
1.Elaborar documentos Sempre que Gerentes, - Nos procedimentos, descrições de
requeridos pelo Sistema necessário Coordenadores e função e manual da qualidade,
de Gestão da Representante da devem constar:
Qualidade. Direção.
 Título;
 Controle da Revisão (Data, N°,
Histórico, Nomes do Emitente e
do Aprovador);
 Codificação do documento,
quando houver;
 nº da página/nº de páginas.

A rotina dos procedimentos deve

ser apresentada na forma de
tabela, com os seguintes campos:
 O que fazer: ação a ser tomada;
 Quando deve fazer: momento ou
freqüência requerida à ação;
 Quem pode fazer: posição de
trabalho responsável pela ação;
 Que EPI’s deve usar:
equipamentos de proteção
individual requerido à atividade,
quando pertinente;
 Recomendações: observações
que são importantes ao fiel
cumprimento da ação
estabelecida.

Os procedimentos devem ser

codificados da seguinte forma:
 “PF XXX.YY”, onde:
 PF: Procedimento Federal
Distribuidora;
 XXX: Requisito ISO 9001 que se
relaciona com o documento;
 YY: Número seqüencial do
documento no universo do
requisito.

Ex: PF 424.01 – Primeiro

procedimento elaborado para
atender ao requisito 4.2.4 da norma
ISO 9001:2000.

A Política de Gestão da Qualidade

deve apresentar data e assinatura
da direção.

2.Aprovar os documentos Após a Diretoria - Sempre que houver atualização de

requeridos pelo Sistema elaboração versão, a Diretoria deve reaprovar
de Gestão da os documentos.
Qualidade, a partir da
análise da sua
adequação à
organização.

PF 423.01 No Revisão: 00 Data: 12.06.08 Aprovação: Pág. 1/3

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O que fazer? Recomendações
fazer? fazer? deve usar?
3.Analisar criticamente os Sempre que Gerentes, - Após serem atualizados, os
documentos do Sistema necessário, e no Coordenadores e documentos devem ser submetidos
de Gestão da máximo, a cada Representante da à Diretoria para reaprovação, e em
Qualidade, e atualizar dois anos. Direção. seguida encaminhados ao
sua versão. Representante da Direção, para
que sejam disponibilizados nos
locais de uso.
4.Identificar as 03 últimas Sempre que Gerentes, - -
revisões do manual da houver revisão Coordenadores e
qualidade, descrições Representante da
de função e Direção.
procedimentos, no
campo “Histórico”,
descrevendo, de forma
resumida, o que foi
alterado.
5.Identificar a revisão Sempre Gerentes, - -
atual do manual da Coordenadores e
qualidade, descrições Representante da
de função e Direção.
procedimentos no
campo “Revisão”, no
rodapé.
6.Disponibilizar as Sempre Representante da - O RF 423.01 - Lista Mestra de
versões pertinentes dos Direção Documentos deve apresentar a
documentos aplicáveis, versão atual dos documentos, os
nos locais onde são quais serão disponibilizados em
executadas operações meio eletrônico.
essenciais ao
funcionamento efetivo Apenas o Representante da
do sistema. Direção terá acesso à alteração e
impressão dos documentos em
meio eletrônico.

Os documentos de origem externa

serão identificados através do
nome do diretório onde estão
disponibilizados. Quando em meio
físico, devem ser carimbados como
“DOCUMENTO EXTERNO”.
7.Distribuir documentos Quando não for Representante da - Quando da distribuição de
em meio físico, nos possível Direção documentos, devem ser emitidas
locais onde são disponibilizá-los duas vias do registro RF 423.02 -
executadas operações em meio Controle de Distribuição de
que necessitem eletrônico Documentos, onde uma via deve
consulta. ficar com o Representante da
Direção, e a outra na área
pertinente.

Devem ser distribuídas fotocópias

e/ou reproduções dos documentos,
carimbados com “CÓPIA
CONTROLADA” e, também,
quando for o caso, “DOCUMENTO
EXTERNO”.

PF 423.01 No Revisão: 00 Data: 12.06.08 Aprovação: Pág. 2/3

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Quando deve Quem pode Que EPIs

O que fazer? Recomendações
fazer? fazer? deve usar?
8.Identificar documentos Sempre Representante da - Documentos obsoletos, guardados
obsoletos, arquivados Direção por questões estratégicas devem
por questões legais ser armazenados no arquivo morto,
e/ou estratégicas, com em condições adequadas, de forma
carimbo CANCELADO. a garantir a pronta recuperação.
9.Analisar criticamente A cada Responsável pela - Evidenciar a análise critica no RF
quanto à necessidade elaboração e/ou elaboração e/ou 622.03 - Análise Crítica da
de realização de revisão de revisão de Necessidade de Treinamento,
treinamento. procedimentos, procedimentos, existente nos procedimentos,
descrições de descrições de descrições de função e manual da
função e manual função e manual qualidade.
da qualidade da qualidade
Pequenas alterações de conteúdo,
siglas de departamentos, de nomes
de empresas, etc, podem não
justificar a necessidade de
treinamento formal.

Registros da Qualidade

Tempo de
Identificação Armazenamento Proteção/Recuperação Descarte
Retenção
RF 423.01 – Lista Representante da Permanente
Pasta/Data Reciclagem
Mestra de Documentos Direção (última emissão)
1 via com o
Permanente
Representante da Pasta/Data Reciclagem
RF 423.02 - Controle (última emissão)
Direção
de Distribuição de
Documentos 1 via na pasta da Permanente
Pasta/Data Reciclagem
área (última emissão)

PF 423.01 No Revisão: 00 Data: 12.06.08 Aprovação: Pág. 3/3