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ALMOXARIFADO
Manual de normas e procedimentos dos processos dos setores de almoxarifado
MANUAL DO
ALMOXARIFADO
Manual de normas e procedimentos dos processos dos setores de almoxarifado
REITOR
Renato da Anunciação Filho
COLABORAÇÃO
Adilton Silva Gomes
Herick Leite Oliveira
Rivailda Silveira Nunes De Argollo
Vicente Cajueiro Miranda
A Administração Pública é regida por princípios constitucionais, os quais são responsáveis pela
organização e estruturação da administração, além de preceituar os requisitos básicos para uma
administração de qualidade.
No contexto atual, a Administração Pública, regida por tais princípios, busca por meios de ge-
renciamento de ações e indicadores, atingir melhores resultados em prol da eficiência e eficácia
da gestão, garantindo aos usuários uma maior segurança na praxis administrativas. Com este
objetivo, faz-se necessária a elaboração de normas e procedimentos que orientem as práticas e
rotinas no serviço público. Assim, a Comissão de Adequação do Almoxarifado, com a finalidade
de atender às recomendações do Relatório Final de Auditória, atualizou o manual existente no
setor de Almoxarifado, considerando documentos e rotinas existentes praticadas pelo setor.
1 - INTRODUÇÃO
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2 DEFINIÇÕES Observação
A classificação da despesa para aquisição de
material e os parâmetros a seguir podem ser
1.1 Almoxarifado usados para distinguir o material permanen-
te do material de consumo. Um material é
O Almoxarifado é o local destinado à guar-
considerado de consumo caso atenda a um
da, localização, segurança e preservação do
dos critérios a seguir:
material adquirido, adequado à sua natureza,
a fim de suprir as necessidades • critério da durabilidade: se em uso nor-
operacionais dos setores integrante. mal perde ou tem reduzidas as suas condi-
ções de funcionamento, no prazo máximo
de dois anos;
1.2 Materiais • critério da fragilidade: se sua estrutura for
quebradiça, deformável ou danificável, ca-
Designação genérica de equipamentos,
racterizando sua irrecuperabilidade e perda
componentes, sobressalentes, acessórios,
de sua identidade ou funcionalidade;
matérias-primas e outros itens empregados
ou passíveis de emprego nas atividades • critério da perecibilidade: se está sujeito
ou desmontagem , acondicionamentos, a modificações (químicas ou físicas) ou se
deteriora ou perde sua característica pelo
embalagens
uso normal;
1.3 Material de consumo • critério da incorporabilidade: se está des-
Aquele que, em razão de seu uso tinado a incorporação a outro bem e não
corrente e da definição da Lei nº pode ser retirado sem prejuízo das carac-
4.320/1964, perde nor-malmente sua terísticas físicas e funcionais do principal.
identidade física e/ou tem sua utilização Pode ser utilizado para a constituição de no-
limitada a dois anos. (Manual de vos bens, melhoria ou adições complemen-
Contabilidade Aplicada ao Setor Público) tares de bens em utilização (sendo classifi-
cado como 4.4.90.30), ou para a reposição
1.4 Material permanente
de peças para manutenção do seu uso nor-
Aquele que, em razão de seu uso mal que contenham a mesma configuração
2 - DEFINIÇÕES
2 - DEFINIÇÕES
atendimento rápido e eficiente. • estabelecer as necessidades de aquisição
1.5.2 Principais funções do almoxarife dos materiais de consumo para fins de
reposição de estoque, bem como
• Receber e conferir os materiais adquiridos solicitar sua aquisição. 11
ou cedidos de acordo com o documento
3 RECEBIMENTO
3.1 Recebimento e aceitação
As atividades de recebimento e aceitação
abrangem desde a recepção do material na
entrega pelo fornecedor até a entrada nos
estoques. A função de recebimento e aceita-
ção de materiais compõe um sistema global
integrado com as áreas de contabilidade e
compras, e é caracterizada como uma inter-
face entre o atendimento do pedido pelo
fornecedor e os estoques físico e contábil. O
recebimento e aceitação compreendem as
seguintes fases:
3.2 Recebimento
O recebimento é o ato pelo qual o material
adquirido é entregue no local previamente
designado, geralmente o Almoxarifado. Inde-
pendentemente do local físico que o material
for recebido, todo o registro de entrada e dis-
tribuição de material deverá ser de respon-
sabilidade do Almoxarifado. O recebimento
compreende duas etapas:
3 - RECEBIMENTO
12
3.2.1 Entrada de materiais bimento de materiais deve ser informado ao
Consiste na recepção do entregador do ma- setor de compras, a todos os fornecedores e
terial. A Figura 3, exibida abaixo, representa aos responsáveis pela entrada de pessoas
o início do processo de recebimento. ex-ternas nas dependências (agente de
portaria, vigilante, etc.).
Entrada de materiais O setor de compras deverá informar sobre os
empenhos e seus respectivos responsáveis
todas as vezes que for efetivada uma nova
Recepção dos Correios/veículos
transportadores compra de material na instituição.
Cadastramento na planilha de
controle das notas fiscais referentes
às compras autorizadas Nesses documentos
constarão obrigatoriamente:
Figura 3 - Processo de recebimento de materiais descrição do material, quantidade,
unidade de medida e valor.
Para o bom funcionamento e organização do
setor, é fundamental que seja estabelecido o
Em caso de recebimento de bens com
horário e dia para o recebimento de material.
nota fiscal será necessária a impressão da
Recomenda-se que o recebimento seja reali-
sua autenticidade.
zado entre os dias úteis, trinta minutos após
3 - RECEBIMENTO
o começo do horário administrativo e trinta As divergências e irregularidades insanáveis,
minutos antes o término do horário adminis- constatadas em relação às condições de
trativo do campus, respeitando-se o horário contrato (compras não autorizadas, entrega
de almoço do almoxarife. O horário de rece- fora
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do prazo, autenticidade não autorizada da É necessário que o recebedor do material
nota fiscal etc.) devem motivar a recusa do abra todos os volumes e verifique se há algu-
recebimento, anotando-se no canhoto da ma avaria ou problema que possa ser visual-
Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram mente identificado. Se no ato do
a recusa, bem como nos documentos do recebimen-to, o recebedor verificar que
transportador e comunicar imediatamente houve danos , deverá escrever ou carimbar
ao vendedor . Deve-se também tirar uma no canhoto da nota fiscal e no recibo do
cópia do documento no qual foi anotado o frete “Embalagem danificada. Sujeito à
motivo da recusa de recebimento e solicitar o conferência pelo solicitante e possível
ciente do entregador. indenização”. Caso o dano seja no
produto, o almoxarife deverá recusar o
3.2.2 Conferência quantitativa Consiste recebimento.
em verificar se a quantidade de volumes
declarada pelo fornecedor na nota fiscal ou Para efeito de descarga do material no
documento equivalente corresponde Almoxarifado, a recepção é voltada para a
efetivamente à recebida. conferência de volumes, confrontando-se
a nota fiscal com o documento que
ensejou o recebimento da mercadoria (
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3.2.3 Rotina para recebimento de materiais
INÍCIO DO RECEBIMENTO:
CONFERIR A NOTA DE EMPENHO COM A NOTA FISCAL ENVIADA PELO FORNECEDOR
• Receber o material apenas se o valor da nota fiscal for igual o valor total da nota de empenho ordinário.
• Verificar a nota fiscal de acordo com os itens do check-list.
• Observação sobre o frete: como o frete não é “a pagar”, a via do recibo do frete não fica no Instituto, sendo vi-
ável, no caso da transportadora, não deixar documento de transporte, tirar uma cópia do referido documento.
• No momento do recebimento, verificar a autenticidade da nota fiscal através do site Portal da Nota Fiscal
Eletrônica.
DESCARREGAMENTO DO MATERIAL
• O recebedor deve acompanhar o descarregamento, indicar o local adequado para acondicionar o material,
conferir a quantidade de volumes entregues de acordo com o recibo do frete.
• No ato do recebimento, se o recebedor verificar que houve danos nas embalagens, deverá escrever ou
carimbar no verso do recibo do frete: “Embalagem danificada. Sujeito à conferência pelo solicitante e possível
indenização.”
• Verificar se os materiais estão dentro da validade.
3 - RECEBIMENTO
• Finalizar o recebimento assinando e carimbando o canhoto da nota fiscal.
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INÍCIO
3 - RECEBIMENTO
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faturadas. O processo de regularização O envio das notas fiscais para o setor financei-
poderá dar origem a uma ou mais das se- ro dependerá de calendário previamente esti-
guintes situações: pulado e acordado entre o setor de almoxari-
fado e o setor financeiro. As notas fiscais que
tiverem suas pendencias sanadas após a data
limite acordada entre os setores citados serão
computadas para controle de estoque e en-
viadas para pagamento no mês subsequente.
Ocorrerá a liberação para pagamento quan-
do não houver pendências relacionadas à
Regularização nota fiscal e ao empenho. Somente ocorrerá
a liberação parcial para pagamento quando
Liberação de pagamento ao fornecedor o empenho for global e a nota fiscal estiver
sem pendências.
Liberação parcial de pagamento ao fornecedor 3.3.2.2 Liberação parcial do pagamento
ao fornecedor
Devolução de material ao fornecedor O pagamento parcial do empenho global ou
estimativo ocorrerá quando o fornecedor en-
Reclamação de falta ao fornecedor
viar parte do material descrito no empenho
juntamente com a respectiva nota fiscal. Se
Entrada do material no estoque
o valor e a descrição da nota fiscal estiverem
Figura 8 – Fases da regularização de acordo com o material recebido e sem ne-
nhuma pendência, o setor de almoxarifado
3.3.2.1 Liberação para pagamento
ao fornecedor poderá proceder ao pagamento.
As notas fiscais cujo empenho tenha como O pagamento parcial do empenho ordinário
elemento de despesa subitens de consumo ocorrerá quando o fornecedor expressar por
serão enviadas diretamente ao setor finan- escrito que não tem interesse em entregar o
ceiro. As notas fiscais referentes a bens per- material empenhado na sua totalidade e o va-
3 - RECEBIMENTO
manentes serão protocoladas para o setor de lor da nota fiscal estiver de acordo com o ma-
patrimônio e este estabelecerá os procedi- terial que foi entregue sem pendências. Nesse
mentos necessários para encaminhar as no- caso, uma via da nota fiscal será arquivada jun-
tas fiscais para o setor financeiro. tamente com o empenho, conhecimento de
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transporte (via de frete) e o formulário de confe- necedor, onde é indicado o endereço e forma
rência técnica, quando for o caso. A outra via da de envio (recolhimento por parte da empresa
nota fiscal será encaminhada ao setor financei- ou transportadora, envio pelos correios, etc).
ro apensada obrigatoriamente da autorização
É vedado o pagamento do frete por parte
de autenticidade da nota fiscal. Os outros docu-
da Isocald na devolução de mercadorias
mentos como declaração do Simples Nacional,
quando a parte motivadora foi o
nota de empenho, certidões negativas e outros
fornecedor (peça já veio quebrada,
documentos não necessários a compor o arqui-
defeito de fábrica, mal embalada, etc).
vo do setor de almoxarifado serão apensados
se o fornecedor disponibilizar previamente. 3.3.2.4 Reclamação de falta de material
ao fornecedor
A empresa poderá corrigir a nota fiscal com
As pendências informadas pelo requisitante ou
o valor da mercadoria que está sem pendên-
equivalente serão encaminhadas ao fornecedor
cia, desde que o valor residual do empenho
ou por telefone ou por e-mail ou por ambos.
não ultrapasse 5% do valor total do empe-
nho, e expedir um documento confirman- Sempre que o setor de almoxarifado entrar em
do o conhecimento que poderá ter o valor contato com o fornecedor por telefone deve
residual do seu empenho cancelado. Nesse anotar as principais informações obtidas na
caso, cabe ao setor de almoxarifado informar conversa, bem como o horário, data e nome
o ocorrido aos setores de compras, contabili- do funcionário com quem se comunicou.
dade, financeiro e orçamento.
Caso acabe o prazo que o fornecedor deu
Não é de responsabilidade do setor de almo- para sanar as pendências ou, na falta do pra-
xarifado providenciar, junto ao fornecedor, zo, decorram dois meses após o primeiro
documentos como declaração do simples contato, deve-se encaminhar um relatório do
Nacional, nota de empenho, certidões nega- ocorrido ao setor de compras, para que esse
tivas e demais documentos necessários para tome as providências cabíveis.
os procedimentos de outros setores.
Para empenhos ordinários, as notas fiscais s ó
3.3.2.3 Devolução de material ao fornecedor serão liberadas para pagamento após o recebi-
O material em excesso ou com defeito será mento total dos materiais que foram comprados.
3 - RECEBIMENTO
devolvido ao fornecedor.
3.3.2.5 Entrada do material no estoque
A devolução de material se dá mediante au- A entrada do material no estoque consiste no
torização por escrito (e-mail, fax, carta) do for- registro detalhado dos materiais recebidos,
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seus valores e quantidades e demais caracte- trole e acompanhamento de notas fiscais e
rísticas que o controle utilizado requerer. empenhos, bem como o encaminhamento
A entrada do material em estoque enseja a da referida nota fiscal para o setor responsá-
atualização da nota fiscal na planilha de con- vel pela execução financeira.
O almoxarife deve enviar e-mail comunicando o responsável sobre o material ou equipamento disponível
a conferência. Se a nota fiscal for de grande vulto, o requisitante preencherá o formulário de conferência
técnica (figura 2).
O requistante deverá, se possível, retirar o material junto com as duas vias da nota fiscal e conferir se o mate-
rial está conforme o solicitado no setor de compras.
Se constatado alguma irregularidade no material recebido durante sua conferência, o almoxarife deve pro-
videnciar, junto ao fornecedor, sua resolução, estando o responsável pelo material ciente desse processo.
Em caso de devolução, o Almoxarife deve providenciar, em comum acordo com o fornecedor, o meio mais
eficiente para devolução do material.
Após a devida conferência do material estiver correto o almoxarife deve cadastrar os materiais com as carac-
terísticas que o controle utilizado solicitar.
Para os materiais de consumo, o setor de almoxarifado encaminhará a nota fiscal junto com sua respectiva
autenticidade para pagamento. Quando material for enquadrado como bem permanente, a nota fiscal junto
3 - RECEBIMENTO
com os documentos que a acompanham deve ser protocolada para a Divisão de Patrimônio
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INÍCIO
O responsável confere
NÃO o material quantitativamente e SIM
qualitativamente
CONSUMO PERMANENTE
Almoxarife entra em
contato com o fornecedor
para providenciar a reso- O responsável retira O responsável
lução da irregularidade o material mediante preenche o Formulário
encontrada protocolo de entrega Conferência Técnica
Almoxarife encaminha a
Aguarda a troca nota fiscal à Divisão de Almoxarife encaminha
do material Compras ou Financeiro todo o processo de com-
para pagamento pra, anexado a nota fiscal,
à Divisão de Patrimônio
Almoxarife arquiva
o restante do
processo de FIM
compra
3 - RECEBIMENTO
FIM
Figura 10 - Fluxograma da rotina para aceitação de materiais
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INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DA BAHIA
REITORIA/CAMPUS X
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO
DEPARTAMENTO DE PATRIMÔNIO
O pagamento da empresa discriminada abaixo somente será efetuado após a entrega deste
documento junto ao Setor de Almoxarifado (Devolver com Urgência).
Requisitante: Setor:
Material: Quantidade:
Empresa:
Conferido por:
Matrícula SIAPE:
Setor: __________________________
Data: Assinatura
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Data em que a
Data de Número Valor Data de Descrição Setor em Observações
Número NF esteve
chegada do total da emissão sucinta do Nome do que a NF sobre
Empresa CNPJ da NF ou disponível para
do empenho NF ou da NF ou material requisitante se eventuais
similar atesto do
material ou similar similar similar recebido encontra divergências.
requisitante
3 - RECEBIMENTO
Figura 12 – Planilha de controle de Notas Fiscais 28
23
4 ARMAZENAMENTO
24
4.2.2.1 Circulação principal 4.2.3 Área de distribuição
Localiza-se na frente da instalação da unidade É parte da área de armazenagem destinada à
armazenadora, atravessando-a em linha reta expedição dos materiais. Sua localização será,
até a porta, parede ou cerca oposta. Sua largura de preferência, próxima à porta principal e
é estabelecida em função das necessidades de afastada da área de recebimento, e separada
movimentação dos materiais, sendo limitada fisicamente das demais áreas através de pai-
ao mínimo indispensável de 50 centímetros, néis, divisórias, paredes, etc.
sem prejuízo da circulação dos equipamentos.
4.3 Fases da armazenagem dos materiais
4.2.2.2 Corredores de acesso
Áreas de circulação localizadas entre as áreas de Recebimento do material finalizado
4 - ARMAZENAMENTO
teto, destinados à segurança e/ou preservação do comprometimento dessas, comunicar ao
de materiais, tais como: eletrodos, produtos setor responsável pela manutenção da Rei-
perecíveis, ferramentas, instrumentos de pre- toria/Campus para providências cabíveis no
cisão, material radioativo, produtos químicos, intuito de proteger a segurança dos materiais
hospitalares, cirúrgicos, farmacêuticos, etc.). e colaboradores.
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4.3.1.1 Segurança na armazenagem e os detritos de combustível são causas fre-
São procedimentos promovidos sistematica- quentes de incêndio. A limpeza do almoxari-
mente pelos colaboradores do almoxarifado, fado devera obedecer a cronograma estipu-
da segurança e da limpeza, que englobam lado entre o almoxarife e o responsável pela
medidas para prevenir incêndios, furtos, rou- limpeza (limpeza simples duas vezes por se-
bos e acidentes pessoais, bem como medidas mana e a cada quinze dias limpeza pesada)1;
que assegurem o patrimônio. • Quando materiais estiverem estocados a
uma altura que exceder a 2 metros, obser-
Principais medidas: var a norma regulamentadora nº 35 do Mi-
• O acesso ao almoxarifado somente deverá ser nistério do Trabalho e Emprego;
permitido a pessoas autorizadas pela chefia; • As dedetizações periódicas tem o objetivo
• Os locais proibidos ao fumo deverão pos- de proteger o almoxarifado contra animais
suir letreiros informativos, posicionados em que possam ameaçar a integridade dos ma-
local de fácil visualização; teriais e dos colaboradores. É responsabili-
dade do almoxarife solicitar anualmente a
• As instalações do almoxarifado deverão ser
dedetização do almoxarifado.
dotadas de porta com trancas e/ou cadea-
dos e em se tratando de áreas descobertas
4.3.1.2 Medida de segurança
e galpões, de sistema de vigilância;
O Almoxarifado não deve encontrar-se em
• As instalações que possuírem áreas de ven-
estado de vulnerabilidade no tocante à segu-
tilação deverão ser protegidas com telas
rança patrimonial. É o setor responsável pela
metálicas de malha fina para impedir a en-
acomodação não apenas do estoque de ma-
trada de roedores, aves e outros animais;
terial de consumo, mas também pode abri-
• Os corredores, escadas, bem como saídas de gar materiais permanentes. Por isso, deve-se
emergência deverão possuir sinalização de assegurar a prevenção contra imprevistos,
advertência de fácil visualização e leitura; sendo prioridade requerer o mínimo de cau-
• Equipamentos de proteção individual, calça- tela com o patrimônio público, como instala-
dos de segurança, capacetes, luvas, etc., de- ção de câmeras e sinalização de segurança,
vem ser empregados quando houver possi- extintores de incêndio, etc.
bilidade de acidente;
4 - ARMAZENAMENTO
4 - ARMAZENAMENTO
cificação tiver como largura, comprimento,
espessura, etc., melhor o usuário dos itens • deve ser evitado o contato direto do material
do almoxarifado poderá identificar o que re- com o piso e as paredes; para isso, utiliza-se
almente precisa; acessório de proteção (palets) e uma distân-
• marca dos materiais descritos. cia mínima de 50cm da parede, facilitando a
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limpeza, a higiene e, consequentemente, a • conservação do material nas embalagens ori-
conservação dos mesmos; ginais, que somente deverão ser abertas ou
• materiais da mesma classe (exemplo: mate- removidas em ocasiões de fornecimento, ins-
rial hospitalar) devem ficar em local contí- peção e preservação em caso de vazamento;
guo, de modo a facilitar sua movimentação, • observância rigorosa da capacidade de car-
inspeção e rápida realização de inventário; ga dos pisos e das unidades de estocagem;
• arrumação dos estoques de materiais idênti- • estocagem do material, exclusivamente,
cos: devem ser organizados de acordo com a nos espaços úteis das unidades de estoca-
data de recebimento de cada um, de modo gem e áreas livres, mantendo livre a circula-
a permitir que os itens estocados há mais ção, os corredores de segurança, bem como
tempo sejam fornecidos prioritariamente os corredores de acesso às portas, unidades
(PEPS - Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), de estocagem e extintores de incêndio;
combinando esse critério com o da validade • estocagem adequada do material solto em
do lote, assim o material com prazo de vali- escaninhos, por meio de empacotamen-
dade mais curto deve sair primeiro, visando to ou amarração uniforme, com marcação
minimizar produtos vencidos no estoque; externa dos dados de identificação afim de
• estocagem de material de movimentação evitar a sua contaminação;
constante localizar-se-á em corredores de • material pesado e de grande volume, fre-
fácil e rápido acesso, proporcionando eco- quentemente movimentado, deve ser estoca-
nomia de tempo e de mão-de-obra; do em local de fácil acesso e próximo à saída;
• estocagem de materiais volumosos estará • não deve haver material estocado nos cor-
disposto nas partes inferiores das unidades redores e áreas de circulação, as quais de-
de estocagem e os pesados sobre estrados, vem permanecer livres e bem iluminadas,
porta-estrados, engradados e porta-engra- de modo que o tráfego de pessoas e mate-
dados, eliminando-se riscos de acidentes rial possa fluir livremente;
ou avarias e facilitando as atividades de • o material deve ser empilhado de forma a
movimentação; não comprometer a segurança das pessoas
• uniformização do empilhamento do mate- ao redor, assim como a qualidade do pró-
4 - ARMAZENAMENTO
rial, observando-se que as pilhas devem ser prio material que pode vir a ser afetada em
formadas sempre do fundo para frente e da decorrência de excessiva pressão e da au-
esquerda para a direita do setor de estoca- sência de adequado arejamento;
gem, respeitando o limite máximo permiti- • material inflamável e material alimentício de-
do descrito nas embalagens ou caixas; vem ser estocados separadamente dos demais;
28
• a arrumação dos materiais (a face da em- • manter previamente separados por fração
balagem ou etiqueta) deve ser feita de de fornecimento aqueles materiais adqui-
modo a manter-se voltada
4.3.4 Informação para o lado
da Localização Física de ridos de difícil contagem (canetas, envelo-
acesso ao local de finalidade
Tem por armazenagem, detalhada a corretapes,
conten-
indicar de forma posiçãoparafusos, etc).
do material na área de estocagem,
através de informações referentes à identificação e localização.
do a marcação do item, permitindo a fácil 4.3.4 Informação da localização Física
e rápida leitura
4.3.4.1de identificação e das de-
Ficha de Prateleira do Material
Tem por finalidade indicar de forma detalha-
mais informações
A ficha deregistradas;
da a correta posição do material na área de
prateleira destina-se a controlar o material no próprio local em que está estocado. O seu uso
• quando o material precisar
evita a necessidade de ser empilhado,
realizar a contagem da real existência física em quantidade. Ela permanece junto
estocagem, através de informações referen-
deve-se atentar para a segurança e altura
ao material e é utilizada quando o mesmo tiver o seu saldo alterado (fornecido, devolvido, recebido).
tes à identificação e localização.
das pilhas, de modo a não afetar sua quali-
Os campos que deverão ser obrigatoriamente preenchidos: DATA, SALDO INICIAL, SAÍDA, SALDO
FINAL e ASSINATURA do servidor responsável pela retirar do material da prateleira. A entrada ou
dade pelo efeito da pressão decorrente, o 4.3.4.1 Ficha de prateleira do material
devolução de materiais também deverá ser observada no campo: ENTRADA.
arejamento Todo
(distância de 70cm aproxima- A ficha
e qualquer material que adentre ao almoxarifado deve de prateleira
ter a respectiva destina-se a controlar o
ficha de prateleira.
damente doCabe teto e de 50cm aproximada- material no próprio local em que está estoca-
ao responsável pelo almoxarifado gerar a ficha de prateleira de acordo com o modelo da figura 2,
mente das paredes);
apresentada a seguir. do. O seu uso evita a necessidade de realizar
Figura 15 – Modelo ficha de prateleira
FICHA DE PRATELEIRA
MATERIAL: ..............................................................
ESTANTE PRATELEIRA
SALDO
DATA SALDO INICIAL ENTRADA SAÍDA ASSINATURA
FINAL
4 - ARMAZENAMENTO
34
Figura 15 – Modelo ficha de prateleira
29
a contagem da real existência física em quan- A unidade de medida a ser utilizada será
tidade. Ela permanece junto ao material e é aquela que o almoxarifado fornecerá o mate-
utilizada quando esse tiver o seu saldo altera- rial. Exemplo: nota de empenho caneta mar-
do (fornecido, devolvido, recebido). ca X, caixa com 50 unidades com o valor de
R$ 25,00. O almoxarifado distribui as canetas
Os campos que deverão ser obrigatoriamen- por unidade, o valor a ser inserido no RMA
te preenchidos: DATA, SALDO INICIAL, SAÍDA, será: R$25,00 ÷ 50 unidades = R$0,50.
SALDO FINAL e ASSINATURA (do servidor res-
Cabe ao responsável pelo almoxarifado ali-
ponsável pela retirar do material da prateleira). mentar diariamente o Relatório Mensal do
A entrada ou devolução de materiais também Almoxarifado de acordo com as requisições
deverá ser observada no campo ENTRADA. atendidas.
Todo e qualquer material que adentre ao Os materiais recebidos através de doação
almoxarifado deve ter a respectiva ficha de deverão ser incorporados ao estoque físico
prateleira. e financeiro do Campus Reitoria. O setor de
almoxarifado deve comunicar ao setor de
Cabe ao responsável pelo almoxarifado gerar Contabilidade a variação do estoque, com in-
a ficha de prateleira de acordo com o modelo formações objetivas e seguras. Para cessões
da Figura 15. realizadas entre campus será possível fazer a
4.3.5 Contabilização do material transferência contábil, desde que o material
componha o estoque contábil do campus
Todo material que estiver em posse do almo-
que esteja doando o material.
xarifado de forma definitiva deve ser conta-
bilizado, ou seja, deve-se atribuir uma descri- 4.3.6 Cadastro no catálogo de materiais
ção, codificação e valor devido ao material. A O catálogo de material condensa todos os
contabilização é obrigatória, ainda que o ma- itens disponíveis no almoxarifado. Ele contém
terial tenha sido doado ao Campus Reitoria. os dados dos materiais, tais como: identifica-
ção com imagem, unidade de fornecimento
Na ausência de sistema informatizado para
controle do estoque, o almoxarife deverá e demais informações necessárias e específi-
utilizar para controle do estoque, o Relatório cas da instituição. Seu principal objetivo é a
4 - ARMAZENAMENTO
5 - CONTROLE DE ESTOQUE
O acompanhamento dos níveis de estoque
e as decisões de quando e quanto comprar,
deverão ocorrer em função da aplicação das
fórmulas constantes do subitem 7.3.
6 - DISTRIBUIÇÃO
As requisições de materiais devem ser arqui-
vadas pelo setor de Almoxarifado de forma
Arquivar a Requisição de Materiais (RM)
cronológica por data de recebimento em
Figura 16 – Processo de distribuição de materiais pasta exclusiva para esses documentos.
33
6 - DISTRIBUIÇÃO
6 - DISTRIBUIÇÃO
natura de recebimento no ato de entrega. pelo responsável pelo Almoxarifado e a auto-
rização de saída (assinatura e carimbo do res-
Nos casos de natureza “Urgente”, “Emergên- ponsável pelo almoxarifado) será feita pelo
cia” ou “Extraordinária”, devidamente justi- superior imediato do chefe do almoxarifado.
35
7 LEGISLAÇÃO 8 DISPOSIÇÕES
GERAIS
A administração de Almoxarifados de órgãos Este Manual poderá sofrer alterações a qual-
públicos federais é regida pela Instrução Nor- quer momento, assim que verificadas ne-
mativa nº 205, de 08 de abril de 1988, que cessidades de melhoramento e aperfeiço-
tem como objetivo racionalizar, com minimi- amento nas atividades desenvolvidas nos
zação de custos, o uso de material através de Almoxarifados do IFBA.
técnicas modernas que atualizam e enrique-
Complementa este Manual a Instrução Nor-
cem essa gestão com as desejáveis condições
mativa nº 205, de 08 de abril de 1988.
de operacionalidade no emprego do mate-
rial nas diversas atividades (Lei 8.666/86 em Este Manual considera a Lei nº 8.112 de 11 de
especial seus artigos 15, 67, 69, 73, 74, 76 e 92). dezembro de 1990, que dispõe sobre o regime
jurídico dos servidores públicos da União, das
É importante salientar que toda operação (re-
autarquias e das fundações públicas federais.
cebimento, armazenagem e distribuição) rea-
lizada pelo almoxarifado deve estar cercada Considera também o Decreto nº 1.171 de 22
de documentação própria. de junho de 1994, que aprova o Código de
Ética do Servidor Público Civil do Poder Exe-
cutivo Federal.
36
MANUAL DO
ALMOXARIFADO
Manual de normas e procedimentos
dos processos dos setores de almoxarifado
INSTITUTO FEDERAL
DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA
Bahia