Escopo Inicial para levantamento de gestão documental.

 Quem envolver?
Pessoas que acompanharão os processos de levantamento de requisitos.

 Levantamento das informações dos tipos de documentos.

Levantar quais tipos de documentos serão digitalizados, informar o tamanho da
folha se A3, A4, ofício, carta, laudo, ficha de paciente...
 Análise dos documentos, seus atributos indexadores. (Nome, CPF, Matrícula...)
Quais os elementos principais (palavras chaves) serão pesquisados no filtro de
busca.
 Identificação dos agentes e setores do fluxo de documentos.
Quais serão as pessoas que farão parte do fluxograma, desde o início da
digitalização do documento, até seu arquivamento. Identificar também os
departamentos.
 Identificação das áreas críticas do negócio.
Se necessário o uso de assinatura digital, informar em qual parte do processo
será inserido.
 Determinação dos requisitos dos documentos do arquivo (como estes vão ser
indexados).
Informar qual será a estrutura apresentada de cada documento. Qual será a
chave primária para consulta?
Ex. Chave 1 – Matrícula. Chave 2 – CPF. Chave 3 – Nome do paciente...
Neste exemplo a estrutura ficará desta forma.

 Pasta raiz de Laudos médicos:

Subpastas
1. Matrícula
2. CPF
3. Nome do paciente