Passo a passo - Concur

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Como acessar?
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1 Acesse o Site CONCUR: https://www.concursolutions.com/nui/signin

2 Informe a sua matrícula com 10 dígitos + @viavarejo.com.br e clique em “seguinte”

3 Clique em “Acessar com VIA VAREJO S.A”

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4 No cabeçalho, clique em “Solicitações” e na sequência clique no campo “Criar solicitação”

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5 No campo de “Politica de Solicitação” abra o filtro e clique no item “Adiantamentos”

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 No “nome da solicitação” informar: Café Black Friday

 Na “data de inicio” selecionar: 26/11/2021

 Na “data final” selecionar: 10/12/2021

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7 No campo de “ID do objeto de Custo” clique sobre o campo e encontre o centro de custo da
filial de origem do café
No campo “comentário” coloque a descrição do motivo da solicitação
Finalize clicando em “Criar”
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8 No campo “Despesas Esperadas” clique no filtro para abrir todas as contas contábeis e
selecione a conta: COFFEE - SAZONAIS

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9 Na “data do recibo” selecionar: 26/11/2021, com isso o sistema irá preencher
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automaticamente a
data da despesa considerando 15 dias, ou seja, quando deve encerrar a prestação de contas e
acertos.
Preencha o campo do “valor da transação” de acordo com o total do café, considerando os 2 dias
(26 e 27/11) sendo 7,49 por colaborador, conforme Politica de Despesas.
E no campo “duração” selecione “entre 4 e 7 horas” pois o sistema é habilitado conforme

26/11/2021
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9 .
No campo “quantidade de participantes” selecione a quantidade de colaboradores que irão estar
na loja nos dois dias do café da black (26 e 27/11)
IMPORTANTE: O orçamento disponível para cada loja esta atrelado ao quadro padrão, então
caso aconteça a solicitação maior que o quadro, o mesmo cairá para aprovação do Diretor e será
reprovado.

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10 Finalize clicando em “enviar solicitação” para que a despesa caia para a aprovação do gestor

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 Passo a passo - Concur
Como resolver os alertas? .

11 Para resolver esse tipo de alerta no momento do envio da despesa, clique em “detalhes da
solicitação” na sequência em “adicionar adiantamento” e finalize clicando em “enviar solicitação”

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 Passo a passo - Concur
12 Acompanhe o processo de aprovação do relatório, solicite para seu
. gestor aprovar a despesa.
Após aprovação o dinheiro irá cair na sua conta cadastrada em até 48h.

Status quando “Enviado” para aprovação do Gestor Status quando “Aprovado” pelo Gestor
 Passo a passo - Concur
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IMPORTANTE: Caso sua conta cadastrada no minha Via seja do tipo salário, é necessário realizar
alteração para uma conta corrente, independente do seu banco!

Qual caminho para atualizações/pendência de Conta bancária?

Service Now>Catálogo>Centro de Serviços Via >Finanças> Contas a Pagar>SAP Concur>Atualização de dados bancários
(Concur)
Passo a passo - Concur Importante: A lista de presença do café (Formulário) deve ser
digitalizada junto com .1 dos comprovantes, para que consigam
subir no anexo um único arquivo, já que não deve criar uma linha
1 apenas para essa lista, devido não possuir valor amarrado.

Já com todos os comprovantes da compra e a lista de presença assinada pelos

colaboradores digitalizados. Acesse o Concur e clique na solicitação do adiantamento

Café Black Friday

Passo a passo - Concur
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Clique em “criar relatório de despesas”

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Café Black Friday

TESTE

TESTE
Passo a passo - Concur
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Clique em “adicionar despesa” e selecione a conta “coffee – sazonais”

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 Passo a passo - Concur
4  Na “data do recibo” informar a data da compra (data do comprovante/cupom) .
 Cidade: Cidade da Filial
 Informar nome do fornecedor: Local da compra dos itens do café (EX: Mercado Extra)
 Tipo de pagamento: Dinheiro
 Valor: Conforme o valor da nota/comprovante. (Caso tenha mais de um comprovante, clique em “salvar despesa” e
realize o mesmo processo para cada nota/comprovante)
 Finalize anexando o comprovante e clique em “salvar despesa” Importante: A lista de presença do café
(Formulário) deve ser digitalizada junto
com 1 dos comprovantes, para que
consigam subir no anexo um único
arquivo, já que não deve criar uma linha
apenas para essa lista, devido não
possuir valor amarrado.
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 Passo a passo - Concur
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5 Caso o sistema aponte alertas no momento de enviar o relatório,

referente as datas, ajuste o cabeçalho do relatório. Clique em
“detalhes do relatório e depois em “cabeçalho do relatório”
Finalize clicando em “Enviar relatório”
Data Inicio: 26/11
Data final: Dia do envio do relatório (data/dia que estará
realizando o processo no sistema)

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Café Black Friday
Café Black Friday
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Acompanhe a aprovação do relatório até o status ficar de: “ENVIADO” ser alterado para:
“APROVADO”

Sendo assim, sua prestação de contas foi avaliada e encerrada/baixada no sistema.

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7 A orientação é que fosse realizado um único adiantamento para os 2 dias de café.

Porém, caso tenha feito 2 adiantamentos, clique em “Visualização”

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Café Black Friday

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Selecione o segundo adiantamento, clique em “adicionar ao relatório” e na sequência “fechar”

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Clique em “enviar relatório”

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Café Black Friday
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1 Para os casos que sobrou valor do adiantamento, o colaborador deve
. realizar o depósito na
conta da Via

No concur adicione o lançamento na conta de “devolução de adiantamento” clique em “adicionar

despesa” e na sequência “devolução de adiantamento”

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2  No campo “data” informar: Data do depósito (conforme comprovante
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de depósito)
 No campo “descrição” informar: Devolução de valor, do café da Black Friday
 No campo “valor” informar: Valor que foi devolvido via depósito
 No campo de “anexar imagem do recibo” anexe o comprovante de depósito e clique em
“salvar despesa”