Módulo DE Gestão DAS Contratações Públicas

MÓDULO
DE
GESTÃO
DAS
CONTRATAÇÕES
PÚBLICAS
ELABORADA PELA EQUIPE TÉCNICA DA ACADEMIA DE GESTÃO PÚBLICA S/A

VERSÃO: 13.001
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................... 4
2. INFORMAÇÕES BÁSICAS AOS USUÁRIOS ................................................................................... 5

2.1. RELAÇÃO DOS PRINCIPAIS USUÁRIOS DO MÓDULO GCP ...................................................... 5
2.2. RELAÇÃO DOS PRINCIPAIS ACESSOS DO MÓDULO GCP E SUA CORRELAÇÃO COM OS
PRINCIPAIS USUÁRIOS .......................................................................................................................... 6
3. ASPECTOS PRÁTICOS DO MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS ........ 6
3.1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS ............................................................................................................ 6

3.2. PROCESSO DE COMPRA DIRETA ...............................................................................................10
3.2.1. ABERTURA DO PROCESSO...................................................................................................10
3.2.2. SELEÇÃO DE PRODUTO ........................................................................................................12
3.2.3. SELEÇÃO DE FORNECEDORES ...........................................................................................14
3.2.5. APURAÇÃO DE RESULTADO.................................................................................................19
3.2.6. EMISSÃO DE REQUISIÇÃO DE EMPENHO (RE) .................................................................20
3.2.7. AUTORIZAÇÃO ELETRÔNICA DA REQUISIÇÃO DE EMPENHO (RE) .............................22
3.2.8. EMISSÃO DA ORDEM DE FORNECIMENTO ........................................................................23
3.2.8.1. ORDEM DE FORNECIMENTO GLOBAL (OF) ................................................................................ 23
3.2.8.2. ORDEM DE FORNECIM. PARCIAL (SUB-OF)/EMISSÃO DA RSE............................................... 24
3.2.9. AUTORIZAÇÃO ELETRÔNICA DA REQUISIÇÃO DE SUBEMPENHO (RSE) ...................26
3.3. PROCESSO DE LICITAÇÃO (INCLUI DISPENSA/ INEXIGIBILIDADE) .......................................26
3.3.1. ABERTURA DO PROCESSO...................................................................................................26
3.3.2. SELEÇÃO DE PRODUTO ........................................................................................................27
3.3.3. SELEÇÃO DE FORNECEDORES ...........................................................................................27
3.3.3.1. PESQUISA DE MERCADO ............................................................................................................... 27
3.3.3.2. SOLICITAÇÃO DE RESERVA DE RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS (BLOQUEIO)..................... 28
3.3.3.4. CADASTRO DE LICITAÇÃO ............................................................................................................. 29
3.3.5. FASE DE JULGAMENTO (HABILITAÇÃ0)..............................................................................32
3.3.6. FASE DE JULGAMENTO (PROPOSTA COMERCIAL) .........................................................34
3.3.7. FASE DE JULGAMENTO (JULGAMENTO DAS PROPOSTAS) ..........................................34
Após concluir a fase anterior, tecle <F10> quando surgirá a tela das fases novamente. ..............35
3.3.8. FASE DE JULGAMENTO (HOMOLOGAÇÃO) .......................................................................36
3.3.8. FASE DE JULGAMENTO (HOMOLOGAÇÃO) .......................................................................36
3.3.8. DADOS COMPLEMENTARES DE LICITAÇÕES ( SICOM ) .................................................37
3.3.9. EMISSÃO DE REQUISIÇÃO DE EMPENHO (RE) .................................................................40
3.3.10. AUTORIZAÇÃO ELETRÔNICA DA REQUISIÇÃO DE EMPENHO (RE) ...........................40
3.3.11. EMISSÃO DA ORDEM DE FORNECIMENTO......................................................................41
3.3.12. AUTORIZAÇÃO ELETRÔNICA DA REQUISIÇÃO DE SUBEMPENHO (RSE) .................41
3.4. PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS DO MÓDULO ........................................................................41
3.4.1. ORDEM DE FORNECIMENTO SEM EMPENHO ...................................................................41
3.4.2. DIFERENÇAS E IMPLICAÇÕES DOS TIPOS DE PROCESSOS.........................................42
3.4.3. NOVOS RECURSOS AOS RELATÓRIOS EMITIDOS EM VIDEO .......................................43
3.5. SICOM TCE/MG – REFLEXOS OPERACIONAIS NO SISTEMA ..................................................43
3.5.1. UMA BREVE INTRODUÇÃO SOBRE O SICOM ....................................................................43
3.5.2. ASPECTOS OPERACIONAIS ..................................................................................................44
3.5.2.1. INFORMAÇÕES EXIGIDAS PARA HOMOLOGAÇÃO DO PROCESSO....................................... 44
4. CADASTROS GERAIS............................................................................................................................48
4.1. CADASTRO DE OPERADORES / RESPONSÁVEIS DO SISTEMA .............................................48
4.3. CADASTRO DE CENTRO DE CUSTO ............................................................................................50
4.4. CADASTRO DE PRODUTOS...........................................................................................................51
4.5. CADASTRO DE ESPECIALIDADES ...............................................................................................56
4.6. CADASTRO DE FORNECEDORES ................................................................................................57
5. PRINCIPAIS RELATÓRIOS DO SISTEMA ...........................................................................................62
5.1. COMPRAS/PROCESSOS REALIZADOS .......................................................................................62

5.1.1. OBJETIVO ..................................................................................................................................62
5.1.2. FORMA DE ACESSO................................................................................................................62
5.2. POSIÇÃO DE OF POR PROCESSO 2 ............................................................................................63
5.2.1. OBJETIVO ..................................................................................................................................63
5.2.2. FORMA DE ACESSO................................................................................................................63
5.3. PROCESSOS DE COMPRAS POR MÊS ........................................................................................64
5.3.1. OBJETIVO ..................................................................................................................................64
5.3.2. FORMA DE ACESSO................................................................................................................64
5.4. ÚLTIMAS COMPRAS DE UM PRODUTO .......................................................................................65
5.4.1. OBJETIVO ..................................................................................................................................65
5.4.2. FORMA DE ACESSO................................................................................................................65
5.5. REQUISIÇÕES DE UM PROCESSO...............................................................................................65
5.5.1. OBJETIVO ..................................................................................................................................65
5.5.2. FORMA DE ACESSO................................................................................................................65
APENDICE I - PRINCIPAIS TECLAS DE OPERAÇÃO ...........................................................................66

APENDICE II - GLOSSÁRIO.......................................................................................................................67
APENDICE III - DICAS PARA UTILIZAÇÃO EFICIENTE DO SISTEMA DE COMPRAS E

LICITAÇÕES ................................................................................................................................................68
APENDICE IV - OUTRAS INFORMAÇÕES ..............................................................................................71
1 - MENUS E OPÇÕES ÚTEIS: ...............................................................................................................71

2 - RECURSO EXTRA NO JULGAMENTO DAS PROPOSTAS ...........................................................71
1. INTRODUÇÃO
Esse volume do manual básico do Sistema Integrado de Informações Municipais® traz
informações sobre o módulo de Gestão das Contratações Públicas (GCP) que é parte
integrante do sistema de Gestão de Materiais e das Contratações Públicas. Esse módulo
tem por objetivo permitir aos usuários a execução das seguintes tarefas/;
a) Abertura do processo administrativo de contratação;
b) Escolha das requisição internas de materiais e serviços (RIMS) 1 que integrarão o
processo;
c) Escolha dos fornecedores participantes do processo de contratação;
d) Elaboração da pesquisa de preços2;
e) Procedimentos de reserva de recursos orçamentários3;
f) Definição da modalidade e demais informações sobre o certame;
g) Avaliação de documentos, propostas e julgamento;
h) Adjudicação/homologação e contratação;
i) Procedimentos relativos à execução contratual;
j) Emissão de relatórios e controle gerencial.
As vantagens dos usuários com o uso desse módulo, podem ser traduzidas sob os
seguintes aspectos, entre outros:
a) Promover rapidez na realização de todas as etapas dos processos administrativos de
contratação, fazendo com que a despesa pública seja realizada em obediência à
legislação vigente;
b) Possibilitar a emissão do relatório das compras realizadas em obediência à exigência
do artigo 16 da Lei nº 8.666/93 (forma impressa) e artigo 1º, inciso VI da Lei Federal nº
9.755/98 (forma eletrônica);
c) Proporcionar controle de fracionamento da despesa;
d) Exportação de dados por meio eletrônico para elaboração das propostas pelos
licitantes;
e) Importação de dados das propostas formuladas pelos licitantes, gerando rapidez e
segurança na apuração dos resultados das propostas;
f) Armazenamento de dados sobre as contratações realizadas, possibilitando projetar
contratações futuras, através de relatórios específicos;
g) Integração eletrônica entre módulos e sistemas, reduzindo trâmites desnecessários de
documentos entre setores da Administração, promovendo uma desburocratização
importante na realização das determinadas tarefas.
Compõem também o presente manual:

 Identificação dos principais usuários e dicas sobre os acessos mais importantes;
 Aspectos práticos na utilização do sistema;
1
Os detalhes constam no manual do módulo de autorização eletrônica de documentos “AED”.
2
Pesquisa de preços correntes no mercado ou decorrentes de planilha de custos devidamente elaboradas. De
qualquer forma, deve balizar-se nos preços praticados a âmbito da administração pública, conforme preceitua
os artigos 7º, § 2º, inciso II e 15, inciso V, ambos da Lei nº 8.666/93.
3
Procedimento importante para garantir a existência de recursos orçamentários para cobrir as obrigações
futuras oriundas de contrato, sobretudo pelas exigências do art.7º, § 2º, inciso III e art.14 da Lei nº 8.666/93
bem como o artigo 16 da LRF. Os detalhes do bloqueio constam no manual do módulo de autorização
eletrônica de documentos.
MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS
4
 Apêndices com informações complementares, incluindo o glossário;
 Notas de rodapé para esclarecimentos não enquadrados no glossário.
Recomendamos aos usuários que não dispensem a leitura integral desse manual, pois
contém informações para o uso adequado dos recursos oferecidos pelo sistema.
2. INFORMAÇÕES BÁSICAS AOS USUÁRIOS

2.1. RELAÇÃO DOS PRINCIPAIS USUÁRIOS DO MÓDULO GCP
a) Comissão de Licitações:
Agentes públicos nomeados pela autoridade competente e que exercem
procedimentos inerentes à licitação pública, nas modalidade convite, tomada de
preços, concurso e concorrência pública, sobretudo à análise de documentos e
propostas.
b) Pregoeiro e Equipe de Apoio:

Agentes públicos nomeados pela autoridade competente e exercem a condução
dos procedimentos inerentes à licitação pública na modalidade pregão, sobre a
análise de documentos e propostas, bem como a adjudicação do objeto.
c) Gestor do Contrato:
Servidor designado pela administração para acompanhar e fiscalizar a execução de
contratos, o qual deverá anotar as ocorrências relacionadas a esses contratos, bem
como comunicar aos seus superiores fatos que ultrapassem sua competência
funcional.
d) Requisitante:
Servidor público responsável pela avaliação das demandas de contratação de um
determinado centro de custo (secretaria, divisão, etc). Para fins desse módulo, ele
pode ser responsável pelas autorizações de execução contratual que se materializa
através de um documento denominado Ordem de Fornecimento Parcial (Sub-OF).

5
2.2. RELAÇÃO DOS PRINCIPAIS ACESSOS DO MÓDULO GCP E SUA CORRELAÇÃO
COM OS PRINCIPAIS USUÁRIOS
Sistema de Gestão das Contratações Públicas e Materiais

Módulo Usuários Funções Opção e detalhes
Abertura 04-1 (F1)
Vinculação das RIMS 04-1 (F2)
Escolha de
fornecedores e 04-1 (F3)
pesquisa de preços
Definição da modalidade e
demais informações da 04-1 (F4)
licitação
 Procedimentos de
habilitação (licitação)
 Proposta de preços e 04-1 (F5)
homologação
(contratação direta)
Comissão de Licitações Proposta de preços
GCP Pregoeiro/Equipe de Apoio 04-1 (F6)
(somente licitação)
Requisitante
Julgamento das propostas
04-1 (F7)
(somente licitação)
Homologação (somente
04-1 (F8)
licitação)
Gestão do contrato4
Menu 67
Relatórios 5. PRINCIPAIS
RELATÓRIOS
DO SISTEMA
APENDICE IV -
OUTRAS
3. ASPECTOS PRÁTICOS DO MÓDULO DE GESTÃO DAS

CONTRATAÇÕES PÚBLICAS
3.1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS
Essa parte do manual focará os aspectos práticos relacionados ao uso do sistema,
incluindo os primeiros passos (acesso), passando de forma pontual por todas as etapas
do procedimento de contratação pública e demais tarefas correlatas.
4
O Módulo de Gestão dos Contratos é ativado apenas para àqueles que optarem por utilizá-lo.
6
ACESSO AO SISTEMA
 Dê um duplo clique no ícone localizado em sua área de trabalho.
 Na tela usuário, digite o nome compras e tecle <Enter>ou clique em OK.
TELA 01
 Na tela senha, digite o nome compras5 e tecle <Enter> ou clique em OK
TELA 02
5
Essa senha poderá ser alterada.
7
 Em seguida:
- escolha o exercício financeiro usando as setas do teclado  e tecle <Enter>
ou clique em OK;
- Depois faça o mesmo procedimento para escolha da impressora
TELA 03
 Caso escolha exercício ou impressora errados, é possível retornar a tela inicial do
exercício e fazer a escolha correta através da opção <Voltar>, utilizando setas
do teclado (). Caso a escolha esteja correta, tecle <Enter> ou clique em OK.
TELA 04
 A próxima etapa consiste na digitação:
- No campo Nome, digite o nome completo e tecle <Enter>;
- No campo Senha, digite a senha e tecle <Enter>;
- No campo Nova Senha:
a) digite uma nova senha caso queira alterar, tecle <Enter> e repita o procedimento
(TELA 05)
OU
b) tecle <Enter>para manter a atual e acessar a tela principal (TELA 06)

8
TELA 05
TELA 06

9
3.2. PROCESSO DE COMPRA DIRETA
3.2.1. ABERTURA DO PROCESSO
Esse recurso é específico ao cadastro dos processos licitatórios em qualquer que seja
a modalidade. Acesse a opção 04-1. Surgirá a tela seguinte.
TELA 07
Os campos a serem informados são:
PROCESSO6
Se desejar criar um Novo Processo:
 Digite a Sigla “PRC” (abreviatura de processo) no primeiro espaço e tecle
<Enter> 2 vezes para posicionar o cursor no campo “Data Abertura”;
OU
Se desejar um processo já gravado ou mesmo para criar um Novo Processo com
numeração fora da sequencia:
 Digite a Sigla PRC no primeiro espaço e tecle <Enter>, o Número do Processo
no segundo espaço e tecle <Enter> e o Ano Corrente (com dois dígitos – Ex.:
para 2015 digite 15) e tecle <Enter>. Se o processo já existir, o mesmo será
exibido na tela.
DATA DE ABERTURA
 O sistema preenche esse campo com a Data Atual, mas, se desejar informar
outra data, tecle <Backspace> (na maioria dos teclados é a tecla acima da tela
<Enter> no teclado).
SITUAÇÃO DO PROCESSO
O sistema preenche esse campo automaticamente.
6 Na criação de um novo processo, o sistema faz o controle automático de número do processo, mas se necessário, é possível que seja
informado pelo usuário.
10
TIPO DE PROCESSO
Nesse campo só será possível informar algumas opções. São elas:
- C para Contratação Direta;
- L para Licitação ou Registro por Menor Valor;
- M para Registro pó Maior Desconto Percentual (%) ou Catálogo;
- R para gerar uma Compra de um Registro de Preço já gravado;
- S para quando uma Licitação compartilhada;
- G para quando for um Registro Externo (feito com base em Registro de Preço
de outra entidade).
Para o nosso exemplo, digite “C” por se tratar de uma Compra Direta7 e <Enter>.
TIPO DE SELEÇÃO8
 Digite:
I – Menor preço por Item
ou
G – Menor preço Global
 Tecle <Enter>
CARACTERÍSTICA9
 Digite:
C – Compras/Serviço
ou
O – Obras/Engenharia
 Tecle <Enter>
REFERÊNCIA
 Digite neste campo a descrição resumida de que se trata o processo.
Ex: Merenda Escolar, Material de Escritório, Combustíveis, etc.
 Tecle <Enter>
OBJETO
 Digite o histórico do que trata a aquisição do objeto e seu propósito.
Após informar esses campos, tecle <F10> (ou tecle <Enter> até o final da tela anterior,
para passar à próxima fase da gravação do processo que é a tela “Situação do
Processo de Compras” (tela seguinte).
7 Para fins operacionais, entende-se por Compra Direta todo procedimento administrativo de contratação sujeito a Lei nº 8.666/93 que se
enquadra nas situações previstas nos incisos I e II do artigo 24, conhecidas como dispensa por valor.
8
Isso definirá se o menor proponente do item (tipo I) ou o menor proponente na soma de todos os itens (tipo G) será o vencedor da
disputa.
9
De acordo com a escolha, o sistema exercerá o controle do fracionamento da despesa, através de relatórios ou mesmo alertas, exigindo o
uso de senhas. A diferenciação de C de O, se dá em virtude da Lei nº 8.666/93 possuir valores diferenciados para as modalidades
licitatórias, conforme exposto nos artigos 24, incisos I e II.
11
SITUAÇÃO DO PROCESSO DE COMPRAS
TELA 08
Observe na tela anterior que a Fase 1 está com um “OK”, indicando que esta fase está
concluída. Na próxima fase serão incorporados os produtos desejados ao processo.
3.2.2. SELEÇÃO DE PRODUTO

 Tecle <F2> para selecionar produto ou <F10> para acessar a Fase 2;
Ao teclar <F2> surgirá uma tela pedindo para informar se a Seleção de Produtos
será por Especialidade (E) ou por Unidade Orçamentária (U). No nosso exemplo,
informe a opção “E” (por Especialidade).
 Surgirá a tela seguinte e nela use as setas () para selecionar a Especialidade
desejada;
TELA 09
Observação:
Se informar que a Seleção de Produtos será “U” (por Unidade Orçamentária) a tela
que surgirá exibirá as Unidades Orçamentárias que contenham RIMS gravadas.
 Na tela anterior tecle <F5> para abrir tela de cadastro de RIMS. Surgirá a tela
seguinte, na qual será cadastrada uma nova RIMS ou selecionada uma já existente.

12
Após cadastrar uma nova RIMS ou encontrar uma já gravada, tecle <F10> quando
surgirá a tela seguinte:
TELA 10
 Responda “S” (Sim) à pergunta no rodapé da tela anterior para incorporar os
Produtos da RIMS ao processo.
 Em seguida surgirá a mensagem “Deseja incorporar outra RIMS ao processo?”.
Nesse nosso exemplo, responda “N” (Não).
Observação:
Poderão ser incorporadas quantas RIMS forem necessárias a cada processo.
O sistema retorna à tela de Especialidades. Nessa tela, tecle <Esc> para retornar à
tela das Fases do Processo. Surgirá a tela seguinte:
TELA 11

13
Observe que agora a Fase 2 também tem um “OK”, indicando que ela também está
concluída. O próximo passo será cadastrar os fornecedores do processo.
3.2.3. SELEÇÃO DE FORNECEDORES

Na tela anterior, tecle <F3> quando surgirá a mensagem “Deseja emitir a relação de
requisições deste processo agora?” Se responder “S” (Sim), direcione o relatório das
RIMS e respectivos produtos para Vídeo ou Impressora.
Em seguida surgirá a tela seguinte:
TELA 12
Na tela anterior estarão exibidas as Especialidades dos produtos incorporados à RIMS
(ou às RIMS) incorporadas ao processo. No nosso exemplo, tinha produtos das
Especialidades “Gêneros Alimentícios” e “Carnes” na RIMS incorporada.
Na tela anterior tecle <F2> para informar os Fornecedores para o processo. Surgirá a
tela seguinte:
TELA 13
Na tela anterior informe o Código ou Nome do Fornecedor desejado. Use teclas
<PgDn> e <PgUp> para passar pelos fornecedores.
Após informar o Fornecedor desejado, tecle <Enter> e o sistema retornará à tela com
as Especialidades dos Produtos.

14
Observação:
No cadastro de Fornecedores é possível informar as Especialidades que os
fornecedores atendem. Assim, quando um Fornecedor for informado para um
processo e a Especialidade do processo não tiver sido informada para o Fornecedor,
surgirá a mensagem: “Este fornecedor não foi cadastrado para esta Especialidade.
Continua?” Responda “S” se o Fornecedor atender à Especialidade.
Informe quantos Fornecedores forem participar do processo. Repita os passos
explicados anteriormente.
Após informar todos os Fornecedores, tecle <F10> quando será exibida a tela
seguinte:
TELA 14
Na tela anterior informe os campos e tecle <Enter>, quando surgirá a mensagem:
“Deseja emitir o pedido de cotação de preços agora?” Responda “S” (Sim) ou “N”
(Não).
Respondendo “S” (Sim), surgirá a tela seguinte:
* dados meramente ilustrativos TELA 15

Na tela anterior selecione cada um dos Fornecedores (use teclas de setas ), tecle
<Enter> e direcione para Vídeo ou Impressora, para gerar o relatório dos Itens
(Produtos) do Processo para que cada Fornecedor faça sua cotação de preços.
Após concluir o cadastro de Fornecedores, o sistema retornará à tela de Fases do

Processo, exibida a seguir:

15
TELA 16
Observe na tela anterior que agora a Fase 3 também está com um “OK”, indicando
que está concluída.
3.2.4. COTAÇÃO
O próximo passo é informar as Cotações de cada um dos Fornecedores informados na
Fase 3, explicada anteriormente.
Tecle <F4> (ou <F10>) na tela anterior e surgirá a tela seguinte:
TELA 17
Nesta tela anterior, selecione o Fornecedor para o qual deseja informar suas cotações
de valores para os Produtos do processo. Use as teclas de setas  para selecionar
o Fornecedor desejado e tecle <F2>. Surgirá a mensagem:
“Deseja entrar com o valor Unitário ou Global?”. Responda “U” ou “G”. Surgirá a tela
seguinte.

16
Na tela anterior, informe o Valor Unitário (ou o Valor Global) e a Marca para cada um
dos Produtos listados.
Quando houver muitos produtos, o usuário poderá teclar <F1> para localizar um
produto rapidamente. Surgirá uma tela na qual o usuário deverá informar o Código ou
a Descrição do Produto
Ao terminar a Cotação dos Itens para um Fornecedor, tecle <F10> quando surgirá a
tela seguinte:
TELA 19
Na tela anterior informe os campos “Validade desta Proposta” e “Prazo de Entrega”.
Não informe dados INFERIORES aos exigidos no processo, porque isso
desclassificará o Fornecedor. Após informar esses dados e teclar <Enter> o sistema
retorna à tela seguinte com a lista de Fornecedores.

17
TELA 20
Observe na tela anterior que surgir a expresssão “Sim” na coluna “Classif.” e o
número 5 (de 5 itens cotados) na coluna “Itens Cotados”.
Caso algum item fique Desclassificado e o usuário desejar “forçar” a classificação,

deverá teclar <F3>, selecionar o item desclassificado, teclar <F7> e responder “S”
(Sim) à pergunta: “Retirar a Indicação de Desclassificados de Todos os Produtos?”.
Observações:
1ª – Na tela anterior, se necessitar, tecle <Enter> para visualizar a função de cada
uma das Teclas de Função.
2ª – Quando o Tipo de Seleção do processo for “Global”, deverá ter cotação para
TODOS os Itens do Processo; caso algum item não seja cotado, o Fornecedor
será DESCLASSIFICADO.
Repita os passos explicados anteriormente para informar a Cotação dos demais

Fornecedores do processo.
Ao terminar a Cotação para TODOS os Fornecedores, tecle <F10> na tela que lista
os Fornecedores do Processo quando surgirá a mensagem:
“Deseja emitir o Mapa de Apuração agora?”. Responda “S” (Sim) e direcione o
relatório para Vídeo ou Impressora.
Após visualizar ou imprimir o Mapa de Apuração, o sistema retornará à tela da Fases

do Processo, exibida a seguir.

18
TELA 21
Observe na tela anterior que a Fase 4 também tem um “OK”, indicando que esta fase
também está concluída. O próximo passo é Apurar os Resultados e gerar o Mapa de
Apuração, o qual exibirá os Itens do Processo e respectivos Vencedores.
3.2.5. APURAÇÃO DE RESULTADO

Dentro da Fase 4 também é realizada a Apuração do Resultado que define os
Vencedores dos Processo. Para Apurar o Resultado, tecle <F10> após ter informado
as Propostas de todos os Participantes. Surgirá a mensagem: “Deseja emitir o Mapa
de Apuração agora?”. Responda “S” (Sim) e direcione para Vídeo ou Impressora,
quando será exibido relatório semelhante ao da tela seguinte.

19
Quando o relatório for direcionado para Vídeo, o usuário poderá deverá usar as telas
de setas () para “rolar” o relatório na tela acima, abaixo, à direita e à
esquerda. Os Itens e Valores Cotados estarão dispostos em linhas, os Participantes
estarão dispostos em colunas e à direita do valor de cada Participante estarão os
seguintes caracteres: V – Vencedor; 2º - indicando que o Participante ficou em 2º lugar
para o Item, 3º indicando que ficou em 3º lugar, etc. Quando houver tantos
fornecedores que não couber na largura da folha, os demais Participantes estarão
dispostos a partir da 2ª, 3ª, 4ª páginas, etc (quantas forem necessárias) bem como os
Itens e Valores Cotados nas linhas das novas páginas.
Se direcionar para Vídeo, tecle <Esc> duas vezes para retornar à tela de Fases do
Processo.
3.2.6. EMISSÃO DE REQUISIÇÃO DE EMPENHO (RE)

A próxima Fase a concluir do Processo é a de geração de RE (Requisição de
Empenho), mas antes de efetivamente gerar a RE, será necessário informar a Data de
Homologação do Processo. Para tanto, tecle <F5> quando será exibida a tela
seguinte. (Tela 23)
TELA 23
Na tela anterior, informe a Data de Homologação e tecle <Enter> quando surgirá a tela
seguinte. (Tela 24)

20
Na tela anterior pode-se observar que ainda não existe a OF (Ordem de
Fornecimento) e, para gerá-la, o usuário deverá clicar <F2> quando surgirá a seguinte
mensagem: “É necessário emitir a(s) requisição(ões) de empenho(s). Confirma
agora?” Respondendo “S” (Sim), surgirá a tela seguinte, para informar a Data da
Requisição de Empenho.
TELA 25
Informe a Data desejada para a RE e telce <Enter>. Surgirá a tela seguinte.

Na tela anterior o Histórico do Empenho estará em branco; o usuário poderá informá-lo
digitando ou simplesmente teclando <F3> para “puxar” o Histórico do Objeto do
Processo. Informado o Histórico, tecle <F10> para dar continuidade, quando será
exibida a mensagem: “A R. E. xxxxx/yy foi gravada com sucesso. (“xxxxx” será o
número e “yy” será o ano (com dois dígitos) da RE gerada). Tecle <Enter> para
continuar.
Em seguida o sistema exibirá mensagem:

“Esse processo terá CONTRATO(S)? (SICOM)”.
Respondendo “S” (Sim), surgirá mensagem:

“Todos fornecedores deste processo terão contrato? (SICOM)
Respondendo “S”, surgirá a tela seguinte para informar a quantidade de vias que
deverão ser impressas da RE recém-gerada. (Tela 27)

21
TELA 27
Informe o número de vias da RE a imprimir e tecle <Enter>. Direcione para Vídeo ou
Impressora (obviamente que se direcionar para Vídeo, apenas uma RE será exibida,
independentemente da quantidade de vias informadas).
Se direcionar para Vídeo, tecle <Esc> duas vezes para retornar à tela de Fases do
Processo. Nesse momento tecle <F2> para gerar a OF (Ordem de Fornecimento)
quando surgirá mensagem “Há RE em fase de autorização eletrônica. Deseja liberar?”,
tal como exibido na tela seguinte.

Uma vez gerada a RE ela estará no Grupo 1 da Tramitação Eletrônica.
Responda “S” (Sim) para a pergunta da tela anterior para iniciar a Tramitação
Eletrônica da RE.
Observação:
Pelo fato da Tramitação Eletrônica de REs ser uma operação de exceção, será
necessário o usuário informar sua Senha.
3.2.7. AUTORIZAÇÃO ELETRÔNICA DA REQUISIÇÃO DE EMPENHO (RE)
Todas as informações relativas a esse tópico estão contidas no manual do módulo de

autorização eletrônica de documentos “AED” no tópico 3.4.1.2

22
3.2.8. EMISSÃO DA ORDEM DE FORNECIMENTO
A Ordem de Fornecimento é um documento formal que possui a relação dos itens,
quantitativos e valores de um determinado fornecedor, dividindo-se em Ordem de
Fornecimento Global (OFG) e Ordem de Fornecimento Parcial (OFP) ou (SUB-OF),
cada qual com especificidades distintas.
3.2.8.1. ORDEM DE FORNECIMENTO GLOBAL (OF)
A Ordem de Fornecimento Global constitui um documento formal que contém a

totalidade dos itens contratados, ou seja, possui o mesmo valor do contrato
celebrado com o licitante vencedor. Tal documento serve apenas para constar no
processo de contratação.
PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DA OF
Acesse a opção (25-4); surgirá a tela seguinte. (Tela 29)

Na tela anterior informe o PROCESSO (Sigla, Número e Ano (com 2 dígitos) do
processo já gravado).
Observação:
Para visualizar a função de cada uma das Teclas de Função possíveis nesse
momento, tecle <Enter> na tela anterior. Para retornar à tela anteior, tecle <Esc> e
informe novamente o processo desejado.
Com a RE já Tramitada Eletronicamente e selecionado o Forncedor para o qual

deseja gerar a OF Global, tecle <F2> para informar os dados da OF na tela
seguinte.

23
Após informar os campos e teclar <Enter> no último (ou <F10> a qualquer
momento, surgirá a mensagem: “Deseja imprimir esta ordem de fornecimento
agora?” Responda “S” (Sim) ou “N” (Não).
Após imprimir ou não, o sistema exibe a tela seguinte, com a informação “1 Global”
na coluna “Ordem de Fornecimento” na linha do Fornecedor para o qual gerou a
OF. (Tela 31)

Concluídos esses passos explicados nesse item, estará gerada a OF.
3.2.8.2. ORDEM DE FORNECIM. PARCIAL (SUB-OF)/EMISSÃO DA RSE

A Ordem de Fornecimento Parcial é o documento hábil para solicitar ao contratado
a execução da parcela contratual de acordo com os itens contratados, seja
fornecimento ou prestação de serviços.
PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DA SUB-OF
Na própria tela, da opção 25-4, após a elaboração da OF, aparecerá a seguinte

tela:

24
Na tela anterior, além da expressão “1 Global” na coluna “Ordem de Fornecimento”,
entre os colchetes terá uma pequena barra vertical “[ | ]”, indicando que a OF já foi
gerada.
Nesse momento, para gerar a Sub-OF, selecione o Fornecedor (se houver mais de
um) para o qual deseja gerar a Sub-OF e tecle <F3>. Surgirá a tela seguinte.

Note que os dados para gerar uma Sub-OF são exatamente os mesmos dados para
gerar uma OF Global. Informe os dados acima e, ao teclar <Enter> no último campo
ou <F10> a qualquer momento, surgirá a tela seguinte, na qual estarão listados os
Itens para os quais o Fornecedor selecionado foi Vencedor no processo.

Na tela anterior, selecione o item que deseja receber, tecle <Enter> e informe a
Quantidade a Processar. Se errar uma Quantidade, substitua o sinal “+” por “-“ e
25
responda “S” (Sim) à pergunta que surgirá: “Excluir item da compra?”. Responda
“S” para que a Quantidade Errada Digitada volte à coluna “Saldo Qtde Restante”.
Repita esses procedimentos anteriores para todos os itens desejados para a Sub-
OF. Ao final tecla <F10> quando surgirá a tela seguinte.
Informe os campos da tela anterior. Observe que é possível até incluir um Histórico
diferente do Histórico padrão do Objeto do Processo. Após informar os campos,
tecle <F10> quando surgirá a pergunta: “Deseja emitir a Requisição de Sub-
Empenho agora?”. Responda “S” se desejar imprimir a RSE.
Em seguida surgirá a mensagem: “Deseja autorizar eletronicamente esta SER?”.

Responda “S” (Sim) para iniciar a tramitação eletrônica da SER. Por se tratar de
uma operação de exceção, também será necessário o usuário informar sua Senha.
3.2.9. AUTORIZAÇÃO ELETRÔNICA DA REQUISIÇÃO DE SUBEMPENHO

(RSE)
Todas as informações relativas a esse tópico estão contidos no manual do módulo de

autorização eletrônica de documentos “AED” no tópico 3.4.1.
3.3. PROCESSO DE LICITAÇÃO (INCLUI DISPENSA/

INEXIGIBILIDADE)
3.3.1. ABERTURA DO PROCESSO
Os procedimentos para gerar um Processo de Licitação são idênticos aos descritos no
tópio “3.2.1 – Abertura do Processo”, exceto pela dado informado no campo “Tipo de

26
Processo”. Nesse campo, digite a letra “L” (Licitação), pois agora se aplica à
Licitação10.
3.3.2. SELEÇÃO DE PRODUTO

Os procedimentos são idênticos aos descritos no tópico 3.2.2.
3.3.3. SELEÇÃO DE FORNECEDORES

Os procedimentos são idênticos aos descritos no tópico 3.2.3.
3.3.3.1. PESQUISA DE MERCADO

Servirá de balizamento para que a Comissão Julgadora da Licatação possa
comparar os preços dos proponentes com os preços correntes de mercado. Além
disso, a partir da Pesquisa de Preços, o sistema considerará o valor dessa
pesquisa como o referencial para a solicitação e a efetiva Reserva de Recursos
Orçamentários (Bloqueio).
Após selecionar os Fornecedores, tecle <F10> quando surgirá a mensagem:

“Deseja entrar com os valores da pesquisa de mercado?”. Responda “S” (Sim);
surgirá a pergunta: “Deseja entrar com valor Unitário ou Global?”. Responda “U” se
informar os valores Unitários dos Itens ou “G” se informar os valores Globais dos
Itens (Quantidade X Valor Unitário). Nesse documento exemplificaremos pelos
Valores Unitarios. Surgirá a tela seguinte:

Na tela anterior:
 Selecione o item a informar o valor (use teclas de setas ) e tecle <Enter>;
 Informe o Valor Unitário (ou o Global se tiver optado por esse tipo);
 Repita os procedimentos acima para todos os itens e tecle <F10> ao final.
10
Para fins operacionais, entende-se por Licitação todo procedimento administrativo de contratação
sujeito a Lei nº 8.666/93 realizado em quaisquer modalidades (convite, tomada de preços, concorrência
e pregão), incluindo ainda o processo de dispensa formal e a inexigibilidade
27
 A tecla <F2> permite emitir o Mapa de Apuração, que tem a finalidade de exibir
os preços totais apurados, bem como o menor preço encontrato;
 A tecla <F4> permite emitir a Variação de Mercado, que tem a finalidade de

exibir os preços unitários mínimo, médio e máximo, a faixa de variação
percentual e o valor médito total que é considerado para fins de apuração de
balizamento da Reserva Orçamentária (Bloqueio).
Essas funções da teclas <F2> e <F4> também as mesmas nas opções 32-2 e 32-3
do sistema.
Para retornar telas, utilize a tecla <Esc> duas vezes para cada tela
Observação:
Por se tratar de dispensa ou inexigibilidade, não é preciso informar pesquisa de
mercado, uma vez que constará no processo a razão da escolha do licitante e
justificativa do preço.
Outra informação relevante é que se o usuário deixar de fazer a pesquisa de preços

de um item que seja, o sistema passará a considerar o valor desse item com o valor
informado na RIMS, como se fosse o preço pratica e tal informação será enviada no
arquivo do SICOM. Portanto, atente-se pela exigência advinda do SICOM do
TCMG, cujas explicação se encontram no tópico 3.5 e seus sub-tópicos.
3.3.3.2. SOLICITAÇÃO DE RESERVA DE RECURSOS ORÇAMENTÁRIOS

(BLOQUEIO)
O bloqueio orçamentário constitui uma reserva orçamentária do valor estimado de

contratação separadamente for ficha do orçamento e a vigência do contrato. O
bloqueio é obtido a partir da média da pesquisa de mercado, considerando ainda o
percentual definido pela usuário responsável por esses dados.
Vantagens do bloqueio:
a) Garantir reserva de recursos orçamentários antes de se proceder a publicação
do edital ou envio de convite. Assim, os dados da licitação (modalidade, nº, tipo,
data, etc) somente poderão ser preenchidos após a realização do bloqueio;
b) Emissão em conjunto da estimativa de impacto orçamentário-financeiro e
declaração do ordenador de despesas em obediência ao artigo 16 da LRF.
No sistema, acesse a opção 04-1, digite os dados do processo, tecle <F10> e, em

seguida, tecle <F3> para acessar a Fase 3 e, por fim, tecle <F9>. Será exibida a
tela seguinte.

28
TELA 37
Na tela anterior informe a Data da Emissão, o Percentual do Bloqueio que será
aplicado à média da pesquisa de preços, tecle <Enter> e direcione para Vídeo ou
Impressora.
A geração do Bloqueio efetivamente será feita pelo Setor de Contabilidade, através

do processo de Tramitação Eletrônica da RB (Requisição de Bloqueio). Os detalhes
dessa tramitação foram abordados no tópico 3.3.1 (Módulo Bloqueio) do manual de
Autorização Eletrônica de Documentos (AED).
3.3.3.4. CADASTRO DE LICITAÇÃO

Acesse a opção 04-1, digite os dados do processo (sigla, número e ano), tecle
<F10> e em seguida a opção tecle a <F4>11. Aparecerá a seguinte tela:
TELA 38
Os campso a informar são:
LICITAÇÃO
Digite uma das siglas de licitação ou contratação direta abaixo:
CC – Carta Convite ou;
11
Caso o usuário esteja na tela das fases do processo, basta teclar <F4>
29
TP – Tomada de Preço ou;
CO – Concorrência ou;
PREG – Pregão ou;
DiSP - Dispensa12 ou;
INEX – Inexigibilidade e tecle <Enter>.
Deixe os demais campos de “Licitação” em branco para que o sistema gere
automaticamente ou digite o número desejado e tecle <Enter> e digite o Ano
(com 2 dígitos) e tecle <Enter> novamente.
MODALIDADE
Use <PgDn> e <PgUp> para pesquisar o número da modalidade desejada. O
tipos possíveis são:
1 – Inexigibilidade;
2 – Processo de Dispensa;
3 – Convite;
4 – Tomada de Preços;
5 – Concorrência;
6 – Pregão.
TIPO
Informe “M – Menor Preço” para o Tipo.
TIPO DE PREGÃO (somente para Modalidade igual a “6 – Pregão”)

Quando informar no campo “Modalidade” (anterior) a opção “6 – Pregão”, surgirá
a tela seguinte:
TELA 39
Informe “P” se for um Pregão Presencial ou “E” se for um Pregão Eletrônico.
DATA DO EDITAL / CONVITE
Informe a Data da emissão (geração) do Edital ou Convite. Não confunda com
Data de Publicação; essa será informada no campo seguinte.
DATA PUBLICAÇÃO (aviso de Licitação ou Convite)
Informe a Data que efetivamente foi publicado o Aviso de Licitação ou da última
data de recebimento do Convite, que poderá ser a mesma da Data do
Edital/Convite OU POSTERIOR (SUPERIOR) a ela.
ENTREGA DOS ENVELOPES13
Informe a Data e Hora limite para entrega dos envelopes de propostas e
documentos dos participantes.
ABERTURA DOS ENVELOPES14
Informe a Data e Hora efetiva da abertura dos envelopes dos participantes.
ENDEREÇO DE ENTREGA DOS ENVELOPES15
Informe o endereço onde os participantes deverão entregar seus envelopes de
propostas e documentos.
12
Dispensas elencadas no artigo 24, incisos III a XXIX da Lei nº 8.666/93 e alterações posteriores. Não
inclui as dispensas por valor (incisos I e II) do mesmo texto legal.
13
Campo inabilitado para as dispensas e inexigibilidades.
14
15
30
ENDEREÇO DE ENTREGA DO OBJETO
Informe o endereço do local onde deverá ser entregue o material ou realizado o
serviço pelo vencedor do objeto. Caso não tenha essa informação, digite
“Conforme Contrato”, “Ordem de Fornecimento” ou outro documento hábil.
CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
Informe a forma de pagamento (pode ser diferente de processo para processo).
PRAZO DE ENTREGA
Informe o prazo em dias.
VALIDADE DA PROPOSTA
Informe o prazo em dias.
Após informar esses campos anteriores, será exibida a tela seguinte para informar
os Membros da Comissão Julgadora16. Digite o Nome ou use as teclas <PgDn> e
<PgUp> para encontrar os servidores que compõem a Comissão Julgadora.
TELA 40
Após informar os membros da Comissão Julgadora, surgirá a pergunta: “Deseja
entrar dados complementares?”. Se responder “S” (Sim) a essa pergunta, surgirá a
tela seguinte.

Após informar os campos da tela anterior, surgirá a pergunta: “Exigir no edital outra
documentação além das CND’s?”.
É útil preencher esses dados, uma vez que ele permite informar quais documentos
serão necessários para o processo em questão. O objetivo dessas informações é
definir os documentos que serão obrigatórios para o certame e, quando informar a
documentação de habilitação de cada participante no sistema, o sistema poderá
informar caso algum não tenha sido cadastrado para o participante, podendo até
INABILITADO para o processo por falta de documento; sem essas informações o
sistema não terá como ajudar a verificar a falta de um ou outro documento; nesse
caso, os membros da Comissão Julgadora ou Pregoeiro e Equipe de Apoio, no
caso de Pregão, é que deverão ficar atentos.
Respondendo “S” (Sim) a essa pergunta, será exibida a tela seguinte.
16
Caso não exista, faça o cadastro do nome no cadastro de operadores ou solicite ao responsável.
31
TELA 42
Na tela anterior basta informar “S” (Sim) na coluna “Exige Docto” quando o tipo de
documento for obrigatório para o certamente e “N” (Não) para quando não for. Após
informar a exigência ou não de cada documento, tecle <F10> para retornar à tela
anterior.
3.3.5. FASE DE JULGAMENTO (HABILITAÇÃ0)17

Essa Fase é específica ao registro dos documentos de habilitação apresentados pelos
participantes e consisti-los com as exigências do ato convocatório para que sejam
habilitados ou não.
Ao teclar <F5> na tela das Fases do Processo, surgirá a mensagem: “Confirma

verificar Fase de Julgamento no Setor de Licitações?”. Responda “S” (Sim), para que
as fases seguintes sejam desdobradas18; é quando surgirá a tela seguinte.
TELA 43
17
Os processos de dispensa e inexigibilidade não possuem fase de habilitação, pois pressupõe que os
contratados possuam no mínimo as certidões negativas do INSS e do FGTS.
18
Esse desdobramento faz com que o sistema possua 8 fases e não mais apenas 6.
32
Na tela anterior tecle novamente <F5> para abrir tela com a lista dos Participantes do
certame para a efetiva habilitação (ou não) deles. Surgirá a tela seguinte.

As teclas de Função possíveis na tela anterior são:
<F2> permite credenciar o participante selecionado(surgirá um símbo “|” entre os
colchetes e surgirá a informação “Credenciado” na coluna “Situação”;
<F3> permite cadastrar mais participantes que não foram cadastrados na Fase 3;
<F4> habilita o participante selecionado;
<F5> permite gerar arquivo para cotação de preços para o participante selecionado;
<F6> permite retirar o credenciado para o participante selecionado;
<F7> permite retirar um participante informado indevidamente para o processo;
<F8> permite informar que o participante selecionado não compareceu ao certame;
se informar um participante como Ausente indeveidamente, não será possível
retirar essa informação, porém, se o mesmo compareceu realmente, bastará
credenciá-lo (<F2>).
Credencie, habilite, informe como ausente (quando for o caso), inclua novos
participantes (quando for o caso), retire participantes informados indevidamente, etc
na tela anterior. Após finalizar as informações da tela anterior, tecle <F10> para gravar
e passar à fase seguinte. Surgirá a tela seguinte.
TELA 45

33
3.3.6. FASE DE JULGAMENTO (PROPOSTA COMERCIAL)
Na tela anterior (Tela 42) observe que agora tem um “OK” à esquerda da Fase 5,
indicando que esta fase também foi concluída. Caso necessite fazer alguma alteração
na Faze 4, basta teclar <F5> para alterar algum dado/informação.
Observações:
1 – Só é possível alterar alguma informação em uma fase já concluída (com “OK”)
caso a fase seguinte ainda não esteja concluída (não tenha um “OK”).
2 – Quando o processo não for na modalidade Pregão, será necessário informar os
Documentos apresentados pelo participante de acordo com o exigido no processo
em questão nessa fase, para sua efetiva habilitação; na modalidade Pregão esses
documentos não são informados nesse momento, porque há a INVERSÃO DE
FASES: primeiro as Propostas Comerciais são apuradas e só quando houver um
vencedor, aí sim será necessário verificiar se os documentos apresentados pelo
participante vencedor na proposta comercial estão atendendo ao exigido no
processo.
3.3.7. FASE DE JULGAMENTO (JULGAMENTO DAS PROPOSTAS)

Os procedimentos são idênticos aos descritos no tópico 3.2.5. APURAÇÃO DO
RESULTADO.
Observação:
Os tópicos 3.3.6. FASE DE JULGAMENTO (PROPOSTA COMERCIAL) e 3.3.7. FASE
DE JULGAMENTO (JULGAMENTO DAS PROPOSTAS) são um desdobramento da
cotação, que é realizada na compra-direta, ou seja, enquanto na compra-direta temos
uma fase, na licitação temos duas fases.
Nessa fase serão informadas as propostas comerciais (por Item ou Global) dos itens
do processo. Ao teclar <F6> na tela de Fases (tela 42), surgirá a tela seguinte:

Observação:
Na tela anterior, selecione o Participante desejado, tecle <F2> para digitar suas
propostas “por Item” ou “Global” (ou tecle <F4> para importar de mídia que deverá ser
trazida pelo participante). Repita esses passos para todos os Itens para todos os
Participantes que os cotarem.

34
Na tela anterior, apenas os Participantes habilitados na Fase 5 (explicada
anteriormente) serão exibidos. Esta tela destina-se à informação das propostas
comerciais de cada participante habilitado, as quais podem ser digitadas ou não19.
Cabe ainda observar o seguinte:

1 – é possível classficiar e desclassificar itens das propostas, bem como informar as
razões;
2 – é possível definir os vencedores <F10>, bem como retirar uma definição indevida
de vencedor teclando <F7> seguido de <F6>;
3 – os processos de Dispensa e Inexigibilidade possuem apenas uma fase (proposta e
julgamento), que á a Fase 5, de forma idêntica ao tópio 3.2.4 – Cotação.
Observação:
Desde a implementação do SICOM, o Sistema de Compras e Licitação passará a
exigir uma série de informações aos usuários que se encontram nos autos do
processo.20
Os detalhes estão arrolados no item 3.5.2. ASPECTOS OPERACIONAIS.
Após concluir a fase anterior, tecle <F10> quando surgirá a tela das fases novamente.
TELA 47
Observe que na tela anterior agora a Fase 6 também tem um “OK”, indicando que
essa fase também está concluída.
19
Nessa fase, existe o recurso de importação de propostas de preços que foram geradas
eletronicamente na fase 5.Quando isso for o caso, existirá um código validador na proposta comercial
impressa para garantir a autenticidade da mesma.
20
Portaria de nomeação da comissão julgadora, extrato de publicação do aviso da licitação, edital,
parecer jurídico/técnico, atas de habilitação e julgamento, bem como outros documentos incluídos no
processo.
35
3.3.8. FASE DE JULGAMENTO (HOMOLOGAÇÃO)21
Essa fase conclui o procedimento administrativo de contratação, no qual o passo
seguinte na esfera jurídica será a contratação e na esfera operacional será o empenho
da despesa. Essa fase também se aplica às ratificações das dispensas e
inexigibilidades. Para concluir a Fase 7, tecle <F7> na tela anterior; surgirá a tela
seguinte:

Nessa Fase 7 o usuário deverá teclar <F10> para Apurar os Vencedores do Processo.
Ao teclar <F10> responde “S” (Sim) à pergunta “Deseja emitir o Mapa de Apuração
agora?” e direcione para Vídeo ou Impressora. Visualizado ou impresso o Mapa o
usuário deverá teclar <Esc> duas vezes quando será exibida a tela seguinte.
TELA 49
Observe que na tela anterior a Fase 7 agora também tem um “OK”, indicando que
essa Fase também está concluída.
21
Nos processos de dispensa e inexigibilidade basta teclar <F6> em invés de <F8> e realizar os demais
procedimentos.
36
3.3.8. DADOS COMPLEMENTARES DE LICITAÇÕES ( SICOM )
Com a implementação do SICOM ( Sistema Informatizado de Contas do Municípios),
novas informações passaram a ser obrigatórias para processos de dispensa,
inexigibilidade e licitações dos municípios e, essas novas informações, foram
implantadas no nosso sistema.
Quando um processo já tiver as 7 fases concluídas e o usuário teclar <F8>, que antes
era específica apenas à Homologação do processo, agora exibirá as telas seguintes
que destinam-se às novas informações exibidas para o SICOM.
TELA 50
Informe os dados da tela anterior e tecle <F10> quando surgirá a tela seguinte.
TELA 51
Informe os campos na tela anterior e tecle <F10> (ou <Enter>) no último campo
quando surgirá a tela seguinte.

37
TELA 52
Informe os dados na tela anterior, quando surgirá a tela seguinte.
TELA 53
Informa os dados na tela anterior quando surgirá a tela seguinte.
Observação:
Quando algum dado obrigatório de um participante não tiver sido informado na Fases,
surgirá a mensagem informando o dado faltante do fornecedor, quando o usuário
deverá informá-los para continuar o processo.
Responda “S” (Sim) à pergunta “Deseja entrar com os dados complementares do
fornecedor agora?”. Surgirá a tela seguinte.

Informe os dados na tela anterior e responda “S” (Sim) à pergunta “Deseja gravar os
dados do fornecedor?”. Surgirá a mensagem “O representante legal/sócio do forn.
xxxx é obrigatório para o SICOM”. Clique em “OK” para informar e responda “S” (Sim)
à pergunta “Deseja informar o representante legal/sócio do forn. agora?”.
38
Surgirá uma tela com o(s) fornecedor(es) vencedores do processo. Selecione cada um
dos fornecedores exibidos (se houver mais de um) e tecle <Enter> para informar o
representante legal/sócio de cada um dos participantes exibidos. Surgirá a tela
seguinte:

Informe os dados na tela anterior e, ao final, surgirá a mensagem: “Dados gravados
com sucesso!”.
Observação:
1 – Para informar um Representante Legal ou Sócio de fornecedores no campo
“Sócio” na tela anterior, essas pessoas deverão estar previamente cadastradas no
sistema na opção “68-4 – Cadastro de Quadro Societário”.
2 – Deve ser informado PELO MENOS UM Representante Legal, informando “1” no
campo específico dessa informação.
Após informar todos os dados de Representante Legal/Sócio, tecle <Enter> e, em

seguida, <Esc> para continuar a informar os outros dados exigidos pelo SICOM que
são os “Tipos de Responsabilidade” do processo que estiver cadastrando (tela
seguinte).
TELA 56
Na tela anterior deverão ser informados os Tipos de Responsabilidades de cada tipo
de processo licitatório, bem como seus respectivos Responsáveis. Os Tipos de
Responsabilidades possíveis podem variar de acordo com o Tipo de Licitação.
Observação:
Na tela anterior use <F5> para copiar a Comissão de outro processo, desde que esse
outro processo tenha os mesmos Responsáveis por cada Tipo de Responsabilidade.

39
Para informar cada um dos Tipos de Responsabilidades possíveis para o processo
que estiver cadastrando, tecle <F3> na tela anterior, quando surgirá a tela seguinte.

Na tela anterior, o usuário deverá selecionar o Tipo de Responsabilidade para a qual
irá informar o Responsável (use teclas se setas ) e tecle <Enter> no Tipo
desejado.
Observação:
À medida que for informado um Responsável para um Tipo de Responsabilidade, o
nome do Responsável será exibido no lado direito do Tipo de Responsabilidade,
conforme exemplificado na tela anterior.
Após informar os Responsáveis para todos os Tipos de Responsabilidades exigidas

para o Tipo de Processo Licitatório que estiver cadastrando, surgirá a tela para
informar a Data de Homologação do processo (tela seguinte).
TELA 58
Com esses passos o usuário terá concluídas as Fases do Processo. Agora será
necessário gerar as REs e RSEs para, posteriormente gerar as OFs Globais e Parciais
para quando necessitar adquirir os itens do processo.
3.3.9. EMISSÃO DE REQUISIÇÃO DE EMPENHO (RE)
Os procedimentos são idênticos aos descritos no tópico 3.2.6. EMISSÃO DE

REQUISIÇÃO DE EMPENHO (RE).
3.3.10. AUTORIZAÇÃO ELETRÔNICA DA REQUISIÇÃO DE EMPENHO (RE)
Todas as informações relativas a esse tópico estão contidos no manual do módulo de

autorização eletrônica de documentos “AED” no tópico 3.4.1

40
3.3.11. EMISSÃO DA ORDEM DE FORNECIMENTO
Os procedimentos são idênticos aos descritos no tópico 3.2.8. EMISSAO DA ORDEM
DE FORNECIMENTO.
3.3.12. AUTORIZAÇÃO ELETRÔNICA DA REQUISIÇÃO DE SUBEMPENHO

(RSE)
Os procedimentos são idênticos aos descritos no tópico 3.2.9. AUTORIZAÇÃO
ELETRÔNICA DA REQUISIÇÃO DE SUBEMPENHO (RSE).
3.4. PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS DO MÓDULO

3.4.1. ORDEM DE FORNECIMENTO SEM EMPENHO
A) INFORMAÇÕES
Os trâmites finais de um processo de contratação, normalmente são os seguintes:

1. Contratação (convocação, assinatura e publicação)
2. Empenho (solicitação, registro e formalização)
3. Ordem de Fornecimento Global
4. Ordem de Fornecimento Parcial (SUB-OF)
5. Subempenho (solicitação, registro e formalização)
A opção do subempenho é aplicável quando a execução for parcelada e existirem

empenhos globais (EG) ou por estimativa (EE).
Entretanto, existem exceções à regra. Normalmente, nas licitações por registro de

preços tipo “L”, é comum realizar o empenho da despesa apenas no momento
posterior a formalização da SUB-OF22. Nessa situação, não existe os passos relativos
ao subempenho. Isso constitui em emissão de OF sem empenho.
Nesse caso, os trâmites são os seguintes:

1. Contratação (convocação, assinatura e publicação).
2. Ordem de Fornecimento Global.
3. Ordem de Fornecimento Parcial (SUB-OF).
4. Empenho (solicitação, registro e formalização).
Sendo assim, a realização do trâmite Empenho na forma prescrita só poderá ser

realizada caso a administração opte por utilizar somente Empenhos Ordinários (EO)
durante toda a execução do contrato, não podendo em hipótese alguma, alterar essa
regra no decorrer do contrato. Lembre-se, esse recurso não pode ser utilizado para
EG ou EE em momento algum.
22
Nas aquisições de combustíveis, gêneros perecíveis e casos assemelhados, recomenda-se que não se
utilize o recurso de OF sem Empenho, pois nesse caso, a Nota de Empenho estará em data posterior
ao da realização desse contrato, independentemente da data do documento fiscal. Sendo assim, faça
EE ou EG (o 1ª trâmite sugerido por esse módulo). De qualquer forma, a impressão da SUB-OF fica
condicionada ao empenho da despesa.
41
B) ASPECTOS PRÁTICOS
Na mesma tela onde são geradas as Requisições de Empenho, utilize a tecla <F10>
ao invés de usar <F7>. Aparecerá a tela seguinte, com a pergunta:
“Gerar OF Global em gerar Empenho?”.
Responda Sim teclando <Enter> ou clicando o mouse no botão “Sim”. Surgirá uma tela
com os dados da OF (Ordem de Fornecimento) Global, cujo preenchimento se dará de
forma idêntica ao exporto no tópico “3.2.8.1 – Ordem de Fornecimento Global (OF)”.
Após o preenchimento, aparecerá a tela seguinte demonstrando todas as fases

preenchidas. Tecle <F6> para acessar a fase dos trâmites finais do processo
novamente.

Junto ao campo “Fornecedor” da tela anterior aparece a informação “OF Global Sem
Empenho”, indicando que não houve emissão de Requisição de Empenho.
O próximo passo nessa situação é a emissão da Sub-OF, que deverá ser realizada
conforme disposto no tópico “3.2.8.2 – Ordem de Fornecimento Parcial (Sub-
OF)/Emissão da RSE". Entretanto, após gravar a Sub-OF, o sistema exibirá a tela da
RE e não da RSE, pois o Empenho, com a inversão de fase, passa a ser o último
trâmite do processo.
Nesse caso, siga todas as prescrições contidas no manual do módulo de Autorização

Eletrônica de Documentos “AED”, no seu tópico “3.4.1.2”.
3.4.2. DIFERENÇAS E IMPLICAÇÕES DOS TIPOS DE PROCESSOS

Ao preencher a Fase 1 (opção 04-1), o usuário se deparará com um campo intitulado
“Tipo de Processo” que admite 5 opções de preenchimento. São elas: C, L, M, R ou G.
Cada uma tem reflexos específicos/diferentes aos processos. São eles:
C – é aplicável apenas às dispensas por valor;
L – é aplicável para licitações (inclusive pelo SRP), dispensa forma ou
inexigibilidade, quando o julgamento levar em conta o Menor Preço;
M – é aplicável exclusivamente para licitações pelo SRP nos casos em que o
critério de julgamento for o Maior Desconto Percentual em Tabelas ou Índices
Oficiais;
R – é aplicável exclusivamente para Compras de Processos por Registros de
Preços já concluídos pelo tipo “M”;

42
G – é aplicável exclusivamente também para Compras por Processos de Registro
de Preços, porém, realizados por outras entidades de governo, inclusive de
outras esferas (estadual e federal).
3.4.3. NOVOS RECURSOS AOS RELATÓRIOS EMITIDOS EM VIDEO

Todos os relatórios gerados em vídeo contam com os seguintes recursos, conforme
exposto na tela seguinte:
TELA 60
3.5. SICOM TCE/MG – REFLEXOS OPERACIONAIS NO SISTEMA
3.5.1. UMA BREVE INTRODUÇÃO SOBRE O SICOM

O sistema de Compras e Licitações está adequado às exigências do sistema de
Contas Municipais do Tribunal de Contas de Minas Gerais (TCMG), conhecido como
SICOM, pois propicia aos usuários a geração de informações que constarão no
arquivo chamado de “Acompanhamento Mensal” (AM).
Reiteramos que até 40 (quarenta) dias após o último dia útil de cada mês, os órgãos e
entidades devem encaminhar o supracitado arquivo ao TCMG. No que tange aos
processos administrativos de licitações, dispensa ou inexigibilidade, sem prejuízo de
outras informações não mencionadas aqui, o TCMG deverá ser informado sobre:
a) Decreto regulamentador do sistema de Registro de Preços e Pregão (se houver);

43
b) A relação dos processos licitatórios homologados no mês e dos processos de
dispensas e inexigibilidades ratificados no mês, incluindo informações como:
b.1) relação dos responsáveis (pregoeiros, comissões julgadoras, pareceres
jurídicos, autoridade competente) e os respectivos atos praticados em cada
fase processual;
b.2) média da pesquisa de preços de todos os itens constantes dos processos
licitatórios e data da última pesquisa (obrigatória);
b.3) recursos orçamentários a serem onerados;
b.4) informações extraídas do edital/convite e da fase externa da licitação como:
- critério de aceitabilidade dos preços unitários e preço global;
- Portarias ou Decretos de nomeação das Comissões Julgadoras e
Pregoeiro/Equipe de Apoio, com informações como Data e Número do Ato
Normativo, entre outras;
- Data do Edital e/ou Convite;
- Natureza do Objeto (obras e serviços, compras/outros serviços, locação de
imóveis, entre outras);
- Regime de Execução (se a natureza do objeto for Obras e Serviços);
- Data da Habilitação e do Julgamento;
- Renúncia de recursos na habilitação/julgamento;
- Locais e Data de Publicação dos avisos de licitação/convite;
- dados da fase externa: Número da Licitação, Modalidade, Critério de
Julgamento, Órgão de Imprensa Oficial, outros dados do edital, Empresas
Habilitadas, Propostas de Preços, Recursos Administrativos,
Homologação/Ratificação.
3.5.2. ASPECTOS OPERACIONAIS

O Sistema de Compras e Licitações exigirá o preenchimento dos dados obrigatórios
ao SICOM antes da Homologação do processo, conforme detalhes que estão no
tópico “3.5.2.1 – Informações Exigidas para Homologação do Processo” (a seguir),
contudo permitirá o acesso posterior para alguma eventual correção23.
3.5.2.1. INFORMAÇÕES EXIGIDAS PARA HOMOLOGAÇÃO DO

PROCESSO
O usuário do sistema de Compras e Licitações, após terminar a Fase 7, e antes de
se adentrar à Fase 8, estará na tela seguinte.
TELA 61
23
O usuário deve estar ciente que modificações em dados após o envio da remessa mensal ao SICOM TCE/MG
acarretará na necessidade de posterior reenvio de dados, cujas prescrições estão em Instrução Normativa do
TCE/MG
44
Ao teclar <F8> na tela anterior, o sistema abrirá uma sequência de telas que
possuem os campos a serem preenchidos antes da Homologação do processo.
Ressaltamos que poderá haver modificações no conteúdo dessas telas
apresentadas (novas telas, modificação das telas existentes ou até exclusão de
algumas), caso haja alterações no layout do SICOM.
Tais telas com informações exigidas pelo SICOM foram explicadas anteriormente
no tópico “3.3.8”, exceto a tela de “Documentação do Fornecedor” que no nosso
exemplo de processo desse tópico, não pedia essa informação. Veremos a seguir
detalhes das informações sobre “Documentação do Fornecedor”.
A) DOCUMENTAÇÃO DO FORNECEDOR
Essa é a primeira tela que poderá24 aparecer, conforme se vê abaixo:
TELA 62
Os dados exigidos na tela acima serão exigidos apenas:
a) De empresas vencedoras, em processos de licitação na modalidade Pregão25;
b) Dos contratados, em processos de dispensas e inexigibilidades.
No exemplo da tela anterior, deve-s informar o número das respectivas certidões,

sua respectiva data de emissão e data de validade, usando a tecla <Enter> para
passar “campo-a-campo”. Havendo mais de um fornecedor, a mesma tela será
aberta para cada fornecedor, até que os dados da documentação de todos sejam
informados.
As demais telas de dados exigidos pelo SICOM já foram explicadas no item 3.3.8
24
Uma vez que ou o fornecedor já esteja com os documentos preenchidos ou a exigência seja retirada, a
presente tela nem mesmo será apresentada.
25
Nas demais modalidades licitatórias em que a habilitação é anterior ao julgamento (convite, tomada de
preços e concorrência, por exemplo), os dados já serão exigidos na fase 5 (habilitação) e não aparecerão
nesse momento.
45
3.5.2.2. MENUS DE ACESSO A DADOS DO SICOM “FORA DO
PROCESSO”
Alguns programas (telas e respectiva operação) já foram explicados nos tópicos

3.5.2.1. INFORMAÇÕES EXIGIDAS PARA HOMOLOGAÇÃO DO PROCESSO e
3.3.8 – FASE DE JULTAMENTO (HOMOLOGAÇÃO), porém possuem
menus/opções de acesso “fora do processo”.
- Menu 66, opção 3

Cadastro de Operadores (SICOM) – vide detalhes no tópico 4.1;
Cadastro de Responsáveis – vide detalhes no tópico 3.5.2.1, det. “F” ;
Informações Licitação/Dispensa/Inexigibilidade – vide detalhes no tópico 3.5.2.1,
detalhamento “B”;
- Menu 68, opção 4: cadastro do quadro societário – vide detalhes no tópico
3.5.2.1, detalhamento “E”.
Contudo, passaremos a tratar alguns menus que não foram objetos de

detalhamento nos tópicos supracitado:
A) DECRETO MUNICIPAL REGULAMENTADOR DO PREGAO / REGISTRO DE

PRECOS
O objetivo nesse menu/opção do sistema é informar os decretos regulamentadores
do registro de preços e pregão no município, caso exista. Devem ser cadastrados
os decretos que sejam os mais atualizados e somente uma única vez, exceto se
houver um novo decreto substituto após o primeiro cadastramento. Ao acessar o
menu/opção 66-1, abrirá a seguinte tela, devendo os campos abaixo serem
preenchidos, atentando-se aos “F´s” disponíveis.
TELA 63
B) DECRETO/PORTARIA DE NOMEACAO (COMISSAO DE LICITACAO OU
PREGOEIRO/EQUIPE DE APOIO)
O objetivo nesse menu/opção do sistema é informar as portarias ou decretos
regulamentadores das Comissões Julgadoras. Devem ser cadastrados os decretos
ou portarias que sejam os mais atualizados e somente uma única vez, exceto se
houver um novo decreto ou portaria substituta. Ao acessar o menu/opção 66-2,
abrirá a seguinte tela, devendo os campos abaixo serem preenchidos, atentando-se
às teclas de função disponíveis.

46
TELA 64
Dicas
 As informações cadastradas aqui, também podem ser acessadas através de
atalho com o uso da tecla <F1> ao passar pelo campo Fundamento (1ª tela do
menu 66, opção 5).
 Tanto o F4 quanto o F5 listam os decretos/portarias cadastrados, mas apenas a
tecla <F5> permitirá ao usuário fazer alguma correção necessária.
C) CADASTRO DOS DADOS COMPLEMENTARES DO REGISTRO DE PREÇO

EXTERNO
O objetivo nesse menu/opção do sistema é complementar dados pertinentes a
processos administrativos em que o órgão ou entidade figurar como órgão
participante ou orgão não-participante, conhecido esse último como “carona”, em
um Registro de Preços promovido por outro órgão ou entidade. Ao acessar o
menu/opção 66-6, abrirá a seguinte tela, devendo os campos abaixo serem
preenchidos.
TELA 65

47
O usuário ainda poderá contar com os seguintes menus/opções:
Detalhamento da FICHA/RIMS (SRP), utilizado apenas se o processo feito pelo
Sistema de Registro de Preços com critério de adjudicação em maior desconto e se
houver mais de um recurso orçamentário a ser onerado na execução orçamentária
Inclusão de Documentos (INSS/FGTS), permite inclusão ou correção de dados de
documentação exigidos para habilitação.
Cadastro Unidade Responsável pela Licitação, cadastrado uma única vez.
NOTA RELEVANTE:
A opção 69-1 do sistema conta com auditoria das informações que permite ao
usuário a verificação de inconsistência e correção desses dados.
4. CADASTROS GERAIS
4.1. CADASTRO DE OPERADORES / RESPONSÁVEIS DO
SISTEMA
A) CADASTRO DE OPERADORES (USUÁRIOS)
O cadastro de operadores tem por objetivo registrar os usuários do software bem como
demais agentes públicos que integram o processo de contratação.
Após acessar o software, estando na tela dos 4 quadrantes (TELA 06), tecle F10 para
acessar o Cadastro de Operadores / Responsáveis.
Esta opção abrirá a seguinte tela:
TELA 66

48
CÓDIGO
 Se necessário, pesquise com <Page Down> e <Page Up> para verificar a existência
de um código vago26 entre um intervalo de códigos.
 Digite o código vago não utilizado para cadastrar um novo operador e tecle <Enter>.
NOME
Digite o nome completo do mesmo e tecle <Enter>.
CARGO
Deixe em branco.
UNIDADE
Deixe em branco.
NOVA SENHA
Digite a senha, com no máximo 8 (oito) dígitos Alfanuméricos (letras e/ou números).
Observação:
Ao teclar <Enter> o cursor permanecerá no campo “Nova Senha”, onde você deverá
redigitar a mesma senha para confirmar.
SISTEMA
Será preenchido Automaticamente.
GRUPO
Deixe em branco ou preencha de acordo com as restrições estabelecidas com a
política de segurança de acesso.
NÍVEL
Digite o nível de acesso que irá pertencer o operador, podendo ser de 1 a 9, sendo
que apenas o nível 9 possui permissão para cadastrar novos operadores.
Observação:
Nos campos referentes à integração com a contabilidade, entre em contato com o
atendimento para que sejam dadas as instruções de preenchimento de acordo com o
fluxo de documentos da instituição.
B) CADASTRO DE OPERADORES (RESPONSAVEIS/SICOM)

A partir das exigências do SICOM TCE/MG, o sistema de compras e licitações passou a
ter um cadastro de responsáveis com dados do próprio cadastro de operadores, porém
com informações próprias. Dessa forma, o usuário poderá acessar tal cadastro através
do menu 66, opção 3, que abrirá a tela seguinte:
TELA 67
26
Código não utilizado para nenhum outro operador, inclusive os inativos.
49
É obrigatório o preenchimento de todos os campos da tela anterior, devendo o usuário
atentar para o fato de que o responsável também seja operador do sistema. Nesse caso,
os dados serão completados e não iniciado um novo cadastro.
4.2. CADASTRO DE RIMS E OUTROS PROCEDIMENTOS

Todas as informações relativas a esse tópico estão contidas no manual do módulo de
Autorização Eletrônica de Documentos (AED), no tópico 3.2.1.1.
Quando se tratar de RIMS Eletrônica, a elaboração será feita na opção 38-1 e quando se
tratar de RIMS Manual, a elaboração será feita na opção 12-1.
Essa última opção dispensa a tramitação eletrônica que está contida no manual do
módulo de Autorização Eletrônica de Documentos (AED) no tópico 3.2.1.2. Entretanto, a
organização e liberação MANUAL da RIMS, embora seja obrigatória, permite ao usuário
a identificar o status de cada aquisição, conforme veremos a seguir.
4.3. CADASTRO DE CENTRO DE CUSTO

O Cadastro de Centro de Custo representa o detalhamento das Unidades Orçamentárias,
ou seja, todos os locais que a Administração aloca recursos orçamentários, financeiros
e/ou patrimoniais.
Para cadastrar um Centro de Custo, acesse a opção “12-6 – Cadastro de Centro de

Custo” a partir da tela principal do sistema. Surgirá a tela seguinte.

CÓDIGO
Digite o código hierárquico de acordo com as unidades orçamentárias da
Contabilidade, conforme relatório contábil, emitido no Sistema de Contabilidade (opção
04-1 – Listagem das Unidades).
Exemplo:
-3 Prefeitura Municipal de Modelo
- 3.01 Secretaria de Educação
- 3.01.01 Divisão de Ensino Fundamental
- 3.01.01.01 Escola Municipal Machado de Assis

50
Observação:
No exemplo anterior apenas a “Escola Machado de Assis” é um Centro de Custo,
porém, para que ela fosse cadastrada, foi necessário cadastrar todos os dados
anteriores que, na verdade, não são Centros de Custos, porém foram cadastrados na
mesma opção. Para informar que que um Local é um Centro de Custo (gera despesa),
basta informar “S” (Sim) no campo “Identifica Destino/Aplicação”, que será explicado
adiante.
CÓDIGO REDUZIDO
Deixe em branco, pois o mesmo será preenchido automaticamente.
SIGLA
Digite a sigla do Local.
NOME
Digite o nome completo do local.
GRUPO DO ALMOXARIFADO (Só deverá preenchido se o local for um almoxarifado)
Tecle <Page Down> ou <Page Up> para escolher o almoxarifado e tecle <Enter> ou
deixe em branco e tecle <Enter>, caso o local não seja um almoxarifado.
IDENTIFICA DESTINO / APLICAÇÃO
Quando o local que estiver cadastrando for um local que gerará despesa à entidade,
informe “S” (Sim); caso contrário, informe “N” (Não).
UNIDADE ORÇAMENTÁRIA
Digite o código da unidade desejado, de acordo com a listagem das unidades emitidas
pela Contabilidade ou tecle <Page Up> < Pg Down> para pesquisar, até encontrar a
Unidade desejada e tecle <Enter>.
RESPONSÁVEL PELO LOCAL
Informe o Código (se souber) ou o Nome inicial do Responsável no campo de nome,
tecle <Tab>; caso não apareça o responsável desejado, use <PgDn> e <PgUp> para
pesquisar e tecle <Enter>. Se não encontrar o Responsável desejado, mantenha o
cursor no campo “Código” do Responsável e tecle <F1> para cadastrá-lo.
CARACTERÍSTICA
Informe a letra que se encontra entre parênteses, de acordo com o local cadastrado.
Conforme consta na tela anterior.
Dica:
Quando a Característica do Local não for Artístico, Escolar, Hospitalar ou Industrial,
informe “C” de Civil.
Observação:
Os demais campos desse cadastro podem ficar em branco, EXCETO o bairro. Os demais
podem ser finalizados com o uso da tecla <F10>, sem a obrigatoriedade de quaisquer
dados.
4.4. CADASTRO DE PRODUTOS

Os produtos cadastrados, sejam materiais ou serviços, são de uso comum a todos os
módulos do sistema de Gestão de Materiais e das Contratações Públicas. Portanto, um
produto cadastrado deve servir para atendimento dos setores requisitantes, de
contratação, de almoxarifado, de patrimônio e do controle da frota municipal. A boa
prática exige um número reduzidíssimo27 de usuários que tenham acesso ao cadastro de
produtos
27
Sugere-se um ou dois servidores por órgão ou entidade como responsáveis pelo cadastro de produtos.
51
ATENÇÃO! Nota Importante:
O(s) usuário(s) que for(em) cadastrar produtos/serviços na tela seguinte NÃO
DEVERÁ(ÃO) NUNCA informar dados que vinculem o produto/serviço a um determinado
fabricante/prestador de serviço (marcas, modelos, nº de referência, etc). Isso deve ser
MUITO BEM OBSERVADO porque, se o Produto ou Serviço cadastrado com esse tipo
de dado for informado em um processo licitatório, a licitação deverá ser impugnada
porque limitou participantes em virtude do dado que vinculou o produto ou o serviço a
apenas um determinado fornecedor ou prestador de serviço28, respectivamente.
Esses dados poderão ser informados em outros momentos no sistema, quando se tratar
de Almoxarifado e/ou Patrimônio, setores esses que podem necessitar dessas
informações para seus controles.
Acesse a opção “12-3 - Cadastro de Produtos” para cadastrar os produtos que ainda não
se encontram cadastrados ou para alterar os já cadastrados. Surgirá a tela seguinte.
1 2
3
4 4
5
6 6
7 7
8
9
10 10
11 11
12
13 13
14
15 15
TELA 69
CÓDIGO DO PRODUTO 1
Todos os produtos possuem uma codificação númerica construída a partir dos grupos,
sub-grupos, classes, familias que a administração pretenda utilizar.
Para informar o Código do Produto, execute os seguintes passos:

1 – tecle <F2> para listar os Grupos / Subgrupos de Produtos;
28
Pode haver casos que apenas determinados Fornecedores de Produtos ou Prestadores de Serviços
poderão participar de uma licitação, quando o produto ou serviço a ser contratado seja para atender a um
produto que a entidade já possua. Ex.: aquisição de peças de veículos de uma determinada marca da
Frota da entidade ou a manutenção desses veículos só poderá ser feita por fornecedores que
comercializem as peças ou tenham conhecimento técnico para dar a manutenção, respectivamente. Mas
nesse caso, não limita a um fornecedor e sim a todos que atenderem esses requisitos.
52
2 – selecione com as setas () o grupo Material ou Serviço e tecle <Enter>;
3 – selecione com as setas (   ) Material Permanente ou Material de Consumo
(quando for Produto) e tecle <Enter>;
4 – selecione com as setas (   ) o Grupo a que o Produto/Serviço pertence e tecle
<Enter>;
5 – selecione com as setas (   ) o Subgrupo a que o Produto/Serviço pertence e
tecle <Enter>
Observação:
Ao visualizar o Subgrupo no qual deseja cadastrar o Produto ou Serviço, tecle <F10>
no Subgrupo visualizado; se teclar <Enter> no Subgrupo desejado e só teclar <F10>
em um Produto ou Serviço selecionado, o Produto ou Serviço será cadastrado “dentro”
do Produto ou Serviço e não no Subgrupo. Quando teclar <Enter> no Subgrupo
desejado e desejar retornar ao Subgrupo para teclar <F10>, use a tecla com sinal
“Negativo” ( - ). Resumindo, quando visualizar e o cursor estiver no Subgrupo
desejado, tecle <F10> para incluir o Produto ou Serviço no Subgrupo selecionado.
CÓDIGO REDUZIDO 2
Será informado automaticamente pelo sistema.
NOME DO PRODUTO 3
Digite o nome do mesmo, mas, como alertado anteriormente, JAMAIS informe dados
que vinculem o Produto a um determinado Fabricante como, por exemplo, Marca,
Modelo, Nº de Referência, etc. e tecle <Enter>. Outro dado importante, é a limitação
de 30 caracteres nesse campo. Sendo assim, um produto com nome extenso, deve
ser abreviado de forma a ser identificado como tal. O usuário pode e deve informar o
nome completo na tela de especificação complementar, como será visto adiante.
ESPECIALIDADE 4
Digite o código da Especialidade e tecle <Enter> ou tecle <Enter> para posicionar o
cursor no campo da descrição da Especialidade e digite o nome, tecle <Tab> e, se não
aparecer a desejada, use <PgDn> e <PgUp> para pesquisar. Tecle <Enter> quando
digitar o Código ou visualizar a Descrição desejada.
CONTRATAÇÃO 5
Informe “S” (Sim) se o que estiver cadastrado é passível de Compra; caso contrário,
como se estiver cadastrando um Grupo de Produto, por exemplo, o qual não se
compra, informe “N” (Não).
UNIDADE DE COMPRA 6
Informe a unidade utilizada para o compra do produto e tecle <Enter>.
UNIDADE DE CONSUMO 7
Informe a unidade utilizada para consumo do produto. Essa unidade de Consumo não
necessariamente deverá ser igual à unidade de Compra. Ex.: se comprar pacotes de 5
Kg de arroz e ao dar saída para consumo de quilo em quilo, informe “PT” (Pacote) na
Unidade de Compra e “KG” (Quilograma ou até “GR” (Gramas)) na Unidade de
Consumo.

53
COMPLEMENTO 8
Caso o espaço do Nome não seja suficiente para cadastrar o produto, use esse
espaço para completar.
FATOR DE CONVERSÃO 9
Só será informado quando a Unidade de Compra e Consumo (explicadas
anteriormente) forem diferentes. Como no exemplo dado no campo “Unidade de
Consumo” (compra-se Arroz em Pacote de 5 kg e dá saída para consumo quilo em
quilo ou até em gramas, informe nesse campo o nº 5 (há 5 quilogramas de arroz no
pacote que se compra). Outro exemplo: compra-se caixa de sabão em pó com 10
pacotes cada caixa, mas dá saída de pacote em pacote; nesse caso informe nesse
campo o nº 10 (há 10 pacotes de sabão em pó na caixa que se compra).
CLASSIFICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA 10
Tecle <Enter> para preenchimento automático29 ou informe o elemento de despesa
mais adequado; após informar tecle <F10>.
CLASSIFICAÇÃO FINANCEIRA 11
Tecle <Enter> para preenchimento automático ou informe o número da conta
financeira (Plano de Contas da contabilidade)
Observação:
Esse campo somente deverá ser preenchido quando se tratar de bens patrimoniais, ou
seja, aqueles em que os códigos hierárquicos iniciarem com 111 (Bens Móveis), 112
(Bens Imóveis) e 113 (Bens de Natureza Industrial).
.
PATRIMÔNIO - IDENTIFICAÇÃO 12
Se for bem patrimonial, preencha com a classificação correspondente e tecle <Enter>.
Quando for bem patrimonial e não for relacionado a Imóvel, a Veículo ou a Semovente
(animais), informe “O” de Outros.
TP. CASP 13
Essa informação só será obrigatória para Materiais Permanentes (patrimônio). Para
informá-la o usuário deverá teclar <F7> para exibir a lista de Tipos possíveis. Nessa
lista, o usuário deverá usar as teclas <PgDn> e <PgUp> para passar tela abaixo e
acima (respectivamente) e as teclas de setas () para mover o cursor linha a linha
abaixo e acima (respectivamente) até selecionar o Tipo desejado e teclar <Enter>. Se
esse campo não for informado nesse ponto, o sistema exibirá mensagem ao final do
cadastro, pedindo para que seja informado do Tipo CASP do Bem.
VEÍCULOS - IDENTIFICAÇÃO 14
Quando o Produto (ou Serviço) que estiver sendo cadastrado tiver aplicação na Frota
de Veículos da entidade, o usuário deverá informar esse campo com: “C” se for
Combustível, “L” se for Lubrificante, “O” se for Peças e “S” se for Serviço.
29
Preenchimento de acordo com uma sequência do código hierárquico, ou seja,
 se for 111 (bens móveis) e 113 (bens de natureza industrial, o elemento será 4490.52,
 se for 112 (bens imóveis), o elemento será 4490.61,
 se for 12 (mat.consumo), o elemento será 3390.30,
 se for 2 (serviços), o elemento será 3390.39
54
ALMOXARIFADO – NORMAL e MÍNIMA 15
Essas informações referem-se à Vida Útil, geralmente para Bens Patrimoniais. É
opcional informar esses dados.
F8 (ESPECIFICAÇÃO DETALHADA)30
Quando necessitar informar mais detalhes sobre o produto/serviço que estiver
cadastrando, tecle <F8> quando será exibida nova tela, na qual será possível informar
dados detalhados sobre o produto/serviço. Mas lembre-se, NUNCA INFORME DADOS
COMO Marca, Modelo, Nº de Referência, etc, que vinculem o produto/serviço a um
determinado fabricante/prestador de serviço. Surgirá tela semelhante à seguinte.
TELA 70
Observação:
Os dados informados na tela anterior não poderão ser removidos pelo requisitante, mas
podem ser acrescidas novas informações. Assim, se a descrição não for compatível com
a contratação, será necessário o cadastro de outro produto.
REGRA DE OURO DO CADASTRO DE PRODUTO
1) Todos os cadastros feitos devem sempre possuir os primeiros códigos hierárquicos

da seguinte forma:
111 Bens Móveis;
112 Bens Imóveis;
113 Bens de Natureza Industrial;
12 Material de Consumo;
21 Serviços Diversos;
22 Serviços Especializados
Assim, não utilizar códigos iniciados com sequência numérica de forma diferente da
exibida anteriormente.
2) Todo e quaisquer materiais permanentes sempre devem ser iniciados com os

códigos hierárquicos 111, 112 e 113, possuindo classificações orçamentárias
vinculadas à despesa de Capital, ou seja, 4.
3) Todos os materiais permanentes sempre devem possuir a conta financeira

preenchida de acordo com o tipo de bem, ou seja:
a) se for 111, a conta financeira deve ser BENS MÓVEIS;
30
Tem por objetivo atender ao disposto no artigo 15, § 7º, inciso I da Lei nº 8.666/93 que é especificar o
material de forma mais completa possível a ser adquirido sem a indicação de marca. Caso essa
especificação seja bem feita e padronizada, evitará duplicidade trabalhos no momento da requisição dos
materiais, uma vez que essa descrição aparecerá na RIMS.

55
b) se for 112, a conta financeira deve ser BENS IMÓVEIS;
c) se for 113, a conta financeira deve ser BENS DE NATUREZA INDUSTRIAL;
4) Todo material de consumo (iniciado por 12) nunca deve possuir a conta financeira
preenchida, porém o campo “Frotas Veículos – Identificação” deve ser preenchido
caso o material a ser cadastrado for relacionado a gastos com a frota municipal
(gasolina, óleo diesel, pastilha de freio, óleo motor 20W 50, etc.)
4.5. CADASTRO DE ESPECIALIDADES

O cadastro de especialidades é parte integrante de outros cadastros:
a) Cadastro de produtos, pois propiciará o controle do fracionamento da despesa
b) Fornecedores, pois propiciará a identificação do ramo de atividades, inclusive para
fins de emissão do Certificado de Registro Cadastral
A especialidade relaciona-se tanto com materiais e serviços que possuam características

semelhantes ou que tenham a mesma natureza, quanto com fornecedores de acordo
com suas aptidões e ramos de atuação no mercado.
Acesse a opção “12-2 – Cadastro de Especialidades” quando surgirá a tela seguinte.
TELA 71
CÓDIGO DA ESPECIALIDADE
 Tecle <Page Up> para visualizar o último código cadastrado.
 Tecle <F9> para limpar a tela.
 Digite o novo código31 e tecle <Enter>.
31
O usuário pode imprimir a relação de especialidades cadastradas antes de iniciar o cadastro. Uma
sugestão para uso de especialidade é a utilizada pela Prefeitura de Belo Horizonte, disponível no sítio
http://www.pbh.gov.br/sucaf/linha-fornec-frames.htm
56
CÓDIGO REDUZIDO
 Deixe em branco, pois será preenchido automaticamente.
DESCRIÇÃO
 Digite o nome da especialidade.
 Tecle <Enter>.
ACEITA LANÇAMENTO
 Digite “S” (Sim) se vincular Produtos/Serviços à Especialidade ou “N” (Não).
 Tecle <Enter>.
PRAZO P/ FRACIONAMENTO
 Deixe em branco.
 Tecle <Enter>.
PONTUAÇÃO PARA JULGAMENTO

 Defina as classificações exigidas ao Fornecedor para fornecer produtos
pertencentes a esta especialidade.
 Use notas de 0 a 9 para a pontuação.
4.6. CADASTRO DE FORNECEDORES

Acesse a opção “12-1 – Cadastro de Fornecedores”. Surgirá a tela seguinte.
TELA 72
Os campos a serem preenchidos nessa tela são:
FORNECEDOR
 Tecle <Enter>, pois será preenchido automaticamente.

57
 No 2º campo32, se for cadastrar, digite o nome desejado e tecle <Enter>; se for
pesquisar, digite o nome e use o “*” em uma das formas possíveis33
ATIVIDADE
 Use a tecla <F4> para listar as atividades cadastradas;
 Escolha uma das opções disponíveis.
CPF / CNPJ
 Digite o CPF se for Pessoa Física ou o CNPJ se for Pessoa Jurídica e tecle
<Enter>.
Ao passar pelo campo anterior, abrirá a tela 68, cujo preenchimento não será obrigatório,
bastando teclar <Enter> sem digitar dados. Contudo, caso seja preenchido, vide maiores
detalhes no tópico 3.5.2.1. INFORMAÇÕES EXIGIDAS PARA HOMOLOGAÇÃO DO
PROCESSO, detalhamento DADOS CONTRATUAIS DO FORNECEDOR.
Ao passar pelos campos da tela 68, preenchendo-os ou não, o sistema retornará à tela
anterior no campo Status, devendo o mesmo ser preenchido.
STATUS
 Será preenchido automaticamente, a menos que seja diferente do status “ativo”.
 Tecle <Enter>.
NOME FANTASIA
 Preencha com o nome fantasia do fornecedor, caso seja diferente da própria razão
social e tecle <Enter>
ENDEREÇO, BAIRRO, CIDADE, UF, CEP, TELEFONE, FAX, E-MAIL, IDENTIDADE,

INSCRIÇÃO ESTADUAL E MUNICIPAL
 Digite os dados desses campos referentes ao fornecedor e tecle <Enter>.
CATEGORIA INSS, CBO E INSS/NIT

 Esses campos somente serão preenchidos se a atividade for “3 - PRESTADOR DE
SERVICOS AUTONOMOS - PESSOA FISICA”
INFORMAÇÕES PARA PAGAMENTO

 Esses campos são de preenchimento opcional.
Ao passar pelo campo acima, abrirá a seguinte tela:
32
O uso do <F4> nesse 2º campo permite consultar fornecedores que tiveram razão social alterada
33
O uso do “*” permite realizar pesquisas quanto à existência de cadastros. Utilize o <F1> para conhecer
os detalhes de uso do asterisco (posição anterior ou posterior e respectivo resultado).
58
TELA 73
Os campos a serem preenchidos nessa tela são:
CERTIF. CADASTRAL
Deixe em branco e tecle <Enter>.
CATEGORIA
Tecle <Page Up> <Page Down> para pesquisar as próximas ou anteriores,
respectivamente, e em seguida, tecle <Enter>.
LOCALIZAÇÃO34
Digite o número que melhor se adequar e em seguida, tecle <Enter>.
CLASSIF. ART. 47/49

Escolha entre as opções 0 a 3 e tecle <Enter>
Após informar os campos anteriores, surgirá a tela seguinte tela:
34
Localizações possíveis: 10 - no próprio município; 21 - até 50 km de distância do município, mas no mesmo
estado; 22 - mais de 50 km de distância do município, mas no mesmo estado; 31 - até 50 km de distância do
município, mas em outro estado da federação; 22 - mais de 50 km de distância do município, mas em outro
estado da federação.

59
TELA 74
Os campos dados de documentação de fornecedores devem ou podem ser preenchidos,
dependendo das seguintes situações:
- se for para emissão do CRC, preenchimento será obrigatório; nesse caso, informe
os dados nos respectivos campos teclando <Enter> após informar cada campo;
- se for para outras finalidades, o preenchimento será opcional.
Após informar todos os campos ou teclar <F10> a qualquer momento, surgirá a tela
seguinte, na qual deverão ser informadas as Especialidades de produto ou serviço que o
fornecedor atende.
TELA 75

60
Na tela anterior o usuário deverá selecionar as Especialidades selecionadas do
Fornecedor, as quais serão informadas no Certificado de Registro Cadastral35 juntamente
com a Documentação de cada fornecedor. O usuário deverá selecionar uma a uma as
Especialidades do fornecedor que estiver cadastrando e teclar <Enter> em cada uma
delas, quando surgirá a tela seguinte.
TELA 76
Na tela anterior, informe as “Notas” (possíveis) do Fornecedor para os quesitos possíveis
da Especialidade selecionada, quando houver subsídios para informá-las.
Observação:
Alguns quesitos estarão disponíveis para receber as “Notas” e outros não; os quesitos
disponíveis para receber “Notas” variará de acordo com a Especialidade selecionada, ou
seja, o cursor pára (passa) em alguns e em outros não pára.
Ao final tecle <F10> para gravar as informações.
Repita os procedimentos para outra Especialidades, quando o Fornecedor atender mais

de uma e na tela da Lista de Especialidades (Tela 70 – anterior), tecle <F10> para passar
às próximas telas de dados referentes ao Fornecedor que estiver cadastrando/alterando.
As próximas telas que se seguem se referem ao cadastramento dos sócios, cujos

detalhes estão descritos no tópico 3.5.2.1. INFORMAÇÕES EXIGIDAS PARA
HOMOLOGAÇÃO DO PROCESSO, detalhamento “E) QUADRO SOCIETÁRIO DOS
FORNECEDORES”
O preenchimento nesse momento (no cadastro ou alteração de dados de algum

Fornecedor) não será obrigatório, contudo, haverá consistências da auditoria do
programa, sendo que tais dados serão obrigatórios se esse fornecedor for habilitado em
algum processo licitatório ou for contratado.
35
Os registros cadastrais são tratados nos artigos 34 a 37 da Lei nº 8.666/93.
61
5. PRINCIPAIS RELATÓRIOS DO SISTEMA
Para acessar as opções de relatório, orientamos que o sistema esteja com a tela inicial
(dividida em 4 partes) visível.
5.1. COMPRAS/PROCESSOS REALIZADOS

5.1.1. OBJETIVO
Emitir a listagem de todas as compras ou processos realizados no decorrer do
período, separando os processos concluídos dos demais.
5.1.2. FORMA DE ACESSO 36
Acesse a opção “31-6 – Compras/Processos Realizados”. Surgirá a tela seguinte.
TELA 77
Marque com um “X” as opções que deseja para o relatório (do campo “Todos os
Processos” até o campo “Outros”).
ABERTURA DOS PROCESSOS

Informe o Período (Data Inicial e Final) da Abertura dos processos que deseja
exibir no relatório. Se deixar esses campos em branco, o sistema preenche com
a 1ª Data do Exercício (Ex.: 01-01-2015) até a Data Corrente.
PROCESSOS DE
Informe o Processo Inicial e Final (Sigla, Número e Ano).
PROCESSOS
Informe “H” para exibir apenas os processos Homologados ou “A” para exibir
apenas os processos em Andamento.
36
Acesse a partir do menu principal do sistema (tela com 4 divisões).
62
INCLUIR NA PESQUISA PROCESSOS TRANSFERIDOS DO EXERCÍCIO...
Informe “S” (Sim) ou “N” (Não).
IMPRIMIR A PARTIR DA PÁGINA

Para a 1ª impressão informe “1” (imprimir a partir da 1ª página). Informe a partir
de outra página quando, por exemplo, na 1ª impressão houver algum problema
de energia e parar a impressão do relatório ou quando o papel agarrar na
impressora e for preciso cancelar a impressão antes do fim, etc.
Por fim, direcione para Vídeo ou Impressora.
5.2. POSIÇÃO DE OF POR PROCESSO 2
5.2.1. OBJETIVO
Verificar em contratos de execução parcelada, os quantitativos de cada um dos itens
contratados, realizados e a realizar de um determinado processo de contratação. Esse
relatório permite filtro por ficha, unidade orçamentária e/ou fornecedor. É
imprescindível para os gestores de contratos.
5.2.2. FORMA DE ACESSO37

Acesse a opção “57-2 – Relação de OF por Processo 2”. Surgirá a tela seguinte.
TELA 78
Na tela anterior o primeiro parâmetro “Processo”, obrigatoriamente deverá ser
informado, uma vez que os detalhes seguintes são de processo específico.
Com exceção do parâmetro “Listagem” (último da tela anterior), que deverá ser
informado com “A” (Analítica) ou “S” (Sintética), os demais poderão ser informados
com um dado específico ou deixados em branco para exibir de todos.
37
63
5.3. PROCESSOS DE COMPRAS POR MÊS
5.3.1. OBJETIVO
Informar a quantidade, valores e percentuais separados por modalidades ou tipo, de
processos homologados no período.

Acesse a opção “31-2 – Processos de Compras por Mês”. Surgirá a tela seguinte.
TELA 79
O usuário deverá informar os parâmetros de seleção na tela anterior:
MOSTRAR
Q – se desejar visualizar as Quantidades dos processos;
V – se desejar visualizar os Valores dos processos;
A – se desejar visualizar as Quantidades e os Valores dos processos.
PERÍODO DE HOMOLOGAÇÃO
Informe o Mês Inicial e Final de Homologação dos Processos a visualizar. Ao
informar os meses o sistema preenche o campo seguinte com o ano do exercício
corrente.
Por fim, direcione para Vídeo ou Impressora.
38
64
5.4. ÚLTIMAS COMPRAS DE UM PRODUTO
5.4.1. OBJETIVO
Informar os processos e valores unitários de um determinado produto.

Acesse a opção “15-4 – Últimas Compras de um Produto”. Surgirá a tela seguinte.
TELA 80
Na tela anterior informe os parâmetros de seleção:
PRODUTO A SER PESQUISADO

Informe o Código ou o Nome do produto desejado (informação obrigatória).
INFORMAR ATÉ AS ÚLTIMAS

Informe a Quantidade de Cotações anteriores do Produto informado, que deseja
visualizar.
Direcione para Vídeo ou Impressora.
5.5. REQUISIÇÕES DE UM PROCESSO

5.5.1. OBJETIVO
Verificar todas as RIMS que estão em processo, possibilitando ao usuário conferir se
todas as RIMS impressas que constam no processo físico são as mesmas que se
encontram no processo eletrônico, exibindo todos dados das RIMS do processo.
5.5.2. FORMA DE ACESSO

Acesse a opção “26-4 – Requisições de um Processo”. Surgirá a tela seguinte.
TELA81
76
Na tela anterior informe o Processo desejado.
39
65
Direcione para Vídeo ou Impressora.
APENDICE I - PRINCIPAIS TECLAS DE OPERAÇÃO
Abaixo, descrevemos as principais teclas de operação e suas funções:
<Tab> para procura do registro mais próximo da seleção efetuada;

<Esc> para sair do programa ou da tela;
<Insert> para inserir um caracter;
<Delete> para excluir um caracter;
<Page Up> para procura do registro anterior;
<Page Down> para procura do registro posterior;
<F1> para cadastrar registros, como um produto não existente;
<F3> para pesquisar os programas por palavra chave (menu principal)
<F5> para usar a calculadora;
<F6> para excluir um registro do sistema (cuidado!);
<F7> para comandos especiais nem sempre disponíveis;
<F8> para comandos especiais nem sempre disponíveis;
<F9> para limpar uma tela sem excluir o registro;
<F10> para gravar um registro.

66
APENDICE II - GLOSSÁRIO
BLOQUEIO (SOLICITAÇÃO): Esse documento, conhecido também como solicitação

reserva orçamentária, é elaborado pela Comissão de Licitação ou pelo Pregoeiro ou pelo
servidor responsável pela realização das contratações públicas (aplicável aos convites) que
o faz ainda na fase interna da licitação após consolidar todas as RIMS em um determinado
processo administrativo de contratação e realizar a pesquisa de preços. No seu corpo
contém pelo menos as seguintes informações:
a) Relação das RIMS vinculadas ao processo;
b) Percentual utilizado sobre o valor estimado de contratações repartido entre as
dotações orçamentárias;
c) Valor a ser reservado por dotação orçamentária.
EMPENHO: De acordo com a Lei 4320/64 o empenho é o ato emanado de autoridade

competente que cria para a entidade a obrigação de pagamento pendente ou não de
implemento de condição, sendo proibida a realização de qualquer despesa sem empenho
prévio. A despesa deve ser precedida do empenho, caso contrário será de responsabilidade
pessoal do seu ordenador, razão pela qual o empenho deve ser autorizado por autoridade
competente para assumir compromissos em nome da entidade. O empenho é um
instrumento importante não só para assegurar o princípio da legalidade, ou seja, se há
autorização orçamentária para a realização da mesma, mas, sobretudo, para assegurar o
equilíbrio orçamentário, já que a despesa não poderá exceder ao crédito autorizado.
A obrigação pode ser pendente ou não de implemento de condições, mas há que ressaltar
que a despesa somente poderá ser paga quando atendidos os implementos de condição.
Na verdade, o empenho não cria a obrigação de pagamento e sim ratifica a garantia de
pagamento, assegurada na relação contratual existente entre a administração e seus
fornecedores/ prestadores de serviços. Desta forma, para o fornecedor ou prestador de
serviços o empenho é uma garantia de que o compromisso será pago, desde que observado
o cumprimento das cláusulas contratuais. Para a Administração, o empenho é um
instrumento de controle do crédito orçamentário, uma vez que vincula dotação para cumprir
a uma determinada obrigação. São modalidades de empenho: Ordinário, Global e
Estimativa.
EMPENHO ORDINÁRIO (EO): É utilizado para as despesas normais que não tenham
nenhuma característica especial. Refere-se à despesas que apresentam um valor certo e
indivisível. Aplica-se à maior parte das despesas da administração pública.
EMPENHO GLOBAL (EG): É utilizado para os casos de despesas contratuais e outras

sujeitas a parcelamento, cujo valor seja previamente determinado. É utilizado, normalmente,
para empenhamento prévio de contratos firmados com a administração e outras despesas
sujeitas a parcelamento. Na hipótese do pagamento ser feito em parcelas, deverá ser
emitida uma nota de Subempenho.
EMPENHO POR ESTIMATIVA (EE): É utilizado nos casos em que não se possa determinar
o montante exato da despesa. Portanto, estima-se o valor para emissão do empenho e
quando da realização da mesma, conhecido o valor exato, anula-se a parcela excedente ou,
em caso contrário, efetua-se o empenho complementar no caso do valor empenhado não
haver sido suficiente para autorização da despesa. Sua utilização se dá nos casos de obras
sujeitas a medição, contratos com cláusula de reajuste, despesas com combustíveis e
lubrificantes, despesas de viagem, tarifas bancárias e de água, luz, telefone, folha de
67
pagamento, despesas cujo valor exato seja de difícil determinação, etc. Na hipótese do
pagamento ser feito em parcelas, deverá ser emitida uma nota de sub-empenho.
HISTÓRICO: O conteúdo do histórico da despesa deve atender a três requisitos, detalhar o

que se compra, para quem se compra e a que se destina.
REQUISIÇÃO DE EMPENHO (RE): Esse documento, conhecido também como solicitação

de empenho, é elaborado após conhecido o contratado e é elaborado pela mesma equipe
da nota de rodapé anterior e encaminhado ao setor de contabilidade ou execução
orçamentária ou equivalente para a formalização da nota de empenho da despesa. O
documento possui em seu corpo informações relacionadas ao contratado (nome, endereço,
CNPJ, quantidades e valores consistentes com a proposta comercial, etc).
REQUISIÇÃO DE SUBEMPENHO (RSE): Esse documento possui as mesmas da RE,

entretanto, é gerado imediatamente após a emissão da ordem de fornecimento parcial
RIMS: A Requisição interna de materiais e serviços, conhecida também como solicitação de

materiais ou serviços, é elaborado por servidor(es) das unidades administrativas do órgão
ou entidade. No seu corpo contém as seguintes informações:
Número do documento;
Identificação do almoxarifado;
Identificação da unidade requisitante;
Descrição completa40 do material ou serviço, a unidade de medida, o quantitativo, o valor
unitário e a classificação orçamentária (ficha).
Esse documento é parte integrante dos autos, conforme o artigo 38 da Lei nº 8.666/93, e se
sujeita a um procedimento eletrônico seqüencial que passa no mínimo pela conferência,
pela alteração (se necessário) e pela autorização, sendo esse procedimento realizado por
usuários qualificados.
SUB-EMPENHO: trata-se de documento que deduz o saldo do EE ou EG e serve de base

para liquidação e quitação da obrigação para com o contratado.
APENDICE III - DICAS PARA UTILIZAÇÃO EFICIENTE DO SISTEMA DE COMPRAS E

LICITAÇÕES
DICA 1 – Pesquisa por palavra

a) Vá até o menu principal e tecle F3 ;
b) Aparecerá no rodapé uma mensagem “Texto a ser procurado nas opções do menu”;
c) Digite o nome a ser pesquisado e tecle <Enter>;
d) Aparecerão em vídeo todas os menus e opções que possuem a palavra pesquisada.
DICA 2 – Listagem dos menus do Sistema de Materiais

Acesse o menu 05 opção 08 para visualizar ou imprimir a listagem de todas os menus e
opções do sistema.
40
Ressalta-se que a elaboração correta da RIMS contribui de forma significativa para que o processo de
contratação seja conduzido de forma proveitosa. Portanto, o requisitante deve estar ciente da sua
responsabilidade ao elaborar tal documento, devendo conhecer suas especificidades.

68
DICA 3 – Atalho para Cadastros Diversos
Acesse a opção F1 para permitir o acesso à outra tela de cadastro, evitando que um
cadastro seja interrompido em decorrência da necessidade de se fazer outro, que é
prioritário em relação ao atual. Ex. Ao cadastrar uma RIMS na opção 38-1, o sistema exige o
almoxarifado que receberá o bem e a unidade requisitante. Caso não exista o almoxarifado,
permite-se a utilização do F1 quando se estiver no campo do almoxarifado. Dessa forma
abrirá a tela do cadastro de centro de custo que é o menu 12 opção 5 do sistema de
compras, onde será feito o cadastro do novo local. Ao concluir o cadastro basta teclar
<ESC> duas vezes, retornando a tela inicial da RIMS.
DICA 4 – Execução dos Processos

Essa é uma das dicas mais importantes, pois uma correta compreensão e aplicação,
evitarão transtornos e retrabalhos desnecessários. Lembre-se que os procedimentos de
contratação em sua execução são divididos por fases que vão desde a abertura do processo
até a homologação (fase interna e fase externa), continuando após a assinatura do contrato
(gestão do contrato) e que cada fase traz reflexos daquilo que foi executado nas fases
anteriores. No sistema de compras e licitações as fases estão divididas em:
a) Fase 1 (para processos de compra direta ou licitação) – Fase de Abertura: ter
atenção especial aos campos data da abertura, tipo de seleção (forma de julgamento
por item ou global), característica (compra/serviço comum ou obra/serviço de
engenharia);
b) Fase 2 (para processos de compra direta ou licitação) – Seleção de produtos: essa
fase é de fundamental importância, pois é nesse momento que os pedidos de
contratação (RIMS) são incorporados ao processo. Os itens do anexo do edital
passam a existir após a incorporação da 1ª RIMS ao processo e aumenta
paulatinamente após a incorporação de outras RIMS (se for o caso). A execução
dessa fase refletirá na tela de digitação das propostas que é a fase 4 (no caso de
compra direta) ou na fase 6 (no caso de licitação);
c) Fase 3 (para processos de compra direta ou licitação) – Seleção de fornecedores:
Nessa fase verificar se todos os fornecedores da pesquisa de mercado estão
incluídos e/ou os licitantes que serão convidados;
d) Fase 4 (para processos de licitação) – Dados da Licitação: Atenção para o campo
data da licitação que deverá sempre posterior a data do bloqueio orçamentário, além
do campo modalidade que deverá ser digitado de acordo com a modalidade
correspondente;
Ex: Se for Pregão, além de informar PRG ou PREG no campo licitação, deve-se informar
o número 6 (seis) no campo modalidade. Se for mantido o número 2 (dois) que é
processo de dispensa, o sistema assumirá que o número da licitação refere-se a uma
dispensa e não a um Pregão, independente da sigla informada no campo licitação;
e) Fase 4 (para processos de compra direta) – Apuração de resultado: Atenção para a
opção “valor unitário / global”. Sugere-se que quando se tratar de aquisição de bens
de consumo, digite as propostas a partir do valor unitário. Entretanto, quando se
tratar de serviços, digite as propostas a partir do valor global, uma vez que pode
existir erro na quantidade contratada; Fase 5 (para processos de compra direta) –
Homologação: Digite a data em que se finalizou a apuração dos orçamentos obtidos;
f) Fase 5 (para processos de licitação) – Habilitação: Atenção especial nos casos em
que o fornecedor escolhido na fase 3 não participou da licitação ou nos casos em
que há fornecedores participantes que não foram escolhidos na fase 3. É nessa fase,
é que existe a possibilidade do usuário exportar dados da proposta por meio

69
eletrônico (disquete) para cada participante, permitindo a posterior importação de
suas propostas;
g) Fase 6 (para processos de licitação) – Proposta Comercial: Atenção para a opção
“valor unitário / global”. Sugere-se que quando se tratar de aquisição de bens de
consumo, digite as propostas a partir do valor unitário. Entretanto, quando se tratar
de serviços, digite as propostas a partir do valor global. Nessa fase, é que as
propostas geradas em disquete são importadas para o processo;
h) Fase 7 (para processos de licitação) – Apuração: Atenção para os critérios de
apuração do resultado utilizados pelo sistema bem como os critérios estabelecidos
no edital que ensejam na desclassificação de itens que possuam menor preço, que é
o critério primário de apuração do resultado. Para conferir a forma de apuração do
sistema, veja o mapa de simples conferência em vídeo ou impresso;
i) Fase 8 (para processos de licitação) – Homologação: Informe a data em que houve o
ato de homologação do certame pela autoridade competente
j) Não se esqueça que após digitar F5 tendo feito até a fase 4, o sistema “desdobra as
fases” e que ao teclar <ESC> <ESC> tais fases são “encolhidas”.
DICA 5 – AVISOS DO SISTEMA E UTILIZAÇÃO DOS F´S (F1 a F10)

Leia sempre com atenção as mensagens e as perguntas que o sistema lhe faz quando você
executa determinados procedimentos. Quando houver perguntas, digite S ou N e não
<ENTER>. Quando aparecer a mensagem tecle <ENTER>, é para teclar mesmo, pois assim
para ver as opções de F´s. A função de cada opção varia de acordo com tela que você
estiver no momento. Dessa forma, o intuito do sistema é fazer com que o usuário seja o
mais autodidata possível

70
APENDICE IV - OUTRAS INFORMAÇÕES
Esse tópico tem por objetivo informar aos usuários do software de gestão das contratações
sobre:
1 - MENUS E OPÇÕES ÚTEIS:
A) MENU: 09; OPÇÃO: 1- ALTERAÇÃO DE FICHA/QUANT. PRODUTO: Executa a

alteração de quantidade de materiais (permanentes ou consumo) entre fichas
orçamentárias, sobretudo, durante a execução contratual (simples apostila). Tal
procedimento altera os valores das requisições de empenho (RE´s), sem contudo
alterar o valor original contratado, representado pelo somatório de todas as RE´s de
um fornecedor.;
B) MENU: 09; OPÇÃO: 2- ALTERAÇÃO DE FICHA/QUANT. SERVIÇOS: Executa a
alteração de quantidade de serviços entre fichas orçamentárias, sobretudo, durante a
execução contratual (simples apostila). Tal procedimento altera os valores das
requisições de empenho (RE´s), sem contudo alterar o valor original contratado,
representado pelo somatório de todas as RE´s de um fornecedor;
C) MENU: 09; OPÇÃO: 3- ALTERAÇÃO DE FORNECEDOR DE PROCESSO: Executa
a alteração de fornecedor digitado com código errado em um processo de
contratação, evitando seu desfazimento se o mesmo estiver em fase adiantada.
Caso exista nota de empenho para o fornecedor, deve-se antes proceder à alteração
do código errado no menu 34-6 do sistema contab2;
D) MENU: 33; OPÇÃO: 4- VENCEDORES DO PROCESSO COMPRA: Relatório do
sistema que permite verificar os itens, quantidades e valores de cada fornecedor
vencedor. Esse relatório servirá de base para a formalização do contrato
administrativo.
E) MENU: 57; OPÇÃO: 1- GERAR DADOS PARA IMPORTAÇÃO CONTAB O(ZERO):
Executa a importação de dados das compras realizadas para importação para o
contab para posterior publicação no site http://www.netgov.com.br/sifindex/sif/.
F) MENU: 57; OPÇÃO: 3- CONTRATAÇÕES DE FORNECEDORES POR
PROCESSO: Relatório do sistema que permite verificar o que fora contratado em um
determinado processo de contratação para um ou todos os fornecedores;
G) MENU: 57; OPÇÃO: 4- CONTROLE DE CONTRATOS: Relatório do sistema que
permite verificar os valores originais contratados bem como seus aditivos, sobretudo
a relação percentual entre eles.
H) MENU: 60; OPÇÃO: 2- MAPA JULGAMENTO - PRECO UNIT: Relatório do sistema
que permite verificar os preços unitários das propostas
I) MENU: 60; OPÇÃO: 3- POSICAO DE ORDEM DE FORNECIMENTO POR
PROCESSO (POR VALOR): Relatório do sistema que permite verificar em contratos
de execução parcelada, os valores contratados, executados e o restante. O relatório
permite ainda separar por ficha orçamentária e por unidade requisitante.
2 - RECURSO EXTRA NO JULGAMENTO DAS PROPOSTAS
É importante destacar que o software faz a consistência automática das propostas

comerciais de micro-empresas e empresas de pequeno porte, de forma a atender as
disposições da Lei Complementar nº 123 de 2006.
Para exemplificar a consistência, em um determinado processo de licitação ocorreram as

seguintes cotações de preços
71
- Fornecedor ............................. R$ 100,00
- Fornecedor 2 ......................... R$ 109,00
Apenas o fornecedor 2 é micro-empresa. Como sua proposta está dentro dos limites de 10%
(dez por cento) da menor proposta, ao realizar o julgamento (tecle F10), o sistema
apresentará a seguinte sequencia de telas:
TELA 77

72
TELA 78
Conforme a tela anterior, altere a proposta e tecle <Enter>. Responda “S” (Sim) à pergunta.
Caso o usuário opte por imprimir o mapa de julgamento, o mesmo demonstrará o valor da
proposta original da ME ou EPP e o novo valor proposto em virtude da aplicação da Lei
Complementar nº 123 de 2006.

73

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MÓDULO

ELABORADA PELA EQUIPE TÉCNICA DA ACADEMIA DE GESTÃO PÚBLICA S/A

2. INFORMAÇÕES BÁSICAS AOS USUÁRIOS ................................................................................... 5

3.1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS ............................................................................................................ 6

5.1. COMPRAS/PROCESSOS REALIZADOS .......................................................................................62

APENDICE I - PRINCIPAIS TECLAS DE OPERAÇÃO ...........................................................................66

APENDICE III - DICAS PARA UTILIZAÇÃO EFICIENTE DO SISTEMA DE COMPRAS E

1 - MENUS E OPÇÕES ÚTEIS: ...............................................................................................................71

Compõem também o presente manual:

2. INFORMAÇÕES BÁSICAS AOS USUÁRIOS

b) Pregoeiro e Equipe de Apoio:

MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS

Sistema de Gestão das Contratações Públicas e Materiais

3. ASPECTOS PRÁTICOS DO MÓDULO DE GESTÃO DAS

 Dê um duplo clique no ícone localizado em sua área de trabalho.

 Na tela usuário, digite o nome compras e tecle <Enter>ou clique em OK.

 Na tela senha, digite o nome compras5 e tecle <Enter> ou clique em OK

MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS

MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS

3.2.2. SELEÇÃO DE PRODUTO

MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS

MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS

3.2.3. SELEÇÃO DE FORNECEDORES

Em seguida surgirá a tela seguinte:

MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS

Respondendo “S” (Sim), surgirá a tela seguinte:

* dados meramente ilustrativos TELA 15

Após concluir o cadastro de Fornecedores, o sistema retornará à tela de Fases do

MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS

Tecle <F4> (ou <F10>) na tela anterior e surgirá a tela seguinte:

MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS

MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS

Caso algum item fique Desclassificado e o usuário desejar “forçar” a classificação,

Repita os passos explicados anteriormente para informar a Cotação dos demais

Após visualizar ou imprimir o Mapa de Apuração, o sistema retornará à tela da Fases

MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS

3.2.5. APURAÇÃO DE RESULTADO

* dados meramente ilustrativos TELA 22

3.2.6. EMISSÃO DE REQUISIÇÃO DE EMPENHO (RE)

* dados meramente ilustrativos TELA 24

* dados meramente ilustrativos TELA 26

Em seguida o sistema exibirá mensagem:

Respondendo “S” (Sim), surgirá mensagem:

MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS

* dados meramente ilustrativos TELA 28

3.2.7. AUTORIZAÇÃO ELETRÔNICA DA REQUISIÇÃO DE EMPENHO (RE)

Todas as informações relativas a esse tópico estão contidas no manual do módulo de

MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS

3.2.8.1. ORDEM DE FORNECIMENTO GLOBAL (OF)

A Ordem de Fornecimento Global constitui um documento formal que contém a

PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DA OF

Acesse a opção (25-4); surgirá a tela seguinte. (Tela 29)

* dados meramente ilustrativos TELA 29

Com a RE já Tramitada Eletronicamente e selecionado o Forncedor para o qual

MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS

* dados meramente ilustrativos TELA 31

3.2.8.2. ORDEM DE FORNECIM. PARCIAL (SUB-OF)/EMISSÃO DA RSE

PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DA SUB-OF

Na própria tela, da opção 25-4, após a elaboração da OF, aparecerá a seguinte

MÓDULO DE GESTÃO DAS CONTRATAÇÕES PÚBLICAS

* dados meramente ilustrativos TELA 33

* dados meramente ilustrativos TELA 34

* dados meramente ilustrativos TELA 35