Laboratório Kennedy - Análises Clínicas

Rua Lacyr Goulart Silva n°2 – Coronel Izalino – Muriaé -MG

CNPJ: 11963430/0001-25

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

DATA DE EMISSÃO: DATA DE REVISÃO: VERSÃO N°1
29/04/2023 29/04/2023
ÁREA EMITENTE: Setor de Protocolo
ASSUNTO: POP DE ARQUIVO DE DADOS E CONFIDENCIALIDADE DE INFORMAÇÕES.

OBJETIVO:
Padronizar os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) para garantir a confidencialidade de
informações que garantam a proteção, guarda, recuperação, transmissão, integridade e
confidencialidade dos registros gerados no âmbito laboratorial.

HISTÓRICO:
VERSÃO DATA PÁGINAS CRIADOR REVISOR
1 29/04/2023 138-139 Thalita Cordeiro Kennedy de Souza Costa

PROCEDIMENTO:
Durante a fase pré-analítica, diversos dados pessoais de cada paciente são coletados e armazenados
no sistema utilizado pelo estabelecimento laboratorial, denominado AUTOLAC. Dentro desse sistema,
cada funcionário possui um login e senha criado pelos diretores do laboratório, que autorizam no
sistema as ferramentas e funções que cada funcionário pode entrar e manusear com o seu acesso.
Além disso, tal programa permite com que possamos rastrear em qual dia e horário qual usuário
realizou o cadastro, digitação, conferência e impressão dos resultados obtidos, além do simples
acesso a um determinado cadastro ou exame. Isso nos possibilita ter acesso a rastreabilidade de
dados e arquivos inseridos no sistema.
Após o cadastro dos dados pessoais e solicitação dos exames, é realizado a impressão de uma ficha de
bancada utilizadas durante a coleta do material e posteriormente durante todo o processamento das
amostras no setor técnico. Nessas fichas, são anotados manualmente informações confidenciais
relatadas por cada paciente durante a coleta do material.
Ao longo da fase analítica, todos os setores utilizam de mapas de bancada contendo o resumo de
dados e exames de cada paciente, a fim de orientar e facilitar o processamento de cada amostra, para
a obtenção de resultados diretamente ou através de cálculos.
Além desses registros, também são armazenadas as planilhas de controle de temperaturas e
condutividade, tabelas de controle de manutenções realizadas nos equipamentos, planilhas de
calibrações e validações realizadas, controles internos e externos de qualidade de todos os teste e
técnicas realizadas e por fim resultados finais.
Essas, após a liberação, são armazenadas em caixas lacradas, organizadas e identificadas de acordo
com o mês e o ano, em ordem crescente, por um período de:

TIPO DE ARQUIVO TEMPO A SER ARQUIVADO

FICHAS DE BANCADA 5 ANOS
MAPAS SETORIAIS 5 ANOS
CONTROLES DE TEMPERATURA E CONDUTIVIDADE 2 ANOS
CONTROLES DE MANUTENÇÕES 2 ANOS
CONTROLES DE CALIBRAÇÕES E VALIDAÇÕES 2 ANOS
CONTROLES INTERNOS E EXTERNOS DE QUALIDADE 2 ANOS
RESULTADOS FINAIS 5 ANOS

Tais arquivos, são inseridos nos armários inferiores dos setores de bioquímica e esterilização,
facilitando assim a rastreabilidade das fichas manuseadas durante o processo de manipulação das
amostras e dos resultados para uma eventual recuperação das mesmas para comprovação ou rastreio
de erros.
Todos os dados fornecidos por pacientes e resultados das analises obtidos pelo laboratório é mantido
em sigilo para manter a integridade do mesmo, de forma que o resultado só é entregue ao paciente
portando documento de identificação com foto e protocolo do exame ou mediante a autorização
autentificada para alguém receber os exames. Além disso, os exames só são enviados via whatsapp,
e-mail e aplicativo com uma autorização escrita e assinada pelo paciente no dia em que é realizado o
cadastro e coleta do material do paciente, caso contrário não pode ser realizado o envio a fim de
manter o sigilo e a confidencialidade com os resultados e dados dos mesmos.