Como fazer um orçamento de prestação de serviços de limpeza e gerar mais contratos

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A maioria das empresas de zeladoria não tira proveito do poder de uma proposta bem
elaborada e bem escrita. Por isso, é importante aprender como fazer um orçamento de
prestação de serviços de limpeza e criar um documento padrão com todas as informações
importantes.
A dura verdade é que a indústria de zeladoria é conhecida por empreiteiros que competem
principalmente pelo preço.
Isso significa que empresas desse setor – que trabalham duro, pagam bem a seus funcionários
e mantêm clientes satisfeitos – precisam manter seu prestígio em todos os aspectos do
processo de vendas para ganhar o contrato sem reduzir seu lance.
Em outras palavras, seus esforços para impressionar um cliente em potencial não podem ser
interrompidos quando você sai da apresentação.
A boa notícia é que uma proposta comercial de prestação de serviços de limpeza é uma ótima
ferramenta para mostrar como sua empresa é diferente da concorrência.
Neste artigo, veremos como fazer um orçamento de prestação de serviços de limpeza que
permita selar o negócio sem reduzir seu preço.
Proposta de prestação de serviços de portaria e limpeza
Agora é hora de mergulhar no documento real da proposta de prestação de serviços de
portaria e limpeza. Elas tendem a seguir uma fórmula solta:
 começam com uma introdução que resume seu negócio e o projeto;
 seguidas por um corpo que detalha todos os pontos (incluindo uma tabela de preços, fotos
e gráficos);
 e uma conclusão que informa ao cliente como fazer para prosseguir.
Em seguida, descreveremos cada etapa de como fazer um orçamento de prestação de
serviços de limpeza com mais detalhes.
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Seção 1: Introdução
O primeiro passo para fazer um orçamento de prestação de serviços de limpeza é a
introdução que apresenta seu negócio e serviço.
 Comece apresentando a sua empresa e missão de forma que isso se relacione com as
necessidades do seu potencial cliente.
Você pode incluir uma breve história que dê ao seu cliente uma ideia do caráter de sua marca
e ajude a criar confiança. Destaque o que distingue sua empresa, suas conquistas, credenciais
e prêmios.
O comprimento da sua introdução deve ser uma questão de bom senso. Se você estiver
propondo um trabalho de limpeza de carpetes em um dia, não gaste mais do que algumas
frases descrevendo sua empresa.
No entanto, se seu contrato for durar por vários anos, você provavelmente precisará gastar
mais tempo descrevendo seus principais valores de negócios. Tente manter a introdução
sempre abaixo de 1 página.
Seção 2: Resumo Executivo
O sumário executivo é uma das seções mais importantes da sua proposta comercial de
prestação de serviços de limpeza.
É aqui que você deve apresentar por que você é a empresa certa para o trabalho e dar ao
leitor a mensagem da proposta.
Você não deve tentar resumir todos os aspectos da proposta, mas sim focar nas conclusões
que deseja que o leitor alcance depois de lê-la.
Use uma linguagem direta e factual que seja objetiva e persuasiva. Esta seção também deve
ser mantida abaixo de 1 página.
Seção 3: Índice (opcional)
Um índice pode ser útil para propostas mais longas e com muitos detalhes. Liste cada seção (e
subseção) com seu número de página correspondente.
Em geral, recomendamos que você mantenha sua proposta o mais breve possível. Então, a
maioria das propostas não precisa dessa seção extra.
Seção 4: Corpo
Depois de apresentar seu objetivo geral no Resumo Executivo, você pode descrever os
detalhes da sua proposta.
É aqui que você pode responder as perguntas que você identificou na etapa 2:
 Quem: quem fará o trabalho, quem administrará o trabalho, quem fará a ligação para o
cliente se houver algum problema?
 O quê: o que precisa ser feito/entregue, o que será necessário para isso, o que o cliente
pode esperar, qunto custará?
 Quando: quando você começará, quando os principais marcos serão programados, quando
o projeto será concluído, quando o pagamento será debitado?
 Onde: onde o trabalho será feito, onde será entregue?
 Como: como será o trabalho a ser feito, como será implantado, como será gerenciado,
como você atingirá a garantia da qualidade e a satisfação do cliente, como os riscos serão
mitigados, quanto tempo levará, como o trabalho beneficiará o cliente?
 Por que: por que você escolheu as abordagens e alternativas selecionadas, por que o
cliente deve escolhê-lo?
 Inclua também as informações sobre agendamento, logística e preços. Você pode usar
gráficos de dados para ilustrar os principais conceitos e também pode incluir depoimentos de
clientes anteriores e um link para seu site.
 Inclua suas advertências
O corpo de uma proposta de prestação de serviços de portaria e limpeza também é onde
você inclui ressalvas ou avisos sobre o tipo de trabalho que você pode oferecer.
É uma tendência comum para entre os clientes sobrecarregarem (consciente ou
inconscientemente) as expectativas de um provedor.
Por exemplo, digamos que você seja uma empresa contratada para configurar internet e wi-fi.
Enquanto está no trabalho, também é solicitado que você configure os telefones VoIP.
No momento, isso não parece ser uma grande coisa – afinal, é apenas uma questão de
conectar cabos ethernet aos telefones.
Semanas depois, no entanto, você começa a receber chamadas sobre telefones que não estão
funcionando. Sem querer, você se tornou responsável por um sistema que nem é sua
especialidade.
Para evitar esse tipo de responsabilidade, você pode escrever advertências – tanto sobre o
tipo de trabalho que você oferece quanto sobre seu preço.
Exemplo de advertência
Um exemplo de uma advertência que seu orçamento de prestação de serviços de
limpeza pode ter é:
“[O nome da sua empresa] atenderá todos os problemas técnicos que envolvam [listar suas
especialidades]. Reservamo-nos o direito de cobrar extra em um problema que não está
listado acima.”
Por outro lado, você não quer incluir tantas ressalvas que possam afastar o seu potencial
cliente.
É aí que entra a “arte” de como fazer um bom orçamento de prestação de serviços de
limpeza: inclua todas as isenções de responsabilidade necessárias, mas descreva-as de uma
forma que ainda mostre o valor que você trará para uma empresa.
Leia também: Vantagens e desvantagens: terceirização serviços de limpeza.
Seção 5: Conclusão

Depois de ter delineado os detalhes da sua proposta, enfatize novamente os resultados

excepcionais que sua empresa pode oferecer.
Você deve concluir com uma chamada à ação que incentive o leitor a entrar em contato com
você ou visitar seu site para obter mais informações.
Idealmente, você quer que seu cliente tome uma ação imediata, mesmo que seja algo
pequeno.
Seção 6: Apêndice

O Apêndice é uma seção opcional que você pode usar para incluir informações que podem
não se encaixam bem no corpo de sua proposta.
Por exemplo, você pode incluir gráficos adicionais, projeções ou depoimentos de clientes.
Devo definir um prazo?
 Geralmente não. A menos que haja uma limitação de tempo real, um prazo é apenas uma
declaração arbitrária. Tudo o que ele faz é pressionar seu cliente para assinar o contrato
rapidamente.
Embora essa tenha sido uma estratégia de vendas comum no passado, muitas empresas se
afastaram dessa filosofia hoje.
Os prazos finais não são um grande construtor de confiança. Eles revelam que seu foco está
no contrato em si – não nas necessidades do cliente e no bem-estar a longo prazo.
A única vez que você deve usar um prazo é quando seus recursos são limitados e dependem
de um prazo. Por exemplo:
 Custos de material: o preço de mercadorias como eletrônicos, matérias-primas e até
mesmo alguns alimentos pode variar de uma semana para outra. Se seu preço for sensível
ao tempo, anote isso na proposta.
 Disponibilidade de recursos: seu escritório tem um grande projeto a partir do próximo mês
você pode pegar um projeto menor de antemão, mas somente se você começar
imediatamente. Em um cenário como esse, basta explicar sua situação para que seu cliente
entenda por que precisa tomar uma decisão rápida.
Leva tempo para comunicar cada uma das coisas que listamos acima, mas isso muitas vezes
significará a diferença entre ganhar um contrato de limpeza comercial à taxa que você
propôs, ser trocado ou, pior de tudo, perder a oferta para um concorrente.

Por isso, aprenda como fazer um orçamento de serviços de limpeza forte e que contenha os
pontos essenciais e, principalmente, venda o serviços de forma objetiva, destacando sua
proposta de valor.