MANUAL DE GESTÃO DE CAPEX

1. INTRODUÇÃO
1.1 O que é CAPEX?
CAPEX é a sigla da expressão inglesa Capital Expenditure (em português despesas
de capital ou investimentos em bens de capital), que significa o montante investido
por uma empresa na aquisição de bens de capital, que podem ser máquinas,
equipamentos, instalações, softwares etc.
Estes investimentos visam: 1) aumentar a capacidade produtiva da empresa; 2)
trazer retorno financeiro incremental para a empresa e/ou 3) manter o funcionamento
pleno das atividades da empresa em um determinado padrão.
De acordo com as normas de Contabilidade CPC 27 / IAS 16, uma despesa é
classificada como CAPEX quando atende aos seguintes requisitos: 1) espera-se que
tenha mais de um ano de vida útil; 2) valor de aquisição acima de R$ 1.200,00 (mil e
duzentos reais) – de acordo com a legislação fiscal brasileira lei 12.973/14; 3) retornar
para a empresa benefícios econômicos futuros atribuídos ao ativo; 4) o custo em
controlar este bem no ativo imobilizado não pode ser mais caro que seu valor de
aquisição.
Obrigatoriamente, as regras 1, 3 e 4 precisam ser respeitadas para que uma
despesa seja caracterizada como CAPEX. No entanto a regra número 2 pode ter
exceções.
Casos específicos, como por exemplo a compra em lote de um mesmo bem, com
as mesmas especificações técnicas e devido a quantidade, pode ser considerado como
CAPEX. Exemplo: compra de um lote de 100 cadeiras no valor unitário de R$ 500,00,
totalizando R$ 50.000,00 o lote. Neste caso, o valor unitário da cadeira não atende a
regra de valor mínimo para classificá-lo como ativo, mas como o lote representa um
valor significativo, e as outras 3 regras serem aplicáveis, podemos classificar como
CAPEX.
Demais casos que não atendam aos critérios mencionados, devem ser tratados
como OPEX.
Em caso de dúvidas quanto a elegibilidade para CAPEX, procure a Contabilidade.

1.2 Índices para Avaliação de Investimentos

Como forma de avaliar os investimentos, utilizamos os seguintes índices:
 VPL (Valor Presente Líquido): valor do fluxo de caixa descontado a uma
determinada taxa de atratividade / interesse ao investidor. Em outras palavras, quanto
o projeto traz de dinheiro para a empresa líquido do valor investido.
 TIR (Taxa Interna de Retorno): é a taxa de remuneração esperada para o projeto.
Importante que ela seja maior que a taxa de atratividade / interesse definida pelo
investidor.
 Payback: Prazo que levará para que o investimento se pague.

2. COMITÊS
Os comitês são reuniões mensais nas quais os projetos são aprovados / reprovados,
conforme as diretrizes estratégicas da empresa.
2.1 Priorização de projetos
Projetos que foram contemplados no orçamento tem prioridade sobre aqueles
que não foram. No entanto, podem surgir projetos que por algum motivo não foram
orçados, mas que a Companhia pode julgar necessários para o momento. Neste caso,
precisaremos postergar ou abandonar um ou mais projetos orçados (com aval do
Comitê) para que o total de investimento do ano não ultrapasse o orçamento
aprovado.
É importante o alinhamento entre as diretorias pois podem surgir situações que
um projeto não planejado de uma área gere a postergação/ abandono do projeto de
outra área. Idealmente esta discussão deve ocorrer antes dos Comitês. Desta maneira
a reunião mantém seu foco na apresentação dos projetos em si.
Ainda no tópico priorização, mas tratando de uma perspectiva interna dos
projetos, um ponto importante é: a solução ideal proposta no projeto é a melhor
opção para a Companhia? Conseguimos uma solução viável, diferente da ideal, que
ainda mitiga os riscos e entrega o resultado desejado? Por exemplo, precisamos de 3
máquinas para idealmente tratar uma inconformidade. Mas se comprarmos 2 e
reformarmos 1 máquina que já possuímos, tratamos o problema. Haverá um custo
mais baixo, mas em contrapartida a validade da solução é menor do que comprarmos
3 máquinas novas. Trazer este tipo de discussão para o Comitê é importante para
decidirmos juntos como priorizar o uso dos nossos recursos.
Os projetos não devem ser apresentados “pela metade” à Companhia. O
questionamento aqui é importante para discutirmos todas as possíveis soluções do
problema e o custo / benefício de cada uma delas. Com estas informações
conseguiremos tomar a melhor decisão.
2.2 Categorização dos projetos
Para ajudar o Comitê a discutir os projetos, estes são designados dentro de uma
das seguintes categorias:
2.2.1 Melhorias: traz algum retorno financeiro para a empresa, que pode ser
voltado a ganho de produtividade (aumento de capacidade produtiva), aumento de 3
lucratividade (aumento nas vendas, redução de custos, redução de OPEX, etc) ou
algum outro benefício econômico.
Um projeto classificado nesta categoria deve ter TIR igual ou maior que 20% e
VPL positivo.
Procure responder as seguintes questões* ao falar em retornos esperados para a
empresa:

 Se houver aumento de volume, está alinhado com a produção (capacidade

produtiva)? Está alinhado com a área comercial (temos mercado que absorve a
demanda)?

 Se houver redução de OPEX, de que forma será essa redução? Headcount,

serviço de terceiros, horas extras etc.

 É continuação de algum projeto iniciado no passado? Se positivo, já foi

realizado reappraisal?
*Estas perguntas são exemplos de questionamentos que devem ser feitos quando falamos nos retornos
esperados.

2.2.2 Continuidade: visa manter o funcionamento das atividades da empresa no

nível atual, tanto em bases operacionais quanto em bases administrativas. Pode ser a
troca de uma máquina / equipamento obsoleto, uma obra civil, etc.
Um projeto classificado nesta categoria deve ter VPL igual ou maior que zero.
Procure responder as seguintes questões* ao elaborar o projeto:

 Existe possibilidade de saving, como por exemplo, redução de serviços

contratados, redução de headcount e/ou horas extras etc.?

 Cost avoidance foi considerado no estudo?

*Estas perguntas são exemplos de questionamentos que devem ser feitos quando um projeto está em
fase de levantamento de informações.

2.2.3 SSMA: relacionado a normas e regulamentações de segurança e meio

ambiente, como por exemplo NR10, INEA etc.
Nesta categoria, um projeto pode ou não dar retorno financeiro. Sua finalidade é
mitigar algum risco iminente ou estar em compliance com a legislação vigente, além de
investimentos voltados a segurança e bem-estar dos colaboradores da empresa. De
qualquer forma, é sempre importante fazer o levantamento de potenciais economias
que os projetos podem gerar.
Procure responder as seguintes questões* ao elaborar o projeto:

 Desde quando estamos fora de compliance?

 Recebemos alguma fiscalização que nos obrigou ao atendimento da norma

imediatamente?
  Existe algum laudo indicando o que está fora de compliance?

 O que será realizado agora resolve o problema ou haverá continuação nos

próximos anos?

 A que tipo de multas / riscos estamos expostos?

*Estas perguntas são exemplos de questionamentos que devem ser feitos quando um projeto está
em fase de levantamento de informações.

2.2.4 Mandatório: relacionado a leis, normas técnicas, instruções normativas,

como no caso das legislações tributárias e trabalhistas.
Nesta categoria, um projeto pode ou não dar retorno financeiro. Sua finalidade é
estar em compliance com alguma destas normas. Assim como na classificação anterior,
é importante o exercício de procurar identificar potenciais economias que os projetos
podem gerar.
Procure responder as seguintes questões* ao elaborar o projeto:

 Qual o prazo para atendimento desta lei/norma/instrução normativa?

 A que tipo de multas / riscos estamos expostos?

 O que será realizado agora resolve o problema ou haverá continuação nos

próximos anos?
*Estas perguntas são exemplos de questionamentos que devem ser feitos quando um projeto está
em fase de levantamento de informações.

2.3 Pontos Importantes quanto à Categorização

Em todas as categorias acima e em suas análises de viabilidade econômica, é
importante exercitar todas as possibilidades de cost saving / avoidance que o projeto
pode trazer, além das alavancas tradicionais de adição de valor pelo investimento. Isto
pode ser, mas não se limitar a: redução de headcount, menos intervenções de
manutenção, eliminar serviços de terceiros, evitar multas, etc.

2.4 Prazo para Análise Econômica dos Projetos

Todos os projetos acima de R$ 500 mil serão analisados em 5 anos. Exceções
para prazos maiores devem ser tratadas e consentidas previamente com a área de
FP&A.

2.5 Projeto Submetido ao Comitê

 Para que um projeto seja submetido ao Comitê, ele deverá ter as seguintes
informações:
2.5.1 Justificativa do projeto: contextualizar como surgiu a necessidade do
projeto e o que é o projeto em si. Atente-se para responder as seguintes questões:
 Atende alguma exigência legal? Se a resposta for sim, mencionar qual é esta
exigência legal.
 É continuidade de algum projeto já desenvolvido no passado? Se a resposta for sim,
trazer o que já foi feito, o quanto já foi gasto, etc.
2.5.2 Eventuais limitações do projeto: existe alguma grande incerteza que não
conseguiremos tratar? Por exemplo, mudança de legislação, projetos muito longos
podem sofrer alterações nas estimativas de valores para os próximos anos. 2.5.3 Prazo:
mencione qual o prazo para conclusão do projeto.
2.5.4 Riscos em não realizar: o que pode acontecer se o projeto não for
aprovado? Deixaremos de mitigar algum risco?
2.5.5 Benefícios quantitativos: mencione os benefícios que podem ser
mensuráveis, como por exemplo, aumento de receita, redução de custo, redução de
horas extras, etc;
2.5.6 Benefícios qualitativos: mencione os benefícios que não podem ser
mensurados financeiramente, mas que são retornos importantes obtidos com o
projeto, como por exemplo: tecnologia de ponta, segurança das informações,
diferencial junto aos clientes, etc.
2.5.7 Detalhamento do valor solicitado: com o valor total do projeto em mãos, é
importante segregar em algumas categorias que ajudam a entender onde será
consumida a maior parte da verba. Por exemplo, no caso de obra civil, segregar em
mãode-obra e materiais. No caso de TI, segregar em contratação de serviços, compra
de licenças, compra de máquinas, etc.
2.5.8 Cronograma: considerando que o projeto será aprovado no comitê do mês
em questão, em quanto tempo o projeto estará implementado? O quanto mais
detalhado o cronograma estiver, melhor.
2.5.9 Premissas adotadas: tendo a resposta para todos os pontos anteriores,
quais as premissas foram adotadas neste estudo? Detalhe todas elas e deixe as
memorias de cálculos disponíveis.
Para a construção do racional CAPEX pode ser necessário envolver outras áreas a
fim de obter informações que não estão em poder da área solicitante. Esta troca
possibilita expandir os horizontes de análise e melhor mensuração da viabilidade
financeira de um projeto.
2.6 Envio das Documentações
Além da contextualização anterior, os projetos precisam ser submetidos a área
de FP&A nos seguintes prazos:

 Até 10º dia útil: análise do projeto pelo FP&A e questionamentos sobre o projeto /
material. Neste período, as áreas acionadas devem retornar com os complementos
solicitados;
 Até 5º dia útil: envio final da planilha de viabilidade econômica / apresentação e
materiais suporte; A apresentação deverá conter as seguintes informações:
o 1º slide: Contextualizar como surgiu o projeto (a partir de qual problema ou
necessidade), o que é o projeto, eventuais limitações do projeto (pontos que não serão
endereçados no momento) e prazo para execução.
o 2º slide: Opcional para figuras, fotos, gráficos, tabelas que julgue importante para
contextualizar o projeto. Utilize-o para contextualizar os benefícios (financeiros ou
qualitativos) em realizar o projeto, demonstrar a situação atual e a situação esperada
após implementação do projeto, etc. Caso não tenha necessidade, delete o slide.
o 3º slide: Mencione os benefícios qualitativos do projeto. Há um espaço destinado
para outros pontos importantes que o projeto tratará.
o 4º slide: Categoria do projeto (conforme mencionado anteriormente neste manual),
responsável pelo projeto, se está no plano ou não. Detalhe o orçamento e também o
cronograma. o Fluxo de caixa e indicadores financeiros. Mencione também todas as
premissas adotadas no estudo.
o 5º slide: Fluxo de caixa e indicadores financeiros. Mencione também todas as
premissas adotadas no estudo. o Demais materiais que julgar importante devem ser
colocados como backup. o Slides padrão e arquivo de viabilidade econômica
fornecidos pela área de FP&A.
 Datas pré-agendadas: Comitê de Capex.

2.7 Pedido de Suplementação de projeto já existente

Durante a execução de um projeto, pode verificar-se que a verba destinada a ele
não é suficiente para sua conclusão. Desta forma, o responsável pelo projeto deve
solicitar ao Comitê de CAPEX a suplementação de verba do projeto já existente.
Deverá seguir os passos descritos nos itens 2.2 Categorização de Projetos, 2.5
Projeto Submetido ao Comitê e 2.6 Envio das Documentações deste manual e
complementar com as seguintes informações:
 Número do Projeto;
 Verba original aprovada para o projeto;
 O que já foi feito no projeto;
 Quais as mudanças / necessidades que justificam a suplementação;
O pedido de suplementação de verba de um projeto será apresentado ao Comitê
de CAPEX da mesma forma que um novo projeto e passará pelos mesmos critérios de
avaliação. O fato de o projeto já estar em andamento não garante a aprovação
automática de verba extra para sua conclusão.

2.8 Dinâmica do Comitê

Os projetos levados ao Comitê de CAPEX são submetidos a aprovação da
Diretoria da xxxxxxxx, que pode ser dois diretores ou o diretor presidente / vice-
presidente.
As áreas solicitantes devem participar do Comitê de CAPEX para explicar aos
diretores sobre o projeto e devem esclarecer todos os questionamentos. Os projetos
aprovados são inseridos nos controles da área de FP&A de acordo com a sua
numeração definida no ciclo orçamentário.
Os projetos que forem aprovados com restrição, pois dependem de alguma
informação, ficam retidos até regularização das pendências. Após isto, seguem o fluxo
normal.
Os projetos que forem reprovados deverão voltar as áreas solicitantes para as
revisões solicitadas e podem ser submetidos novamente ao Comitê quando a área
julgar que as informações são suficientes e atendem aos pedidos. Devem seguir os
mesmos prazos e regras já descritos neste manual.

3. REAPPRAISAL
Reappraisal consiste em avaliar as lições aprendidas com os projetos executados
e como elas ajudarão a fazer novos investimentos com mais qualidade / eficiência.
Serão avaliados os seguintes pontos, comparados ao que foi apresentado
inicialmente quando o CAPEX foi aprovado
1. Execução no tempo previsto;
2. Execução no orçamento previsto;
3. Benefícios econômicos conforme previsto;

Estão elegíveis a reappraisal os projetos encerrados há pelo menos 2 (dois) anos,

que em seu estudo inicial apresentaram ganhos econômicos de qualquer espécie
(receita, custo, OPEX) e que seu investimento mínimo foi de R$ 500.000,00
(quinhentos mil de reais). Dada a particularidade de cada projeto, o Comitê de CAPEX
pode solicitar o reappraisal de qualquer projeto, mesmo que este não atenda aos
requisitos mínimos descritos acima.

4. FLUXOGRAMA